Tableur Documentation pour le TD2

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1 Tableur Documentation pour le TD2 Objectif et contenu Les tableurs : définition, bases d'utilisation, formules et fonctions. Ainsi que décrit en Figure 1, un tableur permet d'organiser des données, de faire des calculs sur ces données et de les représenter à l'aide de diagrammes. L'organisation des données est basée sur les notions de lignes et de colonnes ainsi que de cellules (une cellule étant l'emplacement défini par une colonne et une ligne). Sur l'exemple de la Figure 1, la cellule F12 est l'emplacement défini par la colonne F et la ligne 12. A cet emplacement est visible la donnée 0,033. Cette donnée a été calculée par une formule, F11 / ( F10 * 1000) qui indique que la compression d'un fichier (ici opera.rft) est calculée en divisant la taille du fichier opera.rtf en Mo par la taille du fichier compressé opera.zip en Mo. Les calculs font appel à l'écriture arithmétique (avec les opérations + - * et /) ainsi qu'à des fonctions ; le tout permettant de définir des formules de calcul qui peuvent être répétées sur plusieurs cellules du tableur. La puissance de travail fournie par les tableurs consiste en un «recalcul» automatique de toutes les formules lorsque l'on change les valeurs de certaines cellules. En utilisant un tableur, il est aussi possible d'illustrer les données sous formes de diagrammes ; ceci fait l'objet du TD 4. 2, ,033 opera.rtf (en Mo) opera.zip(en Ko) compression cellule (emplacement) F12 formule de calcul contenu (visible) 0,033 F11 / (F10 * 1000) Figure 1: Organisation d'un tableur (lignes, colonnes, cellules, voir marquage bleu) ; définition des formules (voir marquage rouge), les divers points de vue sur une cellule (voir exemple en turquoise). Manipulations de base sur un tableur Nous allons détailler les principales actions qui peuvent être faites avec un tableur. La première série d'actions concerne les cellules : saisir et modifier le contenu d'une cellule ; copier/coller le contenu de cellules ; effacer le contenu de cellules ; formater des cellules. La seconde série d'opérations concerne les lignes et colonnes dans leur ensemble : ajouter, supprimer, formater des lignes ou des colonnes.

2 Saisir et modifier le contenu d'une cellule : il faut tout d'abord sélectionner avec la souris la cellule concernée. La saisie se fait directement dans la cellule, la modification se fait dans la zone d'édition (voir marquage rouge en Figure 2). Figure 2: Zones de saisie (en bleu) et de modification (en rouge) du contenu d'une cellule. Copier/coller le contenu de cellules : il faut tout d'abord sélectionner avec la souris les cellules à recopier (voir marquage bleu en Figure 3). Il est alors possible de sélectionner la zone sur laquelle doit se faire la recopie (voir marquage rose sombre en Figure 3) avant de coller. Il est aussi possible -et beaucoup plus facile- de sélectionner seulement la cellule en haut à gauche de la zone de recopie avant de coller (voir marquage orange en Figure 3). copier / coller - sélectionner la zone à copier - copier - sélectionner la zone pour coller - coller Figure 3: Copier /coller de cellules. zone exactement similaire (même nombre de lignes et de colonnes) seulement la cellule en haut à gauche (à partir de laquelle la zone sera calculée) Une autre méthode appelée (glissement) permet aussi de recopier le contenu d'une cellule sur plusieurs autres. Il faut utiliser pour cela le petit point noir qui est visible en bas à gauche d'une cellule sélectionnée (voir Figure 4). Cette action de glissement est un peu plus complexe. En effet,

3 comme décrit en Figure 4, si la cellule que l'on fait glisser contient une formule, c'est la formule qui est recopiée. Dans l'exemple en bleu, la formule qui consiste à multiplier par 2 la cellule précédente est recopiée. Si aucune formule n'a été définie sur la cellule qui est glissée, c'est une formule «par défaut» qui consiste à ajouter 1 qui est utilisée ; voir exemple en marron. Lorsqu'il s'agit de cellules contenant du texte, celui-ci est reproduit sans modification ; voir exemple en orange. cellule (emplacement) formule de calcul contenu point pour «glisser» - la formule, s'il y en a une (par exemple, la formule «*2» donne 4, 8, 16...) - une formule par défaut qui est «+1» (par exemple 1, 2, 3, 4...) - le texte non modifié (par exemple a) Figure 4: Utilisation du glissement : recopie d'une formule existante en bleu, recopie de la formule par défaut "ajouter 1" en marron, recopie de texte en orange. Effacer le contenu de cellules : il faut sélectionner les cellules puis utiliser le menu «EDITION /SUPPRIMER DU CONTENU». Il est alors nécessaire de choisir ce qui va être supprimé : le contenu seul, les formules existantes dans les cellules, etc. Figure 5: Menu pour la suppression du contenu de cellules. Formater des cellules : permet d'une part de fusionner des cellules (constituer une seule «grande cellule» en en regroupant plusieurs ; voir par exemple la cellule double qui contient «fichier ou dossier» en Figure 6) et, d'autre part, de modifier l'apparence des cellules. Pour fusionner des cellules il faut les sélectionner et utiliser le menu «FORMAT / FUSIONNER LES CELLULES». Pour formater des cellules, il faut les sélectionner et utiliser le menu «FORMAT / CELLULES». Il est alors possible de choisir la police, les effets de caractères, l'alignement, une éventuelle bordure et un arrière-plan. Pour les bordures, deux des bordures prédéfinies sont particulièrement utiles : la

4 bordure qui traite toutes les lignes du tableur (intérieures et extérieures) ; la bordure qui ne traite que les lignes extérieures (voir cadre jaune clair de la Figure 6). Pour les cellules contenant des valeurs numériques, un menu «NOMBRES» (voir cadre marron de la Figure 6) est disponible. Il permet en particulier de choisir le nombre de décimales qui doivent être affichées. Ajouter des lignes ou des colonnes : il faut sélectionner autant de lignes ou de colonnes que l'on souhaite en ajouter puis utiliser le menu «INSERTION / LIGNES» ou «INSERTION / COLONNES». Les lignes ou colonnes ajoutées sont placées avant celles qui ont été sélectionnées. Voir partie gauche de la Figure 7. Formater des cellules FUSIONNER - sélectionner - format / fusionner des cellules FORMATER - sélectionner - format / cellules nombres police, effet de caractères alignement bordure et arrière-plan bordure et lignes intérieures bordure sans modifier les lignes intérieures Figure 6: Formatage de cellules : au dessus de la ligne bleue se trouve le tableur avant formatage ; en dessous la version formatée. Les cadres dans la partie basse de la figure présentent respectivement le menu utilisé pour les bordures (cadre jaune) et le menu utilisé pour les nombres (cadre marron). Supprimer des lignes ou des colonnes : il faut sélectionner les lignes ou les colonnes à supprimer puis utiliser le menu «EDITION / SUPPRIMER DES CELLULES». Pour sélectionner des zones non contigues, il faut utiliser la touche «CTR». Voir Figure 7. Formater des lignes ou des colonnes : il faut sélectionner les colonnes à formater puis utiliser le menu «FORMAT / COLONNES». Pour les colonnes, il est alors possible de choisir la largeur de la colonne ; voir Figure 7. Il en est de même pour la ligne et sa hauteur.

5 AJOUTER DES COLONNES : - sélectionner des colonnes (2) - INSERTION / COLONNES SUPPRIMER DES LIGNES : - sélectionner des lignes - EDITION / SUPPRIMER DES CELLULES touche CTRL pour sélectionner des cellules non contigues FORMATER DES COLONNES (largeur) : - sélectionner des colonnes - FORMAT / COLONNE 2 colonnes AVANT Figure 7: Travail sur des lignes et des colonnes entières : exemple de l'ajout de colonnes (voir partie gauche) ; exemple de la suppression de lignes (voir partie droite en haut) ; exemple du formatage de colonnes (partie droite en bas). Formules et fonctions pour les calculs Une formule permet de calculer une nouvelle information en utilisant les données présentes dans le tableur. Une formule est définie dans une cellule ; elle est écrite à l'aide d'autres cellules du tableur. Les cellules utilisées sont indiquées par leur emplacement (par exemple E3 ou D4). Dans l'exemple donné en Figure 8, le contenu de la cellule E3 (mesure de la compression) est défini par une formule qui divise la taille du fichier compressé (cellule C3) par la taille du fichier initial (cellule B3). Ainsi que nous l'avons vu, lorsque l'on fait glisser une cellule contenant une formule, c'est la formule qui est recopiée. Cette recopie s'accompagne d'une «traduction simultanée» dans la mesure où les emplacements utilisés sont modifiés. Dans l'exemple donné en Figure 9, la formule «diviser le contenu de C3 par le contenu de B3» définie dans E3 est traduite lorsqu'on la fait glisser en E4 en remplaçant la ligne 3 par la ligne 4. La formule traduite est alors «diviser le contenu de C4 par le contenu de B4». La définition d'une formule est similaire à la définition du mouvement d'une pièce sur un échiquier : elle indique un modèle de calcul qui peut être déplacé sur tout le tableur. Ce mécanisme de traduction-glissement de formule est particulièrement efficace. Nous allons cependant en voir immédiatement les limites. La Figure 10 présente un exemple de tableur pour le calcul de notes (une moyenne devant être calculée à partir de notes auxquelles sont attribuées des coefficients).

6 taux de compression (version 1) : taille initiale divisée taille compressée taux de compression (version 2) : 1 taux version 1 - objectif : calculer une nouvelle information à partir des données présentes dans le tableur taux de compression tailles du fichier initial et du fichier compressé utilise FORMULE est définie dans une CELLULE DU TABLEAU CELLULES DU TABLEAU E3 B3 C3 F3 Figure 8: Mécanisme de base des formules. E3 glissée dans utilise FORMULE CELLULE DU TABLEAU CELLULES DU TABLEAU AUTRES CELLULES définie dans une définie dans E3 B3 C3 glissée dans E4 B4 C4 et automatiquement «re-définie» Figure 9: Le glissement de formule.

7 Le glissement des formules... comme la définition du mouvement d'une pièce sur un échiquier définie dans F17 en faisant glisser la formule sur F18 on utilise C17 et C15 C18 et C16 D17 et D15 D18 et D16 E17 et E15 E18 et E16 C15 D15 E15 une ligne en dessous Que faire? Figure 10: Lorsque la traduction de formule lors du glissement manque de subtilité. La formule définie pour la ligne 17 (dans la cellule F17) utilise les cellules C17, D17, E17 qui contiennent les notes ainsi que les cellules C15, D15 et E15 qui contiennent les coefficients. Lors de la traduction de la formule pour la ligne 18, les notes sont bien prises dans les cellules C18, D18, E18 mais la traduction brutale des cellules contenant les coefficients produit une erreur de calcul car les cellules C15, D15 et E15 sont vides. Il est donc nécessaire de bloquer la traduction automatique lorsque des cellules utilisées dans la formule sont les mêmes pour toutes les lignes. Ceci est possible en mettant un $ devant le numéro de ligne qui ne doit pas être modifié lors de la traduction ; voir Figure 11. Il est aussi possible de bloquer la traduction des lettres désignant les colonnes, en mettant un $ devant la lettre. Pour gagner du temps et faciliter l'écriture des formules, des fonctions de calcul sont prédéfinies. Vous aurez à utiliser au moins les fonctions somme et moyenne. Vous pouvez trouver une liste des fonctions disponibles dans le document indiqué en Figure 12. Pour placer une fonction dans une formule, vous devez : écrire le nom de la fonction puis «(». Il faut alors sélectionner avec la souris les cellules concernées puis écrire la parenthèse fermante «)». La Figure 12 présente une exemple d'utilisation des fonctions somme et moyenne.

8 Le glissement des formules... en gardant certaines lignes pour glisser sans changer une ligne : mettre un $ devant le numéro de ligne il faut garder la ligne 28 C$28 D$28 E$28 formule définie ligne 30 formule glissée ligne 31 formule glissée ligne 32 =(C30*C$28 +D30*D$28 +E30*E$28)/(C$28+D$28+E$28) =(C31*C$28 +D31*D$28 +E31*E$28)/(C$28+D$28+E$28) =(C32*C$28 +D32*D$28 +E32*E$28)/(C$28+D$28+E$28) pour glisser sans changer une colonne : mettre un $ devant la lettre de colonne Figure 11: Blocage du mécanisme de traduction lors du glissement d'une formule. Les fonctions : pour gagner du temps on peut remplacer par C49+D49+E49 (C49+D49+E49)/3 pour utiliser des fonctions = nom de la fonction ( sélectionner avec la souris les cellules concernées ) il existe de nombreuses fonctions... voir par exemple - F. Guillot ( «Résumé des formules et fonctions de base dans les tableurs» Figure 12: Utilisation de fonctions pour les calculs.

9 Remarque sur l'écriture des formules L'ordre de calcul d'une formule respecte les règles de priorité des opérateurs arithmétiques. Les opérateurs les plus prioritaires sont * et / ; les opérateurs + et ont une priorité faible. Les calculs sont effectués de gauche à droite pour un même niveau de priorité. Dans l'exemple donné en Figure 13, les opérations les plus prioritaires * et / sont donc effectuées en premier et de gauche à droite : la multiplication (en rouge) d'abord puis la division (en vert). Les additions sont ensuite effectuées. Chaque opération s'effectue sur les valeurs qui sont à sa gauche et à sa droite immédiates. Si on ajoute des parenthèses, une opération qui doit s'effectuer mais qui a à sa gauche une parenthèse (comme dans l'exemple en partie droite de la Figure 13) doit «attendre» que soit effectuée l'opération dans la parenthèse. Ceci permet de contourner les règles de priorité des opérateurs. Attention Ordre de calcul d'une formule : - niveaux de priorité : priorité de «* et /» sur «+ et -» - de gauche à droite dans un même niveau - pour «modifier» l'ordre de calcul il faut utiliser des parenthèses * 6 / (2 + 4) * 6 / Quel parenthésage pour la note de traitement de texte? ie1 + ie2 + ie3 / 4 + exam * 16 / 20 Figure 13: Règles de priorité des opérateurs et utilisation de parenthèses.