RECUEIL DE NOTES DE DOCTRINE IFS JANVIER 2011

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1 RECUEIL DE NOTES DE DOCTRINE IFS JANVIER 2011 CORRESPONDANT AUX VERSIONS FRANCAISES DE L IFS FOOD VERSION 5, L IFS LOGISTIQUE, L IFS BROKER VERSION 1, L IFS CASH & CARRY/WHOLESALE ET L IFS HPC IFS, Janvier 2011 Rédigées par les Bureaux IFS :

2 Sommaire Préambule..3 PARTIE I : PROTOCOLE D AUDIT Clarification sur le processus d audit, lors de l attribution d une non-conformité majeure et d une note globale supérieure ou égale à 75% Clarification sur l audit des entreprises pour lesquelles certaines fonctions sont gérées par un siège social 5 3. Clarification sur les conditions d utilisation des logos IFS....5 PARTIE II : EXIGENCES D AUDIT Décision sur l audit de la fonction "achats" d une entreprise selon l IFS Broker Clarification sur les certificats de conformité pour les emballages et matériaux en contact direct avec les aliments...6 PARTIE III : EXIGENCES POUR LES ORGANISMES D ACCREDITATION, DE CERTIFICATION ET POUR LES AUDITEURS Clarification sur les secteurs de produits des auditeurs et sur les catégories correspondantes 6.1. Conserves ; secteur 10 et catégorie de produit Co-Packers ; secteur 12 et catégorie de produit IFS Cash & Carry / Wholesale: clarification sur la qualification des auditeurs 7 8. IFS Cash & Carry / Wholesale: clarification sur la trame de certificat IFS Cash & Carry / Wholesale: clarification sur le chapitre Scoring, conditions of awarding the IFS group certificate IFS Broker: clarification sur la qualification des auditeurs Nouvelle exigence IFS : extension de validité des attestations d auditeurs Matrice IFS sur l application des différents référentiels IFS 10 INTEGRITY PROGRAM (PROGRAMME D INTEGRITE IFS) Nouvelle exigence IFS : les audits de surveillance Nouvelle exigence IFS : échanges d informations avec les organismes d accréditation Responsabilités de l organisme de certification en cas de sanctions Ajout /Annexe 4 du contrat cadre IFS Rédigées par les Bureaux IFS :

3 Préambule Les notes de doctrine IFS, Janvier 2011 sont constituées de toutes les clarifications à caractère normatif apportées par l IFS depuis août Les clarifications ayant été apportées avant cette date sont complétées et demeurent valides dès lors qu aucune clarification contraire n est mentionnée dans le présent document. Ces notes de doctrine sont destinées aux organismes de certification, aux entreprises certifiées et à tout autre utilisateur de l IFS. Tous les éléments des notes de doctrine sont conformes aux décisions du IFS Working Group (Groupe de travail IFS). Rédigées par les Bureaux IFS :

4 PARTIE 1: PROTOCOLE D AUDIT 1. Clarification sur le processus d audit, lors de l attribution d une non-conformité majeure et d une note globale supérieure ou égale à 75% (IFS Food version 5, IFS Logistique, IFS HPC, IFS Broker et IFS Cash and Carry) En cas d attribution d une non-conformité majeure et d une note globale supérieure ou égale à 75%, un audit complémentaire doit être réalisé. Dans ce cas, le rapport d audit contenant la non-conformité majeure doit être téléchargé dans le portail / la base de données IFS dès réception du plan d actions (en général 2 semaines après l audit). Par ailleurs, l organisme de certification doit verrouiller le certificat en cours / précédent dans la base de données. Cela est mentionné en page 29 du référentiel IFS Food ("si l auditeur attribue une non-conformité KO ou majeure lors de l audit de renouvellement, le précédent certificat perd immédiatement sa validité"). L organisme de certification devrait informer ses clients de cette modalité. En général, l attribution d une non-conformité majeure est validée lors de la réunion de clôture de l audit, au moyen des signatures de l audité et de l auditeur sur un document approprié. Pour cette raison, le certificat doit être verrouillé dans la base de données dès que possible, et au plus tard 2 jours ouvrés après la date d audit. Dans la base de données, les explications sur les raisons du verrouillage du certificat doivent être fournies en anglais. L information sur le certificat verrouillé est adressée à tous les distributeurs ayant enregistré l entreprise dans la liste de leurs favoris. Si le verrouillage n a pas été réalisé, les distributeurs ne peuvent pas savoir qu une non-conformité majeure a été attribuée ; cela peut faire l objet d une réclamation administrative auprès de l organisme de certification. En accord avec le référentiel IFS Food, page 29, un audit complémentaire doit être programmé dans les 6 mois à compter du premier audit lorsque l auditeur attribue une nonconformité majeure et au moins 75% (ou 75%) des exigences ont été respectées. En page 14 du référentiel et en page 13 des notes de doctrines IFS de Juillet 2008, il est ajouté que l audit complémentaire doit être réalisé au plus tôt 6 semaines et au plus tard 6 mois après l audit précédent si la non-conformité majeure est liée à une/des défaillance(s) de fabrication. Lorsque l audit complémentaire a été réalisé, le rapport final doit également être téléchargé dans la base de données. Le rapport doit mentionner l existence et les raisons de la nonconformité majeure. Le rapport d audit précédent, contenant la non-conformité majeure, reste stocké dans la base de données. Dès que le rapport final est téléchargé dans la base de données, les distributeurs ayant enregistré l entreprise dans la liste de leurs favoris recevront un message indiquant la mise à jour des données dans la base. Ils peuvent par la suite consulter le nouveau statut de certification de l entreprise ou peuvent prendre contact directement avec l entreprise. Rédigées par les Bureaux IFS :

5 2. Clarification sur l audit des entreprises pour lesquelles certaines fonctions sont gérées par un siège social (IFS Food version 5, IFS Logistique) Si certaines fonctions (par exemple les achats, la gestion du personnel, la gestion des réclamations) sont gérées au niveau du siège social, pour une entreprise ayant plusieurs sites de production, le siège social doit également être audité et toutes les exigences auditées doivent être intégrées dans les rapports d audits de chaque site. Remarque : si le siège social n a pas d activité de production, il ne peut faire l objet d une certification IFS à part entière. L audit du siège social doit toujours avoir lieu avant l audit de chaque site de production, afin d établir une vision d ensemble. Remarque : s il n est pas possible de réaliser un audit au niveau du siège social, il doit alors être garanti que, lors de l audit des sites de production, toutes les informations nécessaires du siège social sont disponibles (par exemple un représentant du siège social peut participer aux audits des sites de production). Si une non-conformité majeure ou KO a été attribuée lors de l audit du siège social, cela impacte tous les sites de production et tous les certificats en cours de ces sites doivent être verrouillés (selon la procédure décrite plus haut). Suite à la réussite de l audit du siège social (ou de l audit complémentaire suite à une non-conformité majeure), les certificats des sites de production peuvent être déverrouillés. En fonction des non-conformités attribuées lors de l audit du siège social, un nouvel audit des sites de production peut également être nécessaire. 3. Clarification sur les conditions d utilisation des logos IFS Les conditions d utilisation de chaque logo IFS sont décrites respectivement dans chaque référentiel. En général, les modalités suivantes s appliquent : Le logo ne peut être reproduit qu en respectant ses formats et couleurs originaux. S il est utilisé sur des documents, une impression en noir et blanc est autorisée. Une entreprise certifiée IFS peut utiliser le logo pour information ou dans un but marketing, dès lors qu il n est pas visible par le consommateur final. Les présentations sur Internet qui mentionnent l IFS sont autorisées si elles sont en lien direct avec la sécurité des aliments (par exemple dans la section relative au management de la qualité / sécurité des aliments). PARTIE II : EXIGENCES D AUDIT 4. Décision sur l audit de la fonction "achats" d une entreprise selon l IFS Broker L exigence de l IFS Broker stipule : Dans le cas de l existence d un référentiel IFS pour les catégories de produits gérées (IFS Food, IFS HPC), le fabricant du produit Rédigées par les Bureaux IFS :

6 (alimentaire ou de droguerie, de parfumerie ou d hygiène, ou non alimentaire), qui travaille pour le courtier / importateur / agent de négoce, doit être certifié IFS, à moins que le client (le distributeur) ait accepté expressément d autres conditions". L IFS Food et l IFS HPC sont mentionnés comme exemples, mais il peut s agir d autres référentiels. Seule cette approche permet de garantir que le courtier / importateur / agent de négoce respecte les exigences de l IFS. Décision de l IFS : l explication fournie par l auditeur pour cette exigence constitue un champ obligatoire, que l auditeur doit compléter, même en cas d évaluation "A". Il est important que l auditeur explique en détail la manière dont les fournisseurs sont gérés et suivis par le courtier / importateur / agent de négoce. 5. Clarification sur les certificats de conformité pour les emballages et matériaux en contact direct avec les aliments (IFS Food version 5, exigence 4.5.3) Dans le référentiel IFS Food version 5, il n y a aucune obligation indiquant que les certificats de conformité soient dans la langue de l audité. Si les certificats sont disponibles en anglais et s ils mentionnent toutes les informations nécessaires sur les règlements et directives correspondantes, l IFS n exige pas de certificats dans la langue de l audité. Les certificats de conformité sont demandés lors d un audit IFS, afin de vérifier que les matériaux utilisés sont adaptés à l usage qui leur est destiné. De manière évidente, la personne responsable au sein de l entreprise auditée doit pouvoir lire et comprendre ces certificats. En cas de doute sur la compréhension des documents en anglais par cette personne, l auditeur devra investiguer et pourrait attribuer une déviation en fonction des résultats de son investigation. Il est de la responsabilité de l audité de prendre contact avec les fournisseurs d emballages et de matériaux en contact avec les aliments si le contenu de ces documents ne lui semble pas clair. PARTIE III : EXIGENCES POUR LES ORGANISMES D ACCREDITATION, DE CERTIFICATION ET POUR LES AUDITEURS 6. Clarification sur les secteurs de produits des auditeurs (voir IFS Food, page 81) et sur les catégories correspondantes (voir IFS Food, page 36) 6.1. Conserves ; secteur 10 et catégorie 9 : Le secteur 10 couvre uniquement la technologie de fabrication : la mise en conserves des produits. Les auditeurs doivent être qualifiés pour ce process spécifique, car il est primordial pour la sécurité des aliments. Toutefois, l IFS a remarqué que ce secteur était souvent sélectionné par les organismes de certification, sans être associé au produit concerné par cette technologie. Le risque est d avoir un auditeur pas assez qualifié sur les spécificités techniques des produits. A cause de cela, il est difficile pour les distributeurs de rechercher les produits audités et le secteur sélectionné ne reflète pas totalement la situation de l audit, au niveau des types de produits mis en conserves. Rédigées par les Bureaux IFS :

7 Décision de l IFS : les rapports / certificats doivent toujours mentionner l association de la catégorie 9 avec la catégorie de produits correspondante (sauf co-packing). Exemple : une entreprise fabriquant des conserves de viandes et légumes doit être auditée par un/des auditeur(s) qualifié(s) pour les secteurs 1 (viandes), 6 (fruits et légumes) et 10 (conserves). Les catégories de produits listées sur le certificat doivent être 7 (produits et préparations à base de viande), 5 (fruits et légumes) ET 9 (conserves). Il n est pas possible de choisir uniquement 7, 5 OU 9. Par ailleurs, l IFS précise que la catégorie de produit sélectionnée doit réellement correspondre aux produits fabriqués par l entreprise. Par exemple, pour une entreprise fabriquant des conserves de tomates, les catégories sélectionnées doivent être 9 (conserves) et 5 (fruits et légumes) et non 9 (conserves) et 17 (additifs) Co-packers ; secteur 12 et catégorie 18 : La catégorie de produit 18 a été créée pour les entreprises effectuant, en tant qu activité principale, le conditionnement de produits nus (comme les fruits et légumes). Toutefois, l IFS a identifié que cette catégorie de produits pouvait être sélectionnée, dans le rapport et sur le certificat, pour des entreprises ayant également une activité de transformation en amont. Dans ce cas, le secteur 12 ne reflète pas le secteur nécessaire pour couvrir l activité de l entreprise. Décision de l IFS : L IFS accepte l utilisation de la catégorie 18, et du secteur correspondant 12, uniquement sous les conditions suivantes : - Pour les entreprises ayant une activité de transformation et de conditionnement : l utilisation de la catégorie 18 est acceptable si toutes les autres catégories de produits sont également sélectionnées ; l utilisation exclusive de la catégorie 18 n est pas acceptée. - Pour les entreprises ayant uniquement des activités de conditionnement de produits nus, sans activités de transformation : l utilisation exclusive de la catégorie 18 est acceptée. Dès lors qu une entreprise a une activité de manipulation / transformation (y compris découpe ou mélange) avant le conditionnement, les catégories / secteurs de produits correspondantes doivent être sélectionnées pour définir le périmètre d audit et l audit doit être réalisé par un auditeur qualifié pour les produits concernés. Dès lors qu une entreprise a plus qu une activité de conditionnement, des dangers liés aux produits sont présents et des compétences auditeurs liées aux produits sont nécessaires. Par exemple, pour une entreprise réalisant du tranchage et du conditionnement de fromage, la catégorie 18 doit être associée à la catégorie 6 (produits laitiers). 7. IFS Cash & Carry / Wholesale (versions anglaise et allemande uniquement disponibles) : clarification sur la qualification des auditeurs (page 85) Dans le tableau 12, page 85, une correction doit être apportée sur la partie specific and practical knowledge for each applied product scope. En accord avec le point e), page 83 et l annexe 1, page 87, l ajout suivant est nécessaire : Rédigées par les Bureaux IFS :

8 ( ) Scopes 1 or 2 are mandatory for audits in Cash & Carry markets. For wholesalers who handle either one or several kinds of unpacked and/or highly perishable goods, the following is applicable: The (IFS Food-) auditor scope for the products with the highest risk potential has to be applied. If solely one product is traded (e.g. fruits and vegetables), the respective (IFS Food-) auditor scope shall be chosen. For auditing wholesalers which are high risk an auditor shall have auditor scope 1,2,5,6 or 9, depending on the trading activities of the respective "high risk" wholesaler. For wholesalers who trade exclusively packed and/or not highly perishable products, approved IFS Food auditors with all auditor scopes are usable. The traded product categories (according to IFS Food) shall be mentioned to the retailers for informational purposes. 8. IFS Cash & Carry / Wholesale (versions anglaise et allemande uniquement disponibles): clarification sur la trame du certificat (page 101 du référentiel) La référence aux secteurs de produits de l auditeur n est pas nécessaire sur le certificat. Le certificat doit contenir les informations suivantes : "périmètre de l audit, type de grossiste, catégories de produits." Pour les établissements "Cash & Carry" de type 1, il n est pas obligatoire de préciser les catégories de produits. 9. IFS Cash & Carry / Wholesale (versions anglaise et allemande uniquement disponibles): clarification sur le chapitre "5.2.4 Scoring, conditions of awarding the IFS group certificate" (page 19 du référentiel) Entre les lignes 16 et 17, l ajout suivant est nécessaire : If one site fails like described above (a-c) the certification body shall make a decision if the deviations are only linked to the site or also are related with the general management system. Based on the decision, the following two approaches apply: Pour le point 5.2.4, la modification suivante est nécessaire : "In case of failure of more than one site: The certificate of the whole group becomes invalid, shall be blocked in the IFS portal and the whole group shall start with a new initial audit of each single site if: - in at least 15% of all markets a KO or Major was given for the same requirement or - in at least 20% of all markets a KO or Major was given for different requirements or - in at least 15% of all markets more than one KO or Major was given in each market." Rédigées par les Bureaux IFS :

9 10. IFS Broker : clarification sur la qualification des auditeurs (page 62) Dans le cas d un audit de courtier / importateur / agent de négoce gérant uniquement des produits alimentaires, l auditeur doit avoir la qualification d auditeur IFS Food et doit avoir participé à une formation à l IFS Broker. Dans le cas d un audit de courtier / importateur / agent de négoce gérant uniquement des produits de droguerie, parfumerie et hygiène, l auditeur doit avoir la qualification d auditeur IFS HPC et doit avoir participé à une formation à l IFS Broker. Dans le cas d un audit de courtier / importateur / agent de négoce gérant à la fois des produits alimentaires et de droguerie, parfumerie et hygiène, l auditeur doit avoir la qualification d auditeur pour les deux référentiels et doit avoir participé à une formation à l IFS Broker. Dans ce cas, une équipe d audit (constituée d un auditeur IFS Food et d un auditeur IFS HPC) est également autorisée, à condition que les deux auditeurs aient participé à la formation à l IFS Broker. 11. Nouvelle exigence IFS : extension de validité des attestations d auditeurs Pour tous les auditeurs, en cas de congé paternité / maternité lors de la période de validité de la qualification d auditeur IFS, une extension de qualification peut être attribuée par les Bureaux IFS, sur la base de preuves documentées, pour une période maximale de 6 mois. Rédigées par les Bureaux IFS :

10 12. Matrice IFS sur l application des différents référentiels IFS No Activité principale de l entreprise International Featured Standards [éventuellement activités annexes] Explications IFS Food IFS HPC IFS Log. 1 IFS Log. 2 IFS Broker IFS C&C/W. 1 Transformation de produits alimentaires 2 Transformation de produits de droguerie, de parfumerie et d hygiène (DPH ou HPC en anglais) X X 3 Activités logistiques pour des produits alimentaires ou de DPH Activités logistiques en tant que service, cela n inclut pas les activités de négoce (qui sont elle mêmes concernées par le référentiel IFS Broker) X 4 Activités logistiques pour des produits alimentaires et non alimentaires [qualité influençant les activités de négoce, par exemple la gestion des fournisseurs, la R&D, les cahiers des charges] X 5 Commerce de produits alimentaires et/ou de DPH, sans contact avec les produits Uniquement l achat-vente depuis un bureau, pas d activités logistiques. Les activités logistiques peuvent être réalisées par un prestataire de service qui est conforme aux exigences IFS X 6 Cash&Carry / Grossistes (Wholesale) [incl. la transformation / manipulation d une quantité minime de produits nus] X Certification combinée (sans réduction de durée d audit), jusqu à la publication de l IFS Log. 2 7 Activités logistiques et de négoce pour des produits alimentaires et / ou de DPH* Audit combiné pour les activités logistiques ET de négoce 8 Activités grossistes pour des produits conditionnés* Achat-logistique-vente, audit combiné IFS Broker / IFS Logistique ou audit IFS C&C / Grossistes X (X) X X (X) X * une certification IFS Cash & Carry / Wholesale peut remplacer l audit combiné IFS Broker / IFS Logistique 1 jusqu à la publication de l IFS Logistique 2 (L IFS Logistique 2 va remplacer l audit combiné IFS Log.1 / IFS Broker). Rédigées par les Bureaux IFS :

11 PROGRAMME D INTEGRITE ("INTEGRITY PROGRAM") 13. Nouvelle exigence IFS : les audits de surveillance Dans le cadre de l "Integrity Program, une surveillance continue des organismes de certification est prévue. L annexe 4 du contrat IFS (conclu entre les organismes de certification et l IFS) stipule que les audits de surveillance au niveau du siège social des organismes de certification sont annoncés une semaine à l avance par l IFS, pour des raisons d organisation. Depuis le démarrage de l "Integrity Program en juillet 2010, cette approche semble difficile dans la pratique à cause de problèmes de disponibilités du personnel des organismes de certification. C est pourquoi la procédure pour la programmation des audits de surveillance au niveau du siège social des organismes de certification est modifiée de la façon suivante : La date d audit sera annoncée 3 à 4 semaines en avance. Un ordre du jour sera proposé et l organisme de certification peut valider la date d audit directement avec l "Integrity" auditeur. Un report de la date de l audit n est possible qu une seule fois, dans une période de 6 semaines suivant l information de la première date (cela signifie que le report n est possible que de 2 à 3 semaines). 14. Nouvelle exigence IFS : échanges d informations avec les organismes d accréditation (exigé par la GFSI, Global Food Safety Initiative) L annexe 4 du contrat IFS stipule que des informations doivent être fournies aux organismes d accréditation dans les cas suivants : o Chapitre II (2) (i) si des sanctions sont décidées suite à une réclamation o En cas d annulation extraordinaire du contrat, du fait de sanctions. Les organismes d accréditation souhaitent échanger plus d informations avec les propriétaires de référentiels. A partir du 1 er janvier 2011, ils seront informés de toutes les non-conformités identifiées par le comité de sanction, par exemple si un premier avertissement ou une sanction a été décidée. Date d application : Responsabilités de l organisme de certification en cas de sanctions En accord avec l annexe 4 du contrat IFS, certaines non-conformités peuvent aboutir à une sanction imposant la suspension de qualification de l auditeur IFS, pour une période définie. Dans ce cas, les certificats IFS correspondants (pour les audits réalisés par l auditeur), qui ne sont pas nécessairement directement liés à l objet de la non-conformité, peuvent demeurer valides, à condition que l organisme de certification ait réalisé une analyse de risques. Dans ce cas, il est fortement recommandé par l IFS de réaliser des audits gratuits pour les entreprises concernées. Rédigées par les Bureaux IFS :

12 16. Ajout / Annexe 4 du contrat IFS Validation du contrat à propos de l "Integrity Program IFS" Ajout / Annexe 4 du contrat IFS (entre les organismes de certification et IFS) L organisme de certification doit informer les auditeurs sur l "Integrity Program" et sur les sanctions. L information doit être formalisée et doit être disponible pour l IFS sur demande. Les clients, nouveaux et existants, doivent être informés en détail sur l "Integrity Program" et sur les conséquences possibles pour les entreprises. Cette information est essentielle pour la mise en place et l application de l "Integrity Program" IFS. L IFS souhaite rappeler qu il est du rôle des organismes de certification d informer leurs auditeurs et clients. IFS, Janvier 2011 Rédigées par les Bureaux IFS :