GUIDE FINANCIER DESTINE AUX PARTENAIRES D ACTIRIS

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1 Annexe 1 GUIDE FINANCIER DESTINE AUX PARTENAIRES D ACTIRIS N GF 1/2012 APS Actions d Accompagnement de Publics Spécifiques Département Partenariat et Réseaux Version 2012

2 Table des matières I. PRINCIPES GENERAUX 3 II. FRAIS ELIGIBLES 7 A. B. A. FRAIS DE PERSONNEL 7 B. FRAIS DE FONCTIONNEMENT 10 C. 1. Frais généraux Frais de téléphone, de connexion à Internet Frais d eau, de chauffage et d électricité Frais d occupation de locaux Ressources humaines externes à l organisme partenaire Frais de mission Frais de publicité liée à l action Taxes et assurances Frais financiers Formation continuée 12 C. FRAIS D INVESTISSEMENT D 14 III. PRESENTATION DU RAPPORT FINANCIER 15 TABL ABLEAU RECAPITULATIF GENERAL (CF. ANNEXE 1) 16 A. DEPENSES ENGENDREES PAR P L ACTIONL 16 A. B. C. D. E. 1. Récapitulatif des frais de personnel (Cf. annexes 2a et 2b) Récapitulatif des frais de fonctionnement (Cf. annexe 3) Récapitulatif des frais d investissement (Cf. annexe 4) 18 B. RECETTES (CF. ANNEXE 5) 19 C. AUTRES SUBVENTIONS (CF. ANNEXE 6) 19 D. JUSTIFICATIF DES CLES DE REPARTITION (CF. ANNEXE 7) 19 E. BILAN ET COMPTES DE RESULTATS R 19 2

3 I. PRINCIPES GENERAUX Ce guide établit les règles financières ainsi que les modalités de présentation des rapports financiers que le partenaire est tenu de respecter strictement, outre les obligations légales et conventionnelles qui lui sont applicables, pour pouvoir bénéficier de la subvention prévue. Ce guide est une annexe de chaque convention de partenariat dont il fait partie intégrante. Tel que stipulé au point 2.1 de l appel à projets n AP 1/2012 APS, le partenaire doit «Disposer d une comptabilité analytique ou séparée concernant les actions d accompagnement de publics spécifiques et ce, sous forme informatisée». Le présent guide financier peut faire l objet de modifications par ACTIRIS. Dans ce cas, le partenaire est averti dans les plus brefs délais par courrier. Les dépenses réalisées dans le cadre de chaque convention de partenariat font l objet d un rapport financier visant à les justifier. L ensemble des dépenses engendrées par l action devra répondre de manière cumulative aux conditions suivantes : Le montant total des dépenses introduites ne peut dépasser le montant de la subvention prévue par la convention de partenariat. La dépense doit être effectuée durant l année relative à la subvention (date de facture) et correspondre à une utilisation ou prestation relative à la période couverte par la convention. Chaque dépense imputée à la subvention d ACTIRIS est justifiée au moyen d une facture acquittée. Si cela s avère impossible, une pièce comptable de valeur probante équivalente est tolérée pour autant qu elle consiste en un document officiel, nominatif, daté et lisible. Il s agit de toute pièce permettant de justifier que l écriture comptable donne une image fidèle de la réalité et est conforme au droit comptable en vigueur. De ce fait, les tickets de caisse sont refusés car ils ne permettent pas d établir le lien avec le partenaire et donc avec l action. Chaque pièce justificative doit être accompagnée d une preuve de paiement. Cette preuve établit que le paiement a bien été effectué par le partenaire. Dans les cas où le montant indiqué sur la preuve de paiement ne correspond pas au montant de la dépense introduite, une explication complémentaire, à intégrer dans le dossier, est requise. Pour les dépenses engendrées en fin d exercice, la preuve de paiement peut être datée de l année n+1 mais doit être communiquée dans le dossier financier. 3

4 Les factures introduites doivent être complètes (toutes les pages doivent être jointes au rapport financier). Toute pièce justificative mentionne l'objet de la dépense. Le lien entre la dépense et l action subventionnée y apparaît de manière évidente, à défaut de quoi une explication écrite est requise. Toutes les pièces introduites dans le dossier doivent permettre de faire le lien avec le partenaire. Le bilan et les comptes de résultats de l année n-1 approuvés et signés par qui de droit doivent être joints au dossier financier de l année n. A tout moment, à la demande d ACTIRIS ou de toute autre autorité de contrôle compétente, il pourra être demandé au partenaire de communiquer la dernière version du bilan et des comptes de résultats dans un délai de 7 jours calendrier. Les partenaires sont tenus de respecter la réglementation belge et européenne en vigueur en matière de mise en concurrence. Toute dépense relative aux achats et commandes, encourue dans le cadre de la mise en œuvre d une opération devient inéligible si les règles communautaires et nationales en matière de marchés publics n ont pas été respectées. Le partenaire joint à son dossier copie des documents attestant du choix et de la passation de marché. Si des manquements sont constatés par ACTIRIS ou par tout autre organisme de contrôle habilité, la récupération des montants indûment perçus peut se faire jusqu au 31 décembre Le partenaire n est pas autorisé à sous-traiter tout ou partie de l exécution du projet financé par ACTIRIS. Dans le cas où une déclaration de créance est établie avec un tiers 1, celle-ci ne peut porter que sur une partie de la subvention. Pour être conforme, la déclaration de créance doit comporter le calcul détaillé permettant d étayer le montant repris sur la déclaration de créance. Toute clé de répartition doit être justifiée et cohérente avec l action réalisée et la nature de la dépense introduite. La clé de répartition des dépenses imputées à ACTIRIS est marquée de manière indélébile sur l original de toute pièce justificative, même si la dépense est imputée à 100% à ACTIRIS. Celle-ci reprend la mention «ACTIRIS» et le type de convention concerné. Les clés de répartition relatives aux autres pouvoirs subsidiants, doivent également apparaître sur l original. La motivation de la répartition sera explicitée dans l annexe du rapport financier prévue à cet effet (cf. annexe 7). Lorsque le calcul des différentes clés de répartition s avère trop important, il peut être développé en annexe de la facture dans un 1 Par exemple pour la participation aux charges d un bâtiment, en aucun cas pour une convention de collaboration 4

5 tableau élaboré par le partenaire. Toutefois, les montants finalement imputés à ACTIRIS et aux autres pouvoirs subsidiants doivent être indiqués sur la facture originale. Aucune provision, caution, garantie, acompte, avance, ni forfait (pour prime de fin d année, pécule de vacances ) n est acceptée. Les montants versés sur base forfaitaire et ajustés en fin d année (eau, gaz, électricité ) ne sont pas considérés comme des provisions. Ces pièces peuvent donc être acceptées pour autant que l ensemble des factures de l année concernée et le décompte final soient joints au rapport financier. Les frais de rappel ou liés à un retard de paiement sont inéligibles. Toute dépense inéligible contenue dans une pièce justificative est déduite, par le partenaire, du montant global avant d être imputée à la subvention. Cette déduction est notée de manière indélébile sur l original avant d en faire une copie pour le dossier financier. En dehors des frais de déplacement (frais kilométriques) effectués dans le cadre de l action, les notes de frais émanant d un membre du personnel ne sont éligibles que si elles se réfèrent à une facture ou un document de valeur probante. La TVA est éligible lorsqu elle est réellement et définitivement supportée par le partenaire. Ainsi, si la TVA est récupérable, elle ne peut être considérée comme éligible, même si le partenaire ne l a pas effectivement récupérée. Les organismes assujettis à la TVA imputent à la subvention leurs dépenses hors TVA. Par contre, les organismes non assujettis à la TVA imputent à la subvention les montants TVA comprise. Pour les organismes partiellement assujettis à la TVA, il leur appartient de prouver, lors des contrôles, que les dépenses imputées TVA comprise à la subvention ne peuvent faire l objet d une demande de récupération de la TVA. Le matériel et les biens d occasion sont éligibles. Lorsque du matériel ou un bien d occasion est introduit dans le dossier financier, il doit être clairement identifié par le partenaire qui coche la case prévue à cet effet dans les tableaux financiers. Toutes les recettes engendrées par la réalisation de l action doivent être déclarées dans le dossier financier. Les partenaires doivent conserver jusqu au 31 décembre 2020 toutes les pièces justificatives relatives aux actions subventionnées via ACTIRIS depuis le 1 er janvier Lors des contrôles sur place par ACTIRIS (ou par tout autre organisme de contrôle ou d évaluation habilité), toutes les pièces justificatives doivent être présentées dans leur forme originale. 5

6 Synthèse des documents à fournir pour justifier une dépense Une facture, un contrat ou tout document prouvant l obligation de payer la dépense relative à la période concernée. La preuve de paiement de la dépense : facture acquittée, extrait de compte (reçu de la banque ou imprimé via le «home banking» 2 ), copie du livre de caisse mentionnant la sortie afférente,... Lorsque les documents précédents s avèrent insuffisants, un document ou une déclaration écrite justifiant le lien avec l action doit être fourni dans le dossier financier. La clé de répartition doit être indiquée de manière indélébile sur l original. Une explication de son mode de calcul doit être jointe au dossier financier (cf. annexe 7) Lorsqu une clé de répartition doit être appliquée pour une dépense, même si elle est liée à 100% à l action, la méthode de calcul et la justification de celle-ci doivent être présentes dans le dossier financier. Lorsque le partenaire est partiellement assujetti à la TVA, celui-ci doit présenter les documents précisant l objet de l assujettissement et justifier l imputation ou non du montant de la TVA. 2 Le document doit notamment reprendre le numéro d extrait de compte, la date valeur, la preuve que le montant est déduit. 6

7 II. FRAIS ELIGIBLES A. A. FRAIS DE PERSONNEL Sont éligibles les frais de personnel relatifs aux personnes sous contrat de travail avec l organisme et travaillant directement aux actions conventionnées. Seuls sont pris en compte les frais effectivement encourus par l employeur dans le coût salarial des personnes affectées à la réalisation des actions prévues dans la convention pendant la période concernée. Pour toutes les personnes affectées à la subvention, un prorata de temps de travail lié à l action conventionnée doit être calculé, même si la personne est affectée à 100% à l action. Ce prorata devra reposer sur des éléments objectifs et être justifié dans l annexe du rapport financier prévu à cet effet (cf. annexe 7). Le cas échéant, le personnel administratif et d entretien sous contrat de travail avec l organisme peut également être imputé à la subvention mais en appliquant une clé de répartition objective dûment justifiée (Cf. Annexe 7). Concernant les frais de personnel, les dépenses suivantes sont éligibles : La rémunération brute (rémunération de base, primes, indemnités légales, ) ; L ONSS patronal ; Les frais de déplacement domicile lieu de travail (les frais de déplacement pour mission sont à introduire dans les frais de fonctionnement) ; La quote-part employeur des chèques-repas ; Les frais de gestion ; Les assurances légales ; La médecine du travail. En cas d introduction du coût salarial d une personne statutaire, l organisme doit fournir dans le dossier financier une copie de l affectation nominative de la personne statutaire à l action subventionnée. Les frais de personnel encourus pendant une période de préavis presté peuvent être pris en compte tant qu ils sont relatifs à une période couverte par la convention. Sont inéligibles (liste non exhaustive) : Les avances et provisions ; Les avantages extra-légaux ; Les indemnités compensatoires de préavis (préavis non presté). 7

8 Pièces à communiquer pour la justification des coûts salariaux La rémunération brute : o La fiche de salaire mensuelle ou le décompte annuel ; o Les preuves de paiement du salaire net. S il existe une différence entre le net mentionné dans le tableau de l annexe 2a, celui repris sur la fiche de salaire et le montant versé, cette différence doit être expliquée dans le dossier financier. Le précompte professionnel : la preuve que le partenaire est en ordre de paiement du précompte professionnel pour l exercice concerné. Cette preuve sera établie par : o soit la copie de l ensemble des déclarations faites au précompte professionnel, accompagnées de leurs preuves de paiement ; o soit l attestation émanant du Service Public Fédéral-Finances ; o soit la facture relative au précompte professionnel adressée par le secrétariat social, accompagnée de sa preuve de paiement o soit l attestation du secrétariat social certifiant que le partenaire est en ordre de paiement des cotisations dues pour l entièreté de l année considérée. L ONSS patronal : la preuve que le partenaire est en ordre de paiement de l ONSS patronal pour l exercice concerné. Cette preuve sera établie par : o soit la copie des factures de l ONSS, accompagnées de leur preuve de paiement ; o soit l attestation émanant de l Office National de Sécurité Sociale ; o soit la facture relative à l ONSS patronal adressée par le secrétariat social, accompagnée de sa preuve de paiement ; o soit l attestation du secrétariat social certifiant que le partenaire est en ordre de paiement des cotisations dues pour l entièreté de l année considérée. Si le montant de l ONSS patronal indiqué dans le tableau de l annexe 2a n est pas repris sur les fiches de salaire, le partenaire doit expliquer dans le dossier financier le taux de cotisation appliqué et produire le détail du calcul effectué. Les frais de déplacement domicile lieu de travail 3 : Si ces dépenses ne sont pas reprises sur la fiche de salaire, le partenaire doit fournir des justificatifs précisant le montant de l intervention de l employeur. Cette intervention ne peut pas dépasser : o soit l indemnité kilométrique fixée par l arrêté royal du 18 janvier 1965 portant réglementation générale en matière de frais de parcours et soumise à l indice des 3 Les autres frais de déplacement en lien avec l action (pour mission) doivent être introduits dans les frais de fonctionnement. 8

9 prix à la consommation ; o soit le montant d un abonnement de transports en commun ; o soit l indemnité vélo de 0,15 par km (copie de la feuille de route de l employé) ; o soit la quote-part employeur relative à l abonnement SNCB (copie du listing communiqué par la SNCB). La quote-part employeur des chèques-repas : Pour que la quote-part employeur des chèques repas soit éligible, le partenaire communique dans le dossier financier les documents et informations suivants : o Le nombre de chèques-repas octroyés au membre du personnel (repris sur la fiche de salaire ou sur le document qu il signe pour réception de ses chèquesrepas) ; o le détail du calcul reprenant le nombre de chèques octroyés et le montant de la quote-part employeur ; o les factures et les preuves de paiements relatives à l octroi des chèques-repas. Les frais de gestion : Pour que les frais de gestion, en lien avec l action, soient éligibles, le partenaire communique les documents et informations suivants : o les fiches de salaire si les montants correspondant aux frais de gestion y sont indiqués, o les factures émanant du secrétariat social reprenant le détail du montant par agent, accompagnées des preuves de paiement y afférentes. Si les factures du secrétariat social ne reprennent pas le détail par agent, celui-ci doit être indiqué par le partenaire. Les assurances légales : Dans le tableau à l annexe 2a, à la rubrique «divers» doit être mentionné le coût réellement supporté par l employeur. Ce montant doit être expliqué par le partenaire, calculs et contrat d assurance à l appui. Doivent également être communiquées dans le dossier financier, les factures et notes de crédit reçues dans l année accompagnées de leur preuve de paiement. Médecine du travail : Pour que les frais de médecine du travail en lien avec l action, soient éligibles, le partenaire communique les factures et leurs preuves de paiement 9

10 B. B. FRAIS DE FONCTIONNEMENT Tous les frais de fonctionnement doivent être justifiés par leur lien direct avec l action subventionnée. Le cas échéant, une clé de répartition devra être appliquée. Celle-ci devra être objective et clairement expliquée dans l annexe du rapport financier (cf. Annexe 7) Sont pris en compte dans la rubrique frais de fonctionnement les types de frais cités ci-dessous. Seules les dépenses pour lesquelles la réglementation relative aux marchés publics aura été respectée, seront éligibles. 1. Frais généraux Sont pris en considération dans les frais généraux : Le petit matériel de bureau (fournitures, papier, ) ; La documentation nécessaire à la réalisation de l action (livres, abonnements, ) ; Les frais de photocopies ; Les frais de poste, de courrier ; Produits et matériel d entretien. 2. Frais de téléphone, de connexion à Internet Les frais d abonnement et de communication téléphonique en lien avec l action sont éligibles, hormis les appels téléphoniques à l étranger ou surtaxés, sauf si le lien avec l action est prouvé par le partenaire dans le dossier financier. Les montants non éligibles doivent être déduits par le partenaire du montant imputé à la subvention. La clé de répartition doit être appliquée et notée sur l original avant d en faire la copie pour le dossier financier. Les cartes de téléphone prépayées ne sont pas éligibles puisque le lien avec l action ne peut être établi. 3. Frais d eau, de chauffage et d électricité Tout comme pour les autres frais, la clé de répartition doit reposer sur des critères objectifs dûment expliqués dans le dossier et être indiquée sur l original avant d en faire la copie pour le dossier financier. Les factures de l ensemble de l année doivent être communiquées ainsi que le décompte final. Les charges en lien avec l action, facturées par des tiers (syndic, propriétaire, ), sont éligibles à condition que la facture ou la déclaration de créance comprenne le détail du calcul étayant le montant demandé par le tiers (index, prix au m³, ). La facture émanant du fournisseur d énergie doit être jointe au document émis par le tiers. 10

11 4. Frais d occupation de locaux Dans le cas de frais de location, une copie du contrat de bail initial et de tous les documents permettant d établir le montant imputé pour la réalisation de l action, devront être communiqués dans le dossier financier, en plus des preuves de paiement et au prorata de l occupation des locaux. En ce qui concerne l achat de bâtiments, seul l amortissement de la valeur d acquisition est éligible et ce, exclusivement pour la durée de l action et dans la mesure où des aides publiques n ont pas contribué à l acquisition de ces biens. 5. Ressources humaines externes à l organisme partenaire Pour la réalisation de certaines tâches spécifiques (comptabilité, formation du personnel, entretien des locaux, ) non liées à la sous-traitance d une partie de l action, l organisme partenaire peut faire appel à des compétences externes. Pour justifier ces dépenses, une copie des factures et des preuves de paiement y afférentes doivent être fournies. Tout comme pour les autres frais, la clé de répartition appliquée doit reposer sur des critères objectifs dûment expliqués dans le dossier financier et être indiquée sur l original avant d en faire la copie pour le dossier financier. 6. Frais de mission Entrent dans cette catégorie les frais de déplacement engendrés par une mission liée à l action subventionnée. Ne sont pas pris en compte les frais de déplacement domicile-travail qui font partie intégrante des frais de personnel. Les frais de déplacement effectués au moyen d un véhicule privé (ou de société) peuvent être imputés dans la limite du barème fixé par l arrêté royal du 18 janvier 1965 portant réglementation générale en matière de frais de parcours et soumis à l indice des prix à la consommation. Ils seront justifiés sur base d une feuille de route mentionnant le nom de la personne concernée, l objet de la mission, la date, le lieu de départ, le lieu de destination, le nombre de kilomètres parcourus et l indemnité kilométrique. Cette feuille de route doit être accompagnée de la note de frais attestant que l agent concerné a été remboursé par l employeur. Les frais de déplacement pour mission en transports en commun sont également éligibles, tant que le lien avec l action est établi et que la preuve de ce lien est jointe au dossier en plus des autres pièces justificatives. Les frais de mission tels que frais de restaurant, frais de parking, taxi, ne sont pas éligibles. 11

12 7. Frais de publicité liée à l action Tel que stipulé à l article 6 de la convention de partenariat relative aux actions d accompagnement de publics spécifiques, le partenaire doit mentionner le soutien d ACTIRIS. Toute pièce permettant de justifier les actions d informations et de publicité (exemplaire de publication, annonces, attestations signées, cartes de visite, brochures, conférence de presse, exposition, ) en lien avec l action et mentionnant le soutien d ACTIRIS doit être conservée par le partenaire. Un exemple de chaque type d action d informations et de publicité doit être communiqué dans le dossier financier. 8. Taxes et assurances Les taxes et assurances à charge de l employeur sont éligibles en tenant compte d une clé de répartition en lien avec l action subventionnée. Celle-ci sera indiquée de manière indélébile sur l original avant d en faire la copie pour le dossier financier. L assurance Responsabilité Civile des administrateurs du partenaire est éligible. 9. Frais financiers Lorsque la subvention via ACTIRIS implique l ouverture d un compte bancaire séparé, les frais qui en découlent sont éligibles à l exclusion des intérêts débiteurs. Dans tous les autres cas, les frais bancaires sont inéligibles. Les frais de conseil juridique, les frais de notaire, les frais d expertise technique ou financière, de réviseurs aux comptes sont éligibles s ils sont directement liés à l action et s ils sont indispensables pour sa préparation ou sa mise en œuvre. Pour rappel, sont inéligibles les frais suivants : Les intérêts débiteurs ; Les agios ; Les frais de change ; Les amendes ; Les frais de contentieux ; Les frais liés à une procédure judiciaire. 10. Formation continuée Les frais relatifs à la formation continuée du personnel sont éligibles au prorata du temps de travail lié à l action. Le lien avec l action doit être clairement établi, sinon une explication complémentaire s impose. 12

13 Pour justifier ces dépenses, une facture conforme de l organisme de formation et la preuve de paiement y afférente doivent être fournies. 13

14 C. C. FRAIS D INVESTISSEMENT D Seules les dépenses pour lesquelles la réglementation relative aux marchés publics aura été respectée, seront éligibles. Un bien d'investissement est un bien qui est affecté durablement au service de l'organisme comme instrument de travail ou comme moyen d'exploitation et qui fait l objet d un amortissement. Aucune acquisition n est prise en considération si elle n'est pas démontrée par une facture acquittée, y compris pour les amortissements ayant débuté les années précédant à l'année de référence. En ce qui concerne les contrats de leasing (ou assimilés), les mensualités ou annuités ne peuvent être prises en compte pour un montant supérieur à celui de l'amortissement. Afin de respecter au mieux ce qui existe dans les règles d évaluation de chaque partenaire, aucune limite n est imposée en tant que seuil à partir duquel un bien doit être considéré comme un bien d investissement. Toutefois, les amortissements introduits dans les dossiers financiers devront correspondre à l imputation réalisée par le partenaire au sein de sa comptabilité. Lors des contrôles sur place, le partenaire devra communiquer ses règles d évaluation comptables afin qu ACTIRIS puisse vérifier que les amortissements introduits correspondent bien à ce qui est prévu au sein de la comptabilité du partenaire. Taux d amortissement (seuil usuellement admis) : mobilier matériel de bureau et machines (fax, photocopieur,...) à usage administratif matériel audiovisuel et scientifique à usage pédagogique matériel informatique 20 % (en 5 ans) 20 % (en 5 ans) 33 % (en 3 ans) 33 % (en 3 ans) Des taux moindres que ceux prévus ci-dessus peuvent être appliqués. Les droits d auteur, notamment lors de l achat d un fax, d un photocopieur ainsi que la taxe «Récupel» sont des charges qui peuvent être soustraites de la valeur d achat avant de calculer l amortissement. Pour le matériel informatique, ne sont pas éligibles les ordinateurs de type mainframe et les infrastructures mobiles. 14

15 III. PRESENTATION DU RAPPORT FINANCIER L ensemble des pièces justificatives originales (factures+preuves de paiement) sont conservées par le partenaire jusqu au 31 décembre Elles devront être présentées lors des contrôles sur place effectués par ACTIRIS ou lors de tout contrôle ou évaluation menés par d autres autorités compétentes. Pour être recevable : le rapport financier doit être constitué : o de la déclaration de créance reprenant le solde dû par ACTIRIS ; o des tableaux financiers (cf. annexes 1 à 7) sous format papier dans le dossier financier et envoyés sous format électronique, par mail; o du bilan et des comptes de résultats de l année n-1 approuvés ; o des attestations prévues dans la convention de partenariat ; o des copies des pièces justificatives. le rapport financier doit être accompagné du rapport d activité annuel conforme au canevas du rapport imposé ainsi que des listings et répartitions disponibles sur le site RPE. la référence comptable de la pièce ainsi que les clés de répartition auprès d ACTIRIS et des autres pouvoirs subsidiants doivent être notées sur la facture originale avant d en faire la copie pour le dossier financier. le rapport financier doit être structuré et présenté de la façon suivante : Tableau récapitulatif général (Cf. annexe 1) A. Dépenses engendrées par l action 1/ Frais de personnel (Cf. annexes 2a et 2b) 2/ Détail des frais de fonctionnement (Cf. annexe 3) 3/ Détail des frais d investissement (Cf. annexe 4) B. Recettes engendrées par l action (Cf. annexe 5) C. Autres sources de subventionnement (Cf. annexe 6) D. Justificatif des clés de répartition (Cf. annexe 7) E. Bilan et comptes de résultats 15

16 TABLEAU RECAPITULATIF GENERAL (CF. ANNEXE 1) (C La 1 ière annexe (1 ier onglet) du fichier Excel à compléter synthétise les données reprises dans les autres tableaux. Le tableau «A» doit reprendre toutes les dépenses engendrées par l action, même celles couvrant les recettes (tableau «B»). 1) Dans cet onglet, le nom du partenaire doit être complété. Le partenaire doit compléter le montant prévu par la convention ainsi que le montant des avances perçues dans le dernier tableau. (champs en bleu claire sont à compléter) Le montant de la subvention demandée à ACTIRIS est calculé automatiquement sur base des dépenses introduites diminuées des recettes déclarées. Le montant demandé ne peut en aucun cas dépasser le montant prévu dans la convention. Si le montant calculé dépasse le montant conventionné, la différence peut être introduite dans le tableau des recettes (cfr. annexe 5) en mentionnant comme type de recette : «Montant déduit du montant demandé pour ne pas dépasser le montant prévu dans la convention». Le montant du solde à percevoir est également calculé automatiquement. Ce montant correspond à la subvention demandée à ACTIRIS moins les avances déjà perçues. C est ce montant qui doit être repris sur la déclaration de créance. Sur la version papier de ce document doivent être ajoutés : la date de transmission du dossier ; le nom et la fonction de la personne légalement responsable de l organisme la signature du responsable ; le cachet du partenaire. A. A. DEPENSES ENGENDREES PAR P L ACTION L 1. Récapitulatif des frais de personnel (Cf. annexes 2a et 2b) Le coût salarial des membres du personnel affectés à la réalisation des actions couvertes par la convention de partenariat est à encoder dans l annexe 2a. Cette annexe est divisé en plusieurs rubriques qui correspondent chacune à un contrat de travail. Ceci implique que si une personne est engagée sur base de deux (ou plusieurs) contrats de travail, il faut compléter deux (ou plusieurs) rubriques. Chaque rubrique se subdivise en deux parties. La partie 1 concerne la fonction de l agent concerné. La partie 2 fait référence au coût salarial effectivement supporté par l employeur. Dans la première partie, doivent être mentionnés : Le nom et le prénom de la personne sous contrat de travail participant à la réalisation de 16

17 l action ; Pour les personnes sous statut ACS, le numéro de convention et de poste ACS, le type de prime et l intitulé des tâches prévues ; Le temps de travail contractuel en nombre d heures de travail, la date d entrée et la période de préavis si la personne est en fin de contrat; Le temps de travail presté pour l action APS en % par rapport au temps de travail contractuel, ainsi que la fonction exercée pour l action ; Si le temps de travail affecté à l action n est pas de 100%, le temps de travail restant est complété sous «temps presté autre». La fonction exercée sera indiquée dans «Fonction autre» ; Si le travailleur remplace une personne initialement prévue pour l action APS, la dernière ligne de la partie 1 sera complétée également ; Les données relatives au coût salarial doivent être encodées comme suit dans la partie 2 : Colonnes «1» : Le partenaire encode tous les montants relatifs aux différents éléments du salaire par mois. La prime de fin d année et le double pécule de vacances doivent être repris dans les montants bruts des mois concernés. Si un montant est noté en «Divers», celui-ci doit être expliqué dans la ligne «description divers». Colonne «2» : Le coût annuel total de la personne se calcule automatiquement sur base des différents montants encodés dans les colonnes «1». Colonne «3» : Le partenaire encode le montant à faire valoir pour chacune des conventions ACTIRIS dans les cellules bleu clair. Un pourcentage se calcule automatiquement pour chaque type de convention et apparaît dans la cellule supérieure. Colonne «4» : Le partenaire encode les montants relevant de sources de financement autres qu ACTIRIS liées à l ISP et intervenant dans la masse salariale de l agent valorisé. Colonne «5» : Le partenaire encode le montant de la prime ACS. Colonne «6» : Le partenaire reprend les montants relatifs à toutes les sources, hors ISP. Colonne «7» : Cette colonne additionne le montant de toutes les sources déclarées (montants conventions ACTIRIS + autres sources en ce compris les primes ACS). Elle permet un contrôle sur les recettes totales qui ne peuvent dépasser le coût total de l agent valorisé. Le pourcentage des recettes totales vérifiées est calculé automatiquement et doit être égal à 100%. L annexe 2b reprend automatiquement une synthèse des informations encodées dans l annexe 2a. 17

18 2. Récapitulatif des frais de fonctionnement (Cf. annexe 3) L annexe relative au détail des frais de fonctionnement permet l encodage de chaque facture individuellement. Chaque ligne correspond à une seule dépense. La première colonne reprend le numéro d ordre de la pièce. Celui-ci correspond à l ordre dans lequel les pièces justificatives sont classées dans le dossier financier ; La deuxième colonne permet de sélectionner le type de frais imputé à la subvention. Ceux-ci correspondent aux dépenses éligibles dans le cadre conventionnel (p ) ; Les troisième, quatrième et cinquième colonnes reprennent le descriptif des frais (nom du fournisseur, date de facturation, nature de la dépense, période concernée, ) ; La sixième colonne reprend la référence comptable de la pièce. Elle permet de retrouver rapidement la pièce dont il est question lors des contrôles ; La septième colonne reprend le montant total de la pièce est encodé ; La huitième colonne contient la clé de répartition à appliquer en pourcent ; L avant-dernière colonne calcule automatiquement le montant subventionné par ACTIRIS, en fonction du montant de la pièce et de la clé de répartition,. La dernière colonne doit être complétée lorsque les biens imputés ont été achetés d occasion. 3. Récapitulatif des frais d investissement (Cf. annexe 4) L annexe relativ au détail des frais d investissement permet l encodage de chaque facture individuellement. Chaque ligne correspond à une seule dépense. La première colonne reprend le numéro d ordre de la pièce. Celui-ci correspond à l ordre dans lequel les pièces justificatives sont classées dans le dossier financier ; La deuxième colonne permet de sélectionner le type de frais imputé à la subvention. Ceux-ci correspondent aux dépenses éligibles dans le cadre conventionnel (p ) ; La troisième colonne reprend l année d acquisition ; Les quatrième, cinquième et sixième colonnes comprennent le descriptif des frais (nom du fournisseur, date de facturation, nature de la dépense, période concernée, ) ; La septième colonne reprend la référence comptable de la pièce. Elle permet de retrouver rapidement la pièce dont il est question lors des contrôles ; La huitième colonne mentionne les références du dossier d appel d offres ; La neuvième colonne reprend le coût total de l acquisition ; La dixième colonne reprend la durée d amortissement qui doit répondre aux conditions décrites p. 14 du présent guide financier et à la durée d amortissement prévue dans la comptabilité du partenaire ; La onzième colonne indique le montant total de l amortissement pour l année concernée ; La douzième colonne reprend la clé de répartition à appliquer en pourcent ; La treizième colonne calcule automatiquement le montant demandé à ACTIRIS, en fonction du 18

19 montant indiqué dans la onzième colonne et la clé de répartition indiquée. Les colonnes suivantes reprennent par année la valeur de l amortissement imputé à la subvention. B. B. RECETTES (CF. ANNEXE 5) Dans cette annexe sont reprises les recettes engendrées par l action. La première colonne reprend le type de recette liée à l action ; La deuxième colonne cite la source d où émanent les recettes ; La dernière colonne précise le montant de la recette liée à l action. Si le montant demandé par le partenaire dépasse le montant conventionné, la différence peut être introduite dans le tableau des recettes en mentionnant comme type de recette : «Montant déduit du montant demandé pour ne pas dépasser le montant prévu dans la convention». C. C. AUTRES SUBVENTIONS (CF. ANNEXE 6) Dans cette annexe sont repris les montants des autres subventions ou sources financières perçus par le partenaire dans le cadre de l action subventionnée. La première colonne reprend le type de subside liée à l action ; La deuxième colonne cite la source d où émanent les subsides ; La dernière colonne précise le montant du subside lié à l action. D. D. JUSTIFICATIF DES CLES DE REPARTITION ION (CF. ANNEXE 7) La clé de répartition appliquée doit être indiquée pour chaque type de frais introduit (aussi bien pour les frais de salaire, de fonctionnement que d investissement). La première colonne reprend le type frais ; La deuxième colonne reprend la clé de répartition ACTIRIS ; La dernière colonne précise la méthode de calcul utilisée pour obtenir la clé de répartition appliquée à chaque type de frais. Cette méthode de calcul doit être objectif et vérifiable (voir p.4) E. E. BILAN ET COMPTES DE RESULTATS R Le bilan et les comptes de résultats de l année n-1, définitifs et approuvés, doivent être joints au dossier financier. 19