GUIDE EXPRESS EXCEL 2007

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1 CONTENU I. Interface 2007 a. Barres : titre, accès rapide, état et défilement. b. Ruban. II. Bouton «Office» a. Nouveau document et ouverture d un document b. Enregistrement, impression, expédition et publication. III. Ruban «Accueil» a. Le presse-papier : copier, couper et coller. b. Police, alignement, nombre, styles, cellules et édition IV. Ruban «Insertion» a. Tableau croisé et dynamique et tableaux.. b. Illustrations, liens et textes. V. Ruban «Mise en page» a. Thèmes (conception générale) et structure de la page. b. Mise à l échelle, options de la feuille de calcul, organiser. VI. Ruban «Formules» a. Bibliothèque des fonctions. b. Noms définis, audit des formules et calcul. VII. Ruban «Données» a. Données externes. b. Connexions. c. Outils de données. VIII. Ruban «Révision» a. Vérifications : orthographe, grammaire, traductions. b. Commentaires. c. Modifications. IX. Ruban «Affichage» a. Affichages classeur. b. Afficher-masquer, zoom, fenêtre et macros. GUIDE EXPRESS EXCEL 2007 Dr René-Yves Hervé Ce guide est une introduction à l'utilisation de Excel 2007; il constitue une excellente mise à jour pour le passage de Excell 2003 à Excell Ce cours est subdivisé en dix thèmes: interface 2007, bouton Office, et les différents espaces (Accueil», Insertion, Mise en page, Formules, Données, Révision, Affichage et Acrobat). Montréal 2011 X. Ruban «Acrobat» : Création de fichiers pdf, préférences, fusion et publipostage, incorporer le contenu 3 D ou une vidéo.

2 I. INTERFACE 2007 EN HAUT DE LA FENÊTRE Barre du titre: Nom du classeur actif. Bouton Office: Unique menu déroulant de l'interface En cliquant dessus, une boîte de dialogue apparaît : o Le volet droit contient par défaut la liste des fichiers récemment ouverts dans le logiciel utilisé. o Le volet gauche contient une liste de commandes. En cliquant sur une commande, on a accès à diverses options qu elle propose soit dans une nouvelle boîte de dialogue, soit dans le volet droit. En bas de la fenêtre, le bouton «Options» permet de personnaliser le logiciel. Page 2/22 Guide express pour «Excel 2007» René-Yves Hervé 2011

3 Ruban: Sous la barre de titre, se situe le «ruban». Il est constitué d onglets regroupant les principales fonctionnalités du logiciel. Certaines étiquettes d onglets sont communes à Word et à Excel (Accueil, Insertion, Révision, Affichage), bien que leurs contenus puissent diverger, au niveau de l insertion par exemple. D autres onglets sont propres au logiciel (Dans Word, onglet Publipostage ; dans Excel, onglet Formules). Chaque onglet est composé de plusieurs groupes de commandes. L onglet Accueil, par exemple, qui est l onglet ouvert par défaut, contient divers groupes de mises en forme (Police, Paragraphe, Style). Certaines commandes disposent d une flèche. Un clic sur l une d elles affiche ce qui est appelé «une galerie». A droite de certains intitulés de groupes, est placé un bouton, appelé lanceur de boîte de dialogue, car son activation ouvre une fenêtre proposant différentes options. Un double clic sur un onglet quelconque masque les groupes de commandes du ruban). Barre d'outils : C est la seule barre d outils de «OFFICE 2007». Elle est constituée de commandes souvent utilisées. Par défaut, elle est située au-dessus du ruban, et elle comprend quelques boutons. En activant son menu déroulant (clic sur la flèche à l extrémité droite de la barre), on peut ensuite ajouter ou supprimer des commandes, également placer cette barre en dessous du ruban, ainsi que réduire le ruban. Elle contient par défaut les boutons d info-bulles «Enregistrer», «Annuler Frappe» et «Rétablir/Répéter Frappe». Ces deux derniers boutons permettent le premier d annuler, le second de rétablir ou de répéter la dernière ou les dernières opération(s) effectuée(s). Certaines ne sont pas annulables (par exemple, l ouverture ou l enregistrement d un fichier). On ajoute généralement les commandes «Nouveau», «Ouvrir», «Aperçu avant impression. ZONE AVEC LES CELLULES DE LA FEUILLE DE CALCULS EN BAS DE LA FENÊTRE Barre des tâches : Elle est située en bas de l écran. Elle comporte en particulier les différents fichiers et dossiers ouverts (ce sont les travaux, les «tâches» en cours). Barre d'état : Elle est située juste au-dessus de la barre des tâches. Elle peut ne rien contenir. Elle est en effet entièrement configurable : clic droit sur cette barre > cochez ou décochez les options souhaitées, qui diffèrent d un logiciel à l autre Barre de défilement HORIZONTAL avec la zone pour sélectionner l'objet parcouru. Différents modes pour visualiser un document: page, plan, plein écran et brouillon. Page 3/22 Guide express pour «Excel 2007» René-Yves Hervé 2011

4 II. BOUTON «OFFICE» Nouveau: création d'un nouveau document. Ouvrir: ouvrir un document existant. Enregistrer: enregistrement du document dans le dossier où il se trouve. Enregistrer sous: enregistrement du document sous différents formats (document word, modèle word, document word , adobe pdf) et dans le dossier désiré. Imprimer: impression, impression rapide et aperçu avant l'impression. Préparer: préparation d'un document en vue de sa distribution, propriétés du document, inspecter le document, chiffrer le document, limiter les autorisations, ajouter une signature numérique, marquer comme final, activer la vérification de comptabilité. Envoyer: courrier électronique, créer un fichier pdf et l'envoyer par messagerie ou en révision, télécopie Internet. Publier: créer le message de blog avec le contenu du document, serveur de gestion de documents, espace de travail du document. Page 4/22 Guide express pour «Excel 2007» René-Yves Hervé 2011

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6 III. ESPACE «ACCUEIL» 3.1) GROUPE «presse-papiers» : copier, couper, coller et mise en forme. 3.2) GROUPE «Police» : sortes de polices, grandeur, surbrillance, couleur des caractères. Page 6/22 Guide express pour «Excel 2007» René-Yves Hervé 2011

7 3.3) GROUPE «Alignement» : Aligner le texte en haut, en bas, à droite, à gauche, au centre. Rendre visible tout le texte d une cellule en l affichant sur plusieurs lignes. Fusionner plusieurs cellules. Retraits à gauche ou à droite. Faire pivoter le texte. 3.3) GROUPE «Nombre». Page 7/22 Guide express pour «Excel 2007» René-Yves Hervé 2011

8 3.4) GROUPE «Style» : mise en forme conditionnelle, mettre sous forme de tableau. 3.5) GROUPE «Cellule» : Insérer des cellules, des lignes, des colonnes et une feuille. Supprimer, des cellules, des lignes, des colonnes et une feuille. Page 8/22 Guide express pour «Excel 2007» René-Yves Hervé 2011

9 Format : Taille de la cellule (hauteur et largeur), Visibilité, Organiser des feuille et Protection. 3.6) GROUPE «Édition» : Formules mathématiques. Remplir en haut, en bas, à droite, à gauche et à droite. Effacer les formats, le contenu, les commentaires ou tout. Trier. Rechercher, Remplacer ou atteindre. Page 9/22 Guide express pour «Excel 2007» René-Yves Hervé 2011

10 IV. ESPACE «INSERTION» 4.1) GROUPE «Tableaux» : Insertion d un tableau, d un tableau croisé dynamique (voir le cours Bardon à la page 96) et d un graphique croisé dynamique (Cours Bardon à la page 100) 4.2) GROUPE «Illustrations» : Insertion d images, de formes géométriques, d images clip-art et de graphiques smart-art. Page 10/22 Guide express pour «Excel 2007» René-Yves Hervé 2011

13 4.3) GROUPE «Graphiques» : Colonne, Ligne. Secteurs, Barres, Aires, Nuage de points, Courbes. Page 13/22 Guide express pour «Excel 2007» René-Yves Hervé 2011

14 4.4) GROUPE «Liens» : Insérer un lien hypertexte. 4.5) GROUPE «Texte» : Insertion d une zone de texte, d une en-tête et pied de page, de textes WordArt et de caractères spéciaux. Page 14/22 Guide express pour «Excel 2007» René-Yves Hervé 2011

15 V. ESPACE «MISE EN PAGE» 5.1) GROUPE «Thèmes» : Conception globale du document. 5.2) GROUPE «Mise-en-page» : Marges, orientation (Portrait ou Paysage), taille de la page, zone d impression, arrière plan, impression des titres. 5.3) GROUPE «Mise à l échelle» : Rétrécir la hauteur et la largeur afin d inclure un nombre maximum de pages. Page 15/22 Guide express pour «Excel 2007» René-Yves Hervé 2011

16 5.4) GROUPE «Options de la feuille de calcul» : Afficher ou imprimer le quadrillage et les en-têtes. 5.5) GROUPE «Organiser» : Mettre au premier plan ou à l'arrière plan. Afficher le volet de sélection pour faciliter la sélection d objets et permettre d en modifier l ordre. Aligner les extrémités de plusieurs objets. rouper et rotation Page 16/22 Guide express pour «Excel 2007» René-Yves Hervé 2011

17 V. ESPACE «FORMULES» 6.1) GROUPE «Bibliothèque de fonctions» : Fonctions de sommes, Fonctions financières, Fonctions logiques, Fonctions de traitement de texte, Fonctions liées à la date et à l heure, Fonctions de recherche et de références, Fonctions mathématiques, Fonctions d ingénierie et de technique. 6.2) GROUPE «Noms définis» : Création et gestion de noms. 6.3) GROUPE «Audit de formules» 6.4) GROUPE «Calcul» Page 17/22 Guide express pour «Excel 2007» René-Yves Hervé 2011

18 VII. ESPACE «DONNÉES» 7.1) GROUPE «Données externes» : À partir de Access, d'un Site Web, du texte 7.2) GROUPE «Connexions» : Mise à jour des données. 7.3) GROUPE «Trier et filtrer» : Trier et filtrer les données. Page 18/22 Guide express pour «Excel 2007» René-Yves Hervé 2011

19 7.4) GROUPE «Outils de données» : convertir les données (répartir le contenu d'une cellule dans des colonnes distinctes), supprimer les doublons (supprimer les lignes en double dans une feuille de données), validation des données (empêcher la saisie de données non valides), consolider les données (combiner les valeurs de plusieurs plages dans une nouvelle plage), analyse de scénarios (permet d'essayer différentes valeurs par les formules d'une feuille de calculs). 7.5) GROUPE «Plan» : grouper (relier une plage de cellules), dissocier (dissocie une plage de cellules précédemment groupées, sous-total (calcule le total de plusieurs lignes de données associées). Page 19/22 Guide express pour «Excel 2007» René-Yves Hervé 2011

20 VIII. ESPACE «RÉVISION» 8.1) GROUPE «Vérification» : Orthographe, grammaire, recherche, dictionnaire des synonymes, recherche et traduction. 8.2) GROUPE «Commentaires» Page 20/22 Guide express pour «Excel 2007» René-Yves Hervé 2011

21 8.3) GROUPE «Modifications» : Protéger la feuille, protéger le classeur, partager le classeur, protéger et partager le classeur, permettre les modifications des plages et suivre les modifications. Page 21/22 Guide express pour «Excel 2007» René-Yves Hervé 2011

22 IX. ESPACE «AFFICHAGE» 9.1) GROUPE «Affichages classeur» : Page, plein écran, Web. Plan, Brouillon. 9.2) GROUPE «Afficher/Masquer» : Règle, Quadrillage, Barre de formule et Titre. 9.3) GROUPE «Zoom» : Effectuer le zoom sur le document. Effectuer le zoom du document pour que la page entière tienne dans la fenêtre. 9.4) GROUPE «Fenêtre» : Nouvelle fenêtre. Réorganiser tout (mosaïque, vertical, horizontal et cascade). Figer des lignes et des colonnes, lors des déplacements dans la feuille de calculs. Enregistrement de l espace de travail. Changement de fenêtre. 9.5) GROUPE «Macros» : Création de macros. Afficher les macros. Enregistrer les macros. X. ESPACE «ACROBAT» 10.1) GROUPE «Créer un fichier Adobe pdf»: Créer un fichier pdf, préférences. 10.2) GROUPE «Créer et envoyer par une messagerie» : Créer et joindre un message. Fusion et plublipostage. 10.3) GROUPE «Révisions et commentaires» : Créer et envoyer en révision. Commentaires Acrobat. 10.4) GROUPE «Contenu 3 D» : Incorporer le contenu 3 D. Page 22/22 Guide express pour «Excel 2007» René-Yves Hervé 2011