GUIDE PROGRAMME D ACQUISITION D ORDINATEURS ET D ÉQUIPEMENTS INFORMATIQUES PAR LE PERSONNEL (PAO)

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1 GUIDE PROGRAMME D ACQUISITION D ORDINATEURS ET D ÉQUIPEMENTS INFORMATIQUES PAR LE PERSONNEL (PAO) Novembre 2013

2 Table des matières 1. ADMISSIBILITÉ 3 2. PROCÉDURE 4 3. FOURNISSEUR 6 4. REMBOURSEMENT 7 5. ÉQUIPEMENT ADMISSIBLE 7 6. ÉQUIPEMENT NON ADMISSIBLE 8 7. LES OFFRES COMMERCIALES 8 8. FAQ 9 Programme d acquisition d ordinateurs Procédure Page 2 sur 10.

3 INTRODUCTION Le programme d acquisition d ordinateurs et d équipement informatiques par le personnel (PAO) est offert aux employés du CVM. Il offre la possibilité d acquérir des équipements informatiques et de faire financer cet achat par le collège sous la forme d un prêt sans intérêt d un maximum de trois ans. Vous trouverez plus bas les détails régissant ce programme. 1. ADMISSIBILITÉ 1.1 Ce programme annuel est offert à tous les employés permanents du collège détenant un poste. Les employés non permanents sont donc priés de vérifier en premier lieu leur admissibilité (voir section 1.2 ci-dessous). Si le système vous indique que vous ne l êtes pas, vous devez contacter le service des finances pour faire évaluer votre admissibilité (Josée Joly poste 2152). Pour les employés non permanents, le service des finances en collaboration avec le service des ressources humaines évaluera, cas par cas, l admissibilité au programme. 1.2 Pour vérifier votre admissibilité, allez maintenant sur le site d inscription ( entrez votre numéro d employé et votre date de naissance (AAMMJJ), on vous donnera deux informations, votre statut d admissibilité au programme et votre solde restant (taxes incluses) que le collège peut vous prêter cette année pour financer des achats admissibles au PAO. Voici les deux fenêtres qui pourraient s afficher, en fonction de votre situation : Programme d acquisition d ordinateurs Procédure Page 3 sur 10.

4 1.3 Le montant maximal financé par le Collège du Vieux Montréal est de $ par employé toutes taxes incluses. 1.4 Un employé ne peut avoir plus de $ en dette accumulée dans le contexte du PAO. Au moment de l ouverture du programme, le solde dû au 30 juin 2013 pour les enseignants et pour le personnel non enseignant sera utilisé comme référence pour établir le montant que le collège accepte de financer PROCÉDURE 2.1 Avant de procéder à tout achat, il est préférable de valider les cinq éléments suivants : sa propre admissibilité au programme (voir 1.2), le montant total, taxes incluses, des achats que le collège peut financer cette année (3 000 $ moins le solde dû au CVM), l admissibilité de l équipement autorisé, que le fournisseur de l équipement est dûment enregistré au niveau de la taxe de vente auprès du ministère des Finances que les équipements demandés ont été autorisés (voir 2.5). 2.2 Les achats faits avant la date de début du programme sont admissibles pourvu que les conditions décrites en 2.1 soient respectées. 2.3 L inscription au programme doit être confirmée par une facture d un fournisseur, au nom de l employé, avant la fin du programme (13 décembre 2013). Cependant, en cas de rupture de marchandise pour l équipement choisi, la confirmation se fait de la façon suivante : on doit présenter à la DTI (A05.60), avant la fin du programme, une preuve d'acompte sur ledit 1 Exemple : si au 6 octobre 2013 un employé doit encore $ au collège sur des achats faits dans les PAO précédents, il ne pourra faire financer que $ sur le PAO novembre Programme d acquisition d ordinateurs Procédure Page 4 sur 10.

5 équipement admissible dans le cadre du programme. La facture devra alors être apportée avant le 13 décembre 2013, si c est impossible, vous devrez prendre entente avec le service des finances. 2.4 Pour s inscrire 1. L employé devra aller sur le site Internet Ce site n est fonctionnel que sur PC. Le numéro d employé est requis pour y avoir accès. 2. Ensuite, il faut donner la description de ses intentions d achat ainsi que le coût approximatif de chacun des articles. 3. Pour les employés n ayant pas accès à Internet, ils pourront se présenter en personne à la DTI (A05.60) à la date et l heure de l ouverture du programme. Le personnel de la DTI enregistrera alors sur le site Internet les renseignements nécessaires. 2.5 Avant de procéder à l achat des équipements, vous devez vérifier, sur le même site Internet, quel montant et quels équipements ont été autorisés. Pour effectuer cette vérification, il suffit de vérifier le contenu de la case «montant accordé» (voir plus bas). Si cette case est vide, l autorisation n a pas encore été donnée. Vous remarquerez que dans notre exemple que l autorisation a été donnée et que certains articles ont été refusés, ne correspondant pas à l esprit du programme (voir section 6). Le délai entre l inscription et l autorisation faite par la DTI des montants et des équipements ne devrait pas dépasser 24 heures ouvrables. Vous recevrez aussi un courriel de confirmation d approbation. Programme d acquisition d ordinateurs Procédure Page 5 sur 10.

6 Montant accordé différent de zéro ainsi que les crochets sur les articles refusés (s il y a lieu) montrent que la demande a été validée. Vous pouvez donc procéder aux achats. 3. FOURNISSEUR 3.1 L employé peut acheter son équipement chez un fournisseur dûment enregistré au niveau de la taxe de vente auprès du ministère des Finances. 3.2 Le CVM n offre aucun service sur les équipements acquis, il est recommandé de prendre des garanties auprès du fournisseur. Programme d acquisition d ordinateurs Procédure Page 6 sur 10.

7 4. REMBOURSEMENT 4.1 L employé est responsable de procéder à l achat de ses équipements et d en acquitter la totalité du coût. 4.2 L employé se présente à la direction du service informatique avec la facture originale où il est clairement indiqué que la marchandise a été reçue et la facture entièrement payée. Le service informatique s assurera que les achats sont conformes à la liste des équipements acceptés par le programme (voir 5). 4.3 Une fois la facture approuvée, elle sera acheminée au service des finances où un chèque sera émis au nom de l employé, dans un délai maximum de 10 jours ouvrables. Le chèque sera remis à l employé lors de la signature d une reconnaissance de dette, incluant les modalités de remboursement, pour un montant maximal de $ et un maximum de 3 ans. L application de la récupération du prêt commence sur la paie suivant la signature de la reconnaissance de dette. Ce prêt est sans intérêt et la valeur des intérêts non payés est ajoutée à votre revenu comme avantage imposable. Toute personne n ayant pas 26 paies par année versées par le collège, devra prendre une entente particulière avec le service des finances. 5. ÉQUIPEMENT ADMISSIBLE 5.1 Tout équipement périphérique ou toute composante d un ordinateur : Ordinateur complet ou ses parties (clavier, souris, boîtier, disque dur, écran) Ordinateur portable, tablettes Lecteur de DC ou DVD Graveur de DC ou de DVD Imprimante Numériseur Carte vidéo, de son, de réseau Mémoire Logiciel Caméra numérique (photo, vidéo) Périphérique spécialisé (colorimètre d écran ) Équipement hautement mobile (BlackBerry, ipod, iphone, Androïd ) Commutateur sans fil (Router, hub), Programme d acquisition d ordinateurs Procédure Page 7 sur 10.

8 6. ÉQUIPEMENT NON ADMISSIBLE 6.1 Voici une liste non exhaustive d équipements non admissibles Consoles de jeu Tout équipement de cinéma maison 7. LES OFFRES COMMERCIALES Nous fournissons ces renseignements à titre d information seulement et cela n engage aucune responsabilité du CVM. Ceci ne doit pas être interprété comme un endossement de ces produits. Il est de votre responsabilité de faire les comparaisons pertinentes. 7.1 Microsoft Le programme Campus 3.5 permet une installation étendue de Windows 8 français 64 bits, d Office 2013 français pour Windows et d Office 2011 pour Mac, rendant ces applications accessibles à domicile. Ce sont des exemplaires à clefs uniques qui sont offerts aux membres du personnel du CVM au coût de 15,00 $ avant taxes. Ces logiciels sont en vente au magasin scolaire. On ne peut qu acheter un seul exemplaire de chacun par employé. Cette règle s applique pour toutes les nouvelles versions, si vous avez acquis XP, Vista ou Windows 7 précédemment, vous pourrez acquérir Windows 8 cette année, mais une seule fois (idem pour Office). Les versions Windows 8 et Office 2013 ainsi qu Office 2011 pour Mac sont disponibles maintenant au magasin scolaire. Aux fins de vérification par Microsoft, le magasin scolaire conservera dans ses dossiers le numéro des employés qui feront l'achat de ces produits. 7.2 Pour Dell et Apple : Les fournisseurs d équipement informatique Dell et Apple offrent des réductions pour le personnel du CVM. Le magasin en ligne d Apple vous offre l'accès aux prix éducation sur les Macs, logiciels et autres produits. Nous observons cependant que si le produit est très récent, donc fort probablement très demandé, il n y a pas de différence entre les prix affichés sur ce site et ceux du magasin Apple de la rue Sainte-Catherine. Les étudiants, les parents et le personnel du collège sont tous admissibles pour les achats en ligne sur ce site. 7.3 Offres commerciales Pour plus de détails au sujet des offres commerciales, consultez notre site Internet à l adresse suivante : Programme d acquisition d ordinateurs Procédure Page 8 sur 10.

9 8. FAQ Voici une liste des questions qui nous ont été posées assez fréquemment et les réponses correspondantes :. 1. PC ou MAC a. Pourquoi je suis-je pas capable d accéder à partir de mon MAC au site PAO pour m inscrire au programme? b. Le site PAO n a été développé que pour un accès par PC, les ordinateurs Apple ne peuvent donc pas adéquatement naviguer sur le site PAO. 2. Rupture de stock a. Hier, mon fournisseur d'équipement informatique m'a avisé que ses deux fournisseurs étaient en rupture de stock pour le matériel que j ai commandé. Est-ce que dans le cadre du programme d'acquisition ce serait acceptable que je formalise ma commande et que je paie la facture même si je ne reçois l'équipement que dans quelques semaines? b. Voici ce que nous vous suggérons : nous ne vous conseillons pas un paiement d avance pour un produit que vous n avez pas encore reçu aux seules fins de respect des règles du programme. Cependant, en cas de rupture de marchandise pour l équipement choisi, la confirmation se fait de la façon suivante : on doit présenter à la DTI (A05.60), avant l'expiration de l inscription, une preuve d'acompte sur ledit équipement admissible dans le cadre du programme. La facture devra alors être apportée avant le 13 décembre Demande acceptée a. Dans la case du montant accordé, pour moi, tout est en gris. Cela signifie-t-il que ma demande soit encore à l'étude ou bien qu elle ait été acceptée? b. Si dans cette case le montant est zéro, c est que l autorisation n a pas encore été donnée. Si c est différent de zéro, c est que l autorisation a été donnée. 4. Confirmation par courriel a. Est-ce que je reçois une confirmation par courriel lorsque ma demande est acceptée? b. Oui, une confirmation est envoyée, mais sans les détails de ce qui est accepté ou refusé. Vous devez retourner sur le site pour les détails. 5. Limites de crédit cumulatives et solde du prêt Programme d acquisition d ordinateurs Procédure Page 9 sur 10.

10 a. Si j'achète pour $ cette année (sur $ possibles), est-ce que je peux acheter pour $ au prochain PAO, ou encore estce qu'il ne me reste que $ au prochain PAO? b. Non, dans les deux cas, ce sont deux limites qui ne sont liées que par le solde et non cumulatives. Un employé ne peut devoir plus de $ au collège. Pour un premier achat, dans le cadre du programme, cette année il y a $ disponibles et l an prochain il n y aura que $ moins le solde du $ de l an dernier qui sera disponible. Si entre cette année et l an prochain vous faites un remboursement de $ sur un prêt original de $, l an prochain votre solde sera donc de $. Il ne sera alors possible d emprunter que $. Programme d acquisition d ordinateurs Procédure Page 10 sur 10.