ADMINISTRATION DES STAGES DES ETUDIANTS DE 2 ET 3 L.S.D.

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1 ADMINISTRATION DES STAGES DES ETUDIANTS DE 2 ET 3 L.S.D. 1) COMMISSION DES STAGES 1.1.Composition - 1 représentant des présidents des certificats de compétence : - 2 représentants des maîtres de stage des hôpitaux universitaires de Bruxelles dont au moins un maître de stage de l hôpital académique : - 1 représentant des autres hôpitaux. - 2 invités permanents - Président de la commission - 2 représentants étudiants 1.2. Désignation des membres de la commission des stages Le Président est désigné par le Doyen de la Faculté de Médecine Les délégués étudiants sont désignés au sein de leur promotion ; ils sont élus annuellement, au scrutin secret, au plus tard le 15 mai, avec entrée en fonction pour le premier choix de stage. Un suppléant doit être désigné. 1.3Mission de la Commission des stages. La Commission des stages a compétence pour tout problème relatif aux stages hospitaliers en particulier : - Elaborer et modifier la grille des stages ; - Statuer sur les procédures qui régissent le choix des stages ; - Statuer sur les demandes de stages extra-muros ; 1

2 - Statuer sur le nombre d étudiants autorisés à partir dans le cadre de programmes Erasmus pour une période déterminée ; - Evaluer la qualité des stages ; - Examiner les documents d audit sur l organisation et la qualité des stages ; - Proposer la désignation et le renouvellement des Maîtres de stages hospitaliers pour le graduat en dentisterie ; - Statuer sur les manquements des étudiants de leurs stages ; - Proposer aux Autorités les sanctions académiques en cas de manquement grave ; - Etablir pour le Conseil Facultaire les propositions de modifications du règlement de discipline des stages hospitaliers. 2) TYPES DE STAGES. Les étudiants ont l opportunité de choisir différents types de stages : a) Les stages organisés dans les services de stages agrées. b) Les stages extra-muros. c) Les stages dans le cadre du projet Erasmus. a) Les stages dans les services agrées : Les places disponibles dans les services de stages agrées constituent la grille de stage. La Commission des stages fixe la répartition des étudiants dans les services de stages agrées, en fonction des nécessités des services, de l évaluation, des avis pédagogiques, du nombre d étudiants disponibles dans l année concernée. Ce nombre peut varier d une période à l autre. 2

3 b) Les stages extra-muros : 1- Généralités et définitions. - On entend par stage extra-muros tout stage effectué par un étudiant dans un service non reconnu comme service de stage dans la grille de stage. - Chaque étudiant, au cours de chaque année académique, pourra effectuer un stage extra-muros de 2 mois. 2- Périodes de stages pour lesquelles un stage extra-muros peut être envisagé. Le stage extra-muros ne sera pas accordé en période d examen ni durant le premier stage. 3- Modalités de demande de stage extra-muros. 4- Assurances. - Chaque étudiant qui le désire, introduit auprès de la Commission des stages, au plus tard 8 semaines avant le début du stage,une demande motivée(document à retirer chez le Président), décrivant notamment l intérêt du stage considéré, ainsi qu une autorisation écrite de l autorité responsable du service de stage et éventuellement de l institution d accueil. - La Commission des stages fera connaître sa décision au plus tard 2 semaines avant le début de ce stage. - L avis favorable de la Commission des stages sera en fonction de la recevabilité de la demande, de la qualité du stage proposé, du dossier du candidat et de ses motivations. - Sous peine de perdre un éventuel recours qu il aurait contre l ULB, l étudiant devra se procurer auprès du Service des Assurances de l ULB l attestation d assurance en responsabilité civile et en accident corporel. - De même, au cas où ces assurances ne couvriraient pas le stage envisagé, l étudiant devra prendre lui-même une assurance à ses frais. 3

4 c) Les stages Erasmus : 1- Les étudiants qui désirent effectuer un stage dépendant d une faculté étrangère participant au projet Erasmus (ECTS) doivent introduire leur candidature avant le 31 Décembre de l année académique précédente. 2- La période du stage ECTS devra coïncider avec les périodes de la grille de stage sauf dérogation accordée par la Commission de stage. 3- Durant leur période de stage ECTS, les étudiants ne peuvent être impliqués dans des permutations de choix de stage. 3) MODALITES PRATIQUES DES CHOIX DE STAGES. a) «Nul ne peut se présenter pour obtenir le grade de licencié en science dentaire s il n a pas fréquenté avec assiduité et succès, pendant 2 ans au moins, la clinique dentaire.» ( Voir art.27 du Moniteur du 21/12/1971) Les étudiants sortant de 1 ère LSD doivent tous commencer leurs stages cliniques de 2 ème LSD le 1 er Juillet, y compris ceux qui ont échoué en première session. b) Les représentants des étudiants obtiendront la grille de stage auprès du Président de la Commission des stages. Le choix des stages se fera sous l autorité du délégué aux stages de la promotion. La répartition des étudiants dans les différents hôpitaux sera transmise par le délégué au Président de stages, aux différents Maîtres de stage et au Secrétariat étudiant de la Faculté au début de l année académique. Les délégués veilleront à ce que les étudiants absents et non représentés par un tiers ne soient pas défavorisés lors de l attribution de leur stage. c) La procédure de choix de stage est définie dans un règlement d ordre intérieur qui doit être approuvé par la Commission des stages. d) Le choix de stage s effectuera sous la responsabilité des délégués aux stages. La date, l heure et le lieu du choix de stage seront affichés aux valves 3 semaines auparavant. 4

5 e) Le premier choix de stage des étudiants qui entrent en 2 ème LSD s effectue immédiatement après la délibération de 1 ère LSD. f) Les choix de stage suivants doivent s effectuer par année académique. 4) PLAN DE STAGES. a) Les étudiants de 2 ème et 3 ème LSD doivent effectuer 24 mois de stage. b) La répartition est la suivante : 3 périodes de 4 mois dans chacun des hôpitaux Erasme, Saint-Pierre, Brugmann.Les étudiants en stage à Brugmann iront par période de 2 mois en stage de pédodontie à l HUDERF. Tous les étudiants doivent faire un stage de 2 mois sur les 24 mois à l hôpital des enfants. c) Tout litige sera soumis à la Commission des stages. d) Les stages commencent à la même date dans tous les Hôpitaux. Tous les étudiants doivent être présents le 1 er jour de stage, ils seront accueillis par le Maître de stage ou son représentant. Ils doivent se munir d une photocopie claire de leur fiche signalétique. 5) CONGES. a) Les étudiants de 2 ème et 3 ème licence ont droit à 20 jours ouvrables de congé annuel. Toutefois, ces congés ne peuvent dépasser 2 semaines en période de stage. Pendant le mois précédent la session de Janvier et Juin, aucune autorisation de congé ne sera accordée. Il ne peut y avoir plus de 20% de stagiaires en congé dans un même service, 33% en Juillet et Août. b) Les congés doivent être demandés aux Maîtres de stage. c) Les congés doivent être notés et visés par le Maître de stage dans le carnet de stage. L étudiant doit s assurer que son absence ne perturbe pas la bonne marche du service et doit veiller à son remplacement. 5

6 d) Les congés de maladie ne peuvent être retranchés du congé annuel et doivent être couverts par un certificat médical. e) Les congés pour motif personnel sont : - Mariage de l étudiant (4 jours) - Accouchement de l épouse de l étudiant (4 jours) - Mariage d un frère ou d une sœur (1 jour) - Décès d un parent au premier degré (4 jours) - Décès d un parent à quelque degré que ce soit, habitant sous le même toit (2 jours) - Décès d un parent n habitant pas sous le même toit (1 jour) - Déménagement (1 jour) f) En dehors de ces congés, si l étudiant n est pas affiché comme présent à l hôpital, il reste à la disposition du Maître de stage. IL N EST PAS EN CONGE. 6) EVALUATION DES STAGES. a) L évaluation des étudiants au cours des stages doit reposer sur les critères suivants : - Aptitude clinique et qualité du travail, - Connaissance théorique (adaptation des travaux exécutés pendant les stages aux méthodes enseignées par la Faculté), - Contacts humains avec les patients, - Présentation, ponctualité et intégration professionnelle. b) A la fin de chaque période de stage, les Maîtres de stage attribuent une cote sur 20 à chaque étudiant ; cette cote doit être : - Adressée au Président de la Commission de stage, - Conservée dans les archives du Maître de stage. c) Les Maîtres de stage doivent justifier par écrit au Président de la Commission de stage toute cote inférieure à 8 sur 20. d) A la fin de chaque période de stage, les Maîtres de stage doivent remplir les feuilles de congé qui indiquent pour chaque étudiant : - Le nombre de jours de congé pris, - Le nombre de jours de congé de maladie, - Les absences non justifiées. Ils doivent également préciser le nombre exact de demi-jours 6

7 prester par mois est de 25 prestés pendant le stage à savoir que le nombre de demi-jours à e) Chaque retard au stage sera sanctionné par le retrait d un point à la cote de stage. Chaque absence non justifiée sera sanctionnée par le retrait de 2 points de la cote de stage. Dans le cas où un étudiant a plus de 2 jours d absence non justifiée, le Maître de stage doit : - le signaler au secrétariat étudiant de la Faculté. - le signaler au Président de la Commission de stage. f) Les cotes de stage entreront en ligne de compte au cours des délibérations des jurys de 2 ème et 3 ème LSD. g) Il n existe pas de crédit de cote de stage en cas de redoublement d une année. h) Toute défaillance dans le déroulement des stages sera signalée par le délégué étudiant au Président de la Commission de stage. 7) SANCTIONS ACADEMIQUES. a) Les sanctions académiques sont : - Avertissement. - Interdiction de présenter un ou plusieurs examens. (avec un maximum de 3 examens) - Interdiction de présenter la session de Janvier. - Interdiction de présenter la session de Juin. - Interruption de la session en cours. - Obligation de recommencer l année académique. - Expulsion de l Université. Hormis l avertissement qui est donné par la Commission des stages, les autres sanctions académiques ou toute autre sanction prévue par les règlements de l Université sont proposées aux Autorités académiques compétentes par la Commission des stages. b) Une note de stage inférieure ou égale à 5/20 peut entraîner l interdiction de présenter la session de l année en cours. Deux notes de stages inférieures ou égales à 8/20 peuvent entraîner l obligation de recommencer l année académique en cours. 7

8 Les mêmes sanctions sont applicables lors d atteinte grave au prestige et au bon renom de la Faculté. c) Devant un abandon de poste ou manquement grave survenant au cours d une session d examens, la Commission des stages est fondée à demander l ajournement de l étudiant à la session en cours, auprès du Doyen de la Faculté. d) Toute décision en vue d une sanction académique sera au préalable examinée par la Commission des stages après audition des parties concernées. 8

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