Logiciel pour la gestion des données des salariés des établissements de santé.

Transcription

1 50èmes Journées de formation (DPC) 19 & 20 septembre 2013 Ministère de la Santé - PARIS Présentation d un logiciel pour la gestion des données des salariés pris en charge par les services de santé au travail des établissements de santé. Dr Frédéric Zysset Médecin du travail, Lausanne, Suisse Président de l association suisse des médecins d entreprise des établissements de santé fzysset@mtravail.ch Une base de données: > développée par un médecin du travail > gère les données personnelles des salariés pris en charge > besoin identifié en Suisse (plus de 40 institutions ont manifesté un intérêt) > besoin d un logiciel multilingue pour la Suisse Au démarrage: Développé avec Filemaker Pro 12 > Logiciel de base de données > prix abordable (420 euros) > Mac Os / Microsoft Window > multilingue > multi-utilisateurs (maximum 9 utilisateurs simultanés) > utilisation simple y compris pour des non-informaticiens > Choix de l utilisateur: déterminera les signatures utilisées par défaut (pour les courriers par exemple) > Choix de l institution: permet de gérer plusieurs institutions/entreprises dans une même base de données. Le choix détermine les logos et entêtes de courriers ou de documents spécifiques pour l institution choisie.

2 Introduire un nouveau salarié: > Après saisie des principales données d identification, une recherche est automatiquement faite afin de déterminer si ce salarié existe déjà dans la base. Une liste d employés pouvant correspondre est proposée. En l absence d employé existant correspondant, une nouvelle fiche est créée sur la base des données saisies. > La détermination de l unité de travail et du métier se fait par choix dans 4 listes successives ce qui permet de gérer facilement de grandes structure avec un nombre très élevé d unités et de métiers. Données générales Saisie des données générales: > Elle comprennent les données d identité, adresses, numéros de téléphones, assurances et numéros d assurés, taux d activité date d entrée, de fin d activité, date de prise en charge et de sortie, fonction et unité de travail, etc. > 3 médecins traitants peuvent être déterminé dans une liste présaisie (ou importée) des médecins de la région. Cela permettra d accéder facilement aux numéros de téléphone ou d adresser des courriers ou des fax au médecin traitant. > Un peut être adressé à l employé par simple clic, de même son adresse peut être copiée pour l utiliser ailleurs. Agenda 14:00 30 Visite médicale d embauche

3 Les agendas : > Plusieurs agendas peuvent être gérés dans la base de données. Le nombre d agendas n est pas limité. > La navigation dans l agenda se fait par jour, semaine, mois ou année, par choix d une date dans un calendrier ou par saisie d une date spécifique. > L employé courant est sélectionné par défaut. Pour saisir un nouveau rendez-vous, il suffit d introduire l heure, sa durée et son motif, puis de valider. Le nouveau rendez-vous est ajouté dans la liste pour la date sélectionnée. > En cliquant sur un rendez-vous de la liste, la fiche de l employé correspondant s ouvre automatiquement. Notes générales %&'()'*+,--./01,2,(3 45./.6-,2066'(7.-(,31,).770(.8'(6 9.61,7'(3-:;,1,6.(8<=>6.(3?-0,+-@ Notes et commentaires: > Un format de notes générales est à disposition et permet de laisser des messages généraux sur les actes à faire pour un salarié, des commentaires généraux à consulter lors de sa prise en charge. > Dans chaque format de saisie, une rubrique de remarques spécifiques à ce format est disponible en bas de page. Cette rubrique ne s imprime pas dans le résumé de dossier qui est remis à l employé. > Dans chaque rubrique saisie (vaccins ou autres), un champ «remarque» permet de commenter la saisie. Saisie des vaccins : Chaque format de saisie comprend:. > Une rubrique «date» qui peut être saisie sous forme: date complète (jj.mm.aaaa), d année seule (aaaa) ou de texte libre (enfance, adolescence, ). Le tri par date est cohérent pour la saisie de la date complète ou de l année. > Une rubrique «vaccin» qui propose la liste quasi complète des vaccins utilisés actuellement ou anciennement en France, Suisse, Italie, Allemagne et Espagne. Les listes peuvent être simplifiées ou complétées par l utilisateur. > Une rubrique remarque (texte libre). > Une rubrique «aucun vaccin» et une rubrique «refusé».

4 Hépatites / HIV / sérologies DiTePerPol et autres vaccins Hépatite A dans l enfance à l occasion d un voyage en Afrique du nord. Maladies d enfance et anamnèse Tuberculose

5 Habitudes, examens paracliniques Examen physique et examens périodiques Expositions aux liquides biologiques Saisie de consultations médicales ou infirmières: > Un format permet la saisie puis l impression de consultations saisies en texte libre A développer! > Un canevas de saisie pour consultation peut être prédéterminé et sera alors affiché par défaut pour simplifier la saisie > La liste des consultations est ensuite affichée et triée automatiquement par dates de saisie.

6 Mémorisation de documents: Ce format permet la mémorisation de documents sous forme physique (le fichier est mémorisé dans la base de données). En cliquant sur documents mémorisé, il s ouvre dans le logiciel qui la créé. Il peut s agir: > de fichiers Word, Excel, Acrobat ou issus de n importe quelle autre logiciel > de clichés radiologiques numériques, d ECG informatisés ou de rapports informatisés de spirométries > de n importe quel document numérisé > d un texte d une autre source (par exemple courriel) transféré par un simple «copier - coller» Les documents sont disponibles dans une liste triée par date Courriers Courriers: Il est possible de gérer des courriers personnalisés destinés au salarié, à ses médecins ou à d autres adresses saisies ou prédéfinies, ainsi que des certificats divers, ceci sur la base de modèles pré-formatés, modifiables ensuite. Pour la saisie des modèles de courrier, il est possible d utiliser des rubriques de la base de données (nom, prénom, fonction, service, date de naissance, données d adresse, etc..). Il est aussi possible de gérer automatiquement les accords liés au genre, ainsi que les signatures des utilisateurs. Lors de l impression, la mise en page est automatique avec les données et logo correspondant à l institution actuellement sélectionnée. Impression du dossier : 2 types d impression sont prévues de base, mais d autres peuvent être crées au besoin: Il s agit de : > Impression d une page résumant les données utiles du dossier, à remettre au salarié par exemple au moment de son départ de l établissement. > Impression sur 2 pages, de la totalité des données du dossier (pour archivage), mis à part les lettres et documents généralement imprimés séparément.

7 Résumé dossier Fonction de recherche d employés : Il est possible de faire la recherche d un groupe d employés sur la base des unités, des métiers, des données démographiques, mais aussi de l ensemble des données du dossiers (vaccins, sérologies, tests, données anthropométriques, habitudes, etc.). Il est possible de combiner plusieurs recherches, ce qui en fait un moteur puissant. La liste d employés ainsi obtenue permet ensuite de consulter et modifier les données de chaque employé trouvé. Informations sur un groupe d employés : Après recherche d un groupe d employés (par exemple appartenant à une unité ou sur la base de n importe quel critère), il est possible d afficher, avec un code de couleurs, d une part l état de validation du dossier et simultanément, les consultations dans les agendas (respectivement échue et non réalisée, prévue pour la prochaine semaine, ou prévue ultérieurement). Il est possible de traiter les données du dossier et celles de l agenda de chaque employé directement depuis la liste. Ce format est très utile pour la gestion des dossiers et des rendez-vous, ainsi que pour faire les convocations. Mise à jour automatique (données importées) :

8 Mise à jour automatique (données importées) : Il est possible de mettre à jour les données démographiques des employés sur la base de données externes provenant d une autre source (par exemple: base de données RH). Le fichier d importation doit être sous la forme d un tableau excel (.xls ou.xlsx) ou de texte séparé par des tabulations. Le logiciel recherche l employé correspondant à la mise à jour et actualise automatiquement les données. Si le logiciel ne trouve pas l employé de façon certaine, la mise à jour ou la création de nouvelles entrées sont soumises à validation par l utilisateur. Paramètres Autres langues prévues: > Italien > Anglais Traductible dans une autre langue en quelques heures Paramètres : Les paramètres permettent de choisir et de définir: > La langue d affichage du logiciel > L utilisateur actuel et les données concernant les utilisateurs > L institution actuelle et les données concernant les institutions (logo, adresse, entête de lettres) > Le contenu de l ensemble des listes utilisées dans la base de données > L ensemble des items permettant de traduire la base de données pour l utiliser dans une autre langue Langue de la base de données : Par simple clic, il est possible de changer la langue de la base de données. Ce changement affecte l ensemble des données d affichage, les messages d alerte, ainsi que les items des listes utilisées. Par contre le contenu déjà saisi des rubriques n est pas affecté. En principe la base de données sera utilisable initialement en français, allemand, italien et anglais. La traduction dans une langue supplémentaire est toutefois facilement réalisable en quelques heures par l utilisateur.

9 Site de la SOHF (si connexion internet active) Une autre adresse WEB peut être enregistrée par défaut Affichage de données internet (si internet actif) : Il est possible d afficher et d utiliser les liens et d utiliser les fonctions de téléchargement depuis un site web, ceci en naviguant directement dans la base de données. Un format affiche la page des recommandations du site de la SOHF, mais un autre site internet ou un intranet peut être utilisé par défaut dans ce format. La base de données n est pas protégée > Les formats peuvent être modifiés librement (sauf copyright). > La structure est accessible librement et peut adaptée aux besoins de l institution ou à des besoins spécifiques des services de santé au travail. > La programmation est simple et accessible à des utilisateurs avertis non informaticiens. > Le principe repose sur l appropriation de la base par les établissements qui l utilise. > Il n y a pas de support prévu, mais des upgrades seront disponibles. > Des séances de formation seront organisées en Suisse pour les utilisateurs de la base de données La bonne nouvelle: Le logiciel est gratuit! et disponible début 2014! Si intérêt: fzysset@mtravail.ch