INFORMATIQUE DE GESTION

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1 1 INFORMATIQUE DE GESTION CHANGER LA COULEUR DE LA FEUILLE QUAND ON FAIT DU SUIVI Une date est un réel, c est le nombre de jours depuis le 1 er janvier Fonctions d informations qui donnent les 3 types différents de cellule : à Numérique ou réel : «=ESTNUM» à Texte ou chaine de caractère : «=ESTTEXTE» à Booleen : «=ESTLOGIQUE» RACCOURCI CLAVIER : alt+cmd+entrée = renvoie à la ligne cmd = sélectionner plusieurs colonnes ou cellules disjointes Toujours mettre la formule tout en haut et descendre en double cliquant ou croix noire, vérifier après que la formule est allé jusqu en bas car il s arrête à chaque obstacle Fonction MOYENNE qui prend les cellules de type réel : entre 2 cellules = une plage continue, ; entre 2cellules = discontinu Fonction SI, mettre des «caractère» quand il y a du texte, différents arguments. Fonction ET/OU pour plusieurs conditions FICHIER PLAT Tous les nombres sont dans la même colonne Données, convertir (délimité, par virgule) Pb : pas le bon type donc il faut changer de type de cellule à cmd H, remplacer le «.» par une «,» ou Accueil FORMATS : Monétaire : ne convertit pas les monnaies. Comptable : le 0 = - Pourcentage : on précise combien de décimal on veut, mais attention au % 120% Texte : changer entre texte et réel, quand on a besoin d utiliser des nombres en mode «chaîne de caractère» ou mettre une apostrophe avant le nombre. Fraction et scientifique : on ne s en sert pas beaucoup Personnalisée : milliers, espace (séparateur de millier), centaines, dizaines, unités, décimal. Mettre un guillemet tout de suite après la décimal pour une unité de mesure. Mettre # ou 0, # = un espace et 0 pour afficher. Dizaines et unités toujours obligatoires. Jamais de # dans la partie décimale. 1

2 2 La mise en forme conditionnelle : Nouvelle règle : «classique» Gérer les règles RECHERCHE V à Faire un tableau : cliquer sur une cellule et ensuite «Mise en forme sous tableau» à Dollar avant la lettre bloque la colonne, devant le chiffre la ligne à Valeur cherchée = valeur de recherche à Table matrice = là où on va chercher les valeurs à Index = le numéro de la colonne des valeurs qui nous intéressent à Valeur proche = Faux (valeur exacte) ou Vrai (valeur approx) à Toujours vérifier si on n a pas d erreur : #N/A à Recherche V pour trouver l intitulé d un cours : =RECHERCHEV([@[Code du cours]];'liste des cours'!b$2:c$96;2;faux) à Recherche V pour trouver la spécialité qui gère le cours : =RECHERCHEV([@[Code du cours]];'liste des cours'!b$2:e$96;4;faux) à Recherche V pour trouver la langue du cours : à Recherche V pour trouver l année : =RECHERCHEV([@[Code du cours]];plage;6;faux) à Nombre de problèmes par colonne : =NB.SI(I:I;"FAUX") à Durée FAIRE UN TABLEAU à Cliquer sur une cellule et ensuite «Mise en forme sous tableau» à Changer le nom du tableau : Dans Tableau, en haut à gauche «Nom du tableau» à Dans un tableau, la plage est toujours dynamique, si on rajoute une ligne ou une colonne elle s ajoute directement au tableau à Tout ce à quoi on donne un nom a un adressage absolu, dont un tableau Adressage absolu = avec des dollars, reste toujours comme il est. MISE EN PAGE 2

3 3 à Choisir la zone d impression puis cliquer sur «Mise en page» à Dans «mise en page» : Page Marges En- tête et pied de page Feuille : Lignes à répéter en haut/colonnes FONCTION DECALEE Elle peut s utiliser seulement si le dernier argument est connu. Elle est toujours combinée avec une autre fonction qui utilise une matrice (somme...) FONCTION INDIRECTE Sert à rendre le contenu d une cellule de manière indirecte Dans la cellule A2 il y a A70 = une adresse, = indirectedea2 il ira en A70 et il mettra la valeur de A70 Si l adresse est une plage, la fonction indirecte ne s utilise pas toute seule, en complément Toujours en argument soit une cellule qui contient une chaîne de caractère ou une chaine de caractère. FONCTION EQUIV Plage limitée à un vecteur, soit une ligne soit une colonne Chaque fois qu on doit calculer un numéro de colonne dans la fonction recherche V Quelle est la place de cet élément dans ce vecteur, cherche une position dans un vecteur seulement dans une ligne 0 à la fin pour une valeur exacte. Exemple pour chercher la devise USD : mettre USD dans B4 : Equiv colonne (on cherche la colonne et on a la ligne) =equiv(b4;'taux change euro'!8:8;0) Exemple pour chercher le taux de change 1 dans la formule =RECHERCHEV(B3;Tabconv;EQUIV(B4;'Taux change euro'!8:8;0);faux) Exemple pour chercher la date : Equiv ligne (on cherche la ligne quand on sait la colonne) =EQUIV(B3;Tabconv[Unité];0) FONCTION INDEX 3

4 4 Elle sert à rechercher une valeur à un endroit précis. On précise une ligne et une colonne dans une plage et elle nous renvoie la valeur qui est à cet endroit précis. Exemple pour le Taux de change 2 =INDEX(Tabconv;A17;A14) Commande A = tout sélectionner Commande, maj, flèche = sélectionner rapidement ce qu on veut Pour éviter les erreurs de saisies : à En B2 dans Validation de données à Autoriser date à Comprise entre «aller sur la feuille Taux de change et sélectionner la cellule A9» et le 30/09/2016 à En B4 dans Validation de données à Autoriser Liste à Sélectionner Pour voir toutes les lignes du tableau MAIS il faut vérifier car il donne 4830 au lieu de 4838, on fait +8 : =Lignes(tabconv) Pour mettre une chaine de caractère BASE DE DONNEES : 3 types de cellules : Texte/numérique/Bouléen Entête de colonne = champ Définition base de données : Plages qui sont définies comme des plages sont des bases de données, avec des champs, pas de tableau. Chaque ligne s appelle un enregistrement. Affichage figer les volets pour figer une ligne Fonction NB : calcule le nb de cellule de type numérique dans la plage sélectionnée en argument Fonction NBVAL : comptabilise le nb de cellules non vides, remplies par n importe quoi 4

5 5 Fonction NBVIDE : comptabilise le nombre de cellules vides Fonction NB.SI : Sur une plage avec un critère entre guillemets, comptabilise le nombre de cellules qui respecte le critère sélectionné Fonction NB.SI.ENS Pour mettre en place un filtre automatique, sélectionner tout puis données/ filtre ou sélectionner une seule cellule puis données/filtre, il s arrête alors dès qu il y a des cellules vides. à On a le résultat dans la barre d état. On peut définir plusieurs critères sur le même champ. On appelle ça un enregistrement. Les conditions sont séparées par un ET quand il y en a plusieurs Plusieurs façons de voir que les données sont filtrées : on saute des lignes (on passe de la ligne 3 à 5 par exemple), les flèches sur l entête. Les filtres ne sont pas dynamiques, si on fait des modifications dans la base de donnée, il faut réactualiser le filtre Fonction SOUS.TOTAL : calcule le nombre d enregistrements où dans la colonne sélectionnée il va trouver les cellules de type réelle affichée, les cellules qui sont marquées ne sont pas prises en compte. Dans certains cas le résultat du filtre ne s affiche pas dans la barre d état, d où l utilisation de la fonction SOUS.TOTAL Le filtre avancé : Données/Option avancées, puis «Copier à un autre emplacement», c est une requête qu on définit sur la base de données. On l utilise quand on ne peut pas utiliser de filtre automatique. Il faut définir n importe où une zone de critères, puis une zone de destination. TOUJOURS Copier/Coller les champs qui nous intéressent puis définir le critère associé. TABLEAUX CROISES DYNAMIQUE : Pour faire un Tableau Croisé Dynamique : Soit à partir d une Base de données est une plage, la première ligne de la plage se sont les noms des champs, toutes les colonnes de la plage ont un intitulé. Les lignes sont des enregistrements Soit à partir d un Tableau, vérifier qu il y a un nom sur chaque colonne à TCD = tableau de synthèse, aller dans Insertion «Tableau croisé dynamique», sélectionner la plage de données de départ (tableau ou base de données) et choisir la destination sur une nouvelle feuille Excel. Tranches = grouper le champ à Un concepteur de tableau croisé dynamique s affiche, il fait choisir les noms de champ que l on veut afficher dans son tableau. Une date est toujours de type numérique 5

6 6 Regroupement de champ quand il y a une date : par mois et par année. 6