Guide d attribution des subventions

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1 Guide d attribution des subventions Programme Promotion de l enseignement collégial : productions étudiantes Novembre 2016

2 Le présent document a été produit par le ministère de l Éducation et de l Enseignement supérieur. Coordination et rédaction Direction des affaires étudiantes et institutionnelles Direction générale des affaires universitaires et interordres Secteur de l enseignement supérieur Révision linguistique Sous la responsabilité de la Direction des communications Pour obtenir plus d information : Renseignements généraux Direction des communications Ministère de l Éducation et de l Enseignement supérieur 1035, rue De La Chevrotière, 28 e étage Québec (Québec) G1R 5A5 Téléphone : Ligne sans frais : Ce document est accessible sur le site Web du Ministère au Gouvernement du Québec Ministère de l Éducation et de l Enseignement supérieur, 2016 ISSN (En ligne) ISBN (PDF) Dépôt légal - Bibliothèque et Archives nationales du Québec, 2016

3 Table des matières Liste des changements et rappels...iv 1. Objectifs du programme Champs d application Présentation des projets Échéance de dépôt des projets Composition du dossier de présentation Analyse des projets Financement des projets Dépenses admissibles : Dépenses non admissibles : Critères d analyse des projets Originalité (25 %) Participation des étudiantes et des étudiants et de la collectivité (25 %) Incidence sur la population (10 %) Lien entre les projets et les champs d activité de l enseignement collégial (15 %) Sources de financement des projets (15 %) Événement écoresponsable (10 %) Transmission des allocations Restrictions Responsabilités administratives des demandeurs Visibilité du Ministère Bilan des activités... 7 Annexe 1 Événement écoresponsable... 8 iii

4 Liste des changements et rappels La date limite pour le dépôt des projets dont la réalisation est prévue pour le trimestre d automne 2017 ou pour le trimestre d hiver 2018 est le 31 janvier L adresse de courrier électronique pour présenter les dossiers est : daei@education.gouv.qc.ca. Le guide et les formulaires relatifs au programme sont accessibles sur le site Web du Ministère : Les projets doivent être déposés en français, conformément à la Politique gouvernementale relative à l emploi et à la qualité de la langue française dans l Administration. Dorénavant, les projets n atteignant pas la note de passage (60 %) lors de l évaluation ne seront pas retenus. iv

5 1. Objectifs du programme La réalisation du mandat de formation des étudiantes et des étudiants, confié aux cégeps, se concrétise autant dans les activités complémentaires ou parascolaires que dans les activités prévues aux programmes. Les productions étudiantes parascolaires permettent également la maîtrise de connaissances et d habiletés; elles peuvent être formatrices. Le présent programme vise à favoriser la réalisation de projets spéciaux dans le contexte d activités parascolaires liées aux programmes d études ou au développement de l étudiante ou de l étudiant. La mise en valeur de productions d étudiantes et d étudiants a également un effet de rayonnement des cégeps dans leur milieu. Ces productions reflètent une image de qualité de la formation. En soutenant financièrement de telles productions, le Ministère se joint à ses partenaires, les cégeps et la Fédération des cégeps, pour mettre en valeur la qualité de la formation, l image de marque des collèges et leur rayonnement dans le milieu. Ce programme s adresse aux collèges d enseignement général et professionnel (cégeps). À titre de partenaires, les collèges privés peuvent être associés aux projets. 2. Champs d application Les champs d activité suivants sont retenus : les lettres; le monde des affaires et de l industrie; les sciences et les technologies de pointe; les arts; le développement durable. Les subventions accordées servent d une part à financer la réalisation de nouveaux projets et à leur permettre de démarrer. D autre part, elles servent aussi à soutenir la réalisation de projets récurrents qui font preuve d une notoriété certaine. La notoriété d un projet se mesure notamment par son caractère intercollégial, c est-à-dire par le nombre de collèges et d étudiantes et d étudiants qui y participent. 1

6 3. Présentation des projets 3.1 Échéance de dépôt des projets La date limite pour le dépôt des projets dont la réalisation est prévue pour le trimestre d automne ou pour le trimestre d hiver est le 31 janvier Les dossiers de présentation doivent être expédiés au Ministère par courrier électronique, en format PDF, à l adresse suivante : daei@education.gouv.qc.ca. 3.2 Composition du dossier de présentation Pour des raisons d équité envers l ensemble des collèges, les projets doivent être présentés en français 1 et de façon uniforme sur le formulaire intitulé Demande de soutien financier. La signature du directeur ou de la directrice des études ou du directeur ou de la directrice des affaires étudiantes est obligatoire. La version PDF doit comprendre cette signature. Le formulaire est accessible sur le site Web du Ministère : Les éléments suivants sont nécessaires dans la description du projet : la nature des activités, le lieu et la date de l événement; les objectifs du projet; le lien entre le projet et les champs d activité de l enseignement collégial; la contribution du cégep au projet; les appuis d autres collèges, groupements ou organismes (pièces jointes, le cas échéant); le nombre et les catégories de personnes, de départements et de collèges engagés dans la réalisation du projet, notamment la participation escomptée des étudiants; les groupes cibles visés dans le réseau collégial et dans la population en général; les retombées sur l ensemble des étudiants; le caractère écoresponsable des événements. le budget global (voir la section 5.1 pour la liste des dépenses admissibles); les sources de financement et une description détaillée quant à l utilisation de l aide financière. 1 Conformément à l article 21 de la Politique gouvernementale relative à l emploi et à la qualité de la langue française dans l Administration : «L Administration requiert des personnes morales et des entreprises que les documents qui font partie d un dossier établi en vue de l obtention d une subvention, d un contrat, d un permis, de toutes autres formes d autorisations ou, plus généralement, en vue du respect d une obligation découlant d une loi ou d un règlement, soient rédigés en français». 2

7 4. Recevabilité des projets Sont jugés non recevables les projets : qui visent à faire la promotion des cégeps ou de certains programmes particuliers (recrutement d étudiantes et d étudiants); qui ne vont pas au-delà de la responsabilité initiale du cégep ainsi que de son rôle normal de rayonnement et d engagement dans son milieu; qui visent l implantation d infrastructures, le financement d immobilisations ou l achat d outillage; qui visent la production d ouvrages didactiques ou de guides pédagogiques; qui visent à célébrer l anniversaire d un événement; déjà financés dans le cadre de ce programme à titre d aide de démarrage; dont le volet (ex. : danse, théâtre, cinéma) est déjà financé par ce programme à titre de projet récurrent; qui sont déjà reconnus au sein de leur collège ou de leur région; qui servent à faire une collecte de fonds. 5. Financement des projets Les montants accordés aux cégeps participants sont déterminés par un comité d évaluation chargé de soumettre des recommandations à la ministre en fonction de la recevabilité des projets, de leur qualité et de l admissibilité des dépenses. Les montants accordés tiennent aussi compte de la participation financière du cégep et des partenaires. Les projets n ayant pas obtenu la note de passage (60 %) ne seront pas retenus. 5.1 Dépenses admissibles : Les frais de publication d un document; Les frais de poste; Les frais de lancement d une activité (excluant les frais de la réception); Les frais relatifs aux activités d animation; Les bourses ou les prix décernés; Les moyens utilisés en vue de la promotion de l activité : o les dépliants; o les affiches; o les communiqués; o l enregistrement vidéo. 5.2 Dépenses non admissibles : frais de gestion frais de réception frais divers ou autres frais Le budget alloué au programme est attribué en partie à des projets financés de façon récurrente dans le cadre du programme, en partie à de nouveaux projets. 3

8 6. Critères d analyse des projets De façon générale, les projets soumis doivent contribuer à la promotion de l enseignement collégial par des productions d étudiantes et d étudiants de grande qualité, laisser entrevoir des retombées positives à l extérieur du cégep et faire preuve d un haut degré de réalisme du budget. Ces exigences sont mesurées à l aide des critères suivants : 6.1 Originalité (25 %) L originalité d un projet se traduit par son caractère à la fois unique et attrayant : les activités liées au projet sont inédites dans le ou les collèges ou dans la région; le projet comporte un caractère exclusif dans le réseau de l enseignement collégial. 6.2 Participation des étudiantes et des étudiants et de la collectivité (25 %) La réalisation des projets doit idéalement susciter la participation d un grand nombre de personnes ou de groupes de personnes, de plusieurs départements d un même établissement d enseignement ou de plusieurs établissements. Ainsi, les éléments suivants seront considérés : le nombre et les catégories de participants et de participantes des collèges; le nombre de départements ou de collèges engagés dans la réalisation du projet, c est-à-dire qui participent à la prise de décision un projet dont le caractère intercollégial est prédominant pourrait être favorisé; les liens avec des organismes publics ou privés; l engagement des étudiantes et des étudiants dans l organisation de l activité. 6.3 Incidence sur la population (10 %) L idée même de promotion de l enseignement collégial suppose que les projets dépassent le cadre du collège et tendent à joindre le milieu et la collectivité en général. L ampleur et l importance du public visé apparaissent, dès lors, comme des éléments pouvant être garants des retombées des projets. Les éléments suivants seront donc considérés : le nombre de personnes susceptibles d être jointes par le projet à l extérieur du ou des collèges; les effets du projet sur la vie littéraire et artistique ou sur le monde industriel, scientifique, technologique et sur le développement durable. 6.4 Lien entre les projets et les champs d activité de l enseignement collégial (15 %) Les réalisations étudiantes dont on veut faire la promotion doivent avoir un lien direct avec des activités de formation offertes par le ou les collèges engagés dans la réalisation du projet sans toutefois constituer des activités ou des éléments d activités d apprentissage de cours à unités. Ainsi, les éléments suivants seront considérés : les réalisations faites dans le prolongement des programmes de formation offerts par le ou les collèges participants; les réalisations faites au cours d activités parascolaires reconnues par le ou les collèges participants. 4

9 6.5 Sources de financement des projets (15 %) Les subventions accordées visent à couvrir une partie des coûts des projets. Ainsi, les éléments suivants seront considérés : le réalisme du budget total du projet; les démarches liées à la recherche de financement; le pourcentage du budget demandé par rapport au budget total. 6.6 Événement écoresponsable (10 %) Le critère de l écoresponsabilité vise la prise en compte des principes de développement durable dans l organisation des événements. Ainsi seront considérés : les déplacements; l alimentation; l hébergement; l équipement; la documentation, les publications, le matériel promotionnel. Voir l annexe 1 pour plus de détails sur les événements écoresponsables. 5

10 7. Transmission des allocations Le Ministère annonce au début de l année scolaire les sommes allouées. Une attestation écrite des crédits budgétaires accordés est ensuite transmise au cégep. 7.1 Restrictions Seul un cégep peut se voir délivrer une attestation écrite de crédits. Les sommes d argent accordées doivent être utilisées avant le 30 juin de l année scolaire pour laquelle un financement est alloué. 8. Responsabilités administratives des demandeurs Dans l éventualité où une activité financée en vertu de ce programme ne peut avoir lieu, ou qu une partie seulement du montant accordé est utilisé, le responsable de l activité est tenu d en aviser le Ministère le plus rapidement possible. 8.1 Visibilité du Ministère Le Ministère exige une visibilité minimale pour tout investissement, indépendamment du montant accordé. Tout organisme qui reçoit une subvention s engage à respecter les exigences suivantes : accorder au Ministère une visibilité équivalant à celle accordée à tout autre partenaire de même niveau; faire approuver par le Ministère les différents outils de communication où le logo du gouvernement apparaît, et ce, dans un délai minimum de 10 jours ouvrables avant la date de publication; faire connaître la contribution du gouvernement du Québec par l application de la signature gouvernementale sur ses outils de communication et sur tous les éléments promotionnels, conformément aux exigences du Programme d identification visuelle du gouvernement du Québec (PIV) (dépliants, brochures, affiches, site Web, etc.); Normes d utilisation de la signature gouvernementale : Le Programme d identification visuelle du gouvernement du Québec (PIV) ( impose des règles strictes quant à l utilisation de la signature gouvernementale. Il est recommandé d utiliser le logo suivant sur les outils de communication afin de souligner la participation financière du Ministère. Celui-ci existe en trois versions : Deux couleurs Monochrome Inversée Il est à noter que dans les imprimés, la hauteur du drapeau ne doit jamais être inférieure à 5,5 mm. Pour l obtention d un logo ou pour toute question au sujet de l application du PIV, veuillez joindre la Direction des communications du Ministère par courriel à dc@education.gouv.qc.ca ou par téléphone au poste 0. 6

11 8.2 Bilan des activités À la suite de la réalisation du projet, les responsables auront à présenter un rapport d évaluation des activités et un bilan financier afin de faire le point sur l atteinte des objectifs, la population jointe et les suites à donner à l événement. Le rapport peut être remis dès la fin du projet, ou au plus tard le 30 juin Le cas échéant, le responsable du projet doit avoir déposé les documents de tout projet antérieurement subventionné par le programme avant de faire une nouvelle demande de soutien financier. 7

12 Annexe 1 Événement écoresponsable Un événement écoresponsable 2 s inscrit dans une démarche de développement durable à toutes les étapes de son organisation. Il vise donc à : réduire les effets négatifs de l événement, entre autres sur l environnement (ce peut être, par exemple, la réduction des matières résiduelles générées, des gaz à effet de serre émis, des ressources naturelles consommées, etc.); augmenter les répercussions positives de l événement (en privilégiant, par exemple, un commerce local ou équitable ou des entreprises d insertion locale, en mettant en place des activités de sensibilisation, en augmentant l accessibilité à l événement, etc.). L appellation «écoresponsable» vise également des objectifs sociaux, éthiques et de gouvernance et d autres dimensions environnementales. La première étape consiste à cibler les principaux effets négatifs et les répercussions positives que peut avoir l événement, puis à établir des priorités et des objectifs. Voici des suggestions d objectifs à atteindre : Zéro déchet; Carboneutre; Sensibilisation des étudiants à la démarche de développement durable; Événement sans papier; Réduction des achats notamment les achats de produits promotionnels; 100 % achat local; Utilisation de vaisselle réutilisable ou compostable; Minimisation des impressions; Diffusion d un document synthèse des objectifs atteints en matière de développement durable. 2 Source : MINISTÈRE DU DÉVELOPPEMENT DURABLE, DE L ENVIRONNEMENT ET DE LA LUTTE CONTRE LES CHANGEMENTS CLIMATIQUES, Guide sur l organisation d événements écoresponsables, [en ligne], [s. l. n. d.], [ (consulté le 4 novembre 2015). 8

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