Attaché(e) de gestion dans une structure de direction CQPM 0089

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1 Attaché(e) de gestion dans une structure de direction CQPM 0089 Public concerné Attachée de gestion, Assistant(e) polyvalent(e), Assistant(e) de direction, Chargé(e) d accueil, Secrétaire commercial(e) débutant dans le poste ou personne souhaitant se qualifier et/ou perfectionner sa pratique Durée : à déterminer Coût : nous consulter Objectifs du stage Organiser et coordonner sur un plan administratif les activités de son responsable et celles du service Concevoir et mettre en place toutes procédures et outils de gestion administrative inhérents aux domaines liés à l activité du service Collecter, organiser et répartir l information liée à l activité du service et de son responsable Gérer sur un plan opérationnel les actions qui relèvent de son périmètre et suivre les dossiers correspondants Assurer l interface avec les interlocuteurs internes et externes du service et son responsable Méthode et moyens Apports théoriques, Exercices pratiques, jeux de rôle téléphoniques, ou face à face, étude de cas Partage d expériences grâce au mixage des publics EVALUATION PRE FORMATIVE 1 JOUR Positionnement sur le référentiel, tests bureautiques, évaluation en anglais, et évaluation de la motivation à suivre le parcours. SOCLE INDUSTRIEL DE BASE 6 JOURS Module 1 : La mesure économique de l'entreprise : coûts et chiffrages (2 jours) Introduction à la macro-économie La mesure économique de l entreprise : au niveau de l entreprise (compte de résultat, bilan, tableaux de bord financier) ; au niveau des services Le positionnement de l entreprise vis-à-vis de la concurrence (coût de revient, prix de vente, valeur ajoutée, délais, etc.) Module 2 : Initiation à la gestion industrielle (1 jours) Les différentes fonctions de l entreprise : rôles et interdépendances Les organisations du travail : service client, flexibilité, réactivité, flux et cycles L organisation de la production et les outils utilisés : ERP ou équivalent, PIC, PDP, ordonnancement, stocks, encours,

2 Module 3 : Qualité et prévention (1 jour) La qualité : but et enjeux, principes du management de la qualité, non-conformités, rôle qualité des opérateurs de production Le système de management de la qualité : l approche processus, le système documentaire Les notions de législation et de règlementation en matière de sécurité et de conditions de travail L obligation d évaluation des risques pour la sécurité et la santé des salariés Organisation de la prévention dans l entreprise (principes généraux de prévention, document unique, plan de prévention...) Les acteurs de la prévention Module 5 : Sensibilisation au LEAN (1 jour) Historique, théorie générale de la démarche LEAN et les outils principaux Module 6 : Savoir communiquer et travailler dans une équipe multidisciplinaire (1 jour) Sensibilisation à la communication et à l information Connaissance de son style et des autres styles pour adapter sa communication Les difficultés de la communication L écoute et le questionnement La place accordée aux priorités de chacun L empathie dans la communication Faire une demande sur le mode convivial Savoir donner son avis Savoir faire une proposition et l argumenter Le processus de résolution SAVOIRS TECHNOLOGIQUES 18.5 JOURS Module 7 : Optimiser l accueil physique et téléphonique de l entreprise - (2 jours) La communication et la relation en face à face Les relations téléphoniques Les situations particulières Module 8 : Communication écrite Prise de note, compte-rendu - (2 jours) La prise de note en réunion Le tri et l analyse des informations recueillies Construire une synthèse Choix d un plan pour le compte rendu ou le rapport La rédaction du compte rendu ou la note de synthèse Module 9 : Courrier et image de l entreprise - (2 jours) Identifier ses forces et ses difficultés Rendre ses écrits percutants et faciles à lire S adapter à son interlocuteur Rédiger les s et des messages Intranet

3 Module 10 : Outils et méthodes d organisation - (2 x 2 jours) La coordination des activités de service Documents disponibles pour le service, mis à jour régulièrement et transmis, conservés et archivés Le suivi des activités du service Organiser le classement Poser un diagnostic : les différents chapitres Concevoir un plan de classement : alphabétique, numérique, chronologique Choisir un plan de classement : valider auprès de tous les utilisateurs du service Archiver : définir une régularité d archivage Gérer le temps et les activités du service Planifier les activités, analyser et visualiser les tâches, Elaborer un planning Travailler en équipe Module 11 : Le traitement de texte Word 2007 perfectionnement - (2 jours) Rappel des fonctions de base Mise en forme de texte Mise en page et impression du document Les tableaux Structuration de long document Module 12 : Le tableur Excel 2007 perfectionnement - (2 jours) Rappels des bases La mise en forme conditionnelle avancée Calculs et fonctions Complément sur les graphiques Base de données Les tableaux croisés dynamiques L impression Protéger les éléments d une feuille ou d un classeur Les macros enregistrées Module 13 : La base de données Access (4 jours) Mais avant tout quels sont vos objectifs? Définitions / Termes utilisés Les Composants d Access Ouvrir / Fermer Access Comment démarrer ma base? Relations entre les tables Les Etats Les Requêtes Formulaire de saisie Les tables Module 14 : Des outils pour s organiser - (0.5 jour) Le calendrier et la gestion des taches sur Outlook Des outils sur Internet

4 SAVOIRS TRANSVERSES 14 JOURS Module 15 : Améliorer sa pratique du français écrit - (2 jours) Identifier ses forces et ses difficultés: Rendre ses écrits percutants et faciles à lire S adapter à son interlocuteur Module 16 : Communication et travail d équipe - (2 jours) Comprendre la communication Les principes de la communication efficace La pratique de l écoute Les différents types de communication Le langage non verbal Les différents types de communication Module 17 : Gestion du temps et des priorités - (2 jours) La réflexion sur le temps L analyse critique de son temps Chasser les voleurs de temps Définir ses objectifs Planifier par écrit Plan de journée Détermination des priorités Savoir déléguer Module 18 : Méthode et outils de résolution de problème (1 jour) Préambule à la démarche présentation des outils associés Module 19 : Anglais (2 jours) Accueil physique des visiteurs anglophones -(0.5 jour) Salutations Formules de politesse Orienter et renseigner le visiteur Accompagner le visiteur Communication orale au téléphone (0.5 jour) Les expressions types pour le téléphone : faire préciser l identité de l interlocuteur, épeler un nom, faire patienter, filtrer les appels Se présenter, présenter son service ou sa société Comprendre et transmettre un message Prendre ou reporter un rendez-vous Traiter les commandes : du devis jusqu au règlement de la facture Assurer le suivi de la relation client Présenter à un client l activité de la société et les services dont il peut bénéficier

5 Communication écrite -(0.5 jour) et médias sociaux Courriers et fax Jeux de rôles et mises en situation -(0.5 jour) Module 20: projet tutoré (2 jours) Module 21: Word : améliorer ses présentations écrites - (1 jour) Rappel des fonctions de base Mise en forme de texte Documents longs Mise en page complexe et structuration Module 22 : Powerpoint : améliorer ses présentations orales - (1 jour) Se familiariser avec l'environnement Microsoft Powerpoint Gérer les présentations Concevoir des diapositives Enrichir les diapositives avec des objets supplémentaires Organiser les diapositives Gérer son plan : utiliser le mode Plan Mettre en forme les diapositives Animer le diaporama pour le dynamiser Projeter un diaporama Créer des documents associés au diaporama CERTIFICATION (1 jour) MODULES OPTIONNELS SERVICE RH Les bases de la paie - (2 jours) Eléments du bulletin de paie Les différents modes de rémunération Décompter le temps de travail et le rémunérer Gérer les absences en paie Calculer les cotisations sociales obligatoires 7 JOURS Gestion De La Formation - (2 jours) Finalités de la gestion administrative et financière de la formation Impact des réformes sur la gestion administrative et financière de la formation La participation financière de l entreprise L organisation du service formation La gestion financière du plan formation Les règles liées à la gestion administrative Le bilan formation

6 La qualité et la formation Le contrôle de la contribution La déclaration obligatoire Elaboration et mise en œuvre du plan Découverte du logiciel SAGE PAIE - (3 jours) L organisation de la paie La construction du plan de paie Le traitement Les virements de paie Les états Enregistrement de la paie SERVICE COMPTABILITE 3 JOURS Comptabilité : Les Bases (2 jours) Présentation des documents de synthèse Présentation du Plan Comptable Général Traitement des opérations achats, ventes, financières Journaux, balance, grand livre Autres produits et charges Immobilisations Analyse des difficultés rencontrées en entreprise, suite à l application des éléments de la 1ère partie Amortissements Provisions Régularisations des comptes Ecritures d inventaire Documents de synthèse Sage Compta (1 jour) Mise En Place Structure De La Comptabilité Générale Les Traitements Les Impressions La Maintenance Exporter SERVICE COMMERCIAL 3 JOURS Optimiser l activité d un service commercial- (2 jours) Les missions de l Assistant(e) Commercial(e) La communication interne au service des clients Les outils de pilotage de l activité commerciale

7 Participer à la fidélisation client (1 jour) Identifier le positionnement de son entreprise Identifier les attentes et les besoins de ses interlocuteurs (internes et externes) Suivre l actualité du marché Recherches de prospects Benchmark, analyse des concurrents Collecte des informations utiles Organiser et mettre à jour les fichiers : prospects et clients LANGUES A DETERMINER E-learning : un parcours de formation avec une mise à disposition d une plateforme sur un an Business langue : déjeuners en anglais sur des thèmes d actualité Séances individuelles SERVICE QUALITE Méthodologie de l Audit Qualité selon la norme (2 jours) Connaissance du référentiel interne de l entreprise Manuel Qualité et politique. Procédures et autres exigences. Programme qualité, objectifs et indicateurs Finalités de l audit interne. Définition auditeurs et audités. Etapes détaillées de l audit interne 3 JOURS Conformément à la législation sur la Formation Professionnelle Continue, lors de la clôture de la formation, un questionnaire d évaluation est remis aux participants ainsi qu un Certificat de Stage mentionnant les résultats de l évaluation.