Gestion des réservations Expedia Collect

Transcription

1 Travailler avec Expedia Gestion des réservations Expedia Collect Expedia Virtual Card

2 Table des matières Le processus de réservation Expedia Collect 3 Expedia Virtual Card 4 Modifications de réservation 6 Soutien 7 2

3 Le processus de réservation Expedia Collect Le voyageur effectue une réservation sur l un des sites du groupe Expedia et paie Expedia au moment de la réservation. Vous recevez un avis de réservation, et la réservation est considérée comme confirmée. Vous attribuez votre propre numéro de confirmation interne à la réservation dans Expedia PartnerCentral pour vos dossiers. Si votre établissement est connecté, ce numéro sera attribué automatiquement. Le client séjourne à votre hôtel. EVC Vous récupérez le paiement en débitant la carte Expedia MD Virtual Card au départ du client. XXXX XXXX XXXX XXXX Vous imputez les frais accessoires à la carte de crédit du client au moment du départ. XXXX XXXX XXXX XXXX 3

4 Expedia Virtual Card Expedia Virtual Card est un système de carte de crédit à usage unique offert à tous nos partenaires hôteliers. Il vous permet de recevoir vos paiements de réservations Expedia Collect plus rapidement, car il élimine le besoin d envoyer une facture à Expedia. Fonctionnement 1. Lorsqu un client effectue une réservation, vous recevez un numéro de carte de crédit à usage unique avec votre avis de réservation et sur la page de détails de la réservation dans Expedia PartnerCentral. Voici un exemple de la page de détails de la réservation dans Expedia PartnerCentral : 2. À l arrivée du client, pré-autorisez la carte Expedia Virtual Card et conservez le code d autorisation. Demandez au client un numéro de carte de crédit pour couvrir les frais accessoires. Assurez-vous de ne pas remplacer le numéro Expedia Virtual Card par celui de la carte de crédit du client. 3. Au moment du départ du client, imputez le tarif des chambres, les taxes et les frais payés à Expedia à la carte Expedia Virtual Card. Facturez tous frais accessoires éventuels à la carte de crédit du client. 4

5 Expedia Virtual Card Foire aux questions Où puis-je trouver le numéro de carte Expedia Virtual Card si je n ai pas de compte Expedia PartnerCentral? Si vous n avez pas de compte Expedia PartnerCentral, vous pourrez trouver les renseignements sur la carte Expedia Virtual Card en utilisant l outil de recherche Expedia Virtual Card sur la page d ouverture de session. Dois-je conserver les informations de carte de crédit du client une fois que la carte Expedia Virtual Card est entrée dans le système pour la réservation d hôtel? Oui. La carte de crédit du client doit être utilisée pour facturer les frais accessoires. Elle doit être conservée conjointement avec la carte Expedia Virtual Card seulement jusqu à ce que les frais accessoires aient été facturés. Quels frais doivent être imputés à la carte Expedia Virtual Card? Seuls le tarif des chambres, les taxes et les frais qui ont été soumis à Expedia doivent être imputés à la carte Expedia Virtual Card. Puis-je imputer les frais accessoires à la carte Expedia Virtual Card? Non, tous les frais accessoires doivent être facturés à la carte de crédit du client. Si un problème survient avec la carte Expedia Virtual Card, puis-je facturer le tarif des chambres, les taxes et les frais à la carte de crédit du client? Non. Si vous ne recevez pas la carte Expedia Virtual Card ou si vous rencontrez tout autre problème, communiquez avec l équipe de soutien pour Expedia Virtual Card. Laissez toujours le client s enregistrer ou quitter pendant que vous réglez les difficultés liées à l imputation des frais sur la carte Expedia Virtual Card. Que dois-je faire si la carte Expedia Virtual Card est refusée au moment de la facturation? Dans la plupart des cas, une tentative de facturation sur la carte Expedia Virtual Card est refusée parce qu il y a déjà eu autorisation. Dans un tel cas, il vous suffit d utiliser le code que nous vous avons fourni quand l autorisation a été traitée pour conclure la transaction. Il est possible que votre système ait enregistré le code d autorisation. Si le problème persiste, communiquez avec l équipe de soutien pour Expedia Virtual Card. Où puis-je trouver le code d autorisation fourni lors du processus d autorisation? Veuillez vous reporter aux documents de référence sur votre système pour obtenir de plus amples renseignements sur le traitement des autorisations et des transactions. De quel délai est-ce que je dispose pour imputer les frais sur la carte Expedia Virtual Card si elle n a pas été facturée lors du départ du client? Les numéros Expedia Virtual Card seront désactivés dans les 30 jours suivant le départ du client. Comment doit-on traiter les annulations lors de l utilisation d une carte Expedia Virtual Card? Les frais d annulation doivent être imputés à la carte Expedia Virtual Card conformément à la politique d annulation de votre hôtel. 5

6 Modifications de réservation Si des voyageurs communiquent avec vous au sujet d une annulation ou d une modification d un séjour (augmentation ou diminution du nombre de nuits, changement de type de chambre), dites-leur d effectuer les modifications nécessaires sur le site Web utilisé pour faire la réservation. Modifications Si un client modifie sa réservation, nous la modifierons dans nos systèmes et vous en aviserons au moyen d un nouvel avis de réservation. Annulations Si un client annule une réservation, nous l annulerons dans nos systèmes et vous en aviserons au moyen d un avis d annulation. Vous imputerez alors toute pénalité d annulation exigible sur la carte Expedia Virtual Card pertinente, à la date de l annulation. Défections Si un client ne se présente pas à l hôtel, vous devez imputer les pénalités pour défection à la carte Expedia Virtual Card pertinente, le jour prévu de l arrivée, à compter du moment où vous pouvez conclure que le client ne se présentera pas. 6

7 Soutien Centre d assistance Expedia PartnerCentral Si vous avez besoin d aide supplémentaire pour utiliser Expedia PartnerCentral, veuillez consulter le Centre d assistance accessible depuis le haut de n importe quelle page. Le Centre d assistance renferme des réponses aux questions fréquentes, des guides détaillés ainsi que des vidéos de formation. Entrez une question ou un mot clé et vérifiez les résultats de la recherche pour voir si la réponse qui vous intéresse y figure. Soutien libre-service Virtual Card Vous pouvez accéder à l outil de soutien libre-service Virtual Card à partir du menu Accounting (comptabilité). Cet outil vous permet : de demander à l équipe de soutien d Expedia Virtual Card de vous appeler ou de vous envoyer un courriel; d obtenir de l aide pour l autorisation des cartes Expedia Virtual Card; d évaluer les montants perçus en trop pour lesquels Expedia peut demander un remboursement. Questions sur les paiements ou les factures Si vous avez des questions à propos des paiements ou des factures, envoyez-les à l adresse ap_expediacollect@expedia.com Pour mettre à jour vos renseignements bancaires, communiquez avec nous à l adresse vendorbanking@expedia.com Pour toute question relative à Expedia Virtual Card, écrivez à l adresse virtualcardss@expedia.com ou composez le Équipes de soutien régionales Expedia Pour toute autre demande ou question, veuillez communiquer avec votre équipe de soutien régionale en cliquant sur Contact Us (communiquez avec nous) dans le Centre d assistance d Expedia PartnerCentral. Vous pourrez présenter votre demande en ligne ou nous appeler au numéro correspondant à votre pays. Expedia, Inc., Tous droits réservés. Les marques de commerce et les logos appartiennent à leurs propriétaires respectifs. HGWWPTECAL15 FR-CA 7