PROGRAMME DEPARTEMENTAL D INSERTION APPEL A PROJETS 2015

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1 UNION EUROPÉENNE Fonds social européen Investit pour votre avenir PROGRAMME DEPARTEMENTAL D INSERTION APPEL A PROJETS 2015 Date de lancement des appels à projets : xx/xx/2015 Date limite de dépôt des candidatures : xx/xx/2015 Programme Opérationnel National FSE pour l emploi et l inclusion en Métropole. Axe prioritaire 3 : Lutter contre la pauvreté et promouvoir l inclusion. Objectif thématique 9 : Promouvoir l inclusion sociale et lutter contre la pauvreté et toute forme de discrimination. Le dossier déposé sur Ma démarche F.S.E. tiendra lieu de dossier unique de demande de subvention au titre du F.S.E. et du P.D.I. Cependant, le porteur de projet devra renseigner l annexe «Demande de financement P.D.I.» jointe à l appel à projets et la télécharger sur Ma démarche FSE au moment du dépôt de dossier. 1

2 Caractéristiques générales 1 - Contexte La loi du 1 er décembre 2008 généralisant le R.S.A. et réformant les politiques d insertion positionne les Départements comme chefs de file et responsables des politiques d insertion. Dans ce cadre, le conseil général du Calvados a adopté le 25 juin 2012 le programme départemental d insertion (P.D.I.) ainsi que le pacte territorial d insertion (P.T.I.). Ces documents définissent les priorités de la politique d insertion à l échelle départementale pour les années La réflexion partenariale à travers les diverses rencontres a été l occasion de réaffirmer de grands axes et d en élaborer de nouveaux pour la période Le P.D.I. continue de s appuyer sur un recensement des besoins au plus près de la spécificité des territoires et de ses habitants. Certains bénéficiaires du R.S.A. devront bénéficier d un accompagnement soutenu pour lever les obstacles sociaux préalables à toute démarche de retour à l emploi, pour d autres, il faudra créer les conditions d un retour vers l activité et favoriser un retour à l emploi durable. Favoriser un accompagnement spécifique, non prévu par les dispositifs de droit commun, peut s avérer nécessaire. C est dans ce contexte que le Conseil Général souhaite développer certaines actions d insertion sociale et professionnelle basées sur une logique de parcours. Pour sa programmation 2015, le conseil général du Calvados lance des appels à projets pour financer des actions relevant du P.D.I. Ces projets seront susceptibles de bénéficier d un cofinancement du Fonds Social Européen (F.S.E.) au titre de la programmation Les opérations devront porter sur les six dispositifs suivants : - Expertise de l activité des travailleurs indépendants bénéficiaires du R.S.A. - Accompagnement des travailleurs indépendants bénéficiaires du R.S.A. - Levée des freins à l emploi : expertise médicale dans le cadre des parcours d insertion des bénéficiaires du R.S.A. - Ateliers de promotion sociale - Actions «Tuteurs habitat» - Actions de soutien à la mobilité Avertissement : la sélection des opérations aura lieu sous réserve de l approbation par les services de l Etat de la demande de subvention globale F.S.E. du Département et du montant de l enveloppe de subvention européenne qui lui sera alloué. 2

3 2 - Calendrier et modalités de réponse Les organismes ayant des projets s inscrivant dans ce cadre doivent déposer une demande de subvention via le site internet «Ma démarche FSE» : Pour cela, un compte bénéficiaire devra être créé par la structure candidate (cf. annexe «aide à l accès aux appels à projets du conseil général du Calvados sur Ma démarche FSE). L intégralité des items présents dans la demande numérique doit être saisi pour valider la demande (comprenant également les pièces à joindre), à savoir : l'identification de l'organisme, la description de l opération, la plan de financement, l outil de suivi des participants). Il est utile de préciser que leur renseignement peut être démarré, repris et modifié à tout moment, tant qu elle n est pas validée par le porteur de projet. Pour ce faire, est mis à disposition des organismes candidats un manuel d utilisation indiquant la procédure de connexion à la plate-forme ainsi que les différentes fonctionnalités pour le dépôt en ligne des demandes de subvention. Avertissement : toutes les étapes de la vie du dossier (dépôt, recevabilité, instruction, programmation, etc.) prendront dorénavant obligatoirement une forme dématérialisée. Les documents produits par le service gestionnaire ne seront donc plus envoyés par courrier. Les dates limites de réponse aux appels à projets lancés par le conseil général du Calvados sont spécifiées dans chaque appel à projet. Aucune demande de subvention n est recevable une fois le délai de réponse écoulé. Le financement au titre du Fonds Social Européen interviendra à hauteur maximale de 60 % du coût total éligible de l opération. Tout organisme mobilisant par ailleurs un financement européen sur l action faisant l objet d une réponse à l appel à projets devra en informer le Département. Un organisme souhaitant répondre à plusieurs appels à projets devra effectuer autant de demandes de subventions sur le site internet «Ma démarche FSE» qu il a de projets. Une attention particulière sera apportée à la qualité administrative de la demande de subvention : demande de subvention dûment renseignée et signée par le responsable de l organisme porteur du projet ou par toute autre personne juridiquement habilitée à le signer, complétude du dossier (pièces complémentaires demandées dans le cadre de l appel à projets, documents attestant de l engagement prévisionnel des financeurs ), respect des dates limites de remise de dossier et des délais de rigueur. 3

4 3 - Procédure de sélection et de programmation des dossiers Dès réception de la candidature à l appel à projets, une attestation de dépôt sera envoyée. Selon la procédure d instruction, des compléments d information pourront être demandés. Les dossiers seront ensuite examinés par un comité de sélection interne au Département avant passage en Comité Régional de Programmation et en Commission Permanente du Conseil Général. Une notification sera adressée au candidat retenu, accompagnée de la convention d attribution de la subvention. Cette convention précisera le montant, les modalités d exécution de l action et de versement de la subvention. Elle précisera également les modalités de suivi et de contrôle. 4 - Méthode de sélection Les opérations sont sélectionnées en fonction de leur éligibilité au regard du respect des critères nationaux et des éléments de concentration du P.O. F.S.E., ainsi que de ceux du P.D.I Dans un second temps, la fixation de critères de sélection a pour objectif de financer certains projets et d en exclure d autres dont la valeur ajoutée n apparaîtrait pas suffisante eu égard aux objectifs du P.O. du F.S.E. et du P.D.I. 1) Critères d éligibilité du projet et de ses dépenses L analyse des opérations est effectuée selon les critères suivants : - Les opérations sélectionnées doivent contribuer à atteindre les objectifs fixés dans le programme opérationnel au niveau de chaque axe, priorité d investissement et objectif spécifique ; - Le descriptif des opérations doit être précis et détaillé dans la demande d aide F.S.E., tant pour les objectifs à atteindre que pour les moyens prévisionnels en nature et en montant mobilisés à cette fin ; - Les projets doivent être menés au bénéfice direct ou indirect des publics éligibles visés par le programme opérationnel ; - Les organismes porteurs de projets doivent être en capacité de respecter les conditions de suivi et d exécution de l opération telles que prescrites par les textes européens et nationaux applicables, en particulier les obligations liées au bénéfice d une aide du F.S.E. (outils de suivi, mode de justification des dépenses ). - Ils doivent notamment présenter une situation financière saine leur permettant de soutenir financièrement leur projet. - Les opérations sélectionnées doivent intégrer le principe horizontal de l égalité entre les femmes et les hommes. En fonction de leur nature, elles doivent aussi prendre en compte les principes horizontaux des règlements européens : développement durable (uniquement le volet environnemental), égalité des chances et non-discrimination ; 4

5 - Le volume de l aide et la dimension de l opération doivent être subordonnés à une analyse en termes de coûts/avantages du financement par le F.S.E. au regard des contraintes de gestion et de suivi de l opération cofinancée afin d encourager la concentration des crédits. Les dépenses présentées sont éligibles aux conditions suivantes : - Elles sont liées et nécessaires à la réalisation de l opération sélectionnée et sont supportées comptablement par l organisme ; - Elles doivent pouvoir être justifiées par des pièces probantes à l exception des coûts indirects, voire de certains coûts directs qui peuvent bénéficier d un régime de forfaitisation dans les conditions fixées par l article 14 du règlement UE n 1304/2013 du Parlement et du Conseil du 17 décembre 2013 relatif au Fonds social européen ; - Elles doivent pouvoir être justifiées par des pièces probantes à l exception des coûts indirects qui peuvent bénéficier d un régime de forfaitisation dans les conditions fixées par l instruction DGEFP n du 2 août 2010 ; - Elles sont calculées sur la base des trois options de coûts simplifiés introduits par les règlements communautaires européens : les taux forfaitaires, le barème standard des coûts unitaires, le montant forfaitaire. Les options de coûts simplifiés permettent de calculer certains types de coûts éligibles par l'application d'un pourcentage à une ou plusieurs catégories de coûts définies (cf. partie 5 du présent document). Avertissement : pour l instant, seuls les taux forfaitaires peuvent être appliqués. Les coûts unitaires et les montants forfaitaires seront déployés ultérieurement. - Elles sont engagées, réalisées et acquittées selon les conditions prévues dans l acte attributif de l aide ; - Elles sont subordonnées au respect des règles d éligibilité fixées par le règlement général, le règlement F.S.E et ainsi que par les règles nationales d éligibilité applicables,, en particulier le projet de décret fixant les règles nationales d éligibilité des dépenses dans le cadre des programmes cofinancés par les fonds européens structurels et d investissement (FEDER, FSE, FEADER, FEAMP) relevant du cadre stratégique commun pour la période ) Critères de sélection Les opérations sélectionnées doivent également contribuer à atteindre les objectifs fixés dans le P.D.I. : - Clarté et cohérence des objectifs, du contenu pédagogique et du public visé avec les orientations du cahier des charges ; - Pertinence de la localisation de l action au regard des besoins des territoires d intervention ; - Cohérence des méthodes et pertinence des outils proposés pour l accompagnement des bénéficiaires ; - Existence d une procédure et d outils de suivi des présences des bénéficiaires dans l action ; - En cas de partenariat développé par l organisme pour la mise en œuvre de l action, pertinence de celui-ci ; - Expérience de la structure dans le domaine couvert par l appel à projet ; - Expérience et qualification des professionnels intervenant dans l action conforme au cahier des charges. 5

6 - Adéquation du coût total de l opération avec le nombre de bénéficiaires attendus sur le projet. Seront privilégiées les opérations présentant une «valeur ajoutée européenne» et répondant aux exigences suivantes : - La logique de projet (stratégie, objectifs, moyens, résultats) et la qualité du partenariat réuni autour du projet ; - L effet levier du projet, sa capacité à mobiliser d autres sources de financement ; - Le caractère original et innovateur du projet ; - L articulation des fonds ; - L effet levier pour l emploi ; - Le respect du montant minimum de cofinancement F.S.E. décidé au niveau régional et du taux de cofinancement du projet le cas échéant ; - La mise en œuvre d une simplification des coûts ; - Le caractère anticipatif des opérations sur les problématiques de mutations économiques et sociales. Dans le cadre de l instruction du projet, le service gestionnaire peut être amené à écarter toute dépense présentant un caractère dispendieux et ne produisant pas d effets directs sur les publics cibles. 5 - Procédure de simplification de la justification des dépenses Les règlements communautaires européens introduisent des règles de simplification pour la justification des dépenses déclarées. En effet, la forfaitisation des coûts évite au bénéficiaire de devoir justifier l intégralité des dépenses déclarées à partir de pièces comptables (factures, justificatifs d acquittement, etc.), ce qui permet de diminuer la charge administrative supportée par le bénéficiaire liée aux différents niveaux de contrôle. Les porteurs de projets sont invités à utiliser ces règles pour faciliter le suivi et la gestion administrative de leur dossier. A cet effet, la réglementation communautaire introduit trois options de coûts simplifiés : les taux forfaitaires ; le barème standard des coûts unitaires ; le montant forfaitaire. L application d une de ces options est obligatoire si le soutien public (FSE + autres financeurs publics dont crédits du Département) est inférieur à et facultatif autrement (sauf pour les dépenses indirectes) au choix du candidat. Dans le cas d un régime d aide d Etat, celui-ci prime sur l obligation d utiliser les options de coûts simplifiés. A ce jour, seule l application des taux forfaitaires est autorisée. 6

7 Au moment du dépôt du dossier de demande sur «Ma démarche FSE», la structure indique la structuration de son plan de financement. Trois taux forfaitaires peuvent être utilisés (un seul taux par opération). Les deux premiers permettent de calculer les dépenses indirectes du projet, le troisième permet de calculer toutes les dépenses du projet sur la seule base des dépenses de personnel. Avertissement : Afin de bénéficier d un taux ou d un autre, il revient à la structure de justifier la détermination du montant forfaitaire en présentant via un plan de financement au réel que le projet nécessite l application du forfait choisi pour couvrir ses dépenses. L option retenue par la structure candidate pourra toutefois être remise en cause par le service instructeur au moment de l instruction du dossier de demande de subvention. Par ailleurs, le taux forfaitaire établi et énoncé dans l acte attributif ne pourra pas être modifié pendant ou après la mise en œuvre de l opération afin de compenser une éventuelle augmentation des coûts ou une sous-utilisation du budget disponible. Exemple : Pour un projet 2015 générant des dépenses indirectes (frais de structure non directement rattachables à l opération) avec en dépenses réelles : Poste de dépenses Dépenses directes de Total Exemple de détails ,00 Salaires chargés de 2 agents affectés à l action personnel Dépenses de fonctionnement 5 000,00 Frais de déplacements liés à l action Dépenses de prestations 4 000,00 Conception d outils de suivi sous-traitée Dépenses indirectes Impossible au réel car total opération < ,00 1. Cas n 1 : application du taux forfaitaire de 20% Les dépenses indirectes représentent 20 % des dépenses directes de fonctionnement (dépenses de personnel + dépenses de fonctionnement directes + dépenses liées aux participants, hors prestations), à utiliser obligatoirement si : o l opération génère des dépenses indirectes ; o l opération a un coût total annuel inférieur à (autrement au réel) ; o le projet cofinancé ne se confond pas avec l intégralité de l activité de la structure. Structures ne pouvant appliquer le taux forfaitaire de 20 % : AFPA, OPCA, PAIO, missions locales. 7

8 En appliquant le taux Total Modalités de justification forfaitaire n 1 Poste de dépenses Dépenses directes de personnel ,00 Intégralité de la dépense au réel Dépenses de fonctionnement 5 000,00 Intégralité de la dépense au réel Dépenses de prestations 4 000,00 Intégralité de la dépense au réel Dépenses indirectes ,00 Taux forfaitaire de 20 % des dépenses directes hors prestation - Pas de justificatif à fournir = 20%*( ) Coût total éligible ,00 2. Cas n 2 : application du taux forfaitaire de 15% Les dépenses indirectes représentent 15 % des dépenses directes de personnel Cas d exclusion ne permettant pas d appliquer le taux forfaitaire de 15% : Opération ne générant pas de dépenses indirectes Poste de dépenses Total Modalités de justification Dépenses directes de personnel ,00 Intégralité de la dépense au réel Dépenses de fonctionnement 5 000,00 Intégralité de la dépense au réel Dépenses de prestations 4 000,00 Intégralité de la dépense au réel Dépenses indirectes Taux forfaitaire de 15 % des dépenses directes de personnels = 15% * (Pas de justificatif à fournir) Coût total éligible Cas n 3 : application du taux forfaitaire de 40% Poste de dépenses Total Modalités de justification Dépenses directes de personnel ,00 Intégralité de la dépense au réel Dépenses de fonctionnement, prestations, dépenses indirectes, etc ,00 (couvre la totalité des coûts autres que les dépenses directes de personnel) Coût total éligible ,00 Taux forfaitaire de 40 % des dépenses directes de personnels = 40% * (Pas de justificatif à fournir) 8

9 6 - Réglementation sur l encadrement des régimes d aides d Etat a. Principe général Le droit de l Union européenne concernant les règles de concurrence (cf. article 107 TFUE), dispose qu un financement à une «entreprise» 1 constitue une aide d Etat illicite dès lors que quatre conditions cumulatives sont réunies : - l aide est accordée au moyen de ressources publiques (dites ressources d Etat), - elle procure un avantage sélectif - elle fausse ou menace de fausser la concurrence - elle affecte les échanges entre les Etats membres. C est pourquoi aux termes de l article 108 3, les projets d aides d État doivent être notifiés par les autorités nationales à la Commission européenne et autorisés par cette dernière avant leur mise en oeuvre. Cependant, des exceptions à cette règle générale sont prévues par la réglementation européenne au moyen du Régime Général d Exemptions par Catégorie (R.G.E.C.) décliné en régimes d aides exemptés par secteurs et par catégories d aides. Les principales exemptions dans le domaine de l emploi, la formation et l insertion sont les formations organisées par les entreprises à destination de leurs salariés (hors OPCA), le régime d exemption SA s appliquant aux entreprises qui forment leurs propres salariés, et l aide au conseil des PME (régime d exemption SA.40453). En parallèle de ces régimes exemptés ou notifiés, certaines catégories d aides peuvent être conformes à la réglementation communautaire. Il s agit notamment des aides relevant du régime n 1407/2013 dit «de minimis», ou des aides allouées dans le cadre d un Service d intérêt économique général (S.I.E.G.). b. Vérification de la conformité des aides allouées par le F.S.E Les aides allouées par les fonds structurels tels que le F.S.E. sont assimilées à des aides publiques et entrent donc en compte pour le calcul des aides. Il convient donc de préciser les modalités de vérification de la conformité des aides allouées par le F.S.E. avec la réglementation applicable pour les opérations qu elles cofinancent. La vérification de l application de l encadrement communautaire des régimes d aide d Etat doit être effectuée en amont de l attribution de toute aide publique. Si l opération est de nature économique mais n a pas été identifiée comme relevant d un régime exempté, elle peut être considérée, soit comme un Service d Intérêt Economique Général (S.I.E.G.), soit comme une opération classique, qui relève alors du régime 1 Entreprise au sens communautaire = toute entité exerçant une activité de nature économique et fournissant des biens et services sur le marché, indépendamment de son statut juridique ou de son mode de financement. Toute structure publique (hors Etat et collectivité territoriale) ou privée exerçant une activité économique relève potentiellement des règlements européens relatifs aux aides d Etat. Les associations à but non lucratif sont donc potentiellement concernées. 9

10 n 1407/2013 dit «de minimis». Les mesures de minimis sont juridiquement considérées comme ne constituant pas des aides d État. Une opération relevant du régime des SIEG s apprécie suite à l analyse cumulative des trois critères suivants : - l activité est économique au sens du droit de la concurrence - l activité revêt un caractère d intérêt général - l activité est confiée à l entreprise par un acte exprès de la puissance publique, le mandat. Concernant les opérations cofinancées par le F.S.E., le mandat exigé par la réglementation européenne pour établir l existence d un SIEG est constitué par la convention du F.S.E. Pour les projets relevant de l appel à projet, il sera distingué trois situations au stade de l instruction : Soit la structure ne cumule pas plus de d aide publique (total des aides locales, régionales, nationales et européennes), tous projets confondus sur les trois dernières années, année de réalisation du projet comprise, et hors régimes spécifiques (formation des salariés et aide au conseil), l aide qui sera attribuée n est pas qualifiée d aide d Etat. Elle sera réputée de minimis S.I.E.G. en application du règlement n 360/2012. Soit le bénéficiaire reçoit plus de d aide publique sur trois ans, l aide publique attribuée à l opération est dans ce cas considérée comme une aide d Etat compatible avec le marché intérieur en application de la décision 2012/21UE du 20 décembre 2011 ; Soit l opération ne répond pas aux critères du SIEG et dans ce cas, l opération doit être soumise au règlement n 1407/2013 dit de minimis. Dans ce cas, l aide publique n est pas qualifiée d aide d Etat. Le montant total des aides de minimis octroyé par l Etat membre à une entreprise unique ne peut excéder sur trois ans glissants. Il s agit de prendre en compte toutes les aides de minimis reçues par l entreprise toutes opérations subventionnées confondues. Dans les autres cas, l aide publique est dite incompatible et ne peut être allouée au candidat. Lors du renseignement de son dossier de demande de subvention sur Ma démarche FSE, la structure candidate devra indiquer si son activité relève ou non du champ concurrentiel et rattacher sa demande d octroi d une subvention au régime d aide d Etat approprié. Après instruction de la demande, le service instructeur ne pourra déterminer le montant de la subvention F.S.E. accordée qu après avoir vérifié que les règles de cumul sont respectées. 7. Suivi des participants et évaluation de l action Le règlement UE n 1303/2013 du Parlement européen et du Conseil du 17 décembre 2013 contient des dispositions renforcées en matière de suivi des participants aux actions 10

11 cofinancées par le Fonds social européen. L'objectif est de s'assurer que des données fiables seront disponibles en continu. Il revient dorénavant au porteur de projet la charge et la responsabilité de la saisie des indicateurs, et ce de manière nominative, pour chaque participant. Le renseignement de ces indicateurs F.S.E. relatifs au suivi des participants devient entièrement dématérialisé, via le module de suivi des participants accessible sur la plate-forme «Ma démarche FSE». Le suivi des participants devient partie intégrante de la vie du dossier. Les porteurs de projet devront donc obligatoirement renseigner les indicateurs de réalisation pour chaque participant, dès son entrée dans l'action. Faute de renseignement, les participants pourront être considérés comme inéligibles, empêchant ainsi le remboursement de l'aide par la Commission européenne. Toutes les données sont déclaratives et doivent obligatoirement être recueillies, c'est à dire que pour chaque question, une réponse doit obligatoirement être cochée : Oui, Non, ou Ne se prononce pas. Une fois l'attestation de recevabilité du dossier transmise à la structure par le service instructeur, les données relatives aux caractéristiques des participants devront être saisies dans le module dédié de Ma démarche FSE. Si des participants ont déjà commencé l'action, alors il faudra saisir les informations pour chacun d'eux. Pour les participants entrant dans l'action par la suite, les informations de chaque participant devront être saisies au moment de son entrée dans l'action. Si les données ne sont pas renseignées, alors le participant est considéré comme inéligible et ne peut être compté en tant que tel dans l opération. Les données du participant seront saisies dès son entrée dans l action. De même, les données sur la sortie devront être enregistrées entre le moment où la personne quitte l action (date de sortie) et la quatrième semaine qui suit l évènement (indépendamment du fait que le participant a été au terme de l action ou non). Passé ce délai, les données saisies ne sont plus prises en compte dans le calcul des indicateurs de résultats immédiats. La saisie complète des informations à l'entrée et à la sortie conditionne la recevabilité du bilan. La collecte de ces données sera effectuée au moyen d un questionnaire de recueil des données à l entrée des participants mis à disposition de la structure. Il devra être complété et signé par chaque participant. Dans l attente de l ouverture du module de saisie dans Ma démarche FSE, les données des participants seront reportées dans un tableur Excel. Ce fichier a été conçu afin de saisir les informations de façon homogène pour tous les participants, et de les importer facilement dans «Ma démarche FSE» dès l'ouverture de l'outil au moyen d un import de données, afin d éviter tout rattrapage. Afin de faciliter les obligations de récoltes des données des participants au moyen du tableur, le conseil général du Calvados met à disposition des structures une version améliorée de ce document présentant un paramétrage bloquant ayant pour but de faciliter la saisie des données (document disponible dans la rubrique «Appels à projets RSA» du site calvados.fr.) 11

12 Les services de l Etat envisagent d élaborer un questionnaire pour caractériser la sortie du participant de l action. Ce questionnaire n étant pour l heure pas disponible sera communiqué dès sa parution. Par ailleurs, la structure devra s assurer que les pièces permettant de justifier le motif de sortie des participants soient bien collectées et figurent au dossier du participant (exemple : attestation de suivi de formation, contrat de travail ). La structure sera tenue informée des évolutions apportées par les instances nationales et communautaires dès qu elles auront été communiquées au service instructeur. La structure pourra également être sollicitée pour répondre à des enquêtes nationales relatives au suivi à 6 mois d un échantillon de participants. Les porteurs de projet fourniront un bilan qualitatif de l action dont l objet sera de mettre en perspective les réalisations par rapport à l opération initialement conventionnée. Ce bilan permettra notamment d expliquer les écarts qui auront pu survenir, et d éclairer l analyse des indicateurs demandés. Les obligations liées au cofinancement potentiel du F.S.E. et au mode d organisation qui en découle seront précisées dans la convention. 8 - Obligations européennes L'octroi d'une aide F.S.E. soumet la structure sélectionnée à un certain nombre d'obligations visant au respect des principes et règles de bonne gestion des aides publiques et à faire connaitre l'action de l'union européenne : 1. L organisme bénéficiaire doit informer le service gestionnaire en cas d'abandon de l'opération ; 2. L organisme bénéficiaire ne doit pas modifier l'objet général, la période de réalisation ou le plan de financement de la convention sans l'accord formel du service gestionnaire et un réexamen de l'instance de programmation, au risque de ne pas percevoir tout ou partie de l'aide FSE ; 3. Il doit respecter le droit européen applicable, notamment les règles de concurrence, de passation des marchés publics, la réglementation sur les aides d'etat, la protection de l environnement 4. L organisme intermédiaire informe les participants, le personnel affecté à l'opération, les financeurs nationaux et les structures associées à la réalisation de l'opération, de la participation du F.S.E. au financement du projet ; 5. Il s engage à suivre de façon distincte dans sa comptabilité les dépenses et les ressources liées à l'opération : l organisme doit ainsi être en capacité d'isoler, au sein de sa comptabilité générale, les charges et les produits liés à l'opération ; 6. L organisme s engage à communiquer au service gestionnaire la liste détaillée des pièces comptables et non comptables justifiant la réalisation des actions, le respect des règles de publicité de l'aide F.S.E., l'éligibilité des participants ainsi que les dépenses et ressources déclarées dans le bilan. De plus, il justifie les calculs permettant le passage de la comptabilité générale à la comptabilité du projet ; 12

13 7. Dans le cas d'une opération bénéficiant à des participants, il communique au service gestionnaire, à chaque demande de paiement, la liste des participants à l'opération présentant les informations nécessaires au contrôle de l'éligibilité de chaque participant ; 8. Il doit renseigner les données relatives aux caractéristiques et à la sortie de chaque participant, prévues dans la réglementation européenne et dans la présente demande de financement ; 9. L organisme bénéficiaire donne suite à toute demande du service gestionnaire en vue d'obtenir les pièces ou informations relatives à l'opération nécessaires au calcul du montant de l'aide F.S.E. à verser. Sans réponse de la part de la structure dans un délai de 2 mois, le service gestionnaire peut procéder à la clôture du dossier et si nécessaire au recouvrement de tout ou partie de l'aide F.S.E. déjà payée ; 10. L organisme bénéficiaire doit formaliser le temps d'activité du personnel rémunéré affecté à l'opération dès lors qu il sollicite un cofinancement F.S.E. sur cette activité. Pour le personnel affecté à temps plein à l'opération, le contrat de travail ou la lettre de mission suffit. Pour le personnel affecté partiellement à l'opération, le temps d'activité doit être retracé selon l'une des modalités suivantes : - à partir d'extraits de logiciels de suivi du temps détaillant par jour le temps affecté au projet ; - à partir de feuilles d'émargement ; - à défaut, sur la base d'un état récapitulatif détaillé par jour, daté et signé de façon hebdomadaire ou au minimum mensuellement par la personne rémunérée et son supérieur hiérarchique ; Leurs rémunérations sont comptabilisées dans le poste de dépenses directes de personnel. En revanche, la rémunération du personnel affecté à des tâches support (encadrement, secrétariat, maintenance, nettoyage, etc.) est comptabilisée dans le poste de dépenses indirectes. Si celles-ci sont calculées grâce à un taux forfaitaire, elles n'ont pas besoin d'être justifiées. En coût réel, il faudra justifier la clé de répartition permettant d'établir leur montant. 11. En vue du paiement de l'aide F.S.E., l organisme doit remettre au service gestionnaire un ou plusieurs bilans d'exécution établi(s) dans les délais prévus dans la convention et accompagné(s) de l'ensemble des pièces justificatives requises ; 12. Seules des dépenses effectivement encourues, c'est-à-dire des dépenses acquittées, qui correspondent à des actions réalisées et qui peuvent être justifiées par des pièces comptables et non comptables probantes sont retenues. Les dépenses déclarées par le bénéficiaire doivent être liées et nécessaires à l'opération cofinancée. Elles doivent être éligibles par nature conformément aux règles énoncées dans la notice ; 13. En sollicitant le concours du FSE, l organisme bénéficiaire accepte de se soumettre à tout contrôle administratif, technique ou financier, sur pièces et/ou sur place, y compris au sein de sa comptabilité et s engage à présenter aux agents du contrôle toute pièce justifiant les dépenses et les ressources déclarées ; 13

14 14. L organisme s engage à conserver les pièces justificatives des dépenses déclarées jusqu'à la date limite à laquelle sont susceptibles d'intervenir les contrôles, soit trois ans à compter du 31 décembre suivant la déclaration des dépenses considérées à la Commission européenne, et à les archiver dans un lieu unique. L organisme bénéficiaire sera informé de cette date par le service gestionnaire ; 15. En cas de cessation d'activité (liquidation judiciaire ou autre), l organisme bénéficiaire doit transmettre au service gestionnaire tous les éléments justificatifs des dépenses déjà déclarées. Pour tout renseignement complémentaire, merci de contacter : Le service insertion : service.insertion@calvados.fr La cellule fonds européens : cellule.europe@calvados.fr 14