Procédure d utilisation des devis automatisés de la Direction des structures

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1 Direction des structures Procédure d utilisation des devis automatisés de la Direction des structures Manuel de l usager Mars 2014 Personne ressource : Julie Hardy, tél. : (418) , poste 4226 Procédure d utilisation des devis automatisés de la Direction des structures Page 1

2 IMPORTANT Il est recommandé d'imprimer la version en format «*.pdf» des articles du devis, où les textes masqués et ombragés (commentaires explicatifs) et les codes de champ { } (zones de texte à compléter) sont apparents. Cette impression, en format lettre, est utilisée par le concepteur comme document de référence. * * * Lors de la préparation d'un projet, une version préliminaire du devis devrait être produite en format papier, avec les commentaires et les codes de champ. Cette version permet au concepteur de finaliser adéquatement les articles choisis. Une version finale du devis, omettant les commentaires et les codes de champ qui ont été préalablement complétés, doit toujours être réalisée par la suite selon les indications prévues au présent document. Procédure d utilisation des devis automatisés de la Direction des structures Page 2

3 1.0 INTRODUCTION 1.1 But de la procédure Cette procédure permet de produire les devis automatisés suivants : Construction et réparation des structures; ce devis comprend également les articles de réparation de ponceaux en tôle d acier ondulée, d acier-bois et d entretien préventif; Éclairage; Signaux lumineux. 1.2 Exigences Posséder le logiciel de traitement de texte Word. Les fonctions expliquées dans la présente procédure ont été réalisées à partir de la version Installation Le fichier «*.dotm» est un fichier modèle et doit être copié dans le répertoire par défaut des modèles, que vous retrouverez à l endroit suivant : (C :) Utilisateurs (users) votre nom d utilisateur AppData Roaming Microsoft Templates (modèles). ex. : (C :) Utilisateurs jhardy AppData Roaming Microsoft Templates Les fichiers modèles se retrouvent dans ce répertoire en autant que vous travaillez avec la suite Office sur Windows 7. Ce chemin d accès est l endroit où vous devez enregistrer votre «Devis.dotm». Lorsque votre fichier modèle est enregistré au bon endroit, vous pouvez dès lors commencer à préparer un nouveau devis. 1.4 Contenu du devis Vous devez saisir vos différents devis (ex. : 130, 131, etc.) dans des fichiers distincts. Un devis complet comprend les étapes suivantes : La page frontispice; La table des matières; Les articles; Les signatures; Les annexes, selon les références des articles du devis. Procédure d utilisation des devis automatisés de la Direction des structures Page 3

4 1.5 Récupération du devis modèle Au menu Fichier, sélectionnez Nouveau. Dans le répertoire des modèles, choisissez le fichier du devis pour vos besoins (ex. : «Devis.dot m») en le double-cliquant. 2.0 PREMIÈRE PARTIE DU DEVIS 2.1 Saisie de la page frontispice En premier lieu, vous devez cliquer sur la flèche du menu déroulant [ ] afin de sélectionner le titre de votre devis spécial. Une fois le titre choisi, cliquez dessus afin de le sélectionner puis pressez la touche Tab. Pour les prochaines cases, vous devez vous déplacer avec Tab jusqu à la saisie de l objet des travaux. Après avoir saisi l objet des travaux, vous devez vous déplacer avec votre souris dans la première colonne pour y inscrire votre numéro de structure ou de système selon le cas. Dans ce tableau, vous devez vous déplacer avec Tab tant que vous aurez à inscrire des informations dans cette section. Une fois l inscription de la localisation du projet terminée, cliquez dans le champ de formulaire à la case «Plan». Après la saisie de votre numéro de plan, appuyez sur Tab et faites de même après les cases «Direction» et «Centre de services». IMPORTANT À cette étape de votre devis, vous devez déverrouiller votre document avec les fonctions suivantes : Dans la section Protéger de l onglet Révision, cliquez sur Restreindre la modification et ensuite sur Désactiver la protection et ne jamais le verrouiller de nouveau. Ce geste serait fatal pour votre fichier. Procédure d utilisation des devis automatisés de la Direction des structures Page 4

5 À cette étape, une sauvegarde de votre fichier est fortement recommandée. 2.2 En-tête et pied de page Si vous désirez vous assurer que l en-tête ainsi que le pied de page ont bel et bien été générés automatiquement en respectant les coordonnées inscrites sur votre page frontispice, vous devez visualiser votre document en cliquant sur Fichier - Imprimer. Vous remarquerez, dans la page 2, que l en-tête, le pied de page ainsi que le numéro de document à la table des matières ont tous été générés. 2.3 Table des matières Ne tenez pas compte de cette page pour l instant. 2.4 Saisie des articles Avant de commencer la saisie de vos articles, il est préférable d activer la fonction suivante : Outils Options Affichage et cochez la case Texte masqué. À la page 3 du document, le chiffre 1. apparaît. À côté de ce chiffre, faites apparaître les articles nécessaires à votre projet de la façon suivante : Inscrivez le n o d identification des articles et pressez la touche F3 Exemple : tapez G-01, puis F3 Récupérez ainsi tous les articles nécessaires à l élaboration de votre devis. Vous pouvez consulter la liste des articles et des annexes de chacun des devis types (en format d impression) sur le site de la Direction des structures. Les textes ombragés en italique sont des instructions au rédacteur pour l aider à choisir et à finaliser les articles appropriés. La date inscrite après le titre permet de connaître la version de votre article. À noter que ces textes sont masqués et ne s impriment pas. Toutefois, pour faciliter votre mise en page finale, vous devez décocher la case [Imprimer le texte masqué] dans les [Options d impression] du menu [Fichier] [Options] [Affichage]. Procédure d utilisation des devis automatisés de la Direction des structures Page 5

6 Pour terminer la saisie de vos articles, vous devez arrêter la numérotation automatique. Pour ce faire, il suffit de cliquez sur le style [Normal] dans la section [Style] de l onglet [Accueil]. 2.5 Signatures Pour la saisie des signatures, vous devez taper «Signature» et pressez la touche F Saisie des annexes Pour insérer des annexes à la fin de votre devis, faites apparaître les annexes nécessaires à votre projet de la façon suivante : Inscrivez le n o d identification des annexes et pressez la touche F3 Exemple : tapez «B1», puis F3 Vous pouvez consulter la liste des articles et des annexes de chacun des devis types (en format d impression) sur le site de la Direction des structures. 3.0 VÉRIFICATION DU DEVIS Vous avez peut-être remarqué, lors de la saisie du devis, les codes de champs suivants { }; ce sont les champs à compléter. Toutefois, s ils ne sont pas affichés, voici ce qu il faut faire. 3.1 Champs à compléter Retournez au début des articles du devis. Faites afficher les codes de champ à compléter en pressant les touches ALT/F9. Pressez la touche F11 afin de vous déplacer d un code de champs à l autre. Procédure d utilisation des devis automatisés de la Direction des structures Page 6

7 IMPORTANT La commande ALT/F9 affiche également les dessins et la numérotation automatique des légendes. Lors du déplacement avec la commande [F11], faites très attention de ne pas détruire ces informations. Une fois la saisie des champs complétée, vous devez refaire ALT/F9 afin d éviter des problèmes lors de l impression. 3.2 Textes optionnels Les textes optionnels identifiés par une bordure verticale (trait plein, trait pointillé ou trait double) dans la marge de gauche doivent être ajoutés ou détruits au devis selon les particularités du projet. Pour ce faire, vous devez : Détruire les textes inutiles en ombrageant ceux-ci et en appuyant sur la touche Delete. Enlever les lignes verticales dans la marge pour les textes à conserver en utilisant les fonctions suivantes : - Dans la section [Paragraphe] de l onglet [Accueil], cliquez sur le menu de fonction de l icône (bordure extérieure) pour faire apparaître les différentes options de bordures ; - Cliquez sur l icône pour désactiver la bordure de gauche. 4.0 GÉNÉRATION DE LA TABLE DES MATIÈRES SEULEMENT LORS DE LA PREMIÈRE UTILISATION DU DEVIS Afin de vous permettre de générer correctement votre table des matières, vous devez, avant toute chose, créer une nouvelle légende «ANNEXE». Pour ce faire, placez votre curseur sous le titre «ANNEXES» et exécutez les fonctions suivantes : Procédure d utilisation des devis automatisés de la Direction des structures Page 7

8 Dans la section Légendes de l onglet Références, cliquez sur Insérer une légende. Ensuite, cliquez sur Nouvelle étiquette et y inscrire «ANNEXE» OK - Fermer. Une fois la saisie de votre devis terminée, vous devez faire la génération des tables des matières pour les articles et les annexes. Table des matières pour les articles : - positionnez votre curseur en dessous du titre «ARTICLES» de votre table des matières et effectuez les fonctions suivantes : dans la section Table des matières] de l onglet [Références, cliquez sur Table des matières - Insérer une table des matières - Depuis modèle - OK Table des matières pour les annexes : - positionnez votre curseur en dessous du titre «ANNEXES» de votre table des matières et effectuez les fonctions suivantes : Dans la section Légendes] de l onglet [Références, cliquez sur Insérer une table des illustrations - Légende - Annexe - OK À chaque modification de votre document, vous devez mettre à jour les tables des matières des articles et des annexes, s il y a lieu. Pour ce faire, positionnez votre curseur n importe où dans la table des matières des articles et pressez le bouton droit de la souris. Les fonctions suivantes apparaissent : Mettre à jour les champs et choisir parmi les options suivantes : Mettre à jour les numéros de page uniquement - OK ou Mettre à jour toute la table - OK Vous devez faire de même pour les annexes. 5.0 CORRECTION DU DEVIS Les commandes de Word pour les corrections sont les mêmes que vous utilisez pour vos textes habituels. L important est d éviter de supprimer les codes déjà en place. Procédure d utilisation des devis automatisés de la Direction des structures Page 8

9 5.1 Ajout d un article personnalisé au devis Dans votre devis, les titres doivent apparaître en majuscules avec la fonte ARIAL 12 en gras, avec une numérotation automatique et une marque pour la table des matières. Pour l'ajout d'un article personnalisé, positionnez le curseur à l endroit où vous désirez insérer celui-ci, inscrivez «vide» et pressez la touche F3. Ne faites que modifier le titre qui vient d apparaître : «INSCRIRE VOTRE TITRE» par celui de votre choix. Il ne vous reste plus qu à inscrire le texte de votre article. 5.2 Ajout d un article personnalisé à la banque d articles Si vous utilisez très souvent un article qui n est pas dans la banque d articles des divers devis types, vous pouvez conserver les vôtres en mémoire. Pour ce faire, au moment où votre article est considéré comme final et prêt à être sauvegardé : Ombragez votre article en entier; Dans la section [Texte] de l onglet [Insertion], cliquez sur [QuickPart] et ensuite sur (Insertion automatique) et enfin sur «Enregistrer la sélection dans la galerie d insertion automatique»; Inscrivez l abréviation de sauvegarde d une manière autre que l appellation utilisée par la Direction des structures; Il est important que dans la case «Enregistré dans :», on y retrouve le nom du fichier «Normal.dotm»; Cliquez sur OK. Si le message suivant apparaît lorsque vous quittez Word : Procédure d utilisation des devis automatisés de la Direction des structures Page 9

10 «Des modifications ont été apportées au modèle global Normal.dotm. Enregistrer ces modifications?» Cliquez sur Oui. L insertion de votre article sera effectuée dans votre «Normal.dotm». De cette façon, lors d une éventuelle mise à jour du fichier d un des devis automatisés «*.dotm», vos articles personnalisés seront ainsi conservés. NOTE : Il se peut que le message n apparaisse pas lorsque vous quitterez WORD, ceci explique que votre système a été monté pour une sauvegarde automatique. 5.3 Modification d un article de la banque Pour modifier un article de la banque : Tapez l abréviation de sauvegarde de l article et pressez sur la touche F3 ; Faites la modification et assurez-vous d avoir deux «RETOURS» à la fin de votre article. Ombragez votre article en entier. Dans la section Texte de l onglet Insertion, cliquez sur QuickPart et ensuite sur (Insertion automatique) et enfin sur «Enregistrer la sélection dans la galerie d insertion automatique». Réinscrivez l abréviation de sauvegarde du fichier. Cliquez sur Ajouter. À la question : «Souhaitez-vous redéfinir l entrée du bloc de construction?» Cliquez sur Oui. 5.4 Détruire un article de la banque Dans la section Texte de l onglet Insertion, cliquez sur QuickPart et ensuite sur (Insertion automatique) et enfin sur «Enregistrer la sélection dans la galerie d insertion automatique». Procédure d utilisation des devis automatisés de la Direction des structures Page 10

11 Sélectionnez l article que vous désirez supprimer. Cliquez sur Supprimer. Si vous avez le message suivant lorsque vous quittez Word : «Des modifications ont été apportées au modèle global Normal.dot. Enregistrer ces modifications?» Cliquez sur Oui. Votre article sera détruit de votre «Normal.dotm». Note : Il se peut que le message n apparaisse pas lorsque vous quitterez WORD, ceci explique que votre système a été monté pour une sauvegarde automatique. 5.5 Incidents possibles Problèmes avec la mise à jour des champs : Solution : Activez la fonction de visualisation pour mettre à jour les champs en cliquant sur l onglet Fichier - Imprimer. Les pages imprimées ne respectent pas celles visualisées à l écran : Solution : Il est préférable d enlever les parties «Commentaires» du devis pour vous assurer d une mise en page optimisée. Pour ce faire, placez votre curseur au début du devis et, dans la section [Modification] de l onglet [Accueil], cliquez sur [Remplacer]. Ensuite, cliquez sur le bouton [Plus] et placez le curseur dans la case «Rechercher». Cliquez sur le bouton [Format ], puis sur [Police] et cochez la case [Masqué] et pointez «Italique» puis [OK]. Placez maintenant le curseur dans la case «Remplacer par», puis sur le bouton [Spécial ] et sur [Espace insécable]. Cliquez sur le bouton [Remplacer tout] et tous vos commentaires auront été éliminés. Procédure d utilisation des devis automatisés de la Direction des structures Page 11