Améliorations introduites au niveau du nouveau portail d intermédiation

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1 Améliorations introduites au niveau du nouveau portail d intermédiation Afin de répondre aux attentes formulées par les agences, le nouveau portail d intermédiation (lancé le 16 avril 2013) a été enrichi par plusieurs améliorations qui peuvent être synthétisés comme suit : Traitement d une offre Volet Améliorations Introduction d un filtre sur les candidatures pour les offres traitées par les agences : Front Office : Vérification lors de chaque postulation si le candidat répond ou non aux critères exigés dans l offre et affichage d un message selon la situation. Back Office : Accès par le conseiller qui traite l offre aux candidats ayant les critères exigés ou à l ensemble des candidats ayant postulé via une alternance entre les boutons «Filtrer candidats» et «Tous les candidats». Ajout d un moteur de recherche au niveau de la liste des postulations figurant dans l onglet «Présélection» selon les critères : Diplôme, Option, Province, Sexe, Age. Ledit moteur de recherche peut être utilisé : - en complément du filtre sur les candidatures pour affiner davantage les résultats ; - seul pour effectuer une recherche dans la liste de toutes les postulations. Ajout au niveau de l onglet «Présélection» d une nouvelle fonctionnalité permettant la postulation en Back Office : Vérification lors de la postulation si le candidat répond ou non aux critères exigés et affichage d un message en fonction de chaque situation. Affichage de la liste des postulations : - Ajout d autres colonnes : Diplôme, Option, Ville, Genre, Date de postulation ; - Tri des postulations par ordre chronologique croissant de date de postulation (de la plus ancienne postulation à la plus récente). Ajout d une fonctionnalité de recherche par CIN au niveau de tous les onglets du lien «Traiter offres» : présélection, convocation, sélection, transmission, conclusion. La CIN est remontée en précisant l étape de traitement atteinte. Transmission des candidatures à l employeur actée au niveau de l historique de chaque CIN avec indication de la date et du moyen de transmission. Consultation par l employeur des CV des candidats transmis par le conseiller en emploi : - Ajout au niveau de la liste de transmission des candidatures d un message indiquant à l employeur que les CV des candidats transmis sont consultables sur son espace personnel employeur ; - Accès par l employeur à partir de son espace personnel aux CV des candidats transmis par le conseiller. DPE Page 1

2 Annonce d emploi CV Anapec Contrat d insertion Activités du conseiller Création d un espace candidat Espaces personnels Front Office : - Ajout du nom de l agence et de celui du conseiller au niveau de l annonce d emploi diffusée en ligne ; - Activation du lien de partage de l offre sur les réseaux sociaux; - Activation de la fonctionnalité d envoi de l offre à un ami. Back Office : Ajout d une nouvelle fonctionnalité «Imprimer affichette» permettant l impression en format paysage de deux annonces en même temps. Front Office : Possibilité d enregistrement du CV Anapec en format PDF au niveau du lien «Visualisez votre CV». Back Office : Amélioration de l impression du CV au niveau du lien «Consulter dossier» d un chercheur d emploi. Back office : Possibilité de recherche d une CIN dans toutes les pages du lien «Admettre les contrats à distance» ; Ajout de deux critères de recherche au niveau du lien «Gérer vos contrats» : Date de contrat, Etat de validation du contrat. Back Office : Ajout d un tableau de bord pour le conseiller ; Ajout des états de suivi des activités : insertions réalisées, contacts avec les employeurs en choisissant le type de contact (téléphone, visite à l entreprise, ). Ajout d un message précisant aux chercheurs d emploi les informations essentielles à renseigner au niveau du formulaire d inscription. Espaces personnels Candidats et Employeurs : Déconnexion automatique au bout de 10 mn d inactivité 1. Traitement d une offre d emploi 1.1 Filtre sur les candidatures Lors du renseignement du formulaire de création de l offre «Créer offre», le conseiller coche les critères exigés par l employeur, par exemple : DPE Page 2

3 Les critères qui peuvent être utilisés pour filtrer les candidatures lors de la postulation sont les suivants : a) Type de contrat CI : - vérification du diplôme du candidat qui postule par rapport aux exigences du modèle I (car le modèle de contrat n est pas spécifié dans le formulaire de création de l offre) ; - vérification de l historique du candidat par rapport au bénéfice déjà d un contrat d insertion. b) Compétences spécifiques : - vérification de l existence d un mot clé donné au niveau de la zone «Compétences spécifiques» des dossiers des candidats qui postulent sur l offre. Point de vigilance L utilisation de ce critère de filtre est à éviter au maximum vu que les dossiers actuels d un nombre important de chercheurs d emploi ne sont pas complétés avec les compétences spécifiques c) Niveaux de Langue : - vérification des niveaux de langues exigés au niveau des dossiers des candidats selon le principe suivant : Tout niveau supérieur ou égal au niveau exigé est considéré comme répondant à ce critère. Par exemple, si le niveau de langue «Notions» est exigé dans l offre, tous les niveaux (Notions, Moyen, Bon, Courant, Langue maternelle) seront considérés comme ayant ce critère. d) Niveau de Diplôme : - vérification d un niveau de diplôme donné au niveau des dossiers des candidats selon la matrice d affinité des diplômes en annexe qui permet d élargir les niveaux de diplômes considérés comme répondant aux niveaux exigés. Les spécialités et options ne sont pas prises en compte pour le filtre. e) Permis de conduire : - vérification des permis exigés au niveau des dossiers des candidats selon la matrice d affinité des permis de conduire en annexe. f) Bureautique : - vérification de l existence des outils de bureautique exigés au niveau des dossiers des candidats. DPE Page 3

4 g) Durée de l expérience professionnelle : - vérification de la durée d expérience professionnelle exigée selon la matrice d affinité en annexe. Les matrices d affinités sont paramétrables et peuvent éventuellement être réajustées en fonction des remarques remontées par le réseau Au moment de la postulation sur l offre en front office, le système vérifie si le candidat répond ou non aux critères exigés dans l offre et affiche un message en fonction de la situation : Message 1 : Cas d un candidat ne répondant pas à l un des critères exigés dans l offre Les candidatures ne sont pas bloquées en Front Office DPE Page 4

5 Message 2 : Cas d un candidat répondant à tous les critères exigés dans l offre En cliquant sur le lien «Traiter une offre» en back office et sur la référence de l offre à traiter, le conseiller accède à la liste de toutes les postulations et peut utiliser le bouton «Filtrer candidats» pour afficher uniquement les candidats qui répondent aux critères exigés par l employeur : Le clic sur le bouton «Filtrer candidats» affiche la liste des candidats qui répondent aux critères exigés : DPE Page 5

6 Le conseiller peut revenir à n importe quel moment à la liste globale de toutes les postulations en cliquant sur le bouton «Tous les candidats» : DPE Page 6

7 Si l offre est modifiée au niveau du lien «Modifier offre», le système vérifie si les candidats de la liste de postulation répondent ou non aux nouveaux critères exigés : Pour les offres déjà créées avant la date de mise en production du filtre (avant le 11 juin 2014), l utilisation du filtre est possible en reprécisant les critères exigés au niveau du lien «Modifier offre» (cases exigés à recocher) 1.2 Critères de recherche Pour affiner davantage les résultats du filtre, des critères de recherche complémentaires ont été rajoutés : Niveau du Diplôme, Option du Diplôme, Province, Sexe, Age. DPE Page 7

8 Les critères de recherche peuvent être utilisés aussi bien sur les résultats du filtre que sur la liste globale de toutes les postulations Point de vigilance Pour la consultation et le traitement des résultats de la recherche, il faut se limiter aux candidats affichés dans la première page (50 candidats) : - Effectuer la présélection de ces candidats - Puis lancer éventuellement une nouvelle recherche sur les candidats restants DPE Page 8

9 1.3 Postulation en Back Office Une nouvelle fonctionnalité permettant la postulation en Back Office a été rajoutée au niveau de l onglet «Présélection» du lien «Traiter offre» : Lors de la postulation en Back Office, le système vérifie si le candidat répond ou non aux critères exigés et affiche un message en fonction de chaque situation : Message 1 : Cas d un candidat ne répondant pas à l un des critères exigés dans l offre DPE Page 9

10 Message 2 : Cas d un candidat répondant à tous les critères exigés dans l offre Message 3 : Cas d un candidat ayant déjà postulé sur l offre Point de vigilance La postulation en Back Office peut être utilisée, conformément à la procédure de traitement des offres, uniquement pour les candidats à faible niveau d instruction DPE Page 10

11 1.4 Affichage de la liste des postulations : Ajout d autres colonnes : Diplôme, Option, Ville, Genre, Date de postulation : Tri des postulations par ordre chronologique croissant de date de postulation (de la plus ancienne postulation à la plus récente). 1.5 Recherche par CIN Le conseiller peut effectuer une recherche d une CIN donnée au niveau de n importe quel onglet du lien «Traiter offre : Présélection, Convocation, Sélection, Transmission, Conclusion. La CIN est remontée au niveau de l étape de traitement atteinte avec un message dans ce sens : DPE Page 11

12 1.6 Traçabilité de la transmission des candidatures à l employeur La transmission d une candidature à l employeur est actée au niveau de l historique de chaque CIN avec indication de la date et du moyen de transmission : DPE Page 12

13 1.7 Consultation par l employeur des CV des candidats transmis par le conseiller en emploi Ajout au niveau de la liste de transmission des candidatures d un message indiquant à l employeur que les CV des candidats transmis sont consultables sur son espace personnel employeur : Accès par l employeur à partir de son espace personnel aux CV des candidats transmis par le conseiller : - Connexion par l employeur à son espace personnel puis clic sur le lien «Gérer vos offres d emploi» du menu «Vos offres d emploi» : DPE Page 13

14 - Clic sur le nombre de CV relatifs à la référence de l offre pour accéder à la liste des candidats transmis par le conseiller : - Clic sur les numéros de CIN qui s affichent pour la consultation des CV des candidats : DPE Page 14

15 - L employeur peut poursuivre le traitement des CV transmis par le conseiller : Présélectionner les candidatures en donnant une note à chaque candidature et en ajoutant un commentaire, Convoquer les candidats présélectionnés à des entretiens, Sélectionner les candidats lors des entretiens organisés, Recruter les candidats retenus. DPE Page 15

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17 2. Annonce d emploi 2.1 Annonce diffusée en Front Office : Ajout du nom de l agence et de celui du conseiller au niveau de l annonce d emploi diffusée en ligne : Ajout dans le formulaire de création de l offre d un commentaire permettant une description détaillée du profil recherché : DPE Page 17

18 Activation du lien de partage de l offre sur les réseaux sociaux : Facebook, Twiter, Linkden, Viadeo Le chercheur d emploi clique les boutons de partage sur les réseaux sociaux au niveau de l annonce d emploi souhaitée : DPE Page 18

19 Par exemple pour le partage sur Facebook : DPE Page 19

20 Activation de la fonctionnalité d envoi de l offre à un ami : Le clic sur le lien «Envoyer à un ami» ouvre la fenêtre ci-après permettant l envoi de l offre à l adresse e- mail indiquée : DPE Page 20

21 2.2 Nouvelle fonctionnalité «Imprimer affichette» Cette fonctionnalité permet au conseiller l impression en format paysage de deux annonces en même temps. Toutes les annonces à l échelle nationale sont accessibles pour cette opération d impression. Le choix des deux offres à imprimer peut se faire via les critères de recherche ci-après : Date de l offre, Raison sociale, Etat de l offre, Références des deux offres : DPE Page 21

22 Le conseiller coche les deux offres à imprimer dans la liste des offres et clique sur le bouton «Afficher» Les deux offres sont visualisées à l écran et le conseiller clique sur le bouton «Visualiser l affiche» en bas pour accéder à l affichette : DPE Page 22

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24 En cliquant sur Imprimer, la fenêtre d impression ci-après s ouvre et le conseiller doit sélectionner le mode Paysage avant de lancer l impression : Exemple en indiquant (par saisie ou par copie) les références des deux offres à imprimer : DPE Page 24

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26 3. CV ANAPEC Le chercheur d emploi a la possibilité à travers son espace personnel d enregistrer en format PDF le CV Anapec généré par le système : - Connexion à l espace personnel candidat puis clic sur le bouton «Visualisez votre CV» : - Clic sur le bouton permettant l enregistrement du CV Anapec en format PDF: DPE Page 26

27 L impression du CV Anapec à partir du lien «Consulter dossier» a été améliorée : Navigateur Google chrome à utiliser. - Consultation d une CIN à partir du lien «Consulter dossier» : DPE Page 27

28 - Clic sur le lien Visualiser CV Anapec : - Clic sur le bouton d impression : - Case «En-têtes et pieds de page» à décocher et case «Couleurs et images d arrière-plan» à cocher avant de cliquer sur le bouton «Imprimer» : DPE Page 28

29 4. Contrat d insertion 4.1 Lien «Admettre les contrats à distance» Le gestionnaire CI ou le conseiller peut effectuer une recherche par CIN dans toutes les pages : 4.2 Lien «Gérer vos contrats» Le conseiller ou le gestionnaire CI peut effectuer une recherche par «Date de contrat» et «Etat de validation du contrat» au niveau de l ensemble des contrats d insertion relatifs à l agence : DPE Page 29

30 5. Activités du conseiller En cliquant sur le nouveau volet «Conseiller» dans la page d accueil du Back Office, le conseiller accède à un menu comportant les liens suivants : - Tableau de bord - Modifier Mon compte - Insertions réalisées - Contacts employeurs 5.1 Lien «Tableau de bord» Ce lien permet à chaque conseiller en emploi de consulter ses résultats sur une période donnée. DPE Page 30

31 Le conseiller lance la recherche sur une période donnée en complétant les dates de début et de fin et en cliquant sur le bouton «Rechercher» : Le système remonte pour la période choisie les indicateurs ci-après concernant le programme IDMAJ, les prestations aux chercheurs d emploi et les prestations aux employeurs : DPE Page 31

32 Point de vigilance Le tableau de bord est à utiliser par les conseillers de manière ponctuelle vu l exécution d un nombre important de requêtes qui peuvent impacter le système 5.2 Lien «Insertions réalisées» DPE Page 32

33 Ce lien permet à chaque conseiller en emploi d accéder à la liste de ses insertions sur une période donnée. - Pour les insertions de type CDC, la recherche est effectuée sur la base de la date de conclusion. - Pour les insertions de type CI, la recherche est effectuée sur la base de la date de signature. Le conseiller lance la recherche sur une période donnée en complétant les dates de début et de fin, en choisissant le type de contrat et en cliquant sur le bouton «Rechercher» : 5.3 Contacts avec les employeurs : Ce lien permet à chaque conseiller en emploi d accéder à la liste de tous ses contacts avec les employeurs : Visite à l entreprise par le conseiller, Visite de l employeur à l agence, Téléphone, , Fax. Le conseiller lance la recherche sur une période donnée en complétant les dates de début et de fin, en choisissant le type de contact et en cliquant sur le bouton «Rechercher» : DPE Page 33

34 6. Création d un espace candidat Ajout d un message précisant aux chercheurs d emploi les informations essentielles à renseigner au niveau du formulaire d inscription : - lien «Créer votre espace candidat» en Front Office : DPE Page 34

35 7. Espaces personnels Pour sécuriser l usage des différentes fonctionnalités accessibles au niveau des espaces personnels Candidats et Employeurs, une déconnexion automatique est effectuée après 10 mn d inactivité. 8. Annexes : - Matrice d affinité des permis de conduire - Matrice d affinité de la durée d expérience professionnelle - Matrice d affinité des diplômes DPE Page 35

36 Matrice d'affinité pour les permis de conduire Permis de conduire exigé dans le formulaire de création de l'offre Catégorie A : Motocyclette Catégorie B : Voiture Catégorie C : Camion Catégorie D : Transport des personnes Catégorie EC : Camion à Remorque Catégorie EB : Voiture avec Remorque Catégorie ED : Car avec Remorque Permis de conduire considéré comme répondant au permis exigé A B C D EC EB ED C EC D ED EC EB ED Matrice d'affinité pour la durée d'expérience professionnelle Durée d'expérience exigée dans le formulaire de création de l'offre Débutant Moins de 6 mois 6 mois - 1 an 1 an - 2 ans 2 ans - 3 ans 10 ans - 15 ans 15 ans - 20 ans 20 ans - 25 ans Plus de 25 ans Durée d'expérience considérée comme répondant à la durée exigée Moins de 6 mois Moins de 6 mois 6 mois - 2 ans 1 an - 3 ans 2 ans - 5 ans 10 ans et plus 15 ans et plus 20 ans et plus Plus de 25 ans DPE Page 36

37 Niveau exigé dans le formulaire de création de l'offre 1. Sans Diplôme 2. Formation primaire ou collegiale Matrice d'affinité pour les diplômes Niveaux considérés comme répondant au niveau exigé 1. Sans diplôme 2. Formation primaire ou collegiale 3. Certificat d'initiation Professionnelle 2. Formation primaire ou collegiale 3. Certificat d'initiation Professionnelle 3. Certificat d'initiation Professionnelle 3. Certificat d'initiation Professionnelle 4. Formation qualifiante 4. Formation qualifiante 5. Certificat de Specialisation Professionnelle 6. Diplôme de qualification professionnelle 7. Technicien 8. Technicien Spécialisé 9. Bac 5. Certificat de Specialisation Professionnelle 6. Diplôme de qualification professionnelle 7. Technicien 8. Technicien Spécialisé 6. Diplôme de qualification professionnelle 7. Technicien 8. Technicien Spécialisé 7. Technicien 8. Technicien Spécialisé 12. Technicien superieur 13. BTS 14. DUT 8. Technicien Spécialisé 12. Technicien superieur 13. BTS 14. DUT 9. Bac 10. Bac Diplôme de 1er cycle Universitaire 12. Technicien superieur 13. BTS 14. DUT 15. DEUM, Capitain, Officier, Agent d'autorité 16. Diplôme de cycle pédagogique, Diplôme de cycle général, DCN, Agrégation 17. Bac + 3, Bachelor 18. Bac Diplôme de 2ème cycle Universitaire 20. Bac + 5, Master privé, MBA 21. Ingénieur 22. Diplôme de 3ème cycle Universitaire DPE Page 37

38 10. Bac Diplôme de 1er cycle Universitaire 12. Technicien superieur 13. BTS 10. Bac Diplôme de 1er cycle Universitaire 12. Technicien superieur 13. BTS 14. DUT 15. DEUM, Capitain, Officier, Agent d'autorité 16. Diplôme de cycle pédagogique, Diplôme de cycle général, DCN, Agrégation 17. Bac + 3, Bachelor 18. Bac Diplôme de 2ème cycle Universitaire 20. Bac + 5, Master privé, MBA 21. Ingénieur 22. Diplôme de 3ème cycle Universitaire 11. Diplôme de 1er cycle Universitaire 12. Technicien superieur 13. BTS 14. DUT 15. DEUM, Capitain, Officier, Agent d'autorité 16. Diplôme de cycle pédagogique, Diplôme de cycle général, DCN, Agrégation 17. Bac + 3, Bachelor 18. Bac Diplôme de 2ème cycle Universitaire 20. Bac + 5, Master privé, MBA 21. Ingénieur 22. Diplôme de 3ème cycle Universitaire 8. Technicien Spécialisé 12. Technicien superieur 13. BTS 14. DUT 8. Technicien Spécialisé 12. Technicien superieur 13. BTS 14. DUT 14. DUT 14. DUT 15. DEUM, Capitain, Officier, Agent d'autorité 16. Diplôme de cycle pédagogique, Diplôme de cycle général, DCN, Agrégation 17. Bac + 3, Bachelor 15. DEUM, Capitain, Officier, Agent d'autorité 16. Diplôme de cycle pédagogique, Diplôme de cycle général, DCN, Agrégation 17. Bac + 3, Bachelor 18. Bac Diplôme de 2ème cycle Universitaire 20. Bac + 5, Master privé, MBA 21. Ingénieur 22. Diplôme de 3ème cycle Universitaire DPE Page 38

39 18. Bac Diplôme de 2ème cycle Universitaire 20. Bac + 5, Master privé, MBA 18. Bac Diplôme de 2ème cycle Universitaire 20. Bac + 5, Master privé, MBA 21. Ingénieur 22. Diplôme de 3ème cycle Universitaire 19. Diplôme de 2ème cycle Universitaire 20. Bac + 5, Master privé, MBA 21. Ingénieur 22. Diplôme de 3ème cycle Universitaire 20. Bac + 5, Master privé, MBA 21. Ingénieur 22. Diplôme de 3ème cycle Universitaire 21. Ingénieur 21. Ingénieur 22. Diplôme de 3ème cycle Universitaire 22. Diplôme de 3ème cycle Universitaire DPE Page 39