Lettre d information du 24 août 2009 N LI/ DG/ 2/ 2009

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1 Lettre d information du 24 août 2009 N LI/ DG/ 2/ 2009 Date 24 août 2009 Objet Moyens et modalités de premier équipement des conseils régionaux de l Ordre national des infirmiers Destinataires Mesdames et Messieurs les Présidents des conseils régionaux Pièces jointes 4 annexes Nos conseils départementaux (CDOI) et régionaux (CROI) doivent disposer rapidement, dans les meilleures conditions possibles, des moyens financiers, humains et matériels dont ils ont besoin. Le Conseil national (CNOI) a donc pris un certain nombre de dispositions destinées à atteindre cet objectif de façon harmonisée au niveau national. Elles visent à répartir équitablement nos ressources, et à faire en sorte que celles-ci, financées par les infirmières et les infirmiers, soient employées au mieux. Ces dispositions, établies à titre provisoire, ne pourront naturellement résoudre toutes les situations ni répondre à toutes les questions susceptibles de se poser sur le terrain. Elles seront complétées ou ajustées autant que nécessaire, notamment dans le cadre du futur règlement intérieur de l Ordre et de son règlement budgétaire et financier. Néanmoins, leur application devrait donner à nos conseils les moyens de commencer à assumer concrètement leurs missions. Le CNOI, avec l aide des services communs de l Ordre (qu il s attache parallèlement à constituer), vous apportera tout l appui possible. Les remarques que vous souhaiteriez formuler dans ce contexte seront les bienvenues pour nous aider à améliorer progressivement le dispositif ainsi conçu.

2 1. Avance exceptionnelle de trésorerie Une avance exceptionnelle de trésorerie de , imputée sur votre dotation pour ce premier exercice, sera créditée à chaque conseil régional dès l ouverture de son compte à la banque du réseau Banque Populaire. Cette dotation doit permettre exclusivement de payer les éventuels frais d agence immobilière pour la recherche d un local, les trois premiers mois de loyer, et une caution si nécessaire, l assurance immobilière, les premières factures de télécommunications, d électricité et d eau. Elle doit ainsi couvrir les dépenses des premiers mois de fonctionnement du CROI. Le CNOI a négocié avec le réseau Banque Populaire des conditions tarifaires préférentielles pour la gestion des comptes des conseils ordinaux. Ceux-ci seront alimentés et tenus dans le cadre fixé par l article L , II, du code de la santé publique «Il (le conseil national) répartit le produit de cette cotisation entre les conseils en fonction de leurs charges. ( ) Il valide et contrôle la gestion des conseils régionaux ainsi que départementaux. Il reçoit de ces derniers leurs règlements budgétaires et comptables. Le conseil national peut demander tout autre document qui lui semble nécessaire. ( )». Vous trouverez ci-joint : - la liste des contacts dans les Banques Populaires, afin que vous puissiez ouvrir le compte sur lequel sera créditée la dotation de démarrage. Une agence du réseau est à leur disposition dans chaque préfecture de région. Le directeur de l agence choisie est à la disposition du président et du trésorier du conseil (annexe 1). - les conditions de gestion de ce compte. Le président ou le trésorier du CROI disposeront de deux moyens de paiements : une carte bancaire à débit immédiat et la possibilité de réaliser des virements (annexe 2). Ce compte bancaire ne permettra pas d obtenir un crédit, quel qu il soit. 2. Modalités de réalisation des achats En plus de l avance de trésorerie de pour l installation du conseil régional, le CNOI lui alloue une dotation d équipement calculée en première intention sur le critère de la démographie infirmière de la région. Cette dotation doit permettre à chaque CROI de commencer à être opérationnel à partir de septembre Les achats groupés Comme vous le savez, notre budget est globalement très serré, et inévitablement sujet à des incertitudes en cette première année de fonctionnement. Aussi, afin d obtenir le meilleur rapport qualité/prix sur l ensemble du territoire, les achats des matériels et des principales fournitures seront groupés. Le CNOI en négocie actuellement les conditions. ONI DG 29/01/ / 5

3 Pour le premier exercice budgétaire, qui se terminera le 30 avril 2010, un coût par unité a été estimé sur la base des prévisions du budget de l Ordre. La dotation initiale d équipement sera ultérieurement complétée en fonction de la montée en charge des recettes et des besoins des conseils. Afin que nous puissions lancer les premières commandes, vous voudrez bien transmettre à la direction générale de l Ordre un recensement de vos besoins pour le 15 septembre 2009 (annexe 3). Il s agit des éléments suivants : - l équipement informatique : ordinateurs, logiciels et périphériques ; - les autres équipements bureautiques : photocopieurs/ scanneurs multifonctions en réseau, standards téléphoniques, télécopieurs ; - le mobilier : tables, chaises, armoires, bureaux Matériels et mobilier Coût estimé par unité en Ordinateur portable du président 700 ou ordinateur de bureau avec écran, logiciels, imprimante et maintenance Location d un photocopieur 209 avec maintenance Equipement téléphonique 300 Bureau de président Autre bureau 430 Caisson de bureau 260 Table de salle de réunion 470 Chaise 80 Armoire 310 Autres (appareils d éclairage ) 400 Frais de livraison 210 Plaque du conseil régional 30 - les autres fournitures et petits matériels de bureau : papier, crayons, consommables informatiques, tampons, agrafeuses, étiquettes, boîtes d archives, etc. seront à choisir dans le catalogue de la société qui sera retenue par le CNOI. Petits matériels et consommables Coût estimé par an en Petits matériels de bureau Consommables informatiques (encre) les cartes de visites : le président du conseil sera doté de cartes de visites ordinales personnalisées, une carte de visite non nominative du CROI sera aussi disponible à l usage de tous les conseillers. Les commandes seront centralisées auprès d un prestataire qui dispose de la banque d images de l Ordre national des infirmiers. Chaque président pourra ainsi commander sur le site Internet du prestataire ses cartes de visite, avec une déclinaison de la charte graphique correspondant à son conseil régional au prix le plus bas. ONI DG 29/01/ / 5

4 Cartes de visite 96 Papier à en-tête, enveloppes - la documentation : une sélection d ouvrages et d abonnements sera proposée chaque année par le CNOI. Documentation Coût estimé par an en Ouvrages, abonnements Les premières dépenses de fonctionnement Chaque conseil régional va engager très vite des dépenses de fonctionnement. Celles-ci seront définies de manière plus précise par région dans les mois à venir, avec la mise en œuvre de l exercice comptable et du budget de fonctionnement de l Ordre. Les dépenses suivantes vont être engagées pour l installation : - des dépenses afférentes au local : loyer et charges locatives, eau, électricité : Une dotation trimestrielle sera provisionnée sur le compte de chaque conseil. Elle sera révisée à la fin de chaque année budgétaire sur production des factures. Loyers et autres frais d occupation des locaux - des dépenses de communications (poste, téléphone, Internet) : Un contrat d abonnement de télécommunications fixe et portable est en cours de négociation par le CNOI, en vue d obtenir des conditions privilégiées. Ce contrat vous sera communiqué au plus tard le 15 septembre Description Coût estimé par mois en Frais postaux 200 Consommation téléphonique et Internet 250 Portable des présidents 50 - des dépenses de mise en conformité et de maintenance des locaux (électricité, câblage télécommunication, petites réparations ), Aménagement de bureaux des dépenses d articles d entretien ménager (produits de droguerie, balai, aspirateur ) et d articles ou produits divers (nécessaire d urgence médicale, cafetière, couverts ). Kit logistique ONI DG 29/01/ / 5

5 3. Règles budgétaires et de gestion L Ordre national des infirmiers se dotera dans les meilleurs délais d un règlement budgétaire et financier applicable à l ensemble de ses instances, comme le prévoit l article L , II du code de la santé publique. Il se dotera également des outils informatiques nécessaires à un suivi de l exécution du budget, tant pour les conseils départementaux, régionaux et national que pour nos services communs. Une avance sera versée chaque trimestre, à partir du début de l exercice, c est-à-dire : du 1 er mai au 31 juillet ; du 1 er août au 31 octobre ; du 1 er novembre au 31 janvier ; du 1 er février au 30 avril. Pour l exercice 2009/2010 en cours, il y aura trois versements trimestriels, dont le premier couvrira les mois d août à octobre Le coût des achats groupés mentionnés au 2.1 ci-dessus sera imputé sur votre dotation et déduit de celle-ci à la source. Il en sera de même des salaires et charges du personnel : ceux-ci apparaîtront dans le budget prévu pour chaque conseil mais seront, en pratique, acquittés directement au niveau central par le CNOI, en tant qu employeur unique de tous les salariés de l Ordre (à l exception d éventuelles heures d entretien ménager des locaux). Il appartiendra ensuite à chaque conseil régional d établir une proposition de budget annuel (annexe 4) en relation avec le service comptable de l ONI, qui assurera le suivi, le conseil et toutes les formalités administratives et comptables nécessaires à la bonne tenue du budget. *** En conclusion, il faut souligner à nouveau l obligation de rigueur et de transparence qui s impose à l Ordre national des infirmiers, dans le cadre d un budget général qui a été établi avec un grand souci d économie. Dans ce domaine comme dans les autres, nous devons être exemplaires. Les différentes procédures centralisées indiquées ci-dessus n ont pas d autre raison d être que de nous adapter à ce contexte très exigeant. Nous espérons que vous ne les ressentirez pas comme des contraintes excessives. Au contraire : vu les conditions très favorables que nous pouvons négocier avec nos prestataires et fournisseurs, grâce à la taille de notre institution au niveau national, ces dispositions nous permettront de consacrer davantage de ressources à nos objectifs de fond, au service des infirmières, des infirmiers et de nos patients. En même temps, la mise sur pied de l Ordre constitue, pour nous tous, une entreprise entièrement nouvelle. Elle demandera sans doute bien des ajustements au cours des mois et des premières années à venir. Le Conseil national en est très conscient. Il vous remercie de votre engagement pour relever ce vaste défi, et il examinera avec attention les remarques que vous pourrez faire pour que nous optimisions ensemble les modalités de notre gestion. ONI DG 29/01/ / 5

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