Manuel d information Chargement de feuilles de temps Excel dans CATS

Transcription

1 Manuel d information Chargement de feuilles de temps Excel dans CATS ZCATSLOAD Objectif L objectif du chargement des feuilles de temps Excel est de permettre d entrer les données de temps dans SAP pour les écoles qui n auront aucun accès à SAP. Utilisez ce procédé pour préparer le fichier Excel pour le chargement. Déclenchement Seulement une semaine à la fois pourra être téléchargée dans CATS. Un fichier Excel sera donc requis pour chaque semaine de calendrier. Exécutez ce procédé quand le fichier Excel est prêt pour le chargement dans SAP. Conditions Préalables Le fichier Excel doit être complété avec toutes les données de présence et d'absence. Consultez le manuel d information : Saisie de feuilles de temps Excel saisie de données de temps pour plus des détails. Chemin de menu Aucun Code de transaction ZCATSLOAD Conseils utiles Le résultat du chargement du fichier Excel est le même que si les données étaient entrées directement dans CATS. Toutes les validations normalement effectuées dans CATS seront déclenchées, et le rapport avec les messages d'erreurs sera produit. Le manuel d information CATS, profil de saisie des données de temps, contient les détails des exigences. Ce manuel est utile pour comprendre les conditions requises aux données de temps avant de compléter le fichier Excel. Sauvegarder une variante de ZCATSLOAD contenant l information nécessaire pour charger votre fichier Excel. De cette façon, vous aurez toujours votre document de base prêt à être réutilisé. Un rapport avec le sommaire des résultats du chargement sera produit. Les lignes en erreurs seront identifiées avec l icône de lumière d'arrêt rouge et E dans la colonne de la description de l erreur. Tous les messages d'erreurs produits apparaitront dans les champs de message 1 à 8. Pour fin de vérification comptable, ce rapport est sauvegardé pour conserver l'historique du chargement de toutes les feuilles de temps. Les lignes sans erreur auront un icône de feu vert..

2 Pour sauvegarder seulement les dossiers erronés, on peut filtrer les résultats à partir de la colonne type d'erreur et filtrez par lignes où le code d erreur E apparaît. Ceci produira un fichier Excel qui pourra être rechargé une fois les erreurs corrigées. Les paramètres de Sécurité Macro d Excel doivent être mis à médium pour pouvoir exporter les résultats à un fichier Excel. Dans le menu d'excel, choisir Outils/ Options, cliquez sur l'étiquette de Sécurité, cliquez sur le bouton de Sécurité Macro et choisir médium. Cliquez sur l'étiquette des Sites de confiance et activer "Accès de confiance au Project Visual Basic». Toutes lignes vierges devraient être supprimées du fichier Excel avant le chargement dans SAP. Ceci permettra aux lignes du rapport de rendement de coïncider avec les lignes d'excel et facilitera la gestion d'erreur. Le chargement ne contient pas de formules logiques pour permettre de recouvrir, remplacer ou ajouter des heures aux heures existantes. Si des heures existent déjà dans CATS vous recevrez le message d'erreur Temps déjà saisi le <la date>. Si une correction doit être faite à cette entrée elle devra être faite manuellement dans CATS. Le matricule de l employé avec les données, telles que les catégories de présence et/ou d absence et les heures doivent être inscrites dans au moins un des champs. Si des informations manquent un message d'erreur sera produit et la ligne ne sera pas téléchargée. Le code de présence par défaut (0800) de SAP ne sera pas généré automatiquement. Consultez le manuel d information Saisie de temps avec Excel saisie de données de temps pour plus de détails sur la création des saisies hebdomadaires d'entrée de temps Consultez le manuel d information Chargement du fichier Excel dans CATS pour plus de détails. Pour déterminer si toutes les entrées ont bien été chargées dans CATS, exécutez la transaction CADO. Consultez le manuel d information Affichage des données de temps, pour plus de détails. La largeur de ce rapport ne vous permet pas de l imprimer à partir de SAP. Vous devez l exporter dans Excel, le sauvegarder puis l imprimer. Si vous choisissez l'icône d'impression dans SAP ou si vous fermez le rapport de SAP avant de sauvegarder le fichier EXCEL, toutes les informations seront perdues.

3 Procédé 1. Entrez le code de transaction ZCATSLOAD dans le champ de l écran SAP. 2. Clic Retour. Chargement d un fichier Excel dans CATS 3. Au besoin, compléter ou réviser les champs suivants : Nom de champ R/O/C Description Type de chargement R Détermine le type de chargement. Choisir le chargement régulier si ce sont des données hebdomadaires. Choisir le chargement par lots si ce sont des données pour une seule journée mais de plusieurs employés. Exemple : Régulier

4 Nom de champ R/O/C Description Profil de saisie de données R Détermine la méthode de saisie de données et la disposition de l'écran de saisie. Si le profil n'est pas connu cliqué sur à la droite du champ et faites votre choix à partir du menu déroulant. Exemple : SB Date de saisie des données R Cette date doit correspondre au JOUR 1 du fichier Excel. Pour un chargement régulier, la date de saisie doit toujours être un dimanche parce que la semaine de travail dans CATS a été configurée du dimanche au samedi. Si la date de saisie n'est pas un dimanche vous recevrez un message erreur «Date de saisie doit être un dimanche!» et le programme ne fonctionnera pas tant que la correction ne sera pas faite. Pour un chargement par lot, cette date doit correspondre au jour de la semaine pour lequel les données des feuilles de temps seront chargées. Sinon vous recevrez le message : «Date de saisie différente des heures saisies». La date de saisie par défaut sera toujours le dimanche précédant la date du système. Pour choisir la date cliquez sur, faite votre choix dans le menu déroulant et double-cliquez sur le dimanche qui correspond au JOUR 1 du fichier Excel. Exemple :

5 Nom de champ R/O/C Description Dernière ligne, fichier Excel R La dernière ligne de votre fichier Excel. La première ligne du fichier est l'entête et le programme est conçu pour ignorer cette ligne. Il traite chaque ligne suivante jusqu à la dernière ligne inscrite dans ce champ. Si vous inscrivez un nombre plus élevé que les lignes du fichier Excel, toutes les entrées seront traitées et les lignes vierges seront ignorées. Si vous écrivez un nombre moins élevé que le nombre de lignes dans le fichier Excel, seules les données jusqu'à cette ligne seront traitées. Exemple : 100 Mode simulation R L écran apparaîtra par défaut avec le mode de simulation. Si vous avez des erreurs et que vous n avez pas utilisé le mode simulation, ces erreurs ne seront pas téléchargées. Le programme peut être exécuté en mode de simulation autant de fois que vous le désirez. Le système par défaut transfère sur le mode de simulation. Exécutez d abord le programme de chargement en mode simulation pour vous assurez qu aucune erreur existe. Si des erreurs sont détectées faites les changements nécessaires et réexécutez «mode de simulation» jusqu'à ce qu il n y ait plus d erreurs. Nom du fichier Excel à charger R Le nom du fichier de données de temps Excel à charger. Inscrire le chemin et nom de fichier. Cliquez et faites le choix dans le menu déroulant. Exemple : c:\ week1.xls

6 Si vous entrez un chemin ou un nom de fichier incorrect ou introuvable ce message apparaitra.

7 Information 4. Pour toujours avoir un fichier avec la même présentation et prêt à utiliser, créez une variante. Clic pour sauvegarder.

8 ABAP : sauvegarde comme variante Avec l utilisation des variantes, il faut porter une attention particulière aux données de chaque champ. La date de saisie des données, la dernière ligne des données Excel et le nom du fichier peuvent devoir être changés chaque fois qu un chargement est exécuté. Portez attention à ces détails pour ne pas avoir des données en doubles ou incomplètes. 5. Choisir un nom pour votre variante. 6. Décrivez la signification de votre variante. 7. Clic pour sauvegarder la variante. Pour retrouver vos variantes, clic et la liste des choix disponibles apparaitra. Exemple de fichier Excel à produire :

9 Chargement d un fichier Excel dans CATS 8. Clic touche Retour pour vérifier que les données saisies à l'écran sont correctes. 9. Clic Exécuter le programme.

10 Chargement d un fichier Excel dans CATS 10. Vérifiez les erreurs. Les erreurs auront un icône de signal d'arrêt rouge et un E dans le champ de message. Les messages d erreurs se trouveront dans les champs de message 1 à 8 et peuvent être vus en défilant vers la droite. Ces données ne seront pas chargées dans CATS jusqu'à ce que l'erreur soit corrigée. Si aucune erreur n est produite, un icône de feu vert apparaîtra et le champ de Message 1, lira Aucune erreur trouvée. Le numéro des lignes du fichier Excel sont à gauche dans ce rapport d'erreur. Ceux-ci correspondront aux mêmes numéros de lignes du fichier Excel si aucune ligne vierge n a été laissée dans le fichier. Si le chargement est exécuté avec le Mode simulation, les données n ont pas été sauvegardées dans CATS. Les erreurs peuvent être corrigées dans le fichier Excel ou dans SAP si nécessaire. Le fichier peut être rechargé en entier jusqu'à ce que les erreurs soient toutes corrigées. Si le chargement est exécuté sans le Mode simulation, toutes les données avec des erreurs détectées ne seront pas chargées dans CATS. Ces erreurs peuvent être corrigées de deux façons : 1. Résoudre l'erreur et faire l'entrée directement dans CATS. 2. Résoudre l erreur et charger un nouveau fichier Excel avec les erreurs corrigées. Un fichier original ne doit jamais être rechargé plus d une fois en entier sans le mode simulation. Si des heures existent déjà dans CATS vous recevrez le message d'erreur «Temps déjà saisie <la date>». Si une correction doit être faite à cette entrée elle devra être faite manuellement dans CATS. 11. Une fois que toutes les erreurs sont corrigées, enlevez le crochet du mode simulation.

11 Compléter et réviser les champs suivants : Nom de champ R/O/C Description R L écran apparaîtra par défaut avec le mode de simulation. N'enlevez pas le crochet avant que toutes les erreurs soient corrigées. Assurez-vous que toutes les informations sont exactes avant d'exécuter le chargement sans le mode simulation. Le programme peut être exécuté en mode de simulation autant de fois que vous le désirez. En désactivant le mode de simulation, les erreurs ne pourront pas être détectées avant le chargement. Exemple : Cliquez dans la boîte pour enlever le crochet Le rapport d'erreur est lié directement aux transactions CAT2 (Données de feuille de temps) et PA30 (Gérer les données de bases). Si l utilisateur possède un niveau d autorité "Lecture seulement" les liens ouvriront les transactions CAT3 et PA20 respectivement.

12 Chargez le fichier Excel dans CATS Les messages d avertissement auront un icône de signal de feu jaune et un W dans le champ de message. Ces messages d avertissement se trouveront dans les champs de message 1 à 8 et peuvent être vus en défilant vers la droite. Les données avec un message d avertissement auront tout de même été chargées dans SAP. 12. Pour aller directement à la transaction CAT2, double-clique n'importe où sur une ligne, à part du matricule de l employé qui lui vous amènera directement à la transaction PA30.

13 Feuille de saisie de temps : Écran initial 13. Clic pour entrer et visionner les données qui ont été chargées. 14. Clic pour retourner au rapport de chargement du fichier Excel.

14 Chargez le fichier Excel dans CATS 15. Pour aller directement à la transaction PA30, cliquez sur le matricule de l employé.

15 Gérer données de base 16. Entrez le code de l'infotype que vous voulez vérifier. La transaction CAT6 devra être exécutée avant que les données qui viennent d être téléchargées dans CAT2 se retrouvent dans les Infotypes Absence ou Présence. Exécuter CAT6 avant d aller à PA30 si vous désirez voir ces données. 17. Clic pour retourner au rapport de chargement de temps. Pour sauvegarder seulement les dossiers erronés, on peut filtrer les résultats à partir de la colonne type d'erreur et filtrez par lignes où le code d erreur E apparaît. Ceci produira un fichier Excel qui pourra être rechargé une fois les erreurs corrigées. Les paramètres de Sécurité Macro d Excel doivent être mis à médium pour pouvoir exporter les résultats à un fichier Excel. Dans le menu d'excel, choisir Outils/ Options, cliquez sur l'étiquette de Sécurité, cliquez sur le bouton de Sécurité Macro et choisir médium. Cliquez sur l'étiquette des Sites de confiance et activer "Accès de confiance au Project Visual Basic». Sauvegarder seulement les données en erreur. Vous pouvez filtrer les données erronées et les inscrire dans un nouveau fichier qui pourra être rechargé à nouveau une fois que les erreurs auront été corrigées.

16 18. Clic Bouton Microsoft Excel. Ne pas choisir l'icône d'impression. Si vous choisissez l'icône d'impression au lieu d'exporter le fichier Excel vos résultats seront perdus. 19. Choisir Dossier Sauvegarder la copie Inscrivez le chemin et le nom de fichier que vous désirez sauvegarder. Résultats/après étapes Consultez le manuel d information: CADO - Affichage des données de temps Consultez le manuel d information: CAT4 Approbation des données de temps Consultez le manuel d information: CAT6 - Transfert des données de temps aux RH Consultez le manuel d information: PT60 - Exploitation des temps Commentaires

17 Cette page est intentionnellement laissée vierge.