Organismes de prestation de services du Programme d alphabétisation et de formation de base

Transcription

1 Ministry of Training, Colleges & Universities Ministère de la Formation et des Collèges et Universités Business and Systems Direction de la gestion des Management Branch opérations et des systèmes Suite 200, South Tower Bureau 200, tour sud 175 Bloor St. E 175, rue Bloor Est Toronto ON M4W 3R8 Toronto ON M4W 3R8 NOTE DE SERVICE AUX : Organismes de prestation de services du Programme d alphabétisation et de formation de base DATE : 28 septembre 2012 OBJET : Instructions relatives à la mise hors service de l application client du SGI de l AFB et du processus de rapport provisoire du SGI de l AFB Avec le lancement du Système de gestion des cas du Système d information d Emploi Ontario (SGC du SIEO) auprès des fournisseurs de services d AFB le 1 er avril 2012, l application client SGI de l AFB (alias SGI de l AFB) et le processus de rapport provisoire du SGI de l AFB doivent maintenant être mis hors service. À compter du lundi 15 octobre 2012 à la fermeture des bureaux, les téléchargements des données de suivi des apprenants d AFB générées par le SGI de l AFB ne seront plus acceptés par le Ministère. De plus, le Ministère demande aux fournisseurs de services d AFB de s abstenir d utiliser le SGI de l AFB à partir de cette date. Dans le cadre de vos obligations contractuelles et de notre engagement mutuel à assurer la sécurité des informations des clients, les fournisseurs de services d AFB devront suivre les instructions contenues dans la trousse ci-jointe dans le cadre de la mise hors service du SGI de l AFB. Ces instructions de mise hors service présentent de façon explicite toutes les étapes qui doivent être suivies au minimum par tous les fournisseurs de services d AFB pour protéger l information privée des apprenants. Veuillez noter que le Ministère demandera aux fournisseurs de services d AFB de démontrer qu ils ont suivi ces étapes. Lancé en 2000, le SGI de l AFB comprend une base de données de renseignements personnels des apprenants qui datent de cette période. Les fournisseurs de services d AFB doivent prendre les mesures spécifiques présentées dans les instructions ci-jointes pour archiver et protéger correctement ces renseignements personnels. Dans le cadre de la mise hors service du SGI de l AFB, il est essentiel de protéger les données personnelles des apprenants en prenant des mesures pour : Page 1

2 1. archiver les renseignements historiques sur les apprenants d AFB qui existent dans la base de données; 2. attester que votre organisme a correctement archivé les renseignements historiques sur les apprenants d AFB en toute sécurité; et 3. mettre ces renseignements archivés à la disposition du Ministère, sur demande d après votre entente avec le ministère. Étant donné l importance de cet exercice, le Ministère prévoit que l archivage sécuritaire adéquat des données du SGI de l AFB sera supervisé et attesté par la haute direction du programme d AFB ou par l agent de protection de la vie privée de votre organisme, tel qu énoncé dans l article 9 du contrat d AFB. Pour soutenir l archivage de l application client SGI de l AFB et de la base de données du SGI de l AFB, le Ministère exige que les fournisseurs de services d AFB utilisent des clés USB chiffrées, en plus de désinstaller l application client et la base de données des ordinateurs de bureau et des lecteurs réseau (des renseignements supplémentaires spécifiques sont présentés dans le document ci-joint). Le Ministère a informé les organismes de prestation de services d AFB de la mise hors service en janvier 2012, lors de la publication du Guide de report et de transition des apprenants du programme d Alphabétisation et de formation de base pour avril Veuillez noter les dates clés suivantes : Le 15 octobre 2012 (fermeture des bureaux) : o Date limite pour les derniers téléchargements des données de suivi sur les apprenants d AFB Le 30 novembre 2012 : o Achèvement de toutes les activités de mise hors service par les fournisseurs de services d AFB, et o Fermeture du centre d assistance du SGI de l AFB par le Ministère pour l application client SGI de l AFB et le processus de rapport provisoire du SGI de l AFB. Le 25 janvier 2013* o Dans le cadre des rapports du RTEA du T3 pour le programme d AFB, les fournisseurs de services devront attester que leur organisme a achevé la mise hors service. *Le personnel du Ministère pourrait demander une attestation avant cette date. Si vous avez des questions, veuillez communiquer avec votre conseiller en emploi et en formation. Merci. Direction de la gestion des opérations et des systèmes Septembre 2012 Pièce jointe Instructions relatives à la mise hors service : application client SGI de l AFB et processus de rapport provisoire du SGI de l AFB Page 2

3 INSTRUCTIONS RELATIVES À LA MISE HORS SERVICE : L APPLICATION CLIENT SGI DE L AFB ET LE PROCESSUS DE RAPPORT PROVISOIRE DU SGI DE L AFB IMPORTANT : Les instructions suivantes sont pertinentes si l application client SGI se trouve soit dans un système d opération Windows XP ou Windows 7 32 bit. Si l application client SGI s opère dans un système Windows 7 64 bit, veuillez communiquer avec le centre d appel pour la mise hors service. Les étapes afin de déterminer le système d opération sont ci-bas. Déterminer le système d opération A. Cliquer sur le menu démarrer pour trouver soit «Mon ordinateur» ou «Ordinateur». Si «Mon Ordinateur» se trouve dans le menu, le système est Windows XP et vous pouvez procéder avec les instructions Si «Ordinateur» se trouve dans le menu, le système est Windows 7 B. Si vous avez un système Windows 7, cliquez sur Propriétés du système pour y vérifier le type. Dans le volet «Système», vous verrez le «Type de système» Si le type est de «32-bit», vous pouvez procéder avec les instructions Si le type est de «64-bit», veuillez appeler le centre d aide de l application client SGI pour les instructions à la mise hors service Page 3

4 Toutes les étapes présentées dans cet exercice de mise hors service doivent être effectuées. Étape 1 : trouvez et vérifiez la base de données d AFB A. Lancez l application client SGI de l AFB et ouvrez une session pour vérifier la base de données. B. Fermez l application, puis lancez-la de nouveau pour exécuter l utilitaire Réparation et compact. Ce processus compactera la base de données et en vérifiera l intégrité. C. Comme indiqué dans l exemple ci-dessous, notez l emplacement de la base de données actuelle à l écran Information d entrée en communication (Logon Information). Page 4

5 Étape 2 : effectuez une copie de secours sur une clé USB chiffrée Remarque : assurez-vous que la clé USB chiffrée possède assez d espace pour stocker la base de données et le système virtuel LBS_AFB. A. Branchez la clé USB chiffrée et suivez le processus d ouverture de session du logiciel de chiffrement. B. Lancez l explorateur Windows partir du menu Démarrer (Start). C. Trouvez la base de données en suivant le chemin d accès obtenu à l écran Information d entrée en communication. La base de données aura l extension «.mdb». D. Cliquez à droite sur le fichier de la base de données, puis sélectionnez Copier (Copy). E. Trouvez la clé USB (disque amovible) en double-cliquant sur l icône «Ordinateur» (My Computer) sur le bureau. F. Ouvrez la clé USB en double-cliquant sur «Disque amovible» (Removable Disk). Dans l exemple ci-dessus, la clé USB est «Disque amovible (E:)» [Removable Disk (E:)]. G. Cliquez avec le bouton droit dans le panneau ouvert de la clé USB, puis sélectionnez Coller (Paste) dans le menu. H. Une fois que le fichier de la base de données est enregistré sur la clé USB, cliquez avec le bouton droit sur le fichier, puis sélectionnez Renommer (Rename) dans le menu. I. Conservez le nom d origine du fichier, et ajoutez la date de la copie de secours à la fin du nom. Cela aidera à déterminer la date de la copie de secours. Page 5

6 J. Assurez-vous que le fichier de base de données est bien enregistré sur la clé USB. Double-cliquez sur le fichier.mdb. Si le fichier s ouvre dans Microsoft Access et si on vous demande un mot de passe, l enregistrement a réussi. Étape 3 : enregistrez une copie de l application client virtuelle SGI de l AFB sur la clé USB chiffrée Une copie du système virtuel LBS_AFB doit également se trouver sur la clé USB chiffrée dans l éventualité où votre organisme ou le Ministère aurait besoin d accéder à la base de données. L application n a pas besoin d être installée et elle peut être exécutée à partir de n importe quel dossier ou emplacement. A. L application peut être téléchargée à partir du Portail sécurisé SGI de l AFB URL du site LBS-AFB Solution provisoire : Il s agit d un logiciel complet; aucune autre installation ni programme de correction n est nécessaire. B. Choisissez sur la page LBS-AFB Solution provisoire pour vous rendre à la page Télécharger. Page 6

7 C. Saisissez le nom et le mot de passe de l utilisateur actuel, puis cliquez sur Se connecter. D. À partir du menu, cliquez sur le lien qui se trouve à côté de Télécharger : «LBS-AFB v2.3.0». Le fichier téléchargeable et les instructions à suivre sont disponibles sur cette page. E. Lorsqu on vous demande de le faire, choisissez Enregistrer (Save). Page 7

8 F. Trouvez la clé USB chiffrée, puis enregistrez le fichier. Ne changez pas le nom du fichier. Étape 4 : conservez un référentiel des renseignements clés du SGI de l AFB L organisme d AFB doit conserver, dans un endroit verrouillé et protégé, un référentiel des renseignements clés de l application client SGI de l AFB, comme le nom de l utilisateur, le mot de passe et un manuel de l utilisateur. De plus, les fournisseurs doivent conserver tous les mots de passe relatifs à la clé USB chiffrée à un endroit séparé, mais aussi bien protégé. Les organismes doivent : 1) enregistrer un fichier texte contenant le nom d utilisateur et le mot de passe que vous venez d utiliser pour accéder à la base de données 2) examiner les documents qui sont présentement disponibles sur le portail en ligne et enregistrer tous ceux qu ils jugent pertinents, comme le manuel de l utilisateur N oubliez pas que ce portail sera mis hors services et que ces documents ne seront plus disponibles après le 30 novembre Page 8

9 Étape 5 : suppression de la base de données d AFB et désinstallation de l application d organisme d AFB v2.3.0 Les organismes d AFB doivent supprimer les copies de la base de données d AFB et désinstaller l application d organisme d AFB v2.3.0 de TOUS les ordinateurs de bureau. Suivez ces étapes pour désinstaller l application d organisme d AFB v2.3.0 (client virtuel) A. Recherchez l application en cliquant sur Rechercher (Search) à partir du menu Démarrer (Start). B. Recherchez tous les fichiers et tous les dossiers pour trouver le nom de fichier «VOS». C. Suivez le chemin affiché dans votre fenêtre de recherche et supprimez le(s) fichier(s) de façon permanente. Suivez ces étapes pour désinstaller l application d organisme du SGI de l AFB v2.3.0 A. Ouvrez le panneau de configuration à partir du menu Démarrer. B. Dans le panneau de configuration, choisissez «Ajout/Suppression de programmes» (Add and Remove Programs). C. Désinstallez l application d organisme du SGI de l AFB Suppression de toutes les copies de la base de données du SGI de l AFB A. Identifiez tous les ordinateurs de bureau sur lesquels la base de données du SGI de l AFB est stockée en effectuant une recherche sur l ordinateur pour trouve la base de données en cliquant sur le bouton Démarrer, puis sur le bouton Recherche à partir du menu Démarrer. B. Recherchez tous les fichiers et tous les dossiers pour trouver le nom de fichier «.mdb». C. Supprimez les bases de données trouvées à partir de la fenêtre de recherche en suivant le chemin indiqué dans cette fenêtre. D. Recommencez cette recherche sur tous les lecteurs locaux et de réseau qui sont reliés aux ordinateurs de bureau, puis supprimez les bases de données restantes. Page 9

10 IMPORTANT : si vous ou le Ministère avez besoin d accéder à la base de données enregistrée sur la clé USB chiffrée Exécuter l application d organisme de l AFB v2.3.0 A. Branchez la clé USB chiffrée et suivez le processus d ouverture de session du logiciel de chiffrement. B. Ouvrez l explorateur Windows et parcourez la clé USB pour trouver l application d organisme AFB v C. Pour lancer l application, double-cliquez sur «LBS-ABF Agency v2.3.0.exe». D. Cliquez sur Exécuter (Run) pour lancer l application. E. Sélectionnez «Application AFB pour client», puis cliquez sur OK. Page 10

11 Remarque : après l ouverture de l application AFB pour client, un dossier intitulé «VOS» sera créé au même endroit que l application. Ce répertoire contient tous les paramètres et les fichiers de l application. Si ce répertoire est supprimé, l application le créera de nouveau avec ses paramètres par défaut et une base de données vide. F. L application SGI de l AFB lancera l écran Information d entrée en communication. G. Sélectionnez une langue, puis cliquez sur Changer - BD pour trouver le fichier de base de données enregistré sur la clé USB chiffrée. H. Saisissez le nom d utilisateur et le mot de passe, puis cliquez sur OK. Remarque : cette application fonctionne dans un environnement virtuel. Cela signifie qu elle possède sa propre structure de répertoire et qu elle n écrit rien dans le système de fichiers de Windows. L application peut être exécutée à partir de n importe quel endroit, y compris une clé USB chiffrée. Page 11