LA COPROPRIETE. Le règlement de copropriété

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1 LA COPROPRIETE La copropriété est l'organisation d'immeuble répartie en lots. Cette forme existe dès lors qu'un immeuble est divisé entre 2 propriétaires. La copropriété est fondée sur un acte, le règlement de copropriété, et sur la réunion de copropriétaires en un groupement, le syndicat. Un représentant, le syndic de copropriété, est désigné pour gérer son fonctionnement et son entretien, en collaboration le plus souvent avec le conseil syndical. Le dossier ne traite pas des lotissements. Le règlement de copropriété 1) Contenu Le règlement de copropriété est obligatoire. Il s'agit d'un document écrit qui définit l'organisation et le fonctionnement de l'immeuble, notamment : - les conditions de jouissance des parties privatives : autorisation ou interdiction d'accrocher du linge aux fenêtres, limitation de travaux à certains jours et horaires... - les conditions d'utilisation des parties communes : usage (garage, local à vélo...), jouissance exclusive de certaines parties, horaires d'ouvertures de certains locaux... - la destination de l'immeuble : usage d'habitation (clause d'habitation bourgeoise par exemple), usage professionnel ou usage mixte, limites éventuelles à certaines activités..., - la répartition des charges entre copropriétaires et la méthode de calcul pour établir les quotes-parts de chacun, - les règles relatives à l'administration des parties communes, - l'état descriptif de division de l'immeuble identifiant chaque lot par numéro suivi des informations relatives à chacun d'eux (inventaire des lots privatifs) À savoir : l'état descriptif peut être indépendant du règlement de copropriété. Le cas échéant, il lui est annexé. 2) Information La remise du règlement de copropriété est obligatoire en cas de vente ou de location d'un appartement. UNPI 13-7 RUE LAFON MARSEILLE Page 1

2 a) Vente Le règlement de copropriété doit être remis à l'acquéreur d'un bien en copropriété préalablement à la signature de l'acte de vente. b) Location Le propriétaire d'un appartement est tenu de communiquer à son locataire les extraits du règlement de copropriété concernant : - la destination de l'immeuble, - la jouissance et l'usage des parties privatives et communes, - ainsi que la quote-part de charges liée l'appartement loué. c) Duplicata Que vous soyez propriétaire ou locataire, une copie du règlement de copropriété peut vous être remise par le service de la publicité foncière (ex-conservation des hypothèques) si vous ne parvenez pas à l'obtenir autrement. 3) Modifications Le règlement de copropriété peut être modifié avec l'accord des copropriétaires à l'issue d'un vote en assemblée générale dont les modalités varient selon la nature de la modification. a) Répartition des charges En principe, la répartition des charges telle qu'elle est prévue au sein du règlement de copropriété est modifiable à l'unanimité des copropriétaires. Toutefois, l'unanimité n'est pas requise lorsque la modification résulte d'un vote autorisant : - la réalisation de travaux, - l'achat d'une partie privative, - la vente d'une partie commune, - le changement d'usage d'une partie privative La nouvelle répartition des charges est alors possible : - à la même majorité que celle à laquelle les travaux, la vente ou l'achat ont été votés, - à la majorité absolue (majorité des voix de tous les copropriétaires) dans le cadre d'un changement d'usage d'une partie privative. b) Destination de l'immeuble Si la modification du règlement de copropriété porte sur la destination de l'immeuble (suppression d'une clause d'habitation bourgeoise exclusive pour permettre l'exercice d'une profession libérale par exemple), l'unanimité des copropriétaires est requise. UNPI 13-7 RUE LAFON MARSEILLE Page 2

3 c) Jouissance, usage et administration des parties communes Si la modification du règlement de copropriété touche aux conditions de jouissance, à l'usage ou à l'administration des parties communes, la double majorité (dite "de l'article 26") est obligatoire. Il s'agit de la majorité des membres du syndicat des copropriétaires, représentant au moins les 2/3 des voix. d) Mise à jour La modification d'un règlement de copropriété pour le mettre en conformité avec la réglementation en vigueur est possible à la majorité simple (majorité des voix exprimées). 4) Respect du règlement de copropriété a) Personnes concernées Sont tenus de respecter le règlement de copropriété : - les copropriétaires de l'immeuble - les locataires de l'immeuble À défaut, ils engagent leur responsabilité à l'égard des membres de la copropriété. b) Pouvoirs du syndic Il appartient au syndic d'assurer l'exécution du règlement de copropriété. Dès lors qu'il est informé de l'infraction, il doit mettre en demeure tout copropriétaire qui contrevient au règlement de copropriété, de le respecter. En cas de trouble manifestement illicite (vente de stupéfiants par exemple), le syndic peut engager directement un référé devant le tribunal de grande instance, sans obtenir l'aval des copropriétaires. Attention : si la personne qui contrevient au règlement de copropriété est locataire, la responsabilité du copropriétaire-bailleur peut être engagée s'il n'agit pas pour faire cesser les troubles. c) Saisine du juge En cas de violation du règlement de copropriété, le tribunal de grande instance peut être saisi par : - le syndicat des copropriétaires, - le syndic s'il y est autorisé par une décision de l'assemblée générale (majorité simple de l'article 24), - n'importe quel copropriétaire. Dans tous les cas, un constat d'huissier est nécessaire pour faire constater l'infraction au règlement de copropriété. UNPI 13-7 RUE LAFON MARSEILLE Page 3

4 Le carnet d entretien 1) Contenu Plusieurs informations relatives à l'immeuble doivent figurer au sein du carnet d'entretien. a) Informations obligatoires Le carnet d'entretien mentionne obligatoirement et au minimum : - l'adresse de l'immeuble - l'identité du syndic en exercice - les références des contrats d'assurance souscrits par le syndicat des copropriétaires, avec leurs dates d'échéance Le cas échéant, le carnet d'entretien précise par ailleurs : - l'année de réalisation des gros travaux (ravalement de façade, réfection de toiture, remplacement de chaudière, d'ascenseur ou de canalisations par exemple), - l'identité des entreprises qui ont réalisé ces travaux, - la référence des éventuels contrats d'assurance dommage-ouvrage dont la garantie est en cours, - les références des contrats d'entretien et de maintenance des équipements communs (ascenseur, chaudière...) avec leur date d'échéance, - l'échéancier du programme pluriannuel de travaux éventuellement décidé en assemblée générale. b) Informations complémentaires Le carnet d'entretien doit également mentionner toutes les informations complémentaires que les copropriétaires décident d'y faire figurer lors d'un vote en assemblée générale (majorité simple). Il peut notamment s'agir d'informations relatives : - à la construction de l'immeuble, - aux études techniques réalisées. 2) Tenue et actualisation Ce carnet d'entretien est établi, détenu et mis à jour par le syndic de copropriété. Si la copropriété comporte plusieurs bâtiments, un seul carnet d'entretien est prévu mais le syndic doit y ouvrir un chapitre par bâtiment. En présence d'un ou plusieurs syndicats secondaires, le syndic doit : - établir et tenir à jour un carnet d'entretien pour chacun d'entre eux, - réserver, dans le carnet d'entretien du syndicat principal, un chapitre pour les parties communes à l'ensemble des syndicats. UNPI 13-7 RUE LAFON MARSEILLE Page 4

5 3) Consultation Le carnet d'entretien est consultable, sur demande auprès du syndic, par : - le candidat à l'acquisition d'un lot de copropriété - le bénéficiaire d'une promesse unilatérale de vente ou d'un acte de vente portant sur un lot de copropriété. 4) Délivrance d'une copie Une copie du carnet d'entretien peut être remise par le syndic de copropriété à tout copropriétaire qui en fait la demande, aux frais de ce dernier. Le montant de ce service est libre et doit figurer au sein du contrat de syndic. L immatriculation de la copropriété 1) Formalités d'immatriculation Le syndic est tenu de déclarer certaines données au registre d'immatriculation des copropriétés. C'est à lui d'accomplir les formalités nécessaires à cette déclaration et à ses modifications ultérieures éventuelles. 2) Informations à déclarer a) Données concernant le syndicat Les informations suivantes doivent figurer au registre : - nom, adresse et date de création du syndicat, - nombre et nature des lots composant la copropriété, - nom du syndic, - existence d'un mandataire ad hoc ou d'un administrateur provisoire de la copropriété, - existence d'un arrêté ou d'une injonction administrative dans le cas d'un immeuble insalubre. À noter : à l'issue de chaque exercice comptable, les données relatives à la gestion et aux comptes du syndicat doivent également être portées au sein du registre. b) Données concernant l'immeuble Les données essentielles relatives à l'état de l'immeuble doivent par ailleurs être déclarées au sein du registre, notamment les informations issues : - du carnet d'entretien, - du diagnostic technique global s'il existe. UNPI 13-7 RUE LAFON MARSEILLE Page 5

6 3) Délais de déclaration Les copropriétés doivent être déclarées au sein du registre d'immatriculation dans des délais qui varient selon leur taille. Délais de déclaration des immeubles au registre d'immatriculation des copropriétés Taille de la copropriété Date limite d'immatriculation Jusqu'à 50 lots 31 décembre 2018 De 50 lots à 200 lots 31 décembre de 200 lots 31 décembre ) Conséquences de l'absence immatriculation a) Conséquences pour le syndic Si le syndic n'immatricule pas la copropriété dans un délai d'1 mois suivant la mise en demeure, il peut se voir appliquer une astreinte de 20 par lot et par semaine de retard. À savoir : le montant de cette astreinte ne peut être facturé aux copropriétaires, sauf s'il s'agit d'un syndic bénévole. b) Conséquences pour le syndicat des copropriétaires L'absence d'immatriculation ou d'actualisation des données déclarées écarte la possibilité pour le syndicat des copropriétaires de bénéficier de subventions (Anah, éco-prêt...). 5) Recours en cas de carence du syndic Si le syndic n'a pas procédé à l'immatriculation de la copropriété, il peut être mis en demeure de le faire. Cette mise en demeure peut être initiée par : - n'importe quel copropriétaire, - ou toute personne ayant un intérêt. Le syndicat des copropriétaires 1) Composition Dans un immeuble, le syndicat de la copropriété est composé de l'ensemble des copropriétaires du bâtiment. Cette collectivité est constituée sans formalité particulière et dispose d'une personnalité civile propre, distincte de celle de chaque copropriétaire. UNPI 13-7 RUE LAFON MARSEILLE Page 6

7 Lorsque la copropriété est composée de plusieurs bâtiments, plusieurs syndicats secondaires peuvent coexister en plus du syndicat principal. À savoir : le syndicat est tenu de s'assurer contre les risques de responsabilité civile tout comme chaque copropriétaire, qu'il soit bailleur ou occupant. 2) Rôle Le syndicat a pour principale mission de veiller à la conservation de l'immeuble et à l'administration de l'immeuble. Dans ce cadre, il décide notamment : - du budget prévisionnel annuel, - des travaux nécessaires au sein de la copropriété, - des actes d'acquisition ou de vente pour le compte de la copropriété, - de la souscription d'un prêt bancaire collectif, - du changement de syndic, - des modifications éventuelles au règlement de copropriété. Les décisions du syndicat des copropriétaires doivent être : - prises en assemblée générale des copropriétaires au cours d'un vote - et exécutées par le syndic de copropriété. 3) Responsabilité Le syndicat de copropriétaires est responsable des dommages causés du fait d'un vice de construction ou d'un défaut d'entretien de l'immeuble à l'égard : - des copropriétaires, - du personnel qu'il emploie (gardien de l'immeuble, femme de ménage...), - des tiers (locataires notamment). Par exemple, le retard pris par un syndicat à réparer les parties communes peut justifier sa condamnation à indemniser le propriétaire de locaux commerciaux qui s'est trouvé dans l'impossibilité de réaliser des travaux d'aménagements intérieurs et n'a pu donner ses locaux en location. La responsabilité du syndicat peut être engagée devant le tribunal de grande instance. Le syndicat des copropriétaires peut agir en justice pour le compte de la copropriété à l'encontre notamment : - d'un copropriétaire (non-respect du règlement de copropriété ou impayés de charges par exemple), - d'un tiers (fournisseur, prestataire, artisan...). À noter : en pratique, le syndic peut être autorisé par une décision prise en assemblée générale à agir au nom du syndicat. UNPI 13-7 RUE LAFON MARSEILLE Page 7

8 Le syndic de copropriété 1) Conditions d'exercice Le syndic peut aussi bien être un non professionnel parmi les copropriétaires qu'un professionnel. Il doit remplir certaines conditions pour pouvoir exercer la sa mission. a) Syndic non professionnel Le syndic n'est pas obligatoirement un professionnel et peut dans ce cas : - être un copropriétaire bénévole, - ou exercer sous la forme coopérative (plusieurs copropriétaires choisis parmi les membres du conseil syndical). Il doit ouvrir un compte bancaire ou postal séparé au nom de la copropriété, sauf vote contraire des copropriétaires. À savoir : le syndic non professionnel n'est pas tenu d'avoir une carte professionnelle ni de présenter une garantie financière ou une assurance de responsabilité civile. Il lui est toutefois recommandé de souscrire une telle assurance car sa responsabilité peut être engagée au même titre que celle d'un professionnel. b) Syndic professionnel Le syndic peut aussi être un professionnel (une personne physique exerçant en son nom propre ou une société). Dans ce cas, il doit remplir les conditions suivantes : - justifier d'une garantie financière suffisante destinée à assurer à la copropriété le remboursement de ses fonds en cas de faillite, - justifier d'une assurance responsabilité civile professionnelle, - ouvrir un compte bancaire ou postal séparé au nom de la copropriété (sauf vote contraire des copropriétaires), - et posséder une carte professionnelle de "gestion immobilière" délivrée par la préfecture. 2) Rôle Le syndic est le représentant légal du syndicat des copropriétaires. À ce titre, il est notamment tenu de gérer l'administration et les finances de la copropriété. a) Gestion administrative Le syndic doit assurer la gestion administrative de la copropriété. Dans ce cadre, il doit : - établir une fiche d'information synthétique sur la copropriété et la tenir à jour, - faire exécuter le règlement de copropriété et les décisions de l'assemblée générale, - administrer l'immeuble, assurer sa conservation, sa garde, son entretien et, en cas d'urgence, faire exécuter les travaux nécessaires en vue de sa sauvegarde, UNPI 13-7 RUE LAFON MARSEILLE Page 8

9 - représenter le syndicat en justice, - établir, tenir à jour et la disposition des copropriétaires le carnet d'entretien de l'immeuble, - procéder à l'immatriculation de la copropriété, - informer les occupants de l'immeuble (propriétaires et locataires) des décisions prises en assemblée générale. Il doit par ailleurs obligatoirement organiser un vote pour entériner les décisions suivantes : - souscription d'un contrat d'assurance responsabilité civile du syndicat (en cas de refus, le syndic peut souscrire cette assurance pour le compte du syndicat), - délégation à une entreprise spécialisée de la gestion des archives du syndicat des copropriétaires (aux frais de ce dernier), - signature d'un contrat avec le syndic ou toute entreprise ou prestataire qui lui est lié. À noter : à partir de 2015, le syndic professionnel devra proposer aux copropriétaires un accès en ligne sécurisé des documents relatifs à la gestion de l'immeuble et des lots, sauf décision contraire de l'assemblée générale. b) Gestion comptable et financière Le syndic est par ailleurs tenu d'assurer la gestion comptable et financière de la copropriété. Dans ce cadre il doit : - établir le budget prévisionnel, les comptes du syndicat et leurs annexes,et les soumettre au vote des copropriétaires, - ouvrir un compte bancaire ou postal séparé au nom du syndicat (sauf si l'assemblée générale en décide autrement) - organiser un vote, lors de sa nomination puis au moins tous les 3 ans, concernant la constitution d'une réserve spéciale destinée à l'entretien et la conservation de l'immeuble. Attention : le syndic n'a pas le droit d'avancer des fonds au syndicat de copropriétaire, sauf s'il s'agit d'un syndic provisoire. 3) Désignation La mise en concurrence de plusieurs contrats de syndic est obligatoire avant de procéder à sa désignation. a) Mise en concurrence La mise en concurrence préalable de plusieurs projets de contrat de syndic est obligatoire et doit être réalisée par le conseil syndical. Tout copropriétaire peut par ailleurs demander au syndic d'inscrire à l'ordre du jour de l'assemblée générale l'examen d'autres projets de contrat de syndic qu'il lui communique à cet effet. Les projets sont présentés aux copropriétaires avant qu'ils procèdent au vote du syndic. Si le marché local des syndics ne permet pas une mise en concurrence, le conseil syndical peut proposer d'y renoncer. Le syndic doit alors notifier cette proposition par lettre recommandée avec UNPI 13-7 RUE LAFON MARSEILLE Page 9

10 avis de réception, à chaque copropriétaire, dans un délai suffisant pour leur permettre de faire inscrire des projets de contrats de syndic à l'ordre du jour de la prochaine assemblée générale. La mise en concurrence n'est pas imposée si la copropriété est dépourvue de conseil syndical. b) Vote en assemblée générale Qu'il soit professionnel ou non professionnel, le syndic retenu doit être désigné par l'assemblée générale au cours d'un vote des copropriétaires à la majorité absolue. 4) Contrat de syndic Le mandat donné au syndic professionnel prend la forme d'un contrat dont le contenu et la durée sont réglementés. a) Contenu Le contrat du syndic fixe : - la durée de son mandat, sa date de prise d'effet et d'échéance, - les conditions de sa rémunération s'agissant du syndic professionnel, - et les conditions d'exécution de sa mission. b) Durée La durée maximale du mandat du syndic est de 3 ans renouvelables. Le renouvellement implique une réélection par une nouvelle décision de l'assemblée générale. Cette durée peut toutefois être réduite à 1 an si le syndic ou toute personne à laquelle il est lié (conjoint, partenaire de PACS, employés...) a participé à la construction de l'immeuble en tant que promoteur ou architecte. Dans certains cas, il est possible de révoquer le syndic en cours de mandat. Le conseil syndical 1) Rôle Le conseil syndical a un rôle consultatif. Ses missions consistent principalement : - à assister le syndic de copropriété dans ses prises de décisions concernant la copropriété. Cette assistance peut porter, par exemple, sur un avis relatif au choix des entreprises appelées à assurer l'entretien de l'immeuble - et à contrôler sa gestion en vérifiant notamment la comptabilité, la répartition des dépenses, les conditions dans lesquelles sont passés et exécutés les marchés et tous les autres contrats, ainsi que l'élaboration du budget prévisionnel. UNPI 13-7 RUE LAFON MARSEILLE Page 10

11 Le conseil syndical doit rendre compte tous les ans à l'assemblée générale de l'exécution de sa mission. 2) Composition Le conseil syndical est composé d'un président, élu parmi ses membres, et de quelques copropriétaires élus comme copropriétaires titulaires ou suppléants désignés par l'assemblée générale à la majorité absolue. 3) Durée du mandat Les membres du conseil syndical sont élus pour une durée maximale de 3 ans, renouvelable. 4) Rémunération Les membres du conseil syndical ne sont pas rémunérés. Les dépenses nécessitées pour l'exécution de leur mission sont remboursées, sur le budget de la copropriété, par les copropriétaires. 5) Responsabilité Les membres du conseil syndical peuvent être responsables des fautes graves commises dans l'exécution de leur mission. Un contrôle abusif de la mission du syndic de copropriété peut par exemple constituer une faute mettant en cause la responsabilité du conseil syndical. 6) Fin de mandat Les membres du conseil syndical peuvent rompre leur mandat quand ils le souhaitent. L'assemblée générale peut, quant à elle, décider de révoquer un ou plusieurs membres à tout moment. Dans tous les cas, le conseil syndical n'est plus régulièrement constitué dès lors que plus du quart des sièges devient vacant, pour quelque raison que ce soit. Répartition, vote et paiement des charges de copropriété 1) Nature des charges a) Charges générales Les charges générales comprennent les frais liés à : - l'administration de l'immeuble (par exemple, honoraires du syndic, frais de tenue des assemblées générales...), - l'entretien de l'immeuble (par exemple nettoyage des parties communes...), - et la conservation de l'immeuble (par exemple, ravalement des façades, réfection des toitures...). UNPI 13-7 RUE LAFON MARSEILLE Page 11

12 Ces charges sont payées par l'ensemble des copropriétaires à hauteur de leur quote-part, même si la dépense ne présente aucune utilité directe pour leur lot. b) Charges spéciales Les charges spéciales sont celles relatives : - aux services collectifs (gardiennage, service de nettoyage, système de sécurité...), - aux équipements communs (entretien de la chaudière collective, de l'ascenseur, installation d'une antenne de télévision...). Ces charges sont payées par les copropriétaires en fonction de l'utilité potentielle que ces services et éléments présentent à l'égard de leur lot. Par exemple, pour les frais d'ascenseur, les copropriétaires des lots situés en rez-de-chaussée n'ont pas à supporter ces frais, sauf si l'ascenseur dessert la cave ou le parking. À savoir : la possibilité pour le copropriétaire d'accéder de l'extérieur à l'ascenseur ou au niveau de sa cave est jugée suffisante pour lui imposer une participation financière, même s'il ne possède pas de garage. 2) Vote des charges a) Dépenses courantes Chaque année, les copropriétaires votent un budget prévisionnel pour faire face aux dépenses courantes relatives aux parties communes et aux équipements communs. Ces dépenses couvrent : - leur maintien en l'état, - leur fonctionnement, - et leur administration. Dans ce cadre, les charges relatives aux dépenses courantes sont intégrées dans le budget prévisionnel quelles que soit leur nature (générale ou spéciale). À noter : il est admis que le syndic puisse faire réaliser de menues réparations sans obtenir préalablement l'aval des copropriétaires (réparation de serrure, remplacement des ampoules...). b) Dépenses exceptionnelles Les gros travaux (hors maintenance) doivent faire l'objet au cas par cas d'un vote des copropriétaires. Les dépenses correspondantes ne peuvent être intégrées dans le budget prévisionnel. Il s'agit notamment : - des travaux de conservation ou d'entretien de l'immeuble, - des travaux portant sur des éléments d'équipement communs, - des travaux d'amélioration (transformation de l'existant, adjonction d'un nouvel élément d'équipement, aménagement ou création de locaux à usage commun, affouillement des sols, surélévation de bâtiment...), UNPI 13-7 RUE LAFON MARSEILLE Page 12

13 - des études techniques (diagnostics, consultations...). En pratique, ces dépenses sont votées en même temps que les travaux et peuvent alors faire l'objet d'un appel de charges, ou de provisions spéciales. 3) Paiement Chaque copropriétaire doit assumer le paiement des charges votées à hauteur de sa quote-part. a) Dépenses courantes Les charges prévues au budget prévisionnel sont financées par le versement de provisions. Ces provisions sont versées par les copropriétaires au syndic de copropriété. Elles sont égales au quart du budget voté, sauf décision contraire de l'assemblée générale. La provision doit être réglée le premier jour de chaque trimestre ou le premier jour de la période fixée par l'assemblée générale. Avant la date d'exigibilité, le syndic de copropriété adresse une lettre simple à chaque copropriétaire indiquant le montant de sa provision. b) Dépenses exceptionnelles Lors du vote des dépenses exceptionnelles, l'assemblée générale fixe le montant de la dépense et la date d'exigibilité des provisions correspondantes. Avant la date d'exigibilité fixée par l'assemblée générale, le syndic de copropriété adresse une lettre simple à chaque copropriétaire indiquant l'objet de la dépense et le montant de la somme exigible. c) Dépenses pour travaux d'amélioration Les copropriétaires qui se sont abstenus ou qui ont voté contre une décision de travaux d'amélioration, ou encore qui n'ont pas participé à l'assemblée générale, peuvent demander un étalement de leur paiement sur 10 ans (paiement différé). La demande doit être adressée au syndic de copropriété par lettre recommandée avec accusé de réception. Ce différé de paiement n'est pas gratuit et peut être assorti d'une majoration : - soit au taux d'intérêt légal, - soit, si la copropriété a sollicité un prêt bancaire, au taux d'intérêt pratiqué par la banque. 4) Contestation de la répartition des charges Tout copropriétaire qui relève une erreur dans la répartition des charges peut contester cette répartition devant le juge. Il faut alors saisir le tribunal de grande instance (TGI) pour obtenir une rectification des charges dès lors qu'un copropriétaire constate : - que sa part est supérieure de plus d'un quart à ce qu'elle devrait être, - ou que la part d'un autre copropriétaire est inférieure de plus d'un quart à ce qu'elle devrait être. UNPI 13-7 RUE LAFON MARSEILLE Page 13

14 Cette action peut être engagée : - dans les 5 ans qui suivent la publication du règlement de copropriété au fichier immobilier, - ou dans les 2 ans qui suivent la 1ere vente du lot de copropriété intervenue après la publication du règlement de copropriété au fichier immobilier. Si la plainte du copropriétaire est fondée, le juge établit une nouvelle répartition des charges qui s'applique seulement pour l'avenir. Attention : en dehors de ces cas de contestation des charges, modifier la répartition des charges nécessite un vote unanime de l'ensemble des copropriétaires. Recouvrement des charges de copropriété impayées 1) Relance et mise en demeure En cas d'impayés de charges, il appartient au syndic de faire le nécessaire pour les recouvrir. a) Relance Dans un premier temps, une simple lettre de rappel est généralement adressée au copropriétaire défaillant pour tenter un recouvrement amiable. Il lui est rappelé que la date de paiement des charges est dépassée et qu'à défaut de paiement, une procédure de recouvrement pourra être lancée à son encontre. b) Mise en demeure Si l'impayé persiste, le syndic de copropriété doit procéder à la mise en demeure du copropriétaire défaillant, par lettre recommandée avec accusé de réception ou par acte d'huissier. Le copropriétaire a ensuite 30 jours, à compter de la remise du courrier (première présentation de la lettre recommandé) pour payer ses charges. Concernant les charges courantes impayées votées dans le cadre du budget prévisionnel, les provisions sur charges à venir (correspondant aux trimestres suivants) deviennent également exigibles si le copropriétaire défaillant ne régularise pas sa situation dans les 30 jours. À savoir : en pratique, un accord amiable peut être trouvé si le copropriétaire défaillant souhaite régulariser sa situation et demande un étalement de sa dette. 2) Recours au juge Si le copropriétaire défaillant ne paye pas dans les 30 jours, ou si aucun accord amiable de remboursement de la dette n'a pu être trouvé, le syndic doit engager une procédure devant le juge. Le syndic peut alors agir dans le cadre : UNPI 13-7 RUE LAFON MARSEILLE Page 14

15 - d'une procédure en référé afin d'obtenir la condamnation rapide du copropriétaire défaillant, - d'une procédure d'injonction de payer. A défaut d'engager une procédure spécifique, le syndic doit porter le litige devant : - le juge de proximité si l'impayé ne dépasse pas 4 000, - le tribunal d'instance pour un montant d'impayé entre et le tribunal de grande instance pour une somme supérieure à Dans tous les cas, les impayés de charges doivent être réclamés dans un délai de 10 ans. Au-delà, la dette s'éteint. Le syndic n'a besoin d'aucune autorisation de l'assemblée générale pour poursuivre le copropriétaire défaillant, sauf si une saisie immobilière s'impose. Concernant les charges impayées votées dans le cadre du budget prévisionnel, le syndic peut agir directement comme en référé devant le tribunal de grande instance. 3) Sanctions a) Remboursement de l'impayé À l'issue du jugement, le propriétaire défaillant peut être condamné : - au remboursement des charges impayées, - au versement d'intérêts de retard au taux légal (ces intérêts courent à compter de la mise en demeure adressée au copropriétaire défaillant), - aux versements d'indemnités supérieures aux intérêts de retard au taux légal si le règlement de copropriété le prévoit (clause pénale). Attention : le tribunal peut toutefois décider d'accorder au copropriétaire des délais de paiement, sous réserve qu'il justifie de réelles difficultés financières. b) Frais de procédure Les frais de procédure engagés par le syndic de copropriété sont à la charge du copropriétaire défaillant. Ils recouvrent notamment : - les frais de mise en demeure engagés par le syndic, - les frais de relance à compter de la mise en demeure, - les frais de prise d'hypothèque à compter de la mise en demeure, - les frais d'huissier engagés pour les besoins de la procédure. À noter : le tribunal peut décider de ne pas mettre ces frais à la charge du copropriétaire défaillant (ou seulement une partie) dans un souci d'équité ou s'il juge que la situation économique du copropriétaire le justifie. UNPI 13-7 RUE LAFON MARSEILLE Page 15

16 Vente d un lot de copropriété 1) Lot de copropriété Tout copropriétaire peut décider de vendre un lot de copropriété lui appartenant. Il peut s'agir notamment de la vente : - d'un appartement, - d'un local commercial, - de combles, - d'une place de parking, - d'une cave. À noter : la vente s'effectue librement et à tout moment. Toutefois, dans certains cas, les copropriétaires peuvent être prioritaires pour acheter le lot mis en vente dans l'immeuble. 2) Information de l'acheteur La vente d'un lot de copropriété s'effectue dans les conditions de vente classique. Toutefois, certains documents spécifiques à la copropriété doivent être annexés à la promesse de vente ou à défaut, à l'acte authentique (contrat de vente signé chez le notaire). a) Superficie Si le lot mis en vente est un logement, sa superficie doit être mentionnée (superficie dite Carrez, en pratique publiée au sein de l'annonce). À défaut, la nullité de la vente peut être invoquée par l'acheteur dans le délai d'un mois suivant l'acte authentique. En cas de mention d'une superficie supérieure de 5% à la superficie réelle, le vendeur peut être poursuivi en diminution du prix proportionnelle. À savoir : la mention de la superficie n'est pas obligatoire pour les caves, garages, emplacement de stationnement et d'une manière générale, les lots ou fraction de lots inférieurs à 8 m2. b) Organisation de l'immeuble Quelle que soit la nature du lot de copropriété, certains documents concernant l'organisation de l'immeuble doivent être annexés au contrat : - le règlement de copropriété et ses actes modificateurs, - le carnet d'entretien de l'immeuble, - l'état descriptif de division de l'immeuble et ses actes modificateurs, - les procès-verbaux des assemblées générales des 3 dernières années si le vendeur les a en sa possession. En l'absence de ces documents lors de la vente, le délai de rétractation ou de réflexion commence à courir le lendemain de la communication de ces documents à l'acquéreur. UNPI 13-7 RUE LAFON MARSEILLE Page 16

17 c) État financier de la copropriété De la même manière, certaines informations relatives à la situation financière du vendeur et de la copropriété doivent être communiquées à l'acheteur : - montant des charges courantes du budget prévisionnel, - montant des charges payées par le vendeur au titre des 2 derniers exercices comptables en dehors du budget prévisionnel, - montant de la part du fond de travaux (s'il existe) rattaché au lot principal vendu et montant de la dernière cotisation au fonds versée par le vendeur au titre du lot vendu. Sauf si le budget prévisionnel est inférieur à , le vendeur doit présenter : - les sommes restant éventuellement dues par le vendeur au syndicat des copropriétaires, - les sommes restant à la charge de l'acquéreur auprès du syndicat des copropriétaires, - l'état global des impayés de charges au sein du syndicat et de la dette vis-à-vis des fournisseurs. En l'absence de ces documents lors de la vente, le délai de rétractation ou de réflexion commence à courir le lendemain de la communication de ces documents à l'acquéreur. d) État daté des charges Le copropriétaire vendeur (ou à défaut le notaire chargé de la vente) doit demander au syndic de lui délivrer un état daté qui fait le bilan des charges de copropriété liées au lot vendu. Ce document récapitule, sous réserve de l'apurement des comptes, les sommes pouvant rester dues par le vendeur au titre : - des provisions exigibles du budget prévisionnel, - des provisions exigibles des dépenses non comprises dans le budget prévisionnel, - des éventuelles charges impayées, - d'un éventuel emprunt collectif signé par la copropriété, - des charges différées restant dues, - des avances exigibles. Ce document indique par ailleurs et dans les mêmes conditions les sommes dont le syndicat pourrait être débiteur à l'égard du vendeur (avances) ainsi que les sommes qui seront à la charge de l'acheteur. Enfin, l'état daté indique : - la somme des charges de copropriété correspondant au lot pour les deux derniers exercices, - l'objet et l'état des procédures judiciaires éventuellement en cours (impayés par exemple). Attention : les frais relatif à l'établissement de l'état daté sont à la charge du vendeur. UNPI 13-7 RUE LAFON MARSEILLE Page 17

18 e) Certificat du syndic Avant la signature de l'acte de vente chez le notaire, le vendeur doit lui présenter un certificat délivré par le syndic datant de moins d'un mois et attestant que le vendeur est libre de toute obligation à l'égard du syndicat. À défaut, le notaire adresse au syndic un avis de mutation par lettre recommandée avec accusé de réception dans les 15 jours qui suivent l'acte de vente. À l'expiration d'un délai de 15 jours suivant la réception de l'avis de mutation, le syndic peut obtenir le paiement des sommes restant dues par l'ancien propriétaire sur le prix de vente. 3) Information du syndic Dans le cadre de la vente d'un lot de copropriété, le notaire, le vendeur ou l'acquéreur, doit informer le syndic du changement de propriétaire dès que la vente est réalisée (après la signature chez le notaire). a) Notification Cette information doit être notifiée au syndic : - sans délai à compter de l'acte de vente, - par lettre recommandée avec accusé de réception. b) Contenu de la notification Le courrier adressé au syndic doit préciser : - les noms, prénoms et domicile de l'acquéreur, - ceux du mandataire prévu dans le cadre d'un bien vendu en indivision ou usufruit le cas échéant, - les accords éventuellement conclus concernant les modalités de remboursement de l'emprunt collectif en cours le cas échéant. 4) Paiement des charges en cours a) Règle générale Les provisions sur charges et provisions sur travaux sont dues, à l'égard du syndicat, par la personne qui est copropriétaire à leur date d'exigibilité, y compris pour des travaux votés avant la vente. En revanche, le paiement de la provision exigible du budget prévisionnel est à la charge du vendeur. Le trop ou le moins perçu révélé après approbation des comptes est crédité ou débité sur le compte du copropriétaire en place à la date de l'approbation des comptes par l'assemblée. UNPI 13-7 RUE LAFON MARSEILLE Page 18

19 b) Accord particulier Un accord entre le vendeur et l'acquéreur peut toutefois prévoir une répartition des charges différente de ce qui est prévu par la loi. Dans ce cas, l'accord n'a d'effet qu'à l'égard de ses signataires (vendeur et acquéreur). Il ne s'impose pas au syndic, lequel procède à la récupération des charges auprès du copropriétaire en titre à leur date d'exigibilité. Les clauses relatives à la répartition de ces dépenses (charges, financement des travaux non encore exécutés...) doivent être précises afin d'éviter tout litige. Emprunt collectif en copropriété 1) Financements concernés Un prêt bancaire peut être souscrit au nom du syndicat de copropriétaires pour financer : - des travaux votés concernant les parties communes, - des travaux d'intérêt collectif sur les parties privatives (par exemple, mise en place de compteurs individuels pour apprécier la quantité de chauffage consommée dans chaque appartement), - des actes d'acquisition, - ou des travaux subventionnés notamment par l'agence nationale de l'habitat (Anah) : travaux de rénovation thermique par exemple. À savoir : dans ce dernier cas, les travaux doivent porter sur les parties communes ou sur les parties privatives s'ils sont d'intérêt collectif. 2) Copropriétaires concernés L'emprunt collectif est souscrit au nom du syndicat des copropriétaires pour le compte : - de l'ensemble des copropriétaires, - ou des seuls copropriétaires qui décident d'y participer. 3) Procédure Le recours à l'emprunt collectif est soumis à certaines règles de formes. a) Ordre du jour Les conditions générales et particulières du projet de contrat de prêt doivent être jointes à l'ordre du jour de l'assemblée générale au cours de laquelle le recours à l'emprunt collectif doit être voté. UNPI 13-7 RUE LAFON MARSEILLE Page 19

20 b) Règles de vote La décision de souscrire un emprunt collectif doit faire l'objet d'un vote à l'unanimité. Dans certains cas, la décision de souscrire l'emprunt est prise à la même majorité que celle nécessaire au vote des travaux concernés. Cette dérogation s'applique si l'emprunt est prévu : - pour pré-financer des subventions publiques accordées au syndicat, - ou pour le bénéfice des seuls copropriétaires décidant d'y participer. c) Notification de participation Les copropriétaires participant à l'emprunt doivent ensuite notifier leur décision au syndic en précisant le montant qu'ils souhaitent demander dans la limite de leur quote-part de dépense. Cette notification doit être faite dans un délai de 2 mois : - à compter de la notification du procès-verbal d'assemblée générale pour les copropriétaires opposants ou défaillants, - à compter de la tenue de l'assemblée générale pour les autres copropriétaires. 4) Souscription Le contrat de prêt doit être conforme aux conditions générales et particulières qui ont été jointes à l'ordre du jour de l'assemblée générale. Son montant est plafonné et la signature ne peut intervenir avant un certain délai. a) Montant Le montant de l'emprunt est plafonné au montant total des quotes-parts de dépenses des copropriétaires participants. b) Garantie Le syndicat de copropriétaires doit impérativement être garanti par une caution solidaire, c'est-à-dire par un tiers (un autre organisme bancaire, par exemple), pour prévenir les cas d'impayés de remboursement du prêt d'un ou plusieurs copropriétaires. L'engagement de la caution doit résulter d'un accord écrit de l'organisme bancaire. c) Signature La signature du prêt est faite par le syndic agissant au nom du syndicat des copropriétaires. Elle s'effectue après le délai de 2 mois à compter de la notification de la décision d'assemblée générale concernant le recours à l'emprunt collectif. UNPI 13-7 RUE LAFON MARSEILLE Page 20

21 5) Remboursement Seuls les copropriétaires bénéficiant du prêt sont tenus de rembourser son montant, ses intérêts et honoraires dans la limite de leur quote-part des dépenses. En cas d'impayé de remboursement du prêt, le syndic doit adresser une mise en demeure au copropriétaire défaillant par lettre recommandée avec avis de réception. En cas d'échec de cette mise en demeure, et à l'expiration d'un délai de 30 jours, le syndic peut appeler la caution à rembourser les impayés du copropriétaire. La caution peut ensuite se retourner contre le copropriétaire défaillant pour obtenir le remboursement du paiement. L organisation de l assemblée générale des copropriétaires La tenue d'une assemblée générale est obligatoire au moins une fois par an. Chaque copropriétaire est convoqué individuellement par le syndic. 1) Préparation La réunion d'assemblée générale des copropriétaires peut être à l'initiative du syndic, du conseil syndical, voire sous certaines conditions, des copropriétaires. Tout copropriétaire peut participer à l'élaboration de l'ordre du jour des assemblées générales. a) Initiative de la réunion Une réunion d'assemblée générale doit être organisée au moins une fois par an (assemblée générale annuelle ordinaire), mais elle peut l'être autant de fois que cela est nécessaire (assemblée générale extraordinaire). La réunion d'assemblée générale peut être à l'initiative : - du syndic de copropriété, - du conseil syndical, - d'un ou plusieurs copropriétaires représentant au moins 1/4 des voix de l'ensemble des copropriétaires, sauf si le règlement de copropriété prévoit un nombre de voix moins élevé. Lorsque l'initiative n'émane pas du syndic, la demande doit lui être formulée par courrier recommandé avec accusé de réception ou par acte d'huissier. Le courrier doit indiquer les questions qui devront être inscrites à l'ordre du jour de l'assemblée générale demandée. b) Fixation de l'ordre du jour Un ordre du jour doit être fixé préalablement à la tenue de l'assemblée générale. Il s'agit d'un document récapitulant l'ensemble des questions qui devront être votées au cours de l'assemblée générale (un sujet non inscrit à l'ordre du jour peut être discuté en assemblée générale mais ne pourra faire l'objet d'un vote). Le syndic assure la rédaction et la tenue de cet ordre du jour. UNPI 13-7 RUE LAFON MARSEILLE Page 21

22 Le conseil syndical et, d'une manière générale, tout copropriétaire peut demander au syndic de faire figurer une ou plusieurs questions à l'ordre du jour de la prochaine assemblé générale. La demande doit alors être formulée au syndic par courrier recommandé avec avis de réception ou par fax avec récépissé. Cette notification peut être faite à tout moment avant l'envoi de la convocation à l'assemblée générale. Attention : une notification tardive peut empêcher le syndic d'inscrire les questions à l'ordre du jour. Le cas échéant, elles sont repoussées à l'assemblée suivante. 2) Convocation L'assemblée générale des copropriétaires doit être convoquée dans certaines conditions de forme et de délai. À noter : à défaut, les décisions prises en assemblée générale ne sont pas valides. a) Auteur En principe, c'est le syndic de copropriété qui doit procéder à la convocation de l'assemblée générale des copropriétaires, y compris s'il n'est pas à l'initiative de l'assemblée générale envisagée. À défaut, une mise en demeure doit lui être adressée par courrier recommandé avec accusé de réception. Si le syndic n'a pas convoqué l'assemblée générale des copropriétaires dans les 8 jours suivant sa mise en demeure, le conseil syndical peut le faire à sa place. En cas de défaillance du conseil syndical, l'assemblée générale peut être provoquée par tout copropriétaire dans le cadre d'une saisine en référé du tribunal de grande instance. b) Contenu minimum La convocation doit être écrite et mentionner : - le lieu, la date et l'heure de la réunion, - les questions inscrites à l'ordre du jour de la réunion, - les modalités de consultation des justificatifs de charges avant la tenue de l'assemblée générale. c) Documents complémentaires obligatoires En fonction de la nature des questions inscrites à l'ordre du jour, des documents supplémentaires doivent être adressés aux copropriétaires, au plus tard en même temps que la convocation. La remise de certains documents conditionne ainsi la validité des futures décisions. C'est le cas notamment : UNPI 13-7 RUE LAFON MARSEILLE Page 22

23 - des documents comptables et financiers pour l'approbation des comptes, - du projet de budget prévisionnel avec le comparatif du dernier budget lorsqu'il doit être voté, - des projets de contrat et devis pour voter des travaux, - des projets de texte pour entériner une modification du règlement de copropriété ou de répartition des charges. Certains documents doivent par ailleurs être notifiés à titre d'information à chaque copropriétaire dans les mêmes conditions. Tel est le cas par exemple : - des annexes au budget prévisionnel, - de l'état détaillé des sommes perçues par le syndic au titre de sa rémunération, - de l'avis rendu par le conseil syndical lorsque cet avis est obligatoire, - du projet de l'état individuel de répartition des comptes de chaque copropriétaire en vue de l'approbation des comptes. d) Forme de la convocation La convocation de l'assemblée générale doit être notifiée à chaque copropriétaire : - par lettre recommandée avec accusé de réception, - au moins 21 jours avant la réunion (sauf urgence). À savoir : le règlement de copropriété peut prévoir un délai plus long. Le déroulement d une assemblée générale 1) Lieu de la réunion En principe, l'assemblée générale se réunit dans la commune où l'immeuble est situé, à moins que le règlement de copropriété prévoie des modalités différentes. Dans ce cadre et sauf disposition contraire du règlement de copropriété, une réunion d'assemblée générale peut par exemple se tenir : - au sein de la copropriété, - dans les locaux du syndic, - ou dans tout autre lieu situé dans la zone géographique prévue. En l'absence de précision apportée par le règlement de copropriété, les copropriétaires peuvent décider à la majorité simple (majorité des copropriétaires présents ou représentés) du lieu où se tiendra la prochaine assemblée générale. UNPI 13-7 RUE LAFON MARSEILLE Page 23

24 2) Composition L'assemblée générale de copropriété se compose : - des copropriétaires qui souhaitent être présents (ou leur mandataire s'ils sont représentés), - du syndic de copropriété qui assure le secrétariat de la séance (sauf décision contraire de l'assemblée générale), - d'un président désigné au début de chaque séance et, s'il y a lieu, un ou plusieurs scrutateurs. À savoir : le président et les scrutateurs sont désignés parmi les copropriétaires à la majorité des copropriétaires présents ou représentés (majorité simple). 3) Participants En principe, seuls les copropriétaires et le syndic peuvent participer aux réunions d'assemblée générale. Toutefois, tout copropriétaire peut se faire représenter par la personne de son choix quelle qu'en soit la raison et sans avoir à se justifier. Certaines personnes extérieures à la copropriété peuvent par ailleurs être autorisées à assister à la réunion de copropriétaires. a) Délégation S'il le souhaite, tout copropriétaire peut donner un mandat à la personne de son choix pour le représenter et voter en son nom. Ce mandat est obligatoirement écrit. Un mandataire ne peut pas recevoir plus de 3 mandats de vote à moins que le total de ses voix et de celles de ses mandants ne dépasse pas 5 % du total des voix de la copropriété. Attention : il est interdit de déléguer son droit de vote au syndic, au conjoint marié ou pacsé du syndic ou à un salarié du syndic b) Observateurs extérieurs Les locataires des logements d'une copropriété ne sont pas admis à participer individuellement aux assemblées générales. Toutefois, les associations de locataires affiliées à une organisation agréée ont le droit d'y assister si elles le souhaitent. Elles peuvent alors formuler leurs observations, sans pour autant pouvoir prendre part au vote. Par ailleurs, rien n'interdit à une personne extérieure d'assister à une réunion d'assemblée générale avec l'accord des membres du syndicat. En pratique, cela peut être le cas par exemple : - d'un architecte, - d'un artisan, - d'un avocat, - du futur acquéreur d'un lot de copropriété. UNPI 13-7 RUE LAFON MARSEILLE Page 24

25 4) Feuille de présence Chaque copropriétaire (ou mandataire) signe une feuille de présence permettant de compter le nombre de voix lors de chaque vote et de vérifier si les majorités requises sont réunies. Elle indique les noms et domicile de chaque copropriétaire ainsi que le nombre de voix dont il dispose. En cas de retard ou de départ anticipé d'un participant, l'heure doit être mentionnée. La feuille de présence doit être annexée au procès-verbal avec lequel elle est conservée. La feuille de présence est certifiée exacte par le président de l'assemblée. Cette feuille peut également être tenue sous forme électronique. 5) Prise de décision Les décisions relatives à la copropriété sont prises au cours de l'assemblée générale dans le cadre d'un vote. Chaque question inscrite à l'ordre du jour doit faire l'objet d'un vote au cours de l'assemblée générale. Chaque copropriétaire présent ou représenté peut prendre part au vote. Il dispose d'un nombre de voix proportionnel à sa quote-part de parties communes. Le vote doit se faire par écrit ou à main levée pour permettre d'identifier les copropriétaires qui ont participé au vote et de comptabiliser leurs voix. Les modalités du vote dépendent de la nature de la décision à prendre : - vote à la majorité simple pour les décisions relatives à l'entretien courant et à l'administration générale, - vote à la majorité absolue pour les décisions ne relevant pas de la simple gestion courant de l'immeuble, - vote à la double majorité, voire à l'unanimité pour les décisions les plus importantes. À noter : les sujets non-inscrits à l'ordre du jour peuvent être discutés, mais ne peuvent être votés. 6) Répartition des voix Pour voter, chaque copropriétaire dispose d'un nombre de voix correspondant à sa quote-part de parties communes. Par exemple, un lot qui comporte 150 millièmes dispose de 150 voix en assemblée générale, soit un total de 15 % du total des voix. Toutefois, lorsqu'un copropriétaire possède une quote-part des parties communes supérieure à la moitié, le nombre de voix dont il dispose est réduit à la somme des voix des autres copropriétaires. UNPI 13-7 RUE LAFON MARSEILLE Page 25

26 Règles de vote en assemblée générale UNPI 13-7 RUE LAFON MARSEILLE Page 26

27 Si un copropriétaire a à lui seul plus de la moitié des millièmes, le nombre de voix dont il dispose est ramené à la somme des voix des autres copropriétaires. Grâce à cette disposition, le copropriétaire majoritaire ne peut imposer ses choix systématiquement lors de chaque assemblée générale. Le procès-verbal (compte rendu d assemblée générale) À la fin de chaque assemblée générale, un compte-rendu des décisions (procès-verbal) est rédigé par le syndic de copropriété. Sa forme, son contenu et son enregistrement sont réglementés. 1) Forme Un procès-verbal des décisions prises en assemblée générale est établi à la fin de chaque séance. Il doit être signé par le président de l'assemblée, le secrétaire, et le ou les scrutateurs. Les procèsverbaux sont ensuite inscrits les uns à la suite des autres au sein d'un registre spécifique. À savoir : les comptes-rendus et le registre où ils sont inscrits peuvent être détenus sous forme électronique. 2) Contenu UNPI 13-7 RUE LAFON MARSEILLE Page 27