N 1 d e l a G E D i n t u i t i v e

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1 N 1 d e l a G E D i n t u i t i v e SUPPORT DE FORMATION Responsable Formation Emilie PIERENS formation@novaxel.tm.fr Novaxel 1 rue de la République LYON Tél. : Fax : Site commercial : Site technique : Novaxel Septembre 2006

2 S'APPROPRIER NOVAXEL GÉNÉRALITÉS Ouverture de Novaxel L'écran principal L'écran Dossier LES BARRES D'OUTILS L'écran principal L'écran Dossier Un document image L'AFFICHAGE Les options d'affichage L'écran principal Un document LES MENUS CONTEXTUELS MODIFIER L'ARBORESCENCE Création manuelle L'ARBORESCENCE Création automatique INTÉGRER DES DOCUMENTS LA NUMÉRISATION La numérisation directe La numérisation sur le réseau LA CAPTURE D'IMPRESSION La capture d'impression dans un dossier La capture d'impression dans la panière LES DOCUMENTS DANS LEUR FORMAT D'ORIGINE Intégrer des documents existants Créer des documents Agir sur les documents LA MESSAGERIE Envoyer un message Classer un message RECHERCHER LA RECHERCHE La recherche simple La recherche avancée Les résultats LES OPTIONS LE NOMADISME LE CDROM AUTONOME

3 PRINCIPE DE NOVAXEL GÉNÉRALITÉS Novaxel est un logiciel de classement. Tous les éléments qui constituent le dossier papier peuvent être fédérés dans une seule et même base de données. Qu ils soient d origine bureautique, papier, qu ils viennent d Internet ou qu ils soient générés à partir d une base de données de production. Vos dossiers papiers sont constitués dans la majorité des cas de la manière suivante : Ce qui rentre dans l entreprise : courriers, fax, s. Ce que produit l entreprise : documents de gestion (BL, factures), documents bureautiques (courriers, tableaux), documents techniques (plans, dessins), fax, s. s Documents bureautiques Documents papiers Applications de production S'approprier Novaxel

4 GÉNÉRALITÉS Tout est intégré pour mieux être consulté et exporté vers une imprimante, une messagerie Internet, un module de fax, Internet, un CD Rom, un portable. Une imprimante Une messagerie Internet Un module de fax Internet Un CD Rom Un portable S'approprier Novaxel

5 OUVERTURE DE NOVAXEL GÉNÉRALITÉS Double cliquez sur l icône. Sélectionnez la bibliothèque Novaxel que vous souhaitez ouvrir grâce au menu déroulant. Saisissez le nom d utilisateur ainsi que le mot de passe s'il y a lieu. L utilisateur et le mot de passe sont sensibles aux majuscules et aux minuscules. Cliquer sur le bouton. L'ÉCRAN PRINCIPAL L'écran principal de Novaxel se définit sur 2, 3, 4 ou 5 colonnes. Chaque sous niveau est rattaché à un seul niveau supérieur. Pour créer ou modifier une armoire, un rayon, un classeur ou un dossier, il suffit de faire un clic droit dans la colonne concernée, puis "Ajouter" ou "Modifier". S'approprier Novaxel

6 GÉNÉRALITÉS L'ÉCRAN DOSSIER Barres d outils Barre d outils du document Liste des documents Aperçu du document Bureau Novaxel Informations sur : - Type du document - Taille du document - N de volume où est stocké le document S'approprier Novaxel

7 LES OPTIONS D'AFFICHAGE L'AFFICHAGE L'onglet APPARENCE INFO EN + Les options sont disponibles au niveau de l écran principal en cliquant sur "Affichage", puis "Options". Sur chaque poste les paramètres d affichage sont propres à chaque bibliothèque. Titre sur les boutons Cette option permet d'afficher un intitulé sous chaque bouton. Panneau dossier en bas Grâce à cette option, la dernière colonne de Novaxel est décalée vers le bas de l écran pour permettre une meilleure lisibilité. Sauver les positions Cette option enregistre le réglage de la taille des colonnes. Grandes icônes Cette option permet de choisir si les icônes s affichent en grand ou en petit. Vous avez aussi la possibilité de changer la police, les couleurs et les attributs des items vides. L'onglet NAVIGATION INFO EN + Filtrer la saisie Lors de la frappe intuitive, n est affiché que ce qui correspond à la frappe. Recherche inclus dans Cette option permet lors de la frappe intuitive dans une colonne de se positionner sur l enregistrement qui contient la chaîne (par défaut, on a "Commence par"). Asynchrone C est le double clic sur un élément qui déclenche l affichage du reste de l arborescence. Charger le premier document Lors de l ouverture du dossier, seuls les titres de pages sont affichés. Il faut cliquer sur le titre pour afficher le document. "Entrée" pour charger les documents Il faut faire "Entrée" pour charger les documents. Les rubriques suivantes Asynchrone, Filtrer la saisie, Charger le premier document et Entrée pour charger les documents sont souvent très intéressantes pour une gestion affinée des flux sur des bases très importantes ou des réseaux à faible débit (accès distant). S'approprier Novaxel

8 LES OPTIONS D'AFFICHAGE L'AFFICHAGE L'onglet RÉPERTOIRES INFO EN + L'intérêt principal de cet onglet est le partage des répertoires pour tous les utilisateurs afin d'y stocker notamment des listes types, des sélections, des recherches enregistrées, etc. Ces répertoires doivent être paramétrés lors de l'installation du logiciel Novaxel. Les modifications de ces répertoires doivent être réalisées par l'administrateur. Sélectionnez les répertoires grâce à l'icône qui vous permet de parcourir le réseau. Cliquez sur "Enregistrer". Cliquez sur "Valider". S'approprier Novaxel

9 L'ÉCRAN PRINCIPAL LES BARRES D'OUTILS Cette icône permet de fermer la bibliothèque Novaxel. Cette icône permet de rechercher des armoires, des rayons, des classeurs, des dossiers ou des documents selon leurs titres, leurs notes, leurs dates de création et taille. Cette icône ouvre le dossier sélectionné. Cette icône ouvre la panière (raccourci clavier F11). Il s agit d informations techniques relatives au nombre d utilisateurs connectés, à la version du programme client, à celle du serveur, ainsi que celle de la base de données. L'ÉCRAN DOSSIER Cette icône permet de retourner sur l écran principal. Cette icône active la liste des documents dans les dossiers. Cette icône permet d afficher le bureau Novaxel en bas de la liste des documents pour effectuer des modifications de documents (Word, Excel). Cette icône donne les propriétés du dossier : classement, date, taille, note apposée. Cette icône permet de se déplacer dans le dossier en utilisant les boutons. Cette icône permet d'imprimer le ou les documents du dossier. Cette icône permet d'apposer une note à un document. La note est indépendante du document, elle ne s imprime donc pas avec celui-ci. Cette icône permet d'enregistrer les modifications. En changeant de documents ou en fermant le dossier, les modifications sur les images sont enregistrées après confirmation. Cette icône permet d annuler les modifications non enregistrées sur le document. Cette icône permet de lancer la numérisation. La panière est un élément permettant de pointer sur un répertoire et d en visualiser le contenu. On peut alors obtenir l aperçu d un répertoire contenant différents documents types, des documents numérisés en réseau. Cette icône permet d'activer la capture d impression. Il s'agit de transformer en pdf les documents issus de tout logiciel Windows dans lequel on peut utiliser l imprimante NOVAXEL. On peut composer directement un message à partir de Novaxel et y joindre des documents contenus dans la bibliothèque. Cette icône permet d accéder à votre boîte de réception, de classer les messages et les pièces jointes (Outlook et Outlook Express seulement). S'approprier Novaxel

10 UN DOCUMENT IMAGE LES BARRES D'OUTILS Cette icône active le zoom progressif. Il faut se positionner sur le centre de l écran au moment du zoom et cliquer. Cette icône active le zoom dégressif. Cette icône active le zoom par sélection de l image. Il suffit de cliquer sur l icône et d ensuite se placer sur le document en faisant une sélection à l aide du bouton gauche de la souris. Quand on lâche le bouton, le zoom se fait automatiquement. Cette icône permet d'ajuster en largeur l'aperçu du document sélectionné. Pour les documents numérisés en TIF noir et blanc, cette icône permet d'améliorer la qualité de l'image. Cette icône permet de pivoter les documents image de 90 à gauche ou à droite. Ce que vous voyez à l écran est le reflet exact de vos documents lors de l impression. Si vous avez basculé des documents en paysage pour qu ils soient lisibles dans NOVAXEL, il ne faut pas oublier de les re-basculer et de les imprimer en format paysage. Cette icône active une loupe permanente sur les documents image. Cette icône permet d accéder aux options d affichage : recadrage du document, passage en inverse vidéo, etc. (cf. Traitement d image) Cette icône permet d'imprimer tout ou partie d'un document. Cette icône permet de sélectionner une partie d image pour la passer en inverse vidéo, la copier dans un autre document Il est souhaitable d avoir un plein aperçu du document. Il faut ensuite cliquer sur l icône et sélectionner la partie de l image qui vous intéresse avec le clic gauche de la souris. Une fois que vous lâchez le bouton droit de la souris, la sélection est faite. S'approprier Novaxel

11 LES MENUS CONTEXTUELS L'ÉCRAN PRINCIPAL Armoire, rayon, Armoire, classeur rayon, et classeur intercalaire et intercalai re Cette action permet d'ajouter des armoires, des rayons, des classeurs, des intercalaires. Cette action permet de modifier l'intitulé des armoires, des rayons, des classeurs et des intercalaires. Cette action permet de supprimer l'élément sélectionné. Cette action permet de couper un élément de l'arborescence (et tout ce qui suit : dossiers, documents, etc.). Cette action permet de coller, au même niveau mais dans un parent différent, l'élément de l'arborescence qui a été coupé. Novaxel permet l'utilisation de liens entre les différents éléments de l'arborescence pour éviter de stocker à plusieurs endroits un même document. Cette action permet d'accéder aux informations de l'élément. Cette action permet d'initialiser la recherche avec des filtres. Cette action permet de créer et d'appliquer des listes types. Dossier Cette action permet d'ajouter des armoires, des rayons, des classeurs, des intercalaires. Cette action permet de modifier l'intitulé des armoires, des rayons, des classeurs et des intercalaires. Cette action permet de supprimer l'élément sélectionné. Cette action permet de couper un élément de l'arborescence (et tout ce qui suit : dossiers, documents, etc.). Cette action permet de coller, au même niveau mais dans un parent différent, l'élément de l'arborescence qui a été coupé. Novaxel permet l'utilisation de liens entre les différents éléments de l'arborescence pour éviter de stocker à plusieurs endroits un même document. Cette action permet d'accéder aux informations de l'élément. Cette action permet d'initialiser la recherche avec des filtres. Cette action permet de créer et d'appliquer des listes types. Cette action permet d'ouvrir le dossier sélectionné. Cette action permet d'ouvrir le dossier dans le visualisateur Novaxel. Cette action permet d'envoyer par mail le dossier sélectionné. Cette action permet d'enregistrer le dossier sélectionné (au format.nov). S'approprier Novaxel

12 UN DOCUMENT LES MENUS CONTEXTUELS Cet élément permet de copier un ou plusieurs documents vers un autre dossier, ou une autre bibliothèque. Cet élément permet de couper un ou plusieurs documents vers un autre dossier, ou une autre bibliothèque. Cet élément permet de coller ce que l on vient de copier ou couper dans Novaxel, dans l'explorateur Windows ou dans une panière. Quand vous copiez ou coupez un lot de documents celui-ci ne pourra être coller que dans un dossier. Quand on réalise des copier coller entre bibliothèques, il faut les laisser ouvertes pendant l opération. Cet élément permet de sélectionner l intégralité des documents. Cet élément permet de supprimer la ou les pages sélectionnées. Celles-ci vont dans une corbeille où chaque utilisateur pourra récupérer, ses documents propres, et l administrateur tous les documents. Cet élément permet d ajouter de façon chronologique un document dans le dossier Novaxel en cours. Cet élément permet d insérer un document où on le souhaite. Novaxel permet l'utilisation de liens entre les différents éléments de l'arborescence ou entre dossiers. En réalité, le but est de pouvoir accéder à un document depuis un dossier autre que son dossier d'origine. Cet élément permet de modifier le titre des documents. Cet élément permet de renuméroter les pages dans l ordre chronologique du dossier. Cet élément permet d'actualiser la liste des documents. Cet élément permet d'accéder aux informations du document : titre, numéro de classement, type de document, date de création, date de modification, etc. Cet élément permet d'envoyer le ou les documents sélectionnés en pièces jointes dans un message . Vous pouvez envoyer soit le document par mail, soit un raccourci vers ce document. Cette dernière option n est exploitable si et seulement si vous vous adressez à un interlocuteur interne ayant accès à la base Novaxel. Les raccourcis Novaxel ont été créés pour permettre un accès direct à un dossier donné. S'approprier Novaxel

13 CRÉATION MANUELLE L'ARBORESCENCE Ajout d'un item INFO EN + Sur la colonne de votre choix, cliquez avec le bouton droit de la souris et sélectionnez "Ajouter". L ajout peut être saisi directement au clavier, ou bien l utilisateur peut faire appel au dictionnaire de tout ce qui existe déjà dans Novaxel comme référence. Toutes les colonnes doivent contenir un item avant de pouvoir ouvrir l écran dossier. Un item est rattaché à un parent existant qui se trouve dans la colonne précédente. Dans chaque colonne, les Vous pouvez : - saisir directement au clavier et cliquer sur le bouton OK pour valider - saisir directement au clavier et cliquer sur pour valider et ajouter au dictionnaire - sélectionner un élément dans le dictionnaire et cliquer sur le bouton OK pour valider La flèche à droite permet d afficher le dictionnaire ou de le refermer. items se classent par ordre alphabétique. Si vous souhaitez les classer dans un ordre défini, il suffit de leur attribuer un numéro. Par exemple : 01 xxxx. Ce dictionnaire est défini et mis à jour par l'administrateur. Info Administrateur Pour paramétrer le dictionnaire, reportez-vous à la fiche technique. - annuler pour ne pas valider votre saisie. Ajout d'une chemise INFO EN + Vous pouvez définir leur La chemise est un niveau supplémentaire de classement. Vous pouvez ajouter un nombre illimité de chemises, les modifier et les supprimer. Faites un clic droit sur l onglet Dossier. Sélectionnez "Ajouter". Saisissez l'intitulé de la chemise. position sur l écran (clic droit - "Position") et leur ordre d'affichage (clic droit - "Ordre"). Il est possible de gérer des couleurs par chemises. Info Administrateur Pour paramétrer les couleurs des chemises, reportez-vous à la fiche technique. Modifier l'arborescence

14 CRÉATION AUTOMATIQUE L'ARBORESCENCE Attribution d'une liste type INFO EN + Il faut d abord créer l index auquel vous souhaitez attribuer la liste type. Pour cela, faites un clic droit dans la colonne dans laquelle vous souhaitez ajouter un index et sélectionner "Ajouter". Positionnez vous dans la colonne dans laquelle vous voulez ajouter le modèle de classement. Faites un clic droit dans la colonne et choisissez. La liste type est en réalité un modèle de classement que vous pouvez attribuer à tout nouvel item que vous créez : un nouveau client, un nouveau fournisseur, etc. Cette liste type est définie et mise à jour par l'administrateur. Info Administrateur Pour paramétrer les listes type, reportez-vous à la fiche technique. Sélectionnez dans le menu déroulant la liste type. Cliquez sur le bouton "Ecriture". Confirmez l'écriture dans la colonne sélectionnée. Modifier l'arborescence

15 LA NUMÉRISATION LA NUMÉRISATION DIRECTE Via un scanner relié à un poste INFO EN + Entrez dans le dossier Novaxel où vous souhaitez intégrer les documents. est l'icône qui permet d'identifier les documents numérisés au format image dans Novaxel. Cliquez sur (raccourci clavier F7). Les documents viennent s ajouter directement dans le dossier. Interface Twain désactivée Pour les documents "faciles" (texte en noir et blanc) Vous sélectionnez les paramètres de numérisation qui permettent de définir si vous scannez : - en simple page (SIMPLE) 3 pages scannées créent 3 documents de 1 page - en multi page (MULTI) 3 pages scannées créent 1 document de 3 pages Interface Twain activée Pour les documents "difficiles" (texte recto verso, couleur, etc.) Vous sélectionnez les paramètres de numérisation qui permettent de définir si vous scannez : - en simple page (SIMPLE) 3 pages scannées créent 3 documents de 1 page - en multi page (MULTI) 3 pages scannées créent 1 document de 3 pages Quelques paramètres peuvent être réglés avant la numérisation grâce à la flèche située à côté de l icône de numérisation. Interface Twain Cet élément permet d utiliser l interface Twain du scanner. Pour cela, cochez l'option. Source Si plusieurs scanners sont installés sur le poste, il faut choisir le driver du scanner que l on souhaite utiliser. Vous sélectionnez, pour affiner la numérisation : - en couleur - en noir et blanc. Intégrer des documents

16 LA NUMÉRISATION SUR LE RÉSEAU LA NUMÉRISATION Via un scanner réseau Sur le scanner réseau, choisissez le répertoire dans lequel le ou les documents numérisés vont être stockés et lancez la numérisation. Dans Novaxel, sur l écran principal, cliquez sur l icône et choisissez la panière contenant les documents numérisés. Ouvrez le premier dossier Novaxel dans lequel vous souhaitez ranger vos documents. Sélectionner le ou les documents à classer dans le dossier en cours. Vous pouvez renommer les documents directement dans la panière en faisant un clic droit sur le titre, puis Renommer. Cliquez sur l icône Classer. Les documents viennent s'ajouter directement dans la liste des pages. Si vous n avez pas coché l option Déplacer, une fois les documents classés, il ne faut pas oublier de venir les supprimer, en faisant un clic droit sur leur titre et Supprimer. Intégrer des documents

17 LES DOCUMENTS DANS LEUR FORMAT D'ORIGINE INTÉGRER DES DOCUMENTS EXISTANTS A partir de l'explorateur Windows INFO EN + Ouvrez l explorateur Windows. Dans Novaxel, ouvrez le dossier dans lequel vous souhaitez classer vos documents. Dans l'explorateur Windows, sélectionnez le(s) document(s) que vous voulez intégrer à Novaxel. Maintenez le clic gauche de la souris et glisser déplacer le(s) document(s) vers la liste des pages du dossier Novaxel. On ne peut pas importer un répertoire directement. En effet il faut impérativement l ouvrir et sélectionner les documents. Si on sélectionne plusieurs documents, ils iront obligatoirement dans un seul dossier Novaxel. Il est également possible de faire "copier coller" entre l'explorateur Windows et Novaxel pour intégrer des documents. Les documents sont alors copiés dans Novaxel. L'original demeure dans l'arborescence Windows. A partir de Windows Sélectionnez le document que vous voulez intégrer à Novaxel. Faites un clic droit et choisissez Envoyer vers, puis GED Novaxel. Novaxel vous propose alors un classement assisté : choix de la bibliothèque et du dossier où classer le document. Novaxel. L'original demeure dans Windows. Les documents sont alors copiés dans Intégrer des documents

18 LES DOCUMENTS DANS LEUR FORMAT D'ORIGINE CRÉER DES DOCUMENTS A partir d'un modèle de documents Ouvrez le dossier dans lequel vous souhaitez créer votre document. Cliquez sur et ouvrez le répertoire contenant la matrice que vous souhaitez utiliser. Glissez déplacez la matrice dans la liste des pages du dossier Novaxel. Vous pouvez également effectuer un copier coller. A partir de documents existants Sélectionner le document que vous souhaitez réutiliser. Faites un clic droit sur son titre, et choisissez "Copier". Faites un clic droit dans la liste des pages d un dossier et choisissez "Coller". Vous pouvez alors modifier votre document. A partir d'un logiciel Office (Word et Excel) Ouvrez Word ou Excel. Dans Word ou Excel, saisissez votre texte, faites la mise en page, etc. Dans Novaxel, ouvrez le dossier dans lequel vous souhaitez classer votre document. Retournez sur votre document, cliquez sur le bouton et saisissez le nom du document. Le document se classe automatiquement dans le dossier Novaxel ouvert. Vous pouvez fermer Word ou Excel sans enregistrer le document. Le document est déjà classé dans Novaxel. Intégrer des documents

19 LES DOCUMENTS DANS LEUR FORMAT D'ORIGINE AGIR SUR LES DOCUMENTS Modifier les documents Positionnez-vous sur l aperçu du document. Pour modifier le document, faites un double clic ou un clic droit "Editer dans le bureau Novaxel". Plus simplement, vous pouvez également cliquer sur le bouton. Le document s'ouvre dans son logiciel d'origine. Effectuez les modifications, enregistrez et fermez le document. Le document est mis en attente dans le bureau Novaxel. Il faut le réintégrer en cliquant sur la flèche verte ou en faisant un clic droit "Réintégrer dans Novaxel". Intégrer des documents

20 LES DOCUMENTS DANS LEUR FORMAT D'ORIGINE AGIR SUR LES DOCUMENTS Consulter les documents Positionnez-vous sur l aperçu du document. Pour consulter le document, faites un clic droit "Consulter". Le document s'ouvre, en lecture seule, dans son logiciel d'origine. Consulter et fermez le document. Transformer les documents en PDF Positionnez-vous sur l aperçu du document. Pour transformer le document en PDF, faites un clic droit "Enregistrer PDF". Un nouveau document, au format PDF, s'ajoute à la liste des pages. Intégrer des documents

21 LA CAPTURE D'IMPRESSION LA CAPTURE D'IMPRESSION DANS UN DOSSIER Via l'imprimante NOVAXEL INFO EN + Ouvrez le dossier Novaxel dans lequel vous souhaitez intégrer votre document. La capture d impression permet d imprimer des documents en PDF directement dans un dossier Novaxel. Cliquez sur l imprimante. La disquette devient rouge, la capture est active. Ouvrez le document à imprimer. Sélectionnez l imprimante NOVAXEL et imprimez. Le fichier PDF vient s ajouter automatiquement dans la liste des documents. Pour pouvoir consulter les documents PDF, il faut qu Acrobat Reader soit installé sur le poste (au minimum 4.0). Novaxel possède un visualisateur interne qui peut être utilisé si l'on ne possède pas Acrobat Reader ou si l'on veut un affichage plus rapide des PDF. Une fois l impression terminée, cliquez à nouveau sur pour la désactiver. Notez qu'en fermant le dossier elle se désactive automatiquement. Intégrer des documents

22 LA CAPTURE D'IMPRESSION LA CAPTURE D'IMPRESSION DANS LA PANIÈRE Via l'imprimante NOVAPANIERE INFO EN + Cliquez sur et choisissez la panière dans laquelle vous souhaitez classer les impressions PDF. Cliquez sur l imprimante. La disquette devient rouge, la capture est active. Ouvrez le document à imprimer. Sélectionnez l imprimante NOVAPANIERE et imprimez. Le fichier PDF vient s ajouter automatiquement dans la liste des pages de la panière. Pour le classer dans Novaxel, ouvrez le dossier, sélectionnez le document et cliquez sur Classer. Le fichier se classe automatiquement dans le dossier. L impression via une panière permet de mettre en attente les documents, le classement n étant pas immédiat. Dans la panière, il est possible de fusionner plusieurs documents PDF en un seul fichier PDF : - Sélectionnez les documents à fusionner - Faites un clic droit - Sélectionnez "Fusionner PDF" - Un nouveau document Multipages.pdf est créé. Si la case Supprimer après fusion n'est pas cochée, supprimez les documents qui ont permis de générer le multipage. Si vous n'avez pas coché la case Déplacer, supprimez le fichier de la panière (clic droit sur son titre et supprimer). Cliquez à nouveau sur pour désactiver la capture d'impression. Intégrer des documents

23 ENVOYER UN MESSAGE LA MESSAGERIE Envoyer un message avec une pièce jointe Faites un clic droit sur le titre du document. Sélectionnez "Envoyer", puis "Envoyer". Une fenêtre "Nouveau message" de votre messagerie s'ouvre alors avec, en pièce jointe, le document que vous avez choisi d'envoyer. Envoyer un message avec un raccourci INFO EN + Faites un clic droit sur le titre du document. Sélectionnez "Envoyer", puis "Raccourci". Cette fonction permet d'éviter l'envoi systématique de documents et donc d'alléger les échanges par messagerie. Cette option n est utilisable que pour une bibliothèque accessible par le destinataire du message. Une fenêtre "Nouveau message" de votre messagerie s'ouvre alors avec, en pièce jointe, le raccourci du document que vous avez choisi d'envoyer. Le destinataire du message n'a plus qu'à ouvrir la pièce jointe. Novaxel s'ouvre alors et se positionne directement sur le document défini comme raccourci. Intégrer des documents

24 ENVOYER UN MESSAGE LA MESSAGERIE Envoyer un dossier complet INFO EN + Faites un clic droit sur le dossier que vous souhaitez envoyer Choisissez "Envoyer" L envoi d un message avec des documents sous un format dossier Novaxel nécessite pour le destinataire d avoir, soit le logiciel Novaxel, soit le visualisateur Novaxel. Celuici est distribué gratuitement sur le site Le message est automatiquement créé avec, en pièce jointe, le dossier Novaxel sélectionné. Saisissez le destinataire, l objet et le message avant de faire "Envoyer". Ce format permet en effet de compresser la taille des fichiers. Toutefois, les notes restent présentes sur les documents, le dossier Novaxel envoyé étant une copie conforme du dossier d origine. Intégrer des documents

25 CLASSER UN MESSAGE LA MESSAGERIE NovaMail INFO EN + Sélectionnez le mail que vous souhaitez classer Cochez ou décochez "Message" et "Pièces jointes" en fonction de ce que vous souhaitez archiver La boîte de réception NovaMail permet de classer les messages (au format RTF), ainsi que les pièces jointes (si leur format est reconnu par Novaxel). Cliquez sur pour classer le message Une fois classés dans Novaxel, les messages restent dans la boîte de réception. Si vous supprimez les messages directement de la boîte de réception Novaxel, ils sont envoyés dans la corbeille de votre messagerie. Intégrer des documents

26 CLASSER UN MESSAGE LA MESSAGERIE Outlook au format MSG INFO EN + Ouvrez le dossier Novaxel dans lequel vous souhaitez classer le message Info Administrateur Pour paramétrer Outlook, reportez-vous à la fiche technique. Sélectionnez le message dans Outlook Cliquez sur le bouton. Le message se range automatiquement au format Outlook, les pièces jointes restent intégrées au message. indique un document au format Message. est une icône qui permet d'ouvrir le message, de l'imprimer, de le transférer ou bien encore d'accéder aux pièces jointes. Intégrer des documents

27 CLASSER UN MESSAGE LA MESSAGERIE Outlook au format HTML INFO EN + Ouvrez le dossier Novaxel dans lequel vous souhaitez classer le message Sélectionnez le message dans Outlook Info Administrateur Pour paramétrer Outlook, reportez-vous à la fiche technique. Cliquez sur le bouton. Le message se range automatiquement au format HTML, les pièces jointes se classent à la suite du message. indique un document au format HTML. est une icône qui permet d'ouvrir le message dans une page Internet. Message et ses pièces jointes Intégrer des documents

28 CLASSER UN MESSAGE LA MESSAGERIE Outlook Express INFO EN + Ouvrez le dossier Novaxel dans lequel vous souhaitez classer le message indique un document au format Message. Sélectionnez le message dans votre boîte de réception ou dans vos éléments envoyés est une icône qui permet d'ouvrir le message dans une page Internet. Faites glisser le message jusque dans la liste des documents Intégrer des documents

29 CLASSER UN MESSAGE LA MESSAGERIE Lotus Notes INFO EN + Ouvrez le dossier Novaxel dans lequel vous souhaitez classer le message Sélectionnez le message dans Lotus Info Administrateur Pour paramétrer Lotus Notes, reportez-vous à la fiche technique. Cliquez sur le menu "Actions", puis sur "Ranger dans Novaxel" Sélectionnez l'imprimante NOVAXEL en cliquant sur le bouton "Imprimante". Le message se range automatiquement au format PDF, les pièces jointes se classent à la suite du message. Intégrer des documents

30 LA RECHERCHE SIMPLE LA RECHERCHE Rechercher un document Double cliquez sur le Sélectionnez le domaine de recherche DOCUMENTS. Saisissez le nom du document à rechercher document qui vous intéresse. Vous arrivez directement sur le document dans l arborescence. Lancez la recherche Rechercher

31 LA RECHERCHE SIMPLE LA RECHERCHE Rechercher un élément de l'arborescence Double cliquez sur Sélectionnez le domaine de recherche : ARMOIRE, RAYON, CLASSEUR, DOSSIERS. Saisissez le nom de l'élément à rechercher l'élément qui vous intéresse. Vous arrivez directement sur l arborescence. Lancez la recherche Rechercher

32 LA RECHERCHE AVANCÉE LA RECHERCHE Rechercher en utilisant les filtres INFO EN + Se positionnez sur l'élément d'arborescence qui va permettre d'affiner la recherche. Le filtre Armoire = DURANT est activé. Faites un clic droit et sélectionnez "Chercher". ICI, NOUS CHERCHONS TOUS LES DOCUMENTS DONT LE TITRE CONTIENT "BON DE COMMANDE" ET QUI SE TROUVE DANS L'ARMOIRE DURANT. Sélectionnez le domaine de recherche : ARMOIRE, RAYON, CLASSEUR, DOSSIERS, DOCUMENTS. Saisissez 1 ou 2 mots du titre de l'élément recherché. Lancez la recherche. Rechercher à partir des notes en texte libre INFO EN + Sélectionnez le domaine de recherche. Saisissez le nom de l'élément à rechercher. La recherche par mots-clés permet de retrouver tous les documents, armoires, rayons, classeurs, dossiers, documents sur lesquels ont été apposées des notes saisies directement. Saisissez la note. ICI, NOUS CHERCHONS TOUS Validez votre saisie en cliquant sur. Les mots passent dans le cadre du dessous. Lancez la recherche. LES DOCUMENTS DONT LE TITRE CONTIENT "BON DE COMMANDE" ET QUI ONT UNE NOTE "A PAYER AVANT LE : 30/06/2006". IL SUFFIT D'INDIQUER DANS LA RECHERCHE LA DATE BUTOIR. Rechercher

33 LA RECHERCHE AVANCÉE LA RECHERCHE Rechercher à partir des notes avec les mots-clés INFO EN + Sélectionnez le domaine de recherche. Saisissez le nom de l'élément à rechercher. La recherche par mots-clés permet de retrouver tous les documents, armoires, rayons, classeurs, dossiers, documents sur lesquels ont été apposées des notes utilisant des mots-clés. Cliquez sur l'icône MOTS CLES. ICI, NOUS CHERCHONS TOUS LES DOCUMENTS DONT LE TITRE Sélectionnez le ou les mots-clés qui vont vous permettre d'affiner votre recherche. Le mot-clé s'ajoute automatiquement dans les critères de recherche. CONTIENT "BON DE COMMANDE" ET QUI ONT UNE NOTE "A TRAITER". Il est tout à fait possible d'utiliser plusieurs listes de mots-clés. Lancez la recherche. Rechercher par date INFO EN + Il est possible dans cette recherche de retrouver, par exemple, les derniers documents intégrés dans Novaxel, ou le nombre de documents créés sur une période donnée. Rechercher

34 LA RECHERCHE LES RÉSULTATS Liste des résultats INFO EN + L'icône permet d'afficher le nombre total de documents ainsi que leur taille. Vous n affichez par défaut que les 100 premières réponses. Vous pouvez choisir d afficher la totalité des résultats en cliquant sur. Le résultat peut être trié en cliquant sur l en-tête des colonnes. Il suffit d'un double clic sur un résultat de la recherche pour ouvrir l'élément sélectionné. Note Aperçu En cliquant sur, vous pouvez exporter dans un état Excel la liste des résultats de votre recherche pour, par exemple, une présentation individualisée du résultat. La recherche est enregistrable de manière à être rappelée par un bouton pré paramétré. Info Administrateur Pour paramétrer les recherches paramétrées, reportez-vous à la fiche technique. Rechercher

35 LE NOMADISME DANS LA BIBLIOTHÈQUE RÉSEAU Emporter une partie de la bibliothèque INFO EN + Cliquez sur la flèche qui pointe vers la droite. Avec le nomadisme, vous prenez sur votre portable seulement un partie de la bibliothèque, à différents niveaux : ARMOIRE, RAYON, CLASSEUR. Sélectionnez l'élément que vous souhaitez prendre sur votre ordinateur portable. ICI, NOUS SOUHAITONS EMMENER L'ARMOIRE DURANT. Le paramétrage des ordinateurs doit être réalisé par l'administrateur. Info Administrateur Pour paramétrer le nomadisme, reportez-vous à la fiche technique. Choisissez le niveau d'export. Choisissez l'action à réaliser. Novaxel crée automatiquement un répertoire reprenant le nom de l'élément exporté. Après un temps de traitement, vous avez un message vous donnant le nombre de dossiers Novaxel exportés. Cliquez sur "Ok". ACTIONS - Créer une nouvelle base Vous n'avez jamais pris cet élément sur votre portable. - Ecraser une base existante Vous avez déjà pris cet élément sur votre portable et vous souhaitez mettre cette bibliothèque nomade. - Ajouter les données à une base existante Vous voulez stocker dans une même bibliothèque nomade tout ce que vous exportez. La bibliothèque nomade s'ouvre alors. Les options Novaxel

36 LE NOMADISME DANS LA BIBLIOTHÈQUE NOMADE Accéder à une bibliothèque Nomade INFO EN + Une bibliothèque Nomade est absolument identique à la bibliothèque Réseau, excepté la mention "Nomade" qui apparaît dans le logo. Pour accéder à une bibliothèque Nomade, il suffit de double cliquer sur le raccourci Novaxel contenu dans le répertoire reprenant le nom de l'élément exporté. Modifier une bibliothèque Nomade INFO EN + Une bibliothèque Nomade est absolument identique à la bibliothèque Réseau. On y retrouve exactement les mêmes fonctions : numérisation (via un scanner connecté au portable), intégration de documents bureautique, capture d'impression. Lorsque vous avez pris une partie de la bibliothèque sur votre portable (en copie), les utilisateurs peuvent continuer à travailler sur la bibliothèque Réseau. Les options Novaxel

37 LE NOMADISME DANS LA BIBLIOTHÈQUE RÉSEAU Réintégrer une bibliothèque Nomade INFO EN + Cliquez sur la flèche qui pointe vers la gauche. Lors de la réintégration de la bibliothèque Nomade, Novaxel compare les dates de modification. Le dernier document modifié sera toujours celui qui sera pris en compte. Une fois réintégrée, il reste une copie de la bibliothèque Nomade sur l'ordinateur portable. Vous pouvez la supprimer ou alors la conserver et la mettre à jour quand vous le souhaitez. Sélectionnez le répertoire qui contient la bibliothèque Nomade. Novaxel réintègre les données de la bibliothèque Nomade à la bibliothèque Réseau. 1 er cas de figure : vous n'avez pas modifié de documents. Le message "Pas de dossier à mettre à jour" apparaît. 2 e cas de figure : vous avez modifié un ou plusieurs documents. Vous avez alors la liste des dossiers qui ont été mis à jour. Vous devez alors valider le remplacement des documents qui ont été modifiés. Les options Novaxel

38 LE CDROM AUTONOME SUR LE POSTE DÉDIÉ À LA CRÉATION D'UN CDROM AUTONOME Générer un CDROM autonome INFO EN + Entrez dans la base que vous souhaitez graver en sélectionnant l'utilisateur CD qui a des droits de consultation. Placez-vous sur l armoire, le rayon ou le classeur que vous souhaitez graver. Cliquez sur le bouton CD autonome. Il est possible de créer un CD totalement autonome qui, sans avoir à installer Novaxel, est utilisable sur une station Windows avec toutes les fonctions de consultation et de recherche de Novaxel. Info Administrateur Pour paramétrer le CD autonome, reportez-vous à la fiche technique. Choisissez le niveau d'export. Choisissez l'action à réaliser. Fermez la base CDROM qui se lance automatiquement. ACTIONS - Ecraser une base existante Vous effacez toutes les données de la base CDROM. - Ajouter les données à une base existante Vous voulez stocker dans une même bibliothèque CDROM tout ce que vous exportez. Mettez en lecture seule la base CDROM en cliquant sur l'icône suivante. Créez le CDROM autonome en gravant tout le contenu du répertoire C:\Novaxel_CDAutonome\. La mise en lecture seule de la base CDROM est obligatoire pour le bon fonctionnement du CD autonome. Annulez la lecture seule de la base CDROM en cliquant sur l'icône suivante. Tester le CDROM en lançant le CD. Les options Novaxel