Fiche de poste. 1. Identification du poste. Catégorie : B. UFR, Direction, Service : Faculté des Lettres

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1 Fiche de poste 1. Identification du poste Catégorie : B UFR, Direction, Service : Faculté des Lettres Contact(s) pour renseignements sur le poste (identité, qualité, téléphone) : JUNG Claudine, responsable administrative de composante Tel : ; mail : cjung@unistra.fr Branche d activité professionnelle BAP BAP J Gestion et Pilotage Emploi type Technicien-ne en gestion administrative Fonction exercée Coordinatrice administrative et gestionnaire de scolarité de la licence Humanités et du Master Cultures littéraires européennes (Erasmus Mundus) Responsabilité éventuelle (si ouvrant droit à NBI, précisez le nombre de points) Situation du poste dans l organigramme Poste situé au sein du service de scolarité de la composante bureau des Masters 1

2 2. Missions Assurer la gestion administrative et de scolarité de la Faculté pour la licence Humanités (50%) et le Master Cultures littéraires européennes (Erasmus Mundus) (50%) 3. Activités Activités principales : AU TITRE DE LA LICENCE HUMANITES Préparation de la rentrée Etablir les emplois du temps Assurer la gestion des salles (réservation sur la plate-forme informatique ADE) Mettre à jour le guide pédagogique Gérer le portail APB (Admission post-bac) pour le compte de la licence Humanités, préparer les travaux de la commission d admission Organiser les formations données par le Service commun de documentation (SCD) pour l UE de Méthodologie du travail universitaire (MTU) au S1 et S3 Veiller à la mise à jour des Modalités d évaluation des connaissances et des compétences (MECC) Gestion de l année universitaire Etablir, en concertation avec les enseignants, le calendrier des examens Préparer les jurys Suivre la gestion des crédits IdEx pour l année en cours Organiser la coordination avec les responsables administratives des quatre composantes partenaires Assurer la coordination entre les enseignants coordonnateurs des quatre composantes Organiser matériellement les jeudis de la licence (conférences) Préparer l organisation matérielle des voyages d études Suivi des étudiants Préparer les entretiens individuels avec les étudiants lors de la semaine de rentrée Programmer et animer une réunion de rentrée au début du S1 et du S2 pour chaque niveau Faire élire, parmi les étudiants, les représentants d année International Entretenir les contacts avec les partenaires Erasmus Suivre les dossiers des étudiants «sortants» et «entrants» Suivre les stages du S5 Communication Administrer le site web de la formation Mettre à jour la plaquette de présentation de la formation Organiser la présentation de la licence Humanités dans les lycées et lors des Journées des Universités 2

3 Activités principales : AU TITRE DU MASTER CLE Assurer la coordination des activités liées à la gestion administrative avec les autres universités du consortium [Université Alma Mater Studiorum de Bologne (Italie), Université Aristote de Thessalonique (Grèce), Université Cheikh Anta Diop de Dakar (Sénégal), Université de Haute-Alsace/Mulhouse (France)]. Gérer et assurer le suivi de la scolarité du Master CLE : Participer aux procédures de sélection et d admission des étudiants Mettre en place le cursus : modélisation des structures d enseignements, des UE, modules, règles de calcul dans l application Apomod Procéder aux inscriptions administratives et pédagogiques dans l application Apogée Collecter les notes et en assurer le pointage saisir les notes et éditer les procès-verbaux pour le jury. Afficher les résultats d examens et envoyer les certificats de réussite au diplôme et les diplômes aux étudiants Transcrire des notes lors de l arrivée des étudiants entrants au semestre 4 à l Université de Strasbourg selon un barème défini par le coordinateur central. Traduire et rédiger en anglais et en français des documents officiels pour la mobilité des étudiants au sein du Master CLE (contrats d études, relevés de notes, attestations) Etre le correspondant Relations Internationales pour les dossiers Erasmus Gérer les emplois du temps et réserver les salles Accueillir les étudiants et les enseignants : Renseigner par téléphone et par courriel essentiellement Conformément aux statuts du Master CLE - Erasmus Mundus : accompagner l étudiant dans toutes les démarches qu il doit accomplir pour son séjour à Strasbourg concernant le logement, la santé, la bourse d études, les demandes de visa et titres de séjour Organiser et participer aux réunions de sélection des étudiants des pays tiers (Catégorie A) et des pays européens (Catégorie B) y compris le séjour des enseignants et du personnel administratif du consortium à Strasbourg. Programmer et assurer le suivi des activités culturelles obligatoires pour les étudiants durant leurs études à l Université de Strasbourg : soirées au théâtre, à l Opéra, concerts, visite des musées, des institutions européennes, etc... Organiser des réunions, des soutenances de mémoires et la remise des diplômes du master C.L.E. et participer à ces occasions aux voyages avec les enseignants et les étudiants dans les Universités du Consortium Concevoir et participer à l organisation de nouveaux projets (Journée Alumni, insertion dans les entreprises) Activités associées Participer à la gestion administrative de la Faculté Effectuer des tâches de classement et d archivage obligatoire de documents concernant son domaine spécifique Participer aux réunions institutionnelles de la Faculté (réunions de l équipe administrative, Conseil de Faculté, réunions scolarité) 3

4 4. Compétences a) savoir sur l environnement professionnel : Avoir une bonne Connaissance des institutions universitaires et des instances internationales et communautaires. Avoir une bonne connaissance de l organisation générale et du fonctionnement de la composante, de l Université et de l Enseignement Supérieur Avoir une très bonne connaissance de la réglementation relative à la scolarité, en particulier des cursus d études et des modalités d évaluation des connaissances et des compétences Posséder une bonne expression orale et écrite Maîtriser l utilisation de logiciels informatiques et bureautiques Maîtriser les techniques d accueil téléphonique et physique b) savoir-faire opérationnel : Connaissance de l anglais indispensable, de l italien souhaitable Savoir hiérarchiser l importance des courriers et des appels téléphoniques Savoir respecter les plannings Savoir anticiper l organisation des examens dans un contexte souvent difficile (calendriers serrés) Maîtriser l utilisation de logiciels spécifiques à la gestion de la scolarité (APOGEE APOGEST- ARIA) Maîtriser l utilisation du logiciel spécifique à la gestion des salles et des emplois du temps (ADE) Savoir détecter les erreurs et/ou oublis dans les choix des étudiants lors de leurs inscriptions c) savoir-faire comportemental : Avoir le sens du contact et de la diplomatie Faire preuve de capacités d adaptation Savoir travailler en équipe et en autonomie Avoir le sens de l organisation Etre rigoureux Etre réactif 5. Environnement et contexte de travail Descriptif du service Nom du service : Faculté des Lettres Service de la scolarité Nombre d agents du service : 9 pour la composante 5 pour le service de la scolarité (Eqtp 4,80) Nombre d agents à encadrer (éventuellement) : Lieu d exercice : Université de Strasbourg 14 rue Descartes Strasbourg cedex 4

5 Relation hiérarchique Poste placé sous l autorité du Doyen et sous la responsabilité des responsables pédagogiques des diplômes concernés et de la responsable administrative Relations fonctionnelles Internes Direction des Etudes et de la Scolarité Service de la vie universitaire Service de l orientation et de l insertion professionnelle Espace Avenir Mission Handicap Réseau ALUMNI Direction Informatique Autres services communs (DALI, Imprimerie, DFI ) Agence Comptable Autres U.F.R. ou Facultés Enseignants de la composante et autres enseignants Externes Universités du Consortium Institutions culturelles (ONR-TNS-OPS) Fournisseurs divers pour l accueil des partenaires (Hôtels, restaurants, transports) CROUS Préfecture Ambassades de France à l étranger Etudiants Autres universités françaises ou étrangères Représentants des étudiants d Université étrangères CAMPUS France Scholars (chercheurs invités) Usagers divers Contraintes particulières L activité liée au Master CLE nécessite une grande disponibilité et peut requérir des déplacements dans les Universités faisant partie du Consortium en dehors du calendrier universitaire propre à l Université de Strasbourg. 5