Les bonnes pratiques pour la sauvegarde des flottes des postes nomades

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1 Livre blanc WP1 Les bonnes pratiques pour la sauvegarde des flottes des postes nomades Février 2012 Auteur Vytalink Ref. WP 1

2 Index 1 Introduction Comprendre où est le besoin Les trois bonnes pratiques Bonne pratique #1 : privilégier le «confort de l utilisateur Bonne pratique #2 : Une technologie «network friendly» Bonne pratique #3 : Un service adapté à l Entreprise Conclusion...11

3 1 Introduction C est un fait, plusieurs phénomènes concourent à mettre l entreprise sous pression quand il s agit de la sécurisation et de la protection de son patrimoine informationnel : Une concurrence exacerbée donnant lieu à la nécessaire protection des données stratégiques et en particulier celles qui sont les plus exposées: il s agit des données qui résident «hors des murs» de l entreprise et plus particulièrement les données nomades. L entreprise est globale, nomade, connectée. Elle demande à ses cadres nomades auxquels elle a fourni l équipement nécessaire - qu ils aillent chercher de la valeur sur toute la surface du globe. La quantité et la valeur de la propriété intellectuelle embarquées dans les systèmes nomades de ces cadres sont phénoménales. La quantité de données double tous les 18 mois dans le monde. Et toutes les études démontrent que 60% des données d une Entreprise, sont à l extérieur du Datacenter. Seule 1/3 des entreprises ont traité le sujet de la sauvegarde des appareils nomades. Ce déficit est essentiellement dû au manque de solutions crédibles et adaptées, au manque de proposition des éditeurs de logiciels et des autres acteurs presque tous concentrés sur le Datacenter et sans doute à l incapacité de ces solutions à traiter la dimension réseau de la sauvegarde de manière adaptée. 80% des données de l Entreprise sont inutilement dupliquées et les solutions de type Datacenter ou serveur centraux n ont jamais intégrées sérieusement la dimension réseau inhérente à la sauvegarde de toutes ces données réparties, nomades ou distantes.

4 Ce Livre Blanc se propose de couvrir de manière synthétique les meilleures pratiques en matière de sauvegarde des systèmes nomades.

5 2 Comprendre où est le besoin Un bon point de départ est de comprendre qui a besoin vraiment de sauvegarder les données de son poste de travail. En fait tous les cadres nomades à minima : VIP, Ingénieurs, experts, commerciaux, fonctions de soutien Il suffit de voir pour cela, la réalité de l entreprise aujourd hui. Elle investit des sommes importantes dans l infrastructure de travail de ses cadres pour qu ils puissent travailler «h24» et à distance: accès réseau, VPN, 3G, systèmes nomades, anti virus, chiffrement, OS, bureautique, CRM, Ressources RH consacrées au choix, à la mise en œuvre, au support, etc (TCO annuel moyen de 2000 à 3000 par poste) et elle oublie presque toujours (en fait dans 2/3 des cas) une des composantes les plus essentielles : les données créées par ces utilisateurs qui sont les maillons essentiels de la chaine de valeur entre l Entreprise et son écosystème. Face à cet enjeu le constat est qu il existe une prédisposition aux préjugés dans l Entreprise («plus le matériel est petit et granulaire moins sa sécurité est vraiment préoccupante»). Ce préjugé provoque une distorsion considérable entre l investissement total dans un cadre nomade (mission, résultat attendu, charges, frais, équipement nomade) et l investissement dans la protection de ce qui est le plus important : les données, la propriété intellectuelle, l information véritable trésor rapporté par ces chasseurs de valeur. Il appartient aux décideurs responsables d aller un peu plus loin et de ne pas seulement considérer le risques de piratage ou d accès intempestif mais aussi le risque de vol, de perte, de casse de ce matériel et de son précieux contenu, tous deux très exposés (on reconnaît qu une entreprise perd environ entre 2 à 3 % par an du parc nomade et de son contenu). Vous devez donc considérer les questions suivantes : Quelles sont mes données nomades critiques qui ne sont pas sauvegardées? De quoi parle- t- on : sauvegarde ou simple copie? Qui sont les nomades, ou qui sont les candidats? (mais qui n est pas nomade avec la frontière travail/maison de plus en plus ténue «je transporte mes données pour finir le travail à la

6 maison, je fais du télétravail le vendredi») Quelles données utiles sauvegarder : documents professionnels, archives mails? Sauvegarde centralisée ou délocalisée? Quelle automatisation, quel facteur humain dans le processus? Service SaaS, Cloud mutualisé, ou projet en propre?

7 3 Les trois bonnes pratiques 3.1 Bonne pratique #1 : privilégier le «confort de l utilisateur Comment? En étant automatique et totalement invisible. Une stratégie de sauvegarde à l échelle de l entreprise doit être «achetée» par les clients internes ou elle risquera d échouer. Les données de l utilisateur doivent être sauvegardées automatiquement et sans intervention humaine, à intervalles réguliers et paramétrés pour chaque besoin individuel ou de groupes. L utilisateur doit avoir la perception que cela est fait pour lui, pour la sûreté de son patrimoine de données, de son travail. Le service mis en place doit être industrialisé au maximum et permettre des déploiements à grande échelle, mais pour autant un haut degré de customisation est attendu et doit être proposé à l utilisateur. Si la sauvegarde doit répondre aux critères que nous avons vus ci- dessus, la restauration ne doit pas être en reste de simplicité, d accessibilité et d autonomie. Pour restaurer, il faut privilégier un service où l utilisateur bénéficie d une certaine autonomie en offrant même si ce terme est un peu abusif - une philosophie «one click restore». L utilisateur doit pouvoir accéder simplement et en tout lieu à ses données. L utilisateur est aguerri et l influence des services «grands publics» tels que Dropbox ou autres est certaine (bien qu ils ne soient pas des sauvegardes ou pas non plus adaptés à l entreprise) et l utilisateur doit avoir le sentiment que la sauvegarde n est pas une contrainte mais l opportunité d un service d accès supplémentaire, d un service de mobilité supplémentaire. Il doit donc pouvoir accéder depuis son PC ou son Mac bien sûr, mais également à partir de d une interface web sécurisée ou même depuis tous ses autres terminaux mobiles : Androïd, ipad, iphone puisque de nos jours l utilisateur possède 2 voire 3 «device». La sauvegarde doit être totalement invisible de l utilisateur. En la matière le design du service, de la fonction ou plus prosaïquement de l Agent de sauvegarde installé sur son système nomade doit être irréprochable et surtout avoir été pensé à l origine comme tel : le service doit être économe en ressource, totalement paramétrable et totalement administrable.

8 Il est important d attirer l attention du lecteur sur le fait que la plupart des acteurs traditionnels de la sauvegarde, voyant l opportunité de marché de la sauvegarde en ligne, ont «replâtrés» des technologies anciennes qui ne sont pas conçues pour les systèmes nomades mais pourtant présentées comme tel. Ces technologies datées peuvent s avérer catastrophique sur le plan de la consommation réseau, de la ressource de mise en œuvre ou tout simplement à l usage, hypothéquant dès lors tous projets de sauvegarde en ligne d Entreprise. Pour la sécurité et la flexibilité de paramétrage, c est l Agent qui doit piloter la sauvegarde et déclencher le processus avec opportunité. On voit des systèmes où par exemple, l Agent n est actif que quelques minutes après l ouverture d un PC, afin de laisser l utilisateur travailler sereinement sur ses premières urgences. Ou encore, si la CPU n est pas suffisante, l Agent ne déclenche pas la sauvegarde. C est la bonne philosophie. 3.2 Bonne pratique #2 : Une technologie «network friendly» Dans la sauvegarde en ligne, le réseau c est la clé. Il est délicat et peut être «dangereux» de déployer, 200, 500, 1000, postes sans une approche ad hoc. Lors du choix du service vous devrez privilégier deux dimensions: La dimension «service» avec des procédures de mise en œuvre à grande échelle (déploiement, image initiale, paramétrage). Une sécurité irréprochable, des conditions d exploitation technique, juridique, opérationnelle comprises et identifiées. La dimension «technologique» qui devra offrir de multiples fonctions innovantes et exclusives dont la seule destination doit rester l efficacité du «business». On peut citer : Une déduplication à la source intelligente et puissante. Une sauvegarde dite «near CDP» (sauvegarde à intervalle aussi nommée «presque continue»). Ces deux dispositifs doivent proposer un paramétrage fin, et permettre, de par leur combinaison, un arbitrage optimal et automatique du besoin de sauvegarde par rapport aux ressources disponibles. Les technologies vieillissantes de type «CDP» ou

9 «Schedulé» sont à proscrire car elles ne sont plus du tout adaptées aux pratiques du nomadisme d affaire (mobilité, accessibilité, volumétrie des données) et aux infrastructures réseaux. Il convient de bien mesurer l impact réseau et de privilégier des dispositifs fonctionnant dans la couche «low QoS» pour préserver la ressource réseau et être tolérant aux aléas de trafic et de charge. La technologie proposée par votre prestataire doit embarquer des dispositifs d optimisation du réseau: la détection automatique du type de réseau, du type de paquets, de la latence, la mise en œuvre de traitement parallèles côté Agent mais aussi côté Serveurs, l auto- resume de la sauvegarde, une stratégie d intervalles, une tolérance aux coupures 3.3 Bonne pratique #3 : Un service adapté à l Entreprise Soyez attentifs, car en matière de sauvegarde en ligne. Il existe des centaines d offres, positionnées à 99,5% pour les particuliers et les professionnels disposant de parcs entre 1 et 10 postes. C est l état des offres aujourd hui et bien que le revendiquant, elles ne sont pas du tout adaptées aux exigences opérationnelles des moyennes et grandes Entreprises. Au moment du choix des prestataires vous devrez donc y être attentifs. De même il faudra vous poser un certain nombre de questions d ordre opérationnel et stratégique. Il existe peu de service de sauvegarde en ligne localisé en France et répondant à des critères opérationnels et techniques adaptés aux moyennes et grandes exploitations. Quel que soit la promesse et la taille des l acteur, vous devrez vous assurer que le service choisi est bien de «classe entreprise». Il devra répondre à un certain nombre de règles de conception, embarquer les bons composants logiciels et matériels, offrir des procédures de déploiement, d exploitation, de pilotage et de support standardisés.

10 Dans la mesure du possible, il convient d écarter les «volumistes» du Cloud qui sont généralement délocalisés (Irlande, Benelux ) et par la même exposent votre entreprise à de nombreux risques : délocalisation juridique, opérationnelles, sécurité, compliance Il convient donc de privilégier des acteurs qui offrent un service dédié et non mutualisé (infrastructure 100% privée, 100% dédiée, exclusive, fermée et sécurisée), localisé sur le territoire national. Un service géographiquement en France, répondra aux exigences fiscales, réglementaires, légales et judiciaires nationales. La dimension technologique est également importante avec quelques «incontournables» à considérer : vous devrez choisir un service qui embarque un«moteur» performant & écologique, modulaire, fiable et sûr. Performant et écologique: en ne sauvegardant que l essentiel vous diviserez le temps de sauvegarde et l espace de stockage par un facteur pouvant, chez certains, atteindre un facteur de 9 à 10. L avantage immédiat est une vitesse optimale et un besoin très réduit des ressources nécessaires. A moyenne et grande échelle les bénéfices seront considérables en terme de ressources humaines, financières, de Tera- octets et de Kilowatt/h. Côté serveur de sauvegarde le «moteur» doit être assez puissant pour déployer un nombre important d Agents. La sécurité du moteur doit reposer sur plusieurs niveaux de stratégie et de technologies: chiffrement du répertoire source «au repos», chiffrement réseau, SSL v3 256 bits (certificat X509 généré à l'installation du serveur), chiffrement des données stockées, AES 256 bits, clé forte à usage unique, destruction de la clé en cas de perte ou de vol, destruction à distance des données, géo localisation... Toutes ces options ne sont naturellement pas obligatoires, mais nous ne pouvons que vous encourager à les inclure dans votre cahier des charges.

11 4 Conclusion Lorsque l entreprise souhaite sauvegarder son parc de nomade c est quelle est attentive au patrimoine informationnel de son système d information étendu. Pourquoi investir dans des équipements (PC portables, tablettes, Smartphone) et des infrastructures coûteuses si ce n est pour créer de la valeur. Or cette valeur produite par les personnels nomades est très exposée si elle n est pas sécurisée. L objectif des DSI peut donc être résumé de la manière suivante : Rester maître de leur SI «étendu» Assurer la continuité de service des cadres nomades : VIP, commerciaux, Ingénieurs Protéger l actif de l entreprise Faire plus avec moins : plus de service avec moins de ressource, RH, MWe, Go Assumer la responsabilité de DSI : business, sécurité, écologie Dès lors une des options possibles aujourd hui est de se tourner vers un Service SaaS managé qui devra répondre aux 3 critères incontournables que nous avons vus plus haut: - #1 Orienté utilisateur - #2 Orienté réseau - #3 Orienté Entreprise Force est de constater que les acteurs qui combinent ces 3 critères ne sont pas légions en France et il conviendra donc d être exigent et attentif.