Transformation IT de l entreprise BPM ET APPROCHE MÉTIER

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1 Transformation IT de l entreprise BPM ET APPROCHE MÉTIER

2 L amélioration des processus métiers se traduit par des gains tangibles. Le BPM est devenu une pièce angulaire du système d information des organisations. Cet e-guide propose une rétrospective des gains offerts par le BPM et permet de comprendre ce que le Cloud et la mobilité peuvent apporter au management des processus métier de votre entreprise. Vous y trouverez aussi une interview de Joel - Technical Sales &, délivrant de précieux conseils! PAGE 2 SUR 12

3 TROIS QUESTIONS À JOEL MILGRAM, BPM TECHSALES - TECHNICAL SALES & SOLUTIONS CHEZ IBM LE BPM EST DEVENU UNE PIÈCE ANGULAIRE DU SYSTÈME D INFORMATION DES ORGANISATIONS. QU EST-CE QU APPORTE LE CLOUD À CE DERNIER? Joel Milgram: Les apports du cloud se déclinent sur plusieurs points. Aspect le plus classique, comme pour d autres briques applicatives, cette externalisation facilite la mise en place de projet BPM sur le plan technique. Plus besoin d étendre les capacités de l infrastructure. Autre point, si le BPM accompagne le développement des organisations, sa mise en œuvre peut susciter la résistance au changement. Le cloud permet de mettre facilement en place des réseaux sociaux ou des applications collaboratives. Ces dernières facilitent la connaissance de l entreprise, la modélisation des processus et, surtout, l adhésion des utilisateurs. Dernier point, l intégration dans des processus métiers de partenaires ou clients est facilitée par le cloud. Si une société de retail a une forte activité en fin d année impliquant des franchisés, porter le BPM sur le cloud répond à ce besoin sans impacter l architecture physique ou logicielle de l organisation. PAGE 3 SUR 12

4 ET LA MOBILITÉ? Joel Milgram: L intégration des terminaux mobiles, smartphones ou tablettes, dans le BPM facilite la mise en place de processus métier. Il s agit notamment d envoyer des notifications aux utilisateurs sans se préoccuper de l endroit ou ils sont. Illustration parlante, dans un processus de commande, la prise en compte de la localisation du collaborateur chargé de vérifier la disponibilité dans les stocks si nécessaire, dans un contexte d inventaire par exemple, n est plus nécessaire. Le BPM peut même inclure la lecture du code barre dans l entrepôt. Cette utilisation de la mobilité facilite également le suivi opérationnel. Globalement, la mobilité se traduit par la possibilité de mettre en place des BPM de bout en bout. IBM BPM EST-IL SPÉCIALEMENT DÉDIÉ À SAP? Joel Milgram: Non, IBM BPM n est limité à SAP, cette solution fonctionne également avec d autres ERP comme JDE par exemple. Mais le lien est historique. Cette solution a d abord été construite à partir de cet ERP. A partir de 2010, IBM a rationnalisé ses processus internes, ce qui s est traduit par la modélisation de ces derniers et, sur le plan technique, par la mise en place de BPM avec SAP. Une synergie entre les laboratoires de cet éditeur et les nôtres a permis de transformer PAGE 4 SUR 12

5 ce projet en produit. Très souvent, les entreprises doivent faire intervenir, outre l ERP, une batterie d outils, de CRM, de GED, d applications métiers, etc., dans le lancement d une campagne marketing par exemple. Des campagnes qui, en outre, peuvent faire intervenir des acteurs externes à l organisation. IBM BPM est chargé d orchestrer l ensemble de ces processus. Ce qui simplifie le lancement comme le suivi de ces projets. De plus, cette «surcouche» permet de faire abstraction des montées de versions des outils. PAGE 5 SUR 12

6 POUR MIEUX «VENDRE» LE BPM À SA DIRECTION L AMÉLIORATION DES PROCESSUS MÉTIERS SE TRADUIT PAR DES GAINS TANGIBLES. IBM PROPOSE UN LIVRE BLANC ÉTAYANT CE CONSTAT À PARTIR DE NOMBREUX CAS RÉELS. LA DERNIÈRE PARTIE APPORTE DES ÉLÉMENTS POUR LE CHOIX DE LA SOLUTION TECHNIQUE 20% de marge en plus, 12 à 18% de capacités en plus avec 12% d employés en moins. Voilà quelques chiffres qui illustrent les bénéfices de la mise en place de projets de Business Process Management. Des projets qui impliquent la refonte des processus métier et peuvent aller jusqu à l adoption de nouvelles méthodes de gestion notamment basées sur la méthodologie Lean Six Sigma. Conscients de ces avantages, les responsables informatiques à considèrent l amélioration des processus métier comme une priorité dans l organisation de leur système d information. Reste à convaincre les directions générales. Pour aider les dsi à convaincre les décideurs, IBM propose un livre blanc étayant les avantages du BPM. PAGE 6 SUR 12

7 LE BPM AU CŒUR DE LA CULTURE D ENTREPRISE Rien ne vaut la preuve par l exemple. Dans cet esprit, le cas de Général Electric est exemplaire. GE a fait du BPM le cœur de sa culture d entreprise. Sans aller jusque là, Gartner assure que le simple fait de formaliser les transferts, délais et responsabilités se traduit par une amélioration de la productivité de 12%. Etape suivante, la mise en place d un logiciel de BPM créé une valeur additionnelle. Toujours selon Gartner, 78% des projets de BPM présentent une rentabilité supérieure à 15%. Et ce, avec des délais de déploiement rapides, inférieurs à six mois pour les deux-tiers d entre eux. L exemple de la logistique d un grand constructeur informatique est parlant. Les produits non livrés coutaient des millions de livres de chiffre d affaires perdues chaque trimestre. L absence de fluidité dans les relations entre les départements internes et les prestataires compliquait la visibilité sur les commandes en cours. Le BPM s est concrétisé entre autres par la mise en place de procédures standard et de notifications automatisées. Conséquence, 70% des chargements sont récupérés au lieu des 5% antérieurement. L entreprise a décidé d aller plus loin. A partir des possibilités d analyse et de simulation d IBM Websphere Lombardi Edition, les goulots d étranglement sont mieux identifiés. Ce sont désormais 90% des chargements qui devraient être récupérés. Autre exemple, l utilisation des mêmes PAGE 7 SUR 12

8 outils a permis à un acteur du domaine de la santé d économiser l équivalent de dix postes à plein temps sur les processus d intégration des employés au cours de la première année. Dans un registre plus financier, un fournisseur de services de télécommunications a réduit de 10% le montant payé pour les litiges liés à la facturation. Un gain du notamment à une homogénéisation dans le règlement des litiges. Le BPM se traduit également par plus d agilité. Grâce à l optimisation de ses processus et à la mise en place d un outil, une société d assurances peut rapidement adapter les seuils d approbation des dossiers dans le cas d une catastrophe naturelle. Un aspect indispensable pour s adapter à l environnement actuel, même si, les gains consécutifs à l agilité demeurent difficiles à quantifier. Plus globalement, le BPM apporte aux processus plus d efficacité et d agilité. Très concrètement, le livre blanc énumère une liste de bénéfices constatés suite à la mise en place de BPM, de la réduction de 9 heures à 10 minutes pour l intégration du dossier RH d un nouvel employé à la réduction de 80% des activités manuelles nécessaires pour acheminer les exceptions de facturation aux équipes ad hoc. PAGE 8 SUR 12

9 COMMENCER PAR LE DÉPARTEMENTAL Le livre blanc brosse également un aperçu des risques inhérents à ce type de projet. Premier risque, il importe d associer les utilisateurs, ou si possible, de rendre le BPM transparent en l intégrant dans les outils quotidiens, Outlook notamment. L objectif est d éviter la résistance au changement. Dans un registre plus technique, plusieurs alternatives sont possibles quant au choix de la solution logicielle. L ajout d un module de BPM est risqué en termes de coûts. Il impose souvent de faire appel à des compétences pointues pour développer les interfaces nécessaires. Quid du développement traditionnel. Ces deux alternatives se prêtent mal à la démarche d amélioration de processus métier. Cette dernière exige beaucoup de réactivité dans la mise au point de nouvelles fonctions. En outre, un projet BPM repose plus sur l étape de conception que les projets classiques. Toutes ces raisons militent en faveur des solutions dédiées de BPM capables de couvrir des besoins évolutifs à travers des possibilités de paramétrage avancées comme IBM Websphere Lombardi Edition. De plus, ces solutions peuvent être déployées sur un département et généralisées progressivement à l entreprise sans autre impact que la tarification. Outre l automatisation et l amélioration, ce type de solution s adapte en continu à l évolution des processus métier et à leur optimisation. Autant d arguments qui PAGE 9 SUR 12

10 devraient aider les projets de BPM à voir le jour. PAGE 10 SUR 12

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