Mode d emploi : Importer l emploi du temps à partir d EDT version 2011 ou 2012

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1 Mode d emploi : Importer l emploi du temps à partir d EDT version 2011 ou 2012 Septembre 2012 Depuis l année dernière, les établissements bénéficiant du logiciel EDT version 2010 ou 2011 peuvent importer leur emploi du temps dans le Cybercollèges42 grâce à une fonctionnalité simplifiée. EDT version 2012 est également compatible avec cette fonctionnalité. Les années précédentes, certains établissements ont rencontré des difficultés dans la liaison logiciel emploi du temps / Sconet STSWeb / Cybercollèges42, en particulier au niveau des groupes d option (intitulés, peuplement des élèves). Pour une utilisation optimale du cahier de textes Cybercollèges42, nous vous conseillons d utiliser cette fonctionnalité. Nouveauté cette année : pour les collèges bénéficiant du logiciel EDT version 2011 ou 2012 et utilisant la fonctionnalité «Gestion par semaine et absences», il est possible d importer ces informations directement dans le cahier de textes du Cybercollèges42. (cf paragraphe 3) 1- Comment faire? Exporter un fichier.xml depuis le logiciel EDT Cliquer sur «Fichier - Export Vers les socles ENT - Export manuel» 1

2 Choisir dans la liste déroulante le socle ENT «K-d école». Choisir une date à partir de laquelle l emploi du temps sera exporté. Choisir l emplacement où sera exporté le fichier XML. Cliquer sur «Exporter» Importer le fichier.xml dans le Cybercollèges42. Avec le code administrateur, cliquer sur l icône Gestion Vie Scolaire. A la première connexion, vous devez compléter un questionnaire. Vous devez renseigner les informations ci-dessous : o Souhaitez-vous directement passer en saisie manuelle des données de vie scolaire? Répondre NON. o Les données d'emploi du temps sont gérées par : Répondre EDT o Version : Répondre EDT 2011 ou 2012 o L'établissement est-il un établissement agricole? Répondre NON o Les groupes (sous-groupes de classe, groupes d'option) utilisés dans le logiciel d'emploi du temps sont créés dans : Répondre EDT o Ces groupes sont peuplés dans : Répondre EDT Remarque : si vous répondez «Ces groupes sont peuplés dans EDT», vérifier au préalable que vous avez, dans EDT, réparti vos élèves dans les différents groupes d option. Si vous ne les avez pas réparti dans EDT mais uniquement dans Siècle (ex-sconet), se reporter au paragraphe 2. 2

3 Cliquer sur «Parcourir» pour sélectionner le fichier.xml généré par EDT. Cliquer ensuite sur «Valider» pour débuter l import. Différentes étapes de vérification des données importées se succèdent sur le Cybercollèges42. La première permet de vérifier que chaque enseignant et élève existe au niveau de l annuaire. Si une personne n est pas reconnue, vous pouvez la rechercher dans l annuaire global du Cybercollèges42. Il peut s agir de nouveaux enseignants qui sont encore rattachés à leur ancien établissement. Cliquer sur les «3 petits points» pour rechercher un utilisateur. Si vous souhaitez ignorer cette étape, vous pouvez directement cliquer sur «Continuer», les séances de l emploi du temps seront alors importées, mais sans enseignant. 3

4 L étape suivante consiste à créer les groupes d option à partir des données importées. de l annuaire. Pour tous les groupes non reconnus, choisir «Créer un groupe d option». La dernière étape récapitule les données qui seront importées. Cliquer sur «Valider cet import» Un tableau de synthèse apparait : toutes les cellules contiennent des informations (aucune mention «0 définie(s)») Vous pouvez générer les séances qui seront alors ajoutées dans les cahiers de textes classes et cahiers de textes enseignants. 4

5 1.3 - Mettre à jour l emploi du temps en cours d année Si l emploi du temps est modifié durant le mois de septembre, ou en cours d année, vous pouvez effectuer de nouveau l opération d export-import du fichier.xml Comment gérer l arrivée de nouveaux élèves en cours d année? L import d emploi du temps sur le Cybercollèges42 est opérationnel à condition que les groupes soient peuplés dans EDT (cf paragraphe 1.2) Si un nouvel élève arrive en cours d année, vous devez : - soit dans l annuaire ENT : rattacher cet élève à ses groupes d option - soit dans EDT : répartir cet élève dans ses groupes et effectuer de nouveau l opération d export-import du fichier.xml Le paramétrage d import d emploi du temps est terminé. Les enseignants peuvent utiliser dès à présent le cahier de textes. Vous pouvez toutefois personnaliser certains paramètres en cliquant sur «Gestion Vie Scolaire» puis sur les menus de gauche. 2- Comment gérer si les élèves ne sont pas répartis dans EDT mais uniquement dans Siècle (ex-sconet)? Exporter un fichier.xml depuis le logiciel EDT (cf paragraphe 1.1) Importer le fichier.xml dans le Cybercollèges42 : Avec le code administrateur, cliquer sur l icône Gestion Vie Scolaire. A la première connexion, vous devez compléter un questionnaire. Vous devez renseigner les informations ci-dessous : o Souhaitez-vous directement passer en saisie manuelle des données de vie scolaire? Répondre NON. o Les données d'emploi du temps sont gérées par : Répondre EDT o Version : Répondre EDT 2011 ou 2012 o L'établissement est-il un établissement agricole? Répondre NON o Les groupes (sous-groupes de classe, groupes d'option) utilisés dans le logiciel d'emploi du temps sont créés dans : Répondre STS o Ces groupes sont peuplés dans : Répondre SCONET 5

6 Continuer la procédure d import (cf paragraphe 1.2), en étant attentif à l étape des «groupes non reconnus». En effet, cette étape permet de vérifier les informations du fichier.xml (provenant du logiciel d emploi du temps) avec les informations de l annuaire ENT (provenant de STSWeb et de Siècle). Si plusieurs groupes ne sont pas reconnus, il est conseillé d arrêter la procédure d import et de vérifier que les intitulés des groupes d option sont identiques entre EDT et STSWeb. Remarque : Si de nouveaux élèves arrivent en cours d année dans l établissement, vous devez renseigner directement dans Siècle leurs groupes. Cette information sera transmise automatiquement au Cybercollèges42, l élève pourra ainsi accéder à son cahier de textes. 3- Comment importer dans le Cybercollèges42 les données présentes dans l onglet «Gestion par semaine et absences» du logiciel EDT version 2011 ou 2012? Si vous utilisez la fonctionnalité «Gestion par semaine et absences» du logiciel EDT, il est possible de retrouver ces informations dans le cahier de textes Cybercollèges42. Pour cela, vous devez réaliser de façon régulière (chaque semaine ou à chaque nouvelle modification dans EDT) un export-import du fichier.xml (cf paragraphe 1.3) afin de mettre à jour l emploi du temps Cybercollèges42. Des étiquettes apparaitront dans les séances du cahier de textes afin de signaler les modifications, remplacements, annulations. Vous pouvez contacter l équipe Cybercollèges42 (ent@cg42.fr ou ) si vous souhaitez utiliser cette nouvelle fonctionnalité. 6