TINTILLIER CYRIL TAI1015. I-- (retrait de ligne et/ou de paragraphe) a) Retrait à l aide du ruban dans l onglet «mise en page» :

Transcription

1 I-- (retrait de ligne et/ou de paragraphe) a) Retrait à l aide du ruban dans l onglet «mise en page» : b) Retrait à l aide du bouton droit :

2 c) Retrait de paragraphe (dans le ruban dans l onglet «mise en page») : 1/ Clic gauche 2/ Retrait gauche et/ou droit à définir

3 II-CREATION ET UTILISATION DE STYLE «Un style est un ensemble de mises en forme identifiées par un nom (que l on peux appliquer au texte selectionné ) : appliquer un même style à plusieurs paragraphes permet de leur attribuer exactement la même mise en forme. Modifier ce style entraînera la modification de la mise en forme de tous les paragraphes qui reposent sur ce style.» a) Suivre les étapes suivantes pour appliquer un style 1/ selectionner le texte 2/ cliquer pour obtenir la barre d outil des styles (dans l onglet accueil du ruban) 3/ Choisir un style prédéfini (juste clic gauche) 4 5 «FONCTIONS» 4/ ET 5/ : VOIR b) et c)

4 b) «Fonction» 4 Vous permets de créer un style selon vos propres besoins (s appellera «style 1» dans l exemple cidessous) Après avoir choisi vos options, valider avec ok pour créer votre style

5 c) «Fonction» 5 1/ Choisir le style à modifier 2/ Cliquer sur modifier

6 Nb : 3/ Faites vos modifications selon vos préférences et valider en cliquant sur ok L étape a) peut se faire également par le ruban pour les styles existants prédéfinis Info : L utilisation des styles vous permet notamment de générer un sommaire (table des matières) automatiquement. La table des matières référence les différents titres de chapitres du document. 1/ Cliquer sur l onglet «Références» du ruban 2/ Cliquer sur table des matières 3/ Choisir le sommaire (table des matières) selon le modèle désiré.

7 III-CREATION ET UTILISATION DE MODELES DE DOCUMENTS Un modèle est, comme son nom l indique, un document-type que vous pourrez réutiliser quand bon vous semble, et modifier à loisir sans que le fichier original ne soit changé. Le gain de temps pour la rédaction de vos futurs documents est le principal intérêt de son utilisation. Les zones enregistrées dans un modèle concernent aussi bien le corps central du doc, les en-têtes que les pieds de page. Les polices, styles et autres paramètres de mises en forme seront toujours conservés. Quand un document Word standard porte l extension.doc (document), le modèle portera l extension.dot. Il existe des modèles existants dans Word et l on peut aussi en télécharger ou créer ses propres modèles. La configuration de départ de Word se situe dans un fichier nommé Normal.dotm depuis la version 2007 ou Normal.dot pour les versions antérieures. Il est possible de modifier ce fichier comme n'importe quel document Word. Ce fichier est un modèle. Le fichier Normal.dot(m) se trouve selon vos versions : - Windows XP ou antérieur et Office 2003 ou antérieur : C:\Documents and Settings\%USERNAME%\Application Data\Microsoft\Modèles - Windows Vista ou postérieur et Office 2007 ou postérieur : C:\Users\%USERNAME%\AppData\Roaming\Microsoft\Templates a) Ouverture d un modèle existant Fichier, ouvrir, et choisir dans la liste des éléments proposés

8 b) Première méthode de création d un modèle Au moment d enregistrer votre travail, spécifiez qu il s agit d un modèle (ce qui permet de partir d un document existant) 3/ Stockez le document dans le dossierusers\utilisateur\appdata\roaming\microsoft\templates, où utilisateur est votre nom d'utilisateur sous Windows (voir ci-dessous) 1/ Cliquer sur la flèche 2/ Cliquer pour choisir le format «modèle word» 4/ Cliquer ensuite sur le bouton enregistrer pour valider la création du modèle.

9 c) Deuxième méthode : création d un modèle 4/ Choisissez «modèle» 1/ Dans le ruban cliquer sur «fichier» 2/ Ensuite cliquez sur nouveau 3/ Cliquez sur «Mes modèles» 5/ Valider la création en cliquant sur ok Nb : Contenu d un modèle Un modèle comportera le plus souvent des styles particuliers Ajouter des contrôles de contenu sur un modèle Voir : migbm_3 IV- REALISATION D UN PUBLIPOSTAGE La fonction de publipostage permet de créer un document type et de le fusionner avec une base de données. Cette fonction permet de générer un grand nombre de documents à destination de nombreuses personnes. L'objectif d'un publipostage est de créer de nombreux documents personnalisés en fusionnant un document standard (la lettre type) avec une base de données. Il est donc nécessaire d'avoir une source de données avant de créer votre document.

10 a) Dans un premier temps, il faut créer votre document «principal» en rédigeant les parties fixes de votre lettre (en-tête, expéditeur, corps du texte, formule de politesse, etc.). Ce document principal peut également être un document déjà existant et sauvegardé. Il faut alors commencer par l'ouvrir dans Word. Exemple que nous appellerons «lettre type» (document Word) : Tintillier Cyril Mon Adresse Mme/M NOM Adresse postale Neuville sous Montreuil Madame, Monsieur, Suite à zevzegzergergergerger Ergergergergergre Ces informations seront «piochées» lors du publipostage, dans la base de données afin de créer des lettres personnalisées pour chacun des destinataires. Cette partie de la lettre est fixe (contenu ne changera pas). L'objectif est de créer un courrier à destination de chaque personne présente dans la base de données. Le publipostage permettra de reprendre la maquette initiale la «lettre type» et d'y ajouter automatiquement les informations présentes dans la base de données. b) La base de données : Elle peut provenir d un fichier «Access», «Excel» ou d un fichier autre délimité. Dans notre exemple nous allons créer une nouvelle liste de destinataires pour notre courrier car nous n avons pas de base de données «sous la main». Cliquons sur «entrer une nouvelle liste»

11 Saisissons trois destinataires 1/ Dans Titre saisir «Monsieur» 2/ Dans Nom saisir «Dupont» 3/ Dans adresse Ligne 1 saisir «Lille» 4/ Cliquer sur nouvelle entrée pour passer au deuxième destinataire 5/ Refaire l opération 2 fois 1/2/3/ avec : a) 1 ER Titre : Madame Nom : Durand Adresse Ligne 1 : Strasbourg (nouvelle entrée 4/ pour suivant) b) 2 ième Titre : Mademoiselle Nom : Sergent Adresse ligne 1 : Arras 6/ Cliquer sur OK

12 7/ Saisir le nom de cette «base de données» qui contiendra les adresses des destinataires : «adresses» 8/ «Finaliser» en enregistrant cette base en cliquant sur «enregistrer» c) Sélection des destinataires C'est à cette étape que Word propose d'établir un lien entre le document principal (la lettre que vous éditez) et une source de données. 1/ Cliquer sur modifier la liste des destinataires 2/ Choisir les destinataires

13 d) Insérer les champs de fusion C'est à cette étape que vous allez insérer les champs de fusion issus de la source de données (liste des destinataires) dans le texte commun à tous les destinataires. Cliquez sur Insérer un champ de fusion, choisissez un champ puis cliquez sur Insérer et répétez l'opération autant de fois que nécessaire. 1/ Cliquer sur la petite flèche en dessous de «insérer un champ de fusion» 2/ Cliquer sur «titre» puis sur «nom» et pour finir sur «Adresse_Ligne_1» 3/ Vous obtenez dans votre lettre ces éléments : Dans votre lettre il faut maintenant mettre ces «champs de fusion» (obtenus en 3/ ) en remplacement des éléments fixes Tintillier Cyril Mon Adresse Mme/M NOM Adresse postale Neuville sous Montreuil Suite à zevzegzergergergerger Ergergergergergre 5/ Vous obtenez : 4/ Remplacer «Mme/M» par «Titre» Remplacer «NOM» par «Nom» et Adresse postale par «Adresse_Ligne_1»

14 Tintillier Cyril Mon Adresse Mademoiselle Sergent Arrras Neuville sous Montreuil Madame, Monsieur, Suite à zevzegzergergergerger Ergergergergergre Ces informations seront «piochées» lors du publipostage, dans la base de données afin de créer des lettres personnalisées pour chacun des destinataires (saisis en V - 5 b/ ). Cette partie de la lettre est fixe (contenu ne changera pas). e) aperçu de vos lettres Le bouton-bascule Aperçu des résultats permet d'afficher la lettre telle qu'elle sera envoyée au premier destinataire de votre liste. Les flèches situées à droite de ce bouton permettent de faire défiler les destinataires. Vous voyez ainsi l'apparence exacte de vos lettres remplies grâce aux informations extraites de la source de données. 1/ Cliquer sur «Aperçu des résultats»

15 2/ En utilisant les boutons précédant et suivant vous avez un aperçu de la lettre pour chacun des destinataires de la «source de données» f) terminer et fusionner Trois choix sont proposés : imprimer : pour un envoi immédiat des lettres à leurs destinataires ; modifier les lettres individuelles : ce choix entraîne la création automatique d'un nouveau document appelé qui comporte autant de pages que de destinataires. Ce document regroupant les lettres-types peut être sauvegardé pour une utilisation ultérieure. envoyer des messages électroniques. Nb : Il est bien sûr souhaitable de sauvegarder le document principal qui comporte les champs de fusion et le lien avec la source de données. Terminer et fusionner