l'assurance Maladie des salariés sécurité sociale caisse nationale

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1 l'assurance Maladie des salariés sécurité sociale caisse nationale &LUFXODLUH&1$076 Date : 03/08/2000 Origine : CABDIR Mmes et MM les Directeurs de CPAM Pour attribution Mmes et MM les Directeurs de CTI Mmes et MM les Directeurs d'urcam Pour information Réf. : CABDIR n 6/2000 n / n / n / Plan de classement : Titre : Enquête nationale sur l'hospitalisation à domicile Résumé : Les structures HAD participant à l'enquête ont transmis aux CPAM une ou plusieurs listes de patients. Il est demandé aux CPAM de vérifier l'envoi d'un accusé réception de ces listes au CREDES et de transmettre à la CNAMTS, pour le 8 septembre 2000 au plus tard après contrôle des données, les listes de patients et les informations afférentes sur support papier et disquette. Pièces jointes : 2 Liens : Date d'effet : immédiate Date de Réponse : 8 septembre 2000 Dossier suivi par: Yvon MERLIERE - Laurent DUCHET - MC. PATIN Téléphone : 01/42/79/34/14 01/40/05/25/32

2 3 août 2000 Mmes et MM les Directeurs de CPAM Pour attribution Origine : CABDIR Mmes et MM les Directeurs de CTI Mmes et MM les Directeurs d URCAM Pour information N/Réf. : CABDIR N 6/2000 Objet : Enquête nationale sur l hospitalisation à domicile. La Caisse Nationale d'assurance Maladie des Travailleurs Salariés (CNAMTS) et la Direction des Hôpitaux du Ministère de l'emploi et de la Solidarité ont demandé au Centre de Recherche d'etude et de Documentation en Economie de la Santé (CREDES) de mener une enquête sur le "coût global des patients pris en charge en HAD (Hospitalisation A Domicile)". L'objectif de cette enquête est d évaluer le coût journalier global moyen intégrant le prix de journée de la structure HAD et les prestations hors prix de journée remboursées directement aux patients par l'assurance Maladie. Sur 62 structures d HAD sollicitées, 28, soit près de la moitié, ont participé à l enquête. Au total, un échantillon de 1751 patients enquêtés a été obtenu pour lesquels les questionnaires remplis par les structures d HAD sont parvenus au CREDES (Cf annexe 1). Je sollicite votre collaboration pour procéder aux vérifications préalables à la mobilisation du Système Informationnel de l'assurance Maladie (SIAM) afin d'évaluer, sur cet échantillon de patients observés au sein des structures HAD, le montant des prestations pris en charge par l'assurance Maladie en 1999.

3 2. Les structures HAD devaient transmettre à chaque organisme concerné, sur support papier et disquette (en format EXCEL5.0), au cours du premier semestre 2000, la liste des patients enquêtés, complétée des informations permettant au CREDES de chaîner les données de l'enquête avec celles à recueillir dans SIAM. Vous pouvez avoir reçu plusieurs listes de patients provenant de différentes structures d HAD dans le cas où certains de vos ressortissants auraient été pris en charge par ces structures HAD. Celle liste était accompagnée d'un accusé de réception libellé "CNAMTS - Procédure de mobilisation des données locales" - à renvoyer par votre organisme au CREDES, selon les instructions qui vous ont été transmises par la CNAMTS le 27 janvier dernier par l intermédiaire de la messagerie Hermès. A ce jour, il s'avère que le CREDES a reçu moins d'accusés de réception de la part des CPAM que les structures HAD ont indiqué au CREDES d'envois de listes de patients. Compte tenu du champ de l'enquête, votre organisme peut ne pas être sollicité si aucun affilié n'appartient à cet échantillon. Ni le CREDES, ni la CNAMTS ne connaissent la liste complète des CPAM concernées par cette enquête. Seules les structures HAD, chacune pour la part la concernant, disposent de cette information et vous la font parvenir directement. Si vous recevez ou avez reçu les documents indiqués ci-dessus (liste(s) de patients sur support papier et disquette et accusés de réception), je vous serais reconnaissant de bien vouloir : y vérifier la réception des informations dans votre organisme et contrôler leur validité (Cf annexe 2), y transmettre les accusés de réception au CREDES, en indiquant bien le nom et les coordonnées de la personne responsable de l'opération dans votre organisme, à l'attention de : Madame le Docteur Laure COM-RUELLE 1, rue Paul-Cézanne PARIS y transmettre, une copie de la ou des liste(s) de patients sur support papier et sur disquette avant le 8 septembre 2000 au plus tard, à la CNAMTS, à l'attention de : Madame Marie-Christine PATIN 66, rue de l'ourcq PARIS CEDEX 19 Si vous n avez reçu aucune liste de patients de la part des structures HAD, merci de bien vouloir l indiquer par courrier à la CNAMTS à l adresse indiquée ci-dessus. La CNAMTS assurera : ** la mise en forme de ces informations en conformité avec la requête développée pour l'exploitation des fichiers SIAM de votre organisme, ** l'anonymisation des informations pour transmission au CREDES qui complétera les dates d observation manquantes et renverra les informations corrigées à la CNAMTS, le renvoi des listes de patients aux CPAM et CTI concernés pour le passage de la requête SIAM. La procédure de mobilisation des données locales ne pourra être engagée qu'à l'issue de ces différentes phases de collecte, vérification et transmission des informations requises. D'ores et déjà, la programmation de la requête d'extraction des données locales dans le système SIAM a été réalisée. Une phase de tests auprès d'une CPAM aura lieu prochainement.

4 3. Je vous informerai, dans le courant du mois de septembre, du calendrier d'exploitation des données de votre organisme. Le protocole complet relatif à cette mobilisation des données locales, comprenant la requête SIAM, vous sera remis dans le même temps. Je vous prie d'agréer, Mesdames et Messieurs les Directeurs, l'assurance de ma considération distinguée. Pour le Directeur de la CNAMTS Yvon MERLIERE.

5 4. ANNEXES TECHNIQUES ANNEXE 1 : DESCRIPTION DE L ENQUETE Champ de l'enquête - 28 structures HAD patients Critères d'inclusion des patients et périodes d'extraction des données issues de SIAM 9 Deux échantillons de patients sont constitués : 1. Echantillon de patients présents : y critère d inclusion : être présent le lundi 6 septembre 1999 depuis plus de 3 mois ; y période d'observation en HAD: une semaine (7 jours) au cours du mois de septembre y extraction des prestations du SIAM : période calculée comme suit : [ date début d obs. - 1 mois] < date des soins < [ date fin d obs. + 1 mois] la période d'extraction s'étend au mois précédant et au mois suivant la période d'observation. 2. Echantillon de patients entrants : y critère d'inclusion : être admis en HAD pendant la période du lundi 20 septembre au mardi 19 octobre 1999 ; y période d'observation en HAD : tout le séjour jusqu'à concurrence de trois mois maximum. Soit au plus tôt le lundi 20 septembre 1999 et au plus tard le mercredi 19 janvier 2000 ; y extraction des prestations dans SIAM : période variable selon les patients et calculée comme suit : [ date début d obs. - 1 mois] < date des soins < [ date fin d obs. + 1 mois] soit au plus tôt à compter du vendredi 20 août 1999 au plus tard le samedi 19 février En résumé, la période d extraction des prestations dans SIAM se calcule selon la même formule quel que soit le type d échantillon et les dates d observation, soit comme suit : [ date début d obs. - 1 mois] < date des soins < [ date fin d obs. + 1 mois]

6 5. ANNEXE 2 : DESCRIPTION DES FICHIERS TRANSMIS PAR LES HAD ET REGLES DE CONTROLES Réception des fichiers Les structures d H.A.D. envoient aux CPAM une édition d une liste papier et des fichiers informatiques, soit au format texte avec séparation des données par des virgules, soit au format EXCEL 5. Les fichiers transmis par les structures d H.A.D. doivent avoir le format suivant : Libellé de la zone Longueur Format Commentaire Identifiant anonyme du patient Numéro d ordre de la structure d H.A.D. 2 caractères Numérique Numéro de secteur 2 caractères Zone facultative 1 Type d échantillon 1 caractère Numérique Patient présent : 1 Patient entrant : 2 Numéro d ordre du patient 3 caractères Numérique Prénom du patient 15 caractères Alphabétique Identifiant sécurité sociale du patient Date de naissance 8 caractères Date Format JJMMAAAA Rang laser 1 caractère Numérique Numéro de sécurité sociale 13 caractères Numérique Organisme d affiliation du patient Régime 2 caractères Numérique N C.P.A.M. 3 caractères Numérique Période d observation du patient Date de début d observation 8 caractères Date Format JJMMAAAA - Pour les présents : > au Pour les entrants : compris entre le et le Date de fin d observation 8 caractères Date Format JJMMAAAA - Pour les présents : < au Pour les entrants : <= au Date de sortie pour les séjours <= 3 mois - Date d entrée + 3 mois pour les séjours > 3 mois 1 Numéro de secteur : seule la structure n 5 (Puteaux) doit indiquer un numéro de secteur.

7 6. Constats La saisie des fichiers par un tiers (le personnel d HAD) montre ses limites. En effet, l étude de certains fichiers transmis par les H.A.D. aux C.P.A.M. (listes de patients) fait apparaître un certain nombre d anomalies qu il convient de corriger. Pour des raisons de cohérence, il semble indispensable de réaliser un maximum d opérations en un seul point : ce sera à la CNAMTS. Cependant, certaines vérifications ne peuvent être faites qu au niveau local, par exemple celles concernant le prénom. Contrôle des fichiers 1. Réception des fichiers par les CPAM Chaque CPAM peut recevoir un ou plusieurs fichiers contenant leurs ressortissants pris en charge en HAD, en provenance d une ou plusieurs structures d HAD. A la réception de chaque fichier (liste des patients transmise par la structure d HAD), la C.P.A.M. vérifie la lisibilité de ce fichier. Si le fichier n est pas satisfaisant de ce point de vue, la C.P.A.M. le retourne à la structure d H.A.D concernée. 9 Contrôles visuels : Si le fichier est lisible, la C.P.A.M. vérifie visuellement les données : ¾ Elle force le code régime à 01 si le patient existe au FAC ; ¾ elle force le N de C.P.A.M. lorsque celui-ci est erroné (par exemple lorsque figure à sa place le code du centre de paiement ou lorsqu il est absent) ; 2. La CPAM effectue un contrôle de contenu et, si nécessaire, corrige certaines données : 9 Contrôle de contenu : ¾ La C.P.A.M. vérifie la présence des patients parmi ses bénéficiaires (minitel ou SIAM par confrontation avec la table BEN à partir du numéro matricule, de la date de naissance et du rang laser). 9 La C.P.A.M. force les informations suivantes lorsqu elles sont erronées : ¾ NIR ¾ Date de naissance ¾ Rang laser : Dans le cas où le rang laser serait absent : s il existe plus d un bénéficiaire correspondant à un même numéro de Sécurité sociale et une même date de naissance (nous ne disposons pas du sexe), le prénom du patient permet de reconnaître l individu et, au besoin, de rétablir le rang laser ; sinon, le rang laser est forcé à 1 par défaut.

8 7. ANNEXE 3 : CONTROLES DES FICHIERS PAR LA MAITRISE D OUVRAGE 9 Contrôles de structure ) Tous les champs sont servis à l exception du champ N de Secteur qui est facultatif (seule la structure n 5 = Santé Service de Puteaux doit indiquer un numéro de secteur). ) Trois autres champs peuvent ne pas être remplis alors qu ils devraient l être : il faut corriger cette erreur : il s agit des champs rang laser, Régime, N CPAM. Le champ rang laser ne peut être corrigé par la MO, il le sera plus après retour des listes dans les CPAM lors de la vérification par chaque caisse de la présence des patients parmi ses bénéficiaires. ) Le format des zones est vérifié (champs numériques, alphabétique, alphanumériques et date selon le descriptif du fichier transmis) et, au besoin, rectifié. ) Les dates sont au format JJMMAAAA avec contrôle des intervalles de valeurs admises (cf tableau de format). ) Forçage des informations suivantes lorsqu elles sont erronées : ¾ NIR (remise au format) ¾ Date de naissance (remise au format) ¾ Régime : il doit être forcé à 01 ¾ C.P.A.M. gestionnaire : en cas d erreur subsistante (par exemple indication du code de centre paiement), forcer le N de CPAM 9 Contrôles de cohérence ) Le Type d échantillon doit être égal à 1 ou 2. ) Si le Type d échantillon est égal à 1, la Date de début d observation doit être > au et la Date de fin d observation doit être < au ; ) Si le Type d échantillon est égal à 2, la Date de début d observation doit être comprise entre le et le (bornes comprises) et la Date de fin d observation doit être supérieure ou égale à la Date de début d observation et strictement inférieure au