CHAPITRE I er ACTES DU CONSEIL D ADMINISTRATION

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1 CHAPITRE I er ACTES DU CONSEIL D ADMINISTRATION TITRE I er PROCÉDURES APPLICABLES 1 - LES TRAVAUX PRÉPARATOIRES AU CONSEIL d ADMINISTRATION 1.1 Réunions des instances préalables au CA (Conseil Intérieur, Conseil de Perfectionnement, Conseil de Centre, Conseil des délégués, CHS, Conseil d Exploitation, Conseil d Atelier Technologique) L article R er alinéa du code rural prévoit que «le CA règle par ses délibérations les affaires de l établissement public local et des centres qui le constituent, après avis des conseils compétents et après avoir entendu le rapport du directeur de l EPLEFPA». Le directeur de l EPLEFPA veille en conséquence à mettre en œuvre la consultation préalable des conseils des différents centres de l EPLEFPA, pour toute décision intéressant la vie des centres. L article R ème alinéa du code rural prévoit que «Toute question inscrite à l ordre du jour et ayant trait aux domaines définis à l article R doit avoir fait l objet d une instruction préalable par les conseils compétents des centres dont les conclusions sont transmises au conseil d administration». L article R précité concerne les missions pédagogiques et éducatives des EPLEFPA Le directeur de l EPLEFPA veille donc, lors de la programmation et de l établissement de l ordre du jour des conseils d administration, au respect de cette instruction. L article R dernier alinéa du code rural prévoit que les différentes instances «crée[nt] toutes les commissions nécessaires à la vie intérieure du [des] centre[s]». 1.2 Préparation de l'ordre du jour et convocation du CA Le président du CA, sur proposition du directeur de l'eplefpa établit le projet d'ordre du jour de la séance. Le directeur de l EPLEFPA veille à ce que les questions inscrites aient été préalablement débattues dans les instances consultatives concernées. Le projet d'ordre du jour est envoyé aux administrateurs au moins dix jours (francs) avant la séance, avec la convocation et les documents préparatoires (Article R er alinéa du Code Rural). Un ou des administrateur(s) peut (vent), pendant ce délai, demander au directeur de l'eplefpa de proposer au président du CA d'amender l'ordre du jour transmis, en ajoutant une question. Le règlement intérieur du CA peut prévoir un délai minimal, en dessous duquel, la demande de modification de l'ordre du jour ne pourra aboutir. Cette demande de modification ne pourra pas aboutir si elle porte sur l'inscription d'un projet de délibération devant faire l'objet d'une consultation préalable (ex : conseil de centre). 1.3 Les documents préparatoires Doivent être transmis avec la convocation : Le rapport du directeur et des directeurs de chaque centre constitutif sur le fonctionnement des centres, Le compte rendu de la séance précédente du conseil d'administration, Les documents préparatoires budgétaires et financiers. Doivent être joints avec le Budget Primitif et les Décisions Modificatives (M99 Titre II Ch. 3) : Le projet de budget primitif ou modificatif et les états prévisionnels de recettes et de dépenses des centres, Le calcul de l'équilibre réel des opérations de fonctionnement et en capital (M99 modèles p 404 à 407 du titre III-), La notice explicative (M99 Titre II Ch. 4) Réseau des attachés en SRFD octobre 2010

2 Le rapport du directeur et des directeurs de chaque centre constitutif sur le fonctionnement des centres, L'état des effectifs de personnels avec indication des charges salariales et sociales afférentes (seulement pour le BP), La prévision d'utilisation du produit de la taxe d'apprentissage. Doivent être joints avec le compte financier (M99 Titre II Ch. 7) : Une synthèse du compte financier, comportant notamment les tableaux récapitulatifs, le tableau d exécution des opérations de l exercice et le bilan de chaque centre, Le rapport de l'ordonnateur sur le compte financier, Le tableau d'évolution du fonds de roulement sur les 5 dernières années, La ou les liste(s) des personnels rétribués sur les différents centres (affectation et emploi, rémunération, charges sociales, impôts, ) L état d'utilisation de la taxe d'apprentissage. Dans un souci d information des administrateurs, il est utile que soient transmis tout élément pertinent pour éclairer leurs décisions. Le jour de la séance, il est admis que des documents corrigés soient remis aux membres du CA. En dehors de cette hypothèse et sauf cas de force majeure, aucun document appartenant à la liste précitée ne peut être remis en séance. Toute remise de document en séance ainsi que toute modification de document doivent être précisées dans le compte rendu de séance. Ces diverses modalités peuvent faire l objet d un développement dans le règlement intérieur du C.A. (RICA). 2 - ÉLABORATION, ADOPTION ET PUBLICATION DES ACTES DU CA 2.1 Déroulement de séance du CA Le président du CA ouvre la séance et constate le quorum. Il présente ensuite l ordre du jour et fait savoir s'il donne ou non suite à d éventuelle demande de modification dont il aurait été saisi. Le directeur de l'eplefpa ne peut, le jour de la séance, demander au président la modification de l'ordre du jour, sauf cas de force majeure. En l absence d information préalable des administrateurs, une question diverse déposée en début de séance ne peut pas donner lieu à un acte décisoire. Une fois adopté par le conseil, l'ordre du jour ne peut plus être modifié. 2.2 Présentation des délibérations Lorsqu une délibération doit être précédée d'un avis rendu par une instance consultative (ex : conseil de perfectionnement, conseil des délégués élèves, conseil intérieur, ) cet avis, son sens, ainsi que la date de son émission doivent clairement figurer sur la délibération (sous forme de visa particulier). L'omission de consultation préalable dans le cas d avis requis obligatoirement, aurait pour effet d'entacher l'acte d'un vice de procédure le rendant illégal. Lorsque la délibération renvoie à une pièce, il est indispensable de l'annexer à celle-ci, dans la mesure où cette pièce est considérée comme faisant partie intégrante de l'acte. Inversement les décisions prises par le directeur sur la base d'une délibération du CA n'ont pas à être jointes à l'acte (ex : contrat de travail conclu sur la base de la délibération créant l emploi budgétaire). 2.3 Adoption des délibérations La pratique consistant à faire adopter globalement, l'ensemble des actes soumis au CA en fin de séance est illégale. Le vote doit intervenir pour chaque délibération présentée. Le compte rendu de séance doit préciser les modalités relatives au vote des actes. Le vote à bulletin secret est de droit s'il est demandé par un sixième au moins des membres présents du CA ; toute décision concernant les personnes doit être prise à bulletin secret, sont interdites les délibérations relatives à la manière de servir des agents de l Etat et de la Région. 2.4 Publication des délibérations Réseau des attachés en SRFD octobre 2010

3 La publication des délibérations du CA (exception faite de celles formulant des vœux) doit être faite à l'issue du délai au terme duquel celles-ci deviennent exécutoires. Faute d'être publiées, les délibérations sont inopposables aux tiers. Pour satisfaire à cette exigence de publicité, il est recommandé aux établissements d'afficher simplement le relevé de délibérations dans un lieu accessible à tous (au moins un affichage par site géographique), en indiquant la personne à contacter pour consulter le ou les actes concernés, ces différentes modalités peuvent faire l objet de précisions au RICA. 3 - TRANSMISSION ET EXÉCUTION DES ACTES DU CA voir tableaux «Contrôle des actes des EPLEFPA» 3.1 Transmission des actes A l issue du CA, il appartient au directeur de l'eplefpa de transmettre aux différentes autorités les actes du CA. En sa qualité de représentant de l Etat, il doit signaler à l autorité chargée du contrôle de légalité, les illégalités qu'il décèle dans les actes transmis, et faire état des conditions de déroulement de la séance qui n'auraient pas déjà été relatées dans le compte rendu de séance. Doivent être transmis : Le rapport annuel du directeur (cf. T II 2.3), Le procès-verbal (ou relevé de toutes les délibérations) signé par le Président du Conseil d Administration cf. modèle joint au présent guide Les actes transmissibles RQ : Le compte rendu de séance : Il retrace les échanges de vue exprimés, les délibérations, les avis et les résultats de votes émis, il doit être transmis dans un délai raisonnable. N.B. : Si le préfet a délégué le contrôle de légalité à l autorité académique, il ne sera plus destinataire des documents, en outre la collectivité territoriale n est destinataire de droit que des actes budgétaires, enfin le préfet n est pas destinataire du Compte Financier. 3.2 Exécution des actes du CA Conformément à l article D du Code Général des Collectivités Territoriales, le directeur est garant du caractère exécutoire des actes. Il informe, le cas échéant l agent comptable des observations formulées par les autorités. Le directeur doit attendre que les actes soient devenus exécutoires avant de procéder à leur exécution. Enfin, il doit, à l'occasion du CA suivant, rendre compte de la bonne ou mauvaise exécution des délibérations votées précédemment. Il précise les raisons pour lesquelles un acte n'a pas été exécuté. TITRE II LES ACTES DE L ACTION ÉDUCATIVE 1 - LE PROJET D ÉTABLISSEMENT qui intègre les projets pédagogiques des Centres. 1.1 Élaboration - Le conseil de chaque centre propose un projet pédagogique : Pour le lycée, le conseil intérieur doit préalablement recueillir l'avis du conseil des délégués des élèves, lequel se prononce sur les dispositions concernant l'organisation du temps scolaire, l'organisation du travail personnel et de soutien, la santé, l'hygiène et la sécurité, l'orientation et l'information sur les études scolaires et universitaires. Au titre de son pouvoir propre dans le domaine pédagogique, le CA peut autoriser des actions spécifiques pour mieux tenir compte des besoins des apprenants. Le directeur de centre veille à leur cohérence avec le projet d'établissement. Le CA doit être informé du coût financier de chacune d'elles. Réseau des attachés en SRFD octobre 2010

4 Avant d'être délibérés en CA, ces programmes particuliers d'actions pédagogiques (MIL, MAR, enseignement facultatif, soutien et remédiation ) sont discutés pour avis devant les conseils des centres concernés. La programmation et les objectifs des voyages et visites figurent expressément dans le projet pédagogique. Par ailleurs, un acte spécifique doit être pris par le CA sur les modalités de financement des voyages et visites. - Les différents projets pédagogiques des centres constituent la partie pédagogique du projet d établissement. - En cas de révision du projet, la même procédure de consultation doit être suivie. 1.2 Adoption - Le projet est adopté par le CA pour une durée de trois à cinq ans, précisée lors de l'adoption. Pendant cette durée, il peut être modifié dans les mêmes formes, pour tenir compte des évolutions nationales, régionales et locales - Il devient exécutoire au terme d'un délai de 15 jours et pourra pendant cette durée être annulé par l'autorité académique, si elle l'estime contraire aux lois et règlements. - Le projet porte notamment sur les points énoncés aux articles L811-5 et R du code rural ainsi que sur l'information des apprenants sur les études scolaires et universitaires. Il peut comporter une partie relative à l'évolution des structures pédagogiques, dans la limite des prescriptions nationales et régionales. Le projet peut proposer la réalisation d'actions destinées à mieux utiliser les moyens dont dispose l'établissement ou à assurer une meilleure adaptation à son environnement. 1.3 Exécution et évaluation du projet - Le rapport annuel présenté par le directeur de l'eplefpa comprend une partie consacrée à la mise en œuvre du projet. Il y est fait état du bilan des actions particulières pédagogiques de l'année passée. L'analyse de l'état d'avancement du projet permet ainsi une réévaluation régulière des objectifs fixés et des méthodes utilisées. - Le directeur de l'eplefpa doit rendre compte devant le CA (dans son rapport d'activité) de la mise en œuvre de ces actions sous forme de bilan. - Le projet peut être évalué par les services d'inspection du ministère. 1.4 Bilan pédagogique Il est contenu, en partie, dans le rapport du directeur et présente en outre les résultats scolaires. 2 - L ORGANISATION D ACTIVITÉS COMPLÉMENTAIRES Le directeur de l EPLEFPA, en tant que responsable de l ordre de l établissement, doit autoriser le déroulement de ces activités complémentaires ou s y opposer si la sécurité des apprenants est menacée. 3 - LES RÈGLEMENTS INTÉRIEURS DES CENTRES DE L EPLEFPA - Le CA adopte le règlement intérieur de chaque centre ainsi que ses éventuelles modifications ultérieures, - Le projet de règlement (ou sa modification) est proposé par le conseil intérieur, le conseil de centre, le conseil de perfectionnement ou le conseil d'exploitation agricole ou d atelier technologique, selon le cas, Préalablement à cette proposition doivent être consultés notamment le conseil des délégués élèves (RI du LEGTA), la commission hygiène et sécurité (uniquement pour les dispositions du règlement de l'exploitation agricole ou de l atelier technologique qui sont relatives à la sécurité) ; ces différentes consultations doivent être visées dans la délibération du CA. Le règlement intérieur ne peut être joint au dossier d'inscription ou notifié aux familles tant que le délai au terme duquel il devient exécutoire n'est pas écoulé, - Lorsqu'un centre dispose d'un site ou d'une antenne au sein d'un EPLEFPA différent de celui auquel il est rattaché, il peut être prévu à son règlement des dispositions spéciales au site ou à l'antenne pour tenir compte des spécificités liées à l'eplefpa d'accueil. Réseau des attachés en SRFD octobre 2010

5 L ensemble de ces éléments qui traduisent l autonomie pédagogique de l établissement, relève du contrôle de l autorité académique. TITRE III LES ACTES RELATIFS AU FONCTIONNEMENT DE L EPLEFPA OU AUTRES ACTES 1 - ORDRE DU JOUR L'adoption de l'ordre du jour définitif fait l'objet d'une délibération particulière, en début de séance. 2 - RÈGLEMENT INTÉRIEUR DU CONSEIL D ADMINISTRATION (RICA) Le règlement intérieur relatif à l'organisation et au fonctionnement du CA (et ses éventuelles modifications) fait l'objet d'un acte. Ce règlement est recommandé ; il peut porter sur les documents préparatoires complémentaires à adresser aux administrateurs, les conditions de fixation de l'ordre du jour, les délais de dépôt de questions diverses à ajouter à l ordre du jour, la désignation du secrétariat de séance, les modalités de publicité des actes, la suspension de séance, Il ne peut en aucun cas modifier les modalités réglementaires de fonctionnement du CA. Ce règlement doit être remis à tous les nouveaux membres du CA, le président du CA veille à son application. 3 COMPTE RENDU DE SÉANCE Il est établi à la diligence du chef d établissement et il est signé par le président du CA. Il retrace les échanges de vue exprimés, les délibérations, les avis et les résultats des votes émis. Le directeur de l EPLEFPA transmet dès sa rédaction le compte rendu de séance ainsi établi aux destinataires des actes et en assure la diffusion aux membres du CA. Ce compte rendu de séance est porté à la connaissance des membres de la communauté par les voies adoptées par le CA. Les éventuelles rectifications doivent être précisées dans le compte rendu. 4 - DÉSIGNATION DES MEMBRES DES COMMISSIONS La désignation de membres titulaires et suppléants du CA pour siéger dans certaines instances de décision ou de consultation doit faire l'objet d'un acte. Exemples : Pour la CHS - En application du décret n du 27 mars 1993, les membres représentant les personnels au CA désignent deux représentants du personnel à la CHS choisis parmi les membres du collège des personnels. Le CA désigne parmi ses membres ceux siégeant à la commission d appel d offres des marchés, CMP article 22, à la commission d inventaire M99 Titre II Ch.8 7.3, Mise en place de groupe de travail M99 Titre I Ch.4. NB : La commission d'inventaire : Le CA en nomme les membres, selon la composition prévue par la M 99. Cette commission est obligatoire lorsqu il y a lieu de procéder à l estimation annuelle de la valeur du cheptel vif et de valeurs en terres. Remarque : Conformément à la note de service de la DGER du 30 septembre 1999, le directeur doit constituer une commission locale de formation (CLF) dont les membres peuvent être désignés parmi ceux appartenant au collège des personnels du CA. La constitution de la CLF ne fait pas l objet d un acte du CA. La représentation de l EPLEFPA dans les groupements auxquels il adhère (Groupement d Achats, GIE ou GIP), ou au sein de personnes morales ou d organismes distincts de l établissement, revient de plein droit au directeur de l EPLEFPA, représentant légal de l établissement, qui peut seul déléguer cette représentation. Le CA doit cependant en être tenu informé. Réseau des attachés en SRFD octobre 2010

6 5 - LE RAPPORT ANNUEL DU DIRECTEUR Sur la forme : Le rapport annuel du directeur rend compte de la gestion de l établissement dans tous ses aspects, lors de la session d automne. Il est souhaitable qu il intègre le rapport de chaque directeur de centre. Sur le fond : Le rapport peut contenir notamment les éléments concernant :. l'analyse générale de l'établissement, le directeur doit notamment procéder à une analyse des résultats et de la gestion,. le compte rendu de la mise en œuvre et les résultats du projet d'établissement,. le bilan pédagogique global de l'année scolaire écoulée. Il fait état des activités et des résultats de l'exploitation ou de l atelier technologique,. le bilan des actions de formation des personnels,. le bilan des actions de développement et d'animation rurale, des actions d'insertion, ainsi que de toutes les actions conduites dans le cadre de l exercice des missions de l enseignement agricole,. le bilan des programmes particuliers d'actions pédagogiques lorsqu'ils ont été prévus par le projet d'établissement,. le bilan d utilisation du Fonds Social Lycéen,. l information sur la tenue des différentes instances de l EPLEFPA (CHS, Conseils des Délégués, Intérieur, de Perfectionnement, de Centre). 6 - LES ASSOCIATIONS AYANT LEUR SIÈGE DANS l'eplefpa - Si une association demande que son siège soit fixé au sein de l'eplefpa, le CA doit être consulté et se prononcer au vu des objets de l association : 1 - les activités envisagées doivent être conformes aux statuts de l'association, 2 - elles ne se confondent pas avec les missions de l'eplefpa, 3 - elles sont compatibles avec le fonctionnement de l'eplefpa et les principes du service public de l'enseignement. Ce régime d autorisation n est pas applicable aux associations sportives constituées en application de l article L du code de l éducation. - Le CA fixe par sa délibération les bases conventionnelles des relations entre l'eplefpa et les associations y ayant leur siège. Le directeur de l'eplefpa conclut ensuite chaque convention sur les bases actées par le CA. NB. Le versement par l association des élèves, étudiants et stagiaires, au budget de l établissement, de sa participation au financement d un voyage ne constitue pas une subvention, mais un mode de financement de certains aspects du voyage. Le principe en est établi dans le projet de budget du voyage concerné. Cette participation ne saurait en aucun cas servir à couvrir des dépenses pédagogiques. - Le retrait d autorisation de fonctionnement d une association est prononcé par le CA, après avis, le cas échéant du conseil des délégués. 7 CONTRATS, CONVENTIONS ET MARCHÉS L article R du code rural et de la pêche maritime dispose que le directeur de l EPLEFPA a compétence pour conclure les contrats, conventions et marchés, par délégation du C.A. Le 9 de l article précité précise que le directeur ne peut déléguer sa signature pour la signature des contrats, conventions et marchés. Il résulte de ces dispositions que le directeur, et lui seul, signe les contrats, conventions et marchés par délégation du conseil d administration. Il ne s agit pas d une délégation de signature qui n a pas lieu d être, puisqu elle existe de façon implicite dès lors qu une délibération prévoit la passation du contrat, de la convention ou du marché. Le conseil d administration n a pas l obligation de prendre une délibération pour chacune des conventions que l établissement entend souscrire ; il ne peut a contrario donner une délégation générale et absolue au directeur afin de signer les conventions qui lui paraîtraient opportunes. La délibération porte sur le principe de la passation et non sur le contenu ; il n y a donc pas d obligation de désigner un tiers dans cette délibération. Réseau des attachés en SRFD octobre 2010

7 Le CA peut, pour ce faire, s appuyer sur une typologie, telle que : - maintenance, hygiène et sécurité, entretien, fonctionnement courant, assurances- formation, Dans ce cas, la délibération portera sur ces différentes catégories de contrats et conventions. Toutefois, toute convention d'adhésion à une structure juridique identifiée et ayant des répercussions budgétaires pour l'eplefpa nécessite une délibération particulière du CA (ex : groupement d'achat, GIP, GIE, coopérative.). Rappelons que l EPLEFPA ne peut adhérer : - à une SEM, à une SA ou SARL, à un GAEC, - à une association loi 1901, qui se substituerait à l EPLEFPA, dans l exercice de ses missions. S agissant de conventions à caractère répétitif (conventions de stage, ), c est la convention type qui sera soumise au conseil d administration, et non pas chaque convention passée en déclinaison de la convention type. Chaque convention devient un acte de gestion courante du directeur. 8 LE PERSONNEL DE L ÉTABLISSEMENT Le partage des rôles entre le conseil d administration et le directeur de l EPLEFPA doit être clairement défini. Il repose sur la distinction qui doit être faite entre emploi et contrat. Le Conseil d administration crée les emplois. La notion d emploi est à relier au besoin tel que le directeur le détermine et le présente au CA. Un emploi est un potentiel, créé par le conseil d administration, qui correspond à une ouverture budgétaire sur le chapitre 64 du budget, et qui permettra au directeur d engager la dépense correspondante. Les prérogatives du conseil d administration concernent la création de ce potentiel, et la détermination de ses limites. Le Directeur recrute et gère les personnels sur budget. Les prérogatives du directeur concernent l utilisation de ce potentiel, dans le respect de la réglementation existante applicable aux personnels qui peuvent être recrutés dans ce cadre. Le recrutement vise donc à satisfaire le besoin ainsi reconnu par le CA, dans le respect des textes réglementaires concernant les personnels. Exemples : Conseil d administration Besoin : Un enseignement à mettre en place pour une nouvelle formation sur convention régionale, et donc vraisemblablement pérenne mais dont le volume n est pas encore stabilisé Directeur de l EPLEFPA Emploi : Le CA crée un emploi de formateur Il en fixe le niveau (type PLP) Il donne une fourchette indiciaire Contrat : Le directeur recrute un agent contractuel à 90 % en CDD Le directeur fait assurer le complément par des intervenants en vacation Il ne limite l emploi, ni en quotité ni en durée Le directeur reste maître de l utilisation de l emploi, et pourra donc, au besoin, modifier le CDD en quotité pour ajuster au besoin, dans la limite du temps plein créé par le CA Besoin : La gestion administrative et financière d un centre à assurer besoin permanent à temps incomplet : 0,7 ETP Emploi : Le CA crée un emploi de secrétaire Il en fixe le niveau (catégorie B) Il donne une fourchette indiciaire contrat : Le directeur recrute une secrétaire contractuelle (niveau B = Bac minimum) Sur CDD à 50 % Le directeur recrute un agent pour assurer le complément de 20 % Réseau des attachés en SRFD octobre 2010

8 8.1 Les emplois budgétaires Le CA délibère sur la création et la définition des emplois rémunérés sur le budget de l'établissement ainsi que sur les conditions d'emploi, de travail et de rémunération, fixées dans le respect des lois et règlements en vigueur. Les conseils de centre et de perfectionnement doivent être consultés avant que le CA puisse se prononcer sur ces points. a) Création de l'emploi budgétaire L'emploi est ouvert sur décision du CA et sur proposition du directeur de l'eplefpa. La délibération doit contenir au moins les indications suivantes : Nature de l emploi et conditions de travail : formateur, administratif, salarié EA/AT, etc., exemple : secrétaire CFPPA, affectation sur deux sites. Eléments constitutifs de la rémunération, exemple : Niveau B, fourchette indiciaire, SFT, régime indemnitaire. La délibération ne peut prévoir l'automaticité de la revalorisation indiciaire, l'accord du CA étant indispensable à chaque évolution (la carrière est une caractéristique réservée aux fonctionnaires le Conseil d Etat a rappelé, dans plusieurs Arrêts, que les agents contractuels n ont pas de carrière). Le cas échéant : Durée et quotité de l'emploi. Dans la délibération créant l emploi, il est recommandé d indiquer le centre support. b) Modification des conditions d'emploi Le directeur de l'eplefpa doit proposer au CA une délibération sur le projet de modification de l emploi et ses conséquences budgétaires éventuelles. Il en est ainsi notamment, en cas de changement des conditions fixées dans la délibération créatrice de l emploi. c) Suppression de l emploi Le CA peut supprimer un emploi budgétaire sur proposition du directeur de l'eplefpa qui doit en indiquer le motif aux administrateurs (diminution des conventions disparition du besoin situation financière ). Il est à noter qu un licenciement disciplinaire ou pour insuffisance professionnelle ne conduit pas forcément à la suppression de l emploi. Si le licenciement est dû à l'insuffisance professionnelle ou à une faute disciplinaire, le directeur devra conduire la procédure et informer le conseil d administration dans sa prochaine séance. 8.2 Les primes et indemnités a) Pour les agents contractuels de droit public Seules les primes prévues par la loi ou le règlement peuvent être attribuées. Le CA ne peut pas par sa délibération donner une valeur légale à une prime n'ayant pas de support légal ou réglementaire. On s appuiera sur les textes instituant les primes pour les titulaires de même fonction (ISOE IFTS IAT). Si elles n ont pas été prévues aux contrats de travail ou dans les accords salariaux, l attribution des primes doit être validée par une délibération du CA. La délibération du CA doit être précédée d'un avis rendu par le conseil de perfectionnement et/ou de centre pour les personnels CFA et CFPPA. S agissant de l indemnité des directeurs de centres CFA et CFPPA (décret du 24 juin 1991), elle est conditionnée par une délibération spécifique du conseil d administration, au vu de la situation financière du centre concerné. A cet effet, le projet de délibération comporte en annexe un document qui fait ressortir l équilibre réel du centre concerné. Ainsi les délibérations portant sur le versement de ces primes ne peuvent pas être présentées avant la date du CA de printemps adoptant le compte financier. b) Pour les agents contractuels de droit privé les primes et indemnités ou l intéressement des salariés d exploitation agricole ou d atelier technologique prévus aux contrats de travail se réfèrent à la convention collective dont relèvent les salariés, et font le cas échéant l objet d une négociation salariale, dans les conditions fixées par le code du travail applicable aux salariés de droit privé. c) La comptabilité matière Uniquement au bénéfice des agents de l Etat, ne doit pas être prise en charge sur le budget de l EPLEFPA. Réseau des attachés en SRFD octobre 2010

9 Le ou les préposé(s) à la comptabilité matière est (sont) nommé(s) par l ordonnateur, sur avis de l'agent comptable, après accord du CA. L'attribution de l'indemnité de comptabilité matière (ICM) et sa répartition entre les différents préposés, chargés de la tenue effective de la comptabilité matière, font l'objet d'une délibération du CA. 9 - EMPRUNTS Le CA délibère sur le montant, la durée et les modalités de l'emprunt. Avant de se prononcer, les administrateurs doivent disposer : de l'analyse de l'ordonnateur établissant que les dépenses prévues seront génératrices de recettes permettant de faire face aux remboursements des annuités. L'emprunt n'étant possible que si cette règle est établie, de l'avis du président du conseil régional (sauf si l'emprunt est garanti par un warrant agricole), de l'avis du comptable supérieur du trésor (sauf garantie par un warrant). NB : l ouverture d une ligne de trésorerie ne constitue pas un emprunt, mais une autorisation de découvert. Elle est autorisée pour les collectivités territoriales par la Loi Raffarin. Le TPG peut la refuser. La demande d ouverture d une ligne de trésorerie doit être accompagnée d un projet d apurement. Les produits de l'exploitation agricole ou de l atelier technologique peuvent permettre de garantir un prêt à condition que ce warrant agricole ait été accepté par le CA. Le warrant ne peut pas porter sur le matériel agricole. L avis du conseil de l exploitation agricole ou de l atelier technologique est requis au préalable ACQUISITIONS ET CESSIONS DE VALEURS MOBILIÈRES Placements à moyen terme à distinguer des placements de trésorerie à court terme sur décision de l ordonnateur CRÉANCES DE l'eplefpa 1.1 Remises gracieuses (gêne ou indigence du débiteur) Le CA se prononce sur les demandes de remises gracieuses de créances formulées par les débiteurs. Il peut donner délégation à l ordonnateur en dessous d un seuil (montant et non pourcentage) qu'il détermine. Avant de statuer, le CA a besoin de l'avis de l'agent comptable (que le CA peut ne pas suivre). La remise gracieuse n a pas un caractère définitif. Elle n éteint pas la dette mais en suspend le recouvrement jusqu à ce que le débiteur retrouve une situation plus favorable. La créance peut alors être à nouveau mise en recouvrement. 1.2 Admissions en non-valeur (insolvabilité ou absence du débiteur) La proposition d'admission en non-valeur émane de l'agent comptable qui doit l assortir de pièces justificatives (PV de carence,...). Le CA lorsqu'il rejette l'admission en non valeur est tenu de motiver sa décision. En ce cas, l'agent comptable s'il fait la preuve des diligences complémentaires pourra présenter au CA une nouvelle proposition d'admission en non-valeur pour le même débiteur LES TARIFS 12.1 Hébergement et Restauration Soit, le Conseil Régional impose un tarif à appliquer : pas de vote mais information du CA, Soit, le Conseil régional laisse une marge de manœuvre à l établissement : vote du CA qui porte alors sur l évolution tarifaire. NB : en attente de réécriture de la sous-section 5 du Livre VIII du Code Rural et de la Pêche Maritime Autres tarifs Réseau des attachés en SRFD octobre 2010

10 Le CA fixe par sa délibération le tarif des biens, produits et services qu'il vend ou qu'il loue ainsi que celui des prestations de services autres que l'hébergement ou la restauration ex : locations de locaux (sous réserve des dispositions particulières prises par la Région), produits fabriqués, matériels, etc.. S'agissant des produits de l'exploitation M99 Titre II Ch , les conditions de commercialisation sont déterminées par le CA en tenant compte des usages et pratiques commerciales des professions correspondantes. A ce titre, il détermine notamment les modes de vente : vente directe, par mandataire, par des organismes coopératifs, mercuriales, cours de marchés, vente à terme, etc Barème des taux du remboursement forfaitaire des frais de déplacement et règles dérogatoires 13 - LE PATRIMOINE 13.1 Les baux a) Bail emphytéotique b) Bail rural et autres baux de location 13.2 Acquisition, Aliénation ou Échange d IMMEUBLES par l'eplefpa à son profit a) Acquisition Les acquisitions immobilières réalisées par l'établissement sur ses ressources propres font l'objet, après avis de France Domaines, d'un accord de principe du CA. Cette délibération doit préciser le plafond d'achat, le coût estimatif des charges d'entretien, la surface et la localisation. b) Aliénation Avant toute aliénation d un élément du patrimoine, il convient d abord de se référer à sa nature, et à son origine de financement. En effet, le produit de la cession revient au propriétaire du bien. La cession des immeubles suppose une procédure préalable de désaffectation sous l autorité du Préfet qui prend l arrêté de désaffectation (cf. Circulaire interministérielle INT/B/89/00144/C du 9 mai 1989). Quand les biens immeubles appartiennent en propre à l'eplefpa, qu ils aient été acquis sur fonds propres ou sur subvention, ils peuvent être aliénés par l'établissement à son profit. c) Échange Tout échange requiert l accord préalable de la collectivité de rattachement propriétaire et doit faire l objet d une procédure de désaffectation du bien cf. développement ci-dessus Aliénation de biens MEUBLES par l'eplefpa à son profit Les propositions font état des motifs de la réforme (vétusté casse disparition obsolescence, etc..) des biens proposés pour une mise au rebut. S agissant de biens dont la valeur résiduelle n est pas nulle, le CA peut autoriser, le cas échéant, le directeur à procéder à la vente des biens propres. La cession des meubles suppose une procédure préalable de désaffectation sous l autorité du Préfet qui prend l arrêté de désaffectation (cf. Circulaire interministérielle INT/B/89/00144/C du 9 mai 1989). NB CGPPP l article L et 4 autorise la cession gratuite de matériel informatique dont la valeur unitaire est < Dons et legs Le CA doit se prononcer sur l acceptation des dons et legs. Il doit être précisément informé des charges, conditions, affectations qui grèvent le don ou le legs. En attendant la réunion du CA, le directeur de l'eplefpa pourra accepter provisoirement les dons et legs non grevés. Le CA statuera au vu d'un état de l'actif et des charges de la libéralité. En cas de dons ou legs avec charges, l avis du Conseil d Etat est requis Conditions et durée d amortissement des biens 13.6 Cheptel vif (choix de la méthode de suivi) Réseau des attachés en SRFD octobre 2010

11 13.7 Souscription et vente de parts en capital social des organismes agricoles, coopératifs, mutualistes ou d entraide 14 ACTIONS EN JUSTICE Le CA donne délégation au directeur de l'eplefpa pour entreprendre les actions en justice. En l absence de délibération préalable, le directeur prend toutes mesures pour préserver les droits de l établissement, le conseil d administration délibèrera a posteriori. Dans tous les cas où l action doit être entreprise, ou lorsque l établissement est lui-même assigné, le directeur est, de droit, le seul représentant de l établissement devant les juridictions administratives et judiciaires, à charge pour lui d en rendre compte ensuite au C.A. TITRE IV - ACTES BUDGETAIRES ET FINANCIERS 1 - LE BUDGET PRIMITIF & LES DÉCISIONS MODIFICATIVES Les modalités de présentation et de vote du budget et des décisions modificatives sont détaillées dans l Instruction comptable M 99 titre II. Le budget primitif et les décisions modificatives doivent être présentés et votés en équilibre réel, accompagnés de la notice explicative. Celle-ci doit permettre une analyse des inscriptions budgétaires (EPRD, BP et DM). Elle doit être synthétique et porter essentiellement sur les éléments de calcul, les décisions stratégiques et l'évolution des données. NB : DM d urgence M99 Titre II ch Il est conseillé de faire voter le BP ou les DM une fois les autres actes adoptés, dans la mesure où ils ont des conséquences financières que ces actes doivent intégrer. Ex : Le projet de BP ne pourra pas être adopté en l état, si l'acte proposant d'augmenter l'indice des agents du CFAA a été refusé. Il est possible de modifier le projet de budget ou de DM en séance en fonction du rejet éventuel de telle ou telle proposition. 2 - LE COMPTE FINANCIER ET L AFFECTATION DES RÉSULTATS Le CA arrête le compte financier, il entend le rapport de l agent comptable et de l ordonnateur, il délibère sur l'affectation ou la non affectation des résultats de l'exercice précédent au compte de réserves ou au compte de report en cas de décision de non affectation. 3 - LA TAXE D APPRENTISSAGE - le projet d'utilisation de la taxe d'apprentissage est présenté à l appui du BP et propose une répartition entre dépenses de fonctionnement et d'investissement - l état d utilisation de la taxe d apprentissage figure en annexe du compte financier. Réseau des attachés en SRFD octobre 2010

12 TITRE V LES AVIS, INFORMATIONS, VŒUX ET MOTIONS Certaines délibérations ne sont pas des actes administratifs décisoires. Elles n ont qu une valeur consultative, ou simplement une valeur préparatoire ; il est important vis à vis des membres du CA d'attribuer à la délibération présentée au vote du CA un intitulé qui soit représentatif de sa valeur juridique : Avis, Motion, Vœu 1 AVIS DÉLIBÉRÉS PAR LE CA 1.1 L Évolution des structures pédagogiques des centres Elle exige un AVIS du CA sur les propositions annuelles de créations et de suppressions de classes, sections, d'options et d'enseignement de l'établissement. Le directeur informe le CA des suites données aux différentes propositions. 1.2 Aménagement du Calendrier Scolaire Le CA peut, par délibération, proposer à l'autorité académique une modification du calendrier scolaire des élèves et étudiants. Cette possibilité se limite à l'interversion de jours et ne peut en aucun cas agir sur la durée de l année scolaire. 1.3 Principe du choix des manuels scolaires logiciels et outils pédagogiques. 1.4 Demandes de remises gracieuses - au bénéfice de l agent comptable Décret du 5 mars 2008 Article 9, - au bénéfice des régisseurs Décret du 5 mars 2008 Article 13, avis du CA requis. 1.5 L'utilisation des locaux de formation, en dehors des heures d'ouverture de l'eplefpa Pour organiser des activités à caractère culturel, sportif, social ou socio-éducatif Article L code de l éducation et Article R du code rural. Le CA s assure que : - les heures d'utilisation ne chevauchent pas les périodes de formation, ni les périodes directement liées aux activités d'enseignement, - l'activité ne présente pas un caractère lucratif et soit compatible avec les principes fondamentaux de l'enseignement, - la région soit cosignataire de la convention, - l'aménagement du local prêté permette le déroulement de l activité envisagée. Pour avoir lieu, ces activités doivent faire l'objet d'une convention signée par le Maire, le directeur de l'eplefpa et le président du conseil régional ou son représentant et l organisme concerné. Elle est soumise pour avis aux conseils intérieurs des centres et au conseil d'administration. La convention contient notamment des dispositions sur les modalités concernant la mise à disposition éventuelle des personnels, le contenu et la durée des activités, les règles de sécurité, les assurances, les conditions de renouvellement et de dénonciation ainsi que la charge financière des actions (supportée par l organisateur). Ex : un des cas les plus courants est la location, en période de vacances scolaires à des colonies de vacances, ou à d autres groupes organisés. Attention : au delà de l objet affiché de l organisme, vérifier Réseau des attachés en SRFD octobre 2010

13 son appartenance non affichée, religieuse, politique, ou autre (sectes notamment). Les locations à usage privé sont proscrites. 1.6 Concessions de logement Les conditions d'attribution des concessions de logement et la détermination des prestations éventuellement prises en charge par l'eplefpa sont codifiées au code de l éducation. 1/ Le CA propose au conseil régional : - les emplois dont les titulaires bénéficient d'une concession de logement par NAS ou par US ; - la situation et la consistance des locaux concédés ; - les conditions financières de chaque concession ; 2/ Le chef d'établissement transmet les propositions du CA à la Région ; 3/ Le conseil régional délibère sur les propositions qui lui sont faites ; 4/ Les concessions et conventions sont ensuite accordées par arrêté du Président du conseil régional. Les logements occupés, le cas échéant par les salariés des exploitations et ateliers n entrent pas dans la catégorie des concessions de logement relevant de cette réglementation. Ces agents relèvent des conventions collectives. Le logement alors fourni au salarié constitue un avantage en nature contractuel, qui figure sur la feuille de paye et donne lieu au paiement de charges sociales. 1.7 Fermeture exceptionnelle de l'établissement A condition que le RIALTO de l'eplefpa l'ait prévu, le CA peut proposer à l'autorité académique la fermeture (période pendant laquelle l accueil des usagers n'est pas assuré) de l'ensemble de l'eplefpa ou de certains de ses centres. La délibération doit préciser les dates en les déclinant, le cas échéant, par centre et énoncer quels centres et quels sites sont concernés par la proposition de fermeture. Les conditions permettant d'instruire la proposition de fermeture sont précisées dans la circulaire DGER n 2015 du 6 décembre La modification des heures d'entrée et de sortie de l'établissement en raison de circonstances locales. Le maire doit s'adresser au président du CA et c'est le directeur de l'eplefpa qui lui transmet l'avis rendu par le CA. En la matière, le CA s assure que les modifications apportées par le maire portent sur les plages horaires de fonctionnement de l'eplefpa ou du centre et non sur les emplois du temps des classes. Elles ne doivent pas compromettre le déroulement des enseignements dont le volume horaire doit être respecté ni porter atteinte à l'équilibre des rythmes scolaires. Elles doivent être compatibles avec les horaires des transports scolaires et ceux de restauration. En cas de non consultation du CA, les actes pris ensuite par le maire sont illégaux pour vice de procédure. En revanche, l'avis rendu par le CA peut ne pas être suivi par le maire. 1.9 L Évolution de la structure juridique de l EPLEFPA ex. : Création de centre, de service à comptabilité distincte (SACD), (modification des centres, adjonction de centres nouveaux, regroupement,...) exige un AVIS du CA Attribution d'un nom à l'eplefpa (ex : EPLEFPA Jules RIEFFEL) Cf. Article L repris ci-après du Code de l Education qui organise cette procédure : «La dénomination ou le changement de dénomination des établissements publics locaux d'enseignement est de la compétence de la collectivité territoriale de rattachement. Dans le cas des lycées, établissements d'éducation spéciale, lycées professionnels maritimes, établissements d'enseignement agricole visés par l'article L du code rural et collèges, la collectivité recueille l'avis du maire de la commune d'implantation et du conseil d'administration de l'établissement.». Il faut un arrêté préfectoral pour modifier la dénomination de l'eplefpa. Réseau des attachés en SRFD octobre 2010

14 2 - INFORMATIONS au CA (ne donnent pas lieu à délibération) 2.1 Plan local de formation Le CA n'a pas à le valider. Ce plan demeure un acte du directeur lequel n'est pas tenu de tenir compte des éventuelles remarques faites par les administrateurs. Le plan doit être présenté une fois l'an et être établi pour l'ensemble des personnels de l'eplefpa (et non centre par centre). Le bilan des actions de formation fait l'objet d'une partie du rapport annuel que le directeur présente au CA. 2.2 Rapport d observations définitif de la Chambre Régionale des Comptes Les dispositions des articles L L et R et suivants du code des juridictions financières (CJF) obligent l'ordonnateur en exercice à présenter au CA, pour information, le rapport définitif d'observations de la Chambre Régionale des Comptes (CRC), portant sur les exercices contrôlés. La CRC exige du directeur la preuve écrite que cette présentation en CA a bien été faite (extrait du compte rendu du CA). 2.3 Compte-rendu de réquisition du comptable Le directeur en rend compte également à la collectivité de rattachement, au directeur régional de l alimentation, de l'agriculture et de la forêt. L'agent comptable en rend compte au comptable supérieur du Trésor territorialement compétent qui transmet l'ordre de réquisition à la chambre régionale des comptes. 2.4 L'hygiène et la sécurité Le CA est informé : des avis, du rapport d activité, du programme annuel de prévention des risques et d amélioration des conditions d hygiène et de sécurité dans l établissement (Décret du 27/3/93 article 8), de l état d avancement ou du plan de prévention et de protection face aux risques majeurs (NS DGER 2037 du 15/04/02), du document unique d évaluation et de prévention des risques (décret 2001/1016 du 5 novembre 2001 et circulaire DGER/DGA DU 25/02/03), des actions conduites en matière de santé et hygiène scolaire (ex : actions menées dans le cadre du Programme National Nutrition Santé PNNS). 3 - VŒUX ET MOTIONS n ont pas de valeur décisoire Sur proposition du directeur de l'eplefpa ou à la demande d un nombre minimal d'administrateurs à déterminer localement dans le règlement intérieur du CA (RICA), le CA émet tout vœu sur les questions intéressant la vie et le fonctionnement de l'eplefpa. Il ne peut prendre position que sur des questions concernant directement ou indirectement les missions lui étant dévolues par la loi d'orientation agricole. Ainsi, si le CA peut émettre un vœu sur les questions intéressant la vie générale et le fonctionnement de l'eplefpa en revanche, il ne lui pas possible de prendre position sur la situation professionnelle d'un agent en particulier ; cette question étant du seul ressort du directeur de l'eplefpa ou de l Etat ou de la Région employeurs. En application de l'article R er alinéa du code rural et de la pêche maritime, le CA peut demander à ce que les différents conseils des centres émettent un avis ou fassent une proposition sur tel ou tel sujet de sa compétence. Réseau des attachés en SRFD octobre 2010