MANUEL D UTILISATION FINANCEMENT TIERS : EMPLOYEUR / ORGANISME

Transcription

1 MANUEL D UTILISATION FINANCEMENT TIERS : EMPLOYEUR / ORGANISME

2 Présentation de CanditOnLine : fonctionnalités, procédures & modalités de sélection CanditOnLine est une application créée par l Université Paris Descartes dont l objectif est la dématérialisation des candidatures pédagogiques & des inscriptions administratives aux Diplômes Universitaires & Interuniversitaires (DU/DIU) et formations qualifiantes de votre choix. Vous êtes à la recherche d une formation, CanditOnLine vous donne la possibilité de réaliser votre candidature pédagogique ainsi que votre inscription administrative en ligne. Avec CanditOnLine, je peux directement en ligne : Réaliser une candidature à la formation de mon choix M inscrire au DU/DIU/FQ de mon choix dès lors que je suis admis pédagogiquement par le Responsable de l enseignement Déposer ma convention de formation professionnelle tripartite Consulter en temps réel l avancée du traitement de mon dossier Formations disponibles sur CanditOnLine : DU (Diplômes Universitaires) DIU (Diplômes Interuniversitaires) Formations Qualifiantes (séminaires, ateliers, colloques) Procédures & modalités de sélection 1/ Autorisation pédagogique La sélection du candidat se fait sur étude de son dossier déposé en ligne. Le candidat doit déposer son CV, sa lettre de motivation et le dernier diplôme obtenu. L'équipe pédagogique peut demander des informations complémentaires (se référer à la fiche web de la formation). Une fois le dossier déposé en ligne, l'équipe pédagogique étudie la candidature pour rendre son avis. - Elle évalue la correspondance entre le profil du candidat et les prérequis exigés pour suivre la formation (information figurant sur la fiche web de la formation) - Elle analyse le parcours professionnel du candidat et l'adéquation entre la formation choisie et le projet professionnel, assurant ainsi la réussite de celui-ci. 2/ Inscription administrative Une fois l'autorisation pédagogique délivrée, l'équipe administrative de l'université Paris Descartes instruit le dossier en contrôlant la conformité et la cohérence des pièces déposées. 2

3 Étape 1 Création de mon espace personnel sur CanditOnLine 2 possibilités s offrent à moi : 1/ Je crée mon espace personnel depuis le site internet en cliquant sur le bouton «Je m inscris» figurant sur la fiche Web de la formation à laquelle je souhaite postuler Ou 2/ Je me rends directement sur le site de CanditOnLine via le lien suivant : 3

4 Étape 1 Création de mon espace personnel sur CanditOnLine Je clique sur «Créer mon compte» Si j ai déjà un compte je clique sur «Me connecter» 4

5 1/ Je crée mon compte personnel CanditOnLine 1/ Je reporte mon adresse personnelle et la confirme dans le champs «Confirmation » 2/ Je choisis un mot de passe et le confirme en le ressaisissant une deuxième fois dans le champs «confirmation Mot de passe» 3/ Je clique sur «Créer votre compte» 5

6 2/ Je me connecte à CanditOnLine 1/ Je m enregistre depuis une adresse personnelle 2/ Je choisis un mot de passe pour m authentifier Attention : Ce mot de passe sera nécessaire pour toute connexion, veillez à bien le mémoriser 3/ Je clique sur «Créer votre compte» 6

7 3/ J active mon compte CanditOnLine A la suite de la création de mon espace personnel, CanditOnLine m adresse un de notification automatique pour l activation de celui-ci : 3/ Je clique sur «Créer votre compte» 7 1/ Je prends connaissance de mon code d activation 2/ Je clique sur «Activer mon compte»

8 3bis/ J active mon compte personnel CanditOnLine 1/ Je reporte mon adresse personnelle 2/ Je saisi le code d activation présent dans l que CanditOnLine m a adressé 3/ Je clique sur «Confirmation création compte CanditOnLine» 8

9 4/ J accède à mon compte personnel CanditOnLine 1/ Je reporte mon adresse personnelle 2/ Je saisi mon mot de passe 3/ Je clique sur «Se Connecter» 9

10 Étape 2 Je procède à l enregistrement de mon profil 1/ Ma situation personnelle 1/ Je renseigne tous les champs relatifs à : Mon état civil Mes coordonnées personnelles 2/ Je clique sur «Etape suivante» 10

11 2/ Ma situation socio professionnelle 1/ Je renseigne tous les champs relatifs à : Mon profil Mon adresse professionnelle Les informations relatives au DPC si je suis concerné(e) 2/ Je clique sur «Sauvegarder» 11

12 Étape 3 Je procède à ma candidature à l université Paris Descartes sur CanditOnLine (DU/DIU) 1/ Je clique sur «Nouvelle candidature» NB : Je clique sur «Nouvelle candidature» même s il s agit de ma première candidature 2/ Je sélectionne le domaine de la formation auquel je souhaite postuler (cf. Détail des menus déroulants pages 12) 3/ Je sélectionne le type de diplôme auquel je souhaite postuler (cf. Détail des menus déroulants pages 12) 4/ Je sélectionne l'intitulé exact de la formation à laquelle je souhaite postuler (cf. Détail des menus déroulants pages 12) 5/ Je sélectionne le type de financement que je souhaite déclarer (cf. Détail des menus déroulants pages 12) 6/ Je valide ma candidature immédiatement Je choisis de valider ma candidature ultérieurement 12

13 Détail des menus déroulant 1/ Je sélectionne le domaine de la formation auquel je souhaite postuler 2/ Je sélectionne le type de diplôme auquel je souhaite postuler 3/ Je sélectionne l'intitulé exact de la formation à laquelle je souhaite postuler NB : Je retrouve la référence et l intitulé exact sur la fiche web de la formation à laquelle je postule sur le site NB : Si vous ne trouvez pas votre formation, vérifiez que vous avez bien sélectionné le domaine de formation correspondant. 4/ Je sélectionne le type de financement EMPLOYEUR ou OPCA car mes frais de formation et de dossier sont pris en charge intégralement ou partiellement par un de ces financeurs 13 Si deux financeurs interviennent pour prendre en charge ma formation : je sélectionne le financement mixte

14 Le statut de mon dossier Les étapes de traitement : Comment les interpréter sur mon espace personnel CanditOnLine? documents décision pédagogique décision administrative document En attente d instruction administrative Admis Inscrit A ce niveau de ma candidature, je suis en ATTENTE DE DOCUMENTS au format PDF : Je dois déposer les pièces suivantes afin de permettre au Responsable de l enseignement de valider ou de refuser ma candidature : CV Lettre de motivation Pièce d identité Diplômes requis pour postuler à la formation NB : pour toute demande d ordre pédagogique, nous vous remercions de bien vouloir contacter la coordination pédagogique dont les coordonnées sont accessibles via l ongle «contact» sur la fiche web de votre formation 14

15 Étape 4 Je dépose mes documents obligatoires pour la validation de ma candidature 1/ Je dépose en ligne les documents obligatoires au format PDF pour ma candidature en cliquant sur la flèche bleue. CV Diplôme Lettre de motivation Pièce d identité 2/ Je clique sur «Ajouter un document» 15

16 Les 4 étapes pour ajouter mes documents obligatoires 1/ Je sélectionne le type de document 2/ Je décris le document que je dépose si je le souhaite 3/ Je sélectionne le document que je souhaite déposer au format PDF 4/ Je clique sur «Envoyer le fichier» Je peux ajouter un document si nécessaire Je peux visualiser mon / mes document(s) Je peux supprimer mon / mes document(s) 16

17 Confirmation de la réception de mon dossier de candidature Une fois mes pièces déposées au format PDF, CanditOnLine accuse réception de ma candidature en m adressant un de notification automatique qui me confirme que je suis en attente de validation pédagogique 17

18 Le statut de mon dossier les étapes de traitement : Comment les interpréter sur mon espace personnel CanditOnLine? documents décision pédagogique décision administrative document En cours d instruction administrative Admis Inscrit Je suis en ATTENTE DE DECISION PEDAGOGIQUE : Le Responsable de l enseignement va étudier ma candidature : Il va autoriser ou refuser ma candidature sur la base des informations fournies et des capacités d accès à la formation (exemple : Numerus Clausus) Je recevrai un de notification automatique dès lors qu il aura rendu sa décision qu elle soit favorable ou défavorable NB : pour toute demande d ordre pédagogique, nous vous remercions de bien vouloir contacter la coordination pédagogique dont les coordonnées sont accessibles via l ongle «contact» sur la fiche web de votre formation 18

19 Étape 5 La validation pédagogique CanditOnLine m informe de la recevabilité ou du refus de ma candidature par un de notification automatique dès lors que le Responsable de l enseignement a rendu sa décision en ligne A C C O R D Attention La validation pédagogique ne vaut pas inscription administrative, votre dossier va être examiné par les équipes de conseillers en formation continue de l Université Paris Descartes afin de finaliser votre inscription R E F U S 19

20 Statut de mon dossier : Les étapes de traitement : Comment les interpréter sur mon espace personnel CanditOnLine? documents décision pédagogique décision administrative document En cours d instruction administrative Admis Inscrit Je suis en ATTENTE DE DECISION ADMINISTRATIVE : Le Responsable de l enseignement a validé ma candidature d un point de vue pédagogique : Un conseiller de formation continue va procéder à l instruction administrative de mon dossier : 1. Vérification de la complétudes et de la conformité des informations & des pièces que j ai déposé NB : les pièces nécessaires à l instruction administrative peuvent être différentes que celles requises pour la validation pédagogique : Exemple : le certificat de scolarité 2. Lancement de la demande de signature de la convention par mon financeur (EMPLOYEUR / ORGANISME) & par moi-même NB : Certains organismes financeurs (OPCA) disposent de leur propre convention de formation, aussi vous devez la déposer sur votre espace personnel CanditOnLine ainsi que la convention générée automatiquement : Vous devez la signer et redéposer également sur CanditOnLine 20

21 Étape 6 Instruction administrative de mon dossier d inscription Je suis en financement EMPLOYEUR ou ORGANISME => mes frais de formation & de dossier sont pris en charge par mon EMPLOYEUR ou un ORGANISME CanditOnline m adresse un m informant de la validation administrative de mon dossier d inscription J ai accès à ma convention de formation professionnelle tripartite 21

22 Statut de mon dossier => les étapes de traitement : comment les interpréter sur mon espace personnel CanditOnLine? documents décision pédagogique décision administrative document En cours d instruction administrative Admis Inscrit Mon dossier est en ATTENTE DE DOCUMENT, je dois : 1/ Télécharger ma convention de formation tripartite depuis mon de notification envoyé par CanditOnLine 2/ Imprimer ma convention de formation tripartite 3/ Signer ma convention de formation tripartite 4/ Faire renseigner & signer ma convention de formation tripartite par mon financeur (EMPLOYEUR / OPCA) 5 / Déposer ma convention de formation professionnelle sur mon espace personnel CanditOnline 22

23 1/ Je prends connaissance de ma convention de formation professionnelle tripartite 2/ Je demande à mon financeur (Employeur/OPCA) de remplir les champs requis : Nom de l entreprise Numéro de SIRET Adresse Personne représentant l entreprise prenant en charge les frais de formation Montant & Répartition des frais pris en charge (frais de formation / de dossier) Contact pour la facturation 23

24 x 1/ Je date la convention 2/ Je demande à mon financeur (Employeur/OPCA) de signer & tamponner la convention précédée de la mention manuscrite «Lu et approuvé» 3/ Je signe la convention précédée de la mention manuscrite «Lu et approuvé» x 24

25 Je me reconnecte à mon espace personnel CanditOnLine Je suis en EN ATTENTE DE DOCUMENT je dois déposer ma convention de formation professionnelle signée Je clique dans l onglet «Dépôt des documents» Je dépose ma convention de formation tripartie dûment remplie & signée» 25

26 Statut de mon dossier : Les étapes de traitement : comment les interpréter sur mon espace personnel CanditOnLine? documents décision pédagogique décision administrative document En cours d instruction administrative Admis Inscrit Mon statut passe «EN COURS D INSTRUCTION ADMINSTRATIVE» : Le conseiller de formation continue va procéder à la validation de la convention que j ai déposé : Renseignements de tous les champs requis Signature du financeur Signature du stagiaire Vérification des montants pris en charge 26

27 Le statut de mon dossier Les étapes de traitement : comment les interpréter sur mon espace personnel CanditOnLine? 1/ Mon statut passe «EN COURS D INSTRUCTION ADMINISRATIVE» : Le conseiller de formation continue va procéder à la validation de la convention que j ai déposé : Renseignements de tous les champs requis Signature du financeur Signature du stagiaire Vérification des montants pris en charge 2/ Je passe au statut «ADMIS» : la convention que j ai déposé a été validée par le conseiller de formation continue documents décision pédagogique décision administrative document Attente d instruction administrative Admis Inscrit 3/ Le conseiller de formation continue procède à l enregistrement de mon dossier sur le référentiel des stagiaires de formation continue «APOGÉE» afin que j accède à tous les documents et services inhérents à ma formation via mon Environnement Numérique de Travail (ENT) - Certificat de scolarité - Cours en ligne - Dossier administratif Je passe au statut «INSCRIT» : je suis stagiaire de formation continue à l Université Paris Descartes 27

28 Cas particulier : la prise en charge partielle de mes frais de formation et/ou frais de dossier Si ma formation est prise en charge partiellement par mon financeur (employeur / organisme financeur), cela signifie que je dois régler moi-même le solde non pris en charge. Cette information est clairement mentionnée dans la rubrique «Dispositions financières» de la convention tripartite que je signe et fais signer à mon financeur. Le conseiller de formation professionnelle continue va valider la convention que j aurai redéposé sur mon espace personnel CanditOnLine et m adresser la demande de règlement relative au solde restant à ma charge. L admission à la formation ne sera effective qu à la réception du règlement dudit solde. 1/ Je dépose la convention tripartite renseignée & signée sur mon espace personnel CanditOnLine 2/ Un conseiller de formation valide la conformité de la convention tripartite en vérifiant le montant pris en charge par le financeur 3/ Le conseiller de formation lance la demande de règlement du solde par de notification automatique 4/ Je règle le solde restant à ma charge depuis mon espace personnel CanditOnLine 5/ Je suis définitivement admis à la formation à laquelle je me suis inscrit 28

29 Mes interlocuteurs pour toute demande Le Service Commun de Formation Continue (SCFC) est à ma disposition pour toute question relative à mes démarches administratives ou techniques sur CanditOnLine Contactez nous! 29