SECTION II RELATIVE AU PRÉLEVEUR

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1 SECTION II RELATIVE AU PRÉLEVEUR II-0

2 INDEX SECTION II Pages Section relative au préleveur Heures d ouvertures des laboratoires pour clients externes Requête régionale II-2 II-2 II-3 Informations requises obligatoires devant apparaître sur la requête II-4 Le préleveur doit toujours vérifier ces informations II-4 Identification du préleveur II-4 Si copie conforme II-4 Analyses demandées II-5 Informations requises obligatoires sur le prélèvement II-5 Identification du prélèvement II-5 Identification du prélèvement de banque de sang II-5 Identification de la collecte d urine de 24 heures II-5 Identification de l écouvillon de microbiologie II-6 Identification du spécimen de pathologie II-6 Identification du spécimen de cytologie II-6 Prélèvement avec étiquettes code à barres du CHUS II-6 Patients non détenteurs de la RAMQ Formulaire «Les non détenteurs de carte d assurance maladie» Requête de Banque de sang II-7 II-8 II-9 II-1

3 SECTION II SECTION RELATIVE AU PRÉLEVEUR La fiabilité des résultats d analyses ou d examens de laboratoire de biologie médicale ne dépend pas uniquement d une technique d analyse adéquate ; elle est directement dépendante de la qualité du spécimen à analyser. Pour obtenir un rapport de laboratoire optimal, une étape de préparation ou phase pré-analytique, respectant les critères de qualité reconnus, doit précéder la phase analytique. Tout technologiste médical, infirmière, infirmière auxiliaire ou médecin qui prélève des spécimens de laboratoire, doit exercer l acte selon un Ordre professionnel en vigueur qui l autorise. Afin de s assurer de la qualité des spécimens reçus, nous suggérons l inscription de tous les préleveurs à un registre. Tous les inscrits recevront la documentation, les mises à jour et les nouveautés reliées à ce document et au laboratoire. Vous pouvez téléphoner ou envoyer un courriel à : Carolle Robert, TM Agente de qualité des laboratoires du CHUS Tél. : poste Courriel : [email protected] Pour faciliter la communication entre les préleveurs et le laboratoire, nous vous exigeons d avoir une étampe avec nom, prénom et # de téléphone et suggérons de garder avec vous un registre de tous vos patients ainsi que les spécimens envoyés pour chacun. HEURES D OUVERTURES DES LABORATOIRES POUR CLIENTS EXTERNES Les laboratoires sont ouverts du lundi au vendredi de 7h30 à 17h30. Ils sont fermés aux clients externes les soirs, nuits, fins de semaines et jours fériés, sauf pour les urgences ou les organismes avec qui il y a une entente déjà établie. Faire attention, certain examen n est pas disponible après 15h30. Ex. : Temps de saignement. II-2

4 REQUÊTE RÉGIONALE La requête régionale (pour examen de laboratoire) contient les analyses de routine. Plusieurs de ces analyses peuvent être regroupées sous un même tube. Nous avons annexé un modèle de la requête régionale avec des détails qui vous aideront à travailler avec celle-ci. (Voir Section VIII «Index des analyses») Les encadrements regroupent les analyses qui peuvent être prélevées ensemble dans un même tube. Nous indiquons dans ces cases la couleur du tube qui doit être prélevé. Porter une attention particulière aux analyses qui ont un numéro étoilé. (Voir verso de la requête). Pour toutes autres informations concernant les analyses ne figurant pas sur cette requête, vous pouvez vous référer au (tableau 2 «Regroupement des analyses pour prélèvement sanguin») ou vous référer au département concerné. II-3

5 INFORMATIONS REQUISES OBLIGATOIRES DEVANT APPARAÎTRE SUR LA REQUÊTE Les erreurs sont principalement reliées à une identification erronée du patient, de l échantillon ou de la requête. Le préleveur doit toujours vérifier ces informations : Identification du médecin : o Nom, Prénom (lisible) ; o Adresse de la clinique ou cabinet privé ; o Signature. Identification du patient : o Numéro d assurance maladie (obligatoire) ; o Sinon, double identification : nom, prénom, date de naissance et sexe (obligatoire) ; o Si le patient n a pas de carte d assurance maladie ou de carte d assurance d une autre province, vous devez lui faire remplir le formulaire (Les non détenteurs de carte d assurance maladie) qui permettra la facturation des analyses prescrites ; Identification du préleveur (si différent du prescripteur) Étampe (obligatoire) ; o Date et heure du prélèvement o # de téléphone Sinon : o Nom, prénom (lisible) ; o Date et heure du prélèvement ; o # de téléphone. Une signature complète du préleveur doit être apposée sur la requête de banque de sang. (Voir divers «Directive d identification des demandes et des échantillons dirigés à la banque de sang»). Si copie conforme requise Faire signer le patient dans l espace au verso de la requête ; Nom, prénom du médecin (lisible); Adresse de la clinique ou cabinet privé ; Signature du témoin. II-4

6 Analyses demandées Claires et lisibles ; Référer le patient au bon centre de prélèvement pour être en mesure d effectuer l ordonnance au complet. (Tableau 1 «Analyses à prélever au CHUS») ; Si dosage de médicament, veuillez noter l heure de la dernière dose ; Si écouvillon, indiquer le site de prélèvement ; Si certaines analyses demandées sur la requête ne sont pas prélevées, bien identifier en entourant au crayon, les analyses concernant le spécimen prélevé ; Toujours faire suivre la copie originale avec le spécimen sauf : (INR et analyses répétitives) dans ces cas une photocopie est acceptée ; Si banque de sang, utiliser la requête proposée à la fin de la section (peut être photocopiée). S assurer d avoir toutes les informations requises aux endroits prévus. INFORMATIONS REQUISES OBLIGATOIRES SUR LE PRÉLÈVEMENT Identification du prélèvement (double identification obligatoire) Identification des tubes avec un crayon noir permanent # d assurance maladie ou date de naissance et sexe ; Date ; Heure (lorsque requis). Identification du prélèvement de banque de sang (5 items sur le tube sont obligatoires) selon la directive du laboratoire de banque de sang du CHUS (Voir divers «Directive d identification des demandes et des échantillons dirigés à la banque de sang»). # d assurance maladie ou date de naissance et sexe ou # dossier du CHUS; Initiales du préleveur ; Date du prélèvement ; Heure du prélèvement. Identification de la collecte d urine de 24 heures # d assurance maladie ou date de naissance et sexe ; Inscrire également les dates et heures du début et de la fin de la collecte. II-5

7 Identification de l écouvillon de microbiologie # d assurance maladie ou date de naissance et sexe ; Inscrire également le site du prélèvement ; Date, heure. Identification du spécimen de pathologie # d assurance maladie ou date de naissance et sexe ; Inscrire également la nature et la topographie du spécimen ; Date. Identification du spécimen de cytologie Identification de la lame (crayon mine) # d assurance maladie ou date de naissance et sexe ou # de dossier du CHUS ; Date. Prélèvement avec étiquettes code à barres du CHUS Vérifier les indications inscrites sur l étiquette : tube, quantité, restrictions ; Coller l étiquette par-dessus l étiquette du fabricant afin de laisser une lumière sur le contenu. Elle doit se lire du haut du tube vers le bas le plus près possible du bouchon et en ligne droite ; Pour les tubes noirs (sédimentation) : coller à partir du bas ; Hémoculture : ne pas cacher le code à barres de la bouteille ; Dans chaque cas, inscrire la date et l heure, le nom et prénom du préleveur ; Préserver l intégrité du code à barres. II-6

8 PATIENTS NON DÉTENTEURS DE LA CARTE RAMQ À défaut de présenter la carte RAMQ valide au moment du prélèvement, un formulaire doit être rempli afin que l hôpital puisse facturer les frais de laboratoire (prise de sang et chaque analyse) au client ou à une assurance qui couvre ces frais. Le formulaire doit être rempli, signé et acheminé au département de comptabilité du CHUS, accompagné de la photocopie de l ordonnance, de la carte d assurance ou autres. Le numéro sans frais pour un renouvellement de carte est le ( ). Voici les cas particuliers dans lesquels on doit remplir un formulaire : - Carte perdue, volée, expirée, oubliée (noter le no RAMQ et expiration si connu..) - Patient en processus de renouvellement (copie «Confirmation d inscription» officielle) - Processus d immigration (photocopie avec photo relative) - GRC, armée (copie d assurance) - Hors Québec (copie de la carte d assurance) - Hors pays (avoir le plus d informations possibles) N.B. Le feuillet «Confirmation d inscription» émis par la RAMQ est valide. Vérifier la date d expiration. II-7

9 FORMULAIRE LES NON DÉTENTEURS DE CARTE D ASSURANCE MALADIE Nom : Prénom : Adresse permanente: Ville : Province/Pays : Code postal : Tél. : Signature : Date : Adresse temporaire : Ville : Province/Pays : Code postal : Tél. : Analyses prélevées : (joindre copie de l ordonnance) Lieu : Date : Par : INSTRUCTION 1. Cochez si : Perdue, volée, oubliée, expirée (Noter le # RAMQ et expiration si connu) GRC, armée (Copie d assurance) Hors Québec (Copie de la carte d assurance) Hors pays (Avoir le plus d informations possibles) Processus d immigration (Photocopie avec photo relative) Processus de renouvellement (Copie «Confirmation d inscription» officielle) 2. Plaquer la carte d assurance. Indiquer le lieu, province ou compagnie. 3. Joindre la photocopie de l ordonnance et de la carte d assurance au formulaire. 4. Faire parvenir le tout au comptoir de comptabilité du CHUS FLEURIMONT. Révisé laboratoire 01/09 II-8

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