CR de réunion pour le 4 ème Open de go

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1 CR de réunion pour le 4 ème Open de go Date : jeudi 30 août 2007, démarrage à 20h30 Lieu : chez Raffaella Participants : Raffaella, Hans-Christian, Christophe, Laurent, Guillaume et Sébastien Prochaine date de réunion : MERCREDI 12 SEPTEMBRE à 20h chez Sébastien Dates et lieu Date : 27 et 28 octobre (date envoyée à la FFG) Merci à Christophe LEROY qui a obtenu pour nous les deux salles de la Maîtrise de l Opéra. Sponsors et subventions Christophe a relancé le bureau des sports de la Mairie de Lyon (Mme LOCQUET, secrétaire de Thierry Braillard [ ], puis Mme Karine ALOTTO, responsable des aspects événementiels pour le bureau des sports [ ]). NB : Sandrine FRIH est en congés maternité. Il n est pas sûr que notre dossier ait bien été lu par Thierry BRAILLARD ou quelqu un de son équipe. De plus, les deux interlocutrices ont insisté sur le fait qu une demande aussi tardive (dossier envoyé le 24 juillet) avait peu de chances d aboutir. Elles m ont évoqué une piste de financement de dernière minute par la Mairie du 5 ème arrondissement. Action 1 : Philippe et Marie-Claire activent leurs contacts à la Mairie de Lyon pour voir ce que l on peut faire : bureau des sports ou mairie du 5 ème, que vaut-il mieux relancer? Laurent a contacté les boutiques de mangas lyonnaises qui se sont montrées peu intéressées. Christophe a contacté QUAKER et CASTERMAN : en attente du retour. Action 2 : Christophe relance ces deux sponsors la 1 ère semaine de septembre. Sébastien a contacté les magazines de mangas. Action 3 : Sébastien contacte les gens qu il a eus au téléphone ainsi que sa société. Action 4 : Raffaella contacte Biomérieux. Compte-tenu du court délai avant le tournoi, ce n est plus la peine de mettre de l énergie dans la recherche de nouveaux sponsors, sauf contact avec résultats quasi-assurés. Il est préférable de reporter l énergie sur les contacts média.

2 Dotations A la date d aujourd hui, le budget est beaucoup plus serré que l an dernier. Au regard de la dotation du tournoi de Paris et des autres grands tournois européens, la structure de dotation suivante est proposée : Un 1 er groupe de joueurs (les 16 plus forts, imperméable ou pas, à voir) qui se partagent les prix suivants : 1er 800 2ème 600 3ème 400 4ème 300 5ème 200 Total 2300 Une 2 ème catégorie (jusqu à 3 kyu) : 5 victoires = 150 euros 4 victoires = 50 euros Une 3 ème catégorie (4 kyu-10 kyu) 5 victoires = 90 euros 4 victoires= 40 euros Au-delà de 10 kyu : prix en matériel et livres de go. En faisant une projection sur la base du tournoi 2006, on arrive à : Dotation totale = * * *10 = 3460 En augmentant légèrement les inscriptions (25 euros et 12 euros), on a le budget suivant : (plus il y a de? derrière un montant, moins celui-ci est sûr) Budget prévisionnel 2007 Rentrées Dépenses Inscriptions (base 2006) 3100 Location salle 60 Chiffre d'affaires buvette 1000 Fournitures buvette 500 Académie des Jeux 500? Dotations 3460 Casterman (lots en nature) 200?? Aléas 10% 500 Quaker 300??? Acheminement gobans 200 Subvention Ville de Lyon 1500??? Location frigo horizontal 90 Total (à peu près sûr) 4100 Total 4810

3 On retient cette structure de prix pour l annonce internet et pour une 1 ère version de la plaquette en mettant en avant que, si les subventions en attente sont accordées, les prix pourront être revus à la hausse. Action 5 : Sébastien met à jour la plaquette avec les dernières infos et la fait relire à Christophe pour validation. Organisation des salles Bilan des places disponibles : (ADJ = Académie des Jeux) Avec des hypothèses pessimistes pour les subventions et les sponsors et en incluant 500 euros d aléas, le déficit est de 710 euros. On peut espérer que les 500 euros de l Académie des Jeux seront accordés, d où un budget quasiéquilibré. Nom de la salle Capacité utilisation Rez-dechaussée bureau 0 tirage, staff 1ère salle à côté du bureau 20 Jeu ou initiation ou ADJ 2ème salle à côté du bureau 8 jeu ou initiation ou bar bibliothèque 30 jeu Salle info 0 bar ou ADJ Entre-sol Salle de tournoi 96 jeu 1 er étage Grande salle de la maîtrise 60 jeu Petite salle de la maîtrise 20 jeu ou initiation La disposition optimale serait : bureau 0 tirage, staff 1ère salle à côté du bureau 0 Initiations et ADJ 2ème salle à côté du bureau 0 Joueurs d échecs bibliothèque 16 Top Groupe Salle info 0 Bar Salle de tournoi 96 jeu Grande salle de la maîtrise 60 jeu Petite salle de la maîtrise 20 jeu D où une capacité totale de 192 joueurs avec du confort pour le top groupe, un bon emplacement pour l ADJ et les initiations. Action 6 : Christophe négocie avec Christophe LEROY l obtention de la bibliothèque, à la limite en proposant de laisser la petite salle de la maîtrise au joueurs d échecs (ce qui fait un peu baisser notre capacité d accueil).

4 Communications MENSUELS HEBDOMADAIRES QUOTIDIENS Lyon Citoyen Rédac en chef : Michel de Saint- Etienne Secrétariat : Journaliste : severine.andrieu@mairie-lyon.fr Mail envoyé le 23/08 Relance téléphonique le 31/08 (interlocutrice = Anne-Marie) : ils ont bien reçu l info, mais ne peuvent promettre de la diffuser dans le numéro d octobre La Tribune de Lyon Le Progrès La bonne porte d entrée, ce sont les correspondants locaux Action 7 : Marie-Claire et Philippe font passer à Christophe les contacts au Progrès Lyon Mag Mail evoyé par le biais de leur site le 31/08 A Nous Lyon (bimensuel) Le Petit Bulletin Agenda culturel : agenda.lyon@petitbulletin.fr Le tournoi peut-il apparaître dans cet agenda? 20 Minutes Lyon Métro Rhône-Alpes florence.santrot@publicationsmetro.fr nicolas.rauline@publicationsmetro.fr alexandra.bogaert@publications -metro.fr renaud.ceccotti@publicationsmetro.fr Lyon Plus Radio : contacts à prendre avec Radio Scoop et Espace, pourquoi France Info Télévisions : contacts à France 3 Lyon, TLM, M6 LYON Christophe n a pas le temps de contacter tout le monde, d autant plus que les coups de fil doivent être passés pendant les heures de travail. Action 8 : Il faut se répartir les contacts à prendre (presse, radio, télévision). Action 9 : Marie-Claire se charge d envoyer les infos aux écoles lyonnaises.

5 Site internet d inscription Responsable de la gestion du site d inscription : Fred Panico On reprend la base de l an dernier. Action 10 : Fred Panico reprend le site d inscription 2006 en site 2007 avec les corrections suivantes : Page d accueil : mettre l affiche du tournoi 2007 Contact mail : pour l instant christophemaliczak@yahoo.fr, puis sûrement une adresse générique que je te ferai passer. Mettre le descriptif des prix à jour Ajouter le montant des inscriptions (25 euros / 12 euros) Sur le formulaire d inscription «M inscrire au tournoi de Lyon» «Hotel/Hotel» au lieu de «Hotel/ Hostel» Ajouter un item cliquable : j arrive : -le vendredi - le samedi Question du paiement par Pay-pal : Les frais sont de 3.4 % du montant de la transaction + 25 centimes : sur 25 euros, cela fait environ 1 euro, qu il ne faut pas faire payer aux joueurs. Proposition émise lors de la réunion : on essaie cette année en acceptant de perdre 1 euro, ou on incite à payer en avance (chèque ou pay pal) avec une boisson gratuite.