DIRECTIVE DIFFUSION INTERNE DE DOCUMENTS

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1 Page 1/2 REPUBLIQUE ET CANTON DE GENEVE Département de l'instruction publique DIRECTIVE DIFFUSION INTERNE DE DOCUMENTS SERVICE ECOLES-MEDIAS : SEM.02 Activités /Processus: flux d'informations Entrée en vigueur: Version et date : V Remplace la version du : Date d'approbation du SG ou DG : Responsable de la directive: Manuel Grandjean, Directeur Service Ecoles-Médias I. Cadre 1. Objectif(s) 1. Développer le flux d information sous format numérique 2. Etablir des bonnes pratiques en matière de formats de fichiers 2. Champ d application Ensemble des directions, établissements et services du département 3. Personnes de référence Manuel Grandjean, directeur SEM 4. Documents de référence Premier plan de mesures du Conseil d Etat, mesures 16, 18, 19, 21 et 28. Directive SEM01 concernant le traitement des archives II. Directive détaillée Nota Bene : Dans le but de simplifier la lecture de cette directive, les termes qui se rapportent à des personnes exerçant des charges, mandats ou fonctions (directeurs, chefs de services, collaborateurs ) s'appliquent indifféremment aux hommes et aux femmes. 1. Contexte 1.1 Le 30 mars 2006, le Conseil d Etat a adopté un ensemble de mesures qui concernent les systèmes d information. Celles-ci visent à développer le flux de documents électroniques et la e-administration (18 et 19), limiter l utilisation des imprimés et des impressions (16 et 21), promouvoir l utilisation des logiciels libres (28). 1.2 Ces mesures imposent de revoir la circulation des documents à l intérieur du département et les formats utilisés pour les échanges de fichiers. Cette évolution est également rendue nécessaire dans l optique prochaine d une gestion électronique des documents durant leur cycle de vie, de la création à l archivage. 2. Mesures Les termes marqués par une astérisque sont définis en section Un document qui a été produit de façon électronique doit être exclusivement diffusé au sein du département sous forme numérique. L impression de documents pour une diffusion interne est proscrite 1. 1 Cette mesure ne s applique pas à l archivage légal du document par le service producteur : en effet, celui-ci doit jusqu à nouvel avis conserver une copie papier dudit document classée dans le dossier de gestion ou le dossier opérationnel correspondant (cf. directive SEM 01 sur le traitement des archives).

2 Page : 2/2 2.2 Tout document qui ne demande pas une modification par le destinataire doit être diffusé en format PDF (Portable Document Format*) 2.3 Pour les documents qui doivent être modifiés par le(s) destinataire(s), le format ouvert* OpenDocument* doit être privilégié. Ce format constitue en effet la garantie que le document pourra être relu en tout temps indépendamment du logiciel utilisé. 2.4 Tout document numérique doit comporter les indications suivantes : date, auteur, version, statut. 2.5 L utilisateur doit être attentif à la taille d un document avant son envoi par messagerie électronique. Un document ordinaire d une dizaine de pages ne devrait pas excéder les 100 kilooctets (ko). Si un document intègre des images, on veillera à réduire leur définition au maximum de façon à diminuer leur impact sur la taille du fichier. 3. Définitions Les définitions reproduites ici sont tirées de fr.wikipedia.org (sous licence de documentation libre GNU -GFDL). 3.1 Le format des données est la manière utilisée en informatique pour représenter des données sous forme de nombres binaires. C'est une convention (éventuellement normalisée) utilisée pour représenter des données, soit des informations représentant un texte, une page, une image, un son, un fichier exécutable, etc. Lorsque ces données sont stockées dans un fichier, on parle de format de fichier. 3.2 Le Portable Document Format (communément abrégé PDF) est un format de fichier informatique créé par Adobe Systems. La spécificité du PDF est de préserver la mise en forme (polices de caractères, images, objets graphiques ) telle que définie par son auteur, et ce quelles que soient l'application et la plate-forme utilisées pour lire ledit fichier PDF. 3.3 Le format de données est la manière utilisée en informatique pour représenter et stocker des données. C est une convention utilisée pour représenter des données, soit des informations représentant un texte, une page, une image, un son, un fichier exécutable, etc. 3.4 Un format de données est dit ouvert si son mode de représentation a été rendu public par son auteur et qu aucune entrave légale ne s oppose à sa libre utilisation (droit d auteur, brevet, copyright). Les formats ouverts sont généralement créés dans un but d interopérabilité. Un document enregistré dans un format ouvert sera indépendant du logiciel utilisé pour le créer, le modifier, le lire et l imprimer. L interopérabilité laisse le choix du logiciel pour utiliser le document libre. 3.5 Un format fermé est un format de données qui se définit par opposition au format ouvert. Un format est donc fermé lorsqu'il n'est pas libre d'utilisation, soit que ses spécifications ne sont pas connues (donc, on ne peut pas créer de logiciel qui sache lire ou écrire ce type de format), soit que des restrictions légales à son utilisation existent (à travers une licence d'utilisation). Sont fermés par exemple les fichiers produits par Microsoft Office - documents Word, classeurs Excel, présentations PowerPoint. 3.6 OpenDocument est un format ouvert de données pour les applications bureautiques: traitements de texte, tableurs, présentations, diagrammes, dessins et base de données bureautique. OpenDocument est la désignation d'usage d'un standard dont l'appellation officielle est OASIS Open Document Format for Office Applications, également abrégée par le sigle ODF. Ce format a été certifié par l'iso (Organisation internationale de normalisation) en 2006 (norme ISO26300) III. Annexes Service Ecoles-Médias Format de fichiers bureautiques guide pratique

3 Page 1/3 REPUBLIQUE ET CANTON DE GENEVE Département de l'instruction publique FORMAT DE FICHIERS BUREAUTIQUES GUIDE PRATIQUE Créer un fichier PDF à partir d'un fichier WORD (Postes administratifs) Sauf si l'on possède un logiciel complémentaire (par exemple Adobe complet), il n'est pas possible de créer directement un fichier PDF depuis Microsoft Word. L'Etat de Genève met à disposition sur les postes administratifs (Intranet) un logiciel en ligne qui transforme différents types de fichiers en PDF (cliquez sur le lien ci-après l'aide se trouve directement dans la page WEB, onglet «Guide») : (mettez ce lien dans vos favoris) La nouvelle plateforme administrative (NPA v.2), qui sera installée d'ici juin 2008 sur les postes administratifs, comprend le logiciel PDFCreator, qui permet de créer des fichiers en format PDF et remplace la solution mentionnée ci-dessus. Créer un PDF depuis WORD avec le logiciel PDFCreator Choisir Imprimer dans le menu Fichier, puis PDFCreator dans la liste déroulante Donner un nom au document et cliquer sur "Save"

4 Page : 2/2 Choisir le répertoire d'enregistrement et cliquer sur Enregistrer Créer un fichier PDF à partir d'openoffice L'enregistrement dans le format PDF est inclu dans OpenOffice. Cliquez sur l'icône «Export direct au format PDF» ou choisissez «exporter au format pdf...» dans le menu Fichier : Choisissez le dossier dans lequel sera placé le fichier, nommez le fichier, Cliquez sur Enregistrer.

5 Page : 3/3 Enregistrer au format WORD depuis OpenOffice Avant d'enregistrer au format Word, enregistrez normalement le fichier au format OpenOffice.ODT (ainsi vous garderez l'original). Ouvrez ensuite le menu Fichier; cliquez sur «Enregistrer sous...» et sélectionnez «Microsoft Word 9/2000/XP (.doc)». Choisissez le dossier dans lequel sera placé le fichier et nommez le fichier, puis cliquez sur «Enregistrer»; le message suivant apparaît, acceptez le risque... et cliquez sur «Oui». Vous constaterez que le nom du fichier a changé (barre de titre tout en haut de l'écran) : il porte maintenant l'extension.doc.