Manuel Cartes ristournes

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1 Manuel Cartes ristournes 26 octobre 2006 OmegaSoft Wallonie Rue Camille Hubert Les Isnes Tel. 081/ Fax 081/ Page 1/17

2 1. TABLE DES MATIÈRES 1. Table des matières 2 2. Cartes ristournes Principes de fonctionnement Paramètres Emission d une carte Enregistrement de la carte dans le système Calcul de la ristourne Informations sur le compte et les cartes Libération du montant de la ristourne Rembousement de la ristourne Informations sur une vente Carte perdue Le patient avait oublié sa carte Listes des ristournes /10/2006 Page 2/17

3 2. CARTES RISTOURNES 2.1. Principes de fonctionnement Chaque patient reçoit une carte numérotée, ce numéro est mentionné sur la carte sous forme de code barre. Lors de la visite du patient, il suffit de scanner cette carte à n importe quel moment de la vente, et le montant de la ristourne différée sera cumulé et ajouté au compte de cette carte. Plusieurs cartes peuvent être associées au même compte de ristourne, les différents membres d une famille pourraient donc avoir chacun leur carte. On conservera deux types de ristourne : Directe et Différée. Il existe plusieurs façons de déterminer à partir de quand on va rembourser la ristourne : montant, période et nombre de visite. Si le client n a pas sa carte, la ristourne n est pas calculée. S il veut en bénéficier il devra présenter sa carte et vous devrez la lire en modification d ordonnance. Quand le client a droit au remboursement d une somme, un ticket de libération est imprimé et ce montant pourra être déduit au fur et à mesure des achats suivants. Les informations concernant le compte de la carte ristourne seront imprimées sur le ticket de caisse. - Le nombre de point (euro cents) avant la vente. - Le nombre de point(euro cents) de la vente en cours. - La ristourne disponible (en Euro). 26/10/2006 Page 3/17

4 2.2. Paramètres Pour pouvoir gérer les cartes ristourne, il faut modifier les paramètres des ristournes. Au menu OFFIGEST, menu paramètres, ristournes. Cochez Ristourne par carte. Attention, une fois cette option choisie, la ristourne sera calculée si et seulement si la carte ristourne est lue. La ristourne directe sur une spécialité est toujours possible. Il faut en premier lieu paramétrer la façon de calculer la ristourne pour cela nous allons créer un type de compte. Faites F1 : Nouveau Type. 26/10/2006 Page 4/17

5 La zone type contient le nom du type de compte. C est l identifiant. Exemple : ESSAIS. La zone pourcentage est le pourcentage par défaut. Celui-ci pourra être modifié par catégorie par après. Exemple : 10. La zone plafond est le montant maximum sur lequel le pourcentage doit être appliqué. Celuici pourra être modifié par catégorie par après. La zone type ristourne est directe ou différée par défaut. Celui-ci pourra être modifié par après. La zone type libération décrit le mode de libération. 1.A partir d un montant. 2.A partir d un nombre de ticket. 3.A partir d une date La zone limite de libération dépend de la zone précédente. 1. Exemple 5 Euro. 2. Exemple 7 tickets. 3. exemple 31/12/2003 Dans ce dernier cas, seul le jour et le mois ont de l importance. L année est recalculée d année en année. La zone pas de limite sur crédit permet de ne pas attribuer de ristourne sur la valeur du montant de payement de ristourne. Exemple : vous vendez une aspirine à 2.60 euro et la carte donne 10% de ristourne. Le patient à droit à un crédit ristourne de 1 euro. Le patient payera donc 1.60 euro et la ristourne sera calculée sur 1.60 euro soit 0.16 euro. Une fois que vous avez validé par F12 : Sauver, le type de compte est sauvé. Vous pouvez affiner le réglage du calcul de ristourne en modifiant la catégorie désirée par l emploi de la touche F6 : modif. Cat. La zone symbole code barre détermine le premier caractère du code barre de la carte ristourne. Si vous n avez pas d exigence particulière, laissez la valeur par défaut. 26/10/2006 Page 5/17

6 La zone longueur code barre détermine le nombre de caractères du code barre. Si vous n avez pas d exigence particulière, laissez la valeur par défaut. La zone numéro de carte, est le numéro de la prochaine carte. La zone Vérif. apb permet de contrôler que la carte lue est bien une carte de la pharmacie. Remarques : Le code barre se compose comme suit symbole code barre +numéro APB+numéro de carte. Vous pouvez créer plusieurs types de compte Emission d une carte. Pour imprimer une carte, appelez un patient par F4 ou F5, placez la barre de sélection sur le patient et pressez F10 :Code barre. La carte est imprimée avec les données suivantes : 1.Le nom de la pharmacie. 2.L adresse de la pharmacie. 3.Le téléphone de la pharmacie. 4.Un code barre unique par carte. 5.Le nom du patient. 6.L entité de facturation éventuelle. 7.Le numéro de la carte. 8.La date d émission Enregistrement de la carte dans le système. Pour enregistrer une carte dans le système, il suffit de la scanner et une fenêtre s ouvre. 26/10/2006 Page 6/17

7 Dans la zone titulaire de la carte, entrez le nom du patient titulaire de la carte, choisissez le type de compte, confirmez le mode de libération. Terminez en validant (F3). Vous venez de créer un compte et d y relier la carte. Lorsqu une carte à été lue, l icône carte ristourne (voir ci-dessous) est affichée entre le CT2 et l icône carte sis. Pour attribuer une autre carte à un compte, lisez une carte, cliquez sur l icône carte ristourne (voir ci-dessus). La fenêtre d information s ouvre. 26/10/2006 Page 7/17

8 Cliquez sur Modifier la carte. Une nouvelle fenêtre s ouvre, cliquez sur F2 Associer une nouvelle carte. Scanner la nouvelle carte. (le numéro de carte est inséré dans la zone Associer) Si la carte existe déjà, un message vous le signalant apparaît. Sélectionner le titulaire de la nouvelle carte.(dans la zone Titulaire carte associer) Valider. Remarque : 26/10/2006 Page 8/17

9 Si vous n avez pas une carte déjà enregistrée, vous devrez aller en REVOIR (alt+ R ), rechercher une vente sur laquelle la carte à été lue.(par exemple une vente au patient titulaire de la carte ristourne manquante) Vous cliquerez sur l icône carte ristourne(voir ci-dessous). La fenêtre d information s ouvre. Cliquez sur Modifier la carte. 26/10/2006 Page 9/17

10 2.5. Calcul de la ristourne. En délivrance, pendant une vente, vous scanner la carte ristourne. L icône carte ristourne apparaît. A la clôture de la délivrance, la ristourne sera calculée. La ristourne est affichée en bas de la fenêtre de clôture manuelle et sur le ticket. Nombre de points de la vente transférés sur le compte. 1point = 1 eurocent. Sur le ticket, les informations suivantes sont ajoutées en fin du ticket à la place du code barre ristourne. -Points à transférer : 0.26 Nombre de points de la vente transférés sur le compte. -Solde de points précédents : 1.23 Nombre de points sur le compte avant la délivrance. -Ristourne disponible : 0 Ristourne encore à déduire lors de la prochaine vente Remarques : Une seule carte ristourne peut-être lue sur une délivrance, si tel n était pas le cas, un message serait affiché. 26/10/2006 Page 10/17

11 2.6. Informations sur le compte et les cartes. Vous pouvez consulter les informations relatives à un compte en délivrance, en cliquant sur l icône carte ristourne. Compte est le numéro de compte. C est l identifiant interne au programme. Nombre de points. C est le nombre de points actuellement sur le compte. Ristourne à créditer. C est la ristourne qu il reste à déduire pour la prochaine vente. Le nombre de visites depuis la dernière libération sont indiquées. Ainsi que l intervalle des dates. Les membres du compte et leur numéro de carte sont renseignés dans les grilles. Le type de compte, le mode libération sont aussi indiqués. 26/10/2006 Page 11/17

12 2.7. Libération du montant de la ristourne. A la clôture de la vente, le système vérifie si la condition de libération est rencontrée. Si c est le cas, la fenêtre de libération est affichée. Le nombre d euro à libérer est affiché en rouge et le système demande si vous désirez libérer le montant. <Enter> ou <F3> libère le montant et une souche signature est imprimée. Cette souche sert de justification comptable. 26/10/2006 Page 12/17

13 2.8. Rembousement de la ristourne. A la clôture de la vente, le système contrôle qu une ristourne à créditer est disponible. Si tel est le cas, la fenêtre d information est affichée. <Enter> ou <F3> valide le remboursement de la ristourne pour la vente en cours. Une ligne remboursement ristourne est ajoutée sur la délivrance pour permettre le remboursement ristourne. 26/10/2006 Page 13/17

14 2.9. Informations sur une vente. En revoir, si vous cliquez sur l icône carte ristourne, la fenêtre d information s affiche et donne les informations suivantes : Compte est le numéro de compte. C est l identifiant interne au programme. Nombre de points. C est le nombre de points actuellement sur le compte. Ristourne à créditer. C est la ristourne qu il reste à déduire pour la prochaine vente. Le nombre de visites depuis la dernière libération sont indiquées. Ainsi que l intervalle des dates. Les membres du compte et leur numéro de carte sont renseignés dans les grilles. Le type de compte, le mode libération sont aussi indiqués. La ristourne calculée sur les produits en 6,12 et 21%. Le remboursement de ristourne sur une vente est renseigné par la zone déduction. 26/10/2006 Page 14/17

15 2.10. Carte perdue. Appelez la fenêtre Information sur le compte (en scannant une autre carte du compte ou en revoir, en cliquant sur l icône carte ristourne d une vente du patient de la carte). Cliquez sur la carte perdue.(pour avoir la ligne en bleu). Cliquez sur Modifier la carte. 26/10/2006 Page 15/17

16 Cliquez sur F4 Supp. L association de cette carte, un message d avertissement sera affiché. Si vous confirmez, la carte sera déliée du compte et deviendra une carte inconnue Le patient avait oublié sa carte. Allez en revoir, sur la vente du patient, F3 : modification et ensuite scannez la carte ristourne du patient. Quitter la vente par escape. La ristourne sera calculée et ajoutée au compte. Une icône carte ristourne est maintenant visible en revoir sur cette vente. Cliquez sur l icône pour avoir les informations sur la ristourne de cette vente. Remarques : Dans le revoir, un ticket peut avoir plusieurs ventes. Exemple : Une première ordonnance = première partie du ticket. Une deuxième ordonnance = deuxième partie du ticket. Un sous total vente comptant = une troisième partie du ticket. Vous devrez scanner la carte ristourne sur chaque partie du ticket pour avoir la ristourne totale du ticket. Si la carte ristourne à été lue au cour de la délivrance, la ristourne à été calculée au moment de la délivrance. Si vous modifiez cette vente en ajoutant ou retirant un produit, la ristourne ne sera pas recalculée. Une fois la ristourne calculée, elle n est plus recalculée. 26/10/2006 Page 16/17

17 2.12. Listes des ristournes. Les listes ristournes sont disponibles dans le module FICHIERS, PATIENTS, allez sur l onglet 4.Ristournes. Trois listes sont disponibles : 1- La liste des ristournes calculées. 2- La liste des ristournes libérées. 3- La liste des ristournes créditées. 26/10/2006 Page 17/17