Utiliser l'assistant mailing

Transcription

1 Utiliser l'assistant mailing Cliquez sur Outils / Assistant mailing. Vous pouvez utiliser l'assistant sur un document vierge ou sur un document que vous avez déjà créé manuellement. Le publipostage va se faire en 8 étapes. Etape 1 : choisir le document à utiliser, ce peut être un document que vous avez déjà créé ou un document nouveau. Passez à l'étape suivante en cliquent sur Suivant. Si vous avez à l'écran une page blanche ou le document déjà créé que vous souhaitez réutiliser, sélectionnez Document actif. A l'étape 2, il vous suffit de dire si vous souhaitez utiliser le courrier postal (lettre) ou le mail. A l'étape 3, vous pouvez

2 1. sélectionner une base de données, (si c'est déjà fait vous pouvez la modifier ou ne rien faire). 2. Décider de placer un bloc adresse 3. Attention le point 3 est important puisqu'il vous permet de faire correspondre les noms de champs que vous avez choisis avec les noms standards Cliquez sur correspondance des champs et choisissez les correspondances dans la liste déroulante. L'aperçu vous permet de suivre le résultat obtenu. 4. Au retour, vous pouvez utiliser le point 4 pour vérifier le résultat en cliquant sur la flèche pour faire défiler le contenu de votre fichier de données.

3 A l 'étape 4, vous pouvez gérer les salutations (équivalent de la fonction texte conditionnel) A l'étape 5, vous pourrez adapter la mise en page (positionner le bloc d'adresse ou les salutations). A l 'étape 6, vous verrez l'aperçu pour chaque destinataire (en mettant de côté la boîte de dialogue dans laquelle vous travaillez) Cliquez sur les flèches pour faire défiler les destinataires excluez éventuellement certains destinataires. En cliquant sur Editer le document, vous afficherez l'ensemble des lettres prêtes à partir et vous pourrez modifier éventuellement une lettre en particulier. Une fois le travail terminé, cliquez sur Revenir à l'assistant pour continuer l'assistant. A l'étape 7, les documents sont créés puis

4 vous pourrez Editer un document individuel ou Rechercher des informations dans le document (par exemple vous souhaitez ajouter un petit commentaire sur la lettre du destinataire qui habite «rue prune.» vous saisissez prune dans le zone Rechercher, cliquez Mots entiers uniquement pour ne pas tomber sur prunelle par exemple. Puis cliquez sur Rechercher. A l étape 8, vous pouvez Enregistrer, Imprimer, Fusionner ou Envoyer par mail le document.

5 de mailing Vous devez commencer par spécifier les informations utilisateur et les paramètres du serveur à utiliser lors de l'envoi de lettres types par . Ces données seront saisies une fois pour toutes. Pour accéder à cette fonction... Ouvrez un document texte, choisissez Outils - Options - OpenOffice.org Writer - de mailing Saisissez la zone Nom et adresse mail de l'ia. Le nom du serveur SMTP et éventuellement les paramètres de sécurité vous seront fournis par le service informatique. Informations utilisateur Saisissez les informations utilisateur servant à envoyer des s. Votre nom Saisissez votre nom. Adresse Saisissez l'adresse à utiliser pour les réponses. Envoyer les réponses à plusieurs adresses Utilise l'adresse que vous avez entrée dans la zone de texte Adresse de réponse comme adresse de réponse. Adresse de réponse Saisissez l'adresse à utiliser pour les réponses. Paramètres du serveur sortant (SMTP) sortants. Nom du serveur Entrez le nom du serveur SMTP. Port Entrez le port SMTP. Utiliser une connexion sécurisée Utilise une connexion sécurisée (si celle-ci est disponible) pour envoyer des s. Authentification du serveur Ouvre la boîte de dialogue Authentification du serveur dans laquelle vous pouvez spécifier les paramètres d'authentification du serveur pour un envoi sécurisé des s. Tester les paramètres Ouvre la boîte de dialogue Tester les paramètres du compte afin de tester les paramètres actifs. Spécifiez les paramètres du serveur pour les s

6 Puis, utilisez l'assistant pour créer votre publipostage (voir utilisation de l'assistant) ou ouvrez le document déjà créé et appelez l'assistant Outils / Assistant mailing. Si le document est déjà créé, cliquez directement sur Etape 2 et choisissez . Puis cliquez sur Etape 8, les documents sont créés puis la boite de dialogue suivante s'affiche. Remplissez les paramètres d' dans le champ A, sélectionnez le champ de votre base de données qui contient les adresses mails, remplissez le champs objet et choisissez si vous envoyez le message en html, PDF,... Il suffit ensuite de cliquez sur Envoyer les documents.