Direction des Archives départementales de la Creuse, version du 26 mai 2015 ACTION SOCIALE

Transcription

1 Direction des Archives départementales de la reuse, version du 26 mai 2015 ATION SOIALE Textes de référence : - ode général des collectivités territoriales ; - ode de l'action sociale et des familles ; - ode de la santé publique ; L'exercice de la compétence tourisme est réglementé par le code du tourisme. Ainsi, l'etat, les régions, les départements et les communes sont compétents dans le domaine du tourisme et exercent cette compétence en coopération et de façon coordonnée. e tableau de gestion réalisé pour l'action sociale indique les délais de conservation des documents classés dans les catégories "Documents généraux", "Action sociale obligatoire", "Action sociale facultative", "Services aux personnes âgées". Le traitement et la conservation des documents fait l objet de quatre colonnes intitulées, de gauche à droite : documents, DUA (durée d utilité administrative), sort final, observations. olonne n 1 : Documents olonne n 2 : DUA olonne n 3 : Sort final Les documents sont énumérés en fonction des procédures administratives qui président à leur élaboration. On s est efforcé de regrouper en tête de chaque rubrique les documents de conservation définitive, suivis des documents La durée d utilité à trier administrative ou à détruire. correspond au temps pendant lequel les documents doivent être conservés, pour des raisons légales et juridiques et pour la bonne marche du service, par la collectivité. La DUA court à compter de la date de clôture du dossier qui n'est pas systématiquement la date du document le plus récent. Pendant toute la durée d'utilité administrative, la conservation des documents incombe au service producteur. A l expiration des délais fixés par le tableau intervient leur destruction ou leur versement aux Archives départementales, où ils seront conservés. Les mentions de conservation ou d élimination sont reportées dans cette colonne et seront interprétées de la façon suivante : V : versement définitif aux Archives départementales ou au service d'archives de la commune. D : destruction qui ne pourra être effectuée qu'après visa de la Directrice des Archives départementales. T : Tri avant versement aux Archives départementales.

2 Direction des Archives départementales de la reuse, version du 27 mai 2015 Documents DUA Sort final Observations Enquête, statistiques et bilan. 5 ans Analyse des besoins sociaux. 5 ans Fiche récapitulative, par bénéficiaire, des aides perçues. 5 ans Rq : le fichier doit être régulièrement expurgé des bénéficiaires sortis du dispositif. Elles cumulent tous les types d'aide, obligatoire et facultative. onvention avec le département. Validité Liste nominative annuelle des bénéficiaires par type d'aide. 5 ans Dossier individuel de demande d'admission au bénéfice de l'aide, reçu par délégation pour instruction par la commune : formulaire de demande, pièces justificatives, compte rendu d'enquête, décision d'admission, notification de la décision : - aide non récupérable sur succession ; 10 ans T T : verser un spécimen. - aide récupérable sur succession. 10 ans ou 5 ans à c/ de la notification de la succession au département Dossier individuel de demande d'admission au bénéfice de l'aide transmis à l'organisme instructeur : formulaire de demande, pièces justificatives, compte rendu d'enquête, bordereau d'envoi, bordereau d'allocation. ATION SOIALE TABLEAU DE TRI ET DE ONSERVATION DOUMENTS GENERAUX ATION SOIALE OBLIGATOIRE DOUMENTS TYPES ONERNANT LES BENEFIIAIRES Dossier de demande refusé ou resté sans suite. 2 ans D T Rq : la commune est l'organisme instructeur par délégation et décisionnaire, mais le paiement est effectué par le département. Pour déterminer le délai de conservation des dossiers des aides accordées avant le 19 juin 2008, date d'entrée en vigueur de la loi n du 17 juin 2008 portant réforme de la prescription civile, il faudra appliquer les dispositions de l'article 26 de cette loi (voir le paragraphe de l'introduction intitulé "2.1. l'aide sociale obligatoire"). T : verser un spécimen. 2 ans D Justif. SF : la commune sert de "guichet". Elle vérifie que le dossier est complet et le transmet à l'organisme compétent. L'exemplaire conservé en commune est alors une copie. OBLIGATIONS ALIMENTAIRES

3 Direction des Archives départementales de la reuse, version du 27 mai 2015 opie des convocations. 2 ans D Rq : le AS sert de relais de transmission des décisions du tribunal. Dossier d'aide alimentaire. 2 ans D Voir introduction. Enregistrement annuel des bénéficiaires. 5 ans Dossier d'aide sociale facultative individuel ou familial : documents d'état civil, enquêtes et notes du travailleur social, déclaration des ressources et attestations diverses (certificats médicaux), relevé d'identité bancaire, montant ou nature de l'aide allouée (pièces comptables), pièces justificatives (quittances et factures) permettant le règlement de la dépense, notification. Dossier de demande d'aide sociale refusée ou sans suite. 2 ans D 10 ans T Justif. DUA : il s'agit d'une pièce justificative comptable. Tri : systématique. Rq. SF : cette décision est susceptible d'une réévaluation dans le cadre des groupes de travail qui seront mis en place dans le prolongement du cadre méthodologique pour l'évaluation, la sélection et l'échantillonnage des archives publiques publié en août Mise en place de l'aide : plan d'action, procès-verbal de réunion, notes. 5 ans V Tri : verser les documents récapitulatifs. Suivi de l'aide : - liste des bénéficiaires, synthèse, revue de presse ; 10 ans V - dossier de bénéficiaire. 10 ans D Justif. DUA : il s'agit d'une pièce justificative comptable. Aide d'urgence ponctuelle aux administrés : dossier de bénéficiaire(s), notes, copie du bon de régie, facture, liste de bénéficiaires, etc. ATION SOIALE FAULTATIVE ATION SOIALE FAULTATIVE REURRENTE ATION SOIALE FAULTATIVE EXEPTIONNELLE Aide ménagère, téléassistance, repas à domicile Procédure, création et mise en place. Validité V Note récapitulative, statistique et bilan. 5 ans D 10 ans D Justif. DUA : il s'agit d'une pièce justificative comptable. Rq. : la liste des aides ainsi attribuées figure en annexe du procès-verbal du conseil d'administration du centre d'action sociale. SERVIES AUX PERSONNES AGEES MAINTIEN A DOMIILE Liste récapitulative des aides ménagères, des repas distribués, etc. 5 ans D Dossier de bénéficiaire. 10 ans T Justif. DUA : il s'agit d'une pièce justificative comptable. Tri : verser un spécimen. Planning de travail des agents sociaux. 1 an D Feuille d'émargement signée par le bénéficiaire et l'agent social. 5 ans D Justif. DUA : peut servir à l'établissement des bulletins de paie. f. instruction DAF/DPAI/RES/2009/018, page 52.

4 Direction des Archives départementales de la reuse, version du 27 mai 2015 Récapitulatif des prestations effectuées par agent (aide ménagère par exemple). Etat de la facturation et remboursement par les assurances sociales (caisse régionale d'assurance maladie, mutuelle, etc.). 5 ans D Justif. DUA : peut servir à l'établissement des bulletins de paie. f. instruction DAF/DPAI/RES/2009/018, page ans D Justif. DUA : peut servir à l'établissement des bulletins de paie. f. instruction DAF/DPAI/RES/2009/018, page 52. Portage de repas : menus hebdomadaires. 1 an T Tri : verser un spécimen. Soins infirmiers Registre de mouvement des patients. 1 an V Registre récapitulatif des patients pris en charge. 5 ans D Registre de transmission des informations quotidiennes. 5 ans T Dossier individuel de bénéficiaire : prise en charge administrative, copie de la carte d'assuré social, avis d'admission dans le dispositif, 20 ans ou 10 ans à c. du décès T Justif. DUA : il s'agit d'une pièce justificative comptable. Tri : verser un spécimen. ordonnances, feuilles de soins, avis de prolongation ou de cessation de traitement. 2 ans D 10 ans D

5 AD23_AS_TG_ xls FONTIONNEMENT DES ENTRES OMMUNAUX D'ATION SOIALE TABLEAU DE TRI ET DE ONSERVATION Documents DUA Sort final Observations ADMINISTRATION GENERALE Organigramme Validité Bilans, rapports d'activité Validité ourrier arrivée/départ : enregistrement 10 ans ourrier arrivée/départ : chrono 6 ans E = 6 ans Notes internes produites par le service Validité Notes internes reçues par le service Validité E = 1 an ompte-rendu du conseil municipal : doubles Relations avec l Inspection Académique : - enquête sur les enfants scolarisés à domicile Relations avec U.N...A.S. et U.D...A.S. : - compte rendu de réunion - convocation - documentation Sans objet E = 1 an 1 an 5 ans E doubles conserver dans les organismes émetteurs

6 AD23_AS_TG_ xls ONSEIL D'ADMINISTRATION DU AS Délibérations, décisions, arrêtés : Validité - Registre réglementaire : décisions générales FINANES : comptabilité du service + comptabilité des aides sociales Budget primitif, budget supplémentaire, compte administratif, décisions modificatives 3 ans Grand livre 10 ans Lorsqu'ils existent Bordereaux de recettes et de dépenses 10 ans E Bons de commande 2 ans E Factures 10 ans E Dons et legs Validité Subventions : demandes de subventions auprès d'organismes et d'autres administrations - Délibérations par le A - ourrier - Dossier - Réponse - Arrêté 10 ans - convention Subventions accordées à des associations : - convention - bilans annuels - statuts - compte-rendu de réunion 10 ans Subventions : demandes sans suite 2 ans E

7 AD23_AS_TG_ xls Institution, modification, suppression des régies ou des sous-régies : Régie d'avance et de recettes 4 ans à compter de la suppression - délibérations, rapports et avis - arrêté de nomination ontrôle par la trésorerie : procèsverbal 1 an Tarifs, bases de remboursement : délibérations, arrêtés validité E arnets à souche Relevés de comptes bancaires Régisseur (titulaire ou suppléant) : - nomination, révocation, cessation d'activité : arrêté - PV de remise des documents au changement 1 an après quitus du comptable, ou 5 ans Durée d'exercice du régisseur Jusqu'au quitus suivant E E de régisseur Quitus de gestion 5 ans