La gestion du fond de caisse Journal de caisse

Transcription

1 Journal de caisse Pouvoir accéder à la liste de tous les mouvements comptables, (triée par ordre chronologique, chaque ligne sera identifiée par sa date, son heure, l opérateur...). Présentation de la fenêtre. 1. Allez dans le menu Listes (ALT + L) puis sur Journal de caisse. Encaissement en chèque (italique=remis en banque) Les Filtres sous formes d icônes Etat comptable (italique= imprimé) Etat de la ligne : C Clôturé / I Imprimé / R - Remis Enchaînement de règlements (lignes liées) Impression des états comptable Remises en banque Modification Gestion du fond de caisse Filtres sous forme de menu Les filtres : Situés en haut du journal de caisse, ils peuvent être utilisés simultanément. Filtre les lignes par type d opérations (vente, remise, ) Filtre selon la période de votre choix Filtre par type de règlement (espèce, chèque, ) Filtre par devise Filtre les lignes pour un nom de client donné Recherche les lignes présentant du montant recherché Une fois activé, un cadre bleu entoure l icône du filtre : Pour le désactiver un filtre, recliquez dessus 1 / 6

2 Mise en place du fond de caisse Intégrer le fond caisse initial afin de pouvoir démarrer la gestion du fond de caisse. Pré requis : Il faut s'assurer de l'activation du fond de caisse. Allez dans le menu dossier, préférences, options, puis onglet 4.Général 1 et cochez la case. Paramétrage du fond de caisse. 1. Cliquez sur le menu Listes (ALT + L) puis sur Journal de caisse. 2. Dans le journal de caisse, cliquez sur. Fond de caisse en début de journée Cumul des ventes de la journée Entrées et Sortie Particulières de la journée Remise en banque de la journée Cumul de la journée (jusqu à 23h59) 3. Dans la fenêtre «consultation de caisse», cliquez sur. 5. Cliquez sur, le fond de caisse est prêt à être utilisé! 4 - inscrivez le montant de la caisse au du début de la journée (fonds de roulement). ATTENTION : Une fois mis en place, vous ne devez plus retoucher au fond de caisse! 2 / 6

3 Remises en banque Editer et mettre à jour le fond de caisse par des remises en banque Pré requis : Pour éditer un bordereau de remise d espèce contenant vos références bancaires, il faut que ces informations soient renseignées préalablement. Dans le menu dossier, préférences, dossier, puis complétez la partie «domiciliation bancaire» avec les cases correspondantes avec votre RIB. Les remises d espèces. 1. Cliquez sur le menu Listes (ALT + L) puis sur Journal de caisse. 2. Cliquez sur (ALT + R) et sélectionnez Espèces. 3. Indiquez le nombre de billets ou de pièces dans la fenêtre puis cliquez sur (ALT+I) pour imprimer la remise en espèce. 4. A la question «voulez-vous mettre à jour le fond de caisse?», répondez (ALT + O). Dans le journal de caisse, une ligne supplémentaire est apparue, indiquant qu'il s'agit d'une remise en banque en espèce avec le montant correspondant: (En cas d erreur, vous pouvez supprimer la ligne et recommencer votre remise.) 3 / 6

4 Remises en banque Remise de chèques 1. Cliquez sur (ALT + R) et sélectionnez Chèques. Une boite de dialogue s ouvre : 2 - Contrôlez la date d échéance 3 - Cochez «Tous sauf ceux déjà remis» 4. Cliquez sur pour modifier (Ajout, suppression, etc.) la liste des chèques : Onglet ouvrant la liste des chèques non échus Liste des chèques échus à la date d échéance 5. Cliquez sur (Alt + I), et confirmez la remise en banque en répondant (ALT + O). 6. Comme pour les remises d espèces, une ligne supplémentaire apparait : (En cas d erreur, vous pouvez supprimer la ligne et recommencer votre remise.) Pour en savoir plus: Allez dans le menu? / Table des matières puis sélectionnez Caisse / Remise en Banque 4 / 6

5 Fond de caisse Corrections du fond de caisse Réguler le fond de caisse par le biais d entrées ou de sorties particulières, afin de corriger les erreurs d encaissements. Pré requis : Pour appliquer au fond de caisse des «régules» positives ou négatives, il faut d abord les créer en tant qu entrées et sorties particulières. Paramétrage des outils de corrections. 1. Allez dans le menu Dossier, Préférences, puis Entrées Sorties particulières : 2 - Cliquez sur Ajouter 3. Saisissez un code, puis le libellé «régule positive», affecté du type de mouvement «Entrée». 4. Refaites la même chose pour une «régule négative» de type «sortie» 5. Terminez en cliquant sur (Alt + F). 5 / 6

6 Fond de caisse Corrections du fond de caisse Utilisation des outils. 1. Pour effectuer une Entrée ou une Sortie particulière, utilisez la combinaison de touche CTRL+E. 2. Saisissez le code Opérateur ainsi que le mot de passe (si besoin). 3. Choisissez s il s agit d une régule positive ou négative. 4. Complétez son montant. Astuce : Toutes les régularisations faites au long de l année peuvent être éditées au moment du bilan grâce au filtre «type». Pour en savoir plus: Allez dans le menu? / Table des matières puis sélectionnez Caisse / Consultation Caisse / Entrées sorties particulières. 6 / 6