POLITIQUE EN MATIÈRE DE FRAIS DE DÉPLACEMENT, DE CONFÉRENCES ET AUTRES DÉPENSES DES COMMISSAIRES

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1 MANUEL DE POLITIQUES, PROCÉDURES ET RÈGLEMENTS ADMINISTRATIFS POLITIQUE EN MATIÈRE DE FRAIS DE DÉPLACEMENT, DE CONFÉRENCES ET AUTRES DÉPENSES DES COMMISSAIRES Code : Politique 1.3 Date d entrée en vigueur : Janvier 2010 Nombre de pages: 8 Origine : Endroit d application et d entreposage : Commissaires Directeur des services juridiques Historique : Adoptée par la résolution Modifiée par la résolution Modifiée par la résolution Modifiée par la résolution Modifiée par la résolution Modifiée par la résolution #06 Modifiée par la résolution #08

2 POLITIQUE EN MATIÈRE DE DÉPLACEMENTS, DE FRAIS DE CONFÉRENCE ET D AUTRES DÉPENSES DES COMMISSAIRES TABLE DES MATIÈRES Page 1. Généralités Responsabilité fiscale Déplacements A Déplacements de longues distances B Déplacements de courtes distances Indemnité kilométrique Frais de déplacements pour les réunions, événements de la commission scolaire et autres événements Hébergement Autres dépenses Repas Autres activités reliées aux déplacements Reçus Procédure de remboursement Acomptes Modifications... 8 Annexe A... i Annexe B... ii Page 1

3 Politique en matière de déplacements, de frais de conférences et d autres dépenses des commissaires 1. Généralités Chaque année, le Conseil des commissaires (nommé ci-après «le Conseil») désignera des montants adéquats provenant du budget de fonctionnement de la Commission scolaire Lester-B.-Pearson (ci-après «la CSLBP») pour des déplacements locaux et pour des frais de conférence des commissaires. Toutes les dépenses auxquelles on fait référence dans cette politique doivent être inscrites à ces lignes budgétaires, à moins que le Conseil ne détermine une autre façon de procéder en se basant sur une recommandation du Comité exécutif. L intention de cette politique est de s assurer que les dépenses de deniers publics effectuées par les commissaires au nom de la CSLBP respectent clairement la Loi sur l'instruction publique, article 175 intitulé «L allocation de dépenses». La politique vise aussi : Ø À servir de guide aux commissaires en particulier; Ø À aider le comité exécutif, qui a comme responsabilité d approuver ces dépenses; Ø À faciliter la tâches des gestionnaires qui soumettent les dépenses des commissaires au comité exécutif; Ø À s assurer que ces dépenses sont inscrites en donnant assez de détails pour pouvoir être examinées à un moment ultérieur par des vérificateurs internes ou externes. Les dépenses des commissaires doivent toujours être raisonnables et clairement dans l intérêt de la CSLBP. Les dispositions de la présente politique seront appliquées telles qu énoncées, sauf dans le cas d une exception approuvée par le comité exécutif ou le Conseil. Cette politique couvre et inclut les dépenses des commissaires pour des voyages de courte distance, des conférences, des activités de perfectionnement, des réunions, des événements de la commission scolaire et leur présence à d autres événements dans l exercice de leurs fonctions et de leurs responsabilités. Dans l intérêt de la divulgation au public et de la transparence, et conformément à la responsabilité des élus de rendre des comptes, les dépenses de chacun des commissaires seront rendues publiques. Page 2

4 2. Responsabilité fiscale Toute implication relative à l impôt sur le revenu du gouvernement fédéral et du gouvernement du Québec qui résulte du remboursement des dépenses relève entièrement de la responsabilité du ou de la commissaire qui réclame ces dépenses. 3. Déplacements Le moyen de transport utilisé par un commissaire* tiendra compte des circonstances, des contraintes de temps, des coûts, des conditions climatiques et des objets à transporter. Lorsque c est possible, le covoiturage et les transports publics sont recommandés. Marcher sur de courtes distances devrait être une option à envisager lorsque c est faisable et pratique. Lorsqu une location d auto est nécessaire, des choix qui respectent l environnement sont encouragés, de même que la location de véhicules de taille intermédiaire ou plus petits. On prendra en considération des situations particulières où des incapacités physiques peuvent exiger des arrangements différents et que les coûts en soient remboursés lorsqu ils sont raisonnables et nécessaires. 3A Déplacements de longues distances Les commissaires peuvent choisir leur moyen de transport, en gardant à l esprit que l économie d argent et de temps sont des facteurs importants. Le transport par automobile est généralement le plus pratique et le plus économique pour des voyages de 200 km et moins, et les lignes aériennes commerciales pour de plus longs voyages. Il faut noter que pour un voyage d un jour à Québec ou à Ottawa il est généralement moins cher de louer une auto que d utiliser sa voiture personnelle. À sa discrétion, le Conseil ou le comité exécutif peuvent fixer un taux forfaitaire de frais de déplacement pour un événement en particulier. Lorsque, pour des raisons personnelles, un commissaire choisit un moyen de transport sensiblement plus cher que le plus économique (par ex., un vol en classe affaires plutôt qu en classe économique), les coûts supplémentaires ne sont pas remboursables. 3B Déplacements de courtes distances Les commissaires sont encouragés à utiliser le moyen de transport local le plus économique et le plus pratique, normalement leur véhicule privé, un taxi, la location d une auto ou le transport public, selon les circonstances. 4. Indemnité kilométrique L indemnité kilométrique pour les déplacements locaux à laquelle auront droit les commissaires de la CSLBP sera établie par le Conseil au moins une fois par année en se basant sur la recommandation du comité exécutif. Le taux suivra les directives émises par le ministère des Finances. *Veuillez considérer ce terme épicène comme s appliquant aussi bien aux femmes qu aux hommes tout au long du texte. De la même manière, les mots «président», «délégué», etc. désigne la fonction sans égard au sexe de la personne qui l occupe. Page 3

5 Un membre du Conseil des commissaires peut réclamer le remboursement de la moitié du coût d une carte mensuelle d autobus en lieu et place des dépenses reliées à l usage d une automobile. Les commissaires utiliseront les routes les plus directes, sécuritaires et pratiques. Lorsque des moyens de transport public sont plus économiques et plus pratiques, ils devraient être utilisés. Le kilométrage sera déterminé de la façon suivante : a. Lorsque le commissaire part de son domicile et y revient, le kilométrage à partir du domicile. b. Lorsqu il part d un autre endroit ou qu il retourne à un autre endroit, le kilométrage moindre entre : Le kilométrage réel Le kilométrage à partir du domicile Un commissaire pourra se faire rembourser le coût de l essence pour un véhicule de location en présentant les pièces justificatives. Le Conseil ou le comité exécutif peut aussi approuver un montant additionnel en plus du tarif ordinaire de remboursement par kilomètre pour encourager le covoiturage. Indépendamment de ce qui précède, le Conseil ou le comité exécutif peut adopter un montant forfaitaire pour un événement ou une destination en particulier. 5. Frais de déplacement pour des réunions, des événements de la commission scolaire ou d autres événements On considère que les réunions suivantes sont des réunions pour lesquelles les membres du Conseil qui y participent ont droit au remboursement des frais de déplacement : Ø Toutes les séances du Conseil (ordinaires, ajournées, extraordinaires, ateliers, etc.) et les assemblées du caucus. Ø Toutes les réunions des comités permanents et des comités consultatifs, de leurs caucus et les réunions de leurs sous-comités. Ø Les réunions des comités ad-hoc. Ø Les réunions du comité de parents. Les commissaires n ont pas droit au remboursement des frais de déplacement causés par leur participation à toute réunion ou événement d une école incluant, mais sans s y limiter, les réunions de l organisme de participation des parents, du conseil d établissement, du conseil foyer-école, sauf s ils sont spécialement mandatés par le Conseil ou par le président du Conseil. Par exemple : les cérémonies de remise de diplômes des écoles et des centres, les barbecues, les célébrations de fêtes, les assemblées générales annuelles. Pour plus de précision, les événements de la CSLBP sont les activités et les événements qui sont commandités ou organisés par la commission scolaire auxquels les commissaires sont invités et pour lesquels les frais de déplacement sont admissibles. Page 4

6 Un commissaire peut assister à d autres événements dans sa circonscription et dans tout le territoire de la commission scolaire dans l exercice de ses fonctions à titre de représentant élu. Les frais de déplacement pour de tels événements peuvent être admissibles à un remboursement. Les frais de déplacement d un commissaire pour assister à des réunions, des événements de la CSLBP et autres événements seront fixés selon une allocation annuelle établie par le Conseil ou le comité exécutif au début de chaque année. Un commissaire pourra être remboursé, en vertu des dispositions de cette politique, jusqu à concurrence de son allocation annuelle. Par exception, the comité exécutif ou le Conseil peut approuver des demandes de remboursement qui excèdent le montant annuel établi. Lorsqu un commissaire assiste à une réunion ou un événement sans l autorisation préalable décrite ci-dessus, les dépenses peuvent tout de même être présentées au comité exécutif, qui les approuvera si sa présence à la réunion ou à l événement était clairement dans l intérêt de la CSLBP. 6. Hébergement Le remboursement pour l hébergement y compris dans la zone métropolitaine de Montréal pour des activités qui incluent les conférences avec hébergement, les réunions ou les cours de formation exige l approbation du Conseil des commissaires ou du comité exécutif. Un hébergement standard consiste en une chambre confortable, dans un environnement sécuritaire et située non loin de la destination pour minimiser les coûts de transport. Les commissaires peuvent réclamer le remboursement de frais d hébergement et de repas raisonnables qu ils ont payés alors qu ils voyageaient par affaires pour la CSLBP. L allocation pour les repas applicable aux déplacements de courtes distances s applique aussi aux congrès, aux activités de perfectionnement et de formation. Lorsqu un commissaire doit acquitter des frais d hébergement plus élevés que les taux de groupe établis, dans des circonstances hors du contrôle du commissaire, on lui remboursera les dépenses réelles et raisonnables d ébergement, sur présentation des pièces justificatives. Si un commissaire choisit de souper ou de passer la nuit chez des amis ou des membres de sa famille, au lieu des dépenses normales, le commissaire peut demander le remboursement d un cadeau, d un repas ou d autres frais ne dépassant pas 50,00 $ et un reçu devra accompagner leur formulaire de dépenses.. Différentes options d hébergement sont possibles lors d un déplacement professionnel. Généralement, ceci comprend les hôtels, les motels, les résidences d entreprises, les appartements, l hébergement privé non commercial, l hébergement gouvernemental et institutionnel. Page 5

7 Lors que les plans de voyage sont changés et que l hébergement n est plus nécessaire, le commissaire doit s assurer que les réservations sont annulées dans les plus brefs délais. Tout dépôt, frais d annulation ou montant payés par la CSLBP du fait d une annulation pourraient être imputés au commissaire. 7. Autres dépenses Les frais pour appels interurbains, Internet, télécopies et autres menus frais encourus dans l exercice des fonctions d un commissaire seront remboursés jusqu à un maximum de 15,00 $ par jour, lorsqu il est éloigné de son domicile pour une période d au moins 12 heures consécutives, et chaque réclamation fera l objet d une approbation du comité exécutif ou du Conseil. L assurance d un véhicule et autres frais reliés à l entretien et à l usage d un véhicule privé incombent à chaque commissaire. La CSLBP n assume aucune responsabilité financière pour les véhicules appartenant en privé aux commissaires, sauf l indemnité kilométrique ou le montant forfaitaire établis par le Conseil ou le comité exécutif. Le cas échéant, les frais de stationnement sont remboursables sur présentation des reçus. Lorsqu un reçu n est pas disponible, par exemple pour un parcomètre sur la rue, les détails de la date, de l endroit, de la durée et du montant payé doivent être précisés sur le formulaire de dépenses. Les frais d utilisation d un taxi ou d une ambulance jusqu à un établissement médical seront remboursés lorsqu un commissaire se blesse dans l exercice de ses fonctions ou pendant un déplacement vers un événement auquel il doit assister. Les autres dépenses de nature médicale reliées à une maladie ou une blessure, y compris l assurance médicale, ne sont pas remboursées. Les commissaires sont responsables pour leur propre assurance santé et assurance voyage. 8. Repas Lorsque des commissaires assistent à une ou des réunions de la CSLBP, ou d autres réunions à titre de représentants de la CSLBP, ou à une combinaison des deux, et qu un repas normal n est pas compris, les commissaires ont droit à un remboursement du coût d un repas raisonnable. Pour réduire au minimum de telles dépenses, chaque fois que cela est possible, ces repas seront prévus à l avance par la liaison administrative du comité, de concert avec le président ou la présidente, et seront offerts sur place. Le coût des repas liés au travail pris dans des établissements commerciaux sera également remboursé si le comité exécutif approuve ces dépenses. Page 6

8 Un commissaire pourra se faire rembourser une allocation repas pour chaque déjeuner, dîner et souper qu il aura payé. Les allocations repas seront établies par le Conseil ou le comité exécutif, au moins une fois par année. Les dépenses réelles liées aux repas ne doivent pas comprendre les boissons alcooliques ni les dépenses supplémentaires d une personne accompagnant un commissaire dans un voyage, sauf s il s agit d un autre commissaire autorisé par le Conseil. 9. Autres activités reliées aux déplacements Pour les autres activités non commanditées par la CSLBP et non considérées comme des réunions, événements spéciaux, conférences, perfectionnement, formation, ou d autres fonctions associées à la représentation, le remboursement des frais de déplacement sera déterminé au cas par cas par le Conseil ou le comité exécutif. 10. Reçus Les reçus pour les frais de déplacement doivent être joints au formulaire de dépenses présenté par chaque commissaire. Les frais de déplacement qui ne requièrent pas de reçu, sauf indication contraire dans le cadre de cette politique, sont les réclamations de kilométrage pour les voitures personnelles, les remboursements du montant forfaitaire pour un événement particulier et les allocations repas adoptées par le Conseil ou le comité exécutif. 11. Procédure de remboursement Les réclamations pour toutes les dépenses décrites dans cette politique doivent être présentées au moyen du formulaire approprié dans les trois (3) mois suivant le dernier jour du mois pendant lequel elles ont été encourues, afin d être examinées et approuvées par le comité exécutif. Cependant, si les dépenses totales sont de moins de 100 $, elles peuvent être présentées à intervalle plus long que les trois mois prescrits, mais dans aucun cas plus tard que le 30 juin d une année donnée. Il faut présenter des formulaires de dépenses dûment remplis accompagnés des pièces justificatives, y compris les reçus et les explications le cas échéant, au bureau du directeur ou de la directrice des Ressources financières au plus tard le mercredi précédant la réunion du comité exécutif pendant laquelle ils seront examinés. 12. Acomptes On n encourage pas les acomptes. Cependant, dans des cas exceptionnels, le président de la Commission scolaire ou le comité exécutif pourrait approuver un acompte ne dépassant pas 75% des frais de conférence estimés qui ne pas payés directement par la CSLBP. Dans de tels cas, un formulaire de dépenses demandant une autorisation d acompte doit être présenté. Le commissaire est alors responsable de la sauvegarde des fonds alloués. Un formulaire de dépenses dûment rempli accompagné des pièces justificatives sera présenté le plus tôt possible après la fin de l activité. Page 7

9 13. Modifications Aucune des annexes ne fait partie intégrante de la présente politique. Elles sont jointes à la politique à titre d information seulement et peuvent être modifiées sans consultation. Page 8

10 conférence et autres dépenses des commissaires ANNEXE A LESTER B. PEARSON SCHOOL BOARD COMMISSIONER TRAVEL EXPENSE ACTIVITY & EXPENSES REPORT/RAPPORT DE DÉPENSES ET D ACTIVITÉS (A Separate Form for each month/un Formulaire pour chaque mois) Name/Nom: Year/Année Dept.: COMMISSIONER Month/Mois: yy/mm/dd KM HOTEL Meals/ Other/ Date Repas Autres Description - $ - $ - Total $0.52 $ - Total Expenses/Dépenses $ - PLEASE INDICATE GL CODE G/L Code (Reg) Total Kms $ - $ Less:/ Moins: Advances/Avances: TOTAL Total this month/ce mois: $ - Payment-my behalf/ Paiement-de ma part $ - NET EXPENSES claimed DÉPENSES NETTES réclamées $ - Signature: Date: Approved/Approuvé: Date: (This form is NOT to be used for purchases of goods or services subject to LBP purchasing procedures). Accounting Approval Page i

11 conférence et autres dépenses des commissaires ANNEXE B LESTER B. PEARSON SCHOOL BOARD COMMISSIONER TRAVEL EXPENSE CONFERENCE EXPENSES REPORT/RAPPORT DE DÉPENSES POUR CONFERENCE (A Separate Form for each month/un Formulaire pour chaque mois) Name/Nom: Year/Année Dept.: COMMISSIONER Month/Mois: yy/mm/dd KM HOTEL Meals/ Other/ Date Repas Autres Description - $ - $ - Total $0.52 $ - Total Expenses/Dépenses $ - PLEASE INDICATE GL CODE G/L Code (Reg) Total Kms $ - $ Less:/M oins: Advances/Avances: TOTAL Total this month/ce mois: $ - Payment-my behalf/ Paiement-de ma part $ - NET EXPENSES claimed DÉPENSES NETTES réclamées $ - Signature: Date: Approved/Approuvé: Date: (This form is NOT to be used for purchases of goods or services subject to LBP purchasing procedures). Accounting Approval Page ii

12 conférence et autres dépenses des commissaires Page iii