LA SANTE DE LA FAMILLE DES CHEMINS DE FER FRANÇAIS FORMATION «AIDE A LA RECHERCHE DE SUBVENTION ET DE DON»

Transcription

1 LA SANTE DE LA FAMILLE DES CHEMINS DE FER FRANÇAIS FORMATION «AIDE A LA RECHERCHE DE SUBVENTION ET DE DON» OBJECTIFS Cette formation a pour objectifs : - Sensibiliser les comités sur la situation économique de l association afin de leur faire prendre conscience de la nécessité de rechercher d autres ressources non fiscalisées pour financer leurs actions d aide, d accompagnement des personnes en difficulté, - Savoir effectuer une demande de subvention auprès de collectivités publiques (commune, département, région ) mais aussi auprès d organismes publics (CRAMIF ) - Savoir solliciter une participation ou une aide auprès d entreprises privées : don 1) SITUATION ECONOMIQUE DU SIEGE DE L ASSOCIATION Présentation des comptes de résultats du siège (en annexe) MODELE ECONOMIQUE DE L'ASSOCIATION (secteur Privé Non Lucratif) Siège Social - Cotisations -Subvention SNCF - Autres Subventions -Dons -Autres produits : participations aux frais - formations (Conseil d'administration - Bureau) Segment Aide Accompagnement Prévention Comités territoriaux Segment Soins Centres de Soins Centre Gilbert RABY Centre MALVAU -Agence Régionale de Santé (ARS) -CPAM -CRAMIF -Mutuelles -Patients -Dons (Entreprises privées) Page 1

2 2) SUBVENTIONS DONS : ACTEURS CONCERNES 2-1 : Définition Une subvention est une aide financière, c'est-à-dire une somme d argent, qu une collectivité, une institution publique alloue à un organisme présentant un intérêt général dans le cadre d une action ; Ces subventions sont le plus souvent octroyées en espèces, mais rien ne s'oppose à ce qu'elles le soient en nature (logistique, fourniture de biens matériels ) Un don est une aide financière qui émane d un particulier ou d une entreprise privée. 2-2 : Différence entre subventions, dons et les autres ressources Les différences entre ces ressources se trouvent dans : - les conditions d octroi - la fiscalité de l aide obtenue - le contrôle de l emploi des fonds reçus Outre les subventions, notre association peut recevoir : - des dons de minime importance, financiers ou en nature : le donateur peut demander à ce que son don soit employé à un usage précis, en rapport avec les objectifs de l'association ; - des libéralités : donations (entre vifs), legs (après décès par testaments). Il est nécessaire de justifier d un acte notarié et de déclarer le versement de la donation ou du legs à la préfecture. Dans les autres ressources telles que : organisation de tombola, d activités festives, la notion de produits accessoires est importante parce que soumise à fiscalité. L association n est pas soumise à impôt si la totalité des produits de ces manifestations ne dépassent pas pour l association. «Les organismes sans but lucratif sont exonérés de TVA, d'impôt sur les sociétés, de taxe professionnelle et, le cas échéant, de taxe d'apprentissage au titre de leurs activités lucratives accessoires sous réserve de remplir trois conditions (CGI art. 206, 1 bis) 1 leur gestion est désintéressée ; 2 leurs activités non-lucratives sont significativ ement prépondérantes ; 3 les activités lucratives n'ont pas généré au cou rs de l'année civile un montant de recettes effectivement encaissées excédant Une réponse ministérielle précise que les recettes des six manifestations annuelles de soutien exonérées ne sont pas prises en compte pour l'appréciation du seuil de euros (Réponse Vachez, Ass. nat., 6 mars 2000.) Page 2

3 Par ailleurs, les associations exonérées de TVA pour des services rendus aux membres ne bénéficient pas de cette franchise de euros. L'exonération cesse de s'appliquer à compter du 1er janvier de l'année au cours de laquelle une des trois conditions fait défaut.» Du fait de l'étendue nationale de l'association, l'exonération est accordée pour chaque Comité Territorial, à condition que l'ensemble des manifestations (nationales ou territoriales) organisées dans une commune ne soit pas supérieur à 6 pour la même année. Deux autres conditions à respecter : l'entrée de ces manifestations ne doit pas être payante ; l'organisateur doit, pour chaque manifestation tenir un état détaillé des dépenses et des recettes 2-3 : Demandeurs de subventions Les associations déclarées peuvent recevoir des subventions de l'état, des collectivités territoriales et des établissements publics. Pour bénéficier de subventions, deux conditions doivent être respectées : - le bénéficiaire doit pouvoir se prévaloir d une personnalité juridique (association déclarée) qui dispose d un numéro de SIREN (9 chiffres) ou SIRET (14 chiffres) (SIRET = n SIREN+n Numéro Interne Classement NIC), (à deman der auprès de l INSEE) - l activité ou l action financée doit présenter un intérêt public dans la zone de compétence des collectivités sollicitées. Dans le cadre d une demande de subvention, c est l association «la santé de la Famille» qui est engagée dans la demande et dans l utilisation à bon escient des fonds attribués; les Présidents des Comités agissent en tant que délégataires du pouvoir du Président, sans fixation de seuil mais sous un contrôle a posteriori des subventions demandées. 2-4 : Conditions d octroi de subventions Le versement d'une subvention à une association est soumis à un certain nombre de conditions d'attribution et d'utilisation. En tout état de cause, la subvention doit être sollicitée et les collectivités publiques disposent d'un pouvoir discrétionnaire pour l'accorder ou la refuser. Lorsqu'elle accorde une subvention sous certaines conditions (aide directe, réalisation d'un projet, organisation d'une manifestation...), l'administration peut en contrôler l'utilisation. Ce contrôle peut être financier (justificatifs comptables de l'association), administratif (vérification du bon emploi de la subvention) ou juridictionnel (en cas de gestion de fait de fonds publics notamment). Page 3

4 2-5 : Connaissances des financeurs et leurs attentes - Subvention (secteur public ou para public), en voici quelques exemples d organismes classés selon les niveaux : National : Ministères Santé, Sport Régional : Conseils Régionaux, Groupement Régional de Santé Publique, ARS Département : Conseil Général Commune : Mairie - Dons : Banques, Entreprises, etc. (secteur privé lucratif) Les attentes : - Subvention : - Une subvention doit être utilisée conformément à l objet pour lequel elle a été accordée et l emploi des fonds reçus doit pouvoir être justifié. - Toute association qui reçoit une subvention est tenue de produire ses budgets et ses comptes à l organisme qui accorde la subvention. - Quelle que soit l origine de la subvention, les associations subventionnées sont sujettes aux vérifications des comptables du trésor et de l inspection générale des finances, ainsi qu au contrôle de la cour des comptes (ou des chambres régionales - Il est interdit à une association de reverser tout ou partie d une subvention à d autres associations. (article 15 du décret-loi du 2 mai 1938). - Don : - Il n y a pas, normalement, à justifier de l emploi du don auprès du donateur mais on doit, s'il le demande, lui délivrer un reçu fiscal. (A faire par le Siège). - Mais le comité qui reçoit le don doit pouvoir en justifier l emploi - lors d un contrôle effectué soit par l administration fiscale, le commissaire aux comptes, la Commission de Contrôle ou le Trésorier de l association, - ou à son donateur : Depuis 2006 : «Il existe également la libéralité dite avec charge, ou sous conditions : en contrepartie de son don, le donateur peut exiger du bénéficiaire qu il utilise les biens à des fins déterminées. Il convient alors pour l association de vérifier que la condition requise est conforme aux statuts» 2-6 : Comptabilisation - Subvention A la réception du versement des fonds, le comité doit inscrire la recette sur le cahier de compte «Banque» dans la colonne «subvention». - Don A la réception du versement des fonds, le comité doit inscrire la recette sur le cahier de Page 4

5 compte «Banque» dans la colonne «Dons» Lors de la consolidation des comptes des différents comités, le siège comptabilise l ensemble des subventions et dons reçus dans les comptes de recettes prévus à cet effet. Dans le cas de subvention ou de don en nature voir avec le service comptable du siège pour l enregistrement. Page 5

6 3) ELABORATION D UNE DEMANDE DE DON OU UNE DEMANDE DE SUBVENTION 3.1 Comment faire une demande de don? - si la demande répond à un appel à projet, il suffit de suivre la procédure demandée, il n y a pas de dossier type. - si vous sollicitez un don pour un projet, il vous faut monter un dossier, type dossier de presse. 3.2 Comment faire une demande de subvention? Il appartient au comité de déterminer auprès de quel financeur public elle va demander une subvention, en fonction de son projet (local, départemental, régional). La demande peut être faite soit en ligne, en utilisant le télé service dossier unique de demande de subvention soit en remplissant le formulaire Cerfa n Attention : Certaines collectivités locales (mairies, départements, régions) peuvent ne pas accepter ce formulaire dans les dossiers qu'elles instruisent ; il convient de le vérifier au préalable auprès d'elles. Processus d élaboration d une demande de subvention Diaporama «financement2010 modifié pour PPS» présenté par Gérald + modèles de fiches d activités i. Prévision d activité du comité et budget prévisionnel ii. Elaboration d une demande de subvention 4) SITE «subventionenligne.fr» 4.1 Enjeux et dispositif du site «subvention en ligne» Le site «subvention en ligne» a pour objectif de simplifier les relations entre l Etat et les associations en : - dématérialisant le dossier de demande de subvention en renseignant en ligne le formulaire CERFA, - accompagnant les associations dans leur demande de subvention. C est un dispositif qui permet - d effectuer toutes les étapes d une procédure de demande et d être informé sur les Page 6

7 résultats donnés à cette demande, - de créer un espace privé pour le demandeur en stockant des documents nécessaires à l instruction du dossier «porte-documents», - c est un point d entrée unique pour les demandeurs de subvention mais aussi les administrations qui publient leur dispositif d aides que les associations peuvent solliciter par l intermédiaire du registre national des subventions. 4.2 Schéma de présentation des différents acteurs Ce site s adresse aux représentants des associations «PORTEURS» et aux représentants des services financiers des organismes allouant des subventions «AGENTS» Administrateur local : contrôle des demandes d inscription Réinitialise les codes secrets PORTEURS Représentants des associations S inscrire et se référencer Créer des dossiers Déposer des dossiers Suivre l instruction Déposer le bilan du projet ACTEURS Représentants financiers des organismes publics S inscrire et se référencer Accompagner les porteurs Récupérer le dossier Instruire les dossiers Donner un avis Réceptionner le bilan Adhésions au site subventionenligne : 1) de l organisme : LA SANTE DE LA FAMILLE DES CHEMINS DE FER représentée par son Président a fait l objet d une inscription sur le site «subvention en ligne» courant ) des acteurs Pour l inscription d un acteur, il est nécessaire de créer un compte usager en remplissant le formulaire en ligne. Cette création génère un numéro d inscription et un mot de passe envoyés par courriel. Page 7

8 Lors de la première connexion sur le site, le mot de passe sera à modifier pour être personnalisé en veillant à ce qu il comporte 8 caractères dont deux caractères spéciaux et deux caractères numériques. Le numéro d inscription est à communiquer au siège (Président et/ou Trésorière adjointe) pour procéder à une attribution de droits et rôles de l utilisateur du site. 4.3 Rôles et droits des acteurs Comme dans toute organisation, une définition des rôles de chaque acteur est nécessaire afin de respecter la séparation de pouvoirs et ainsi éviter toute confusion dans la gestion administrative et financière. L attribution des droits n est pas définitive, les droits peuvent être suspendus, modifiés, supprimés. Codification des droits et rôles dans le système : P = permet de déclarer l utilisateur et les entités ; l utilisateur possède également tous les droits suivants A = permet à l utilisateur de déclarer les informations administratives T = permet de déclarer les informations comptables S = permet de finaliser et déposer les dossiers de demandes de subventions D = permet de préparer les dossiers de demande de subventions. les rôles et droits des acteurs du siège : - du Président - Trésorier Trésorier adjoint : ( P ) - déclarent les personnes de l association (siège, comités, centres de soins) qui sont amenées à utiliser le site Subvention en Ligne, attribuent les rôles, - déclarer les comités en tant qu entités rattachées à l organisme «La Santé de la Famille» - peuvent également remplir les autres rôles en cas de besoin ; - de l Assistante de Direction : (A T D) déclare les informations administratives, comptables et peut préparer des dossiers de demandes de subventions en tant que de besoin ; les rôles et droits des acteurs des comités : - Président et Secrétaires : droits et rôles (S) permettent de finaliser et déposer les dossiers de demandes de subventions : ils ont le pouvoir de signature et envoi électronique de la demande; - Trésoriers : droits et rôles (D) permettent de préparer les dossiers de demande de subventions. 5) UTILISATION DU SITE subventionenligne.fr Page 8

9 5.1 Naviguer dans l espace porteur L espace «PORTEUR» donne accès : - aux données administratives de l organisme : identification (raison sociale, n SIRET l enregistrement au registre des associations, date de publication au journal officiel), son représentant légal, l adresse du siège, les thèmes relatifs à l organisme, les publics concernés ainsi que les moyens humains de l organisme : nombre adhérents, bénévoles et salariés ; - aux données comptables : la liste des RIB, le budget prévisionnel, le bilan, le compte de résultat. 5.3 Gérer des documents L espace «PORTEUR» donne également accès à un espace de stockage commun à l ensemble des utilisateurs contenant : - des pièces administratives nécessaires au dépôt des demandes de subvention (composition du Conseil d administration, liste des membres du bureau, rapport d activité, rapport commissaire aux comptes, derniers comptes approuvés ) - tout document utile lors des phases d instruction ou de bilan des actions ; La gestion du «PORTE DOCUMENTS» donne la possibilité de supprimer, ajouter, consulter les documents et créer un répertoire personnalisé afin d y intégrer des documents spécifiques à un utilisateur. 5.4 Rechercher des appels à projets L outil offre la possibilité : - de rechercher dans le «registre des subventions» des appels à projet nous intéressant - de les regrouper dans une liste de favoris afin de les retrouver plus rapidement - d y faire référence lors de l élaboration d une demande de subvention. 6) ELABORER UNE DEMANDE DE SUBVENTION EN LIGNE La création ou le renouvellement d une demande de subvention comporte les mêmes informations que lors d une demande de subvention faite sur le support papier CERFA ; l ensemble de ces informations sont à compléter directement en ligne. La demande se fait en 3 étapes : créer l action, compléter et déposer le dossier et, si la subvention est attribuée, établir un bilan devra être saisie à l issue de la réalisation de l action Page 9

10 6.1 Créer l action Pour créer une nouvelle action : il faut attribuer un libellé, définir le territoire d intervention de l action (national, région, département, commune). 6.2 Compléter et déposer l action Une fois l action crée il faut compléter les informations suivantes : 1) Description de l action reprenant o la présentation de l action : informations générales (N action, libellé, date de mise en œuvre, s il s agit d une action pluriannuelle) ainsi que les objectifs, le contenu et les indicateurs d évaluation de l action, o les contacts de l action : ce sont les personnes responsables qui portent l action au sein du comité (le président du comité, le secrétaire, le trésorier); Le signataire responsable du dépôt de l action dans le système sera le président du comité ou secrétaire. o les thèmes et publics permet de préciser les thèmes et publics choisis o le territoire précise le lieu de réalisation de l action o une note d opportunité donnant éventuellement des informations complémentaires jugées nécessaires de communiquer o des compléments d informations «onglet extensions» permet de donner des informations complémentaires sur le déroulement de l action au cours de l exercice en cours dans le cas d action pluriannuelle. 2) Financement o Budget prévisionnel : sert à indiquer les charges et les produits relatifs à l action que l on envisage ; ce budget prévisionnel servira de base pour demander une aide afin de faire face aux dépenses envisagées. o Aides Subventions sélectionnées : le site offre la possibilité de choisir une subvention parmi les subventions sélectionnées (subventions favorites) en indiquant le montant souhaité pour financer l action que l on désire mener avec une possibilité dès cette étape d autoriser le service financeur à consulter la demande avant son dépôt; ce qui déclenche un dispositif d accompagnement interactif entre le financeur et le demandeur Dans le cas d une subvention connue mais non inscrite en ligne, le site permet un ajout de la part du demandeur; 3) Pièces jointes : fonctionnalité permettant de joindre les pièces demandées à choisir dans le porte document. 4) Dépôt : Avant de déposer il faut prépare le dépôt en précisant : - les financeurs auprès desquels la demande sera adressée ; - le RIB sur lequel la subvention devra être versée Page 10

11 - le signataire Le système étant interactif, après un dépôt et suite à l analyse du dossier par l organisme financeur, l agent public peut demander un redépôt du dossier pour information complémentaire. Cet état est signalé en ligne dans le suivi «tableau de bord des actions». Le dossier pourra être récupéré sous forme de fichier pdf ; il correspond au document CERFA. 6.3 Rédiger le bilan de l action ou compte rendu 1) compte rendu financier : il permet d attester du bon emploi du financement reçu et comporte le budget prévisionnel, le budget réalisé et les écarts ; 2) Annexe au compte rendu financier : Les éventuels écarts entre les prévisions budgétaires et les dépenses réalisées devront être indiquées et justifiées, les contributions volontaires en nature (bénévolat) devront être précisées; 3) Bilan qualitatif permet de donner des éléments précis et détaillés sur les atteintes des objectifs et contenu de l action réalisée ; nombre de bénéficiaires, durée, lieu de réalisation de l action, date effective de mise en œuvre ; 4) Dépôt du bilan : le bilan sera déposé auprès du ou des financeurs auprès desquels la demande a été faite par le signataire habilité. Page 11