Formation tableur niveau 2 (LibreOffice Calc 5.3 pour Mac)

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1 Formation tableur niveau 2 (LibreOffice Calc 5.3 pour Mac) L objectif général de cette formation est de vous permettre d améliorer votre confort de travail et de découvrir quelques fonctions avancées de LibreOffice Calc. 1. Adapter l affichage pour mieux voir tout ou partie d un tableau Fractionner un tableau Renvoyer le contenu d une cellule à la ligne et l aligner en hauteur Masquer des colonnes Utiliser une recopie incrémentée Inverser abscisse et ordonnée d un tableau Réaliser la copie d une feuille Nommer une cellule et une zone Copier la valeur d une cellule Utiliser une condition dans une formule (fonction SI) Utiliser plusieurs conditions dans une formule (ET, OU, SI imbriqués) Quelques fonctions LibreOffice Calc fort utiles Réaliser des calculs entre dates Formater des dates Formater un résultat pour ajouter du texte à un nombre Afficher les lignes correspondant à un critère Réaliser des sous-totaux... 6 Télécharger le fichier Clients.xlsx disponible à l URL Ouvrir le fichier dans LibreOffice Calc > l enregistrer au format ODS. 1. ADAPTER L AFFICHAGE POUR MIEUX VOIR TOUT OU PARTIE D UN TABLEAU Je voudrais voir le tableau dans toute sa largeur Solution : Sélectionner les cellules de A1 à H1 Menu Affichage > Zoom > Affichage optimal 2. FRACTIONNER UN TABLEAU Je souhaite que la ligne 1, qui comporte les titres, soit toujours visible même si je consulte les dernières lignes du tableau Solution : Sélectionner toute la ligne 2 Menu Fenêtre >Fixer descendre dans le tableau pour constater que la ligne 1 reste affichée Pour voir toujours la première ligne et le nom de famille : menu Fenêtre > Fixer > clic en C2 > menu Fenêtre >Fixer TAB2_LOClasseur_Mac.docx 1 / 7 Y. CINOTTI

2 3. RENVOYER LE CONTENU D UNE CELLULE À LA LIGNE ET L ALIGNER EN HAUTEUR Comment faire en sorte que le texte d une cellule soit renvoyé à la ligne? Solution : Menu Fenêtre > Fixer En A1, saisir Titre personnes > menu Format > Colonne > Largeur > Largeur : 1,6 cm > OK l intitulé de la colonne A est tronqué Si nécessaire, cliquer en A1 > dans la barre d outils Formatage (l afficher si nécessaire), cliquer sur l icône Ajuster le texte Sélectionner les cellules A1 à H1 > menu Format > Cellule... > onglet Alignement > Vertical : Bas > OK 4. MASQUER DES COLONNES Comment voir la colonne B (NOM) et la colonne G (VILLE) sans déplacer ou supprimer des colonnes? Solution : Sélectionner les colonnes C, D, E et F > menu Format > Colonne > Masquer Affichez à nouveau les colonnes masquées : sélectionner les colonnes B et G afin de les sélectionner > clic-droit sur la cellule B ou G >Afficher 5. UTILISER UNE RECOPIE INCRÉMENTÉE Comment obtenir la suite logique d une série de données? Solution : cmd+n (pour ouvrir un nouveau fichier) > en B1, saisir : Janvier > Entrée > placer le pointeur sur le petit carré noir dans le coin inférieur droit de la cellule B1 de façon à faire apparaître une croix noire >clique-glisser vers la droite jusqu à la cellule M1 pour afficher les autres mois. En A2, saisir : 1 > En A3, saisir : 3 > sélectionner les cellules A2 et A3 > étirer la sélection jusqu en A8 la suite 5, 7, 9, 11, 13 s affichent. NB : De la même manière, il est possible d obtenir les jours de la semaine en étirant une cellule dans laquelle a été saisi lundi 6. INVERSER ABSCISSE ET ORDONNÉE D UN TABLEAU Après réflexion, je voudrais inverser la présentation du tableau de façon que les mois soient placés en colonne et les nombres en ligne Solution : Sélectionner les cellules A1 à M8 >cmd+c > cliquer en A10 > menu Édition > Collage spécial > sous la rubrique Sélection, cocher Tout coller > sous la rubrique Options, cocher Transposer > OK > supprimer les lignes 1 à 9 7. RÉALISER LA COPIE D UNE FEUILLE Je veux disposer d une autre feuille avec exactement le même tableau. Solution : Sélectionner les cellules A1 à H13 > menu Format > AutoFormat... > Format : Marron > OK Menu Édition > Feuille > Déplacer/copier... > sous Insérer avant, cliquer sur placer en dernière position - > OK Clic droit, en bas à gauche, sur l onglet de la nouvelle feuille, > Renommer la feuille... > Nom : REGION EST >OK NB : Lorsqu une feuille a été mise en forme, le fait de copier-coller un tableau dans une autre feuille ne permet pas de conserver exactement la même mise en forme. C est pourquoi il est préférable de passer par Déplacer/copier TAB2_LOClasseur_Mac.docx 2 / 7 Y. CINOTTI

3 Il est également possible de copier ou de déplacer une feuille vers un autre fichier. Pour cela, il faut que les deux fichiers soient ouverts puis menu Édition > Feuille > Déplacer/copier > dans la liste déroulante Vers le document choisir le fichier destinataire. 8. NOMMER UNE CELLULE ET UNE ZONE Comment écrire les formules en langage un peu plus naturel pour faciliter la lecture? Solution : Dans la colonne B, saisir les données suivantes En A15, saisir TVA En B15, saisir 20 % (sans espace avant «%») Cliquer en B15 > menu Insertion > Noms > Définir... Dans la zone Nom, saisir : TVA > Ajouter le nom de la cellule apparaît dans la zone Nom, à gauche de la barre de formule. En C2, pour calculer le montant de la TVA, saisir : =B2*TVA > ajuster la largeur de la colonne > recopier la formule de C3 à C13 Menu Fenêtre > cliquer sur Clients.ods LibreOffice Calc > cliquer en H2 > cmd+maj+ (pour sélectionner toutes les cellules jusqu à la première cellule vide) > cmd+f3 > Ajouter > Nom : CA > Ajouter > OK En H133 calculer le chiffre d affaires total en saisissant : =SOMME(CA) En H134 calculer le ticket moyen en saisissant : =MOYENNE(CA) 9. COPIER LA VALEUR D UNE CELLULE Comment copier non pas la formule contenue dans une cellule mais le résultat affiché? Solution : Revenir vers le fichier créé à partir du point 5 (nommé Sans nom1...) Copier les cellules C2 à C6 > cliquer en D2 > Édition > Collage spécial > sous la rubrique Sélection, décocher Tout coller > cocher seulement Nombres> sous la rubrique Options, décocher Transposer > OK > élargir la colonne D en cliquant en D2 vous constatez que la cellule contient bien des nombres et non pas des formules 10. UTILISER UNE CONDITION DANS UNE FORMULE (FONCTION SI) Le contenu des cellules C7 à C13 est inutile puisque je ne dispose pas encore des données pour les mois de juin à décembre. Il faudrait donc ne réaliser le calcul de la TVA que si une valeur a été saisi dans la colonne B. Solution : Cliquer en C2 > à la place de la formule actuelle, saisir : =SI(B2>0;B2*TVA;"") > recopier la formule de C3 à C13 NB : La formule =SI(B2>0;B2*TVA;"") signifie : si le contenu de la cellule B2 est supérieur à 0 alors calculer B2 TVA sinon ne rien afficher dans la cellule. La fonction SI est sans doute la plus riche de toutes les fonctions LibreOffice Calc. Elle permet de réaliser des tests. Sa syntaxe est la suivante : SI(condition ; alors ; sinon ) TAB2_LOClasseur_Mac.docx 3 / 7 Y. CINOTTI

4 11. UTILISER PLUSIEURS CONDITIONS DANS UNE FORMULE (ET, OU, SI IMBRIQUÉS) Comment réaliser des tests plus complexes? Solution : Regarder la vidéo à l URL : Menu Insertion > Feuilles... > OK > saisir les données suivantes : en C1 saisir la formule : =SI(ET(A1>=10;A5="Cheval");A2;0) ce qui signifie : si le contenu de A1 est supérieur ou égal à 10 et si A5 contient le texte Cheval alors afficher le contenu de A2 sinon afficher 0 le résultat est 24 en C2 saisir la formule : =SI(OU(A2<>23;A5="Mulet");A1/A2;A3) ce qui signifie : si le contenu de A2 est différent de 23 ou A5 contient le texte Mulet alors afficher le résultat de A1 divisé par A2 sinon afficher A3 le résultat est 0,75 en C3 saisir la formule : =A1+SI(A5="Cheval";327;0) ce qui signifie : faire la somme de A1 et, si A5 contient le texte Cheval, de 327 sinon de 0 le résultat est 345 en C4 saisir : =SI(A1=0;"";SI(A1<10;"insuffisant";SI(A1<=15;"bien";"très bien"))) ce qui signifie : si le contenu de A1 est égal à 0 alors ne rien afficher sinon, si A1 est inférieur à 10, afficher insuffisant sinon, si A1 est inférieur ou égal à 15, alors afficher bien sinon afficher très bien le résultat est très bien en C5 saisir la formule : =SI(A4;"quelque chose";"rien") ce qui signifie : si, dans la cellule A4, il y a une donnée numérique, alors afficher quelque chose sinon afficher rien le résultat est rien puisque Cheval n est pas une donnée numérique mais textuelle. 12. QUELQUES FONCTIONS LIBREOFFICE CALC FORT UTILES Fonction ARRONDI(nombre;nombre de décimales) arrondit un nombre au nombre de décimales indiqué. l icône Supprimer une décimale ne permet pas d arrondir mais seulement de masquer les décimales. NBVAL(valeur1;valeur2; ) compte le nombre de cellules qui ne sont pas vides, qu elles comportent des nombres ou du texte ALEA() renvoie un nombre aléatoire entre 0 et 1 ; le résultat change chaque fois que la feuille est modifiée ou en appuyant sur F9 Exemple =ARRONDI(A3;1) =NBVAL(A1:A7) =ALEA()*20 En langage naturel Arrondir le nombre en A3 avec une décimale Compter le nombre de cellules non vides de A1 à A7 renvoyer un nombre aléatoire entre 0 et 20 Résultat 458,6 6 aléatoire TAB2_LOClasseur_Mac.docx 4 / 7 Y. CINOTTI

5 13. RÉALISER DES CALCULS ENTRE DATES Je cherche à calculer le nombre de jours que j ai vécus depuis ma naissance Solution : Cliquer, en bas de la fenêtre, à gauche sur la croix noire pour insérer une nouvelle feuille En A1 saisir : =AUJOURDHUI() la date du jour s affiche (ou plutôt celle de l ordinateur) En A2 saisir votre date de naissance sous la forme jj/mm/aa En A4 saisir : =A1-A2 Pour afficher le résultat avec une espace entre les centaines et les milliers (ce qui est «typographiquement» correct) : cliquer en A4 > dans la barre d outils Formatage, cliquer sur l icône Formater comme nombre 14. FORMATER DES DATES Je souhaite que les dates dans les cellules A1 et A2 précisent le jour de la semaine Solution : Sélectionner les cellules A1 et A2 > cmd+1 Onglet Nombres > Catégorie : Date > dans la zone de saisie sous Format, cliquer sur vendredi 31 décembre 1999 le résultat peut être vérifié dans le cadre à droite > OK > élargir la colonne A 15. FORMATER UN RÉSULTAT POUR AJOUTER DU TEXTE À UN NOMBRE Je veux que le résultat en A4 précise qu il s agit d un nombre de jours et que le chiffre des milliers soit séparé de celui des centaines par une espace Solution : Cliquer en A4 > > Format > Cellules... Menu Format> Cellules > cocher Séparateur de milliers > dans la zone de saisie sous Description du format, juste après # ##0, saisir " jours" (y compris les guillemets et une espace avant le j) > OK Enregistrer le fichier en cours sous le nom Divers.ods Revenir vers le fichier Clients.ods 16. AFFICHER LES LIGNES CORRESPONDANT À UN CRITÈRE Comment afficher uniquement les clients habitants Balma? Solution : Cliquer sur une cellule remplie du tableau > menu Données > Filtre > AutoFiltre une flèche apparaît dans la ligne 1, à droite de chaque intitulé de colonne > cliquer sur la flèche de la colonne VILLE > > décocher Tout > cocher Balma > OK Comment supprimer la sélection et afficher tout à nouveau? Solution : Cliquer sur la flèche de la colonne VILLE > > cocher Tout > OK Comment sélectionner les clients générant le plus gros chiffre d affaires? Solution : Cliquer sur la flèche de la colonne TOTAL > Top 10 TAB2_LOClasseur_Mac.docx 5 / 7 Y. CINOTTI

6 Comment sélectionner les clients dont le total est compris entre 300 et 600? Solution : Cliquer sur la flèche de la colonne TOTAL > Filtre standard... > saisir les données suivantes > OK 17. RÉALISER DES SOUS-TOTAUX Comment calculer le montant moyen dépensé par les clients d une même commune? Solution : Menu Données > Filtre > Réinitialiser le filtre Cliquer sur le nom d une ville de la colonne VILLE > dans la barre d outils Standard, cliquer sur l icône Tri croissant Menu Données > Sous-totaux... > Grouper par : VILLE > dans la zone Calculer les soustotaux pour, cocher seulement Total > Fonction : Moyenne > OK En haut, à gauche de la fenêtre, est apparue une bande beige avec trois boutons Cliquer sur le bouton 2 les détails disparaissent, seules les villes et les moyennes sont affichées > cliquer sur le bouton 1 seule la moyenne générale est affichée Pour supprimer les sous-totaux : cliquer sur le bouton 3 > menu Données > Sous-totaux... > Supprimer Enregistrer le fichier Clients.ods TAB2_LOClasseur_Mac.docx 6 / 7 Y. CINOTTI

7 Évaluation Vous êtes trésorier du club de tennis de votre commune. Les cotisations, pour l année en cours, s élèvent à : Tarif adulte Tarif enfant Vous avez décidé d utiliser votre tableur pour calculer le montant des cotisations ainsi que l ancienneté des familles (le tableau doit permettre d en saisir environ 100) : Ancienneté calculée par le tableur, bien sûr Date du jour générée automatiquement Formatage des dates Ajouter «jours» après le nombre Dans les colonnes E et F, si aucune date n est saisie dans la colonne B, la cellule n affiche rien (ni #DIV/0, ni 0 ) Ancienneté moyenne calculée par le tableur Enregistrer le fichier de cette évaluation dans un fichier nommé Tennis ainsi que les deux fichiers créés durant la formation : Clients.ods et Divers.xods TAB2_LOClasseur_Mac.docx 7 / 7 Y. CINOTTI