Assemblée Générale ordinaire de l Association Urbamet. Procès-verbal

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1 15 rue Falguière Paris Siret APE 913E Association loi 1901 Tél. +33 (0) urbamet@iaurif.org Urbamet.dguhc@equipement.gouv.fr Assemblée Générale ordinaire de l Association Urbamet jeudi 22 juin 2006 Procès-verbal Lieu : IAURIF, 15 rue Falguière, Paris 15ème L Assemblée Générale ordinaire de l association Urbamet s est réunie le jeudi 22 juin 2006 sur convocation de son président dans les locaux de l IAURIF, à Paris dans le 15 ème arrondissement, 15, rue Falguière. L ordre du jour était le suivant : Approbation PV de l AG du 23 juin 2005 ; Rapport moral du Président ; Rapport d activité de l année 2005/2006 ; Rapport financier et approbation des comptes de l exercice 2005/2006 ; Quitus au trésorier ; Renouvellement du Conseil d administration ; Programme de travail 2006/2007 ; Projet de budget pour 2006/2007 ; Questions diverses. Ouverture de l Assemblée Générale par le Président, François Dugeny. L Assemblée Générale est accueillie dans les locaux de l IAURIF par François Dugeny, Directeur général et président de l Association Urbamet. Il adresse un mot de bienvenue à tous les participants en rappelant combien l Institut est attaché à l association Urbamet. 1

2 Le Président déclare l Assemblée Générale ordinaire ouverte à 9 h 45. Il passe aux différents points de l ordre du jour. 1- Adoption du Procès-verbal de l Assemblée Générale du 23 juin 2005 Le Président après avoir rappelé que le projet de Procès verbal avait été joint à la convocation à l Assemblée générale demande si les uns ou les autres ont à faire des remarques. Aucune question n étant posée, le Président passe au vote. Le Procès-verbal de l Assemblée Générale du 23 juin 2005 est adopté à l unanimité. 2- Rapport moral présenté par le Président François Dugeny. Je remercie tous les présents d être venus nombreux. L Assemblée générale annuelle est toujours un temps fort de l Association. Moment privilégié pour faire le point de l activité. L année a été assez dense et l essentiel du programme de travail a été réalisé. Le détail en sera donné ultérieurement par les exposés de chacun des responsables des diverses activités. I - Réseau et banque de données URBAMET L alimentation de la banque de données Urbamet qui forme le cœur de notre travail a été poursuivie par tous les membres producteurs. Je les remercie de leurs efforts car c est ce travail au quotidien qui donne à Urbamet et sa qualité et sa fiabilité. Comme nous nous y étions engagés un nouveau manuel de catalogage et d indexation a été mis à jour pour faciliter et harmoniser le travail de tous. La mise à jour du thésaurus en espagnol a été menée à son terme. Il est en ligne. Il s agissait d une innovation importante pour élargir l audience d Urbamet. L intégration de documents en texte intégral, désormais le complément indispensable des banques de données bibliographiques, s est poursuivie. Il convient maintenant de développer les efforts en ce sens. J ai conscience que cela soulève de très nombreuses difficultés de mise en œuvre. Cela peut demander du temps mais il y va, pour une part, de l avenir de notre base. Chacun doit apporter le fruit de son expérience et il conviendra de créer un groupe de travail spécifique sur ce point. La limitation de l'accès gratuit à deux années de publication pour la banque de données Urbamet, sur le site Urbamet.com, au lieu des trois années précédemment, effective depuis l an dernier, si elle était nécessaire pour assurer le développement d Urbadoc.com, présente aussi des inconvénients que plusieurs utilisateurs nous ont fait remonter. Peut-être faudra-t-il trouver des solutions médianes Nos collègues du réseau Urbandata sont confrontés au même problème. II Urbadoc Depuis fin janvier 2005 le site urbadoc.com fonctionne permettant l accès par Internet à l ensemble de nos bases européennes et donc à celle d Urbamet. Un an et demi après il est possible de tirer les premiers enseignements de cette importante novation de notre mode d accès à la documentation. 2

3 On peut s en réjouir même si des améliorations sont encore nécessaires. Urbamet y travaille activement par ses contributions au groupe de travail permanent d Urbandata. La dernière réunion vient de se tenir à Londres il y a une semaine et il vous en sera rendu compte dans la matinée. Au-delà des améliorations techniques inéluctables pour ce genre de produit, l autre effort à fournir est celui de la commercialisation. Pour l instant nous avons axé l effort sur les anciens clients d Urbadisc et ils sont tous restés fidèles puisque tous se sont abonnés et avec les premières échéances d abonnement nous enregistrons également les réabonnements. De nouveaux clients doivent être trouvés et nous comptons pour cela sur le partenariat qui devrait voir le jour effectivement au mois de septembre prochain avec Inist-Diffusion. Une convention doit être signée et le Conseil d administration qui en parlera dans sa séance consécutive à cette AG devrait me donner son accord pour signer la convention maintenant mise au point après une année de pourparlers. Je rappelle qu un autre accord est en cours avec l INIST pour l intégration en fait la réintégration comme dans les premiers Urbadisc- des données extraites des bases Francis et Pascal. Les deux conventions devraient être signées en même temps pour une mise en oeuvre à la fin de l année. C est dans l un et l autre cas, diffusion et données, un gros apport et un «plus» important pour Urbamet. III Le site Urbamet.com. Le Site Urbamet.com a été enrichi cette année encore. Plusieurs documents ont été mis en ligne et sont donc directement accessibles. Il s agit notamment de la liste des périodiques analysés par le réseau, outil simple mais efficace, qui n existait pas jusqu alors. La banque de données des documents en texte intégral est également accessible en tant que telle.. IV - Quelques autres travaux du programme de travail qu il faut mentionner La mise à jour du Thésaurus géographique a été lancée, comme nous l avions dit il y a un an, mais elle est plus complexe que prévue et les travaux n ont pas pu être achevés au cours de l année. Les corrections et ajouts sur la France ont été faits. Le chantier continue et le reste suivra peu à peu. Dernier point, une séance de formation est prévue car cela fait aussi partie des services mutualisés que doit rendre notre Association. Cette année elle portera sur les fils RSS devenus si importants désormais en matière de documentation. Ainsi, 2005/2006 a été pour Urbamet une année productive. Nous souhaitons tous renforcer les liens entre les membres du réseau car les liens sont la raison d être des réseaux. Le Président soumet son rapport moral à l Assemblée Générale pour approbation. Le rapport moral du Président est approuvé à l unanimité par l Assemblée Générale. 3- Présentation du Bilan d activités 2005 / 2006 Le Président passe la parole à Christine Dubos et à Linda Gallet qui présentent les principales activités de l année écoulée : - Urbamet : L alimentation de la base s est poursuivie comme les années précédentes. Tous les co-producteurs habituels ont participé à l enrichissement d Urbamet. Maison des Sciences de la Ville de Tours a signé en janvier 2006 une convention pour participer à l alimentation. 3

4 - Mise en place du guichet d alimentation (Alix) : Les coordonnateurs ont travaillé avec le CETE de Lille sur l amélioration du produit afin de permettre un contrôle des notices entrantes dans la base. - Commission thésaurus : Une réunion de la Commission thésaurus s est tenue au mois de mai, de nouveaux descripteurs ont été inclus au thésaurus matière, la nouvelle mise à jour sera consultable sur le site urbamet.com et mise en forme sous fichier pdf. - Thésaurus espagnol : Le thésaurus matière disposait déjà d une traduction en anglais, il a été enrichi cette année par une traduction espagnole utilisable à l interrogation et à la consultation d Urbamet. Au niveau du portail Urbadoc le thésaurus matière sera également enrichi d un champ descripteurs espagnols. - CD Rom Archirès : La production d un nouveau CD est prévu pour la fin de l année 2006, sous réserve des réponses des écoles d'architecture. - Données de l'inist : La coopération avec l Inist s est poursuivie en 2006 en vue de l intégration des données de Francis et Pascal dans le portail Urbadoc. Le reversement de l Inist est prévu pour octobre 2006 en même temps que le prochain reversement de la base Urbamet et des autres bases étrangères. Le portail devrait alors s enrichir d environ notices (à partir de 1990). - Urbadoc : Les réabonnements sont en cours. Parmi les partenaires d Urbandata, ce sont les abonnements à Urbamet qui sont le plus nombreux. Urbamet compte avec la mise en place du portail Urbadoc le même nombre d abonnés qu à Urbadisc. Des réflexions sont à mener pour mettre en place une politique de diffusion afin de recueillir de nouveaux abonnés. - Evolutions Urbadoc : Il faut donner la priorité aux nouvelles technologies. Lors de la dernière réunion d Urbandata qui a eu lieu à Londres, les partenaires ont exprimé un besoin d évolution et ont évoqué l éventualité de changer de société d hébergement et donc d abandonner Nexus. Dans cette optique, les différents partenaires réfléchissent à une traduction qui toucherait le plus grand nombre d'utilisateurs : titre, résumé, mots clefs en anglais? Un groupe de travail doit réfléchir à la création d'un lexique commun en se basant sur le programme Muleta. A la suite du rapport, le Président donne la parole à l Assemblée. Quelques précisions sont apportées. En réponse à une réflexion, le Président François Dugeny propose d'adresser à la prochaine AG, en plus de la convocation, un état d avancement du programme de travail, afin d'anticiper les éventuelles questions. 4- Rapport financier et approbation des comptes de l exercice , par le Trésorier, Philippe Montillet Les comptes de l exercice reflètent la vie de l association marquée depuis plus de deux ans par la mise en place d Urbadoc.com. Les retards dans la mise en ligne ont eu leurs conséquences en matière financière. Je rappelle que pour la première fois le bilan de l exercice de l an dernier avait été déficitaire. Cette situation n a eu qu un temps et depuis la situation se redresse avec les abonnements à Urbadoc et surtout les réabonnements ce qui était le test 4

5 Nous visons à récupérer le même nombre d abonnés que celui des anciens «clients» à Urbadisc ce qui nous permettra de retrouver l équilibre annuel ce qui est atteint; et dans un second temps, le but est d accroître le nombre des abonnés opération qui devrait être perceptible dans les comptes de l an prochain lorsque notre réseau de diffusion se sera étoffé avec l accord que nous devons signer avec INIST-Diffusion. L exercice se termine avec un solde bénéficiaire de 1056,68 euros alors que nous avions été déficitaires l an passé de plus de trois mille euros. Sur l exercice et les comptes en général quelques précisions : Cotisations : Pour 2006, 40 cotisations ont déjà été acquittées au 31 mai, pour 77 appelées. Les autres, n en doutons pas, vont rentrer progressivement d ici à septembre comme c est chaque année le cas. Pour 2006, le Bureau propose que le montant de la cotisation soit maintenu à 152 sauf avis contraire de l Assemblée générale. Dans le compte d exploitation : Le poste «Achats» demeure toujours le plus important Il reprend les coûts de maintenance d Urbadoc.com auprès de la Société Nexus pour lesquels nous n avons pas reçu, avant la clôture de l exercice, toutes les factures qui seront reprises dans le Bilan au titre des charges à payer. D autre part depuis l an dernier un nouveau poste concerne l hébergement Urbamet sur le CETE de Lille, poste que je fais apparaître de manière autonome dans le compte d exploitation. Ce poste sera désormais annuel. Le poste «Déplacements» correspond essentiellement aux frais occasionnés par les réunions d Urbandata qui ont lieu chez chacun de nos partenaires européens. Ces frais sont donc incompressibles, plusieurs réunions ayant eu lieu cette année à l étranger, ces frais ont été plus importants par rapport à l exercice passé compte tenu de quelques dépenses exceptionnelles, liées d une part à la prise en charge des frais de déplacement d un de nos conférenciers et d autre part à la réception de départ de Camille Maillard et Michel Griffon. Du point de vue des recettes, la situation comptable est bien meilleure que l an passé exercice durant lequel nous avions dû supporter le non-recouvrement entre le dernier Urbadisc et le nouvel abonnement à Urbadoc.com. Désormais nous sommes revenus dans des exercices pleins. L an dernier je disais que la situation devait se traduire l an prochain par un retour à la normale. Tel est le cas et nos recettes retrouvent la vitesse de croisière. Elles devraient par la suite croître avec le développement d Urbadoc.com. 5

6 COMPTE D EXPLOITATION DU 01/06/2005 AU 31/05/2006 COMPTE DE RESULTAT CHARGES N- 1 31/05/2006 PRODUITS N /05/2006 Achats et charges externes 9 612, ,16 Hébergement site web 4 290, ,56 Pub. Public. Rel publiques - 922,97 Honoraires divers , ,32 Frais de salons ,09 Déplacements, missions, réceptions 1 713, ,26 Produits divers : cédéroms et autres produits (fournis aux membres) , ,50 Abonnement Urbadoc 1 713, ,54 Cotisations annuelles , Reprise provisions Urbadoc - Reprise provisions Clients - Services bancaires 20,23 7,00 Cotisation (Urbandata) 160,00 160,00 Dotation et provisions sur créances 304,00 Pertes sur créances irrécouvrables 456,00 - Produits exceptionnels - RESULTAT D EXPLOITATION ,68 RESULTAT D EXPLOITATION 3 556,26 TOTAL GENERAL , ,04 TOTAL GENERAL , ,04 6

7 En ce qui concerne le Bilan, celui de notre association demeure très sain. DETAIL DU BILAN PASSIF DETAIL du BILAN ACTIF 7

8 Sur le bilan, juste une ou deux remarques. Une partie des charges est mise en provision, car toutes les factures définitives de 2006 n étaient pas encore réglées à la fin de l exercice notamment celles de Nexus concernant la gestion du Site Urbadoc et celle du CETE du Nord. A noter aussi que les frais de licence qui auraient dû apparaître dans le compte d exploitation n ayant toujours pas été facturés au 31 mai 2006, ils apparaissent toujours au Bilan en provision ce qui était le cas l an passé. Nous espérons que ce compte sera soldé au prochain exercice. Nos réserves restent importantes afin de répondre aux frais qui vont correspondre à notre changement de système d exploitation et aux nouveaux développements à prévoir pour Urbadoc.com dont certains sont demandés uniquement pour nos utilisateurs. Il s agit donc d une précaution de gestion «en bon père de famille». J avais soumis l an passé l idée au Conseil d administration, idée approuvée par l Assemblée générale de mettre une partie de cette somme sur un compte rémunéré. Cela n a pas pu se faire pour diverses raisons dont le manque de souplesse du système proposée par notre banque. Nous étudierons d autres solutions. Ceci posé, quelques remarques pour terminer : Je remercie, comme chaque année, tous ceux qui règlent rapidement leur cotisation et les abonnements à Urbadoc. Cela évite les relances, ce qui est un gain de temps appréciable Je rappelle que le travail de comptabilité pour Urbamet est effectué bénévolement par une personne de l IAURIF que je tiens à remercier publiquement et cela d autant plus cette année puisque, rattrapée par la retraite, elle ne sera plus avec nous l an prochain. Cette année comptable est sa dernière. Donc merci à tous. Merci aussi de bien nous communiquer, dans la mesure du possible, la copie de votre virement comptable car nous avons parfois du mal à imputer des virements administratifs qui arrivent directement des agences comptables sans que nos références figurent toujours. Cela nous fera gagner du temps. Je remercie aussi toute l équipe de l IAURIF qui m assiste dans mon travail de trésorier, comme dans celui de membre permanent de groupe de travail qui assiste le Bureau et le Conseil d Administration. Le Trésorier demande à l Assemblée s il y a des questions. Une question est posée sur la tenue des AG et sur l exercice comptable non liés aux années civiles. Réponse est donnée sur ce point en rappelant que c est la pratique depuis le début de l Association et que cela permet de travailler dans le cadre des années dites «scolaires» de septembre à juillet qui correspond au rythme de travail. Cette pratique semble convenir à tous et il n est pas prévu pour l instant d en changer En l absence d autres questions, le Président passe la parole à Monsieur Olivier Deliry, Commissaire aux comptes de l association depuis sa désignation à ce poste par vote de l Assemblée Générale du 3 octobre 2003, conformément aux statuts de l Association, afin qu il fasse part de son avis sur nos comptes. 8

9 Monsieur Olivier Deliry reprend le texte inséré dans le rapport qu il avait remis au Président ainsi qu au Trésorier. «Je certifie que les comptes annuels sont au regard des règles et principes comptables français, réguliers et sincères et donnent une image fidèle du résultat des opérations de l exercice écoulé ainsi que de la situation financière et du patrimoine de votre association à la fin de cet exercice. Je n ai pas d observation à formuler sur la sincérité et la concordance avec les comptes annuels des informations données dans le rapport de gestion du Trésorier et dans les documents communiqués aux sociétaires sur la situation financière et les comptes annuels.» Le Trésorier remercie le Commissaire aux comptes et demande au Président qu il mette au vote de l assemblée : Pour l approuver le rapport financier du Trésorier incluant la proposition de maintenir la cotisation annuelle à 152 euros, ainsi que celle émise de placer une partie des réserves. Pour donner quitus au trésorier pour sa gestion et ses comptes de l exercice 2005/2006. Le Président demande à l assemblée de voter sur le rapport financier du Trésorier, sur le montant annuel de la cotisation (152 euros) ainsi que sur la proposition faite de placer une partie des réserves. A l unanimité, l Assemblée Générale approuve les comptes de l exercice 2005/2006 tels qu ils viennent d être présentés par le Trésorier et confirmés par le Commissaire aux comptes et incluant les propositions de maintenir la cotisation annuelle à cent cinquante deux euros et de placer sur un compte rémunéré une partie des réserves. 5- Quitus au trésorier Le président demande à l assemblée de voter sur le quitus à donner au Trésorier. A l unanimité, l Assemblée Générale donne quitus au Trésorier pour sa gestion et ses comptes de l exercice 2005/2006 La séance est suspendue à 11 h 30 afin que le Conseil d Administration puisse se réunir notamment pour établir le programme de travail de l année à venir. Durant la suspension de séance, des exposés et présentation techniques sont effectuées. L assemblée générale reprend à 12 h Renouvellement du Conseil d Administration Le Président annonce que le conseil d administration demeure inchangé ainsi que les membres du Bureau. 9

10 Pour mémoire il en redonne la composition : Conseil d administration - Marcel BELLIOT, Fédération Nationale des Agences d'urbanisme / FNAU ; - Anne CHARREYRON PERCHET, Villes en Développement / ISTED ; - François DUGENY, Institut d'aménagement et d'urbanisme de la Région d'ile-de-france / IAURIF ; - Jean-Paul DUMONTIER, Centre d Etudes sur les Réseaux, les Transports, et les Constructions Publiques / CERTU ; - Bernard ECREMENT, Institut d'urbanisme de Paris / Université de Paris XII - Val-de- Marne / IUP-Créteil ; - Philippe GRAND, Ministère des Transports, de l Equipement, du Tourisme et de la Mer / DGHUC ; - Olivier LEMAIRE, Association Internationale Villes et Ports / AIVP ; - Eric LENGEREAU, Ministère de la Culture et de la Communication / Direction de l Architecture et du Patrimoine / DAPA ; - Dominique MALTHERRE, Ministère des Transports, de l'equipement, du Tourisme et de la Mer / DRAST ; - Jean MARIEU, Institut d'aménagement, de Tourisme et d Urbanisme de l'université de Bordeaux III / IATU ; - Philippe MONTILLET, Institut d'aménagement et d'urbanisme de la Région d'ile-de- France / IAURIF ; - Pierre PELLIARD, Conseil Français des Urbanistes / CFDU ; - Françoise SALVADOR, Agence Nationale pour l Amélioration de l Habitat / ANAH ; - Nathan STARKMAN, Agence de Développement et d'urbanisme de Lille Métropole ; - Pierre CULAND, Ecole Nationale Supérieure d'architecture et de Paysage de Bordeaux. Bureau Membres titulaires - Président : François DUGENY, Directeur Général de l Institut d Aménagement et d Urbanisme de la Région d Ile-de-France / IAURIF ; - Vice-Président : Philippe GRAND, chef du Service de l aménagement, de l urbanisme au Ministère des Transports, de l Equipement, du Tourisme et de la Mer ; - Secrétaire : Dominique MALTHERRE, Chargée d études à la Direction de la Recherche et des Affaires Scientifiques et Techniques au Ministère des Transports, de l Equipement, du Tourisme et de la Mer ; - Trésorier : Philippe MONTILLET, Directeur du Département Information- Documentation-Multimédia à l Institut d Aménagement et d Urbanisme de la Région d Ilede-France / IAURIF. Autres membres - Marcel BELLIOT, Délégué Général de la Fédération Nationale des Agences d'urbanisme / FNAU ; - Jean MARIEU, Directeur de l'institut d'aménagement, de tourisme et d'urbanisme de l'université de Bordeaux III ; - Françoise SALVADOR, Agence Nationale pour l Amélioration de l Habitat / ANAH. 10

11 A l unanimité l Assemblée Générale approuve la composition du Conseil d Administration. 7- Programme de travail 2006/ 2007 Le Président expose les principaux points du programme de travail pour l année à venir : Développement et production : Banque de données URBAMET Poursuite de l alimentation de la banque de données par l ensemble des producteurs supervisés par CDU et IAURIF ; Finalisation du «Guichet d alimentation», par le CETE Nord Picardie ; Thésaurus géographique, continuation du travail engagé (Animation du groupe de travail Joël Montarou) pour la mise à jour du thésaurus et corrections des modifications dans Urbamet ; Accès au texte intégral des documents : Contacts avec des sites publics français et étrangers. Pilotage CDU et IAURIF et sans doute formation d un groupe de travail spécifique ; Thésaurus Matière : mise en ligne du Thésaurus actualisé et dans les trois langues, français, anglais, espagnol ; Projets à l'étude : traduction automatique des titres et des résumés en anglais. Cette traduction permettrait que la base soit interrogée sur Internet (urbamet.com et urbadoc.com) par un public beaucoup plus large. l éventualité d un changement de serveur pour Urbamet auprès d'un hébergeur privé dans l'optique de la mise en place de Internet+ et Internet pro? Réalisation de cédérom Réalisation d un cédérom Archires si la demande est maintenue cette année encore par les Ecoles d Architecture. Elles ont leur séminaire dans une quinzaine de jours et se prononceront alors. Urbamet peut assurer cette tâche et il est demandé aux Ecoles d Architecture de se décider au plus tard pour la rentrée pour une parution possible fin URBADOC : Assurer les mises à jour annuelles ; Développer la commercialisation ; Concrétiser le partenariat avec l INIST-CNRS avec la signature prochaine de deux conventions par le Président: celle sur l alimentation par des extraits des banques de données Pascal et Francis sur Urbadoc.com ; celle sur la diffusion par INIST-Diffusion ; Suivre et mettre en œuvre le développement demandé à NEXUS (champ «espagnol») ; Définir un lexique Matière commun à toutes les bases et traduit dans toutes les langues. Le site URBAMET.COM Développement et mise en ligne. 11

12 Muleta Pour la partie Urbamet : travailler à l enrichissement en images Animation et Formation : Journée de formation et d information sur le thème du fil RSS. La date sera à fixer à la rentrée courant octobre ou novembre Association Urbandata : Participation aux groupes de travail (Groupe permanent général, groupe de suivi Nexus et plateforme d accueil).et à l assemblée générale de l Association Urbandata en Octobre prochain à Bucarest, Urbamet ayant un poste de vice-président à l association Urbandata. Le président passe alors au vote pour l approbation du programme de travail A l unanimité l Assemblée Générale approuve le programme de travail Projet de Budget 2006/2007, par le Trésorier Le Président passe la parole au Trésorier afin qu il présente le projet de budget. Le Trésorier annonce que le budget 2006/2007s inscrit dans un double objectif : s appuyer sur le réel et donc sur le compte d exploitation de l année écoulée, répondre aux besoins du programme de travail. Les postes «cotisations» et «produits» ont été calqués sur ceux de l année écoulée et des prévisions que l on peut faire sur les abonnements nouveaux escomptés avec le développement de la commercialisation. Le Président passe alors au vote sur le budget prévisionnel de l exercice à venir. A l unanimité, l Assemblée Générale adopte le projet de budget présenté par le Trésorier. 9- Questions diverses L assemblée ne pose aucune question. Aucun point n étant plus à l ordre du jour, le Président lève la séance à 12 h