Comment monter UNE ACTION

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1 Comment monter UNE ACTION

2 Mission La mission du Rotary International est de servir autrui, de promouvoir l intégrité et de favoriser l entente internationale, la bonne volonté et la paix au travers de son réseau de décideurs locaux, civiques et professionnels.

3 Sommaire Introduction 1 Réaliser une évaluation de la collectivité 3 Choisir une action 5 Élaborer un plan d action 7 Travailler avec des partenaires 9 Financer une action 11 Gérer une action 13 Mesurer les résultats 15 Liste de contrôle 17

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5 INTRODUCTION Partout dans le monde, les Rotary clubs et leurs membres, un réseau mondial de bénévoles unis par la volonté de faire progresser l entente mutuelle, la bonne volonté et la paix, montent des actions au service de la collectivité. Représentant un large éventail socioprofessionnel, les Rotariens connaissent souvent les besoins, priorités, spécificités culturelles et ressources disponibles. Toutefois, la réussite d une action ne se limite pas à la connaissance du terrain, mais repose également sur l évaluation des besoins, une planification rigoureuse et une gestion efficace des ressources. Comment utiliser ce guide? Ce guide a été conçu pour fournir aux clubs les outils dont ils ont besoin pour planifier, mettre en place et évaluer des actions efficaces. Les méthodes décrites proviennent de techniques communément utilisées par des clubs et experts du monde entier et peuvent être adaptées à souhait. Utilisé avec les Outils d évaluation d une collectivité, ce guide aidera les clubs à monter des actions plus efficaces. D autres ressources et informations, y compris les publications mentionnées dans ce guide, sont disponibles sur Comment monter une action 1

6 Explication des termes utilisés La compréhension de termes comme collectivité, ressources et service varient selon les langues, les cultures, et l éducation. Afin d éviter toute confusion, voici la définition de plusieurs termes utilisés dans ce guide : Ressources Tout ce qui contribue à la réussite d une action (compétences personnelles, expertise, réseau de personnes, institutions locales, etc.). Collectivité Groupe de personnes partageant quelque chose en commun zone géographique, autorité locale, coutumes, traditions. Parties prenantes Particuliers, groupes ou organisations parrainant l action ou étant affectés par son issue. Service Au sens large, toute action entreprise par une ou plusieurs personnes qui bénéficie à autrui. Le Rotary travaille dans cinq domaines d action : Action intérieure renforcer la camaraderie au sein du club et son bon fonctionnement. Action professionnelle encourager l observation de règles de haute probité et considérer chaque profession comme un vecteur d action au service de la société. Action d intérêt public améliorer les conditions de vie dans la collectivité. Action internationale faire avancer l entente entre les peuples, la bonne volonté et la paix dans un cadre humanitaire. Action jeunes générations reconnaître les changements positifs apportés par les jeunes et les jeunes adultes au travers d activités de développement du leadership, d actions locales et à l étranger et de programmes d échanges. Que trouverez-vous dans ce guide? Ce guide suit les étapes chronologiques d une action : sélection, planification, mise en œuvre et évaluation. Il offre également des informations sur certaines des ressources mises à la disposition des clubs par le Rotary International. La liste de contrôle en fin de guide vous permettra de vérifier chacune des étapes clés et de vous assurer que votre club s appuie sur les meilleures pratiques d une action efficace. Une action efficace accomplit davantage que résoudre temporairement un problème. En général, elle : Répond à des problèmes réels Améliore les conditions de vie dans la collectivité Utilise les compétences des bénéficiaires Démontre que les contributions de tous les participants sont importantes et nécessaires Est montée après une évaluation réaliste des ressources disponibles Se fixe des objectifs clairs avec des résultats mesurables Établit des réseaux efficaces Responsabilise la collectivité et ses membres Pérennité Capacité d une action ou d un programme à continuer de répondre aux besoins d une collectivité sans aide ou soutien extérieurs. La pérennité est souvent utilisée comme mesure de l efficacité à long terme d une action. 2 Comment monter une action

7 RÉALISER UNE ÉVALUATION DE LA COLLECTIVITÉ Évaluer les points forts et faibles de la collectivité est une première étape importante de la planification d une action efficace. En prenant le temps d étudier les problèmes de la collectivité, votre club peut découvrir de nouveaux domaines d action et éviter de reproduire ce qui existe déjà. L évaluation peut utiliser un éventail de méthodes plus ou moins scientifiques. Les méthodes scientifiques incluent les enquêtes en ligne ou par téléphone ou des réunions de groupe organisées par un cabinet de consultants. Les méthodes moins scientifiques comprennent les informations glanées au gré de conversations, en lisant le journal local ou en assistant à des réunions. L association d approches formelles et informelles est une manière efficace de sonder la collectivité à un coût raisonnable. Une évaluation de qualité permet non seulement d avoir une vision exacte des forces et faiblesses de la collectivité, mais aussi d obtenir son soutien pour les actions à monter. Quelle que soit la méthode choisie, il est important d être systématique et d impliquer un large échantillon de la collectivité. Objectifs de l évaluation et parties prenantes L évaluation vous permettra de mieux saisir la dynamique de la collectivité et de réunir les données sur lesquelles fonder vos décisions qui contribueront au développement à long terme de la collectivité. Avant de commencer, définir clairement le but et la portée de votre évaluation. Essayer d avoir une large représentation des acteurs de la collectivité. Ne pas oublier les femmes, les jeunes, les minorités, toute population pouvant bénéficier de votre action. Il s agit également d un moyen de découvrir des ressources ou des problèmes. Une approche globale renforcera votre capacité à planifier efficacement vos actions. Ressources Elles sont en général de quatre types : Ressources humaines Recenser les compétences, connaissances et expériences disponibles. Le succès d une action repose souvent sur la participation et la prise de responsabilité des membres de la collectivité. L évaluation doit prendre en compte avec attention les différents rôles joués par les membres de la collectivité y compris les femmes, les jeunes, les minorités et les plus démunis. Ressources structurelles Diverses entités peuvent apporter des ressources financières, une expertise technique ou des informations utiles à votre action : agences gouvernementales, administration, associations (à but non lucratif, sportives, de quartier, etc.), institutions religieuses, établissements scolaires, entreprises, coopératives, etc. Toutes peuvent soutenir ou promouvoir vos actions. Ressources matérielles Infrastructures (bâtiments, parcs, transports en commun, structures médicales, stations de traitement des eaux, centres de recyclage et décharges publiques, bibliothèques, cinémas, salles des réunions, etc.) peuvent être utilisées dans le cadre d une action. Ressources du club Les compétences et expertises professionnelles au sein du club constituent un atout important. Un examen détaillé des ressources humaines et financières du club permet de déterminer le type d action que le club pourra gérer efficacement. Les clubs ayant d importantes ressources financières n auront peut-être pas à organiser de collectes de fonds tandis que d autres devront choisir des actions qui ne nécessitent pas un investissement financier de taille. La réputation du club peut également être un atout. Comment monter une action 3

8 Approche positive Un des pièges de toute évaluation est la tendance à ne considérer que les carences et les problèmes au lieu de prendre en compte les ressources et solutions disponibles. Ceci a pour résultat des actions qui créent une trop grande dépendance d une aide extérieure. Une approche positive permet au contraire de découvrir des ressources durables en demandant aux acteurs locaux de se concentrer sur les points forts de la collectivité : Quels sont les meilleurs atouts dont dispose la collectivité et pourquoi? Quelles actions ont été couronnées de succès dans le passé? Pourquoi ont-elles réussies? Identifier les succès précédents permet de susciter la confiance et de motiver la collectivité à s engager dans de nouvelles initiatives. Outils d évaluation Ces outils représentent des options d évaluation efficaces et économiques que les clubs peuvent adapter facilement à leur situation. Pour une description détaillée, consulter Outils d évaluation d une collectivité. Enquête Inventaire des ressources Cartographie de la collectivité Planning des activités journalières Calendrier saisonnier Café-rencontre Panel Analyse et compte rendu des résultats Vous devrez rendre compte de l analyse approfondie de l évaluation de la collectivité afin de permettre à votre club de déterminer dans quelle direction travailler pour être le plus efficace. Procédure d évaluation La plupart des évaluations respecte le cycle suivant : 1. Confier à un comité la supervision de l évaluation et la mise en place les étapes suivantes. 2. Établir les objectifs de l évaluation. 3. Choisir les outils d évaluation en fonction des ressources du club. 4. Identifier les acteurs de la collectivité devant être impliqués (administration, forces de l ordre, établissements scolaires et de santé, services sociaux, éducateurs, présidents d organisations, étudiants, etc.). Ne pas oublier les groupes minoritaires. 5. Fixer un calendrier avec des échéances pour la conclusion et l analyse de l évaluation et la présentation des résultats. 6. Réaliser l évaluation. 7. Analyser les résultats, en particulier les problèmes qui reviennent le plus souvent et déterminer si d autres clubs ou organismes y répondent déjà. Vous pouvez organiser une réunion avec des dirigeants locaux pour discuter des résultats. 8. Rédiger un compte rendu de vos conclusions et communiquer les résultats de l évaluation au club et aux acteurs de la collectivité y ayant pris part. Groupes d experts 4 Comment monter une action

9 CHOISIR UNE ACTION Une fois que le club a effectué l évaluation de la collectivité, il doit choisir une action précise en fonction des contraintes, des ressources et autres données identifiées. Il peut s agir d une décision difficile, car une action ne peut pas à elle seule répondre à l ensemble des problèmes de la collectivité et le club devra choisir d intervenir là où il aura le plus fort impact. Que ce soit par consensus, par un vote ou selon les recommandations des responsables Actions du club, le club doit considérer certaines questions avant de se lancer. Prendre en compte les axes stratégiques du Rotary Le Rotary International et la Fondation Rotary ont adopté six axes stratégiques, priorités de notre organisation : Paix et prévention/résolution des conflits Prévention et traitement des maladies Eau et assainissement Santé de la mère et de l enfant Alphabétisation et éducation de base Développement économique et local Consulter Les axes stratégiques du Rotary [965-FR] pour des idées d actions locales et à l étranger. Comment monter une action 5

10 Soutien et participation de la collectivité Obtenir le soutien et la participation de la collectivité peut assurer le succès de vos actions, favoriser l accès aux ressources locales, développer les aptitudes et contribue à l établissement de nouveaux liens. Utiliser les résultats de l évaluation pour choisir l action est une assurance qu elle répondra aux besoins et qu elle obtiendra le soutien de la collectivité. Historique de service et préférence du club Quels types d action votre club a-t-il monté par le passé? Les membres préfèrent-ils jouer un rôle actif dans la mise en œuvre ou sont-ils plutôt très efficaces pour collecter des fonds en faveur d initiatives existantes? Il est par conséquent primordial de considérer les aptitudes du club et de choisir une action en rapport. Les habitudes historiques du club ne doivent cependant pas limiter le choix de l action. Le club peut très bien sélectionner un projet correspondant à de nouvelles préférences et intérêts du club et de ses membres. Disponibilité, ressources et durée de l action Les ressources du club étant limitées tout autant que le temps que les membres peuvent consacrer à une action, il est important de trouver un bon équilibre et de se fixer des objectifs réalistes. La réussite d une action n est pas liée à sa durée. Les actions de longue durée exigent souvent davantage de planification et une plus grande participation des membres. Il est donc nécessaire de déterminer le temps que les membres du club sont prêts à consacrer à une action. Aide d urgence et de reconstruction Les Rotariens ont pour tradition de se mobiliser lorsqu une catastrophe naturelle survient. Au travers de leurs clubs et districts, ils envoient des fonds, de la nourriture, des vêtements et des médicaments, coopèrent avec des organisations locales spécialisées et travaillent aux efforts de reconstruction à long terme. Pour ce qui est de la réponse immédiate, les Rotariens sont encouragés à travailler avec les agences d aide internationales, mieux équipées pour agir rapidement et efficacement. Pérennité Des actions durables doivent permettre à une collectivité de répondre à des besoins sans aide ou soutien extérieur. Il s agit d étudier l impact de l action à long terme. Par exemple, il ne suffit pas d installer un puits avec une pompe sans prévoir qui s occupera de la maintenance. Il ne suffit pas de nettoyer un quartier ou un parc si les habitants ne se sentent pas concernés. Les rues ou le parc retourneront rapidement à leur état initial. Il s agit de fournir des solutions durables à des problèmes récurrents. 6 Comment monter une action

11 ÉLABORER UN PLAN D ACTION Une fois le choix de l action effectué, l élaboration d un plan d action vous aidera à gérer efficacement les ressources, anticiper les problèmes et évaluer les résultats. Commission Actions La commission Action, une des cinq commissions permanentes recommandées dans la publication Gouvernance d un club dynamique Le plan de leadership du club [245-FR], supervise toutes les actions d intérêt public du club de leur lancement à leur conclusion et est chargée de motiver les membres du club et de trouver de nouvelles possibilités d action. Ses travaux peuvent être étroitement liés aux activités du club dans le cadre du plan stratégique, du développement de l effectif et de la fidélisation, des collectes de fonds et des relations publiques. Pour en savoir plus consulter La commission Actions du club [226D-FR]. Fixer des objectifs Des objectifs spécifiques sont importants pour planifier l action, en définir l envergure et en mesurer le succès. Définition d un objectif efficace Fédérateur doit correspondre aux aspirations de l ensemble des participants Ambitieux doit chercher à dépasser ce que le club a pu accomplir dans le passé. Réaliste se base sur une évaluation réaliste des ressources et du temps disponibles. Quantifiable doit pouvoir être mesuré à partir d éléments tangibles. Défini dans le temps doit comporter des échéances et une date de fin. Exemples Après une réunion avec les parties prenantes locales (commerces, œuvres de bienfaisance, centre communal d action social et familles à faible revenus), notre club a décidé de monter une action visant à créer une banque alimentaire. Dans le passé, notre club a organisé des collectes de nourriture ponctuelles à l occasion des fêtes de fin d année. La création de cette banque alimentaire donne un caractère permanent à notre effort. Nous avons obtenu le soutien des sponsors (les commerces locaux qui fourniront la nourriture et assureront l entreposage) et des bénéficiaires (œuvres de bienfaisance et centre social qui distribueront la nourriture). Nos membres, le club Interact que nous parrainons, un club Rotaract et une Unité de développement communautaire fourniront les heures de bénévolat. Une fois opérationnelle la banque alimentaire fournira chaque semaine 5 kg de denrées non périssables à 100 familles. La banque doit être entièrement opérationnelle en 12 mois avant d en transférer l administration à une œuvre de bienfaisance locale. Le club continuera d assurer la promotion, la collecte de fonds et les heures de bénévolat. Comment monter une action 7

12 Élaborer un plan d action Une fois les objectifs fixés, vous devez élaborer un plan d action simple décrivant les tâches à effectuer pour les atteindre. Ce plan doit inclure : Tâches spécifiques Responsabilités individuelles Ressources Budget Calendrier et échéances Résultats anticipés Il est toujours utile de confier à un Rotarien ou à une sous-commission le soin de suivre la progression du plan d action, d encourager et de rappeler les échéances, etc. Élaborer un budget Il s agit d établir un budget détaillé et réaliste basé sur votre plan d action en tenant compte des dépenses et revenus. Dépenses Coûts de production et d envoi de brochures de promotion Frais de déplacement Collations et boissons Matériel et fournitures Revenus Dons de biens et de services Collectes de fonds Subventions Transparence et responsabilité Un bon budget permet au club d assurer la bonne gestion des ressources, d obtenir le soutien de la collectivité, de garantir l utilisation à bon escient des ressources disponibles, d évaluer les résultats et d être en mesure de mieux planifier les futures actions. Les donateurs, les organismes octroyant des subventions et les fondations demandent en principe à consulter des états financiers avant de s engager. Garder des justificatifs pour toutes les dépenses et fournir des récépissés aux donateurs de fonds ou de biens en nature Comparer les reçus avec les registres comptables Faire réaliser des audits financiers de l action par un cabinet d expert-comptable Communiquer régulièrement à toutes les parties prenantes, tant au sein du club qu à l extérieur, un état financier des recettes et des dépenses liées à l action. Responsabilité civile et protection Que se passerait-il en cas d accident lors d une action ou collectes de fonds? Existe-t-il un plan d urgence au niveau du club? Avez-vous une couverture Responsabilité civile? Il est important de couvrir toute éventualité et de protéger les participants et le club. Considérer les mesures suivantes : Consulter les services de police, de secours et élaborer un plan d action en cas d accident, de blessures des volontaires ou de dommage à la propriété Prévoir un téléphone portable et une trousse de premier secours sur le site de l action Obtenir de chaque participant les numéros à contacter en cas d urgence Obtenir des conseils juridiques afin de déterminer le besoin de souscrire une assurance responsabilité civile ou de constituer le club ou l action en association. Pour ce dernier point, les statuts de l association doivent inclure une phrase confirmant son engagement à se conformer au règlement intérieur et aux statuts du Rotary. Les statuts de l association doivent être adressés au Rotary par le biais de votre correspondant CDS. Mettre en place une comptabilité transparente en suivant ces conseils : Se renseigner sur les lois et la réglementation susceptibles d avoir un impact sur votre action S engager par écrit à assurer une bonne gestion et à faire preuve de responsabilité financière Ouvrir un compte en banque réservé aux fonds de l action 8 Comment monter une action

13 TRAVAILLER AVEC DES PARTENAIRES Mettre en place des partenariats, internes ou externes au Rotary, peut apporter une valeur ajoutée aux actions de votre club. S appuyer sur les ressources et impliquer les associations ou entreprises locales associent les membres de la collectivité à l action et augmentent ses chances d avoir un réel impact. Plus d informations et des conseils sont disponibles sur collaborate. Consulter aussi Introduction à l Action jeunes générations (735-FR] pour impliquer les jeunes et jeunes adultes. Amicales d action Les amicales d action soutiennent les clubs et les districts pour la mise en œuvre d actions dans leur domaine d expertise. Il s agit de groupes internationaux autonomes composés de Rotariens, de conjoints de Rotariens et de Rotaractiens qui possèdent une expertise et une passion dans un domaine précis. Pour en savoir plus, consulter Unités de développement communautaire (UDC) Une Unité de développement communautaire (UDC) est un groupe de bénévoles non-rotariens partageant les valeurs et l engagement du Rotary envers le service. Guidées et soutenues par leurs Rotary clubs parrains, les UDC montent des actions en réponse aux problèmes locaux ou soutiennent les efforts menés par les Rotary clubs. Pour en savoir plus, consulter rcc. Comment monter une action 9

14 Autres Rotary clubs Établir des liens avec d autres clubs : Échanges amicaux du Rotary : programme permettant à des Rotariens de pays différents de séjourner les uns chez les autres Faire des jumelages avec des clubs étrangers Participer à une foire aux actions afin de trouver un partenaire pour une action internationale Rotary Service Votre club a-t-il besoin d aide afin d identifier un club, un district ou une autre entité rotarienne pour monter une action en commun? Contacter Rotary Service à rotary. service@rotary.org pour en savoir plus sur les dernières ressources à votre disposition. Pour en savoir plus, consulter makeconnections. Organisations extérieures Si vous considérez établir un partenariat pour monter une action avec une organisation extérieure, renseignezvous sur son intégrité et sa compatibilité avec les objectifs de votre action. Pour mémoire Quelle est la mission de l organisation? Sa mission est-elle en accord avec les valeurs du club? Quels sont les antécédents et la réputation de l organisation dans la collectivité? Pouvez-vous obtenir les états financiers de l organisation? L organisation désire-t-elle véritablement s associer avec vous et est-elle prête à participer aux efforts de relations publiques? Quelles opportunités de travail sur le terrain les membres de votre club peuvent-ils avoir en travaillant avec cette organisation? 10 Comment monter une action

15 FINANCER UNE ACTION Toute collecte de fonds doit reposer sur un plan d action précis expliquant les objectifs de l action et la manière dont le club entend utiliser les fonds. Il se peut qu un club soit en mesure de financer son projet entièrement par le bais de collectes de fonds, mais souvent il devra faire appel à des sources de financement externes telles que des particuliers, entreprises, fondations (y compris la Fondation Rotary, ONG, agences gouvernementales ou autres Rotary clubs). Formuler une stratégie de collecte de fonds Tout repose sur une bonne planification et mise en place. La commission Actions doit coordonner les activités de collectes de fond avec le trésorier et le responsable Fondation du club. Choisissez le type de collecte de fonds le plus adapté à votre collectivité et formulez un message clair et précis à l attention des donateurs. Exemple de procédure à suivre : 1. Déterminer les besoins 2. Établir un budget 3. Identifier les ressources disponibles requises pour atteindre l objectif de collecte de fonds 4. Déterminer la logistique de la collecte de fonds 5. Organiser les bénévoles 6. Médiatiser la manifestation 7. Mettre en place la collecte 8. Gérer les fonds 9. Reconnaître les bénévoles et donateurs 10. Diffuser les résultats de la collecte de fonds auprès des médias 11. Évaluer la collecte de fonds avec la commission qui en a la charge, le président et les autres dirigeants de club 12. Assurer la continuité en transférant les dossiers aux dirigeants entrants du club. Donateurs Maintenir un système de suivi des dons vous permettra d éviter de solliciter trop fréquemment les mêmes personnes et de déterminer à l avance quel montant il est possible de demander à chacun. Formuler une demande claire et détaillée insistant sur l impact de leur contribution plus que sur le besoin financier de l action. Maintenir une étroite relation avec les donateurs potentiels peut s avérer important pour obtenir des dons plus importants lors de futures actions. Il est de l intérêt de votre club de faire preuve de transparence dans la gestion des fonds et de fournir aux donateurs des rapports réguliers sur leur utilisation ainsi que sur les avancées de l action. Enfin, les donateurs doivent être invités aux manifestations et aux célébrations liées à l action et remerciés de leur soutien. Particuliers Après avoir identifié les donateurs susceptibles de vous aider, leur présenter les besoins financiers du projet ainsi que la somme précise, ambitieuse mais réaliste, que vous espérez d eux. Ne pas oublier de préciser que certaines entreprises doublent les contributions de leurs employés. Entreprises Identifier au préalable les type de projets soutenus par l entreprise ainsi que la personne à contacter. Adapter votre message selon l entreprise sollicitée. Mettre l accent sur les bénéfices pouvant résulter de leur soutien, notamment en matière de publicité. Sans aller jusqu à financer votre projet, une entreprise peut apporter son parrainage en faisant don d équipement, de matériel ou de main d œuvre, tout en ayant un impact publicitaire indéniable. Comment monter une action 11

16 Fondations Là aussi, des recherches préalables sont nécessaires pour déterminer leurs domaines d action respectifs. Assigner à chaque organisation un Rotarien chargé d établir et de maintenir des contacts. Remplir le formulaire de demande de financement avec soin et en fournissant tous les renseignements demandés. Financement de la Fondation Rotary La Fondation Rotary offre différents types de subventions pour aider les clubs et les districts à financer leurs actions. Pour les découvrir, consulter votre responsable Fondation et la publication Récapitulatif des programmes de la Fondation [219-FR]. En cas de réponse positive, envoyer une lettre de remerciements et s informer des exigences en matière d envoi de rapports. En cas de réponse négative, s enquérir des motifs de la décision et déterminer si la fondation envisagerait de financer d autres projets à l avenir. Organisations non gouvernementales En général, la même approche s impose. La seule différence est que certaines ONG n accordent pas de subventions mais, peuvent fournir une aide technique, de formation ou de dons de matériel pour assurer le développement local. Leur expertise peut souvent s avérer précieuse. Agences gouvernementales À l échelle locale, régionale et nationale, les» gouvernements offrent de nombreux financements. Beaucoup de pays disposent d agences dédiées au développement international telles qu USAID aux États-Unis, l agence canadienne de développement international, etc. La plupart d entre-elles demandent de soumettre une demande de financement détaillée. 12 Comment monter une action

17 GÉRER UNE ACTION Bien que la mise en œuvre puisse varier considérablement d une action à l autre, ces meilleures pratiques vous aideront à donner à votre action un impact plus important. Dons en nature Les dons en nature peuvent avoir un impact important sur votre action. Il est cependant important de vous rappeler que l action doit être montée pour répondre à des besoins et non en fonction du matériel à votre disposition. Il est important que les clubs donateurs et bénéficiaires travaillent en étroite collaboration. L achat d articles sur place peut s avérer être une option moins coûteuse et bénéfique pour l économie locale. Assurezvous également de bien comprendre les coûts de transport et les procédures douanières avant l acheminement des marchandises. Bénévoles non rotariens Inviter des bénévoles aura pour effet de renforcer l exécution de votre action. Il sera cependant nécessaire de maintenir leur motivation tout au long de l action. Une expérience positive amènera les bénévoles à vouloir s impliquer de nouveau et pourra favoriser le recrutement de nouveaux membres. Comment monter une action 13

18 Recommandations Répartir les responsabilités en fonction des compétences, de l intérêt et de l expérience Offrir une vision claire de l impact de l action Mettre en valeur le rôle de chacun Déléguer les responsabilités Favoriser l esprit d équipe Il est recommandé de nommer un responsable chargé de la coordination des bénévoles et agissant comme personne contact. Conseils Se préparer à l avance. Faire une liste d activités et inclure les bénévoles à toutes les activités de l action. Informer les bénévoles. Expliquer le rôle de chacun, être à l écoute des attentes et des besoins. Prévoir une solution de repli en cas d imprévu. Avoir les coordonnées des bénévoles pour les appeler en cas de besoin et leur donner la liste de personnes à contacter en cas d urgence. Recueillir leur feedback. Cela peut se faire en discutant avec les participants ou en leur demandant de remplir une évaluation. Remercier les bénévoles. Un bénévole qui se sent apprécié pour sa contribution est plus susceptible de vous aider à nouveau. Suivi. Tenir les participants informés des avancées de l action et de nouvelles opportunités de s impliquer. Relations publiques Le soutien local est important au succès de votre action. Une campagne de relations publiques vous permet d obtenir ce soutien, de promouvoir votre action et d accroître la visibilité du Rotary auprès du grand public. Pour en savoir plus consulter Des relations publiques efficaces - Suggestions aux clubs [257-FR]) et org/fr pour : Des conseils de rédaction de communiqués de presse Des conseils pour travailler avec les médias Télécharger des publicités et du matériel multimédia Se connecter aux pages du Rotary International sur les réseaux sociaux. Usage des marques du Rotary Utiliser les marques du Rotary (nom, logo, etc.) est un excellent moyen de promouvoir la mission du Rotary. S assurer d identifier clairement le club ou district qui planifie et met en œuvre l action. Avant de concevoir votre matériel promotionnel, consulter les directives du Rotary en matière d usage des marques dans Identité visuelle du R.I. [547-FR]. Pour toute question, contacter votre correspondant CDS. Communication La communication est essentielle pendant toute la durée de l action pour tenir informés les membres du club et les parties prenantes : Tenir le club informé des opérations Fêter les étapes marquantes Accueillir des visiteurs des organismes partenaires Organiser des manifestations sur les lieux de l action Remercier les bénévoles non rotariens ayant participé à l action 14 Comment monter une action

19 MESURER LES RÉSULTATS L évaluation jour un rôle important pour s assurer de l efficacité à long terme de l action et y mettre un terme. Il s agit d évaluer ce qui a fonctionné ou non et de déterminer si l action a atteint ses objectifs. Si vous avez fixé des objectifs quantifiables, l évaluation des résultats devrait être rapide et facile. Choisir une méthode d évaluation Facteurs à considérer : Le but de l évaluation La cible (Rotariens, sponsors, médias) Les informations requises Les sources d information Les ressources disponibles pour recueillir l information et le meilleur moyen d y parvenir La date à laquelle vous avez besoin de l évaluation La méthode de diffusion des résultats. Plusieurs méthodes d évaluation s offrent à vous : Analyse de données Comparaison de données avant et après l action. Par exemple, en matière d alphabétisation, tester les étudiants avant et à l issue de l action. Comment monter une action 15

20 Enquête Idéale quand les résultats sont difficilement quantifiables, notamment en matière d action de sensibilisation à un problème. Études de cas Au travers d entretiens, étudier les effets à long terme du projet sur un échantillon représentatif. Par exemple, la création d une UDC peut avoir un impact profond sur un petit groupe de personnes. En discutant avec cellesci, vous pouvez évaluer les changements qu a apportés la création de l UDC comme les nouvelles connaissances et compétences acquises. Souvent, il s agit de combiner plusieurs méthodes. Par exemple, on pourra déterminer l impact d un prêt renouvelable en observant qu il a permis de réduire de 20 % le nombre de personnes vivant avec moins de 500 dollars par mois, d augmenter le nombre de celles qui ont un compte épargne et à deux femmes de subvenir aux besoins de leur famille. Rapport d évaluation Le choix du style repose sur l utilisation qui va en être faite (présentation aux donateurs, amélioration de futures actions, publicité de l action). Le rapport doit : Être concis et vivant Mettre en exergue les points clés de l action Inclure des citations, des graphiques et des photographies Faire des recommandations, des suggestions pour de futures actions. Faire connaître votre action au Rotary Le Rotary est toujours à la recherche d actions de club ou de district réussies pouvant inspirer et former d autres clubs. Contacter les services Rotary Service, rotary. service@rotary.com pour publication éventuelle sur le site Web du Rotary ou dans d autres publications. 16 Comment monter une action