DIRIGER. LE DISTRICT Gouverneur 2018/ FR (517)

Transcription

1 DIRIGER LE DISTRICT Gouverneur 2018/ FR (517)

2

3 Diriger le district Gouverneur, édition 2017 à l attention des gouverneurs 2018/2019. Les informations contenues dans cette publication sont issues des statuts et du règlement intérieur du Rotary, du Rotary Code of Policies et du Rotary Foundation Code of Policies. Tout changement ultérieur apporté à ces documents par le Conseil de législation, les conseils d administration du Rotary ou de la Fondation remplace les directives présentées dans cette publication.

4 SOMMAIRE INTRODUCTION 1 RÉFLEXION STRATÉGIQUE Plan stratégique du Rotary Plan stratégique du district Objectifs de club Pour se préparer au SFGE Annexe 1. Plan stratégique du Rotary Feuilles de travail Notes Planification stratégique VOTRE ÉQUIPE Constituer votre équipe Adjoints de gouverneur Commissions de district Continuité Soutenir les clubs Délégation Motivation Témoignages de reconnaissance pour les individus et les clubs Pour se préparer au SFGE Annexe 2. Les commissions de district Feuilles de travail Notes Résoudre les conflits PLANIFICATION ÉVÈNEMENTIELLE Commission Formation de district Formations du Rotary Formations sur un rôle Formations sur un sujet La conférence de district Formation au niveau des clubs Pour se préparer au SFGE Annexes 3. Réunions de formation du Rotary Les réunions de formation soutiennent le Plan stratégique Feuilles de travail Notes Séminaires de formation Innover pour votre conférence de district

5 4 ÉTABLIR UN BON RAPPORT AVEC LES CLUBS Plan de communication Site web du district Réseaux sociaux Communication mensuelle du gouverneur Pour se préparer au SFGE Feuilles de travail Notes Améliorer vos communications avec les clubs OPTIMISER VOS VISITES AUX CLUBS Visites aux clubs Logistique Évaluer les clubs dans Rotary Club Central Pour se préparer au SFGE Feuille de travail Notes RENFORCER VOTRE EFFECTIF Commission Recrutement et implication des membres Attirer de nouveaux membres Gestion des demandes de prospects Impliquer les membres Flexibilité et innovation Plans Effectif régionaux Pour se préparer au SFGE Feuilles de travail Notes Identifier la proposition de valeur de votre club GESTION DES ACTIVITÉS DE LA FONDATION Commission Fondation de district Formation Recherche de fonds Financement de la Fondation Pour se préparer au SFGE Annexe 5. Commission Fondation Responsabilités Feuilles de travail Notes Certification du district...7.9

6 8 ACTIONS ET SUBVENTIONS Planifier des actions Passer à l action Pour se préparer au SFGE Annexes 6. Subventions de district et subventions mondiales Programmes de jeunes Gestion des risques Feuilles de travail Notes Soutenir la Fondation Rotary Allouer votre FSD PROMOUVOIR L IMAGE PUBLIQUE DU ROTARY Sensibiliser le public au Rotary Commission Relations publiques de district Renforcer la marque Rotary Pour se préparer au SFGE Annexe 8. Parler du Rotary Argumentaire Feuilles de travail Notes Utiliser les messages du Rotary LE SOUTIEN DU ROTARY Gestion financière Financement du Rotary Fiscalité Constitution du district en association Recherche de fonds Gestion des risques Assurance Nominations et élections au niveau du district Conseil de législation et Conseil sur les résolutions Pour se préparer au SFGE Annexe 9. Outils en ligne du Rotary Feuille de travail Notes

7 11 PRÉPARATION À L ASSEMBLÉE INTERNATIONALE Préparation Programme Programme des conjoints Pour se préparer au SFGE Annexe 10. Calendrier Feuille de travail Notes

8 QU ATTENDEZ-VOUS POUR DEVENIR UN CLUB DYNAMIQUE? Retrouvez dans ce guide un exemple de votre région des idées pour votre club des ressources sur Mon Rotary Commandez votre exemplaire gratuit sur shop.rotary.org

9 INTRODUCTION Félicitations pour votre nomination au poste de gouverneur. Nous vous recommandons de consulter ce manuel avant de participer au séminaire de formation des gouverneurs élus (SFGE) et à l Assemblée internationale, de l amener à ces réunions et d y inscrire commentaires et notes. Ce manuel est également disponible sur Mon Rotary. Vous pouvez l utiliser pour accéder aux ressources en ligne. En tant que membre de notre réseau mondial de clubs, vous avez également accès sur Mon Rotary à de nombreux services et ressources dans plusieurs langues, aux données de club et de district, et à l Espace Subventions du Rotary. Notre personnel est également à votre disposition au siège mondial et dans nos bureaux régionaux pour répondre à toutes vos questions. Pour créer un compte, visitez COMMENTAIRES Pour toute question ou commentaire concernant ce manuel ou d autres documents de formation, veuillez contacter : Learning and Development learn@rotary.org Tél. : INTRODUCTION i

10 VOTRE RÔLE DE GOUVERNEUR Le gouverneur dirige le district, implique et inspire les membres, et améliore l image du Rotary au niveau local. RESPONSABILITÉS GOUVERNEUR ÉLU Assister au séminaire de formation des gouverneurs élus (introduction) Définir des objectifs de district alignés sur les plans stratégiques du district et du Rotary (chapitre 1) Nommer une équipe composée d adjoints et de responsables de commission (chapitre 2) Organiser des réunions de district, notamment le séminaire de formation de l équipe de district, le séminaire de formation des présidents élus, le séminaire Effectif et l assemblée de formation de district (chapitre 3) Planifier la conférence de district (chapitre 3) Assister à l Assemblée internationale (chapitre 11) ii DIRIGER LE DISTRICT : GOUVERNEUR

11 GOUVERNEUR Réaliser, mettre en œuvre ou étudier la planification stratégique du district avec les gouverneurs élu et nommé (chapitre 1)* Renforcer les clubs (tous les chapitres)* Créer de nouveaux clubs (chapitre 6)* Promouvoir la croissance de l effectif et l implication des membres en fixant avec les dirigeants du district et les présidents de club des objectifs Effectif réalistes pour chaque club (chapitre 6)* Gérer les demandes de prospects en ligne avec le responsable Effectif du district, notamment les étudier et les assigner rapidement aux clubs (chapitre 6) Soutenir la Fondation Rotary au travers de la recherche de fonds et de demandes de subventions (chapitres 7 et 8)* Être le porte-parole du district et du Rotary, le cas échéant (chapitre 9) Aider le gouverneur élu à préparer ses réunions de formation (chapitres 2 et 3)* Organiser les réunions de district, notamment la conférence de district (chapitre 3)*, le séminaire de perfectionnement (chapitre 3) et le séminaire Fondation de district (chapitre 8) Superviser l équipe dirigeante du district (chapitre 2) Encourager des communications ouvertes entre les clubs, et entre les clubs et le Rotary (chapitre 4)* Effectuer une visite officielle dans chaque club (envisager des réunions multiclubs) pour sensibiliser aux questions rotariennes importantes, soutenir les clubs en difficulté, encourager les membres à participer à des actions et saluer les contributions de certains membres (chapitre 5)* Communiquer au moins une fois par mois avec chaque président et secrétaire de club (chapitre 4)* Favoriser la continuité en travaillant avec les promotions successives de dirigeants de district (chapitres 1 et 2)* Transmettre les dossiers au gouverneur élu à l issue du mandat (chapitre 2)* Informer le gouverneur élu de la situation des clubs du district en vue de l Assemblée internationale et lui proposer des recommandations pour renforcer les clubs en difficulté (chapitre 2)* Confier des responsabilités au gouverneur élu, notamment pour les commissions, l administration ou les réunions (chapitres 2 et 3) S assurer que les nominations et les élections s effectuent conformément aux statuts, règlement intérieur et lignes de conduite du Rotary (chapitre 10)* Se renseigner régulièrement sur les activités des organisations rotariennes opérant dans le district (chapitre 8*) Se conformer au Code de déontologie du gouverneur (chapitre du Rotary Code of Policies) Rédiger un rapport annuel et présenter les finances du district au Rotary et à tous les clubs avant le 30 septembre, conformément à l article du règlement intérieur du Rotary (chapitre 10)* S acquitter des autres tâches incombant à un dirigeant du Rotary* Utiliser le calendrier (annexe 10) pour préparer son mandat et noter les dates importantes * Les responsabilités sont extraites du Rotary Code of Policies INTRODUCTION iii

12 LE BRAND CENTER NOUS AIDE À PARLER D UNE MÊME VOIX Des documents promotionnels pour mettre en valeur votre club. Faciles d accès Sur le Brand Center : Logos du Rotary, de la Fondation Rotary, du Rotaract et de l Interact Modèles de newsletters, de communiqués de presse et de présentations Modèles pour créer votre propre logo Faciles à modifier Pas besoin de réinventer la roue. Vous trouverez des modèles faciles à adapter à votre club. Faciles à uniformiser Lorsque les Rotariens parlent d une même voix, nous nous faisons davantage entendre. Les ressources du Brand Center permettent à votre club et à tous les membres du Rotary de communiquer de manière cohérente et efficace.

13 CHAPITRE 1 RÉFLEXION STRATÉGIQUE Pour vous préparer à votre mandat en 2018/2019 et être prêt à passer à l action, vous devez comprendre votre rôle et vos responsabilités, fixer des objectifs et élaborer un plan pour les atteindre. Au fur et à mesure de votre mandat, évaluez vos accomplissements en mesurant si vous avez atteint vos objectifs. Les Rotariens de votre district se rappelleront de l impact que vous avez eu grâce à une bonne planification et à un travail d équipe efficace. RESPONSABILITÉES GOUVERNEUR ÉLU Travailler avec les dirigeants en exercice, anciens et entrants du district pour fixer des objectifs pour votre année qui correspondent aux plans stratégiques du Rotary et du district. GOUVERNEUR Respecter le Code de déontologie du gouverneur. Travailler avec les dirigeants en exercice, anciens et entrants pour suivre ou mettre en œuvre le plan stratégique. RESSOURCES Guide de réflexion stratégique rotary.org/fr/strategicplan Manuel de procédure Coordinateurs du Rotary PLAN STRATÉGIQUE DU ROTARY Le plan stratégique du Rotary oriente la direction du Rotary International et de la Fondation Rotary. Il identifie trois priorités stratégiques : Soutenir et renforcer les clubs Cibler et intensifier l action humanitaire Améliorer l image du Rotary et sensibiliser le public RÉFLEXION STRATÉGIQUE 1.1

14 PLAN STRATÉGIQUE DU DISTRICT Fixer des objectifs et élaborer un plan stratégique pour les atteindre devrait être un travail d équipe. Étudiez le plan stratégique du district avec le gouverneur en exercice et le gouverneur nommé pour le modifier, le cas échéant, ou élaborer un plan pluriannuel afin de maintenir les orientations et de favoriser la continuité. Utilisez le Guide de planification pour évaluer les forces et les faiblesses de votre district, identifier les opportunités et les risques, et formuler vos objectifs en conséquence. Les informations requises pour remplir ce formulaire sont à obtenir auprès du gouverneur actuel, des responsables de district, des adjoints et de votre correspondant aux services Support Clubs & Districts (CDS). Vous pouvez également télécharger des rapports via Mon Rotary. Votre coordinateur du Rotary (RC) peut vous aider à identifier des tendances dans le district, fixer des objectifs et mettre en œuvre votre plan. Vous pouvez aussi consulter les dirigeants de club pour connaître leurs priorités. Le plan stratégique du Rotary (annexe 1) peut guider les clubs et les districts dans l élaboration de leurs propres plans. OBJECTIFS DE CLUB Afin d établir des objectifs pour l année à venir, les présidents élus doivent évaluer les performances passées de leur club, les centres d intérêt des membres et la capacité du club à atteindre les objectifs qu il s est fixé. Encouragez les présidents élus à saisir leurs objectifs dans Rotary Club Central et à consulter les performances passées du club. Un plan stratégique de club est utile pour fixer des objectifs annuels. Les clubs peuvent utiliser le Guide de planification stratégique pour créer un plan à long terme s ils n en ont pas. Pour identifier des objectifs à long terme pertinents, les clubs peuvent évaluer leurs activités et la satisfaction des membres en utilisant les Outils d évaluation de l effectif du club. Les clubs peuvent également utiliser le guide Gouvernance d un club dynamique le plan de leadership de votre club pour des idées sur la participation des membres et l intégration de ces idées dans la planification à long terme. En tant que dirigeant de district vous pouvez consulter un récapitulatif des résultats de votre district ou d un club en particulier. Si un club n arrive pas à saisir ses objectifs, tout dirigeant de district est à même de le faire en son nom et le président du club reçoit alors un le prévenant de la modification. Rappelez aux secrétaires de club de vérifier que les adresses des dirigeants de leur club soient à jour dans la base de données du Rotary, ou auprès de leur fournisseur externe s ils participent au programme d intégration des données. Vous pouvez aussi suivre un cours sur Rotary Club Central sur le centre d elearning du Rotary. Vous devez, en compagnie de vos adjoints, étudier et suivre les objectifs de chaque club dès le début de l année (ils peuvent être modifiés en cours d année). Envisagez d organiser un atelier lors du SFPE pour discuter des objectifs et de réflexion stratégique, et encouragez les présidents élus à affiner leurs plans. 1.2 DIRIGER LE DISTRICT : GOUVERNEUR

15 POUR SE PRÉPARER AU SFGE Quelles sont les autres responsabilités du gouverneur? Quels objectifs comptez-vous reconduire l an prochain? Comment allez-vous mesurer et suivre vos progrès? Quelles sont les forces et les faiblesses de votre district? Comment allez-vous aider les clubs à aligner leurs objectifs avec les priorités du district? Comment allez-vous travailler avec les clubs pour créer un plan stratégique? Comment allez-vous encourager les clubs à saisir leurs objectifs dans Rotary Club Central? Comment allez-vous assurer la continuité dans la planification stratégique à long terme? RÉFLEXION STRATÉGIQUE 1.3

16 ANNEXE 1 PLAN STRATÉGIQUE NOS VALEURS Les amitiés nouées transcendent les barrières culturelles. Nous respectons les engagements tenus avec intégrité. Notre diversité nous permet d aborder les problématiques sous plusieurs angles. Nous mettons nos talents et compétences au service de causes sociétales. NOS OBJECTIFS STRATÉGIQUES Soutenir et renforcer les clubs Favoriser l innovation et la flexibilité Encourager les clubs à diversifier leurs activités Promouvoir la diversité de l effectif Recruter et fidéliser Développer les compétences au sein des clubs Lancer des nouveaux clubs dynamiques Encourager la réflexion stratégique au niveau des clubs et des districts Cibler et intensifier l action humanitaire Éradiquer la polio Augmenter les actions durables ciblées sur les jeunes et nos six axes stratégiques Multiplier les collaborations et partenariats avec d autres organisations Monter des actions porteuses tant localement qu à l étranger Améliorer l image du Rotary et sensibiliser le public Clarifier l image et la marque Rotary Promouvoir les actions Promouvoir les valeurs fondamentales Insister sur l Action professionnelle Encourager les clubs à faire connaître les possibilités de networking et leurs actions phares DÉCIDER ENSEMBLE ÉCHANGER DES IDÉES PASSER À L ACTION DIRIGER LE DISTRICT : GOUVERNEUR

17 SOUTENIR ET RENFORCER LES CLUBS CAMARADERIE INTÉGRITÉ DIVERSITÉ SERVICE LEADERSHIP CIBLER ET INTENSIFIER L ACTION HUMANITAIRE AMÉLIORER L IMAGE DU ROTARY ET SENSIBILISER LE PUBLIC Le Rotary, des décideurs solidaires qui passent à l action pour s attaquer aux problématiques locales et mondiales. DÉCIDER ENSEMBLE ÉCHANGER DES IDÉES PASSER À L ACTION FR (114) RÉFLEXION STRATÉGIQUE 1.5

18 FEUILLE DE TRAVAIL NOTES Une idée glanée durant cette séance : 1.6 DIRIGER LE DISTRICT : GOUVERNEUR

19 FEUILLE DE TRAVAIL PLANIFICATION STRATÉGIQUE Les plans stratégiques de district doivent inclure ces éléments : Analyse de la situation actuelle (à quoi ressemble le district aujourd hui?) Vision (que voulons-nous accomplir dans un délai imparti, comme par exemple 3 à 5 ans?) Priorités et objectifs stratégiques (que devons-nous faire pour devenir le district souhaité?) Plans d action et définitions du succès (comment atteindre chaque objectif?) Étapes pour la mise en œuvre du plan, notamment l identification de responsables Méthodes pour évaluer la réussite du plan, communiquer les progrès et adapter le plan au besoin Choisir l activité correspondant à votre situation quant à la réflexion stratégique. ACTIVITÉ 1 : pour les participants dont le district n a pas de plan stratégique ou pour ceux souhaitant en reformuler un nouveau 1. Pour décider de la vision de votre district, évaluez d abord sa situation actuelle. Analysez les progrès de votre district vers une des priorités stratégiques du Rotary. En choisir une ci-dessous : Effectif : Soutenir et renforcer les clubs Fondation Rotary : Cibler et intensifier l action humanitaire Image publique : Améliorer l image du Rotary et sensibiliser le public Points forts du district Faiblesses Les opportunités dans votre ville ou quartier (ex. : nouvelles entreprises, croissance démographique) Défis rencontrés localement (ex. : déclin économique, concurrence d autres associations) RÉFLEXION STRATÉGIQUE 1.7

20 2. Élaborez la vision de votre district pour la priorité choisie. Utilisez ces questions pour vous guider : Dans 3 à 5 ans Qui voulons-nous être? Que voulons-nous être en train de faire? Comment voulons-nous être perçus? NOTRE VISION : 3. S il vous reste du temps, répétez cette analyse avec une deuxième priorité, puis la troisième. Une fois l analyse complète, vous pouvez rédiger une vision qui incorpore toutes les priorités stratégiques du Rotary. Deuxième priorité Troisième priorité VISION DU DISTRICT 1.8 DIRIGER LE DISTRICT : GOUVERNEUR

21 ACTIVITÉ 2 : pour les participants dont le district a fixé des objectifs ou élaboré un plan stratégique, mais qui souhaitent le renforcer. Étudiez ces questions. Discuter de deux ou trois façons de renforcer votre plan stratégique de district. Pensez à l un de vos objectifs spécifiques pour votre mandat. Disposez-vous d un plan d action pour atteindre cet objectif? Quel est le calendrier ou quelles sont les étapes impliquées dans l atteinte de cet objectif? Qui est responsable de cet objectif? À quels intervalles allez-vous évaluer vos progrès vers vos objectifs? Quelle est votre définition de la réussite dans 6 mois? Dans 1 an? Dans 3 ans? Comment allez-vous communiquer vos progrès aux gouverneurs en exercice et nommé? À votre équipe et à vos commissions? Aux clubs et à leurs dirigeants? Comment allez-vous adapter votre plan stratégique, le cas échéant? Comment allez-vous décider quand réviser votre plan? Comment allez-vous contribuer au succès du plan stratégique après votre mandat? Comment allez-vous soutenir le gouverneur nommé et son équipe quand ils vont continuer de mettre en œuvre le plan? RÉFLEXION STRATÉGIQUE 1.9

22 LE CENTRE D E-LEARNING FAIT PROGRESSER VOTRE CLUB Obtenez de nouvelles compétences pour améliorer l efficacité et l influence de votre club. Développer de nouvelles compétences Le centre d e-learning, sur Mon Rotary, propose de nombreuses ressources pour permettre aux membres du Rotary de prendre des responsabilités dans leur club. Les cours couvrent de nombreux sujets : Demander une subvention mondiale Élaborer un plan stratégique Organiser des webinaires Utiliser les réseaux sociaux Apprendre à diriger Le centre d e-learning contient également des formations en ligne spécifiques à chaque poste rotarien. Adjoints de gouverneur, gouverneurs nommés et chargés de formation peuvent se former en profondeur sur leur rôle.

23 CHAPITRE 2 VOTRE ÉQUIPE Une bonne équipe de district est nécessaire à la réussite de votre mandat de gouverneur. Elle est composée des adjoints, des responsables de commission, des gouverneurs entrants et de vos prédécesseurs. Déléguer des responsabilités vous permet d avoir plus de temps pour innover, former des dirigeants et motiver les membres du Rotary afin qu ils participent à des actions, programmes et activités. Planifiez votre année de gouverneur avec votre équipe en utilisant le Guide de planification du district. RESPONSABILITÉS GOUVERNEUR ÉLU Étudier et mettre à jour les directives du district, notamment le rôle des anciens gouverneurs ou la coordination des actions multi-annuelles. Nommer vos adjoints et, le cas échéant, pourvoir les postes vacants aux commissions de district. Travailler avec votre prédécesseur et votre successeur pour garantir la continuité. Organiser des réunions de planification avec votre équipe de district et leur faire part de vos attentes. Commencer à former vos équipes et à bâtir des relations. GOUVERNEUR S assurer que l équipe de district remplisse sa mission. S assurer que les commissions de district soutiennent le travail de celles de club. Travailler efficacement avec votre équipe pour optimiser votre impact durant votre mandat. Motiver votre équipe et résoudre tous les conflits éventuels. Saluer les efforts des Rotariens de votre district, publiquement et en remettant des prix. RESSOURCES Anciens gouverneurs Dirigeants régionaux (coordinateurs et conseillers) Training leaders de l Assemblée internationale VOTRE ÉQUIPE 2.1

24 CONSTITUER VOTRE ÉQUIPE Consultez vos prédécesseurs et vos successeurs pour choisir des membres du Rotary qualifiés et prêts à travailler en équipe. Suivez les conseils suivants : Envisagez des mandats de 2 ou 3 ans échelonnés pour que les dirigeants plus expérimentés aident les nouveaux. Choisissez des membres du Rotary qui sont des leaders expérimentés, à fort potentiel et issus du plus grand nombre de clubs possible. Choisissez à la fois des dirigeants expérimentés et des membres du Rotary qui n ont pas encore exercé de fonctions au niveau du district. Lorsque vous proposez un poste, exposez clairement vos attentes, expliquez-en les responsabilités et obtenez un engagement ferme. Effectuez vos nominations plusieurs mois avant le séminaire de formation de l équipe de district au cours duquel vous confirmerez les responsabilités, les objectifs et les attentes en matière de remise de rapports. Les nominations doivent être communiquées au Rotary le 31 décembre au plus tard. ADJOINTS DE GOUVERNEUR Ils jouent un rôle important car ce sont eux qui connaissent le mieux les clubs du district. Leur nombre dépend de la taille de votre district et de ses besoins linguistiques. Leur mandat est d une durée d un an, reconductible deux fois. Ils doivent ensuite attendre deux ans pour occuper ce poste pour une deuxième période de trois mandats. Envisagez de nommer d anciens dirigeants de club ou des membres à fort potentiel. Pour plus d informations sur les responsabilités des adjoints de gouverneur, consultez le manuel Diriger le district : Adjoint du gouverneur. Votre district doit déterminer le montant de l enveloppe budgétaire allouée à chaque adjoint. COMMISSIONS DE DISTRICT Les commissions de district soutiennent les activités des clubs et les aident à atteindre les objectifs du district. Les commissions recommandées sont décrites dans l annexe 2 et vous pouvez en créer d autres pour répondre à des besoins spécifiques. CONTINUITÉ Afin d assurer une bonne continuité, nous vous encourageons à travailler avec votre prédécesseur et votre successeur, particulièrement dans le cadre d activités s étalant sur plusieurs années telles que la réflexion stratégique, les nominations, les actions montées par le district, et la gestion du Fonds spécifique de district (FSD) et des subventions mondiales. L expérience du conseil des anciens gouverneurs est également utile à la planification à long terme. 2.2 DIRIGER LE DISTRICT : GOUVERNEUR

25 Il est recommandé qu au cours de votre mandat, vous confiez aux gouverneurs élu et nommé des responsabilités et des missions au sein des commissions et de l organisation de manifestations afin qu ils acquièrent de l expérience : Confiez des responsabilités au gouverneur élu Informez le gouverneur élu (avant l Assemblée internationale) du statut des clubs Rencontrez le gouverneur élu à son retour de l Assemblée internationale pour discuter des informations qui lui ont été fournies Transférez les dossiers du district au gouverneur élu à l issue de votre mandat SOUTENIR LES CLUBS Le rôle de votre équipe est avant tout de soutenir les clubs du district. Encouragez votre équipe à consulter les informations sur Rotary Club Central pour décider du meilleur soutien à apporter à chaque club. Votre équipe peut également aider ses clubs à mettre en place les meilleures pratiques recommandées dans Gouvernance d un club dynamique Le plan de leadership de votre club et les encourager à faire preuve de flexibilité et d innovation. Votre coordinateur du Rotary peut également vous aider à identifier les problèmes dans votre région afin de renforcer les clubs. Quelques clubs peuvent avoir besoin de davantage de soutien de votre part et de celle des autres dirigeants du district. Ces clubs ont généralement de la difficulté à respecter les critères minimums en termes d effectif, financiers ou autres établis par le conseil d administration du Rotary : Se réunir régulièrement Monter des actions répondant aux besoins locaux et à l étranger Accepter la visite du gouverneur, de l adjoint du gouverneur ou de tout autre dirigeant du Rotary Payer les cotisations du Rotary S abonner à un magazine officiel du Rotary Agir conformément aux statuts et au règlement intérieur du Rotary International ainsi qu au Rotary Code of Policies Payer les cotisations de district et les taxes per capita du Rotary sans aide extérieure Mettre à jour l effectif et les dirigeants du club dans la base de données du Rotary, via un système d intégration des données ou sur Mon Rotary ; travailler avec les secrétaires de club pour cela Résoudre les problèmes internes à l amiable Maintenir des relations de coopération avec le district Coopérer avec le Rotary et ne pas intenter de poursuites judiciaires à l encontre du Rotary International, de la Fondation Rotary, des Fondations subordonnées, des bureaux régionaux et du Secrétariat Suivre les procédures électorales stipulées à l article du règlement intérieur du Rotary. VOTRE ÉQUIPE 2.3

26 Travaillez avec vos adjoints qui servent de liaison avec les dirigeants de club. Ils peuvent guider les clubs les plus en difficulté et vous informer de leurs progrès. DÉLÉGATION Pendant votre mandat de gouverneur de district, une grande partie de votre temps sera consacrée aux visites de clubs, aux formations et à d autres réunions. Votre équipe de district vous soutiendra et vous aidera à atteindre vos objectifs. Pour un mandat réussi, vous aurez besoin de déléguer des tâches aux membres de votre équipe et de communiquer régulièrement avec eux. Chaque responsable de commission s attèlera aux tâches qui lui incombent. Vérifiez leur progression souvent et conseillez-les si nécessaire. En tant que dirigeant de district, vous pouvez également confier des responsabilités administratives en ligne en votre nom à des membres de votre équipe. Cette autorisation temporaire, connue sous le nom de «délégation», n est pas destinée à vous relever de vos fonctions mais à partager l accès que vous avez en tant que gouverneur avec un autre dirigeant du district possédant également un compte Mon Rotary actif. La personne à qui vous déléguez cet accès, ne peut pas consulter ou modifier vos informations personnelles, notamment votre profil, l historique de vos contributions ou vos discussions en ligne. Elle peut cependant avoir accès aux mêmes outils et informations sensibles que vous, y compris les rapports mensuels sur les contributions, les évaluations des clubs sur Rotary Club Central et les nominations de district. MOTIVATION En tant que gouverneur, votre rôle est de motiver les autres dirigeants du district à se tenir informés et être enthousiastes au sujet du Rotary, et à prendre des mesures pour atteindre les objectifs. Comme vous, les membres de votre équipe sont des bénévoles occupés. Gardez les attentes raisonnables et montrez que vous appréciez leurs efforts. Si vous ne connaissez pas tous les membres de votre équipe de district, faites un effort pour faire connaissance. Les motivations des Rotariens varient, vous devez donc les connaître pour les motiver. TÉMOIGNAGES DE RECONNAISSANCE POUR LES INDIVIDUS ET LES CLUBS Une façon de montrer votre appréciation de l engagement des Rotariens est de leur remettre un prix. Les prix motivent les Rotariens et les honorent pour leur service. Outre les témoignages de reconnaissance du Rotary et de la Fondation, votre district peut avoir plusieurs prix. Pour plus de détails sur les prix, et vos responsabilités pour chacun, consultez rotary.org/fr/awards. 2.4 DIRIGER LE DISTRICT : GOUVERNEUR

27 POUR SE PRÉPARER AU SFGE Que devez-vous prendre en compte lors de la sélection de candidats à un poste de district? Comment allez-vous vous assurer que votre équipe de district remplit sa mission? De quel soutien les clubs de votre district ont-ils besoin pour réussir? Comment les anciens gouverneurs peuvent-ils soutenir les clubs du district? Comment allez-vous déléguer certaines de vos responsabilités pour atteindre vos objectifs sans surcharger quiconque de travail? Comment allez-vous motiver votre équipe et les autres Rotariens? VOTRE ÉQUIPE 2.5

28 ANNEXE 2 LES COMMISSIONS DE DISTRICT Les ressources pour chaque commission sont listées dans Diriger le district : Commissions. Les commissions de district doivent : All district committees are expected to: Travailler avec le gouverneur et ses adjoints, ainsi que les gouverneurs élu et nommé, pour élaborer des stratégies qui permettront d atteindre les objectifs fixés Promouvoir et participer aux formations et conférences de district Relayer les informations entre le Rotary, le district et les membres du Rotary Collaborer étroitement avec les dirigeants de club pour apporter leur soutien Partager avec les clubs les documents envoyés par le Secrétariat, les commissions du Rotary et les dirigeants régionaux ANCIENS DU ROTARY Cette commission supervise les relations entre les anciens participants aux programmes du Rotary et le district. Elle aide également les clubs à entretenir de bonnes relations avec les Anciens du Rotary. CRITÈRES DE SÉLECTION DES MEMBRES Choisir en priorité des : Anciens du Rotary Personnes ayant une expérience professionnelle avec ces Anciens RESPONSABILITÉS Collaborer avec les commissions Effectif, Fondation, Bourses d études, Rotaract et Jeunes générations de district pour impliquer les Anciens dans des activités de club ou de district. Identifier des Anciens et leurs compétences respectives (prise de parole en public, gestion de projet, membre ou donateur potentiel, participants à des programmes du Rotary, etc.) et aider les clubs et le district à rester en contact avec eux. Sensibiliser les membres de club à l importance de travailler avec les Anciens et de maintenir le contact avec ces derniers. Encourager les Anciens à communiquer leurs coordonnées aux Rotary en créant un compte Mon Rotary et s assurer auprès des autres responsables des commissions de district que leurs coordonnées soient également connues. Les dirigeants de club peuvent consulter sur Mon Rotary un rapport de tous les anciens participants aux programmes du Rotary associés à leur district contenant leurs noms, coordonnées et programmes auxquels ils ont participé. Respecter nos politiques de confidentialité et de protection de jeunes ainsi que les lois en vigueur dans le district. Soutenir et coordonner les manifestations et associations d Anciens du Rotary, le cas échéant. 2.6 DIRIGER LE DISTRICT : GOUVERNEUR

29 PROMOTION DE LA CONVENTION Cette commission assure la promotion de la convention du Rotary à travers le district. CRITÈRES DE SÉLECTION DES MEMBRES Choisir en priorité des : Rotariens ayant déjà participé à au moins une convention Professionnels du marketing Bons orateurs RESPONSABILITÉS Promouvoir la convention lors des réunions de club et de district. Fournir documentation et informations sur la convention. Collaborer avec le membre de la commission Promotion de la convention de zone assigné au district. Contacter les participants potentiels. Inclure des articles et des informations sur la convention dans les bulletins, publications et annuaires de district. Traduire, le cas échéant, les documents importants sur la convention. Ajouter un lien vers riconvention.org/fr au site web du district. De surcroît, de nombreuses commissions Promotion de la convention : Préparent un voyage organisé de district à la convention (tout particulièrement pour les nouveaux participants). Invitent des membres potentiels à participer à la convention (ne s applique qu au district hôte). Organisent des campagnes marketing et des concours promotionnels. CONFÉRENCE DE DISTRICT Cette commission assure l organisation et la promotion de la conférence de district pour obtenir une forte participation. CRITÈRES DE SÉLECTION DES MEMBRES Choisir en priorité les gouverneurs élu et nommé, ainsi que des personnes possédant : De l expérience dans l organisation de réunions ou l industrie hôtelière. Une expérience professionnelle dans la communication, les relations publiques ou le marketing. Une bonne maîtrise de la prise de parole en public. RESPONSABILITÉS Recommander au gouverneur le lieu de la conférence de district et coordonner la logistique. Coordonner l aspect financier de la conférence de manière à assurer une participation optimale. Mettre l accent sur la participation des nouveaux membres, des nouveaux clubs et d au moins un représentant de chaque club. VOTRE ÉQUIPE 2.7

30 Promouvoir la conférence de district auprès du public, des médias, des personnalités locales et des bénéficiaires de programmes du Rotary. Coordonner, en coopération avec le formateur de district, le séminaire de perfectionnement qui se tiendra en conjonction avec la conférence. Inclure au programme, si cela n a pas encore été le cas ou ne le sera pas lors d une réunion de district, une séance dédiée aux activités Fondation. Proposer un programme pertinent, motivant et informatif. PROGRAMMES DU DISTRICT La promotion et la gestion de chaque programme au niveau du district sont confiées à une commission qui doit également aider et soutenir les clubs y participant. On compte ainsi une commission pour chaque programme officiel du Rotary : Interact Stages du Rotary Rotaract Unités de développement communautaire Amicales professionnelles et de loisirs Échanges amicaux du Rotary Youth Exchange RYLA Pour les commissions Rotaract de district, le Rotary International recommande que le responsable (un Rotarien) et le représentant de district (un Rotaractien) soient coprésidents. En outre, la commission devrait compter un nombre égal de Rotariens et de Rotaractiens. CRITÈRES DE SÉLECTION DES MEMBRES Choisir des personnes ayant une expérience du programme au niveau du club. Le gouverneur nommé doit par ailleurs siéger à la commission Youth Exchange du district. RESPONSIBILITIES Coordonner toutes les actions menées à l échelle du district dans le cadre d un programme. Profiter des contacts réguliers avec les adjoints du gouverneur et les clubs pour promouvoir la participation aux programmes. Promouvoir les programmes connaissant un certain succès en invitant les participants à faire des présentations durant des événements et en encourageant les clubs à s impliquer. Demander au coordinateur du Rotary de vous aider à identifier des experts rotariens de certains programmes dans la région. Aider les responsables de club à remplir leurs fonctions. Encourager les clubs à évaluer la pertinence d un programme au niveau local. Identifier des partenariats possibles avec des organisations locales non-rotariennes. Encourager les participants déjà impliqués dans un programme à prendre part à d autres programmes proposés dans le district. Promouvoir la publication des objectifs et des résultats du programme dans les médias Rotariens ou non du district. 2.8 DIRIGER LE DISTRICT : GOUVERNEUR

31 FINANCES Cette commission supervise les fonds du district. Elle détermine le montant de la cotisation de district et décide des dépenses nécessaires à la gestion du district. Elle prépare aussi un rapport financier annuel. Le trésorier du district en est membre de droit (il dispose d un droit de vote). Le responsable devrait avoir un mandat de trois ans. CRITÈRES DE SÉLECTION DES MEMBRES Choisir en priorité : D anciens trésoriers de club. Des professionnels de la comptabilité et des finances. RESPONSABILITÉS Élaborer, en collaboration avec le gouverneur, un budget à soumettre aux clubs au moins quatre semaines avant l assemblée de formation de district et à faire ratifier par les présidents de club entrants lors d une réunion à laquelle ils participent. Étudier et recommander le montant de la cotisation de district. Celle-ci doit être approuvée par au moins les trois quarts des présidents de club entrants lors du SFPE ou à la majorité des électeurs présents et votants lors de la conférence de district. S assurer de la bonne tenue de la comptabilité. Préparer un rapport financier annuel qui sera présenté lors de l assemblée de formation de district. S assurer que le gouverneur et un membre de la commission, de préférence le trésorier, sont cosignataires sur les comptes bancaires du district. Ces deux signatures seront nécessaires pour tout retrait. Collaborer avec le responsable Fondation de district dans le cadre de la distribution des fonds et du suivi des subventions en vue de la remise des rapports à la Fondation. ACTION INTERNATIONALE Cette commission cherche à améliorer la qualité des efforts humanitaires du district en identifiant des ressources et des experts des actions internationales et des subventions mondiales. Le responsable doit avoir un mandat de trois ans. CRITÈRES DE SÉLECTION DES MEMBRES Choisir en priorité des anciens gouverneurs, coordinateurs régionaux de la Fondation et adjoints de RRFC. RESPONSABILITÉS Encourager les clubs et le district à monter des actions internationales. Promouvoir les ressources et les stratégies disponibles pour améliorer les actions et les subventions mondiales. Créer un réseau de conseillers possédant une expérience de la planification d actions, des axes stratégiques, de l évaluation des besoins de la collectivité, de la pérennité et de l obtention de financement pour aider les clubs à améliorer leurs actions et subventions mondiales. Les conseillers peuvent être : Responsables Fondation Responsables Subventions VOTRE ÉQUIPE 2.9

32 Commission Action d intérêt public Commission Action professionnelle Commission Anciens Amicales d action Conseillers techniques de la Fondation Représentants Rotaract de district Diplômés de la paix Motiver et soutenir les clubs dans leurs efforts pour travailler avec des clubs à l étranger sur des actions et des subventions. Établir des lignes directes de communication et des responsabilités claires pour tous les types d actions internationales, en mettant l accent sur l établissement de partenariats entre clubs hôtes et internationaux. RECRUTEMENT ET IMPLICATION DES MEMBRES Cette commission est chargée d élaborer, de promouvoir et de mettre en œuvre des stratégies de développement de l effectif efficaces et adaptées au district. Le responsable doit avoir un mandat de trois ans. CRITÈRES DE SÉLECTION DES MEMBRES Choisir en priorité d anciens gouverneurs, le gouverneur nommé et des Rotariens qui ont l expérience suivante : Anciens responsables de commission Effectif de club. Recrutement de nouveaux membres. Mise en œuvre de programmes de développement de l effectif. Élaboration de stratégies efficaces de fidélisation des membres. RESPONSABILITÉS Collaborer avec le gouverneur et le chargé de formation du district pour préparer, promouvoir et animer un séminaire Effectif de district. Travailler avec les clubs pour qu ils saisissent leurs objectifs Effectif sur Rotary Club Central et les atteignent. Travailler et communiquer régulièrement avec le gouverneur et les dirigeants de club pour s assurer que le district atteint ses objectifs. Coordonner les activités entreprises à l échelle du district. Encourager les clubs à participer aux programmes de reconnaissance du Rotary ou du président. Aider les responsables Effectif de club à remplir leurs responsabilités. Visiter les clubs pour parler de l importance de l innovation, de la flexibilité, de la diversité et de l implication des membres. Organiser, en consultation avec le coordinateur du Rotary, des activités de développement de l effectif dans le district. S assurer que chaque club dispose d un exemplaire de Développer l effectif - Votre plan d action et connaît les ressources disponibles sur rotary.org. Vérifier les demandes de prospects avec le gouverneur, les transmettre aux clubs et s assurer que ces derniers en assurent le suivi. Promouvoir le Mois de l effectif et de la création de nouveaux clubs en août DIRIGER LE DISTRICT : GOUVERNEUR

33 FORMATION Le responsable et, dans la mesure du possible les membres de la commission, doivent assister à un séminaire Effectif organisé par le coordinateur du Rotary. CRÉATION DE NOUVEAUX CLUBS Cette commission conçoit et met en œuvre un programme de création de nouveaux Rotary clubs dans le district. Le responsable doit avoir un mandat de trois ans. CRITÈRES DE SÉLECTION DES MEMBRES Choisir en priorité les anciens gouverneurs, le gouverneur nommé et des Rotariens qui ont l expérience suivante : Anciens responsables de commission Effectif de club. Recrutement de nouveaux membres. Connaissance de la mise en œuvre de programmes de développement de l effectif. Création de nouveaux clubs. RESPONSABILITÉS Identifier les villes à potentiel n ayant pas de club. Identifier les villes rotariennes où de nouveaux clubs pourraient être créés sans causer de préjudice à l activité des clubs existants. S impliquer dans la création de clubs. FORMATION Le responsable et, dans la mesure du possible, les membres de la commission doivent assister à la réunion de formation organisée par le coordinateur du Rotary. NOMINATION Cette commission est chargée de choisir le Rotarien le plus qualifié comme candidat au poste de gouverneur. Pour en savoir plus, veuillez contacter votre correspondant Support Clubs et Districts. RESPONSABILITÉS Organiser une procédure de sélection respectant les principes du Rotary. Chercher et nominer la personne la plus qualifiée. Interviewer tous les candidats au poste de gouverneur, qu ils soient suggérés par les clubs ou par la commission de nomination elle-même. Les entretiens doivent respecter les critères minimum établis dans le chapitre Sélection du gouverneur nommé, paragraphe du Rotary Code of Policies. S assurer qu aucun membre, suppléant ou candidat à la commission de nomination ne soit éligible à une fonction pour laquelle elle statue. VOTRE ÉQUIPE 2.11

34 IMAGE PUBLIQUE Cette commission assure la promotion du Rotary et de ses programmes auprès du public. Elle met l accent auprès des membres du Rotary sur l importance des relations publiques et de communiquer à l externe une image positive du Rotary. CRITÈRES DE SÉLECTION DES MEMBRES Choisir en priorité : Des membres du Rotary ayant une expérience des relations publiques de club Des professionnels du journalisme, des médias, de la communication, des relations publiques et du marketing RESPONSABILITÉS Se tenir informé auprès du gouverneur et des principaux responsables de commission des actions et des activités du district à promouvoir. Promouvoir le Rotary à l externe, en particulier auprès des médias, des personnalités locales, des organisations partenaires potentielles, des bénéficiaires des programmes et du grand public. Informer les médias des actions et des manifestations du district pouvant faire l objet d un article ou d un reportage, et parler des clubs et des districts sur les réseaux sociaux. Informer les clubs des ressources Relations publiques du Rotary et les encourager à en faire une priorité. Encourager les clubs à publier des contenus pertinents pour le grand public sur leur site web de club. Chercher des opportunités de placements peu onéreux dans les médias. Promouvoir l ensemble des activités de la Fondation Rotary telles que PolioPlus, les subventions, les Anciens et les prix. FORMATION Les membres de la commission doivent participer, chaque fois que cela est possible, aux ateliers Relations publiques organisés lors des manifestations rotariennes et au séminaire de formation régional organisé par le coordinateur Image publique du Rotary (RPIC). FONDATION ROTARY Cette commission est chargée d aider le gouverneur à informer les Rotariens et à les motiver à participer aux programmes de la Fondation et aux collectes de fonds du district. Elle assure la liaison entre la Fondation et les membres. Le gouverneur en est membre de droit. Le responsable de cette commission est membre de droit de toutes les sous-commissions pour se tenir informé et apporter son aide, le cas échéant, et son mandat doit être de trois ans. Cette commission est composée des responsables des quatre sous-commissions suivantes qui ont des mandats de trois ans pour favoriser la continuité : Collectes de fonds Coordonne les objectifs de recherche de fonds en faveur des Fonds annuel, PolioPlus et de dotation, sollicite les dons et forme les membres aux différentes options à leur disposition en terme de dons DIRIGER LE DISTRICT : GOUVERNEUR

35 Subventions Aide les clubs à soumettre des demandes de subvention et les encourage à participer aux subventions mondiales et de district, ainsi qu au programme des Centres du Rotary pour la paix. PolioPlus Soutient l engagement du Rotary envers l éradication de la polio et encourage la participation aux activités PolioPlus. Gestion des fonds Supervise la certification des clubs et s assure de la bonne gestion des fonds de subventions de la Fondation Rotary et de la formation des membres du Rotary en la matière. Les districts peuvent créer, le cas échéant, des sous-commissions supplémentaires répondant à leurs objectifs et à leurs besoins. Les sous-commissions facultatives peuvent être signalées en ligne : Fonds annuel Fonds de dotation/dons majeurs Cercle Paul Harris Centres du Rotary pour la paix Bourses d études Équipes de formation professionnelle CRITÈRES DE SÉLECTION DES MEMBRES Choisir en priorité des anciens gouverneurs, anciens adjoints du gouverneur, anciens membres de commissions, importants donateurs ou Rotariens possédant une expérience professionnelle ou technique dans les domaines concernés. RESPONSABILITÉS DU RESPONSABLE Aider le gouverneur élu à collecter l opinion des clubs avant de fixer les objectifs Fondation du district. Aider le gouverneur à organiser le séminaire Fondation destiné aux présidents de club élus et en poste, aux membres des commissions Fondation et aux autres Rotariens. Aider le chargé de formation du district pour les séances Fondation durant le SFPE et l Assemblée de formation de district. Encourager les clubs à inscrire au moins deux fois par an la Fondation au programme de leurs réunions, notamment en novembre, mois de la Fondation. Coordonner les collectes de fonds de district en faveur de la Fondation et la participation à ses programmes. Encourager une contribution financière soutenue et régulière des clubs aux Fonds annuel, PolioPlus et de dotation. Travailler avec le gouverneur et le gouverneur élu pour décider de l utilisation du Fonds spécifique de district (FSD). Gérer la distribution du FSD et travailler avec le gouverneur pour autoriser son utilisation. Travailler avec le gouverneur pour distribuer aux clubs un rapport sur l utilisation du FSD. S assurer que les rapports sur les subventions parrainées par le district sont envoyés dans les délais à la Fondation. Aider le gouverneur à sélectionner des candidats qualifiés pour les prix et distinctions de la Fondation Rotary. Autoriser et permettre la mise en œuvre du Protocole d accord de district, ainsi qu organiser des séminaires Gestion des subventions, nécessaires à la certification des clubs. VOTRE ÉQUIPE 2.13

36 S assurer que les clubs souhaitant faire des demandes de subventions sont capables d obtenir leur certification. Confirmer que les clubs soumettant des demandes de subvention mondiale sont bien certifiés. Collaborer avec le responsable Action internationale et le gouverneur pour identifier des Rotariens experts pouvant aider les clubs à améliorer leurs actions et les subventions mondiales. FORMATION Les membres de cette commission doivent participer à un séminaire Fondation régional animé par le coordinateur régional de la Fondation (RRFC). ROTARY GLOBAL REWARDS Cette commission assure la promotion de ce programme aux clubs. CRITÈRES DE SÉLECTION DES MEMBRES Choisir en priorité des membres qui ont l expérience suivante : Ancien dirigeant de club Marketing RESPONSABILITÉS Promouvoir Rotary Global Rewards à l Assemblée de formation, la conférence et les séminaires de district, ainsi que durant les réunions de clubs et autres évènements. Distribuer des documents promotionnels aux membres et faire des démonstrations du programme. ACTIONS Ces commissions assurent la promotion des programmes et des activités, et soutiennent les clubs Interact, Rotaract et Rotary. Les districts disposent souvent d une commission pour chaque programme ou groupe, et ils proposent un soutien supplémentaire aux clubs Rotaract et Interact. Le Rotary propose des ressources pour les commissions : Action de club Action d intérêt public Action internationale (voir la description en page 2.9 pour plus d informations) Action professionnelle Action jeunesse CRITÈRES DE SÉLECTION DES MEMBRES Choisir en priorité des membres qui ont une expérience des actions au niveau du club DIRIGER LE DISTRICT : GOUVERNEUR

37 RESPONSABILITÉS Travailler avec les commissions Interact, Rotaract, RYLA, Youth Exchange, Action d intérêt public, Action internationale et Action professionnelle pour échanger des expertises, collaborer pour promouvoir les programmes, encourager les opportunités d actions et coordonner les efforts. Encourager les clubs à innover et à utiliser des approches durables pour répondre aux besoins locaux. Communiquer les ressources et meilleures pratiques liées aux actions avec les dirigeants de club. Servir d expert en matière de service. Promouvoir les actions des clubs. Coordonner les efforts au niveau du district. Travailler avec le responsable Action internationale pour identifier des Rotariens experts pouvant aider les clubs à améliorer leurs actions et leurs subventions. Promouvoir la participation à des actions au travers de contacts réguliers avec les clubs. Promouvoir les activités durant les réunions de district et les visites de club en invitant des participants à prendre la parole et en encourageant les clubs à s impliquer. Aider les responsables Actions de club. Identifier des collaborations possibles avec d autres organisations de service. FORMATION Cette commission aide le gouverneur et le gouverneur élu à former les dirigeants de club et de district, et à superviser les activités de formation du district. Le chargé de formation du district en est responsable et il distribue les rôles pour les réunions de formation, si nécessaire. CRITÈRES DE SÉLECTION DES MEMBRES Choisir en priorité des Rotariens ayant de l expérience dans les domaines de la formation, de l éducation ou de la facilitation. RESPONSABILITÉS Travailler avec le gouverneur élu sur tous les aspects du SFPE, de l Assemblée de formation de district, du séminaire de formation de l équipe de district (qui inclut la formation des adjoints du gouverneur). Dans le cas de SFPE multidistricts, un membre de la commission Formation sera choisi par le gouverneur élu pour participer à l élaboration et à la conduite du séminaire. Collaborer avec le gouverneur sur tous les aspects du séminaire de perfectionnement, des formations des dirigeants de club Rotary et Rotaract, et autres programmes de formation et de perfectionnement des dirigeants. Fournir des conseils de formation pour les séminaires Fondation et Effectif de district (ces réunions relèvent principalement de la responsabilité d autres commissions de district). Aider les chargés de formation des clubs si nécessaire. Promouvoir les formations de district. VOTRE ÉQUIPE 2.15

38 FEUILLE DE TRAVAIL NOTES 2.16 DIRIGER LE DISTRICT : GOUVERNEUR

39 FEUILLE DE TRAVAIL NOTES Une idée glanée durant cette séance : VOTRE ÉQUIPE 2.17

40 FEUILLE DE TRAVAIL RÉSOUDRE LES CONFLITS Discutez de votre scénario en groupe et déterminez comment arriver à une résolution. Incluez toutes les étapes. N.B. : chaque conflit peut avoir plus d une résolution. Scénario 1 : Un responsable de district décevant Vous êtes à mi-parcours et un de vos nouveaux responsables de district, recommandé chaudement par un ancien gouverneur estimé, ne répond pas à vos attentes. Il ne communique pas avec les membres de sa commission et n a fait aucun progrès vers ses objectifs. Les membres de la commission sont frustrés et menacent de démissionner si la situation ne change pas. Prendre en compte le point de vue du responsable de commission. Quelles difficultés peut-il rencontrer? Pourquoi est-il en difficulté? Listez les étapes que vous suivrez pour trouver une résolution : Quelle résolution souhaitez-vous obtenir? Scénario 2 : Des clubs ne travaillant pas avec le district Ces dernières années, plusieurs clubs se sont rebellés contre le district et évitent de travailler avec lui. Ils refusent notamment de fixer leurs objectifs dans Rotary Club Central. Vous souhaitez qu ils collaborent avec votre adjoint afin qu ils puissent bénéficier des ressources et du soutien du district pour devenir des clubs solides. Quelle peut être la raison de la perception négative du district par les clubs? Quel soutien dont ils ont peut-être besoin ne reçoivent-ils pas? Listez les étapes que vous suivrez pour trouver une résolution : Quelle résolution souhaitez-vous obtenir? 2.18 DIRIGER LE DISTRICT : GOUVERNEUR

41 Scénario 3 : L importance de l Assemblée de formation de district Quelques clubs du district affirment ne pas voir l intérêt d envoyer leurs dirigeants à l Assemblée de formation de district. Un président élu vous confirme qu il ne viendra pas car il s agit d une répétition de ce qui a été dit au SFPE et qu il n encouragera pas son équipe à y assister. Quelle peut être la raison de la perception du président élu? Quels autres facteurs peuvent contribuer à sa raison de ne pas venir? Listez les étapes que vous suivrez pour trouver une résolution : Quelle résolution souhaitez-vous obtenir? Scénario 4 : Des membres d équipe peu coopératifs Vous avez une idée novatrice que vous souhaitez mettre à l essai dans votre district. Certains membres de votre équipe ne partagent pas votre enthousiasme, mais vous êtes convaincu qu elle en vaut la peine et avez besoin de leur soutien pour la mettre en place. Quels peuvent être les inquiétudes de votre équipe? Pourquoi sont-ils réticents? Listez les étapes que vous suivrez pour trouver une résolution : Quelle résolution souhaitez-vous obtenir? Scénario 5 : Désaccord entre les membres de l équipe Vos commissions Relations publiques, Effectif et Fondation collaborent pour organiser et promouvoir une collecte de fonds ouverte au public. Les responsables n arrivent pas à s entendre sur le lieu de la manifestation ni sur la stratégie promotionnelle. Ils veulent néanmoins que cela soit un travail d équipe car il s agit d une excellente occasion d attirer des nouveaux membres et de recueillir des dons pour la Fondation. Ils sont dans une impasse et un des responsables vient vous voir pour obtenir des conseils sans en parler aux autres. Qu attend-il de vous? Quelle peut être la réaction des autres responsables après votre discussion? Listez les étapes que vous suivrez pour trouver une résolution : Quelle résolution souhaitez-vous obtenir? VOTRE ÉQUIPE 2.19

42 UTILISEZ LES OUTILS DU FORMATEUR POUR ORGANISER VOTRE PROGRAMME ET TROUVER DES IDÉES POUR LES SÉANCES SUR LES SUJETS SUIVANTS : Recherche de fonds Programmes pour les jeunes Actions Parler du Rotary Utiliser les réseaux sociaux Campagne Image publique LEARN.ROTARY.ORG FORMATION TRAINERS LIBRARY

43 CHAPITRE 3 PLANIFICATION ÉVÈNEMENTIELLE La rotation annuelle des dirigeants de club et de district crée un besoin constant de nouveaux dirigeants. En tant que gouverneur élu, puis gouverneur, vous devez superviser la progression des futurs dirigeants. Entamez la préparation de la conférence de district dès que possible afin d en assurer son succès, pour vous et pour les Rotariens du district. RESPONSABILITÉS GOUVERNEUR ÉLU Choisir les membres de la commission Formation, y compris le chargé de formation du district Organiser les formations sur un rôle, y compris : Séminaire de formation de l équipe de district Séminaire de formation des présidents élus (SFPE) Assemblée de formation de district Approuver la venue d un suppléant au SFPE si un président élu ne peut pas y assister. S assurer que chaque club dispose d un plan de formation et promouvoir le rôle du chargé de formation de club. Choisir la date et le site pour votre conférence de district Choisir le responsable et les membres de la commission de la conférence de district S inspirer d autres conférences de district. GOUVERNEUR Convene your district conference and oversee the event Désigner un aide de camp du représentant du président du Rotary ainsi qu un secrétaire qui sera chargé de dresser le procès-verbal de la conférence de district Promouvoir la conférence durant les visites de club et sur le site web du district S assurer que le représentant du président du Rotary soit traité avec les mêmes égards que le président lui-même (suivre le protocole figurant dans le Rotary Code of Policies) Adresser aux clubs un compte rendu de la conférence sous 30 jours. Envoyer le rapport du représentant du président à presidential.services@rotary.org Faire un rapport sur les activités des Amicales durant la conférence de district Fournir les détails de votre conférence de district le 1 er février au plus tard via Mon Rotary. PLANIFICATION ÉVÈNEMENTIELLE 3.1

44 RESSOURCES Diriger le district Formation rotary.org/fr/trainers Conférence de district Les cinq clés de la réussite Manuel de procédure COMMISSION FORMATION DE DISTRICT Présidée par le chargé de formation du district, cette commission vous aide à organiser les réunions de formation dont vous avez la responsabilité en tant que gouverneur élu ou en exercice. Sous la supervision du gouverneur, elle s occupe entre autres de la logistique et du contenu des programmes de formation. En tant que convener, vous approuvez le programme, les locaux, les intervenants, les instructeurs, etc. Pour plus d informations, consultez le manuel Diriger le district : Formation et les ressources disponible sur rotary.org/fr/trainers. L annexe 3 liste les formations du Rotary. FORMATIONS DU ROTARY La formation est essentielle à la continuité au niveau des clubs et des districts. Chaque année, une série de formations est donc organisée pour les dirigeants de club et de district. Elles sont par ailleurs suffisamment flexibles pour permettre de répondre aux besoins spécifiques des districts et des participants, que ce soit en terme de calendrier ou de programme. Le Rotary fournit de nombreuses ressources utiles comme les guides de l instructeur pour chaque réunion recommandée par le conseil d administration. Vous pouvez les trouver sur rotary.org/fr/trainers. Des cours pour les formateurs sont disponibles sur le centre de formation en ligne du Rotary sur rotary.org. Incitez les chargés de formation à les suivre en se connectant à Mon Rotary et en cliquant sur Formation sous Je me forme. Durant les séminaires, votre principale responsabilité est de motiver les participants à échanger des idées et à passer à l action. FORMATIONS SUR UN RÔLE Vous assistez au séminaire de formation des gouverneurs élus et à l Assemblée internationale pour vous préparer à votre mandat. Vous formerez ensuite votre équipe de district, les présidents de club et tous les dirigeants entrants à leurs mandats spécifiques. 3.2 DIRIGER LE DISTRICT : GOUVERNEUR

45 JUILLET AOÛT SEPTEMBRE OCTOBRE NOVEMBRE DÉCEMBRE JANVIER FÉVRIER MARS AVRIL MAI JUIN SFGE (SÉMINAIRE DE FORMATION DES GOUVERNEURS ÉLUS) ASSEMBLÉE INTERNATIONALE SÉMINAIRE DE FORMATION DE L ÉQUIPE DU DISTRICT SFPE (SÉMINAIRE DE FORMATION DES PRÉSIDENTS ÉLUS) CALENDRIER DES FORMATIONS ASSEMBLÉE DE FORMATION DE DISTRICT FORMATIONS SUR UN SUJET En tant que gouverneur, vous organisez des formations tout au long de l année pour informer les membres des tendances au sein de l organisation, développer leurs compétences et proposer des opportunités de networking. Pour ces formations sur des sujets, vous êtes libre de décider de l organisation de ces réunions avec votre commission Formation. De même, les gouverneurs en exercice et élu doivent déterminer ensemble quelles sont les meilleures solutions pour le district. Pour plus d informations sur chacune de ces réunions, consultez Diriger le district Formation ou chacun des guides de l instructeur. LA CONFÉRENCE DE DISTRICT La conférence de district est une réunion annuelle destinée à motiver les membres du Rotary et à célébrer les récents succès. Son programme doit présenter un intérêt pour l ensemble des Rotariens du district. Organisez votre conférence à une date et dans un lieu qui soit agréable, pour vous et pour la majorité des présidents de club. Vous pouvez décider cela dès votre année de gouverneur nommé, avec l aide des présidents de clubs en exercice ou ceux qui le seront durant votre mandat. Évitez de tenir votre conférence aux mêmes dates qu un Institute, que l Assemblée internationale, qu une convention du Rotary ou qu un jour férié. Les dates des grandes manifestations rotariennes sont d ailleurs publiées sur Mon Rotary ou peuvent être obtenues auprès de votre correspondant CDS. Enfin, il n est pas interdit d organiser une conférence en commun avec un autre district. Pour en savoir plus, consultez le manuel La conférence de district. PLANIFICATION ÉVÈNEMENTIELLE 3.3

46 FORMATION AU NIVEAU DES CLUBS Les clubs sont encouragés à nommer un chargé de formation pour : Informer les nouveaux membres durant leur orientation. Permettre aux membres d en savoir plus sur le Rotary. Développer les compétences des membres. Identifier et répondre aux besoins de formation. POUR SE PRÉPARER AU SFGE Quelles réunions de formation, en plus de celles recommandées par le Rotary, proposez-vous dans votre district? Qu est-ce qui assure le succès d un séminaire de formation? Comment allez-vous inciter les membres du Rotary à participer à une formation? Comment comptez-vous soutenir la formation des futurs gouverneurs? Quels sont les éléments du programme de votre conférence de district susceptibles d intéresser les membres du Rotary et leurs familles? Comment vous assurerez-vous que la conférence bénéficie d une promotion massive? Que comptez-vous faire pour vous assurer que votre conférence soit également une grande fête du Rotary? 3.4 DIRIGER LE DISTRICT : GOUVERNEUR

47 ANNEXE 3 RÉUNIONS DE FORMATION DU ROTARY RÉUNIONS DE FORMATION ORGANISÉES PAR LE GOUVERNEUR ÉLU RÉUNION / DATE PUBLIC ET SUJETS ORGANISATEUR LIENS POUR Séminaire de formation de l équipe de district Février Les adjoints du gouverneur et les responsables de commission de district découvrent leurs rôles et fixent des objectifs. Commission Formation Formateurs Adjoints de gouverneur Commissions Séminaire de formation des présidents élus (SFPE) Février ou mars Les présidents élus de club découvrent leur rôle et fixent des objectifs avec l adjoint du gouverneur. Commission Formation Formateurs Présidents Assemblée de formation de district Mars, avril ou mai (après le SFPE) Les présidents élus continuent de développer leurs compétences ; d autres dirigeants entrants de club découvrent leurs responsabilités ; ensemble, ils fixent des objectifs. Commission Formation Formateurs Présidents Secrétaires Trésoriers Commissions PLANIFICATION ÉVÈNEMENTIELLE 3.5

48 RÉUNIONS DE FORMATION ORGANISÉES PAR LE GOUVERNEUR RÉUNION / DATE PUBLIC ET SUJETS ORGANISATEUR LIENS POUR Séminaire Fondation de district Déterminée par le district Séminaire Effectif de district Déterminée par le district Séminaire Image publique de district Déterminée par le district Séminaire Gestion des subventions Déterminée par le district Séminaire de perfectionnement Immédiatement avant ou après la conférence de district Séminaire de formation des dirigeants Rotaract Entre la date de l élection des dirigeants et le 30 juin Les responsables Fondation de club et les Rotariens intéressés se forment sur la Fondation. Les présidents de club, les responsables Effectif et les Rotariens intéressés se forment à l effectif. Les dirigeants de club et de district, et les Rotariens intéressés se forment sur l amélioration de l image publique du Rotary. Les présidents de club (ou une personne désignée) se forment sur la gestion des subventions du Rotary. Les membres expérimentés intéressés développent leurs compétences de leadership. Permet aux dirigeants entrants des clubs Rotaract ainsi qu aux Rotariens et non-rotariens intéressés d en savoir plus sur le Rotaract. Commissions Fondation et Formation Commission Effectif Commission Formation Commissions Fondation et Formation Commission Formation Représentant Rotaract de district Formateurs Responsables Fondation de club Formateurs Participants Formateurs (disponible en juillet 2016) Les documents pour les participants sont créés par le club ou le district Formateurs Participants Formateurs Les documents pour les participants sont créés par le club ou le district Participants 3.6 DIRIGER LE DISTRICT : GOUVERNEUR

49 ANNEXE 4 SOUTENIR ET RENFORCER LES CLUBS CAMARADERIE INTÉGRITÉ DIVERSITÉ SERVICE LEADERSHIP CIBLER ET INTENSIFIER L ACTION HUMANITAIRE LES RÉUNIONS DE FORMATION SOUTIENNENT LE PLAN STRATÉGIQUE DU ROTARY INTERNATIONAL AMÉLIORER L IMAGE DU ROTARY ET SENSIBILISER LE PUBLIC Séminaire Image publique de district Assemblée internationale Séminaire de formation des gouverneurs élus (SFGE) Séminaire de formation des présidents élus (SFPE) AMÉLIORER L IMAGE DU ROTARY ET SENSIBILISER LE PUBLIC SOUTENIR ET RENFORCER LES CLUBS Séminaire de formation des gouverneurs élus (SFGE) Assemblée internationale Séminaire de formation de l équipe de district Séminaire de formation des présidents élus (SFPE) Assemblée de formation de district Séminaire de perfectionnement Séminaire Effectif de district Séminaire de formation des dirigeants Rotaract CIBLER ET INTENSIFIER L ACTION HUMANITAIRE Séminaire Fondation de district Séminaire Gestion des subventions Séminaire de formation des gouverneurs élus (SFGE) Séminaire de formation des présidents élus (SFPE) PLANIFICATION ÉVÈNEMENTIELLE 3.7

50 FEUILLE DE TRAVAIL NOTES Une idée glanée durant cette séance : 3.8 DIRIGER LE DISTRICT : GOUVERNEUR

51 FEUILLE DE TRAVAIL SÉMINAIRES DE FORMATION En tant que gouverneur élu, puis gouverneur, vous devez planifier les formations de votre district. Discutez en binôme d au moins une question sur chacun des sujets ci-dessous. Commission Formation et chargé de formation de district Avez-vous un chargé de formation ou une commission Formation? Quelle est la structure de la commission? Chacun des membres s occupe-t-il d un aspect spécifique de la réunion? Les membres travaillent-ils sur des réunions qui leur sont assignées? Comment préparez-vous les réunions avec votre chargé de formation? Quels aspects de la planification allez-vous déléguer? Flexibilité Votre district combine-t-il plusieurs formations? Comment planifier les formations pour être plus flexible? Organisez-vous des formations en ligne? Utilisez-vous les nouvelles technologies pour la formation dans votre district? Qu est-ce qui vous a motivé à assister à des formations? En repensant à vos précédentes formations, quel a été la raison de leur succès? Que feriez-vous différemment? PLANIFICATION ÉVÈNEMENTIELLE 3.9

52 SFPE et Assemblée de formation de district Les séances et sujets suivants sont ceux inclus dans le programme du SFPE. Préparer votre année Conduire les réunions Encadrer les membres du club Impliquer vos membres Gérer votre club Subventions du Rotary Recherche de fonds Actions Partenariats Travailler avec les jeunes et les jeunes professionnels Réseaux sociaux Promotion des actions Parler du Rotary Image publique Quels autres séances et sujets allez-vous mettre au programme? Lesquels n allez-vous pas inclure? Comment allez-vous réaliser vos formations? Quels différents formats pouvez-vous utiliser? Comment votre assemblée de formation de district peut-elle être plus efficace? Comment favoriser la participation? Chargés de formation de club Disposez-vous de chargés de formation dans les clubs de votre district? Quel est leur rôle? Dans la négative, qui dispense la formation? Quelles formations vos clubs proposent-ils? Comment pouvez-vous encourager vos clubs à nommer un chargé de formation? Qui au sein de votre équipe peut former et épauler les chargés de formation de club? 3.10 DIRIGER LE DISTRICT : GOUVERNEUR

53 FEUILLE DE TRAVAIL INNOVER POUR VOTRE CONFÉRENCE DE DISTRICT Les éléments ci-dessous représentent ceux traditionnellement inclus dans une conférence de district. Utilisez cette feuille de travail pour discuter de chacun d eux et recueillir des idées et des stratégies auprès des autres gouverneurs élus. En tant que gouverneur, que pouvez-vous faire pour améliorer chacun de ces éléments par rapport aux années précédentes? Promouvoir la conférence Travailler avec le représentant du président du Rotary Impliquer les jeunes dans votre conférence PLANIFICATION ÉVÈNEMENTIELLE 3.11

54 Trouver des sponsors Saluer les accomplissements des Rotariens du district Monter des actions en marge de la conférence 3.12 DIRIGER LE DISTRICT : GOUVERNEUR

55 CHAPITRE 4 ÉTABLIR UN BON RAPPORT AVEC LES CLUBS En tant que gouverneur, vous aurez à communiquer avec des membres, des hauts dirigeants et le personnel du Rotary, les décideurs locaux, les médias, les prospects, les bénéficiaires des actions et le public. Une communication efficace et régulière est donc indispensable pour rendre les clubs plus performants, atteindre les objectifs, coordonner les visites aux clubs, soutenir le développement de l effectif et accroître les dons à la Fondation. Être Informé des différents styles de communication et travailler sur vos compétences en la matière amélioreront vos résultats. RESPONSABILITÉS GOUVERNEUR ÉLU Perfectionner le plan de communication de votre district. GOUVERNEUR Communiquer mensuellement avec les clubs. RESSOURCES Brand Center Official Directory Manuel de procédure PLAN DE COMMUNICATION Une équipe ne peut travailler efficacement sans une bonne communication qui permette de s assurer que tout le monde est sur la même longueur d onde. Les adjoints du gouverneur jouent un rôle crucial dans cette communication, car ils sont le principal relais entre le district et les clubs. Vous pouvez néanmoins décider que les responsables de district communiquent directement avec leurs homologues dans les clubs. Quelle que soit la méthode choisie, il est nécessaire de la finaliser durant le séminaire de formation de l équipe de district. ÉTABLIR UN BON RAPPORT AVEC LES CLUBS 4.1

56 SITE WEB DU DISTRICT Le site web de votre district ne doit pas simplement être un outil pour les Rotariens. Il est également la vitrine du Rotary dans votre région. Envisagez de créer un espace réservé aux membres. À titre d information, de nombreux sites web de district proposent les rubriques suivantes : Un calendrier des réunions de district et de club Un message pour les clubs (qui peut prendre la forme de votre communication mensuelle) Des notes sur les pratiques des clubs du district parvenant à attirer de nouveaux membres Un descriptif des actions des clubs Une liste des clubs du district avec des liens vers leurs sites web Des mises à jour sur les objectifs de district Un bref CV du gouverneur avec sa photo Un annuaire des dirigeants de district Évitez le jargon rotarien sur l espace public de votre site et mettez régulièrement à jour son contenu, notamment les photos. Encouragez les clubs à avoir leur propre site web pour qu ils puissent promouvoir le Rotary ainsi que les manifestations et activités du district, et partager les ressources et l actualité du Rotary au travers de flux RSS. Les clubs sont également encouragés à penser au public lorsqu ils conçoivent un site web ou à créer une page Facebook tournée vers le public. N oubliez pas de consulter le Brand Center pour trouver logos, modèles, photos ou vidéos et donner un look moderne à votre site web. RÉSEAUX SOCIAUX Communiquer avec les membres du Rotary du district sur les réseaux sociaux peut faciliter la collaboration dans le cadre d actions et d activités de club. Consultez les pages officielles du Rotary (Facebook, Twitter et Instagram) pour partager des photos, des vidéos et des articles avec les Rotariens et le public. 4.2 DIRIGER LE DISTRICT : GOUVERNEUR

57 COMMUNICATION MENSUELLE DU GOUVERNEUR Le gouverneur doit communiquer au moins une fois par mois avec le président et le secrétaire de chaque club. Vous avez une marge de manœuvre importante quant à la manière de diffuser ces informations : bulletin traditionnel, newsletter électronique, vidéo, message publié sur le site web du district, etc. Quelle que soit la méthode choisie, adressez également vos communications à vos adjoints, aux anciens gouverneurs et aux clubs Interact et Rotaract. Il est bon de faire valider vos messages par un Rotarien ayant si possible une expérience de la communication. Cette communication a pour objectif de : Informer les membres de changements importants intervenus au Rotary Rappeler les principales échéances Informer sur les actions du district Souligner des activités de club ainsi que la création de nouveaux clubs et l admission de nouveaux membres Motiver les dirigeants de club à utiliser Rotary Club Central pour lister leurs objectifs et célébrer leurs réussites Motiver les clubs à atteindre des objectifs, à se préparer pour les manifestations à venir et à promouvoir les initiatives du district Saluer le travail des commissions et des Rotariens, ainsi que les programmes du district et des clubs Saluer les contributions financières des Rotariens et des associations locales Recommander l utilisation de ressources du Rotary POUR SE PRÉPARER AU SFGE En quoi la communication au sein de votre district est-elle efficace et en quoi mérite-elle des améliorations? Comment comptez-vous communiquer régulièrement avec les clubs? Quels sont les réseaux sociaux que votre district utilise? Comment vous assurer que les besoins des membres des clubs sont pris en compte? Comment allez-vous promouvoir l effectif, la priorité interne du Rotary, dans vos manifestations et dans vos messages? ÉTABLIR UN BON RAPPORT AVEC LES CLUBS 4.3

58 FEUILLE DE TRAVAIL NOTES Une idée glanée durant cette séance : 4.4 DIRIGER LE DISTRICT : GOUVERNEUR

59 FEUILLE DE TRAVAIL AMÉLIORER VOS COMMUNICATIONS AVEC LES CLUBS Comment allez-vous communiquer des informations aux clubs? Comment allez-vous transmettre les informations sur les clubs à votre équipe de district? Pour chacune des méthodes de communication ci-dessous, réfléchissez au type de message que vous enverriez et pourquoi vous utiliseriez cette méthode. Rédigez un plan de communication en répondant aux trois questions (qui, quoi, pourquoi?) en vous inspirant de l exemple. Il peut y avoir plusieurs options et la liste de concepts peut vous guider. Il est possible d ajouter des publics ou des messages qui ne sont pas inclus dans cette liste. Exemple : Méthode de communication : direct Quel est le message (quoi)? Qui doit le recevoir? Un changement a été apporté aux règles d assiduité Membres de club Présidents de club Dirigeants de district Pourquoi le message est-il transmis de cette façon? Cette information est essentielle et urgente pour les clubs Concepts Messages potentiels Récipiendaires potentiels Pourquoi? Mettre en avant une excellente Les membres de votre district L information est concise et action utilise de bonnes photos Remercier un Rotarien du district pour un don important à la Fondation Les clubs de votre district ont des difficultés avec l assiduité et n ont pas atteint leurs objectifs Un membre a reçu un prix international prestigieux Vous cherchez à recueillir l opinion des membres sur votre prochaine action de district Les dates et le site de la conférence de district ont été choisis Encourager les membres à faire un don à la Fondation. Les dirigeants de club Les dirigeants du district Les membres de commission Les Rotariens du monde entier Les non-rotariens (membres potentiels) Méthode de communication : Site web de district L information peut motiver les membres L information est urgente et importante pour les clubs Plus on contacte de personnes, mieux c est Le contenu de ce message est sensible Le dialogue est la meilleure façon de s assurer que tout est clair Le message comprend un appel à l action Quel est le message (quoi)? Qui doit le recevoir? Pourquoi le message est-il transmis de cette façon? ÉTABLIR UN BON RAPPORT AVEC LES CLUBS 4.5

60 Méthode de communication : Facebook, Twitter, Instagram et autres réseaux sociaux Quel est le message (quoi)? Qui doit le recevoir? Pourquoi le message est-il transmis de cette façon? Méthode de communication : Bulletin mensuel Quel est le message (quoi)? Qui doit le recevoir? Pourquoi le message est-il transmis de cette façon? Méthode de communication : Appels téléphoniques Quel est le message (quoi)? Qui doit le recevoir? Pourquoi le message est-il transmis de cette façon? Méthode de communication : direct Quel est le message (quoi)? Qui doit le recevoir? Pourquoi le message est-il transmis de cette façon? 4.6 DIRIGER LE DISTRICT : GOUVERNEUR

61 CHAPITRE 5 OPTIMISER VOS VISITES AUX CLUBS Qu elles soient réalisées par le gouverneur ou un adjoint, les visites de club sont l occasion pour les membres du Rotary d obtenir le soutien d un dirigeant régional. RESPONSABILITÉS GOUVERNEUR ÉLU Préparer un calendrier de vos visites et confirmer les dates avec chaque club. GOUVERNEUR Rendre visite à chaque club du district. Évaluer les clubs dans Rotary Club Central après chaque visite. RESSOURCES Correspondant CDS Rotary Club Central VISITES AUX CLUBS Vous pourrez visiter vos clubs individuellement ou lors d une réunion regroupant les clubs d une même ville. Votre objectif est de motiver les membres de ces clubs à agir et leur apporter votre soutien. Durant vos visites, il est important de : Souligner la disponibilité des dirigeants du district. Motiver les membres à monter des actions et à les promouvoir auprès du public. Les encourager à innover pour donner au club du sang neuf et attirer de nouveaux membres (faire référence à Gouvernance d un club dynamique Le plan de leadership du club, Développer l effectif Votre plan d action, et Améliorer l expérience de membre du club). Souligner les principales initiatives du Rotary. Saluer les belles actions des clubs et les contributions individuelles de Rotariens. Encourager tous les membres à assister à la conférence de district. Souligner l importance de la participation des dirigeants entrants de club aux formations du district. OPTIMISER VOS VISITES AUX CLUBS 5.1

62 Rencontrer le président et les autres dirigeants du club. Au cours d une réunion ou d une assemblée de club, abordez les activités entreprises et les problèmes rencontrés et réfléchissez à ce que le district peut faire pour les aider. Un dialogue direct vous permettra d entretenir des relations productives tout au long de l année. LOGISTIQUE Consultez vos adjoints pour déterminer le moment opportun de chacune de vos visites. Ils seront également d une aide précieuse pour identifier les clubs devant être visités au plus tôt en raison de circonstances ou de problèmes particuliers. Ils sont en effet les mieux placés pour discuter des forces et des faiblesses des différents clubs ainsi que de leurs besoins tout en apportant leurs points de vue. Pour avoir un plus fort impact, essayez dans la mesure du possible de faire coïncider votre visite avec un évènement marquant dans la vie du club (remise de charte, anniversaire du club, intronisation de nouveaux membres, remise de prix, soirée Fondation, etc.). Vous pouvez regrouper vos visites de clubs voisins ou en fonction de leurs disponibilités. Vous pouvez même organiser des réunions intervilles. Le montant de votre budget du Rotary pour vos déplacements tient compte du fait que vous visiterez les clubs voisins à la suite. Une fois que vous aurez confirmé les dates de vos visites auprès de chaque club, vous pourrez publier un calendrier sur le site Web du district. ÉVALUER LES CLUBS DANS ROTARY CLUB CENTRAL La fonctionnalité d évaluation des clubs de Rotary Club Central vous permet de garder une trace de vos visites de club et de signaler les meilleures pratiques, réussites et difficultés de chacun d eux. Durant votre année de gouverneur élu, vous pouvez consulter les évaluations et les commentaires pour tous les clubs du district. Durant votre mandat de gouverneur, vous et vos adjoints pourrez évaluer et commenter sur les clubs après chaque visite. Ces derniers peuvent consulter, évaluer et commenter sur les clubs de leur groupe. Ces évaluations et commentaires vous serviront de référence, ainsi qu à vos adjoints et à vos successeurs. Une fois les évaluations finalisées, vous devez les confirmer avant le 1 er juin. Ces évaluations finales doivent refléter l état des clubs sur la base de toutes les visites. Les clubs n y ont quant à eux pas accès. 5.2 DIRIGER LE DISTRICT : GOUVERNEUR

63 POUR SE PRÉPARER AU SFGE Quelles idées innovantes avez-vous pour vos visites de clubs? Comment vous préparerez-vous à vos visites? Comment évaluerez-vous la santé de vos clubs? Comment convaincre les membres de club que leurs préoccupations ont été entendues et seront suivies de mesures? Comment allez-vous féliciter les clubs qui ont atteint les objectifs qu ils s étaient fixés dans Rotary Club Central? Comment allez-vous souligner l importance de suivre les progrès dans Rotary Club Central? OPTIMISER VOS VISITES AUX CLUBS 5.3

64 FEUILLE DE TRAVAIL NOTES 5.4 DIRIGER LE DISTRICT : GOUVERNEUR

65 FEUILLE DE TRAVAIL NOTES Une idée glanée durant cette séance : OPTIMISER VOS VISITES AUX CLUBS 5.5

66 UNE NOUVELLE APPROCHE POUR MOTIVER LES MEMBRES DE CLUB Ressources utiles OUTILS D ÉVALUATION DE L EFFECTIF DU CLUB Pour résoudre des problèmes spécifiques GESTION DES PROSPECTS Pour contacter des membres potentiels et faire croître votre club DÉVELOPPER L EFFECTIF Votre plan d action GOUVERNANCE D UN CLUB DYNAMIQUE Des idées pour motiver les membres ROTARY : DES DÉCIDEURS SOLIDAIRES Pour impliquer les membres différemment Téléchargeables à : FR

67 CHAPITRE 6 RENFORCER VOTRE EFFECTIF On rejoint avant tout le Rotary pour avoir un impact. Avec plus d un million de membres du Rotary dans clubs répartis dans le monde entier, notre capacité d action n a jamais été aussi forte et repose sur des membres actifs et impliqués. Les gouverneurs peuvent influer sur la courbe des effectifs. Avec votre équipe, vous pouvez aider vos clubs à devenir plus solides, plus dynamiques et à maintenir leurs membres actifs et engagés. RESPONSABILITÉS GOUVERNEUR ÉLU Nommer des responsables Recrutement et implication des membres et encouragez-les à nommer des membres Se familiariser avec le plan Effectif régional, ses objectifs et ses stratégies pour augmenter l effectif Travailler avec les adjoints du gouverneur pour s assurer que les clubs saisissent leurs objectifs Effectif dans Rotary Club Central et ont une stratégie pour les atteindre GOUVERNEUR Travailler avec votre administrateur du Rotary, le coordinateur du Rotary et les dirigeants du district pour communiquer les objectifs du plan Effectif régional aux présidents de club et les aider à mettre en place des stratégies pour les atteindre à leur niveau Créer des clubs afin de répondre aux attentes de vos prospects Travailler avec la commission Effectif pour organiser un séminaire Effectif de district RESSOURCES Ressources Effectif sur Mon Rotary Page Flexibilité accordée au clubs de Mon Rotary Votre coordinateur du Rotary Assigner les demandes de prospects sur Mon Rotary aux clubs appropriés et s assurer qu un suivi est effectué RENFORCER VOTRE EFFECTIF 6.1

68 COMMISSION RECRUTEMENT ET IMPLICATION DES MEMBRES Son rôle est d aider les clubs à attirer et à impliquer les membres en se fixant des objectifs réalistes, en les dirigeant vers les ressources disponibles et en mettant en place des stratégies adaptées. Pour garantir la continuité, le responsable est nommé pour un mandat de trois ans. Si c est à vous de le nommer, vous recevrez un formulaire du Rotary en novembre (il est disponible dans la rubrique Administration du district de Mon Rotary). Travaillez avec les deux prochains gouverneurs pour vous accorder sur le Rotarien à sélectionner. L une des responsabilités de la commission est d organiser le séminaire Effectif de district, où les membres peuvent échanger des idées de stratégies pour créer des clubs performants, dynamiques et innovants. Travaillez avec les commissions Effectif et Formation de district pour planifier ce séminaire et préparer des événements pour les nouveaux membres lors de votre assemblée de formation et de votre conférence de district. Saisissez vos nominations de district dans Mon Rotary afin que la commission puisse recevoir les demandes de prospects et les ressources du Rotary. Pour plus d informations, consultez l annexe 2, Commissions de district. ATTIRER DE NOUVEAUX MEMBRES Les Rotary clubs dynamiques ont des membres actifs et un impact positif sur leurs communautés. Lorsque les clubs sont en plein essor, ils attirent naturellement l intérêt du public. Certains clubs peuvent organiser des événements où ils font la promotion active de leur club et le Rotary dispose de documents promotionnels sur ce qu est l organisation et comment elle diffère des autres. Les clubs peuvent également créer une brochure en utilisant le modèle sur le Brand Center. Les membres potentiels peuvent exprimer leur intérêt directement auprès d un membre du club ou sur Rotary.org, mais les clubs étant ceux qui les rencontrent, créer une expérience positive est important. Les membres potentiels sont plus susceptibles de rester dans un club qui reflète les valeurs qui leur ont été promises. GESTION DES DEMANDES DE PROSPECTS Le Rotary reçoit des milliers de demandes de prospects du monde entier intéressés par notre organisation. Vous et votre responsable Effectif recevrez une alerte par lorsqu une demande de prospect sera assignée à votre district. Vous déciderez ensemble qui gère ces demandes et pourrez les assigner à différents clubs via Mon Rotary dans la rubrique Administration du district. Vous pouvez aussi demander aux adjoints de vous aider à trouver un club correspondant aux intérêts des prospects. Assurez-vous ensuite que les clubs s en occupent (vous recevrez une nouvelle notification si aucune action n a été prise dans les 60 jours). 6.2 DIRIGER LE DISTRICT : GOUVERNEUR

69 IMPLIQUER LES MEMBRES Les études menées par le Rotary montrent que la participation à des actions et la camaraderie sont les principales raisons pour lesquelles on rejoint le Rotary et on y reste. La plupart des membres qui démissionnent le font ainsi au cours des deux premières années. Rappelez-vous que les clubs dont les membres sont actifs fidélisent plus facilement leur effectif et sont plus attrayants. De multiples possibilités s offrent à vous pour impliquer les membres : Leur demander de siéger dans une commission Leur donner un rôle actif durant les réunions Demander leur opinion et mettre en œuvre certaines de leurs suggestions Leur demander de participer à des actions Leur demander de devenir le mentor de nouveaux membres Utiliser leur expertise et leurs compétences Les remercier pour leurs efforts Encouragez les clubs à impliquer les Rotariens, quelle que soit leur ancienneté afin d améliorer leur expérience et qu ils continuent de trouver de la valeur à l appartenance à notre organisation. Lorsque les membres des clubs sont impliqués, améliorent leur ville et nouent des amitiés, ils restent dans leur club et lui donnent une image positive. Les membres impliqués ont une expérience positive et cela attire également de nouveaux membres. FLEXIBILITÉ ET INNOVATION Un aspect important de votre rôle est d aider les clubs à évaluer leurs forces et leurs faiblesses, et de les guider. Le Bilan de santé du club et Améliorer l expérience de membre du club peuvent aider les clubs à identifier les domaines dans lesquels ils doivent s améliorer. Encouragez les clubs à être flexibles et innovants pour répondre aux besoins de leur membres actuels et potentiels. Les clubs peuvent : Changer leurs réunions tant qu ils se réunissent au moins deux fois par mois Varier le format de leur réunion (en ligne, en personne ou une combinaison des deux) Assouplir les règles d assiduité Proposer différents types de membres Inviter des Rotaractiens à devenir membres Les Rotaractiens peuvent désormais être aussi membres du Rotary. Donnez-leur des opportunités de découvrir les Rotary clubs du district et invitez d anciens Rotaractiens à participer à des actions et à rencontrer des Rotariens et d autres Anciens du district. Encouragez les dirigeants de club à créer une culture de l innovation en demandant aux membres de faire des suggestions et en essayant de nouvelles activités. Vos adjoints peuvent les coacher afin de les aider à explorer des idées créatives et à élaborer des stratégies. RENFORCER VOTRE EFFECTIF 6.3

70 PLANS EFFECTIF RÉGIONAUX Les plans Effectif régionaux ont été conçus car les besoins et les difficultés varient d une région à l autre. Ils permettent aux membres du Rotary de faire preuve d initiative en élaborant des stratégies adaptées à leur situation. Vous pouvez consulter la commission Effectif et le coordinateur du Rotary pour identifier des stratégies de recrutement et d implication des membres en vue d améliorer la fidélisation et de la diversité. POUR SE PREPARER AU SFGE Quelles sont les possibilités de créer des nouveaux clubs dans votre district? Comment tirer parti des demandes de prospects sur Mon Rotary? Comment les membres bénéficient-ils de l augmentation de la flexibilité? Et les clubs? Comment pouvez-vous aider les clubs à incarner la marque du Rotary et ses valeurs? Quelles stratégies pour impliquer les membres comptez-vous présenter aux clubs? Comment pouvez-vous promouvoir la diversité en tant que vecteur de croissance? 6.4 DIRIGER LE DISTRICT : GOUVERNEUR

71 FEUILLE DE TRAVAIL NOTES Une idée glanée durant cette séance : RENFORCER VOTRE EFFECTIF 6.5

72 FEUILLE DE TRAVAIL IDENTIFIER LA PROPOSITION DE VALEUR DE VOTRE CLUB Les approches pour attirer des membres et les impliquer diffèrent d un club à un autre, et d un district à un autre. Une proposition de valeur une promesse que vous devez tenir doit décrire l intérêt spécifique de rejoindre un Rotary club et d y rester. Attirer de nouveaux membres Encouragez vos clubs à présenter une offre intéressante à chaque groupe qu ils souhaitent attirer. Choisissez l un de ces publics cibles sous-représenté dans votre propre club : Public 1 : Jeunes professionnels Public 2 : Anciens du Rotary (y compris les Rotaractiens) Public 3 : Femmes Public 4 : Jeunes retraités Public 5 : Groupes sous-représentés dans les clubs du district Avec ce public à l esprit, répondez aux questions suivantes : Que propose votre club? Pourquoi devrait-il être connu? En quoi votre club est-il unique? Quels avantages offrent-ils aux membres potentiels? Utilisez la formule suivante pour rédiger une proposition de valeur que vous présenterez sur votre site web, vos affiches, flyers, etc. Titre. Présentez brièvement l avantage que vous offrez. Vous pouvez mentionner le club ou le membre potentiel. Sous-titre ou paragraphe de deux ou trois phrases. Expliquez précisément ce que vous faites ou offrez, à qui vous vous adressez et ce qu ils peuvent en retirer. Trois points. Listez les avantages ou caractéristiques clés de votre club. Soyez spécifiques sur le travail de votre club et son impact local. Élément visuel. Les photos en disent plus long que les mots. Montrez votre club en action et illustrez votre message à l aide d une image forte. 6.6 DIRIGER LE DISTRICT : GOUVERNEUR

73 Exemple : «Ce n est pas parce que vous êtes à la retraite qu il est l heure de faire la sieste. Rejoindre le Rotary club du Cercle Polaire vous permet de rencontrer d autres décideurs et de nouer des amitiés durables tout en sauvant les ours polaires, transformant la banquise en eau potable et sauvant les ressources naturelles. Comment voulez-vous avoir un impact local et dans le monde?» Rédigez votre proposition de valeur Public cible : Titre : Sous-titre : Élément visuel : RENFORCER VOTRE EFFECTIF 6.7

74 Impliquer les membres En tant que gouverneur, encouragez vos clubs à rédiger une proposition de valeur qui rappelle aux membres pourquoi ils restent au Rotary. Choisissez l un des publics cibles suivants : Public 1 : Membres qui veulent occuper des fonctions dirigeantes Public 2 : Membres qui ont de plus en plus d obligations familiales ou professionnelles Public 3 : Membres qui veulent participer à davantage d actions Avec ce public à l esprit, répondez aux questions suivantes : Que propose votre club? Pourquoi devrait-il être connu? En quoi votre club est-il unique? Quels sont les avantages pour les membres actuels? Bonus : Votre club est-il le bon pour ce public? Si non, comment pouvez-vous faire en sorte que ces membres restent impliqués au Rotary? Utilisez la formule suivante pour rédiger une proposition de valeur qui encourage les membres à rester impliqués. Elle peut être utilisée de manière informelle, dans des conversations en tête à tête ou formellement, dans le cadre d un exercice de visioning au niveau du club. Titre. Présentez brièvement l avantage que vous offrez. Vous pouvez mentionner le club ou le membre. Sous-titre ou paragraphe de deux ou trois phrases. Expliquez précisément ce que vous faites ou offrez, à qui vous vous adressez et ce qu ils peuvent en retirer. Trois points. Listez les avantages ou caractéristiques clés de votre club. Soyez spécifiques sur le travail de votre club et son impact local. Élément visuel. Les photos en disent plus long que les mots. Montrez votre club en action et illustrez votre message à l aide d une image forte. 6.8 DIRIGER LE DISTRICT : GOUVERNEUR

75 Exemple : «Vous avez rejoint le Rotary club du Cercle Polaire pour rencontrer d autres décideurs. Vous êtes resté parce que vous partagez notre passion pour la protection de l environnement et les progrès de la science. Vous avez organisé l une de nos meilleures levées de fonds et nous aimerions que vous vous surpassiez à nouveau.» Rédigez votre proposition de valeur Public cible : Titre : Sous-titre : Élément visuel : RENFORCER VOTRE EFFECTIF 6.9

76 CREATE. SHARE. CONNECT. LIDERANÇA. VOYAGE. INSPIRAÇÃO. FORMATION. ON DIVERSÃO. SERVICE. 海外体験 DÉCOUVERTE. LEADERSHIP. 学び TRAVEL. 奉仕 ACTION. VIAJES. DISCOVERY. AVENTURAS. FUN. DIVERSIÓN. Descubra um mundo novo fora da sala de aula. Participe de um programa intensivo de liderança que se baseia em técnicas de comunicação, solução de ROTARY YOUTH EXCHANGE problemas e maneiras de transformar o mundo num LONG-TERM lugar melhor. Long-term exchanges build peace one young person at a time. Students learn a new language, discover Join the global movement of young leaders taking another culture, and live with host families for a full 新世代交換 action to build a better world. Exchange ideas with academic year. Become a global citizen. Start in one leaders in your community and mobilize your friends of more than 100 countries. 目標をもって海を渡り 異国での奉仕活動に参加し 短 to develop innovative solutions to the world s most 期間の滞在で新しいスキルを学びたいと思う大学生やフ pressing common challenges. ROTARY YOUTH EXCHANGE レッシュ社会人にとって この上ない特別な経験ができる SHORT-TERM でしょう Toma acción, promueve la comprensión internacional Short-term exchanges immerse young people in y forja nuevas amistades alrededor del mundo. another culture. Some live with host families for up Desarrolla tus aptitudes de liderazgo mientras to three months, while others embark on a tour or descubres el poder de Dar de Sí antes de Pensar en Sí go to camp for a few weeks. Go on an adventure in y cuan divertido es el verdadero ero liderazgo. one of more than 100 countries. Create your own promotional cards to showcase your youth activities. Available now in Rotary s Brand Center.

77 CHAPITRE 7 GESTION DES ACTIVITÉS DE LA FONDATION Vous devrez disposer d une équipe solide pour vous aider à assumer vos responsabilités liées à la Fondation. La structure de la commission Fondation de district vous aidera à atteindre vos objectifs. Assurez-vous de nommer des Rotariens qualifiés et motivés aux postes importants et de rester régulièrement en contact avec eux. RESPONSABILITÉS GOUVERNEUR ÉLU Pourvoir les postes disponibles au sein de la commission Fondation et de ses sous-commissions, en consultation avec le gouverneur et le gouverneur nommé, le cas échéant Encourager les clubs à fixer leurs objectifs Fondation et à les saisir dans Rotary Club Central Discuter de l utilisation du Fonds spécifique de district (FSD) avec le responsable Fondation du district et le gouverneur Avaliser le protocole d accord du district pour vous assurer que votre district puisse participer aux subventions Former les présidents de club entrants sur la Fondation et les aider à fixer des objectifs de recherche de fonds durant le SFPE GOUVERNEUR En coopération avec le responsable Fondation de district : Planifier, coordonner et évaluer les activités Fondation du district Autoriser l utilisation du Fonds spécifique du district pour des subventions, programmes ou dons à d autres districts Assister au séminaire régional de la Fondation Organiser un séminaire Fondation de district Encourager les Rotariens de votre district à faire un don à la Fondation tous les ans Saluer les clubs et les Rotariens qui soutiennent financièrement la Fondation Promouvoir une gestion rigoureuse des fonds de la Fondation Discuter avec votre coordinateur régional de la Fondation de stratégies pour les dons, les subventions et la participation aux programmes de la Fondation Collaborer avec votre conseiller Fonds de dotation/dons majeurs pour élaborer une stratégie et identifier des donateurs potentiels GESTION DES ACTIVITÉS DE LA FONDATION 7.1

78 RESSOURCES Diriger le district : commission Fondation Rotary Fondation Rotary Récapitulatif des programmes rotary.org/fr/give endpolio.org/fr Votre coordinateur régional de la Fondation Votre conseiller Fonds de dotation/dons majeurs Votre coordinateur En finir avec la polio COMMISSION FONDATION DE DISTRICT Cette commission assure la liaison entre la Fondation et les Rotariens du district. Elle vous aidera à informer et inciter les Rotariens à participer aux programmes de la Fondation et vous sera aussi très utile pour votre séminaire Fondation de district et d autres tâches. Le responsable Fondation doit bien connaître les activités de la Fondation. Il coordonne tous les travaux de la commission et il est membre de droit de toutes les sous-commissions. Le responsable Fondation et le gouverneur autorisent par leur signature l utilisation du Fonds spécifique de district (FSD) au nom du district. Pour assurer la continuité, le responsable Fondation est nommé pour un mandat de trois ans. Si vous avez à désigner un responsable, vous recevrez un formulaire de nomination du Rotary en novembre que vous pouvez aussi trouver à la rubrique Administration du district sur Rotary.org. Vous travaillerez alors avec les deux gouverneurs qui vous succéderont, s ils sont connus, pour choisir un Rotarien qui fasse l unanimité. Le responsable Fondation en exercice peut être reconduit pour un second mandat de trois ans avec l accord des trois gouverneurs. Il vous est impossible d occuper les fonctions de responsable Fondation pendant votre mandat de gouverneur. SOUS-COMMISSIONS Pour soulager la commission Fondation du district, vous nommerez des souscommissions, notamment dans les domaines suivants : Recherche de fonds Subventions PolioPlus Gestion des fonds La commission Fondation du district est constituée des responsables de ces souscommissions et de tout autre responsable de sous-commission supplémentaire. L organigramme des sous-commissions figure dans l annexe 5 : Responsabilités de la commission Fondation. Pour plus d informations, consultez Diriger le district Commission Fondation Rotary. 7.2 DIRIGER LE DISTRICT : GOUVERNEUR

79 FORMATION Des informations sur la Fondation Rotary sont fournies dans les manuels Séminaire Fondation de district Guide de l instructeur, Séminaire Gestion des subventions Guide de l instructeur, et Guide des subventions mondiales. Votre coordinateur régional de la Fondation et votre commission Fondation vous aideront lors de ces manifestations. Consultez le chapitre 3 pour plus de détails. RECHERCHE DE FONDS Ces cent dernières années, les membres et les sympathisants du Rotary ont généreusement versé plus de trois milliards de dollars pour financer les différents programmes de la Fondation. Ces contributions sont versées au Fonds annuel, au Fonds de dotation, au Fonds PolioPlus et à des subventions mondiales spécifiques. FINANCEMENT DE LA FONDATION SHARE, le système mis en place par le Rotary pour alimenter la Fondation, distribue les dons reçus pour financer des subventions et des programmes. Son cycle de trois ans laisse assez de temps aux districts pour choisir et préparer leurs actions pendant que les contributions génèrent des revenus qui serviront à financer les charges d exploitation de la Fondation, soit la recherche de fonds et l administration. Décryptons son fonctionnement. À la fin de l année rotarienne, les contributions de votre district au Fonds annuel- SHARE sont réparties à parts égales entre le Fonds spécifique de district (FSD) et le Fonds mondial pour être utilisées trois ans après avoir été investies. La Fondation utilise le Fonds mondial pour financer les subventions et programmes auxquels ont accès tous les districts, et ces derniers utilisent leur FSD pour participer aux programmes de leur choix ou effectuer des dons (à PolioPlus, à un axe stratégique ou aux Centres du Rotary pour la paix, par exemple). En parallèle, les dons aux Fonds de dotation-share profitent également à votre district. Au lieu de voir les dons répartis entre deux fonds, ce sont les intérêts perçus qui sont divisées en deux avec une partie allant chaque année à votre FSD. Par exemple, un don de dollars peut générer des intérêts de 5 pour cent, soit dollars. Dans une telle situation, 625 dollars vont au FSD et l autre moitié au Fonds mondial et cela à perpétuité afin de garantir l avenir financier de la Fondation. Il est bon de noter que 5 % des dons versés au Fonds annuel seront réservés pour couvrir les charges d exploitation ou approvisionner la réserve de fonctionnement de la Fondation. Ces fonds seront uniquement utilisés lorsque les résultats nets d investissement ne permettront pas de couvrir les charges d exploitation de la Fondation. Il est important de noter que le FSD n est pas affecté. En savoir plus sur le modèle de financement. GESTION DES ACTIVITÉS DE LA FONDATION 7.3

80 OBJECTIFS DE CONTRIBUTION DES CLUBS Les clubs de votre district doivent établir des objectifs pour les Fonds annuel, PolioPlus et de dotation et les saisir dans Rotary Club Central le 1 er mai au plus tard. Fixer ces objectifs en ligne encourage les dirigeants de club à obtenir de meilleurs résultats que les années précédentes, notamment en leur donnant une vue d ensemble, et permet aux dirigeants de district d évaluer les efforts réalisés. Durant votre mandat, soutenez les clubs pour qu ils atteignent leurs objectifs de recherche de fonds. Rotary Club Central vous aidera à suivre leurs progrès. FONDS ANNUEL Ce fonds est la source principale de financement des activités de la Fondation. Il est utilisé chaque année pour aider les Rotariens à monter des actions locales et internationales. Les contributions peuvent être affectées à SHARE, au Fonds mondial, à une subvention approuvée ou à l un des six axes stratégiques. N.B. : Les contributions affectées au Fonds mondial, à une subvention approuvée ou aux axes stratégiques n entrent pas en compte dans le calcul SHARE du district et ne génèrent pas de fonds spécifiques de district (FSD). FONDS DE DOTATION Le Fonds de dotation assure l avenir de la Fondation Rotary par un flux régulier de revenus permettant d en financer les programmes. Les contributions sont investies et une partie, déterminée annuellement, est allouée aux programmes, le capital étant investi à perpétuité. Les dons à ce fonds peuvent être affectés à SHARE, au Fonds mondial, aux Centres du Rotary pour la paix ou à un axe stratégique. Les contributions au Fonds de dotation sont souvent effectuées sous la forme de dons immédiats, de legs ou d assurances-vie. Contactez votre conseiller Fonds de dotation/dons majeurs pour obtenir des informations détaillées. FONDS POLIOPLUS Le Fonds PolioPlus finance les activités de vaccination du Rotary et des autres partenaires majeurs de l Initiative mondiale pour l éradication de la polio l OMS, l UNICEF et le Centre américain pour le contrôle et la prévention des maladies (CDC) en apportant les ressources nécessaires aux régions et pays d endémie et à risque. 7.4 DIRIGER LE DISTRICT : GOUVERNEUR

81 Le Rotary travaille également en partenariat avec la Fondation Bill & Melinda Gates. À partir de 2017 et jusqu à 2020, la Fondation Gates continuera de tripler les dons en faveur de l éradication de la polio et cela à hauteur de 50 millions de dollars. Ce financement est indispensable à l arrêt de la transmission de la polio dans les pays où elle reste endémique, mais aussi à la vaccination de plus de 400 millions d enfants dans des pays exempts de polio. Encouragez un soutien constant au Fonds PolioPlus en soulignant que toutes les contributions, quel que soit leur montant, ont un impact. L Initiative d entraide PolioPlus (PolioPlus Partners) fournit un soutien direct aux commissions nationales PolioPlus pour financer des activités d éradication de la polio telles que la surveillance et la sensibilisation du public à la vaccination. Nous vous invitons fortement à contacter le responsable de la commission nationale PolioPlus dont dépend votre district pour en savoir plus sur les efforts d éradication dans les pays d endémie. Consultez le Rapport annuel du Rotary et de la Fondation Rotary pour les résultats financiers ainsi que La Fondation Rotary en chiffres. POUR SE PRÉPARER AU SFGE Comment votre district va-t-il structurer sa commission Fondation? Quelles sont les priorités des clubs de votre district en matière d utilisation du FSD? Comment votre district décide-t-il de la meilleure utilisation de son FSD? Comment allez-vous inciter chaque Rotarien à faire un don chaque année? Comment allez-vous encourager les Rotariens à laisser leur empreinte en faisant un don au Fonds de dotation? GESTION DES ACTIVITÉS DE LA FONDATION 7.5

82 ANNEXE 5 COMMISSION FONDATION RESPONSABILITÉS COMMISSION FONDATION DE DISTRICT Rôle Responsable Fondation de district Responsabilités Collaborer avec le chargé de formation du district pour préparer les séances consacrées à la Fondation du séminaire de formation des présidents élus et l assemblée de formation du district. Vérifier les dossiers de demandes de subventions. Rendre compte au gouverneur de toutes les activités Fondation. Signer l allocation du Fonds spécifique du district. Confirmer que les clubs parrains de dossiers de subvention mondiale sont certifiés. Superviser le processus de certification du district (protocole d accord du district, séminaire Gestion de subventions, etc.). Servir de liaison auprès des autres commissions de district. Fournir un soutien aux commissions Fondation de club. Communiquer les activités de subventions durant une réunion de district à laquelle tous les membres des clubs sont invités. Aider le gouverneur à organiser un séminaire Fondation de district. Souscommission PolioPlus Encourager les dons. Organiser des activité PolioPlus de district. Saluer les activités exemplaires en faveur de l éradication de la polio. Réaliser des présentations sur PolioPlus. Collaborer avec les commissions PolioPlus et les agences gouvernementales. Offrir des suggestions pour l allocation du Fonds spécifique de district. Souscommission Subventions Apporter une expertise dans le domaine des subventions de la Fondation. Former les clubs sur les modalités des subventions. Travailler avec le responsable Fondation pour distribuer les fonds de subvention et en rendre compte. Appliquer la politique du district régissant la distribution des fonds de subventions. Promouvoir les Centres du Rotary pour la paix. Organiser une orientation pour les boursiers, les Centres du Rotary pour la paix et les équipes de formation professionnelle. Souscommission Recherche de fonds Aider les clubs à fixer des objectifs et à les atteindre. Organiser des activités de collecte de fonds de club et de district. Motiver et conseiller les clubs dans le cadre de la promotion des initiatives de collecte de fonds de la Fondation. Coordonner l organisation de réceptions au niveau du district afin de s assurer que les donateurs soient reconnus à leur juste valeur. Offrir des suggestions pour l allocation du Fonds spécifique de district. 7.6 DIRIGER LE DISTRICT : GOUVERNEUR

83 Rôle Souscommission Gestion des fonds Responsabilités Superviser la certification des clubs. S assurer que les clauses du protocole d accord de district en matière de gestion des fonds sont respectées. Signaler toute irrégularité ou malversation dans l utilisation des fonds à la Fondation Rotary et mener les enquêtes locales. Approuver l audit financier annuel et communiquer les résultats aux clubs. Surveiller et évaluer la mise en place d une gestion saine des fonds de subvention. S assurer que les subventions ne font l objet d aucun conflit d intérêt. Souscommissions facultatives Envisager les rôles et sous-commissions suivants : Coordinateur Cercle Paul Harris Fonds annuel Fonds de dotations/dons majeurs Centres du Rotary pour la paix Bourses Équipes de formation professionnelle GESTION DES ACTIVITÉS DE LA FONDATION 7.7

84 FEUILLE DE TRAVAIL NOTES Une idée glanée durant cette séance : 7.8 DIRIGER LE DISTRICT : GOUVERNEUR

85 FEUILLE DE TRAVAIL CERTIFICATION DU DISTRICT Étudiez cette liste de contrôle extraite du protocole d accord (MOU). Les étapes ci-dessous devraient déjà avoir été réalisées. Discutez de chaque étape et de la manière dont elles se sont passées, et réfléchissez à comment renforcer les directives actuelles du district. Étapes du protocole d accord Cela fonctionne-t-il? Comment renforcer les directives du district? Nommer les responsables de district Proposer des séminaires Gestion des subventions pour les clubs qui souhaitent être certifiés Établir un plan de gestion financière Planifier l audit financier annuel, y compris les dates et qui le réalise Ouvrir un compte bancaire séparé réservé aux subventions Décider comment rendre compte de l utilisation du FSD aux clubs Établir un système d archivage des documents Établir un système pour détecter, signaler et enquêter sur les allégations d utilisation frauduleuse des fonds GESTION DES ACTIVITÉS DE LA FONDATION 7.9

86 KIT PHASES D UNE ACTION Le kit Phases d une action comprend des groupes de discussion, Rotary Ideas et Rotary Showcase des ressources qui peuvent contribuer à la réussite de toute action, de sa conception à sa réalisation. Utilisez ces outils pour planifier, financer et promouvoir vos actions. Groupes de discussion Rotary Ideas Rotary Showcase Les groupes de discussion sont le moyen parfait de trouver les informations dont vous avez besoin à n importe quelle phase de votre action. Connectez-vous à Mon Rotary et entrez en contact avec d autres membres du Rotary en adhérant à un groupe existant ou en en créant un nouveau. Trouvez d autres Rotariens qui partagent vos centres d intérêt, nouez des partenariats pour vos actions et puisez dans la diversité du Rotary. Nous avons actuellement 730 groupes et participants. Participez à une discussion animée par un expert sur un de nos axes stratégiques ou obtenez des réponses à vos questions sur un sujet spécifique. Rotary Ideas (ideas.rotary.org) vous aide à atteindre les objectifs saisis dans Rotary Club Central. Cetteplate-forme de financement participative (crowdsourcing) permet aux membres du Rotary et du Rotaract de trouver ce dont ils ont besoin pour faire de leurs actions un succès : partenaires, sources de financement, bénévoles ou dons en nature. En outre, les non-rotariens y ont également accès pour faire des dons. Les actions sont publiées par des dirigeants de Rotary club président, secrétaire, secrétaire exécutif, trésorier, responsable Effectif ou Fondation, ou conseiller Rotaract ou le président d un club Rotaract. Rotary Ideas est particulièrement utile pour trouver un partenaire pour une subvention mondiale un autre club prêt à vous aider à faire de votre projet une réalité. Enfin, une fois que vous aurez trouvé votre partenaire, vous passerez à l étape suivante en utilisant notre outil de demande de subvention. Une fois votre action terminée, partagez votre réussite avec les Rotariens et les non-rotariens du monde entier grâce à Rotary Showcase. Vous pouvez faire une recherche par district, par club, par axe stratégique, ou par type d action, entre autres. Les actions publiées sur Rotary Showcase font fréquemment l objet d articles dans les blogs, les newsletters et les autres publications du Rotary International. Enfin, elles motivent d autres Rotariens à passer à l action. La portée collective de ces actions est mise en évidence dans l indicateur d impact de Rotary Showcase qui cumule le nombre d heures de bénévolat, les dons en espèces et ceux en nature. FR (1116)

87 CHAPITRE 8 ACTIONS ET SUBVENTIONS Il est important que les clubs montent des actions qui permettent d améliorer les conditions de vie de leurs bénéficiaires et de donner une bonne image du Rotary. Des actions efficaces permettront d entretenir l enthousiasme des membres du club et de les encourager à poursuivre leurs efforts. Les subventions du Rotary financent les actions des Rotariens qui améliorent la santé, soutiennent l éducation et luttent contre la pauvreté. Les districts coordonnent la participation des clubs aux programmes du Rotary et les encouragent à s impliquer auprès des jeunes pour assurer un bel avenir à notre organisation. RESPONSABILITÉS GOUVERNEUR ÉLU Nommer des commissions dans les domaines relatifs aux actions Collaborer avec les adjoints du gouverneur pour vérifier que les clubs se sont fixés des objectifs dans Rotary Club Central Siéger au comité de sélection des boursiers de la paix de votre district Décider si le séminaire Gestion des subventions sera organisé durant votre année de gouverneur élu ou de gouverneur et commencer à l organiser Procéder à la certification de votre district Proposer un séminaire de formation au leadership pour le Rotaract durant l assemblée de formation de district GOUVERNEUR S assurer que les programmes du district sont gérés conformément aux règles du Rotary et à la législation locale et que personne n utilise les activités du district à des fins personnelles Travailler avec les gouverneurs élu et nommé ainsi qu avec les anciens gouverneurs pour assurer la continuité des actions pluriannuelles Évaluer les demandes de collaboration avec les clubs de votre district pour monter des actions Faire participer les boursiers des Centres du Rotary pour la paix inbound et outbound aux manifestations de district et régionales Siéger au comité de sélection des boursiers du Rotary pour la paix et en tant que membre de droit à la commission Fondation du district Rendre compte au district de l activité de toutes les actions subventionnées par la Fondation pendant l année pour garantir transparence et bonne gestion des fonds ACTIONS ET SUBVENTIONS 8.1

88 GOUVERNEUR ÉLU Se renseigner sur les programmes pour les jeunes dans votre district GOUVERNEUR Respecter le Code de déontologie concernant les jeunes et s assurer que les mesures de gestion des risques sont en place afin de protéger tous les participants aux programmes Approuver la création des clubs Interact et Rotaract et des Unités de développement communautaire Envoyer votre bulletin mensuel aux clubs Interact et Rotaract en les invitant à participer à des actions Obtenir ou renouveler la certification du district pour le programme Youth Exchange et s assurer que le programme est conforme aux directives du Rotary RESSOURCES Page Développer les talents sur Mon Rotary Différentes phases d une action rotary.org/fr/grants Outils d évaluation de la collectivité Cours sur les subventions du Rotary au Centre d e-learning Services Subventions du Rotary PLANIFIER DES ACTIONS Une priorité du plan stratégique du Rotary est de cibler et d intensifier l action humanitaire. Il est attendu de tous les Rotariens qu ils participent à des actions qui améliorent les conditions de vie dans le monde entier. Rotary Club Central fournit des rapports et permet de dégager des tendances concernant les activités de votre district. Cet outil vous permet de prévoir les actions que vous monterez durant votre mandat et de voir quels sont les objectifs de vos clubs dans ce domaine. Vous pourrez d ailleurs suivre leurs progrès dans Rotary Club Central. Encouragez les clubs à monter des actions pérennes en ciblant les programmes pour les jeunes, les subventions, les Centres du Rotary pour la paix et les six axes stratégiques qui sont alignés sur des causes précises : Promotion de la paix Lutte contre les maladies Approvisionnement en eau potable Santé de la mère et de l enfant Éducation Croissance des économies locales 8.2 DIRIGER LE DISTRICT : GOUVERNEUR

89 PASSER À L ACTION Les Rotariens montent des actions dans le cadre des cinq domaines d action qui sont le fondement de l activité d un club : Action intérieure Action professionnelle Action d intérêt public Action internationale Action Jeunesse Envisagez de collaborer avec les différents membres de la famille du Rotary (Anciens, clubs Interact ou Rotaract, unités de développement communautaire, diplômés des Centres du Rotary, etc.) afin d augmenter la portée et l impact de vos actions. Coordonnez les efforts au niveau du district et identifier des associations avec lesquelles coopérer. Le Rotary travaille depuis longtemps avec les jeunes qui peuvent apporter leur contribution à des actions ou constituer une ressource pour des programmes. En tant que gouverneur, vous soutenez des clubs, programmes et échanges destinés aux jeunes afin d établir des liens entre eux et les clubs et ainsi renforcer l avenir du Rotary. Votre commission Action Jeunesse coordonne avec d autres commissions des activités permettant d impliquer les jeunes. En fonction des activités de votre district, envisagez de créer des commissions pour les programmes suivants : INTERACT Un club Interact est un club service destiné aux jeunes de 12 à 18 ans leur permettant de prendre goût à l action humanitaire, de développer leurs talents et de se faire de nouveaux amis. Il doit être parrainé par Rotary club et basé dans une école ou une ville. ROTARACT Un club Rotaract est un club service s adressant aux jeunes de 18 à 30 ans et faisant la promotion du développement professionnel et du leadership de ses membres. Les clubs Rotaract doivent être parrainés par un Rotary club. Encouragez vos clubs Rotaract à élire un représentant Rotaract de district qui servira d ambassadeur du programme et qui assistera les dirigeants des clubs de votre district. STAGES DU ROTARY Les stages à l étranger permettent à des jeunes adultes ayant jusqu à 30 ans d améliorer leurs compétences professionnelles. Ces stages peuvent être individuels ou en groupe, réciproques ou non et d une durée maximale de six mois. Coordonnés par les responsables Action Jeunesse de district, ils reposent sur les ressources des districts et impliquent d autres responsables (action ACTIONS ET SUBVENTIONS 8.3

90 d intérêt public, action internationale, action professionnelle ou Fondation, par exemple). Les stages doivent avoir un caractère professionnel ou humanitaire. Encouragez vos commissions à coordonner leurs efforts afin de proposer des stages à de jeunes professionnels. YOUTH EXCHANGE Le Youth Exchange du Rotary donne à des milliers de jeunes de 15 à 19 ans la possibilité de découvrir d autres pays et cultures. Il existe deux types d échanges de jeunes : Les échanges scolaires d un an Les jeunes sont reçus successivement dans plusieurs familles et sont scolarisés dans le pays hôte. Les échanges de courte durée Visites de quelques jours à quelques semaines, le plus souvent pendant les vacances scolaires. Pas de scolarisation. Consultez le Guide du Youth Exchange si vous souhaitez un complément d information. RYLA Les séminaires RYLA donnent aux jeunes la possibilité d être sensibilisés à la responsabilité professionnelle. Les Rotary clubs sélectionnent les participants à ces séminaires qu ils organisent et financent et qui peuvent être au niveau du club, du district ou d un multidistrict. Vous pouvez recruter des Rotaractiens ou des anciens participants à un RYLA pour concevoir le programme de vos séminaires. Consultez le guide RYLA où vous trouverez des informations pour lancer ou améliorer votre séminaire. Protection des jeunes En tant que gouverneur, la supervision et le contrôle des programmes et des activités pour les jeunes vous reviennent. En mettant en place des directives de district et des mesures de protection des jeunes, vous garantirez la sécurité de ces jeunes participants. Envisagez de nommer un responsable Protection des jeunes au niveau de votre district. Le guide Protection des abus et du harcèlement donne des informations supplémentaires sur le rôle des dirigeants de district, y compris des lignes de conduite permettant de créer un environnement sain et sûr. AMICALES D ACTION Les Amicales d action sont des associations internationales composées de Rotariens, de membres de leurs familles, de participants à nos programmes ou d Anciens qui aident les clubs et les districts à monter des actions dans un domaine particulier. Ces groupements sont autonomes mais ils doivent néanmoins être reconnues par le conseil d administration du Rotary et fonctionner conformément aux politiques du Rotary. 8.4 DIRIGER LE DISTRICT : GOUVERNEUR

91 AMICALES PROFESSIONNELLES ET DE LOISIRS Les Amicales professionnelles et de loisirs rassemblent des Rotariens, des membres de leurs familles, des participants à nos programmes ou des Anciens du monde entier qui partagent une profession ou des centres d intérêts. Ces groupements sont autonomes mais doivent néanmoins être reconnues par le conseil d administration du Rotary et fonctionner conformément aux politiques du Rotary. ÉCHANGES AMICAUX Ce programme permet aux membres du Rotary d effectuer des séjours familiaux chez des membres d autres pays. Ces échanges permettent de promouvoir l entente mondiale en développant les relations transfrontalières. Ce programme encourage également les partenariats entre districts pouvant déboucher sur des actions. UNITÉS DE DÉVELOPPEMENT COMMUNAUTAIRE Une Unité de développement communautaire est un groupe d adultes bénévoles et non rotariens parrainés par un Rotary club qui fournit des conseils pour des actions locales et professionnelles. Ce programme encourage la population à se prendre en charge et à répondre à ses propres besoins. Vous pouvez promouvoir les actions des clubs et encourager les clubs à en faire de même, notamment en les publiant sur Rotary Showcase. SUBVENTIONS DU ROTARY Le Rotary octroie des subventions pour soutenir les actions, bourses et formations proposées par les membres du Rotary dans le monde. Subventions de district Les subventions de district financent des actions à court terme de petite envergure répondant à des besoins locaux ou internationaux. Vous pouvez utiliser jusqu à la moitié de votre Fonds spécifique de district (FSD) sous la forme d une subvention de district annuelle. Subventions mondiales Les subventions mondiales financent quant à elles des actions internationales de grande envergure dans les axes stratégiques du Rotary aux résultats durables et quantifiables. Encouragez vos clubs à utiliser Rotary Ideas pour trouver des partenaires, des bénévoles ou des sources de financement. Toutes les subventions doivent faire l objet d une gestion rigoureuse des fonds, y compris la remise de rapports sur les activités. Le Rotary vérifie régulièrement que les rapports sont bien remis. Chaque trimestre, vous recevrez un vous donnant votre taux de conformité. Si votre district a plus de 30 pour cent de rapports en retard et a plus d un dossier pour lequel aucun rapport n a été remis durant une année rotarienne complète, il court le risque d être suspendu. ACTIONS ET SUBVENTIONS 8.5

92 Si la Fondation Rotary est dans l attente d un rapport depuis 18 mois, un rappel est envoyé aux parrains du dossier de subvention. Lorsque ce délai atteint 30 mois, le conseil d administration du Rotary peut radier les clubs impliqués. Travaillez avec la commission Fondation du district et votre responsable Gestion des fonds pour éviter que ce genre de situation ne se produise. Le responsable Action internationale peut aider vos clubs avec les dossiers de subvention mondiale, la conception des actions et leur mise en place. En outre, votre coordinateur régional de la Fondation peut vous fournir ses conseils et son expertise pour la gestion des subventions et la recherche de fonds. Séminaire Gestion des fonds Chaque année, le district organise un séminaire Gestion des fonds ouvert aux membres des clubs. Pour pouvoir prétendre à des subventions, les clubs doivent envoyer au moins un représentant à ce séminaire. Encouragez les clubs à dépêcher des membres qui sont susceptibles d être impliqués dans le montage d un dossier afin qu ils puissent se former à la planification, à la mise en œuvre, au suivi et à l évaluation d actions financées par des subventions. Ce séminaire peut être organisé en marge d une autre réunion de district. Cette formation peut également être dispensée au travers d une série de webinaires ou de cours en ligne. Les formateurs trouveront de plus amples détails dans Séminaire Gestion des fonds Guide de l instructeur et les participants dans le Guide des subventions mondiales. N.B. : Vous pouvez utiliser votre subvention de district pour financer l organisation de ce séminaire. CENTRES DU ROTARY POUR LA PAIX Le programme des Centres du Rotary pour la paix permet à des boursiers de préparer un master ou un certificat professionnel dans les disciplines des relations internationales, de la paix et de la résolution des conflits dans l un de nos six centres. Les subventions de district ou mondiales ne financent pas les bourses du Rotary pour la paix. Les districts peuvent proposer des candidats sans verser de dons aux Centres du Rotary. Ils sont néanmoins encouragés à allouer une partie de leur Fonds spécifique de district à ce programme. Les districts qui allouent au moins dollars par an de leur FSD reçoivent le titre de District Ami des Centres du Rotary. Ils doivent continuer de donner dollars tous les ans pour conserver ce titre. Pour en savoir plus sur les districts Amis des Centres, rendez-vous sur la page des Centres du Rotary. Les candidats ont jusqu au 31 mai pour faire parvenir leur candidature aux districts. Votre comité de sélection réalise alors les entretiens et doit faire parvenir les dossiers des candidats retenus à la Fondation Rotary d ici au 1 er juillet. Pour en savoir plus sur la sélection des candidats, consultez Centres du Rotary pour la paix Guide du Rotarien. 8.6 DIRIGER LE DISTRICT : GOUVERNEUR

93 POUR SE PRÉPARER AU SFGE Comment allez-vous organiser le séminaire Gestion des subventions (en personne, en ligne, webinaire)? Comment pouvez-vous vous assurer que les participants au séminaire soient bien les Rotariens qui déposeront des dossiers de demande de subvention mondiale? Comment comptez-vous inciter les membres du Rotary à participer à des actions? Comment pouvez-vous vous associer aux jeunes dans le cadre d une action? Comment votre district peut-il assurer une bonne gestion des fonds de subventions? Comment pouvez-vous promouvoir les Centre du Rotary pour la paix auprès de vos clubs? Comment pouvez-vous encourager vos clubs à s investir dans les programmes pour les jeunes? Comment comptez-vous vous assurer que votre district fournit un environnement sûr pour les jeunes participants aux activités du Rotary? ACTIONS ET SUBVENTIONS 8.7

94 ANNEXE 6 SUBVENTIONS DE DISTRICT ET SUBVENTIONS MONDIALES Subventions de district Subventions mondiales Financement Partenaires Le district fait une demande de subvention en un bloc (jusqu à la moitié du FSD) et la redistribue aux clubs pour leurs actions Aucune contrepartie du Fonds mondial Versées par la Fondation au district qui distribue les fonds entre clubs Pas de partenaire local ou international exigé ; le district doit être certifié Les clubs et les districts font une demande de financement du Fonds mondial d un minimum de dollars pour un budget de l action d au moins dollars Contrepartie du Fonds mondial de 100 % pour les contributions de FSD et de 50 % pour les contributions en espèces Versées par la Fondation. Les partenaires international et local doivent tous deux être certifiés Portée ou vision Relative à la mission de la Fondation Alignée avec les axes stratégiques : Paix et prévention/résolution des conflits Prévention et traitement des maladies Eau et assainissement Santé de la mère et de l enfant Alphabétisation et éducation de base Développement économique et local Type d activité Court terme, versement unique, petite échelle Éducative, professionnelle ou humanitaire Long terme, durable, mesurable Éducative, professionnelle ou Planification Planification courte Planification longue Implication Participation active des Rotariens Participation active des Rotariens 8.8 DIRIGER LE DISTRICT : GOUVERNEUR

95 ANNEXE 7 PROGRAMMES DE JEUNES GESTION DES RISQUES La mise en place de mesures de gestion des risques permet aux participants d évaluer les risques associés au programme blessures, maladies, abus ou autres et de les confronter efficacement. Si de telles mesures ne peuvent garantir l élimination des risques, elles peuvent en limiter le nombre et les conséquences. Au moment de déterminer son programme de gestion des risques dans le cadre des programmes de jeunes, votre district doit songer à : Adopter et mettre en place une stratégie de district pour la protection des jeunes contre tout abus physique, sexuel ou psychique et contre tout type de harcèlement. Adopter un code de bonne conduite pour les adultes et les jeunes participants aux programmes. Trier sur le volet les adultes qui s occuperont de jeunes. Utiliser des directives et procédures claires pour les voyages entrepris par des jeunes et avoir un système en place pour communiquer des informations aux parents ou aux tuteurs. Obtenir l autorisation du gouverneur pour les activités impliquant des jeunes qui se dérouleront en dehors du périmètre habituel ou qui les obligeront à passer la nuit ailleurs. S assurer que les règles du district correspondent aux lignes de conduite du conseil d administration du Rotary pour chaque programme pour jeunes. Explorer les questions d assurance et de gestion des risques en se posant les questions suivantes : Que se passe-t-il si quelqu un se blesse? Que se passe-t-il en cas de catastrophe naturelle? Chercher à prévenir et limiter au maximum les risques : Prendre une assurance responsabilité civile adéquate Élaborer un plan de secours en cas d urgence et organiser au moins une répétition de ce plan au cours du programme Informer les participants des règles de bonne conduite à suivre While these steps are required for Youth Exchange district certification, they are also Si les districts doivent remplir ces conditions pour obtenir leur certification dans le cadre du programme Youth Exchange, il leur est recommandé de suivre les mêmes lignes de conduite pour l Interact, les séminaires RYLA ou d autres activités destinées aux jeunes. Nous encourageons les clubs et les districts à contacter leur assureur et à souscrire si nécessaire un contrat d assurance pour les programmes de jeunes. Les choses se compliquent lorsque le programme est organisé par plusieurs clubs ou districts, chaque partenaire ayant un contrat d assurance distinct. Tous les participants ( jeunes et organisateurs) doivent vérifier que leur assurance médicale les couvre pendant leur participation au programme, en particulier si ceux-ci s éloignent de la région où ils sont habituellement domiciliés pour y participer. Il est conseillé dans ce cas d être assuré pour : Les frais médicaux Le rapatriement du corps L évacuation en cas d urgence La mort ou mutilation accidentelle Il est recommandé aux clubs et aux districts de ne jamais signer de contrat avec une organisation, une entreprise ou un prestataire de service sans avoir consulté au préalable leur conseiller juridique. De tels contrats peuvent en effet contenir des clauses d exonération ou de décharge de responsabilité ou des accords d indemnisation allant contre l intérêt du club ou district. Sachez enfin que le Rotary ne peut être tenu responsable pour aucune maladie ou blessure des participants ou des organisateurs, ni pour aucun dommage matériel. ACTIONS ET SUBVENTIONS 8.9

96 FEUILLE DE TRAVAIL NOTES Une idée glanée durant cette séance : 8.10 DIRIGER LE DISTRICT : GOUVERNEUR

97 FEUILLE DE TRAVAIL SOUTENIR LA FONDATION ROTARY Une de vos responsabilités de gouverneur sera d instiller une culture du don à la Fondation parmi les Rotariens et les non-rotariens de votre district. Les donateurs soutiennent les actions qui changent des vies dans le district et dans le monde. Il est donc important pour le gouverneur de connaître les options de dons, de pouvoir présenter la Fondation aux membres, d expliquer quelles activités et actions permettent les collectes de fonds les plus efficaces et de savoir remercier les donateurs. Les contributions à la Fondation peuvent être allouées à trois fonds : Fonds PolioPlus pour soutenir l éradication de la polio Fonds annuel pour soutenir le travail du Rotary Fonds de dotation pour assurer l avenir du Rotary 1. Éducation des nouveaux membres De nombreux Rotariens soutiennent déjà la Fondation Rotary, mais les membres les plus récents ne sont peut-être pas suffisamment informés sur la Fondation et sur ce que peut permettre leur don. Comment travailler avec les clubs pour informer les nouveaux membres sur la Fondation? ACTIONS ET SUBVENTIONS 8.11

98 2. Événement ou activité Avez-vous commencé à réfléchir aux événements que vous souhaitez organiser cette année? Comment pensez-vous collecter des fonds et impliquer les Rotariens et la famille du Rotary? Listez les événements ou activités que vous souhaitez organiser et décrivez comment vous allez impliquer la famille du Rotary. Événement ou activité Quel est le meilleur moment et pourquoi? Comment encourager les Rotariens et les non-rotariens à participer? 8.12 DIRIGER LE DISTRICT : GOUVERNEUR

99 3. Reconnaissance à témoigner aux donateurs Comment remercier les donateurs et suivre les différents types de dons en utilisant les ressources disponibles dans le district et la zone? Type de donateur Stratégies pour saluer leur générosité Rotarien Non-Rotarien Rotary clubs Entreprises Fondations Anciens du Rotary (Rotaract, RYLA, Youth Exchange, Interact, boursiers, subventions, échanges de groupes d étude, équipes de formation professionnelle, etc.) Autre ACTIONS ET SUBVENTIONS 8.13

100 FEUILLE DE TRAVAIL ALLOUER VOTRE FSD Lisez le scénario suivant et répondez aux questions. Scénario : Chaque année, votre commission Fondation de district reçoit plusieurs demandes relatives à l utilisation de la subvention de district. Vous voulez rendre les règles plus transparentes pour mieux expliquer à vos clubs pourquoi leur demande est approuvée ou non. Utilisez ces questions pour rédiger des règles d allocation du FSD qui peuvent être diffusées dans le district. 1. Quand et comment les clubs de votre district vont-ils être avertis que du FSD est disponible et qu ils peuvent envoyer leur demande de fonds provenant de la subvention de district? 2. Comment votre district va-t-il choisir les clubs qui vont recevoir des fonds de subvention? 3. S il n y a pas suffisamment de fonds par rapport à la demande, comment allez-vous gérer le mécontentement des clubs qui ne recevront pas de FSD ou pas assez pour financer leur action? 4. Si votre district a décidé d une échéance pour les demandes de FSD par les clubs, comment en facilite-t-elle la gestion? Quels changements voulez-vous apporter à cette échéance? 8.14 DIRIGER LE DISTRICT : GOUVERNEUR

101 CHAPITRE 9 PROMOUVOIR L IMAGE PUBLIQUE DU ROTARY Promouvoir l image publique du Rotary est important parce que cela permet de sensibiliser le public et de lui permettre de voir comment les Rotary clubs s efforcent de répondre aux besoins les plus pressants. En tant que gouverneur, vous jouez un rôle crucial qui consiste à aider les clubs à parler de leurs réalisations. Une bonne image permettra d attirer et de fidéliser les membres, d augmenter les dons à la Fondation Rotary et de trouver des partenaires, des bénévoles et des bailleurs de fonds pour les actions locales. RESPONSABILITÉS GOUVERNEUR ÉLU Nommer une commission Image publique Allouer un budget aux relations publiques Travailler avec les adjoints du gouverneur pour s assurer que les clubs se sont fixés des objectifs Relations publiques dans Rotary Club Central GOUVERNEUR Être le porte-parole du district et du Rotary Organiser un séminaire Image publique de district Encourager les clubs à formuler un plan de relations publiques RESSOURCES Votre coordinateur Image publique du Rotary Brand Center Centre presse Charte graphique du Rotary S assurer que le site Web du district et les pages du district sur les réseaux sociaux sont mis à jour régulièrement Promouvoir efficacement les actions et encourager les clubs à partager leurs succès sur Rotary Showcase et Rotary Club Central PROMOUVOIR L IMAGE PUBLIQUE DU ROTARY 9.1

102 SENSIBILISER LE PUBLIC AU ROTARY Parrainer des manifestations (marathons, opérations de recyclages, levées de fonds pour des actions, etc.) Présenter des expositions dans les musées, mairies ou bibliothèques Faire de la publicité (annonces dans les journaux ou magazines, affichage dans les aéroports ou les gares, etc.) Établir un contact avec les services relations publiques d organisations avec lesquelles les clubs ou le district travaillent Entretenir des relations avec des journalistes Établir le lien entre les actions locales du Rotary et les sujets de société Promouvoir les exemples de membres ayant un impact grâce au Rotary dans les médias traditionnels et sur les réseaux sociaux Encourager les Rotariens à porter leur insigne et à parler du Rotary à leurs collègues, amis et proches Inviter les Rotariens à publier des informations sur les sites Web de club ou de district ou sur les réseaux sociaux et à diriger les curieux vers Rotary.org/fr Rendez-vous au Brand Center et au Centre presse pour trouver des ressources. L image publique affecte tous les domaines du Rotary. Mesurez l impact de vos efforts en organisant des panels, des entretiens ou des enquêtes auprès de votre public et établissez des normes (effectif, dons à la Fondation, etc.) avant de mettre en place vos plans. COMMISSION RELATIONS PUBLIQUES DE DISTRICT Cette commission est chargée de sensibiliser le public au Rotary en obtenant une couverture médiatique et en fournissant des conseils aux clubs. Recrutez ses membres parmi des Rotariens ayant une expérience dans ce domaine ( journalisme, relations publiques, communication, publicité, marketing, etc.). Pour en savoir plus, consultez l annexe 2 (les commissions de district). RENFORCER LA MARQUE ROTARY La marque Rotary est renforcée lorsque ses membres incarnent les valeurs de l organisation. Nous devons également soigner la manière dont nous parlons du Rotary, car cela influencera la perception que le public aura de nous. Vous pouvez faire parler du Rotary en : Donnant des exemples de ce que fait le Rotary en faveur de la collectivité Encourageant les clubs à promouvoir la marque Rotary et à utiliser les ressources à leur disposition Utilisant la marque et les messages du Rotary durant les manifestations de district et dans les communications de district Invitant les clubs à atteindre les objectifs Image publique de la Citation du Rotary 9.2 DIRIGER LE DISTRICT : GOUVERNEUR

103 Ces stratégies sont valables tout le temps, que votre cible soit des Rotariens, des membres potentiels, le grand public, les donateurs ou les partenaires (pouvoirs publics ou associations). Votre responsable Image publique de district et votre coordinateur Image publique du Rotary peuvent vous aider à faire parler du Rotary dans la collectivité. Ils peuvent également faire parler du Rotary pour améliorer le recrutement et la fidélisation, étendre l action du Rotary et motiver nos sympathisants et nos donateurs à maintenir leur soutien envers notre organisation. Vos adjoints peuvent enfin travailler avec les clubs pour incarner les valeurs fondamentales du Rotary. PROMOUVOIR LA MARQUE ROTARY Le logo du Rotary identifie les clubs et leurs membres dans le monde entier. Les marques du Rotary International et de ses programmes sont protégées et réservées à l usage exclusif de ses membres. En tant que gouverneur, vous devez travailler avec vos clubs afin qu ils utilisent correctement les marques du Rotary. Lorsque vous reproduisez des marques du Rotary, vous devez suivre les directives approuvées par le conseil d administration du Rotary qui se trouvent dans le Rotary Code of Policies et qui autorisent les clubs, les districts et les autres entités du Rotary* à les utiliser. Les marques ne peuvent pas être modifiées ou partiellement reproduites. Le Brand Center propose de nombreuses ressources au clubs et aux districts leur permettant de créer leur propre logo, ainsi que des modèles de dépliants promotionnels, de papier à en-tête, de présentation Powerpoint, etc. Vous y trouverez aussi des directives pour parler du Rotary et utiliser ses marques. Les articles revêtant les marques du Rotary doivent être commandés auprès des fournisseurs agréés du Rotary. Si vous avez des questions, sur l octroi de licences, contactez rilicensingservices@rotary.org. Sensibiliser les dirigeants de club et de district à ces ressources afin qu ils sachent comment les utiliser. Votre responsable Image publique de district peut travailler avec les clubs pour s assurer que leurs sites web et documentation sont à jour. * Entités rotariennes : Rotary International, Fondation Rotary, Rotary clubs ou groupes de clubs, districts ou groupes de districts, Amicales professionnelles et de loisirs, Amicales d action et unités administratives territoriales du Rotary. Les programmes individuels ne sont pas considérés des entités du Rotary. PROMOUVOIR L IMAGE PUBLIQUE DU ROTARY 9.3

104 POUR SE PRÉPARER AU SFGE Comment expliquer ce qu est le Rotary? Comment pouvez-vous encourager vos clubs à utiliser le storytelling pour promouvoir leurs actions? Avez-vous des idées novatrices pour promouvoir le Rotary? Avec qui pouvez-vous former un partenariat pour améliorer l image publique du Rotary? Quelles sont les actions, activités ou manifestations de votre district susceptibles d intéresser le public? Comment pouvez-vous encourager les clubs à utiliser les ressources du Brand Center pour mettre à jour leurs messages et leur documentation? Comment pouvez-vous aider les clubs à incarner la marque Rotary? 9.4 DIRIGER LE DISTRICT : GOUVERNEUR

105 ANNEXE 8 PARLER DU ROTARY ARGUMENTAIRE Le Rotary est un réseau international de plus de 1,2 million de membres qui sont convaincus qu en rassemblant des individus s investissant complètement on peut accomplir de grandes choses. Avec une présence dans presque tous les pays, nous améliorons les conditions de vie dans le monde. Des banques alimentaires à l approvisionnement en eau en passant par la santé de la mère, les Rotary clubs se fédèrent pour monter des actions à fort impact localement et à l étranger. Le Rotary constitue une plateforme permettant à des hommes et des femmes de professions, de cultures et de religions différentes d améliorer les conditions de vie dans le monde. La priorité du Rotary est d éradiquer la polio dans le monde. Le Rotary et ses partenaires sont sur le point d éradiquer la polio après avoir réduit le nombre de cas de 99 % depuis Les rôles clés du Rotary visent à recueillir des fonds, sensibiliser le public et les gouvernements et mobiliser les bénévoles. Les membres du Rotary ont versé plus de 1,6 milliard de dollars et consacré bénévolement d innombrables heures de travail pour protéger de la polio plus de 2 milliards d enfants dans 122 pays. Le Rotary s efforce actuellement de réunir 50 millions de dollars par an jusqu en 2020 pour profiter de l offre faite par la Fondation Gates de tripler cette somme. Le Rotary contribue à la paix dans le monde au travers d actions éducatives et humanitaires ainsi qu en mettant en rapport les jeunes professionnels. Plus de 900 diplômés des Centres du Rotary pour la paix occupent des postes à responsabilité au sein de gouvernements, d entreprises ou d organisations internationales. Les actions humanitaires du Rotary préviennent les causes sous-jacentes des conflits telles que la pauvreté, l illettrisme ou le manque d eau potable. Le programme Youth Exchange du Rotary favorise le rapprochement des cultures en envoyant chaque année plus de lycéens du monde entier étudier dans 115 pays. Le Rotary dispose de deux programmes dédiés aux jeunes Interact et Rotaract valorisant le bénévolat, le leadership et le développement professionnel. PROMOUVOIR L IMAGE PUBLIQUE DU ROTARY 9.5

106 FEUILLE DE TRAVAIL NOTES Une idée glanée durant cette séance : 9.6 DIRIGER LE DISTRICT : GOUVERNEUR

107 FEUILLE DE TRAVAIL UTILISER LES MESSAGES DU ROTARY Pendant votre mandat de gouverneur, vos clubs et votre district aurez des opportunités de présenter le Rotary à des membres de votre communauté. Vous voudrez tirer parti des ressources du Brand Center pour promouvoir une manifestation. Choisissez un événement important ou une action de club ou de district pour démontrer que vous faites Place à l action et que vous avez un impact au niveau local. Événement : En quoi cet événement montre que vous et les membres de vos clubs font place à l action pour avoir un impact? En quoi cet événement change la perception du Rotary par le public? À prendre en compte dans vos efforts promotionnels : Qui est votre public? Pour de nombreux événements ou actions, vous aurez plusieurs publics. Veuillez n en choisir qu un pour cette activité. Grand public Membres potentiels Rotariens Participants aux programmes et Anciens Donateurs Partenaires et pairs Autre : PROMOUVOIR L IMAGE PUBLIQUE DU ROTARY 9.7

108 Qu est-ce qui motiverait ce public à s impliquer aux côtés de votre club ou district, et dans cet événement spécifique? Qu est-ce qui découragerait le public de s impliquer? Que souhaitez-vous que les participants retiennent ou apprennent de cet événement? Comment allez-vous garder le contact avec votre public et continuer de bâtir des relations avec lui? Quelles ressources utiliseriez-vous pour promouvoir l événement et impliquer le public? Une fois que vous avez répondu à ces questions, rédigez un message clé pour engager ce public et promouvoir l événement. Il doit s agir d un message simple, actif et adapté à votre public. Message clé 9.8 DIRIGER LE DISTRICT : GOUVERNEUR

109 CHAPITRE 10 LE SOUTIEN DU ROTARY Les gouverneurs ont de nombreuses responsabilités administratives et financières. Votre correspondant aux services Support Clubs & Districts (CDS) est votre principale ressource pour ces questions. N.B. : Votre correspondant CDS anime une séance «Le soutien du Rotary» sur les ressources à votre disposition et vos responsabilités administratives. Lisez les informations contenues dans cette séance avant le SFGE. RESPONSABILITÉS GOUVERNEUR ÉLU Communiquer au Rotary : Les nominations pour les commissions de district Les notes de frais de l Assemblée internationale (Fondation et Rotary) Désigner un secrétaire de district, le cas échéant En coopération avec le gouverneur et le responsable Finances, élaborer un budget de district Travailler avec la responsable Finances pour déterminer la cotisation de district GOUVERNEUR Superviser les nominations et les élections au niveau du district Envoyer le formulaire de nomination du gouverneur nommé Superviser les fonds du district Présenter au Rotary une note de frais au plus tard le 31 juillet suivant la fin du mandat RESSOURCES Votre correspondant CDS Diriger le district Commission Finances Conseils Ressources Manuel de procédure Règlement intérieur du Rotary LE SOUTIEN DU ROTARY 10.1

110 GESTION FINANCIÈRE En tant que gouverneur, vos responsabilités fiduciaires sont, entre autres, de gérer les finances du district, de promouvoir une bonne gestion des fonds, de fournir aux clubs des états financiers et de vous assurer que le district respecte la législation locale, notamment la législation fiscale et celle régissant les associations. Pour plus d informations, consultez Diriger le district - Commission Finances. Pour des informations générales sur la gestion financière des clubs et des districts, consultez le Manuel de procédure. La plupart des districts disposent d un fonds pour le financement de leurs activités ou pour l administration et le développement du Rotary dans le district. La création d un tel fonds doit faire l objet d une résolution adoptée par la conférence de conférence. Vous devez vous assurer que : Toute décision quant aux finances de district, notamment la cotisation de district, doit être approuvée lors de l Assemblée, de la conférence de district ou du SFPE. Le fonds n est pas placé sous le contrôle d une seule personne. Le fonds de district est alimenté par la cotisation de district. Fixez cette cotisation en fonction du budget annuel. L établissement ou la modification de cette cotisation doit être approuvée par une majorité d au moins les trois quarts des présidents de club entrants au SFPE ou à l assemblée de formation de district ou une majorité des électeurs présents et votants à la conférence de district. BUDGETS DU DISTRICT La commission Finances est chargée d étudier et d analyser les dépenses administratives du district, et d établir un budget, présenté aux clubs au moins quatre semaines avant l Assemblée de formation de district, puis soumis pour approbation aux présidents entrants des clubs lors de l Assemblée. Les budgets des districts doivent aussi prévoir des fonds pour soutenir financièrement le gouverneur (en sus de l enveloppe budgétaire allouée par le Rotary) et le gouverneur élu dans l exercice de leurs fonctions. Outre ses responsabilités officielles au sein du district, la présence du gouverneur peut être requise à certaines activités de club ou de district et le Rotary considère que les frais occasionnés incombent au club intéressé ou au district. Le fonds du district sert également à payer les frais encourus lors de la visite de l administrateur de votre zone ou de tout autre dirigeant du Rotary ou de la Fondation invité dans le district. GESTION DES FONDS DU DISTRICT Il est essentiel d avoir un compte bancaire propre à chacun des fonds et de désigner le responsable de la commission correspondante en tant que mandataire. Par exemple, si votre district recueille des fonds pour son programme Youth Exchange, l un des mandataires devra être le responsable Youth Exchange et l autre sera préférablement le gouverneur ou le trésorier du district. Le budget et les états financiers du district devront inclure chaque fonds ayant son propre compte bancaire DIRIGER LE DISTRICT : GOUVERNEUR

111 Désignez un membre de la commission Finances pour jouer le rôle de trésorier et tenir une comptabilité des entrées et des sorties. Vous et le trésorier serez chargés de superviser les fonds qui doivent être déposés sur un compte au nom du district. Pour en savoir plus, consultez l annexe 2. ÉTATS FINANCIERS ANNUELS Une fois votre mandat terminé, travaillez avec le responsable Finances de votre district pour préparer des états financiers qui doivent indiquer : Les fonds reçus par ou au nom du district dans le cadre de collectes de fonds Les fonds reçus de la Fondation Rotary, notamment les subventions Les transactions financières des commissions de district Les transactions financières réalisées par le gouverneur au nom du district Les charges réglées à l aide du fonds de district Les fonds du Rotary reçus par le gouverneur Faites vérifier les états financiers par un expert-comptable ou une commission d audit indépendante. Une fois les états vérifiés, ils doivent être approuvés à la prochaine réunion de district. Dans le cas contraire, ils devront être adoptés lors de la conférence de district. Assurez-vous d en avertir les clubs 30 jours à l avance afin qu ils puissent y envoyer un représentant. Si ces états ne peuvent être adoptés durant la conférence de district, vous aurez trois mois pour le faire à une autre réunion qui fera encore une fois l objet d un préavis de 30 jours. Le dernier recours sera d organiser un vote par correspondance dans les 60 jours suivant la conférence de district. De surcroît, à l issue de votre mandat, vous aurez un an pour adresser les états financiers du district à votre correspondant CDS en confirmant qu ils ont été vérifiés par un contrôle indépendant et envoyés aux clubs du district. Dans le cas contraire : Vous n obtiendrez pas de remboursements du Rotary même si votre note de frais a été approuvée Any RI volunteer appointment or assignment Vous ne pourrez pas être nommé à un autre poste par le Rotary ou la Fondation Vous ne pourrez pas recevoir de prix décerné par le Rotary ou la Fondation FINANCEMENT DU ROTARY Vous recevrez une enveloppe budgétaire du Rotary pour vous aider à remplir vos responsabilités officielles de gouverneur. En février de l année précédant votre mandat, le Rotary vous indiquera son montant probable qui est déterminé par le conseil d administration. En juillet, vous recevrez 70 pour cent de cette enveloppe. Ces fonds vous permettront de défrayer certaines dépenses (visites aux clubs, réunions de formation et fournitures de bureau) associées à vos rôles successifs de gouverneur nommé, gouverneur élu et gouverneur. Cette enveloppe n est pas destinée à financer les dépenses du district telles que la location des locaux pour la conférence de district, l édition d un annuaire de district, l achat de matériel informatique ou les salaires d employés du district. LE SOUTIEN DU ROTARY 10.3

112 Pour recevoir le solde de 30 pour cent, vous devrez présenter une note de frais justifiant de l utilisation des 70 pour cent reçus en juillet. Vous aurez jusqu au 31 juillet suivant la fin de votre mandat pour l envoyer au Rotary. N.B. : Pour les districts participant au programme pilote concernant l enveloppe budgétaire, la commission Finances du district sera la destinataire des fonds et aura la responsabilité de les débloquer pour le gouverneur. FISCALITÉ Les gouverneurs doivent respecter la législation fiscale en vigueur dans leur pays et se renseigner auprès du fisc sur les formulaires de déclaration à remplir. Si le district ou les clubs sont constitués en association, il se peut que vous deviez fournir des formulaires supplémentaires. Les gouverneurs doivent travailler en collaboration avec la commission Finances du district et leurs adjoints pour former les clubs sur les questions fiscales. CONSTITUTION DU DISTRICT EN ASSOCIATION Les districts qui obtiennent l approbation des deux-tiers de leurs clubs peuvent obtenir du conseil d administration du Rotary l autorisation de se constituer en association. Veuillez contacter votre correspondant CDS avant de lancer la procédure. RECHERCHE DE FONDS La plupart des clubs et des districts ont des activités de recherche de fonds et vous devez promouvoir ces directives sur le site web du district : Déclarer les montants reçus aux autorités compétentes. Exiger du président de la manifestation qu il ou elle autorise les dépenses. Indiquer clairement qui seront les bénéficiaires d une collecte de fonds. Établir une procédure pour envoyer les dons à la Fondation Rotary. Émettre les reçus fiscaux, le cas échéant. Les subventions de la Fondation Rotary sont rendues possibles par les contributions des Rotariens et des sympathisants du Rotary. Pour plus d informations, consultez Fondation Rotary Récapitulatif des programmes DIRIGER LE DISTRICT : GOUVERNEUR

113 GESTION DES RISQUES La gestion des risques fait partie intégrante de tout processus de planification, d organisation, de direction et de contrôle des activités d une organisation, que ce soit une manifestation, une collecte de fonds ou un programme pour les jeunes. Dans ce contexte, on entend par «gestion des risques» une stratégie active cherchant à identifier à l avance les causes possibles de pertes et les mesures pour y remédier ou réduire leur impact financier. Pour gérer les risques : Se poser la question : «Quels problèmes peuvent survenir?» Modifier une activité pour réduire les risques. Recourir à des contrats et protocoles d accord pour définir clairement le rôle de toutes les parties prenantes (consulter un conseiller juridique, le cas échéant). Respecter les politiques, procédures et directives en place. En anticipant les problèmes, vous pourrez réduire les conséquences néfastes résultant de pertes. En tant que dirigeant du Rotary au niveau du district, vous pouvez donner le ton pour vos clubs. Votre tâche est de minimiser les risques et de protéger les Rotariens, les participants aux programmes et les actifs du district. ASSURANCE Voyages Le contrat d assurance voyages du Rotary vous couvrira ainsi que votre conjoint durant l Assemblée internationale et les journées de voyage. Les détails seront fournis dans votre dossier d inscription à l Assemblée internationale. Responsabilité civile Durant votre mandat de gouverneur, vous êtes couvert par l assurance responsabilité civile du Rotary et celle des administrateurs et des dirigeants, mais uniquement dans le cadre de vos activités rotariennes. Vous n allez pas intervenir uniquement dans ce cadre. C est pourquoi il est fortement conseillé au district de souscrire une assurance responsabilité civile dont le coût n est pas pris en charge par votre enveloppe budgétaire. En cas de problème potentiel, contactez votre correspondant CDS. LE SOUTIEN DU ROTARY 10.5

114 NOMINATIONS ET ÉLECTIONS AU NIVEAU DU DISTRICT Sauf dérogation du conseil d administration du Rotary, toutes les élections au niveau du district se font par l intermédiaire d une commission de nomination, d un vote par correspondance ou d un vote à la conférence de district. Aucun membre, suppléant ou candidat à une commission de nomination ne peut être nommé à l un des postes pourvus par cette commission. Chaque district sélectionne son gouverneur nommé et un représentant à la commission de nomination du membre du conseil d administration du Rotary pour leur zone. Se référer au règlement intérieur du Rotary pour plus de détails sur le processus de sélection à ces postes. LIGNES DE CONDUITE POUR LES CANDIDATS À UNE ÉLECTION AU NIVEAU DU DISTRICT Les Rotariens et les candidats doivent : Connaître et respecter les procédures. Consulter des Rotariens compétents avant d accepter ou de poursuivre une mission qui risque de donner l impression de faire campagne. Ne prendre aucune initiative personnelle pour accroître sa notoriété ou retirer un avantage quelconque. Ne pas recourir à des procédés interdits en réponse aux actions d un autre candidat. Ne pas prendre contact ni visiter des clubs impliqués dans l élection, sauf dans le cadre de ses responsabilités. Gouverneur nommé Les districts désignent leurs gouverneurs entre 24 et 36 mois avant la date de leur entrée en fonction. Si la procédure utilisée repose sur une commission de nomination, au moins trois membres doivent y siéger. Ces membres ne peuvent pas exercer plus de trois mandats d un an. En tant que gouverneur, vous devez rappeler à tous les candidats que la participation du gouverneur élu au SFGE et à l Assemblée internationale est obligatoire, et que nul ne doit accepter une nomination s il n est pas en mesure d assister à ces réunions. Le calendrier recommandé par le conseil d administration du Rotary aux districts est disponible auprès de votre correspondant CDS. Le gouverneur doit informer le Rotary dans les 10 jours suivant la décision de la commission. Il lui faut pour cela envoyer les Données biographiques sur le gouverneur nommé à son correspondant CDS. Représentant à la commission de nomination au poste d administrateur du Rotary Tous les quatre ans, les zones ont la possibilité de choisir un Rotarien d un de leurs clubs comme administrateur du Rotary. Tous les clubs peuvent présenter la candidature de l un de leurs membres DIRIGER LE DISTRICT : GOUVERNEUR

115 La sélection au niveau de la zone s effectue par commission de nomination, composée d anciens gouverneurs de chacun des districts de la zone. Lors de la conférence de district dans l année précédant la réunion de la commission de nomination, on procède à l élection du représentant du district à la commission parmi les candidatures soumises par les clubs. Dans certaines circonstances, un vote par correspondance peut être organisé. En fonction du calendrier en place, il se peut que vous n ayez pas à le faire, la commission de nomination n ayant pas à se réunir cette année-là. Vote par correspondance If your district is unable to nominate its governor-nominee through a nominating Si votre district n est pas en mesure d élire son gouverneur nommé par l intermédiaire d une commission de nomination, il peut choisir d organiser un scrutin lors de la conférence de district ou un vote par correspondance. Lors d un vote par correspondance, le gouverneur doit envoyer un bulletin à chaque club. Si votre district est autorisé à élire son délégué au Conseil de législation ou membre de la commission de nomination au poste d administrateur du Rotary par un vote par correspondance, il doit suivre la procédure suivante : Se conformer aux instructions fournies par son bureau régional. Envoyer un bulletin de vote à chaque club du district avec instructions de renvoi sous enveloppe close avant une échéance déterminée ; les clubs ayant plus de 25 membres ont droit à une voix supplémentaire par tranche supplémentaire de 25 membres. Par exemple, les clubs de 39 membres ont 2 votes, tout comme ceux de 57 membres. Nommer une commission électorale de 3 membres chargée du dépouillement du scrutin à une heure et une date annoncées à l avance. Chaque candidat doit être présent ou représenté lors du dépouillement du scrutin. La commission confirme la validité de chaque bulletin avant de procéder au décompte des votes. Le candidat qui reçoit le plus grand nombre de votes est élu et celui qui arrive en second devient suppléant, sauf dans le cas de l élection du gouverneur nommé. CONSEIL DE LÉGISLATION ET CONSEIL SUR LES RÉSOLUTIONS Le Conseil de législation, parlement du Rotary, se réunit tous les trois ans et la prochaine réunion aura lieu en Ce conseil étudie deux types de projet : des amendements qui visent à modifier les documents statutaires du Rotary et les prises de position du conseil d administration du Rotary. Les projets qui lui sont soumis peuvent émaner d un club ou d un district. Tout projet émanant d un club doit être soumis au vote lors de la conférence de district ou une réunion spéciale, et approuvé par le district. Si cela est impossible pour des raisons de temps, vous pouvez soumettre le projet à un vote par correspondance de tous les clubs. En tant que gouverneur, nous vous encourageons à nommer une commission de Rotariens ayant l expérience du Conseil de législation, y compris le délégué du district, pour aider le district à préparer et à étudier les projets. Le district doit soumettre les projets avant le 31 décembre de l année rotarienne précédant celle du Conseil et les projets doivent être étudiés lors de la conférence de district. LE SOUTIEN DU ROTARY 10.7

116 Chaque gouverneur reçoit les projets déposés durant l année du Conseil. Suite au Conseil de législation, chaque club reçoit le compte rendu des textes adoptés. Si votre mandat tombe cette année-là, vous devez vous familiariser avec ces textes et encourager les clubs à préparer leur entrée en vigueur au 1 er juillet. Pour en savoir plus sur les modalités et les procédures du Conseil de législation, consultez Mon Rotary. Les délégués de district participent également au Conseil sur les résolutions qui se réunit tous les ans en ligne au mois d octobre ou de novembre (date provisoire) pour étudier les résolutions présentées par les clubs, les districts, le conseil général ou la conférence du RIBI, ou le conseil d administration du Rotary. Les projets doivent parvenir au secrétaire général au plus tard le 30 juin de chaque année pour être étudiés au Conseil sur les résolutions suivant. Les projets déposés doivent être accompagnés d une confirmation du gouverneur indiquant qu ils ont été approuvés par le district. Pour en savoir plus, suivre le cours Comment proposer un projet au Centre d e-learning. CONSEIL DE LÉGISLATION CALENDRIER Échéances Conseil 2019 Conseil 2022 Les délégués et leurs suppléants sont sélectionnés Année 2016/2017 Année 2019/2020 Les noms des délégués et de leurs suppléants sont communiqués au Rotary 30 juin juin 2020 Les projets d amendements parviennent au Rotary 31 décembre décembre 2020 Les projets sont publiés 30 septembre septembre 2021 Le Conseil de législation se réunit Avril 2019 Avril 2022 Le compte rendu des décisions est envoyé Juin 2019 Juin 2022 POUR SE PRÉPARER AU SFGE Quelles questions souhaitez-vous poser à votre correspondant CDS? Qui vous aidera dans vos tâches administratives? Comment pouvez-vous simplifier vos tâches administratives? Comment garantir une gestion saine des fonds du district? Comment pouvez-vous aider votre district à proposer des projets au Conseil de législation? 10.8 DIRIGER LE DISTRICT : GOUVERNEUR

117 ANNEXE 9 OUTILS EN LIGNE DU ROTARY Outil De quoi s agit-il? Rotary.org Rotary.org : notre vitrine pour informer le public sur le Rotary. Mon Rotary Mon Rotary (rotary.org/myrotary) : propose un contenu plus détaillé aux membres du Rotary et de la famille du Rotary. En créant un compte, les utilisateurs ont accès à des ressources en fonction de leur rôle et bénéficient d une expérience plus personnalisée. Profil et connexions Les membres du Rotary et du Rotaract peuvent personnaliser leur profil sur Mon Rotary et échanger directement entre eux sans révéler leur adresse personnelle. Groupes de discussion Les membres du Rotary et du Rotaract, les boursiers de la paix et les Anciens du Rotary peuvent partager leur expérience ou échanger des idées avec des membres de la famille du Rotary du monde entier. Les groupes de discussion se trouvent sur Mon Rotary. Il est possible de rejoindre un groupe ou de créer le sien. Rotary Ideas Permet aux clubs (Rotary et Rotaract) de publier leurs actions à la recherche de partenaires, de bénévoles, de matériel ou d un financement (via PayPal). Permet aussi d afficher un lien sur les sites Web de club ou de district renvoyant vers les actions listées. Rotary Showcase Cet outil permet aux membres du Rotary/Rotaract de publier leurs actions, photos et vidéos, d identifier des partenaires et de promouvoir leur contribution à l impact mondial du Rotary. Exportation possible des données vers Rotary Club Central. Rotary Club Central Grâce à cet outil, les dirigeants de club peuvent indiquer et modifier leurs objectifs dans les catégories suivantes : Effectif, Actions et Dons à la Fondation. Les dirigeants de district ont aussi accès à ces informations et peuvent les modifier. Les dirigeants de club et de district peuvent modifier les objectifs avant, pendant et à l issue de leur mandat, et tout membre du Rotary peut consulter les objectifs de son club. Importation possible des données depuis l Espace Subventions et Rotary Showcase. Manifestations Les membres du Rotary et du Rotaract peuvent s inscrire à la convention et se renseigner sur d autres manifestations. Qui peut modifier le contenu? Personnel du Rotary Personnel du Rotary Rotariens et Rotaractiens Rotariens, Rotaractien et Anciens Dirigeants de club et présidents de club Rotaract Rotariens et Rotaractiens Dirigeants de club et de district Personnel du Rotary Qui contacter en cas de besoin? website@rotary.org social@rotary.org social@rotary.org social@rotary.org social@rotary.org cds@rotary.org website@rotary.org LE SOUTIEN DU ROTARY 10.9

118 Outil De quoi s agit-il? Qui peut modifier le contenu? Brand Center Les Rotariens peuvent télécharger et modifier nos maquettes et documents qui reflètent la nouvelle voix et identité visuelle du Rotary. Personnel du Rotary Espace Subventions Certification du district ; demandes de subventions de district et mondiales. Rotariens faisant des demandes de subvention Centre d e-learning Les Rotariens et d autres membres de la famille du Rotary peuvent acquérir de nouvelles compétences, se préparer à leur poste de dirigeant et découvrir comment utiliser les outils en ligne du Rotary pour atteindre leurs objectifs. Personnel du Rotary Qui contacter en cas de besoin? graphics@rotary.org grants@rotary.org learn@rotary.org DIRIGER LE DISTRICT : GOUVERNEUR

119 FEUILLE DE TRAVAIL NOTES LE SOUTIEN DU ROTARY 10.11

120 FEUILLE DE TRAVAIL NOTES Une idée glanée durant cette séance : DIRIGER LE DISTRICT : GOUVERNEUR

121 CHAPITRE 11 PRÉPARATION À L ASSEMBLÉE INTERNATIONALE L Assemblée internationale est la réunion de formation annuelle des gouverneurs élus lors de laquelle ils passent une semaine à échanger des idées et à établir des contacts avec leurs homologues qui pourront déboucher sur des partenariats pour des actions ou des échanges. RESPONSABILITÉ GOUVERNEUR ÉLU Assister à toutes les séances de l Assemblée internationale GOUVERNEUR Briefer le gouverneur élu sur la situation du district RESSOURCES Sur place, vous recevrez des documents à utiliser pendant la réunion ou pendant votre mandat dont le Livret des polycopiés et le Livret des participants à l Assemblée. Ces ressources s ajoutent à celles contenues dans ce manuel que vous n avez pas à emmener à l Assemblée. PRÉPARATION L Assemblée internationale se déroule chaque année à San Diego en Californie et dure une semaine (consulter le calendrier rotarien pour les dates). Dans les mois amenant à l Assemblée, le président élu envoie aux gouverneurs élus et à leurs conjoints plusieurs communications, y compris les grandes lignes du programme et des détails sur les manifestations spéciales. Les conjoints des gouverneurs élus sont conviés à participer pleinement au programme. Des services d interprétariat sont proposés pour les séances plénières. PRÉPARATION À L ASSEMBLÉE INTERNATIONALE 11.1

122 Vous recevrez en août ou septembre les documents d inscription incluant une brève présentation du programme, des informations sur la réservation des billets d avion et d autres détails logistiques. Les réservations de billet d avion doivent obligatoirement s effectuer auprès du RITS, l agence de voyages du Rotary. Veuillez ne pas faire vos réservations avant d avoir reçu ces documents d inscription. Votre billet d avion et vos frais d hôtel et de repas sont pris en charge par le Rotary. Pour vous faire rembourser d autres dépenses éligibles, veuillez utiliser le formulaire de note de frais téléchargeable sur Mon Rotary sous Gestion, puis Déplacements & Frais. Certaines années, les participants apportent des petits cadeaux qu ils distribuent aux autres gouverneurs élus. D autres années, il leur est demandé de faire un don à la Fondation au lieu d acheter des cadeaux. Vous recevrez des détails à ce sujet avant l assemblée. PROGRAMME L Assemblée internationale propose des séances plénières, des séances en petits groupes et des réceptions. Les séances plénières sont l occasion d écouter des discours motivants dont ceux du président élu du Rotary, du président élu du conseil d administration de la Fondation et du secrétaire général du Rotary. Vous participerez également à des groupes de discussion où vous pourrez échanger idées et projets, et discuter de stratégies. Certains sujets reviennent d une année sur l autre, notamment la Fondation Rotary, l image publique, le développement de l effectif et le leadership. Vous aurez aussi l occasion de rencontrer votre correspondant Support Clubs & Districts (CDS), votre contact principal au cours de vos années de gouverneur élu et de gouverneur, afin de discuter notamment de votre enveloppe budgétaire, des ressources fournies par le Rotary et de questions spécifiques à votre région. Outre les séances de formation, votre conjoint et vous aurez la possibilité de rencontrer vos homologues du monde entier lors de réceptions, des repas du président élu, de la soirée avec les Rotariens locaux (facultatif ) et des banquets. Vous aurez le temps de visiter les stands des services du Rotary, de la Fondation et de la future convention. Les fournisseurs officiels du Rotary sont aussi sur place pour vous présenter les derniers articles aux couleurs du Rotary. PROGRAMME DES CONJOINTS Les conjoints des gouverneurs élus sont invités à l Assemblée internationale. Un programme conçu à leur intention propose des panels, des activités de networking et des tables rondes. Les conjoints assistent aux séances plénières avec les gouverneurs élus et à plusieurs ateliers en commun. Les documents d inscription pour les conjoints seront inclus à vos documents d inscription. Les frais de voyage, d hôtel et de repas sont pris en charge par le Rotary. La présence des conjoints à l Assemblée n est pas obligatoire, mais s ils décident d y assister, ils devront participer à la totalité du programme DIRIGER LE DISTRICT : GOUVERNEUR

123 POUR SE PRÉPARER AU SFGE Qu attendez-vous de l Assemblée internationale? Quel objectif désirez-vous atteindre en priorité à l Assemblée internationale? Comment pouvez-vous vous préparer à l Assemblée internationale? PRÉPARATION À L ASSEMBLÉE INTERNATIONALE 11.3

124 ANNEXE 10 CALENDRIER Utilisez ce calendrier pour planifier vos années de gouverneur élu puis de gouverneur. Les échéances et les dates importantes sont indiquées à gauche, et les rappels à droite. 2017/2018 JUILLET 2017 Envoi des documents de formation. Le tableau de bord de la citation du Rotary et de la citation du Rotaract est disponible sur Rotary Club Central. Envoi d un par la Fondation indiquant le taux de rapports fournis pour les subventions. Faire en sorte que les nouveaux dirigeants de district soient autorisés à valider les dossiers de subvention. Montrer l exemple en faisant un don au Fonds annuel. À la mi-juillet, le Rotary envoie la facture pour les cotisations par à tous les dirigeants (veiller à ce que les adresses soient à jour) ou l envoie par courrier au secrétaire en exercice. AOÛT Mois de l effectif Se préparer à assister au SFGE organisé en conjonction avec l Institute de votre zone. Notification par la Fondation du montant de FSD de l année précédente reporté sur cette année. Si les clubs n ont pas reçu leur facture, leur demander de contacter riclubfinance@rotary.org. Envoi par le Rotary des données Effectif au 1 er juillet et à fin juillet. Envoi de rappels par le Rotary aux clubs ayant au moins 250 dollars d arriérés de paiement depuis 30 jours. SEPTEMBRE Mois de l alphabétisation et de l éducation de base 30 Communiquer les listes des membres des clubs Rotaract Envoi par le Rotary de lettres de rappel aux clubs ayant au moins 250 dollars d arriérés de paiement depuis 60 jours DIRIGER LE DISTRICT : GOUVERNEUR

125 OCTOBRE Mois du développement économique et local 1 Envoyer à riawards@rotary.org les candidatures au prix Servir d abord 2017/ au 8 Semaine Reconnect (Anciens) 24 Journée mondiale contre la polio Envoi d un par la Fondation indiquant le taux de rapports fournis pour les subventions. Notification par la Fondation du montant des revenus disponibles du Fonds de dotation alloués au FSD. Envoi par le Rotary de lettres de rappel aux clubs ayant au moins 250 dollars d arriérés de paiement depuis 90 jours. NOVEMBRE Mois de la Fondation 1 Envoyer à polioplus@rotary.org les candidatures au Prix pour un monde sans polio Radiation possible par le Rotary des clubs ayant au moins 250 dollars d arriérés de paiement depuis au moins 120 jours. 30 oct. au 5 nov. Observer la Semaine mondiale de l Interact, y compris l anniversaire de l Interact (5 novembre) DÉCEMBRE Mois de la prévention et du traitement des maladies 15 Première échéance pour les inscriptions à la convention à riconvention.org Rappeler aux clubs d élire un président nommé. 31 Indiquer les nominations aux postes de district sur Mon Rotary 31 Dernier jour pour que les dons à la Fondation soient crédités à l année 2017 JANVIER 2018 Mois de l action professionnelle Assister à l Assemblée internationale (vérifier les dates sur le calendrier du Rotary). Envoi d un par la Fondation indiquant le taux de rapports fournis pour les subventions. Demander aux clubs de consulter leurs résultats dans Rotary Club Central et de commencer à réfléchir à leurs objectifs de l an prochain. À la mi-janvier, le Rotary envoie la facture pour les cotisations par à tous les dirigeants (veiller à ce que les adresses soient à jour) ou l envoie par courrier au secrétaire entrant. PRÉPARATION À L ASSEMBLÉE INTERNATIONALE 11.5

126 FÉVRIER Mois de la paix et de la prévention/résolution des conflits 1 Communiquer les détails concernant votre conférence de district sur Mon Rotary Échéance pour informer le Rotary des dirigeants entrants des clubs pour l Official Directory 23 Anniversaire du Rotary /Journée mondiale de la paix Organiser le séminaire de formation de l équipe de district. Organiser le SFPE (février ou mars). Si les clubs n ont pas reçu leur facture, leur demander de contacter riclubfinance@rotary.org. Envoi par le Rotary du premier versement de l enveloppe budgétaire estimée du gouverneur. Envoi par le Rotary de lettres de rappel aux clubs ayant au moins 250 dollars d arriérés de paiement depuis 30 jours. MARS Mois de l eau et de l assainissement 12 au 18 Observer la Semaine mondiale du Rotaract, y compris l anniversaire du Rotaract (13 mars) 31 Rappeler aux clubs Rotaract de communiquer la liste de leurs membres sur Mon Rotary 31 Deuxième échéance pour les inscriptions à la convention Organiser l assemblée de district (mars, avril ou mai) Envoyer à meetings.finance@rotary.org la note de frais pour l Assemblée internationale. Envoi par le Rotary de lettres de rappel aux clubs ayant au moins 250 dollars d arriérés de paiement depuis 60 jours. AVRIL Mois de la santé de la mère et de l enfant Envoi d un par la Fondation indiquant le taux de rapports fournis pour les subventions. Envoi par le Rotary de lettres de rappel aux clubs ayant au moins 250 dollars d arriérés de paiement depuis 90 jours. MAI Mois de l Action Jeunesse 15 Échéance pour les districts pour satisfaire aux conditions de paiement de leur subvention de district 2017/2018 Rappeler aux présidents élus de club de fixer leurs objectifs dans Rotary Club Central. La Fondation demande aux districts d envisager d utiliser leur solde de FSD. Communiquer les coordonnées des représentants Interact et Rotaract de district à data@rotary.org. Radiation possible par le Rotary des clubs ayant au moins 250 dollars d arriérés de paiement depuis au moins 120 jours. JUIN Mois des Amicales 30 Envoyer à riawards@rotary.org les nominations pour la distinction de la Fondation pour services éminents 2018/2019 Assister à la convention du Rotary du 23 au 27 juin à Toronto. Rappeler aux clubs Rotaract et Interact, ainsi qu à leurs Rotary clubs parrains, de communiquer les noms des présidents entrants de clubs et des conseillers sur Mon Rotary DIRIGER LE DISTRICT : GOUVERNEUR

127 2018/2019 JUILLET Présenter à la Fondation les dossiers des candidats des Centres du Rotary Sélection des membres de la commission de nomination du gouverneur. Envoi par les services Effectif du Rotary d une description de votre rôle concernant les demandes d information reçues en ligne par le Rotary. Envoi d un par la Fondation indiquant le taux de rapports fournis pour les subventions. Le tableau de bord de la citation 2018/2019 du Rotary et de la citation du Rotaract est disponible sur Rotary Club Central. S assurer que les clubs définissent leurs objectifs pour l année sur Rotary Club Central. À la mi-juillet, le Rotary envoie la facture pour les cotisations par à tous les dirigeants (veiller à ce que les adresses soient à jour) ou l envoie par courrier au secrétaire en exercice. Les factures des clubs n ayant pas communiqué les coordonnées de leurs dirigeants sont adressées à leur gouverneur. Montrer l exemple en faisant un don au Fonds annuel. Virement de 70 % de l enveloppe budgétaire du gouverneur (à moins que le district ne participe au programme pilote). AOÛT Mois de l effectif Notification par la Fondation du montant de FSD de l année précédente reporté sur cette année. Si les clubs n ont pas reçu leur facture, leur demander de contacter riclubfinance@rotary.org. Envoi par le Rotary de lettres de rappel aux clubs ayant au moins 250 dollars d arriérés de paiement depuis 30 jours. Envoi par le Rotary des données Effectif au 1 er juillet et à fin juillet. SEPTEMBRE Mois de l alphabétisation et de l éducation de base 30 Rappeler aux clubs Rotaract de communiquer les listes de leurs membre Envoi par le Rotary de lettres de rappel aux clubs ayant au moins 250 dollars d arriérés de paiement depuis 60 jours. Envoi aux gouverneurs en exercice et sortant des certificats pour la citation du Rotary, du Rotaract et de l Interact. PRÉPARATION À L ASSEMBLÉE INTERNATIONALE 11.7

128 OCTOBRE Mois du développement économique et local 1 24 Envoyer à riawards@rotary.org les candidatures au prix Servir d abord 2018/2019 Journée mondiale contre la polio Poursuivre la procédure d élection du gouverneur. Envoi par la Fondation aux gouverneurs des fanions récompensant les clubs Un don, chaque année et 100 % Sustaining Member, ainsi que les trois clubs à la meilleure moyenne de dons per capita de l an passé. Envoi d un par la Fondation indiquant le taux de rapports fournis pour les subventions. Notification par la Fondation du montant des revenus disponibles du Fonds de dotation alloués au FSD. Envoi par le Rotary de lettres de rappel aux clubs ayant au moins 250 dollars d arriérés de paiement depuis 90 jours. Les clubs radiés en mai ne peuvent plus être réinstaurés et doivent obtenir une nouvelle charte. NOVEMBRE Mois de la Fondation Rotary 1 Envoyer à polioplus@rotary.org les candidatures au Prix pour un monde sans polio 5 au 11 Observer la Semaine mondiale de l Interact, y compris l anniversaire de l Interact (5 novembre) Rappeler aux clubs de mettre à jour leurs effectifs via Mon Rotary (ou via leur base de données locale si elle est intégrée). Radiation possible par le Rotary des clubs ayant au moins 250 dollars d arriérés de paiement depuis au moins 120 jours. DÉCEMBRE Mois de la prévention et du traitement des maladies 1 Adresser le formulaire de nomination du gouverneur à votre correspondant CDS Échéance pour attribuer les contributions à la Fondation à l année 2018 Échéance pour l élection des dirigeants de club lors d une assemblée de club Première échéance pour les inscriptions à la convention sur riconvention.org 11.8 DIRIGER LE DISTRICT : GOUVERNEUR

129 JANVIER 2019 Mois de l action professionnelle Envoi par la Fondation de l information sur le montant de FSD disponible pour l an prochain et du maximum disponible pour la subvention de district. Rappeler aux clubs de communiquer les informations devant figurer dans l Official Directory sur Mon Rotary. FÉVRIER Mois de la paix et de la prévention/résolution des conflits Envoi d un par la Fondation indiquant le taux de rapports fournis pour les subventions. Radiation possible par le Rotary des clubs ayant au moins 250 dollars d arriérés de paiement depuis au moins 180 jours. À la mi-janvier, le Rotary envoie la facture pour les cotisations par à tous les dirigeants (veiller à ce que les adresses soient à jour) ou l envoie par courrier au secrétaire entrant. Les factures des clubs n ayant pas communiqué les coordonnées de leurs dirigeants sont adressées à leur gouverneur. 23 Anniversaire du Rotary/Journée mondiale de la paix Si les clubs n ont pas reçu leur facture, leur demander de contacter riclubfinance@rotary.org. Envoi par le Rotary de lettres de rappel aux clubs ayant au moins 250 dollars d arriérés de paiement depuis 30 jours. MARS Mois de l eau et de l assainissement 10 Échéance pour informer le Rotary des dirigeants entrants des clubs pour l Official Directory 11 au 17 Observer la Semaine mondiale du Rotaract, y compris l anniversaire du Rotaract (13 mars) Envoi aux clubs des formulaires pour accréditer un délégué à la convention. Envoi par le Rotary de lettres de rappel aux clubs ayant au moins 250 dollars d arriérés de paiement depuis 60 jours Rappeler aux clubs Rotaract de communiquer la liste de leurs membres sur Mon Rotary Deuxième échéance pour les inscriptions à la convention PRÉPARATION À L ASSEMBLÉE INTERNATIONALE 11.9

130 AVRIL Mois de la santé de la mère et de l enfant MAI Mois de l Action Jeunesse Envoi par le correspondant CDS d un lien permettant de remplir en ligne le rapport du gouverneur. Envoi d un par la Fondation indiquant le taux de rapports fournis pour les subventions. Envoi par le Rotary de lettres de rappel aux clubs ayant au moins 250 dollars d arriérés de paiement depuis 90 jours. Les clubs radiés en novembre ne peuvent plus être réinstaurés et doivent obtenir une nouvelle charte. 15 Remplir le rapport du gouverneur (voir envoyé en avril pour le lien) 15 Dernier jour pour remplir les critères de paiement de la subvention de district 2018/2019 La Fondation demande aux districts d envisager d utiliser leur solde de FSD. Rappeler aux clubs de mettre à jour leurs effectifs via Mon Rotary (ou via leur base de données locale si elle est intégrée). Radiation possible par le Rotary des clubs ayant au moins 250 dollars d arriérés de paiement depuis au moins 120 jours. JUIN Mois des Amicales 1 Confirmer les évaluations de club et les visites sur Rotary Club Central 30 Envoyer à la Fondation les contributions devant compter pour l exercice fiscal 30 Envoyer la note de frais finale au correspondant CDS Assister à la convention du Rotary à Hambourg (vérifier les dates sur riconvention.org). Rappeler aux clubs Rotaract et Interact, ainsi qu à leurs Rotary clubs parrains, de communiquer les noms des présidents entrants de clubs et des conseillers sur Mon Rotary. 30 Envoyer à riawards@rotary.org les nominations pour la distinction de la Fondation pour services éminents 2019/ Dernier jour pour rendre compte des activités prises en compte pour l attribution de la citation 2018/2019 du Rotary et du Rotaract 2019/2020 JUILLET Échéance pour votre note de frais. Le tableau de bord de la citation 2019/2020 du Rotary et de la citation du Rotaract est disponible sur Rotary Club Central. SEPTEMBRE Mois de l alphabétisation et de l éducation de base 30 Échéance pour l envoi au Rotary des états financiers du district dont il sera rendu compte aux clubs à la prochaine réunion de district 30 Échéance pour l envoi au Rotary des états financiers du district avec la preuve de son envoi aux clubs DIRIGER LE DISTRICT : GOUVERNEUR

131 FEUILLE DE TRAVAIL NOTES Une idée glanée durant cette séance : PRÉPARATION À L ASSEMBLÉE INTERNATIONALE 11.11

132

133

134 ROTARY CLUB CENTRAL, VOTRE RESSOURCE DE PLANIFICATION EN LIGNE Faciles d accès, les rapports Effectif et Fondation vous donnent toutes les informations dont votre club a besoin pour atteindre ses objectifs. Pour les dirigeants de club Véritable outil de planification stratégique pour le club, Rotary Club Central propose : La situation et les tendances de l effectif Les objectifs et les résultats en matière de dons à la Fondation Les actions passées et futures Pour les membres Encouragez tous les membres de votre club à s informer sur ses objectifs. Pour les futurs dirigeants Favorisez la continuité entre les dirigeants en leur permettant de connaître les résultats passés et les objectifs du club. Utilisez les nombreuses informations proposées par Rotary Club Central pour travailler plus efficacement. One Rotary Center 1560 Sherman Avenue Evanston, IL États-Unis FR (517)