NOTE DE SERVICE SG/DAFL/SDLP/N Date: 02 février 2006

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1 MINISTERE DE L AGRICULTURE ET DE LA PECHE Direction des Affaires Financières et de la Logistique Sous-direction de la Logistique et du Patrimoine Bureau des Moyens Logistiques Adresse : 78, rue de Varenne PARIS 07 SP Suivi par : NOTE DE SERVICE SG/DAFL/SDLP/N Date: 02 février 2006 Tél : Fax : Réf. Interne : Réf. Classement : Date de mise en application : 01/01/2006 Nombre d'annexes: 9 Objet : Gestion 2006 des frais de déplacement, des changements de résidence et des congés bonifiés Bases juridiques : Décret n du 28 mai 1990 modifié Circulaire du 22 septembre 2000 Décret n du 20 mars 1978 modifié Résumé : Conditions de remboursement des personnels du Ministère de l'agriculture et de la Pêche, bénéficiaires d'une convocation de l administration centrale, d une affectation définitive dans une nouvelle résidence administrative ou d un congé bonifié en MOTS-CLES : frais de déplacement temporaires ou définitifs congés bonifiés Pour exécution : Administration Centrale Services Déconcentrés Etablissements d'enseignement Destinataires Pour information : Syndicats

2 I - CHAMP D APPLICATION Les dispositions de la présente note s appliquent aux agents titulaires du Ministère de l'agriculture et de la Pêche : se rendant à une réunion dont la convocation fait mention d une prise en charge des frais de déplacement (CAP-CTP-CHSM ) affectés définitivement dans une nouvelle résidence administrative bénéficiaires d un congé bonifié. II HISTORIQUE Jusqu en 2005, les frais de déplacement temporaires ou les frais de changement de résidence étaient remboursés par l administration centrale aux services déconcentrés, sur présentation d une copie de l état de frais et des pièces justificatives nécessaires au contrôle. Dans l exécution de la loi organique (LOLF), le Ministère de l'agriculture et de la Pêche déconcentre les crédits relatifs aux remboursements des frais des agents engagés lors de convocations de la centrale, des affectations définitives et des congés bonifiés. Dans le cadre des budgets opérationnels de programme (BOP), les crédits sont gérés par les services déconcentrés. Un suivi des dépenses est effectué au niveau central. Il permettra de calibrer, pour chaque service déconcentré, une ou deux délégations de crédits complémentaires au sein du BOP. III - MODALITES DE MISE EN OEUVRE Pour ce qui concerne les prévisions de dépenses en 2006, le Bureau des Moyens logistiques a procédé au calcul moyen des consommations pour chaque service déconcentré sur les trois dernières années. Les crédits seront délégués par les différents responsables de BOP miroirs. Un premier montant représentant 50% de la dotation prévisionnelle sera délégué dans les BOP. Une deuxième délégation serait faite à mi-gestion sur la base de la consommation observée. Si nécessaire une dernière délégation complétera la dotation annuelle. Il est impératif qu une seule et même structure soit destinataire des actes engendrant les dépenses. Le Bureau des Moyens Logistiques est chargé du suivi de la consommation de ces crédits. Les services déconcentrés adresseront dès les premiers remboursements, la copie du mandat, ainsi que la convocation relative à la dépense pour les frais de déplacement, et pour les frais de changement de résidence, une copie de l arrêté d affectation et celle du mandat seront transmis. L envoi des pièces peut se faire par télécopie au Pour les congés bonifiés, la procédure administrative actuelle reste en vigueur. Les frais (billetterie - fret) seront désormais à la charge des services déconcentrés pour les agents bénéficiaires d un congé dans le sens DOM vers la Métropole, les crédits ayant été inclus dans les BOP. Le paiement des factures (billetterie fret) dans le sens Métropole DOM continuera à être assuré par l administration centrale. IV - DOSSIERS EN COURS DE REMBOURSEMENT Les dossiers non remboursés à la clôture de la gestion 2005 doivent être instruits et payés par les services déconcentrés. Ceux qui ont été transmis tardivement à l administration centrale, vous seront renvoyés courant janvier 2006.

3 V PROCEDURES PARTICULIERES Vous trouverez, ci-joint un ensemble de fiches pour chacune des procédures de remboursement. Les frais de déplacement Les changement de résidence en Métropole Les congés bonifiés Les frais de changement de résidence Métropole-DOM et vice versa Les frais de changement de résidence à l étranger Les frais de changement de résidence personnel affecté à la centrale Mise en route des Volontaires à l Aide Technique Pour l ensemble de ces procédures les fiches en annexe précisent les nouvelles modalités de gestion Le Directeur des Affaires Financières et de la Logistique François DE LA GUERONNIERE

4 FICHE FRAIS DE DEPLACEMENT Personnels concernés : Agents en service en Métropole ou dans les DOM-TOM convoqués par la centrale BUREAU EMETTEUR ADMINISTRATION CENTRALE Envoi des convocations aux agents avec mention «Les frais de déplacement seront imputés sur les crédits délégués aux services déconcentrés par l administration centrale». La codification budgétaire LOLF devra obligatoirement figurer sur les convocations. S Se déplacent, établissent les états de frais et les adressent au secrétariat général de leur DRAF-DAF-DDAF ou DDSV. DDAF DDSV étude des dossiers, versement des indemnités, envoie une copie du DAF mandat et une copie de la convocation au Ministère (SG/DAFL/). DRAF Vérifie l origine de la convocation. Assure le suivi les dépenses et procède à la comptabilisation des crédits consommés. RESPONSABLE DU BOP Délègue les crédits aux services déconcentrés.

5 FICHE FRAIS DE CHANGEMENT DE RESIDENCE EN METROPLOLE Personnels concernés : Agents en service en Métropole affectés en Métropole. Composition du dossier (calcul de l indemnité et pièces justificatives) Adresse le dossier au chef du service général de l organisme support (DDAF DDSV DRAF). DDAF DDSV DRAF Etude des dossiers, rembourse les agents, retourne la copie de l arrêté et la copie du mandat au Ministère (SG/DAFL/). Assure le suivi les dépenses et procède à la comptabilisation des crédits consommés. RESPONSABLE DU BOP Délègue les crédits aux services déconcentrés.

6 FICHE CONGÉS BONIFIÉS des DOM vers LA MÉTROPOLE Personnels concernés : Agents en fonction dans un DOM bénéficiant d un congé en métropole Rédaction de la note de service (2 campagnes HIVER et ÉTÉ)- Diffusion nationale. Réception des demandes, photocopie des desiderata de vol. Adresse les fonds de dossiers aux gestionnaires de corps pour la vérification des droits et une éventuelle prise d arrêté. BUREAUX DE GESTION DU PERSONNEL Etudient les dossiers, rédigent et visent l arrêté en fonction des droits de de l agent. Transmettent d une part une copie de l arrêté au et d autre part adressent l original de l arrêté aux services généraux des DOM pour l information des agents concernés. Reçoit, une copie de l arrêté visé des bureaux de gestion pour le suivi des dossiers. RESPONSABLE DU BOP Délègue les crédits aux services déconcentrés. * Les frais liés aux congés bonifiés (billetterie - fret) seront désormais à la charge des services déconcentrés, les crédits ayant été inclus dans les BOP.

7 FICHE CONGÉS BONIFIÉS de LA MÉTROPOLE vers les DOM Personnels concernés : Agents originaires des DOM en fonction en métropole Rédaction de la note de service (2 campagnes HIVER et ÉTÉ)- Diffusion. Réception des demandes, photocopie des desiderata de vol constitution du plan de vol - envoi au titulaire du marché voyagiste (6 mois avant les premiers départs). Adresse les fonds de dossiers aux gestionnaires de corps pour la vérification des droits et une éventuelle prise d arrêté. BUREAUX DE GESTION DU PERSONNEL Etudient les dossiers, rédigent et visent l arrêté en fonction des droits de l agent. Transmettent le dossier complet au et adressent les arrêtés aux services généraux des services déconcentrés pour l information des agents concernés. Réception des dossiers, création d une fiche prévisionnelle du coût du transport aérien. Engagement des crédits au niveau central. Confirme les places et commande les billets d avion (électroniques). Remboursement du fret aux agents. Paiement des factures du voyagiste.

8 FICHE FRAIS DE CHANGEMENT DE RÉSIDENCE de MÉTROPOLE vers les DOM-TOM Personnels concernés : Agents en service en métropole affectés dans les DOM-TOM Après avis de la CAP, composition des dossiers en liaison avec les bureaux de gestion du personnel du Ministère. BUREAUX DE GESTION DU PERSONNEL En liaison avec l agent, réunissent les pièces nécessaires à la composition des dossiers Rédaction de l arrêté et visa. Transmettent une copie de l arrêté au (billeterie) et l original à l agent concerné. Prend contact avec le Département Missions du pour les différentes modalités du départ (transport des personnes uniquement). L agent est libre de faire transporter son mobilier par la société de déménagement de son choix. Il doit se renseigner au service général d accueil pour connaître le montant de l indemnité qui lui sera servie. A son arrivée, il dépose un dossier de remboursement des frais de changement de résidence. Commande les billets d avion (billets électroniques). Adresse le plan de vol à l agent. Paiement des factures au voyagiste. RESPONSABLE DU BOP Délègue les crédits (indemnité de frais de changement de résidence). Le remboursement des frais de changement de résidence (transport du mobilier) à l agent sont désormais à la charge des services déconcentrés, les crédits ayant été inclus dans les BOP.

9 FICHE FRAIS DE CHANGEMENT DE RÉSIDENCE des DOM-TOM vers LA MÉTROPOLE Personnels concernés : Agents en service dans les DOM-TOM affectés en Métropole. Après avis de la CAP, composition des dossiers en liaison avec les bureaux de gestion du personnel du Ministère. BUREAUX DE GESTION DU PERSONNEL En liaison avec l agent, réunissent les pièces nécessaires à la composition des dossiers Rédaction et visa de l arrêté. Transmettent l arrêté au service général de la DAF concernée pour la commande des billets. Prend contact avec la DAF de départ pour les différentes modalités du voyage retour. Dépose un dossier de remboursement de frais de changement de résidence dans sa nouvelle structure d accueil (DDAF- DRAF ou DDSV). SERVICES DÉCONCENTRÉS Calculent l indemnité de frais de changement de résidence. Le remboursement des frais à l agent (transport du mobilier) est désormais à la charge des services déconcentrés, les crédits ayant été inclus dans les BOP. RESPONSABLE DU BOP Délègue les crédits aux services déconcentrés.

10 FICHE FRAIS DE CHANGEMENT DE RÉSIDENCE A L ÉTRANGER. Personnels concernés : Agents en fonction à l étranger, de retour en Métropole et affectés en administration Centrale. Agents en service en administration en Centrale et affectés à l étranger * Si l intéressé est affecté dans les services déconcentrés, la composition du dossier et le remboursement à l agent incombent au service déconcentré d accueil. composition des dossiers en liaison avec les bureaux de gestion du personnel du Ministère. Prend contact avec le pour les modalités de départ et la réservation des billets d avion. BUREAUX DE GESTION DU PERSONNEL Composition des dossiers Rédaction de l arrêté. Transmission du dossier au. Création d une fiche prévisionnelle du coût du changement de résidence. Engagement des crédits au niveau central. Adresse à l agent un dossier de de remboursement des frais, la documentation adéquate et une liste des pièces à fournir. Commande les billets d avion électroniques. Renseigne l état de frais, celui-ci doit être visé du supérieur hiérarchique du nouveau poste, réunit les pièces justificatives et les retourne au. Vérification du calcul de l indemnité, de la présence des pièces justificatives et liquidation du dossier.

11 FICHE FRAIS DE CHANGEMENT DE RÉSIDENCE - AFFECTATION EN CENTRALE. Personnels concernés : Agents affectés en administration en Centrale. Après avis de la CAP, composition des dossiers en liaison avec les bureaux de gestion du personnel du Ministère. BUREAUX DE GESTION DU PERSONNEL Composition des dossiers, rédaction de l arrêté et visa - transmission de l arrêté au. Réception des dossiers - Création d une fiche prévisionnelle de l indemnité de frais de changement de résidence. Engagement des crédits au niveau central. Adresse un dossier de remboursement des frais à l agent concerné, une aide technique et une liste des pièces à fournir. Remplit les états de frais, réunit les pièces justificatives et retourne le dossier au. Etude des dossiers (contrôle des pièces, vérification du calcul de l indemnité) Traitement du dossier en vue du remboursement de l agent.

12 FICHE MISE EN ROUTE DES VOLONTAIRES A L AIDE TECHNIQUE. Personnels concernés : Volontaires à l aide technique. DOM Appel de candidature listing des postes à fournir. CANDIDAT Composition du dossier administratif et médical Prend contact avec le pour les formalités de départ (réservation place avion). Préfecture Du DOM Emet une décision d affectation définitive. Adresse cette pièce au. Emet une fiche prévisionnelle du coût du transport (engagement central). Commande ferme d un billet d avion électronique. Paiement des factures au voyagiste CANDIDAT se charge lui même de l envoi de ses affaires personnelles (fret). Droit à 50kg par voie aérienne et 130 kg par voie maritime. DOM Rembourse les frais médicaux engagés par le VAT et le fret à hauteur de 50 kg par voie aérienne ou 130 kg par voie maritime. RESPONSABLE DU BOP Délègue les crédits aux services déconcentrés (remboursement du fret et des frais médicaux uniquement).