Administration : rapport de situation

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1 COMITÉ DU PROGRAMME, DU BUDGET ET DE L ADMINISTRATION DU CONSEIL EXÉCUTIF Dix-huitième réunion Point 4.1 de l ordre du jour provisoire EBPBAC18/2 8 mai 2013 Administration : rapport de situation Rapport du Secrétariat 1. Le présent document fait la synthèse des progrès accomplis par le Secrétariat depuis la dix-septième réunion du Comité, en janvier 2013, concernant plusieurs questions administratives et de gestion. En particulier, ce rapport fait le point de la situation concernant le projet de mise à niveau du Système mondial de gestion. Il donne également une vue d ensemble concernant la situation du Fonds pour le développement du personnel et, à la demande des États Membres, il examine la question du niveau de financement de la Région des Amériques. MISE À NIVEAU DU SYSTÈME MONDIAL DE GESTION 2. La Figure 1 ci-dessous indique l état d avancement du projet (à la mi-mars 2013). Le calendrier tient compte de la forte charge de travail au cours des réunions des organes directeurs en mai. En effet, alors que les tests d acceptation par les utilisateurs seront achevés fin avril 2013, le lancement officiel de la nouvelle version a été fixé au 5 juin Figure 1. Phases et statut du projet de haut niveau Phase du projet % achevé Avril Mai Juin Juil. Août Sept. Oct. Nov. Déc. Janv. Fév. Mars Avril Mai Juin Mise à niveau technique du GSM (version 12) 1. Plan Conception de la solution Construction et test Opérations de l administrateur des bases 85 de données 5. Tests d intégration système Tests d acceptation par les utilisateurs Issue des tests d acceptation par les 0 utilisateurs 8. Planification et mise en œuvre du 50 basculement 9. Mise en service 0 Amélioration concernant l allocation pour frais d études des enfants 1. Conception de la solution Construction et test Tests d intégration système 100 Amélioration pour les traducteurs et les réviseurs 1. Conception de la solution Construction et test Tests d intégration système 100 Achevé En cours Date actuelle

2 3. La nouvelle version du Système mondial de gestion correspond à une mise à niveau technique, qui aura le moins de conséquences possible sur les fonctionnalités ou les processus administratifs en place. Cette mise à niveau technique est nécessaire pour que l OMS puisse continuer à bénéficier, de la part du fabricant, du plus haut niveau d appui et de tous les nouveaux progrès technologiques. 4. Plusieurs améliorations ciblées ont été initialement proposées parallèlement à la mise à niveau technique du système. Les modifications sont les suivantes : a) une meilleure intégration du Système mondial de gestion et du système de gestion des documents d archives afin de connecter les deux systèmes sans problème et de faciliter ainsi le chargement, le classement et le stockage des documents ; et b) la simplification de l interface utilisateur et des procédures concernant l allocation pour frais d études des enfants, et l intégration automatique facilitée avec l état de paie. 5. En raison des difficultés techniques rencontrées et de leur impact sur le calendrier du projet, l intégration prévue du Système mondial de gestion et du système de gestion des documents d archives a été exclue du projet. Cette question est actuellement réexaminée ; un projet indépendant va être lancé pour une évaluation des besoins du Secrétariat en termes de documents d archives et la formulation de recommandations en vue de trouver d autres solutions pour que l intégration puisse avoir lieu. Dans tous les cas, cette initiative devrait suivre le lancement de la nouvelle version. 6. L autre modification proposée celle concernant le module relatif à l allocation pour frais d études des enfants est en bonne voie. Pour aider le personnel à tirer pleinement parti de la mise à niveau, un module d autoformation en ligne est également en cours d élaboration. L approche adoptée pour ce module offre l occasion d étudier des possibilités de formation d un meilleur rapport coût/efficacité que les méthodes traditionnelles face à face. 7. La phase des tests d acceptation par les utilisateurs est en cours. Ces tests exigent beaucoup de travail et un haut niveau de coordination car ils sont effectués simultanément dans toutes les Régions, au Centre mondial de services et au Siège. Les experts concernés et des utilisateurs finals du Système ont participé au test de la nouvelle version. Les tests d acceptation par les utilisateurs doivent être concluants avant que la nouvelle version ne puisse être lancée. 8. L impact probable de la mise en œuvre du projet de douzième programme général de travail et de l exécution du projet de budget programme sur le cadre de gestion axé sur les résultats a été analysé. En particulier, l introduction d une nouvelle terminologie (par exemple «catégorie», «réalisation», «produit») aura une incidence sur l administration des programmes, par exemple sur la planification stratégique et opérationnelle, la gestion et le suivi des plans de travail et l établissement de rapports et modifiera aussi la terminologie utilisée sur certains formulaires et rapports dans la version actuelle du Système mondial de gestion. 9. Suivant l avis du Corps commun d Inspection, 1 le Secrétariat commence à planifier, à plus long terme, la simplification et la poursuite de l optimisation des processus après le lancement de la version 12 («transformation du GSM»). Il s agit globalement de rendre le système moins complexe et plus convivial et de faire des économies sur l appui et la maintenance. 1 Document JIU/REP/2012/6 «Examen de la gestion, de l administration et de la décentralisation à l Organisation mondiale de la Santé (OMS) Partie I». 2

3 DÉVELOPPEMENT ET FORMATION DU PERSONNEL 10. Depuis 2009, le Secrétariat envisage l apprentissage sous un angle mondial, en privilégiant la conception et la mise en œuvre d activités pertinentes pour plusieurs unités de l Organisation ou un public cible à différents endroits. Les activités de formation à l échelle mondiale englobent le programme destiné aux nouveaux chefs de bureau de l OMS dans les pays, les territoires et les zones, un programme axé sur les pays, pertinent pour les politiques, les stratégies et les plans sanitaires nationaux et des programmes de développement des compétences, y compris en matière de communication et de négociation. 11. Pour faciliter la mise en œuvre et le suivi des activités de formation à l échelle mondiale, l OMS va lancer en 2013 une plate-forme d apprentissage en ligne et un système de gestion des apprentissages. Grâce à ces outils, tous les membres du personnel de l OMS auront accès à des possibilités d apprentissage en ligne, il sera possible d effectuer un suivi et d établir des rapports à l échelle mondiale et on disposera d une approche normalisée pour l évaluation. La conception du système s inspire pour l essentiel des plates-formes d apprentissage en ligne qui existent déjà dans d autres institutions des Nations Unies. Une équipe chargée de ce projet, composée de membres de l Équipe mondiale de gestion de l apprentissage et de la performance, du réseau régional de développement du personnel et du Département Technologies de l information et télécommunications et de représentants des unités techniques chargées de questions sanitaires, prépare déjà le lancement de cette plate-forme. 12. En 2012, le Comité d apprentissage mondial a approuvé une série de principes pour recenser les formations obligatoires. Si un cours est considéré comme étant obligatoire, c est qu il a été jugé pertinent pour l Organisation et le travail des membres du personnel, qui seront donc tenus de le suivre. Ces principes prendront effet après le lancement du système de gestion des apprentissages à l OMS. Des programmes de formation obligatoire du personnel seront progressivement introduits et ils engloberont certains modules de formation au GSM ainsi que le cours «New@WHO», destiné à tous les nouveaux membres du personnel. 13. Les activités de développement du personnel sont financées par le mécanisme de prélèvement en rapport avec l occupation des postes. Sous l égide du Comité d apprentissage mondial, présidé par le Directeur général, 70 % du budget alloué est destiné à des activités de formation au niveau mondial (par exemple à la formation aux politiques, stratégies et plans sanitaires nationaux) et les 30 % restants vont à des programmes que chaque comité régional d apprentissage considère conne prioritaires. 14. Pour l exercice , une somme de US $14 millions provenant du prélèvement en rapport avec l occupation des postes a été allouée à des activités de développement du personnel. En février 2013, le taux d exécution correspondant à cette allocation était de 42 %. Comme lors d exercices précédents, le taux d exécution a été plus élevé au cours de la deuxième année en raison du mécanisme de déblocage des fonds. La somme allouée pour le développement du personnel est contrôlée par le Comité d apprentissage mondial et des rapports sont établis à l occasion des réunions du Comité, qui ont lieu deux fois par an. FINANCEMENT POUR LA RÉGION DES AMÉRIQUES 15. En janvier 2013, lors de sa cent trente-deuxième session, le Conseil s est inquiété du niveau actuel de financement et a demandé au Secrétariat de procéder à une analyse pour élucider les raisons des écarts entre les ressources disponibles dans les différentes Régions. 3

4 16. La Figure 2 ci-dessous indique le niveau de financement disponible par bureau au 30 septembre et la variation du pourcentage de financement disponible par rapport au budget programme Les informations budgétaires tiennent compte des contributions fixées et des contributions volontaires ; les montants indiqués pour la Région des Amériques ne correspondent qu à la partie du budget programme de l OPS et de la Région des Amériques qui concerne cette dernière. Figure 2. Ressources disponibles pour les programmes mondiaux de base, par bureau, au 30 septembre Milliers de US $ de l Afrique des Amériques de l Asie du Sud-Est de l Europe de la Méditerranée orientale du Pacifique occidental Budget programme approuvé (milliers de US $) Fonds disponibles (milliers de US$) Fonds disponibles (%) 65 % 61 % 67 % 80 % 93 % 96 % 90 % Siège 17. La Figure 3 ci-dessous contribue à expliquer les raisons de ces variations car elle donne une vue d ensemble des ressources disponibles par type (contributions fixées et contributions volontaires) et en précisant si elles ont été mobilisées par le Siège ou par les Régions. jour». 1 Initialement présenté dans le document EB132/25 intitulé «Exécution du budget programme : mise à 4

5 Figure 3. Ressources disponibles pour les programmes mondiaux de base, par bureau et source de fonds, au 30 septembre Milliers de US $ de l Afrique des Amériques de l Asie du Sud-Est de l Europe de la Méditerranée orientale du Pacifique occidental Contributions fixées Contributions volontaires (mobilisées par le Siège) Contributions volontaires (mobilisées par les Régions) Total Siège 18. Le niveau de financement disponible dans chaque bureau tient à la fois aux contributions fixées et aux contributions volontaires. Les contributions fixées sont approuvées en vertu d une résolution adoptée par l Assemblée mondiale de la Santé et les contributions volontaires sont mobilisées par le Siège ou par les Régions. 19. La Figure 3 montre que, dans le cas de la Région des Amériques, même si des contributions volontaires sont mobilisées à la fois par le et par l OPS, aucune des contributions versées à l OPS n est prise en compte dans les totaux de la Région. En d autres termes, contrairement à ce qui se passe pour les autres Régions, le montant indiqué pour la Région des Amériques ne représente que la partie des contributions fixées et des contributions volontaires mobilisées par le Siège. Ceci explique pourquoi le pourcentage de financement pour cette Région semble, dans la Figure 2, plus faible que pour d autres Régions. MESURES À PRENDRE PAR LE COMITÉ DU PROGRAMME, DU BUDGET ET DE L ADMINISTRATION 20. Le Comité du Programme, du Budget et de l Administration est prié de prendre note du rapport. = = = 5