Hubs Guide de l administrateur

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1 Hubs Guide de l administrateur Viadeo 2010

2 Sommaire 1. Le tableau de bord de l administrateur nouveauté nov Gérer l accès au hub a. Modifier la visibilité b. Modifier les conditions d inscription c. Traiter les demandes d inscription 3. Optimiser la présentation du hub a. Modifier la description b. Ajouter un visuel nouveauté nov Structurer les discussions évolution nov Gérer les relations avec les membres a. Ajouter une charte d utilisation b. Modérer nouveauté nov Animer a. Envoyer une newsletter b. Nommer d autres animateurs évolution nov. 2010

3 1. Le tableau de bord de l administrateur Votre tableau de bord est au cœur de votre activité d administration. Vous pouvez gérer toutes les fonctionnalités, tous les paramétrages et toutes les activités d administration récurrentes à partir d une même page : Vous alerte des demandes d adhésion et vous permet d accéder à la page de traitement (si votre hub est à adhésion contrôlée) Gérer les catégories de discussions Envoyer une newsletter à tous les membres Modifier les paramètres du hub (visibilité, modalités d adhésion et description, illustration) Ajouter et gérer les administrateurs parmi les membres Gérer les membres du hub (inviter, informer, radier)

4 2. Gérer l accès au hub Modifier la visibilité Votre hub peut être public ou privé. Vous pouvez changer ce statut à tout moment. 1 Public signifie que toute personne navigant sur internet pourra le trouver et le consulter (il n est pas nécessaire d être membre de Viadeo pour accéder à un hub via les moteurs de recherche). La création d un hub public est soumise à la validation automatique ou manuelle de Viadeo. Privé signifie que seules les personnes invitées par vous ou les membres du groupe auront accès au hub. Votre hub est alors totalement invisible sur Viadeo, sauf pour ses membres. 2 Pour modifier le statut du hub : 1. Sur votre tableau de bord, allez dans Paramétrage du hub et cliquez sur Modifier 2. Allez dans la rubrique Accès et cliquez sur Modifier 3. En face de «Visibilité du hub» cochez la case de votre choix 4. Validez en cliquant sur «Mettre à jour» 3

5 2. Gérer l accès au hub Modifier les conditions d inscription Les inscriptions à votre hub peuvent être libres ou contrôlées. Vous pouvez modifier les conditions d inscription à tout moment. 1 Adhésion libre signifie que toute personne souhaitant rejoindre le hub sera automatiquement ajoutée à la liste des membres. Adhésion contrôlée signifie que l inscription sera soumise à votre validation préalable. Si vous choisissez cette option, n oubliez pas de vérifier et de traiter régulièrement les demandes d adhésion. 2 Pour modifier les conditions d adhésion : 1. Sur votre tableau de bord, allez dans «Paramétrage du hub» et cliquez sur «Modifier» 2. Allez dans la rubrique «Accès» et cliquez sur «Modifier» 3. En face de «Inscription» cochez la case de votre choix 4. Validez en cliquant sur «Mettre à jour» 3

6 2. Gérer l accès au hub Traiter les demandes d inscription (en cas d adhésions contrôlées) Sur votre tableau bord, la rubrique «Demandes d adhésion» vous alerte s il y a des demandes à traiter. 1 Vous pouvez choisir d accepter ou de refuser l adhésion. Il vous suffit de cocher l une des deux possibilités dans l espace de traitement des demandes. Si vous refusez, prenez le temps d écrire quelques mots pour expliquer votre décision. 2 A tout moment, vous pouvez désinscrire un membre dont le comportement vous semblerait par la suite non conforme à l état d esprit du hub.

7 3. Optimiser la présentation des hubs Modifier la description Étape 1 sur 2 Lors de la création de votre hub, vous avez défini les éléments principaux de présentation (titre, descriptif, catégorie ). Vous pouvez modifier ces éléments à tout moment pour améliorer la présentation de votre hub. Sur votre tableau de bord, allez dans «Paramétrage du hub» 1 Dans la rubrique «Présentation générale», cliquez sur «Modifier» 2

8 3. Optimiser la présentation des hubs Modifier la description Étape 2 sur 2 Modifiez les champs que vous souhaitez dans le formulaire. 3

9 3. Optimiser la présentation des hubs Modifier la description Étape 2 sur 2 Catégorie La catégorie classe le hub. Pour assurer une cohérence sur le site, les catégories et sous catégories sont prédéfinies. Choisissez les catégories qui correspondent le mieux au thème de votre hub pour qu il soit trouvé facilement lors d une recherche par catégorie. Descriptif C est la description de la nature, de l état d esprit et des objectifs de votre hub. Les 1eres ligne seront affichées dans les résultats de recherche et sur la page d accueil de votre hub. Vous disposez de 4000 caractères cependant nous vous conseillons de privilégier une présentation courte, synthétique pour inciter à la lecture et faciliter la compréhension rapide. Titre du hub C est le nom du hub tel qu il apparaitra en en-tête de votre hub, dans la liste des résultats de recherche (si vous êtes en mode public) et sur le profil des membres (s ils choisissent de l afficher sur leur profil). Choisissez le explicite pour qu il reflète au mieux le contenu de votre hub. Evitez un titre trop long. Un titre intégralement en majuscules? à proscrire absolument! Mots-clés Les mots-clés permettent de proposer votre hub lors d une recherche par mots-clés (si vous êtes en mode public). Ils constituent une part importante du référencement et de la visibilité de votre hub. N hésitez pas à être le plus précis possible. Pour vous aider, essayez d imaginer les mots que pourraient taper dans le moteur de recherche les utilisateurs Viadeo à la recherche de sujets couverts par l univers de votre hub.

10 3. Optimiser la présentation des hubs Ajouter un visuel Vous pouvez ajouter un visuel qui viendra enrichir et personnaliser le hub. Sur votre tableau de bord, allez dans «Paramétrage du hub» 1 Dans la rubrique «Fichiers attachés», «Logo du hub», cliquez sur «Parcourir» et ajoutez le fichier image que vous souhaitez 2 Tous les types de fichier image sont acceptés. Nous recommandons un format 200X150 pixels qui est le plus adapté à la zone d affichage. Une fois que vous avez chargé l image, vous pouvez la prévisualiser. Attention : les droits de propriété et copyright s appliquent. Veuillez vous assurez que vous avez le droit d utiliser l image.

11 3. Structurer la discussion Les catégories permettent d organiser les publications par thématiques. Elles ont pour vocation de structurer logiquement les échanges et d aider les utilisateurs à retrouver plus facilement les thématiques qui les intéressent plus particulièrement. Elles sont accessibles en page d accueil pour une navigation directement par catégorie ou à partir de la liste des discussions pour filtrer et poursuivre la consultation par catégorie. Vous pouvez ajouter, modifier, supprimer des catégories de discussions et choisir leur ordre d affichage. Par défaut, une seule catégorie de discussion est programmée : Forum de discussion (vous pouvez la renommer). Avec des catégories pertinentes, vous favorisez la fluidité et la qualité des échanges sur votre hub. Vous orientez aussi son contenu. Bien sur il s agit d une fonctionnalité optionnelle. Libre à vous de ne pas segmenter le contenu! Limitez-vous aux thématiques nécessaires pour ne pas créer de confusion. Veillez à ce qu elles aient un sens explicite dans leur dénomination et une différenciation suffisante pour ne pas être redondante ou prêter à confusion.

12 3. Structurer la discussion Ajouter et choisir l ordre des catégories Sur votre tableau de bord, cliquez sur «Ajouter une catégorie de discussions» 1 Complétez le formulaire : 1. Définissez une titre et un descriptif pour la catégorie 2. Choisissez l ordre d affichage de votre catégorie 2 Conseil : un descriptif court a beaucoup plus de chance d être lu

13 3. Structurer la discussion Pour modifier ou supprimer une catégorie Suivez le même chemin, sous le formulaire vous trouverez la liste des catégories de votre hub : ATTENTION La suppression d une catégorie est irréversible. L intégralité des messages publiés dans la rubrique seront définitivement supprimés. Modifiez ou supprimez 13

14 4. Gérer les relations avec les membres Ajouter une charte d utilisation Vous pouvez définir et publier une charte du hub régissant les relations sur le hub (pdf). Elle apparaitra sur la colonne de droite de la page d accueil du hub. Dans tous les cas, il existe des règles de base qui s appliquent à tous les hubs Viadeo que vous vous engagez à respecter et à faire respecter en tant que garant de l activité du hub et des messages échangés. La charte n est pas obligatoire mais nous vous conseillons d en publier une pour fournir des règles de fonctionnement et de comportement claires aux membres et prévenir d éventuels débordements. Elle peut aussi justifier vos règles de modération si vous êtes amené à effacer des contributions. Cela concerne notamment : Les contenus à caractère offensant Gardez à l esprit que les hubs sont des espaces d échanges privilégiés où la courtoisie et le respect doivent guider les relations. Les contenus illicites (racistes, obscènes, etc.), à caractère diffamatoire et offensant n ont pas lieu d être sur les hubs. Vérifiez très régulièrement que votre hub n'en héberge pas. Le spamming Les hubs ne doivent pas être utilisés à des fins commerciales. Pour rappel, les pratiques de ventes en réseau (nommées aussi "ventes pyramidales" ou MLM) sont interdites sur le site. Vérifiez que votre hub ne contient aucune incitation de ce type. Modérez également les contenus publicitaires et les spams.

15 4. Gérer les relations avec les membres Ajouter une charte d utilisation N'hésitez pas à exercer votre droit de modération. En tant qu'administrateur, vous pouvez supprimer les messages des membres de votre hub et les radier si nécessaire. En cas d'abus, si les administrateurs n'interviennent pas, nous nous réservons le droit de supprimer certains messages, voire certains hubs, sans préavis. Pour plus de détail, nous vous invitons à consulter les Conditions Générales d Utilisation du site. Le droit de propriété Assurez-vous que les logos, images et publications diffusées sur votre hub n'enfreignent aucun copyright, aucune marque de commerce et aucun droit de propriété. Dès que vous en avez connaissance, n hésitez pas à supprimer les éléments qui entrent dans cette catégorie.

16 4. Gérer les relations avec les membres Ajouter une charte d utilisation Pour ajouter la charte : Sur votre tableau de bord, allez dans «Paramétrage du hub» 1 Dans la rubrique «Fichiers attachés», Charte éditoriale, cliquez sur «Parcourir» et ajoutez le fichier au format.pdf que vous souhaitez 2 Astuce pour créer un document pdf Pour créer un document au format pdf, rien de plus simple. Rédigez votre charte sous Word (ou PowerPoint) puis cliquez sur «Enregistrer sous». Choisissez alors dans la fenêtre d enregistrement «PDF» comme format de fichier. 16

17 4. Gérer les relations avec les membres Modérer Vous pouvez modérer les publications des membres a posteriori et radier un membre si nécessaire. Posts Pour supprimer un message, allez directement dans la discussion concernée et cliquez sur «Supprimer» Membres Si un membre gêne la bonne conduite du forum (publicité, contenu offensant ), vous pouvez le radier dans «Gérer les membres» en cliquant sur le lien «Supprimer du hub» à côté de son nom. 17

18 5. Animer le hub Envoyer une newsletter Étape 1 sur 2 Les newsletters vous permettent de communiquer auprès de l ensemble des membres. Pour créer une newsletter, allez sur la page d administration puis cliquez sur «Envoyer une Newsletter» Les newsletters sont envoyées sur l adresse principale renseignée par le membre et sont également relayées dans la messagerie Viadeo. 1 En tant qu administrateur, vous êtes le seul à avoir la capacité d envoyer un message direct à l ensemble des membres. Envoyez des messages à bon escient sans abuser de cette possibilité, vous risqueriez de saturer ou lasser votre auditoire. Soignez la forme en utilisant les nouvelles possibilités offertes par l éditeur de texte enrichi. 18

19 5. Animer le hub Envoyer une newsletter Étape 2 sur 2 Les newsletters incluent maintenant un éditeur de texte enrichi qui vous permet de mettre en forme des parties de texte (caractères gras, italique, souligné, paragraphes, alignement) et de créer des liens pour réaliser ainsi des s plus riches et conviviaux. Objet de l (obligatoire) Contenu de l (obligatoire) Fonctionnalités de texte enrichi Historique des newsletters précédentes 19

20 5. Animer le hub Nommer un administrateur Vous pouvez ajouter un ou plusieurs administrateurs parmi les membres de votre hub pour vous épauler dans l animation du hub. Cela peut s avérer très utile si vous avez un emploi du temps chargé ou si des compétences complémentaires sont nécessaires à la bonne tenue du hub. Les administrateurs que vous nommez ont accès à l ensemble des fonctionnalités de l espace d administration : modifier les caractéristiques du Hub valider les adhésions si celles-ci sont contrôlées effacer les messages litigieux écrire aux membres du Hub désigner d'autres responsables Si un administrateur ne s avère pas satisfaisant, vous pouvez le supprimer à tout moment. Cliquez sur Ajouter un administrateur sur votre tableau de bord et ajoutez ou supprimez des administrateurs :

21 5. Animer le hub Sept Conseils pour mieux gérer votre hub 1. Ayez un profil détaillé avec une photo accueillante. 2. Invitez vos contacts à rejoindre votre hub avec des messages personnalisés. 3. Accueillez les nouveaux membres du hub avec un message personnalisé. Invitez-les aussi à rejoindre vos contacts afin qu ils suivent votre activité. 4. Engagez la discussion sur le hub pour encourager les membres à poster du contenu pertinent. 5. Appuyez vous sur des «ambassadeurs» : demandez aux contributeurs actifs de votre hub de vous aider à partager des articles ou à poster régulièrement des discussions afin de développer la communauté. 6. Echangez avec d autres administrateurs de hubs afin de partager vos expériences respectives. 7. Modérez les messages et les membres de votre hub. N hésitez pas à supprimer les messages à caractère publicitaire ou offensant et n ayez pas peur de radier leurs auteurs. 21

22 Merci! Nous vous remercions d avoir pris le temps de lire ce guide. N hésitez pas à engager la discussion avec les membres de votre hub et à nous contacter pour toute question ou commentaire. 22