AGIRHE II PROCEDURE DE GESTION DES

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1 AGIRHE II PROCEDURE DE GESTION DES ENTRETIENS PROFESSIONNELS SOMMAIRE : I. Connexion... 2 II. Création d un entretien professionnel... 2 III. Saisie du compte rendu Bilan de la période... 4 a. Faits marquants de la période... 4 b. Formations... 4 c. Rappel des objectifs fixés l année précédente... 5 d. Evaluation des compétences... 7 e. Expression sur le bilan de la période Période à venir... 8 a. Objectif de la période à venir... 8 b. Perspectives d évolution professionnelle... 8 c. Formations Autres thèmes...10 d. Synthèse de l entretien professionnel...10 IV. Impression...11 GLOSSAIRE...12 Préalablement à la saisie de la fiche de compte-rendu de l entretien professionnel, vous devez : créer la fiche de poste de chaque agent (voir guide fiche de poste), saisir les acquis de l expérience professionnelle (onglet expériences dans le logiciel AGIRHE), saisir les formations réalisées pendant l année écoulée (onglet formations dans le logiciel AGIRHE). 1

2 I. Connexion La connexion à l outil fiche de poste s effectue avec l identifiant et le mot de passe de connexion à AGIRHE via le lien suivant : Compléter le nom d utilisateur et le mot de passe en cliquer sur valider II. Création d un entretien professionnel Cliquer sur le menu «F.POSTES» puis la rubrique «Liste Entretien Prof» a. Sélectionner l agent Sélectionner un agent dans la liste déroulante Cliquer sur «créer un nouvel entretien» Une fois l agent sélectionné, les informations sur sa carrière s affichent. Ces données sont issues de l historique carrière du logiciel AGIRHE. 2

3 Cliquer sur «oui» si des modifications sont intervenues dans les fonctions Sélectionner le type d entretien Indiquer l année d entretien Compléter les modalités de l entretien (date, heure, lieu) Cliquer sur «Impression dossier de convocation» pour imprimer la convocation, la fiche d entretien et la fiche de poste ou sur «Impression convocation» pour imprimer la convocation seule b. Sélectionner l évaluateur Cliquer «oui» si l appréciation est impossible. Dans ce cas indiquer la raison dans le champ de saisie libre. Cliquer alors sur «Terminer». La saisie de l entretien est Ces données sont issues du rattachement hiérarchique de la fiche de poste (lorsque les fiches de poste ont été créées) Si l appréciation est possible cliquer sur «Suivant» 3

4 III. Saisie du compte rendu 1. Bilan de la période a. Faits marquants de la période Indiquer dans les champs de saisie libre, les faits marquants de la période pour l évaluateur et l évalué. b. Formations Cliquer sur «ajouter» pour renseigner une formation demandée mais non réalisée Compléter le type de formation, le motif de non réalisation et l initiateur de la demande et cliquer sur «enregistrer» Cliquer sur «ajouter une formation» pour renseigner une formation réalisée au cours de l année 4

5 Cliquer sur le type de formation suivi Cliquer sur «Ajouter» et compléter le formulaire de saisie Les informations dans la partie «Acquis de l expérience professionnelle sont issues du dossier de l agent, onglet «compétences» c. Rappel des objectifs fixés l année précédente Les objectifs du service et les objectifs individuels sont repris automatiquement des «objectifs à venir» définis lors l évaluation précédente. 5

6 Si vous souhaitez ajouter d autres objectifs de service, cliquer sur «Ajouter un objectif» Pour chaque objectif de service, compléter le descriptif, le taux de répartition, la réalisation de l objectif, les indicateurs de mesure, le délai, les moyens et commentaires et cliquer sur enregistrer Procéder de la même manière pour les objectifs individuels fixés en N-1 pour la période N Procéder de la même manière pour les objectifs partagés/transversaux fixés en N-1 pour la période N Cliquer sur «calculer» pour calculer le taux de répartition et le pourcentage de réalisation de l ensemble des objectifs 6

7 d. Evaluation des compétences Cliquer sur «Modifier» Cliquer sur la liste déroulante pour sélectionner l appréciation du critère et compléter le cas échéant le champ de commentaire Cliquer sur «Valider» Les compétences liées aux fiches de poste sont issues de la fiche de poste réalisée au préalable. A l issue de chaque bloc de compétences, une appréciation globale peut être saisie. Cliquer sur la liste déroulante pour sélectionner l appréciation globale du critère et compléter le cas échéant le champ de commentaire Cliquer pour valider chaque bloc de compétences e. Expression sur le bilan de la période 7

8 Compléter les champs de saisie libre 2. Période à venir a. Objectif de la période à venir Cliquer sur «Ajouter objectif» Pour chaque objectif de service, compléter le descriptif, le taux de répartition, les indicateurs de mesure, le délai, les moyens et le type d objectif et cliquer sur «enregistrer» Procéder de la même manière pour les objectifs individuels et les objectifs partagés/transversaux pour la prochaine période. b. Perspectives d évolution professionnelle 8

9 Compléter les champs de saisie libre c. Formations Cliquer sur «Ajouter» pour ajouter une nouvelle formation 9

10 Compléter les champs de saisie Cliquer sur «Enregistrer» Compléter le cas échéant les «autres axes d amélioration» Cliquer sur «Suivant» 3. Autres thèmes d. Synthèse de l entretien professionnel Compléter les champs de saisie et les différentes dates Cliquer sur «Suivant» 10

11 IV. Impression Cliquer sur «Liste Entretien Prof.» Cliquer sur «Impression compte rendu» 11

12 GLOSSAIRE DOMAINE D INTERVENTION OU D ACTIVITÉ : regroupement de familles professionnelles par grands domaines d actions d une collectivité, et/ou par politiques publiques. FAMILLE PROFESSIONNELLE : ensemble de métiers, concourant à une même finalité de service. MÉTIER : ensemble d emplois liés par une même technicité, présentant un socle commun d activités et de compétences. MISSIONS : ensemble d activités qui expriment le sens du poste et correspondent à ses différentes finalités. Elles permettent de répondre à la question : pourquoi ce poste? Elles commencent toujours par un verbe d action. ACTIVITES : ensemble des compétences décrivant ce qui doit être effectué pour réaliser les missions relatives au poste. Elles permettent de répondre à la question : que fait-on dans ce poste? COMPETENCES : combinaison de savoirs associés mobilisés en situation de travail. L application distingue : - les compétences techniques spécifiques à l exercice d une activité - les compétences transverses, communes à l ensemble des activités SAVOIRS ASSOCIES : savoirs requis pour disposer d une compétence. Ces savoirs sont structurés en trois grandes catégories : savoirs : ensemble des connaissances théoriques, généralement acquises par l éducation formelle : enseignement, formation etc. savoir-faire : ensemble des savoirs techniques et relationnels résultant de la pratique et de l expérience. savoir-faire relationnel : ensemble des aspects comportementaux et relationnels spécifiques au poste. POSTE DE TRAVAIL : ensemble des missions et activités effectuées par un agent au sein d une organisation. COTATION : dispositif permettant d évaluer chaque emploi en s appuyant sur des critères objectifs répertoriés au sein des items suivants : Initiative créatrice Niveau d expertise/connaissances acquises Niveau de responsabilité Sujétions particulières Chacun de ces critères est décliné en niveaux allant du plus faible au plus fort. Chaque niveau correspond à un nombre de points. Le coefficient individuel est fonction du nombre total de points. Le calcul du coefficient s appréciera de la manière suivante : Le coefficient maximum est de 6. Le nombre maximum de points est de

13 Le coefficient sera égal au nombre de points détenus divisé par le nombre de points maximum auxquels on applique le coefficient maximum de 6. Ce système permet notamment de définir une politique cohérente de rémunération. INDICATEURS : éléments concrets utilisés comme moyens de suivi et/ou de mesure dans la progression et la réalisation des objectifs. OBJECTIFS : résultat mesurable à atteindre dans un délai donné, avec des moyens adéquats. Un objectif répond à plusieurs critères qui se regroupent sous l'acronyme SMART. Un objectif doit être : - Spécifique : l objectif est précis et sans équivoque, - Mesurable : un objectif est assorti d indicateurs et accompagné des moyens nécessaires, - Acceptable d un point de vue légal, moral, sécurité et accepté, - Réaliste: adapté à l environnement et à l individu, il ne démotive pas les collaborateurs, mais doit être suffisamment ambitieux (dose d exigence partagée), - Temps: il est accompagné d un plan d action fixant des échéances. OBJECTIFS PARTAGES/TRANSERVAUX : objectifs collectifs d une unité, d un service, ou de l ensemble de la collectivité auxquels l agent contribue sur une ou plusieurs périodes de l année. RATTACHEMENT FONCTIONNEL : relations de travail entre deux ou plusieurs agents sans que l'un ne possède d'autorité sur l'autre. RATTACHEMENT HIERARCHIQUE : lien d autorité d un responsable hiérarchique sur un agent. RESULTATS : conséquences, directes ou indirectes, immédiates ou à moyen long terme des actions menées. TRAVAIL AU CONTACT DU PUBLIC : c est le fait d être capable de répondre aux sollicitations des usagers, d être à leur écoute, de savoir les orienter. VALIDATION DES ACQUIS DE L EXPERIENCE : parcours antérieur de l agent, soit dans l administration, soit dans le secteur privé. TRAVAIL EN AUTONOMIE : c est le fait de prendre en charge seul une mission confiée (prendre des décisions, gérer son travail, etc.). TRAVAIL EN EQUIPE : c est le fait de réaliser un projet en association avec une ou plusieurs personnes, afin d atteindre un objectif commun. 13