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1 POUR LES ENFANTS D'AGE PRIMAIRE Partenaire.. Personne chargée du dossier :... Le dossier COMPLET doit être déposé ou adressé par courrier : Tout dossier incomplet sera retourné et sera reporté à une commission ultérieure. Mairie de Hourtin Pôle Education, Sports, Culture BP HOURTIN avant le 15 AVRIL

2 Notice explicative En quoi consiste le dossier "Appels à projets périscolaires"? Le dossier de proposition d'activités périscolaires est destiné à prestataire (association, section, personne physique) du territoire de la Commune de Hourtin ou des environs, désireux de proposer une action aux enfants d'âge primaire, dans le cadre des activités périscolaires organisées par la commune. Selon les cas, des possibilités de soutien financier peuvent être octroyées pour : - La rémunération des intervenants - Le matériel pédagogique - Frais annexes Tous les frais inclus dans la demande de participation financière doivent faire l'objet d'un accord préalable par la commune et de la production de justificatifs (facture, ). Ces aides financières concernent uniquement le financement des actions spécifiques faisant l'objet de ce dossier. Elles ne peuvent porter sur le fonctionnement de la structure. Selon la nature des fournitures, l'approvisionnement pourra être pris en charge, soit par la prestataire, soit par la commune. Dans tous les cas, les besoins en fournitures devront être cohérents avec l'activité et resteront propriété de la commune. Ce dossier a été établi conformément aux règles applicables aux financements publics. Comment remplir le dossier? Le dossier comporte 4 rubriques à remplir : - 1. Présentation du prestataire 1-2. Fiche Action (une fiche par activité proposée) - 3. Attestation sur l honneur - 4. Annexes Le dossier doit impérativement être accompagné des pièces jointes demandées (voir Pièces à joindre impérativement au dossier, page 5). Tout dossier incomplet sera retourné. Après avoir été complété, il sera présenté et étudié à une date ultérieure. Les différentes étapes Avant le 15 AVRIL 2014 (pour la période d'activité septembre à octobre 2014) : Envoi par courrier ou dépôt des dossiers à : Mairie de Hourtin Pôle Sports Education Culture BP 26, HOURTIN ou par mail : 1 À remplir si l'action se déroule dans le cadre de l'association. 2

3 Avant fin juin 2014 : En réponse à votre proposition, un courrier sera adressé à chaque prestataire (association, intervenant extérieur, bénévole ou non) après délibération du Conseil Municipal. Pour le versement de la participation financière, vous devez disposer d un numéro SIREN qui constituera un identifiant dans vos relations avec les services administratifs. Si vous n en avez pas, demandez dès maintenant ce numéro à la direction régionale de l INSEE. La démarche est gratuite. Le versement de cette aide se fera dans les 30 jours suivants la réception de la facture accompagnée de : - Bilan quantitatif et qualitatif de l'activité (formulaire fourni lors de la signature de la convention) - Justificatifs de dépenses 2 Calendrier prévisionnel Le calendrier suivant présente, pour chaque période scolaire, les dates de : - de dépôt du présent dossier - la période d'études des dossiers déposés - de signature des conventions CALENDRIER PREVISIONNEL mois concernés sept-oct nov-déc jan-fév mars-avr mai-juin début de la priode 07/09/ /11/ /01/ /03/ /05/2015 fin de la période 17/10/ /12/ /02/ /04/ /06/2015 nb de semaines d'activités date limite de dépôt de projets d'action 15/04/ /09/ /10/ /12/ /02/2015 Commissions d'étude des projets mai-juin 2ème quinzaine de sept ère quinzaine de novembre ère quinzaine de janvier ère quinzaine de mars 2015 date limite de signature des conventions 31/07/ /10/ /12/ /01/ /04/ périodes sont organisées. Les périodes 1 et 5 sont en priorité réservées aux activités ponctuelles ou séances de découvertes (activités organisées sur une durée inférieure à la durée de la période voir tableau ci-dessus). Il est possible de déposer une proposition d'activité organisée sur plusieurs périodes (complètes), sous réserve d'une continuité éducative. Le cadre éducatif Les actions proposées doivent contribuer à la réalisation du Projet éducatif de territoire (PEDT) adopté par le Conseil Municipal du 31 janvier Ce document est consultable et téléchargeable sur le site de ma mairie ( Vie Quotidienne. 2 Dans la limite du budget prévisionnel inscrit dans la convention. 3

4 La question de l'encadrement des enfants Les intervenants, forts de leurs expériences et de leur motivation, s'engagent dans une présentation, transmission, sensibilisation à une activité ou une pratique, à un art même. Certains seront en possession d'une qualification, en lien ou non avec l'animation et l'encadrement des enfants 3. D'autres proposeront leurs compétences acquises dans le cadre de leur métier ou de leurs loisirs. Pour respecter la règlementation en vigueur, la commune prévoit si besoin de mettre à disposition de chaque intervenant (bénévole ou non) un personnel municipal qualifié pour l'encadrement des enfants. La question des groupes d'enfants Chaque groupe d'enfants sera encadré par deux adultes (voir ci-dessus). MATERNELLE ELEMENTAIRE 4 à 6 ans 6 à 11 ans Effectifs visés Maximum Effectifs visés Maximum Nombre d'enfants / groupe Le nombre d'enfants "effectifs visés" (en gras) est celui fixé pour une activité. Il peut varié selon la nature de l'activité, la salle utilisée et les attentes du prestataire. La question du temps d'activité Chaque activité est d'une heure (temps en présence de l'enfant), auquel le prestataire doit ajouter : - le temps d'installation - le temps de rangement Les temps d'installation et de rangement sont à la charge du prestataire. La durée totale (installation + activité + rangement) pour une séance - doit être inscrite dans le tableau présenté en page 12. Par ailleurs, les intervenants s'engagent à participer aux réunions de travail, de bilan, de suivi (selon les besoins). Une présentation de l'activité proposée peut être envisagée au cours de la période précédant le déroulement de l'activité (ex. une séance pour le groupe 1, en période 1 pour un cycle d'activité organisé en période 2). La question du nombre de séances Le nombre de séances dépend de l'action et des objectifs que le prestataire définit. 3 Arrêté du 9 février 2007 fixant les titres et diplômes permettant d'exercer les fonctions d'animation et de direction. Arrêté du 28 octobre 2008 modifiant l'arrêté du 9 février

5 Deux cas de figures se présentent : Cas 1 : l'action se déroule sur une période (soit une séance par semaine, pour un groupe). Le nombre de séances est donc égal au nombre de semaines de la période. Périodes possibles : 2 / 3 / 4 / 5 Cas 2 : l'action se déroule sur une ou deux séances au plus, pour un groupe donné. Il peut s'agir d'une séance de découverte (en amont du cycle complet proposé sur la période suivante) ou d'une action ponctuelle. Périodes possibles : 1 ou 5 Votre correspondant Pour toute précision ou information complémentaire, des correspondants sont à votre disposition : - Myriam MUNDO : / - Denis LAVAUD : / Pièces à joindre impérativement au dossier Cas 1 : Si vous intervenez dans le cadre d'une association : Vous pouvez intervenir à titre bénévole. - Statuts déposés ou approuvés, en un seul exemplaire, - Récépissé de la déclaration du bureau en préfecture - Fiche Présentation, page 6 - Fiche Action, page 8 (une fiche par action proposée) Vous pouvez intervenir soit à titre bénévole, soit professionnel. - Statuts déposés ou approuvés, en un seul exemplaire, - Récépissé de la déclaration du bureau en préfecture - Fiche Présentation, page 6 - Fiche Action, page 8 (une fiche par action proposée) - R.I.B. (en cas de demande d'une participation financière) Cas 2 : Si vous n'intervenez pas dans le cadre d'une association : Vous pouvez intervenir soit à titre bénévole. - Fiche IDENTIFICATION, page 6 - Fiche Action, page 8 (une fiche par action proposée) Vous pouvez intervenir à titre professionnel. - les justificatifs de vos déclarations d'activité, statuts professionnels, en un seul exemplaire, - Fiche IDENTIFICATION, page 6 - un R.I.B. (en cas de demande d'une participation financière) - Fiche Action, page 8 (une fiche par action proposée) 5

6 1. Présentation du prestataire Cette fiche permet d identifier votre structure, activités habituelles et ressources humaines. IDENTIFICATION Nom du prestataire: Sigle : Objet : Statut juridique : Habitant bénévole Association Entreprise / auto-entr. Commerçant Élu Travailleur indépendant Enseignant Autres préciser : Adresse du siège social : Code postal : Commune : Adresse correspondance : Code postal : Commune : Téléphone : Télécopie : Mail : Adresse site internet : Votre structure est-elle : locale départementale régionale nationale Union, fédération ou réseau auquel est affilié votre association (indiquer le nom complet, ne pas utiliser de sigle) : Votre structure dispose-t-elle d'agréments? oui non Si oui, lesquels? (ex. agrément Jeunesse et Sports, ). (joindre la copie des agréments) Structure déclarée le sous le numéro : Auprès de Publication au JO le : 6

7 Identification du responsable de la structure (ou de la section/filiale le cas échéant) Le représentant légal (Président(e), ou autre personne désignée par les statuts) Nom et Prénom: Qualité : Tél. Mail : Adresse de correspondance (si déférente du siège) : Adresse du siège social : Code postal : Commune : MEMBRES DU BUREAU Nom-Prénom Fonction au Adresse et mail sein du bureau Président Trésorier Secrétaire Téléphone Activités de la structure, section/association, 7

8 2. Fiche Action (remplir une fiche par action) NOM DE L'ACTION : Action nouvelle Action renouvelée PERIODE D'INTERVENTION 4 Cocher la période souhaitée. Dans le cas d'une action proposée Nombre de séances Public visé 5 Nombre d'enfants Période 1 Période 2 Période 3 Période 4 Période 5 Nombre de séances de découvertes de l'activité 6 (pour chaque groupe) : Référent de l'action (si différent du responsable de la structure) : PRÉNOM & NOM : Téléphone : Mail : 4 Voir calendrier en Annexe. 5 Public visé : Groupe 1 : 4/6 ans (MS/GS) / Groupe 2 : 6/9 ans (CP/CE1/CE2) / Groupe 3 : 9/11 ans (CM1/CM2) 6 A prévoir au cours de la période précédente. 8

9 Description de l'action Objectifs de l action Contenu de l action (forme de l'action, déroulement) Partenaires dans le cadre de l action : Peut-il être envisagé de réaliser un temps fort en fin d'activité? (sortie, présentation des travaux aux parents, élus, autres enfants, démonstration, etc.) Coût prévisionnel de l'activité Coût global de l action : Participation sollicitée pour la réalisation de l'action : 9

10 MODALITES D'INTERVENTION GROUPE D'ENFANTS CONCERNES Indiquer dans les cases correspondantes les groupes d'enfants (groupe 1, 2 et 3) concernés. Périodes MARDI JEUDI VENDREDI Les effectifs d'enfants dans un groupe encadré par deux adultes sont fixés en page 4. L'activité proposée permet-elle de respecter ces effectifs? oui non Si non, pourquoi? LOCAUX ET MATÉRIELS NECESSAIRES A LA REALISATION DE L'ACTION LOCAUX Compléter les items suivants (sans hésiter à compléter par des commentaires). S'agit il d'une activité : de plein air d'intérieur Faut-il prévoir un espace pour que les enfants bougent et se déplacent? oui non Préciser : Surface idéale par enfant : Installation de matériels : oui non Si oui, préciser : Le type de matériel : La durée d'installation : La durée de rangement : Faut-il prévoir le stockage du matériel sur le lieu de l'activité? oui non Quel volume de stockage? Le matériel est-il fragile? oui non Faut-il prévoir le stockage des travaux des enfants entre chaque séance? oui non Faut-il prévoir un point d'eau à proximité oui non Faut-il prévoir une salle équipée de : 10

11 tables chaises tapis de sports autres (préciser) : Informations complémentaires sur les besoins en locaux : MATERIELS ET FOURNITURES Prévoyez-vous la mise à disposition gratuite de votre matériel? oui non Si oui, préciser lequel : Utiliserez-vous des outils ou du matériel pouvant provoquer des blessures et nécessitant une surveillance particulière? oui non Si oui, préciser : Quel type de matériel? Quel risque encouru? Quelles mesures de sécurité proposez-vous? Disposez-vous déjà de ce matériel? oui non L'activité nécessite-t-elle des fournitures? Lesquelles? Selon vous, l'approvisionnement des fournitures doit-il être assuré par vos soins? oui non Pourquoi? 11

12 INTERVENANTS DANS LE CADRE DE L'ACTION Prénom & Nom de l'intervenant Prénom et nom : Date et lieu de naissance Date : Statut 7 Fonction et activité dans la structure Nature du contrat Nombre total d'heures prévues (sur la totalité de l'action) Expériences et qualification, diplôme, 8 ) en lien avec l'encadrement des enfants et l'animation Expériences et qualifications en lien avec l'activité proposée Nom de jeune fille : Lieu : Prénom et nom : Date : Nom de jeune fille : Lieu : Prénom et nom : Date : Nom de jeune fille : Lieu : Prénom et nom : Date : Nom de jeune fille : Lieu : 7 PER : salariés permanents, TEM : salariés temporaires, EXT : intervenants extérieurs (auto-entrepreneurs, associations, ), BEN : bénévoles, STA : stagiaires, AUT : autres 8 joindre la photocopie des qualifications nommées. 12

13 BUDGET PREVISIONNEL DE L'ACTIVITE Rappeler : - Le nom de l'activité - Le nombre de séances - Le nombre de groupes - Le nombre prévisionnel d'enfants par groupe : CHARGES MONTANT Observations / précisions 60 - ACHATS Alimentation Petit matériel et outillage Produits d'entretien Fournitures de bureau administratif Fournitures éducatives Autres : 61 - SERVICES EXTERIEURS Documentation Maintenance informatique Autres (préciser) : 62 - AUTRES SERVICES EXTERIEURS Frais de déplacement Autres services (préciser) : 64 - CHARGES DE PERSONNEL Rémunérations du personnel Charges sociales TOTAL CHARGES 13

14 3. Attestation sur l honneur Cette quatrième fiche doit obligatoirement être remplie pour toutes les demandes (initiale ou renouvellement) et quel que soit le montant de la participation financière sollicitée. Si le signataire n est pas le représentant légal de l association, merci de joindre le pouvoir lui permettant d engager celle-ci. Je soussigné(e), (nom et prénom) Représentant(e) légal(e) de l association Personne physique intervenant à titre bénévole, hors activité associative Intervenant indépendant - Déclare que l association/entreprise/activité libérale est en règle au regard de l ensemble des déclarations sociales et fiscales ainsi que des cotisations et paiements y afférant ; - Certifie exactes les informations du présent dossier; - Déclare ne pas percevoir de participation financières/aides financières autres que municipales, dans le cadre de cette activité, - Précise que cette participation, si elle est accordée, ne concerne que l'activité proposée et qu'elle devra être versée 9 (1) : au Compte bancaire Nom du titulaire du compte : Banque : Domiciliation : Code IBAN Fait à le Signature : Attention Toute fausse déclaration est passible de peines d emprisonnement et d amendes prévues par les articles et du code pénal. Le droit d accès aux informations prévues par la loi n du 6 janvier 1978 relative à l informatique, aux fichiers et aux libertés s exerce auprès du service ou de l Etablissement auprès duquel vous avez déposé votre dossier. 9 Joindre un RIB ou un RIP 14

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