Contrôle des fonds, version 9.1

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1 Contrôle des fonds, version 9.1 Mars 2011

2 Contrôle des fonds, version 9.1 UGS fscm91fscc-b0311-cfr Copyright 1992, 2011, Oracle et/ou ses sociétés affiliées. Tous droits réservés. Avis de marque de commerce Oracle est une marque de commerce enregistrée d'oracle Corporation et/ou de ses sociétés affiliées. Les autres noms ou raisons sociales peuvent être des marques de commerce de leurs propriétaires respectifs. Restrictions de licence/avis de non-responsabilité en cas de dommage indirect et/ou consécutif Ce logiciel et la documentation connexe sont fournis en vertu d'un contrat de licence assorti de restrictions relatives à leur utilisation et divulgation. Ils sont protégés en vertu des lois sur la propriété intellectuelle. Sauf dispositions contraires prévues de manière expresse dans votre contrat de licence ou permises par la loi, vous ne pouvez utiliser, copier, reproduire, traduire, diffuser, modifier, mettre sous licence, transmettre, distribuer, présenter, effectuer, publier ni afficher à toutes fins une partie de ces derniers sous quelque forme que ce soit, par quelque moyen que ce soit. Sont interdits l'ingénierie inverse, le désassemblage ou la décompilation de ce logiciel, sauf à des fins d'interopérabilité selon les dispositions prévues par la loi. Exonération de garantie L'information contenue dans les présentes est sujette à changement sans préavis. Nous ne garantissons pas qu'elle est exempte d'erreur. Si vous y relevez des erreurs, veuillez nous les signaler par écrit. Avis sur la limitation des droits Si ce logiciel ou la documentation connexe sont livrés au gouvernement des États-Unis d'amérique ou à quiconque octroyant des licences qui y sont relatives au nom du gouvernement des États-Unis d'amérique, la remarque suivante s'applique : U.S. GOVERNMENT RIGHTS Programs, software, databases, and related documentation and technical data delivered to U.S. Government customers are "commercial computer software" or "commercial technical data" pursuant to the applicable Federal Acquisition Regulation and agency-specific supplemental regulations. As such, the use, duplication, disclosure, modification, and adaptation shall be subject to the restrictions and license terms set forth in the applicable Government contract, and, to the extent applicable by the terms of the Government contract, the additional rights set forth in FAR , Commercial Computer Software License (December 2007). Oracle USA, Inc., 500 Oracle Parkway, Redwood City, CA Avis sur les applications dangereuses Ce logiciel est destiné à un usage général, dans diverses applications de gestion de l'information. Il n'a pas été conçu pour être utilisé dans le cadre d'applications dangereuses, y compris des applications susceptibles de causer des blessures corporelles. Si vous utilisez ce logiciel dans des applications dangereuses, il vous revient d'adopter les mesures relatives à la protection contre les interruptions, aux copies de sauvegarde et à la redondance ainsi que toute autre mesure visant à garantir une utilisation en toute sécurité de ce logiciel. Oracle Corporation et ses sociétés affiliées déclinent toute responsabilité relativement aux dommages pouvant résulter de l'utilisation du logiciel dans des applications dangereuses. Avis de non-responsabilité concernant les services, produits et contenu tiers Ce logiciel et sa documentation peuvent fournir de l'information sur du contenu, des produits et des services tiers, ou y donner accès. Oracle Corporation et ses sociétés affiliées déclinent toute responsabilité quant aux garanties de quelque nature que ce soit relatives au contenu, aux produits et aux services offerts par des tiers. Oracle Corporation et ses sociétés affiliées ne pourront être tenus responsable des pertes, frais et dommages de quelque nature que ce soit découlant de l'accès à du contenu, des produits ou des services tiers, ou de leur utilisation.

3 Table des matières Avant-propos Avant-propos du guide Contrôle des fonds... xiii Produits PeopleSoft... xiii Notions essentielles... xiv Traitement différé... xiv Guides et bibliothèque en ligne PeopleSoft... xiv Éléments communs utilisés dans le guide... xv Chapitre 1 Préparation au contrôle des fonds... 1 Processus de gestion du module de contrôle des fonds... 1 Fonctionnement intégré du module de contrôle des fonds... 1 Mise en œuvre du module de contrôle des fonds... 2 Chapitre 2 Présentation du module de contrôle des fonds... 5 Présentation du module de contrôle des fonds... 5 Comptabilité d'engagements... 6 Structure des données sous-jacente au module Contrôle des fonds... 7 Traitement de vérification budgétaire... 9 Exemple de définition et d'utilisation d'un budget contrôlé Présentation de la sécurité paramétrée par champs de structure Chapitre 3 Définition des options de base du module de contrôle des fonds Présentation de la configuration de base du module de contrôle des fonds Activation du contrôle des fonds Options d'installation pour la date de budget par défaut, la date de contrepassation et l'option de période budgétaire de règlement Définition des champs de structure Copyright 1992, 2011, Oracle et/ou ses sociétés affiliées. Tous droits réservés. iii

4 Table des matières Définition des budgets contrôlés Grands livres et groupes de grands livres contrôlés Champs de structure de contrôle Champs de structure clés et arbres de conversion Calendriers à périodes budgétaires et budgétisation cumulative Jeux de règles Hiérarchie des attributs de budgets contrôlés Clés de tables multiples dans une définition de budget contrôlé Budgets parents et enfants Budgétisation de valeurs non pécuniaires Mise en équilibre des écritures Budgets de projets contrôlés avec source de financement Champ de structure de référence de budget Codes d'événements comptables des écritures de budget Groupes de grands livres détaillés contrôlés de suivi Budgets de dépenses et de revenus associés Copie de définitions, de grands livres et de groupes de grands livres de budgets Éléments communs utilisés dans le chapitre Activation du contrôle des fonds pour des applications en particulier Définition des options d'installation du module de contrôle des fonds Page utilisée pour paramétrer les options d'installation du module de contrôle des fonds Définition des options relatives à la date de budget, à la date de contrepassation et à la période budgétaire de règlement Utilisation de champs informatifs facultatifs sur les sources de financement Définition du serveur en ligne et des options de contrôle d'exécution Activation de la fonction d'affichage de messages instantanés signalant des erreurs et des avertissements Définition des options d'installation du module de contrôle des fonds Activation de la prévérification budgétaire dans le module de contrôle des fonds Définition des noms des grands livres contrôlés et des groupes de grands livres contrôlés Consultation du modèle de grand livre contrôlé fourni Définition des grands livres contrôlés Définition des groupes de grands livres contrôlés Définition des calendriers à périodes budgétaires du module de contrôle des fonds Pages utilisées pour définir les calendriers à périodes budgétaires Création manuelle de calendriers à périodes budgétaires Création automatique de calendriers à périodes budgétaires Création de calendriers sommaires à périodes budgétaires Définition des arbres de conversion pour les clés budgétaires Page utilisée pour définir des arbres de conversion pour les clés budgétaires Définition des arbres de conversion pour les clés budgétaires Définition de budgets contrôlés Pages utilisées pour définir des budgets contrôlés Définition des options relatives aux budgets contrôlés Définition des champs de structure avec jeu de règles iv Copyright 1992, 2011, Oracle et/ou ses sociétés affiliées. Tous droits réservés.

5 Table des matières Définition des clés budgétaires et des conversions Définition des champs de structure d'expiration Définition du statut des budgets par période budgétaire Définition des champs de structure de contrôle Définition des contreparties Définition des types de comptes et des comptes exclus Application du contrôle des fonds à un groupe de grands livres de l'application Grand livre et à une entité. 84 Pages utilisées pour appliquer le contrôle des fonds à une entité et à des groupes de grands livres de l'application Grand livre Ajout de groupes de grands livres contrôlés à une entité Définition des options relatives à l'entité et au groupe de grands livres de l'application Grand livre Définition, ventilation des montants et interrogation des sources de financement Présentation des sources de financement et des budgets contrôlés Pages utilisées pour définir, ventiler des montants et interroger des sources de financement Définition des options relatives aux champs informatifs Définition des sources de financement Ventilation des montants des sources de financement Interrogation sur des montants ventilés de sources de financement Interrogation sur des activités de sources de financement Recherche descendante du budget et des revenus disponibles Recherche descendante des activités de montants prévus, de préengagements, d'engagements et de dépenses Recherche descendante dans les journaux d'activités Définition des codes d'événements comptables des écritures de budget Définition des attributs de budgets contrôlés Pages utilisées pour définir des attributs de budgets contrôlés Définition des attributs de budgets particuliers Définition de budgets de revenus et de dépenses associés Page utilisée pour associer des budgets de revenus et des budgets de dépenses Association des budgets de revenus et de dépenses Copie de définitions, de grands livres et de groupes de grands livres de budgets Page utilisée pour copier des définitions, des grands livres et des groupes de grands livres de budgets. 125 Copie de définitions, de grands livres et de groupes de grands livres de budgets Chapitre 4 Définition des types de transaction source contrôlée Présentation de la définition des types de transaction source Définition des types de transaction source Pages utilisées pour définir les types de transaction source Définition des paramètres de base des types de transaction source Définition des champs des transactions sources Copyright 1992, 2011, Oracle et/ou ses sociétés affiliées. Tous droits réservés. v

6 Table des matières Définition des transferts aux pages propres aux transactions sources Définition des critères de sélection des transactions sources Définition des champs de statut des transactions sources Définition des clés de tables de référence des transactions sources Définition des événements de pages des transactions sources Définition des options relatives aux transactions sources Chapitre 5 Définition de la sécurité liée au contrôle des fonds Présentation de la sécurité liée au contrôle des fonds Ordre de définition des paramètres de sécurité Événements de sécurité Règles de sécurité Association des règles de sécurité Définition des champs de sécurité liée au contrôle des fonds Page utilisée pour définir les champs de sécurité Définition des champs de sécurité Définition des événements de la sécurité liée au contrôle des fonds Page utilisée pour activer les événements de sécurité Activation des événements de sécurité Définition des règles de sécurité du contrôle des fonds Pages utilisées pour définir les règles de sécurité Définition des règles de sécurité Application des règles de sécurité aux événements de sécurité Association des règles de sécurité du contrôle des fonds Pages utilisées pour associer des règles de sécurité du contrôle des fonds Association de règles à des codes d'utilisateur Association de règles à une liste d'accès Association de règles dynamiques Exécution du traitement de sécurité liée au contrôle des fonds (KSEC_FLAT) du Moteur d'application et du rapport Sécurité liée au contrôle fonds (GLC8572 ou GLX8572) Pages utilisées pour exécuter le traitement de sécurité liée au contrôle des fonds Définition de la sécurité des rapports PS/nVision Page utilisée pour définir la sécurité des rapports PS/nVision Chapitre 6 Intégration du module Contrôle des fonds à des applications PeopleSoft et à des applications de tierce partie Schéma d'intégration du module de contrôle des fonds à des applications du système PeopleSoft et à des applications de tierce partie vi Copyright 1992, 2011, Oracle et/ou ses sociétés affiliées. Tous droits réservés.

7 Table des matières Intégration du module de contrôle des fonds à des applications du système PeopleSoft Création de budgets et vérification des transactions sources à partir d'applications auxiliaires Dépendances entre les applications Intégration du module de contrôle des fonds à l'application Budgétisation Chargement des budgets à partir de l'application Gestion des ressources humaines Vérification budgétaire des transactions de l'application Gestion de la paie Configuration nécessaire à la vérification budgétaire des transactions de l'application Gestion de la paie Intégration du module de contrôle des fonds à des applications de tierce partie Chargement de budgets provenant d'applications de tierce partie Chargement et vérification budgétaire des transactions de tierce partie Chapitre 7 Entrée et report des écritures de budgets contrôlés Présentation de l'entrée et du report des écritures de budget contrôlé Écritures et ajustements de budgets Transferts de budgets Copie d'écritures de budget Traitement de report de budgets Génération automatique de budgets parents, d'ajustements de budgets et de transferts de budgets Validation de combinaisons dans le cas d'écritures d'ajustement de budgets et d'écritures de budget. 205 Suppression et annulation du report des écritures de budget Importation d'écritures de budget à partir d'un fichier plat Chargement des écritures de budget à partir d'autres applications PeopleSoft Étapes préliminaires Éléments communs Entrée des écritures de budget et des écritures de transfert de budgets Présentation de l'entrée des écritures de budget et des écritures de transfert de budgets Pages utilisées pour entrer des écritures de budget et des écritures de transfert de budgets Entrée de données d'en-tête d'écritures de budget Entrée des lignes d'écritures de budget Consultation des erreurs d'écritures de budget Traitement des anomalies relatives aux écritures de budget Présentation du traitement des anomalies d'écritures de budget Pages utilisées pour traiter des anomalies d'écritures de budget Consultation des anomalies d'écriture de budget au niveau de l'en-tête de l'écriture Consultation des anomalies d'écritures de budget au niveau de la ligne de l'écriture Consultation des détails de la vérification budgétaire Consultation des détails sur une anomalie Copie des écritures de budget Page utilisée pour copier des écritures de budget Copie d'écritures de budget contrôlé Copyright 1992, 2011, Oracle et/ou ses sociétés affiliées. Tous droits réservés. vii

8 Table des matières Utilisation de l'option de validation des combinaisons avec les écritures d'ajustement, de transfert et de budgets Génération automatique de budgets parents, d'ajustements de budgets et de transferts de budgets Pages utilisées pour générer automatiquement des budgets parents, des ajustements de budgets et des transferts de budgets Définition des préférences des utilisateurs pour l'accès à la fonction de génération automatique de budgets parents Définition des options de génération automatique des écritures de budget parent Consultation des résultats du traitement des écritures de départ Suppression d'écritures de budget non encore reportées à l'aide d'une option de suppression globale Page utilisée pour supprimer des écritures de budget qui n'ont pas encore été reportées Suppression de nombreuses écritures de budget qui n'ont pas encore été reportées Report et annulation de report des écritures de budget contrôlé Pages utilisées pour reporter et annuler le report des écritures de budget contrôlé Demande d'une exécution par lots du processeur de budgets contrôlés Sélection des écritures de budget dont il faut annuler le report Exécution du générateur d'écritures comptables dans le cas d'écritures de budget Page utilisée pour demander l'exécution du générateur d'écritures comptables dans le cas d'écritures de budget Demande d'exécution du générateur d'écritures comptables pour des écritures de budget Importation d'écritures de budget à partir d'un fichier plat Page utilisée pour importer des écritures de budget à partir d'un fichier plat Configuration nécessaire à l'importation d'un fichier plat Importation d'écritures de budget à partir de fichiers plats Chapitre 8 Traitement des transactions sources par rapport aux budgets contrôlés Présentation de la vérification budgétaire des transactions sources Transactions sources sujettes à la vérification budgétaire Processeur de budgets Statut de la vérification budgétaire Vérification budgétaire des transactions sources de tierce partie Pages utilisées pour procéder à la vérification budgétaire des transactions sources de tierce partie Consultation et ajustement des transactions de tierce partie Utilisation de la page Contrôle fonds Exécution du processeur de budgets pour les transactions génériques Vérification budgétaire des transactions de l'application Gestion de la paie Aperçu de l'application Gestion de la paie et du module Contrôle des fonds Page utilisée pour la vérification budgétaire des transactions de l'application Gestion de la paie Exécution du processeur de budgets pour les transactions de l'application Gestion de la paie Optimisation des performances du processeur de budgets Optimisation des performances pour toutes les transactions sources Optimisation des performances pour les transactions de l'application Gestion des coûts viii Copyright 1992, 2011, Oracle et/ou ses sociétés affiliées. Tous droits réservés.

9 Table des matières Optimisation des performances pour l'application Gestion des approvisionnements Optimisation des performances du traitement lié aux pièces justificatives Optimisation des performances des transactions de l'application Grand livre Traitement de transactions par rapport à des budgets échus et fermés Présentation du traitement par rapport aux budgets fermés et échus avec ajustement ascendant et descendant Définition des budgets courants, échus et fermés Définition des autorisations de traitement par rapport aux budgets échus Utilisation des événements comptables pour générer automatiquement des écritures comptables pour les ajustements ascendants et descendants Définition des événements comptables pour le traitement des ajustements ascendants et descendants. 284 Traitement des budgets par rapport aux budgets échus Vérification d'écritures et de transactions de budget sans report Présentation de la fonction de vérification budgétaire seulement (prévérification budgétaire) Activation de la vérification budgétaire seulement Exécution de la vérification budgétaire seulement Chapitre 9 Gestion des anomalies budgétaires Présentation du traitement des anomalies et des avis relatifs aux anomalies Erreurs et avertissements Avis liés aux anomalies Traitement des erreurs Pages en libre-service pour traiter les anomalies et les avis liés aux anomalies Définition et exécution des avis liés aux anomalies Étapes préliminaires Pages utilisées pour définir et exécuter des avis liés aux anomalies Définition des préférences liées aux avis Exécution du traitement des avis du contrôle des fonds (KK_NTFY_WF) du Moteur d'application Utilisation des listes de travaux et des courriels Consultation et traitement des anomalies de transactions budgétaires Présentation de la consultation et du traitement des anomalies de transactions budgétaires Éléments communs utilisés dans la section Pages utilisées pour consulter et traiter les anomalies de transactions budgétaires Consultation et traitement des budgets présentant des anomalies Consultation des anomalies de transactions génériques Consultation des anomalies d'en-tête des transactions de paie Consultation des anomalies de lignes des transactions de paie Consultation du statut de vérification budgétaire pour une instance de traitement du processeur de budgets Copyright 1992, 2011, Oracle et/ou ses sociétés affiliées. Tous droits réservés. ix

10 Table des matières Chapitre 10 Interrogation sur les budgets et les activités relatives aux transactions Présentation des interrogations sur les budgets Configuration de l'interrogation des jeux de grands livres Page utilisée pour définir une interrogation de jeux de grands livres Définition de l'interrogation de jeux de grands livres Création et consultation des interrogations de l'aperçu des budgets Pages utilisées pour créer et consulter les aperçus des budgets Création d'interrogations relatives à l'aperçu des budgets Utilisation de la page d'interrogation des critères de montant Consultations des résultats de l'aperçu des budgets Sélection des options d'affichage du budget Affichage des détails budgétaires et des activités relatives aux transactions Pages utilisées pour consulter les détails de budget et les activités relatives aux transactions Consultation des détails sur le budget Consultation des relations budgétaires parents et enfants Consultation des prévisions budgétaires Affichage du journal des activités Page utilisée pour consulter le journal des activités Consultation de la page du journal des activités Chapitre 11 Fermeture et retrait des budgets contrôlés Présentation de la fermeture des budgets contrôlés et du retrait sans fermeture Procédure de fermeture des budgets contrôlés Fermeture d'un exercice financier Écritures de budget relatives à la fermeture et au report Statut de fermeture des budgets Exemples de résultats de fermeture de budgets Définition des jeux de valeurs de champs de structure pour la fermeture de budgets Définition des règles de fermeture de budgets Pages utilisées pour définir les règles de fermeture Définition des options des règles de fermeture de budgets Définition des champs de structure de début et de fin de fermeture de budgets Génération des contreparties pour les budgets équilibrés Définition des jeux de périodes budgétaires Page utilisée pour définir des jeux de périodes budgétaires Définition des options des jeux de périodes budgétaires Définition et validation des jeux de fermeture de budgets x Copyright 1992, 2011, Oracle et/ou ses sociétés affiliées. Tous droits réservés.

11 Table des matières Pages utilisées pour définir et valider des jeux de fermeture de budgets Définition des jeux de fermeture de budgets Exécution du rapport de validation des jeux de fermeture (GLS1210) Exécution et validation du traitement de fermeture des budgets pour fermer et rouvrir des budgets Pages utilisées pour exécuter et valider le traitement de fermeture des budgets Demande du traitement de fermeture des budgets Réouverture des budgets contrôlés fermés et rétablissement des budgets contrôlés réduits Validation de la fermeture des budgets Fermeture et report des préengagements, des engagements et des revenus comptabilisés Interrogation et production de rapports sur les résultats de la fermeture de budgets Pages utilisées pour produire des interrogations et des rapports sur les résultats de fermeture de budgets Consultation du journal de calcul de fermeture des budgets Interrogation et production de rapports sur le statut de fermeture de budgets Retrait ou réduction des budgets contrôlés sans fermeture Chapitre 12 Archivage dans le module de contrôle des fonds Présentation de l'archivage dans le module de contrôle des fonds Étapes préliminaires Procédures d'archivage prédéfinies pour le module de contrôle des fonds Prétraitement pour l'archivage des activités contrôlées Tables d'historique Objets d'archives Interrogations d'archivage Modèles d'archivage Résultats d'archivage Performances Archivage des enregistrements et des tables du contrôle des fonds Fonctionnement du flux de traitement de l'archivage Pages utilisées pour archiver les enregistrements et les tables de contrôle des fonds Restauration des enregistrements et des tables du contrôle des fonds Présentation de la restauration des enregistrements et des tables du contrôle des fonds Page utilisée pour restaurer les enregistrements et les tables de contrôle des fonds Annexe A Définition des traitements par lots Définition des tables temporaires pour les traitement par lots Copyright 1992, 2011, Oracle et/ou ses sociétés affiliées. Tous droits réservés. xi

12 Table des matières Annexe B Flux des travaux fournis avec le module Contrôle des fonds Flux des travaux fourni avec le module Contrôle des fonds Avis liés aux alertes de contrôle des fonds Annexe C Rapports du module Contrôle des fonds Liste et description générale des rapports du module Contrôle des fonds Gestion des champs de structure pour les rapports Utilisation de rapports XMLP pour traiter les champs de structure configurés Utilisation du tableau de sélection de champs de structure pour les rapports SQR Index xii Copyright 1992, 2011, Oracle et/ou ses sociétés affiliées. Tous droits réservés.

13 Avant-propos du guide Contrôle des fonds Le présent avant-propos traite des sujets suivants : produits PeopleSoft; notions essentielles; traitement différé; éléments communs utilisés dans le guide. Remarque : Le présent guide traite uniquement des éléments de pages à détailler. Un élément de page relié à une tâche ou à un traitement n'est pas documenté lorsqu'il ne nécessite aucune explication supplémentaire, ou qu'il est déjà inclus dans la section portant sur les éléments communs. Produits PeopleSoft Le présent guide fait référence aux produits suivants : Facturation; Grand livre; Comptes fournisseurs; Coûts de projets; Gestion des approvisionnements; Comptes clients; Gestion des coûts; Gestion des stocks; Budgétisation; Gestion de la paie; Gestion des ressources humaines; Gestion des dépenses; Gestion des subventions; Gestion du temps; Cyberapprovisionnement. Copyright 1992, 2011, Oracle et/ou ses sociétés affiliées. Tous droits réservés. xiii

14 Avant-propos Notions essentielles Contrôle des fonds contient des renseignements sur la configuration et les traitements exécutables du module Contrôle des fonds qui vous permettront d'optimiser l'utilisation de ce module et de le mettre en œuvre en fonction des besoins de votre organisation ou de votre service. Cependant, des documents connexes y apportent un complément d'information primordial par leur description de la configuration et de la conception du système. Ces guides couvrent les principaux sujets communs à une partie ou à la totalité des applications de la solution Automatisation des services d'entreprise (ASE), et des systèmes Gestion des finances (GFI) et Gestion de la chaîne d'approvisionnement (GCA) de PeopleSoft. Nous vous recommandons de vous familiariser avec le contenu de ces documents. Les guides PeopleSoft suivants traitent spécifiquement du module de contrôle des fonds : Guide PeopleSoft Enterprise Application Fundamentals 9.1 PeopleBook; Grand livre, version 9.1; Options et rapports internationaux, version 9.1. En outre, les guides des applications PeopleSoft qui alimentent le module de contrôle des fonds en transactions sources contiennent des renseignements importants sur le fonctionnement du module de contrôle des fonds avec ces applications. Traitement différé Certaines pages du module de contrôle des fonds sont traitées en mode différé. Les champs de ces pages ne sont mis à jour ou validés que lorsque vous enregistrez ou actualisez la page en cliquant sur un bouton ou un lien, ou encore en appuyant sur la touche de tabulation. Ce type de traitement influe de diverses façons sur les valeurs des champs d'une page. Par exemple, si un champ contient une valeur par défaut, toute valeur entrée avant l'actualisation de la page remplacera la valeur par défaut. De plus, le système ne met à jour les soldes ou les totaux que lorsque vous enregistrez ou actualisez la page. Voir aussi Guide Enterprise PeopleTools PeopleBook : PeopleSoft Application Designer Guides et bibliothèque en ligne PeopleSoft Un guide complémentaire intitulé Guides et bibliothèque en ligne PeopleSoft contient les renseignements généraux suivants : fonctionnement de la bibliothèque en ligne PeopleSoft et de la documentation connexe; mode d'envoi de commentaires et de suggestions à Oracle concernant la documentation PeopleSoft; xiv Copyright 1992, 2011, Oracle et/ou ses sociétés affiliées. Tous droits réservés.

15 Avant-propos accès aux guides PeopleSoft en ligne, aux guides PeopleSoft téléchargeables en format PDF ou HTML, ainsi qu'aux mises à jour de la documentation; présentation de la structure des guides PeopleSoft; règles typographiques et repères visuels en usage dans les guides PeopleSoft; codes ISO des pays et des devises; guides PeopleSoft communs à de nombreuses applications; éléments communs des guides PeopleSoft; navigation dans l'interface PeopleSoft et recherche dans la bibliothèque en ligne PeopleSoft; affichage et impression des captures de pages et des graphiques dans les guides PeopleSoft; gestion de la bibliothèque en ligne PeopleSoft installée localement, y compris les dossiers de site Web; fonctionnement de l'intégration de la documentation et mode d'intégration de la documentation personnalisée dans la bibliothèque; abréviations de termes utilisées comme étiquettes de champs d'applications. Vous trouverez le guide intitulé Guides et bibliothèque en ligne PeopleSoft dans la bibliothèque en ligne des guides PeopleSoft correspondant à votre version du système PeopleTools. Éléments communs utilisés dans le guide Compte Période comptable Société liée Compte de remplacement Activité Type de montant Montants en monnaie d'exploitation Catégorise la nature des transactions aux fins de comptabilité et de déclaration propres aux sociétés. Période comptable au cours de laquelle la transaction a lieu. Champ de structure qui sert à mapper des transactions entre des entités quand un seul compte interentité est utilisé. Champ de structure qui désigne la nature d'une transaction aux fins de comptabilité législative, et de production de rapports et de déclarations obligatoires. Ce champ sera affiché seulement si vous activez l'option des comptes de remplacement pour votre organisation et l'entité de grand livre. Code d'activité associé aux tâches ou aux événements particuliers que vous voulez mettre à jour dans un projet. Voir Type de montant contrôlé. Voir Monnaie d'exploitation. Copyright 1992, 2011, Oracle et/ou ses sociétés affiliées. Tous droits réservés. xv

16 Avant-propos En date du (date de référence) Revenus associés Budget disponible (solde du budget disponible) Monnaie d'exploitation Date de début et Date de fin Budget Date à laquelle les données que vous recherchez ou sur lesquelles vous exécutez une fonction sont valides. Par exemple, si vous définissez un jeu de fermeture de budget et que vous entrez comme date de référence, vous indiquez au traitement de fermeture de budget d'effectuer les calculs de report de soldes en fonction des montants de grands livres qui étaient valides (ou sont valides) à cette date. Montant total des revenus du budget de revenus qui sont associés au budget. Ce champ affiche les revenus recouvrés ou comptabilisés, selon l'option que vous avez sélectionnée dans le groupe de pages Budgets contrôlés. Dans le cas des budgets de dépenses, il s'agit du montant disponible dans le budget après déduction des engagements et des dépenses du montant budgétisé. Dans le cas des budgets de revenus, il s'agit du montant d'estimation de revenus moins le montant des revenus comptabilisés. Également Montants en monnaie d'exploitation. Devise du grand livre détaillé principal. Dans les pages affichant des options aux niveaux du champ de structure de contrôle et des attributs de budgets, ces dates limitent les écritures de budget aux périodes budgétaires qui se trouvent au moins partiellement entre ces dates. Elles limitent également les transactions sources à celles dont les dates (comptables) se trouvent dans la période comprise entre ces dates. Type de grand livre contrôlé (type de montant) qui constate le montant budgétisé total pour un budget contrôlé. Vous entrez les montants budgétisés dans le groupe de pages d'entrée des écritures de budget. xvi Copyright 1992, 2011, Oracle et/ou ses sociétés affiliées. Tous droits réservés.

17 Avant-propos Statut d'en-tête de vérification budgétaire Également désigné sous le nom de statut de vérification budgétaire, de statut d'en-tête de budget et de statut de budget. Ce champ contient les résultats de vérification budgétaire. Les valeurs valides sont les suivantes : E (erreur) : la transaction a été refusée après vérification budgétaire; N (non vérifié) : le processeur de budgets n'a pas traité la transaction, ou vous avez modifié la transaction source et vous devez exécuter de nouveau le processeur de budgets; P (vérification budgétaire préliminaire valide) : la transaction a passé la vérification budgétaire avec succès, mais les modifications n'ont pas été reportées sur le grand livre de budgets contrôlés (LEDGER_KK); V (valide) : la transaction a passé la vérification budgétaire avec succès, et le processeur de budgets a mis à jour le grand livre de budgets contrôlés (LEDGER_KK). Remarque : L'étiquette de ce champ est parfois Statut en-tête budget; cependant, il faut distinguer cette étiquette du champ Statut en-tête budget qui s'applique aux budgets reportés. De plus, bien que l'étiquette puisse également être Statut budget, il ne s'agit pas du champ Statut budget qui indique si un budget est ouvert, fermé ou bloqué. Statut du traitement de vérification budgétaire Contient les résultats d'une exécution par lots du processeur de budgets. Les valeurs valides sont les suivantes : Document en traitement : Le traitement est en cours. Erreurs : Le traitement a été exécuté avec succès, mais il existe des erreurs et des avertissements de vérification budgétaire pour les transactions. Échec traitement : Le traitement s'est terminé de manière anormale. Ni erreurs ni avertissements : Le traitement a été passé avec succès, sans erreurs ni avertissements pour les transactions. Le traitement met à jour le budget contrôlé. Avertissements seulement : Le traitement a été passé avec succès, mais il existe des avertissements pour les transactions. Le traitement met à jour le budget contrôlé. Erreurs non relevées : Le traitement a été passé avec succès, mais comme il existe un nombre trop important d'erreurs de vérification budgétaire pour les transactions, les erreurs n'ont pu être répertoriées. Vous devez corriger les erreurs dans le budget contrôlé et la transaction source, puis réexécuter le traitement. Copyright 1992, 2011, Oracle et/ou ses sociétés affiliées. Tous droits réservés. xvii

18 Avant-propos Statut de fermeture de budgets Également Budget fermé. Indique si le budget a été fermé par le traitement COBOL de fermeture de budgets (FSPYCLOS). Les statuts valides sont les suivants : Fermés(C) : les budgets sont validés au cours du contrôle d'exécution et fermés avec succès; Non valide(i) : le rapport de validation de la fermeture des budgets a été exécuté, et des erreurs sont survenues; Aucun statut(n) : le traitement de fermeture des budgets n'a pas été exécuté pour ce budget; Partiel(P) : le groupe de grands livres contrôlés est partiellement fermé, c'est-à-dire que le traitement de fermeture des budgets n'a pas été exécuté pour tous les enregistrements de budget; Ferm. ann.(u) : le budget a été fermé et rouvert; Validés(V) : le rapport de validation de la fermeture des budgets a été exécuté sans produire d'erreurs, mais le traitement de fermeture des budgets n'a pas été exécuté. Pour modifier le statut d'un budget qui a été fermé par le traitement de fermeture de budgets, vous devez annuler la fermeture du budget en utilisant le même traitement (FSPYCLOS). Statut d'en-tête de budget Période budgétaire Référence de budget Voir Statut d'en-tête de vérification budgétaire. Champ de structure représentant une période que le système utilise pour diviser les budgets. Champ de structure qui désigne de façon unique les budgets qui se partagent des clés budgétaires ainsi que des périodes budgétaires chevauchantes. xviii Copyright 1992, 2011, Oracle et/ou ses sociétés affiliées. Tous droits réservés.

19 Avant-propos Statut du budget Également appelé Statut. Indique si le budget est ouvert, fermé ou bloqué. Ouvert : Des transactions peuvent encore être inscrites au budget. Fermé : Le budget est fermé; aucune transaction ne peut y être associée. Vous ne pouvez pas entrer d'écritures de budget, et le processeur de budgets refuse toutes les transactions qui auraient une incidence sur le budget. Défaut : Le statut du budget provient par défaut d'un niveau supérieur, c'est-à-dire des attributs de budget, du champ de structure de contrôle ou de la définition du budget contrôlé. Bloqué : Le budget est bloqué. Le processeur de budgets refuse les transactions qui diminueraient le solde disponible, mais vous pouvez entrer et reporter des écritures de budget. Remarque : Le statut du budget est appliqué manuellement. En revanche, le statut de fermeture de budgets est mis à jour par le traitement COBOL de fermeture de budgets (FSPYCLOS). Voir aussi Statut d'en-tête de vérification budgétaire. Type de budget Budgétaire seulement Entité Calendrier Champ de structure 1, Champ de structure 2 et Champ de structure 3 Classe Le budget peut être de type Revenus ou Dépenses. Dans certaines pages, il est synonyme du groupe de grands livres contrôlés. Lorsque vous définissez une valeur de champ de structure et que vous sélectionnez cette option, la valeur de champ de structure pourra être utilisée à des fins budgétaires seulement et ne pourra pas servir à la comptabilisation des écritures de transactions réelles. Cette option est disponible pour tous les champs de structure entièrement configurables, y compris DEPTID (Service). Vous définissez habituellement le contrôle budgétaire à l'aide de valeurs sommaires de champs de structure budgétaires seulement au lieu de définir un budget pour chaque valeur détaillée de champ de structure (transaction). Vous définissez ensuite des arbres de conversion de champs de structure pour regrouper les valeurs détaillées de champs de structure de transactions au niveau de valeurs budgétaires sommaires. Code représentant une organisation des données financières de haut niveau. Vous pouvez utiliser une entité pour définir des unités régionales ou des unités de service au sein d'une organisation plus importante. Calendrier à périodes budgétaires. Champs de structure que vous configurez en fonction de vos exigences comptables. Ce champ peut être utilisé pour désigner des affectations particulières. Copyright 1992, 2011, Oracle et/ou ses sociétés affiliées. Tous droits réservés. xix

20 Avant-propos Revenus recouvrés Type de montant contrôlé Type de grand livre contrôlé (type de montant) servant aux revenus qui ont été recouvrés. Détermine le grand livre contrôlé qui est mis à jour par la transaction source. Les valeurs valides sont les suivantes : Mts réels et comptabilisés : Montant réel des dépenses ou des revenus comptabilisés. Les transactions mettent à jour le grand livre des dépenses ou des revenus comptabilisés, selon le groupe de grands livres. Mts réels, compt. et recouvrés : Montant des revenus comptabilisés et recouvrés. Revenus recouvrés : Montant des revenus recouvrés. Dynamique : Vous indiquez le type de montant lorsque vous entrez la transaction. Cette valeur est valide pour les écritures de grand livre et de coûts de projets Engagements : Montant des fonds que vous êtes tenu de dépenser en vertu d'un contrat ou d'un bon de commande. Il ne s'agit pas d'une transaction réelle. Montants prévus : Montant que vous prévoyez de dépenser. Ce montant est une estimation et non une transaction réelle. Voir aussi Montants prévus. Préengagements : Montant qui correspond aux fonds que vous prévoyez dépenser, mais que vous n'êtes pas tenu de dépenser en vertu d'un document vous liant par contrat. Vous utilisez habituellement un préengagement lorsque vous créez une demande d'achat. Il ne s'agit pas d'une transaction réelle. Date de transaction contrôlée Date de la transaction contrôlée dans le journal des activités. Voir aussi Transaction contrôlée pour obtenir plus de renseignements. Transaction contrôlée Ligne de transaction contrôlée Groupe de grands livres contrôlés Numéro de la transaction contrôlée dans le journal des activités. Lorsque vous effectuez la vérification budgétaire d'une transaction source, le système crée des lignes d'activité, dont chacune peut toucher plusieurs définitions de budgets (groupes de grands livres). Un code et une date de transaction contrôlée sont créés dans le journal des activités pour chaque transaction source. Par conséquent, il existe une relation directe et unique entre cette paire de valeurs et une transaction source, telle qu'une écriture de grand livre ou une pièce justificative. Il existe une relation directe et unique entre un numéro de ligne de transaction contrôlée et une ligne de transaction source donnée, telle qu'une ligne d'écriture de grand livre ou une ligne de pièce justificative. Voir Transaction contrôlée pour obtenir plus de renseignements. Groupe de grands livres à la base d'une définition de budget contrôlé. Il est souvent utilisé comme synonyme de la définition de budget. xx Copyright 1992, 2011, Oracle et/ou ses sociétés affiliées. Tous droits réservés.

21 Avant-propos Options de contrôle budgétaire Champ de structure de contrôle Voir Options de contrôle. Champ de structure clé utilisé par le processeur de budgets pour déterminer si la vérification budgétaire doit être appliquée ou non. Par exemple, si vous sélectionnez Service comme champ de structure de contrôle dans la définition de budget, vous pourrez déterminer les services dont le processeur de budgets effectue le contrôle budgétaire en fonction de cette définition de budget et les services qui ne sont pas soumis au contrôle budgétaire. Options de contrôle Ces options décrivent le degré de contrôle budgétaire à appliquer : Par défaut niv. supérieur : Les options de contrôle proviennent par défaut d'un niveau supérieur, c'est-à-dire des attributs de budget, du champ de structure de contrôle ou de la définition du budget contrôlé. Contrôle : Les transactions à l'origine d'anomalies budgétaires génèrent des erreurs ou des avertissements. Suivi avec budget : Un suivi des montants des transactions est assuré par rapport à un budget, mais aucune erreur n'est générée, sauf s'il n'existe pas d'enregistrement de budget correspondant. Une transaction passera avec succès la vérification budgétaire s'il existe un enregistrement de budget, même pour un montant nul, mais des avertissements seront émis pour les anomalies. Suivi BU est parfois utilisé pour cette option. Suivi sans budget : Un suivi des transactions est assuré même s'il n'y a pas de définition de budget. S'il existe un enregistrement de budget et qu'il y a des anomalies, des avertissements seront émis. Suivi est parfois utilisé pour cette option. Contrôle document initial : Les dépenses sont contrôlées seulement par rapport au document initial. Les transactions seront interrompues et des messages d'erreur seront générés seulement si des contraintes budgétaires ne sont pas respectées au moment du traitement du document initial. Les transactions qui passent avec succès la vérification budgétaire pour le document initial, comme une demande d'achat, la passent automatiquement avec succès pour tous les documents ultérieurs, tels qu'un bon de commande ou une pièce justificative de paiement (même en cas de non-respect des contraintes budgétaires au moment de leur traitement). Toutefois, dans le cas où les champs de structure sont modifiés dans les documents ultérieurs et qu'ils diffèrent des valeurs du document initial, une transaction pourra être refusée après vérification si la combinaison de champs de structure ne correspond pas à un budget. Doc. init. est parfois utilisé pour cette option. Remarque : L'option Contrôle n'est pas valide pour les budgets négatifs. Les seules options valides pour ces budgets sont Suivi avec budget et Suivi sans budget. Copyright 1992, 2011, Oracle et/ou ses sociétés affiliées. Tous droits réservés. xxi

22 Avant-propos Devise Service Description Date d'effet Engagement Dépenses Exercice Montant en devise Fonds Société liée de fonds Source de financement Langue Groupe de grands livres Maximum d'enregistrements Valeur pécuniaire Code qui désigne le type de devise associée à un montant, par exemple USD ou FRF. Champ de structure indiquant qui est responsable de la transaction ou qui est concerné par cette dernière. Texte entré par l'utilisateur pouvant compter jusqu'à 256 caractères. Date à laquelle l'enregistrement d'une table entre en vigueur; date à laquelle une action débute. Par exemple, si vous désirez fermer un grand livre le 30 juin, la date d'effet de fermeture du grand livre sera le 1er juillet. Cette date détermine également le moment à partir duquel vous pouvez consulter et modifier des données. C'est l'enregistrement courant qui est utilisé dans les pages et les traitements par lots. Type de grand livre contrôlé (type de montant) servant aux montants que vous êtes tenu de dépenser en vertu d'un document. Les contrats et les bons de commande sont des transactions d'engagement typiques. Type de grand livre contrôlé (type de montant) servant aux montants de dépenses réelles. Exercice financier (période de douze mois) pendant lequel la transaction a lieu. Montant exprimé dans la devise d'entrée. Champ de structure qui représente des unités de structure pour la comptabilité de l'administration scolaire et gouvernementale. Champ de structure qui sert à mapper des transactions entre des fonds quand un seul compte interentité est utilisé. Montant à dépenser qui est alloué (ventilé) à partir de budgets de dépenses et de revenus à un niveau de répartition inférieur, tel qu'un projet ou un programme. Langue dans laquelle vous voulez que les étiquettes de champs et les entêtes de rapports soient imprimés. Les valeurs des champs sont affichées telles que vous les avez entrées. Dans la plupart des pages du module de contrôle des fonds, le groupe de grands livres fait référence au groupe de grands livres contrôlés. Nombre maximum d'enregistrements de données à afficher dans une zone de défilement. Dans bien des cas, cette valeur s'applique également à la zone de défilement des pages secondaires auxquelles vous accédez à partir de la page initiale. Montant exprimé en monnaie d'exploitation du grand livre principal. xxii Copyright 1992, 2011, Oracle et/ou ses sociétés affiliées. Tous droits réservés.

23 Avant-propos Division Société liée de division Entité de CP ou Entité de coûts de projets Pourcentage disponible Période Montants prévus Préengagement Champ de structure qui sert à désigner un emplacement, comme un entrepôt de distribution ou un centre de ventes. Champ de structure qui sert à mapper des transactions entre des divisions quand un seul compte interentité est utilisé. Entité associée à un projet dans l'application Coûts de projets. Pourcentage du budget qui est disponible après déduction des dépenses et des engagements. Période comptable. Type de grand livre contrôlé (type de montant) servant aux montants estimatifs que vous prévoyez dépenser. Peut également être utilisé pour constater des transactions sources de tierce partie qui précèdent les documents de préengagement. Dans ce dernier cas, un nouveau type de transaction source doit alors être défini. Voir aussi Montants prévus et comparer avec Préengagement. Type de grand livre contrôlé (type de montant) servant aux montants que vous prévoyez dépenser, sans toutefois y être tenu en vertu d'une obligation. Une demande d'achat représente une transaction type de préengagement. Fréquence de traitement Fréquence d'exécution d'un traitement : Une fois : Indique au système d'exécuter la demande à la prochaine exécution du traitement par lots. Après que le traitement par lots a été exécuté, la fréquence de traitement passe automatiquement à Jamais. Toujours : Indique au système de lancer la demande à chaque exécution du traitement par lots. Jamais : Indique au système de ne pas tenir compte de la demande au moment de l'exécution du traitement par lots. Moniteur de traitements Ce lien donne accès à la page Traitements, où vous pourrez faire afficher le statut des demandes de traitement qui ont été envoyées. Copyright 1992, 2011, Oracle et/ou ses sociétés affiliées. Tous droits réservés. xxiii

24 Avant-propos Statut du traitement Les différents statuts de traitement du processeur de budgets sont les suivants : Erreurs : La transaction a été refusée après vérification budgétaire. Échec traitement : Il y a eu échec du traitement de vérification budgétaire. Ni erreurs ni avertissements : La vérification budgétaire a été effectuée avec succès, sans messages d'avertissement. Avertissements seulement : Le processeur de budgets a émis un avertissement, mais il a mis à jour le budget contrôlé. Erreurs non relevées : La transaction comporte plus d'erreurs que celles relevées par le processeur de budgets. Vous ne pouvez pas déroger à la vérification budgétaire. Programme Projet Quantité DA Revenus comptabilisés Dépenses autorisées (autorisation de dépenses) Numéro de demande Rapport Champ de structure qui désigne des groupes d'activités, de centres de coûts, de centres de revenus, de centres de responsabilités et de programmes scolaires connexes. Il permet d'assurer le suivi des revenus et des dépenses des programmes. Champ de structure qui permet d'entrer des données pour la comptabilité par projet ou subvention. Valeur non pécuniaire de la transaction. La quantité est affichée uniquement pour les budgets avec suivi des valeurs non pécuniaires. Voir Dépenses autorisées. Type de grand livre contrôlé (type de montant) servant aux revenus qui ont été comptabilisés, mais qui n'ont pas encore été recouvrés. Pour les budgets de dépenses, les dépenses autorisées (DA) sont généralement calculées de la façon suivante : la somme totale des préengagements, des engagements et des dépenses est soustraite du montant de budget reporté. Si vous avez précisé des tolérances pour votre budget de dépenses ou que celui-ci est associé à un budget de revenus, le système inclut dans le montant de budget reporté les revenus et l'éventuelle tolérance de budget lors du calcul des dépenses autorisées. Pour les budgets de revenus, les DA sont calculées de la façon suivante : la somme totale des revenus comptabilisés est soustraite du montant de budget reporté. Numéro généré par le système pour ordonner une série de demandes dans un contrôle d'exécution. Il s'agit du code du rapport. xxiv Copyright 1992, 2011, Oracle et/ou ses sociétés affiliées. Tous droits réservés.

25 Avant-propos Gestionnaire de rapports Type de ressource Estimation des revenus Jeu de règles Clé de tables (clé) Description abrégée Code de valeur non pécuniaire (VNP) Statut Tolérance Entité Code d'utilisateur Exercice (année) Ce lien donne accès à la page Liste, où vous pourrez faire afficher le contenu d'un rapport, en vérifier le statut et consulter les messages détaillés sur le contenu. Ces messages présentent une description du rapport et la liste de distribution. Champ de structure qui désigne un type de ressource, telle qu'une ressource de main-d'œuvre ou du matériel, dont l'utilisation est associée à un coût. Cette donnée est utilisée avec les catégories, les sous-catégories et les groupes de ressources. Type de grand livre contrôlé (type de montant) servants aux montants du budget d'estimation des revenus. Il constate les revenus totaux que vous prévoyez générer pendant une période budgétaire. Définit un groupe de valeurs de champs de structure qui partagent des attributs de budget, tels que des clés, des calendriers et des arbres de conversion. Les jeux de règles vous permettent de disposer de différentes structures budgétaires dans un même groupe de grands livres contrôlés. Une définition de budget contrôlé doit comporter au moins un jeu de règles par défaut, mais peut en comporter davantage en fonction des exigences des comptes budgétaires. Code d'un jeu de tables de contrôle. Un jeu de tables est un groupe de tables utilisé pour définir la structure comptable et les options de traitement de votre organisation. Texte entré par l'utilisateur pouvant compter jusqu'à 15 caractères. Champ de structure qui désigne une valeur non pécuniaire. Valeur qui précise si l'enregistrement d'une table est actif ou inactif. Vous ne pouvez pas afficher d'enregistrements inactifs dans des pages de transactions ni les utiliser pour exécuter des traitements par lots. Aux fins de suivi des données, il est préférable de désactiver les données désuètes plutôt que de les supprimer. À comparer avec Statut du budget. Également Tolérance de budget, Pourcentage (%) de tolérance. Écart en pourcentage qui fait passer le montant d'une transaction au-dessus du budget, mais qui est autorisé; la transaction passe ainsi avec succès la vérification budgétaire. Entité. Code de système désignant la personne qui génère une transaction. Année civile ou exercice financier. Cliquez sur cette icône pour consulter des données sur une page ou un élément de page. Copyright 1992, 2011, Oracle et/ou ses sociétés affiliées. Tous droits réservés. xxv

26 Avant-propos Voir aussi Guide Utilisation des applications PeopleSoft Guide Enterprise PeopleTools PeopleBook : PeopleSoft Process Scheduler Guide Utilisation des applications PeopleSoft, Utilisation des pages, Dates d'effet xxvi Copyright 1992, 2011, Oracle et/ou ses sociétés affiliées. Tous droits réservés.

27 Chapitre 1 Préparation au contrôle des fonds Le présent chapitre donne un aperçu de la mise en œuvre du module de contrôle des fonds de PeopleSoft d'oracle et traite des sujets suivants : processus de gestion du module de contrôle des fonds; fonctionnement intégré du module de contrôle des fonds; mise en œuvre du module de contrôle des fonds. Remarque : Dans la page Produits du groupe Options installation, décochez toutes les cases des produits que vous n'utilisez pas. Ces cases sont cochées par défaut, que vous ayez ou non la licence d'utilisation des produits correspondants, ce qui peut entraîner la configuration inutile de produits et nuire à la performance du système. Processus de gestion du module de contrôle des fonds Le module de contrôle des fonds fournit les processus de gestion suivants : création et ajustement de budgets contrôlés; vérification budgétaire des transactions sources du système PeopleSoft et de tierce partie; envoi d'avis concernant les erreurs et les avertissements liés aux budgets, et dérogation au contrôle budgétaire; interrogation sur les budgets et les activités de vérification budgétaire; fermeture de budgets; archivage. Nous traitons de ces processus de gestion dans les chapitres portant sur les processus de gestion du présent guide PeopleSoft. Fonctionnement intégré du module de contrôle des fonds Le module de contrôle des fonds fonctionne de façon intégrée avec les applications PeopleSoft suivantes : Grand livre; Copyright 1992, 2011, Oracle et/ou ses sociétés affiliées. Tous droits réservés. 1

28 Préparation au contrôle des fonds Chapitre 1 Comptes fournisseurs; Comptes clients; Facturation; Gestion des coûts; Gestion des stocks; Budgétisation; Gestion de la paie; Gestion des ressources humaines; Gestion des dépenses; Gestion des subventions; Coûts de projets; Gestion du temps; Gestion des approvisionnements; Cyberapprovisionnement. Les chapitres du présent guide portant sur la mise en œuvre abordent les points à considérer relativement à l'intégration. L'intégration à des applications de tierce partie est traitée dans le présent guide PeopleSoft. Des renseignements supplémentaires sur l'intégration des applications de tierce partie se trouvent sur le site Web My Oracle Support. Remarque : Le module de contrôle des fonds ne traite pas la taxe sur la valeur ajoutée (TVA). Mise en œuvre du module de contrôle des fonds Le Configurateur d'applications de PeopleSoft vous permet de consulter une liste de tâches de configuration propres à votre organisation pour les produits dont vous effectuez la mise en œuvre. Les tâches de configuration indiquent les composants (groupes de pages) que vous devez définir et l'ordre dans lequel vous devez entrer les données dans les tables. Elles renvoient également au guide correspondant à chaque tâche. Autres sources de renseignements Au stade de la planification de la mise en œuvre, vous disposez de nombreuses sources de renseignements, entre autres les guides d'installation, les modèles de données et les plans de processus de gestion. Vous en trouverez la liste complète dans le guide intitulé PeopleTools PeopleBooks : PeopleBooks and the PeopleSoft Online Library, ainsi que les détails sur l'emplacement de la plus récente version de chacune des ces sources de renseignements. 2 Copyright 1992, 2011, Oracle et/ou ses sociétés affiliées. Tous droits réservés.

29 Chapitre 1 Préparation au contrôle des fonds Voir aussi Guide Enterprise PeopleTools PeopleBook : PeopleSoft Setup Manager Guide Enterprise PeopleTools PeopleBook : PeopleSoft Component Interfaces Copyright 1992, 2011, Oracle et/ou ses sociétés affiliées. Tous droits réservés. 3

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31 Chapitre 2 Présentation du module de contrôle des fonds Le présent chapitre offre un aperçu du module de contrôle des fonds. Présentation du module de contrôle des fonds Contrôle des fonds est un module facultatif des gammes de produits Gestion des finances, Automatisation des services d'entreprise et Gestion de la chaîne d'approvisionnement qui permet de contrôler les dépenses en fonction de budgets autorisés prédéfinis. Il vous permet, entre autres, d'effectuer les tâches suivantes : création et mise à jour des budgets contrôlés; vérification des transactions réelles (telles que les dépenses et les revenus réels) en fonction des budgets contrôlés; vérification des obligations financières futures (préengagements et engagements) en fonction des budgets contrôlés; vérification des revenus comptabilisés en fonction des budgets d'estimation de revenus. Lorsque vous définissez les budgets contrôlés, vous les associez à une entité de grand livre précise. Vous définissez également les types de transaction que vous devez vérifier en fonction des budgets contrôlés. Une fois vos budgets définis, vous devez effectuer la vérification budgétaire de ces transactions; l'acceptation ou le refus de ces transactions dépend du budget disponible restant et du degré de contrôle budgétaire que vous définissez pour vos budgets. En fonction de vos paramètres de sécurité du module Contrôle des fonds, les utilisateurs peuvent ajuster une transaction ayant échoué à l'étape de vérification budgétaire ou ajuster les budgets selon lesquels la transaction a été refusée, puis soumettre de nouveau la transaction à la vérification budgétaire. De même, si vous leur accordez les droits d'accès appropriés, les utilisateurs peuvent déroger à la vérification budgétaire et permettre à une transaction de dépasser le budget. La présente section traite des sujets suivants : comptabilité d'engagements; structure des données sous-jacente du module Contrôle des fonds; traitement de vérification budgétaire; exemple de la définition d'un budget contrôlé et de la vérification budgétaire; exemples comptables; Copyright 1992, 2011, Oracle et/ou ses sociétés affiliées. Tous droits réservés. 5

32 Présentation du module de contrôle des fonds Chapitre 2 sécurité paramétrée par champs de structure. Comptabilité d'engagements La comptabilité d'engagements fait partie intégrante du contrôle budgétaire. En définissant et en effectuant le suivi des engagements pour la sortie et l'entrée de montants, et en vérifiant ces montants en fonction des budgets, une organisation peut exercer un contrôle sur les dépenses et les revenus futurs et facilement produire des rapports sur ces données. Le module Contrôle des fonds fournit trois types de montant d'engagement de dépenses ainsi qu'un type de montant d'engagement de revenus : Montant prévu : Montant non réel dont le format est à structure libre. Peut être utilisé comme entrée de note ou comme estimation des dépenses futures. Peut également servir à constater des transactions sources de tierce partie qui précèdent les documents de préengagement. Dans ce dernier cas, un nouveau type de transaction source doit alors être défini. Préengagement : Montant que vous comptez dépenser, sans toutefois y être obligé légalement. Une demande d'achat représente une transaction type de préengagement. Engagement : Montant que vous êtes légalement tenu de dépenser dans le futur. Un bon de commande pour un fournisseur représente une transaction type d'engagement. Revenus comptabilisés : Revenus que vous avez comptabilisés et que vous comptez recevoir. Sauf en cas de comptabilité pour le gouvernement fédéral, votre grand livre des montants réels ne conserve pas les montants prévus, les montants de préengagement et les montants d'engagement. De même, il peut ne pas enregistrer les montants des revenus comptabilisés. (La comptabilité fédérale conserve également les engagements dans le grand livre des montants réels et les considère comme des transactions réelles.) Les grands livres contrôlés et les journaux d'activité conservent les montants de préengagements, d'engagements et de revenus comptabilisés. Lorsque vous utilisez le contrôle des fonds, vous pouvez vérifier à la fois les engagements et les transactions réelles, ou les dépenses, en fonction des budgets contrôlés. La procédure suivante du cycle de vie de l'approvisionnement est un exemple type de vérification budgétaire, de l'engagement à la transaction réelle : 1. Lorsque vous générez une demande d'achat, utilisez le contrôle des fonds afin de la vérifier en fonction des budgets appropriés et de la reporter sous forme de préengagement sur le grand livre contrôlé. 2. Lorsqu'une demande d'achat devient un bon de commande, utilisez le contrôle des fonds afin de régler le préengagement et de reporter le montant du bon de commande sous forme d'engagement (en fonction des règles de règlement que vous définissez). 3. Lorsque les marchandises achetées ont été livrées, ou que les services achetés ont été rendus, et que le bon de commande devient une pièce justificative, utilisez le contrôle des fonds afin de régler l'engagement et de reporter la dépense. 6 Copyright 1992, 2011, Oracle et/ou ses sociétés affiliées. Tous droits réservés.

33 Chapitre 2 Présentation du module de contrôle des fonds Structure des données sous-jacente au module Contrôle des fonds Le module Contrôle des fonds utilise la structure des grands livres et des groupes de grands livres de l'application Grand livre afin de conserver les budgets contrôlés dans la table des données sur le grand livre contrôlé (LEDGER_KK). Chaque définition de budget contrôlé (ou ensemble de budgets partageant les mêmes règles) est établie dans le système en tant que groupe de grands livres contrôlés, dont chaque grand livre sert à constater un type de montant différent, tel qu'un préengagement, un engagement ou une dépense. Une organisation simple peut adopter la configuration budgétaire suivante : Un groupe de grands livres contrôlés des dépenses comprenant un grand livre des budgets, un grand livre des préengagements, un grand livre des engagements et un grand livre des dépenses. Cette configuration comprend donc un grand livre pour les montants des budgets contrôlés et un grand livre pour chaque type de montant de transaction que vous traitez en fonction de vos budgets contrôlés. Le tableau ci-dessous illustre cette configuration. Groupe de grands livres Grand livre des budgets Grand livre des préengagements Grand livre des engagements Grand livre des dépenses ORG ORG_BUD ORG_PRE ORG_ENC ORG_EXP Certains groupes de grands livres des dépenses peuvent également inclure un grand livre des montants prévus. Ce dernier peut servir à enregistrer les dépenses prévues pour lesquelles une demande d'achat n'a pas encore été créée. Un groupe de grands livres contrôlés de revenus comprenant un grand livre des budgets (estimation de revenus), un grand livre des revenus comptabilisés et un grand livre des revenus recouvrés, comme l'indique le tableau ci-dessous. Groupe de grands livres Grand livre des budgets Grand livre des revenus comptabilisés Grand livre des revenus recouvrés REVEST REVEST_BUD REVEST_REC REVEST_COL En d'autres termes, chaque type de montant est compartimenté au sein d'une définition de budget contrôlé; cette structure est reflétée dans celle du groupe de grands livres et des grands livres. La manière dont les données sur le budget contrôlé sont conservées dans la table des données sur le grand livre contrôlé est similaire à celle de l'exemple suivant : Grand livre Exercice Période compt. Fonds Compte Service Période budg. Mt total reporté ORG_BU D Copyright 1992, 2011, Oracle et/ou ses sociétés affiliées. Tous droits réservés. 7

34 Présentation du module de contrôle des fonds Chapitre 2 Grand livre Exercice Période compt. Fonds Compte Service Période budg. Mt total reporté ORG_PR E ORG_EN C ORG_EX P REVEST_ BUD REVEST_ REC REVEST_ COL Chaque fois qu'une transaction de vérification budgétaire met à jour la table des données sur le grand livre contrôlé, elle met également à jour le montant total reporté. Remarque : Le solde du budget n'est pas un montant fixe enregistré; il est calculé lorsque vous exécutez la vérification budgétaire. L'utilisation de la structure de tables des grands livres de l'application Grand livre pour la configuration du module Contrôle des fonds vous permet de profiter des autres traitements de l'application Grand livre, tels que la réévaluation, la conversion des champs de structure, les ventilations et les grands livres sommaires. Toutefois, sachez que les fonctions des grands livres et des groupes de grands livres contrôlés ne sont pas exactement les mêmes que celles des grands livres et des groupes de grands livres détaillés de l'application Grand livre. La documentation portant sur le module Contrôle des fonds utilise souvent les termes type de montant et grand livre de manière interchangeable afin de désigner la même notion. De même, la table des données sur le grand livre contrôlé est parfois appelée grand livre contrôlé ou grand livre des budgets. Il est important de se rappeler ces synonymes lorsqu'un aspect particulier du budget contrôlé est traité. Remarque : Les grands livres définis par le modèle de grand livre contrôlé peuvent comporter des ensembles de champs de structure différents de ceux des grands livres détaillés de l'application Grand livre. Ces ensembles peuvent inclure des champs de structure des applications Grand livre et Coûts de projets, ainsi que le champ de structure de période budgétaire. 8 Copyright 1992, 2011, Oracle et/ou ses sociétés affiliées. Tous droits réservés.

35 Chapitre 2 Présentation du module de contrôle des fonds Traitement de vérification budgétaire Le module Contrôle des fonds vous permet d'effectuer la vérification budgétaire des transactions sources provenant de plusieurs applications du système PeopleSoft et de tierce partie. Lorsqu'une transaction dépasse le montant de budget disponible, le système bloque la transaction et émet un message d'erreur, ou il accepte la transaction en émettant un message d'avertissement. La mesure qui est prise dépend des règles de traitement que vous établissez dans votre définition de budget contrôlé, vos attributs de budgets et votre définition de type de transaction source. Vous pouvez inclure des tolérances de budget de dépenses et associer des budgets de revenus aux budgets de dépenses afin d'augmenter le montant disponible des dépenses, ou les dépenses autorisées (DA). Toutefois, par souci de concision, le présent chapitre introductif et les exemples qui s'y trouvent n'abordent pas les tolérances ni l'association de budgets de revenus. Ces notions sont traitées en détail dans les chapitres suivants. Vous pouvez également configurer le module Contrôle des fonds de manière à ce qu'il émette des avertissements anticipés en cas d'éventuelles anomalies budgétaires. De tels avertissements sont déclenchés lorsque les engagements et les dépenses atteignent un pourcentage prédéterminé du montant budgétisé total. Le schéma ci-dessous présente une vue simplifiée de la fonction de vérification budgétaire des transactions sources, ainsi que le traitement des avertissements et des erreurs, et les résultats concernant la mise à jour des grands livres contrôlés. Copyright 1992, 2011, Oracle et/ou ses sociétés affiliées. Tous droits réservés. 9

36 Présentation du module de contrôle des fonds Chapitre 2 Traitement des transactions sources en fonction des budgets contrôlés L'élément central du module Contrôle des fonds est le processeur de budgets (FS_BP), traitement du Moteur d'application effectuant à la fois le report des écritures de budget et la vérification budgétaire des transactions. 10 Copyright 1992, 2011, Oracle et/ou ses sociétés affiliées. Tous droits réservés.

37 Chapitre 2 Présentation du module de contrôle des fonds Exemple de définition et d'utilisation d'un budget contrôlé L'exemple simplifié suivant illustre la façon de définir un budget de dépenses et de procéder à la vérification budgétaire d'une transaction de dépenses, tout au long du cycle de vie de l'approvisionnement. Définition d'un budget et entrée de données Par souci de simplicité, le présent exemple repose sur certaines règles de traitement que nous n'aborderons pas ici. Il n'inclut pas non plus les tolérances ni les budgets de revenus associés, qui permettent d'augmenter le montant disponible des dépenses, même lorsque le montant du budget des dépenses est dépassé. Ce scénario peut varier en fonction des règles que vous définissez pour les budgets contrôlés et les types de transactions sources. 1. Supposons que vous définissez une entité de grand livre et un groupe de grands livres dans l'application Grand livre. Entité Groupe de grands livres Champs de structure EG004 ACTUALS ACCOUNT, DEPTID, PRODUCT, AFFILIATE 2. Définissez un groupe de grands livres contrôlés de type dépenses. Groupe de grands livres contrôlés Grands livres ORG ORG_BUD ORG_PRE ORG_ENC ORG_EXP 3. Définissez un calendrier à périodes budgétaires. Période budgétaire Dates Q103 du 01/01/2009 au 31/03/2009 Q203 du 01/04/2009 au 30/06/2009 Q303 du 01/07/2009 au 30/09/2009 Q403 du 01/10/2009 au 31/12/2009 Copyright 1992, 2011, Oracle et/ou ses sociétés affiliées. Tous droits réservés. 11

38 Présentation du module de contrôle des fonds Chapitre 2 4. Établissez la définition du budget contrôlé pour le groupe de grands livres contrôlés. Vous trouverez ci-dessous les champs de structure clés et les valeurs de champs de structure de niveau budgétaire : Champ de structure Valeurs ACCOUNT , DEPTID 000 BUDGET_PERIOD Q103, Q203, Q303, Q403 Vous devez habituellement définir le contrôle budgétaire pour un niveau de valeurs de champs de structure sommaires au lieu d'établir un budget pour chaque combinaison de valeurs de champs de structure détaillées. Vous définissez des arbres de conversion de champs de structure afin de regrouper les valeurs détaillées (niveau des transactions) au niveau supérieur de valeurs budgétaires sommaires. Niveau des valeurs de champs de structure budgétaires sommaires Compte Niveau des valeurs de champs de structure détaillées Le compte est regroupé au niveau du compte Le compte est regroupé au niveau du compte Le compte est regroupé au niveau du compte Compte Le compte est regroupé au niveau du compte Le compte est regroupé au niveau du compte Service 000 Le service 100 est regroupé au niveau du service 000. Le service 200 est regroupé au niveau du service 000. Le service 400 est regroupé au niveau du service Associez le groupe de grands livres contrôlés à l'entité de grand livre et au groupe de grands livres de montants réels (ACTUALS) indiqués à l'étape Copyright 1992, 2011, Oracle et/ou ses sociétés affiliées. Tous droits réservés.

39 Chapitre 2 Présentation du module de contrôle des fonds 6. Entrez les montants de chaque budget. Compte Service Période budgétaire Montant du budget Q Q Q Q Q Q Q Q Vérification budgétaire L'exemple suivant illustre un cycle de dépenses simple. 1. Créez une demande d'achat. Entité GL Date Compte Service Produit Date du budget Quantité Montant EG004 15/06/ NB100 15/06/ Soumettez la demande d'achat à la vérification budgétaire. Au cours du traitement de vérification budgétaire, les valeurs de champs de structure de la transaction sont converties dans les valeurs budgétaires Compte et Service 000. La date du budget devient la période budgétaire Q203. S'il s'agit de la première transaction, la somme de est disponible dans le budget pour le compte , le service 000 et la période budgétaire Q203. La demande d'achat passe donc la vérification budgétaire avec succès. Le processeur de budgets met à jour le grand livre des préengagements. Montant du budget Montant des préengagements Montant des engagements Montant des dépenses Montant du budget disponible Remarque : Ce tableau est uniquement présenté à des fins explicatives et ne reflète aucunement la structure des données dans le système. Notez également que le budget disponible est un montant calculé et non un montant conservé. Copyright 1992, 2011, Oracle et/ou ses sociétés affiliées. Tous droits réservés. 13

40 Présentation du module de contrôle des fonds Chapitre 2 3. Créez un bon de commande pour la demande d'achat. Entité GL Date Compte Service Produit Date du budget Quantité Montant EG004 20/06/ NB100 20/06/ Soumettez le bon de commande à la vérification budgétaire. Le montant du bon de commande est de 550, alors que le montant de la demande d'achat est de 500. Lorsque le processeur de budgets règle le préengagement (la demande d'achat), il reste disponibles; le bon de commande de 550 passe donc la vérification budgétaire avec succès. Le processeur de budgets règle la demande d'achat et met à jour les grands livres des préengagements et des engagements. Montant du budget Montant des préengagements Montant des engagements Montant des dépenses Montant du budget disponible Étant donné que le montant du bon de commande est supérieur à celui de la demande d'achat, le système annule le montant intégral de préengagement, entraînant ainsi un solde nul. Les préengagements ne deviennent pas négatifs une fois qu'ils sont réglés. Remarque : Si le montant du bon de commande avait été inférieur ou égal à celui de la demande d'achat, le processeur de budgets aurait réglé le préengagement (la demande d'achat) et mis à jour le grand livre des engagements à l'aide du montant du bon de commande sans procéder à la vérification budgétaire. 5. Créez une pièce justificative de comptes fournisseurs lorsque vous recevez les marchandises du fournisseur. Entité GL Date Compte Service Produit Date du budget Quantité Montant EG004 30/06/ NB100 30/06/ Copyright 1992, 2011, Oracle et/ou ses sociétés affiliées. Tous droits réservés.

41 Chapitre 2 Présentation du module de contrôle des fonds 6. Soumettez la pièce justificative à la vérification budgétaire. Le processeur de budgets règle l'engagement et met à jour les grands livres des dépenses. Montant du budget Montant des préengagements Montant des engagements Montant des dépenses Montant du budget disponible Vous pouvez choisir un règlement basé sur la quantité ou sur la valeur pécuniaire. Le règlement effectué en fonction de la quantité est traité dans plusieurs applications qui alimentent le module Contrôle des fonds en données. L'exemple ci-dessus part du principe que vous choisissez d'utiliser le règlement basé sur la quantité. Par conséquent, le processeur de budgets annule le montant intégral du bon de commande (550) pour les cinq unités au lieu d'annuler le montant inférieur indiqué sur la pièce justificative (540). L'exemple ci-dessous part du principe que vous choisissez plutôt d'utiliser le règlement basé sur la valeur pécuniaire. Dans ce cas, seuls 540 de l'engagement auraient été annulés, entraînant ainsi un solde de 10 dans le grand livre des engagements. Montant du budget Montant des préengagements Montant des engagements Montant des dépenses Montant du budget disponible Lorsque vous fermez vos bons de commandes, le processeur de budgets les vérifie de nouveau, annulant ainsi le montant des engagements de 10. Montant du budget Montant des préengagements Montant des engagements Montant des dépenses Montant du budget disponible Vous pouvez ensuite utiliser l'application Comptes fournisseurs pour reporter la pièce justificative, créer son écriture de journal à l'aide du générateur d'écritures et désigner l'écriture comme vérifiée afin qu'elle ne soit pas soumise de nouveau à la vérification budgétaire lorsque vous la reportez sur le grand livre des montants réels dans l'application Grand livre. Fermeture de bons de commande et de demandes d'achat L'exemple qui suit porte sur des écritures générées dans le journal des activités de contrôle des fonds, dans le cas où les bons de commande et les demandes d'achat sont soumis à la vérification budgétaire et sont fermés au cours du traitement de fermeture des bons de commande. Exemple 1 : La vérification budgétaire d'un bon de commande est effectuée, et le bon de commande est fermé au cours de la période comptable 1. Copyright 1992, 2011, Oracle et/ou ses sociétés affiliées. Tous droits réservés. 15

42 Présentation du module de contrôle des fonds Chapitre 2 Action Nº entrée (réf. ligne) Document Nº séq. Pér. compt. Contrep. Fermeture GL Montant Vérif. budg. Fermeture BC Annul. ferm. BC 1 BC 0 1 N N ENC BC 0 1 N O ENC -500 Le système supprime la ligne 2 et remet la ligne 1 à son état initial. Exemple 2 : Après qu'un bon de commande de 500 USD a passé avec succès la vérification budgétaire, une pièce justificative de 400 USD est créée, ce qui libère le bon de commande du même montant. De plus, le solde du bon de commande, soit 25 USD, est fermé au cours de la même période comptable. Action Nº entrée (réf. ligne) Document Nº séq. Pér. compt. Contrep. Fermeture GL Montant Vérif. budg. 1 BC 0 1 N N ENC 500 Pièce Pièce 0 1 N N EXP 400 Pièce 0 1 N N ENC -400 Fermeture BC Annul. ferm. BC 2 BC 0 1 N O ENC -25 Le système supprime la ligne 2 et remet la ligne 1 à son état initial. Exemple 3 : Dans l'exemple qui suit, la date associée au bon de commande se situe dans la période comptable 1 et la vérification budgétaire du bon de commande est effectuée au cours de la même période. La date est modifiée, et le bon de commande est réassigné à la période comptable 2. Le bon de commande est fermé ultérieurement au cours de la période 2. L'annulation de la fermeture au cours de la période 2 entraîne la suppression de la ligne 4. Du même coup, le bon de commande demeure ouvert au cours de la période Copyright 1992, 2011, Oracle et/ou ses sociétés affiliées. Tous droits réservés.

43 Chapitre 2 Présentation du module de contrôle des fonds Action Nº entrée (réf. ligne) Document Nº séq. Pér. compt. Contrep. Fermeture GL Montant Vérif. budg. Modif. date 1 BC 0 1 N N ENC BC 1 2 O N ENC BC 1 2 N N ENC 500 Fermeture BC Annul. ferm. BC 4 BC 1 2 N O ENC -500 Lorsque la fermeture est annulée à la période 2, le système supprime la ligne 4. Exemple 4 : Dans l'exemple suivant, la vérification budgétaire d'un bon de commande est effectuée au cours de la période 1, puis la date est modifiée, se situant dans la période 2. Le bon de commande est ultérieurement fermé pendant la période 3, puis sa fermeture est annulée au cours de la même période (3). Action Nº entrée (réf. ligne) Document Nº séq. Pér. compt. Contrep. Fermeture GL Montant Vérif. budg. Modif. date 1 BC 0 1 N N ENC BC 1 2 O N ENC BC 1 2 N N ENC 500 Fermeture BC Annul. ferm. BC 4 BC 2 3 N O ENC BC 2 3 O N ENC BC 2 3 N N ENC 500 Le système supprime la ligne 4. Copyright 1992, 2011, Oracle et/ou ses sociétés affiliées. Tous droits réservés. 17

44 Présentation du module de contrôle des fonds Chapitre 2 Présentation de la sécurité paramétrée par champs de structure Fondée sur des règles, la fonction de sécurité par champs de structure du système PeopleSoft vous donne toute la latitude nécessaire pour gérer la sécurité de vos données. Cette fonction est disponible dans le module Contrôle des fonds ainsi que dans les autres modules et applications du système Gestion des finances et de la chaîne d'approvisionnement (GFCA). La fonction de sécurité par champs de structure empêche les employés et les fournisseurs non autorisés de consulter et de modifier des données financières sensibles. L'accès à ces données est restreint en fonction de valeurs de champs de structure précises. Les caractéristiques principales de la sécurité paramétrée par champs de structures sont les suivantes : application de règles de sécurité par utilisateur, par rôle ou par liste d'accès; activation de la sécurité par champs de structure pour tous les produits ou des produits particuliers; activation ou désactivation de la sécurité par champs de structure de façon sélective par composant; définition de règles tenant compte des tâches et des responsabilités des utilisateurs; plus grande précision de règles d'accès par fonction ou par groupe de pages; accès des superutilisateurs permis afin de simplifier la configuration; désignation de groupes de pages faisant exception, de sorte qu'il soit possible de déroger aux règles de sécurité. 18 Copyright 1992, 2011, Oracle et/ou ses sociétés affiliées. Tous droits réservés.

45 Chapitre 3 Définition des options de base du module de contrôle des fonds Le présent chapitre donne un aperçu des options de base du module de contrôle des fonds et traite des sujets suivants : activation du contrôle des fonds pour des applications en particulier; paramétrage des options d'installation du module de contrôle des fonds; définition des noms des grands livres et des groupes de grands livres contrôlés; définition des calendriers à périodes budgétaires pour le contrôle des fonds; définition des arbres de conversion pour les clés budgétaires; définition des budgets contrôlés; configuration du module de contrôle des fonds pour une entité et un groupe de grands livres de l'application Grand livre; définition, ventilation des montants et interrogation des sources de financement; définition des codes d'événements comptables des écritures de budget; définition des attributs de budgets contrôlés; définition des budgets de revenus et de dépenses associés; copie de définitions, de grands livres et de groupes de grands livres de budgets. Remarque : Certaines options de configuration du module Contrôle des fonds, y compris celles relatives aux types de transaction source, à la sécurité, aux avis sur les anomalies et à la fermeture de budgets, sont traitées dans des sections et des chapitres distincts du présent guide. Présentation de la configuration de base du module de contrôle des fonds La présente section traite des sujets suivants : activation du contrôle des fonds; Copyright 1992, 2011, Oracle et/ou ses sociétés affiliées. Tous droits réservés. 19

46 Définition des options de base du module de contrôle des fonds Chapitre 3 options d'installation pour la date de budget par défaut, la date de contrepassation et l'option de période budgétaire de règlement; définition des champs de structure; définition des budgets contrôlés; grands livres et groupes de grands livres contrôlés; champs de structure de contrôle; champs de structure clés et arbres de conversion; calendriers à périodes budgétaires et budgétisation cumulative; jeux de règles; hiérarchie des attributs de budgets contrôlés; clés de tables multiples au sein d'une définition de budget contrôlé; budgets enfants et parents; budgétisation de valeurs non pécuniaires; mise en équilibre des écritures; budgets de projets contrôlés avec source de financement; champ de structure de référence de budget; codes d'événements comptables des écritures de budget; groupes de grands livres détaillés contrôlés de suivi; budgets de dépenses et de revenus associés; copie de définitions, de grands livres et de groupes de grands livres de budgets. Remarque : Comme l'ordre des étapes de configuration du processus de planification peut varier, consultez le chapitre intitulé Préparation au contrôle des fonds. Activation du contrôle des fonds Vous devez activer le contrôle des fonds pour les applications PeopleSoft dont vous voulez effectuer le contrôle budgétaire des transactions. Utilisez la page Produits du groupe Options installation. Lorsque vous activez le contrôle des fonds pour une application, toutes les transactions générées à partir de cette application sont traitées par le processeur de budgets (FS_BP) du Moteur d'application; cependant, les transactions réellement soumises au contrôle budgétaire dépendent des définitions de budgets contrôlés, des types de transaction source et d'autres options de configuration. 20 Copyright 1992, 2011, Oracle et/ou ses sociétés affiliées. Tous droits réservés.

47 Chapitre 3 Définition des options de base du module de contrôle des fonds Si vous désactivez le contrôle des fonds pour une application en décochant la case correspondant à cette application dans la page Produits du groupe Options installation, le processeur de budgets omettra toutes les transactions générées à partir de cette application, ainsi que toutes les transactions envoyées directement de l'application à l'application Grand livre pour être traitées comme des écritures de journal, et ce même si le contrôle de fonds est activé dans l'application Grand livre. La seule exception touche les transactions d'une application pour laquelle le contrôle des fonds est désactivé qui sont envoyées à une application pour laquelle le contrôle de fonds est activé (autre que l'application Grand livre). Dans ce cas, les transactions peuvent être soumises au contrôle budgétaire dans l'application dont le contrôle des fonds est activé, ou lorsqu'elles sont envoyées à partir de cette application à l'application Grand livre configurée pour traiter le contrôle des fonds. Vous pouvez activer ou désactiver le contrôle des fonds pour des applications PeopleSoft particulières à tout moment, mais, si vous le désactivez au cours d'une période budgétaire, vous risquez d'altérer la cohérence et l'intégrité des données. Il est important d'évaluer avec soin la relation entre les documents au moment de déterminer les applications pour lesquelles il faut activer ou désactiver le contrôle des fonds. Par exemple, il n'est pas réaliste d'activer le module de contrôle des fonds pour l'application Gestion des approvisionnements sans en faire autant pour l'application Comptes fournisseurs. Dans un tel cas, les engagements dans vos grands livres ne seront jamais réglés, à moins que vous n'effectuiez un ajustement manuel des écritures dans l'application Grand livre. Le module de contrôle des fonds est automatiquement activé dans certaines applications lorsque vous installez celles-ci. Il s'agit notamment des produits suivants : Gestion de la paie de l'amérique du Nord; Gestion du temps, lorsque l'application Coûts de projets est activée pour le contrôle des fonds et que l'interface standard Coûts de projets/gestion du temps est installée. Activation du contrôle des fonds dans des applications de tierce partie C'est dans la page de définition des écritures comptables de l'application Grand livre que vous activez ou désactivez la vérification budgétaire des écritures qui sont générées à partir d'applications de tierce partie. Lorsque vous cochez la case Passer outre contrôle dans GL, le processeur de budgets ne tient pas compte des écritures que crée le générateur d'écritures (FS_JGEN) à partir de transactions sources externes. Lorsque vous décochez la case Passer outre contrôle dans GL, les écritures qui sont générées à partir de transactions sources externes doivent être soumises à la vérification budgétaire avant qu'elles puissent être reportées. Attention! Il ne suffit pas d'activer le contrôle des fonds pour les applications et les entités pour être en mesure d'utiliser les fonctions du module : de nombreuses applications dépendent d'autres applications, ce qui vous oblige à maintenir des points d'intégration entre ces applications afin d'assurer une vérification budgétaire valide et l'envoi d'avis correspondants. Options d'installation pour la date de budget par défaut, la date de contrepassation et l'option de période budgétaire de règlement La page Contrôle fonds, accessible à partir de la page Options installation, permet de sélectionner une option de date de budget par défaut pour les demandes d'achat, les bons de commande et les pièces justificatives. Accédez à la page Contrôle fonds du groupe Options installation (Configuration GFCA, Installation, Options installation, Contrôle fonds). Les valeurs valides de date de budget par défaut sont les suivantes : Copyright 1992, 2011, Oracle et/ou ses sociétés affiliées. Tous droits réservés. 21

48 Définition des options de base du module de contrôle des fonds Chapitre 3 Date comptable document : sélectionnez cette valeur pour que la date de budget corresponde par défaut à la date comptable du document; Date budget document précédent : sélectionnez cette valeur pour copier la date de budget à partir des données de répartition des documents précédents. De plus, vous pouvez sélectionner une option de date de contrepassation pour déterminer comment la revérification budgétaire d'un document est constatée lorsque vous modifiez la date du document. Les valeurs valides sont les suivantes : Date précédente : Le système annule les anciennes écritures, en tenant compte de l'exercice et de la période comptable de départ (lors de la comptabilisation). Par exemple, un bon de commande créé au cours de la période 1 est d'abord comptabilisé comme une écriture d'engagement à la période 1. Toutefois, si vous modifiez ensuite le bon de commande pendant la période 2 en y associant une nouvelle date comptable, le système contrepassera le bon de commande de la période 1 et la comptabilisera à la période 2. Date courante : Les écritures sont annulées et comptabilisées à la période 2, laissant la période 1 inchangée. La période 2 comporte la modification nette du document. Vous pouvez également sélectionner une option relative à la période budgétaire de règlement. Les valeurs valides sont les suivantes : Période budg. doc. courant : Sélectionnez cette option pour associer par défaut le règlement à la période budgétaire du document traité. Par exemple, un bon de commande est constaté au départ comme engagement au cours de la période 1, et le règlement de l'engagement est associé à la période budgétaire de la dépense, qui a peut-être réellement été effectuée à la période 2. Remarque : Une condition particulière s'applique lorsque vous sélectionnez cette option. Si le champ de structure avec jeu de règles du document courant est différent de celui du document précédent et que les deux champs de structure avec jeu de règles sont associés à des jeux de règles distincts dont les calendriers à périodes budgétaires sont différents, la période budgétaire de l'écriture de règlement ne correspondra pas à celle du document courant. Le système utilisera plutôt le champ de structure avec jeu de règles du document précédent pour obtenir le calendrier à périodes budgétaires correspondant, et calculera la période budgétaire de règlement en fonction du calendrier et de la date de budget du document courant. Période budg. doc. précédent : Sélectionnez cette option pour associer par défaut le règlement à la période budgétaire du document précédent. Par exemple, si un bon de commande est associé à la période budgétaire 1 et que la dépense est effectuée pour régler l'engagement, le règlement sera associé à la période budgétaire du bon de commande qui a créé l'engagement initial, c'est-à-dire la période budgétaire 1. Définition des champs de structure Tous les champs de structure fournis avec les applications Grand livre et Coûts de projets peuvent servir de champs de structure clés pour le module de contrôle des fonds. Configuration des champs de structure pour le module de contrôle des fonds Si les champs de structure fournis ne répondent pas à vos exigences, vous pouvez configurer des champs de structure du module de contrôle des fonds adaptés aux besoins de votre organisation. 22 Copyright 1992, 2011, Oracle et/ou ses sociétés affiliées. Tous droits réservés.

49 Chapitre 3 Définition des options de base du module de contrôle des fonds Champ de structure de référence de budget Le module de contrôle des fonds fournit un champ de structure de référence de budget qui désigne un budget de façon unique. Le champ de structure de référence de budget permet d'exécuter des rapports sur les budgets qui s'étendent sur de nombreuses années et qui chevauchent d'autres budgets pluriannuels. Valeurs de champs de structure budgétaires seulement Lorsque vous définissez une valeur de champ de structure et que vous sélectionnez l'option Budgétaire seulement, la valeur du champ de structure peut être utilisée à des fins budgétaires seulement. Elle ne peut pas servir à comptabiliser des écritures de transactions réelles. À l'exception des champs de structure de société liée, l'option Budgétaire seulement s'applique aux champs de structure acceptés dans le module de contrôle des fonds. Vous définissez habituellement le contrôle budgétaire à l'aide de valeurs sommaires de champs de structure budgétaires seulement au lieu de définir un budget pour chaque valeur détaillée de champ de structure (transaction). Vous définissez ensuite des arbres de conversion de champs de structure pour regrouper les valeurs détaillées de champs de structure de transactions au niveau de valeurs budgétaires sommaires. Par exemple, si Compte est un champ de structure clé et que vous budgétisez à l'aide des arbres de conversion, vous désignerez les comptes au niveau budgétaire comme des comptes budgétaires seulement lorsque vous les définirez dans le groupe de pages sur les comptes. Les comptes budgétaires seulement peuvent ainsi servir à la budgétisation, mais ne peuvent pas être utilisés au niveau des transactions sources. Ainsi, cette fonction empêche les utilisateurs d'utiliser des comptes regroupés de haut niveau dans des transactions détaillées. Dérogation au contrôle budgétaire pour un compte Lorsque vous définissez une valeur de champ de structure de compte et que vous sélectionnez l'option de dérogation dans la page sur les comptes, la valeur du compte n'est pas assujettie à des contrôles budgétaires et passera toujours avec succès la vérification budgétaire. Les transactions qui contiennent des valeurs de compte pour lesquelles l'option de dérogation a été activée passeront avec succès la vérification budgétaire, quelle que soit la valeur du champ de structure de contrôle; le processeur de budgets émettra des avertissements plutôt que des erreurs pour toutes les anomalies dont on peut forcer l'acceptation. Utilisez cette option lorsque vous désirez que certains comptes, tels que les comptes servant aux taxes, aux impôts ou à la gestion de la paie, passent avec succès la vérification budgétaire, même en l'absence de montant budgétisé. Copyright 1992, 2011, Oracle et/ou ses sociétés affiliées. Tous droits réservés. 23

50 Définition des options de base du module de contrôle des fonds Chapitre 3 Définition des budgets contrôlés La définition des budgets contrôlés est effectuée en deux étapes. Vous définissez d'abord les grands livres et les groupes de grands livres contrôlés; ensuite, vous définissez les budgets en associant les paramètres de traitement aux groupes de grands livres. Au sein d'une définition de budget contrôlé, vous pouvez paramétrer un ou plusieurs jeux de règles, ou jeux de champs de structure clés, de règles de conversion et de calendriers à périodes budgétaires. On peut considérer les jeux de règles comme des caractéristiques communes à des groupes de budgets, telles que des clés budgétaires, des règles de conversion et des calendriers. Si tous vos budgets renvoient aux mêmes champs de structure, règles de conversion et calendriers, vous pourrez simplement utiliser le jeu de règles par défaut créé par la définition de budget, sans avoir à préciser un intervalle de valeurs. Vous pouvez aussi associer certaines options de vérification budgétaire à des valeurs précises du champ de structure de contrôle, c'est-à-dire celles qui déterminent si le processeur de budgets soumet ou non une transaction au contrôle budgétaire. Le tableau ci-dessous présente les étapes de définition des budgets contrôlés. Entité Paramètres Emplacement de définition Étapes préliminaires Structure des groupes de grands livres contrôlés structure du type de budget (grands livres dans le groupe de grands livres); grands livres qui ont une incidence sur le budget disponible; groupe de pages Modèles grands livres; groupe de pages Grands livres détaillés; groupe de pages Groupes grands livres. Sans objet. champs de structure équilibrés. 24 Copyright 1992, 2011, Oracle et/ou ses sociétés affiliées. Tous droits réservés.

51 Chapitre 3 Définition des options de base du module de contrôle des fonds Entité Paramètres Emplacement de définition Étapes préliminaires Budget contrôlé (définition des groupes de grands livres contrôlés) options de contrôle (telle l'option de suivi seulement); statut du budget (bloqué, ouvert et fermé); tolérance; contrôle des sources de financement; groupe de grands livres contrôlés associé (tel que parent et enfant); page Options contrôle budgétaire; page Contreparties; page Types comptes exclus; page Champs structure expiration; page Statut périodes budgétaires. arbre de conversion pour les champs de structure avec jeu de règles; définition des sources de financement (si le contrôle des sources de financement est activé). type de budget parent; champ de structure de contrôle; champ de structure avec jeu de règles, arbre et niveau; exigence d'écritures équilibrées; budgétisation de valeurs non pécuniaires; option de budgets enfants qui dépassent les budgets parents; contreparties pour la mise en équilibre des écritures; types de comptes exclus; champ de structure d'expiration; statut d'un budget par périodes budgétaires (ouvert, fermé, par défaut et bloqué). Copyright 1992, 2011, Oracle et/ou ses sociétés affiliées. Tous droits réservés. 25

52 Définition des options de base du module de contrôle des fonds Chapitre 3 Entité Paramètres Emplacement de définition Étapes préliminaires Jeux de règles valeurs de champs de structure avec jeu de règles valides; calendrier budgétaire; clés budgétaires; arbre de conversion et niveau pour chaque clé; comptes par défaut. page Champs structure jeu règles; page Clés et conversion. arbres de conversion pour les champs de structure clés; calendriers budgétaires. Valeurs de champs de structure de contrôle valeurs de champs de structure de contrôle valides; options de contrôle; statut du budget; tolérance; dates de début et de fin; calendrier cumulatif; exigences liées aux sources de financement; événement comptable par défaut. Page Champs structure contrôle Associez chaque groupe de grands livres contrôlés à une entité et au groupe de grands livres de l'application Grand livre dont vous voulez soumettre les transactions à la vérification budgétaire. Vous pouvez ensuite définir certaines options de vérification budgétaire liées à des budgets en particulier (combinaisons de champs de structure) pour une entité. De plus, vous pouvez associer des budgets de revenus et de dépenses pour une entité, de sorte que les revenus puissent augmenter automatiquement les dépenses autorisées. Le tableau ci-dessous présente la définition de budgets supplémentaire qui est nécessaire. 26 Copyright 1992, 2011, Oracle et/ou ses sociétés affiliées. Tous droits réservés.

53 Chapitre 3 Définition des options de base du module de contrôle des fonds Définition Paramètres Emplacement de définition Association de groupes de grands livres contrôlés à une entité et à un groupe de grands livres de l'application Grand livre inclusion du préengagement dans le calcul du budget disponible; augmentation des dépenses autorisées. Remarque : Grâce à l'option permettant l'augmentation des dépenses autorisées, les transactions de crédit peuvent être passées sur les budgets de dépenses, ou les transactions de débit, sur les budgets de revenus, pour que le montant des dépenses autorisées d'un budget puisse dépasser le montant budgétisé. Groupe de pages Grands livres pour une entité Attributs de budgets particuliers sélection par combinaison d'entité et de champs de structure; Groupe de pages Attributs budgets options de contrôle; tolérance de budget; statut du budget. Budgets de revenus et de dépenses associés sélection par entité et par champ de structure; les groupes de grands livres doivent déjà être associés dans la définition du budget contrôlé. Groupe de pages Budgets associés Lorsque cette définition est terminée, vous pouvez entrer les montants de budgets dans le groupe de pages d'entrée des écritures de budget. Remarque : Le règlement par montant ou par quantité est déterminé dans les diverses applications. Grands livres et groupes de grands livres contrôlés Le processus qui consiste à définir des budgets contrôlés est identique à celui qui définit des règles de traitement propres à un groupe de grands livres contrôlés. Le nombre de définitions de budgets de dépenses et de budgets de revenus dépend des exigences de votre organisation en matière de budgétisation. Par exemple, votre organisation pourrait utiliser une définition de budget d'affectations de haut niveau avec un jeu de règles ainsi qu'une définition de budget d'unité de niveau inférieur avec un autre jeu de règles; ou encore, elle pourrait utiliser une définition de budget d'entreprise dans une devise et des définitions de budgets de divisions dans d'autres devises. Copyright 1992, 2011, Oracle et/ou ses sociétés affiliées. Tous droits réservés. 27

54 Définition des options de base du module de contrôle des fonds Chapitre 3 Dans tous les cas, pour chaque combinaison de groupe de grands livres et d'entité de l'application Grand livre (chaque grand livre de montants réels) dont vous désirez effectuer la vérification budgétaire des transactions, il faut au moins une définition de budget, c'est-à-dire un groupe de grands livres contrôlés. Vous pouvez associer un nombre indéfini de définitions de budgets à un groupe particulier de grands livres de l'application Grand livre pour une entité. Toutefois, chaque définition de budget ne peut être associée qu'à un seul groupe de grands livres pour une entité en particulier. Vous définissez vos grands livres et groupes de grands livres contrôlés (définitions de budgets) au moyen des groupes de pages Grands livres détaillés et Groupes grands livres avant de définir les règles propres aux définitions de budgets (groupes de grands livres contrôlés) dans le groupe de pages Budgets contrôlés. Cependant, avant de définir les grands livres et les groupes de grands livres contrôlés, vous devez comprendre le traitement des définitions de budgets et planifier celles que vous utiliserez. Afin de vous familiariser avec les règles et les options que vous définissez dans le groupe de pages Budgets contrôlés, consultez les sections suivantes ainsi que la section intitulée Définition de budgets contrôlés. Champs de structure de contrôle Les définitions de budgets sont indexées par un champ de structure de contrôle unique, dont le processeur de budgets tient compte au moment de déterminer si une ligne de transaction donnée est assujettie aux règles associées à une définition de budget en particulier. Par exemple, si vous sélectionnez Service comme champ de structure de contrôle pour la définition de budget, vous pouvez indiquer les services auxquels le processeur de budgets applique le contrôle budgétaire et les services exemptés du contrôle budgétaire. Lorsque le processeur de budgets reçoit une transaction comportant une valeur qui correspond à une valeur de champ de structure de contrôle dans une définition de budget, il applique les règles de traitement de cette définition de budget (à moins que vous ne remplaciez certaines de ces règles au niveau de la valeur du champ de structure de contrôle, du budget particulier ou du type de transaction source). Champs de structure clés et arbres de conversion Les champs de structure clés et les arbres de conversion permettent au processeur de budgets de déterminer les budgets auxquels se rapporte une transaction soumise à la vérification budgétaire. Champs de structures clés Lorsque vous définissez des budgets contrôlés, vous précisez les clés budgétaires; il s'agit des champs de structure obligatoires aux écritures de budget et aux transactions sources pour déterminer les budgets aux fins de vérification budgétaire. Les écritures de budget et les transactions sources dont les clés budgétaires ne contiennent pas de valeur ne pourront être reportées et seront refusées après vérification budgétaire, à moins que vous ne sélectionniez une des deux autres options de valeur obligatoire. Vous pouvez indiquer au processeur de budgets de sauter des lignes de transactions si la valeur du champ Valeur obligatoire des champs de structure clés autres que Compte est Non obligatoire. Si vous sélectionnez la valeur Facultative dans le champ Valeur obligatoire, vous pourrez disposer d'enregistrements de budget à valeurs vides pour la même structure de clés budgétaires, ce qui n'était pas possible dans les versions précédentes du système. Le champ de structure de contrôle et le champ de structure avec jeu de règles sont toujours obligatoires comme clés pour tous les jeux de règles. Chaque jeu de règles d'une définition de budget peut comporter sont propre jeu de clés budgétaires supplémentaires. 28 Copyright 1992, 2011, Oracle et/ou ses sociétés affiliées. Tous droits réservés.

55 Chapitre 3 Définition des options de base du module de contrôle des fonds Arbres de conversion La plupart des budgets d'entreprises se trouvent à un niveau supérieur de celui des valeurs de champs de structure des transactions sources détaillées. Par exemple, alors que vous devez peut-être constater des transactions sources dans des comptes séparés pour un service de copie externe et des fournitures de papier d'impression, vous regroupez probablement à des fins budgétaires les transactions de ces deux comptes et en effectuez le suivi à un niveau sommaire dans un compte nommé Fournitures de bureau. Pour être soumis au contrôle budgétaire et faire l'objet d'un suivi, les comptes de services de copie et de fournitures internes de papier que vous précisez dans les transactions doivent être convertis dans le compte budgétaire Fournitures de bureau. En convertissant les transactions sources en budgets contrôlés, les arbres de conversion offre un bon moyen de budgétiser à un haut niveau tout en permettant les champs de structure de niveau détaillé dans les transactions. Les arbres vous permettent de définir une hiérarchie de valeurs de champs de structure, tels que les comptes, avec toutes les valeurs de niveau budgétaire au même niveau ou même à plus d'un niveau budgétaire, par exemple, si les budgets parents et enfants sont budgétisés à différents niveaux. Lorsque vous établissez les définitions de budgets, entrez le nom de l'arbre et le niveau budgétaire approprié pour chaque champ de structure clé. Le traitement de report du contrôle des fonds peut ainsi déterminer les valeurs de champs de structure qui sont valides pour les écritures de budget. Il peut également déterminer comment regrouper les valeurs de champs de structure des transactions sources au niveau supérieur des valeurs de champs de structure budgétaires pour en effectuer la vérification budgétaire. Vous devez disposer d'un arbre pour chaque champ de structure qui est utilisé comme clé budgétaire et qui est à convertir. Le processeur de budgets renvoie à la version de l'arbre dont la date d'effet est la plus récente, qui est antérieure ou identique à la date d'effet de la définition de budget servant au traitement d'une transaction en particulier. La date d'effet de la définition de budget est fondée sur la date de budget qui est précisée sur chaque ligne de transactions source. Remarque : Le processeur de budgets recherche l'arbre de conversion le plus récent, c'est-à-dire l'arbre ayant la date d'effet au plus tard, qu'il soit actif ou non, au moment du traitement des transactions dont les dates sont postérieures à l'arbre avec date d'effet le plus récent. Par exemple, supposons que la date d'effet initiale d'un arbre est le 1er janvier 1900 et que son statut est actif. Si vous créez ensuite un arbre dont la date d'effet est le 1er février 2005 et que vous réglez son statut à inactif, le processeur de budgets se fie tout de même à l'arbre le plus récent, dont la date d'effet est le 1er février 2005, pour traiter toutes les transactions avec une date postérieure ou identique au 1er février Compte tenu de ces conditions, le processeur de budgets ne traite pas les transactions en fonction de l'arbre actif daté du 1er janvier 1900; il émet plutôt un message indiquant qu'un arbre non valide existe, car il se réfère à l'arbre dont la date d'effet est le 1er février 2005, mais cet arbre est inactif. Exemple d'arbre de comptes L'exemple suivant illustre comment les niveaux d'arbre convertissent les données. Copyright 1992, 2011, Oracle et/ou ses sociétés affiliées. Tous droits réservés. 29

56 Définition des options de base du module de contrôle des fonds Chapitre 3 Arbre de conversion modèle L'arbre de conversion modèle contient les niveaux suivants (à partir du nœud de niveau 1) : niveau 1 : nœud ; niveau 2 : et ; niveau 3 : , , et ; niveau 4 : Lorsque vous établissez une définition de budget contrôlé, vous entrez le niveau de l'arbre auquel vous désirez définir les budgets pour chaque champ de structure clé. Supposons que vous désirez budgétiser au niveau 3 du champ de structure du compte pour l'arbre de conversion. Entrez le niveau 3 de l'arbre pour le compte dans la page Clés et conversion. Toutes les valeurs de compte trouvées au niveau 3 et aux niveaux 2 et 1 supérieurs sont valides pour les écritures de budget, et toutes les valeurs de compte des transactions sources sous le niveau 3 sont regroupées pour la vérification budgétaire dans les budgets définis à ce niveau. Le traitement des écritures de budget s'assure que vous avez sélectionné la valeur appropriée de compte budgétaire en fonction des règles de conversion que vous avez établies dans la définition de budget dans l'arbre. Dans la page Champs structure contrôle, vous pouvez également choisir d'inclure dans votre niveau de budgétisation toutes les valeurs de champs de structure de contrôle ou d'en exclure certaines. Voici les résultats possibles en fonction de vos choix : 30 Copyright 1992, 2011, Oracle et/ou ses sociétés affiliées. Tous droits réservés.

57 Chapitre 3 Définition des options de base du module de contrôle des fonds Si vous cochez la case Toutes valeurs contrôle, toutes les valeurs de champs de structure de contrôle se situant au niveau que vous avez entré dans la page Clés et conversion ou à un niveau supérieur sont admissibles à la budgétisation et à la vérification budgétaire. Les transactions sources avec une valeur de champ de structure de contrôle sont soumises au contrôle budgétaire. Si vous décochez la case Toutes valeurs contrôle, vous devrez entrer chaque valeur valide aux fins de budgétisation dans le tableau Valeurs champs structure. Seules les transactions sources dont les valeurs sont converties en valeurs de la liste sont soumises au contrôle budgétaire. Par exemple, supposons que vous budgétisez au niveau 3. Vous décochez la case Toutes valeurs contrôle et vous entrez les valeurs et dans le tableau Valeurs champs structure. Vous obtiendrez les résultats suivants : Si le compte de niveau 4 figure sur un bon de commande, le processeur de budgets le convertit au compte en fonction des données sur l'arbre et le niveau que vous avez entrées dans la page Clés et conversion. Le processeur de budgets vérifie le compte Si le compte de niveau 3 figure sur un second bon de commande, le processeur de budgets laisse le compte tel quel. Comme le compte ne fait pas partie des comptes de niveau 3 que vous avez définis comme valides aux fins de vérification budgétaire, le processeur de budgets n'effectue par la vérification budgétaire de cette transaction. Arbres hivernaux et printaniers Le contrôle des fonds utilise soit les arbres hivernaux, soit les arbres printaniers pour convertir les clés budgétaires. Un arbre hivernal utilise la table des valeurs détaillées pour les nœuds et ne comporte aucune feuille. Autrement dit, chaque nœud consiste en une valeur détaillée valide de champ de structure. La section précédente, intitulée Exemple d'arbre de comptes, portait sur un arbre hivernal. Un arbre printanier est un croisement entre un arbre hivernal à nœuds seulement et un arbre estival. Un arbre estival utilise la table PS_TREE_NODE pour les nœuds et une table de valeurs détaillées pour les feuilles. Un arbre printanier utilise une table de valeurs détaillées à la fois pour les nœuds et les feuilles : Copyright 1992, 2011, Oracle et/ou ses sociétés affiliées. Tous droits réservés. 31

58 Définition des options de base du module de contrôle des fonds Chapitre 3 Arbre printanier Dans cet arbre printanier, le compte 4001 consiste en un nœud de niveau du budget, tandis que les comptes sont des feuilles de niveau détaillé qui accèdent au niveau supérieur, soit le nœud Il est important de noter que vous pouvez définir des feuilles dans les arbres printaniers comme des intervalles de valeurs détaillées. Les arbres printaniers réduisent les tâches de mise à jour en vous permettant d'ajouter au système des valeurs de champs de structure sans avoir à mettre à jour les arbres, tant que les nouvelles valeurs se trouvent dans un intervalle de valeurs détaillées déjà défini pour l'arbre. Que vous utilisiez des arbres printaniers ou hivernaux, chaque nœud doit être une valeur de champ de structure valide. Vous devez par conséquent assigner le nom de la table des détails comme la table des nœuds d'arbres dans la structure arborescente. Calendriers à périodes budgétaires et budgétisation cumulative Une période budgétaire représente une période de temps utilisée par le système pour diviser les budgets. Vous pouvez utiliser le champ de structure de période budgétaire pour définir des périodes variables pour la budgétisation et des périodes budgétaires différentes des dates du calendrier de l'exercice. 32 Copyright 1992, 2011, Oracle et/ou ses sociétés affiliées. Tous droits réservés.

59 Chapitre 3 Définition des options de base du module de contrôle des fonds Vous définissez les périodes budgétaires en créant des calendriers à périodes budgétaires. Vous pouvez définir à la fois des calendriers à périodes budgétaires détaillées, et des calendriers à périodes budgétaires sommaires, qui sont fondés sur les calendriers à périodes budgétaires détaillées multiples. Les calendriers à périodes budgétaires détaillées définissent les périodes auxquelles s'appliquent les budgets. Les calendriers à périodes budgétaires sommaires réduisent les données provenant de multiples périodes budgétaires détaillées dans une période sommaire. Par exemple, un calendrier à périodes budgétaires sommaires peut regrouper des périodes de budgets contrôlés mensuelles par trimestre ou par an. Ils sont utiles pour les interrogations. Vous pouvez utiliser la page d'aperçu des budgets pour consulter les montants de budgets par période budgétaire sommaire dans le cas des groupes de grands livres qui utilisent les calendriers à périodes budgétaires (détaillées) correspondants. Remarque : Il est important de faire la distinction entre des calendriers à périodes budgétaires sommaires et des calendriers sommaires. Bien que les premiers soient tous des calendriers détaillés à périodes budgétaires, chaque calendrier peut être défini selon des intervalles de temps différents (par exemple, calendriers mensuels, annuels ou pluriannuels). Un calendrier détaillé à périodes budgétaires est semblable à un calendrier détaillé d'exercice. Cependant, les périodes budgétaires peuvent être indépendantes des périodes d'exercice et peuvent démarrer à tout moment dans un exercice ou une période. Définissez autant de calendriers à périodes budgétaires que nécessaire. Vous pouvez associer un calendrier à périodes budgétaires à toutes les définitions de budgets auxquelles vous voulez appliquer les mêmes paramètres de périodes budgétaires. Au moyen des jeux de règles, vous pouvez appliquer différents calendriers à différents budgets dans une même définition de budget. Utilisation de la date de budget pour déterminer la période budgétaire Le processeur de budgets utilise la date de budget d'une transaction source, ainsi que le calendrier à périodes budgétaires défini pour les budgets contrôlés, pour déterminer la période budgétaire du budget contrôlé selon laquelle la transaction doit être traitée. La date du budget est automatiquement alimentée en fonction de l'option de date de budget par défaut que vous sélectionnez dans la page Contrôle fonds du groupe Options installation. Vous pouvez aussi la remplacer dans le cas de certaines transactions sources, selon vos privilèges d'accès au module de contrôle des fonds. Budgétisation sans calendriers à périodes budgétaires Vous n'êtes pas tenu d'utiliser les calendriers à périodes budgétaires avec toutes les définitions de budgets. Par exemple, vous pouvez définir un budget de projet sans période budgétaire. Si vous ne précisez pas de calendrier à périodes budgétaires lors de la définition du budget, le système utilise une période budgétaire nulle plutôt que de procéder à une recherche dans le calendrier à périodes budgétaires. Utilisez la date de début et la date de fin dans la page Champs structure contrôle ou le groupe de pages Attributs budgets pour définir l'intervalle de temps que couvre le budget. Copyright 1992, 2011, Oracle et/ou ses sociétés affiliées. Tous droits réservés. 33

60 Définition des options de base du module de contrôle des fonds Chapitre 3 Utilisation des dates de début et de fin avec les calendriers à périodes budgétaires Entrez les dates de début et de fin dans la page Champs structure contrôle et le groupe de pages Attributs budgets pour limiter les écritures de budget à des périodes budgétaires dont les dates sont incluses, du moins partiellement, dans l'intervalle des dépenses précisé. En entrant les dates de début et de fin, vous limitez également les transactions sources à celles dont les dates se situent entre la date de début et la date de fin. La définition des dates de début et de fin dans la page Champs structure contrôle établit une valeur par défaut de niveau supérieur. Vous pouvez également utiliser les attributs de budgets pour entrer des dates de début et de fin précises pour les budgets détaillés, lesquelles font exception aux valeurs par défaut. Budgétisation cumulative Vous pouvez définir vos budgets pour autoriser les dépenses par rapport aux soldes disponibles dans un intervalle de périodes budgétaires défini lorsqu'une transaction risquerait autrement de dépasser le solde de la période courante. Par exemple, vous effectuez la vérification budgétaire d'une transaction d'un montant de 150 qui touche la période budgétaire 2009Q3. Vous définissez la budgétisation cumulative de façon que le processeur de budgets recherche les soldes disponibles à l'échelle des périodes budgétaires de Vous constaterez dans le tableau ci-dessous que le solde disponible pour 2009Q3 est 100, ce qui est insuffisant pour valider la transaction. Toutefois, le solde disponible cumulatif de 2009Q3 est 300. Par conséquent, la transaction passe avec succès la vérification budgétaire. Si vous ne définissez pas de budgétisation cumulative, la transaction sera refusée. Dans le tableau suivant, les valeurs en italique sont des montants calculés dérivés : Grand livre Compte Service Pér. budg. Montant Solde disponible Solde disponible cumulatif ORG_BUD Q ORG_BUD Q ORG_BUD Q ORG_BUD Q Vous pouvez définir la budgétisation cumulative de deux manières différentes : 34 Copyright 1992, 2011, Oracle et/ou ses sociétés affiliées. Tous droits réservés.

61 Chapitre 3 Définition des options de base du module de contrôle des fonds Vous pouvez utiliser un calendrier à périodes budgétaires comme calendrier cumulatif. Bien que vous deviez définir le calendrier cumulatif comme un calendrier budgétaire détaillé plutôt qu'un calendrier budgétaire sommaire, il doit résumer les périodes budgétaires détaillées définies pour le budget. Ainsi, chaque période budgétaire cumulative définit l'intervalle de périodes budgétaires détaillées dont les soldes peuvent être dépensés. Par exemple, votre budget utilise un calendrier à périodes budgétaires mensuelles (calendrier MN). Le calendrier cumulatif assigné est un calendrier à périodes budgétaires qui regroupe le calendrier à périodes budgétaires détaillées mensuelles en trimestres (calendrier QR) : Périodes budgétaires pour le calendrier MN 2009M01 (01/01/09 au 31/01/09); Périodes budgétaires pour le calendrier QR 2009Q1 (01/01/09 au 31/03/09) 2009M02 (01/02/09 au 28/02/09); 2009M03 (01/03/09 au 31/03/09). 2009M04 (01/04/09 au 30/04/09); 2009Q2 (01/04/09 au 30/06/09) 2009M05 (01/05/09 au 31/05/09); 2009M06 (01/06/09 au 30/06/09). Lorsque vous effectuez le contrôle budgétaire d'une transaction dont la date se situe dans la période budgétaire 2009M05, les soldes disponibles des deux périodes 2009M04 et 2009M05 s'ajoutent au solde cumulatif disponible. Vous pouvez activer la budgétisation cumulative pour un jeu de règles, et affecter des calendriers cumulatifs aux niveaux du jeu de règles, du champ de structure de contrôle et des attributs de budgets. et Chapitre 3, "Définition des options de base du module de contrôle des fonds," Hiérarchie des attributs de budgets contrôlés, page 37. Copyright 1992, 2011, Oracle et/ou ses sociétés affiliées. Tous droits réservés. 35

62 Définition des options de base du module de contrôle des fonds Chapitre 3 Vous pouvez définir un intervalle de dates pour la budgétisation cumulative au moyen des dates de début et de fin plutôt qu'à l'aide du calendrier cumulatif. Les soldes disponibles pour toutes les périodes budgétaires incluses dans l'intervalle de dates sont ainsi potentiellement disponibles. (Autrement dit, toutes les périodes budgétaires courantes et précédentes comprises dans l'intervalle sont disponibles pour toute transaction donnée.) Dans l'exemple suivant, lorsque vous soumettez au contrôle budgétaire une transaction dont la date de budget se situe dans la période budgétaire 2009M02, les soldes disponibles des deux périodes 2009M01 et 2009M02 s'ajoutent au solde cumulatif disponible. Périodes budgétaires pour le calendrier MN 2009M01 (01/01/09 au 31/01/09); Intervalle de dates pour la budgétisation cumulative 01/01/09 au 31/03/ M02 (01/02/09 au 28/02/09); 2009M03 (01/03/09 au 31/03/09). Vous pouvez sélectionner l'option de l'intervalle de dates aux niveaux du jeu de règles, du champ de structure de contrôle et des attributs de budgets. Vous précisez les dates pour les attributs de budgets ou l'écriture de budget. La budgétisation cumulative tient compte de toutes les périodes, y compris celles qui sont postérieures à la transaction. Remarque : L'avertissement W35 des dépenses autorisées disponibles ne s'applique pas dans le cas de la budgétisation cumulative. Jeux de règles Certaines organisations exigent qu'une définition de budget comprenne plus d'un des jeux de règles suivants : champs de structures clés obligatoires pour les écritures de budget et les transactions sources; arbre de conversion, et niveau auquel budgétiser les champs de structure clés; calendrier à périodes budgétaires, qui précise les périodes budgétaires valides. Vous pouvez, par exemple, budgétiser à un niveau de conversion supérieur pour certains budgets de votre définition de budget. Certains budgets d'une définition peuvent aussi exiger un champ de structure clé supplémentaire aux fins de suivi, comme un programme ou un projet. C'est pourquoi les définitions de budgets comprennent des sous-ensembles, qu'on appelle jeux de règles dans le système. Chaque jeu de règles définit un jeu distinct de clés, de règles de conversion et de calendrier à périodes budgétaires. 36 Copyright 1992, 2011, Oracle et/ou ses sociétés affiliées. Tous droits réservés.

63 Chapitre 3 Définition des options de base du module de contrôle des fonds Chaque définition de budget comporte un champ de structure avec jeu de règles dont les valeurs sont utilisées par le processeur de budgets pour déterminer le jeu de règles auquel chaque ligne de transaction source doit faire référence. Vous définissez les valeurs des champs de structure à appliquer à chaque jeu de règles. Le système crée automatiquement un jeu de règles par défaut, qui est utilisé pour toutes les valeurs de champs de structure avec jeu de règles qui ne sont pas expressément assignées à un jeu de règles. Vous trouverez ci-dessous un exemple d'utilisation des jeux de règles. Utilisation des jeux de règles La définition du budget d'affectations de l'exemple précédent doit comporter deux jeux de règles, car les services 2000 à 6999 exigent des codes de programme dans les écritures de budget et les transactions sources aux fins de suivi, contrairement aux services de 1000 à 1999 et de 7000 à Pour le reste, les budgets d'affectations de ces services appliquent les mêmes règles de traitement (sauf pour les attributs, qui peuvent être remplacés à un niveau inférieur à celui des jeux de règles). Si vous n'avez qu'un jeu de clés budgétaires, de règles de conversion et de calendrier budgétaire pour une définition de budget, utilisez le jeu de règles par défaut comme jeu unique, avec le champ de structure de contrôle comme champ de structure avec jeu de règles. Dans ce cas, il n'est pas nécessaire d'entrer des données dans la page sur les jeux de règles. Si le processeur de budgets ne trouve pas de jeu de règles dont les valeurs correspondent à la transaction, le jeu de règles par défaut sera utilisé, à condition que la transaction soit assujettie au contrôle budgétaire dans ce grand livre. Remarque : Les jeux de règles doivent être complets et mutuellement exclusifs, de façon qu'il n'y ait pas de paramètres manquants ou de paramètres multiples pour une valeur de champ de structure. Lorsque vous enregistrez la page Clés et conversion, la liste des champs de structure avec jeu de règles est validée de façon qu'il n'y ait pas de chevauchements. Lorsque le champ de structure avec jeu de règles est converti, le système vérifie qu'il n'y a pas de nœud réparti entre deux jeux de règles différents. Hiérarchie des attributs de budgets contrôlés Les attributs suivants se trouvent parmi ceux qui sont appliqués lorsque vous définissez des budgets contrôlés : Copyright 1992, 2011, Oracle et/ou ses sociétés affiliées. Tous droits réservés. 37

64 Définition des options de base du module de contrôle des fonds Chapitre 3 Options de contrôle Contrôle : Contrôle strict des transactions par rapport aux montants budgétisés. Des erreurs sont répertoriées dans un fichier journal lorsque les transactions dépassent le montant budgétisé. Suivi avec budget : Suivi des montants des transactions par rapport à un budget, mais aucune erreur ne sera générée, sauf si aucun enregistrement de budget correspondant n'existe. Les transactions passent avec succès la vérification budgétaire lorsque des enregistrements de budget existent, même pour un montant nul; par contre, si elles dépassent le montant budgétisé, des avertissements seront émis. Suivi sans budget : Suivi des transactions, qu'il y ait ou non définition de budget. Si un enregistrement de budget existe, des avertissements seront émis dans le cas des transactions dépassant le montant budgétisé. Si aucun enregistrement de budget n'existe, aucun avertissement ne sera émis. Aucun avertissement n'est émis dans le cas des groupes de grands livres détaillés contrôlés de suivi lorsque l'option Suivi sans budget est sélectionnée. Contrôle document initial : Contrôle des dépenses par rapport au document initial seulement. Les transactions seront interrompues et des messages d'erreur seront générés seulement si des contraintes budgétaires ne sont pas respectées au moment du traitement du document initial. Les transactions qui passent avec succès la vérification budgétaire pour le document initial, comme une demande d'achat, la passent automatiquement avec succès pour tous les documents ultérieurs, tels qu'un bon de commande ou une pièce justificative de paiement (même en cas de non-respect des contraintes budgétaires au moment de leur traitement). Statut du budget Indique si le budget est ouvert, fermé ou bloqué : Ouvert : Des transactions peuvent encore être inscrites au budget. Fermé : Le budget est fermé; aucune transaction ne peut y être associée. Vous ne pouvez pas entrer d'écritures de budget, et le processeur de budgets refuse toutes les transactions qui auraient une incidence sur le budget. Bloqué : Le budget est bloqué. Le processeur de budgets refuse les transactions qui diminueraient le solde disponible, mais vous pouvez entrer et reporter des écritures de budget. Tolérance de budget Écart en pourcentage qui fait passer le montant d'une transaction au-dessus du budget, mais qui est autorisé; la transaction passe ainsi avec succès la vérification budgétaire. Vous pouvez appliquer ces attributs à la définition de budget contrôlé, au champ de structure de contrôle, aux attributs de budgets et, dans le cas des options de contrôle seulement, à la définition des transactions sources de la façon suivante : la définition du budget contrôlé détermine les règles de traitement de l'ensemble du budget contrôlé (groupe de grands livres); le champ de structure de contrôle définit les règles de traitement pour des valeurs particulières du champ de structure de contrôle budgétaire; 38 Copyright 1992, 2011, Oracle et/ou ses sociétés affiliées. Tous droits réservés.

65 Chapitre 3 Définition des options de base du module de contrôle des fonds les attributs de budgets définissent les règles de traitement par combinaison d'entité et de champs de structure; la définition des transactions sources vous permet de définir une règle de traitement, c'est-à-dire l'option de contrôle, par type de transaction source. Vous pouvez également appliquer les règles suivantes en matière de date de budget à plus d'un niveau de la hiérarchie : Date de début et Date de fin Calendrier cumulatif Les dates de début et de fin permettent d'éviter que des transactions sources et des lignes de budget dont la date de budget ne se situe pas entre ces dates passent avec succès la vérification budgétaire. La budgétisation cumulative permet l'emploi de fonds non utilisés des périodes budgétaires précédentes et futures si les fonds sont insuffisants dans la période actuelle. Vous pouvez appliquer ces règles relatives à la date à la définition du jeu de règles, au champ de structure de contrôle et aux attributs de budgets. Les sections relatives aux calendriers à périodes budgétaires et à la budgétisation cumulative vous fournissent des instructions sur l'application de ces règles à chaque niveau de la hiérarchie. Les règles de traitement définies au niveau du champ de structure de contrôle remplacent celles définies aux niveaux de la période budgétaire, du jeu de règles et de la définition du budget contrôlé. Les règles définies au niveau des attributs de budgets remplacent les règles du champ de structure de contrôle, de la période budgétaire, du jeu de règles et de la définition de budget; de plus, les règles définies au niveau des transactions sources remplacent les règles de tous les autres niveaux. Les règles, ou attributs, sont appliquées par défaut de façon descendante, c'est-à-dire du niveau supérieur au niveau inférieur. En revanche, les règles de remplacement respectent une hiérarchie ascendante; autrement dit, elles ont toujours préséance sur les règles définies au niveau supérieur. Le tableau ci-dessous illustre l'ordre de définition et de remplacement. Définition descendante et remplacement ascendant des règles Définition de budget Jeu de règles Période budgétaire Champ de structure de contrôle Attributs de budgets Définition des transactions sources En d'autres termes, les règles établies pour une définition de budget contrôlé s'appliquent à l'ensemble de ce budget et à tous les enregistrements dont les règles ne sont pas remplacées à l'un des niveaux inférieurs. En voici des exemples : Définition de budget contrôlé : La tolérance de budget est fixée à 3 % pour tous les budgets du groupe de grands livres. Copyright 1992, 2011, Oracle et/ou ses sociétés affiliées. Tous droits réservés. 39

66 Définition des options de base du module de contrôle des fonds Chapitre 3 Champ de structure de contrôle : Le champ de structure de contrôle est Service. La tolérance du service pourrait être fixée à 5 %, et celle du service 42000, à 12 %. Cependant, la tolérance de 3 % fixée au niveau de la définition de budget s'appliquera à tous les autres services. Attributs de budget : Fixez la tolérance à 10 % pour l'entité US005, le compte et le service Toutes les autres combinaisons de champs de structure comportant le service respecteront la tolérance de 5 %, telle qu'elle est indiquée pour le champ de structure de contrôle. Les autres services respecteront la tolérance que vous avez fixée à 3 % dans la définition du budget. Définition des transactions sources : Comme vous pouvez régler l'option de contrôle uniquement à ce niveau, les règles de tolérance pour tous les types de transaction source proviennent par défaut des attributs de budgets et des niveaux supérieurs. Clés de tables multiples dans une définition de budget contrôlé Le contrôle des fonds permet aux clés de tables et aux entités d'avoir les mêmes définitions de budgets. Définition de budget contrôlé commune à des entités dont les clés de tables de champs de structure sont différentes Supposons qu'il existe une définition de budget pour une organisation comportant trois entités (US001, US002 et FRA01) et trois clés de tables (SHARE, NA000 et EU000) : Entité Clé de tables pour CC_ORG Clé de tables pour le compte Clé de tables pour les services US001 SHARE SHARE SHARE US002 SHARE NA000 SHARE FRA01 SHARE EU000 EU000 Dans notre exemple, une définition de budget, avec la clé de tables SHARE et le groupe de grands livres CC_ORG, est commune aux trois entités de l'organisation. Les champs de structure clés sont les mêmes pour les trois entités de l'organisation, mais dans le tableau Clés jeu règles de la page Champs structure jeu règles, les enregistrements suivants sont obligatoires pour chaque jeu de règles défini : un pour les clés de tables SHARE et NA000, et un pour EU000. Si le champ de structure Service est désigné comme champ de structure de contrôle, vous devrez définir deux ensembles de données dans le tableau Valeurs champs structure de la page Champs structure contrôle, soit un pour la clé de tables SHARE (que se partageront les entités US001 et US002) et un second pour la clé de tables EU000 (qu'utilisera l'entité FRA01). Si vous désignez plutôt Compte comme champ de structure de contrôle, vous devrez disposer de trois ensembles de données dans ce tableau, soit un pour chacune des clés de tables. 40 Copyright 1992, 2011, Oracle et/ou ses sociétés affiliées. Tous droits réservés.

67 Chapitre 3 Définition des options de base du module de contrôle des fonds Procédez à la même définition dans les zones Écritures contrep. budget et Écritures contr. transaction source de la page Contreparties, ainsi que dans les zones Clés tables types comptes exclus et Clés tables comptes exclus de la page Types comptes exclus. Remarque : Les lignes de mise en équilibre, ou de contrepartie, ne sont pas créées dans les écritures de budget, mais au cours du traitement de report. Elles sont enregistrées dans le journal d'activités du module de contrôle des fonds. Définition de budget contrôlé commune à des entités dont les clés de tables de groupes de grands livres sont différentes Lorsque vos entités ont des clés de tables différentes pour les groupes de grands livres de l'application Grand livre, vous devez définir des groupes de grands livres contrôlés identiques par clé de tables afin de mettre en commun une définition de budget contrôlé. Supposons que les entités US001, US002 et FRA01 se partagent la clé de tables SHARE pour le module de contrôle des fonds, mais que chaque entité utilise sa propre clé de tables dans le cas des groupes de grands livres de l'application Grand livre. Par exemple, l'entité US001 utilise SHARE pour les groupes de grands livres de l'application Grand livre, US002 utilise NA000 et FRA01 utilise EU000. Les entités peuvent toujours avoir la même définition de budget contrôlé (car toutes les trois utilisent SHARE pour le module Contrôle des fonds), à condition que vous définissiez trois groupes de grand livre contrôlés distincts (un par clé de tables). Ces groupes peuvent avoir le même nom et être fondés sur le même modèle, mais les clés de tables seront différentes. Vous n'êtes pas tenu d'inclure les mêmes grands livres dans tous les groupes. Par exemple, vous pouvez exclure le grand livre des préengagements d'un groupe de grands livres, alors que vous l'incluez dans les deux autres. Dans l'exemple ci-dessous, les groupes de grands livres ont tous le même nom. De plus, les grands livres des budgets, des dépenses, des engagements et des préengagements ont le même nom, quel que soit le groupe de grands livres. Clé de tables Groupe de grands livres Grands livres SHARE CC_ORG ORG_BUD, ORG_EXP, ORG_ENC, ORG_PRE NA000 CC_ORG ORG_BUD, ORG_EXP, ORG_ENC, ORG_PRE EU000 CC_ORG ORG_BUD, ORG_EXP, ORG_ENC Budgets parents et enfants Dans le module de contrôle des fonds, vous pouvez structurer les définitions de budgets selon une hiérarchie, de sorte qu'un budget parent puisse comporter un ou plusieurs budgets enfants. Le montant total de chaque budget enfant représente le montant dans un fragment du budget parent, lequel est divisé en plus petits fragments, ou budgets (soit un par budget enfant). Par exemple, votre budget d'affectations (APPROP) pourrait être le parent de plusieurs budgets d'unité (ORG); dans ce cas, votre définition de budget d'affectations serait établie comme le parent de la définition du budget d'unité : Copyright 1992, 2011, Oracle et/ou ses sociétés affiliées. Tous droits réservés. 41

68 Définition des options de base du module de contrôle des fonds Chapitre 3 Définition de budget Code de fonds Compte Service Période budgétaire APPROP ORG M01 ORG M01 Dans cet exemple, les deux budgets d'unité correspondent à des sous-affectations (unités) d'une affectation. Leurs comptes sont différents, et la budgétisation est effectuée par périodes budgétaires mensuelles. Les transactions sources vérifiées par rapport à un budget enfant le seront aussi par rapport au budget parent si les deux définitions de budgets sont associées au groupe de grands livres (montants réels) de l'application Grand livre. La somme des montants des budgets enfants est généralement égale au montant du budget parent. Par contre, elle peut y être inférieure et même le dépasser si vous cochez la case Budget enfant dépassé dans la page Options contrôle budgétaire. En plus du besoin de contrôle budgétaire «parental» des montants des budgets enfants, le motif justifiant une telle structure est le suivant : le budget parent est généralement créé à un très haut niveau, tandis que les budgets enfants le sont à un niveau plus détaillé. Important! Si vous ne cochez pas la case Budget enfant dépassé, le système exécutera une validation à chaque report d'une écriture de budget pour s'assurer que le total des montants des budgets enfants dans le grand livre des budgets enfants ne dépasse pas le montant des budgets parents. Cependant, si plus d'une définition enfant est associée à une définition de budget parent, le système n'effectuera pas la somme des montants de l'ensemble des définitions de budgets enfants pour obtenir un montant total de budgets enfants à valider par rapport au budget parent. Il considérera plutôt chaque définition de budget enfant comme «une même somme» en différents «fragments» et ne validera que les montants au sein de la définition de budget enfant pour l'écriture de budget. Par conséquent, lorsque plusieurs définitions de budgets enfants sont associées à une définition de budget parent et qu'elles ne représentent pas la «même somme», les budgets enfants pourront dépasser le budget parent même si vous ne cochez pas la case Budget enfant dépassé. Définition des budgets parents et enfants Voici la marche à suivre pour créer une relation parent-enfant entre budgets : 1. Entrez les valeurs de champs de structure pour les budgets parents et enfants dans les mêmes arbres de conversion des clés budgétaires. Les valeurs de champs de structure du budget parent doivent être à un niveau égal ou supérieur à celles du budget enfant pour que chaque budget enfant soit converti en son budget parent. 2. Établissez la définition du budget parent. 42 Copyright 1992, 2011, Oracle et/ou ses sociétés affiliées. Tous droits réservés.

69 Chapitre 3 Définition des options de base du module de contrôle des fonds 3. Établissez la définition du budget enfant. Lorsque vous indiquez la définition du budget parent dans la page Options contrôle budgétaire, le système copie automatiquement le champ de structure de contrôle et les valeurs correspondantes, le champ de structure avec jeu de règles et les valeurs correspondantes, et les champs de structure clés du parent à la définition de budget enfant. Vous pouvez ajouter plus de champs de structure clés à l'enfant, mais celui-ci doit contenir tous les champs de structure clés et les arbres parents. Les niveaux de conversion pour les champs de structure clés dans la définition de budget enfant peuvent être inférieurs à ceux du parent. Génération automatique des activités du niveau du budget parent à partir des écritures de budget enfant et d'ajustement de budget Après que vous avez défini les budgets enfants et parents, le module de contrôle des fonds vous permet de sélectionner l'option de génération automatique des activités du niveau de budgets parents pour optimiser les fonctions d'entrée, d'ajustement et de transfert propres à la budgétisation à niveaux multiples avec des hiérarchies de budgets complexes. Grâce à la fonction de génération automatique, l'incidence budgétaire des écritures de budget de niveau enfant est automatiquement reflétée à tous les niveaux supérieurs au niveau précisé des écritures de budget enfant de départ. Cette fonction vous permet de gagner du temps, car la mise à jour des budgets peut être exécutée à partir du niveau enfant le plus bas, après quoi le système traite automatiquement l'incidence à chaque niveau supérieur de budget parent. Parfois, cette fonction est nommée budgétisation ascendante. Budgétisation de valeurs non pécuniaires Vous pouvez utiliser les codes de valeurs non pécuniaires (VNP) dans le module de contrôle des fonds pour faire le suivi des valeurs non pécuniaires, aux fins d'analyse et de production de rapports financiers. Définissez la vérification budgétaire des valeurs non pécuniaires dans le groupe de pages Budgets contrôlés en sélectionnant l'option Activer budg. VNP dans la définition de budget. Les budgets de VNP ne sont pas soumis à des règles ni à des paramètres qui leur sont propres. Ils respectent plutôt les paramètres de la hiérarchie habituelle. Le processeur de budgets saute plutôt que de refuser les transactions sources dont le code de VNP n'est pas entré. Remarque : Bien que la budgétisation de VNP puisse être utilisée au niveau des grands livres, elle n'est pas traitée par la fonction liée aux sources de financement et ne peut faire l'objet d'un suivi au niveau de la source de financement. Lorsque le processeur de budgets annule les engagements budgétaires au cours du flux des documents du cycle de l'approvisionnement au paiement (règlements), la valeur non pécuniaire du document précédent sera réglée si le document suivant a le même code de valeur non pécuniaire; le traitement est donc identique à celui du règlement de valeurs pécuniaires. Toutefois, si le document suivant n'a pas de code de valeur non pécuniaire ou qu'il en a un qui diffère de celui du document précédent, la valeur non pécuniaire du document précédent ne sera pas réglée. La raison en est très simple : le système ne peut pas déterminer le montant à régler. Dans ce cas, le document suivant passe avec succès la vérification budgétaire, mais un avertissement, Aucun règl. VNP - code écart, est émis. Lorsque vous définissez des liens budgétaires associés entre les budgets de valeurs non pécuniaires, le code de valeur non pécuniaire doit être le même pour la combinaison de budgets des dépenses et des revenus, car le processeur de budgets obtient les montants de revenus à l'aide du code de valeur non pécuniaire du budget des dépenses. Copyright 1992, 2011, Oracle et/ou ses sociétés affiliées. Tous droits réservés. 43

70 Définition des options de base du module de contrôle des fonds Chapitre 3 Mise en équilibre des écritures Vous pouvez demander au système de générer pour les grands livres contrôlés les contreparties de toutes les écritures de budget ou transactions traitées, en cochant la case Équilibre écrit. obligatoire dans la page Options contrôle budgétaire. Vous sélectionnez les comptes de contrepartie des écritures de budget et des types de transaction source dans la page Contreparties. Ces paramètres fournissent une définition de budget entièrement équilibrée, ce qui est particulièrement utile dans le cas où votre organisation doit produire des rapports équilibrés sur l'activité budgétaire. Remarque : Les lignes de mise en équilibre, ou de contrepartie, ne sont pas créées dans les écritures de budget, mais au cours du traitement de report. Elles sont enregistrées dans le journal d'activités du module de contrôle des fonds. Budgets de projets contrôlés avec source de financement Vous pouvez définir des sources de financement, telles que des subventions, des dons ou des dotations, et ventiler des montants de ces sources de financement entre des budgets de projets multiples. Lors de la vérification budgétaire des transactions de projets, le système vérifie le montant des transactions par rapport à la somme des montants ventilés dans le budget du projet. Remarque : Les budgets de projets sont créés et reportés dans l'application Coûts de projets. Vous pouvez mettre à jour des hiérarchies de budgets contrôlés de projets (comme les budgets interprojets et les budgets reliés à une phase) en définissant les relations parent-enfant et un arbre de conversion des projets. Définition des budgets de projets avec contrôle des sources de financement Pour définir les budgets de projets avec contrôle des sources de financement, vous définissez les sources de financement ainsi que les budgets de dépenses et de revenus associés, et vous ventilez des montants des sources de financement entre chaque projet. Voici la marche à suivre : 1. Définissez des groupes et des grands livres contrôlés pour une définition de budget de dépenses et une définition de budget de revenus de projet dans les groupes de pages Grands livres détaillés et Groupes grands livres. 2. Définissez les sources de financement dans la page Source financement contrôle fonds. Vous entrez les montants de source de financement et les ajustements dans le tableau Journaux transactions source financement ainsi que les données détaillées sur la source de financement. La page calcule le montant total de la source de financement en cumulant les montants entrés dans le tableau. 44 Copyright 1992, 2011, Oracle et/ou ses sociétés affiliées. Tous droits réservés.

71 Chapitre 3 Définition des options de base du module de contrôle des fonds 3. Définissez un budget de dépenses du projet dans le groupe de pages Budgets contrôlés. Cochez la case Activer source financ. dans la page Options contrôle budgétaire. Entrez le groupe de grands livres de revenus créé à l'étape 1 dans le champ Suivi revenus de la même page, puis enregistrez la définition de budget de dépenses. Le système créera automatiquement la définition de budget de revenus associé, comprenant les mêmes paramètres que le budget de dépenses, à l'exception de l'option de contrôle de fonds, qui sera réglée à Suivi sans budget, et des types de comptes exclus, que vous devrez définir. De plus, vous pouvez ajouter un second champ de structure clé à la définition de budget de revenus pour préciser davantage les sources de revenus. Ne définissez pas de calendrier à périodes budgétaires. Vous devez entrer les valeurs de projet valides dans la page Champs structure contrôle, et soit cocher, soit décocher la case SF requise pour toutes ces valeurs. C'est ce qui indique au système si un projet est contrôlé ou non par source de financement. Vous pouvez également indiquer les dates de début et de fin du budget du projet. Copyright 1992, 2011, Oracle et/ou ses sociétés affiliées. Tous droits réservés. 45

72 Définition des options de base du module de contrôle des fonds Chapitre 3 4. Dans la page Ventilation sources financement, entrez le montant global approuvé du projet, puis les montants ventilés des sources de financement par code de projet pour lequel le suivi des sources de financement est obligatoire. Chaque enregistrement du tableau Détails ventilation sources financement doit comporter une source de financement unique, même si l'option liée aux dépenses est différente. Vous pouvez sélectionner une méthode de ventilation par pourcentage ou par priorité. Dans le premier cas, vous pouvez définir les montants comme un pourcentage du montant global des dépenses du projet ou comme un montant maximal fixe. Dans le cas de la ventilation par priorité, vous associez à chaque source de financement un numéro unique différent de zéro qui correspond à la priorité. Le système enregistrera tout de même une ventilation dont la priorité est 0, mais le processeur de budgets ne pourra pas l'utiliser, puisqu'une erreur de source de financement sera signalée. Vous définissez également si un montant de source de financement peut être dépensé immédiatement (budgétisé), au moment de la comptabilisation des revenus ou au moment du recouvrement des revenus. Pour les options de dépenses des revenus comptabilisés ou recouvrés, vous définissez le pourcentage des revenus qui peut être associé à votre budget de dépenses de projet, jusqu'au montant maximal des dépenses. Les mêmes revenus ne peuvent pas être associés à des sources de financement différentes. S'il existe plus de deux enregistrements de revenus, la clé secondaire désignée dans la définition du budget de revenus peut être utilisée pour différencier les montants de revenus. L'exemple suivant présente les montants de sources de financement alloués à un projet. Les valeurs en italique représentent les montants calculés par le système. Projet Source financement Option dépenses Mt max. dépenses % revenus % mt global PROJ23 NIH0014 Budgétisées Sans objet 25 PROJ23 UNIV17 Comptabilisée s PROJ23 PRAT01 Budgétisées Sans objet 25 Dans cet exemple, le montant total des dépenses pour le projet PROJ23 est , bien que le montant disponible à tout moment dépende du montant des revenus comptabilisés de la source de financement UNIV17. Le projet peut utiliser jusqu'à 75 % des revenus comptabilisés de la source de financement UNIV17, jusqu'à un montant maximal des dépenses de Cinquante pour cent du budget de dépenses global du projet provient de la source de financement UNIV17, 25 %, de NIH0014, et 25 %, de PRAT01. Les montants des sources de financement peuvent être ventilés entre autant de projets et d'entités que nécessaire. Le système s'assure que les montants ventilés d'une source de financement ne dépasse pas le montant total. 5. Entrez des écritures de budget pour les enregistrements de montants ventilés budgétisés de sources de financement. Le traitement de report du module de contrôle des fonds (FS_BP) du Moteur d'application s'assure que la ventilation des montants des sources de financement est déjà définie et que la somme du montant des écritures de budget pour une source de financement ne dépasse pas le montant maximal des dépenses qui a été fixé dans la page Ventilation sources financement. 46 Copyright 1992, 2011, Oracle et/ou ses sociétés affiliées. Tous droits réservés.

73 Chapitre 3 Définition des options de base du module de contrôle des fonds Champ de structure de référence de budget Le module de contrôle des fonds offre un champ de structure nommé Référence de budget (BUDGET_REF) qui désigne un budget de façon unique, ce qui vous permet de définir des budgets pluriannuels distincts, mais dont les périodes budgétaires se chevauchent et qui partagent la même combinaison de champs de structure de référence non budgétaires. Définissez la référence de budget comme champ de structure clé dans la définition du budget contrôlé, et entrez les valeurs de ce champ de structure de référence de budget dans l'écriture de budget et toutes les transactions de dépenses de la définition de budget pour tirer pleinement profit de cette option. Budgets pluriannuels La référence de budget vous permet surtout de désigner de façon unique des budgets pluriannuels qui ont les mêmes champs de structure et dont les périodes budgétaires se chevauchent. Il s'agit, en général, d'affectations annuelles qui s'étendent sur de nombreuses années. Par exemple, votre organisation reçoit une affectation tous les exercices. Vous pouvez utiliser ces affectations pour financer des dépenses sur trois ans, de sorte que l'affectation octroyée en 2008 puisse financer les dépenses du 1er juillet 2007 au 30 juin 2010 (périodes budgétaires 2008, 2009 et 2010), que l'affectation de 2009 puisse financer les dépenses du 1er juillet 2008 au 30 juin 2011 (périodes budgétaires 2009, 2010 et 2011), et ainsi de suite. Le tableau cidessous présente cet exemple. Affectation 2008 Affectation 2009 Affectation Sans objet Sans objet Sans objet Sans objet Sans objet Sans objet 2012 Si ces budgets d'affectations ont en commun la même combinaison de champs de structure, le système ne peut pas distinguer les affectations dont les périodes budgétaires se chevauchent à moins qu'un code unique ne désigne chaque affectation. Pour produire des rapports sur les dépenses par exercice et par affectation, vous devez déterminer à la fois l'exercice et l'affectation de chaque transaction de dépenses. Dans l'exemple ci-dessus, chaque période budgétaire correspond à un exercice, mais une référence de budget est nécessaire pour désigner chaque affectation. Voici la marche à suivre pour définir le champ de structure de référence budget de façon à différencier des budgets pluriannuels dont les périodes budgétaires se chevauchent, comme dans l'exemple ci-dessus : Copyright 1992, 2011, Oracle et/ou ses sociétés affiliées. Tous droits réservés. 47

74 Définition des options de base du module de contrôle des fonds Chapitre 3 1. Définissez les valeurs de champ de structure de référence de budget pour chaque budget d'affectations à l'aide de la page sur les références de budget. La référence de budget peut renvoyer à la résolution à l'origine de l'affectation, à la section, ou encore à une valeur temporelle. Dans ce scénario, les références de budget sont RES2008, RES2009 et RES Définissez un calendrier à périodes budgétaires selon lesquelles vous produisez des rapports (facultatif). Dans notre exemple, les périodes budgétaires correspondent à des exercices, allant du 1er juillet au 30 juin. 3. Définissez un budget contrôlé qui inclut la référence de budget comme champ de structure clé. Si la définition de budget utilise un calendrier à périodes budgétaires, les affectations pluriannuelles qui se chevauchent devront être soumises à la budgétisation cumulative. Ne cochez pas la case Calcul dates et n'entrez pas de calendrier cumulatif dans la page Clés et conversion. Entrez plutôt les dates de début et de fin de l'affectation pluriannuelle lorsque vous entrez une écriture de budget. Si la définition de budget n'utilise pas de calendrier à périodes budgétaires, entrez l'intervalle de dates de l'affectation pour le champ de structure de contrôle, les attributs de budgets et l'écriture de budget. Dans ce scénario, la définition de budget est nommée CC_MY. et Chapitre 3, "Définition des options de base du module de contrôle des fonds," Calendriers à périodes budgétaires et budgétisation cumulative, page Entrez et reportez une écriture de budget pour une affectation pluriannuelle. Entrez la référence de budget comme vous le feriez pour toute autre valeur de champ de structure. Entrez les dates de début et de fin de l'affectation, puis cliquez sur le bouton Générer lignes pér. budg. pour générer des lignes d'écriture pour chaque période budgétaire couverte par l'affectation. Groupe de grands livres Compte Fonds Réf. budget Période budg. Montant Date début Date fin CC_MY RES er juillet juin CC_MY RES er juillet juin CC_MY RES er juillet juin Vous pouvez entrer le montant total du budget dans la première ligne et un montant nul (0) dans les lignes restantes, comme dans le tableau précédent, ou bien un montant dans chaque ligne. et Chapitre 7, "Entrée et report des écritures de budgets contrôlés," Entrée des lignes d'écritures de budget, page Copyright 1992, 2011, Oracle et/ou ses sociétés affiliées. Tous droits réservés.

75 Chapitre 3 Définition des options de base du module de contrôle des fonds Chaque fois que vous créez une transaction source pour cette définition de budget d'affectations, vous entrez la référence de budget de l'affectation à laquelle associer des dépenses, comme vous le feriez pour toute autre valeur de champ de structure. Tant qu'il existe un solde cumulatif disponible dans toutes les périodes budgétaires comprises dans l'affectation, la transaction sera acceptée. Lorsque vous devrez produire des rapports sur les dépenses liées à l'affectation, vous pourrez facilement repérer toutes les transactions se rapportant à l'affectation d'une période budgétaire, d'un exercice ou d'une période comptable. Si vous n'utilisez pas de calendrier à périodes budgétaires, la budgétisation cumulative ne vous concerne pas. Le processeur de budgets traite l'intervalle de dépenses du budget comme une seule période budgétaire. Codes d'événements comptables des écritures de budget Vous pouvez entrer des codes d'événements comptables dans des écritures de budget pour créer des transactions avec événements comptables. Groupes de grands livres détaillés contrôlés de suivi La plupart des organisations procèdent à une budgétisation à un niveau de conversion supérieur à celui des transactions sources soumises à un contrôle budgétaire. Comme le processeur de budgets convertit les transactions sources au niveau des valeurs de champs de structure budgétisés, les groupes de grands livres contrôlés standard ne contiennent pas les valeurs de champs de structure des transactions dans le cas des engagements. De plus, bien que les transactions de dépenses soient constatées dans le grand livre des montants réels (ou le grand livre qui été défini) en fonction de leurs champs de structure non convertis, les transactions de préengagement et d'engagement ne sont pas constatées dans le grand livre des montants réels. Pour entrer des enregistrements de grands livres détaillés et comptabiliser des transactions à un niveau non converti dans le cas de ces transactions de montants non réels, vous définissez un groupe de grands livres contrôlés comme groupe de grands livres détaillés en cochant la case GL contrôlé détaillé de la page Options contrôle fonds du groupe de pages Grands livres pour entité. L'option Suivi sans budget doit être sélectionnée pour les grands livres détaillés dans la page Options contrôle budgétaire. Seul le suivi est effectué; aucune vérification budgétaire n'est faite, aucun avertissement n'est émis et aucune validation de dépenses autorisées n'est effectuée pour un groupe de grands livres détaillés. Remarque : Aucune vérification budgétaires n'est effectuée, et aucune erreur ni aucun avertissement n'est émis pour des grands livres de budgets détaillés. Cette particularité s'applique même si des options de contrôle sont définies dans la définition de budget ou les attributs de budgets, et même si l'option de contrôle indique que le contrôle doit être fait. Par contre, si l'option Suivi sans budget est sélectionnée, mais que l'option de grand livre détaillé ne l'est pas pour le grand livre des budgets (il ne s'agit donc pas d'un grand livre détaillé), le système déterminera si l'enregistrement de budget existe. Si c'est le cas, il exécutera la vérification budgétaire et émettra des avertissements, au besoin. Lorsque vous effectuez la vérification budgétaire d'une transaction, le processeur de budgets met à jour les grands livres du groupe de grands livres contrôlés standard au niveau converti et les grands livres du groupe de grands livres détaillés contrôlés au niveau non converti. Vous pouvez par conséquent effectuer des interrogations et produire des rapports sur des transactions de montants non réels au niveau détaillé, sans utiliser les journaux des activités des transactions. Copyright 1992, 2011, Oracle et/ou ses sociétés affiliées. Tous droits réservés. 49

76 Définition des options de base du module de contrôle des fonds Chapitre 3 Par exemple, une demande d'achat du montant de 450 est associée au compte , au service 615 et à la période budgétaire 2009Q2. Le compte est regroupé dans le compte pour la budgétisation. Le processeur de budgets met à jour le grand livre des préengagements pour le budget contrôlé des dépenses en y insérant l'enregistrement de grand livre suivant : compte , service 615, période budgétaire 2009Q2, montant 450. Il met également à jour le grand livre des préengagements du groupe de grands livres détaillés en y insérant l'enregistrement de grand livre détaillé suivant : compte , service 615, période budgétaire 2009Q2, montant 450. Remarque : Si vous utilisez des événements comptables avec l'application Gestion des approvisionnements, le générateur d'écritures comptables (FS_EVENTGEN) générera des lignes comptables pour les transactions de préengagement et d'engagement en sélectionnant des enregistrements de transactions à partir du groupe de grands livres détaillés contrôlés. Les événements comptables génèrent des lignes comptables pour comptabiliser les préengagements et les engagements dans le grand livre des montants réels. Cochez la case GL contrôlé détaillé pour le groupe de grands livres détaillés contrôlés lorsque vous associez des groupes de grands livres contrôlés à une entité et à un groupe de grands livres de l'application Grand livre dans le groupe de pages Grands livres pour entité. Le générateur d'écritures comptables recherche cette sélection pour déterminer le groupe de grands livres qui contient des transactions de préengagement et d'engagement provenant de l'application Gestion des approvisionnements. Il est également important de noter que la source de financement n'est pas reconnue avec la fonction d'événement comptable. Budgets de dépenses et de revenus associés Utilisez le groupe de pages Budgets associés pour définir une relation entre les budgets de revenus et les budgets de dépenses. Cette fonction sert à augmenter les dépenses autorisées budgétisées automatiquement en fonction de revenus budgétisés, comptabilisés ou recouvrés. Avant d'utiliser ce groupe de pages, vous devez indiquer la définition de budget de dépenses associé lorsque vous établissez la définition de budget de revenus dans le groupe de pages Budgets contrôlés. Vous disposez des options suivantes lorsque vous associez des budgets : vous pouvez indiquer un ou plusieurs budgets de revenus pour augmenter les dépenses disponibles d'un budget de dépenses; vous pouvez indiquer un ou plusieurs budgets de dépenses pour que les dépenses disponibles soient augmentées par des revenus; vous pouvez dépenser les revenus lorsque la somme est budgétisée, comptabilisée ou recouvrée, ou vous pouvez augmenter les dépenses disponibles d'un budget de dépenses du plus grand montant entre le montant recouvré et le montant budgétisé, du plus grand montant entre le montant comptabilisé et le montant budgétisé ou du plus petit montant de l'une ou l'autre des combinaisons; vous devez définir un pourcentage du montant des revenus jusqu'à un montant maximal à associer au solde des dépenses. Le processeur de budgets utilise ces données pour déterminer si le solde des dépenses est suffisant pour passer une transaction particulière. Si le solde est insuffisant pour une transaction dans le budget de dépenses, le processeur de budgets se reportera à l'activité du budget de revenus associé. Il déterminera si les montants qui s'y trouvent sont suffisants pour accroître les dépenses disponibles du budget des dépenses associé et ainsi accepter la transaction. Le processeur de budgets fait passer ou refuse la transaction source en fonction des données. 50 Copyright 1992, 2011, Oracle et/ou ses sociétés affiliées. Tous droits réservés.

77 Chapitre 3 Définition des options de base du module de contrôle des fonds Copie de définitions, de grands livres et de groupes de grands livres de budgets Pour copier des budgets, utilisez le groupe de pages BUDGET_COPY. Grâce à la fonction de copie des budgets, vous pouvez copier des budgets et tous les budgets de dépenses et de revenus associés. Copyright 1992, 2011, Oracle et/ou ses sociétés affiliées. Tous droits réservés. 51

78 Définition des options de base du module de contrôle des fonds Chapitre 3 Éléments communs utilisés dans le chapitre Options de contrôle Ces options décrivent le niveau de contrôle budgétaire. Les valeurs valides sont les suivantes : Par défaut niv. supérieur : Les options de contrôle des fonds proviennent par défaut d'un niveau supérieur, c'est-à-dire des attributs de budgets, du champ de structure de contrôle ou de la définition du budget contrôlé. Contrôle : Transactions à l'origine d'anomalies budgétaires qui génèrent des erreurs ou des avertissements. Suivi avec budget : Un suivi des montants de transaction est assuré par rapport à un budget, mais aucune erreur n'est générée, sauf s'il n'existe pas d'enregistrement de budget correspondant. Une transaction passera avec succès la vérification budgétaire s'il existe un enregistrement de budget, même pour un montant nul, mais des avertissements seront émis pour les anomalies. Suivi BU est parfois utilisé pour cette option. Suivi sans budget : Un suivi des transactions est assuré même s'il n'y a pas de définition de budget. S'il existe un enregistrement de budget et qu'il y a des anomalies, des avertissements seront émis. Suivi est parfois utilisé pour cette option. Aucun avertissement n'est émis pour l'option de contrôle de suivi sans budget dans le cas des groupes de grands livres détaillés contrôlés de suivi. Contrôle document initial : Contrôle des dépenses par rapport au document initial seulement. Les transactions seront interrompues et des messages d'erreur seront générés seulement si des contraintes budgétaires ne sont pas respectées au moment du traitement du document initial. Les transactions qui passent avec succès la vérification budgétaire pour le document initial, comme une demande d'achat, la passent automatiquement avec succès pour tous les documents ultérieurs, tels qu'un bon de commande ou une pièce justificative de paiement (même en cas de non-respect des contraintes budgétaires au moment de leur traitement). Toutefois, dans le cas où les champs de structure sont modifiés dans les documents ultérieurs et qu'ils diffèrent des valeurs du document initial, la transaction pourra être refusée après vérification si la combinaison de champs de structure ne correspond pas à un budget. Doc. init. est parfois utilisé pour cette option. Remarque : L'option Contrôle n'est pas valide pour les budgets négatifs. Les seules options valides pour ces budgets sont Suivi avec budget et Suivi sans budget. 52 Copyright 1992, 2011, Oracle et/ou ses sociétés affiliées. Tous droits réservés.

79 Chapitre 3 Définition des options de base du module de contrôle des fonds Calendrier cumulatif Calcul des dates Calendrier à périodes budgétaires qui regroupe des périodes budgétaires multiples du calendrier à périodes budgétaires avec jeu de règles en périodes logiques plus longues et distinctes. Un calendrier défini en fonction de périodes budgétaires annuelles, par exemple, peut être le calendrier cumulatif d'un calendrier à périodes trimestrielles. Utilisez cette option pour définir un intervalle de périodes budgétaires aux fins de budgétisation cumulative. Lorsque la budgétisation cumulative est activée, vous sélectionnerez cette option si vous voulez qu'un calendrier cumulatif définisse l'intervalle de périodes budgétaires admissibles à la budgétisation cumulative. Lorsque la budgétisation cumulative est activée, vous ne la sélectionnerez pas si vous préférez entrer un intervalle de dates délimitant l'intervalle de périodes budgétaires admissibles à la budgétisation cumulative. Vous entrez ces intervalles de dates dans le groupe de pages Attributs budgets ou au moment de l'entrée des budgets. Activation du contrôle des fonds pour des applications en particulier Vous devez activer le contrôle des fonds pour les applications PeopleSoft dont vous voulez effectuer le contrôle budgétaire des transactions, en cochant la case des applications appropriées dans la page Produits. Il ne faut ni activer ni désactiver le contrôle des fonds pour une application à moins de connaître précisément l'effet de ce choix sur cette application et les autres. L'activation n'est qu'une première étape; une configuration et des paramètres supplémentaires sont requis avant que vous puissiez traiter avec succès les transactions en fonction de budgets contrôlés. Définition des options d'installation du module de contrôle des fonds La présente section traite des sujets suivants : définition des options relatives à la date de budget, à la date de contrepassation et à la période budgétaire de règlement; utilisation de champs informatifs facultatifs sur les sources de financement; définition du serveur en ligne et des options de contrôle d'exécution; activation de la fonction d'affichage de messages instantanés signalant des erreurs et des avertissements. Copyright 1992, 2011, Oracle et/ou ses sociétés affiliées. Tous droits réservés. 53

80 Définition des options de base du module de contrôle des fonds Chapitre 3 Page utilisée pour paramétrer les options d'installation du module de contrôle des fonds Titre de la page Nom de système Navigation Usage Contrôle fonds INSTALLATION_KK Configuration GFCA, Installation, Options installation, Contrôle fonds Sert à définir des options relatives à la date de budget, à la date de contrepassation et à la période budgétaire de règlement. Sert à activer des champs définis par l'utilisateur facultatifs et informatifs, et à leur associer une étiquette qui figurera dans la page Source financement contrôle fonds. Sert à définir des options de vérification budgétaire en ligne pour le serveur, le préfixe de contrôle d'exécution, l'instance de traitement et le délai maximal. Sert également à faire afficher des messages instantanés signalant des erreurs et des avertissements liés au traitement budgétaire en ligne. Définition des options relatives à la date de budget, à la date de contrepassation et à la période budgétaire de règlement Accédez à la page Contrôle fonds (Configuration GFCA, Installation, Options installation, Contrôle fonds). 54 Copyright 1992, 2011, Oracle et/ou ses sociétés affiliées. Tous droits réservés.

81 Chapitre 3 Définition des options de base du module de contrôle des fonds Options d'installation du module Contrôle des fonds Vous pouvez définir une date de budget par défaut. Vous devez sélectionner une option relative à la date de contrepassation et à la période budgétaire de règlement. Utilisation de champs informatifs facultatifs sur les sources de financement Accédez à la page Contrôle fonds (Configuration GFCA, Installation, Options installation, Contrôle fonds). Si vous utilisez la fonction de ventilation des montants des sources de financement, vous pouvez activer deux champs descriptifs facultatifs et un champ de date, ainsi que les désigner par une étiquette. Ces champs sont descriptifs et n'ont pas de fonctions logiques dans le système. Définition du serveur en ligne et des options de contrôle d'exécution Accédez à la page Contrôle fonds (Configuration GFCA, Installation, Options installation, Contrôle fonds). Vous pouvez sélectionner un serveur de vérification budgétaire en ligne et des options de contrôle d'exécution pour effectuer les tâches suivantes : sélection du serveur à partir duquel exécuter le traitement budgétaire en ligne; précision du préfixe du contrôle d'exécution; précision de la dernière instance de traitement; précision du délai d'attente maximal en minutes. Activation de la fonction d'affichage de messages instantanés signalant des erreurs et des avertissements Accédez à la page Contrôle fonds (Configuration GFCA, Installation, Options installation, Contrôle fonds). Copyright 1992, 2011, Oracle et/ou ses sociétés affiliées. Tous droits réservés. 55

82 Définition des options de base du module de contrôle des fonds Chapitre 3 Message erreur/avertissement Cochez cette case pour recevoir instantanément des messages d'erreur et d'avertissement lorsque la vérification budgétaire en ligne émet une erreur ou un avertissement pour une transaction dans un produit doté de la fonction d'affichage de messages instantanés. Les produits qui permettent d'utiliser les messages instantanés sont les applications Grand livre, Comptes fournisseurs et Comptes clients. Si vous recevez un message instantané après avoir soumis une transaction à la vérification budgétaire, il vous permettra d'accéder aux pages sur les anomalies du contrôle budgétaire. Utilisez les pages sur les anomalies propres au produit et au type de transaction en question. Vous pouvez procéder à une recherche au moyen du statut de traitement approprié et consulter les détails sur les transactions, tel qu'il est expliqué dans la documentation propre au produit PeopleSoft donné. Définition des options d'installation du module de contrôle des fonds La présente section traite de l'activation de la fonction de vérification seulement du module de contrôle des fonds. Il s'agit de la fonction de prévérification budgétaire. Activation de la prévérification budgétaire dans le module de contrôle des fonds La fonction de vérification seulement, aussi appelée fonction de prévérification budgétaire, vous permet de vérifier des transactions et des écritures de budget en ligne ou par lots, sans les faire passer en engagements ou les reporter sur les grands livres des budgets. Accédez à la page Contrôle fonds du groupe Options installation (Configuration GFCA, Installation, Options installation, Contrôle fonds). Dans la zone Activer prévérif. budg., vous pouvez sélectionner les applications PeopleSoft pour lesquelles vous voulez activer la prévérification budgétaire. Définition des noms des grands livres contrôlés et des groupes de grands livres contrôlés Avant de définir les règles et les attributs des groupes de grands livres contrôlés, vous devez définir les grands livres qui composent ces groupes et faire de même pour les groupes de grands livres eux-mêmes. Vous devez nommer chaque grand livre et chaque groupe de grands livres, associer les grands livres à leurs groupes de grands livres respectifs, ainsi que sélectionner les grands livres qui ont une incidence sur le solde de budget disponible et les champs de structure de mise en équilibre liés au groupe de grands livres. La présente section traite des sujets suivants : 56 Copyright 1992, 2011, Oracle et/ou ses sociétés affiliées. Tous droits réservés.

83 Chapitre 3 Définition des options de base du module de contrôle des fonds consultation du modèle de grand livre contrôlé fourni; définition des grands livres contrôlés; définition des groupes de grands livres contrôlés. Consultation du modèle de grand livre contrôlé fourni Le module Contrôle des fonds fournit un modèle de grand livre, COMMITMENT, qui permet d'accélérer la création des grands livres en prédéfinissant les attributs physiques des grands livres des budgets contrôlés. Comme tous les grands livres des budgets contrôlés doivent partager ces attributs, aucun autre modèle de grands livres contrôlés ne doit être défini. Voici la marche à suivre pour consulter le modèle de grand livre contrôlé : 1. Sélectionnez Grand livre, Grands livres, Modèles grands livres. 2. Sélectionnez le modèle COMMITMENT. 3. Consultez les tables et les champs prédéfinis. Remarque : Vous pouvez préciser une vue de rapports protégés (LED_RPTG_KK_VW ) dans le champ Vue rapports protégés pour limiter l'accès au grand livre aux codes d'utilisateur autorisés pendant la production de rapports PS/nVision. Comme ce champ de sécurité est facultatif, si vous n'indiquez aucune vue de rapports sur les grands livres, le rapport PS/nVision affichera directement les données du grand livre. Utilisez la page de sécurité des grands livres pour indiquer les utilisateurs autorisés à accéder aux données du grand livre. Si vous indiquez la vue de rapports et qu'un utilisateur non autorisé tente d'accéder au grand livre, tous les montants de grand livre seront nuls dans le rapport. Voir Setting Up PS nvision Security, Implementing PS/nVision Ledger-Based Data Security, guide PeopleSoft Enterprise PeopleTools PeopleBook : PS/nVision Définition des grands livres contrôlés Avant de définir les groupes de grands livres contrôlés, vous devez nommer et définir les grands livres qui composent ces groupes. Voici la marche à suivre pour ajouter un grand livre contrôlé : 1. Sélectionnez Grand livre, Grands livres, Grands livres détaillés. 2. Dans la page GL détaillés, entrez une description du grand livre. 3. Sélectionnez un modèle de grand livre contrôlé à associer au grand livre. Il servira également à définir le grand livre comme un grand livre de type contrôlé. Définition des groupes de grands livres contrôlés Vous définissez les groupes de grands livres contrôlés dans le groupe de pages Groupes grands livres. Voici la marche à suivre pour ajouter un groupe de grands livres contrôlés : Copyright 1992, 2011, Oracle et/ou ses sociétés affiliées. Tous droits réservés. 57

84 Définition des options de base du module de contrôle des fonds Chapitre 3 1. Sélectionnez Grand livre, Grands livres, Groupes grands livres. 2. Dans la page Définition, entrez une description du groupe de grands livres. 3. Sélectionnez un modèle de grand livre contrôlé à associer au groupe. Il servira également à définir le groupe de grands livres comme un groupe de type contrôlé. Le modèle de grand livre contrôlé définit la table des grands livres, qui détermine les valeurs par défaut des champs de structure et des tables de validation qui alimentent la page Champs structure du groupe de pages Groupes grands livres. 4. Sélectionnez le type de groupe de grands livres de dépenses contrôlés ou de revenus contrôlés. Remarque : La case à cocher Synchroniser GL est estompée lorsque vous sélectionnez un grand livre contrôlé. 5. Dans la zone Gr. livres dét., entrez un enregistrement pour chaque grand livre contrôlé à inclure dans le groupe. Sélectionnez le type de grand livre contrôlé dont il s'agit. Vous ne pouvez sélectionner qu'un seul grand livre de chaque type. 6. Dans le cas des groupes de grands livres des dépenses, cochez la case Incidence sur dép. autor. si les transactions traitées avec succès en fonction du grand livre auront une incidence sur le solde de budget disponible. Si vous désirez, par exemple, effectuer le suivi des transactions de préengagement, d'engagement et de dépenses en fonction du budget dans un groupe de grands livres des dépenses, mais que vous ne voulez pas que les transactions de préengagement réduisent le solde de budget disponible, cochez la case Incidence sur dép. autor. pour les grands livres des budgets, des engagements et des dépenses, puis décochez-la dans le cas du grand livre des préengagements. Les quatre grands livres seront mis à jour chaque fois que les types de transaction correspondants seront traités, mais seules les écritures de budget et les transactions constatées dans les grands livres des engagements et des dépenses auront une incidence sur le calcul du montant des dépenses disponibles au budget. Cependant, dans le cas où un contrôle des sources de financement est appliqué, seules les transactions qui ont une incidence sur les grands livres dont la case Incidence sur dép. autor. est cochée sont enregistrées dans les tables de répartition des sources de financement. Dans l'exemple précédent, les transactions de préengagement ne seraient pas enregistrées dans les tables de répartition des sources de financement. Vous pouvez remplacer votre sélection pour les montants de préengagement au niveau d'une entité et d'un groupe de grands livres de l'application Grand livre en particulier dans le groupe de pages Grands livres pour entité. et Chapitre 3, "Définition des options de base du module de contrôle des fonds," Application du contrôle des fonds à un groupe de grands livres de l'application Grand livre et à une entité, page Dans la page Champs structure, consultez la vue et la table de validation par défaut qui sont associées à chaque champ de structure pour le groupe des grands livres. Le modèle de grands livres contrôlés alimente les champs de structure ainsi que leurs vues et leurs tables de validation par défaut. 8. Dans la page Mise en équilibre, cochez la case Équilibrer dans le cas des champs de structure à mettre en équilibre pour le groupe de grands livres. 58 Copyright 1992, 2011, Oracle et/ou ses sociétés affiliées. Tous droits réservés.

85 Chapitre 3 Définition des options de base du module de contrôle des fonds Définition des calendriers à périodes budgétaires du module de contrôle des fonds Pour définir des calendriers à périodes budgétaires, utilisez les groupes de pages suivants : Calendriers budgétaires (BUDG_PER_CALENDAR); Génér. calendriers budgétaires (CALENDAR_BLDR_BP); Calendriers somm. pér. budg. (SUMMARY_BP_CAL). La présente section traite des sujets suivants : création manuelle de calendriers à périodes budgétaires; création automatique de calendriers à périodes budgétaires; création de calendriers à périodes budgétaires sommaires. La génération automatique de calendriers facilite cette tâche et vous fait gagner du temps. La création manuelle de calendriers à périodes budgétaires vous permet d'exercer un contrôle accru sur tous les aspects de cette tâche. Pages utilisées pour définir les calendriers à périodes budgétaires Titre de la page Nom de système Navigation Usage Calendriers budgétaires BUDG_PER_CALENDAR Configuration GFCA, Définition communes, Calendriers et échéanciers, Calendriers budgétaires Sert à créer manuellement un calendrier à périodes budgétaires (détaillé). Géné. calendriers périodes budgétaires CALENDAR_BLDR_BP Configuration GFCA, Définition communes, Calendriers et échéanciers, Génér. calendriers budgétaires Sert à créer automatiquement un calendrier à périodes budgétaires (détaillé). Calendrier sommaire périodes budgétaires SUMMARY_BP_CAL Configuration GFCA, Définition communes, Calendriers et échéanciers, Calendriers somm. pér. budg. Sert à créer un calendrier à périodes budgétaires sommaire. Création manuelle de calendriers à périodes budgétaires Accédez à la page Calendriers budgétaires (Configuration GFCA, Définition communes, Calendriers et échéanciers, Calendriers budgétaires). Copyright 1992, 2011, Oracle et/ou ses sociétés affiliées. Tous droits réservés. 59

86 Définition des options de base du module de contrôle des fonds Chapitre 3 Calendriers à périodes budgétaires Voici la marche à suivre pour créer des calendriers à périodes budgétaires manuellement : 1. Entrez une description abrégée. 2. Entrez le nombre de périodes budgétaires dans un exercice. Si vous appuyez sur la touche de tabulation pour sortir du champ Nbre périodes/exercice, le système déterminera la date de fin par défaut la plus près du nombre de périodes que vous sélectionnez. Remarque : Lorsque vous définissez un calendrier pluriannuel, ce champ n'est pas affiché. Entrez 1 comme valeur pour sauter la validation du système. 60 Copyright 1992, 2011, Oracle et/ou ses sociétés affiliées. Tous droits réservés.

87 Chapitre 3 Définition des options de base du module de contrôle des fonds 3. Acceptez ou modifiez la date de fin par défaut en sélectionnant Annuel, Mensuel,Bimestriel,Trimestriel, Semestriel ou Quot. Cette valeur détermine le laps de temps qui est ajouté à la date de début que vous précisez par période dans le tableau Périodes budgétaires. Si vous sélectionnez Quot., indiquez le nombre de jours par défaut selon lequel est fixée la fin de la période dans le champ Préciser à droite de l'option Quot. Remarque : Ce champ ne s'applique pas dans le cas d'un calendrier pluriannuel. Acceptez la valeur par défaut. Vous pouvez la remplacer à l'étape Dans le tableau Périodes budgétaires, entrez une période budgétaire et une date de début. La date de fin est fournie par défaut en fonction de votre sélection de date de fin par défaut, mais vous pouvez la remplacer. Il ne doit exister aucun écart ni chevauchement entre la date de fin d'une période et la date de début de la période suivante. Nommez les périodes budgétaires de façon à pouvoir utiliser un caractère générique pour effectuer des interrogations sur les budgets en fonction d'une valeur de période budgétaire partielle. Par exemple, si vous nommez les périodes budgétaires 2002M01, 2002M02, et ainsi de suite, vous pouvez entrer 2002% comme valeur de période budgétaire d'une interrogation et ainsi obtenir les budgets de toutes les périodes budgétaires mensuelles de Entrez un nom descriptif pour chaque période budgétaire. 6. Ajoutez autant de périodes budgétaires que nécessaire. Création automatique de calendriers à périodes budgétaires Accédez à la page Géné. calendriers périodes budgétaires (Configuration GFCA, Définition communes, Calendriers et échéanciers, Génér. calendriers budgétaires). Copyright 1992, 2011, Oracle et/ou ses sociétés affiliées. Tous droits réservés. 61

88 Définition des options de base du module de contrôle des fonds Chapitre 3 Générateur de calendriers à périodes budgétaires Voici la marche à suivre pour créer automatiquement un calendrier à périodes budgétaires : 1. Entrez une description abrégée dans le cas d'un nouveau calendrier. 2. S'il s'agit d'un nouveau calendrier, et non d'une prolongation d'un calendrier existant, entrez la date de début de la première période ainsi que la date de fin de la dernière période. Remarque : Vous n'êtes pas tenu de sélectionner une date de fin qui se situe dans l'exercice courant ni dans l'exercice de la date de début. 3. Si vous prolongez un calendrier existant, vous ne pourrez pas entrer manuellement de date de début, car le système la détermine par défaut à partir de la date de fin du calendrier existant. 4. Sélectionnez un type de période (Méthode calendrier) pour ce calendrier, par exemple Quot.,Hebdom., Quinzaine, Mensuel, Bimestriel,Trim.,Cal. semestriel ou Annuel. Le type de période (et, si la période est mensuelle, le type de ventilation mensuelle) détermine la valeur que le système affiche dans le champ Nbre périodes/exercice. 62 Copyright 1992, 2011, Oracle et/ou ses sociétés affiliées. Tous droits réservés.

89 Chapitre 3 Définition des options de base du module de contrôle des fonds 5. Dans le cas d'un nouveau calendrier, si vous avez sélectionné l'option Mensuel comme type de période de calendrier, sélectionnez une des options suivantes comme type de ventilation mensuelle : Calendrier 12 périodes Calendrier 13 périodes Calendrier 445,Calendrier 454 et Calendrier 544 Mois du calendrier. Quatre semaines chacune. Douze périodes non mensuelles, regroupées en quatre ensembles de trois périodes chacun; les trois périodes de chaque ensemble correspondent respectivement à 4, 4 et 5 semaines, à 4, 5 et 4 semaines, ou à 5, 4 et 4 semaines. 6. Cliquez sur le bouton Générer. Le tableau Périodes budgétaires présente un enregistrement pour chaque période de l'intervalle indiqué. Remarque : Vous ne pouvez pas créer automatiquement un calendrier pluriannuel. Il doit être créé manuellement. Création de calendriers sommaires à périodes budgétaires Accédez à la page Calendrier sommaire périodes budgétaires (Configuration GFCA, Définition communes, Calendriers et échéanciers, Calendriers somm. pér. budg.). Voici la marche à suivre pour créer des calendriers sommaires à périodes budgétaires : 1. Entrez une description abrégée du calendrier. 2. Sélectionnez le calendrier détaillé dont vous voulez regrouper les périodes. Par exemple, si le calendrier sommaire doit regrouper les données des périodes budgétaires mensuelles en périodes trimestrielles ou annuelles, sélectionnez le calendrier à périodes budgétaires (détaillé) mensuelles. 3. Dans le tableau Intervalles périodes par période calendrier sommaire, entrez une période budgétaire et un nom descriptif, puis sélectionnez des valeurs dans les champs Période budg. début et Période budg. fin. Les valeurs de début et de fin proviennent du calendrier détaillé précisé. Si vous créez, par exemple, des périodes budgétaires sommaires trimestrielles fondées sur un budget détaillé mensuel, sélectionnez les périodes de début et de fin du trimestre. Il ne doit pas exister d'écart ni de chevauchement entre la période détaillée de fin sélectionnée pour un trimestre et la période de début sélectionnée pour le trimestre suivant. Définition des arbres de conversion pour les clés budgétaires La présente section traite de la définition des arbres de conversion pour les champs de structure clés. Copyright 1992, 2011, Oracle et/ou ses sociétés affiliées. Tous droits réservés. 63

90 Définition des options de base du module de contrôle des fonds Chapitre 3 Page utilisée pour définir des arbres de conversion pour les clés budgétaires Titre de la page Nom de système Navigation Usage Vérification arbre contrôle fonds RUN_GLS8007 Contrôle fonds, Rapports budgétaires, Arbre contrôle budgétaire Sert à exécuter le rapport SQR Vérification de l'arbre de contrôle budgétaire (GLS8007) du module Contrôle des fonds,qui vous permet de vérifier que tous les arbres de conversion des clés budgétaires sont complets et exacts. Le rapport vérifie les options liées à la structure arborescente et à la définition d'arbres; il repère toutes les valeurs de champs de structure qui ne sont pas définies comme des nœuds d'arbres ou qui ne sont représentées sous forme de valeurs détaillées d'arbre. Définition des arbres de conversion pour les clés budgétaires Vous devez exécuter les étapes suivantes au moment de définir des arbres de conversion pour les champs de structure clés : 1. Désignez le nom de la table de détails comme la table de nœuds d'arbres dans la structure arborescente. Chaque nœud doit correspondre à une valeur valide de champ de structure; vous ne pouvez pas utiliser d'étiquettes générales comme ALLACCTS ou ASSETS. Pour l'arbre des comptes, ou tout arbre fondé sur un champ de structure configurable, vous pouvez cocher la case Budgétaire seulement. Celle-ci vous permet de sélectionner des comptes dont la valeur Y (oui) est précisée (pour indiquer qu'ils servent à des fins budgétaires seulement) pour la table des nœuds d'arbre. 2. Dans la page de définition d'arbres et de propriétés : a. Sélectionnez la catégorie COMMITMENT CONTROL. b. Décochez les cases Toutes valeurs et Permettre feuilles en double. c. Sélectionnez la valeur Application stricte dans le champ Niveaux. 3. Lorsque vous définissez les niveaux, décochez la case Toutes valeurs pour tous les niveaux sauf le premier. Attention! Les noms de niveaux ne peuvent pas contenir d'espaces. 64 Copyright 1992, 2011, Oracle et/ou ses sociétés affiliées. Tous droits réservés.

91 Chapitre 3 Définition des options de base du module de contrôle des fonds 4. Après avoir défini un arbre, exécutez le rapport Vérification de l'arbre de contrôle budgétaire (GLS8007) pour valider les données suivantes : paramètres de la structure arborescente et de la définition d'arbres; toutes les valeurs de champs de structure définies pour l'arbre ou représentées par un intervalle de nœuds détaillés. Exécutez le rapport lorsque vous ajoutez de nouvelles valeurs de champs de structure. De plus, exécutez-le régulièrement pour vous assurer que tous les champs de structure sont représentés dans l'arbre correspondant. Vous devez définir un arbre pour chaque champ de structure que vous utilisez comme clé budgétaire et que vous voulez convertir. Le processeur de budgets renvoie à la version de l'arbre dont la date d'effet est la plus récente, qui est antérieure ou identique à la date d'effet de la définition de budget servant au traitement d'une transaction en particulier. La date d'effet de la définition de budget est fondée sur la date de budget qui est précisée sur chaque ligne de transactions source. Le processeur de budgets recherche l'arbre de conversion le plus récent, c'est-à-dire l'arbre ayant la date d'effet au plus tard, pour déterminer s'il est actif ou non au moment du traitement des transactions dont les dates sont postérieures à l'arbre avec date d'effet le plus récent. Par exemple, supposons que la date d'effet initiale d'un arbre est le 1er janvier 1900 et que son statut est actif. Si vous créez ensuite un arbre dont la date d'effet est le 1er février 2005 et que vous réglez son statut à inactif, le processeur de budgets se fiera tout de même à l'arbre le plus récent, dont la date d'effet est le 1er février 2005, pour traiter toutes les transactions avec une date postérieure au 1er février Compte tenu de ces conditions, le processeur de budgets ne traiterait pas les transactions en fonction de l'arbre actif daté du 1er janvier 1900; il émettrait plutôt un message indiquant qu'un arbre non valide existe, car l'arbre dont la date d'effet est le 1er février 2005 est inactif. Important! N'entrez pas une valeur de champ de structure plus d'une fois dans un arbre. La vérification pourrait ne pas signaler des valeurs en double si elles surviennent à des niveaux de conversion différents. Définition de budgets contrôlés Pour définir des budgets contrôlés, utilisez le groupe de pages Budgets contrôlés (KK_BUDGET). La présente section traite des sujets suivants : définition des options relatives aux budgets contrôlés; définition des champs de structure avec jeu de règles; définition des clés budgétaires et des conversions; définition des champs de structure d'expiration; définition du statut des budgets par période budgétaire; définition des champs de structure de contrôle; définition des contreparties; Copyright 1992, 2011, Oracle et/ou ses sociétés affiliées. Tous droits réservés. 65

92 Définition des options de base du module de contrôle des fonds Chapitre 3 définition de comptes comme exceptions aux types de comptes exclus; définition des types de comptes et des comptes exclus. Pages utilisées pour définir des budgets contrôlés Titre de la page Nom de système Navigation Usage Options contrôle budgétaire KK_BUDG1 Contrôle fonds, Définition budgets contrôlés, Budgets contrôlés Champs structure jeu règles KK_BUDG7 Contrôle fonds, Définition budgets contrôlés, Budgets contrôlés, Champs structure jeu règles Clés et conversion KK_BUDG3 Contrôle fonds, Définition budgets contrôlés, Budgets contrôlés, Clés et conversion Champ structure expiration KK_BUDG8 Contrôle fonds, Définition budgets contrôlés, Budgets contrôlés, Champs structure expiration Statut périodes budgétaires KK_BUDG9 Contrôle fonds, Définition budgets contrôlés, Budgets contrôlés, Statut périodes budgétaires Champs structure contrôle KK_BUDG4 Contrôle fonds, Définition budgets contrôlés, Budgets contrôlés, Champs structure contrôle Sert à définir les paramètres généraux d'un budget, y compris le champ de structure de contrôle, les budgets parents et enfants, le budget associé, les options de contrôle, le champ de structure avec jeu de règles et le statut. Sert à définir les valeurs de champs de structure avec jeu de règles pour chaque jeu. Sert à préciser les champs de structure et le calendrier utilisés pour déterminer les budgets par jeu de règles. Sert à définir, avec un champ de structure d'expiration défini dans la page Options contrôle budgétaire, les dates de début, de fin et d'expiration liées à un budget. Sert à définir le statut de budget par période budgétaire. Vous pouvez ouvrir, fermer ou bloquer un budget, ou encore faire passer le statut de celui-ci à un niveau supérieur par défaut, et ce, pour une période budgétaire en particulier. Sert à remplacer et à définir les options et les attributs de budgets pour des valeurs de champs de structure de contrôle en particulier. 66 Copyright 1992, 2011, Oracle et/ou ses sociétés affiliées. Tous droits réservés.

93 Chapitre 3 Définition des options de base du module de contrôle des fonds Titre de la page Nom de système Navigation Usage Contreparties KK_BUDG5 Contrôle fonds, Définition budgets contrôlés, Budgets contrôlés, Contreparties Types comptes exclus KK_BUDG6 Contrôle fonds, Définition budgets contrôlés, Budgets contrôlés, Types comptes exclus Sert à définir les comptes de contrepartie pour la mise en équilibre des transactions sources et des écritures de budget. Cette page ne sera affichée que si la case Équilibre écrit. obligatoire est cochée dans la page Options contrôle budgétaire. Sert à préciser les types de compte et un intervalle de valeurs de compte à exclure du traitement pour la définition de budget contrôlé. Définition des options relatives aux budgets contrôlés Accédez à la page Options contrôle budgétaire (Contrôle fonds, Définition budgets contrôlés, Budgets contrôlés). Options relatives aux budgets contrôlés Type budget Les valeurs sont Revenus et Charges (dépenses). Le type de budget provient de la définition du groupe de grands livres. Copyright 1992, 2011, Oracle et/ou ses sociétés affiliées. Tous droits réservés. 67

94 Définition des options de base du module de contrôle des fonds Chapitre 3 Budget dépenses associé Pourcentage tolérance Pour un groupe de grands livres de revenus, sélectionnez le groupe de grands livres des dépenses dont le montant peut être accru par des budgets de revenus dans cette définition de budget (facultatif). Vous précisez les budgets de revenus et de dépenses associés dans la page Budgets contrôlés associés. Indique le pourcentage d'écart qui est toléré par rapport au budget autorisé avant que le système génère une anomalie. Vous pouvez remplacer cette valeur à des niveaux de définition inférieurs. Remarque : Les tolérances négatives ne sont pas acceptées. Budget contrôle parent S'il s'agit d'un budget enfant dans une hiérarchie de définitions de budgets, sélectionnez sa définition de budget parent dans ce champ. Vous établissez ainsi le lien entre les deux définitions de budgets, ce qui permet au système de l'appliquer. Lorsque vous appuyez sur la touche de tabulation pour quitter ce champ, le système charge les règles de traitement du budget parent dans la définition de budget. Les budgets parents et enfants doivent avoir en commun le même champ de structure de contrôle, le même jeu de règles et les mêmes champs de structure clés, bien que les enfants puissent comporter des champs de structure clés supplémentaires. Les budgets parents et enfants doivent utiliser les mêmes arbres de conversion de budgets pour les champs de structure qu'ils ont en commun; les valeurs des champs de structure du budget parent doivent se situer à un niveau supérieur ou égal à celui de l'enfant. Ainsi, chaque budget enfant est converti en son budget parent. Champs de structure avec jeu de règles et champs de structure de contrôle CS jeu règles CS contrôle Sélectionnez le champ de structure avec jeu de règles et, si vous voulez, le nom de l'arbre et du niveau où le processeur de budgets trouvera les valeurs des champs de structure valides selon le jeu de règles. Dans le cas de définitions de budgets des dépenses avec contrôle des sources de financement, le champ de structure avec jeu de règles doit être le même que le champ de structure de contrôle. Entrez le champ de structure clé dont le processeur de budgets tient compte pour déterminer si la vérification budgétaire doit être appliquée ou non. 68 Copyright 1992, 2011, Oracle et/ou ses sociétés affiliées. Tous droits réservés.

95 Chapitre 3 Définition des options de base du module de contrôle des fonds CS expiration Utilisez ce champ et la fonction associée pour contrôler et classer le traitement de budgets échus ou fermés. Sélectionnez un champ de structure, habituellement Référence budget, dont la valeur est utilisée lorsque vous définissez des dates de début, d'expiration et de fin d'un budget dans la page Champs structure expiration du présent groupe de pages. La valeur sélectionnée peut ensuite servir à classer un budget comme ouvert, échu ou fermé. Tout champ de structure accepté comme clé budgétaire dans le module de contrôle des fonds peut être sélectionné. Remarque : Utilisez ce champ avec la fonction propre aux événements comptables pour générer automatiquement des écritures de budget pour des ajustements à la hausse et à la baisse des obligations liées à des budgets échus, conformément aux exigences du gouvernement fédéral des États- Unis en matière de comptabilité. Jeu règles défaut Il s'agit du jeu de règles par défaut pour toutes les valeurs de champs de structure avec jeu de règles non précisées dans la page Champs structure jeu règles. Vous précisez le jeu de règles par défaut dans la page Champs structure jeu règles. Options du module de contrôle des fonds Activer budg. VNP Équilibre écrit. obligatoire Cochez cette case pour activer la vérification budgétaire des valeurs non pécuniaires afin de faciliter l'analyse et la production de rapports financiers. Cochez cette case pour que le système génère des écritures de contrepartie pour chaque écriture de budget ou transaction qu'il traite. Le système utilise les comptes de contrepartie précisés dans la page Contreparties, et procède à la mise en équilibre par période budgétaire à l'aide des champs de structure de mise en équilibre que vous avez sélectionnés au moment de la définition du groupe de grands livres contrôlés. Décochez cette case pour reporter les écritures de budget telles qu'elles ont été entrées, c'est-à-dire à titre de transactions comptabilisées en partie simple, lorsque les grands livres des budgets sont mis à jour. Remarque : Les lignes de mise en équilibre, ou de contrepartie, ne sont pas créées dans les écritures de budget, mais au cours du traitement de report. Elles sont enregistrées dans le journal d'activités du module de contrôle des fonds. Copyright 1992, 2011, Oracle et/ou ses sociétés affiliées. Tous droits réservés. 69

96 Définition des options de base du module de contrôle des fonds Chapitre 3 Budget enfant dépassé Cochez cette case pour autoriser une somme de budgets enfants supérieure à la limite du budget parent au moment de l'entrée d'écritures de budget. Cette option n'a aucune incidence sur la vérification budgétaire des transactions sources. Remarque : Si vous ne cochez pas la case Budget enfant dépassé, le système exécutera une validation à chaque report d'une écriture de budget pour s'assurer que le total des montants des budgets enfants dans le grand livre des budgets enfants ne dépasse pas le montant des budgets parents. Cependant, si plus d'une définition enfant est associée à une définition de budget parent, le système n'effectuera pas la somme des montants de l'ensemble des définitions de budgets enfants pour obtenir un montant total de budgets enfants à valider par rapport au budget parent. Il considérera plutôt chaque définition de budget enfant comme «une même somme» en différents «fragments» et ne validera que les montants au sein de la définition de budget enfant pour l'écriture de budget. Par conséquent, lorsque plusieurs définitions de budgets enfants sont associées à une définition de budget parent et qu'elles ne représentent pas la «même somme», les budgets enfants pourront dépasser le budget parent même si vous ne cochez pas la case Budget enfant dépassé. Option contrôle Sélectionnez le degré de contrôle budgétaire à appliquer à cette définition de budget. Vous pouvez remplacer cette valeur aux niveaux inférieurs. Statut budget Vous pouvez remplacer cette valeur aux niveaux inférieurs. 70 Copyright 1992, 2011, Oracle et/ou ses sociétés affiliées. Tous droits réservés.

97 Chapitre 3 Définition des options de base du module de contrôle des fonds Activer source financ. Si vous décidez de définir un budget de dépenses qui permet un suivi des sources de financement, cochez la case Activer source financ. et, dans le champ Suivi revenus, entrez le groupe de grands livres des revenus dans lequel est effectué le suivi des montants des sources de financement. (Vous devez déjà avoir défini le groupe de grands livres des revenus.) La définition du budget de revenus associé est créée automatiquement lorsque vous enregistrez la définition de budget; elle aura les mêmes paramètres que ceux de la définition du budget de dépenses, à l'exception des suivants : L'option de contrôle est Suivi sans budget. Vous devez exclure les types de comptes de dépenses manuellement dans la page Types comptes exclus pour la définition du budget de revenus. Vous pouvez ajouter un champ de structure clé à la définition du budget de revenus, mais le projet, ou tout autre champ de structure de contrôle sélectionné pour le budget de dépenses, est obligatoire. De plus, un second champ de structure clé, comme Service, est obligatoire pour distinguer les revenus comptabilisés et recouvrés associés à des sources de financement multiples pour le même budget dans la même ventilation des montants de sources de financement. Par exemple, si les sources de financement FS1 et FS2 ont toutes deux des revenus comptabilisés ventilés, les revenus doivent être ventilés dans FS1 au moyen d'une valeur de champ de structure de service différente de celle qui est utilisée pour ventiler les revenus comptabilisés dans FS2. Cette distinction au moyen du service s'appliquerait également dans un scénario selon lequel FS1 et FS2 comporteraient des revenus recouvrés ventilés, de la même façon qu'elle s'imposerait dans un scénario où FS1 serait associée aux revenus comptabilisés ventilés, et FS2, aux revenus recouvrés ventilés. Remarque : Toutes les modifications apportées ultérieurement aux définitions de budgets doivent être effectuées manuellement. Définition des champs de structure avec jeu de règles Accédez à la page Champs structure jeu règles (Contrôle fonds, Définition budgets contrôlés, Budgets contrôlés, Champs structure jeu règles). Copyright 1992, 2011, Oracle et/ou ses sociétés affiliées. Tous droits réservés. 71

98 Définition des options de base du module de contrôle des fonds Chapitre 3 Champs de structure avec jeu de règles Jeux de règles Entrez le nom du jeu de règles. Cochez la case Valeur déf. pour que le jeu de règles soit utilisé par défaut pour toutes les valeurs de champs de structure avec jeu de règles que vous ne précisez pas dans la présente page. Si seul un jeu de règles est nécessaire pour votre définition de budget, vous n'aurez pas à entrer de valeurs dans la page. Remarque : Le processeur de budgets utilise aussi le jeu de règles par défaut lors de la vérification budgétaire d'une transaction source ne comportant pas de valeur de champ de structure avec jeu de règles. Si vous sélectionnez Obligatoire dans le champ Valeur obligatoire de la page Clés et conversion pour le champ de structure avec jeu de règles, le processeur de budgets générera une anomalie signalant que le champ de structure clé est vide. Clés avec jeu de règles Entrez la clé de tables pour chaque intervalle de valeurs de champ de structure avec jeu de règles auquel s'applique le jeu de règles. Remarque : Les validations du système vous empêchent d'inclure la même valeur de champ de structure avec jeu de règles dans plus d'un jeu de règles. Définition des clés budgétaires et des conversions Accédez à la page Clés et conversion (Contrôle fonds, Définition budgets contrôlés, Budgets contrôlés, Clés et conversion). 72 Copyright 1992, 2011, Oracle et/ou ses sociétés affiliées. Tous droits réservés.

99 Chapitre 3 Définition des options de base du module de contrôle des fonds Clés et conversion Réinit. Lorsque vous cliquez sur ce bouton, toutes les données existantes sur les clés budgétaires et les conversions, les jeux de règles et le champ de structure de contrôle dans la définition de budgets enfants sont remplacées par les données de la définition de budget parent précisée. Si vous avez modifié un parent depuis que vous avez établi le lien parent-enfants, vous devez mettre à jour les enfants. Vous pouvez également cliquer sur le bouton Réinit. si vous avez modifié l'enfant, mais que vous désirez rétablir les valeurs de définition du parent. Jeux de règles Jeu règles Calendrier Les jeux de règles entrés dans la page Champs structure jeu règles seront affichés. Sélectionnez le calendrier à périodes budgétaires principal afin de préciser les périodes budgétaires valides pour le jeu de règles. Si vous ne le faites pas, une seule période sera associée au budget. Que vous sélectionniez un calendrier ou non, vous pouvez limiter les dates selon lesquelles les transactions mettent à jour le budget. Pour ce faire, accédez à la page Champs structure contrôle. Remarque : Ne sélectionnez pas de calendrier dans le cas des définitions de budgets avec suivi des sources de financement. Vous pouvez définir les dates de début et de fin de budget pour les valeurs de champs de structure de contrôle dans la page Champs structure contrôle. Copyright 1992, 2011, Oracle et/ou ses sociétés affiliées. Tous droits réservés. 73

100 Définition des options de base du module de contrôle des fonds Chapitre 3 Activer budg. cum. Cochez cette case pour autoriser les dépenses en fonction des soldes disponibles au cours d'un intervalle de périodes budgétaires défini lorsqu'une transaction risquerait autrement de dépasser le solde de la période courante. Pour que le processeur de budgets puisse obtenir l'intervalle des périodes budgétaires à soumettre à la vérification budgétaire cumulative, cochez la case Calcul dates et entrez un calendrier cumulatif dans le champ correspondant. Un calendrier cumulatif est un calendrier à périodes budgétaires qui regroupe des périodes budgétaires multiples du calendrier à périodes budgétaires avec jeu de règles en périodes logiques plus longues et distinctes. Un calendrier défini en fonction de périodes budgétaires annuelles, par exemple, peut être le calendrier cumulatif d'un calendrier à périodes trimestrielles. Lorsqu'une source de transaction est soumise à la vérification budgétaire, le processeur de budgets effectue les tâches suivantes : il interroge le calendrier cumulatif pour la période budgétaire cumulative dans laquelle se trouve la date de budget de la transaction; il interroge le calendrier principal pour les périodes budgétaires détaillées qui composent la période budgétaire cumulative; il effectue la vérification budgétaire de la transaction par rapport aux montants cumulatifs disponibles dans les périodes budgétaires courante et précédentes qui composent la période cumulative. Calcul dates et Calendrier cumulatif Si vous cochez la case Calcul dates, vous devrez sélectionner un calendrier cumulatif. Vous pouvez sélectionner cette option aux niveaux suivants : sous-type, champ de structure de contrôle et attributs de budgets. Si vous décochez la case Calcul dates à un des trois niveaux, vous devrez entrer un intervalle de dates cumulatif pour chaque combinaison de budgets touchée. Les dates sont précisées dans les attributs de budgets directement ou au moment de l'entrée des écritures de budget. 74 Copyright 1992, 2011, Oracle et/ou ses sociétés affiliées. Tous droits réservés.

101 Chapitre 3 Définition des options de base du module de contrôle des fonds Clés et conversion Champ structure Ajoutez un enregistrement pour chaque champ de structure clé du jeu de règles. Si vous ne désirez pas convertir les clés budgétaires, laissez les champs du tableau vides. Vous pouvez limiter les valeurs de champs de structure admissibles à la budgétisation dans les pages Champs structure contrôle et Types comptes exclus. Remarque : Seul un champ de structure clé peut être défini lorsque la fonction relative aux sources de financement est activée. Il s'agit en général du projet, mais il peut s'agir de tout autre champ de structure. Dans le cas de définitions de budgets de dépenses de projets avec contrôle des sources de financement, le champ de structure clé unique avec jeu de règles est Projet, c'est-à-dire le même que le champ de structure avec jeu de règles et le champ de structure de contrôle. Les définitions de budgets de revenus de projets pour le suivi des sources de financement peuvent inclure un champ de structure clé supplémentaire à celui de projet. Nom arbre et Nom niveau Si vous utilisez des arbres pour convertir les valeurs des champs de structure des transactions en valeurs de champs de structure budgétaires de niveau supérieur, entrez les noms de l'arbre et du niveau des valeurs budgétaires pour chaque champ de structure. Si vous précisez un arbre et un niveau, les valeurs valides pour la budgétisation incluront tous les nœuds d'arbre de ce niveau ou d'un niveau supérieur (ou plutôt le niveau indiqué et tous les niveaux supérieurs). Les valeurs valides des transactions sources de niveaux inférieurs au niveau d'arbre que vous précisez y sont regroupées pour la vérification budgétaire. Copyright 1992, 2011, Oracle et/ou ses sociétés affiliées. Tous droits réservés. 75

102 Définition des options de base du module de contrôle des fonds Chapitre 3 Valeur obligatoire Le champ de structure de compte devient obligatoire par défaut. Vous ne pouvez pas modifier cette valeur. Comme toutes les transactions requièrent un compte, le champ de structure Compte ne peut pas être facultatif ou non obligatoire. Sélectionnez l'une des options suivantes pour les autres champs de structure : Obligatoire : une transaction sera refusée après vérification budgétaire si le champ de structure est vide, conformément à la définition donnée; Non obligatoire : la transaction est passée, mais n'est pas soumise à la vérification budgétaire pour cette définition; Facultative : la vérification budgétaire de la transaction est effectuée, et le processeur de budgets recherche des enregistrements de budgets dans lesquels ce champ de structure est vide et qui sont associés aux autres champs de structure de la définition donnée. En sélectionnant la valeur Obligatoire, vous exigez que le champ de structure figure dans toutes les transactions sources soumises au contrôle budgétaire. Des erreurs budgétaires se produiront si ce champ de structure obligatoire est omis des transactions. Si l'option Non obligatoire est sélectionnée et que la valeur de champ de structure ne figure pas dans une transaction, celle-ci sautera l'étape de vérification budgétaire pour la définition de budget. Si la valeur Facultative est sélectionnée, la ligne de transaction passera avec succès la vérification budgétaire, à condition qu'aucune valeur ne soit vide pour tous les champs de structure obligatoires, et ce, qu'elle comporte ou non des valeurs pour un ou plusieurs champs de structure de la définition. Important! Sélectionnez la valeur Obligatoire uniquement dans le cas des champs de structure qui sont communs à tous les groupes de grands livres contrôlés. Prenons l'exemple d'un groupe de grands livres d'affectations, d'un groupe de grands livres d'unité et d'un groupe de grands livres de projet. Supposons que le champ de structure de contrôle, le champ de structure avec jeu de règles et le champ de structure clé du groupe de grands livres de projet est Projet. Supposons également que la plupart des transactions sources dont vous effectuez la vérification budgétaire n'incluent pas de code de projet. Si des valeurs de projet sont obligatoires, le processeur de budgets produira des anomalies dans le cas de transactions qui, bien qu'elles passent la vérification pour les budgets d'affectations et d'unité, sont refusées à l'étape de vérification propre aux budgets de projet. Si les valeurs du projet ne sont pas obligatoires, car vous définissez le champ de structure de projet comme facultatif, les transactions sources qui ne comprennent pas de code de projet sauteront l'étape liée aux budgets de projet, tel qu'il se doit. En revanche, elles passent la vérification budgétaire pour les grands livres de budgets restants. 76 Copyright 1992, 2011, Oracle et/ou ses sociétés affiliées. Tous droits réservés.

103 Chapitre 3 Définition des options de base du module de contrôle des fonds Définition des champs de structure d'expiration Accédez à la page Champs structure expiration (Contrôle fonds, Définition budgets contrôlés, Budgets contrôlés, Champs structure expiration). Champs de structure d'expiration Champ structure expiration Clé Affiche le champ de structure d'expiration qui est défini dans la page Options contrôle budgétaire au sein de la définition de budget. Sélectionnez une clé de tables pour désigner de façon unique le jeu de valeurs de champs de structure et de dates que vous entrez dans le tableau. Définition du statut des budgets par période budgétaire Accédez à la page Statut périodes budgétaires (Contrôle fonds, Définition budgets contrôlés, Budgets contrôlés, Statut périodes budgétaires). Copyright 1992, 2011, Oracle et/ou ses sociétés affiliées. Tous droits réservés. 77

104 Définition des options de base du module de contrôle des fonds Chapitre 3 Statut du budget par période budgétaire Calendrier Période budgétaire Sélectionnez le calendrier à périodes budgétaires qui comprend les périodes budgétaires pour lesquelles vous définissez manuellement un statut de budget. Sélectionnez les périodes budgétaires du calendrier pour lesquelles vous modifiez le statut du budget. 78 Copyright 1992, 2011, Oracle et/ou ses sociétés affiliées. Tous droits réservés.

105 Chapitre 3 Définition des options de base du module de contrôle des fonds Statut budget Vous pouvez définir le statut du budget manuellement dans les pages Options contrôle budgétaire, Statut périodes budgétaires et Champs structure contrôle du groupe Budgets contrôlés ou dans la page Attributs budgets. Selon la hiérarchie prédéfinie, le statut établi dans la présente page est le deuxième à respecter après celui qui est défini dans la page Options contrôle budgétaire. Le statut peut être remplacé aux niveaux inférieurs. Utilisez cette option pour régler le statut d'une ou de plusieurs périodes budgétaires d'un calendrier budgétaire. Les valeurs possibles sont les suivantes : Ouvert : Des transactions peuvent être inscrites au budget. Fermé : Le budget est fermé; aucune transaction ne peut y être associée. Vous ne pouvez pas entrer d'écritures de budget, et le processeur de budgets refuse toutes les transactions qui auraient une incidence sur le budget. Défaut : Le statut du budget provient par défaut de la définition du budget contrôlé. La valeur par défaut est au niveau supérieur suivant dans la hiérarchie de contrôle. Bloqué : Le budget est bloqué. Le processeur de budgets refuse les transactions qui diminueraient le solde disponible, mais vous pouvez entrer et reporter des écritures de budget. Définition des champs de structure de contrôle Accédez à la page Champs structure contrôle (Contrôle fonds, Définition budgets contrôlés, Budgets contrôlés, Champs structure contrôle). Copyright 1992, 2011, Oracle et/ou ses sociétés affiliées. Tous droits réservés. 79

106 Définition des options de base du module de contrôle des fonds Chapitre 3 Champs de structure de contrôle Toutes valeurs contrôle Cochez cette case pour activer toutes les valeurs pour le champ de structure de contrôle à un niveau supérieur ou identique au niveau de l'arbre que vous avez entré dans la page Clés et conversion pour la budgétisation. Si vous ne désirez activer que certaines valeurs de champ de structure de contrôle aux fins de vérification budgétaire, décochez la case Toutes valeurs contrôle et précisez les valeurs appropriées dans le tableau Valeurs champs structure de la présente page. Valeurs de champs de structure Entrez les valeurs de champ de structure pour la vérification budgétaire (si vous avez décoché la case Toutes valeurs contrôle). Vous pouvez également remplacer la tolérance par défaut, le statut ou d'autres attributs par valeur de champ de structure, que la case Toutes valeurs contrôle soit cochée ou non. Les options sélectionnées dans cette page remplacent les valeurs par défaut définies dans la page Options contrôle budgétaire. Vous pouvez aussi remplacer ces valeurs par des combinaisons d'entités ou de budgets dans le groupe de pages Attributs budgets. De et À Option contrôle Statut Tolér. déf. Entrez un intervalle de valeurs de champ de structure qui partagent les options de contrôle. Pour entrer une seule valeur, répétez-la dans les deux champs. Les options de contrôle sont décrites dans la section portant sur les éléments communs du présent chapitre. Statut du budget. Cochez cette case pour appliquer à l'enregistrement le pourcentage de tolérance dépassant le budget qui provient de la page Option contrôle budgétaire. 80 Copyright 1992, 2011, Oracle et/ou ses sociétés affiliées. Tous droits réservés.

107 Chapitre 3 Définition des options de base du module de contrôle des fonds Début et Fin Entrez des valeurs pour l'une ou l'autre de ces dates, ou les deux, pour limiter les écritures de budget aux périodes budgétaires qui se trouvent au moins partiellement dans l'intervalle délimité par ces dates. Ces dates limitent également les transactions sources à celles dont les dates de budgets se situent entre ces dates. Supposons que la date de budget est identique à la date comptable, et que le calendrier budgétaire est composé de 12 périodes budgétaires mensuelles, dont la première est le mois de janvier. Si la date de début est le 15 février 2000 et qu'aucune date de fin n'est précisée, les écritures de budget pour les périodes 2 et 3 pourront faire l'objet d'un report, mais celles de la période 1 ne seront pas valides. Un bon de commande avec la date comptable du 14 février 2000 sera refusé, mais un bon de commande avec la date comptable du 16 février 2000 sera accepté, à condition que les fonds soient disponibles. Le champ Fin a un effet similaire sur les transactions. Remarque : Vous pouvez aussi utiliser ces champs pour déterminer les périodes des définitions de budgets auxquelles aucun calendrier à périodes budgétaires n'a été assigné, comme les définitions de budgets avec suivi de sources de financement. Calcul dates Cal. cumulatif SF requise Cette option est décrite dans la section portant sur les éléments communs du présent chapitre. Cette option est décrite dans la section portant sur les éléments communs du présent chapitre. Cette option n'est applicable qu'aux définitions de budgets dont le contrôle des sources de financement est activé dans la page Options contrôle budgétaire. Décochez cette case pour désactiver le contrôle des sources de financement pour un enregistrement particulier. Remarque : Vous devez activer le contrôle des sources de financement dans la page Options contrôle budgétaire et cocher cette case pour des valeurs de champ de structure de contrôle précises avant d'être en mesure de ventiler des montants de sources de financement en fonction des valeurs de la page Ventilation sources financement. EC défaut Sélectionnez un événement comptable pour permettre le traitement des budgets parents générés, le cas échéant. Ce champ n'est applicable que lorsque des événements comptables ont été activés à l'installation. Il est utilisé par le traitement de report budgétaire pour alimenter l'événement comptable lié au budget parent généré par le système lorsque l'option d'événement comptable par défaut a été sélectionnée et que la définition de budget parent indique que l'événement comptable est facultatif ou obligatoire. Copyright 1992, 2011, Oracle et/ou ses sociétés affiliées. Tous droits réservés. 81

108 Définition des options de base du module de contrôle des fonds Chapitre 3 Définition des contreparties Accédez à la page Contreparties (Contrôle fonds, Définition budgets contrôlés, Budgets contrôlés, Contreparties). Contreparties Si vous avez coché la case Équilibre écrit. obligatoire dans la page Options contrôle budgétaire, vous devez entrer une valeur de compte par défaut pour au moins une clé de tables dans le tableau Écritures contrep. budget. Vous devez aussi entrer un compte de contrepartie pour chaque type de transaction source associé à la définition de budget. Vous pouvez entrer un enregistrement de contrepartie de transaction source avec une valeur vide pour le type de transaction source. Cette valeur devient ainsi une valeur par défaut. Le processeur de budgets, au moment de son exécution, recherche une écriture en particulier selon le type de transaction source dont il s'agit. Si aucun enregistrement n'est trouvé, il recherche un enregistrement vide; s'il en trouve un qui est vide, il utilise le compte de contrepartie précisé pour créer la ligne ou les lignes de mise en équilibre. Remarque : Les lignes de mise en équilibre, ou de contrepartie, ne sont pas créées dans les écritures de budget, mais au cours du traitement de report. Elles sont enregistrées dans le journal d'activités du module de contrôle des fonds. Définition des types de comptes et des comptes exclus Accédez à la page Types comptes exclus (Contrôle fonds, Définition budgets contrôlés, Budgets contrôlés, Types comptes exclus). 82 Copyright 1992, 2011, Oracle et/ou ses sociétés affiliées. Tous droits réservés.

109 Chapitre 3 Définition des options de base du module de contrôle des fonds Types de comptes exclus Exceptions aux types de comptes exclus Remarque : Pour une clé de tables et un type de compte en particulier, vous pouvez préciser des intervalles de comptes à inclure dans le traitement de contrôle budgétaire. Clés de tables des types de comptes exclus Clé Sélectionnez une clé de tables pour laquelle vous voulez exclure du traitement budgétaire tous les comptes d'un type de compte donné. Copyright 1992, 2011, Oracle et/ou ses sociétés affiliées. Tous droits réservés. 83

110 Définition des options de base du module de contrôle des fonds Chapitre 3 Types comptes exclus Anomalies Sélectionnez les types de comptes à exclure du traitement budgétaire pour ce groupe de grands livres contrôlés. Cliquez sur ce lien pour accéder à la page Exclure anomalies type compte, où vous pourrez inclure dans le traitement budgétaire des intervalles de valeurs de comptes qui seraient autrement exclues de la vérification budgétaire. Clés de tables des comptes exclus Clé Comptes exclus Sélectionnez une clé de tables pour laquelle vous voulez exclure seulement certains comptes parmi les types de comptes inclusdans le traitement budgétaire. Précisez les intervalles de valeurs de compte à exclure de la vérification budgétaire pour une clé de tables particulière dans les champs Compte source et Compte cible. Exemple de types et de comptes exclus Dans le cas d'une définition de budget des dépenses, vous excluez tous les comptes d'actif, de passif et de capitaux propres de la vérification budgétaire en les sélectionnant dans le tableau Types comptes exclus. Si vous voulez également exclure les transactions de stocks de la vérification budgétaire, entrez les comptes de dépenses de stocks dans le tableau Comptes exclus. Application du contrôle des fonds à un groupe de grands livres de l'application Grand livre et à une entité Pour appliquer le contrôle des fonds à une entité et à un groupe de grands livres de l'application Grand livre, utilisez le groupe de pages Grands livres pour entité (BUSINESS_UNIT_LED). La présente section traite des sujets suivants : ajout de groupes de grands livres contrôlés à une entité; définition des options relatives à l'entité et au groupe de grands livres de l'application Grand livre. 84 Copyright 1992, 2011, Oracle et/ou ses sociétés affiliées. Tous droits réservés.

111 Chapitre 3 Définition des options de base du module de contrôle des fonds Pages utilisées pour appliquer le contrôle des fonds à une entité et à des groupes de grands livres de l'application Grand livre Titre de la page Nom de système Navigation Usage Grands livres pour entité, Définition BUSINESS_UNIT_LED1 Configuration GFCA, Définition entités, Grand livre, Grands livres pour entité Sert à sélectionner un groupe de grands livres de l'application Grand livre dont vous activerez le contrôle des fonds. Grands livres pour entité, Options contrôle fonds BUSINESS_UNIT_LED5 Configuration GFCA, Définition entités, Grand livre, Grands livres pour entité, Options contrôle fonds Sert à activer le contrôle des fonds pour une entité et un groupe de grands livres de l'application Grand livre, à ajouter des définitions de budgets contrôlés (groupes de grands livres contrôlés) et à définir les options correspondantes. Ajout de groupes de grands livres contrôlés à une entité Voici la marche à suivre pour appliquer le contrôle des fonds à une entité et à un groupe de grands livres de l'application Grand livre : 1. Sélectionnez Configuration GFCA, Définition entités, Grand livre, Grands livres pour entité. 2. Dans la page Définition, sélectionnez le grand livre détaillé comme type de grand livre ainsi que le groupe de grands livres dont vous voulez traiter les transactions en fonction des budgets contrôlés. 3. Dans la page Options contrôle fonds, cochez la case Activer contrôle fonds. 4. Dans le champ Inclure préeng. ds dép. autor. sélectionnez Oui,Non ou Par défaut. Cette option détermine si les montants de préengagement réduiront les dépenses autorisées ou le solde de budget disponible. L'option Par défaut indique au système de conserver la sélection que vous avez faite au moment de la définition du groupe de grands livres contrôlés dans la page de définition du groupe de grands livres. et Chapitre 3, "Définition des options de base du module de contrôle des fonds," Définition des groupes de grands livres contrôlés, page Sélectionnez les groupes de grands livres contrôlés par rapport auxquels la vérification budgétaire des transactions sera exécutée pour cette entité et ce groupe de grands livres de l'application Grand livre. Vous pouvez associer de nombreux groupes de grands livres contrôlés à un groupe de grands livres de l'application Grand livre en particulier. Par exemple, vous pouvez disposer de budgets contrôlés de dépenses et de revenus, ainsi que de budgets de services et d'unité. Vous pouvez associer tous ces budgets au même groupe de grands livres de l'application Grand livre. Copyright 1992, 2011, Oracle et/ou ses sociétés affiliées. Tous droits réservés. 85

112 Définition des options de base du module de contrôle des fonds Chapitre 3 6. Si vous avez défini le traitement des événements comptables dans l'application Grand livre, sélectionnez Aucun, Facultatif ou Oblig. pour les écritures de budget reportées sur chaque groupe de grands livres contrôlés (facultatif). Si vous désactivez les événements comptables pour un groupe de grands livres contrôlés, vous ne pourrez pas entrer de codes d'événement comptable au moment de la création des écritures de budget ou des écritures de fermeture de budget. Si les événements comptables sont facultatifs, vous pourrez entrer des codes d'événement, mais vous ne serez pas tenu de le faire. Si les événements comptables sont obligatoires, le traitement de report du contrôle des fonds (FS_BP) et le traitement de validation de la fermeture des budgets (GLS1211) refuseront toutes les écritures que vous tenterez de reporter sans code d'événement comptable. 7. Si un des groupes de grands livres contrôlés est composé de grands livres détaillés (pour l'entrée des transactions de préengagements et d'engagements au niveau détaillé), sélectionnez le grand livre détaillé contrôlé (facultatif). Vous ne pouvez sélectionner qu'un seul groupe de grands livres contrôlés détaillés par entité. Remarque : Aucune validation des dépenses autorisées n'est effectuée pour le groupe de grands livres désigné comme grand livre contrôlé détaillé. Celui-ci est utilisé aux fins de suivi des préengagements et des engagements à un niveau détaillé, sans que les calculs des dépenses autorisées soient effectués. et Chapitre 3, "Définition des options de base du module de contrôle des fonds," Groupes de grands livres détaillés contrôlés de suivi, page Cochez la case Permettre augm. dép. autor. pour permettre à des crédits d'augmenter le solde disponible d'un budget contrôlé de façon qu'il puisse dépasser le montant budgétisé initial (facultatif). Par exemple, vous effectuez un achat au cours de la période budgétaire 2010Q1. Vous retournez ensuite l'article et émettez un crédit dans la période budgétaire 2010Q2. Ce crédit pourra augmenter le solde du budget disponible de la période budgétaire 2010Q2 au-dessus du montant budgétisé initial. Cette option permet d'autoriser ou d'interdire une telle augmentation. Définition des options relatives à l'entité et au groupe de grands livres de l'application Grand livre Vous pouvez également utiliser le groupe de pages Grands livres pour entité pour exécuter les actions suivantes : Indiquer les définitions de budgets contrôlés à associer à l'entité et au groupe de grands livres de l'application Grand livre. Le système utilise ces données pour déterminer les budgets contrôlés selon lesquels le processeur de budgets vérifie les transactions sources pour l'entité. Sélectionner si les transactions de préengagements seront ou non incluses dans le calcul du solde de budget disponible. Indiquer le groupe de grands livres contrôlés détaillés pour l'entité. Sélectionner si les transactions de crédit peuvent faire passer le solde de budget disponible au-dessus du montant budgétisé initial. 86 Copyright 1992, 2011, Oracle et/ou ses sociétés affiliées. Tous droits réservés.

113 Chapitre 3 Définition des options de base du module de contrôle des fonds Vous pouvez associer autant de définitions de budgets que nécessaire à un groupe de grands livres de l'application Grand livre; toutefois, chaque définition de budget ne peut être associée qu'à un seul groupe de grands livres de l'application Grand livre pour une entité en particulier. Dans ce cas, le processeur de budgets utilise les règles des définitions de budgets contrôlés pour déterminer les écritures de budget et les transactions sources qui seront soumises au contrôle budgétaire (en fonction de budgets précis). Définition, ventilation des montants et interrogation des sources de financement Pour définir des sources de financement et en ventiler les montants, utilisez la page Contrôle fonds (INSTALLATION_KK) du groupe Options installation, le groupe de pages Sources financement (KK_FUND_SOURCE) et le groupe de pages Ventilation srces financement (KK_FS_ALLOCATION). Pour interroger les activités de sources de financement, utilisez les groupes de pages Activités sources financement (KK_FS_ALOG_INQ) et Ventilation srces financement (KK_FS_INQA). La présente section donne un aperçu des sources de financement et traite des sujets suivants : définition des options relatives aux champs informatifs; définition des sources de financement; ventilation des montants des sources de financement; interrogation sur des montants ventilés de sources de financement; interrogation sur des activités de sources de financement; recherche descendante du budget et des revenus disponibles; recherche descendante des activités de montants prévus, de préengagements, d'engagements et de dépenses; recherche descendante dans les journaux d'activités. Présentation des sources de financement et des budgets contrôlés La présente section traite des sujets suivants : définitions de budgets avec suivi et contrôle des sources de financement; procédure de définition de budget de base avec contrôle des sources de financement; exemple de définition de budget avec source de financement; exemples de sources de financement illustrant la ventilation selon un pourcentage; transactions de crédit de dépenses au moyen de la ventilation selon un pourcentage; exemples de sources de financement illustrant la ventilation par priorité; transactions de crédit de dépenses au moyen de la ventilation par priorité; ventilation des transactions de revenus; Copyright 1992, 2011, Oracle et/ou ses sociétés affiliées. Tous droits réservés. 87

114 Définition des options de base du module de contrôle des fonds Chapitre 3 tolérances, montants maximums et incidence des modifications des montants ventilés; utilisation de la structure de budgets enfants et parents avec les sources de financement; interrogation sur les sources de financement; flux des travaux; archivage des enregistrements de sources de financement. Définitions de budgets avec suivi et contrôle des sources de financement Le contrôle des sources de financement est exécuté au moyen d'une fonction facultative qui permet le suivi et le contrôle des dépenses en fonction des sources suivantes : budgets des dépenses; revenus comptabilisés; revenus recouvrés. Remarque : Le budget des dépenses est une source de financement; les revenus budgétisés ne sont pas considérés comme une source de financement jusqu'à ce qu'ils soient comptabilisés ou recouvrés. Les sources de financement représentent des montants de budgets des dépenses, ainsi que des revenus comptabilisés ou recouvrés provenant d'affectations, de subventions, de dons et de dotations. Par définition, les montants de dépenses budgétisées sont disponibles immédiatement (c'est-à-dire qu'ils peuvent être dépensés) par source de financement. Toutefois, les revenus peuvent être dépensés par source de financement seulement une fois qu'ils ont été comptabilisés ou recouvrés. À tout moment après la définition des budgets contrôlés des dépenses et des revenus, vous pouvez définir la fonction des sources de financement afin d'effectuer le suivi et de contrôler les transactions par source de financement pendant que ces transactions sont soumises à la vérification budgétaire, en fonction du budget contrôlé global. Pour utiliser cette fonction avec des revenus comptabilisés et recouvrés, vous devez définir un budget contrôlé des revenus qui sera associé au budget de dépenses. Par définition, lorsqu'un budget de revenus est associé à un budget de dépenses, c'est pour autoriser des dépenses supplémentaires à partir des revenus. Vous pouvez utiliser une source de financement avec les budgets de revenus associés pour allouer des revenus comptabilisés et recouvrés aux dépenses (budgets de dépenses associés). Utilisez le groupe de pages Budgets contrôlés pour définir un budget contrôlé avec suivi et contrôle des sources de financement. Après avoir créé la définition du budget contrôlé des dépenses, vous pouvez indiquer au système de définir automatiquement un budget contrôlé de revenus associé pour permettre le suivi et le contrôle des transactions au moyen de la fonction des sources de financement. La définition du budget des revenus créée par le système utilise les mêmes champ de structure clé, champ de structure de contrôle et champ de structure avec jeu de règles que ceux du budget des dépenses associé. Vous devez ajouter un champ de structure clé à la définition du budget des revenus pour préciser davantage les revenus lorsque des sources de financement multiples ventilent des revenus comptabilisés et recouvrés. 88 Copyright 1992, 2011, Oracle et/ou ses sociétés affiliées. Tous droits réservés.

115 Chapitre 3 Définition des options de base du module de contrôle des fonds Les montants des sources de financement peuvent être ventilés entre des budgets de dépenses (groupes de grands livres) comme des dépenses autorisées selon un pourcentage ou une priorité; toutefois, il ne peut y avoir combinaison de ces deux méthodes au sein de la même ventilation de montants de sources de financement. Grâce aux interrogations prédéfinies, vous pouvez facilement obtenir des données sur les montants ventilés totaux de chaque source de financement, les fonds de budgets cibles des ventilations et les dépenses par source de financement. Procédure de définition de budget de base avec contrôle des sources de financement Pour définir les budgets avec un contrôle des sources de financement, vous définissez les budgets de revenus et de dépenses associés et les sources de financement, et vous allouez les montants sources de financement au budget des dépenses. Voici la procédure de définition de base pour ce faire : 1. Définissez les grands livres et un groupe de grands livres contrôlés pour la définition du budget de dépenses et celle du budget de revenus. Établissez les définitions de budgets dans le groupe de pages Budgets contrôlés (KK_BUDGET). Si un grand livre contrôlé a été défini de façon à NE PAS avoir d'incidence sur les dépenses autorisées, comme c'est parfois le cas pour les grands livres de préengagement, les dépenses pour ce grand livre ne seront pas réparties dans les tables de répartition des sources de financement, et seront exclues de la validation et de l'interrogation sur les sources de financement. Vous pouvez indiquer au système de générer automatiquement une définition de budget de revenus associé en entrant le groupe de grands livres de revenus dans le champ Suivi revenus sous l'option Activer source financ. de la page Options contrôle budgétaire. Vous pouvez utiliser tout champ de structure comme champ de structure de contrôle pour un budget dont le contrôle des sources de financement est activé. Toutefois, le champ de structure de contrôle et le champ de structure avec jeu de règles doivent être identiques. En général, le contrôle des sources de financement est utilisé avec les budgets de projets. Dans le cas de budgets de revenus et de dépenses de projets dont le contrôle des sources de financement est activé, le champ de structure de contrôle et le champ de structure avec jeu de règles doivent être Projet. De plus, Projet est le seul champ de structure clé que vous pouvez utiliser dans le cas de budgets de dépenses de projets dont le contrôle des sources de financement est activé. et Chapitre 3, "Définition des options de base du module de contrôle des fonds," Budgets de projets contrôlés avec source de financement, page Dans la page Options contrôle budgétaire, cochez la case Activer source financ. et, dans le champ Suivi revenus, entrez le groupe de grands livres de revenus qui fournira les montants de revenus des sources de financement. Copyright 1992, 2011, Oracle et/ou ses sociétés affiliées. Tous droits réservés. 89

116 Définition des options de base du module de contrôle des fonds Chapitre 3 3. Cochez la case SF requise pour le champ de structure de contrôle dans la page Champs structure contrôle de la définition du budget de dépenses et, le cas échéant, de celle du budget des revenus. Lorsque les montants budgétisés d'une source de financement sont ventilés en fonction d'un champ de structure de contrôle précis, vous devez le faire dans la page Champs structure contrôle de la définition du budget des dépenses, et la case SF requise doit être cochée. Lorsque vous effectuez la ventilation des montants d'une source de financement de type revenus en fonction d'un champ de structure de contrôle précis, vous devez le faire dans la page Champs structure contrôle de la définition du budget des revenus, et la case SF requise doit être cochée. 4. Définissez les sources de financement dans la page Source financement contrôle fonds. Entrez les montants et les ajustements des sources de financement dans le tableau Journaux transactions source financement. La page calcule le montant total de la source de financement en cumulant les montants que vous entrez dans le tableau et affiche le total cumulé des montants ventilés dans la page Ventilation sources financement. Définissez les sources de financement pour toutes les entités, ou limitez l'accès aux données sur les sources de financement en associant une source de financement à une ou à plusieurs entités (dont seuls les utilisateurs autorisés peuvent accéder aux données). Dans la page Contrôle fonds du groupe Options installation, vous pouvez activer et utiliser trois champs définis par l'utilisateur aux fins de suivi et de production de rapports en matière de sources de financement. Lorsque ces champs sont activés, vous pourrez accéder aux deux champs de caractères et au champ de date dans la page Sources financement. Ils ne sont affichés qu'à titre d'information. Ils n'ont aucune incidence sur le traitement de ventilation, ni sur le suivi des dépenses et des allocations de fonds. 5. Dans le groupe de pages Grands livres pour entité, associez à une entité précise (dont les sources de financement doivent être contrôlées) des groupes de grands livres de revenus et de dépenses dotés de cette fonction. 90 Copyright 1992, 2011, Oracle et/ou ses sociétés affiliées. Tous droits réservés.

117 Chapitre 3 Définition des options de base du module de contrôle des fonds 6. Dans la page Ventilation sources financement, entrez le montant global des dépenses qui a été approuvé dans le budget. De plus, entrez les sources de financement et les montants ventilés dans le cas de chaque champ de structure de contrôle pour lequel le suivi des sources de financement est obligatoire. Utilisez une des méthodes suivantes de ventilation des montants de sources de financement : Pourcentage : Vous pouvez définir des montants sources de financement comme un pourcentage du montant global des dépenses, ainsi qu'un montant maximal de dépenses pour chaque source de financement. Priorité : Vous pouvez choisir d'allouer des fonds et de dépenser le montant global des dépenses selon des priorités. Définissez un montant maximal des dépenses pour chaque source de financement. Par exemple, vous décidez de dépenser d'abord les fonds liés à FS5 (source de financement 5), puis ceux liés à FS1 (source de financement 1), et ainsi de suite, conformément aux priorités que vous définissez en matière de dépenses. La page cumule automatiquement les montants maximaux des dépenses et affiche la somme dans le champ Montant ventilé. Dans le cas des deux méthodes, le montant ventilé doit être égal au montant global des dépenses pour que le processeur de budgets puisse ventiler les montants. Si le montant ventilé est supérieur au montant global des dépenses, vous ne pourrez pas enregistrer la page. En revanche, si le montant ventilé est inférieur au montant global des dépenses, vous pourrez enregistrer la page, mais le processeur de budgets ne pourra pas ventiler les montants, puisque la case Erreur source financement sera cochée. Remarque : Les méthodes de pourcentage et de priorité sont incompatibles; autrement dit, elles ne peuvent pas être combinées dans la même ventilation. Vous pouvez enregistrer une ventilation de montants de sources de financement même si elle n'est pas tout à fait terminée; cependant, le système ne traitera pas les dépenses en fonction de la ventilation tant que vous n'aurez pas accédé à la page Ventilation sources financement de nouveau pour répartir l'intégralité du montant global des dépenses. Vous ne pouvez ni remplacer une ventilation partielle, ni passer outre à une erreur concernant une priorité de zéro qui aurait été générée par le processeur de budgets. 7. Entrez des écritures de budget de dépenses pour les enregistrements de montants ventilés de sources de financement. Traitez également les transactions de revenus afin de fournir des revenus comptabilisés ou recouvrés pour les enregistrements de sources de financement de type de revenus. Lorsqu'il traite une transaction, le processeur de budgets (FS_BP) du Moteur d'application s'assure que la ventilation des montants des sources de financement correspondante est déjà définie et que la somme des montants des écritures de budget d'une source de financement ne dépasse pas le montant maximal des dépenses qui est défini dans la page Ventilation sources financement. Le traitement de vérification budgétaire n'autorise pas les dépenses en fonction d'un champ de structure de contrôle doté de la fonction liée aux sources de financement lorsque les fonds n'ont pas été entièrement alloués. Remarque : La budgétisation des valeurs non pécuniaires et les événements comptables ne sont pas traités par la fonction liée aux sources de financement. Copyright 1992, 2011, Oracle et/ou ses sociétés affiliées. Tous droits réservés. 91

118 Définition des options de base du module de contrôle des fonds Chapitre 3 Exemple de définition de budget avec source de financement L'exemple suivant concerne la définition d'un budget pour l'entité FS01. Seuls les utilisateurs ayant accès aux données de FS01 auront accès aux données sur la source de financement. Vous pouvez préciser toutes les entités, une seule entité ou plusieurs entités, selon le niveau d'accès aux données sur les sources de financement que vous voulez accorder aux utilisateurs. Cet accès dépend du privilège d'accès de l'utilisateur, accordé selon l'entité et les groupes de grands livres. Avant d'aborder l'exemple du tableau ci-dessous, sachez que le groupe de grands livres des dépenses est FS_EXP et qu'il contient les grands livres contrôlés BUD, ENC, PRE et EXP. Le groupe de grands livres contrôlés des revenus associé est FS_REV, et il contient les grands livres RBUD (revenus budgétisés), REC (revenus comptabilisés) et COL (revenus recouvrés). Le tableau présente une définition de budget de base ainsi que l'environnement qui servira aux exemples de sources de financement suivants. Définition de budget FS_EXP FS_REV Commentaires Option contrôle Contrôle Suivi avec budget Si vous préférez la méthode de ventilation selon un pourcentage à celle de ventilation par priorité, certaines options de contrôle relatives au budget contrôlé des dépenses seront différentes. En général, l'option de contrôle du budget des revenus est Suivi avec budget, ce qui a peu d'incidence sur la source de financement, car seuls les revenus comptabilisés et recouvrés sont ventilés et non les revenus budgétisés. CS contrôle Projet Projet Le champ de structure de contrôle est généralement Projet, mais il peut s'agir de tout autre champ de structure, tel que Service ou Fonds. Le contrôle des sources de financement est activé pour le champ de structure de contrôle du budget des dépenses, et pour le budget des revenus lorsque vous ventilez aussi des revenus comptabilisés et recouvrés. CS jeu règles Projet Projet Le champ de structure avec jeu de règles doit être le même que le champ de structure de contrôle. En général, les jeux de règles vous permettent d'associer des options de budgets différentes aux valeurs de champ de structure de contrôle sélectionnées. Activer source financ. Case cochée Case cochée Cette case est cochée dans la page Options contrôle budgétaire. Groupe de grands livres de revenus associé (budgets) FS_REV Sans objet Entrez le groupe de grands livres des revenus associé dans le champ Suivi revenus de la page Options contrôle budgétaire. 92 Copyright 1992, 2011, Oracle et/ou ses sociétés affiliées. Tous droits réservés.

119 Chapitre 3 Définition des options de base du module de contrôle des fonds Définition de budget FS_EXP FS_REV Commentaires CS clés Projet Projet, Service Un champ de structure clé est obligatoire et, lorsque les options relatives aux dépenses des revenus des sources de financement sont utilisées, un second champ de structure clé pourrait l'être aussi. L'exigence d'une seconde clé survient lorsque les options relatives aux dépenses de revenus comptabilisés et recouvrés sont utilisées et que deux sources de financement ou plus comportent la même option relative au champ Option dépenses et la même valeur de champ de structure clé. Par exemple, si la valeur du champ Option dépenses des sources de financement FS1 et FS2 est Recouvrées, vous pourrez utiliser des valeurs de service différentes pour la source de financement FS1 et FS2, et ainsi éviter la ventilation des mêmes revenus recouvrés entre les deux sources de financement. L'exemple s'applique également dans le cas de revenus comptabilisés. Toutes valeurs contrôle Case décochée Case décochée Cochez cette case pour activer toutes les valeurs pour le champ de structure de contrôle à un niveau supérieur ou identique au niveau de l'arbre que vous avez entré dans la page Clés et conversion pour la budgétisation. Si vous ne désirez activer que certaines valeurs de champ de structure de contrôle aux fins de vérification budgétaire (comme dans notre exemple où seules les valeurs AERO et DEVL sont utilisées), décochez la case Toutes valeurs contrôle et précisez les valeurs appropriées dans le tableau Valeurs champs structure de page Champs structure contrôle. Valeurs du CS de contrôle Aero, Devl Aero, Devl Aero et Devl sont des valeurs de projet. SF requise Case cochée Case cochée En plus d'activer le contrôle des sources de financement dans la page Options contrôle budgétaire, cochez la case SF requise pour des valeurs de champ de structure de contrôle précises dans la page Champs structure contrôle. Vous devez le faire avant d'être en mesure de ventiler des montants de sources de financement entre ces valeurs dans la page Ventilation sources financement. Exemples de sources de financement illustrant la ventilation selon un pourcentage Prenons l'exemple suivant de définition des sources de financement selon la méthode du pourcentage : Copyright 1992, 2011, Oracle et/ou ses sociétés affiliées. Tous droits réservés. 93

120 Définition des options de base du module de contrôle des fonds Chapitre 3 CS contr. Projet Mt global Source financ. Type revenus ou option dépenses Montant ventilé % Montant disponible % revenus Valeur CS clé Aero FS1 Budgétisées % FS2 Comptabilisé es % % Devl FS3 Budgétisées % s. o. s. o. s. o. Le montant global de est le montant total de dépenses approuvé dont le financement doit provenir d'une combinaison du budget des dépenses et des revenus comptabilisés pour le champ de structure de contrôle Aero, qui désigne le budget contrôlé de dépenses applicable qui recevra les fonds. Le tableau présente également le report d'une écriture de budget des dépenses du montant d'au moins et d'une écriture de transaction source supplémentaire constatant des revenus comptabilisés du même montant. Le projet Aero peut dépenser le total de de la colonne du montant disponible. Par exemple, lorsque des dépenses (AP1) de sont entrées dans l'application Comptes fournisseurs pour le projet Aero, le système enregistre le montant total dans la table des grands livres des budgets comme des dépenses du budget de projet général précisé. Par la même occasion, le processeur de budgets vérifie les dépenses par rapport à la ventilation des montants des sources de financement pour connaître le montant disponible et les pourcentages applicables que vous avez précisés. Les dépenses AP1 sont ventilées entre les sources de financement en fonction des pourcentages précisés, tel qu'il est indiqué dans le tableau suivant : Transaction source CS contrôle Projet Source financement Montant AP1 Aero FS AP1 Aero FS Le processeur de budgets vérifie dans chaque ligne le budget ou les revenus disponibles, règle les engagements, comptabilise les dépenses et calcule les dépenses autorisées. CS contrôle Projet Source financ. Budget Revenus compt. Préengagement Engagement Dépenses DA Aero FS Aero FS Prenons l'exemple d'une erreur de transaction source qui survient lorsque des fonds d'une source de financement ne sont pas disponibles, bien qu'une ventilation des montants des sources de financement existe. Un préengagement de demande d'achat est ventilé entre les sources de financement en fonction des pourcentages appropriés, tel que l'indique le tableau ci-dessous. 94 Copyright 1992, 2011, Oracle et/ou ses sociétés affiliées. Tous droits réservés.

121 Chapitre 3 Définition des options de base du module de contrôle des fonds Transaction source CS contrôle Projet Source financement Montant PINC1 Aero FS PINC1 Aero FS Supposons que les revenus comptabilisés pour FS2 ne sont pas réalisés au moment où la transaction de préengagement (PINC1) d'un montant de est traitée. Cinquante pour cent du préengagement, ou 1 500, est couvert par le budget de dépenses qui est affecté à FS1, et ce montant passe avec succès la vérification des sources de financement. Cependant, lorsque le processeur de budgets vérifie les revenus comptabilisés disponibles de FS2 pour les 50 % restants de préengagement, il signale la transaction source (PINC1) comme erronée en indiquant E (erreur) comme statut d'en-tête de budget : CS contrôle Source financ. Budget Revenus compt. Préengagement Engagement Dépenses Statut et DA Aero FS Aero FS2 Aucun Erreur Cliquez sur le lien de statut E (dans la page de transactions en ligne) pour accéder à la page sur les anomalies des transactions sources. Le message indiquant que les fonds disponibles sont insuffisants sera affiché dans le cas de ce type d'erreur. Lorsque la fonction de contrôle des sources de financement est activée pour un champ de structure de contrôle (budget des dépenses), une transaction peut passer avec succès la vérification budgétaire au niveau du budget des dépenses global, mais peut être refusée au niveau de la source de financement associée. Le résultat final est que la transaction est refusée après vérification budgétaire (avec un statut d'en-tête de budget de E). Puisque la transaction a été refusée, rien n'est comptabilisé en lien avec le budget global ou la source de financement, et aucune synchronisation ne se produit. Vous devez déterminer la cause du problème et prendre les mesures nécessaires pour que la transaction passe avec succès la vérification budgétaire (et obtenir un statut d'en-tête de budget valide). Dans les exemples présentés jusqu'à maintenant sur les sources de financement illustrant la ventilation selon un pourcentage, l'option de contrôle budgétaire proposée était Contrôle. Tenons pour acquis que la ventilation liée au champ de structure de contrôle est effectuée selon un pourcentage et que la transaction source dépasse les fonds disponibles d'une source de financement. Les résultats seront différents selon l'option de contrôle budgétaire sélectionnée. Les résultats seraient les suivants : Contrôle : Si la transaction dépasse les fonds disponibles de la source de financement, une anomalie de type Financement disponible insuff. sera émise pour la ou les sources de financement données. Une correction devra être effectuée. Si un utilisateur accède à l'anomalie et force l'acceptation de la transaction, l'excédent sera réparti entre les sources de financement de la ventilation en fonction des pourcentages relatifs de ventilation. Dans ce cas, l'avertissement Remplacer fonds insuffisants sera émis pour la source ou les sources de financement données. Remarque : La méthode de ventilation par priorités produit des résultats différents, qui sont présentés dans la section traitant de l'exemple portant sur les priorités. Copyright 1992, 2011, Oracle et/ou ses sociétés affiliées. Tous droits réservés. 95

122 Définition des options de base du module de contrôle des fonds Chapitre 3 Suivi avec budget : La transaction passe avec succès la vérification budgétaire, et tout excédent est réparti entre les sources de financement de la ventilation en fonction des pourcentages relatifs de ventilation. Dans ce cas, l'avertissement Dépasse financement dispon. est émis pour la source ou les sources de financement données. Suivi sans budget : Le scénario est le même que pour le suivi avec budget. Contrôle document initial : Pour le document de transaction source initial (comme la demande d'achat dans le flux des documents du cycle de l'approvisionnement au paiement ), le scénario est le même que pour l'option Contrôle. Toutefois, tous les documents ultérieurs (tels que le bon de commande et la pièce justificative dans le flux des documents du cycle de l'approvisionnement au paiement) sont traités selon l'option Suivi avec budget. Remarque : Lorsque le processeur de budgets traite les documents précédents dans le flux de règlement et que la fonction liée aux sources de financement est activée, les montants répartis entre chaque source de financement sont aussi enregistrés dans une nouvelle table de règlements (KK_LQD_FS). Lorsque le processeur de budgets traite les transactions ultérieures, les montants des règlements liés au champ de structure de contrôle des enregistrements d'annulation sont répartis entre chaque source de financement selon le pourcentage défini dans la page Ventilation sources financement. Le processeur de budgets vérifie les montants de règlement des sources de financement en fonction de la nouvelle table de règlements pour éviter tout règlement en trop. Transactions de crédit de dépenses au moyen de la ventilation selon un pourcentage Des réductions de frais ou des crédits portés aux comptes de dépenses, comme les notes de crédit ou d'autres transactions de crédit, peuvent être utilisés pour augmenter le montant disponible des sources de financement. En fait, l'augmentation consiste à rétablir les montants précédemment imputés aux sources de financement par le rajout du montant du crédit aux sources de financement sans égard à l'incidence sur les dépenses autorisées au niveau de l'entité et du groupe de grands livres. Les crédits s'appliquent selon la logique suivante, quelle que soit l'option de contrôle sélectionnée : une transaction de crédit est traitée par rapport à toutes les sources de financement en fonction des pourcentages relatifs de ventilation existants; le montant d'une transaction de crédit peut dépasser le montant disponible relatif à une ou à plusieurs sources de financement après la répartition, mais un avertissement est émis; si le montant du crédit dépasse le montant global (le total de toutes les sources de financement) défini dans la page Ventilation sources financement, la transaction entraînera une erreur, sans que vous ayez la possibilité de forcer son acceptation. Cette situation peut se produire lorsqu'un montant erroné est entré (des zéros en trop). Remarque : Le montant du crédit des enregistrements d'annulation de règlement suit la règle de règlement et non la règle de crédit des transactions de dépenses. 96 Copyright 1992, 2011, Oracle et/ou ses sociétés affiliées. Tous droits réservés.

123 Chapitre 3 Définition des options de base du module de contrôle des fonds Exemples de sources de financement illustrant la ventilation par priorité La méthode de ventilation par priorités vous permet de ventiler des montants de budgets de dépenses, et des revenus comptabilisés ou recouvrés, entre des sources de financement; elle vous permet de traiter les transactions sources associées à un code de projet ou à tout autre champ de structure de contrôle (qui désigne un budget contrôlé) en respectant la séquence prioritaire des sources de financement. La source de financement à laquelle vous attribuez la première priorité est réduite par imputation des transactions sources; une fois la source de financement épuisée, les montants de transactions futures et restants (préengagements, engagements et dépenses) sont imputés aux sources de financement selon l'ordre que vous définissez pour la seconde priorité, la troisième, et ainsi de suite. Les exemples de répartition en fonction de priorités sont fondés sur les mêmes définition de budget, entité, grands livres et groupes de grands livres que les exemples précédents illustrant la ventilation selon un pourcentage; cependant, ils s'articulent plutôt autour de Devl comme champ de structure de contrôle du budget. Bien que les montants de budgets de dépenses et de revenus comptabilisés ou recouvrés soient toujours ventilés par source de financement, l'utilisateur définit des priorités dans la séquence des sources de financement disponibles pour les transactions sources. Tout comme la méthode selon un pourcentage, les transactions sources (préengagements, engagements et dépenses) peuvent passer avec succès la vérification budgétaire pour ce qui est du budget global (Devl dans ce cas), mais peuvent être refusées après contrôle budgétaire des sources de financement. Prenons l'exemple suivant de sources de financement définies selon la méthode par priorité : CS contr. Projet Montant global Source financ. Type revenus ou option dépenses Montant ventilé Priorité Montant disponible % revenus Valeur CS clé Devl FS3 Budgétisées FS5 FS1 Comptabilisé es Comptabilisé es % % FS2 Budgétisées Supposons que les écritures de budget des dépenses pour FS3 et FS2 sont reportées et que les dépenses suivantes sont traitées par le processeur de budgets pour le budget du projet Devl. (Pour des besoins de simplicité, supposons qu'aucun engagement précédent n'existe, mais seulement des dépenses.) Transaction source Entité Compte Budget Montant AP3 FS Devl 500 GL1 FS Devl Le processeur de budgets répartit les lignes de transactions sources en fonction de la priorité de la ventilation des sources de financement comme suit : Copyright 1992, 2011, Oracle et/ou ses sociétés affiliées. Tous droits réservés. 97

124 Définition des options de base du module de contrôle des fonds Chapitre 3 Transaction source Source financ. Montant ventilé Montant disponible Dépenses Solde fonds Statut AP3 FS Succès GL1 FS Échec (refus) FS FS FS La transaction source AP3 passe avec succès la vérification budgétaire, car les fonds de la source de financement FS3 de priorité 1 sont suffisants (le solde de 500 servira à couvrir la transaction GL1). Toutefois, la transaction source GL1 est refusée, car le système ne tient pas compte de FS5 et de FS1 puisqu'aucun revenu comptabilisé n'est journalisé et que le montant budgétisé disponible pour FS2 (3 000) n'est pas suffisant pour couvrir les dépenses de ( ) pour GL1. Si, cependant, la transaction source GL1 était réduite à au lieu de 6 000, elle passerait avec succès la vérification budgétaire pour la source de financement. Les exemples de sources de financement par priorités sont fondés sur l'option de contrôle budgétaire Contrôle. Tenons pour acquis que la ventilation liée au champ de structure de contrôle est effectuée par priorité et que la transaction source dépasse le total des fonds disponibles d'une source de financement. Les résultats seront différents selon l'option de contrôle budgétaire sélectionnée. Les résultats seraient les suivants : Contrôle : Si la transaction dépasse le total des fonds disponibles des sources de financement, elle sera refusée après vérification budgétaire et une anomalie de type Financement disponible insuff. sera émise pour toutes les sources de financement. Si vous forcez l'acceptation d'une anomalie, l'excédent sera associé à la dernière source de financement avec priorité utilisée (c'est-à-dire la plus couramment utilisée). Dans de tels cas, l'avertissement Remplacer fonds insuffisants sera émis pour toutes les sources de financement. Suivi avec budget : La transaction source qui dépasse le montant total disponible de fonds passe avec succès la vérification budgétaire, et l'excédent est associé à la dernière source de financement avec priorité utilisée. Dans de tels cas, l'avertissement Dépasse financement dispon. est émis pour toutes les sources de financement. Suivi sans budget : Le scénario est le même que pour le suivi avec budget. Contrôle document initial : Pour le document de transaction source initial (comme une demande d'achat dans le flux des documents du cycle de l'approvisionnement au paiement ), le scénario est le même que pour l'option Contrôle. Toutefois, tous les documents ultérieurs de transactions sources (tels qu'un bon de commande et une pièce justificative dans le flux des documents du cycle de l'approvisionnement au paiement) sont traités selon l'option Suivi avec budget. 98 Copyright 1992, 2011, Oracle et/ou ses sociétés affiliées. Tous droits réservés.

125 Chapitre 3 Définition des options de base du module de contrôle des fonds Remarque : Lorsque le processeur de budgets traite les documents précédents dans le flux de règlement et que la fonction liée aux sources de financement est activée, les montants répartis entre chaque source de financement sont aussi enregistrés dans une nouvelle table de règlements (KK_LQD_FS). Lorsque le processeur de budgets traite ensuite les documents ultérieurs, les montants des règlements liés au champ de structure de contrôle des enregistrements d'annulation sont répartis entre chaque source de financement selon le priorité définie dans la page Ventilation sources financement et les montants de règlements enregistrés dans la nouvelle table des règlements. Le processeur de budgets veille à ce qu'il n'y ait pas de règlement en trop. Transactions de crédit de dépenses au moyen de la ventilation par priorité Des réductions de frais ou des crédits portés aux comptes de dépenses, comme les notes de crédit ou d'autres transactions de crédit, peuvent être utilisés pour augmenter le montant disponible des sources de financement. En fait, l'augmentation consiste à rétablir les montants précédemment imputés aux sources de financement par le rajout du montant du crédit aux sources de financement sans égard à l'incidence sur les dépenses autorisées au niveau de l'entité et du groupe de grands livres. Les crédits s'appliquent selon la logique suivante, quelle que soit l'option de contrôle sélectionnée : une transaction de crédit est traitée par rapport à la source de financement courante, c'est-à-dire la première source de financement ayant des montants disponibles non encore dépensés; si le montant de la transaction de crédit dépasse le montant total disponible de la source de financement courante, le traitement fera passer la transaction de crédit intégrale et émettra un avertissement; si le montant de la transaction de crédit dépasse le montant global (le total de toutes les sources de financement) défini dans la page Ventilation sources financement, la transaction entraînera une erreur, sans que vous ayez la possibilité de forcer son acceptation. Cette situation peut se produire lorsqu'un montant erroné est entré (des zéros en trop). Remarque : Le montant du crédit des enregistrements d'annulation de règlement suit la règle de règlement et non la règle de crédit des transactions de dépenses. Ventilation des transactions de revenus Les deux types de revenus pouvant être utilisés par des sources de financement sont les suivants : revenus comptabilisés; revenus recouvrés. Des revenus comptabilisés et recouvrés peuvent être utilisés par une source de financement lorsque des transactions sources de revenus sont enregistrées dans l'application Grand livre, Facturation ou Comptes clients comme somme à recevoir (lorsque des montants sont exigibles ou réalisés) et comme recouvrées (lorsqu'un montant réel est versé.) Les budgets de revenus servent habituellement à effectuer le suivi de la comptabilisation et du recouvrement des revenus, mais aussi parfois à contrôler le montant total des revenus à recevoir. Le montant des budgets de revenus peut ou non correspondre au montant du budget des dépenses associé. De plus, les budgets de revenus ne contrôlent pas les dépenses, ni n'en font le suivi. Le contrôle et le suivi des dépenses est la fonction du budget de dépenses. Cependant, lorsqu'elles sont associées au budget des dépenses, les transactions de revenus peuvent s'ajouter aux dépenses autorisées et dépasser le montant du budget des dépenses. Copyright 1992, 2011, Oracle et/ou ses sociétés affiliées. Tous droits réservés. 99

126 Définition des options de base du module de contrôle des fonds Chapitre 3 De la même manière, les engagements et les dépenses peuvent être contrôlés et faire l'objet d'un suivi par source de financement au moyen des montants ventilés à partir des budgets des dépenses et aussi à partir des revenus suivants : revenus comptabilisés provenant d'un groupe de grands livres de revenus associé; revenus recouvrés provenant d'un groupe de grands livres de revenus associé. Si vous utilisez le système pour créer automatiquement la définition du budget des revenus à partir des données de la définition du budget des dépenses, les options et le champ de structure de contrôle définis seront identiques par défaut. Le champ de structure de contrôle doit être identique dans les définitions de budgets de dépenses et de revenus associés lorsque la fonction liée aux sources de financement est activée. Vous pouvez utiliser un second champ de structure clé, comme Service, Programme ou Fonds, avec le champ de structure de contrôle des revenus pour distinguer la ventilation de transactions de revenus lorsque les revenus sont comptabilisés ou recouvrés pour plus d'une source de financement dans une ventilation. La raison en est très simple : le système ne permet pas que les mêmes revenus soient répartis entre différentes sources de financement dans la ventilation. Vous pouvez préciser que le pourcentage disponible des revenus comptabilisés ou recouvrés est inférieur ou égal à 100 % pour une source de financement en particulier dans la ventilation des montants des sources de financement; toutefois, les revenus comptabilisés ou recouvrés restants ne peuvent plus être ventilés. Cependant, si vous désirez, par exemple, inclure dans la même ventilation deux sources de financement qui dépendent du type de revenus comptabilisés, le second champ de structure clé sera obligatoire pour distinguer les fonds qui seront mis à la disposition de chaque source de financement. Si vous n'utilisez pas une deuxième clé pour constater et ventiler les revenus, vous ne pourrez pas entrer plus d'une source de financement avec l'option de dépenses du type de revenus. Le second champ de structure clé est nécessaire lorsque le partage des fonds de revenus est prévu entre plusieurs sources de financement, et que vous voulez éviter toute surdépense des revenus comptabilisés ou recouvrés. Les modifications des revenus disponibles pour une source de financement pourraient réduire le montant disponible de la source de financement ou même entraîner un solde négatif (dans ce cas, le montant disponible dans la page Ventilation sources financement correspondrait à zéro), en raison notamment de remboursements de clients ou de rétractation d'une offre de fonds d'une entité en particulier. La conséquence de la comptabilisation de telles transactions comptables est une réduction des revenus comptabilisés et des dépenses disponibles résultantes pour les sources de financement qui dépendent de ces revenus. Si cette situation s'était produite et que la méthode de ventilation selon un pourcentage avait été utilisée, les dépenses à traiter pourraient éventuellement être refusées après vérification budgétaire des sources de financement, selon l'option de contrôle budgétaire sélectionnée au départ. Lorsque la méthode de ventilation par priorité est utilisée, le système considère toute source de financement dont le montant disponible est négatif comme une source de financement à solde nul. Le processeur de budgets traite tout simplement la prochaine source de financement avec fonds disponibles en suivant la séquence de priorités définie. Tolérances, montants maximums et incidence des modifications des montants ventilés Les tolérances ne sont pas traitées dans le cas des budgets dotés de la fonction relative aux sources de financement. Si vous en entrez, elles ne seront pas soumises à la vérification budgétaire des sources de financement et les calculs des dépenses restantes n'en tiendront pas compte. 100 Copyright 1992, 2011, Oracle et/ou ses sociétés affiliées. Tous droits réservés.

127 Chapitre 3 Définition des options de base du module de contrôle des fonds Les montants maximums fournissent le plafond des dépenses d'une source de financement dans une ventilation globale. Le montant global qui est approuvé pour la ventilation des montants des sources de financement et le champ de structure de contrôle (montant qui correspond, dans la plupart des cas, au montant total d'un budget de projet), ainsi que le montant maximal sont reliés. Dans le cas des deux méthodes de ventilation (pourcentage et priorité), vous pouvez entrer par source de financement dans le champ Mt max. dépenses le montant maximal qui peut être dépensé en fonction du montant global du budget. Cependant, dans le cas seulement de la méthode de ventilation selon un pourcentage, le système calcule et affiche le pourcentage du montant global correspondant dans le champ % mt global. Toujours dans le cas de cette méthode, vous pouvez aussi entrer un montant directement dans le champ % mt global pour que le système calcule le montant maximal des dépenses. Les modifications apportées aux paramètres des sources de financement ne sont pas rétroactives une fois les premières dépenses effectuées en fonction de ces modifications. Aucune réévaluation ni revérification budgétaire n'est possible. Si la définition est modifiée, le processeur de budgets vérifiera les transactions futures en fonction des dépenses disponibles et de la définition de ventilation courante. La ventilation des montants des sources de financement ne vous empêche pas de réduire un montant ventilé ni un montant maximal qui entre en conflit avec les dépenses effectuées à ce jour. Toutefois, un message d'avertissement sera affiché si vous le faites. Utilisation de la structure de budgets enfants et parents avec les sources de financement La source de financement doit être activée au niveau du budget parent le plus élevé. Prenons, par exemple, la hiérarchie budgétaire suivante : grand-parent; parent; enfant. Dans cet exemple, la source de financement doit être définie au niveau du champ de structure de contrôle grand-parent. Les trois groupes de grands livres des budgets doivent avoir le même champ de structure de contrôle, mais chaque niveau peut comporter des champs de structure clés supplémentaires. Pour utiliser la fonction qui crée les écritures de budget parent à partir des écritures de budget enfant, entrez les écritures de budget au niveau du budget enfant et entrez la source de financement que le système doit utiliser pour créer les écritures de budget de plus haut niveau. Associez les budgets de revenus au budget des dépenses et à la définition de répartition des sources de financement du niveau le plus élevé. La vérification est exécutée au niveau de budget le plus élevé. Cependant, les engagements et les dépenses sont traités au niveau du budget le plus bas, et doivent être convertis au niveau le plus élevé où se produisent le suivi et le contrôle des sources de financement. Interrogation sur les sources de financement Deux interrogations fournissent des données relatives aux montants ventilés et aux activités des sources de financement en fonction de la date courante. Elles affichent les résultats conformément à ce qu'autorisent la sécurité des enregistrements et celle liée au module de contrôle des fonds. Copyright 1992, 2011, Oracle et/ou ses sociétés affiliées. Tous droits réservés. 101

128 Définition des options de base du module de contrôle des fonds Chapitre 3 Consultation des montants ventilés des sources de financement. Cette interrogation vous permet de consulter les ventilations des montants des sources de financement et les sommes réparties (budget et revenus) par source de financement ou par champ de structure de contrôle. Les critères de sélection ne sont pas obligatoires, mais il vous permettent de présenter les données de diverses façons. Vous devez sélectionner l'option de mode d'affichage; les autres critères sont facultatifs. Si vous désirez consulter la ventilation des montants des sources de financement pour un champ de structure en particulier, entrez une valeur d'entité qui servira à filtrer le champ de structure et ses valeurs, puisqu'ils sont fondés sur la clé de tables. Cependant, l'entité n'est pas utilisée comme critère de sélection. Les résultats présentent toutes les entités pour lesquelles des ventilations sont définies, pourvu que les données aient passé la vérification avec succès, en fonction de la sécurité des enregistrements et de celle qui est propre au module de contrôle des fonds. L'entité ne sert qu'à filtrer les données affichées pour le champ de structure et ses valeurs lorsque vous cliquez sur le bouton d'accès aux valeurs valides. Consultation des activités des sources de financement. Cette interrogation présente les dépenses et les engagements pour la source de financement précisée. Vous pouvez procéder à une recherche descendante des types de montants pour consulter les transactions sources qui composent les montants répartis par source de financement. Vous devez préciser la source de financement, mais, en fonction des autres critères que vous précisez, vous pouvez filtrer l'activité transactionnelle affichée par champ de structure de contrôle et par valeur de champ de structure de contrôle. Cette interrogation fournit une vue sommaire fractionnée par champ de structure de contrôle. Vous pouvez consulter les activités de dépenses selon un champ de structure en particulier. Vous pouvez ensuite cliquer sur le montant afin d'accéder au sommaire pour l'entité et le groupe de grands livres. Puis, vous pouvez faire une recherche descendante dans les journaux des activités qui présentent les détails sur la transaction. Enfin, vous pouvez accéder à la transaction source. Remarque : Si la case Incidence sur dép. autor. n'est pas cochée pour le grand livre des dépenses du groupe de grands livres, le processeur de budgets ne procédera à aucune comptabilisation des dépenses au niveau des sources de financement (LEDGER_KK_FS). Il constatera les dépenses au niveau du champ de structure (LEDGER_KK) seulement. Par conséquent, il est possible de voir un montant à zéro pour un type de dépense alors qu'il existe des transactions réelles qui ont déjà passé avec succès la vérification budgétaire. La sécurité liée au module de contrôle des fonds renforce la sécurité des enregistrements (pour des entités et des groupes de grands livres) des applications PeopleSoft et du système PeopleTools. Néanmoins, l'affichage des résultats des interrogations sur les sources de financement est principalement fondée sur la configuration de la sécurité liée au module de contrôle des fonds. Les interrogations sur les sources de financement renvoient à l'événement de sécurité d'interrogation sur les budgets contrôlés (INQUIRE) ainsi qu'à vos définitions et règles de sécurité pour déterminer les entités et les groupes de grands livres qui sont affichés dans les résultats de recherche d'un utilisateur en particulier. L'accès aux données des interrogations sur les montants ventilés et les activités des sources de financement dépend à la fois de la sécurité liée au module de contrôle des fonds et à la sécurité des enregistrements. Cependant, le montant total ventilé et le montant total non ventilé (c'est-à-dire le montant total défini des sources de financement moins la somme des montants ventilés déjà définis selon l'entité et le champ de structure de contrôle) sont calculés sans égard à ces deux types de sécurité. 102 Copyright 1992, 2011, Oracle et/ou ses sociétés affiliées. Tous droits réservés.

129 Chapitre 3 Définition des options de base du module de contrôle des fonds Le diagramme ci-dessous traite de l'application de la sécurité ainsi que des règles de permission et d'interdiction associées à l'interrogation des données. Sécurité des interrogations Flux des travaux Le bouton d'avis, situé dans la partie inférieure des pages Source financement contrôle fonds et Ventilation sources financement, permet aux utilisateurs d'accéder à la page d'envoi d'avis. Dans cette page, ils pourront entrer un message personnel, et envoyer un courriel ou un avis de liste de travaux à une personne ou à un groupe lorsqu'un événement se produit et doit être signalé à d'autres personnes. Copyright 1992, 2011, Oracle et/ou ses sociétés affiliées. Tous droits réservés. 103

130 Définition des options de base du module de contrôle des fonds Chapitre 3 La page d'envoi d'avis se fonde sur les préférences de routage de chaque destinataire pour déterminer les options de livraison par défaut. Le système tient pour acquis que les données suivantes sont définies : les gestionnaires de la sécurité définissent les valeurs appropriées pour tout utilisateur dans la page sur les profils des utilisateurs; les utilisateurs définissent les valeurs appropriées dans les pages Votre profil. Des avis peuvent être envoyés par liste de travaux ou par courriel. Voir Guide PeopleSoft Enterprise PeopleTools PeopleBook : Workflow Technology, Administering PeopleSoft Workflow Archivage des enregistrements de sources de financement L'archivage des tables LEDGER_KK_FS, KK_LQD_FS et KK_ACT_LOG_FS est traité par la fonction d'archivage de PeopleSoft. Pages utilisées pour définir, ventiler des montants et interroger des sources de financement Titre de la page Nom de système Navigation Usage Contrôle fonds INSTALLATION_KK Configuration GFCA, Installation, Options installation, Contrôle fonds Options contrôle budgétaire KK_BUDG1 Contrôle fonds, Définition budgets contrôlés, Budgets contrôlés Champs structure contrôle KK_BUDG4 Contrôle fonds, Définition budgets contrôlés, Budgets contrôlés, Champs structure contrôle Sert à activer des champs définis par l'utilisateur facultatifs et informatifs, et à leur associer une étiquette qui figurera dans la page Source financement contrôle fonds. Dans la zone Options contrôle budgétaire, sert à cocher la case Activer source financ. et, dans le champ Suivi revenus, à entrer le groupe de grands livres de revenus qui fournira les montants de revenus des sources de financement. Sert à cocher la case SF requise pour les valeurs de champ de structure de contrôle voulues. Source financement contrôle fonds KK_FUND_SOURCE Contrôle fonds, Définition budgets contrôlés, Sources financement Sert à désigner les sources de financement et à entrer les montants des fonds. 104 Copyright 1992, 2011, Oracle et/ou ses sociétés affiliées. Tous droits réservés.

131 Chapitre 3 Définition des options de base du module de contrôle des fonds Titre de la page Nom de système Navigation Usage Ventilation sources financement KK_FS_ALLOCATION Contrôle fonds, Définition budgets contrôlés, Ventilation srces financement Sert à répartir les montants des sources de financement dans un budget et à déterminer les options relatives aux dépenses. Ventilation sources financement KK_FS_INQA Contrôle fonds, Consultation activités budg., Ventilation srces financement Sert à consulter les montants ventilés des sources de financement de budgets de dépenses (champs de structure de contrôle) ainsi que les revenus comptabilisés et recouvrés par source de financement ou par champ de structure de contrôle. Activités sources financement KK_FS_ALOG_INQ Contrôle fonds, Consultation activités budg., Activités sources financement Vous pouvez aussi cliquer sur le lien Activités sources financement dans la page Ventilation sources financement du menu Définition budgets contrôlés. Sert à consulter les activités de dépenses liées à une source de financement en particulier, et ce, pour un champ de structure de contrôle et une valeur de champ de structure. Vous pouvez aussi cliquez sur le lien Activités sources financement dans la page Ventilation sources financement du menu Consultation activités budg. Recherche descendante montants disp. source financ. KK_FS_BUDREV_DRL Cliquez sur un lien de montant dans la colonne Budget et revenus de la page Activités sources financement. Sert à présenter le montant disponible des dépenses budgétisées, des revenus comptabilisés et des revenus recouvrés d'une source de financement selon les critères suivants : champ de structure de contrôle, entité, groupe de grands livres et devise. Aucune autre recherche descendante n'est possible à partir de cette page. Copyright 1992, 2011, Oracle et/ou ses sociétés affiliées. Tous droits réservés. 105

132 Définition des options de base du module de contrôle des fonds Chapitre 3 Titre de la page Nom de système Navigation Usage Recherche descendante mts dépenses source financ. KK_FS_LEDKK_DRL Cliquez sur un lien de montant dans la colonne Dépenses, Engagements, Préengagements ou Montant prévu de la page Activités sources financement. Vous pouvez accéder à la page Recherche descendante jrnx activ. source financ. à partir de la page Recherche descendante mts dépenses source financ. Sert à fournir des données détaillées relatives aux dépenses et aux engagements par source de financement, par champ de structure de contrôle, par entité, par groupe de grands livres et par devise. Recherche descendante jrnx activ. source financ. KK_FS_ALOG_DRL Cliquez sur l'icône dans la colonne Recherche journal activités de la page Recherche descendante mts dépenses source financ. Sert à accéder à la page des détails sur les transactions sources à partir de l'icône dans la première colonne (Rech. desc.). Définition des options relatives aux champs informatifs Accédez à la page Contrôle fonds du groupe Options installation (Configuration GFCA, Installation, Options installation, Contrôle fonds). Options d'installation du module Contrôle des fonds Options relatives aux sources de financement Activer date et Étiq. date Cochez cette case et entrez une étiquette pour le champ de date facultatif. Ce champ informatif sera affiché dans la page Source financement contrôle fonds. 106 Copyright 1992, 2011, Oracle et/ou ses sociétés affiliées. Tous droits réservés.

133 Chapitre 3 Définition des options de base du module de contrôle des fonds Activer car. 1 et Étiq. car. 1 Activer car. 2 et Étiq. car. 2 Cochez cette case et entrez une étiquette pour le champ de caractères facultatif. Ce champ informatif sera affiché dans la page Source financement contrôle fonds. Cochez cette case et entrez une étiquette pour le champ de caractères facultatif. Ce champ informatif sera affiché dans page Source financement contrôle fonds. Remarque : Ces trois champs définis par l'utilisateur sont facultatifs et sont indiqués à titre d'information seulement. Ils n'ont pas de fonction de programmation ni d'interrogation. Si vous activez un champ, vous devez y attribuer une étiquette. Vous ne pouvez pas activer le champ de caractères 2 sans d'abord avoir activé le champ de caractères 1. Définition des sources de financement Accédez à la page Source financement contrôle fonds (Contrôle fonds, Définition budgets contrôlés, Sources financement). Source de financement du module de contrôle des fonds Type financement Sélectionnez l'une des valeurs suivantes : Oblig.,Dons, Fédéral,Interne, Local ou État/pr. Ces valeurs ne sont que descriptives. Copyright 1992, 2011, Oracle et/ou ses sociétés affiliées. Tous droits réservés. 107

134 Définition des options de base du module de contrôle des fonds Chapitre 3 SF date, SF car. 1 et SF car. 2 Entrez les dates et les données descriptives supplémentaires. Ces champs informatifs sont définis par l'utilisateur. Ils ne seront affichés que si vous les activez et que vous les nommez dans la page Contrôle fonds du groupe Options installation. Agence remboursement Aide fédér. Numéro CFDA Montant Montant associé Option entité Cochez cette case, puis entrez des valeurs dans les champs Clé tables client, Client et N contrat remb. pour l'agence de remboursement. Affiche le nom de l'agence d'aide fédérale, le cas échéant. Il s'agit d'un numéro pour un programme d'assistance géré par services et par établissements du gouvernement fédéral. Affiche la somme de tous les montants qui ont été entrés dans les enregistrements du tableau Journaux transactions source financement de la présente page. Affiche les montants totaux alloués de cette source de financement et associés à divers budgets contrôlés au moyen de la page Ventilation sources financement. Le système affiche le montant associé et utilise ce champ pour s'assurer que vous n'allouez pas un montant supérieur à celui qui est indiqué dans le champ Montant. La valeur par défaut de ce champ est Toutes entités, ce qui permet à toutes les entités d'avoir accès à cette source de financement au moment de la ventilation des montants des sources de financement. Sélectionnez la valeur Préciser entité pour contrôler davantage l'accès à cette source de financement. Seules les entités que vous précisez dans le tableau des entités qui sera affiché pourront accéder à la source de financement. Vous ne pouvez ventiler des montants de cette source de financement qu'aux entités auxquelles vous avez accès. Lorsque vous sélectionnez Préciser entité, utilisez les boutons d'ajout et de suppression pour insérer des enregistrements d'entités dans le tableau des entités ou en supprimer, ce qui détermine l'accès à la source de financement lorsque vous procédez à la ventilation des montants des sources de financement. Chaque enregistrement du tableau Journaux transactions source financement est cumulatif et non modifiable. Pour ajuster le champ de montant total des sources de financement, insérez ou supprimez un enregistrement. Ajoutez autant d'enregistrements que nécessaire en cliquant sur le bouton d'ajout; seuls cinq champs sont affichés à la fois. Utilisez la barre de défilement pour consulter les enregistrements supplémentaires. Les champs Date/heure ajout et Utilisateur sont alimentés par le système lors de l'ajout d'un enregistrement. Le champ Date/heure ajout est affiché à titre informatif. Entrez une description et un montant par enregistrement que vous ajoutez. Remarque : Les entités, qui comportent déjà des ventilations de montants de sources de financement, ne peuvent pas être supprimées à partir de la présente page. 108 Copyright 1992, 2011, Oracle et/ou ses sociétés affiliées. Tous droits réservés.

135 Chapitre 3 Définition des options de base du module de contrôle des fonds Ventilation des montants des sources de financement Accédez à la page Ventilation sources financement (Contrôle fonds, Définition budgets contrôlés, Ventilation srces financement). Ventilation des montants des sources de financement par priorité (1 de 2) Copyright 1992, 2011, Oracle et/ou ses sociétés affiliées. Tous droits réservés. 109

136 Définition des options de base du module de contrôle des fonds Chapitre 3 Ventilation des montants des sources de financement selon un pourcentage (2 de 2) Remarque : Consultez les champs de structure clés définis pour les types de revenus pour vous assurer qu'ils sont appropriés pour les montants ventilés des sources de financement. Ils devront être alimentés si la définition du budget l'exige. Une ventilation n'a pas de date d'effet, contrairement à la définition du budget. La définition de budget peut comporter un enregistrement avec une clé secondaire de service, et un autre enregistrement avec une clé secondaire de programme. Dans ce cas, la page de ventilation présente le service et le programme dans les enregistrements de revenus. Confirmez que les valeurs clés secondaires entrées sont exactes, car le système ne valide pas ces données. Afin d'accéder à cette page pour une ventilation existante ou pour y créer une ventilation, entrez l'entité, le groupe de grands livres des dépenses pour lequel le contrôle des sources de financement est activé et le projet, ou le champ de structure de contrôle, auxquels sont allouées les sources de financement. État projet Ce champ ne sera affiché que si le champ de structure de contrôle est Projet. Si l'application Coûts de projets est installée, les statuts possibles sont Budgétisé,Fermé,Bloqué, Ouvert ou Proposé. Si l'application n'est pas installée, les statuts possibles sont Approuvé,Terminé,En cours ou Proposé. Remarque : Le champ État projet est affiché à titre d'information seulement, tout comme les champs Date début,date fin et Gest. Ils ne sont affichés que lorsque le champ de structure de contrôle est Projet. Montant global Entrez le montant global du montant maximal des dépenses qui a été approuvé pour cette ventilation. Le montant ventilé ne peut pas dépasser le montant global. 110 Copyright 1992, 2011, Oracle et/ou ses sociétés affiliées. Tous droits réservés.

137 Chapitre 3 Définition des options de base du module de contrôle des fonds Montant ventilé Le système affiche le montant total des fonds dont vous avez autorisé les dépenses dans le tableau Détails ventilation sources financement. Remarque : Lorsque vous enregistrez cette page, le système émet un avertissement si le montant ventilé est inférieur aux montants globaux, et coche la case Erreur source financement. Vous devez ventiler le montant global des sources de financement avant que tout traitement des transactions relatives au projet (ou champ de structure de contrôle) soit possible. Si le montant ventilé est supérieur au montant global, vous ne pourrez pas enregistrer la page. Projets Erreur source financement Cliquez sur ce bouton pour accéder à la page de données générales sur le projet dans l'application Coûts de projets, où vous pourrez davantage définir les attributs du projet. (Si le champ de structure de contrôle n'est pas Projet ou que l'application Coûts de projets n'est pas installée, le bouton ne sera pas affiché.) Cette case à cocher est en mode d'affichage seulement. Lorsque vous enregistrez cette page, le système compare le montant global au montant ventilé. Si le montant ventilé est inférieur au montant global, le système émettra un avertissement et cochera cette case. Le système émet également un avertissement et coche cette case lorsque la méthode de ventilation par priorité est sélectionnée, mais que le numéro de priorité de tous les enregistrements, ou de seulement certains d'entre eux, est 0. Si la case Erreur source financement est cochée par le système, il y aura échec de la vérification budgétaire. Remarque : Le système vous permet d'enregistrer l'allocation de fonds dans la page Ventilation sources financement même si le montant global n'est pas complètement ventilé. Vous pourrez quitter la page, et y accéder ultérieurement pour terminer la ventilation des montants des sources de financement. Toutefois, le processeur de budgets interdit les dépenses relatives à un champ de structure de contrôle pour lequel le contrôle des sources de financement est activé, mais dont les montants ne sont pas entièrement ventilés entre des sources de financement. Méthode ventilation Vous disposez des options de ventilation suivantes : Priorité : ventilez et dépensez le montant global des sources de financement par priorité; Pourcentage : définissez les montants des sources de financement comme un pourcentage du montant global des dépenses pour le champ de structure de contrôle ou comme un montant maximal fixe de dépenses. Les dépenses seront réparties entre chaque source de financement en fonction des pourcentages. Copyright 1992, 2011, Oracle et/ou ses sociétés affiliées. Tous droits réservés. 111

138 Définition des options de base du module de contrôle des fonds Chapitre 3 Priorité Ce champ sera affiché si vous choisissez de ventiler le montant global des sources de financement et d'en autoriser les dépenses en ordre de priorité (vous devez avoir sélectionné la valeur Priorité dans le champ Méthode ventilation). Par exemple, vous décidez d'épuiser d'abord les fonds d'une source de financement particulière, puis ceux d'une autre, et ainsi de suite, en respectant la priorité que vous accordez à chaque source de financement. Vous indiquez la priorité en entrant 1 dans l'enregistrement de la source de financement prioritaire, puis 2,3, et ainsi de suite. De cette façon, vous indiquez en ordre descendant la priorité accordée à la disponibilité de la source de financement et des dépenses correspondantes. Remarque : Bien que tous les enregistrements de source de financement doivent comporter un numéro de priorité qui est différent de zéro, ils ne doivent pas nécessairement se suivre. Par exemple, vous pouvez assigner une priorité de 2, de 6 et de 9 à trois sources de financement. Vous devez terminer de définir l'ordre de priorité avant d'enregistrer la page, à défaut de quoi le système cochera la case Erreur source financement. Le résultat : vous ne pourrez pas traiter les transactions en fonction de cette ventilation. Si une priorité est réglée à zéro, la case Erreur source financement sera cochée. Source financement Option dépenses Vous définissez les codes de sources de financement et leurs montants dans la page Source financement contrôle fonds. Dans ce tableau, indiquez les sources de financement à associer à cette combinaison d'entité, de groupe de grands livres des dépenses et de champ de structure de contrôle, ou projet. Sélectionnez la valeur décrivant le type de montant dont il s'agit et déterminant le moment où le montant peut être dépensé : Budgétisées : le montant est budgétisé et disponible (reporté) dans le grand livre des budgets de dépenses; Recouvrées : le montant est disponible lorsque les revenus sont recouvrés; Comptabilisées : le montant est disponible lorsque les revenus sont comptabilisés. Remarque : Vous devez entrer une écriture de budget pour tous les enregistrements ventilés budgétisés. Jusqu'à l'entrée et au report d'une écriture de budget pour un enregistrement budgétisé, aucun montant ne sera disponible (pour l'enregistrement). Montant max. dépenses Vous entrez le montant maximal de la source de financement pouvant être dépensé en fonction de cette ventilation. Lorsque vous utilisez un pourcentage de ventilation et que vous entrez ce montant maximal, le système calcule le pourcentage du montant global dans le champ % mt global. Toutefois, si vous entrez directement un pourcentage dans le champ % mt global, le système calculera le montant maximal des dépenses. 112 Copyright 1992, 2011, Oracle et/ou ses sociétés affiliées. Tous droits réservés.

139 Chapitre 3 Définition des options de base du module de contrôle des fonds Mt disponible Le montant disponible pour cette source de financement. Le système calcule cette valeur lorsque vous enregistrez la page. Budgétisées : Les montants sont disponibles après que vous avez entré et reporté une écriture de budget représentant la somme. Comptabilisées : Les montants sont disponibles lorsque les revenus sont comptabilisés. Ils doivent respecter le pourcentage des revenus que vous avez entré, jusqu'à concurrence du montant maximal. Dans le cas d'un montant de revenus comptabilisés négatif, un montant de zéro sera affiché dans le champ Mt disponible. Recouvrées : Les montants sont disponibles lorsque les revenus sont recouvrés. Ils doivent respecter le pourcentage des revenus que vous avez entré, jusqu'à concurrence du montant maximal. Dans le cas d'un montant de revenus recouvrés négatif, un montant de zéro sera affiché dans le champ Mt disponible. Remarque : Jusqu'à l'entrée et au report d'une écriture de budget pour un enregistrement budgétisé, aucun montant ne sera disponible (pour l'enregistrement). La somme disponible correspondant à des sources de financement de revenus comptabilisés et recouvrés dépend du report des montants ainsi que du pourcentage des revenus permis et du montant maximal des dépenses. % mt global Pourcentage du montant global des sources de financement dont les fonds proviennent de cette source de financement. Ce champ est affiché lorsque vous utilisez la méthode de ventilation selon un pourcentage. % revenus Dans le cas des revenus recouvrés et comptabilisés, vous devez entrer le pourcentage du montant des revenus de la source de financement que vous pouvez dépenser pour le projet ou le champ de structure de contrôle de cette ventilation, jusqu'au montant maximal des dépenses. Au moment de l'enregistrement des données de la page, le système vérifie que vous n'avez pas engagé plus de 100 % du montant des revenus des sources de financement. Copyright 1992, 2011, Oracle et/ou ses sociétés affiliées. Tous droits réservés. 113

140 Définition des options de base du module de contrôle des fonds Chapitre 3 Service Il peut aussi s'agir d'un autre champ de structure, tel que Produit, Programme ou Fonds. Quel que soit le champ de structure, il est activé lorsque vous définissez des champs de structure clés supplémentaires dans la définition du budget des revenus associé. Sélectionnez des valeurs de champs de structure clés supplémentaires pour préciser davantage la ventilation des montants des sources de financement. Remarque : Vous devez utiliser un second champ de structure clé avec le champ de structure de contrôle des revenus pour distinguer la ventilation de transactions de revenus lorsque les revenus sont comptabilisés ou recouvrés pour plus d'une source de financement dans une ventilation. La raison en est très simple : le système ne permet pas que le même montant de revenus soit réparti entre différentes sources de financement dans la ventilation. Au moment de l'enregistrement des données de la page, le système compare tous les montants ventilés dans la page au montant total pour chaque source de financement pour s'assurer qu'aucun montant n'est ventilé en trop. Écritures budget Ce lien vous permet de créer facilement des écritures de budget correspondant aux montants budgétaires pour les sources de financement budgétisées. Activités sources financement Ce lien vous permet d'accéder à la page Activités sources financement, où vous pourrez facilement obtenir des données sur les transactions et les dépenses autorisées pour cette ventilation. Interrogation sur des montants ventilés de sources de financement Accédez à la page Ventilation sources financement (Contrôle fonds, Consultation activités budg., Ventilation srces financement). 114 Copyright 1992, 2011, Oracle et/ou ses sociétés affiliées. Tous droits réservés.

141 Chapitre 3 Définition des options de base du module de contrôle des fonds Consultation des montants ventilés des sources de financement Max. enreg. Entité CS et valeurs Permet de limiter le nombre de sources de financement extraites, si l'option d'affichage sélectionnée est Sources financement. La valeur que vous entrez permet aussi de limiter le nombre de champs de structure de contrôle retournés, si l'option d'affichage sélectionnée est Champs structure contrôle. Cette fonction améliore la performance du système en empêchant l'émission d'un avertissement de délai d'expiration et l'interruption de l'extraction de données, surtout lorsqu'un nombre important d'enregistrements pourrait être extrait. Le nombre d'enregistrements par défaut est 100. Pour faciliter la sélection des valeurs dans les champs Champ struct. contrôle et Valeur champ structure, le système indique par défaut dans le champ Entité CS et valeurs l'entité précédemment définie comme entité par défaut dans les préférences de l'utilisateur. Les valeurs définies pour l'entité par défaut sont ainsi affichées dans les listes des valeurs valides des champs Champ struct. contrôle et Valeur champ structure. Utilisez le champ Affichage pour déterminer l'angle sous lequel les résultats de l'interrogation seront affichés. Interrogation dont les résultats sont affichés par sources de financement Lorsque les résultats de l'interrogation sont présentés sous l'angle des sources de financement, vous pouvez effectuer les tâches suivantes : Copyright 1992, 2011, Oracle et/ou ses sociétés affiliées. Tous droits réservés. 115

142 Définition des options de base du module de contrôle des fonds Chapitre 3 Consultation des résultats de l'interrogation par source de financement pour tous les champs de structure de contrôle et toutes les valeurs de champ de structure (pour toutes les sources de financement appropriées). Pour ce faire, sélectionnez Sources financement dans le menu déroulant du champ Affichage. Si vous laissez vides les champs de source de financement, de champ de structure de contrôle et de valeur de champ de structure, les résultats incluront toutes les sources de financement, tous les champs de structure de contrôle et toutes les valeurs de champ de structure auxquels sont associées des ventilations de montants de sources de financement. Consultation des résultats de l'interrogation par source de financement, en les limitant à un champ de structure de contrôle donné et à toutes ses valeurs correspondantes (pour toutes les sources de financement appropriées). Pour ce faire, sélectionnez Sources financement dans le menu déroulant du champ Affichage. Sélectionnez une entité parmi les valeurs valides du champ Entité CS et valeurs, sélectionnez un champ de structure de contrôle valide, puis laissez le champ Valeur champ structure vide. Consultation des résultats de l'interrogation par source de financement, en les limitant à une source de financement, à un champ de structure de contrôle et à une valeur de champ de structure précis. Pour ce faire, sélectionnez Sources financement dans le menu déroulant du champ Affichage. Sélectionnez une entité parmi les valeurs valides du champ Entité CS et valeurs, puis sélectionnez un champ de structure de contrôle et une valeur de champ de structure valides. Consultation des résultats de l'interrogation par source de financement, en les limitant à des valeurs données du champ de structure de contrôle (pour toutes les sources de financement appropriées). Pour ce faire, sélectionnez Sources financement dans le menu déroulant du champ Affichage, sélectionnez un champ de structure de contrôle et une valeur de champ de structure de contrôle, mais laissez le champ Source financement vide. Interrogation dont les résultats sont affichés par champs de structure de contrôle Lorsque les résultats de l'interrogation sont présentés sous l'angle des champs de structure de contrôle, vous pouvez effectuer les tâches suivantes : Consultation des résultats de l'interrogation par champ de structure de contrôle pour toutes les sources de financement, tous les champs de structure de contrôle et toutes les valeurs de champ de structure. Pour ce faire, sélectionnez Champs structure contrôle dans le menu déroulant du champ Affichage, et laissez les champs Source financement,champ struct. contrôle et Valeur champ structure vides. Consultation des résultats de l'interrogation par champ de structure de contrôle pour toutes les sources de financement, en les limitant à un champ de structure de contrôle particulier et à toutes les valeurs de ce champ de structure. Pour ce faire, sélectionnez Champs structure contrôle dans le menu déroulant du champ Affichage. Sélectionnez une entité parmi les valeurs valides du champ Entité CS et valeurs, sélectionnez un champ de structure de contrôle valide, puis laissez le champ Valeur champ structure vide. Laissez aussi le champ Source financement vide. 116 Copyright 1992, 2011, Oracle et/ou ses sociétés affiliées. Tous droits réservés.

143 Chapitre 3 Définition des options de base du module de contrôle des fonds Consultation des résultats de l'interrogation par champ de structure de contrôle pour toutes les sources de financement, un champ de structure de contrôle précis et une valeur de champ de structure en particulier. Pour ce faire, sélectionnez Champs structure contrôle dans le menu déroulant du champ Affichage. Sélectionnez une entité parmi les valeurs valides du champ Entité CS et valeurs, puis sélectionnez un champ de structure de contrôle et une valeur de champ de structure valides. Laissez le champ Source financement vide. Consultation des résultats de l'interrogation par champ de structure de contrôle pour une source de financement, un champ de structure de contrôle et une valeur de champ de structure en particulier. Pour ce faire, sélectionnez Champs structure contrôle dans le menu déroulant du champ Affichage. Sélectionnez une source de financement. Sélectionnez une entité parmi la liste des valeurs valides du champ Entité CS et valeurs. Sélectionnez un champ de structure de contrôle ainsi qu'une valeur de champ de structure valides. Activités sources financement Cliquez sur ce lien pour accéder à la page Activités sources financement. Interrogation sur des activités de sources de financement Accédez à la page Activités sources financement (cliquez sur le lien Activités sources financement dans la page Ventilation sources financement ou sélectionnez Contrôle fonds, Consultation activités budg., Activités sources financement). Consultation des activités des sources de financement (1 de 2) Copyright 1992, 2011, Oracle et/ou ses sociétés affiliées. Tous droits réservés. 117

144 Définition des options de base du module de contrôle des fonds Chapitre 3 Consultation des activités des sources de financement (2 de 2) Montant source financement Montant non réparti Budget et revenus Dépenses Indique le montant de la source de financement au moment de l'interrogation. Indique le montant total de la source de financement moins la somme des montants ventilés entre les projets, les services, les programmes, et ainsi de suite. Le système affiche ce montant sans tenir compte de la sécurité des enregistrements d'une entité et d'un groupe de grands livres qui est propre à un utilisateur, ni de la sécurité liée au module de contrôle des fonds. Cliquez sur un lien de montant dans un enregistrement de valeur de champ de structure de contrôle sous ce titre de colonne pour accéder à la page Recherche descendante montants disp. source financ.; celle-ci présente le montant disponible des dépenses budgétisées, des revenus comptabilisés et des revenus recouvrés d'une source de financement selon les critères suivants : champ de structure de contrôle, entité, groupe de grands livres et devise. Le montant affiché est le total de tous les préengagements, engagements, dépenses et montants prévus liés à ce champ de structure de contrôle et à la source de financement. 118 Copyright 1992, 2011, Oracle et/ou ses sociétés affiliées. Tous droits réservés.

145 Chapitre 3 Définition des options de base du module de contrôle des fonds Dépenses, Engagements, Préengagements et Montants prévus Cliquez sur un lien de montant dans un enregistrement de valeur de champ de structure de contrôle sous un de ces titres de colonnes pour accéder à la page Recherche descendante mts dépenses source financ.; celle-ci présente les dépenses, les montants prévus, les préengagements et les engagements de sources de financement selon les critères suivants : champ de structure de contrôle, entité, groupe de grands livres (budgets) et devise. Vous pouvez accéder à la page Recherche descendante jrnx activ. source financ. à partir de la page Recherche descendante mts dépenses source financ. à l'aide de l'icône dans la colonne Recherche journal activités. Dans la page Recherche descendante jrnx activ. source financ., cliquez sur l'icône dans la colonne Rech. desc. d'un enregistrement particulier du journal des activités pour consulter la transaction sous-jacente. Remarque : Si la case Incidence sur dép. autor. n'est pas cochée pour le grand livre des dépenses du groupe de grands livres, le processeur de budgets ne procédera à aucune comptabilisation des dépenses au niveau des sources de financement (LEDGER_KK_FS). Le traitement constate les dépenses au niveau du champ de structure (LEDGER_KK) seulement. Par conséquent, il est possible de voir un montant à zéro pour un type de dépense alors qu'il existe des transactions réelles qui ont déjà passé avec succès la vérification budgétaire. Dépenses autorisées Il s'agit du montant disponible pour des dépenses, des engagements, des préengagements et des montants prévus futurs. Budgets et revenus, Dépenses, Engagements, Préengagements et Montant prévu Cliquez un lien de montant dans une de ces colonnes de la zone Activités source financement par champs structure pour accéder à une page de recherche descendante. Vous pouvez accéder à la page Recherche descendante jrnx activ. source financ. à partir de la page Recherche descendante mts dépenses source financ. Recherche descendante du budget et des revenus disponibles Accédez à la page Recherche descendante montants disp. source financ. (cliquez sur un lien de montant dans la colonne Budget et revenus de la page Activités sources financement). Copyright 1992, 2011, Oracle et/ou ses sociétés affiliées. Tous droits réservés. 119

146 Définition des options de base du module de contrôle des fonds Chapitre 3 Recherche descendante des montants disponibles de la source de financement Cette page présente les montants de budgets et de revenus disponibles pour la source de financement par entité et par groupe de grands livres. Recherche descendante des activités de montants prévus, de préengagements, d'engagements et de dépenses Accédez à la page Recherche descendante mts dépenses source financ. (Cliquez sur un lien de montant dans la colonne Dépenses, Engagements, Préengagements ou Montant prévu de la page Activités sources financement. Vous pouvez accéder à la page Recherche descendante jrnx activ. source financ. à partir de la page Recherche descendante mts dépenses source financ.) Recherche descendante des montants de dépenses de la source de financement Cette page présente les montants prévus, les préengagements, les engagements et les dépenses qui sont associés à la source de financement précisée par entité et par groupe de grands livres. Les champs de la page varient selon le lien de montant que vous avez sélectionné, et traiteront ainsi des activités de montants prévus, de préengagements, d'engagements ou de dépenses. Cliquez sur cette icône pour accéder à la page Recherche descendante jrnx activ. source financ. 120 Copyright 1992, 2011, Oracle et/ou ses sociétés affiliées. Tous droits réservés.

147 Chapitre 3 Définition des options de base du module de contrôle des fonds Recherche descendante dans les journaux d'activités Accédez à la page Recherche descendante jrnx activ. source financ. (cliquez sur l'icône dans la colonne Recherche journal activités de la page Recherche descendante mts dépenses source financ.). Recherche descendante dans les journaux d'activités de sources de financement Cette page vous permet de consulter, par source de financement, les lignes des transactions, leurs montants et les documents correspondants. Ceux-ci renvoient à un budget de référence, ainsi qu'à un exercice et à une période donnés. Cliquez sur cette icône pour accéder au document associé à la ligne de transaction pertinente. Définition des codes d'événements comptables des écritures de budget Vous pouvez entrer des codes d'événements comptables dans la ligne d'écriture de budget pour générer des écritures comptables à partir des événements comptables. Bien que le traitement et que les étapes BUDG soient prédéfinis dans les applications PeopleSoft, il est possible que vous ayez à en modifier les étapes existantes, selon le nom de votre grand livre des budgets et de celui du groupe de grands livres des budgets. Définition des attributs de budgets contrôlés Pour définir les attributs de budgets contrôlés, utilisez le groupe de pages Attributs budgets (KK_BD_ATTRIB). Vous pouvez utiliser le groupe de pages facultatif Attributs budgets pour préciser davantage les options de traitement budgétaire liées à une combinaison particulière d'entité et de champs de structure. Les attributs définis dans ce groupe de pages remplacent tous les attributs précisés à un niveau supérieur. Inversement, tout budget dont les attributs ne sont pas définis dans la page Attributs budgets contrôlés hérite des attributs d'un niveau supérieur. La présente section traite de la définition des attributs de budgets particuliers. Copyright 1992, 2011, Oracle et/ou ses sociétés affiliées. Tous droits réservés. 121

148 Définition des options de base du module de contrôle des fonds Chapitre 3 Pages utilisées pour définir des attributs de budgets contrôlés Titre de la page Nom de système Navigation Usage Attributs budgets contrôlés KK_BD_ATTRIB_PNL Contrôle fonds, Définition budgets contrôlés, Attributs budgets Définition opt. KK_BD_ATTRIB_SEC Cliquez sur le lien Déf. options dans la page Attributs budgets contrôlés. Sert à sélectionner les combinaisons de champs de structure auxquelles s'appliquent les attributs de budgets définis dans la page Définition opt. du groupe Attributs budgets. Sert à définir le statut, les dates de début et de fin, les paramètres de budgétisation cumulative, l'option de contrôle et le pourcentage de tolérance d'un budget en particulier (combinaison de champs de structure). Définition des attributs de budgets particuliers Accédez à la page Définition opt. (sélectionnez Contrôle fonds, Définition budgets contrôlés, Attributs budgets, puis cliquez sur le lien Déf. options dans la page Attributs budgets contrôlés). Définition des options Sélectionnez les attributs de traitement budgétaire de votre choix. Les options du tableau Statut budget sont définies en fonction de la période budgétaire; les autres options sont associées à une date d'effet. Les champs D. déb. cumul et D. fin sont affichés si vous avez coché la case Activer budg. cum. dans la page Clés et conversion du groupe Budgets contrôlés. Grâce à ces champs, vous pouvez définir un intervalle de périodes budgétaires aux fins de budgétisation cumulative. 122 Copyright 1992, 2011, Oracle et/ou ses sociétés affiliées. Tous droits réservés.

149 Chapitre 3 Définition des options de base du module de contrôle des fonds Cochez la case Tolér. déf. pour hériter la tolérance qui est définie pour la valeur de champ de structure de contrôle. Utilisez les champs Date début et Date fin dans le tableau Options contrôle budget pour définir un intervalle de dépenses valide pour une combinaison de budgets donnée. Définition de budgets de revenus et de dépenses associés Pour définir des budgets de revenus et de dépenses associés, utilisez le groupe de pages Budgets associés (KK_ASSOC_BD). Le groupe de pages Budgets associés offre une fonction facultative grâce à laquelle vous pouvez définir un lien entre les budgets des revenus et les budgets des dépenses. Il vous permet d'accroître les dépenses autorisées automatiquement en réponse aux revenus budgétisés, comptabilisés ou recouvrés. Vous devez tout d'abord associer les groupes de grands livres contrôlés des dépenses et des revenus dans le groupe de pages Budgets contrôlés. N'utilisez pas ce groupe de pages pour associer des budgets de revenus à des budgets de dépenses pour le suivi des sources de financement; le système effectue automatiquement cette tâche au moyen des données que vous entrez dans la page Ventilation sources financement. La présente section traite de l'association des budgets de revenus aux budgets de dépenses. Page utilisée pour associer des budgets de revenus et des budgets de dépenses Titre de la page Nom de système Navigation Usage Budgets contrôlés associés KK_ASSOC_BD Contrôle fonds, Définition budgets contrôlés, Budgets associés Sert à associer des budgets de revenus à des budgets de dépenses de sorte que les revenus puissent augmenter automatiquement les dépenses autorisées. Association des budgets de revenus et de dépenses Accédez à la page Budgets contrôlés associés (Contrôle fonds, Définition budgets contrôlés, budgets associés). Copyright 1992, 2011, Oracle et/ou ses sociétés affiliées. Tous droits réservés. 123

150 Définition des options de base du module de contrôle des fonds Chapitre 3 Budgets contrôlés associés, onglet Revenus Remarque : Comme chaque paire de budget de dépenses et de budget de revenus associés figure sur la même ligne, développez le tableau Mappage budgets (plutôt que de consulter le tableau avec ses onglets), en cliquant sur le bouton d'affichage de toutes les colonnes. De cette façon, vous pourrez vous assurer de mapper le budget des revenus et le budget des dépenses appropriés. Budget dépenses associé Revenus (onglet) Méthode Vous définissez le budget des dépenses associé lors de la définition du budget des revenus dans la page Options contrôle budgétaire du groupe Budgets contrôlés. Une colonne existe pour chaque champ de structure clé du groupe de grands livres de revenus. Entrez les valeurs de champs de structure et la période budgétaire désignant le budget des revenus qui augmente le solde disponible du budget des dépenses associé. Vous pouvez entrer le même budget de revenus plusieurs fois si vous désirez augmenter le solde disponible de plus d'un budget de dépenses. Déterminez si les dépenses des revenus sont autorisées lorsque les revenus sont budgétisés,recouvrés ou comptabilisés. Vous pouvez également sélectionner une des valeurs suivantes : > entre budg. et recouvrés; > entre budg. et comptabilisés; < entre budg. et recouvrés; < entre budg. et comptabilisés. Remarque : Vous pouvez utiliser la même combinaison de champs de structure de revenus pour financer des dépenses multiples; la méthode liée aux revenus peut être différente pour chaque association. La seule exigence est que la somme des pourcentages de revenus ne doit dépasser 100 %, quelle que soit la combinaison de champs de structure de revenus. Mt max. revenus Il s'agit du montant maximal du budget des revenus qui peut être dépensé. 124 Copyright 1992, 2011, Oracle et/ou ses sociétés affiliées. Tous droits réservés.

151 Chapitre 3 Définition des options de base du module de contrôle des fonds Pourc. Dépenses (onglet) Il s'agit du pourcentage du budget des revenus qui peut être dépensé. Vous pouvez entrer un pourcentage et un montant maximal pour indiquer qu'un pourcentage du budget des revenus est disponible, mais seulement jusqu'au montant maximal permis. Si aucun montant maximal n'est entré, le système suppose que le plafond est 0,00; autrement dit, aucun fonds de revenus n'est disponible pour ce budget des dépenses. Lorsque vous enregistrez les données de la page, le système s'assure que le pourcentage total de tous les enregistrements pour un budget de revenus ne dépasse pas 100. Une colonne existe pour chaque champ de structure clé du groupe de grands livres des dépenses. Entrez les valeurs de champs de structure et la période budgétaire désignant le budget des dépenses dont le solde disponible est augmenté par le budget des revenus associé qui figure sur la même ligne. Vous pouvez entrer le même budget de dépenses plusieurs fois si vous voulez que plus d'un budget de revenus augmente le solde disponible de ce budget des dépenses. Remarque : Sélectionnez uniquement les valeurs de champs de structure de budgétisation valides, conformément aux arbres et aux données que vous avez définis. Si vous établissez un lien entre des budgets de valeurs non pécuniaires, assurez-vous que le code de valeur non pécuniaire est le même pour une combinaison de budgets associés, car le processeur de budgets obtient les montants de revenus en se fondant sur le code de valeur non pécuniaire du budget des dépenses. Copie de définitions, de grands livres et de groupes de grands livres de budgets Vous pouvez gagner du temps et éviter l'entrée en double de données, en copiant des définitions de budgets existantes, et en créant rapidement des définitions de budgets, des grands livres et des groupes de grands livres du même type. Vous pouvez également créer diverses variations de définitions, de grands livres et de groupes de grands livres de budgets existants, y compris des budgets de dépenses et de revenus associés. Remarque : Cette fonction de copie vous permet uniquement de copier la définition, les grands livres et les groupes de grands livres de budgets. Elle ne vous permet pas de copier les arbres ni les montants des budgets. Page utilisée pour copier des définitions, des grands livres et des groupes de grands livres de budgets Titre de la page Nom de système Navigation Usage Copie grands livres BUDGET_COPY Contrôle fonds, Définition budgets contrôlés, Copie définitions budgets Sert à copier des grands livres et les grands livres associés. Copyright 1992, 2011, Oracle et/ou ses sociétés affiliées. Tous droits réservés. 125

152 Définition des options de base du module de contrôle des fonds Chapitre 3 Copie de définitions, de grands livres et de groupes de grands livres de budgets Accédez à la page Copie grands livres (Contrôle fonds, Définition budgets contrôlés, Copie définitions budgets). Précisez la clé de tables et le groupe de grands livres du budget à copier. Le groupe, les grands livres du groupe, le type de grand livre dont il s'agit et les budgets associés seront affichés. Nouveau groupe GL Gr. livre et Type gr. livre contrôlé Nouv. gr. livre Copier budget associé Nouveau groupe GL associés Copie Entrez le nom du nouveau groupe de grands livres. Ces valeurs sont alimentées à partir des données sur le budget à copier. Entrez le nom des nouveaux grands livres. Cochez cette case pour copier des budgets associés de revenus ou de dépenses. Si le budget à copier n'est associé à aucun budget, cette partie de la page ne sera pas affichée. Si le budget des revenus est associé à un budget, il sera possible de copier les deux budgets. Si vous ne voulez pas copier le budget associé, décochez la case Copier budget associé : seul le budget des revenus sera copié. Entrez le nouveau nom du budget associé copié. Cliquez sur ce bouton pour copier le budget. Pour vérifier le budget que vous venez de créer, accédez au groupe de pages Budgets contrôlés (Contrôle fonds, Définition budgets contrôlés, Budgets contrôlés). Remarque : Une fois que vous avez vérifié les données sur le budget créé, vous devez reporter les écritures de budget correspondantes afin d'être en mesure d'utiliser la définition de budget. 126 Copyright 1992, 2011, Oracle et/ou ses sociétés affiliées. Tous droits réservés.

153 Chapitre 4 Définition des types de transaction source contrôlée Le présent chapitre donne un aperçu des types de transaction source et traite de la définition de ces types de transaction. Présentation de la définition des types de transaction source La plupart de la documentation de ce chapitre n'est indiqué qu'à titre informatif et ne peut pas être modifiée, sauf indication contraire. Les modifications apportées à la plupart des pages relèvent d'une personnalisation et devraient être effectuées par un programmeur ayant une connaissance approfondie du code d'application PeopleSoft d'oracle, avec l'aide d'experts en configuration de PeopleSoft. Pour que le processeur de budgets connaisse le mode de traitement d'une transaction source, tel qu'un bon de commande ou une facture, il doit reconnaître la transaction parmi les types de transaction source définis dans le module de contrôle des fonds. Le système PeopleSoft fournit les types de transaction source suivants, qui sont spécifiques à ses applications : Type de transaction source AP_ACCT_LN Description Pièce (gain, perte, fermeture) AP_ACCTDSE Pièce (escompte réalisé) AP_VCHR_NP Pièce (article non proratisé) AP_VOUCHER Pièce justificative AR_MISCPAY Paiements journalisés directement AR_REVEST Comptes clients BI_INVOICE Facture Copyright 1992, 2011, Oracle et/ou ses sociétés affiliées. Tous droits réservés. 127

154 Définition des types de transaction source contrôlée Chapitre 4 Type de transaction source CM_TRNXTN Description Transaction de l'application Gestion des coûts EX_EXCLOSE Fermeture des relevés des dépenses EX_EXSHEET Relevé de dépenses EX_TRVAUTH Autorisation de déplacement GENERIC Transaction générique GL_BD_JRNL Écriture de budget (GL) GL_JOURNAL Écriture de grand livre GM_FA Coûts indirects GM_FA_UPG Coûts indirects (pour la mise à niveau du processeur de budgets seulement) HR_PAYROLL Transaction de l'application Gestion de la paie PC_BUDGET Budget de projet PC_JOURNAL Écriture de projet PO_POENC Bon de commande PO_POENCNP BC (article non proratisé) PO_PROCARD Carte d'approvisionnement PO_RAENC Engagement - cumul de réceptions PO_RAEXP Dépenses - cumul de réceptions REQ_PRECNP Demande d'achat non proratisée 128 Copyright 1992, 2011, Oracle et/ou ses sociétés affiliées. Tous droits réservés.

155 Chapitre 4 Définition des types de transaction source contrôlée Type de transaction source Description REQ_PREENC Demande d'achat Les types de transaction source définissent les paramètres suivants : Le type de montant contrôlé (préengagements, engagements, dépenses et ainsi de suite) associé au type de transaction. Les tables et les champs de chaque type de transaction est enregistré. La table temporaire des transactions sources utilisée dans le programme du Moteur d'application du processeur de budgets. Le type de transaction référencé par la transaction (pour la contrepassation ou le règlement), avec toutes les tables et les champs dans lesquels la transaction référencée est enregistrée. La commande dans laquelle les transactions sources d'un type sont traitées. Si rien n'est précisé, le processeur de budgets traite la transaction fondée sur les clés définies dans la table d'en-têtes. Les détails permettant à la fonction PeopleCode de transfert (Transfer) d'exécuter le transfert des pages d'entrée, d'interrogation et d'ajustement des transactions sources aux pages appropriées de traitements des anomalies budgétaires, et vice-versa. Les critères qui permettent au processeur de budgets de sélectionner des transactions et de les soumettre à la vérification budgétaire (comme des demandes d'achat avec bon de commande dont le statut est ouvert, approuvé ou annulé). Les champs des tables des transactions sources que le processeur de budgets met à jour avec le statut de budget contrôlé. Les tables et les champs à partir desquels sont extraites des données sur les transactions sources qui sont affichées dans les pages sur les anomalies budgétaires, ainsi qu'à partir desquels sont fournis les liens vers les pages de recherche descendante des transactions sources. Les options du contrôle budgétaire (Contrôle, Contrôle document initial, Suivi avec budget, Suivi sans budget ou Par défaut niv. supérieur) et les options de dérogation au contrôle budgétaire pour le type de transaction. L'option de mise à jour du journal des transactions contrôlées pour le suivi de toutes les activités liées à la vérification budgétaire selon le type de transaction source. L'option pour sauter les validations relatives aux attributs monétaires et budgétaires pour les lignes de transactions sources avec une vérification budgétaire préalable et un statut de V ou W; toutefois, les validations relatives à la configuration, notamment, le champ de structure non trouvé dans l'arbre, ne sont pas encore consignées. Copyright 1992, 2011, Oracle et/ou ses sociétés affiliées. Tous droits réservés. 129

156 Définition des types de transaction source contrôlée Chapitre 4 Ces définitions s'affichent dans le groupe de pages Transactions sources. Ces définitions dépendent de la structure des données d'autres applications PeopleSoft, par conséquent, toutes les options sauf les options de contrôle budgétaire, les options de dérogation de la vérification budgétaire et l'option de journal des transactions, sont prédéfinies pour chaque type de transaction source fourni et ne peuvent par être modifiées, sauf dans des circonstances particulières, telles que la configuration du contrôle des fonds pour travailler avec des applications sources de tierce partie. Vous pouvez par conséquent utiliser le groupe de page Transactions sources principalement pour consulter et vous familiariser avec les paramètres qui définissent chaque type de transaction source. Toutefois, vous pouvez modifier à votre guise les options du contrôle budgétaire, les options de dérogation et l'option de mise à jour du journal des transactions dans la page Options, sans que les autres applications en soient touchées. Les options du contrôle budgétaire sélectionnées ici remplacent les options définies aux niveaux supérieurs dans la hiérarchie des options des budgets contrôlés. De même, les options de dérogation de la vérification budgétaire sélectionnées ici peuvent désactiver la fonction de dérogation de la vérification budgétaire pour un type de transaction, même pour les utilisateurs avec un privilège d'accès pour dérogation. Attention! À l'exception de la page Options, n'ajoutez pas de types de transaction source à aucune page du groupe Transactions sources et ne modifiez pas de valeurs. Toutes les modifications exécutées exigent des modifications correspondantes dans d'autres tables et applications PeopleSoft. Si vous devez modifier l'une de ces valeurs, les modifications ne devraient être effectuées que par des programmeurs ayant une connaissance approfondie du code d'application PeopleSoft, avec l'aide d'experts en configuration de PeopleSoft. Définition des types de transaction source Définissez les types de transaction source dans le groupe de pages Transactions sources (KK_SOURCE_TRAN). La présente section traite des sujets suivants : définition des paramètres de base des types de transaction source; définition des champs des transactions sources; définition des transferts aux pages propres aux transactions sources; définition des critères de sélection des transactions sources; définition des champs de statut des transactions sources; définition des clés de tables de référence des transactions sources; définition des événements des pages des transactions sources; définition des options relatives aux transactions sources. 130 Copyright 1992, 2011, Oracle et/ou ses sociétés affiliées. Tous droits réservés.

157 Chapitre 4 Définition des types de transaction source contrôlée Pages utilisées pour définir les types de transaction source Titre de la page Nom de système Navigation Usage Définition KK_SOURCE_TRAN1 Contrôle fonds, Définition budgets contrôlés, Transactions sources Champs KK_SOURCE_TRAN2 Contrôle fonds, Définition budgets contrôlés, Transactions sources, Champs Transfert pages KK_SOURCE_TRAN3 Contrôle fonds, Définition budgets contrôlés, Transactions sources, Transfert pages Critères sélection KK_SOURCE_TRAN4 Contrôle fonds, Définition budgets contrôlés, Transactions sources, Critères sélection Sert à préciser le type de montant des transactions sources contrôlées, le type de transaction de référence associé, les tables d'en-tête et de ligne et la table clé pour le type de transaction de référence. Sert à préciser les champs d'en-têtes et de lignes des transactions sources utilisés par le processeur de budgets pour exécuter la vérification budgétaire et le traitement des anomalies. Sert à préciser les données relatives aux transferts entre les pages sur les transactions sources initiales et les pages de traitement des anomalies budgétaires. Les valeurs entrées dans cette page permettent le transfert des données, par simple sélection d'un bouton, entre les pages d'entrée, d'interrogation et d'ajustement du type de transaction source et les pages de traitement des anomalies budgétaires. Ces valeurs indiquent où sont transférés les résultats relatifs aux transactions qui ont été soumises à la vérification budgétaire. Sert à préciser les critères des noms de champs et des valeurs de champs pour la sélection des transactions sources pour la vérification budgétaire. Copyright 1992, 2011, Oracle et/ou ses sociétés affiliées. Tous droits réservés. 131

158 Définition des types de transaction source contrôlée Chapitre 4 Titre de la page Nom de système Navigation Usage Champs statut KK_SOURCE_TRAN5 Contrôle fonds, Définition budgets contrôlés, Transactions sources, Champs statut Clé tables référence KK_SOURCE_TRAN6 Contrôle fonds, Définition budgets contrôlés, Transactions sources, Clé tables référence Événements pages KK_SOURCE_TRAN7 Contrôle fonds, Définition budgets contrôlés, Transactions sources, Événements pages Options KK_SOURCE_TRAN8 Contrôle fonds, Définition budgets contrôlés, Transactions sources, Options Sert à préciser les champs d'en-têtes des transactions sources à mettre à jour avec les résultats de la vérification budgétaire. Sert à relier les champs clés identiques dont les noms d'objets sont différents dans la transaction source et dans la transaction de référence. Utilisez cette page lorsque, par exemple, le nom d'un champ clé pour des bons de commande est différent du nom du même champ clé pour les demandes d'achat de référence. Sert à préciser les données système qui activent le traitement des anomalies et l'interrogation budgétaire, pour afficher les résultats de la vérification budgétaire et les données des transactions sources. Les événements de pages utilisent les groupes de pages communs et les programmes dynamiques pour le traitement des anomalies. Vous pouvez aussi définir jusqu'à deux champs d'entête sources pouvant être utilisé comme filtres de critères dans l'interrogation des journaux d'activités. Sert à définir les options de vérification budgétaire pour le type de transaction source. Vos choix remplacent les options du contrôle des fonds définies pour les budgets contrôlés, les champs de structure de contrôle et les attributs de budgets contrôlés. 132 Copyright 1992, 2011, Oracle et/ou ses sociétés affiliées. Tous droits réservés.

159 Chapitre 4 Définition des types de transaction source contrôlée Définition des paramètres de base des types de transaction source Accédez à la page Définition du groupe de pages Transactions sources (Contrôle fonds, Définition budgets contrôlés, Transactions sources). Définition des transactions sources Copyright 1992, 2011, Oracle et/ou ses sociétés affiliées. Tous droits réservés. 133

160 Définition des types de transaction source contrôlée Chapitre 4 Type montant contrôle fonds Permet de déterminer quel grand livre contrôlé est mis à jour par la transaction source. Les différents livres sont les suivants : Mts réels et comptabilisés : Montant réel des dépenses ou des revenus comptabilisés. Les transactions mettent à jour le grand livre des dépenses ou des revenus comptabilisés, selon le groupe de grands livres. Mts réels, compt. et recouvrés : Montant des revenus comptabilisés et recouvrés. Budget : Montant des revenus budgétisés. Revenus recouvrés : Montant des revenus recouvrés. Dynamique : Vous indiquez le type de montant lorsque vous entrez la transaction. Ce type de montant s'applique aux écritures de grand livre. Engagements : Montant des fonds que vous êtes tenu de dépenser en vertu d'un contrat ou d'un bon de commande. Il ne s'agit pas d'une transaction de montants réels. Mts prévus : Montant que vous prévoyez dépenser. Ce montant est une estimation et non une transaction de montants réels. Il peut également être utilisé pour enregistrer des transactions sources de tierce partie qui précèdent les documents de préengagements. Ce dernier usage requiert la configuration du type de transaction source existant ou la définition d'un nouveau type. Préengagements : Montant qui correspond aux fonds que vous prévoyez dépenser, mais que vous n'êtes pas tenu de dépenser en vertu d'un document. Vous recourez habituellement à un préengagement lorsque vous créez une demande d'achat. Il ne s'agit pas d'une transaction de de montants réels.. Remarque : À l'exception des transactions sources dont le type de montant est dynamique, un type de transaction source met toujours à jour le grand livre contrôlé indiqué se rapportant au montant contrôlé que vous définissez dans ce champ. Une pièce justificative des comptes fournisseurs, par exemple, mettra à jour les grands livres des dépenses, ou des revenus comptabilisés et recouvrés, si vous sélectionnez (comme il se doit) Mts réels, compt. et recouvrés comme type de montant contrôlé de la pièce justificative. Remarque : Si la transaction source contient une ligne dont la valeur des comptes n'appartient pas au type de montant affecté à la transaction (comme un compte de revenus dans la ligne de transaction des bons de commande, lorsque les bons de commande sont définis comme types de montant d'engagements), le processeur de budgets ne met pas à jour la table des grands livres contrôlés avec cette ligne. 134 Copyright 1992, 2011, Oracle et/ou ses sociétés affiliées. Tous droits réservés.

161 Chapitre 4 Définition des types de transaction source contrôlée Transaction source réf. Table en-têtes et Table lignes Désigne le type de transaction contrepassé, en entier ou partiellement, lorsque le type de transaction défini dans cette page est traité. Par exemple, une transaction d'engagement (comme un bon de commande) contrepasse habituellement le préengagement associé (comme une demande d'achat). Le montant de la valeur du préengagement qui sera contrepassé lorsque l'engagement est traité dépend de l'option de règlement que vous sélectionnez (règlement en fonction d'une quantité ou d'un montant). Vous sélectionnez l'option de contrepassation de référence dans la page Options contrôle fonds du groupe Grands livres pour entité. Le processeur de budgets utilise ces champs pour sélectionner et traiter les données pour le type de transaction source. Les tables en-têtes et lignes déterminent les valeurs valides de la page Champs. Màj table en-têtes etmàj table lignes Le processeur de budgets met à jour les champs de statut de ces tables avec les résultats de la vérification budgétaire. Remarque : La table de mise à jour des en-têtes et la table de mise à jour des lignes sont des tables physiques, ou bien elles peuvent être des vues SQL si elles ne font référence qu'à une seule table. La table des en-têtes et la table des lignes peuvent être des vues fondées sur la même table physique comme la mise à jour de la table des en-têtes et la mise à jour de la table des lignes. Table clés référence Table OAT source Table en-tête source CDF Désigne la table qui contient les champs clés qui relient la transaction source à la table qui contient la transaction source de référence. Par exemple, dans le cas d'un type de transaction source de pièce justificative, la table DISTRIB_LINE contient les champs clés qui relient les pièces justificatives aux bons de commande enregistrés dans la table PO_LINE_DISTRIB. La valeur du champ Table clés référence est souvent la même que celle du champ Màj table lignes, mais elle peut aussi plutôt renvoyer à une table apparentée (par exemple, si des demandes d'achat sont exigées pour certains bons de commande, mais pas pour d'autres). La table des clés de référence entrée ici définit les noms de champs de transactions sources affichés dans la page Clé tables référence. Table temporaire qu'utilise le processeur de budgets du Moteur d'application pour enregistrer les données sur les en-têtes et les lignes sources. Cette table contient les données sur les en-têtes sources, données qui sont propres au produit source. La table conserve la même structure clé que celle de la table d'en-têtes de produit, ce qui facilite l'accès aux données liées au produit. Remarque : Les tables d'en-têtes de produits ne remplacent pas celle d'entêtes sources du module de contrôle des fonds (KK_SOURCE_HEADER). Remarque : Ces valeurs ne devraient être modifiées que dans des circonstances exceptionnelles et, le cas échéant, par des programmeurs ayant une connaissance approfondie du code d'application PeopleSoft. Copyright 1992, 2011, Oracle et/ou ses sociétés affiliées. Tous droits réservés. 135

162 Définition des types de transaction source contrôlée Chapitre 4 Définition des champs des transactions sources Accédez à la page Champs du groupe de pages Transactions sources (Contrôle fonds, Définition budgets contrôlés, Transactions sources, Champs). Champs des transactions sources Le processeur de budgets doit savoir quels champs de tables des en-têtes et de tables des lignes des transactions sources qu'il doit mapper à quels champs de contrôle des fonds. Les champs de contrôle des fonds mappés aux champs de la table des en-têtes des transactions sources sont Date comptable et le champ suivant : Tri par Champ utilisé par le processeur de budgets pour déterminer l'ordre (ascendant) dans lequel les documents sources sont traités. Si aucune valeur de tri n'est précisée, les transactions sont traitées selon l'ordre des champs définis comme champs clés dans la table d'en-têtes de la Définition du présent groupe de pages. Par exemple, pour le type de transaction source AP_VOUCHER, les champs clés de VOUCHER sont BUSINESS_UNIT et VOUCHER_ID. Par conséquent, si vous ne précisez aucune valeur de tri, le processeur de budgets effectuera le tri par entité (BUSINESS_UNIT) et par code de pièce justificative (VOUCHER_ID). Les champs de contrôle des fonds qui sont mappés aux champs de la table des lignes des transactions sources sont Entité GL,Date budget,me,valeur pécuniaire,devise étrangère,mt en devise et les champs suivants : Valeur non pécuniaire Ce champ représente la quantité de la transaction, par opposition au montant de la transaction. Il permet de calculer le montant à régler à partir de la transaction de référence dans le cas du règlement effectué en fonction de la quantité. Si aucun champ de montant de valeur non pécuniaire n'est précisé, le règlement basé sur le montant en devise est utilisé sans égard aux autres définitions d'options. 136 Copyright 1992, 2011, Oracle et/ou ses sociétés affiliées. Tous droits réservés.

163 Chapitre 4 Définition des types de transaction source contrôlée Statut fermé Valeur fermée Recherche date effet Quantité Ce champ de la table de lignes détermine si la transaction est ouverte ou fermé. Lorsqu'une transaction est fermée, le processeur de budgets règle tous les soldes des grands livres contrôlés. La valeur du champ Statut fermé qui indique que la transaction est fermée. Il s'agit du champ de la date d'effet qui détermine la date d'effet de la définition de budget. Ce champ est utilisé aux fins de budgétisation de valeurs non pécuniaires. Remarque : Ces valeurs ne devraient être modifiées que dans des circonstances exceptionnelles et, le cas échéant, par des programmeurs ayant une connaissance approfondie du code d'application PeopleSoft. Définition des transferts aux pages propres aux transactions sources Accédez à la page Transfert pages du groupe de pages Transactions sources (Contrôle fonds, Définition budgets contrôlés, Transactions sources, Transfert pages). Transfert aux pages propres aux transactions sources Cette page indique les paramètres obligatoires pour permettre l'utilisation dynamique de la fonction de transfert PeopleCode pour les transferts de pages. Copyright 1992, 2011, Oracle et/ou ses sociétés affiliées. Tous droits réservés. 137

164 Définition des types de transaction source contrôlée Chapitre 4 Transfert page Indique le type de page à laquelle transférer. Les types disponibles sont les suivants : À en-tête anomalies : page de traitement des anomalies (en-tête) spécifique à la source de transaction; À boîte rech. en-tête anom. : boîte de recherche de la page de traitement des anomalies (en-tête) spécifique à la source de transaction; À ajustement source : page où les transactions sources sont corrigées; À ajustement source 2 : page supplémentaire où les transactions sont corrigées; À entrée source : page où les transactions sources sont entrées; À entrée source 2 : page supplémentaire où les transactions sont entrées; À interrogation source : page servant à interroger une transaction source; À interrogation source 2 : page supplémentaire servant à interroger une transaction source. Clé rech. 01 àclé rech. 10 Clés de recherche à utiliser dans la fonction de transfert PeopleCode. Valeurs valides issues des champs disponibles dans la table des transactions sources (KK_SOURCE_TRAN). Les champs Menu, Barre menus, Élément menu, Nom page et Action menu indiquent la navigation à utiliser pour ce transfert de pages. Remarque : Ces valeurs ne devraient être modifiées que dans des circonstances exceptionnelles et, le cas échéant, par des programmeurs ayant une connaissance approfondie du code d'application PeopleSoft. Définition des critères de sélection des transactions sources Accédez à la page Critères sélection du groupe de pages Transactions sources (Contrôle fonds, Définition budgets contrôlés, Transactions sources, Critères sélection). Critères de sélection des transactions sources 138 Copyright 1992, 2011, Oracle et/ou ses sociétés affiliées. Tous droits réservés.

165 Chapitre 4 Définition des types de transaction source contrôlée Indiquez dans le tableau Critères sélection les critères selon lesquels le processeur de budgets sélectionne les transactions à soumettre à la vérification budgétaire. Cochez la case Fin pour manipuler l'opérande dans le cas de critères de sélection multiples. Si la valeur du champ Nom champ est la même dans deux lignes adjacentes, mais que celle du champ Valeur champ est différente, ne cochez pas la case de la seconde ligne pour appliquer une opération OR (ou) entre les deux valeurs. Cochez la case Fin pour indiquer un intervalle de valeurs de champs. Si les noms de champs de deux lignes adjacentes ou plus sont différents, le système décochera la case Fin et une opération AND (et) sera en vigueur entre les lignes. Seules les transactions qui respectent les conditions du nom de champ et de la valeur de champ des deux lignes (ou de toutes les lignes) adjacentes seront sélectionnées et soumises à la vérification budgétaire. Remarque : Ces valeurs ne devraient être modifiées que dans des circonstances exceptionnelles et, le cas échéant, par des programmeurs ayant une connaissance approfondie du code d'application PeopleSoft. Définition des champs de statut des transactions sources Accédez à la page Champs statut du groupe de pages Transactions sources (Contrôle fonds, Définition budgets contrôlés, Transactions sources, Champs statut). Champs de statut des transactions sources Pour chaque champ de statut d'en-tête de transaction source à mettre à jour en fonction des résultats de la vérification budgétaire, indiquez le nom de champ, la valeur valide et la valeur erronée. Les seules valeurs que vous ne pouvez pas modifier sont celles du champ BUDGET_HDR_STATUS (statut d'en-tête de budget), dans lequel le processeur de budgets charge toujours la valeur V (valide) ou E (erronée). Si vous n'entrez qu'une valeur valide, le champ de statut ne sera mis à jour que lorsqu'il n'y a pas d'erreur de budget. Au contraire, si vous n'entrez qu'une valeur erronée, le champ de statut ne sera mis à jour que lorsqu'il y a des erreurs de budget. Si vous entrez les deux valeurs, le champ sera alimenté en résultats de la vérification budgétaire. Remarque : Ces valeurs ne devraient être modifiées que dans des circonstances exceptionnelles et, le cas échéant, par des programmeurs ayant une connaissance approfondie du code d'application PeopleSoft. Définition des clés de tables de référence des transactions sources Accédez à la page Clé tables référence du groupe de pages Transactions sources (Contrôle fonds, Définition budgets contrôlés, Transactions sources, Clé tables référence). Copyright 1992, 2011, Oracle et/ou ses sociétés affiliées. Tous droits réservés. 139

166 Définition des types de transaction source contrôlée Chapitre 4 Clé de tables de référence des transactions sources Pour associer deux champs clés identiques dont le nom est différent et dont la référence croisée est nécessaire, indiquez le champ du type de transaction source dans la colonne Champ transaction source et le nom du champ clé de la transaction de référence dans la colonne Nom champ. La valeur du champ Table clés référence dans la page Définition du groupe Transactions sources détermine les valeurs valides du champ Champ transaction source. Remarque : Ces valeurs ne devraient être modifiées que dans des circonstances exceptionnelles et, le cas échéant, par des programmeurs ayant une connaissance approfondie du code d'application PeopleSoft. Définition des événements de pages des transactions sources Accédez à la page Événements pages du groupe de pages Transactions sources (Contrôle fonds, Définition budgets contrôlés, Transactions sources, Événements pages). Événements des pages des transactions sources Les données affichées dans cette page permettent le traitement des anomalies pour afficher les valeurs appropriées pour les transactions sources précises au moyen des fonctions communes dans PeopleCode derrière les pages d'anomalies et d'interrogation. Vue en-tête source Champ en-tête source Relie les données d'en-têtes des transactions sources aux données d'en-têtes du processeur de budgets. Représente le document de transactions sources aux fins d'affichage. 140 Copyright 1992, 2011, Oracle et/ou ses sociétés affiliées. Tous droits réservés.

167 Chapitre 4 Définition des types de transaction source contrôlée Étiquette en-tête source Vue ligne source Vue valeurs ligne source Champ ligne source Anomalies ligne source Rech. desc. source Désigne l'étiquette du champ d'en-tête source aux fins d'affichage. Relie les données de lignes des transactions sources aux données de lignes du processeur de budgets. Utilisé comme un pourcentage modifiable pour le champ de ligne de la page sur les anomalies de ligne de la transaction source. Indique le champ du numéro de ligne de niveau le plus élevé pour le type de transaction source. Relie les données de lignes des transactions sources aux données de lignes du processeur de budgets et aux données des anomalies budgétaires. Affiche la page de recherche descendante des lignes des transactions sources. N message Numéro du message lié au nom affiché pour la recherche descendante des lignes de transactions sources. Les données du système vont du message 1022 à 1038 pour les 17 types de transaction source. Numéro de jeu de messages Catalogue des messages lié au titre affiché dans la page de recherche descendante (18021 et le jeu de messages indiqué par défaut). Remarque : Ces valeurs doivent être modifiées seulement dans de rares occasions. Seuls les programmeurs ayant une connaissance approfondie du code d'application PeopleSoft devraient effectuer ces modifications. Critères de recherche des journaux d'activités Les sélections pour le Champ 1er en-tête source et le Champ 2e en-tête source sont issues des champs clés de la table des en-têtes définie dans la page Définition du groupe Transactions sources. Les valeurs des deux champs doivent être différentes. Sélectionnez une valeur qui correspond au champ. Les sélections pour Invite 1er en-tête source et Invite 2e en-tête source sont des vues fournies dans le système PeopleSoft. Remarque : Les champs sont référencés dans la page Événements pages sous les critères de sélection des journaux d'activité. La page est fournie configurée et vous n'avez habituellement pas à modifier les données, qui ne sont affichées qu'en cas de volonté de changement des critères de recherche. Lorsque le type de données du Champ en-tête source est Date, Heure ou Date/heure, le champ Invite en-tête source correspondant devient disponible. Les deux tableaux suivants proposent une liste des premier en-tête source et deuxième en-tête source et des tables des valeurs valides associées. Premier en-tête source et tables de valeurs valides associées Le tableau ci-dessous propose la liste des critères d'interrogation de champ de premier en-tête source (identique à la valeur définie dans KK_PANEL_EVENT.KK_HEADER_ID_FIELD). Copyright 1992, 2011, Oracle et/ou ses sociétés affiliées. Tous droits réservés. 141

168 Définition des types de transaction source contrôlée Chapitre 4 KK_SOURCE_TRAN RECNAME_HEADER CLÉS AUTRES QUE (BU ET HEADER ID) VUES AP_ACCT_LN VCHR_ACT_HDR_VW VOUCHER_ID KK_ALOG_AP_VW AP_ACCTDSE VCHR_ACT_DSE_VW VOUCHER_ID KK_ALOG_AP_VW AP_VCHR_NP VCHR_HDR_NP_VW VOUCHER_ID KK_ALOG_AP_VW AP_VOUCHER VCHR_KK_VW VOUCHER_ID KK_ALOG_AP_VW AR_MISCPAY ARCC_PAY_HDR_VW DEPOSIT_ID KK_ALOG_ARM_VW AR_REVEST AR_CC_TRAN_VW CUST_ID KK_ALOG_ARR_VW BI_INVOICE BI_ACCT_KK_VW INVOICE KK_ALOG_BI_VW CM_TRNXTN CM_KK_HDR_VW INV_ITEM_ID KK_ALOG_CM_VW EX_EXCLOSE EX_SHEET_HDR SHEET_ID KK_ALOG_EXP1_VW EX_EXSHEET EX_SHEET_HDR SHEET_ID KK_ALOG_EXP1_VW EX_TRVAUTH EX_TAUTH_HDR TRAVEL_AUTH_ID KK_ALOG_EXP2_VW GENERIC COMCNTL_TRN_HDR TRANS_NBR KK_ALOG_GEN_VW GL_JOURNAL JRNL_HEADER JOURNAL_ID KK_ALOG_GL_VW GL_BD_JRNL KK_BUDGET_HDR JOURNAL_ID KK_ALOG_BD_VW GM_FA GM_PRJ_RHDR_VW PROJECT_ID KK_ALOG_GM_VW GM_FA_UPG GM_PRJ_RHDR_UPG PROJECT_ID KK_ALOG_GM_VW HR_PAYROLL HR_KK_HDR RUN_DT Sans objet PC_COLL INTFC_PC_KK_VW INTFC_ID KK_ALOG_PC_VW PC_ENC INTFC_PC_KK_VW INTFC_ID KK_ALOG_PC_VW PC_JOURNAL INTFC_PC_KK_VW INTFC_ID KK_ALOG_PC_VW PC_PREENC INTFC_PC_KK_VW INTFC_ID KK_ALOG_PC_VW PO_CCBATCH CC_LINE1_TAO EMPLID KK_ALOG_PO4_VW PO_PROCARD CC_TRANS_LINE EMPLID KK_ALOG_PO4_VW PO_POENC PO_HDR PO_ID KK_ALOG_PO1_VW 142 Copyright 1992, 2011, Oracle et/ou ses sociétés affiliées. Tous droits réservés.

169 Chapitre 4 Définition des types de transaction source contrôlée KK_SOURCE_TRAN RECNAME_HEADER CLÉS AUTRES QUE (BU ET HEADER ID) VUES PO_POENCNP PO_HDR_NP PO_ID KK_ALOG_PO1_VW PO_RAENC RECV_ENC_HDR_VW RECEIVER_ID KK_ALOG_PO3_VW PO_RAEXP RECV_EXP_HDR_VW RECEIVER_ID KK_ALOG_PO3_VW REQ_PRECNP REQ_HDR_NP REQ_ID KK_ALOG_PO2_VW REQ_PREENC REQ_HDR_PR REQ_ID KK_ALOG_PO2_VW Deuxième en-tête source et tables de valeurs valides associées Le tableau ci-dessous présente les champs clés liés à la deuxième en-tête source. Le premier champ qui est présenté dans la colonne CLÉS AUTRE QUE (BU ET HEADER ID) est fourni comme champ de deuxième en-tête source. Aucune indique qu'il n'y a pas d'autre champ clé. KK_SOURCE_TRAN RECNAME_HEADER CLÉS AUTRES QUE (BU ET HEADER ID) VUES AP_ACCT_LN VCHR_ACT_HDR_VW Aucune Sans objet AP_ACCTDSE VCHR_ACT_DSE_VW Aucune Sans objet AP_VCHR_NP VCHR_HDR_NP_VW Aucune Sans objet AP_VOUCHER VCHR_KK_VW Aucune Sans objet AR_MISCPAY ARCC_PAY_HDR_VW DEPOSIT_BU PAYMENT_SEQ_NUM AR_REVEST AR_CC_TRAN_VW ITEM ITEM_LINE ITEM_SEQ_NUM CC_GROUP_SEQ_NUM KK_ALOG_ARM_VW1 KK_ALOG_ARM_VW2 KK_ALOG_ARR_VW1 KK_ALOG_ARR_VW2 KK_ALOG_ARR_VW3 KK_ALOG_ARR_VW4 BI_INVOICE BI_ACCT_KK_VW ACCOUNTING_DT Sans objet CM_TRNXTN CM_KK_HDR_VW DT_TIMESTAMP SEQ_NBR KK_ALOG_CM_VW_2 EX_EXCLOSE EX_SHEET_HDR Aucune Sans objet EX_EXSHEET EX_SHEET_HDR Aucune Sans objet EX_TRVAUTH EX_TAUTH_HDR Aucune Sans objet Copyright 1992, 2011, Oracle et/ou ses sociétés affiliées. Tous droits réservés. 143

170 Définition des types de transaction source contrôlée Chapitre 4 KK_SOURCE_TRAN RECNAME_HEADER CLÉS AUTRES QUE (BU ET HEADER ID) VUES GENERIC COMCNTL_TRN_HDR TRANS_DT Sans objet GL_JOURNAL JRNL_HEADER JOURNAL_DATE UNPOST_SEQ GM_FA GM_PRJ_RHDR_VW ACTIVITY_ID RESOURCE_ID GM_FA_UPG GM_PRJ_RHDR_UPG ACTIVITY_ID RESOURCE_ID HR_PAYROLL HR_KK_HDR SEQNUM KK_AMOUNT_TYPE ACCOUNTING_DT PC_COLL INTFC_PC_KK_VW KK_DISTRIB_STATUS PROCESS_INSTANCE PC_ENC INTFC_PC_KK_VW KK_DISTRIB_STATUS PROCESS_INSTANCE PC_JOURNAL INTFC_PC_KK_VW KK_DISTRIB_STATUS PROCESS_INSTANCE PC_PREENC INTFC_PC_KK_VW KK_DISTRIB_STATUS PROCESS_INSTANCE PO_CCBATCH CC_LINE1_TAO CREDIT_CARD_VENDO R CRDMEM_ACCT_NBR TRANS_NBR SEQUENCENO TRANS_DT LINE_NBR DTTM_STAMP KK_ALOG_GL_VW_2 KK_ALOG_GM_VW_1 KK_ALOG_GM_VW_2 KK_ALOG_GM_VW_1 KK_ALOG_GM_VW_2 KK_ALOG_HR_VW_1 KK_ALOG_HR_VW_2 KK_ALOG_PC_VW_1 KK_PROC_INS_VW1 KK_ALOG_PC_VW_1 KK_PROC_INS_VW1 KK_ALOG_PC_VW_1 KK_PROC_INS_VW1 KK_ALOG_PC_VW_1 KK_PROC_INS_VW1 KK_ALOG_PO3_VW1 KK_ALOG_PO3_VW2 KK_ALOG_GEN_VW KK_ALOG_PO3_VW3 KK_ALOG_PO3_VW4 PO_POENC PO_HDR Aucune Sans objet 144 Copyright 1992, 2011, Oracle et/ou ses sociétés affiliées. Tous droits réservés.

171 Chapitre 4 Définition des types de transaction source contrôlée KK_SOURCE_TRAN RECNAME_HEADER CLÉS AUTRES QUE (BU ET HEADER ID) PO_PROCARD CC_TRANS_LINE CREDIT_CARD_VENDO R CRDMEM_ACCT_NBR TRANS_NBR SEQUENCENO TRANS_DT LINE_NBR DTTM_STAMP PO_RAENC RECV_ENC_HDR_VW RECV_LN_NBR RECV_SHIP_SEQ_NBR DISTRIB_LINE_NUM DST_ACCT_TYPE APPL_JRNL_ID ACCOUNTING_PERIOD FISCAL_YEAR ORIGINAL_TRANS DT_TIMESTAMP PO_RAEXP RECV_EXP_HDR_VW RECV_LN_NBR RECV_SHIP_SEQ_NBR DISTRIB_LINE_NUM DST_ACCT_TYPE APPL_JRNL_ID ACCOUNTING_PERIOD FISCAL_YEAR ORIGINAL_TRANS DT_TIMESTAMP VUES KK_ALOG_PO3_VW1 KK_ALOG_PO3_VW2 KK_ALOG_GEN_VW KK_ALOG_PO3_VW3 KK_ALOG_PO3_VW4 KK_ALOG_PO4_VW1 KK_ALOG_PO4_VW2 KK_ALOG_PO4_VW3 KK_ALOG_PO4_VW4 KK_ALOG_PO4_VW5 KK_ALOG_PO4_VW6 KK_ALOG_PO4_VW7 KK_ALOG_PO4_VW8 KK_ALOG_PO4_VW1 KK_ALOG_PO4_VW2 KK_ALOG_PO4_VW3 KK_ALOG_PO4_VW4 KK_ALOG_PO4_VW5 KK_ALOG_PO4_VW6 KK_ALOG_PO4_VW7 KK_ALOG_PO4_VW8 REQ_PRECNP REQ_HDR_NP Aucune Sans objet REQ_PREENC REQ_HDR_PR Aucune Sans objet Définition des options relatives aux transactions sources Accédez à la page Options du groupe de pages Transactions sources (Contrôle fonds, Définition budgets contrôlés, Transactions sources, Options). Copyright 1992, 2011, Oracle et/ou ses sociétés affiliées. Tous droits réservés. 145

172 Définition des types de transaction source contrôlée Chapitre 4 Options relatives aux transactions sources Remarque : Vous pouvez ajuster les valeurs des champs de cette page à tout moment. Les sélections exécutées ici pour l'option de contrôle des fonds remplacent les options sélectionnées au niveau des attributs de budgets, du champ de structure de contrôle et de la définition des budgets contrôlés. Option contrôle fonds Sélectionnez le degré de contrôle budgétaire : Contrôle : Les transactions à l'origine d'anomalies budgétaires génèrent des erreurs ou des avertissements. Contrôle document initial : Les dépenses sont contrôlées seulement par rapport au document initial. Les transactions seront interrompues et des messages d'erreur seront générés seulement si des contraintes budgétaires ne sont pas respectées au moment du traitement du document initial. Les transactions qui passent avec succès la vérification budgétaire pour le document initial, comme une demande d'achat, la passent automatiquement avec succès pour tous les documents ultérieurs, tels qu'un bon de commande ou une pièce justificative de paiement (même en cas de non-respect des contraintes budgétaires au moment de leur traitement). Par défaut niv. supérieur : Les options de contrôle proviennent par défaut d'un niveau supérieur, c'est-à-dire des attributs de budget, du champ de structure de contrôle ou de la définition du budget contrôlé. Suivi sans budget : Un suivi des transactions est assuré même s'il n'y a pas de définition de budget. S'il existe un enregistrement de budget et qu'il y a des anomalies, des avertissements seront émis. Suivi est parfois utilisé pour cette option. Suivi avec budget : Un suivi des montants des transactions est assuré par rapport à un budget, mais aucune erreur n'est générée, sauf s'il n'existe pas d'enregistrement de budget correspondant. Une transaction passera avec succès la vérification budgétaire s'il existe un enregistrement de budget, même pour un montant nul, mais des avertissements seront émis pour les anomalies. 146 Copyright 1992, 2011, Oracle et/ou ses sociétés affiliées. Tous droits réservés.

173 Chapitre 4 Définition des types de transaction source contrôlée Opt. dérogation vérif. budget Permettre dérogation : Sélectionnez cette option pour permettre aux utilisateurs avec des privilèges d'accès appropriés à la dérogation de forcer manuellement l'acceptation d'une transaction si elle est refusée après vérification budgétaire. Interdire dérogation : Sélectionnez cette option pour que ce type de transaction ne puisse pas faire l'objet d'une dérogation budgétaire et que les utilisateurs ne puissent pas en forcer l'acceptation. Cette option n'est en vigueur que lorsque l'événement de dérogation est inactivé dans les paramètres de sécurité liée au contrôle des fonds. Remarque : L'option de dérogation au contrôle budgétaire n'est applicable que lorsque l'événement de dérogation parmi les paramètres de sécurité liée au contrôle des fonds n'est pas activé. Lorsque vous utilisez la sécurité liée au contrôle des fonds pour l'événement de dérogation, la définition de cette option n'est pas évaluée. Seules les règles de sécurité du contrôle des fonds le sont, afin de déterminer si un utilisateur peut forcer l'acceptation d'une anomalie de vérification budgétaire. Si vous n'appliquez pas la sécurité liée au contrôle des fonds, ce champ sera évalué. De plus, lorsque la valeur Permettre dérogation est sélectionnée, l'utilisateur sera autorisé à forcer l'acceptation d'anomalies budgétaires qui sont considérées comme pouvant faire l'objet d'une dérogation. La liste des anomalies pouvant faire l'objet d'une dérogation et celles ne pouvant pas faire l'objet d'une dérogation se trouve dans le chapitre Gestion des anomalies budgétaires. Màj journal transactions Sélectionnez une valeur afin de déterminer si le type de transaction source met à jour le journal des transactions contrôlées (KK_TRANS_LOG). Le journal des transactions contrôlées permet de suivre l'historique de l'activité de vérification budgétaire au niveau du document non converti. Cette table enregistre toutes les transactions de vérification budgétaire exécutées avec succès de manière séquentielle, y compris les écritures de contrepassation. Par exemple, le budget vérifie un bon de commande avec Fonds 100, puis modifie le Fonds à 200 et revérifie le bon de commande, vous pouvez utiliser le journal des transactions contrôlées pour consulter l'historique. à chaque vérification budgétaire d'une transaction, un numéro de séquence de la table augmente de 1. Vous pouvez utiliser la table du journal des transactions contrôlées en association avec les données de la table KK_SOURCE_LN et de la table KK_ACTIVITY_LOG pour rechercher l'activité historique, rapprocher les écarts et attester de la cohérence des données comptables mises à jour dans les grands livres contrôlés. Copyright 1992, 2011, Oracle et/ou ses sociétés affiliées. Tous droits réservés. 147

174 Définition des types de transaction source contrôlée Chapitre 4 Saut valid. processeur budget Sélectionnez une de ces valeurs pour déterminer si les lignes des transactions sources dont le statut de ligne de budget est V ou W et qui sont traitées dans le cadre de la vérification budgétaire sont soumises aux sousprogrammes de validation des attributs et de vérification budgétaire. Il s'agit des validations relatives aux valeurs pécuniaires et aux attributs de budgets. Les validations relatives à la configuration, telles que les validations des champs de structure qui ne sont pas dans les arbres ou les définitions de budgets manquantes, sont toujours inscrites dans un fichier journal. Ne pas revalider lnes valides; Revalider lignes valides. Les applications Gestion des approvisionnements et Gestion des dépenses sont les seuls produits qui gèrent le champ du statut des lignes de budget dans les documents; par conséquent, cette option n'est affichée que pour les définitions des transactions sources de la liste suivante : PO_POENC; PO_POENCNP; REQ_PREENC. Pour toutes les autres définitions, le champ n'est pas activé dans la page et les systèmes affichent par défaut l'option Revalider lignes valides. Si les champs de structure, les montants ou les dates associés à une ligne source sont modifiés, le statut de la ligne de budget passera à N, de sorte que la ligne soit revérifiée. Remarque : Les lignes valides sont toujours prélevées et traitées par le processeur de budgets. Cette fonction supprime simplement les anomalies relatives aux attributs de budgets et à la vérification budgétaire. Toutes les erreurs relatives à la configuration et associées aux lignes sources sont toujours inscrites dans un fichier journal. Par exemple, les anomalies signalées en raison d'un budget fermé ou d'une date de budget hors limites sont supprimées. Toutefois, les erreurs relatives à la configuration, telles qu'un compte non défini dans l'arbre de conversion ou une définition de budget introuvable, sont consignées dans un fichier journal. 148 Copyright 1992, 2011, Oracle et/ou ses sociétés affiliées. Tous droits réservés.

175 Chapitre 5 Définition de la sécurité liée au contrôle des fonds Le présent chapitre donne un aperçu de la définition de la sécurité liée au contrôle des fonds et traite des sujets suivants : définition des champs de sécurité liée au contrôle des fonds; définition des événements de sécurité liée au contrôle des fonds; définition des règles de sécurité du contrôle des fonds; association de règles de sécurité à des codes d'utilisateur, à des listes d'accès et à des vues dynamiques; exécution du traitement de sécurité liée au contrôle des fonds (KSEC_FLAT) et du rapport Sécurité liée au contrôle des fonds (GLC8572) (Crystal) ou GLX8572 (XMLP); définition de la sécurité des rapports PS/nVision. Présentation de la sécurité liée au contrôle des fonds La sécurité liée au contrôle des fonds renforce la sécurité standard des applications de PeopleSoft, vous permettant de protéger les fonctions de contrôle des fonds, telles que la création ou la modification de budgets, ou la dérogation au contrôle budgétaire; vous exercez ainsi un meilleur contrôle sur les actions qu'un utilisateur peut exécuter sur des combinaisons de champs de structure selon lesquelles vous avez défini des budgets contrôlés. Pour établir la sécurité liée au contrôle des fonds, vous définissez une série de règles de sécurité qui activent des fonctions de contrôle des fonds particulières pour des budgets particuliers. Vous appliquez ensuite ces règles de sécurité à des codes d'utilisateur, à des listes d'accès ou à des vues dynamiques constituées de codes d'utilisateur et des champs de structure correspondants. La présente section traite des sujets suivants : ordre de définition des paramètres de sécurité; événements de sécurité; règles de sécurité; association des règles de sécurité. Copyright 1992, 2011, Oracle et/ou ses sociétés affiliées. Tous droits réservés. 149

176 Définition de la sécurité liée au contrôle des fonds Chapitre 5 Ordre de définition des paramètres de sécurité Définissez la sécurité liée au contrôle des fonds dans l'ordre suivant : 1. Activez la sécurité standard des applications PeopleSoft. Définissez les utilisateurs, les rôles et les listes d'accès. Remarque : La coordination des options de sécurité de l'ensemble du système et de la sécurité liée au contrôle des fonds est importante. Par exemple, si vous choisissez des options dans la page Options sécurité par code d'utilisateur et que vous cochez seulement la case Entité et non la case Gr. livre, l'utilisateur ne pourra pas choisir n'importe quel groupe de grands livres pour des écritures de budget. Le système enverra plutôt un message indiquant qu'aucune valeur correspondante n'a été trouvée, et l'utilisateur ne pourra pas sélectionner de groupes de grands livres. En d'autres termes, lorsque la case Utilisateur est cochée dans la page Options sécurité pour tout utilisateur qui désire accéder au groupe de grands livres, la case Gr. livre pour les champs protégés doit être cochée et l'option Utilisateurs grands livres doit être définie correctement. 2. La configuration des champs de sécurité est prédéfinie. Nous vous recommandons de ne modifier aucun champ dans cette page à moins que vous ne configuriez (modifications, comme des ajouts, des suppressions, l'inactivation) les champs de structure de contrôle. Si vous configurez les champs de structure, définissez les champs de structure que vous désirez sécuriser dans la page Définition champs sécurité. Vous pouvez établir la sécurité de n'importe quel champ de structure que vous définissez en tant que champ de structure clé dans votre définition de budget contrôlé, ainsi que la période budgétaire, le groupe de grands livres et le grand livre. 3. Sélectionnez les événements que vous désirez sécuriser dans la page Événements sécurité. Le module de contrôle des fonds prédéfinit les sept événements qui peuvent déclencher la sécurité : l'entrée, l'ajustement ou la correction d'un budget, les transferts de budget, l'omission de la vérification budgétaire, la dérogation au contrôle budgétaire, le remplacement de la date d'un budget, l'avis de flux des travaux et l'interrogation des budgets. La case Statut actif est décochée par défaut pour ces événements; par conséquent, ils sont inactifs. Remarque : Il est utile de connaître les événements que vous voulez protéger avant de procéder au paramétrage de la sécurité; cependant, il pourrait également s'avérer utile de reporter l'activation des événements de sécurité jusqu'au moment de l'exécution du traitement de création de la sécurité. Ce dernier créé des enregistrements de sécurité uniquement pour les événements qui sont activés. Le report de l'activation vous permet de vérifier que les règles de sécurité que vous créez appliquent correctement les événements de sécurité; de plus, vous ne serez pas gêné par des paramètres de sécurité activés pendant la configuration et pourrez les appliquer seulement lorsque vous êtes prêt. 4. Définissez les règles de sécurité pour ces événements dans le groupe de pages Définitions règles. Les règles de sécurité appliquent la sécurité des événements aux combinaisons de champs de structure (budgets) que vous désirez protéger. 150 Copyright 1992, 2011, Oracle et/ou ses sociétés affiliées. Tous droits réservés.

177 Chapitre 5 Définition de la sécurité liée au contrôle des fonds 5. Associez des règles de sécurité à des utilisateurs et à des listes d'accès en particulier pour indiquer au système les événements qu'un utilisateur peut appliquer dans le cas de budgets précis. Vous pouvez également appliquer des règles de sécurité dynamiquement, à l'aide d'une table prédéfinie qui contient les codes d'utilisateur et les champs de structure définis dans un groupe de règles dynamiques. Utilisez la page d'association de règles de sécurité à des codes d'utilisateur ou à des listes d'accès, ou la page d'association de règles dynamiques. 6. Exécutez le traitement de sécurité liée au contrôle des fonds (KSEC_FLAT),également appelé traitement de configuration de la sécurité, à partir de la page Configuration sécurité. Ce traitement utilise des règles et des affectations de sécurité pour garnir les tables dont le système se sert pour vérifier l'autorisation de sécurité pendant l'entrée de transaction. Ce traitement du Moteur d'application doit être exécuté avant l'entrée en vigueur des règles de sécurité et des associations correspondantes. 7. Vous pouvez exécuter le rapport Sécurité liée au contrôle des fonds, GLC8572 (Crystal) ou GLX8572 (XMLP), pour consulter les résultats du traitement. Le système utilise ces paramètres de sécurité pour appliquer la sécurité du module Contrôle des fonds dans toutes les applications de votre installation. Tout événement qui exige le traitement de sécurité lance un appel à la fonction de sécurité sur un déclenchement prédéterminé, tel qu'ouvrir ou enregistrer une page. Le système ne traite aucun événement non conforme à la règle de sécurité pour le code d'utilisateur. Voir aussi Guide Enterprise PeopleTools 8.5x PeopleBook : PeopleSoft Security Événements de sécurité Le contrôle des fonds utilise les événements de sécurité pour vous permettre d'indiquer les fonctions ou événements budgétaires, sur lesquels le système renforce la sécurité. Il y a sept types d'événements pour lesquels vous pouvez activer la sécurité : entrée, ajustement ou correction de budget; transfert de budget; dérogation au contrôle budgétaire; remplacement de la date du budget; omission de la vérification budgétaire; avis du flux des travaux; interrogation sur les budgets. Vous activez la sécurité séparément pour chaque événement dans la page Événements sécurité contrôle fonds. Cette opération vous permet de décider si vous implantez la sécurité à travers toutes les fonctions de contrôle budgétaire (événements) ou bien à un ensemble limité de fonctions. Par exemple, vous pourriez avoir besoin d'activer à la sécurité pour que l'écriture et la correction de budgets afin de limiter cette activité à un petit groupe d'utilisateurs, sans activer la sécurité pour l'interrogation de budgets existants de sorte que tous les utilisateurs puissent vérifier le statut d'un montant budgétisé. Copyright 1992, 2011, Oracle et/ou ses sociétés affiliées. Tous droits réservés. 151

178 Définition de la sécurité liée au contrôle des fonds Chapitre 5 Le tableau suivant démontre comment chaque événement de sécurité restreint l'accès aux fonctions de contrôle des fonds lorsque vous l'activez. Le tableau offre également des liens vers des renseignements détaillés des fonctions elles-mêmes : Événement de sécurité Fonctions Détails Entrée ou correction budget (ENT_ADJT) Vous permet de restreindre les écritures du budget (montant de budget) à un groupe d'utilisateurs limité. Vous pouvez également restreindre les utilisateurs à des budgets précis à l'aide des valeurs des champs de structure. Transfert budget (TRANSFER) Vous permet de restreindre ou d'ajouter des contraintes à la capacité de l'utilisateur de transférer des fonds d'un budget à un autre. Dérogation budget (OVERRIDE) Vous permet de restreindre ou d'ajouter des contraintes à la capacité de l'utilisateur de déroger à la vérification budgétaire. La dérogation permet aux utilisateurs de forcer l'acceptation d'une nouvelle transaction qui a entraîné des anomalies budgétaires ou d'une transaction qui a été refusée après vérification budgétaire. Remarque : Si la sécurité liée au contrôle des fonds est activée pour l'événement de dérogation, les règles de sécurité du contrôle des fonds remplaceront le paramètre de dérogation propre à la définition de transaction source. Ce dernier est pris en considération par le système uniquement lorsque l'événement de dérogation est inactif dans la sécurité liée au contrôle des fonds. Remarque : La dérogation au niveau d'une transaction ou au niveau de l'en-tête, ainsi que pour la dérogation complète pour une écriture, peut être effectuée par un superutilisateur seulement. La dérogation au niveau d'un budget particulier pour des transactions sources peut être établie pour d'autres règles que celle d'un superutilisateur. 152 Copyright 1992, 2011, Oracle et/ou ses sociétés affiliées. Tous droits réservés.

179 Chapitre 5 Définition de la sécurité liée au contrôle des fonds Événement de sécurité Fonctions Détails Avis flux travaux (NOTIFY) La fonction d'avis dans le module de contrôle des fonds permet aux utilisateurs d'être avisés par le flux des travaux lorsque des anomalies de budget se produisent ou lorsqu'un pourcentage précis du budget a été utilisé (avis d'avertissement anticipé). L'activation de l'événement de sécurité d'avis par flux des travaux vous permet de limiter les budgets qu'un utilisateur peut indiquer pour un avis. Interrogation budget (INQUIRE) Vous permet de limiter les utilisateurs qui peuvent consulter les budgets contrôlés. Copyright 1992, 2011, Oracle et/ou ses sociétés affiliées. Tous droits réservés. 153

180 Définition de la sécurité liée au contrôle des fonds Chapitre 5 Événement de sécurité Fonctions Détails Budget omis (BYPASS) Vous permet de limiter les utilisateurs pouvant créer une écriture de grand livre qui saute l'étape de vérification budgétaire (contrairement à la dérogation, qui force l'acceptation d'une anomalie). Une écriture qui n'est pas soumise à la vérification budgétaire ne met jamais à jour le grand livre des budgets contrôlés. Cette fonction est réservée à des cas où, par exemple, un utilisateur doit corriger une écriture en attente qui a été générée à partir d'une application source (comme Gestion des approvisionnements) et dont les écritures comptables ont déjà fait l'objet d'une vérification budgétaire. Les utilisateurs peuvent également avoir besoin de sauter l'étape de vérification budgétaire pour des écritures créées au cours du traitement de ventilation lorsque, par exemple : des transactions sources ont déjà fait l'objet d'une vérification budgétaire; vous utilisez le traitement de ventilation afin de créer un grand livre de production de rapports qui utilise un modèle de grand livre standard. Remarque : Vous pouvez associer cet événement uniquement à une règle de sécurité de superutilisateur. Rempl. date budget (BUDG_DT) Vous permet de limiter les utilisateurs qui peuvent remplacer la date du budget qui a été définie par le système et qui figure dans une transaction source. Remarque : Vous pouvez associer cet événement uniquement à une règle de sécurité de superutilisateur. 154 Copyright 1992, 2011, Oracle et/ou ses sociétés affiliées. Tous droits réservés.

181 Chapitre 5 Définition de la sécurité liée au contrôle des fonds Règles de sécurité Les règles de sécurité vous permettent d'établir quels événements de sécurité peuvent être exécutés sur quels budget et quelles transactions indépendantes de tout utilisateur spécifique jusqu'au moment où vous appliquez les règles à un utilisateur ou à des utilisateurs. Par exemple, vous pouvez créer une règle de sécurité pour permettre l'entrée de budget, les transferts, l'avis et l'interrogation pour un budget (ou un groupe de budgets) et pour créer une règle de sécurité différente qui permet uniquement l'interrogation pour le même budget (ou le groupe de budgets). Après que vous avez défini vos règles de sécurité, vous pouvez assigner ces règles à un utilisateur spécifique ou à tous les utilisateurs et rôles assignés à une liste d'accès. Vous pouvez également utiliser un groupe de règles dynamiques, lequel utilise une vue SQL qui associe les codes d'utilisateur avec les valeurs du champ de structure afin d'assigner dynamiquement l'accès d'utilisateurs aux budgets avec des valeurs particulières du champ de structure. Les règles suivantes régissent la façon dont le module de contrôle des fonds applique les règles de sécurité aux codes d'utilisateur et aux listes d'accès : Dans le cas des événements qui n'exigent pas de règle de superutilisateur, vous pouvez créer des règles de sécurité qui autorisent (ou permettent) l'accès aux budgets que vous indiquez, et ce, pour les événements de sécurité que vous précisez. Vous pouvez également créer des règles de sécurité qui interdisent un tel accès. Remarque : Une règle de superutilisateur est requise pour effectuer une dérogation au contrôle budgétaire, un remplacement de date ou une omission au niveau de la transaction. Lorsque vous associez un utilisateur à une règle de sécurité autorisant l'accès, le système refuse l'accès à tous les budgets et à tous les événements de sécurité activés qui ne sont pas compris dans cette règle de sécurité, à moins que l'utilisateur ne soit associé à une autre règle de sécurité regroupant les budgets et les événements de sécurité qui étaient exclus de la première règle de sécurité. Lorsque vous attribuez un utilisateur à une règle de sécurité qui refuse l'accès, le système refuse l'accès d'utilisateur à tous les budgets et les événements de sécurité actifs que vous précisez et donne l'accès d'utilisateur à tous les autres budgets pour ces événements de sécurité, à moins que cet utilisateur ne soit affecté à une autre règle de sécurité qui refuse l'accès à ces budgets non spécifiés. Le choix entre permettre et interdire peut vous faire gagner du temps et réduire les efforts lors de la définition des règles de sécurité. Lorsque vous désirez permettre l'accès à seulement quelques budgets, utilisez l'attribut de permission pour les préciser. Lorsque vous désirez permettre l'accès à tout les budgets à l'exception de quelques-uns, utilisez l'attribut d'interdiction pour préciser ceux que vous désirez refuser l'accès au lieu d'entrer des rangées et des rangées de budgets permis. Remarque : Tous les utilisateurs ont accès automatiquement aux événements de sécurité inactivés pour tous les budgets, peu importe les règles de sécurité que vous avez établies. Vous pouvez créer des règles de sécurité expressément pour les superutilisateurs. Vous pouvez associer des règles de sécurité multiples à un seul utilisateur, c'est-à-dire qu'un utilisateur peut se voir accorder un ensemble de droits d'accès pour un groupe de budgets et un ensemble différent pour un autre groupe de budgets. Si vous associez à un utilisateur des règles de sécurité multiples, et que ces règles autorisent un accès contradictoire, les règles de sécurité qui interdisent l'accès auront préséance sur les autres. Copyright 1992, 2011, Oracle et/ou ses sociétés affiliées. Tous droits réservés. 155

182 Définition de la sécurité liée au contrôle des fonds Chapitre 5 Vous devez définir des règles de sécurité et les associer aux utilisateurs pour permettre l'accès à tout événement de sécurité actif. Si aucune règle de sécurité pour un événement de sécurité particulier n'est associée à un utilisateur, celuici n'aura aucun accès à cet événement de sécurité, quel que soit le budget. Le tableau ci-dessous est un exemple simplifié de l'utilisation des règles de sécurité pour que l'accès d'un utilisateur soit limité à un ensemble précis d'événements relativement à un ensemble de budgets. Tableau 1 : Association des règles de sécurité à des événements de sécurité Règle de séc. Budget (comb. CS) ENT_ ADJ T TRANSF ER NOTIFY INQUIRE OVERRIDE BUDG_D T BYPASS A Budget 1 : Compte 10000, Service O N O O N N N B Budget 2 : Compte 10015, Service N N O O N N N C L'ensem ble des budgets N N N O N N N Tableau 2 : Association des codes d'utilisateur à des règles de sécurité Code d'utilisateur Utilisateur Règles de sécurité TJON Jones,Tammy A, B RSMI Smith,Roger B HBRO Brown,Harry C L'utilisateur Tammy Jones est associée aux règles de sécurité A et B. Selon la règle de sécurité A, Madame Jones est autorisée à exécuter les événements suivants relativement au budget 1 : l'entrée, l'ajustement et la correction, l'interrogation et la réception d'avis à propos des anomalies. La règle de sécurité B lui permet de procéder à des interrogations et de recevoir des avis concernant les anomalies liées au budget Copyright 1992, 2011, Oracle et/ou ses sociétés affiliées. Tous droits réservés.

183 Chapitre 5 Définition de la sécurité liée au contrôle des fonds L'utilisateur Roger Smith, également associé à la règle de sécurité B, peut être avisé toutes les fois qu'une anomalie liée au budget 2 se produit et peut interroger les données budgétaires. Cependant, à la différence de Tammy Jones, Monsieur Smith ne peut exécuter aucun événement relativement au budget 1. L'utilisateur Harry Brown est un analyste financier débutant dans le groupe de sociétés. La règle de sécurité C le laisse interroger les données budgétaire pour tous les budgets, mais il ne peut effectuer aucune action substantive sur ces budgets. Regroupement des budgets pour la sécurité Vous pouvez définir des règles de sécurité pour des budgets spécifiques et pour un intervalle ou un groupe de budgets. Au lieu de préciser chaque combinaison individuelle de champ de structure que vous désirez inclure dans une règle de sécurité, vous pouvez préciser des intervalles de budgets en entrant ces intervalles de valeurs de champs de structure. Il existe trois paramètres que vous pouvez utiliser pour entrer des intervalles de valeurs de champs de structure : Intervalle : Entrez la première et dernière valeurs du champ de structure dans un intervalle. Si vous entrez le compte comme la valeur de début et comme la valeur de fin, par exemple, vous inclurez tous les budgets avec les comptes de à qui répondent aux autres critères de valeurs dans la combinaison de champs de structure. Caractère générique : Entrez un caractère générique (%). Par exemple, si vous entrez le service 14%, vous inclurez tous les budgets avec les services commençant par 14 qui répondent aux autres critères de valeurs dans la combinaison de champs de structure. Si vous entrez uniquement %, vous inclurez tous les budgets pour tous les services qui répondent aux autres critères de valeurs dans la combinaison de champs de structure. Arbre : Entrez un arbre de conversion et un nœud pour inclure les budgets de ce nœud et toutes les valeurs de champs de structure enfants de ce nœud (qui répondent aux autres critères de valeurs dans la combinaison de champs de structure). Vous pouvez habituellement utiliser les arbres de conversion des champs de structure clés que vous définissez pour les définitions de budgets contrôlés. Remarque : Vous utilisez la valeur Explicite lorsque vous désirez sélectionner une valeur de champ de structure unique, laquelle vous entrez dans le champ Début. et Chapitre 3, "Définition des options de base du module de contrôle des fonds," Champs de structure clés et arbres de conversion, page 28. Voici un exemple de la façon dont vous pouvez utiliser le regroupement des paramètres pour définir un groupe de budgets pour une règle de sécurité. Supposons que vous avez entré les valeurs de champ de structure suivantes dans une règle de sécurité : Combinaison de champs de structure 1 Copyright 1992, 2011, Oracle et/ou ses sociétés affiliées. Tous droits réservés. 157

184 Définition de la sécurité liée au contrôle des fonds Chapitre 5 Champ de structure Paramètre Début Fin Arbre Nœud Compte (ACCOUNT) Caractère générique 501% Service (DEPTID) Intervalle Combinaison de champs de structure 2 Champ de structure Paramètre Début Fin Arbre Nœud Compte (ACCOUNT) Arbre BUD_ACCOU NT Service (DEPTID) Caractère générique 335% Produit (PRODUCT) Intervalle L'exemple suivant est un extrait de l'arbre de champ de structure BUD_ACCOUNT : 158 Copyright 1992, 2011, Oracle et/ou ses sociétés affiliées. Tous droits réservés.

185 Chapitre 5 Définition de la sécurité liée au contrôle des fonds Extrait de l'arbre du champ de structure de compte Supposons que les budgets suivants sont définis : Compte (ACCOUNT) Service (DEPTID) Produit (PRODUCT) Copyright 1992, 2011, Oracle et/ou ses sociétés affiliées. Tous droits réservés. 159

186 Définition de la sécurité liée au contrôle des fonds Chapitre 5 Votre règle de sécurité s'appliquerait aux budgets dont les valeurs de champs de structure apparaissent en italique dans le tableau. Règles de sécurité contradictoires Si une action budgétaire, ou un événement, exécutée par un utilisateur respecte une règle, elle passera la vérification de sécurité avec succès. Cette règle ne s'applique pas lorsqu'il y a une ou plusieurs règles en conflit. Dans une situation de règles contradictoires, une interdiction est appliquée par défaut et l'action échoue à la vérification de sécurité. Par exemple, si la règle 1 autorise l'entrée d'écritures de budget pour les services à et que la règle 2 l'interdit pour les services à 21000, et que les deux règles sont assignées au même utilisateur, il y aura conflit. Toute tentative par cet utilisateur de créer une écriture pour les services à échouera à l'étape de vérification de la sécurité liée au contrôle des fonds. Règles de sécurité dynamiques Vous utilisez des règles dynamiques pour assigner des événements de sécurité à un champ de structure que vous définissez comme variable de liaison plutôt qu'une valeur particulière ou un intervalle de valeurs. La variable de liaison est traitée par une vue, appelée table de règles dynamiques, qui associe un code d'utilisateur à une valeur de champ de structure. Pour de plus amples renseignements, consultez les paragraphes concernant l'association de règles à des groupes de règles dynamiques dans la section suivante : Association des règles de sécurité. Association des règles de sécurité Une fois que vous avez défini vos règles de sécurité et que vous avez appliqué ces règles aux événements et aux entités, vous êtes prêt à associer les règles aux utilisateurs. Vous avez l'option de joindre des règles à des codes d'utilisateur uniques, à des listes d'accès ou à des groupes de règles dynamiques. Association de règles aux codes d'utilisateur En associant des règles de sécurité à des codes d'utilisateur, vous les associez à des personnes précises. Cette méthode peut se révéler fastidieuse et exiger une mise à jour considérable si elle touche un nombre important d'utilisateurs. Par contre, elle est utile pour associer des règles particulières (telles qu'une règle de superutilisateur) à des utilisateurs sélectionnés. Association de règles à des listes d'accès Vous devez souvent attribuer la même sécurité budgétaire à tous les utilisateurs d'une liste d'accès. Alors que vous pourriez attribuer la règle de sécurité à chaque utilisateur individuel, ceci produirait un problème de mise à jour car si vous deviez ajouter une nouvelle règle de sécurité, vous auriez à ajouter cette règle de nombreuses fois. En tirant profit de la configuration des listes d'accès en tant qu'élément de votre sécurité d'application standard de PeopleSoft, vous pouvez associer des règles à une liste d'accès, ce qui en retour active ces règles pour tous les utilisateurs associés à la liste d'accès. 160 Copyright 1992, 2011, Oracle et/ou ses sociétés affiliées. Tous droits réservés.

187 Chapitre 5 Définition de la sécurité liée au contrôle des fonds Association de règles à des groupes de règles dynamiques Dans le cas où un utilisateur est associé à une valeur de champ de structure particulière, tel un gestionnaire attitré à un service, vous pouvez créer des règles de sécurité dynamiques et des groupes de règles dynamiques. Ces derniers se fondent sur une vue SQL que vous devez définir vous-même : il s'agit de la table de règles dynamiques, qui associe le code de l'utilisateur à la valeur de champ de structure. Chaque utilisateur dans le groupe de règles dynamiques a accès aux budgets qui incluent les champs de structure auxquels il est associé dans la table des règles dynamiques, compte tenu des événements de sécurité définis dans la règle de sécurité dynamique. C'est bien plus commode que de créer et mettre à jour des règles séparées, et des les associer individuellement à chaque utilisateur. Voici la marche suivre pour définir des groupes de règles dynamiques : 1. Définissez une règle de sécurité dynamique dans le groupe de pages Définition règles. Cette règle associe une variable de liaison au champ de structure que traite la table de règles dynamiques. 2. Utilisez le Concepteur d'applications pour définir une table de règles dynamiques, vue SQL qui inclut le champ du code d'utilisateur et le champ de structure qui utilise le paramètre de liaison dans la règle dynamique. Pour obtenir un exemple d'une table de règles dynamiques, consultez la table prédéfinie KK_DYN1 en l'ouvrant dans le Concepteur d'applications des utilitaires PeopleTools. 3. Définissez un groupe de règles dynamiques en associant la règle de sécurité dynamique à la table des règles dynamiques dans la page d'association de règles dynamiques. Le traitement de sécurité liée au contrôle des fonds (KK_SEC_FLAT) crée des enregistrements de sécurité correspondant au code d'utilisateur et aux valeurs de champs de structure à partir des enregistrements de la table des règles dynamiques. Exemple d'un groupe de règles dynamiques Supposons que vous désirez autoriser les directeurs de services à interroger seulement leurs propres budgets de services. Exécutez les étapes suivantes : 1. Définissez une règle de sécurité dynamique avec le service (DEPTID) défini comme variable de liaison et appliquez-la à l'événement de sécurité d'interrogation des budgets. 2. Définissez une table de règles dynamiques avec les champs d'utilisateur (OPRID) et le service, basés sur une liaison du DEPT_TBL, la table PERSONAL _DATA et la table OPRALIAS : SELECT a.deptid, C.OPRID FROM PS_DEPT_TBL A, PS_PERSONAL_DATA B, PSOPRALIAS C WHERE A.MANAGER_NAME = B.NAME AND B.EMPLID = C.EMPLID Copyright 1992, 2011, Oracle et/ou ses sociétés affiliées. Tous droits réservés. 161

188 Définition de la sécurité liée au contrôle des fonds Chapitre 5 3. Définissez un groupe de règles dynamiques en associant la règle de sécurité dynamique à la table des règles dynamiques. 4. Exécutez le traitement de sécurité liée au contrôle des fonds. Définition des champs de sécurité liée au contrôle des fonds Pour définir les champs de sécurité liée au contrôle des fonds, utilisez le groupe de pages Définition champs sécurité (KSEC_CHARTFIELD). La présente section traite de l'activation des champs de structure pour la sécurité liée au contrôle des fonds. Page utilisée pour définir les champs de sécurité Titre de la page Nom de système Navigation Usage Définition champs sécurité contrôle fonds KSEC_CHARTFIELD Contrôle fonds, Paramètres sécurité budgets, Définition champs sécurité Sert à définir les champs de structure clés à être utilisés lors de la définition des règles de sécurité dans le groupe de pages Règles sécurité, avec la table des valeurs pour chaque champ de structure clé. Ces valeurs sont prédéfinies dans le système. N'effectuez pas de modifications dans cette page à moins que vous ne reconfiguriez vos champs de structure. Définition des champs de sécurité Accédez à la page Définition champs sécurité contrôle fonds (Contrôle fonds, Paramètres sécurité budgets, Définition champs sécurité). Attention! Ne modifiez pas les champs de sécurité prédéfinis à moins que ne vous soyez en train de configurer vos champs de structure de contrôle. Champ structure Ne modifiez pas ces champs à moins que vous ne modifiiez la configuration de vos champs de structure. Si vous faites des modifications, vous pouvez sélectionner un champ pour lequel vous désirez activer la sécurité. La sécurité peut être activée pour n'importe quel champ qui est un champ de structure clé pour des définitions de contrôle budgétaire, y compris la période budgétaire, le groupe de grands livres et le grand livre. 162 Copyright 1992, 2011, Oracle et/ou ses sociétés affiliées. Tous droits réservés.

189 Chapitre 5 Définition de la sécurité liée au contrôle des fonds Nom table Ne modifiez pas ces champs à moins que vous ne modifiiez la configuration des champs de structure offerts. Il s'agit des valeurs de l'enregistrement, ou la table, les noms contre lesquels le système invite lorsque vous précisez des valeurs de champ pour un champ de structure sur la page Règles. Utilisez les tables définies dans le modèle du grand livre contrôlé comme étant le RECNAME ou le RECNAME_EFFDT. Définition des événements de la sécurité liée au contrôle des fonds Pour définir les événements de la sécurité liée au contrôle des fonds, utilisez le groupe de pages Événements (KSEC_CHARTFIELD). La présente section traite de l'activation de la sécurité relativement à des fonctions précises du module de contrôle des fonds, appelées événements de sécurité. Page utilisée pour activer les événements de sécurité Titre de la page Nom de système Navigation Usage Événements sécurité contrôle fonds KSEC_EVENT_ENTRY Contrôle fonds, Paramètres sécurité budgets, Événements Sert à activer et à désactiver la sécurité pour des fonctions précises du module de contrôle des fonds, ou événements. Activation des événements de sécurité Accédez à la page Événements sécurité contrôle fonds (Contrôle fonds, Paramètres sécurité budgets, Événements). Copyright 1992, 2011, Oracle et/ou ses sociétés affiliées. Tous droits réservés. 163

190 Définition de la sécurité liée au contrôle des fonds Chapitre 5 Événements de sécurité liée au contrôle des fonds Cochez la case d'un ou de plusieurs des sept événements de sécurité (fonctions du module de contrôle des fonds) auxquels vous désirez restreindre l'accès ou ajouter des contraintes. Définition des règles de sécurité du contrôle des fonds Pour définir les règles de sécurité du contrôle des fonds, utilisez le groupe de pages Définition règles (KSEC_CHARTFIELD). Les règles de sécurité vous permettent d'établir, indépendamment des utilisateurs, quels événements de sécurité peuvent être effectués en fonction de quels budgets. La configuration des règles de sécurité se compose de deux étapes, décrites dans cette section : 1. Définition des règles de sécurité et application de ces règles aux entités. 2. Application des règles de sécurité aux événements de sécurité. Pages utilisées pour définir les règles de sécurité Titre de la page Nom de système Navigation Usage Règles KSEC_RULE_ENTRY Contrôle fonds, Paramètres sécurité budgets, Définition règles Appliquer KSEC_RULE_APPLY_TO Contrôle fonds, Paramètres sécurité budgets, Définition règles, Appliquer Sert à indiquer les valeurs de champs de structure clés et les entités qui définissent les budgets inclus dans une règle de sécurité. Sert à appliquer les attributs que vous avez définis dans la page Règles à un ou plusieurs événements de sécurité. 164 Copyright 1992, 2011, Oracle et/ou ses sociétés affiliées. Tous droits réservés.

191 Chapitre 5 Définition de la sécurité liée au contrôle des fonds Définition des règles de sécurité Accédez à la page Règles (Contrôle fonds, Paramètres sécurité budgets, Définition règles). Règles Copyright 1992, 2011, Oracle et/ou ses sociétés affiliées. Tous droits réservés. 165

192 Définition de la sécurité liée au contrôle des fonds Chapitre 5 Attribut Sélectionnez l'une des options suivantes : Autoriser : Créez une règle de sécurité qui autorise les utilisateurs à accéder aux combinaisons de champs de structure que vous précisez dans la zone Combinaison règles sécurité, en fonction des entités que vous précisez dans la liste déroulante Appliquer à ttes entités, et des événements de sécurité que vous précisez dans la page Appliquer. Les utilisateurs se voient refuser l'accès à toutes les combinaisons du champ de structure, les événements de sécurité et les entités que vous n'indiquez pas, à moins qu'ils n'y aient accès par le biais d'une autre règle de sécurité. Interdire : Créez une règle de sécurité qui empêche un utilisateur d'accéder aux combinaisons de champs de structure que vous précisez dans la zone Combinaison règles sécurité, en fonction des entités que vous indiquez dans la zone de défilement des entités valides, et des événements de sécurité que vous précisez dans la page Appliquer. Les utilisateurs se voient accorder l'accès à toutes les combinaisons de champs de structure que vous n'indiquez pas en fonction des événements de sécurité et des entités que vous précisez. Superutil. : Créez une règle de sécurité de superutilisateur. Lorsque vous sélectionnez Superutil., le système estompe automatiquement la zone de défilement Combinaison règles sécurité. Les utilisateurs associés à une règle de superutilisateur ont accès à tous les budgets et à toutes les entités pour les événements que vous précisez dans la page Appliquer. Des événements de sécurité suivants, le seul qui fait une distinction entre le niveau de transaction et le niveau de budget est l'événement Dérogation budget. Les deux autres événements doivent être associés à une règle de superutilisateur : remplacement de la date du budget (Rempl. date budget); omission du budget (Budget omis); dérogation au contrôle budgétaire (Dérogation budget). Type Sélectionnez l'une des options suivantes : Régulière : utilisez cette option lorsque vous associez la règle à un utilisateur ou à une liste d'accès. Dynamique : utilisez cette option lorsque vous associez une règle à un groupe de règles dynamiques. 166 Copyright 1992, 2011, Oracle et/ou ses sociétés affiliées. Tous droits réservés.

193 Chapitre 5 Définition de la sécurité liée au contrôle des fonds Combinaison des règles de sécurité Jeu combinaisons Chaque jeu de combinaisons représente un budget ou un intervalle de budgets (selon les paramètres que vous utilisez pour sélectionner les valeurs du champ de structure). Quand vous ajoutez un nouveau jeu de combinaisons, le système génère un numéro de jeu de combinaisons séquentiel. Lorsque plus d'un champ de structure est sécurisé en combinaison avec d'autres champs de structure, établissez des jeux de combinaisons pour une règle contrairement à définir des règles différentes pour chaque valeur de champ de structure ou intervalle de valeurs de champs de structure. Pour contrôler les champs de structure multiples qui sont reliés entre eux, créez une règle à l'aide de jeux de combinaisons de champs de structure multiples. Par exemple, si un utilisateur doit avoir accès aux valeurs et aux champs de structure suivants : services à et à 42000; fonds F200 à F400 et F500. Créez les jeux de combinaisons de champs de structures suivants pour une règle : Règle 1, jeu de combinaisons 1. DEPTID à 20000; FUND F200 à F400. Règle 1, jeu de combinaisons 2. DEPTID à 20000; FUND F500. Règle 1, jeu de combinaisons 3. DEPTID à 42000; FUND F200 à F400. Copyright 1992, 2011, Oracle et/ou ses sociétés affiliées. Tous droits réservés. 167

194 Définition de la sécurité liée au contrôle des fonds Chapitre 5 Règle 1, jeu de combinaisons 4. DEPTID à 42000; FUND F500. Ne créez pas les règles séparées pour chaque valeur ou intervalle de valeurs du champ de structure. Une règle séparée pour chacune des valeurs ou intervalles de valeurs du champ de structure dans l'exemple ci-dessus, même si exécutée séquentiellement, a comme résultat l'accès d'utilisateur aux budgets involontaires. C'est parce que la logique du système permet la mise à jour de n'importe quel enregistrement qui passe n'importe quelle règle. 168 Copyright 1992, 2011, Oracle et/ou ses sociétés affiliées. Tous droits réservés.

195 Chapitre 5 Définition de la sécurité liée au contrôle des fonds Valeurs des champs de structures de budget et valeurs d'arbre des champs de structures de budget Champ sécurité Sélectionnez un champ de structure clé pour le budget ou les budgets que vous désirez inclure dans le jeu de combinaisons. Vous précisez chaque champ de structure et sa valeur (ou ses valeurs) dans un enregistrement distinct. Le champ de structure doit être sur la liste de champs de sécurité définis dans la page Définition champs sécurité. Cette liste comprend également la période budgétaire, le groupe de grands livres et le grand livre. Lorsque vous ajoutez des champs de structure de sécurité, observez les règles suivantes : Lorsque vous ajoutez un jeu de combinaisons, faites attention d'inclure seulement les champs de structure clés des budgets pour lesquels la règle est utilisée. Vous pouvez utiliser la période budgétaire avec n'importe quelle règle de sécurité. Cependant, vous pouvez utilisez le grand livre seulement avec Écriture de budget (ENT_ADJT) et Transfert de budget (le TRANSFERT.) Vous pouvez utiliser le groupe de grands livres avec n'importe quelle règle de sécurité qui ne s'applique pas à l'écriture de budget ou l'événement de sécurité Correction ou l'événement de sécurité Transfert de budget. Si vous incluez les champs de structure secondaires dans une règle de sécurité, les budgets définis par cette combinaison de champs de sécurité ne respecteront pas la règle de sécurité. Le résultat pourrait être que la règle de sécurité autorise l'accès à des budgets dont l'accès n'était pas prévu, ou refuse l'accès à des budgets dont l'accès était permis, selon que vous avez sélectionné Autoriser ou Interdire comme attribut. Vous devez inclure des comptes de contrepartie parmi les valeurs de compte dans une règle de sécurité qui s'applique à un groupe de grands livres du contrôle des fonds en équilibre, si la règle de sécurité s'applique à l'événement d'écriture ou de correction de budget ou à l'événement de transfert de budget. Vous activez la mise en équilibre dans la page Budgets contrôlés, options du contrôle budgétaire. Si vous souhaitez activer l'accès aux pages de libre service, vous devez utiliser le groupe de grands livres comme un champ de structure de sécurité pour l'interrogation des budgets et les événements d'avis du flux des travaux. Copyright 1992, 2011, Oracle et/ou ses sociétés affiliées. Tous droits réservés. 169

196 Définition de la sécurité liée au contrôle des fonds Chapitre 5 Param. Sélectionnez le paramètre que le système doit utiliser pour déterminer les valeurs valides du champ de structure : Liais. : Utilise une valeur de liaison pour le champ de structure. Cette valeur de liaison est traitée par la table dynamique que vous précisez lorsque vous associez cette règle à un groupe de règles dynamiques dans la page d'association de règles dynamiques. Remarque : Toute règle qui contient un paramètre de liaison devrait être précisée comme type de règle dynamique dans cette page et être associée à un groupe de règles dynamiques avant que vous exécutiez le traitement de sécurité lié au contrôle des contrôle fonds (KSEC_FLAT). et Chapitre 5, "Définition de la sécurité liée au contrôle des fonds," Association de règles dynamiques, page 174. Explicite : Sélectionnez cette valeur pour désigner une seule valeur de champ de structure, laquelle vous entrez dans le champ Début. Interv. : Sélectionnez cette valeur pour entrer un intervalle de valeurs de champ de structure. Nœud arbre : Sélectionnez cette valeur pour entrer un nœud dans l'arbre de conversion de champs de structure de façon que la règle de sécurité comprenne tous les enfants de ce nœud. Lorsque vous sélectionnez Nœud arbre, vous devez entrer un arbre et un nœud dans la zone Valeurs CS budget et valeurs arbre CS budget. Ces champs sont affichées uniquement lorsque vous sélectionnez Noeud arbre. Vous pouvez habituellement utiliser les arbres de conversion des champs de structure clés que vous avez établis au moment de la définition des budgets contrôlés. Remarque : Si vous modifiez l'arbre utilisé par la règle, vous devrez enregistrer de nouveau la règle pour tenir compte des modifications et exécuter de nouveau le traitement de création de la sécurité (KSEC_FLAT). et Chapitre 3, "Définition des options de base du module de contrôle des fonds," Champs de structure clés et arbres de conversion, page 28. Car. gén. : Utilisez les caractères génériques standard de PeopleSoft pour entrer une valeur ou un groupe de valeurs de champ de structure. Par exemple, entrez un compte 200% à inclure tous les comptes débutant par 200 ( à ). 170 Copyright 1992, 2011, Oracle et/ou ses sociétés affiliées. Tous droits réservés.

197 Chapitre 5 Définition de la sécurité liée au contrôle des fonds Perm. transfert même CS seul. Cochez cette case pour limiter les transferts aux budgets qui ont en commun la même valeur de champ de structure. Par exemple, si le jeu de combinaisons inclut tous les comptes de l'intervalle à et que vous avez coché la case Perm. transfert même CS seul., les utilisateurs associés à la règle de sécurité seront seulement en mesure de transférer des montants de budgets entre les budgets qui partagent le compte , entre les budgets qui ont en commun le compte , et ainsi de suite. Les utilisateurs ne peuvent pas transférer des montants entre le budget lié au compte et le budget lié au compte Lorsque vous utilisez une combinaison de champs de structure, configurez la combinaison dans la même règle. Par exemple, créez la règle 1 pour autoriser un utilisateur à transférer des budgets dont les comptes vont de à , mais uniquement pour le service Ainsi, la règle 1 permet à la fois d'autoriser la fonction de transfert et de restreindre ce transfert au service Ne créez pas une règle pour le champ de structure Compte, puis une autre pour le champ de structure Service. Une règle distincte par valeur de champ de structure ou par intervalle de valeurs, même si ces règles sont exécutées en séquence, aura le résultat suivant : des utilisateurs auront accès à des budgets non voulus. La raison en est très simple : le système permet la mise à jour de tout enregistrement qui respecte l'une ou l'autre des règles. Remarque : Utilisez uniquement cette option dans le cas des règles de sécurité qui s'appliquent à l'événement de sécurité de transfert de budgets et seulement avec l'attribut de règle Autoriser. Applications de règle aux entités Appliquez la règle à toutes les entités valides ou à l'entité que vous précisez dans le tableau. Application des règles de sécurité aux événements de sécurité Accédez à la page Appliquer (Contrôle fonds, Paramètres sécurité budgets, Définition règles, Appliquer). Copyright 1992, 2011, Oracle et/ou ses sociétés affiliées. Tous droits réservés. 171

198 Définition de la sécurité liée au contrôle des fonds Chapitre 5 Application de la règle aux événements de sécurité Événement sécurité Sélectionnez les événements de sécurité auxquels vous désirez que la règle de sécurité s'applique : ENT_ADJT : entrée, ajustement ou correction de budget; TRANSFER : transfert de budget; OVERRIDE : dérogation au contrôle budgétaire; NOTIFY : avis du flux des travaux; INQUIRE : interrogation sur un budget; BYPASS : omission de la vérification budgétaire; BUDG_DT : remplacement de la date de budget. Seul un superutilisateur peut exécuter l'événement OVERRIDE au niveau de la transaction ou de l'en-tête, tout comme seul un superutilisateur peut procéder à la dérogation pour une écriture. Cependant, l'association d'une règle de superutilisateur à la fonction de dérogation au niveau d'un budget particulier n'est pas nécessaire. Les événements BYPASS et BUDG_DT seront offerts seulement si vous sélectionnez Superutil. comme attribut dans la page Règles. Remarque : Un événement de sécurité n'a pas besoin d'être actif pour que vous y appliquiez des règles de sécurité, mais le système renforce seulement des règles de sécurité sur des événements de sécurité actifs. Cliquez pour de plus amples détails de pourquoi vous devrez inclure ou non un groupe de grands livres en tant que champ de sécurité pour cet événement. Vous entrez des champs de sécurité dans la page Règles. Modules applicables pour l'événement de remplacement de date de budget Ces champs sont activés uniquement lorsque vous sélectionnez BUDG_DT dans le champ Événement sécurité. Tous modules Préciser modules Sélectionnez pour permettre le remplacement de la date de budget pour tous les modules d'application d'un système d'alimentation. Sélectionnez pour indiquer quels modules d'application d'un système d'alimentation permettent le remplacement de la date de budget. Entrez les sélections dans le champ Module rempl. date budget. 172 Copyright 1992, 2011, Oracle et/ou ses sociétés affiliées. Tous droits réservés.

199 Chapitre 5 Définition de la sécurité liée au contrôle des fonds Transactions sources applicables pour l'événement de dérogation Ces champs sont activés uniquement lorsque vous sélectionnez OVERRIDE dans le champ Événement sécurité. Toutes transactions sources Préciser transactions sources Sélectionnez cette valeur pour forcer l'acceptation des transactions sources de tout type. Cliquez pour indiquer quels types de transaction source permettent les dérogations à la vérification budgétaire. Entrez les sélections dans le champ Type transaction source. Remarque : La valeur Interdire dérogation, sélectionnée comme option de dérogation à la vérification budgétaire pour un type de transaction source dans la page Options du groupe Transactions sources, sera en vigueur uniquement si l'événement de dérogation est inactif dans la sécurité liée au contrôle des fonds. Association des règles de sécurité du contrôle des fonds Pour associer des règles de sécurité du contrôle des fonds, utilisez les groupes de pages suivants : Assoc. règles - utilisateur (KSEC_OPR_RULES); Assoc. règles - liste accès (KSEC_CLSS_RULES); Assoc. règles - gr. dynamique (KSEC_DYN_RULES). Une fois que vous avez défini vos règles de sécurité, vous devez les associer aux utilisateurs. La présente section traite des sujets suivants : association de règles de sécurité à un code d'utilisateur; association de règles de sécurité à une liste d'accès; association de règles dynamiques à des groupes de règles dynamiques. Pages utilisées pour associer des règles de sécurité du contrôle des fonds Titre de la page Nom de système Navigation Usage Association règles sécurité contrôle fonds par code utilisateur KSEC_OPR_RULES Contrôle fonds, Paramètres sécurité budgets, Assoc. règles - utilisateur Sert à associer les règles de sécurité aux codes d'utilisateurs individuels. Vous pouvez associer des règles de sécurité multiples à un code d'utilisateur. Copyright 1992, 2011, Oracle et/ou ses sociétés affiliées. Tous droits réservés. 173

200 Définition de la sécurité liée au contrôle des fonds Chapitre 5 Titre de la page Nom de système Navigation Usage Association règles par liste accès KSEC_CLSS_RULES Contrôle fonds, Paramètres sécurité budgets, Assoc. règles - liste d'accès Sert à associer des règles de sécurité à des listes d'accès. Vous pouvez associer des règles de sécurité multiples à une liste d'accès. Association règles par groupe dynamique KSEC_DYN_RULES Contrôle fonds, Paramètres sécurité budgets, Assoc. règles - gr. dynamique Sert à associer des règles de sécurité à des groupes de règles dynamiques. Vous pouvez associer des règles de sécurité multiples à un groupe de règles dynamiques. Les règles de sécurité désignent les valeurs du champ de structure et ainsi, les utilisateurs pour qui vous associez la sécurité. Association de règles à des codes d'utilisateur Accédez à la page Association règles sécurité contrôle fonds par code utilisateur (Contrôle fonds, Paramètres sécurité budgets, Assoc. règles - utilisateur).. Sélectionnez les règles de sécurité que vous désirez associer au code d'utilisateur. Seules les règles régulières peuvent être associées à des codes d'utilisateurs. Si les attributs des règles de sécurité que vous associez sont contradictoires, sachez que l'attribut Interdire aura toujours préséance sur l'attribut Autoriser. Par exemple, si la règle de sécurité A permet des interrogations sur les budgets avec le compte et que la règle de sécurité B interdit les interrogations sur le compte 10000, la règle de sécurité B aura préséance pour le compte Association de règles à une liste d'accès Accédez à la page Association règles par liste accès (Contrôle fonds, Paramètres sécurité budgets, Assoc. règles - liste d'accès). Les facteurs qui s'appliquaient à l'association de règles à des codes d'utilisateur s'appliquent également lorsque vous associez des règles à des listes d'accès. Association de règles dynamiques Voici la marche à suivre pour associer des règles de sécurité dynamiques à un groupe dynamique : 1. Définissez une table de règles dynamiques pour la règle de sécurité. 174 Copyright 1992, 2011, Oracle et/ou ses sociétés affiliées. Tous droits réservés.

201 Chapitre 5 Définition de la sécurité liée au contrôle des fonds 2. Dans le Concepteur d'applications, créez une vue qui inclut les données suivantes : a. Le code d'utilisateur (OPRID). b. Le champ de structure qui utilise le paramètre de liaison dans la règle de sécurité dynamique. Par exemple, consultez la table dynamique prédéfinie KK_DYN1, qui comprend un service et un code d'utilisateur. Cette vue a été créée en fonction de l'instruction SQL ci-dessous. SELECT a.deptid, C.OPRID FROM PS_DEPT_TBL A, PS_PERSONAL_DATA B, PSOPRALIAS C WHERE A.MANAGER_NAME = B.NAME AND B.EMPLID = C.EMPLID 3. Accédez à la page Association règles par groupe dynamique (Contrôle fonds, Paramètres sécurité budgets, Assoc. règles - gr. dynamique), en entrant un code de groupe de règles dynamiques et la table de règles dynamiques. 4. Sélectionnez les règles de sécurité que vous désirez associer au code d'utilisateur. Vous pouvez associer que des règles dynamiques aux groupes de règles dynamiques, et seulement celles qui définissent le champ de structure dans la table de règles dynamiques comme une variable de liaison. Si les attributs des règles de sécurité que vous associez sont contradictoires, sachez que l'attribut Interdire aura toujours préséance sur l'attribut Autoriser. Par exemple, si la règle de sécurité A permet des interrogations sur les budgets avec le compte et que la règle de sécurité B interdit les interrogations sur le compte 10000, la règle de sécurité B aura préséance pour le compte Voir aussi Guide Enterprise PeopleTools PeopleBook : PeopleSoft Application Designer Exécution du traitement de sécurité liée au contrôle des fonds (KSEC_FLAT) du Moteur d'application et du rapport Sécurité liée au contrôle fonds (GLC8572 ou GLX8572) Avant que vos règles de sécurité et que les associations correspondantes entrent en vigueur, vous devez exécuter le traitement de sécurité liée au contrôle des fonds (KSEC_FLAT) du Moteur d'application pour créer les tables sur lesquelles se fonde le système pour vérifier les privilèges d'accès des utilisateurs. Vous pouvez consulter les résultats du traitement dans le rapport Sécurité liée au contrôle des fonds (GLC8572 ou GLX8572). Copyright 1992, 2011, Oracle et/ou ses sociétés affiliées. Tous droits réservés. 175

202 Définition de la sécurité liée au contrôle des fonds Chapitre 5 Pages utilisées pour exécuter le traitement de sécurité liée au contrôle des fonds Titre de la page Nom de système Navigation Usage Configuration sécurité contrôle fonds KSEC_AE_RNCNTL Contrôle fonds, Paramètres sécurité budgets, Configuration sécurité Sert à demander l'exécution du traitement de sécurité liée au contrôle des fonds (KSEC_FLAT) du Moteur d'application. Ce traitement crée les règles de sécurité qui sont évaluées pendant l'entrée des transactions. Aucune règle de sécurité ne sera en vigueur jusqu'à ce que vous exécutiez ce traitement. Assurez-vous d'activer les événements de sécurité que vous souhaitez utiliser avant d'exécuter ce traitement. Il n'y a aucun paramètre de demande requis dans cette page. Sécurité budgets (Crystal) RUN_GLC8572 Contrôle fonds, Paramètres sécurité budgets, Rapport sécurité Sécurité budgets (XMLP) RUN_GLC8572 Contrôle fonds, Paramètres sécurité budgets, Rapport sécurité Sert à faire la demande d'une exécution du rapport Sécurité liée au contrôle des fonds (GLC8572). Ce rapport Crystal présente les règles de sécurité associées à chaque code d'utilisateur et à chaque liste d'accès, ainsi que les détails concernant les budgets et les événements de sécurité compris dans les règles de sécurité. Il n'y a aucun paramètre de demande requis dans cette page. Sert à faire la demande d'une exécution du rapport Sécurité liée au contrôle des fonds (GLX8572). Ce rapport XMLP présente les règles de sécurité associées à chaque code d'utilisateur et à chaque liste d'accès, ainsi que les détails concernant les budgets et les événements de sécurité compris dans les règles de sécurité. 176 Copyright 1992, 2011, Oracle et/ou ses sociétés affiliées. Tous droits réservés.

203 Chapitre 5 Définition de la sécurité liée au contrôle des fonds Définition de la sécurité des rapports PS/nVision Utilisez le modèle de grand livre contrôlé (COMMITMENT) pour accéder à une vue sécurisée des rapports PS/nVision avec accès restreint au grand livre contrôlé, tel qu'il est expliqué dans comme expliqué dans la documentation PeopleTools touchant la sécurité. Précisez la vue de rapports sur les grands livres LED_RPTG_KK_VW dans le champ Vue rapports protégés pour sécuriser l'accès aux grands livres contrôlés par utilisateur autorisé pendant la production des rapports PS/nVision. Il s'agit d'un champ de sécurisé facultatif, ainsi, si vous ne précisez pas de vue de rapports protégés, le Gestionnaire des registres fournit des rapports par rapport au grand livre. Page utilisée pour définir la sécurité des rapports PS/nVision Titre de la page Nom de système Navigation Usage Définition tables LEDGER_TEMPLATE1 Grand livre, Grands livres, Modèles grands livres De manière facultative, sert à préciser la vue de rapports sur les grands livres dans le champ Vue rapports protégés pour activer la sécurité des rapports PS/nVision. Voir aussi Guide Enterprise PeopleTools PeopleBook : PS/nVision, Setting Up PS/nVision Security, Implementing PS/nVision Ledger-Based Data Security Copyright 1992, 2011, Oracle et/ou ses sociétés affiliées. Tous droits réservés. 177

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205 Chapitre 6 Intégration du module Contrôle des fonds à des applications PeopleSoft et à des applications de tierce partie Le présent chapitre traite des sujets suivants : schéma d'intégration du module de contrôle des fonds à des applications du système PeopleSoft et à des applications de tierce partie; intégration du module de contrôle des fonds à des applications du système PeopleSoft; intégration du module de contrôle des fonds à des applications de tierce partie. Schéma d'intégration du module de contrôle des fonds à des applications du système PeopleSoft et à des applications de tierce partie Le schéma ci-dessous illustre les principales intégrations du module de contrôle des fonds dans les applications PeopleSoft d'oracle et les applications de tierce partie, ainsi que les intégrations connexes au grand livre. Copyright 1992, 2011, Oracle et/ou ses sociétés affiliées. Tous droits réservés. 179

206 Intégration du module Contrôle des fonds à des applications PeopleSoft et à des applications de tierce partie Chapitre 6 Intégration du module de contrôle des fonds aux applications PeopleSoft et à des applications de tierce partie 180 Copyright 1992, 2011, Oracle et/ou ses sociétés affiliées. Tous droits réservés.

207 Chapitre 6 Intégration du module Contrôle des fonds à des applications PeopleSoft et à des applications de tierce partie Intégration du module de contrôle des fonds à des applications du système PeopleSoft Le module Contrôle des fonds vous permet de créer des budgets et de soumettre les transactions sources provenant de plusieurs applications PeopleSoft à la vérification budgétaire. Le module Contrôle des fonds fonctionne de façon intégrée avec les applications auxiliaires PeopleSoft suivantes : Facturation; Budgétisation; Gestion des dépenses; Grand livre; Gestion des subventions; Gestion des stocks/gestion des coûts; Comptes fournisseurs; Gestion de la paie; Carte d'approvisionnement; Coûts de projets; Gestion des approvisionnements; Cyberapprovisionnement; Comptes clients. Création de budgets et vérification des transactions sources à partir d'applications auxiliaires Utilisez les instructions communes du guide Contrôle des fonds, version 9 et les instructions détaillées des guides portant sur les différentes applications auxiliaires de PeopleSoft pour définir des budgets contrôlés et vérifier les transactions sources. Les sections suivantes abordent les points supplémentaires à considérer en matière de configuration en raison des dépendances survenant entre certaines applications lorsqu'une application est utilisée avec le contrôle des fonds et que l'autre ne l'est pas ou lorsqu'une application est installée et que l'autre ne l'est pas. Copyright 1992, 2011, Oracle et/ou ses sociétés affiliées. Tous droits réservés. 181

208 Intégration du module Contrôle des fonds à des applications PeopleSoft et à des applications de tierce partie Chapitre 6 Dépendances entre les applications Comme certaines applications PeopleSoft dépendent les unes des autres pour effectuer certaines fonctions clés, vous aurez peut-être à réaliser des tâches de configuration supplémentaires si vous activez le contrôle des fonds uniquement pour l'une des applications interdépendantes et non pour les autres. Certaines applications PeopleSoft provenant de gammes de produits différentes peuvent dépendre des applications du système Gestion des finances et de la chaîne d'approvisionnement pour gérer le traitement du contrôle des fonds à leur place. Dépendances entre l'application Gestion des stocks et l'application Gestion des approvisionnements Si vous utilisez à la fois l'application Gestion des stocks et l'application Gestion des approvisionnements, mais que vous activez le contrôle des fonds uniquement pour la première, vous devrez modifier la définition de la transaction source pour l'application Gestion des stocks. Supprimez la valeur affichée dans le champ Transaction source réf. de la page Définition du groupe Transactions sources pour la définition de transaction source CM_TRNXTN. Le processeur de budgets utilise ce champ pour régler les préengagements et les engagements. Si vous utilisez ces deux applications et que vous n'activez pas le contrôle des fonds pour l'application Gestion des stocks, le système ne réglera pas les demandes d'achat qui auraient été réglées par les transactions de stock. Si vous devez régler une transaction d'approvisionnement dans le grand livre contrôlé, vous pourrez créer une écriture de grand livre pour contrepasser le montant. Cette procédure n'est pas recommandée. Remarque : Vous activez le contrôle des fonds pour l'application Gestion des stocks; toutefois, c'est l'application Gestion des coûts qui crée les transactions sources pour le compte de l'application Gestion des stocks. Dépendances entre l'application Comptes fournisseurs et l'application Gestion des approvisionnements Si vous utilisez à la fois l'application Comptes fournisseurs et l'application Gestion des approvisionnements, mais que vous activez le contrôle des fonds uniquement pour la première, modifiez la définition de la transaction source pour l'application Comptes fournisseurs de manière qu'aucun règlement d'engagements ne soit prévu par le système. Supprimez la valeur affichée dans le champ Transaction source réf. de la page Définition du groupe Transactions sources pour les définitions de transactions sources suivantes : AP_ACCT_LN; AP_ACCTDSE; AP_VCHR_NP; AP_VOUCHER. Le processeur de budgets utilise le champ Transaction source réf. pour régler les préengagements et les engagements. 182 Copyright 1992, 2011, Oracle et/ou ses sociétés affiliées. Tous droits réservés.

209 Chapitre 6 Intégration du module Contrôle des fonds à des applications PeopleSoft et à des applications de tierce partie Dépendances entre l'application Facturation et l'application Comptes clients Les transactions sources de revenus proviennent des applications Facturation et Comptes clients. L'application Facturation ne met à jour que les grands livres de revenus comptabilisés, alors que l'application Comptes clients peut mettre à jour à la fois les grands livres de revenus comptabilisés et de revenus recouvrés. La manière dont les applications Facturation et Comptes clients mettent à jour les grands livres contrôlés dépend des applications pour lesquelles vous avez activé le contrôle des fonds; de plus, elle dépend des options de génération d'écritures comptables que vous sélectionnez dans l'application Grand livre aux niveaux du système, de l'entité et du type de facture. Si vous activez le contrôle des fonds à la fois pour l'application Facturation et l'application Comptes clients, le système effectuera les actions suivantes, selon l'option relatives aux écritures de l'application Grand livre : Dans le cas où l'application Facturation crée les écritures comptables du grand livre, le système utilise les transactions sources de l'application Facturation pour mettre à jour les grands livres des revenus comptabilisés. Elle utilise les transactions sources de l'application Comptes clients pour mettre à jour les grands livres des revenus recouvrés. Le système utilise les champs de structure de la transaction de facturation pour les transactions de revenus recouvrés. Dans le cas où l'application Comptes clients crée les écritures comptables du grand livre, le système utilise les transactions sources de l'application Comptes clients pour mettre à jour les revenus comptabilisés et les revenus recouvrés. Si vous choisissez l'option permettant de ne créer aucune écriture comptable de grand livre, le système utilisera les transactions sources de l'application Comptes clients pour mettre à jour les revenus comptabilisés et les revenus recouvrés. Selon l'option sélectionnée de l'application Grand livre, si vous activez le contrôle des fonds pour l'application Facturation et non pour l'application Comptes clients, le système effectuera les actions suivantes : Dans le cas où l'application Facturation crée les écritures comptables du grand livre, le système utilise les transactions sources de l'application Facturation pour mettre à jour les revenus comptabilisés. Le système ne met pas à jour les revenus recouvrés. Dans le cas où l'application Comptes clients crée les écritures comptables du grand livre, le système n'effectue pas le suivi des revenus comptabilisés ou recouvrés. Si vous choisissez l'option de l'application Facturation permettant de ne créer aucune écriture comptable de grand livre, le système n'effectuera pas le suivi des revenus comptabilisés ou recouvrés. Si vous activez le contrôle des fonds pour l'application Comptes clients et non pour l'application Facturation, le système effectuera les actions suivantes, selon l'option choisie dans l'application Grand livre : Dans le cas où l'application Facturation crée les écritures comptables du grand livre, le système ne met pas à jour les revenus comptabilisés. Le système utilise les transactions sources de l'application Comptes clients pour mettre à jour les revenus recouvrés et utilise les valeurs des champs de structure de la transaction de facturation pour déterminer les transactions des revenus recouvrés. Dans le cas où l'application Comptes clients crée les écritures comptables du grand livre, le système utilise les transactions sources de l'application Comptes clients pour mettre à jour les revenus comptabilisés et les revenus recouvrés. Copyright 1992, 2011, Oracle et/ou ses sociétés affiliées. Tous droits réservés. 183

210 Intégration du module Contrôle des fonds à des applications PeopleSoft et à des applications de tierce partie Chapitre 6 Si vous choisissez l'option de l'application Comptes clients permettant de ne créer aucune écriture comptable de grand livre, le système utilisera les transactions sources de l'application Comptes clients pour mettre à jour les revenus comptabilisés et les revenus recouvrés. Selon l'option sélectionnée de l'application Grand livre, si vous activez le contrôle des fonds pour l'application Facturation, mais que vous n'avez pas installé l'application Comptes clients, le système effectuera les actions suivantes : Dans le cas où l'application Facturation crée les écritures comptables du grand livre, le système utilise les transactions sources de l'application Facturation pour mettre à jour les revenus comptabilisés. Le système ne met pas à jour les revenus recouvrés. Si vous choisissez l'option de l'application Facturation permettant de ne créer aucune écriture comptable de grand livre, le système n'effectuera pas le suivi des revenus comptabilisés ni des revenus recouvrés. Si vous n'avez pas installé l'application Facturation et que vous activez le contrôle des fonds pour l'application Comptes clients, le système utilisera les transactions sources de l'application Comptes clients pour mettre à jour les revenus comptabilisés et les revenus recouvrés. Dépendances entre l'application Gestion du temps et l'application Coûts de projets Vous pouvez activer le contrôle des fonds pour l'application Coûts de projets afin de mettre à jour les grands livres contrôlés à l'aide des transactions de l'application Gestion du temps. Après avoir interfacé les transactions de l'application Gestion du temps avec la table d'interface des transactions de l'application Coûts de projets, exécutez le traitement de chargement PROJ_RESOURCE (PC_INTFEDIT) dans l'application Coûts de projets. Ce traitement sert à charger les transactions de l'application Gestion du temps et à les soumettre à la vérification budgétaire en faisant appel au processeur de budgets. Vous pouvez forcer l'acceptation des transactions tout comme vous le feriez pour toute autre transaction de l'application Coûts de projets qui a été refusée après vérification budgétaire. Intégration du module de contrôle des fonds à l'application Budgétisation Vous pouvez exporter les données sur les budgets et les grands livres du module Contrôle des fonds dans l'application Budgétisation et, inversement, charger des budgets de l'application Budgétisation dans le module Contrôle des fonds. Si l'application Budgétisation est installée, consultez le guide PeopleSoft approprié pour obtenir des instructions détaillées sur la création de budgets et leur transfert dans le module Contrôle des fonds. Une fois les données inscrites dans la base de données du système de gestion des finances, vous pouvez créer un ensemble de répartitions pour extraire les données sur les budgets et créer des écritures de budget à reporter sur les grands livres contrôlés. Voir Guide PeopleSoft Enterprise Budgeting PeopleBook Chargement des budgets à partir de l'application Gestion des ressources humaines Utilisez l'application Gestion des ressources humaines pour définir des budgets réservés aux revenus ainsi qu'aux retenues et charges sociales. Vous devez utiliser le point d'intégration (PI) sur la mise à jour des budgets contrôléspour alimenter les budgets contrôlés en écritures de budget. 184 Copyright 1992, 2011, Oracle et/ou ses sociétés affiliées. Tous droits réservés.

211 Chapitre 6 Intégration du module Contrôle des fonds à des applications PeopleSoft et à des applications de tierce partie Vous devez exécuter le traitement d'exportation des données sur les budgets dans le grand livre (BUD014.sqr) à partir de l'application Gestion des ressources humaines pour publier les données sur les budgets dans l'application Grand livre à l'aide du point d'intégration sur la mise à jour des budgets contrôlés. Une fois les données sur les budgets reçues dans la base de données du système de gestion des finances, le point d'intégration exécute automatiquement le processeur de budgets (FS_BP) afin de valider et de reporter l'écriture de budget sur le grand livre contrôlé. Si vous devez par la suite ajuster les budgets dans l'application Gestion des ressources humaines, le système utilisera le même point d'intégration pour envoyer des données contenant la nouvelle écriture de budget et le code de l'écriture de budget initiale. Le traitement de report du module de contrôle des fonds contrepasse l'écriture initiale et crée la nouvelle écriture dans le grand livre contrôlé. Pour utiliser le point d'intégration sur la mise à jour des budgets contrôlés, vous devez activer le message d'application COMMIT_CNTRL_BUDGET_UPDATE et ses objets d'intégration associés. Le traitement d'exportation des données sur les budgets dans le grand livre publie les données sur les budgets du service des ressources humaines dans le grand livre. Le traitement d'abonnement (COMMIT_CNTRL_BUDGET_UPDATE) crée et reporte des écritures de budget contrôlé dans la table LEDGER_KK. Voir aussi Guide PeopleSoft Human Resources PeopleBook : Administering Budgets and Requirements Vérification budgétaire des transactions de l'application Gestion de la paie Vous pouvez interfacer les données sur les engagements du système de gestion de la paie avec le module Contrôle des fonds en exécutant le traitement d'interface du grand livre pour le chargement des données d'engagement (PAYGL03.sqr). Utilisez le traitement d'interface du grand livre pour la répartition des montants réels (PAYGL02.sqr) pour envoyer les transactions de dépenses du système de gestion de la paie à l'application Grand livre. Vous devez soumettre les transactions d'engagements et de dépenses à la vérification budgétaire dans l'application Grand livre après les avoir reçues de l'application Gestion de la paie. Les transactions sources du traitement d'interface du grand livre pour la répartition des montants réels (PAYGL02.sqr) règlent les transactions provenant du traitement d'interface du grand livre pour le chargement des données d'engagement (PAYGL03.sqr). Une fois les transactions sources reçues dans l'application Grand livre et le module Contrôle des fonds, exécutez le processeur de budgets à partir de la page Vérification budgétaire paie dans le module Contrôle des fonds afin de mettre à jour les budgets contrôlés. S'il existe des erreurs lorsque vous procédez à la vérification budgétaire à partir du module Contrôle des fonds, le processeur de budgets force automatiquement l'acceptation de l'ensemble de la transaction et génère un avertissement. Vous pouvez recevoir des avertissements concernant les transactions de paie à l'aide du groupe de pages Anomalies écritures paie. Exécutez le traitement du générateur d'écritures après avoir exécuté le processeur de budgets. Vous devez exécuter le processeur de budgets directement dans la table des écritures comptables de paie. Le générateur d'écritures crée des écritures à partir de la même table des écritures comptables. Toutefois, il passera outre au contrôle budgétaire de manière que les écritures résultantes ne soient pas de nouveau soumises à la vérification budgétaire par le processeur de budgets. Copyright 1992, 2011, Oracle et/ou ses sociétés affiliées. Tous droits réservés. 185

212 Intégration du module Contrôle des fonds à des applications PeopleSoft et à des applications de tierce partie Chapitre 6 Configuration nécessaire à la vérification budgétaire des transactions de l'application Gestion de la paie Pour recevoir des transactions de paie, activez le message d'application des transactions comptables de gestion de la paie (PAYROLL_ACCTG_TRANSACTION) et ses objets d'intégration associés. Ce point d'intégration contient des transactions sources d'engagements et de dépenses mettant à jour le module Contrôle des fonds. Les transactions de dépenses provenant du même point d'intégration sont également utilisées par le générateur d'écritures pour créer des écritures dans l'application Grand livre. Le message d'application des transactions comptables de gestion de la paie est envoyé à partir de l'application Gestion de la paie lorsque vous avez terminé un cycle de paie et que vous êtes prêt à envoyer la répartition des champs de structure (comptes de grand livre) à la base de données du système de gestion des finances à l'aide de l'interface de grand livre PAYGL01.sqr (pour la comptabilité des dépenses non engagées) et PAYGL02.sqr (pour la comptabilité d'engagements). Le traitement PAYGL03.sqr prépare les données sur les engagements. Avant de pouvoir reporter les données sur les engagements, calculez-les à l'aide du traitement des engagements de l'exercice financier (PSPENANN) ou du traitement de mise à jour périodique des engagements (PSPENNHT) dans l'application Gestion de la paie. Utilisez le traitement des engagements de l'exercice financier pour calculer les engagements de l'ensemble de l'exercice financier. Utilisez le traitement de mise à jour périodique des engagements pour mettre à jour les données sur les engagements au fur et à mesure que vous apportez des modifications aux budgets ou aux données sur les employés. Après avoir calculé les engagements à l'aide de ces traitements, exécutez le traitement d'interface du grand livre pour le chargement des données d'engagement (PAYGL03.sqr). Vous reportez ainsi les résultats sur le grand livre pour qu'ils puissent être soumis à la vérification budgétaire et mettre à jour le grand livre contrôlé. Le traitement PAYGL02.sqr prépare les transactions de montants réels à publier dans le grand livre. Ce traitement règle également les montants engagés pour constater le traitement des montants réels de cette période de paie. Toutes les transactions traitées sont consignées dans la page sur les montants réels. Une fois que le code d'abonnement charge des données dans la table HR_ACCTG_LINE, vous pouvez exécuter le générateur d'écritures pour la table afin de créer des écritures de grand livre. Ces écritures sont désignées de manière à sauter l'étape de vérification budgétaire. Une deuxième partie du code d'abonnement est chargée dans la table HR_KK_HDR. Le processeur de budgets peut ensuite être exécuté pour mettre à jour le grand livre contrôlé en fonction de l'activité de paie. Vous devez activer la comptabilité de contrôle des fonds par service dans le groupe de pages sur les services de l'application Gestion des ressources humaines. Vous pouvez activer le contrôle des fonds pour les engagements uniquement, pour les montants réels uniquement, ou pour les deux. Le système utilise les paramètres du service et ceux figurant dans la page Critères sélection du groupe Transactions sources pour la définition de la transaction source HR_PAYROLL pour déterminer s'il doit traiter une transaction source de paie. Voir aussi Guide PeopleSoft Human Resources PeopleBook : Administering Budgets and Requirements 186 Copyright 1992, 2011, Oracle et/ou ses sociétés affiliées. Tous droits réservés.

213 Chapitre 6 Intégration du module Contrôle des fonds à des applications PeopleSoft et à des applications de tierce partie Intégration du module de contrôle des fonds à des applications de tierce partie La présente section traite du chargement de budgets à partir d'applications de tierce partie. Le module Contrôle des fonds vous permet de recevoir des écritures de budget d'applications de tierce partie, et de soumettre des transactions sources provenant de ces applications à la vérification budgétaire. Chargement de budgets provenant d'applications de tierce partie Si vous élaborez des budgets dans une application de tierce partie, vous pouvez interfacer les données sur les budgets avec l'application Grand livre et les mettre à jour directement dans le grand livre contrôlé. Pour ce faire, vous devez d'abord définir les groupes de grands livres contrôlés et les définitions de budgets auxquels se rapportent les écritures du budget. Voici les deux méthodes permettant d'importer les budgets dans le module Contrôle des fonds à partir d'applications de tierce partie : utilisation du point d'intégration (PI) sur la mise à jour des budgets contrôlés pour recevoir les écritures contrôlées et mettre à jour les budgets; utilisation du traitement d'importation de fichiers plats d'écritures de budget contrôlé pour importer directement les données sur les budgets à partir de fichiers plats. Utilisation du point d'intégration sur la mise à jour des budgets contrôlés Pour utiliser ce point d'intégration, vous devez activer le message d'application COMMIT_CNTRL_BUDGET_UPDATE et ses objets d'intégration associés. Veuillez consulter le chapitre intitulé Intégration et transfert de données entre applications du guide Grand livre, version 9.1 pour obtenir plus de renseignements. Le point d'intégration reçoit les écritures contrôlées dans les tables PS_KK_BUDGET_HDR et PS_KK_BUDGET_LN, puis exécute automatiquement le processeur de budgets (FS_BP). Préparez vos données sur les budgets provenant d'un système de tierce partie sous forme d'écritures de budget et envoyez-les au module Contrôle des fonds dans des messages asynchrones à l'aide de ce point d'intégration. Tout comme pour n'importe quel message d'application, vous pouvez contrôler le flux de messagerie à l'aide du Moniteur de messages d'application du Gestionnaire d'intégration et suivre le déroulement du traitement de report des écritures de budget à partir du Moniteur de traitements. Utilisation d'un fichier plat pour mettre à jour les budgets Si votre système externe n'est pas en mesure de générer des messages d'application à destination du système PeopleSoft, vous pouvez préparer vos données sur les budgets dans des fichiers plats et les importer à l'aide du traitement d'importation de fichiers plats d'écritures de budget contrôlé. Copyright 1992, 2011, Oracle et/ou ses sociétés affiliées. Tous droits réservés. 187

214 Intégration du module Contrôle des fonds à des applications PeopleSoft et à des applications de tierce partie Chapitre 6 Chargement et vérification budgétaire des transactions de tierce partie Le module Contrôle des fonds vous permet de recevoir des transactions sources d'une application de tierce partie, de les soumettre à la vérification budgétaire et de mettre à jour le montant du budget contrôlé en fonction des transactions à l'aide du processeur de budgets. Vous devez utiliser le point d'intégration sur la vérification budgétaire des transactions pour vous abonner aux données sur les transactions reçues de la part d'applications de tierce partie et pour publier les résultats dans l'application d'origine. Le point d'intégration sur la vérification budgétaire des transactions met à jour les tables PS_COMCNTL_TRN_HDR et PS_COMCNTL_TRN_LN en les alimentant en données sur les transactions. Il met également à jour la table KK_GEN_TRN_AET et utilise ensuite ces données pour exécuter automatiquement le processeur de budgets. Ce dernier vérifie ces transactions comme il le ferait pour toute autre transaction, puis effectue les tâches suivantes : mise à jour du montant du budget en fonction des transactions valides, y compris les transactions comportant des avertissements; génération d'erreurs pour les transactions refusées après vérification budgétaire. Le point d'intégration publie un message dans l'application de tierce partie d'origine afin d'indiquer si la transaction a été acceptée ou refusée après vérification budgétaire. L'application de tierce partie peut utiliser les données contenues dans le message afin de restreindre ou d'autoriser d'autres traitements de la transaction. Vous pouvez consulter la transaction de tierce partie dans la page Entrée transactions génériques. Vous pouvez soit forcer l'acceptation de la transaction de tierce partie dans son ensemble, soit le faire pour des budgets particuliers dans le groupe de pages sur les anomalies de transactions génériques. Vous pouvez également modifier la transaction source dans l'application de tierce partie et publier de nouveau le message. Si l'application de tierce partie renvoie la même transaction, le processeur de budgets remplacera les entrées initiales du journal d'activités par les nouvelles entrées de données; il mettra également à jour le budget, tant que le nouveau document comporte les mêmes numéros d'identification. Si vous utilisez le point d'intégration sur la vérification budgétaire des transactions, vous pouvez utiliser les avis du flux des travaux pour envoyer des courriels aux utilisateurs du système de tierce partie en cas d'erreurs et d'avertissements. Le traitement des avis peut également envoyer des courriels aux utilisateurs lorsque le montant disponible du budget atteint un pourcentage précis. Ces utilisateurs doivent posséder un profil d'utilisateur PeopleSoft. Tout comme pour n'importe quel message d'application, vous pouvez suivre le déroulement de la publication et de l'abonnement à l'aide du Moniteur de messages d'application du Gestionnaire d'intégration. Vous pouvez également vérifier les détails concernant le traitement du processeur de budgets à l'aide du Moniteur de traitements. Configuration nécessaire à la vérification budgétaire des transactions de tierce partie Pour utiliser le point d'intégration sur la vérification budgétaire des transactions, vous devez activer le message d'application COMMIT_CNTRL_TRAN_CHECK_UPDATE et ses objets d'intégration associés. Veuillez consulter le chapitre intitulé Intégration et transfert de données entre applications du guide Grand livre, version 9.1 pour obtenir plus de renseignements. Voici les deux options offertes lorsque le module Contrôle des fonds reçoit un fichier plat de la part d'un système de tierce partie : 188 Copyright 1992, 2011, Oracle et/ou ses sociétés affiliées. Tous droits réservés.

215 Chapitre 6 Intégration du module Contrôle des fonds à des applications PeopleSoft et à des applications de tierce partie Insertion d'une couche intergicielle qui convertit le fichier en un message auquel le module Contrôle des fonds pourra s'abonner. Conversion du fichier en un message à l'aide du système PeopleTools. Le cas échéant, définissez un objet de fichier à l'aide du Concepteur d'applications afin de mapper les colonnes de champs de votre fichier aux champs de la table. Vous pouvez ensuite exécuter l'utilitaire de traitement de fichiers plats entrants afin de convertir le fichier en un message. Si vous utilisez le générateur d'écritures (FS_JGEN) afin de traiter une transaction de tierce partie qui a déjà été vérifiée à l'aide du point d'intégration sur la vérification budgétaire des transactions, vous devriez cocher la case Passer outre contrôle dans GL page Définition écritures comptables pour les écritures comptables de tierce partie; de cette façon, le traitement de validation d'écritures de journal ne soumettra pas de nouveau ces écritures comptables à la vérification budgétaire. Si une transaction de tierce partie renvoie à une transaction du système PeopleSoft (par exemple, une transaction de pièce justificative de tierce partie renvoie à une transaction de bon de commande du système PeopleSoft), vous devrez peut-être paramétrer la définition de la transaction source fournie ainsi que les tables correspondantes qui servent à l'intégration de tierce partie; vous vous assurerez ainsi que le processeur de budgets règle tous les préengagements et les engagements. Vérification budgétaire des écritures de tierce partie sans le point d'intégration sur la vérification budgétaire des transactions Vous pouvez également soumettre les transactions de tierce partie à la vérification budgétaire au niveau des écritures sans avoir à utiliser le point d'intégration sur la vérification budgétaire des transactions. Utilisez le générateur d'écritures (FS_JGEN) et la table d'écritures comptables génériques de tierce partie standard pour créer des écritures de grand livre à partir de vos écritures comptables. Dans la page Définition écritures comptables, décochez la case Passer outre contrôle dans GL de la définition servant aux transactions de tierce partie afin que l'application Grand livre effectue la vérification budgétaire des écritures avant de les reporter. Vous pouvez faire appel au processeur de budgets soit lorsque vous exécutez le générateur d'écritures en sélectionnant l'option de vérification budgétaire dans la page Générateur écritures, soit lorsque vous exécutez la validation d'écritures de journal. De même, vous pouvez l'exécuter séparément à partir de la page de vérification budgétaire des écritures dans l'application Grand livre. Copyright 1992, 2011, Oracle et/ou ses sociétés affiliées. Tous droits réservés. 189

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217 Chapitre 7 Entrée et report des écritures de budgets contrôlés Le présent chapitre offre un aperçu de l'entrée et du report des écritures de budget contrôlé, et traite des sujets suivants : entrée des écritures de budget et des écritures de transfert de budgets; traitement des anomalies relatives aux écritures de budget; copie des écritures de budget; utilisation de l'option de validation des combinaisons avec les écritures d'ajustement, de transfert et de budget; génération automatique de budgets parents, d'ajustements de budgets et de transferts de budgets; suppression d'écritures de budget non encore reportées à l'aide d'une option de suppression globale; report et annulation du report des écritures de budget contrôlé; exécution du générateur d'écritures comptables dans le cas d'écritures de budget; importation d'écritures de budget à partir d'un fichier plat. Présentation de l'entrée et du report des écritures de budget contrôlé Vous pouvez entrer manuellement des écritures de budget afin de définir ou de modifier le montant budgétisé d'un budget contrôlé. Vous pouvez également choisir de générer automatiquement des budgets parents ou des transferts de budgets à partir des écritures de budget enfants qui leurs sont associées. Les écritures de budget sont reportées sur des grands livres de budgets, qu'il s'agisse d'une définition de budget des dépenses ou d'une définition de budget des revenus. La manière dont vos écritures de budget sont traitées dépend des règles définies pour la définition de budget dans les groupes de pages Budgets contrôlés et Attributs budgets. La présente section traite des sujets suivants : écritures et ajustements de budgets; transferts de budgets; copie des écritures de budget; traitement de report de budgets; Copyright 1992, 2011, Oracle et/ou ses sociétés affiliées. Tous droits réservés. 191

218 Entrée et report des écritures de budgets contrôlés Chapitre 7 génération automatique de budgets parents, d'ajustements de budgets et de transferts de budgets; validation de combinaisons dans le cas d'écritures d'ajustement de budgets et d'écritures de budget; suppression et annulation du report des écritures de budget; importation d'écritures de budget à partir d'un fichier plat; chargement des écritures de budget à partir d'autres applications PeopleSoft; étapes préliminaires; éléments communs. Écritures et ajustements de budgets Vous entrez des budgets et des ajustements en utilisant des écritures comme vous le faites pour le traitement des écritures du grand livre. Entrez des écritures de budget dans le groupe de pages Entrée écritures budget. Sécurité Le groupe de pages Entrée écritures budget dépend de la sécurité que vous définissez pour l'événement de sécurité lié à l'ajustement ou à l'écriture de budget. Remarque : Si vous n'activez pas la sécurité pour l'événement d'entrée, de correction ou d'ajustement de budget, et pour l'événement de transfert de budget, toute personne ayant des droits d'accès généraux aux pages d'entrée, d'ajustement et de transfert des budgets pourra entrer, ajuster et transférer des montants de budget. Entrée des écritures de budget Le traitement suivant souligne les principales étapes servant à entrer des écritures de budget et des ajustements. 1. Entrez les données d'en-tête des écritures de budget dans la page En-tête.. Une écriture peut comprendre des lignes d'écriture uniquement dans le cas d'un groupe de grands livres contrôlés. 2. Entrez les lignes d'écritures de budget dans la page Lignes.. Vous pouvez valider les combinaisons de champs de structure des écritures de budget et corriger les erreurs avant le report en sélectionnant l'option de validation des champs de structure dans le champ Traitement et en cliquant sur le bouton Traiter, et ce, même si vous n'êtes pas autorisé à reporter des écritures. 192 Copyright 1992, 2011, Oracle et/ou ses sociétés affiliées. Tous droits réservés.

219 Chapitre 7 Entrée et report des écritures de budgets contrôlés 3. Reportez les écritures de budget de l'une des manières suivantes : a. Reportez immédiatement les écritures de budget en utilisant la page Lignes : sélectionnez Report dans le champ Traitement et cliquez sur le bouton Traiter. Le système vérifie si vous êtes autorisé à traiter vos écritures. Si le contrôle de sécurité est bon, le système appelle ensuite, à distance, le processeur de budgets (FS_BP). Le report de budgets contrôlés effectue une série de validations. Si les écritures sont valides, le traitement reportera les écritures sur le grand livre des budgets. Si les écritures ne sont pas valides, vous pourrez vérifier la page relative aux erreurs possibles, les corriger et retraiter les écritures. Les erreurs de report de budgets sont consultables à partir de la page de gestion des anomalies des écritures de budget, qui est accessible grâce à un lien dans la page des lignes des écritures de budget et à partir du menu. Les erreurs de validation des combinaisons sont consultables en utilisant à la fois la page de gestion des anomalies des écritures de budget et l'onglet des erreurs de budget présent dans la page de gestion des écritures de budget. La page de gestion des anomalies des écritures de budget s'affiche à un niveau supérieur en indiquant que des erreurs de champs de structure existent. Afin de consulter les détails des erreurs, tels que la détermination des champs de structure concernés, utilisez l'onglet des erreurs au niveau des écritures Si vous appelez directement la validation des combinaisons en utilisant l'option Modifier champs struct., les données sur les erreurs sont disponibles uniquement en utilisant l'onglet des erreurs de budgets. Des erreurs relatives à la sécurité sont affichées dans la page des erreurs de budgets. et Chapitre 7, "Entrée et report des écritures de budgets contrôlés," Traitement de report de budgets, page 196. b. Reportez plus tard les écritures de budget (au moment de votre choix) en entrant des données dans la page Demande report écritures budget contrôlé et en exécutant processeur de budgets par lots. Enregistrez vos écritures dans la page Lignes. En même temps, le système vérifie que vous avez les droits de le faire. Si les écritures ne respectent pas les règles de sécurité, vous pourrez accéder à la page Erreurs, corriger les erreurs et traiter de nouveau le report des écritures de budget. 4. Vous pouvez également générer et reporter automatiquement l'incidence au niveau des budgets parents. La même fonctionnalité est disponible à partir du groupe de pages Entrée transferts budgets. Remarque : Des écritures de budget ne sont pas créées pour les budgets parents générés. Le traitement de report génère et reporte l'incidence au niveau des budgets parents, mais les lignes d'écritures des budgets parents sont enregistrées dans les tables KK_SOURCE_HDR, KK_SOURCE_LN et KK_ACTIIVTY_LOG. et Chapitre 7, "Entrée et report des écritures de budgets contrôlés," Génération automatique de budgets parents, d'ajustements de budgets et de transferts de budgets, page 201. Types d'écriture de budget Pour que vous puissiez produire des rapports sur l'activité relative aux écritures de budget, chaque enregistrement d'en-tête d'écriture de budget et chaque enregistrement de grand livre des budgets se rapportent à un des types d'écriture de budget suivants : Copyright 1992, 2011, Oracle et/ou ses sociétés affiliées. Tous droits réservés. 193

220 Entrée et report des écritures de budgets contrôlés Chapitre 7 Initial : Désigne une écriture de budget initiale. Ce type sert dans le cas des budgets adoptés ou approuvés. Ajustement : Indique qu'un ajustement a été fait au budget initial. Transfert initial : Désigne un transfert de montants de budgets initiaux. Ajustement transfert : Utilisez le groupe de pages Entrée transferts budgets pour entrer un ajustement de budget approuvé, selon lequel les montants sont transférés entre valeurs de champs de structure. Fermeture : Désigne les écritures de budget qui contiennent le montant de fermeture d'un budget en cours de fermeture. Report : Désigne les écritures de budget qui contiennent le solde d'ouverture d'un budget en cours de fermeture. Les types d'écriture de budget Fermeture et Report sont créés par le traitement de fermeture des budgets (FSPYCLOS). En stockant les types d'écriture des budgets et l'exercice dans la période comptable d'un journal au niveau du grand livre des budgets (LEDGER_KK), le module Contrôle des fonds autorise le report de l'activité des budgets par type d'écriture, exercice et période comptable, directement à partir du grand livre des budgets. Les types d'écriture de budget permettent également une séparation correcte des montants de budgets du rapport GASB. Catégories des écritures Les catégories d'écritures sont des champs définis par l'utilisateur utilisés afin de catégoriser les types d'écritures. Utilisez-les afin de désigner les lignes d'écritures de budget associées à la sélection des données des rapports et des interrogations. Vous définissez des catégories d'écritures dans la page Catégories écritures. Vous pouvez, par exemple, définir une catégorie d'écriture pour des indexations et l'utiliser afin de désigner les écritures de budget de cette catégorie. Transferts de budgets Le groupe de pages Entrée transferts budgets utilise les mêmes pages que le groupe de pages Entrée écritures budget. Vous traitez et reportez les transferts tout comme vous effectuez des écritures de budget régulières, avec les différences suivantes : la page En-tête du groupe Entrée transferts budgets présente des types d'écriture de budget différents, notamment en ce qui concerne Transfert initial et Ajustement transfert; les lignes d'écritures doivent se solder; le groupe de page Entrée transferts budgets dépend de l'événement de sécurité associé au transfert de budgets. Vous pouvez transférer des montants uniquement entre les budgets d'une seule combinaison de groupe de grands livres contrôlés et d'entité. 194 Copyright 1992, 2011, Oracle et/ou ses sociétés affiliées. Tous droits réservés.

221 Chapitre 7 Entrée et report des écritures de budgets contrôlés Si l'option de contrôle d'un budget est Contrôle, un transfert ne pourra pas réduire le montant de budget en deçà des montants engagés précédemment. Par contre, si l'option de contrôle est Suivi avec budget, un transfert qui réduit le montant de budget en deçà du montant total engagé pourra passer avec succès la vérification budgétaire. Vous pouvez également générer automatiquement des ajustements de budgets parents à partir des écritures d'ajustement de budgets enfants. Copie d'écritures de budget Accédez à une écriture de budget contrôlé existante à partir de la page sur les écritures du module Contrôle des fonds et copiez-la en ligne dans une nouvelle écriture de budget. Les écritures de budget reportées, non reportées, validées et dont la validation est obligatoire peuvent faire l'objet d'une copie. Les écritures dont le statut indique une erreur peuvent également être copiées. Remarque : Des lignes de contrepartie (si nécessaires) existent seulement dans les entrées du journal des activités. Il n'existe séparation des écritures de budget et elles sont recrées par le processeur des budgets lors du report des écritures. Lors de la fin avec succès du traitement de copie, la page des écritures de journal du module Contrôle des fonds est rafraîchie et chargée avec les écritures nouvellement copiées. Si la sécurité liée au contrôle des fonds est activée, les écritures copiées ont un statut d'écriture d'incomplètes (I), ce qui les empêche d'être reportées (en ligne ou par lots). Lors de l'enregistrement d'écritures nouvellement copiées, le traitement redéfinit le statut de l'écriture à aucun (N) et la logique de vérification de la sécurité du module Contrôle des fonds vérifie la sécurité en fonction de vos règles applicables. La sécurité est contrôlée par l'événement de sécurité d'ajustement ou d'écriture de budget (ENT_ADJ), ainsi que par les règles de sécurité du module Contrôle des fonds et les champs spécifiés dans ces règles. Remarque : Si vous n'activez pas la sécurité pour l'événement d'entrée, de correction, d'ajustement ou de transfert de budgets, toute personne ayant des droits d'accès généraux aux pages correspondantes pourra entrer, ajuster et transférer des montants de budget. À l'exception des écritures de fermeture des budgets, vous pouvez utiliser des écritures de budget en tant qu'écritures sources si vous pouvez l'ouvrir à partir de la page des écritures de journal du module Contrôle des fonds. Cela inclut les écritures de budget reportées, non reportées, validées et dont la validation est obligatoire. La copie d'écritures de budget entre différentes configurations du module Contrôle des fonds n'est pas prise en charge par le système. Une définition différente signifie que si la date d'écriture des écritures copiées se réfère à un enregistrement ayant une date d'effet différente dans la définition du budget, vous ne pouvez pas copier les écritures. Le système empêche cette action et émet un message d'erreur. La reproduction d'écritures à l'échelle des groupes de grands livres contrôlés est effectuée à l'aide de la fonction de génération automatique d'écritures de budgets parents, qui vous permet de générer l'incidence sur le niveau des budgets parents à partir des écritures de budgets enfants. Remarque : Le traitement de copie des écritures par lots n'est pas offert dans le module de contrôle des fonds. Les écritures de budget doivent être copiées en ligne. Copyright 1992, 2011, Oracle et/ou ses sociétés affiliées. Tous droits réservés. 195

222 Entrée et report des écritures de budgets contrôlés Chapitre 7 La plupart des données des nouvelles écritures proviennent des écritures sources. Toutefois, certains champs sont chargés à partir des paramètres de demande de copie ou à partir des remplacements du système. Par exemple, dans le cas de lignes ayant une période budgétaire, la date de budget provient des écritures initiales; mais, dans le cas de lignes sans période budgétaire, la date de budget correspond à la date des nouvelles écritures. Les taux de change et le montant en monnaie d'exploitation (valeur pécuniaire) sont d'abord copiés à partir des écritures sources. Si le taux de change est précisé dans la ligne de budget, le traitement de copie réalimentera les taux de change de la ligne en fonction du type de taux et de la date du taux de change des nouvelles écritures. Le traitement de copie recalcule ensuite le montant en monnaie d'exploitation en utilisant le nouveau taux de change. Le traitement crée, avec l'anomalie de ces modifications, une copie exacte des écritures sources. Cela inclut toutes les options d'auto-génération qui peuvent être comprises dans les écritures initiales. Traitement de report de budgets Vous exécutez le processeur de budgets (FS_BP) afin de reporter les écritures de budget terminées sur les grands livres de budgets contrôlés. Il existe deux manières d'exécuter le traitement. Vous pouvez le lancer à partir de la page Lignes pour une seule écriture de budget. Vous pouvez également demander un traitement par lots à partir de la page Demande report écritures budget contrôlé. Fonctions de report de budgets contrôlés Le traitement du Moteur d'application correspondant au processeur de budgets (FS_BP) exécute les fonctions suivantes : 196 Copyright 1992, 2011, Oracle et/ou ses sociétés affiliées. Tous droits réservés.

223 Chapitre 7 Entrée et report des écritures de budgets contrôlés 1. Validation des écritures de budget afin de vérifier qu'elles correspondent aux règles définies dans le groupe de pages Budgets contrôlés et les pages Attributs budget. Validation que les écritures répondent aux conditions suivantes : Le budget n'est pas fermé. La valeur du champ de structure de contrôle est valide pour la définition du budget. Si l'option Toutes valeurs est sélectionnée dans la page Champs structure contrôle, vous pouvez entrer des écritures pour toute valeur de ce champ de structure. Sinon, la valeur de champ de structure entrée dans l'écriture de budget doit figurer parmi celles énumérées dans le tableau Valeurs champ structure de la page Champs structure contrôle. Les valeurs de champs de structure clés se situent au nœud de niveau budgétaire ou à un nœud supérieur de l'arbre de conversion, si une conversion est établie dans la définition du budget. La date d'écriture se situe dans l'intervalle de dates valides du champ de structure de contrôle, si la valeur de champ de structure comporte des dates de début et de fin de la période de dépenses. La période budgétaire est valide pour le grand livre des budgets, à moins qu'aucun calendrier budgétaire ne soit défini pour le jeu de règles. Dans ce cas, le système s'assure que la période budgétaire est vide. Le grand livre est valide pour l'entité et est un grand livre de budgets. La monnaie d'exploitation est correcte pour le grand livre des budgets. Le compte n'est pas un type de compte exclu du budget. La valeur du compte n'est pas exclue du budget. Les champs de structures non clés sont vides. La source de financement est chargée si elle est activée dans la définition du budget et pour la valeur du champ de structure de contrôle. Les événements comptables sont chargés, s'ils sont activés et obligatoires. Si des événements comptables sont facultatifs pour le groupe de grands livres contrôlés, ils sont uniquement validés en cas de présence. Toutefois, si des événements comptables sont facultatifs au niveau parent mais vides, un message d'avertissement est enregistré pour chaque ligne concernée. Remarque : Des vérifications de sécurité et de mise en équilibre (la dernière uniquement dans le cas des transferts) sont effectuées lorsque vous enregistrez les données ou que vous sélectionnez l'option Actualisation dans le champ Traitement et que vous l'exécutez dans la page Lignes. Il y a des erreurs de sécurité lorsque le statut d'en-tête de budget est S(Erreur sécurité ) et des erreurs de mise en équilibre lorsque le statut d'en-tête de budget est B(Non équilibré). 2. Création des lignes de contrepartie des écritures de budget (si l'option Équilibre écrit. obligatoire a été sélectionnée dans la page Options contrôle budgétaire). Remarque : Les contreparties sont créées dans la table PS_KK_ACTIVITY_LOG et non dans les écritures de budget elles-mêmes. Copyright 1992, 2011, Oracle et/ou ses sociétés affiliées. Tous droits réservés. 197

224 Entrée et report des écritures de budgets contrôlés Chapitre 7 3. Si vous avez choisi d'utiliser l'option de validation des combinaisons, elle est lancée au cours du traitement de report, même si vous avez précédemment exécuté, manuellement et séparément, l'option de traitement Modifier champs struct.à partir de la page Lignes. L'exécution automatique de validations de combinaisons au moment du report repère les erreurs pouvant découler de modifications de champs de structure effectuées après une validation manuelle, mais avant l'exécution subséquente du traitement de report. Exécutez en ligne le traitement de validation des combinaisons de champs de structure aussi souvent que nécessaire afin d'assurer l'exactitude de vos écritures au fur et à mesure que vous créez des écritures de budget, et avant de les reporter en ligne ou par lots. Remarque : Le traitement par lots de validation des combinaisons de champs de structure peut être exécuté uniquement comme partie intégrante du traitement de report par lots; autrement dit, il ne peut pas être exécuté séparément du traitement de report, comme traitement par lots distinct. et Chapitre 7, "Entrée et report des écritures de budgets contrôlés," Génération automatique de budgets parents, d'ajustements de budgets et de transferts de budgets, page 231. et Chapitre 7, "Entrée et report des écritures de budgets contrôlés," Utilisation de l'option de validation des combinaisons avec les écritures d'ajustement, de transfert et de budgets, page En cas d'erreurs, le traitement règle le statut d'en-tête du budget à E(Erreur). Remarque : Lorsque le traitement de report est exécuté et que des erreurs de combinaisons existent, le processeur de budgets signale une anomalie de vérification budgétaire qui indique qu'il y a des erreurs de champs de structure. Cela règle le statut d'en-tête des écritures à E. Lors de l'exécution directe du traitement de validation des combinaisons en utilisant l'option Modifier champs struct., le traitement ne met pas à jour le statut de l'en-tête. 198 Copyright 1992, 2011, Oracle et/ou ses sociétés affiliées. Tous droits réservés.

225 Chapitre 7 Entrée et report des écritures de budgets contrôlés 5. Ces validations associées à des budgets sont exécutées par le traitement : Les écritures ne réduisent pas le montant budgétaire disponible en dessous de la tolérance. Le contrôle de validation ne sera pas effectué si l'option de contrôle est Suivi avec budget ou Suivi sans budget. Les écritures ne produisent pas un budget enfant (avec ses cousins) qui dépasse la limite du budget parent. Le contrôle de validation ne sera pas effectué si l'option Budget enfant dépassé est sélectionnée dans la page Options contrôle budgétaire. Toutefois, le système vérifie l'existence de l'enregistrement d'un budget parent et enregistre un message d'avertissement si tel n'est pas le cas. Si la définition du budget parent a plus d'une définition de budget enfant, le traitement de report n'additionne pas les enfants parmi les définitions de budget enfant mais vérifie que chaque enfant ne dépasse pas son budget parent. et Chapitre 3, "Définition des options de base du module de contrôle des fonds," Budgets parents et enfants, page 41. Un montant d'écriture négatif ne produit pas un montant de budget parent inférieur à la somme des budgets enfants. Le contrôle de validation ne sera pas effectué si l'option Budget enfant dépassé est sélectionnée dans la page Options contrôle budgétaire. Si la définition du budget parent comporte plus d'une définition de budget enfant, le traitement de report n'en effectuera pas la somme des montants, mais s'assurera que chaque budget enfant ne dépasse pas le budget parent. Une source de financement a été attribuée au budget dans la page Ventilation srces financement, dans le cas où le suivi des sources de financement est activé. Le traitement met également à jour l'enregistrement de ventilation des sources de financement avec le montant de l'écriture. La somme du montant budgétaire et tous les enregistrements de revenu de ventilation des sources de financement sont inférieurs ou égaux au montant budgétaire global défini dans la page Ventilation srces financement, dans le cas où la source de financement est activée. En cas d'égalité, le traitement autorise le traitement des transactions sources. Le montant de l'écriture ne permet pas que le total des ventilations d'une source de financement soit supérieur au montant de la source de financement autorisée, dans le cas où la source de financement est activée. 6. En cas d'absence d'erreurs, report des écritures de budget sur le grand livre des budgets et définition du statut d'en-tête du budget à Reporté (P). En cas d'erreurs dans cette exécution de validations, le statut d'en-tête du budget passe à E (erreur). 7. En cas d'annulation du report, création d'écritures de contrepassation, report de ces dernières sur le grand livre des budgets et définition des écritures initiales à Non reporté (U). L'annulation du report des écritures est soumise à toutes les validations applicables en matière de contrôle budgétaire. Copyright 1992, 2011, Oracle et/ou ses sociétés affiliées. Tous droits réservés. 199

226 Entrée et report des écritures de budgets contrôlés Chapitre 7 8. Dans le cas où le traitement des événements comptables est activé pour le groupe de grands livres contrôlés, le traitement de report appelera le générateur d'écritures comptables (FS_EVENTGEN) (uniquement dans le cas d'écritures de budget) si la case d'omission du traitement des événements comptables applicable n'est pas cochée. (Voir la section traitant des préférences des utilisateurs et de celles liées aux traitements par lots pour la génération en ligne des lignes d'écritures comptables.) 9. Validation des dates de début et de fin cumulatives. Si l'option de budgétisation cumulative est activée, que l'option relative aux dates calculées ne l'est pas et que les dates de début et de fin cumulatives ne sont pas encore définies, les dates de début et de fin cumulatives des lignes d'écritures de budget seront obligatoires. Si n'importe laquelle des dates de début et de fin cumulées sont modifiées dans l'écriture de journal, le traitement met à jour la table des attributs de budget. Remarque : Seules les écritures de budget exemptes d'erreurs sont reportées. Si les écritures échouent à ces validations, vous pouvez accéder à la page des erreurs applicables, corriger les erreurs et retraiter les écritures. Les erreurs de report de budgets sont consultables à partir de la page sur les anomalies des écritures. Les erreurs de validation des combinaisons sont consultables en utilisant à la fois la page de gestion des anomalies des écritures de budget et l'onglet des erreurs de budget présent dans la page de gestion des écritures de budget. La page de gestion des anomalies des écritures de budget s'affiche à un niveau supérieur en indiquant que des erreurs de champs de structure existent. Afin de consulter les détails des erreurs, tels que la détermination des champs de structure concernés, utilisez l'onglet des erreurs au niveau des écritures. Si vous appelez directement la validation des combinaisons en utilisant l'option Modifier champs struct., les données sur les erreurs sont disponibles uniquement en utilisant l'onglet des erreurs de budgets. Comment éviter des erreurs inattendues de tolérance budgétaire dépassée lors de la réduction des budgets Si vous essayez de reporter une écriture de budget afin de réduire un budget de son solde disponible, y compris une partie ou l'ensemble de la tolérance budgétaire, le processeur de budgets pourrait retourner une erreur de type Dépasse tolérance budget. Un exemple est présenté ci-après. Supposons un budget de avec une tolérance de 10 %. Il existe également un engagement de enregistré au regard du budget. Le solde budgétaire disponible, comprenant la tolérance, est de Enreg. du budget Montant du budget Tolérance Montant de la tolérance Engag. Solde disponible Solde disponible + tolérance Initial % Copyright 1992, 2011, Oracle et/ou ses sociétés affiliées. Tous droits réservés.

227 Chapitre 7 Entrée et report des écritures de budgets contrôlés Il semblerait que vous puissiez entrer une nouvelle écriture de budget du montant de et qu'elle pourrait passer avec succès l'étape de vérification budgétaire du traitement de report de budgets. Mais lorsque vous essayez d'effectuer le report de la nouvelle écriture de budget, il y a échec, car le solde de budget disponible et le montant de tolérance sont calculés correctement en fonction du montant du budget après que le budget a été réduit du montant de la nouvelle écriture. Autrement dit, réduire le budget de entraîne un nouveau montant de budget de Le solde de budget disponible est -500 ( l'engagement de 5 000). Puisque la tolérance est calculée à partir du nouveau montant de budget, le solde disponible comprenant la tolérance est de -50. Enreg. du budget Montant du budget Tolérance Montant de la tolérance Engag. Solde disponible Solde disponible + tolérance Initial % Nouveau % Parce que le nouveau montant de budget, comprenant la tolérance, est de et qu'il existe un engagement de 5 000, la transaction est refusée. Cela ne signifie pas qu'il y a échec du report de budget chaque fois que vous reportez une écriture afin de réduire un budget d'un montant supérieur au solde disponible (respectant la tolérance). Prenons l'exemple d'un budget de dont la tolérance est de 5 %. Il y a un engagement de Vous reportez une écriture de budget qui réduit le montant du budget de Le nouveau montant de budget sera de Tolérance comprise (qui correspond à 245, soit 5 % de 4 900), le nouveau montant de budget est 5 145, ce qui est largement suffisant pour couvrir l'engagement et faire passer avec succès la vérification budgétaire de l'écriture de budget dans le cadre du traitement de report de budget. Enreg. du budget Montant du budget Tolérance Montant de la tolérance Engag. Solde disponible Solde disponible + tolérance Initial % Nouveau % Génération automatique de budgets parents, d'ajustements de budgets et de transferts de budgets Le module Contrôle des fonds offre toute la flexibilité dont vous avez besoin pour élaborer des structures de budgétisation complexes à niveaux multiples selon vos exigences. Toutefois, après que vous avez défini vos budgets et la hiérarchie entre ceux-ci, la création, l'ajustement et le transfert manuels des montants correspondants peuvent se révéler une tâche fastidieuse et chronovore lorsqu'il y a plusieurs niveaux budgétaires en jeu. Copyright 1992, 2011, Oracle et/ou ses sociétés affiliées. Tous droits réservés. 201

228 Entrée et report des écritures de budgets contrôlés Chapitre 7 Le module Contrôle des fonds contient une fonctionnalité de génération automatique de l'activité au niveau des budgets parents, ce qui rationalise les fonctions d'entrée, d'ajustement et de transfert de budgets à niveaux multiples s'inscrivant dans des hiérarchies complexes. Grâce à cette fonctionnalité, l'incidence budgétaire associée à l'entrée d'écritures de budget enfant peut automatiquement être reflétée à tous les niveaux supérieurs au niveau de départ donné. Cette fonctionnalité vous fait gagner un temps considérable puisque la mise à jour des budgets peut s'effectuer au niveau enfant le plus bas et que le système traite automatiquement l'incidence budgétaire sur chaque niveau de budget parent supérieur correspondant. Parfois, on parle de budgétisation ascendante pour traiter de ce type de mise à jour. La génération automatique de l'incidence sur les budgets parents dépend de l'écriture initiale. L'écriture de départ est une écriture de budget, d'ajustement ou de transfert de niveau enfant qui est entrée manuellement ou par d'autres méthodes, telles que l'importation ou la ventilation d'écritures, et d'après laquelle sont générées les incidences sur les niveaux de budgets parents. Le terme incidence fait référence aux écritures parents générées automatiquement et aux autres données fournies par le système, en fonction de la configuration précédente et des définitions de budget, telles que la génération d'événements comptables. Remarque : La génération automatique de données de budgets parents à partir d'écritures de budgets enfants ne crée pas d'enregistrements d'écritures de budgets parents. Elle crée l'incidence de niveau parent et reporte cette activité générée dans la table KK_ACTIVITY_LOG. Le graphique suivant illustre comment un transfert de budget effectué au niveau le plus bas d'une hiérarchie de budgets se reflète à chaque niveau de la hiérarchie des groupes des grands livres : Incidence générée par un transfert d'écritures de budgets enfants sur les budgets parents Dans cet exemple, 100 USD sont transférés du budget petit-enfant A1 au budget petit-enfant B2 au sein du même groupe de grands livres CC_GCHILD. En supposant que vous ayez précédemment défini l'option servant à générer automatiquement l'incidence sur les budgets parents, lorsque l'écriture enfant de départ sera reportée, l'incidence sur les groupes de grands livres CC_CHILD et CC_PARENT sera automatiquement générée et reportée sur les grands livres des budgets de chaque groupe successif de la hiérarchie. 202 Copyright 1992, 2011, Oracle et/ou ses sociétés affiliées. Tous droits réservés.

229 Chapitre 7 Entrée et report des écritures de budgets contrôlés La fonctionnalité ne traite pas la génération automatique des écritures servant à transférer des montants de budget directement entre les groupes des grands livres. Par exemple, elle ne traite pas le transfert direct de 100 USD entre le petit-enfant A1 et l'enfant A ou B. Elle ne traite pas non plus un transfert entre l'enfant A et le petit-enfant A2 ou B2. La fonction n'accepte pas plus les transferts entre le petit-enfant A1 et l'enfant A, ni ceux entre le petit-enfant B1 et l'enfant B. Bien que les écritures de départ soient, en général, entrées au niveau enfant le plus bas, votre écriture de budget, d'ajustement ou de transfert de départ peut être entrée à n'importe quel niveau intermédiaire d'une hiérarchie de budgets. Pendant le report, le système reflète l'incidence budgétaire sur tous les groupes de grands livres se situant au niveau de l'écriture de départ et aux niveaux supérieurs. Aucune incidence n'est automatiquement générée en dessous du niveau de départ. Remarque : Lors de l'augmentation du montant budgétaire, entrez les augmentations en tant que montants positifs et les baisses en tant que montants négatifs. Cela est vrai à la fois dans le cas des budgets de revenus et de dépenses. La génération automatique n'est pas disponible en dessous d'un niveau de départ et les écritures de journal manuelles doivent être effectuées afin d'affecter des niveaux seuls au sein d'une hiérarchie budgétaire. Des écritures de budget de départ effectuées à des niveaux de groupe budgétaire intermédiaire proviennent du total du budget intermédiaire et de leurs budgets parents dépassant les budgets enfants qui sont en dessous de ce niveau de budget de départ intermédiaire. Par exemple, si vous utilisez l'option de génération automatique et que vous augmentez l'enfant A en entrant un ajustement de budget de départ de 500 USD, son budget parent passera à USD et le total des enfants A et B sera égal au total de USD du budget parent. Toutefois, le total de 500 USD des petits-enfants A1 et A2 ne sera pas égal au total de leur budget parent (l'enfant A), soit USD. Vous pouvez établir une condition selon laquelle l'enfant A pourrait dépasser le budget total des petits-enfants A1 et A2 si vous prévoyez de budgétiser certaines dépenses au niveau budgétaire supérieur de l'enfant A, et que vous ne souhaitez pas les détails budgétaires ou le cumul de certaines catégories de dépenses propres aux petits-enfants A1 et A2. Vous pourriez, par exemple, souhaiter budgétiser les dépenses totales de bureau au niveau de l'enfant A plutôt qu'au niveau des petits-enfants A1 et A2, ou encore vouloir le regroupement dans les dépenses de bureau de montants détaillés des petits-enfants A1 et A2 pour des fournitures de bureau et la location et l'entretien de matériel. Le traitement de l'incidence budgétaire sur tous les groupes des grands livres (y compris celle de l'écriture de départ sur le budget enfant de départ) est considéré comme une seule unité de travail; de cette façon, en cas d'anomalie à n'importe quel niveau pendant le traitement de report, aucun des grands livres de budgets ne sera mis à jour. Tous les niveaux doivent être soumis aux validations de report pour toute mise à jour des grands livres de budgets. La même chose est vraie lors de l'annulation automatique du report des écritures générées. Lorsque vous annulez un report, le processeur de budgets ne supprime pas directement l'écriture de budget de départ reportée et l'incidence générée sur d'autres groupes des grands livres. Le processeur de budgets crée plutôt une écriture qui correspond à une copie de la version de départ reportée, mais avec un signe contraire. Il vérifie ensuite l'écriture nouvellement générée par le système et contrepasse l'incidence de l'écriture initiale. Cette méthode de création et de traitement de l'écriture dont le report est annulé est utilisée pour que soit laissée une piste de vérification complète. L'écriture d'annulation de report sera créée avec la même date d'écriture que celle de l'écriture initiale. Par conséquent, le même jeu de règles de définition de budget avec date d'effet sera utilisé. Copyright 1992, 2011, Oracle et/ou ses sociétés affiliées. Tous droits réservés. 203

230 Entrée et report des écritures de budgets contrôlés Chapitre 7 Le système distingue toute incidence générée automatiquement des écritures de journal que vous entrez manuellement ou de celles entrées par d'autres méthodes, telles que l'importation ou la ventilation d'écritures; vous pouvez consulter ces incidences en cliquant sur le lien Reporté du statut d'en-tête de budget dans la page Lignes, lorsque les écritures initiales et leur incidence sur les budgets parents ont été reportées avec succès. Le lien permet d'accéder à une page dans laquelle vous fournissez des critères d'interrogation afin de consulter les activités créées par le traitement. Les groupes de grands livres qui sont générés par le système sont visibles à partir du journal d'activités et des interrogations descendantes du journal des activités. La définition de transaction source telle qu'elle est fournie pour les écritures de budgets indique JOURNAL_DATE. Le report de budgets se fonde sur la date de l'écriture de départ pour effectuer des recherches par date d'effet dans toutes les tables de configuration connexes lors de la création des incidences des écritures sur les budgets parents. Les budgets parents font référence aux dates des budgets enfants de départ. La budgétisation cumulative peut être mise en œuvre selon une des deux méthodes suivantes : 1. Utilisez un calendrier cumulatif, dans quel cas l'intervalle de dates cumulées est déterminé par programme grâce au report budgétaire lors du report de l'écriture de départ. 2. Spécifiez un intervalle de dates cumulées au niveau des attributs des budgets. Cette seconde méthode est, en général, utilisée lors de l'utilisation de budgets se chevauchant sur de nombreuses années. Le système ne peut pas déterminer quel intervalle de dates cumulées doit se trouver aux niveaux des budgets parents, lorsqu'un intervalle de dates cumulées a été spécifié dans l'écriture de budget de départ. Ainsi, les dates cumulées de l'écriture de départ ne seront pas héritées par les budgets parents générés. Vous devez plutôt préciser manuellement ces dates aux différents niveaux de budgets parents dans le groupe de pages Attributs budgets une fois que les budgets parents ont été générés et reportés. et Chapitre 3, "Définition des options de base du module de contrôle des fonds," Champ de structure de référence de budget, page 47. Une fois que toutes les écritures ont été reportées avec succès, vous pouvez consulter l'incidence budgétaire pour tous les budgets touchés à partir d'une seule interrogation en cliquant sur le lien Reporté pour le statut d'en-tête de budget dans la page Lignes. S'il existe des erreurs après l'exécution du traitement de report de budgets, cliquez sur le lien Erreurs pour le statut d'en-tête de budget afin d'accéder à la page sur les anomalies des écritures de budget, où vous pourrez déterminer la nature des erreurs et procéder aux corrections nécessaires avant la réexécution du traitement. Une erreur survenue à tout niveau de la hiérarchie budgétaire empêche le report à la fois des écritures de budgets enfants de départ et des incidences sur les parents. Remarque : Si vous n'activez pas la sécurité pour l'événement d'entrée, de correction, d'ajustement ou de transfert de budgets, toute personne ayant des droits d'accès généraux aux pages correspondantes pourra entrer, ajuster et transférer des montants de budget. 204 Copyright 1992, 2011, Oracle et/ou ses sociétés affiliées. Tous droits réservés.

231 Chapitre 7 Entrée et report des écritures de budgets contrôlés Validation de combinaisons dans le cas d'écritures d'ajustement de budgets et d'écritures de budget Vous pouvez valider les combinaisons de champs de structure des écritures de budget contrôlé en ligne, séparément du traitement de report. Vous pouvez aussi le faire pendant le traitement de report par lots, dans le cadre de l'exécution du processeur de budgets (FS_BP), traitement du Moteur d'application qui valide et reporte les écritures de budget. Même si vous ne disposez pas des privilèges d'accès vous permettant d'effectuer des ajustements, vous pouvez lancer en ligne la validation des combinaisons séparément du report afin de vérifier qu'une écriture de budget passe la validation des combinaisons avant le report. Toutefois, il n'existe pas de page de demande de traitement par lots de validation des combinaisons de champs de structure vous permettant d'effectuer une telle validation par lots séparément du traitement par lots de report. En exécutant en ligne le traitement de validation des combinaisons avant le report, vous pouvez corriger les erreurs éventuelles avant qu'elles ne causent un délai dans le traitement de report. Le traitement met à jour le statut des lignes pour mettre les lignes problématiques en évidence. Une écriture de budget qui ne passe pas la validation des combinaisons interrompt tout traitement supplémentaire pendant le report des écritures par lots du module Contrôle des fonds. Si des combinaisons de champs de structure ne sont pas valides, tout traitement supplémentaire d'éventuelles erreurs budgétaires ne sera pertinent, tant que les erreurs de champs de structure ne sont pas corrigées. Soit que toutes les lignes sont valides et que l'écriture intégrale est reportée, soit que rien n'est reporté en raison d'une ou de plusieurs lignes erronées. Vous pouvez consulter la page Erreurs afin de consulter les détails sur les erreurs à corriger. Si vous générez automatiquement des écritures de budget parents à partir d'écritures de budget enfants, le système n'effectue aucune validation des combinaisons pour les écritures de budget parents générées audessus dans la hiérarchie. Lors de l'exécution de la validation des combinaisons pour les écritures de départ qui ont été réalisées pour le budget enfant et dans le cas où les combinaisons trouvées sont valides au niveau de l'écriture de départ, elles sont également considérées valides pour les écritures de budget parent qui sont générées automatiquement par le système dans les niveaux supérieurs du budget. Suppression et annulation du report des écritures de budget Dans la page Lignes des groupes de pages Entrée écritures budget et Entrée transferts budgets, vous pouvez supprimer, une par une, les lignes d'écritures de budget qui n'ont pas encore été reportées. Vous pouvez également supprimer de nombreuses écritures qui n'ont pas encore été reportées en utilisant la page de suppression des écritures. Afin de contrepasser des écritures reportées, vous devez d'abord définir les écritures dont il faut annuler le report dans la page de définition des écritures pour l'annulation de report et demander une exécution du processeur de budgets dans la page Demande report écritures budget contrôlé. Ensuite, le processeur de budgets crée des écritures de contrepassation, les soumet à la vérification budgétaire et les reporte sur le grand livre des budgets. Remarque : La contrepassation de l'incidence budgétaire générée automatiquement est identique à celle de l'écriture de départ, et se fait conformément aux règles de conversion et aux règles de la définition du budget. Copyright 1992, 2011, Oracle et/ou ses sociétés affiliées. Tous droits réservés. 205

232 Entrée et report des écritures de budgets contrôlés Chapitre 7 Importation d'écritures de budget à partir d'un fichier plat Ce traitement est similaire au traitement d'importation des écritures à partir de fichiers plats de l'application Grand livre. Cependant, la page de contrôle d'exécution est différente. Chargement des écritures de budget à partir d'autres applications PeopleSoft Vous n'avez pas besoin d'entrer manuellement des écritures de budget dans le module Contrôle des fonds. Vous pouvez également entrer des budgets contrôlés en utilisant les applications Budgétisation et Gestion des ressources humaines ou encore des applications de tierce partie. Voir aussi Guide PeopleSoft Human Resources PeopleBook : Administering Budgets and Requirements Étapes préliminaires Avant d'entrer des écritures de budget, vous devez effectuer les tâches suivantes : 1. Établissez vos définitions de budgets contrôlés dans le groupe de page Budgets contrôlés et (facultatif) vos attributs de budget dans le groupe de pages Attributs budgets. 2. Si vous avez activé la fonction relative aux sources de financement, vous devez ventiler les montants des sources de financement dans la page Ventilation sources financement. 3. Paramétrez la sécurité de l'événement d'entrée, de correction ou d'ajustement de budgets et de l'événement de transfert de budgets. Remarque : Si vous n'activez pas la sécurité pour l'événement d'entrée, de correction ou d'ajustement de budget, et pour l'événement de transfert de budget, toute personne ayant des droits d'accès généraux aux pages d'entrée, d'ajustement et de transfert des budgets pourra entrer, ajuster et transférer des montants de budget. 4. Si vous utilisez des catégories d'écritures, définissez-les dans la page Catégories écritures. Éléments communs Écriture Entrez une valeur ou sélectionnez la valeur NEXT afin que le système attribue automatiquement une valeur. La valeur attribuée par le système apparaît dans la page lorsque vous allez dans une autre page. 206 Copyright 1992, 2011, Oracle et/ou ses sociétés affiliées. Tous droits réservés.

233 Chapitre 7 Entrée et report des écritures de budgets contrôlés Statut d'en-tête de budget Mis à jour par le processeur de budgets. Les différents statuts sont les suivants : N pour Aucun : Valeur initiale lorsque vous créez l'écriture. I pour Incomplet : S'applique uniquement aux écritures copiées lorsque la sécurité liée au contrôle des fonds est appliquée. E pour Erreurs : La validation a été effectuée, et l'écriture comporte des erreurs. P pour Reporté : La validation a été effectuée, et l'écriture a été reportée sur le grand livre des budgets. S pour Erreur sécurité : La personne qui a entré l'écriture ne dispose pas des privilèges d'accès nécessaires. B pour Non équilibré : Transfert non équilibré. Lorsqu'un montant de budget est transféré à l'aide de l'option de transfert, les lignes d'écritures doivent être équilibrées. U pour Non reporté : L'écriture a été reportée, puis son report a été annulé. Type d'écriture de budget Sélectionnez l'une des options suivantes : Initial : Désigne une écriture de budget initiale. Sert à enregistrer des budgets adoptés ou approuvés. Il s'agit de la valeur par défaut. Ajustement : Désigne un ajustement fait à une écriture de budget initiale. Transfert initial : Désigne une écriture de transfert de montant de budget initiale (groupe de pages Entrée transferts budgets seulement). Transfert initial : Utilisez le groupe de pages Entrée transferts budgets pour entrer un ajustement de budget approuvé, selon lequel les montants sont transférés entre valeurs de champs de structure. Les types d'écriture de budget suivants sont créés par le traitement de fermeture des budgets contrôlés : Fermeture : Désigne les écritures de budget qui contiennent le montant de fermeture d'un budget en cours de fermeture. Report : Désigne les écritures de budget qui contiennent le solde d'ouverture d'un budget en cours de fermeture. Copyright 1992, 2011, Oracle et/ou ses sociétés affiliées. Tous droits réservés. 207

234 Entrée et report des écritures de budgets contrôlés Chapitre 7 Entrée des écritures de budget et des écritures de transfert de budgets La présente section donne un aperçu de l'entrée d'écritures de budget et de transfert de budgets, et traite des sujets suivants : entrée des données d'en-tête d'écritures de budget; entrée des lignes d'écritures de budget; consultation des erreurs d'écritures de budget. Présentation de l'entrée des écritures de budget et des écritures de transfert de budgets Vous entrez des écritures de budget directement dans des budgets contrôlés en utilisant le groupe de pages Entrée écritures budget et des écritures de transfert de budgets en utilisant le groupe de pages Entrée transferts budgets. Après avoir créé l'écriture de budget et l'écriture de transfert de budget initiales ou de départ, vous pouvez générer automatiquement des écritures de budget et de transfert de budget pour tout budget parent situé audessus du niveau de l'écriture de départ. Remarque : La génération automatique des budgets parents à partir des écritures de budget enfant ne crée pas d'enregistrements d'écritures de budget parent. Elle crée l'incidence de niveau parent et reporte cette activité générée dans la table KK_ACTIVITY_LOG. Le système peut également charger le groupe de pages Entrée écritures budget avec des données provenant d'autres applications PeopleSoft, telles que Gestion des ressources humaines, ou d'un système de tierce partie. 208 Copyright 1992, 2011, Oracle et/ou ses sociétés affiliées. Tous droits réservés.

235 Chapitre 7 Entrée et report des écritures de budgets contrôlés Pages utilisées pour entrer des écritures de budget et des écritures de transfert de budgets Titre de la page Nom de système Navigation Usage En-tête KK_BD_ENTRY1 Contrôle fonds, Écritures budget, Entrée écritures budget Contrôle fonds, Écritures budget, Entrée transferts budgets Sert à entrer des données d'en-tête, telles que l'entité, le code d'écriture, la date d'écriture, le groupe des grand livres contrôlés, le type d'écriture de budget et la devise. Bien que cette page soit identique (à l'exception des valeurs de type d'écriture de budget), que vous y accédiez à partir du groupe de pages Entrée écritures budget ou du groupe Entrée transferts budgets, les privilèges d'accès sont différents. Différents événements de sécurité du contrôle des fonds sont utilisés afin de renforcer l'entrée et les ajustements dans les écritures de budget en comparaison de ceux utilisés pour les transferts de budget. De plus, en raison de l'existence de groupes de pages différents, des utilitaires généraux de sécurité peuvent être utilisés afin de limiter les accès. Copyright 1992, 2011, Oracle et/ou ses sociétés affiliées. Tous droits réservés. 209

236 Entrée et report des écritures de budgets contrôlés Chapitre 7 Titre de la page Nom de système Navigation Usage Lignes KK_BD_ENTRY Contrôle fonds, Écritures budget, Entrée écritures budget, Lignes Contrôle fonds, Écritures budget, Entrée transferts budgets, Lignes Sert à entrer les données de lignes de transaction qui composent l'écriture, notamment les valeurs pécuniaires et non pécuniaires, ainsi que les valeurs de champs de structure de chaque transaction. Une fois que vous entrez l'en-tête et les lignes, vous pouvez demander un traitement des écritures dans cette page. Bien que cette page soit identique, que vous y accédiez à partir du groupe de pages Entrée écritures budget ou du groupe Entrée transferts budgets, les privilèges d'accès sont différents. 210 Copyright 1992, 2011, Oracle et/ou ses sociétés affiliées. Tous droits réservés.

237 Chapitre 7 Entrée et report des écritures de budgets contrôlés Titre de la page Nom de système Navigation Usage Erreurs KK_BD_ENTRY_ERR Contrôle fonds, Écritures budget, Entrée écritures budget, Erreurs Contrôle fonds, Écritures budget, Entrée transferts budgets, Erreurs Détails taux change EXCH_RT_DTL Cliquez sur l'icône Détails taux change dans la page En-tête ou Lignes. Sert à consulter les anomalies correspondant à des erreurs de sécurité liée au contrôle des fonds, à des erreurs de mise en équilibre, lorsqu'un transfert non équilibré est enregistré, et à des erreurs de validation de combinaisons. Les erreurs de vérification budgétaire et de validation ne sont pas affichées dans cette page. Elles sont enregistrées dans la table des anomalies du contrôle des fonds. Vous pouvez les consulter en cliquant sur la valeur d'erreur du champ Statut entête budget, qui devient un lien permettant d'accéder à la page sur les anomalies d'écritures. Le système enregistre une écriture à corriger, mais ne reporte pas l'écriture tant que les erreurs ne sont pas corrigées. Bien que cette page soit identique, que vous y accédiez à partir du groupe de pages Entrée écritures budget ou du groupe Entrée transferts budgets, les privilèges d'accès sont différents. Sert à consulter les règles servant à calculer les taux de change. Vous pouvez modifier les valeurs du taux si la définition du taux de change autorise les remplacements de la valeur du taux. Option copie écritures journal JOURNAL_COPY_DOWN Cliquez sur le lien Copie ligne écriture de la page Lignes. Sert à sélectionner les champs que vous souhaitez copier au niveau de ligne d'écriture de journal suivante dans la page Lignes. Copyright 1992, 2011, Oracle et/ou ses sociétés affiliées. Tous droits réservés. 211

238 Entrée et report des écritures de budgets contrôlés Chapitre 7 Entrée de données d'en-tête d'écritures de budget Accédez à la page En-tête (Contrôle fonds, Écritures budget, Entrée écritures budget). En-tête d'une écriture de budget Groupe gr. livres Devise Type taux Lors de l'ajout d'une nouvelle écriture, une recherche est disponible afin de sélectionner le groupe de grands livres du grand livre des budgets vers lequel cette écriture est dirigée. Ce champ hérite de la monnaie d'exploitation du grand livre principal associé au groupe de grands livres auquel le budget est rattaché. Sélectionnez une nouvelle devise si vous souhaitez remplacer la valeur par défaut. Des montants de budget contrôlé peuvent être entrés dans n'importe quelle devise; cependant, le processeur de budgets et le traitement de report de budgets les convertissent en montants dans la monnaie d'exploitation pour les valider et vérifier la disponibilité des fonds lorsque vous traitez des transactions sources. La devise entrée ici est utilisée comme devise par défaut des lignes de l'écriture de budget. Si vous n'utilisez pas de monnaie d'exploitation, entrez un type de taux pour la conversion des montants. Le système affiche automatiquement le taux de change d'après le type de taux que vous avez sélectionné. 212 Copyright 1992, 2011, Oracle et/ou ses sociétés affiliées. Tous droits réservés.

239 Chapitre 7 Entrée et report des écritures de budgets contrôlés Cliquez sur l'icône Détails taux change afin d'accéder à la page Détails taux change, qui affiche des données détaillées sur le taux de change. Date effet Type écriture budget Provient par défaut de la date d'écriture. Entrez une nouvelle date si vous voulez la remplacer. La date d'effet courante sert à déterminer le taux de change. Dans le cas des écritures de budget du groupe de pages Entrée écritures budget, les valeurs suivantes sont disponibles : sélectionnez la valeur Initial s'il s'agit d'une toute nouvelle écriture de budget; sélectionnez la valeur Ajustement s'il s'agit d'un ajustement d'un montant de budget initial. Dans le cas de transferts de budgets du groupe de pages Entrée transferts budgets, les valeurs suivantes sont disponibles : sélectionnez la valeur Transfert initial s'il s'agit d'un transfert d'un montant de budget initial (habituellement utilisée pour corriger une erreur dans le budget initial); sélectionnez la valeur Ajustement transfert s'il s'agit d'un ajustement subséquent approuvé d'un montant de budget initial (cet ajustement se distingue du type d'ajustement propre au groupe de pages Entrée écritures budget dans la mesure où il transfère un montant d'ajustement d'une valeur de champ de structure à une autre contrairement à un ajustement comptabilisé en partie simple). Remarque : Si vous n'activez pas la sécurité pour l'événement d'entrée, de correction, d'ajustement ou de transfert de budgets, toute personne ayant des droits d'accès généraux aux pages correspondantes pourra entrer, ajuster et transférer des montants de budget. Options des budgets parents Utilisez ces options afin de créer automatiquement l'incidence budgétaire au niveau de budgets parents d'une hiérarchie budgétaire, quel que soit le nombre de niveaux enfants-parents dans la hiérarchie. Les cases à cocher Générer budgets parents et Utiliser évén. compt. défaut et le champ Type écriture budget parent sont activés à condition que certains paramètres de sécurité et de configuration soient établis. Les détails de configuration et d'utilisation de la fonction sont documentés dans des sections distinctes traitant de la génération automatique des écritures de budget parent à partir des écritures de budget enfant; les liens suivants permettent d'accéder à ces sections. Entrée des lignes d'écritures de budget Accédez à la page Lignes (Contrôle fonds, Écritures budget, Entrée écritures budget, Lignes). Copyright 1992, 2011, Oracle et/ou ses sociétés affiliées. Tous droits réservés. 213

240 Entrée et report des écritures de budgets contrôlés Chapitre 7 Lignes de budget 214 Copyright 1992, 2011, Oracle et/ou ses sociétés affiliées. Tous droits réservés.

241 Chapitre 7 Entrée et report des écritures de budgets contrôlés Options de traitement Traiter Sélectionnez une des options de traitement suivantes et lancez le traiter en cliquant sur le bouton Traiter : Prévérif. budg. : Le système effectue la vérification budgétaire habituelle et toute validation se rapportant au report d'un budget ou d'une transaction; cependant, il ne met pas à jour la table LEDGER_KK, ni d'autres tables semblables, avec les modifications. La «vérification seulement» d'écritures de budget est fort utile lorsque vous en êtes à une étape préliminaire de l'élaboration d'un budget. Vous pouvez également traiter des transactions de montants réels à l'aide de l'option de prévérification. Vous pouvez utiliser cette fonction uniquement si vous avez activé l'option de prévérification budgétaire dans la page Contrôle fonds du groupe Options installation. Voir Guide PeopleSoft Enterprise Application Fundamentals 9.1 PeopleBook, Setting Installation Options for PeopleSoft Applications, Setting Up Application-Specific Installation Options, Defining Commitment Control Installation Options. Remarque : Un statut de budget relatif à une écriture de budget ou à une transaction peut être en vigueur très peu de temps si d'autres utilisateurs ont un accès simultané au budget et qu'ils peuvent y traiter des transactions. Par exemple, si deux personnes effectuent la prévérification budgétaire d'une transaction de USD et que le solde du budget est de USD, les deux transactions passeront avec succès la vérification seulement, car le traitement de prévérification ne comporte aucune action d'engagement ou de report qui contrepasse le budget pour l'un ou l'autre des montants. En raison de la nature transitoire de la fonction de vérification seulement, son utilisation est plus efficace en ligne, bien qu'elle puisse être exécutée comme traitement par lots. Suppression : Supprime l'écriture courante. Vous ne pouvez pas supprimer une écriture reportée ou non reportée. Copier écriture : Copie l'écriture courante. Modifier champs struct. : Soumet l'écriture de budget à la validation des combinaisons de champs de structure et des règles correspondantes avant son report. Vous pouvez effectuer directement la validation des combinaisons, sans faire appel au traitement de report. Toute erreur trouvée est signalée dans la page Erreurs. Le statut des lignes de budget reflète les lignes qui n'ont pas passé la validation de combinaisons; toutefois, le statut d'en-tête n'est pas mis à jour. À condition que vous ayez défini une sécurité adéquate, le traitement de report pourra être exécuté plus tard, et les validations pourront être effectuées de nouveau même si l'option de validation préliminaire des champs de structure est exécutée. Copyright 1992, 2011, Oracle et/ou ses sociétés affiliées. Tous droits réservés. 215

242 Entrée et report des écritures de budgets contrôlés Chapitre 7 Report : Lance le processeur de budgets contrôlés (FS_BP). Le traitement valide l'écriture et, si elle est valide, la reporte. Remarque : Pour des raisons d'efficacité, vous validez et reportez généralement les écritures de budget en arrière-plan, en utilisant la page Demande report écritures budget contrôlé. Actualisation : Actualise les données de la page avec celles de la base de données. Vous perdez les modifications non sauvegardées si vous effectuez une actualisation. Entrée des lignes d'écritures de budget Les éléments suivants vous permettent de manipuler les lignes d'écritures : Pour ajouter des lignes d'écritures à la zone de défilement, entrez-en le nombre dans le champ Lignes à ajouter, puis cliquez sur le bouton Insérer lignes. Vous pouvez également cliquer sur les boutons Insérer lignes (+) et Supprimer lignes sélectionnées (-) afin d'ajouter ou de supprimer des lignes. Tous les champs issus de la ligne précédente sont copiés dans la ou les nouvelles lignes. Vous pouvez limiter les champs qui sont copiés en cliquant sur le lien Copie ligne écriture, qui vous permet d'accéder à la page Option copie écritures journal, dans laquelle vous pouvez sélectionner les champs à copier. Afin de supprimer des lignes particulières de l'écriture, cochez la case Supprimer des lignes à supprimer et cliquez sur le bouton Supprimer lignes sélectionnées. Cliquez sur le bouton Actualiser afin de mettre à jour les totaux dans la zone Total écr. et traiter le code PeopleCode différé (par exemple, la validation de tables de valeurs valides). 216 Copyright 1992, 2011, Oracle et/ou ses sociétés affiliées. Tous droits réservés.

243 Chapitre 7 Entrée et report des écritures de budgets contrôlés Générer lignes pér. budg. Si vous avez activé la vérification budgétaire cumulative pour la définition de budget (dans la page Options contrôle budgétaire), utilisez ce bouton afin de générer des lignes d'écriture de budget pour chaque période budgétaire de l'intervalle de dates valides du budget. Effectuez les actions suivantes : 1. Entrez un enregistrement de valeurs de champs de structure et la période budgétaire de début de chaque intervalle de dates cumulatives que vous souhaitez diviser en lignes d'écritures distinctes par période budgétaire. 2. Si vous ne cochez pas la case Calcul dates et que vous ne sélectionnez pas de calendrier cumulatif dans la définition du budget (dans la page Clés et conversion), entrez une valeur dans les champs Date début cumul et Date fin de l'onglet Détails monnaie exploitation. 3. Dans les champs De ligne et À, entrez l'intervalle d'enregistrements (numéros de ligne) pour lequel le système doit générer des lignes d'écritures pour chaque période budgétaire présente dans l'intervalle de dates cumulatives. 4. Cliquez sur le bouton Générer lignes pér. budg. Le système générera une ligne d'écriture pour chaque période budgétaire dans l'intervalle de dates cumulatives. 5. Répartissez le montant budgétaire entre les périodes budgétaires ou entrez la totalité du montant dans la première période de chaque budget cumulatif. Onglet des champs de structure et des montants Cet onglet affiche le grand livre des budgets, la période budgétaire et les champs de structure clés, ainsi que les éléments suivants : Racc. Si vous utilisez un raccourci pour entrer des combinaisons de champs de structure dont vous vous servez fréquemment, entrez-le directement ou sélectionnez-en le code. Déf. options Cliquez sur ce bouton afin d'accéder à une page dans laquelle vous pouvez consulter et définir les attributs du budget. Copyright 1992, 2011, Oracle et/ou ses sociétés affiliées. Tous droits réservés. 217

244 Entrée et report des écritures de budgets contrôlés Chapitre 7 Source financement Entrez la source de financement à partir de laquelle ce montant de budget a été alloué. Ce champ n'est pas affiché si l'option relative aux sources de financement n'a pas été activée. Remarque : Si la fonction relative aux sources de financement a été activée pour la définition du budget et le champ de structure de contrôle, vous devez définir des ventilations de montants de sources de financement avant d'entrer une écriture de budget; de plus, les écritures de budget doivent être reportées avant que vous puissiez effectuer des dépenses en fonction des sources de financement. Si vous générez des budgets parents à partir de budgets enfants de départ, le système peut utiliser le champ Source financement afin de charger automatiquement les données de la source de financement pour les groupes de grands livres parents. Remarque : La source de financement n'est pas traitée par la fonction de validation des combinaisons. Évén. comptable Entrez tout code d'événement comptable applicable pour la ligne d'écriture de budget en question. le champ n'est pas affichée si l'événement comptable n'est pas activé pour le groupe de grands livres contrôlés; le champ est obligatoire si des événements comptables sont obligatoires dans le cas du groupe de grands livres contrôlés. Remarque : Vous pouvez sélectionner un événement comptable par défaut pour les champs de structure de contrôle dans la page Champs structure contrôle afin de prendre en charge la fonctionnalité supplémentaire qui permet aux budgets parents d'être générés à partir des budgets enfants. Le traitement de report de budgets utilise l'événement comptable par défaut (EC défaut) de la page Champs structure contrôle pour alimenter les budgets parents générés par le système lorsque l'option d'utilisation de l'événement comptable par défaut a été sélectionnée, et que l'événement comptable est soit facultatif, soit obligatoire dans la définition du budget parent. Devise La devise de l'entité est définie par défaut à partir de l'en-tête du budget. Si vous la remplacez par une devise qui n'est pas la monnaie d'exploitation de l'entité, vous devrez entrer le type de taux et le taux de change dans l'onglet Détails monnaie exploitation afin de convertir le montant. 218 Copyright 1992, 2011, Oracle et/ou ses sociétés affiliées. Tous droits réservés.

245 Chapitre 7 Entrée et report des écritures de budgets contrôlés Montant Valeur pécuniaire. Afin d'augmenter le budget, entrez un montant positif; afin de réduire le budget, entrez un montant négatif. Des montants budgétaires sont stockés dans le grand livre des budgets avec le signe inverse au montant issu du grand livre des valeurs réelles de ce type d'écriture. Par exemple, le solde normal d'un compte de dépense est un débit. Les montants budgétaires correspondant sont stockés au crédit. Si vous budgétez une dépense de 1 000, vous entrerez un montant positif, mais il sera enregistré comme crédit (montant négatif dans le module de contrôle des fonds). Si, ultérieurement, vous souhaitez réduire ce montant à 900, vous créerez une ligne d'écriture de -100 dans le champ Montant. Cette particularité s'applique à la fois aux budgets de revenus et aux budgets de dépenses. Remarque : Vous devez entrer des valeurs de champs de structure des niveaux budgétaires appropriés de vos arbres de conversion de clés budgétaires, à moins que vous n'effectuiez pas de conversion. Le processeur de budgets vérifie les champs de structure aux niveaux adéquats et repère les erreurs, s'il y a lieu. L'onglet CS et montants présente tous les champs de structure clés du groupe de grands livres contrôlés. Si vous disposez de jeux de règles au sein du groupe de grands livres qui ont différents champs de structure clés, tous les champs de structure de tous les jeux de règles seront affichés. Quelle que soit la ligne d'écriture dont il s'agit, assurez-vous d'entrer des valeurs uniquement pour les champs de structure clés du jeu de règles auquel se rapporte le budget. Lorsque vous enregistrez les données de la page, cliquez sur le bouton Actualiser (ou sélectionnez et exécutez l'actualisation des écritures), puis consultez la page afin de vérifier que vous avez entré les champs de structure adéquats pour chaque jeu de règles du budget. Accès à la colonne de devise et à d'autres colonnes Cliquez sur ce bouton afin d'accéder à des colonnes supplémentaires. Type taux Le type de taux et le taux de change proviennent par défaut de la page Entête. Vous pouvez toutefois remplacer la devise qui provient par défaut de la page En-tête dans l'onglet CS et montants. Si vous sélectionnez une devise qui n'est pas la monnaie d'exploitation de l'entité, vous devrez entrer une valeur dans le champ Type. Cliquez sur cette option afin d'accéder à la page Détails taux change, qui affiche les données détaillées sur le taux de change. Montant ME Code VNP Valeur non pécuniaire Valeur pécuniaire en monnaie d'exploitation qui est alimentée par le système. La valeur définie par l'utilisateur qui désigne le type d'unité dont vous effectuez le suivi. Ce champ est affiché seulement pour les définitions de budgets dotées de budgétisation de valeurs non pécuniaires. Nombre d'unités de valeur non pécuniaire Copyright 1992, 2011, Oracle et/ou ses sociétés affiliées. Tous droits réservés. 219

246 Entrée et report des écritures de budgets contrôlés Chapitre 7 Réf. Catégorie écritures Il s'agit d'un champ à structure libre. Valeur définie par l'utilisateur pour catégoriser les écritures de budget. Date début cumul et Date fin Description ligne écrit. Entrez l'intervalle de dates des périodes budgétaires à inclure dans la budgétisation cumulative. Vous pouvez utiliser ces champs, ainsi que le bouton Générer lignes pér. budg., afin de créer des enregistrements de périodes budgétaires servant à la vérification budgétaire cumulative. La budgétisation cumulative doit être activée dans la définition du budget (page Options contrôle budgétaire). Lorsque vous entrez ces dates, le processeur de budgets met à jour les attributs du budget avec les nouvelles valeurs. Provient par défaut de la valeur du champ de structure Compte. Elle est affichée dans les listes de recherche de cette ligne d'écriture. Totaux de l'écriture Pour vous aider à mettre l'écriture en équilibre, le système affiche le total cumulé du nombre de lignes, de débits et de crédits. Si la case Équilibre écrit. obligatoire est cochée dans la page Options contrôle budgétaire pour cette définition de budget, le processeur de budgets créera des lignes de mise en équilibre en utilisant les contreparties définies dans la page Contreparties. Points à considérer en matière de transfert de budgets Entrez des écritures de transfert de budgets tout comme n'importe quelle autre écriture mais en utilisant la page de transfert des budgets. Entrez les montants des budgets que vous transférez à partir de nombres négatifs et les montants que vous transférez vers des nombres positifs. Les écritures de journal liées aux transferts doivent s'équilibrer. Vous ne pourrez pas transférer de montants supérieurs au solde disponible si l'option de contrôle des fonds de ce budget est Contrôle. Consultation des erreurs d'écritures de budget Accédez à la page Erreurs (Contrôle fonds, Écritures budget, Entrée écritures budget, Erreurs). 220 Copyright 1992, 2011, Oracle et/ou ses sociétés affiliées. Tous droits réservés.

247 Chapitre 7 Entrée et report des écritures de budgets contrôlés Erreurs de budget En-tête et Lignes Nom champ Jeu Mess. Cliquez sur le lien En-tête de la zone Erreurs en-tête afin d'accéder à la page En-tête, dans laquelle vous pouvez corriger les erreurs. Cliquez sur le lien Lignes de la zone Erreurs lignes afin d'accéder à la page Lignes, dans laquelle vous pouvez corriger les erreurs. Affiche le champ de structure erroné. Affiche le jeu de messages qui contient le message d'erreur. Affiche le numéro de message. Remarque : Les anomalies de cette page correspondent à des erreurs de sécurité liée au contrôle des fonds, à des erreurs de mise en équilibre, lorsqu'un transfert non équilibré est enregistré, et à des erreurs de validation de combinaisons. Les erreurs de vérification budgétaire et de validation ne sont pas affichées dans cette page. Elles sont enregistrées dans la table des anomalies du contrôle des fonds. Vous pouvez les consulter en cliquant sur la valeur d'erreur du champ Statut en-tête budget, qui devient un lien permettant d'accéder à la page sur les anomalies d'écritures. Traitement des anomalies relatives aux écritures de budget La présente section donne un aperçu du traitement des anomalies relatives aux écritures de budget et traite des sujets suivants : consultation des anomalies d'écritures de budget au niveau de l'en-tête de l'écriture; consultation des anomalies d'écritures de budget au niveau de la ligne de l'écriture; consultation des détails de la vérification budgétaire; consultations des détails sur les anomalies. Copyright 1992, 2011, Oracle et/ou ses sociétés affiliées. Tous droits réservés. 221

248 Entrée et report des écritures de budgets contrôlés Chapitre 7 Présentation du traitement des anomalies d'écritures de budget Si des écritures de budget ne passent pas certaines validations ou qu'elles entraînent l'émission de messages d'erreur, vous pouvez utiliser les pages de gestion des anomalies d'écritures de budget pour obtenir plus de détails sur les écritures de budget, les lignes d'écritures et les anomalies associées. Si les anomalies peuvent faire l'objet d'une dérogation, vous pourrez forcer l'acceptation des transactions erronées en utilisant les éléments de ces pages. Toutefois, si aucune dérogation n'est possible en raison de privilèges d'accès insuffisants ou de toute autre restriction, vous pourrez accéder à la facture initiale ou à d'autres options; après avoir déterminé la nature des erreurs, vous pourrez effectuer les corrections nécessaires avant de réexécuter le report des écritures. Vous pouvez consulter les types d'erreur suivants et effectuer une recherche descendante pour obtenir des détails supplémentaires en utilisant les liens et les éléments des pages sur les anomalies d'écritures de budget : erreurs de vérification budgétaire; erreurs de validation; erreurs de validation des combinaisons des champs de structure; erreurs liées aux événements comptables; incidence générée sur les budgets parents à partir d'erreurs d'écritures de budgets enfants de départ. Vous pouvez consulter les erreurs de validation des combinaisons dans la page sur les anomalies d'écritures de budget et la page Erreurs. Les pages sur les anomalies d'écritures de budget sont affichées à un niveau indiquant que des erreurs de champs de structure existent. Si vous lancez directement la validation des combinaisons en utilisant l'option de validation des champs de structure, vous pourrez consulter les données sur les erreurs uniquement dans la page Erreurs. Les anomalies de la page Erreurs correspondent à des erreurs de sécurité liée au contrôle des fonds, à des erreurs de mise en équilibre, lorsqu'un transfert non équilibré est enregistré, et à des erreurs de validation de combinaisons. Les erreurs de vérification budgétaire et de validation ne sont pas affichées dans la page Erreurs du groupe Entrée écritures budget. Elles sont enregistrées dans la table des anomalies des budgets contrôlés. Vous pouvez les consulter en utilisant le menu de navigation ou en cliquant sur le lien Erreur du champ Statut entête budget de la page Lignes. Vous accéderez à la page sur les anomalies d'écritures lorsque le statut de vérification budgétaire indique qu'il y a une erreur. 222 Copyright 1992, 2011, Oracle et/ou ses sociétés affiliées. Tous droits réservés.

249 Chapitre 7 Entrée et report des écritures de budgets contrôlés Pages utilisées pour traiter des anomalies d'écritures de budget Titre de la page Nom de système Navigation Usage Anomalies écritures KK_XCP_HDR_GL2 Contrôle fonds, Consultation anomalies vérif., Grand livre, Écritures budget Cliquez sur le lien de la valeur du champ Statut entête budget dans la page Lignes. Anomalies lignes écritures KK_XCP_LN_GL2 Contrôle fonds, Consultation anomalies vérif., Grand livre, Écritures budget, Anomalies lignes écritures Sert à consulter les erreurs de vérification budgétaire et de validation au niveau de l'en-tête de l'écriture. Les erreurs de sécurité liée au contrôle des fonds, les erreurs de mise en équilibre, lorsqu'un transfert non équilibré est enregistré, et celles de validation de combinaisons sont affichées dans la page Erreurs du groupe Entrée écritures budget. Sert à consulter les erreurs de vérification budgétaire et de validation au niveau de la ligne de l'écriture. Les erreurs de sécurité liée au contrôle des fonds, les erreurs de mise en équilibre, lorsqu'un transfert non équilibré est enregistré, et celles de validation de combinaisons sont affichées dans la page Erreurs du groupe Entrée écritures budget. Contrôle fonds KK_XCP_TRAN_SEC Cliquez sur l'icône Détails vérif. budgétaire dans la page Anomalies écritures. Sert à consulter les détails de la vérification budgétaire (tels que le numéro de l'instance de traitement, la présence d'erreurs ou simplement d'avertissements). Précision critères interrogation KK_XCP_TR_ADV_SEC Cliquez sur le lien Critères avancés budget dans la page Anomalies écritures. Sert à modifier les critères du budget et à préciser davantage l'interrogation. Ligne écriture budget KK_DRL_GL2_SEC Cliquez sur l'icône Détails dans la page Anomalies écritures. Sert à consulter les données d'identification de la ligne de transaction, les données supplémentaires sources et les détails sur la ligne de transaction. Copyright 1992, 2011, Oracle et/ou ses sociétés affiliées. Tous droits réservés. 223

250 Entrée et report des écritures de budgets contrôlés Chapitre 7 Titre de la page Nom de système Navigation Usage Détails anomalie KK_XCP_TRAN_SEC3 Cliquez sur l'icône Afficher détails anomalies d'une ligne particulière de la page Anomalies lignes écritures. Sert à consulter les détails sur une anomalie budgétaire générée par une ligne d'écriture de budget particulière après la vérification budgétaire de celle-ci. Consultation des anomalies d'écriture de budget au niveau de l'en-tête de l'écriture Accédez à la page Anomalies écritures (Contrôle fonds, Consultation anomalies vérif., Grand livre, Écritures budget). Anomalies des écritures de budget Cliquez sur le bouton qui est à proximité du numéro d'écriture afin d'accéder à l'écriture du budget initial. Type anomalie Vous pouvez limiter les données retournées pour cette écriture de budget à celles relatives aux avertissements ou aux erreurs. Lorsque vous cliquez sur le bouton Rechercher, le système charge la zone de défilement selon le nombre d'enregistrements que vous avez précisé dans la champ Max. enreg. 224 Copyright 1992, 2011, Oracle et/ou ses sociétés affiliées. Tous droits réservés.

251 Chapitre 7 Entrée et report des écritures de budgets contrôlés Transaction dérogation Max. enreg. Autres budgets Si vous avez reçu un niveau de sécurité de superutilisateur et si la nature du type de transaction et la configuration du budget le permettent, vous pouvez cocher cette case et relancer le traitement du budget à partir de cette page afin d'effectuer une vérification budgétaire de l'écriture de budget qui est en erreur. Cette case à cocher ne sera pas disponible si l'écriture est valide, si vous n'avez pas les privilèges d'accès nécessaires, si la définition de la transaction source n'autorise pas de forcer l'acceptation d'erreurs, ou si une ou plusieurs lignes d'écriture ont une erreur qui ne peut pas être omise. Cette case à cocher n'est pas non plus disponible dans le cas d'avertissements puisqu'il n'est pas nécessaire de forcer l'acceptation des avertissements. Entrez le nombre maximal de lignes d'écritures de budget comportant des anomalies que vous souhaitez extraire dans le tableau Budgets avec anomalies au bas de la page. La valeur par défaut est 100. Si le nombre d'enregistrements extraits par le système dépasse la valeur par défaut ou le nombre d'enregistrements que vous avez précisé dans le champ Max. enreg. lorsque vous cliquez sur le bouton Rechercher, vous recevrez un message vous proposant d'augmenter ce nombre de façon à afficher les enregistrements supplémentaires. Vous pouvez toutefois simplement cliquer sur le bouton OK du message afin de consulter moins d'enregistrements que le nombre total extrait par le système, mais la case Autres budgets sera cochée par le système. Le système coche cette case lorsque la valeur du champ Max. enreg. est inférieure au nombre total d'enregistrements de budgets qu'il a extraits. Cliquez sur l'icône Vérif. budgétaire document après avoir forcé l'acceptation des erreurs afin d'effectuer à nouveau la vérification budgétaire de l'écriture de budget. Critères avancés de budget Cliquez sur ce lien afin d'accéder à la page Précision critères interrogation, dans laquelle vous pouvez modifier les critères de budget pour limiter le nombre d'enregistrements affichés. Budgets avec anomalies Cliquez sur cette icône afin d'accéder à la page Ligne écriture budget d'un enregistrement d'écriture de budget dans laquelle vous pouvez consulter les lignes de transaction, les données supplémentaires sources et les détails de la ligne de transaction. Dérogation budget Si vous détenez les privilèges de superutilisateur, vous pouvez forcer l'acceptation des erreurs de chaque enregistrement d'écriture de budget. La case à cocher sera estompée si vous n'êtes pas un superutilisateur et qu'aucune dérogation n'est autorisée. Copyright 1992, 2011, Oracle et/ou ses sociétés affiliées. Tous droits réservés. 225

252 Entrée et report des écritures de budgets contrôlés Chapitre 7 Cliquez sur cette icône dans la colonne Page pour accéder à deux liens. L'un des liens est Aller à anomalies budgets, qui vous permet d'accéder à la page Anomalies budgétaires contrôle fonds. Vous pouvez également cliquer sur le lien Aller à interr. budgets afin d'accéder à la page Détails budget contrôlé. Ces pages vous permettent d'accéder aux pages et aux interrogations supplémentaires utilisées dans la gestion des budgets et des anomalies de transaction. Champs de structure de budget Sélectionnez cet onglet afin de consulter les champs de structure de chacune des lignes d'écriture de budget énumérées. Consultation des anomalies d'écritures de budget au niveau de la ligne de l'écriture Accédez à la page Anomalies lignes écritures (Contrôle fonds, Consultation anomalies vérif., Grand livre, Écritures budget, Anomalies lignes écritures). Anomalies des lignes d'écritures de budget La plupart des éléments de page et des descriptions sont identiques à ceux présents dans la page Anomalies écritures. Ceux qui sont différents sont décrits ici. Début et Fin Entrez un intervalle de numéros de lignes successifs, puis cliquez sur le bouton Rechercher afin de faire afficher ces enregistrements en respectant le nombre maximal d'enregistrements permis. Si le nombre d'enregistrement affichés dans le tableau Lignes transactions avec anomalies budgétaires est inférieur au nombre total extrait selon vos critères, le système émettra un message indiquant qu'il existe d'autres lignes. Vous pouvez soit augmenter le nombre de lignes, soit cliquer sur OK dans le message afin de faire afficher l'intervalle de numéros que vous avez initialement sélectionné. 226 Copyright 1992, 2011, Oracle et/ou ses sociétés affiliées. Tous droits réservés.

253 Chapitre 7 Entrée et report des écritures de budgets contrôlés Max. enreg. Autres lignes existent Entrez le nombre maximal de lignes de transactions d'écritures de budget comportant des anomalies que vous souhaitez extraire dans le tableau Lignes transactions avec anomalies budgétaires au bas de la page. La valeur par défaut est 100. Si le nombre de lignes de transactions extraites par le système dépasse la valeur par défaut ou le nombre d'enregistrements que vous avez précisé dans le champ Max. enreg. lorsque vous cliquez sur le bouton Rechercher, vous recevrez un message vous proposant d'augmenter ce nombre de façon à afficher les enregistrements supplémentaires. Vous pouvez toutefois simplement cliquer sur le bouton OK du message afin de consulter moins d'enregistrements que le nombre total de lignes de transactions extraites, mais la case Autres lignes existent sera cochée par le système. Le système coche cette case lorsque la valeur du champ Max. enreg. est inférieure au nombre total de lignes de transactions avec anomalies budgétaires qu'il a extraites. Consultation des détails de la vérification budgétaire Accédez à la page Contrôle fonds (cliquez sur l'icône Détails vérif. budgétaire dans la page Anomalies écritures). Contrôle des fonds Vous accédez à cette page à partir de la page Anomalies écritures. Elle présente les détails sur l'écriture de budget associée à l'anomalie. Consultation des détails sur une anomalie Accédez à la page Détails anomalie (cliquez sur l'icône de loupe Afficher détails anomalies d'une ligne particulière dans la page Anomalies lignes écritures). Copyright 1992, 2011, Oracle et/ou ses sociétés affiliées. Tous droits réservés. 227

254 Entrée et report des écritures de budgets contrôlés Chapitre 7 Détails sur une anomalie Cette page est accessible à partir de la page Anomalies lignes écritures. Elle présente les détails sur les anomalies associées à une ligne d'écriture particulière, et les anomalies associées aux champs de structure de budget et à toute dérogation appliquée. Copie des écritures de budget La présente section traite de la manière de copier des écritures de budget contrôlé. Remarque : La copie d'écritures de fermeture de budget et la copie d'écritures d'un budget contrôlé à un autre ne sont pas traitées par le système. Par exemple, si la date de l'écriture copiée renvoie à un enregistrement avec date d'effet différent dans la définition du budget, vous ne pourrez pas copier l'écriture. Le système empêche la copie entre différents budgets (il émet un message d'erreur). Page utilisée pour copier des écritures de budget Titre de la page Nom de système Navigation Usage Copie écritures budget KK_BD_COPY Contrôle fonds, Écritures budget, Entrée écritures budget, Lignes. Sélectionnez Copier écriture dans le champ Traitement de la page Lignes, puis cliquez sur le bouton Traiter. Sert à copier des écritures de budget en ligne. 228 Copyright 1992, 2011, Oracle et/ou ses sociétés affiliées. Tous droits réservés.

255 Chapitre 7 Entrée et report des écritures de budgets contrôlés Copie d'écritures de budget contrôlé Accédez à la page Copie écritures budget (Contrôle fonds, Écritures budget, Entrée écritures budget, Lignes; sélectionnez Copier écriture dans le champ Traitement de la page Lignes, puis cliquez sur le bouton Traiter). Copie d'écritures de budget Nouv. code écriture Date nouv. écriture Entrez le code d'écriture de la nouvelle écriture de budget. La valeur par défaut est NEXT, ce qui signifie que le système attribue automatiquement le prochain code d'écriture disponible, conformément à vos paramètres d'installation. Ce champ est estompé et la valeur NEXT y est verrouillée si vous avez sélectionné la préférence d'utilisateur Utiliser n écrit. suivant. Entrez la nouvelle date de l'écriture que vous créez. Le système se fonde sur l'entité, ainsi que sur le code et la date de la nouvelle écriture afin d'empêcher la création de doublons. Si une écriture ayant ces données existe déjà, il émettra un message d'erreur. Les lignes de l'écriture de budget copiée se rapportant à une période budgétaire existante sont alimentées à l'aide des valeurs de l'écriture initiale. Les lignes sans période budgétaire sont chargées avec la date de la nouvelle écriture. Remarque : La copie d'écritures entre différentes définitions de budgets contrôlés n'est pas permise. Autrement dit, si la date de l'écriture copiée renvoie à un enregistrement avec date d'effet différent dans la définition du budget, vous ne pourrez pas copier l'écriture. Le système interdit cette action (il émet un message d'erreur). Date effet devise Spécifiez une date d'effet de la devise différente de la date de la nouvelle écriture, s'il y a lieu. Si vous laissez ce champ vide, le système utilise la date de la nouvelle écriture lors de la copie de l'écriture. Le système recalculera tous les montants en monnaie d'exploitation en fonction de cette date d'effet, si la ligne comporte un type de taux et que la devise étrangère ne correspond pas à la monnaie d'exploitation. Copyright 1992, 2011, Oracle et/ou ses sociétés affiliées. Tous droits réservés. 229

256 Entrée et report des écritures de budgets contrôlés Chapitre 7 Type écriture de budget Sélectionnez le type de votre écriture copiée, qui peut être Initial ou Ajustement. La valeur provient par défaut du type d'écriture source, mais vous pouvez la modifier pour l'écriture nouvellement copiée dans ce champ. Type écriture budget parent Entrez le type d'écriture de budget parent de la nouvelle écriture, si vous avez choisi de générer des budgets parents dans l'écriture de budget source. La valeur correspond par défaut à celle de l'écriture source, mais vous pouvez la remplacer par Initial ou Ajustement pour la nouvelle écriture. Utilisation de l'option de validation des combinaisons avec les écritures d'ajustement, de transfert et de budgets De manière facultative, vous pouvez créer des définitions de validation des combinaisons pour les écritures d'ajustement, de transfert et de budgets contrôlés. Cette création s'effectue selon les étapes suivantes : 1. Précisez le modèle de validation des combinaisons de champ de structure BD_COMMIT dans la page Modèles grands livres, Définition champs. Le traitement de validation des écritures utilise le modèle de validation des combinaisons spécifié pour la validation des champs de structure pendant la validation des écritures de budget et la consignation des erreurs. 2. Précisez les champs de structure à utiliser pour les règles de combinaison dans la page Définition combinaisons champs structure. Les champ de structure doivent être des champs clés des définitions de budget. 3. Précisez les combinaisons de valeurs de champs de structure dans la page Règles. Les combinaisons doivent respecter les règles de budget si vous utilisez de nombreux jeux de règles. Autrement dit, les champs de structure, tels qu'ils ont été définis dans les règles de validation des combinaisons, doivent respecter les règles de définition du budget en tenant compte des champs de structure et des valeurs qui y sont inclus. 4. Précisez les valeurs des champs de structure de base et des champs de structure subordonnés à inclure dans votre règle dans la page sur les combinaisons de champs de structure. 5. Précisez les règles à regrouper dans la page sur les groupes de règles de validation de combinaisons de champs de structure. Des groupes de règles sont associés à un groupe de grands livres des budgets dans la page Options validation écritures du groupe Grands livres pour entité. Vous pouvez exécuter la validation des combinaisons séparément et en ligne à partir de la page Lignes du groupe Entrée écritures budget en sélectionnant l'option Modifier champs struct. dans le champ Traitement et en cliquant sur le bouton Traiter. Cette option vous permet de déterminer si l'écriture de budget passe la validation des combinaisons et de corriger toute erreur éventuelle avant le report de l'écriture. 230 Copyright 1992, 2011, Oracle et/ou ses sociétés affiliées. Tous droits réservés.

257 Chapitre 7 Entrée et report des écritures de budgets contrôlés Vous pouvez consulter les erreurs de validation des combinaisons dans la page sur les anomalies d'écritures de budget et la page Erreurs. La première présente des données générales indiquant que des erreurs de champs de structure existent. Pour connaître les détails sur les erreurs, tels que les champs de structure concernés, sélectionnez l'onglet Erreurs propre à l'écriture. Si vous appelez directement la fonction de validation des combinaisons en utilisant l'option Modifier champs struct., les données sur les erreurs ne seront disponibles que dans la page Erreurs. Après avoir corrigé les erreurs, vous pouvez reporter les écritures de budget en ligne ou par lots. Toutefois, le report déclenche toujours le traitement de validation des champs de structure et effectue la validation des combinaisons, que celle-ci ait été ou non précédemment exécutée en ligne. Remarque : Vous pouvez exécuter le traitement de validation des champs de structure en ligne aussi souvent que nécessaire afin d'assurer l'exactitude des combinaisons avant de reporter les écritures de budget en ligne ou par lots. Toutefois, il n'existe pas de page de demande de traitement par lots de validation des champs de structure vous permettant d'effectuer une telle validation par lots séparément du traitement de report par lots. Pour obtenir plus de renseignements sur la définition de la validation des combinaisons, consultez la documentation détaillée traitant de la validation des combinaisons de champs de structure de transactions de montants réels. La particularité de la validation des combinaisons de champs de structure des écritures de budget est qu'elle touche l'entrée de budgets. Elle fait intervenir des champs de structure de budget, et les valeurs correspondantes, qui peuvent être de type budgétaire seulement et dont la conversion et le regroupement des comptes sont différents de ceux des transactions de montants réels, qui sont soumises à la vérification budgétaire dans le cours normal de la création et de la constatation des données sur les transactions réelles habituelles. Remarque : La validation des combinaisons ne peut pas être effectuée au cours de la création de budget de projet dans l'application Coûts de projets. De plus, la validation des combinaisons ne prend pas en charge la fonction facultative des sources de financement. Génération automatique de budgets parents, d'ajustements de budgets et de transferts de budgets La présente section traite des sujets suivants : définition des préférences des utilisateurs pour l'accès à la fonction de génération automatique de budgets parents; définition des options de génération automatique d'écritures de budget parent; consultation des résultats du traitement des écritures de départ. Copyright 1992, 2011, Oracle et/ou ses sociétés affiliées. Tous droits réservés. 231

258 Entrée et report des écritures de budgets contrôlés Chapitre 7 Pages utilisées pour générer automatiquement des budgets parents, des ajustements de budgets et des transferts de budgets Titre de la page Nom de système Navigation Usage Grand livre OPR_DEF_TABLE_GL1 Configuration GFCA, Définitions communes, Préférences utilisateurs, Préférences utilisateurs, Grand livre En-tête KK_BD_ENTRY1 Contrôle fonds, Écritures budget, Entrée écritures budget Contrôle fonds, Écritures budget, Entrée transferts budgets Sert à définir les préférences des utilisateurs pour déterminer les privilèges d'accès à la fonction de génération automatique d'écritures de budget parent à partir d'écritures de budget enfant. Sert à générer des écritures de budget parent à partir d'écritures de budget enfant et à régler l'option d'événement comptable par défaut. Bien que cette page soit identique (à l'exception des valeurs de type d'écriture de budget), que vous y accédiez à partir du groupe de pages Entrée écritures budget ou du groupe Entrée transferts budgets, les privilèges d'accès sont différents. 232 Copyright 1992, 2011, Oracle et/ou ses sociétés affiliées. Tous droits réservés.

259 Chapitre 7 Entrée et report des écritures de budgets contrôlés Titre de la page Nom de système Navigation Usage Lignes KK_BD_ENTRY Contrôle fonds, Écritures budget, Entrée écritures budget, Lignes Contrôle fonds, Écritures budget, Entrée transferts budgets, Lignes Sert à entrer les lignes de transactions qui composent l'écriture, notamment les valeurs pécuniaires et non pécuniaires, ainsi que les valeurs de champs de structure de chaque transaction. Une fois que vous avez entré l'en-tête et les lignes, vous pouvez demander la validation des champs de structure et le traitement de l'écriture à partir de cette page. Après le traitement de l'écriture, vous pouvez cliquer sur le lien du champ Statut en-tête budget afin de consulter les résultats d'un report effectué avec succès et l'incidence sur les budgets parents, ou encore de prendre connaissance des erreurs, s'il y a lieu. Bien que cette page soit identique, que vous y accédiez à partir du groupe de pages Entrée écritures budget ou du groupe Entrée transferts budgets, les privilèges d'accès sont différents. Journal activités contrôle fonds KK_ACT_LOG_INQURY Contrôle fonds, Consultation activités budg., Journal activités Vous pouvez également cliquer sur le lien du champ Statut en-tête budget après que les écritures de départ ont été reportées avec succès pour consulter l'incidence générée sur les budgets parents. Sert à consulter l'incidence budgétaire d'écritures de budget enfant, ou les écritures de budget parent générées automatiquement. Copyright 1992, 2011, Oracle et/ou ses sociétés affiliées. Tous droits réservés. 233

260 Entrée et report des écritures de budgets contrôlés Chapitre 7 Titre de la page Nom de système Navigation Usage Anomalies écritures KK_XCP_HDR_GL2 Contrôle fonds, Consultation anomalies vérif., Grand livre, Écritures budget Vous pouvez également cliquer sur le lien du champ Statut en-tête budget après que les écritures de départ ont été reportées avec succès pour consulter l'incidence générée sur les budgets parents. Sert à consulter les erreurs survenues au cours de la validation et la génération de l'incidence sur les budgets parents du traitement des écritures de budget enfant de départ. Définition des préférences des utilisateurs pour l'accès à la fonction de génération automatique de budgets parents Accédez à la page Grand livre (Configuration GFCA, Définitions communes, Préférences utilisateurs, Préférences utilisateurs, Grand livre). Préférences des utilisateurs, grand livre (options de report de budget) Définition des options de report de budget À condition d'avoir les privilèges d'accès d'utilisateur appropriés et d'avoir défini la hiérarchie des budgets parents et enfants adéquate, utilisez les options de la zone Options report budget (dont l'option Omettre trait. évén. comptable) afin de définir les préférences des utilisateurs pour la génération automatique d'écritures de budget parent à partir de leurs écritures de budget enfant. 234 Copyright 1992, 2011, Oracle et/ou ses sociétés affiliées. Tous droits réservés.

261 Chapitre 7 Entrée et report des écritures de budgets contrôlés Omettre trait. évén. comptable Cochez cette case afin d'omettre le traitement des événements comptables associé aux écritures de budget. Génération budget parent Sélectionnez une valeur pour déterminer comment l'option Générer budgets parents devrait être affichée pour un utilisateur donné dans la page En-tête ou au sein du groupe de pages sur les écritures de budget de l'application Coûts de projets. Précisé par util. : Sélectionnez cette option afin de donner la possibilité à un utilisateur ayant les privilèges d'accès adéquats d'utiliser l'option Générer budgets parents dans la page En-tête. Précisé par util. est la valeur par défaut du système. Toujours générer : Sélectionnez cette option lorsqu'il est toujours souhaitable que cet utilisateur génère des écritures de budget parent à partir des écritures de budget enfant entrées (une relation parent-enfant doit exister). Dans ce cas, la case Générer budgets parents est automatiquement cochée dans la page En-tête et y est estompée. Ne jamais générer : Sélectionnez cette option pour que l'utilisateur n'ait jamais le droit de générer des écritures de budget parent à partir de budgets enfants. En outre, la case sera automatiquement décochée et non activée. Si un utilisateur est autorisé à accéder à l'option de génération des budgets parents (et, par le fait même, à générer l'incidence budgétaire sur tous les budgets touchés par l'écriture de budget de départ), cet utilisateur sera implicitement autorisé à reporter l'écriture et à générer l'incidence sur tous les budgets de niveau parent applicables. Remarque : Si le champ Génération budget parent est laissé vide pour un utilisateur ou que les préférences ne sont pas définies pour un utilisateur, la case Générer budgets parents de la page En-tête ne sera pas activée pour cet utilisateur. Définition des options de génération automatique des écritures de budget parent Accédez à la page En-tête (Contrôle fonds, Écritures budget, Entrée écritures budget). Copyright 1992, 2011, Oracle et/ou ses sociétés affiliées. Tous droits réservés. 235

262 Entrée et report des écritures de budgets contrôlés Chapitre 7 En-tête, options relatives aux budgets parents 236 Copyright 1992, 2011, Oracle et/ou ses sociétés affiliées. Tous droits réservés.

263 Chapitre 7 Entrée et report des écritures de budgets contrôlés Définition des options relatives aux budgets parents Générer budgets parents Cochez cette case afin de créer automatiquement les écritures de budget parent et de transfert de budget d'une hiérarchie de budgets, quel qu'en soit le nombre de niveaux enfant-parent. L'accès à cette case dépend de paramètres de sécurité et de configuration particuliers : L'accès d'un utilisateur à cette case à cocher dépend de la valeur qui a été sélectionnée pour lui dans le champ Génération budget parent de la page Grand livre du groupe Préférences utilisateurs. Remarque : Si le champ Génération budget parent est laissé vide pour un utilisateur ou que les préférences ne sont pas définies pour un utilisateur, la case Générer budgets parents de la page En-tête ne sera pas activée pour cet utilisateur. et Chapitre 7, "Entrée et report des écritures de budgets contrôlés," Définition des préférences des utilisateurs pour l'accès à la fonction de génération automatique de budgets parents, page 234. L'accès à la case sera également permis seulement si le groupe de grands livres des écritures de transfert de budget et de budget enfant initial, ou de départ, est associé à un groupe de grands livres parents. Dans le cas où aucun groupe de grands livres parents n'y est associé, la case à cocher ne sera pas activée, quels que soient les privilèges d'accès de l'utilisateur relatifs aux transferts et aux écritures de budget. Un utilisateur qui a le droit d'accéder à l'option de génération des budgets parents et de passer des écritures dans chacun des budgets précisés dans les écritures de budget de départ, aura, d'une manière implicite, le droit de reporter les écritures de budget enfant et de toucher tous les budgets parents applicables. Remarque : Il est primordial de comprendre que l'autorisation de reporter des écritures enfants de départ et de générer l'incidence sur tous les budgets de niveau parent applicables, tel qu'il a été discuté précédemment, est un des fondements de la structure de sécurité liée à la création et à la mise à jour de budgets parents à partir d'écritures de budget enfant de départ. Type écriture budget parent Sélectionnez Initial ou Ajustement pour appliquer le type d'écriture devant être appliqué aux écritures de budget parent générées. Dans le cas des transferts, les valeurs sont Transfert initial et Ajustement transfert. Ce champ est activé seulement si vous avez accès à la case Générer budgets parents et que vous l'avez cochée. Copyright 1992, 2011, Oracle et/ou ses sociétés affiliées. Tous droits réservés. 237

264 Entrée et report des écritures de budgets contrôlés Chapitre 7 Utiliser évén. compt. défaut Cochez cette case lorsque la case Générer budgets parents est cochée et que vous utilisez la fonction de gestion des événements comptables pour les écritures de budget parent générées. Vous définissez la valeur d'événement comptable par défaut dans la page Champs structure contrôle lorsque vous établissez la définition de budget contrôlé propre aux écritures de budget parent qui seront générées. Remarque : Si vous avez une seule clé de tables pour le champ de structure de contrôle, mais plus d'une clé de tables pour les événements comptables, vous devrez peut-être associer une seule valeur de champ de structure de contrôle à différents événements comptables, selon l'entité en question. C'est pourquoi les valeurs valides du champ d'événement comptable par défaut dans la page Champs structure contrôle présentent les événements comptables de toutes les clés de tables. Toutefois, il est seulement possible d'associer un événement comptable par défaut à une clé de tables particulière et à une valeur de champ de structure de contrôle. Si la valeur du champ Évén. comptable GL budgets du groupe de grands livres parents est Facultatif dans le groupe de pages Grands livres pour entité, le report des budgets appliquera les valeurs d'événement comptable par défaut de tous les budgets parents dont la valeur du champ Évén. comptable GL budgets est Facultatif ou Oblig. Les valeurs seront appliquées même si la ligne du budget enfant de l'écriture de départ ne comporte pas d'événement comptable. Si un événement comptable par défaut n'a pas été précisé dans la définition du budget (dans la page Champs structure contrôle du budget parent), l'écriture de départ est reportée et l'incidence sur le budget parent est créée, mais un message d'avertissement est émis pour le budget parent. L'avertissement sera émis si l'événement comptable est facultatif et qu'aucune valeur n'est précisée. Toutefois, le système signalera une erreur si l'événement comptable est obligatoire et qu'aucune valeur n'a été précisée. Si la valeur du champ Évén. comptable GL budgets du groupe de grands livres parents est Oblig. dans le groupe de pages Grands livres pour entité, l'événement comptable par défaut sera appliqué, que la case Utiliser évén. compt. défaut soit cochée ou non dans la page En-tête. Si une valeur par défaut n'est pas définie pour la définition du budget parent, le traitement de report de budgets refusera l'écriture enfant de départ, et l'incidence sur les parents ne sera pas générée. Remarque : Dans aucun cas le système ne fournit ou n'obtient par défaut un événement comptable pour la ligne d'écriture de budget de départ si aucun événement comptable n'est entré. Consultation des résultats du traitement des écritures de départ Accédez à la page Lignes (Contrôle fonds, Écritures budget, Entrée écritures budget, Lignes). 238 Copyright 1992, 2011, Oracle et/ou ses sociétés affiliées. Tous droits réservés.

265 Chapitre 7 Entrée et report des écritures de budgets contrôlés Statut en-tête budget Si la valeur du champ est Reporté, cliquez sur ce lien pour accéder à la page Journal activités contrôle fonds et fournir des critères d'interrogation du journal des activités. En utilisant l'interrogation, vous pouvez connaître l'incidence sur chacun des budgets (groupes de grands livres et combinaisons de champs de structure de budget) de la hiérarchie; de plus, en précisant un groupe de grands livres dans la page Journal activités contrôle fonds, vous pouvez filtrer les résultats de l'interrogation des écritures parents générées en fonction d'un groupe de grands livres particulier. La possibilité de préciser le groupe de grands livres est utile lorsque l'incidence résultante sur les budgets parents touche plusieurs groupes de grands livres. Vous pouvez réduire l'affichage de l'incidence des écritures de budget à des groupes de grands livres sélectionnés. Si la valeur du statut d'en-tête de budget est Erreur, cliquez sur ce lien pour accéder à la page Anomalies écritures. Vous pourrez y effectuer des recherches descendantes pour examiner les erreurs en détail. Suppression d'écritures de budget non encore reportées à l'aide d'une option de suppression globale La présente section traite de la manière de supprimer une ou de nombreuses écritures de budget qui n'ont pas été reportées. Page utilisée pour supprimer des écritures de budget qui n'ont pas encore été reportées Titre de la page Nom de système Navigation Usage Suppression globale écritures budget contrôlé KK_JRNL_DELETE Contrôle fonds, Écritures budget, Suppression Sert à sélectionner et à supprimer de nombreuses écritures de budget d'une entité et d'un groupe de grands livres contrôlés. Les écritures ne peuvent pas être reportées. Vous pouvez rechercher les écritures qui n'ont pas été reportées par écriture, par intervalle de dates d'écriture et par valeur de champ de structure. Copyright 1992, 2011, Oracle et/ou ses sociétés affiliées. Tous droits réservés. 239

266 Entrée et report des écritures de budgets contrôlés Chapitre 7 Suppression de nombreuses écritures de budget qui n'ont pas encore été reportées Accédez à la page Suppression globale écritures budget contrôlé (Contrôle fonds, Écritures budget, Suppression). Suppression globale d'écritures de budget contrôlé Les étapes suivantes permettent de supprimer de nombreuses écritures de budget qui n'ont pas encore été reportées : 1. Entrez vos critères de recherche. En laissant un champ vide, le système récupère toutes les écritures de budget dont les valeurs de ce champ correspondent à vos autres critères de recherche. Vous devez, néanmoins, entrer une entité et un groupe de grands livres contrôlés. La page récupère uniquement les écritures qui n'ont pas encore été reportées. 2. Cliquez sur le bouton Rechercher afin d'afficher les écritures qui correspondent à vos critères de recherche dans le tableau Écritures. 3. Utilisez la case à cocher pour sélectionner chaque écriture de budget que vous souhaitez supprimer. Cliquez sur le bouton Tout afin de sélectionner toutes les écritures de budget dans le tableau Écritures. Cliquez sur le bouton Annuler tout afin de décocher toutes les cases. Cliquez sur le lien Détails afin d'accéder au groupe de pages Entrée écritures budget ou Entrée transferts budgets, dans lequel vous pouvez consulter les détails sur les écritures. 4. Cliquez sur le lien Supprimer afin de supprimer toutes les écritures de budget sélectionnées à cette fin. Remarque : La suppression des écritures de budget qui ont un statut d'erreur et dont le report a échoué vide les diverses tables de contrôle des fonds (les anomalies sont au niveau de l'en-tête et des lignes sources, et ainsi de suite). 240 Copyright 1992, 2011, Oracle et/ou ses sociétés affiliées. Tous droits réservés.

267 Chapitre 7 Entrée et report des écritures de budgets contrôlés Report et annulation de report des écritures de budget contrôlé La présente section traite des sujets suivants : demande d'une exécution par lots du processeur de budgets contrôlés; sélection des écritures de budget dont il faut annuler le report. Bien que vous puissiez reporter des écritures de budget à l'aide du processeur de budgets contrôlés (FS_BP) directement à partir des groupes de pages Entrée écritures budget et Entrée transferts budgets, il est plus efficace d'exécuter un traitement par lots. Vous faites la demande d'une exécution par lots du processeur de budgets dans la page Demande report écritures budget contrôlé. Vous pouvez à la fois reporter et annuler le report des écritures de budget en utilisant la page Demande report écritures budget contrôlé. Afin d'annuler le report d'écritures de budget déjà reportées, vous devez désigner les écritures dont il faut annuler le report dans la page Écritures - annulation report. Pages utilisées pour reporter et annuler le report des écritures de budget contrôlé Titre de la page Nom de système Navigation Usage Demande report écritures budget contrôlé KKBD_POST_REQ Contrôle fonds, Report écritures budg. contr., Traitement report Sert à demander l'exécution du processeur de budgets (FS_BP) du Moteur d'application pour des écritures de budget. Sélectionnez les écritures par entité, par groupe de grands livres contrôlés, par système source, par type d'écriture, par code d'écriture et par date d'écriture. Le système reporte uniquement les écritures de budget qui correspondent aux critères de la demande et qui n'ont pas d'erreurs. Un type de transaction source est obligatoire au traitement de report par lots. Une seule valeur, soit le type de transaction GL_BD_JRNL, est fournie avec le système; elle est affichée par défaut. Écritures - annulation report KK_UNPOST_MRK Contrôle fonds, Report écritures budg. contr., Écritures - annulation report Sert à sélectionner les écritures de budget dont il faut annuler le report. Copyright 1992, 2011, Oracle et/ou ses sociétés affiliées. Tous droits réservés. 241

268 Entrée et report des écritures de budgets contrôlés Chapitre 7 Demande d'une exécution par lots du processeur de budgets contrôlés Accédez à la page Demande report écritures budget contrôlé (Contrôle fonds, Report écritures budg. contr., Traitement report). Demande de report d'écritures de budget contrôlé Laissez un champ vide afin de sélectionner toutes les valeurs. Type transaction Le type de transaction par défaut est GL_BD_JRNL. Ne le modifiez pas. Cette valeur limite la demande au report de ces écritures de budget. Omettre trait. évén. comptable Système source Cochez cette case afin de sauter l'étape du traitement des événements comptables lorsque vous exécutez le traitement de report. Si le traitement des événements comptables est activé, qu'il est obligatoire pour le groupe de grands livres contrôlés, mais que vous sautez cette étape ici, exécutez le générateur d'écritures comptables (FS_EVENTGEN) à partir de la page Création événements comptables. Sélectionnez le système source afin de limiter la sélection des écritures à des traitements de grand livre particuliers ou à des traitements d'applications particulières. Par exemple, vous pouvez sélectionner uniquement les écritures créées par le traitement de ventilation de l'application Grand livre (ALO). Sélection des écritures de budget dont il faut annuler le report Voici la marche à suivre pour désigner les écritures dont il faut annuler le report : 242 Copyright 1992, 2011, Oracle et/ou ses sociétés affiliées. Tous droits réservés.

269 Chapitre 7 Entrée et report des écritures de budgets contrôlés 1. Accédez à la page Écritures - annulation report. 2. Dans la zone Critères sélection, sélectionnez l'entité et le groupe de grands livres contrôlés des écritures dont vous souhaitez annuler le report. Vous pouvez également entrer une écriture et des dates afin de préciser davantage vos critères de sélection. 3. Cliquez sur le bouton Rechercher afin d'afficher les écritures qui correspondent à vos critères de sélection dans la zone de défilement Écritures. Cliquez sur le lien Détails afin d'accéder au groupe de pages Entrée écritures budget ou Entrée transferts budgets, dans lequel vous pouvez consulter les détails sur les écritures. 4. Afin d'annuler le report de toutes les écritures se trouvant dans la zone de défilement Écritures, cliquez sur le bouton Sél. tout; sinon, sélectionnez chacune des écritures dont vous souhaitez annuler le report. 5. Cliquez sur le lien Annulation report écritures afin d'accéder à la page Demande report écritures budget contrôlé, dans laquelle vous pouvez demander une exécution du processeur de budgets afin d'annuler le report des écritures que vous avez sélectionnées. Le système charge la page Demande report écritures budget contrôlé avec les critères nécessaires pour annuler le report des écritures sélectionnées. Vous pouvez également enregistrer la page Écritures - annulation report et lancer directement l'annulation du report à partir de la page Demande report écritures budget contrôlé. Exécution du générateur d'écritures comptables dans le cas d'écritures de budget Si vous avez activé le traitement des événements comptables pour le groupe de grands livres contrôlés et que vous avez coché la case Omettre trait. évén. comptable dans la page Demande report écritures budget contrôlé, vous pouvez faire une demande d'exécution par lots du générateur d'écritures comptables. La présente section traite de la manière d'exécuter cette demande. Copyright 1992, 2011, Oracle et/ou ses sociétés affiliées. Tous droits réservés. 243

270 Entrée et report des écritures de budgets contrôlés Chapitre 7 Page utilisée pour demander l'exécution du générateur d'écritures comptables dans le cas d'écritures de budget Titre de la page Nom de système Navigation Usage Création événements comptables PST_EE_RUN_REQUEST Contrôle fonds, Report écritures budg. contr., Création événements comptables Sert à demander l'exécution du traitement du Moteur d'application correspondant au générateur d'écritures comptables (FS_EVENTGEN) pour des écritures de budget. Utilisez cette page lorsque vous avez coché la case Omettre trait. évén. comptable dans la page Demande report écritures budget contrôlé. Demande d'exécution du générateur d'écritures comptables pour des écritures de budget Accédez à la page Création événements comptables (Contrôle fonds, Report écritures budg. contr., Création événements comptables). Traitement évén. compt. Sélectionnez la valeur Traitement budget afin de lancer le générateur d'écritures comptables pour des écritures de budget. Remarque : La fonction de traitement des événements comptables n'est pas compatible avec celle de la gestion des sources de financement. Importation d'écritures de budget à partir d'un fichier plat Afin d'importer des écritures de budget à partir d'un fichier plat, utilisez le groupe de pages Importation écritures budget (KK_LOAD_BUDG_JRNL). La présente section traite des sujets suivants : configuration nécessaire à l'importation d'un fichier plat; importation d'écritures de budget à partir de fichiers plats. 244 Copyright 1992, 2011, Oracle et/ou ses sociétés affiliées. Tous droits réservés.

271 Chapitre 7 Entrée et report des écritures de budgets contrôlés Page utilisée pour importer des écritures de budget à partir d'un fichier plat Titre de la page Nom de système Navigation Usage Importation écritures budget contrôlé KK_LOAD_BUDG_JRNL Contrôle fonds, Écritures budget, Importation écritures budget Sert à charger des données à partir d'un fichier plat dans les tables d'en-têtes (KK_BUDGET_HDR) et de lignes (KK_BUDGET_LN) des écritures de budget du module CDF à l'aide du traitement d'importation des écritures de budget à partir d'un fichier plat (KK_JRNL_IMP). Configuration nécessaire à l'importation d'un fichier plat La configuration suivante est nécessaire au traitement d'importation des écritures de budget à partir d'un fichier plat. L'emplacement de stockage du fichier joint est déterminé par la définition de l'adresse URL GL_FILE_IMPORT. Par défaut, cette adresse renvoie à une table de la base de données. Vous aurez peut-être besoin de préciser un autre emplacement pour le fichier joint, tel qu'un serveur FTP. Cette modification est facultative. Pour modifier la définition de l'adresse URL, sélectionnez Utilitaires PeopleTools, Utilitaires connexes, Administration, Adresses URL, puis entrez la valeur GL_FILE_IMPORT. Pour obtenir d'autres renseignements à ce sujet, consultez la documentation sur l'architecture des fichiers joints (Understanding File Attachment Architecture) dans les guides PeopleTools. Vous devez définir une variable d'environnement, PS_FILEDIR. Cette variable définit l'emplacement du fichier plat temporaire dans le répartiteur de traitements qui exécute le traitement d'importation de fichiers. Si vous disposez d'un répartiteur de traitements Unix ou OS390, définissez cette variable dans le fichier psconfig.sh. Si vous utilisez plutôt un répartiteur de traitements NT, définissez la variable dans le panneau de configuration. Pour obtenir d'autres renseignements, consultez la description du programme PeopleCode GetFile() dans les guides PeopleTools ou communiquez avec votre administrateur de système. Voir Guide Enterprise PeopleTools PeopleBooks : Process Scheduler Importation d'écritures de budget à partir de fichiers plats Accédez à la page Importation écritures budget contrôlé (Contrôle fonds, Écritures budget, Importation écritures budget). Jeu caractères Sélectionnez le jeu de caractères propre au fichier plat à importer. Quand l'utilisateur crée une demande, le jeu de caractères correspond à celui qui est associé au code de langue par défaut du poste de cet utilisateur. Vous pouvez modifier cette valeur, mais vous devrez disposer d'une base de données compatible à la norme UNICODE si le jeu de caractères associé au fichier à importer l'exige. La norme UNICODE est essentielle à toute base de données qui doit utiliser un alphabet différent de l'alphabet latin, comme le Kanji japonais. Copyright 1992, 2011, Oracle et/ou ses sociétés affiliées. Tous droits réservés. 245

272 Entrée et report des écritures de budgets contrôlés Chapitre 7 Masque code écriture Entrez un préfixe pour désigner les écritures lorsque vous utilisez la valeur NEXT comme code d'écriture dans le fichier plat. Un code alphanumérique de 10 caractères permet de désigner les écritures de budget. Le système y ajoute automatiquement le préfixe que vous avez entré à titre de masque. Par exemple, si vous précisez que le masque du code d'écriture est LBDG, et que le code est NEXT, les codes d'écritures de ventilation pourraient être LBDG000001, LBDG000002, et ainsi de suite. Le masque n'a aucune incidence sur la création d'écritures si le code précisé dans le fichier à plat est différent de NEXT. Remarque : Réservez une valeur de masque unique pour charger les écritures de budget afin de contrôler qu'aucun autre traitement ne crée la même valeur ou afin de faciliter la comptabilisation. Ce traitement d'importation s'interface sur des systèmes externes qui génèrent un fichier plat contenant des écritures de budget. Le traitement lit les données à partir de la page de demande d'importation des écritures de budget. Il vérifie le type des données présentes dans le fichier plat en fonction de s'il s'agit de données de lignes ou d'en-tête. Le traitement place les données dans leurs objets de définition de fichier correspondants, puis insère les données dans les tables KK_BUDGET_HDR et KK_BUDGET_LN. Si vous sélectionnez NEXT, la prochaine valeur de code d'écriture est générée et utilisée comme nouveau code d'écriture. Dans l'en-tête, la valeur par défaut de BD_HDR_STATUS est N (aucun) et, dans la ligne, celle de EE_PROC_STATUS est Y. L'affectation de valeurs par défaut ainsi que la validation de champs sont relativement simples dans le cadre de l'importation de fichiers plats. La règle générale d'affectation de valeurs par défaut est la suivante : l'en-tête des écritures de budget provient par défaut du groupe de grands livres et les lignes d'écritures de budget proviennent par défaut de l'en-tête des écritures (y compris la devise étrangère et le type de taux de change). La règle générale de validation consiste à repérer toute erreur qui ne peut être corrigée par l'accès à l'écriture dans la page d'entrée des écritures de budget, y compris les champs de structure non permis pour le budget. Les validations suivantes sont effectuées : vérification de la présence de tous les champs obligatoires, tels qu'ils sont énumérés dans les tables de format de fichier plat; contrôle servant à voir si l'écriture entrée par l'utilisateur existe déjà dans la base de données; contrôle servant à voir si le groupe de grands livres est un groupe de grands livres contrôlés; contrôle de la valeur de chaque champ au regard de la table d'affichage de ce champ. Remarque : Le compte ne peut pas être un compte de valeurs non pécuniaires. Format de fichier plat utilisé pour l'importation d'écritures de budget à partir de fichiers plats Le format de fichier est déterminé par l'objet de définition de fichier (KK_BUDGET_JRNL_IMPORT). Les tableaux suivants décrivent le format de fichier pour le traitement d'importation des écritures de budget à partir de fichiers plats. Le modèle diffère en fonction de la première colonne. # = Commentaires; H = En-tête d'écriture de budget; 246 Copyright 1992, 2011, Oracle et/ou ses sociétés affiliées. Tous droits réservés.

273 Chapitre 7 Entrée et report des écritures de budgets contrôlés L = Ligne d'écriture de budget. Commentaires Colonne Longueur Description 1 1 # Commentaires Format de fichier de l'en-tête des écritures de budget Colonne Longueur Description 1 1 H 2 1 Type d'écriture de budget 0 = Initial 1 = Ajustement 2 = Ajustement transfert 3 = Transfert initial 4 = Fermeture 5 = Report 3 5 Entité 8 10 Code d'écriture (obligatoire) La valeur NEXT crée des écritures de budget autonumérotées Date d'écriture 26 1 Génération de budgets parents 27 1 Utilisation de l'événement comptable par défaut 28 1 Type d'écriture de budget parent Copyright 1992, 2011, Oracle et/ou ses sociétés affiliées. Tous droits réservés. 247

274 Entrée et report des écritures de budgets contrôlés Chapitre 7 Colonne Longueur Description Groupe de grands livres Description 69 3 Devise 72 5 Type de taux 77 8 Date d'effet de la devise Taux de change Format de fichier des lignes d'écritures Les données sur les lignes d'une écriture sont fondées sur celles de l'en-tête correspondant dans le fichier à plat. Colonne Longueur Description 1 1 L 2 9 Numéro de ligne d'écriture Compte Service 31 8 Division 39 6 Produit 45 5 Fonds 50 5 Classe 55 5 Programme Correspond par défaut à un nombre qui est supérieur au numéro de la ligne précédente d'une unité (séquentiel). Par défaut, la première ligne porte le numéro Référence de budget 68 5 Société liée Société liée de fonds 248 Copyright 1992, 2011, Oracle et/ou ses sociétés affiliées. Tous droits réservés.

275 Chapitre 7 Entrée et report des écritures de budgets contrôlés Colonne Longueur Description Société liée de division Champ de structure Champ de structure Champ de structure Entité de coûts de projets Projet Activité Type de ressource Période budgétaire Code de VNP Valeur non pécuniaire Devise Montant en devise Référence Valide uniquement dans le cas des comptes de valeurs non pécuniaires et des lignes comportant des codes de valeurs non pécuniaires Description de la ligne Type de taux Taux de change Montant en monnaie d'exploitation Événement comptable Date de début du cumul Date de fin du cumul Source de financement Catégorie d'écritures Remarque : L'objet de définition de fichier KK_BUDGET_JRNL_IMPORT pour l'importation des écritures de budget est fourni en format à colonnes fixes tel qu'il est montré ci-dessus. Vous pouvez modifier ce format pour adopter le format CSV (fichier à champs séparés par des virgules) ainsi que changer le format de date, au besoin. Copyright 1992, 2011, Oracle et/ou ses sociétés affiliées. Tous droits réservés. 249

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277 Chapitre 8 Traitement des transactions sources par rapport aux budgets contrôlés Le présent chapitre offre un aperçu de la vérification budgétaire des transactions sources et traite des sujets suivants : la vérification budgétaire des transactions sources de tierce partie; la vérification budgétaire des transactions sources de l'application Gestion de la paie; l'optimisation des performances du processeur de budgets; le traitement des transactions par rapport aux budgets échus et fermés. Présentation de la vérification budgétaire des transactions sources Le module Contrôle des fonds vous permet de procéder à la vérification budgétaire des transactions à partir d'une grande variété d'applications de la gamme Enterprise de PeopleSoft ou de tierce partie. La présente section répertorie ces transactions et offre un aperçu des fonctions exécutées par le traitement du processeur de budgets (FS_BP) du Moteur d'application. Transactions sources sujettes à la vérification budgétaire Vous pouvez créer des transactions sources et procéder à leur vérification budgétaire dans les applications de la gamme Enterprise de PeopleSoft répertoriées dans ce tableau si vous avez activé le contrôle des fonds pour les applications dans le composant Options d'installation. Dans la plupart des cas, vous pouvez procéder à la vérification budgétaire des transactions individuelles lorsque vous les créez ou vérifier plusieurs transactions en mode de traitement par lots. Copyright 1992, 2011, Oracle et/ou ses sociétés affiliées. Tous droits réservés. 251

278 Traitement des transactions sources par rapport aux budgets contrôlés Chapitre 8 Application Transactions sources Pour obtenir plus de renseignements Gestion des approvisionnements Demandes d'achat, bons de commande et contrats d'approvisionnement Remarque : Bien que la carte d'approvisionnement soit une fonction de l'application Gestion des approvisionnements, vous devez cocher la case Carte approvisionnement dans la page Produits du groupe Options installation afin d'activer le contrôle des fonds pour la fonction de carte d'approvisionnement. Gestion des stocks et Gestion des coûts Crée des transactions sources lorsque des matières stockées sont prélevées dans un entrepôt et facturées à un service ou à un compte de dépenses. Comptes fournisseurs Pièces justificatives Gestion des dépenses Autorisations de déplacement et relevés de dépenses Facturation Factures Comptes clients Articles de comptes clients, paiements journalisés directement et cumuls des réceptions Coûts de projets Transactions liées au budget Gestion des subventions Transactions d'octroi Grand livre Écritures du grand livre avec un groupe de grands livres contrôlés et écritures dont le grand livre est lié au groupe de grands livres contrôlés 252 Copyright 1992, 2011, Oracle et/ou ses sociétés affiliées. Tous droits réservés.

279 Chapitre 8 Traitement des transactions sources par rapport aux budgets contrôlés Application Transactions sources Pour obtenir plus de renseignements Gestion de la paie et Gestion du temps Crée des transactions sources pour les transactions des applications Gestion du temps et Gestion de la paie Le présent chapitre aborde la vérification budgétaire des transactions sources de tierces parties. Si vous créez des transactions sources dans des applications de tierces parties, vous devez procéder à leur vérification budgétaire après les avoir mises en interface avec l'application Grand livre. Ce chapitre traite également des transactions de l'application Gestion de la paie. Vous exécutez le processeur de budgets pour les transactions de l'application Gestion de la paie après avoir transmis les transactions à l'application Grand livre. Processeur de budgets Le traitement du processeur de budgets contrôlés (FS_BP) du Moteur d'application exécute les tâches suivantes : Vérification des transactions par rapport aux budgets contrôlés. mise à jour du budget revenus et émission d'un avertissement lors du traitement des transactions de débit si un quelconque budget dépenses associé présente des dépenses négatives; mise à jour du contrôle des dépenses si les dépenses autorisées disponibles sont suffisantes pour le budget et pour toute tolérance associée ou tout budget dépenses lié. Création d'une entrée dans la table du journal des activités. Mise à jour de la table du journal des transactions de contrôle des fonds (KK_TRANS_LOG) si vous avez activé la mise à jour du journal des transactions pour le type de transactions sources. Si le montant du budget disponible est insuffisant ou que la transaction reçoit d'autres exceptions liées au budget, le processeur de budgets enregistre des erreurs au lieu de mettre à jour les grands livres de contrôle. Toutefois, il met les grands livres à jour dans certaines circonstances lorsque le montant de la transaction source dépasse le montant du budget disponible, par exemple si vous avez sélectionné l'option Suivi avec budget ou Suivi sans budget pour la définition du budget contrôlé. Il met également à jour les grands livres lorsque le montant de la transaction source dépasse le budget disponible tout en restant dans les limites du montant de pourcentage de tolérance ou s'il existe des budgets de revenus liés fournissant suffisamment de dépenses supplémentaires pour le budget de dépenses. Dans ces conditions ou dans des conditions similaires, le processeur de budgets met à jour les grands livres contrôlés et émet un message d'avertissement. Vous pouvez forcer l'acceptation d'une transaction source produisant des erreurs si vous disposez des droits appropriés, auquel cas le processeur de budgets met à jour le grand livre contrôlé et émet un avertissement pour vous aviser de la dérogation. Copyright 1992, 2011, Oracle et/ou ses sociétés affiliées. Tous droits réservés. 253

280 Traitement des transactions sources par rapport aux budgets contrôlés Chapitre 8 Contrôles d'exécution utilisés pour séparer les transactions sources et les produits dans le traitement des budgets par lots Créez un contrôle d'exécution unique pour chaque type de transaction source et pour chaque produit PeopleSoft pour lesquels vous souhaitez procéder à une vérification budgétaire distincte des autres transactions sources et produits. Vous pouvez également choisir d'utiliser le même contrôle d'exécution pour les bons de commande, les demandes d'achat et les écritures de grand livre afin de traiter tous les bons de commande, demandes d'achat et écritures qui existent au moment où le contrôle d'exécution est utilisé pour exécuter le traitement de vérification budgétaire par lots. Par exemple, si vous créez un contrôle d'exécution commun BPO1 pour la gestion des approvisionnements et le grand livre, lorsque vous utilisez BP01 pour initier la vérification budgétaire des bons de commande, le processeur de budgets procède à la vérification budgétaire de tous les bons de commande existants, mais aussi de toutes les écritures existantes. Chaque contrôle d'exécution d'un type de transaction source dispose de ses propres critères. Par exemple, si le contrôle d'exécution BP01 est défini pour les bons de commande avec l'entité US004 et qu'un contrôle d'exécution BP01 distinct est défini pour les écritures avec l'entité US005, lorsque vous exécutez la demande à partir du grand livre ou de l'application Gestion des approvisionnements, le système traite des contrôles d'exécution l'un après l'autre. Le système n'applique pas l'un ou l'autre des jeux de critères à différents types de transactions sources. Cependant, si vous créez un contrôle d'exécution différent pour les bons de commande, les demandes d'achat et les écritures, les différentes transactions sources sont traitées indépendamment les unes des autres. Par exemple, si vous créez BPPO1 pour les bons de commande, BPRQ1 pour les demandes d'achat et BPGL1 pour les écritures, vous pourrez procéder à la vérification budgétaire de ces transactions sources indépendamment les unes des autres. Redémarrage ou réexécution du processeur de budgets Le processeur de budgets (FS_BP) utilise les fonctionnalités intégrées de vérification et de redémarrage du Moteur d'application. Si un arrêt anormal ou une défaillance surviennent au cours d'une étape du programme du processeur de budgets, vous pouvez relancer la demande à partir du dernier point de vérification exécuté avec succès ou à partir de l'étape précédant immédiatement l'étape qui a échoué. Lorsque le problème est identifié et corrigé, vous pouvez redémarrer le traitement à partir du moniteur de traitements. Le redémarrage du processeur de budgets requiert l'exécution des points suivants : 1. Accédez à la page Traitements du groupe Moniteur traitements et sélectionnez le lien Détails pour l'instance de traitement qui a échoué. 2. Le lien Détails vous permet d'accéder à la page Détails traitements dans laquelle vous sélectionnez l'option Redémarrer demande dans la section Mise à jour de la page. 3. Cliquez sur OK pour que le moniteur de traitements remette le traitement en file d'attente et le reprenne après la dernière étape pour laquelle une validation a été émise. Attention! Des données corrompues peuvent résulter du redémarrage d'un traitement qui a déjà été réexécuté. Il est absolument nécessaire de supprimer la demande qui a échoué avant de procéder à une nouvelle exécution. 254 Copyright 1992, 2011, Oracle et/ou ses sociétés affiliées. Tous droits réservés.

281 Chapitre 8 Traitement des transactions sources par rapport aux budgets contrôlés Si possible, relancez le traitement; toutefois, dans certaines situations, le redémarrage risque d'être impossible. Avant de réexécuter le processeur de budgets, vous devez régler de nouveau la valeur du champ de statut de traitement de contrôle des fonds dans l'en-tête de transaction source de contrôle des fonds. Le processeur de budgets verrouille les en-têtes de transaction source de contrôle des fonds en réglant la valeur du champ de statut de traitement de contrôle des fonds à I pour indiquer que l'en-tête de document est en traitement. De cette manière, l'en-tête de document ne pourra pas être traité par d'autres demandes. Si le traitement de vérification budgétaire se termine de façon anormale, il est possible que l'en-tête de traitement de contrôle des fonds soit toujours verrouillé. Afin de déverrouiller l'en-tête de transaction source de contrôle des fonds pour une demande qui a échoué, utilisez la page Déverrouillage en-têtes sources contrôle fonds (Contrôle fonds, Consultation anomalies vérif., Déverrouillage en-têtes srces). Déverrouillage de l'en-tête de transaction source de contrôle des fonds Sél. Déverr. Cochez cette case pour sélectionner les données à nettoyer. Cliquez sur ce bouton après avoir sélectionné les données à nettoyer. Le système effectuera les opérations de nettoyage de données suivantes : mise à jour de la valeur du statut de traitement de l'en-tête de transaction source de contrôle des fonds de I à N; déverrouillage du contrôle d'exécution; déverrouillage des tables temporaires réservées; suppression des données des tables d'état; suppression des données contenues dans la table temporaire, au besoin. Attention! Cette interface utilisateur est conçue de sorte que toutes les opérations de nettoyage nécessaires soient effectuées dans le but de vous permettre de réexécuter le processeur de budgets. Veuillez toutefois noter que le nettoyage ne concernera pas d'autres traitements susceptibles d'appeler le processeur de budgets (FS_BP). Si le processeur de budgets est appelé à partir d'un autre traitement, vous devrez peut-être effectuer un nettoyage manuel avant de réexécuter le processeur de budgets. Copyright 1992, 2011, Oracle et/ou ses sociétés affiliées. Tous droits réservés. 255

282 Traitement des transactions sources par rapport aux budgets contrôlés Chapitre 8 Règles du processeur de budgets Le processeur de budgets utilise les règles que vous définissez dans les pages des définitions de budgets, des jeux de règles, des statuts des périodes budgétaires, des attributs de budgets et des transactions sources pour déterminer si une transaction doit être traitée et quand rejeter une transaction. Le processeur de budgets suit ces valeurs par défaut et cette hiérarchie de remplacements lorsqu'il applique les règles. Les valeurs par défaut sont appliquées à partir du haut de la liste et les remplacements à partir du bas de la liste : définition de budget; jeu de règles; statut des périodes budgétaires; champ de structure de contrôle; attributs des budgets; définition des transactions sources. Remarque : Le module Contrôle des fonds fournit de nombreuses règles pouvant être définies par l'utilisateur qui affectent la façon dont le processeur de budgets traite les transactions. Règles de mise en équilibre Si vous sélectionnez l'option Équilibre écrit. obligatoire pour un budget contrôlé, le processeur de budgets s'assure que les écritures du journal des activités du module Contrôle des fonds sont équilibrées. Le traitement génère des écritures de contrepartie pour chaque transaction source à l'aide des valeurs des champs de structure du compte de contrepartie indiquées dans la page de définition des budgets (par type de transaction source, avec une valeur par défaut). Les enregistrements de contrepartie héritent de tous les champs de structure marqués en tant que champs de structure équilibrés dans la page traitant de l'équilibre du groupe de grands livres. Option de règlement des périodes budgétaires pour les transactions suivantes L'option de règlement des périodes budgétaires est activée dans la page Contrôle fonds du groupe Options installation. Elle détermine si l'annulation ou le règlement de la transaction précédente ou référencée par la transaction actuelle ou suivante est créé à l'aide de la période budgétaire de la transaction précédente référencée ou de la période budgétaire de la transaction source actuelle associée. Lors de l'installation, vous devez choisir l'une des deux options pour le règlement des périodes budgétaires : Si vous sélectionnez Période budg. doc. courant, vous associerez par défaut le règlement à la période budgétaire du document courant en cours de traitement. Par exemple, la période budgétaire utilisée est celle de la pièce justificative suivante qui règle le bon de commande précédent associé. 256 Copyright 1992, 2011, Oracle et/ou ses sociétés affiliées. Tous droits réservés.

283 Chapitre 8 Traitement des transactions sources par rapport aux budgets contrôlés Si vous sélectionnez Période budg. doc. précédent, vous associerez par défaut le règlement à la période budgétaire du document précédent. Par exemple, la période budgétaire utilisée est celle du bon de commande précédent, et non celle de la pièce justificative suivante. Cette option d'installation est définie lors de la mise en œuvre et n'est pas modifiée. Dans les exemples suivants, il existe des budgets de 1000 USD pour les périodes budgétaires 2004 et Une demande d'achat est créée pour un montant de 100 USD en date du 1er décembre Elle est ensuite réglée, puis un bon de commande est émis pour un montant de 125 USD le 1er janvier L'exemple suivant illustre le comportement du processeur de budgets lorsque l'option Période budg. doc. courant est activée : Transaction Grand livre Exercice Période comptable Champ de structure Période budgétaire Montant Demande d'achat Règlement de la demande d'achat Préengagemen t Préengagemen t $ $ Bon de commande créé Engagement $ L'exemple suivant illustre l'incidence sur l'autorisation de dépenses ou sur les dépenses disponibles. Grand livre Période budgétaire 2004 Période budgétaire 2005 Budget $ $ Préengagement 100 $ -100 $ Engagement 125 $ DA -900 $ -975 $ Les effets sur les dépenses autorisées se font sentir sur la période budgétaire précédente de 2004 sans répercussion sur le budget disponible, ou simplement à hauteur de la différence entre le montant du préengagement et le montant de l'engagement pour la période budgétaire actuelle de Le deuxième exemple illustre le comportement du processeur de budgets lorsque l'option Période budg. doc. précédent est activée : Transaction Grand livre Exercice Période comptable Champ de structure Période budgétaire Montant Demande d'achat Préengagemen t $ Copyright 1992, 2011, Oracle et/ou ses sociétés affiliées. Tous droits réservés. 257

284 Traitement des transactions sources par rapport aux budgets contrôlés Chapitre 8 Transaction Grand livre Exercice Période comptable Champ de structure Période budgétaire Montant Règlement de la demande d'achat Préengagemen t $ Bon de commande créé Engagement $ L'exemple suivant illustre l'incidence sur l'autorisation de dépenses ou sur les dépenses disponibles. Grand livre Période budgétaire 2004 Période budgétaire 2005 Budget $ $ Préengagement 100 $ 0 $ Préengagement $ 0 $ Engagement 125 $ DA $ -875 $ Les effets sur les dépenses autorisées se font sentir sur la période budgétaire actuelle en raison du rétablissement du budget disponible dans la période précédente. Un scénario particulier s'applique lorsque le champ de structure avec jeu de règles est modifié entre le document précédent et le document suivant et que le champ Opt. règl. PB est réglé à la valeur Période budg. doc. courant. La période budgétaire courante peut ne pas être convenable pour des écritures d'annulation. Dans ce cas, le processeur de budgets utilise le champ de structure avec jeu de règles précédent pour extraire le jeu de règles ainsi que le calendrier à périodes budgétaires associé à ce jeu de règles. Selon la date du budget associée au document courant et le calendrier à périodes budgétaires, une période budgétaire appropriée est déterminée pour les écritures d'annulation; celle-ci peut être différente des périodes budgétaires précédente et courante. Ce scénario est illustré dans l'exemple suivant, le document précédent étant un bon de commande (PO) de 5 lignes et les documents suivants des pièces justificatives POV1, POV2, POV3, POV4 et POV5. Le tableau ci-dessous juxtapose la période budgétaire de l'entrée d'annulation pour chaque pièce justificative en cas d'utilisation de l'option de règlement de la période budgétaire pour le document précédent ou courant lorsque le jeu de règles est le même et lorsque le jeu de règles a été modifié par rapport à celui du document précédent. Document Date du budget CS avec jeu de règles/fonds Calendrier à pér. budg. du jeu de règles Période budgétaire du document Option de règlement de la pér. budg. est Précédent Option de règlement de la pér. budg. est Courant PO 1er février F100 EM (mensuel) 2004M02 sans objet sans objet 258 Copyright 1992, 2011, Oracle et/ou ses sociétés affiliées. Tous droits réservés.

285 Chapitre 8 Traitement des transactions sources par rapport aux budgets contrôlés Document Date du budget CS avec jeu de règles/fonds Calendrier à pér. budg. du jeu de règles Période budgétaire du document Option de règlement de la pér. budg. est Précédent Option de règlement de la pér. budg. est Courant POV1 1er février F100 EM 2004M M M02 POV2 1er avril 2004 F100 EM 2004M M M04 POV3 1er juin 2004 F200 EQ (trimestriel) 2004Q2 2004M M06 POV4 1er août 2004 F300 EA (annuel) M M08 POV5 1er octobre F400 Aucun Aucun 2004M M10 Transactions sources de traitement de budgets se référant à des transactions précédentes Lorsque le processeur de budgets traite une transaction (par exemple, une pièce justificative) faisant référence à une transaction précédente (par exemple, un bon de commande), il peut régler la transaction de référence en termes d'articles ou de valeur pécuniaire. Vous pouvez indiquer la base de règlement au niveau de la ligne de répartition des documents précédents. Les règles générales suivies par le processeur de budgets lors du traitement des transactions de référence comprennent les points suivants : Si une transaction source fait référence à une transaction source précédente (par exemple, un bon de commande) d'un montant équivalent ou inférieur, le traitement règle le montant pour la transaction précédente et met à jour le budget contrôlé avec le montant de la nouvelle transaction. Le traitement ne valide pas l'existence de fonds suffisants tant que la transaction ne tente pas d'utiliser les fonds budgétisés supplémentaires. Par exemple, supposons que vous procédiez à la vérification budgétaire d'un bon de commande de 300 USD. Lorsque vous procédez à la vérification budgétaire d'une pièce justificative de 300 USD liée à ce bon de commande, le traitement règle l'engagement initial de 300 USD et met à jour le montant actuel des dépenses de 300 USD. Le montant étant identique, il n'est pas nécessaire de valider que des fonds suffisants existent dans le budget. Toutefois, si le montant de la pièce justificative était de 350 USD, le traitement validerait les fonds suffisants car la transaction tenterait d'utiliser 50 USD supplémentaires. Aucune anomalie de contrôle budgétaire ne sera jamais attribuée pour insuffisance de fonds à une transaction qui se rapporte à une transaction précédente, tant que le montant de la transaction n'est pas supérieur à celui de la transaction de référence, même si le budget présente un découvert. Si la valeur de l'option de contrôle du budget est réglée à Contrôle document initial, aucune erreur ne sera jamais attribuée pour insuffisance de fonds aux transactions qui se rapportent à des transactions précédentes, même si leur montant dépasse celui des transactions précédentes. et Chapitre 3, "Définition des options de base du module de contrôle des fonds," Définition des options relatives à la date de budget, à la date de contrepassation et à la période budgétaire de règlement, page 54. Dans ce cas, le processeur de budgets émettra un avertissement. Copyright 1992, 2011, Oracle et/ou ses sociétés affiliées. Tous droits réservés. 259

286 Traitement des transactions sources par rapport aux budgets contrôlés Chapitre 8 Lorsque le processeur de budgets règle un document de référence, les montants de règlement sont inscrits dans le grand livre contrôlé pour l'exercice financier et la période comptable du document courant ainsi que pour la période budgétaire déterminée par la valeur que vous avez sélectionnée dans le champ Opt. règl. PB de la page Contrôle fonds du groupe Options installation. Les champs utilisés par le processeur de budgets pour désigner les transactions de référence sont définis dans le groupe de pages Transactions sources. Quatre champs de la table des lignes pour la transaction source affectent le traitement des budgets : Si le champ KK_CLOSE_FLAG a la valeur Y, le processeur de budgets ramènera le solde non utilisé à zéro dans le champ KK_LIQUIDATION pour la ligne de transaction en cours de traitement. Si le champ KK_PROCESS_PRIOR a la valeur N, le processeur de budgets ne réglera pas les montants associés à une transaction de référence. Toutefois, le processeur de budgets tiendra compte de ce qui a déjà été réglé pour procéder à une nouvelle vérification budgétaire des documents associés à une transaction de référence et conservera la valeur Y de la vérification budgétaire précédente pour le champ KK_PROCESS_PRIOR. Si le champ KK_CLOSE_PRIOR a la valeur Y, le processeur de budgets réglera intégralement le solde non utilisé associé à la ligne de transaction de référence. Le champ LIQUIDATE_METHOD du prédécesseur détermine si le règlement est effectué en fonction du montant ou de la quantité. Les valeurs sont A pour le montant et Q pour la quantité. Option de date pour les transactions avec vérification budgétaire déjà réalisée L'option de date de contrepassation est une option d'installation activée dans la page Contrôle fonds lors de la mise en œuvre. Cette option détermine le mode d'inscription d'une nouvelle vérification budgétaire pour un document révisé (modification d'une date comptable et, éventuellement, d'un montant) dans le journal des activités et dans le grand livre. Elle n'est pas destinée à déterminer l'annulation de documents précédents dans le cycle normal des engagements et des règlements. Elle n'affecte pas le règlement réel d'un document précédent toujours enregistré avec la période comptable de l'exercice financier du document à annuler. Le processeur de budgets contrepasse les documents ayant déjà fait l'objet d'une vérification budgétaire au moyen de l'option Date courante ou Date précédente. Dans les tableaux d'exemples ci-dessous, un bon de commande subit plusieurs révisions ou transformations, la date de ce dernier étant modifiée tout au long du processus. Lorsque vous utilisez l'option Date précédente, chaque fois qu'un document fait l'objet d'une nouvelle vérification budgétaire, les écritures précédentes sont supprimées par le système et retirées du journal des activités. Elles sont remplacées par de nouvelles écritures générées par la vérification budgétaire des nouveaux documents. Cependant, si vous sélectionnez l'option Date courante, un suivi des activités sera consigné dans le journal des activités et la modification nette sera constatée dans le grand livre. Les deux exemples suivants illustrent séparément, pour les options de date courante et précédente, l'activité de journal générée par le système pour les transactions supposées. Dans le premier exemple, vous sélectionnez l'option Date courante (date comptable courante). Les tableaux suivants illustrent les écritures lorsque le processeur de budgets annule les documents pour lesquels la vérification budgétaire a déjà été réalisée et crée des écritures pour chaque modification et transaction supposées : 260 Copyright 1992, 2011, Oracle et/ou ses sociétés affiliées. Tous droits réservés.

287 Chapitre 8 Traitement des transactions sources par rapport aux budgets contrôlés Supposons qu'un nouveau bon de commande d'un montant de 900 USD soit créé pour le compte et que la date comptable soit le 15 décembre Supposons par ailleurs que la date du budget corresponde à la date comptable dans les exemples suivants. Grand livre Champ de structure Période budgétaire Exercice financier et période comptable Montant CC_ENCUM Q4 2002/ Supposons que le bon de commande passe à 800 USD, que le compte soit modifié en et que la nouvelle date comptable devienne le 15 janvier Grand livre Champ de structure Période budgétaire Exercice financier et période comptable Montant CC_ENCUM Q4 2002/ CC_ENCUM Q4 2003/1-900 CC_ENCUM Q1 2003/1 800 Supposons que le bon de commande passe à 400 USD, que le compte reste et que la nouvelle date comptable devienne le 15 mars Grand livre Champ de structure Période budgétaire Exercice financier et période comptable Montant CC_ENCUM Q4 2002/ CC_ENCUM Q4 2003/1-900 CC_ENCUM Q1 2003/1 800 CC_ENCUM Q1 2003/3-800 CC_ENCUM Q1 2003/3 400 Supposons que le bon de commande passe à nouveau à 900 USD, que le compte soit modifié en mais que la date comptable devienne le 15 décembre Grand livre Champ de structure Période budgétaire Exercice financier et période comptable Montant CC_ENCUM Q4 2002/ CC_ENCUM Q4 2003/1-900 CC_ENCUM Q1 2003/1 800 CC_ENCUM Q1 2003/3-800 Copyright 1992, 2011, Oracle et/ou ses sociétés affiliées. Tous droits réservés. 261

288 Traitement des transactions sources par rapport aux budgets contrôlés Chapitre 8 Grand livre Champ de structure Période budgétaire Exercice financier et période comptable Montant CC_ENCUM Q1 2003/3 400 CC_ENCUM Q1 2002/ CC_ENCUM Q4 2002/ Supposons qu'une pièce justificative soit créée pour le bon de commande de 700 USD, pour le compte et que la date comptable soit le 15 janvier Grand livre Champ de structure Période budgétaire Exercice financier et période comptable Montant CC_ENCUM Q4 2002/ CC_ENCUM Q4 2003/1-900 CC_ENCUM Q1 2003/1 800 CC_ENCUM Q1 2003/3-800 CC_ENCUM Q1 2003/3 400 CC_ENCUM Q1 2002/ CC_ENCUM Q4 2002/ CC_EXP Q1 2003/1 700 CC_ENCUM Q1 2003/1-700 Le solde du bon de commande est fermé à la date comptable du 15 mars Grand livre Champ de structure Période budgétaire Exercice financier et période comptable Montant CC_ENCUM Q4 2002/ CC_ENCUM Q4 2003/1-900 CC_ENCUM Q1 2003/1 800 CC_ENCUM Q1 2003/3-800 CC_ENCUM Q1 2003/3 400 CC_ENCUM Q1 2002/ CC_ENCUM Q4 2002/ Copyright 1992, 2011, Oracle et/ou ses sociétés affiliées. Tous droits réservés.

289 Chapitre 8 Traitement des transactions sources par rapport aux budgets contrôlés Grand livre Champ de structure Période budgétaire Exercice financier et période comptable Montant CC_EXP Q1 2003/1 700 CC_ENCUM Q1 2003/1-700 CC_ENCUM Q4 2003/3-200 Dans le deuxième exemple, supposons que vous sélectionniez l'option Date précédente (date comptable précédente). Le processeur de budgets traite alors les modifications et crée des écritures de journal comme dans les exemples suivants : Supposons qu'un nouveau bon de commande d'un montant de 900 USD soit créé pour le compte et que la date comptable soit le 15 décembre Les éléments en italique indiquent les écritures du journal des activités qui sont supprimées (l'effet net des éléments supprimés sur le grand livre est nul). Grand livre Champ de structure Période budgétaire Exercice financier et période comptable Montant CC_ENCUM Q4 2002/ Supposons que le bon de commande passe à 800 USD, que le compte soit modifié en et que la nouvelle date comptable devienne le 15 janvier Grand livre Champ de structure Période budgétaire Exercice financier et période comptable Montant CC_ENCUM Q4 2002/ CC_ENCUM Q4 2002/ CC_ENCUM Q1 2003/1 800 Supposons que le bon de commande passe à 400 USD, que le compte reste et que la nouvelle date comptable devienne le 15 mars Grand livre Champ de structure Période budgétaire Exercice financier et période comptable Montant CC_ENCUM Q1 2003/1 800 CC_ENCUM Q1 2003/1-800 CC_ENCUM Q1 2003/3 400 Supposons que le bon de commande passe à nouveau à 900 USD, que le compte soit modifié en mais que la date comptable devienne le 15 décembre Copyright 1992, 2011, Oracle et/ou ses sociétés affiliées. Tous droits réservés. 263

290 Traitement des transactions sources par rapport aux budgets contrôlés Chapitre 8 Grand livre Champ de structure Période budgétaire Exercice financier et période comptable Montant CC_ENCUM Q1 2003/3 400 CC_ENCUM Q1 2003/3-400 CC_ENCUM Q4 2002/ Supposons qu'une pièce justificative soit créée pour le bon de commande de 700 USD, pour le compte et que la date comptable soit le 15 janvier Grand livre Champ de structure Période budgétaire Exercice financier et période comptable Montant CC_ENCUM Q4 2002/ CC_EXP Q1 2003/1 700 CC_ENCUM Q1 2003/1-700 Le solde du bon de commande est fermé à la date comptable 15 mars Grand livre Champ de structure Période budgétaire Exercice financier et période comptable Montant CC_ENCUM Q4 2002/ CC_ENCUM Q1 2002/ CC_EXP Q1 2003/1 700 CC_ENCUM Q4 2002/ Traitement des transactions sources par le processeur de budgets lorsque des budgets de dépenses sont associés à des budgets de revenus Si vous avez des budgets de dépenses et de revenus associés, le processeur de budgets vérifie le budget associé lorsque la transaction liée aux préengagements, aux engagements ou aux dépenses dépasse le montant disponible restant du budget. Dans ce cas, le processeur de budgets vérifie si le revenu associé aux budgets de revenus associés est suffisant pour couvrir la transaction. Réductions de revenus et dépenses autorisées (DA) négatives pour les budgets de dépenses associés Les DA d'un budget de dépenses sont généralement calculées en soustrayant le total des préengagements, des engagements et des dépenses du montant de budget reporté. Les budgets de revenus associés augmentent les dépenses disponibles au-delà des dépenses autorisées (DA) pour les budgets de dépenses liés. 264 Copyright 1992, 2011, Oracle et/ou ses sociétés affiliées. Tous droits réservés.

291 Chapitre 8 Traitement des transactions sources par rapport aux budgets contrôlés Le traitement par le processeur de budgets d'une transaction source, quelle qu'elle soit, qui réduit (débite) les revenus comptabilisés, recouvrés ou budgétisés liés à un ou plusieurs budgets de dépenses, donne lieu à une vérification visant à déterminer si le total combiné des DA pour un ou plusieurs des budgets de dépenses associés, le pourcentage de tolérance lié à ces budgets et le budget de revenus associé, ainsi que les revenus comptabilisés ou recouvrés associés, génère des dépenses négatives pour au moins un des budgets de dépenses associés. Si une DA négative est détectée, un avertissement (W35 - Budget dép. assoc. inf. à 0) est émis par le processeur de budgets et la réduction des revenus est reportée. Remarque : Il n'y a pas de validation des DA de la période précédente ou future lorsque la budgétisation cumulative est activée pour la définition d'un budget de dépenses associé. Si vous procédez à une vérification budgétaire en ligne et que vous avez coché la case Message erreur/avertissement dans la page Contrôle fonds du groupe Options installation, le message W35 s'affichera automatiquement si le système détecte une DA négative ou une condition d'autorisation de dépenses négative. L'avertissement sera émis si un budget de dépenses associé qui est lié au revenu concerné par la réduction, quel qu'il soit, présente une condition de dépense négative. Seules les réductions des revenus liés sous forme de débit des revenus, par exemple lorsqu'un crédit est émis pour un compte client, peuvent entraîner la vérification des budgets associés par le processeur de budgets afin de détecter toute dépense autorisée négative. Les transactions sources qui réduisent réellement les revenus (débit des revenus) sont généralement produites dans les applications Facturation, Comptes clients et parfois Grand livre. Toutefois, n'importe quelle transaction source de n'importe quel produit qui réduit (débite) les revenus liés à un budget de dépenses associé entraîne la vérification par le processeur de budgets afin de détecter toute dépense disponible négative pour tous les budgets de dépenses associés. Si un budget de dépenses lié présente une condition de dépense négative, le processeur émet le message d'avertissement (W35). De plus, si de nouvelles réductions de revenus sont traitées, l'avertissement continue d'être émis pour tout budget de dépenses associé présentant des dépenses négatives continues, même si elles ne sont pas liées à la transaction de réduction de revenus en cours de traitement. Par exemple, le système peut continuer à traiter les remboursements de ventes même s'il existe des dépenses disponibles négatives pour les budgets de dépenses liés, mais vous devez augmenter le budget de dépenses, ajuster les tolérances ou augmenter les revenus pour pouvoir reporter les transactions supplémentaires concernant les engagements ou les dépenses pour le budget présentant des DA négatives. L'avertissement continue d'être émis jusqu'à ce que des dépenses suffisantes soient fournies pour les budgets de dépenses liés présentant une condition de dépense négative. Le message d'avertissement (W35 Budget dép. assoc. inf. à 0) vous invite à ouvrir la page des anomalies liées au contrôle des fonds de votre produit PeopleSoft. À l'aide de la valeur du statut de traitement Avertissements seulement, vous pouvez alors repérer les anomalies d'écriture, les anomalies de facturation ou les anomalies de budget applicables. Lorsque la vérification budgétaire est exécutée en mode de traitement par lots, le processeur de budgets indique le nombre d'avertissements en plus du nombre de lignes erronées et du nombre de lignes ayant passé la vérification budgétaire avec succès. Ces statistiques sont disponibles pour toutes les applications auxiliaires qui prennent en charge le contrôle des fonds et la vérification budgétaire en mode de traitement par lots. La plupart des produits PeopleSoft fournissent un statut d'avertissement pour chaque ligne de transaction. Si cette fonctionnalité est disponible pour votre produit, en cliquant sur le statut de ligne W, vous connaîtrez le groupe de grands livres de revenus pour lequel la transaction traitée a détecté un enregistrement de budget de dépenses présentant une condition de dépense négative. Vous pouvez utiliser des interrogations de contrôle des fonds pour déterminer les transactions et budgets de dépense à surveiller. Copyright 1992, 2011, Oracle et/ou ses sociétés affiliées. Tous droits réservés. 265

292 Traitement des transactions sources par rapport aux budgets contrôlés Chapitre 8 Les exemples suivants illustrent différentes transactions lorsque le budget de dépenses CC_ORG est lié au budget de revenus CC_REV pour les revenus budgétisés et comptabilisés : Groupe grands livres Budget Préeng. Engag. Dép. Compt. Recouvr. Tolérance 10 % DA/dépenses disponibles CC_ORG $ 1000 $ 2000 $ 8000 $ 1000 $ 0 $ CC_REV $ 1000 $ 2000 $ Dépense, pas d'avertiss ement W35 Rembours ement, avertisse ment W35 émis $ $ $ $ -500 $ $ Nouvelle inscriptio n d'un revenu comptabil isé, pas d'avertiss ement W35 Contrepas sation d'un revenu recouvré, pas d'avertiss ement W $ 700 $ $ $ $ Augment ation d'un revenu budgétisé, pas d'avertiss ement W $ 20 $ -780 $ 266 Copyright 1992, 2011, Oracle et/ou ses sociétés affiliées. Tous droits réservés.

293 Chapitre 8 Traitement des transactions sources par rapport aux budgets contrôlés Groupe grands livres Budget Préeng. Engag. Dép. Compt. Recouvr. Tolérance 10 % DA/dépenses disponibles Augment ation d'un budget de dépenses, pas d'avertiss ement W35 Diminuti on d'un revenu comptabil isé, pas d'avertiss ement W35 Diminuti on d'un budget de dépenses, pas d'avertiss ement W35 Diminuti on d'un budget de revenus, pas d'avertiss ement W35 Rembours ement d'un revenu comptabil isé, avertisse ment W35 émis 5000 $ 50 $ 4270 $ -600 $ 3670 $ $ -10 $ 2660 $ $ -340 $ -100 $ -440 $ Cet exemple se complique si vous avez plusieurs budgets de dépenses associés à un ou plusieurs budgets de revenus ou même si vous avez plusieurs budgets de revenus associés à un seul budget de dépenses. Le processeur de budgets vérifie toutes les DA pour les budgets de dépenses associés au budget de revenus concerné. Ce traitement supplémentaire peut générer une dégradation des performances si vous avez des budgets base zéro associés à des revenus et qu'il existe plusieurs associations entre les dépenses et les revenus. Copyright 1992, 2011, Oracle et/ou ses sociétés affiliées. Tous droits réservés. 267

294 Traitement des transactions sources par rapport aux budgets contrôlés Chapitre 8 Traitement par le processeur de budgets dans le cadre de l'établissement d'un budget cumulé Si vous avez activé la fonction d'établissement d'un budget cumulé pour le budget d'une transaction source, le processeur de budgets traite toutes les périodes budgétaires incluses dans l'intervalle de dates du cumul afin de calculer le montant de budget disponible pour la transaction. Traitement par le processeur de budgets dans le cadre du contrôle des sources de financement Si vous avez activé le contrôle des sources de financement pour le budget contrôlé d'une transaction source, le processeur de budgets vérifie les points suivants : Des sources de financement sont affectées au budget contrôlé lié à la transaction. À chaque enregistrement d'affectation de source de financement «budgétisé» correspond un enregistrement de montant de budget dans la table des données du grand livre contrôlé (LEDGER_KK). Le processeur de budgets vérifie si les fonds sont suffisants en fonction des affectations établies pour le budget. Si la somme des montants affectés est inférieure au montant de la transaction, elle est refusée après vérification budgétaire. Traitement des budgets de valeurs non pécuniaires Lorsque la case Activer budg. VNP est cochée dans la définition d'un budget, le processeur de budgets applique les règles relatives aux budgets de valeurs non pécuniaires de la même manière que pour les autres types de budgets. Il ignore totalement la vérification des budgets de valeurs non pécuniaires pour les transactions sources sans code de valeur non pécuniaire ni valeur non pécuniaire. Lorsque le processeur de budgets annule les engagements budgétaires dans le flux des documents d'approvisionnement au paiement (règlement), si le document suivant a le même code de valeur non pécuniaire que le document précédent, le règlement de la valeur non pécuniaire du document précédent sera effectué de la même manière que pour une valeur pécuniaire. Cependant, si le document suivant n'est associé à aucun code de valeur non pécuniaire ou que son code de valeur non pécuniaire est différent de celui du document précédent, la valeur non pécuniaire du document précédent ne sera pas réglée car le système ne pourra pas déterminer la valeur non pécuniaire à régler. Dans ce cas, le document suivant passera avec succès la vérification budgétaire, mais un avertissement W27 (Aucun règl. VNP - code écart) sera émis. Traitement des budgets avec écritures comptables interentités liées Si la transaction source a des écritures comptables interentités liées, le processeur de budgets vérifie également les transactions sources interentités. Si la transaction interentité est refusée après vérification budgétaire, celle de la transaction source de base est refusée également. Cela se produit lorsque des documents ont un en-tête unique et des lignes pour différentes entités; toutefois, ce n'est pas le cas pour des écritures de grand livre qui génèrent des en-têtes distincts pour chaque entité impliquée. Traitement des budgets fermés Si le budget est fermé, que ce soit manuellement ou par le biais du traitement de fermeture de budget (FSPYCLOS), le processeur de budgets émet une erreur pour chaque transaction source vérifiée par rapport à ce budget. 268 Copyright 1992, 2011, Oracle et/ou ses sociétés affiliées. Tous droits réservés.

295 Chapitre 8 Traitement des transactions sources par rapport aux budgets contrôlés Traitement des budgets des transactions sources supprimées Si vous exécutez un traitement pour supprimer la transaction source dans une application, le processeur de budgets annule les anciens montants reportés sur le grand livre contrôlé et supprime toutes les anciennes écritures de la transaction dans les journaux des activités et des transactions. Date du budget Dans la page Contrôle fonds du groupe Options installation, vous avez le choix entre deux options par défaut pour la date du budget : Date comptable document : permet d'utiliser par défaut la date comptable du document comme date de budget; Date budget document précédent : permet d'utiliser par défaut la date du document précédent comme date de budget. La date de budget s'affiche par défaut, mais un utilisateur disposant d'un code approprié peut remplacer cette date. Statut de la vérification budgétaire Après avoir exécuté le processeur de budgets en ligne ou en mode de traitement pas lots, vous pouvez consulter les résultats. Résultats de la transaction de vérification budgétaire en ligne Si vous exécutez le traitement en ligne à partir de la page Transaction source ou de la page Contrôle fonds, le champ Statut en-tête budget (également appelé Statut en-tête vérif. budg. ou Statut budget) est mis à jour avec l'une de ces valeurs dès que le traitement est terminé, vous fournissant une rétroaction immédiate : Valide : La transaction a passé avec succès la vérification budgétaire (sans erreur ou simplement avec des avertissements). Le traitement met à jour le budget contrôlé. Si des avertissements sont émis, le système fournit un lien vers la page des anomalies pour consulter les avertissements. Erreur : La transaction est refusée après vérification budgétaire. Le traitement ne met pas à jour le budget contrôlé. La page fournit également un lien vers la page des anomalies appropriée pour la transaction afin que vous puissiez consulter les anomalies et forcer leur acceptation. Statut de ligne de budget Le processeur de budgets met également à jour le champ du statut de ligne de budget dans la table des lignes de transaction source. V (Vérification budg. valide) : la ligne de transaction a passé avec succès la vérification budgétaire (sans aucune erreur); W (Avert. vérification budgétaire) : la ligne de transaction a passé avec succès la vérification budgétaire (avec un ou plusieurs avertissements); Copyright 1992, 2011, Oracle et/ou ses sociétés affiliées. Tous droits réservés. 269

296 Traitement des transactions sources par rapport aux budgets contrôlés Chapitre 8 E (Erreur vérification budgétaire) : la ligne de transaction est refusée après vérification budgétaire; N (Aucune vérif. effectuée) : la ligne de transaction n'a pas encore été soumise à la vérification budgétaire; B (Aucune vérification budgétaire) : la ligne de transaction n'est pas soumise à la vérification budgétaire. Résultats du traitement de vérification budgétaire par lots Si vous exécutez le traitement par lots, vous pouvez consulter les résultats du traitement dans le groupe de pages Statut vérification budgétaire. Le statut de traitement est l'une des valeurs suivantes lorsque le traitement est terminé : Statut Erreurs Description Le traitement s'est terminé avec succès, mais il existe des erreurs et des avertissements de vérification budgétaire pour les transactions. Échec traitement Le traitement s'est terminé de manière anormale. Ni erreurs ni avertissements Le traitement s'est terminé avec succès, sans erreurs ni avertissements pour les transactions. Le traitement met à jour le budget contrôlé. Avertissements seulement Le traitement s'est terminé avec succès, mais il existe des avertissements pour les transactions. Le traitement met à jour le budget contrôlé. Erreurs non relevées Le traitement s'est terminé avec succès, mais il existe des erreurs de vérification budgétaire pour les transactions, en nombre trop important pour les enregistrer toutes. Vous devez corriger les erreurs dans le budget contrôlé et la transaction source, puis réexécuter le traitement. Si les transactions présentent des anomalies, vous utilisez le groupe de pages Anomalie transaction pour le type de transaction concerné afin de consulter les anomalies, de rechercher les transactions sources et de forcer l'acceptation des erreurs de la vérification budgétaire, à condition de disposer du code utilisateur approprié. Avis de flux des travaux des résultats de la vérification budgétaire Vous pouvez définir le flux des travaux afin qu'il vous avise des budgets qui ont échoué à l'étape de vérification budgétaire ou ayant reçu des erreurs. 270 Copyright 1992, 2011, Oracle et/ou ses sociétés affiliées. Tous droits réservés.

297 Chapitre 8 Traitement des transactions sources par rapport aux budgets contrôlés Vérification budgétaire des transactions sources de tierce partie Le contrôle des fonds fournit la demande de vérification budgétaire/le point d'intégration du résultat pour la vérification budgétaire et soumet les résultats de cette vérification budgétaire aux transactions sources de tierce partie. Après avoir mis en interface des écritures comptables de tierce partie avec le module Contrôle des fonds, vous exécutez le processeur de budgets à partir de la page Demande vérif. budgétaire pour vérifier les transactions et mettre à jour le budget contrôlé. Vous pouvez afficher ou modifier les transactions dans la page Entrée transactions génériques, avant ou après avoir exécuté le processeur de budgets. La présente section traite des sujets suivants : consultation et ajustement des transactions sources de tierce partie; utilisation de la page Contrôle fonds pour traiter la vérification budgétaire; exécution du processeur de budgets pour les transactions sources de tierce partie. Pages utilisées pour procéder à la vérification budgétaire des transactions sources de tierce partie Titre de la page Nom de système Navigation Usage Entrée transactions génériques KK_GEN_TRANS_ENTRY Contrôle fonds, Transactions tierce partie, Entrée transactions génériques Sert à consulter et à mettre à jour les transactions sources que vous avez chargées à partir de l'application de tierce partie. Vous accédez également à la page Contrôle fonds dans laquelle vous pouvez lancer la vérification budgétaire et forcer son acceptation pour la transaction dans son ensemble. Contrôle fonds KK_EXCPTN_OVER_SEC Cliquez sur l'icône Options vérif. budgétaire dans la page Entrée transactions génériques. Sert à consulter les détails d'une transaction contrôlée, tels que le statut de vérification budgétaire, le type de montant et le code de transaction. Cette page permet également de forcer l'acceptation de la vérification budgétaire d'une transaction ou d'exécuter le processeur de budgets (FS_BP) du Moteur d'application pour cette transaction. Copyright 1992, 2011, Oracle et/ou ses sociétés affiliées. Tous droits réservés. 271

298 Traitement des transactions sources par rapport aux budgets contrôlés Chapitre 8 Titre de la page Nom de système Navigation Usage Vérification transactions budgétaires génériques KK_GEN_BGTCHK_REQ Contrôle fonds, Transactions tierce partie, Vérification trans. génériques Sert à demander l'exécution du processeur de budgets (FS_BP) du Moteur d'application pour des transactions (génériques) de tierce partie que vous avez mises en interface avec le logiciel PeopleSoft. Consultation et ajustement des transactions de tierce partie Accédez à la page Entrée transactions génériques (Contrôle fonds, Transactions tierce partie, Entrée transactions génériques). Entrée de transactions génériques Type montant Sélectionnez un type de montant contrôlé. Important! Si la transaction contient une ligne dont la valeur de compte ne correspond pas au grand livre représenté par le type de montant sélectionné (par exemple, une ligne de transaction de revenus alors que vous avez sélectionné le type de montant Engagements), le processeur de budgets ne traitera pas la ligne et ne mettra pas à jour la table des données du grand livre contrôlé pour cette ligne. Cliquez sur l'icône Options vérif. budgétaire pour accéder à la page Contrôle fonds, dans laquelle vous pouvez consulter les détails relatifs à la transaction, comme le statut de la vérification budgétaire et le type de montant de la transaction. Vous pouvez également activer la fonction de dérogation au contrôle budgétaire ou lancer le processeur de budgets pour la transaction. Entité GL Entrez l'entité de grand livre. 272 Copyright 1992, 2011, Oracle et/ou ses sociétés affiliées. Tous droits réservés.

299 Chapitre 8 Traitement des transactions sources par rapport aux budgets contrôlés Type taux Affiche le type de taux utilisé pour convertir le montant initial si le montant de la ligne est dans une autre devise que celle de l'entité. C. VNP Valeur définie par l'utilisateur qui désigne le type d'unité pour lequel un suivi est effectué. Ce champ apparaît seulement pour les définitions de budget ayant des budgets de valeur non pécuniaire activés. VNP Nombre d'unités de valeur non pécuniaire. Remarque : Cette page sert uniquement à consulter des transactions qui ont été chargées au moyen du point d'intégration des données sur les demandes de vérification budgétaire et les vérifications budgétaires et à effectuer des mises à jour simples. Elle offre des possibilités restreintes en matière de modification et de validation de données. Utilisation de la page Contrôle fonds Accédez à la page Contrôle fonds (cliquez sur l'icône Options vérif. budgétaire dans la page Entrée transactions génériques). Transaction dérogation Cochez cette case pour permettre à la transaction dans sa totalité de mettre à jour le budget contrôlé, même si des erreurs existent. Cette option n'est disponible que pour les superutilisateurs avec privilège d'accès à la dérogation au contrôle budgétaire (si l'événement de sécurité Dérogation au contrôle budgétaire est activé. Elle ne sera pas disponible si la transaction a passé avec succès la vérification budgétaire, avec seulement des avertissements. Vous pouvez la sélectionner avant la vérification budgétaire (pour les écritures de grand livre uniquement) ou après avoir exécuté le processeur de budgets et le retour des erreurs. Elle n'est pas disponible si aucune ligne de transaction ne contient d'anomalie impliquant une dérogation. Cliquez sur l'icône Données transaction dérogation pour connaître la raison pour laquelle vous ne pouvez pas forcer l'acceptation d'une vérification budgétaire pour une transaction complète. Par Date Vérifier budget Anomalies transaction Code de l'utilisateur ayant forcé l'acceptation d'une anomalie budgétaire. Ce champ est mis à jour par le système. Date à laquelle un utilisateur a forcé l'acceptation d'une anomalie. Ce champ est mis à jour par le système. Cliquez sur ce bouton pour exécuter le processeur de budgets pour cette transaction. Cliquez sur ce lien pour accéder à la page Anomalies génériques, dans laquelle vous pouvez consulter les anomalies décelées lors de la vérification budgétaire ou les messages d'erreur pour les transactions de tierce partie. Cette page permet aux utilisateurs qui en ont le droit de déroger au contrôle budgétaire pour forcer l'acceptation des anomalies. Copyright 1992, 2011, Oracle et/ou ses sociétés affiliées. Tous droits réservés. 273

300 Traitement des transactions sources par rapport aux budgets contrôlés Chapitre 8 Journal activités Cliquez sur ce lien pour accéder à la page Journal activités, dans laquelle vous pouvez consulter les activités de toutes les lignes de la transaction ayant mis à jour le budget contrôlé. Exécution du processeur de budgets pour les transactions génériques Accédez à la page Vérification transactions budgétaires génériques (Contrôle fonds, Transactions tierce partie, Vérification trans. génériques, Vérification transactions budgétaires génériques). Type transaction Entrez le nom du type de transaction source pour lequel vous souhaitez exécuter le traitement. Important! Utilisez cette page pour demander une vérification budgétaire uniquement pour les transactions de type GENERIC qui ont été mises en interface à partir d'applications de tierce partie au moyen du point d'intégration des données sur les demandes de vérification budgétaire et les vérifications budgétaires. Option entité Les valeurs valides sont les suivantes : Toutes : le système procède à une vérification budgétaire des transactions pour toutes les entités; Préciser : sélectionnez cette option pour entrer une valeur d'entité afin de procéder à la vérification budgétaire de transactions issues de cette seule entité. Option numéro trans. Les valeurs valides sont les suivantes : Tous : le système procède à la vérification budgétaire de toutes les transactions qui répondent par ailleurs aux autres critères de sélection; Cert. : le système procède à la vérification budgétaire des seules transactions dont le numéro est compris dans l'intervalle que vous entrez dans les champs Transaction début et Transaction fin; Préciser : le système procède uniquement à la vérification budgétaire de la transaction dont vous entrez le numéro dans le champ Numéro transaction. Option date transaction Les valeurs valides sont les suivantes : Toutes : le système procède à la vérification budgétaire de toutes les transactions qui répondent aux autres critères de sélection pour toutes les dates de transactions; Cert. : le système procède à la vérification budgétaire des seules transactions dont la date est comprise dans l'intervalle que vous entrez dans les champs Date début et Date fin; Préciser : le système procède uniquement à la vérification budgétaire des transactions dont la date correspond à celle entrée dans le champ Date transaction. 274 Copyright 1992, 2011, Oracle et/ou ses sociétés affiliées. Tous droits réservés.

301 Chapitre 8 Traitement des transactions sources par rapport aux budgets contrôlés Vérification budgétaire des transactions de l'application Gestion de la paie La présente section propose un aperçu et traite de l'exécution du processeur de budget pour les transactions de l'application Gestion de la paie envoyées à l'application Grand livre. Aperçu de l'application Gestion de la paie et du module Contrôle des fonds Aucun traitement de vérification budgétaire n'est disponible dans les applications Gestion de la paie et Gestion des ressources humaines. Toutes les vérifications budgétaires doivent être effectuées dans le module Contrôle des fonds. Vous trouverez ci-dessous un aperçu de l'intégration des applications Gestion des ressources humaines et Gestion de la paie, du module Contrôle des fonds et de l'application Grand livre. Reportez-vous aux guides PeopleSoft des applications Gestion de la paie et Gestion des ressources humaines pour de plus amples informations sur la configuration de la comptabilité d'engagements et sur l'interface avec l'application Grand livre et le module Contrôle des fonds. Les applications Gestion de la paie et Gestion des ressources humaines utilisent les SQR pour gérer les activités de grand livre et de contrôle des fonds associées : BUD014.sqr est utilisé pour créer des budgets contrôlés à partir de l'application Gestion des ressources humaines lorsque la comptabilité d'engagements doit être utilisée; PAYGL01.sqr est utilisé pour transmettre des transactions comptables au grand livre à partir de l'application Gestion de la paie pour l'amérique du Nord lorsqu'aucune comptabilité d'engagements n'est requise et que les données sont limitées aux champs de structure Fonds, Service et Compte; PAYGL03.sqr est utilisé pour établir les données relatives aux engagements dans l'application Gestion des ressources humaines et les publier dans le module de contrôle des fonds aux fins de vérification budgétaire (comptabilité d'engagements) - applicable à tous les champs de structure; PAYGL02.sqr est utilisé pour annuler les engagements précédemment enregistrés et inscrire les dépenses dans le grand livre et le module de contrôle des fonds - applicable à tous les champs de structure. Le traitement BUD014.sqr publie les données budgétaires du service des ressources humaines dans le module de contrôle des fonds sous forme d'écritures budgétaires par l'intermédiaire du message COMMIT_CNTRL_BUDGET_UPDATE. Le traitement d'abonnement crée et lance automatiquement le processeur de budgets pour reporter les écritures du budget contrôlé dans LEDGER_KK. Le message d'application des transactions comptables de gestion de la paie (PAYROLL_ACCTG_TRANSACTION) traite les transactions de l'application Gestion des ressources humaines à partir de sa table HR_ACCTG_LINE. L'abonnement au message PeopleCode est utilisé pour alimenter la table HR_ACCTG_LINE dans la base de données de l'application Gestion des finances et met à jour la table HR_KK_HDR en fonction des besoins pour la vérification budgétaire. Le message d'application des transactions comptables de gestion de la paie est envoyé à partir de l'application Gestion des ressources humaines lorsque vous avez terminé un cycle de paie et que vous êtes prêt à envoyer la répartition des champs de structure (comptes de grand livre) dans la base de données de l'application Gestion des finances à l'aide de l'interface de grand livre PAYGL01.sqr (pour la comptabilité qui n'utilise pas le contrôle des fonds) et PAYGL02.sqr (pour la comptabilité qui utilise le contrôle des fonds). Copyright 1992, 2011, Oracle et/ou ses sociétés affiliées. Tous droits réservés. 275

302 Traitement des transactions sources par rapport aux budgets contrôlés Chapitre 8 Le traitement PAYGL03.sqr prépare les données relatives aux engagements et les envoie au module Contrôle des fonds par le biais du même message d'application des transactions comptables de gestion de la paie. Avant de pouvoir reporter les données sur les engagements, calculez-les à l'aide du traitement des engagements de l'exercice financier (PSPENANN) ou du traitement de mise à jour périodique des engagements (PSPENNHT) dans l'application Gestion des ressources humaines. Utilisez le traitement des engagements de l'exercice financier pour calculer les engagements de l'ensemble de l'exercice financier. Utilisez le traitement de mise à jour périodique des engagements pour mettre à jour les données sur les engagements au fur et à mesure que vous apportez des modifications aux budgets ou aux employés. Après l'exécution de chacun de ces traitements, exécutez le traitement d'interface du grand livre pour le chargement des données d'engagement (PAYGL03.sqr) pour reporter les résultats sur le grand livre et lancer le processeur de budgets à partir de la page Vérification budgétaire paie. Le traitement PAYGL02.sqr prépare les transactions des montants réels à publier dans le grand livre par le biais du message d'application des transactions comptables de gestion de la paie. Ce traitement règle également les montants engagés afin d'indiquer que les montants réels de cette période de paie ont été traités. Toutes les transactions traitées sont consignées dans la page Montants réels. Une fois le code d'abonnement chargé dans la table HR_ACCTG_LINE, vous pouvez exécuter le traitement du générateur d'écritures pour la table afin de créer des écritures. Ces écritures sont marquées pour ignorer la vérification budgétaire car le processeur de budgets traite les transactions de l'application Gestion de la paie directement à partir de la table HR_ACCTG_LINE. Une deuxième partie du code d'abonnement alimente HR_KK_HDR, qui est nécessaire pour exécuter le processeur de budgets sur les transactions de l'application Gestion de la paie à partir de la page Vérification budgétaire paie. Page utilisée pour la vérification budgétaire des transactions de l'application Gestion de la paie Titre de la page Nom de système Navigation Usage Vérification budgétaire paie HR_KK_BUDCHK_REQ Contrôle fonds, Transactions tierce partie, Vérification budgétaire paie Sert à demander l'exécution du processeur des budgets (FS_BP) du Moteur d'application pour les transactions de l'application Gestion de la paie envoyées à l'application Grand livre. Exécution du processeur de budgets pour les transactions de l'application Gestion de la paie Accédez à la page Vérification budgétaire paie (Contrôle fonds, Transactions tierce partie, Vérification budgétaire paie, Vérification budgétaire paie). Type transaction Entrez HR_PAYROLL. 276 Copyright 1992, 2011, Oracle et/ou ses sociétés affiliées. Tous droits réservés.

303 Chapitre 8 Traitement des transactions sources par rapport aux budgets contrôlés Option date exécution Les valeurs valides sont les suivantes : Toutes : le système procède à la vérification budgétaire de toutes les transactions pour toutes les dates d'exécution de l'application Gestion de la paie; Cert. : le système procède à la vérification budgétaire des seules transactions dont la date d'exécution est comprise dans l'intervalle que vous entrez dans les champs Date exécution du et Au; Valeur : le système procède uniquement à la vérification budgétaire des transactions dont la date correspond à celle que vous avez entrée dans le champ Date exéc. Optimisation des performances du processeur de budgets Avant d'exécuter le processeur de budgets, certaines propriétés de bases de données doivent être modifiées par votre administrateur de bases de données et des index doivent être créés pour améliorer les performances du processeur de budgets. Les modifications des bases de données et les index dépendent des transactions sources que vous alimentez dans le processeur de budgets. La présente section traite des sujets suivants : optimisation des performances pour toutes les transactions sources; optimisation des performances pour les transactions de l'application Gestion des coûts; optimisation des performances pour l'application Gestion des approvisionnements; optimisation des performances du traitement lié aux pièces justificatives; optimisation des performances pour les transactions de l'application Grand livre. Voir aussi Guide Enterprise PeopleTools PeopleBooks: PeopleSoft Application Designer, "Building SQL Tables and Views," Administering Data, Creating Indexes Optimisation des performances pour toutes les transactions sources Voici la marche à suivre pour optimiser les performances du processeur de budgets pour toutes les applications que vous avez activées pour alimenter les transactions sources dans le processeur de budgets : 1. (Clients Oracle uniquement) Définissez les paramètres de l'optimisateur sur vrai : COMPLEX_VIEW_MERGING PUSH_JOIN_PREDICATE QUERY_REWRITE_ENABLED Copyright 1992, 2011, Oracle et/ou ses sociétés affiliées. Tous droits réservés. 277

304 Traitement des transactions sources par rapport aux budgets contrôlés Chapitre 8 2. (Clients Oracle uniquement) Modifiez LARGE_POOL_SIZE à 50 M et SHARED_POOL_SIZE à 250 M. 3. Recalculez les statistiques pour ces tables lorsque le nombre d'enregistrements de ces tables est supérieur à Si le nombre d'enregistrements est inférieur à 3 000, supprimez les statistiques de ces tables. a. PS_LEDGER_KK b. PS_KK_SOURCE_LN 4. Recalculez les statistiques de la table PS_KK_SOURCE_HDR lorsque le nombre d'enregistrements est supérieur à Si le nombre d'enregistrements est inférieur à , supprimez les statistiques de la table. 5. Recalculez les statistiques de la table des produits KK_SOURCE_HDR si le nombre d'enregistrements est supérieur à Vous trouverez le nom de cette table dans le champ Table en-tête source CDF dans la page Définition du groupe Transactions sources (voir l'illustration de cette page ci-dessous). Définition de transactions sources Remarque : Si le nombre d'enregistrements est inférieur à , les statistiques peuvent être supprimées de la table. 6. Supprimez les statistiques de PS_BP_CF_TAO. 7. Supprimez les statistiques de PS_BP_XCF_TAO et de PS_BP_XCF2_TAO. 8. Analysez les tables de projets SYS (toutes les tables système) pour améliorer la durée de l'analyse. 278 Copyright 1992, 2011, Oracle et/ou ses sociétés affiliées. Tous droits réservés.

305 Chapitre 8 Traitement des transactions sources par rapport aux budgets contrôlés 9. Ajoutez ces index : Table Index Champs d'index PS_GL_ACCOUNT_TBL PSFGL_ACCOUNT_TBL SETID, STATISTICS_ACCOUNT, EFF_STATUS, ACCOUNT_TYPE, ACCOUNT, EFFDT PSRECFIELD PSGPSRECFIELD RECNAME, SUBRECORD, FIELDNAME, FIELDNUM, CURCTLFIELDNAME, USEEDIT PSTREELEVEL PSBTREELEVEL SETID, TREE_NAME, TREE_LEVEL, EFFDT, TREE_LEVEL_NUM PSTREENODE PSGTREENODE (1) TREE_NODE, SETID, TREE_NAME, EFFDT, TREE_NODE_NUM (2) SETID, TREE_NAME, EFFDT, TREE_NODE_NUM, TREE_NODE_NUM_END PSTREELEAF PSCTREELEAF SETID, TREE_NAME, EFFDT, RANGE_FROM, RANGE_TO, TREE_NODE_NUM 10. Mettez à jour les statistiques des tables suivantes : PSTREELEVEL, PSTREENODE, PSTREELEAF. Voir aussi Guide Enterprise PeopleTools PeopleBooks : PeopleSoft Application Designer Optimisation des performances pour les transactions de l'application Gestion des coûts Exécutez la procédure ci-après, en plus de la procédure d'optimisation des performances décrite à la section «Optimisation des performances pour toutes les transactions sources». Voici la marche à suivre pour optimiser les performances du processeur de budgets pour les transactions de l'application Gestion des coûts : 1. Accédez à l'application Designer et supprimez l'opérateur DISTINCT du texte de la vue pour CM_KK_HDR2VW. Copyright 1992, 2011, Oracle et/ou ses sociétés affiliées. Tous droits réservés. 279

306 Traitement des transactions sources par rapport aux budgets contrôlés Chapitre 8 2. Ajoutez ces index : Table Index Champs d'index PS_CM_ACCTG_GRP_D PSCCM_ACCTG_GRP_D CM_SOURCE_RECORD, TRANSACTION_GROUP PS_CM_ACCTG_LINE PSBCM_ACCTG_LINE TRANSACTION_GROUP, BUSINESS_UNIT, DT_TIMESTAMP, INV_ITEM_ID, SEQ_NBR, ACCOUNTING_DT, DISTRIB_TYPE, BUDGET_HDR_STATUS, BUDGET_DT, KK_AMOUNT_TYPE, KK_TRAN_OVER_DTTM, KK_TRAN_OVER_FLAG, KK_TRAN_OVER_OPRID PS_CM_ACCTG_LINE PSACM_ACCTG_LINE BUSINESS_UNIT, INV_ITEM_ID, DT_TIMESTAMP, SEQ_NBR, BUSINESS_UNIT_GL, LEDGER, LEDGER_GROUP, TRANSACTION_GROUP 3. Calculez les statistiques pour la table PS_CM_ACCTG_LINE. Optimisation des performances pour l'application Gestion des approvisionnements Outre l'exécution de la procédure d'optimisation décrite à la section «Optimisation des performances pour toutes les transactions sources», ajoutez l'index présenté dans le tableau ci-dessous pour prendre en charge l'exécution en mode parallèle du traitement de mise à niveau pour l'application Gestion des approvisionnements. Table Index Champs d'index PS_PO_HDR PSCPO_HDR BUSINESS_UNIT, PO_STATUS, BUDGET_HDR_STATUS, PO_DT, PO_ID 280 Copyright 1992, 2011, Oracle et/ou ses sociétés affiliées. Tous droits réservés.

307 Chapitre 8 Traitement des transactions sources par rapport aux budgets contrôlés Optimisation des performances du traitement lié aux pièces justificatives Outre l'exécution de la procédure d'optimisation décrite à la section «Optimisation des performances pour toutes les transactions sources», ajoutez l'index présenté dans le tableau ci-dessous pour prendre en charge l'exécution en mode parallèle du traitement de mise à niveau pour la conversion des données des pièces justificatives. Table Index Champs d'index PS_VOUCHER PSBVOUCHER BUSINESS_UNIT, APPR_STATUS, ENTRY_STATUS, BUDGET_HDR_STATUS, ACCOUNTING_DT, VOUCHER_ID Optimisation des performances des transactions de l'application Grand livre Voici la procédure à suivre pour optimiser les performances du processeur de budgets pour les transactions de l'application Grand livre. Exécutez-la en plus de celle décrite à la section «Optimisation des performances pour toutes les transactions sources». Créez l'index présenté dans le tableau ci-dessous. Table Index Champs d'index PS_KK_SOURCE_LN PSAKK_SOURCE_LN KK_TRAN_ID, KK_TRAN_DT, LEDGER, JOURNAL_LINE, KK_TRAN_LN Traitement de transactions par rapport à des budgets échus et fermés La présente section fournit un aperçu des exigences comptables du gouvernement des États-Unis en termes de traitement des transactions sources associées à des budgets échus et traite des sujets suivants : définition des budgets courants, échus et fermés; définition des autorisations de traitement par rapport à des budgets échus; utilisation d'événements comptables pour générer automatiquement des écritures budgétaires aux fins d'ajustement ascendant et descendant; définition d'événements comptables pour le traitement aux fins d'ajustement ascendant et descendant. Copyright 1992, 2011, Oracle et/ou ses sociétés affiliées. Tous droits réservés. 281

308 Traitement des transactions sources par rapport aux budgets contrôlés Chapitre 8 Présentation du traitement par rapport aux budgets fermés et échus avec ajustement ascendant et descendant Le gouvernement des États-Unis requiert différents traitements comptables pour les transactions sources selon que le budget ou l'affectation associé(e) est courant(e), échu(e) ou fermé(e). Le budget est échu lorsque la période courante ou période de validité est passée. Le budget échu reste ouvert pour enregistrer, ajuster et régler correctement les montants imputables jusqu'à échéance de la période d'expiration et fermeture (annulation) du budget sur la base de la date de fin que vous indiquez. Toutes les activités relatives aux transactions consécutives à la date d'expiration doivent être fondées sur des obligations existantes enregistrées lors de la période de disponibilité du budget. À quelques exceptions près, aucun nouvel engagement ni aucune nouvelle obligation ne sont autorisés après échéance du budget. Lorsque vous choisissez d'utiliser la fonctionnalité d'expiration du budget, le système ne vous permet pas de traiter les activités par rapport aux budgets fermésou aux budgets dépassant leur date de fin précisée dans la page Champs structure expiration. Après fermeture (annulation) du budget, le gouvernement des États-Unis autorise le traitement des paiements par rapport au budget de l'exercice courant si le paiement n'excède pas 1 % du nouveau budget. Cette section traite également de la définition du traitement et de la génération automatique des écritures budgétaires dans des comptes de grand livre standard pour les États-Unis qui tiennent compte d'ajustements à la hausse ou à la baisse pour des obligations imputables à des budgets autorisés échus. Vous traitez les financements échus pour les transactions initialement engagées alors que le budget associé était en cours. Le module Contrôle des fonds émet un message d'erreur qui peut être ignoré et qui vous informe lorsque vous essayez de traiter une transaction par rapport à un financement échu et que la transaction réduit les dépenses autorisées. Le système détermine également si vous essayez de traiter une nouvelle obligation pour un budget échu. Seuls les approbateurs que vous autorisez ont la possibilité de forcer l'acceptation du message d'erreur émis et de traiter les transactions qui viennent en supplément des obligations engagées initiales ou de reporter ces transactions sur un nouvel exercice. Vous obtenez un message d'erreur pour le financement échu si vous traitez un ajustement à la hausse, par exemple si le montant de la pièce justificative est supérieure à celui du bon de commande. Cela s'explique par le fait que la somme dépensée est supérieure à celle figurant au départ dans le bon de commande. Une approbation ou une acceptation forcée est donc nécessaire. Vous ne recevez pas de message d'erreur si, par exemple, les pièces justificatives ont un montant identique (aucun ajustement) ou inférieur (ajustement descendant) à celui du bon de commande initial. Les ajustements descendants indiquent que les fonds mis préalablement de côté par un bon de commande ne vont pas être utilisés et qu'aucun message d'erreur n'est nécessaire. Utilisez la fonctionnalité de dérogation au contrôle budgétaire pour autoriser un utilisateur à forcer l'acceptation d'un message d'erreur relatif à l'ajustement ascendant et à poursuivre le traitement. Remarque : La fonctionnalité ascendante et descendante est réservée au seul règlement par montant. Si vous choisissez le règlement par quantité, les résultats comptables des transactions d'ajustement descendant tels que spécifiés par le Trésor américain ne sont pas créés. 282 Copyright 1992, 2011, Oracle et/ou ses sociétés affiliées. Tous droits réservés.

309 Chapitre 8 Traitement des transactions sources par rapport aux budgets contrôlés Définition des budgets courants, échus et fermés Utilisez la page de définition du budget contrôlé pour sélectionner l'un des champs de structure pris en charge dans le module Contrôle des fonds en tant que clés budgétaires pour identifier le statut du budget que vous contrôlez (courant, échu et fermé). Les transactions de traitement par rapport aux budgets échus ou fermés sont recommandées pour ces dates. Le champ de structure Période budgétaire n'est pas disponible à cette fin. Utilisez la page de définition des champs de structure d'expiration pour définir les valeurs du champ de structure d'expiration ainsi que la date de début, la date d'expiration et la date de fin d'une valeur de champ de structure d'expiration. Définition des autorisations de traitement par rapport aux budgets échus Après avoir défini les champs de structure d'expiration et les dates d'expiration, si vous essayez de reporter les obligations préalablement non enregistrées applicables à un budget échu, vous recevez un message d'erreur. Pour forcer l'acceptation de cette erreur, vous devez disposer d'une autorisation appropriée. Le traitement par rapport aux budgets échus est un événement de sécurité de dérogation au contrôle budgétaire. Utilisez la fonctionnalité existante pour permettre à un utilisateur non autorisé de forcer l'acceptation d'une erreur d'ajustement ascendante et de poursuivre le traitement. Vous pouvez établir la sécurité de n'importe quel champ de structure défini en tant que champ de structure clé dans la définition du budget contrôlé. Il est recommandé de n'apporter aucune modification à moins de configurer les champs de structure de contrôle des fonds. Utilisation des événements comptables pour générer automatiquement des écritures comptables pour les ajustements ascendants et descendants Les ajustements ascendants et descendants affecte principalement les applications Gestion des approvisionnements et Comptes fournisseurs. Dans le module Gestion des approvisionnements, lorsqu'une vérification budgétaire est réalisée pour les bons de commande, le système détermine si l'obligation est associée à un budget échu. S'il s'agit d'un budget échu, l'événement comptable peut être défini pour générer des ajustements ascendants ou descendants. Le module Comptes fournisseurs est affecté par les ajustements ascendants et descendants dans deux situations majeures : Lorsque vous créez des pièces justificatives liées à des bons de commande (pièces justificatives d'achat) dont le montant est supérieur ou inférieur à celui du bon de commande initial, c'est considéré comme un ajustement. Toute modification ascendante associée à un budget échu est mise en échec par le processeur de budgets contrôlés et un utilisateur autorisé doit forcer son acceptation. Les ajustements suivants des pièces justificatives liées à des bons de commande prépayés doivent être réalisés par le biais d'écritures de correction de compte pour le module Comptes fournisseurs (pièces justificatives liées aux comptes fournisseurs). Lorsque vous créez des écritures de correction de compte pour l'application Comptes fournisseurs, prenez soin de sélectionner l'événement comptable approprié manuellement. Copyright 1992, 2011, Oracle et/ou ses sociétés affiliées. Tous droits réservés. 283

310 Traitement des transactions sources par rapport aux budgets contrôlés Chapitre 8 Le module Contrôle des fonds cumule les activités liées aux pièces justificatives par rapport aux bons de commande. Les activités cumulées sont utilisées par événement comptable pour calculer les montants des ajustements ascendants et descendants. Définition des événements comptables pour le traitement des ajustements ascendants et descendants Le processeur de budgets contrôlés considère qu'un budget est échu lorsque la date d'expiration est atteinte pour ce budget. Les événements comptables utilisent ces données pour déclencher la création d'ajustements ascendants ou descendant sur la base de la différence entre les montants cumulés des pièces justificatives et le ou les bons de commande applicables aux budgets échus. Traitement des budgets par rapport aux budgets échus Pour établir des limites de dépenses et éviter tout paiement incorrect par rapport à un financement fermé, le gouvernement des États-Unis tolère des paiements d'obligations fermées par rapport à de nouveaux budgets dans la limite de 1 % du nouveau budget. Le processeur de budgets contrôlés considère qu'un budget est fermé lorsque la date de fin est atteinte pour ce budget et il rejette de nouveaux paiements. Pour traiter des paiements associés à des budgets fermés, vous établissez des budgets supplémentaires dans le cadre du traitement budgétaire du nouvel exercice pour des dépenses spécifiques associées aux obligations de l'exercice fermé. Par exemple, vous savez qu'un budget fermé présente des obligations non payées. Dans le cadre du nouveau budget pour l'exercice courant, vous créez une contrepartie au nouveau budget de l'exercice courant ou un budget à hauteur de 1 % du montant total du nouveau budget. Ainsi, 99 % du nouveau budget sont dédiés à ce nouveau budget et réservés aux nouvelles obligations. Le budget de 1 % est indépendant et dispose de ses propres clés budgétaires. Par exemple, il peut être distingué en tant que Fond 100X au sein du budget courant global. Les règlements du budget fermé ne peuvent pas excéder la limite de 1 % du financement de l'exercice courant. Ces étapes illustrent l'utilisation des budgets et règlements à hauteur de 1 % lorsque vous utilisez le champ de structure d'expiration et la fonctionnalité de date : 1. Si vous essayez de reporter un paiement ou un règlement par rapport à un budget fermé (ou un financement fermé), le système n'autorise pas la transaction car le budget est fermé et qu'aucun fond n'est disponible pour traiter le règlement ou le paiement. Pour traiter ces paiements, vous créez un budget à hauteur de 1 % de l'exercice courant après avoir déterminé le compte nécessaire, ou bien le budget et les clés des champs de structure. 2. La création des budgets requis suppose les points suivants : a. Établissement d'un budget de 1 % couvrant les obligations pour les budgets désormais fermés et soumis à la règle de 1 % de la Public Law b. Établissement d'un budget d'exercice courant révisé représentant les fonds courants normaux disponibles pour les obligations et les règlements. Il est généralement établi à une valeur minimum de 99 % des fonds totaux disponibles pour l'exercice courant. 284 Copyright 1992, 2011, Oracle et/ou ses sociétés affiliées. Tous droits réservés.

311 Chapitre 8 Traitement des transactions sources par rapport aux budgets contrôlés 3. Lorsque vous traitez des règlements soumis à la Public Law , enregistrez les dépenses par rapport au budget de 1 %. Le traitement du budget courant valide le fait que l'utilisateur ne dépasse pas le budget de 1 %. Toutefois, aucun nouveau bon de commande ni aucune nouvelle obligation ne doivent être autorisés par rapport au budget de 1 %. Le compte (budget) ne doit être utilisé que pour les règlements par rapport aux obligations établies pour l'exercice de financement correspondant au budget désormais clos. Cet exemple illustre le traitement : Une affectation sur une année unique, ABC1996, expire le 30 septembre Les fonds étaient toujours disponibles pour traiter les règlements par rapport aux bons de commande préalablement établis sur une période de cinq ans se terminant le 30 septembre À cette date, l'affectation a été fermée avec un solde non réglé de 100 USD qui a été annulé. En mai 2002, vous recevez une pièce justificative de 10 USD par rapport à un bon de commande existant associé au compte ABC1996. Vous essayez de reporter la pièce justificative par rapport à ABC1996 et recevez un avertissement d'échec indiquant que le budget est fermé. Pour reporter cette pièce justificative sur un compte de l'exercice courant, la combinaison de champs de structure doit être révisée pour la transaction à reporter par rapport au budget de 1 % de l'exercice courant. Pour y parvenir, l'affectation de l'exercice courant ABC2002 disponible d'un total de 5000 USD doit être divisée en deux sous-budgets. Le premier correspond à 1 % du budget ABC2002 courant (50 USD) et les 4550 USD restants sont enregistrés dans un deuxième budget. Vous reportez toute pièce justificative suivante pour le même bon de commande par rapport au budget de 1 % de l'exercice courant, qui est soumis aux vérifications budgétaires normales aux fins de détermination de la disponibilité dans le cadre du budget de 1 %. Vérification d'écritures et de transactions de budget sans report La présente section donne un aperçu de la vérification d'écritures et de transactions de budget sans report, et traite des sujets suivants : activation de la vérification budgétaire seulement; exécution de la vérification budgétaire seulement. Présentation de la fonction de vérification budgétaire seulement (prévérification budgétaire) De la même manière que vous exécutez le traitement de report du module de contrôle des fonds (FS_BP) pour vérifier les écritures et les transactions d'un budget et les reporter sur le grand livre de budgets contrôlés, vous pouvez l'exécuter à des fins de vérification budgétaire seulement. Copyright 1992, 2011, Oracle et/ou ses sociétés affiliées. Tous droits réservés. 285

312 Traitement des transactions sources par rapport aux budgets contrôlés Chapitre 8 Lorsque vous exécutez une vérification budgétaire seulement, le processeur de budgets procède à la vérification budgétaire et aux validations habituelles, mais il ne procède pas au report des modifications dans la table des données du grand livre de budgets contrôlés (LEDGER_KK), ni dans les autres tables de même type. La fonction de vérification seulement des écritures budgétaires est utile lorsque vous en êtes à l'étape d'élaboration de votre budget ou que vous apportez des modifications au budget. Les transactions du budget peuvent également être soumises au traitement de vérification seulement. Cependant, il se peut que le statut d'une écriture ou d'une transaction de budget ne soit valide que pendant une courte période si d'autres utilisateurs ont accès simultanément au budget pour y apporter des modifications et traiter des transactions. Par exemple, si deux personnes soumettent chacune une transaction d'un montant de USD à une vérification budgétaire seulement et qu'un budget de USD a été établi, chacune des deux transactions passera avec succès la vérification. En effet, dans le cadre du traitement de vérification budgétaire seulement, aucun engagement ni aucun report n'est utilisé pour réserver le budget pour l'un ou l'autre des montants. Par ailleurs, si une autre personne reporte un engagement sur le grand livre des budgets peu de temps après que vous avez exécuté le traitement de vérification seulement, les résultats de cette vérification ne seront plus valides. Le traitement de vérification seulement peut être exécuté en ligne ou en mode par lots. Les erreurs éventuelles pourront être résolues avant la validation des transactions ou le report du budget final dans les grands livres. Si des erreurs (anomalies) se produisent lors du traitement de vérification seulement, vous pourrez les consulter au moyen de la fonction d'interrogation du module de contrôle des fonds. En effet, toutes les erreurs sont inscrites dans des tables d'anomalies. Une fois les erreurs résolues, vous pourrez exécuter de nouveau le traitement de vérification seulement ou reporter les écritures dans les grands livres. Remarque : La fonction de vérification seulement est conçue tout particulièrement pour vérifier un document donné. Elle ne sert pas à mettre à jour les tables du module de contrôle des fonds (grand livre et journal des activités). À titre d'exemple, dans l'application Gestion des approvisionnements, le bon de commande correspond à un document tandis que les frais non proratisés sont soumis en tant que document distinct et font l'objet d'une définition de transaction source distincte. Par conséquent, les frais non proratisés et le bon de commande sont soumis séparément dans le cadre de deux demandes de traitement distinctes au processeur de budgets. La seconde demande, créée par le système, n'est généralement pas visible. Ainsi, lorsque le bon de commande est soumis à la vérification budgétaire et qu'il passe avec succès cette vérification, les fonds NE sont PAS réservés ni ne font l'objet d'engagements dans le grand livre. Lorsque les frais non proratisés sont soumis à la vérification budgétaire, ils passent également cette vérification avec succès même si ces documents seraient refusés s'ils étaient traités conjointement. En règle générale, ceci ne devrait poser aucun problème particulier car les combinaisons de champs de structure utilisées pour les frais non proratisés devraient être différentes de celles utilisées pour les dépenses. Activation de la vérification budgétaire seulement Accédez à la page Contrôle fonds (Configuration GFCA, Installation, Options installation, Contrôle fonds). Cochez les cases appropriées dans la zone Activer prévérif. budg. pour rendre la fonction de vérification budgétaire seulement disponible dans les applications PeopleSoft correspondantes. Exécution de la vérification budgétaire seulement Accédez à la page Lignes (Contrôle fonds, Écritures budget, Entrée écritures budget ou Contrôle fonds, Écritures budget, Écritures transferts budgets). Vous pouvez exécuter la vérification budgétaire seulement à l'aide du bouton de traitement dans la page sur les lignes d'écriture ou dans la page sur les lignes d'écriture de budget dans l'application Grand livre et le module de contrôle des fonds. La vérification budgétaire seulement peut être exécutée en ligne à partir de : 286 Copyright 1992, 2011, Oracle et/ou ses sociétés affiliées. Tous droits réservés.

313 Chapitre 8 Traitement des transactions sources par rapport aux budgets contrôlés la page sur les écritures de budget (à l'aide de l'option de vérification seulement); la page sur les écritures normales (à l'aide de l'option de vérification seulement); le traitement de contrôle des fonds (à l'aide de l'option de vérification des écritures de budget seulement); le traitement de contrôle des fonds (à l'aide de la vérification des documents seulement). Lorsqu'une écriture de budget passe avec succès la vérification seulement, la valeur P est affichée dans le champ Statut en-tête budget. La valeur P équivaut à la valeur N (non vérifié). Par la suite, une fois le traitement entièrement terminé, la valeur V (valide) sera affichée dans le champ Statut en-tête budget pour indiquer que l'écriture a passé avec succès la vérification budgétaire et que le report a été effectué dans la table des données du grand livre de budgets contrôlés (LEDGER_KK). Lorsque la vérification seulement donne lieu à la consignation d'erreurs, la valeur du champ Statut en-tête budget passe à E (erreurs) et l'application vous permet d'accéder aux données de la table des anomalies comme elle le fait à l'issue des étapes de vérification budgétaire et de report habituelles. Le statut des lignes faisant apparaître des erreurs passe à E (erreur). Celui des lignes valides reste inchangé (N non vérifié). Remarque : Si une ligne de budget n'est soumise à aucune vérification budgétaire pour un ou plusieurs groupes de grands livres contrôlés affectés à l'entité de grand livre, le processeur de budgets réglera la valeur du statut de ligne de budget à B. En revanche, si elle est l'objet d'une vérification budgétaire, la valeur du statut sera V. Copyright 1992, 2011, Oracle et/ou ses sociétés affiliées. Tous droits réservés. 287

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315 Chapitre 9 Gestion des anomalies budgétaires Le présent chapitre donne un aperçu du traitement des anomalies dans le module Contrôle des fonds PeopleSoft d'oracle et traite des sujets suivants : définition et exécution d'avis liés aux anomalies; consultation et traitement des anomalies de transactions budgétaires. Présentation du traitement des anomalies et des avis relatifs aux anomalies Inévitablement, certaines transactions sont refusées après vérification budgétaire ou elles entraînent l'émission d'un avertissement par le processeur de budgets. Ces transactions sont considérées comme des anomalies par le processeur de budgets. Le module de contrôle des fonds fournit des traitements et des pages servant à aviser les utilisateurs concernés par ces anomalies. Selon la nature des anomalies et les privilèges d'accès de l'utilisateur, ce dernier peut traiter les anomalies budgétaires en modifiant des transactions, en ajustant des budgets, en dérogeant au processus de vérification budgétaire, ou simplement en consultant et en annotant les anomalies. Remarque : Les anomalies de report d'écritures de budget sont traitées dans le chapitre Entrée et report des écritures de budgets contrôlés. Vous pouvez choisir de recevoir un message d'avertissement dans une fenêtre instantanée lorsque des messages d'erreur ou d'avertissement sont générés par le système pendant la vérification budgétaire en ligne des transactions. Cette fenêtre instantanée peut être affichée dans plusieurs produits PeopleSoft, notamment les applications Grand livre, Comptes fournisseurs et Comptes clients. Vous pouvez activer l'avertissement instantané dans la page Contrôle fonds des options d'installation (groupe Options installation). Erreurs et avertissements Il existe deux types d'anomalies : les erreurs et les avertissements. Copyright 1992, 2011, Oracle et/ou ses sociétés affiliées. Tous droits réservés. 289

316 Gestion des anomalies budgétaires Chapitre 9 Erreurs Les erreurs sont des anomalies qui ont échoué à l'étape de vérification budgétaire parce que les données n'étaient pas conformes aux règles établies pour le budget contrôlé. Le système n'autorise pas la mise à jour des grands livres de budget contrôlé avec des transactions comportant des erreurs. La plupart des erreurs se produisent lorsqu'une transaction comporte au moins une ligne causant le dépassement du budget ou excédant la limite de tolérance. La raison précise pour laquelle les fonds budgétés sont insuffisants peut varier d'un budget à l'autre, selon la configuration des budgets contrôlés. Le budget peut être bloqué ou fermé, ou ne pas contenir un montant suffisant. Les transactions comportant des erreurs ne passent pas l'étape de contrôle budgétaire. Elles doivent faire l'objet d'une correction ou d'une dérogation, puis être soumises à nouveau au contrôle budgétaire avant de passer à une autre étape. Voici les erreurs qui peuvent se produire : Erreur Dérogation possible? Description Commentaires E1 O Dépasse le budget, en dehors des limites de tolérance. Sans objet. E2 N Aucun budget. Sans objet. E3 N Budget fermé. Sans objet. E4 O Budget bloqué. Sans objet. E5 N Transaction associée à un compte de contrepartie. La ligne de transaction contient une valeur de compte qui correspond à un compte de contrepartie. E6 O Date de budget hors limites. Sans objet. 290 Copyright 1992, 2011, Oracle et/ou ses sociétés affiliées. Tous droits réservés.

317 Chapitre 9 Gestion des anomalies budgétaires Erreur Dérogation possible? Description Commentaires E7 O Dépenses autorisées dépassent le budget. Une transaction de crédit a fait passer les dépenses autorisées (solde de budget disponible) audessus du montant budgétisé initial. Cette erreur ne survient pas si vous avez coché la case Permettre augm. dép. autor. dans la page Options contrôle fonds du groupe Grands livres pour entité. E8 N Erreur de champ de structure pour une source de financement. Un enregistrement de ventilation de sources de financement existe pour un budget dans lequel les sources de financement sont activées sans qu'un montant budgétisé correspondant ait été entré dans la table des données sur les grands livres contrôlés (LEDGER_KK). E9 N Données sur le calendrier cumulatif introuvables. Le budget est défini aux fins de budgétisation cumulative avec un calendrier cumulatif, mais le système ne trouve pas le calendrier. E10 N Intervalle de dates du calendrier cumulatif introuvable. Le budget est défini aux fins de budgétisation cumulative avec un intervalle de dates, mais le système ne trouve pas l'intervalle de dates. Copyright 1992, 2011, Oracle et/ou ses sociétés affiliées. Tous droits réservés. 291

318 Gestion des anomalies budgétaires Chapitre 9 Erreur Dérogation possible? Description Commentaires E11 O Dépasse le budget, en dehors des limites de tolérance pour l'enregistrement de référence. Lorsqu'une transaction (par exemple, une pièce justificative) et ses documents de référence (tels que des bons de commande) ont une incidence sur différents budgets, le processeur de budgets effectue une vérification budgétaire des enregistrements de règlement pour les documents de référence séparément de celle de la transaction elle-même. Les erreurs E11 à E20, E23 à E26, E30, E32 et E37 surviennent pour l'enregistrement (règlement) de référence. E12 N Aucun budget pour l'enregistrement de référence. Voir E11. E13 N Budget fermé pour l'enregistrement de référence. Voir E11. E14 O Budget bloqué pour l'enregistrement de référence. Voir E11. E15 N Transaction associée à un compte de contrepartie pour l'enregistrement de référence. Voir E11. E16 O Date de budget hors limites pour l'enregistrement de référence. Voir E11. E17 O Dépenses autorisées dépassent le budget pour l'enregistrement de référence. Voir E7, E Copyright 1992, 2011, Oracle et/ou ses sociétés affiliées. Tous droits réservés.

319 Chapitre 9 Gestion des anomalies budgétaires Erreur Dérogation possible? Description Commentaires E18 N Erreur de champ de structure pour une source de financement pour l'enregistrement de référence. Voir E8, E11. E19 N Données sur le calendrier cumulatif introuvables pour l'enregistrement de référence. Voir E9, E11. E20 N Intervalle de dates du calendrier cumulatif introuvable pour l'enregistrement de référence. Voir E10, E11. E21 O Dépasse le budget de valeurs non pécuniaires, en dehors des limites de tolérance. Se produit dans le cas des budgets de valeurs non pécuniaires. E22 N Aucun budget de valeurs non pécuniaires. Voir E21. E23 O Dépasse le budget de valeurs non pécuniaires, en dehors des limites de tolérance pour l'enregistrement de référence. Voir E21. E24 N Aucun budget de valeurs non pécuniaires pour l'enregistrement de référence. Voir E11, E21. E25 O Dépenses autorisées dépassent le budget de valeurs non pécuniaires pour l'enregistrement de référence. Voir E7, E11, E21. Copyright 1992, 2011, Oracle et/ou ses sociétés affiliées. Tous droits réservés. 293

320 Gestion des anomalies budgétaires Chapitre 9 Erreur Dérogation possible? Description Commentaires E26 N Données sur la définition de grand livre introuvables pour l'enregistrement de référence. Voir E11. E27 O Dépenses autorisées dépassent le budget de valeurs non pécuniaires. Voir E7, E21. E28 N Document de référence réglé. La transaction (par exemple, une pièce justificative) est associée à un document de référence (tel qu'un bon de commande) qui est déjà complètement réglé. E29 N Ventilation de sources de financement introuvable. Il n'existe pas de ventilation de sources de financement pour le budget dans lequel les sources de financement sont activées et qui est associé à la transaction. E30 N Ventilation de sources de financement introuvable pour l'enregistrement de référence. Voir E11, E Copyright 1992, 2011, Oracle et/ou ses sociétés affiliées. Tous droits réservés.

321 Chapitre 9 Gestion des anomalies budgétaires Erreur Dérogation possible? Description Commentaires E31 N Période budgétaire courante non comprise dans l'intervalle de dates cumulatif. La budgétisation cumulative a été définie de manière incorrecte pour le budget; ainsi, une période budgétaire définie dans l'intervalle cumulatif ne se trouve pas dans cet intervalle. Par exemple, supposons que vous définissez la budgétisation cumulative pour l'intervalle de dates du au , et que vous incluez les périodes budgétaires mensuelles 2002M1 (janvier), 2002M2 (février) et 2002M3 (mars). La période budgétaire 2002M3 ne se trouve pas dans l'intervalle de dates cumulatif; par conséquent, une erreur se produit lorsque vous effectuez la vérification budgétaire d'une transaction dont la date de budget se trouve dans la période budgétaire 2002M3. E32 N Période budgétaire courante non comprise dans l'intervalle de dates cumulatif pour l'enregistrement de référence. Voir E11, E31. E33 O Financement expiré. La date de budget de la ligne de transaction est postérieure à la date d'expiration indiquée dans la page sur les champs de structure d'expiration au sein de la définition de budget, alors que la ligne de transaction tente de réduire les dépenses autorisées restantes du budget. Copyright 1992, 2011, Oracle et/ou ses sociétés affiliées. Tous droits réservés. 295

322 Gestion des anomalies budgétaires Chapitre 9 Erreur Dérogation possible? Description Commentaires E34 O Date de budget non comprise entre les dates indiquées. La date de budget de la ligne de transaction est soit antérieure à la date de début, soit postérieure à la date de fin qui sont définies dans la page sur les champs de structure d'expiration au sein de la définition de budget. E35 N Champ de structure clé obligatoire non précisé. Bien que l'option Valeur obligatoire soit réglée à Obligatoire pour ce champ de structure clé dans la page Clés et conversion du groupe Budgets contrôlés, aucune valeur n'est associée au champ dans la ligne de transaction. E36 N Erreurs de combinaisons de champs de structure. La ligne d'écriture de budget ne respecte pas les règles de combinaison de champs de structure. E37 O Budget de valeurs non pécuniaires bloqué pour l'enregistrement de référence. Voir E11. E38 O Budget de valeurs non pécuniaires bloqué. Sans objet. E40 N Budget de valeurs non pécuniaires non activé dans la définition de budget. Applicable à la validation d'écritures de budget. E42 N Transaction a un compte qui appartient à un type de compte exclu. La ligne d'écriture de budget contient une valeur de compte qui appartient à un type de compte exclu. 296 Copyright 1992, 2011, Oracle et/ou ses sociétés affiliées. Tous droits réservés.

323 Chapitre 9 Gestion des anomalies budgétaires Erreur Dérogation possible? Description Commentaires E43 N Transaction associée à un compte exclu. La ligne d'écriture de budget contient une valeur de compte qui est exclue du contrôle des fonds. E44 N Période budgétaire non valide. Applicable à la validation d'écritures de budget. E45 N Champ de structure nonclé comporte une valeur. Un champ de structure non-clé doit être vide dans la ligne d'écriture de budget. E46 N Valeur de champ de structure non valide. La ligne d'écriture de budget contient une valeur de champ de structure non valide. E47 N Valeur de champ de structure non valide pour le budget. La ligne d'écriture de budget contient une valeur de champ de structure non valide pour le budget. E48 N Valeur de champ de structure ne se trouve pas au niveau d'arbre. La ligne d'écriture de budget contient une valeur de champ de structure qui ne se trouve pas au niveau d'arbre défini. E49 N Champ de structure clé non précisé. Le champ de structure clé est vide sur la ligne d'écriture de budget. Copyright 1992, 2011, Oracle et/ou ses sociétés affiliées. Tous droits réservés. 297

324 Gestion des anomalies budgétaires Chapitre 9 Erreur Dérogation possible? Description Commentaires E50 N Budget enfant dépasse budget parent. Applicable à la validation d'écritures de budget enfants lorsque la case Budget enfant dépassé n'est pas cochée dans la page Options contrôle budgétaire du groupe Budgets contrôlés. Le processeur de budgets génère cette erreur lorsqu'il traite une écriture de budget enfant liée à un groupe de grands livres des budgets enfant. E51 N Budget enfant dépasse budget parent. Applicable à la validation d'écritures de budget parents lorsque la case Budget enfant dépassé n'est pas cochée dans la page Options contrôle budgétaire du groupe Budgets contrôlés. Le processeur de budgets génère cette erreur lorsqu'il traite une écriture de budget parent liée à un groupe de grands livres des budgets parent. E52 N Valeur de grand livre non valide. Sans objet. E57 N Valeur d'événement comptable obligatoire. La valeur d'événement comptable est vide dans la ligne d'écriture de budget alors qu'elle est définie comme obligatoire dans la page Événements comptables du groupe Options installation. E58 N Événement comptable doit être vide. La valeur d'événement comptable n'est pas vide dans la ligne d'écriture de budget. 298 Copyright 1992, 2011, Oracle et/ou ses sociétés affiliées. Tous droits réservés.

325 Chapitre 9 Gestion des anomalies budgétaires Erreur Dérogation possible? Description Commentaires E59 N Code d'événement comptable non valide. La ligne d'écriture de budget contient un code d'événement comptable non valide. E60 N Ventilation des sources de financement n'est pas encore terminée. Il existe des erreurs de ventilation des sources de financement. E61 O Financement insuffisant dans la source de financement. La source de financement n'est pas suffisante pour couvrir les frais pour le champ de structure de contrôle lorsque l'option de contrôle est réglée à Contrôle ou Contrôle document initial dans le document initial. E62 N Montant de la transaction de crédit supérieur au montant global. Le montant de la transaction de crédit est supérieur au montant global défini dans la page de ventilation des sources de financement. E63 N Valeur de source de financement obligatoire. Applicable à la validation d'écritures de budget. E64 N Budget parent introuvable. Applicable à la validation d'écritures de budget. E65 N Dépasse le montant de ventilation de sources de financement. Applicable à la validation d'écritures de budget. E66 N Valeur de source de financement doit être vide. Applicable à la validation d'écritures de budget. E67 N Date de budget a une valeur nulle. Applicable à la validation d'écritures de budget. E90 N Définition de budget non valide. Sans objet. Copyright 1992, 2011, Oracle et/ou ses sociétés affiliées. Tous droits réservés. 299

326 Gestion des anomalies budgétaires Chapitre 9 Erreur Dérogation possible? Description Commentaires E91 N Erreur d'arbre de conversion trouvée. Sans objet. E92 N Erreur de clé de tables trouvée. Sans objet. E96 N Période budgétaire introuvable. Sans objet. E97 N Définition de budget introuvable. Sans objet. E98 N Aucun calendrier d'exercice financier trouvé. Sans objet. E99 N Référence parent/enfant non valide. Applicable à la validation d'écritures de budget. Avertissements Les avertissements correspondent à des anomalies qui ont échoué à l'étape de vérification budgétaire parce qu'elles n'étaient pas conformes aux règles établies pour le budget contrôlé; elles sont néanmoins traitées dans le système et mettent à jour les grands livres contrôlés. Les avertissements sont des anomalies qui font automatiquement l'objet d'une dérogation, et servent d'alertes dans certaines situations qui peuvent avoir un effet négatif sur le budget et le traitement budgétaire. Le processeur de budgets génère des avertissements, plutôt que des erreurs, dans les situations suivantes : 1. Le système définit de manière inhérente l'anomalie de la transaction comme un avertissement. C'est le cas, par exemple, d'un avertissement indiquant que la date de budget ne correspond pas à la date comptable, et d'un avertissement indiquant que la transaction dépasse le budget disponible restant, mais qu'elle se situe dans les limites de tolérance définies. 300 Copyright 1992, 2011, Oracle et/ou ses sociétés affiliées. Tous droits réservés.

327 Chapitre 9 Gestion des anomalies budgétaires 2. L'option de contrôle pour la définition de budget contrôlé est réglée à Suivi avec budget ou à Contrôle document initial. Si vous avez sélectionné l'une de ces options au moment où vous avez défini vos budgets, vous avez déterminé que les transactions qui généreraient normalement une erreur doivent simplement faire l'objet d'un suivi et d'un examen, et qu'elles n'ont pas besoin d'être bloquées. Si l'option de contrôle est réglée à Suivi avec budget, vous recevrez des avertissements, sauf lorsqu'il n'existe pas de budget pour une transaction, auquel cas une erreur sera générée. Si l'option de contrôle est réglée à Contrôle document initial, vous recevrez des messages d'erreur pour le document initial et des avertissements pour les transactions suivantes. Remarque : Que l'option soit réglée à Suivi sans budget ou à Suivi avec budget, vous recevez des avertissements pour toute erreur qui peut faire l'objet d'une dérogation. En revanche, les erreurs qui ne peuvent pas faire l'objet d'une dérogation peuvent être consignées dans un fichier journal. Notez également que les groupes de grands livres détaillés et contrôlés, qui sont par définition établis pour effectuer un suivi sans budget, ne font pas l'objet d'avertissements pour dépassement de budget. Les avertissements sont les suivants : Code de l'avertissement Description Commentaires W1 Dépasse le budget, mais se situe dans les limites de tolérance. La transaction dépasse le solde de budget disponible, mais respecte la tolérance. W2 Dépasse le budget, mais il s'agit d'une transaction faisant l'objet d'un suivi ou ne faisant pas partie d'un document initial. La transaction dépasse le budget, mais l'option de contrôle pour la définition de budget contrôlé est réglée à Suivi avec budget,suivi sans budget ou à Contrôle document initial. Dans le cas du suivi sans budget, aucun avertissement n'est émis pour les groupes de grands livres de suivi détaillé. Lorsqu'il ne s'agit pas d'un groupe de grands livres de suivi détaillé et qu'il existe un enregistrement de budget, même si le montant de la transaction est nul, un avertissement W2 est émis si la transaction dépasse les dépenses disponibles. S'il n'existe pas d'enregistrement de budget, aucun avertissement ne sera émis. W3 Date de budget ne correspond pas à la date comptable (transaction). Sans objet. Copyright 1992, 2011, Oracle et/ou ses sociétés affiliées. Tous droits réservés. 301

328 Gestion des anomalies budgétaires Chapitre 9 Code de l'avertissement Description Commentaires W4 Dérogation pour l'erreur Dépasse le budget, en dehors des limites de tolérance. Les dérogations génèrent toujours des avertissements. W5 DA (dépenses autorisées) dépassent le montant de budget non contrôlé. Une transaction de crédit a fait passer les dépenses autorisées (solde de budget disponible) audessus du montant budgété initial pour un budget dont l'option de contrôle est réglée à Suivi avec budget,suivi sans budget ou à Contrôle document initial. Cet avertissement ne survient pas si vous avez coché la case Permettre augm. dép. autor. pour la définition de budget contrôlé dans la page Options contrôle fonds du groupe Grands livres pour entité. Voir W2. W6 Dérogation pour l'erreur Dépenses autorisées dépassent le budget. Voir W4. W7 Dérogation pour l'erreur Budget bloqué. Voir W4. W8 Dérogation pour l'erreur Date de budget hors limites. Voir W4. W9 Il existe des périodes budgétaires fermées dans un jeu cumulatif. Il existe une ou plusieurs périodes budgétaires fermées au sein d'un jeu de périodes de budgétisation cumulatif. W10 Dérogation pour l'erreur de Budget de valeurs non pécuniaires bloqué. Sans objet. W21 Il y a dépassement du budget de valeurs non pécuniaires, mais la tolérance est respectée. Voir W1. W22 Dépasse le budget de valeurs pécuniaires non contrôlé. Voir W2, W Copyright 1992, 2011, Oracle et/ou ses sociétés affiliées. Tous droits réservés.

329 Chapitre 9 Gestion des anomalies budgétaires Code de l'avertissement Description Commentaires W24 Dérogation pour l'erreur Dépasse le budget de valeurs non pécuniaires. Voir W4. W25 DA (dépenses autorisées) dépassent le montant de budget de valeurs non pécuniaires non contrôlé. Voir W5, W21. W26 Dérogation pour l'erreur Dépenses autorisées dépassant le montant de budget de valeurs non pécuniaires. Voir W4. W27 Aucun règlement relatif à la valeur non pécuniaire à cause d'un code de valeur non pécuniaire différent. Un avertissement est émis lorsqu'une transaction (par exemple, une pièce justificative) et son document de référence (tel qu'un bon de commande) ont des codes de valeur non pécuniaire différents, de sorte que le règlement du document de référence n'a pas lieu. W33 Dérogation pour l'erreur Financement expiré. Cet avertissement est émis si vous dérogez au contrôle budgétaire pour l'erreur E33. W34 Date de budget en dehors des dates limites indiquées dans la page sur les champs de structure d'expiration. Cet avertissement est émis si vous dérogez au contrôle budgétaire pour l'erreur E34. W35 Budget de dépenses associé est inférieur à zéro. Cet avertissement est émis si une réduction des revenus fait passer le solde disponible d'un budget de dépenses associé sous zéro, et ce, même compte tenu des tolérances. W36 Champ de structure clé obligatoire non précisé. Cet avertissement est émis si l'option de contrôle est réglée à Suivi sans budget. W37 Budget de dépenses en VNP associé est inférieur à zéro. Cet avertissement est émis si une réduction des revenus fait passer le solde disponible d'un budget de dépenses en VNP associé sous zéro, et ce, même compte tenu des tolérances. Copyright 1992, 2011, Oracle et/ou ses sociétés affiliées. Tous droits réservés. 303

330 Gestion des anomalies budgétaires Chapitre 9 Code de l'avertissement Description Commentaires W38 Financement expiré. La date de budget de la ligne de transaction est postérieure à la date d'expiration indiquée dans la page sur les champs de structure d'expiration au sein de la définition de budget, alors que la ligne de transaction tente d'augmenter (fournir des fonds) les dépenses autorisées restantes du budget. W57 Code d'événement comptable non précisé. Cet avertissement est émis lorsque la valeur d'événement comptable est vide dans la ligne d'écriture de budget et qu'elle est définie comme facultative dans la page Événements comptables du groupe Options installation. W61 Dérogation pour l'erreur Financement insuffisant dans la source de financement. Sans objet. W62 Dépasse les fonds disponibles. Cet avertissement est émis lorsque la source de financement n'est pas suffisante pour couvrir les dépenses liées au champ de structure de contrôle, et que l'option de contrôle du document non initial est réglée à Suivi avec budget,suivi sans budget ou à Contrôle document initial. W63 Montant d'une transaction de crédit supérieur aux dépenses totales de la source de financement. Sans objet. W64 Parent introuvable. Cet avertissement est émis lorsque la case Budget enfant dépassé est cochée dans la page Options contrôle budgétaire du groupe Budgets contrôlés. Remarque : Les avertissements anticipés ou les avis indiquant que le pourcentage prédéfini d'un budget a été engagé pour dépenses ou dépensé ne sont pas des anomalies. Vous les définissez dans la page sur les préférences d'avis. 304 Copyright 1992, 2011, Oracle et/ou ses sociétés affiliées. Tous droits réservés.

331 Chapitre 9 Gestion des anomalies budgétaires Avis liés aux anomalies Il est recommandé de définir la sécurité à l'aide du traitement d'avis pour que seuls les utilisateurs disposant du privilège d'accès Avis reçoivent les avis liés aux anomalies et uniquement pour les budgets auxquels ils ont accès. Cette définition n'est toutefois pas obligatoire. Vous pouvez utiliser l'avis sans mettre en œuvre la sécurité de contrôle des fonds associée. Le traitement de flux des travaux du contrôle des fonds peut vous transmettre des avis liés aux anomalies par courriel ou par liste des travaux. Vous pouvez également consulter les anomalies en ligne dans les pages d'interrogation sur les anomalies sans utiliser la fonction d'avis du module de contrôle des fonds. Avis liés aux anomalies en ligne En ligne, vous recevez un message sur le statut d'une transaction dès la fin du traitement de vérification budgétaire. Le message indique le type d'anomalie créé par la transaction, ce qui vous permet de passer directement à la page d'en-tête des anomalies de transaction appropriée, où vous pouvez à la fois consulter les avertissements et forcer l'acceptation des erreurs. Remarque : Une dérogation s'applique seulement à l'écriture initiale. Après la dérogation, toute modification ou ajout apporté aux lignes d'écriture initiales entraîne l'annulation de la dérogation par le système et la réinitialisation du statut de l'en-tête à N (non contrôlé). Cette précaution permet d'éviter l'ajout de lignes en fonction de la même combinaison de champs de structure en vue de créer d'autres dérogations non autorisées pour des montants différents ou plus importants. Avis liés aux anomalies du flux des travaux En cas de vérification budgétaire par lots, les utilisateurs reçoivent des avis liés aux anomalies grâce au flux des travaux. Vous accordez aux utilisateurs appropriés l'accès à ce flux des travaux lorsque vous définissez la sécurité du module de contrôle des fonds. Le système génère une liste des travaux contenant les anomalies budgétaires pour chaque utilisateur responsable du suivi budgétaire. Les budgets, les transactions sources et les types d'anomalies inclus dans la liste des travaux dépendent de la sécurité que vous avez définie pour l'utilisateur et de ses préférences en matière d'avis. Vous pouvez également demander au système d'envoyer les avis par courriel. À partir de l'entrée de liste de travaux ou du courriel, vous pouvez sélectionner un budget comportant des anomalies, et accéder à la page de détails sur le budget, où vous pouvez consulter la page sur les anomalies budgétaires pour consulter la liste de toutes les transactions refusées pour ce budget. Vous pouvez également accéder à la page sur les anomalies de transactions pour consulter la liste de tous les budgets comportant des anomalies pour cette transaction. Les pages sur les anomalies budgétaires et les anomalies de transactions vous permettent d'effectuer des interrogations sur les anomalies, et de déroger au contrôle budgétaire, si vous avez les privilèges d'accès nécessaires. Les pages sur les anomalies budgétaires et les anomalies de transactions pour chaque type de transaction source sont également accessibles directement à partir des menus du système PeopleSoft. Avis d'avertissement anticipé Vous pouvez utiliser le flux des travaux pour émettre des avis d'avertissement anticipé lorsqu'un pourcentage prédéfini d'un budget a été dépensé. Copyright 1992, 2011, Oracle et/ou ses sociétés affiliées. Tous droits réservés. 305

332 Gestion des anomalies budgétaires Chapitre 9 Traitement des avis du contrôle des fonds Une fois que vous avez défini la sécurité et les préférences liées aux avis pour les utilisateurs, vous utilisez le traitement des avis du contrôle des fonds (KK_NTFY_WF) du Moteur d'application pour balayer la table des anomalies et les préférences liées aux avis, puis acheminer l'avis dans la boîte de réception de courriels et dans les listes de travaux de l'utilisateur approprié. Traitement des erreurs Une fois que vous avez reçu un avis vous indiquant qu'une erreur de vérification budgétaire est survenue pour une transaction, vous disposez de quatre options pour la corriger : 1. Modification de la transaction. Pour ce faire, vous pouvez effectuer une des tâches suivantes : modifier le montant de la transaction; modifier les combinaisons de champs de structure; annuler la transaction et la relancer à une date ultérieure; remplacer la date de budget. 2. Modification du budget. Pour ce faire, vous pouvez effectuer une des tâches suivantes : ajuster les montants du budget pour permettre aux transactions de passer avec succès la vérification budgétaire; augmenter la tolérance du budget; rouvrir un budget fermé; modifier la définition de budget contrôlé. 3. Dérogation au contrôle d'un budget pour la transaction, en supposant qu'il est possible de forcer l'acceptation de l'anomalie. 4. Dérogation au contrôle de tous les budgets concernés pour l'ensemble de la transaction, en supposant qu'il est possible de forcer l'acceptation des anomalies signalées en lien à toutes les lignes de transaction. Dans chaque cas, vous devez disposer du privilège d'accès approprié pour effectuer la modification ou la dérogation. Par ailleurs, vous devez relancer la vérification budgétaire. Remarque : Une dérogation s'applique seulement à l'écriture initiale. Après la dérogation, toute modification ou ajout apporté aux lignes d'écriture initiales entraîne l'annulation de la dérogation par le système et la réinitialisation du statut de l'en-tête à N (non contrôlé). Cette précaution permet d'éviter l'ajout de lignes en fonction de la même combinaison de champs de structure en vue de créer d'autres dérogations non autorisées pour des montants différents ou plus importants. 306 Copyright 1992, 2011, Oracle et/ou ses sociétés affiliées. Tous droits réservés.

333 Chapitre 9 Gestion des anomalies budgétaires Sécurité pour l'ajustement de budget et les dérogations au contrôle budgétaire Le profil de sécurité de chacun des utilisateurs détermine les budgets qu'ils peuvent ajuster, les dates de budget qu'ils peuvent modifier, ainsi que les dérogations auxquelles ils ont droit pour les budgets et les transactions. Vous définissez l'autorisation au moment de la configuration de la sécurité du module de contrôle des fonds. Si cette sécurité n'autorise pas les dérogations pour un utilisateur donné, l'option Permettre dérogation ne sera pas pertinente au niveau du type de transaction source. La sécurité du contrôle des fonds remplace l'option de dérogation au niveau du type de transaction source. Un code d'utilisateur et une estampille de date et d'heure sont affichés dans les pages d'interrogation lorsqu'un budget ou une transaction a fait l'objet d'une dérogation, et un avertissement est généré lorsque la transaction fait l'objet d'une nouvelle vérification budgétaire. Remarque : Une dérogation s'applique seulement à l'écriture initiale. Après la dérogation, toute modification ou ajout apporté aux lignes d'écriture initiales entraîne l'annulation de la dérogation par le système et la réinitialisation du statut de l'en-tête à N (non contrôlé). Cette précaution permet d'éviter l'ajout de lignes en fonction de la même combinaison de champs de structure en vue de créer d'autres dérogations non autorisées pour des montants différents ou plus importants. Dérogations au contrôle budgétaire pour des budgets et des transactions Les pages sur les anomalies de transactions contiennent les cases à cocher Dérogation budget et Dérogationtransaction. La première permet de forcer l'acceptation des anomalies relatives à un budget particulier pour lequel la transaction a été refusée après contrôle budgétaire. Lorsqu'une transaction renvoie à un budget marqué aux fins de dérogation pour cette transaction, chaque ligne de cette transaction, qui aurait normalement été refusée après contrôle budgétaire, passe la vérification avec succès, mais comporte un indicateur d'avertissement. L'option Dérogation-transaction force l'acceptation d'une transaction pour tous les budgets concernés. Vous pouvez sélectionner cette option soit avant la vérification budgétaire, soit après une vérification budgétaire ayant produit des erreurs. Si la sécurité du module de contrôle des fonds est activée, l'utilisateur devra être associé à une règle de superutilisateur pour effectuer une dérogation au niveau d'une transaction. Si la sécurité du contrôle des fonds n'est pas activée et que le type de transaction source concerné permet les dérogations, tous les utilisateurs pourront effectuer des dérogations au niveau de la transaction. Dans les deux cas, lorsque la transaction a fait l'objet d'une vérification budgétaire et qu'elle présente des erreurs, l'option de dérogation pour la transaction dans la page d'interrogation sur les anomalies sera active uniquement si ces toutes erreurs peuvent faire l'objet d'une dérogation. Remarque : Une dérogation s'applique seulement à l'écriture initiale. Après la dérogation, toute modification ou ajout apporté aux lignes d'écriture initiales entraîne l'annulation de la dérogation par le système et la réinitialisation du statut de l'en-tête à N (non contrôlé). Cette précaution permet d'éviter l'ajout de lignes en fonction de la même combinaison de champs de structure en vue de créer d'autres dérogations non autorisées pour des montants différents ou plus importants. Copyright 1992, 2011, Oracle et/ou ses sociétés affiliées. Tous droits réservés. 307

334 Gestion des anomalies budgétaires Chapitre 9 Pages en libre-service pour traiter les anomalies et les avis liés aux anomalies Le module de contrôle des fonds fournit les groupes de pages en libre-service suivants pour permettre aux gestionnaires d'accéder facilement aux mêmes données que celles auxquelles ils peuvent accéder grâce aux avis de liste de travaux. Alertes budgétaires Sert à définir les préférences pour la réception des avis liés aux anomalies budgétaires et aux avertissements anticipés. La fonction de ce groupe de pages est identique à celle du groupe Préférences avis. Consultation budgets Ce groupe de pages vous permet d'effectuer les tâches suivantes : consulter la liste des budgets dont vous avez le privilège d'accès aux avis pour une définition de budget contrôlé en particulier; sélectionner des budgets particuliers pour consulter les montants budgétisés, utilisés et disponibles; consulter les éventuelles anomalies pour le budget; forcer l'acceptation d'anomalies, si vos privilèges d'accès le permettent. Vous pouvez utiliser le Concepteur d'applications pour modifier ces groupes de pages Web comme vous le feriez avec n'importe quel groupe de pages d'application. Définition de la sécurité pour traiter les anomalies et les avis liés aux anomalies en libreservice Le module de contrôle des fonds fournit des pages en libre-service pour le rôle de gestionnaire. Le système fournit un exemple de définition de ce rôle et de ses listes d'accès assignés. Vous pouvez modifier ce rôle ou créer le vôtre. La définition de la sécurité est la même que pour les avis liés aux anomalies, mais n'oubliez pas de respecter la marche à suivre suivante : Assignez le rôle de gestionnaire (ou votre rôle équivalent) au profil des utilisateurs qui doivent pouvoir accéder à ces pages. Précisez l'entité et la clé de tables de préférence de l'utilisateur dans la page Préférences globales du groupe Préférences utilisateurs. Ces précisions permettent de limiter les budgets que peut consulter un utilisateur dans les pages en libre-service, ce qui lui permet d'utiliser moins de critères de sélection pour rechercher ses budgets. Voir aussi Guide Enterprise PeopleTools PeopleBook: Security, "Working With Permission Lists" Guide Enterprise PeopleTools PeopleBook: Security, "Working With Roles" Guide Enterprise PeopleTools PeopleBook: Security, "Setting Up User Profiles" 308 Copyright 1992, 2011, Oracle et/ou ses sociétés affiliées. Tous droits réservés.

335 Chapitre 9 Gestion des anomalies budgétaires Définition et exécution des avis liés aux anomalies Pour définir et exécuter des avis liés aux anomalies, utilisez les groupes de pages Préférences avis (KK_NOTIFY_GRP) et Création avis alertes (KK_RUN_NOTIFY_GRP). Avant d'utiliser la fonction d'avis, vous devez définir la sécurité et les préférences liées aux avis. Vous exécutez ensuite le traitement des avis de contrôle des fonds (KK_NTFY_WF) du Moteur d'application pour récupérer les anomalies budgétaires et les avertissements anticipés, puis envoyer des avis aux utilisateurs appropriés à l'aide de listes de travaux et de courriels. La présente section traite des définitions préalables de sécurité et des sujets suivants : définition des préférences liées aux avis; exécution du traitement des avis de contrôle des fonds du Moteur d'application; utilisation des listes de travaux et des courriels. Étapes préliminaires La sécurité doit déjà être définie pour l'ensemble du système et pour le module de contrôle des fonds avant que les utilisateurs puissent définir leurs préférences en matière d'avis. La description de procédure ci-dessous ne traite que de la définition de la sécurité qui est propre aux avis liés aux anomalies. Voici la marche à suivre pour définir la sécurité touchant les avis liés aux anomalies : 1. Définissez des profils d'utilisateurs dans le groupe de pages Profils utilisateur. Entrez l'adresse de courriel de l'utilisateur dans la page Données générales du groupe Profils utilisateur. 2. Précisez une entité par défaut pour chaque utilisateur dans la page Préférences globales. 3. Activez l'événement de sécurité d'avis du flux de travaux dans la page sur les événements de sécurité. Un utilisateur qui reçoit des avis et qui traite des anomalies peut également avoir besoin d'un accès aux événements de sécurité d'interrogation sur les budgets, d'écritures de budget et de dérogation. Pour contrôler l'accès à ces événements de sécurité, vous devez les activer. Dans le cas contraire, tout utilisateur du système PeopleSoft disposant des privilèges d'accès aux pages qui permettent d'exécuter ces événements de sécurité a accès aux événements. 4. Définissez vos règles de sécurité (groupes de budgets) et appliquez-les aux événements de sécurité appropriés dans les pages de définition et d'application des règles. Définissez vos règles de sorte que tous les utilisateurs avec un accès aux avis de flux des travaux pour un groupe de budgets aient également accès aux interrogations sur les budgets, car ils doivent pouvoir consulter les budgets pour lesquels ils reçoivent des avis. En général, la dérogation au contrôle budgétaire est limitée à un plus petit groupe d'utilisateurs. De la même manière, un sous-groupe plus restreint d'utilisateurs avec un accès aux avis de flux de travaux dispose des privilèges d'accès aux écritures de budget et à l'ajustement, afin de pouvoir ajuster les budgets lorsque des transactions ont échoué à l'étape de contrôle budgétaire. 5. Appliquez les règles de sécurité aux utilisateurs appropriés dans les pages d'association de règles aux codes d'utilisateurs et aux listes d'accès et dans la page d'association de règles dynamiques. Copyright 1992, 2011, Oracle et/ou ses sociétés affiliées. Tous droits réservés. 309

336 Gestion des anomalies budgétaires Chapitre 9 6. Exécutez le traitement de sécurité du contrôle des fonds (KSEC_FLAT) pour activer les nouvelles règles de sécurité. Voir aussi Guide Enterprise PeopleTools PeopleBook: Security Pages utilisées pour définir et exécuter des avis liés aux anomalies Titre de la page Nom de système Navigation Usage Préférences avis contrôle fonds KK_NOTIFY_PREFS Contrôle fonds, Paramètres sécurité budgets, Préférences avis Sert à indiquer les avertissements anticipés et les anomalies pour lesquels vous voulez recevoir des avis. Création avis alertes contrôle fonds RUN_KK_NOTIFY Contrôle fonds, Paramètres sécurité budgets, Création avis alertes Sert à demander l'exécution du traitement d'avis de contrôle des fonds (KK_NTFY_WF) du Moteur d'application. Ce traitement balaye la table des anomalies et les préférences liées aux avertissements anticipés et aux anomalies, puis achemine l'avis aux utilisateurs par courriel et par liste de travaux. Définition des préférences liées aux avis Accédez à la page Préférences avis contrôle fonds (Contrôle fonds, Paramètres sécurité budgets, Préférences avis, Préférences avis contrôle fonds). 310 Copyright 1992, 2011, Oracle et/ou ses sociétés affiliées. Tous droits réservés.

337 Chapitre 9 Gestion des anomalies budgétaires Préférences liées aux avis de contrôle des fonds Avis Anomalies budget Cochez cette case, puis précisez les budgets pour lesquels vous voulez recevoir des avis liés aux anomalies dans la zone Postes budgétaires. Remarque : Vous devez cocher la case Anomalies budget ou la case Alerte avert. anticipé pour recevoir des avis. Vous pouvez aussi cocher les deux. Toutes transactions sources Toutes anomalies budget Cochez cette case pour recevoir des avis liés aux anomalies pour toutes les sources de transaction (pièces, bons de commande, etc.). Sinon, vous pouvez préciser les sources pour lesquelles vous voulez recevoir des avis dans la zone Sources anomalies. Cochez cette case pour recevoir des avis pour tous les types d'anomalie. Sinon, vous pouvez préciser les événements pour lesquels vous voulez recevoir des avis liés aux anomalies dans la zone Événements anomalies. Copyright 1992, 2011, Oracle et/ou ses sociétés affiliées. Tous droits réservés. 311

338 Gestion des anomalies budgétaires Chapitre 9 Réinitialiser avis courriel Alerte avert. anticipé et Pourcentage consommation Cliquez sur ce bouton après avoir modifié des budgets, ce qui vide le journal des messages et vous permet de recevoir les avis futurs. Un utilisateur reçoit par courriel un avis par budget ou par combinaison d'anomalies. Par exemple, si les dépenses autorisées du budget A sont épuisées, le système enverra un message pour l'indiquer. Cette précaution évite d'encombrer la boîte de réception de courriels des utilisateurs avec le même message chaque fois qu'une transaction est refusée après le contrôle du budget A. Une fois que des fonds supplémentaires auront été versés dans le budget A, par exemple, l'utilisateur pourra cliquer sur le bouton Réinitialiser avis courriel pour vider le journal des messages, ce qui lui permettra de recevoir les futurs avis liés aux anomalies concernant ce budget. Cochez cette case, et entrez le pourcentage de budget disponible qui doit être engagé ou dépensé avant que le système déclenche un avertissement anticipé. Précisez ensuite les budgets pour lesquels vous voulez recevoir des avertissements anticipés dans la zone Postes budgétaires. Remarque : Un avertissement anticipé est renvoyé pour une combinaison budgétaire donnée si le pourcentage entraînant un avertissement anticipé a été modifié dans la page sur les préférences ou que le montant du budget a été modifié depuis que le dernier avis a été envoyé, et que le nouveau pourcentage ou montant a atteint le niveau de déclenchement d'avis. Postes budgétaires Utilisez la zone Postes budgétaires pour préciser les champs de structure et les budgets contrôlés auxquels ces préférences s'appliquent. 312 Copyright 1992, 2011, Oracle et/ou ses sociétés affiliées. Tous droits réservés.

339 Chapitre 9 Gestion des anomalies budgétaires Sélection postes budgétaires, Entité et Groupe gr. livres Précisez les valeurs de champ de structure pour lesquelles vous voulez recevoir des avis liés aux anomalies budgétaires : Préciser entité et gr. GL : permet de recevoir des avis concernant toutes les combinaisons de champs de structure pour lesquelles vous disposez de privilèges d'accès pour une combinaison particulière d'entité et de groupe de grands livres contrôlés. Entrez des valeurs dans les champs Entité et Groupe gr. livres. Préciser entité : permet de recevoir des avis concernant tous les budgets de l'ensemble des groupes de grands livres d'une entité particulière pour laquelle vous disposez de privilèges d'accès. Sélectionnez une entité dans le champ Entité. Préciser valeurs : permet d'indiquer les valeurs de champ de structure d'une combinaison particulière d'entité et de groupe de grands livres contrôlés. Vous devez entrer une entité et un groupe de grands livres contrôlés. Le système affiche des champs d'entrée pour chaque champ de structure clé associé au groupe de grands livres contrôlés. Remarque : Vous devez avoir les privilèges d'accès aux valeurs de champ de structure que vous précisez. Période budgétaire de/à Vous pouvez également indiquer des périodes budgétaires pour préciser davantage vos préférences. Événements d'anomalies Anomalie Sélectionnez les types d'anomalie pour lesquels vous voulez recevoir des avis si vous n'avez pas coché la case Toutes anomalies budget. Vous devez également sélectionner au moins une source d'anomalie pour recevoir des avis. Sources d'anomalies Source anomalie Sélectionnez les types de transaction source pour lesquels vous voulez recevoir des avis si vous n'avez pas coché la case Toutes transactions sources. Vous devez également sélectionner au moins un événement d'anomalie pour recevoir des avis. Remarque : Lorsque vous enregistrez les options que vous avez sélectionnées, le système valide vos choix par rapport aux règles de sécurité. En outre, le traitement des avis du contrôle des fonds contrôle la sécurité à chaque fois qu'il est exécuté. Copyright 1992, 2011, Oracle et/ou ses sociétés affiliées. Tous droits réservés. 313

340 Gestion des anomalies budgétaires Chapitre 9 Exécution du traitement des avis du contrôle des fonds (KK_NTFY_WF) du Moteur d'application Accédez à la page Création avis alertes contrôle fonds (Contrôle fonds, Paramètres sécurité budgets, Création avis alertes, Création avis alertes contrôle fonds). Entité Sélectionnez l'entité pour laquelle vous voulez créer des avis. Utilisation des listes de travaux et des courriels Votre page de liste de travaux et les avis liés aux anomalies par courriel dressent la liste de tous les avertissements anticipés et de toutes les anomalies concernant les budgets auxquels vous avez des privilèges d'accès et pour lesquels vous avez demandé à recevoir des avis. Chaque anomalie et chaque avertissement anticipé sont liés à la page de détails sur le budget, dans laquelle vous pouvez consulter les détails sur le budget et accéder aux pages sur les anomalies budgétaires et les anomalies de transactions à l'aide des liens fournis. Voir aussi Guide Utilisation des applications PeopleSoft Guide Enterprise PeopleTools PeopleBook: PeopleSoft Workflow Consultation et traitement des anomalies de transactions budgétaires La présente section traite des sujets suivants : Consultation et traitement des budgets comportant des anomalies. Consultation des anomalies de transactions génériques. (Il est impossible d'ajouter en ligne des transactions génériques, ou dites de tierce partie.) Consultation des anomalies d'en-tête des transactions de paie. Consultation des anomalies de lignes des transactions de paie. Consultation du statut de vérification budgétaire pour une instance de traitement du processeur de budgets. Présentation de la consultation et du traitement des anomalies de transactions budgétaires Vous pouvez effectuer des interrogations sur les anomalies par budget ou par transaction : 314 Copyright 1992, 2011, Oracle et/ou ses sociétés affiliées. Tous droits réservés.

341 Chapitre 9 Gestion des anomalies budgétaires Utilisez le groupe de pages sur les anomalies budgétaires pour consulter les budgets avec des anomalies. Ce groupe de pages permet aux utilisateurs avec les privilèges d'accès nécessaires de forcer l'acceptation d'une transaction refusée après vérification budgétaire pour des budgets précis. Utilisez les groupes de pages sur les anomalies de transactions pour consulter les transactions sources comportant des anomalies budgétaires. Ces groupes de pages permettent aux utilisateurs avec les privilèges d'accès nécessaires de forcer l'acceptation d'une transaction refusée pour certains budgets ou tous les budgets. Remarque : Une dérogation s'applique seulement à l'écriture initiale. Après la dérogation, toute modification ou ajout apporté aux lignes d'écriture initiales entraîne l'annulation de la dérogation par le système et la réinitialisation du statut de l'en-tête à N (non contrôlé). Cette précaution permet d'éviter l'ajout de lignes en fonction de la même combinaison de champs de structure en vue de créer d'autres dérogations non autorisées pour des montants différents ou plus importants. Des pages d'anomalies distinctes sont fournies pour chaque type de transaction source. Ces pages sont traitées dans les guides d'utilisation respectifs aux applications. Le tableau suivant présente les groupes de pages sur les anomalies de transactions qui ne sont pas traités dans le présent chapitre, ainsi que le guide PeopleSoft et le chapitre dans lesquels ils sont traités : Groupe de pages Documentation Pièces justificatives; Pièces (non proratisées); Pièces (lignes comptables). Estimation revenus; Écritures journalisées direct.; Cumul réceptions - frais; Cumul réceptions - engagements. Factures. Gestion coûts. Autorisations déplacements; Relevés dépenses. Écritures grand livre; Écritures budget. Copyright 1992, 2011, Oracle et/ou ses sociétés affiliées. Tous droits réservés. 315

342 Gestion des anomalies budgétaires Chapitre 9 Groupe de pages Documentation Coûts indirects. Écritures projets; Budgets projet. Cartes approvisionnement; Bons commande; Bons commande non proratisés; Demandes achat; Cumul réceptions - frais; Cumul réceptions - engagements. Éléments communs utilisés dans la section Critères avancés de budget Date du budget Anomalie Type d'anomalie Montant en devise Groupe de grands livres Cliquez sur ce lien dans une page sur les anomalies d'en-tête de transaction (telle que la page sur les anomalies génériques) pour accéder à la page Précisions critères interrogation, dans laquelle vous pourrez restreindre les enregistrements de budget à des entités, à des groupes de grands livres, à des comptes et à des types d'anomalies en particulier. Dans la page Anomalies budgétaires contrôle fonds, cliquez sur le lien Critères détaillés transaction. Laissez les champs de critères vides pour extraire toutes les valeurs. Date comptable de la ligne de transaction. Vous définissez le champ que le système utilise comme date de budget pour la transaction dans la définition de transaction source. Description de l'anomalie, qui est soit une erreur, soit un avertissement. Statut de vérification budgétaire de la transaction dans les pages de détails sur une anomalie. Dans d'autres pages, ce champ est différent, et il sert à limiter les enregistrements d'anomalies extraits aux transactions présentant une anomalie de type Erreur ou Avertissement. Montant de la ligne dans la devise de l'entrée. Groupe de grands livres de contrôle des fonds pour l'anomalie de l'en-tête ou de la ligne de transaction. 316 Copyright 1992, 2011, Oracle et/ou ses sociétés affiliées. Tous droits réservés.

343 Chapitre 9 Gestion des anomalies budgétaires Début / Fin Statut de la ligne Maximum d'enregistrements Valeur pécuniaire Autres budgets Autres lignes existent Dérogation budgétaire Numéros des lignes de la pièce justificative. La liste de valeurs comprend seulement les lignes de pièces justificatives qui comportent des anomalies. Statut de vérification budgétaire de la ligne de transaction. Dans certaines pages, ce champ sert à limiter les enregistrements sélectionnés aux lignes présentant une anomalie de type Erreur ou Avertissement. Sélectionnez le nombre maximal d'enregistrements à faire afficher dans la zone de défilement. Montant exprimé en monnaie d'exploitation du grand livre principal. Si cette option est sélectionnée, cela signifie que la transaction présente plus d'anomalies que le nombre que vous avez entré dans le champ correspondant au maximum d'enregistrements. Si cette option est sélectionnée, cela signifie que la transaction présente plus d'anomalies liées à des lignes de transaction que le nombre que vous avez entré dans le champ correspondant au maximum d'enregistrements. Cochez cette case pour mettre à jour le grand livre des budgets contrôlés même si la transaction cause un dépassement du budget. Si la sécurité du module de contrôle des fonds est activée, l'utilisateur devra être associé à une règle de superutilisateur pour effectuer une dérogation au niveau d'un budget. Si la sécurité du contrôle des fonds n'est pas activée et que le type de transaction source concerné permet les dérogations, tous les utilisateurs pourront effectuer des dérogations au niveau du budget. Dans les deux cas, lorsque la transaction a fait l'objet d'une vérification budgétaire et qu'elle présente des erreurs, l'option de dérogation dans la page d'interrogation sur les anomalies sera active uniquement si ces toutes erreurs peuvent faire l'objet d'une dérogation. Remarque : Une dérogation s'applique seulement à l'écriture initiale. Après la dérogation, toute modification ou ajout apporté aux lignes d'écriture initiales entraîne l'annulation de la dérogation par le système et la réinitialisation du statut de l'en-tête à N (non contrôlé). Cette précaution permet d'éviter l'ajout de lignes en fonction de la même combinaison de champs de structure en vue de créer d'autres dérogations non autorisées pour des montants différents ou plus importants. Lorsqu'il y a dérogation au contrôle budgétaire, le système indique le code de l'utilisateur qui a effectué la dérogation ainsi que la date et l'heure de cette action dans les champs Auteur dérogation et Date dérogation, respectivement. Date de dérogation Date à laquelle un utilisateur a forcé l'acceptation d'une anomalie. Ce champ est mis à jour par le système. Copyright 1992, 2011, Oracle et/ou ses sociétés affiliées. Tous droits réservés. 317

344 Gestion des anomalies budgétaires Chapitre 9 Dérogation pour transaction Auteur de dérogation Type Sélectionnez cette option pour que l'ensemble de la transaction mette à jour le budget contrôlé. Si la sécurité du module de contrôle des fonds est activée, l'utilisateur devra être associé à une règle de superutilisateur pour effectuer une dérogation au niveau d'une transaction. Si la sécurité du contrôle des fonds n'est pas activée et que le type de transaction source concerné permet les dérogations, tous les utilisateurs pourront effectuer des dérogations au niveau de la transaction. Dans les deux cas, lorsque la transaction a fait l'objet d'une vérification budgétaire et qu'elle présente des erreurs, l'option de dérogation pour la transaction dans la page d'interrogation sur les anomalies sera active uniquement si ces toutes erreurs peuvent faire l'objet d'une dérogation. Utilisateur qui a forcé l'acceptation d'une anomalie budgétaire. Ce champ est mis à jour par le système. Consultez la description du champ Type d'anomalie. Ce champ peut également faire référence au type de transaction dans certaines pages. Cliquez sur l'icône de vérification budgétaire afin de relancer l'exécution du processeur de budgets une fois que vous avez forcé l'acceptation d'une transaction ou dérogé au contrôle budgétaire. Exécutez à nouveau le traitement si vous avez modifié la pièce justificative. Cliquez sur l'icône de détails sur la vérification budgétaire pour accéder à la page sur le contrôle fonds, où sont affichés le numéro et la date de la transaction contrôlée, le statut et l'instance du traitement de vérification budgétaire, le type de transaction source, le type de montant contrôlé et le statut de l'en-tête pour la vérification budgétaire. Cliquez sur l'icône d'affichage des liens associés pour ouvrir une page contenant un ou plusieurs des liens suivants, selon la page d'anomalie dans laquelle vous vous trouvez: Le lien Aller à anomalies budgets ouvre la page Anomalies budgétaires contrôle fonds, où vous pourrez consulter d'autres transactions qui présentent des anomalies pour le budget et effectuer des dérogations. Vous n'aurez accès à cette page que si vous êtes autorisé à procéder à des interrogations sur le budget. Le lien Aller à interr. budgets ouvre la page Détails budget contrôlé, où vous pourrez consulter les détails de budget tels que le solde disponible, les attributs et les montants utilisés par chacun des grands livres (engagements, préengagements, etc.) du budget. Vous n'aurez accès à cette page que si vous êtes autorisé à procéder à des interrogations sur le budget. Le lien Écriture source ouvre une page de transaction source dans laquelle vous pourrez ajuster la transaction. Le lien Anomalies transactions ouvre la page sur les anomalies d'en-tête correspondant au type de transaction, où vous pourrez consulter les détails relatifs à l'anomalie liée à la transaction. 318 Copyright 1992, 2011, Oracle et/ou ses sociétés affiliées. Tous droits réservés.

345 Chapitre 9 Gestion des anomalies budgétaires Pages utilisées pour consulter et traiter les anomalies de transactions budgétaires Titre de la page Nom de système Navigation Usage Anomalies budgétaires contrôle fonds KK_XCP_BUDGET Contrôle fonds, Consultation anomalies vérif., Budgets Cliquez sur l'icône d'affichage des liens associés dans une page d'entête d'anomalie de transaction ou dans la page sur les détails d'une anomalie. Cliquez sur le lien Anomalies budget dans la page Détails budget contrôlé. Sert à consulter les anomalies budgétaires et à effectuer des dérogations budgétaires budget par budget. Cette page ne contient que des budgets pour lesquels certaines transactions comportent des anomalies. Précision critères interrogation KK_XCP_BD_ADV_SEC Cliquez sur le lien Critères détaillés transaction dans la page Anomalies budgétaires contrôle fonds. Sert à préciser les critères de sélection des transactions à consulter. En-têtes KK_XCP_HDR_GEN Contrôle fonds, Consultation anomalies vérif., Grand livre, Transactions génériques Cliquez sur l'icône d'accès à la page de liens associés, puis sur le lien Anomalies transactions à partir de la page Anomalies budgétaires contrôle fonds ou Statut vérification budgétaire. Sert à consulter les erreurs de vérification budgétaire ou les messages d'avertissement pour les transactions de tierce partie. Cette page permet aux utilisateurs qui en ont le droit de déroger au contrôle budgétaire pour forcer l'acceptation des anomalies. Précision critères interrogation KK_XCP_TR_ADV_SEC Cliquez sur le lien Critères avancés budget dans une page d'en-tête d'anomalie de transaction (ces pages existent pour différentes applications). Sert à préciser davantage les critères de sélection des budgets à consulter. Contrôle fonds KK_XCP_TRAN_SEC Cliquez sur l'icône de détails de vérification budgétaire dans la page Anomalies budgétaires contrôle fonds ou dans une page d'en-tête de transaction avec anomalies. Sert à consulter les détails relatifs à une transaction source comportant des anomalies, y compris le type de montant et les données sur la dérogation budgétaire. Copyright 1992, 2011, Oracle et/ou ses sociétés affiliées. Tous droits réservés. 319

346 Gestion des anomalies budgétaires Chapitre 9 Titre de la page Nom de système Navigation Usage Détails anomalie (en-tête) KK_XCP_TRAN_SEC2 Cliquez sur l'option d'affichage des détails sur les anomalies dans la page Anomalies budgétaires contrôle fonds ou dans une page d'en-tête de transaction avec anomalies. Sert à consulter les détails relatifs aux anomalies et à rechercher des lignes de la transaction. Ligne générique KK_DRL_GEN_SEC Cliquez sur l'icône de ligne de transaction dans la page des détails sur une anomalie pour faire afficher une ligne de transaction particulière. Sert à consulter les détails sur une ligne de transaction source générique comportant des anomalies budgétaires. Lignes KK_XCP_LN_GEN Contrôle fonds, Transactions tierce partie, Entrée transactions génériques, puis cliquez dans le tableau de résultats de recherche. Cliquez sur l'icône d'accès à la page de liens associés, puis sur le lien Anomalies transactions à partir de la page Anomalies budgétaires contrôle fonds ou Statut vérification budgétaire. Sert à consulter les lignes de transaction particulières d'une transaction source générique comportant des anomalies budgétaires et à consulter les budgets qui ont entraîné les anomalies. Détails anomalie (lignes) KK_XCP_TRAN_SEC3 Cliquez sur l'icône Afficher détails anomalies dans la page Lignes pour la transaction source. Sert à consulter les détails sur l'anomalie et le budget d'une ligne de transaction. En-tête KK_XCP_HDR_HR1 Contrôle fonds, Consultation anomalies vérif., Grand livre, Écritures paie Cliquez sur l'icône d'accès à la page de liens associés, puis sur le lien Anomalies transactions à partir de la page Anomalies budgétaires contrôle fonds ou Statut vérification budgétaire. Sert à consulter les messages d'avertissement de vérification budgétaire pour les transactions de paie. Ligne Transaction paie KK_DRL_HR1_SEC Cliquez sur l'icône de ligne de transaction dans la page En-tête du groupe Écritures paie pour faire afficher une ligne de transaction particulière. Sert à consulter des détails sur les lignes des transactions source de paie comportant des anomalies budgétaires. 320 Copyright 1992, 2011, Oracle et/ou ses sociétés affiliées. Tous droits réservés.

347 Chapitre 9 Gestion des anomalies budgétaires Titre de la page Nom de système Navigation Usage Lignes KK_XCP_LN_HR1 Contrôle fonds, Consultation anomalies vérif., Grand livre, Écritures paie, Lignes Cliquez sur l'icône d'accès à la page de liens associés, puis sur le lien Anomalies transactions à partir la page Anomalies budgétaires contrôle fonds ou Statut vérification budgétaire. Sert à consulter des lignes particulières d'une transaction source de paie comportant des messages d'avertissement de contrôle budgétaire et à consulter tous les budgets qui ont entraîné les anomalies. Statut vérification budgétaire KK_XCP_INQ_INSTANC Contrôle fonds, Consultation anomalies vérif., Statut vérification budgétaire Sert à consulter le statut de vérification budgétaire des transactions sources pour une exécution donnée du processeur de budgets. Vous pouvez accéder aux pages d'en-tête de transaction avec anomalies, ainsi qu'aux pages d'interrogation, d'entrée et de correction de transactions dans lesquelles vous pouvez consulter et modifier la transaction. Consultation et traitement des budgets présentant des anomalies Accédez à la page Anomalies budgétaires contrôle fonds (Contrôle fonds, Consultation anomalies vérif., Budgets, Anomalies budgétaires contrôle fonds). Copyright 1992, 2011, Oracle et/ou ses sociétés affiliées. Tous droits réservés. 321

348 Gestion des anomalies budgétaires Chapitre 9 Anomalies budgétaires du contrôle des fonds (1 sur 2) Anomalies budgétaires du contrôle des fonds (2 sur 2) Les champs Entité et Groupe gr. livres sont obligatoires lorsque vous entrez des critères dans la page de recherche Budgets. Vous pouvez laisser les autres champs vides pour extraire toutes les valeurs ou entrer des valeurs pour préciser davantage votre recherche. 322 Copyright 1992, 2011, Oracle et/ou ses sociétés affiliées. Tous droits réservés.

349 Chapitre 9 Gestion des anomalies budgétaires Cliquez sur le bouton Rechercher dans la page de recherche pour faire afficher les anomalies dans la zone de défilement Résultats recherche au bas de la page. La zone de défilement sera affichée seulement s'il existe des anomalies de transaction pour un budget. Les résultats de recherche contiennent à la fois les anomalies de type erreur et les anomalies de type avertissement. Lorsque vous sélectionnez un enregistrement dans la zone de défilement Résultats recherche et qu'aucune transaction avec anomalie n'est extraite dans la zone Transactions avec anomalies budgétaires située au bas de la page Anomalies budgétaires contrôle fonds, cliquez sur le lien Critères détaillés transaction pour préciser les critères afin de pouvoir consulter les détails de l'anomalie. Par exemple, si le type d'anomalie ainsi que les dates de début et de fin dans la page Anomalies budgétaires contrôle fonds ne correspondent pas au type d'anomalie et aux dates de l'anomalie que vous avez sélectionnés dans la zone de défilement Résultats recherche, aucune transaction ne figurera dans la zone Transactions avec anomalies budgétaires. Critères détaillés transaction Cliquez sur ce lien afin d'accéder à la page Précision critères interrogation si vous recevez un message indiquant qu'aucun enregistrement de transaction correspondant à vos critères n'a été trouvé. Si vous vous trouvez dans une page d'en-tête de transaction avec anomalies (ces pages existent pour différentes applications), cliquez sur le lien Critères avancés budget. Dans un tel cas, aucune donnée n'est initialement extraite sur les anomalies existantes dans la zone Transactions avec anomalies budgétaires située au bas de la page Anomalies budgétaires contrôle fonds. Utilisez cette page pour limiter ou élargir l'accès aux enregistrements de transactions en précisant le type d'anomalie, le type de transaction, l'intervalle de codes de contrôle des fonds, l'intervalle de dates et l'instance de traitement du processeur de budgets. Remarque : Vous pouvez laisser la plupart des champs de la page Précision critères interrogation vides pour extraire toutes les valeurs, mais vous devez sélectionner le type d'anomalie, erreur ou avertissement, pour voir les résultats correspondant à ce type d'anomalie budgétaire. De plus, vous devez entrer les valeurs qui s'appliquent à votre interrogation dans les champs Date début et Date fin. Type anomalie Date début et Date fin Si le type d'anomalie est Avert. par défaut dans la recherche initiale, vous devrez régler cette valeur à Erreur pour consulter les erreurs, ou pour obtenir des résultats lorsque la zone Transactions avec anomalies budgétaires n'est pas affichée après que vous avez sélectionné une ligne de transaction dans la zone de défilement Résultats recherche (c'est-à-dire lorsque l'avertissement est le type d'anomalie par défaut et que la transaction présente en réalité une erreur). Le champ Date fin est réglé par défaut à la date courante, et le champ Date début est réglé par défaut à une date dans le mois précédent. Si ces dates ne conviennent pas, vous devrez les modifier pour définir un intervalle qui comprend les anomalies de transactions sur lesquelles vous effectuez l'interrogation, à défaut de quoi vous recevrez un message indiquant qu'aucun enregistrement n'est extrait, car aucun ne correspond à vos critères. Copyright 1992, 2011, Oracle et/ou ses sociétés affiliées. Tous droits réservés. 323

350 Gestion des anomalies budgétaires Chapitre 9 Nom trans. et Code Indique le nom correspondant au type de transaction, tel que Demande achat ou Pièce just. La colonne Code affiche le code de la transaction. Remarque : Si les critères que vous sélectionnez à l'aide du lien Critères détaillés transaction comprennent un type de transaction, les champs clés d'en-tête des transactions seront affichés à la place des champs Nom trans. et Code. Par exemple, si vous sélectionnez Écriture comme type de transaction, le tableau contiendra les en-têtes de colonne Entité,Écriture et Date écriture. Détails budgets Cliquez sur ce lien pour accéder à la page Détails budget contrôlé, dans laquelle vous pouvez consulter des détails sur le budget tels que le budget disponible, les anomalies budgétaires et les attributs de budget. Consultation des anomalies de transactions génériques Accédez à la page En-têtes du groupe Transactions génériques (Contrôle fonds, Consultation anomalies vérif., Grand Livre, Transactions génériques). Anomalies de transactions génériques Consultation des anomalies d'en-tête des transactions de paie Accédez à la page En-tête du groupe Écritures paie (Contrôle fonds, Consultation anomalies vérif., Grand livre, Écritures paie; cliquez sur l'icône d'accès à la page de liens associés, puis sur le lien Anomalies transactions à partir de la page Anomalies budgétaires contrôle fonds ou Statut vérification budgétaire). Date exéc. Date comptable Affiche la date à laquelle le traitement par lots de paie a été exécuté pour la transaction. Affiche la date comptable de la transaction de paie. 324 Copyright 1992, 2011, Oracle et/ou ses sociétés affiliées. Tous droits réservés.

351 Chapitre 9 Gestion des anomalies budgétaires Consultation des anomalies de lignes des transactions de paie Accédez à la page Lignes du groupe Écritures paie (Contrôle fonds, Consultation anomalies vérif., Grand livre, Écritures paie, Lignes). Date exéc. Date comptable Affiche la date à laquelle le traitement par lots de paie a été exécuté pour la transaction. Affiche la date comptable de la transaction de paie. Remarque : Vous ne devriez pas obtenir d'erreurs, mais uniquement des avertissements, car vous avez soumis les transactions de paie au contrôle budgétaire avant de les charger dans le module de contrôle des fonds. Consultation du statut de vérification budgétaire pour une instance de traitement du processeur de budgets Accédez à la page Statut vérification budgétaire (Contrôle fonds, Consultation anomalies vérif., Statut vérification budgétaire). Statut de vérification budgétaire Statut traitement Début contrôle fonds et Fin Date début et Date fin Sélectionnez un statut de traitement de vérification budgétaire. Sélectionnez des codes de contrôle des fonds pour préciser davantage la vérification dont vous contrôlez le statut. Entrez un intervalle de dates qui comprend la date de la vérification budgétaire. Copyright 1992, 2011, Oracle et/ou ses sociétés affiliées. Tous droits réservés. 325

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353 Chapitre 10 Interrogation sur les budgets et les activités relatives aux transactions Le présent chapitre donne un aperçu de l'interrogation sur les activités budgétaires et celles relatives aux transactions, et traite des sujets suivants : définition de l'interrogation des jeux de grands livres; création et consultation des interrogations de l'aperçu des budgets; affichage des détails budgétaires et des activités relatives aux transactions; affichage du journal des activités. Présentation des interrogations sur les budgets Le module de contrôle des fonds de la gamme Enterprise de PeopleSoft fournit les outils d'interrogation en ligne suivants : le groupe de pages Interrogation jeux GL, qui vous permet de définir des jeux de grands livres à partir d'un ou plusieurs groupes de grands livres pour des vues consolidées d'activités relatives aux transactions; le groupe de pages Aperçu budgets, qui fournit toutes les données à partir des montants résumés par interrogation de jeux de GL et par groupe de GL à l'aide de recherche descendante vers des lignes d'écritures de budget individuelles et des transactions sources; le groupe de pages Détails budgets, lequel fournit des itinéraires vers une grande partie de la même information que vous pouvez voir en utilisant l'aperçu budgets, mais pour un seul budget contrôlé; le groupe de pages Journal activités, lequel affiche les détails des lignes des transactions et les données budgétaires pour des transactions relatives à la vérification budgétaire. Le traitement de contrôle des fonds crée des écritures de clôture distinctes dans le journal des activités pour les bons de commande et les demandes d'achat. De cette façon, le journal des activités présente un cycle budgétaire complet. Remarque : Lorsqu'un bon de commande est soumis à la vérification budgétaire après avoir été fermé (c'està-dire après avoir été désigné comme fermé dans l'application Gestion des approvisionnements), une écriture de clôture est créée. Copyright 1992, 2011, Oracle et/ou ses sociétés affiliées. Tous droits réservés. 327

354 Interrogation sur les budgets et les activités relatives aux transactions Chapitre 10 De plus, le module de contrôle des fonds offre des groupes de pages qui permettent d'effectuer des interrogations sur le statut de vérification budgétaire, les anomalies de vérification budgétaire et la fermeture des budgets. Ces outils sont traités dans les chapitres relatifs à la gestion des anomalies budget et à la fermeture des budgets. Sécurité pour l'interrogation des budgets Pour utiliser ces pages d'interrogation, vous devez avoir les droits d'accès à l'événement de sécurité Interrogation budgets pour les budgets que vous interrogez, si cet événement est activé. Remarque : Alors que vous ne pourriez pas avoir la sécurité pour interroger toutes les combinaisons de champs de structure de budgets qui sont impliquées dans une transaction, vous pouvez consulter les répercussions sur le budget liées à chaque ligne de cette transaction. Si vous essayez d'effectuer une recherche déroulante depuis n'importe laquelle des lignes d'activités à l'interrogation de budget, les fonctions de sécurité sont exécutées et vous êtes avisé par un message en ligne si vous n'avez pas le niveau de sécurité approprié pour consulter ce budget. Vous pouvez consulter les budgets pour lesquels vous possédez la configuration de sécurité liée aux interrogations. Interrogation des jeux de grands livres L'interrogation des jeux de grands livres permet les interrogations à travers des groupes de grands livres. Cela est particulièrement utile pour la production de rapports à propos des activités relatives à la transaction dans des groupes de grands livres des dépenses et des revenus connexes, tels que ceux que vous avez configuré pour des budgets de projets avec un suivi de la source de financement. Vous pouvez combiner des grands livres à partir des multiples groupes de grands livres pour présenter une vue consolidée des activités budgétaires et contrôlées. Par exemple, pour voir le budget total, les préengagements, les engagements et les dépenses, l'estimation de revenus, les revenus comptabilisés, les revenus recouvrés, et le solde budgétaire disponible pour un service particulier et une période budgétaire, vous définissez une interrogation de jeux de GL composée des grands livres appropriés provenant des groupes de grands livres des groupes de grands livres des dépenses et des revenus qui contiennent les budgets contrôlés pour ce service. Vous pouvez alors créer une interrogation sur ce jeu de grands livres pour ce service et cette période budgétaire à l'aide du groupe de pages Aperçu budgets. Remarque : L'interrogation de jeux de grands livres ne prend pas en charge les grands livres qui ont une relation parent enfant à inclure dans la même interrogation de jeux de grands livres. Aperçu des budgets Le groupe de pages Aperçu budgets fournit un vue de l'activité budgétaire pour un ou plusieurs budgets, depuis le niveau d'un groupe de grands livres ou d'une interrogation de jeux de grands livres jusqu'au niveau plus détaillé des budgets individuels. Ce groupe de page permet également davantage de recherches descendantes vers les lignes d'écritures de budget et les lignes de transactions sources. Entre autres, les pages d'interrogation du groupe Aperçu budgets vous permettent d'effectuer les tâches suivantes : Sélectionner les budgets que vous souhaitez consulter en précisant l'entité, le groupe de grands livres ou l'interrogation de jeux de grands livres, les valeurs de champ de structure ou les jeux de valeurs de champ de structure, la période et le statut pour les budgets en question. Vous pouvez enregistrer et réutiliser les critères de recherche dont vous avez besoin fréquemment. 328 Copyright 1992, 2011, Oracle et/ou ses sociétés affiliées. Tous droits réservés.

355 Chapitre 10 Interrogation sur les budgets et les activités relatives aux transactions Consulter le sommaire des montants totaux pour chaque grand livre dans un groupe de grands livres, une interrogation de jeux de grands livres ou des jeux de budgets plus détaillés, selon vos critères d'interrogation. Consulter le sommaire des soldes disponibles, les bénéfices nets et le revenu associé pour chaque groupe de grands livres de dépenses, chaque interrogation de jeux de grands livres ou chaque jeu de budgets plus détaillés que vous interrogez. Consulter le montant budgétisé provenant du budget d'un calendrier d'exercice antérieur qui a été reporté dans le budget d'exercice courant. Consulter le sommaire du budget disponible et des montants de revenus non recouvrés pour des groupes de grands livres d'estimation de revenus, des grands livres de revenus dans une interrogation de jeux de grands livres, ou des jeux de grands livres de budgets détaillés que vous interrogez. Consulter les montants totaux des grands livres et le budget disponible, en tenant compte ou non des limites de tolérance établies, pour chaque budget ou sous-ensemble sommaire de budgets qui répond à vos critères d'interrogation. Consulter les activités budgétaires non pécuniaires. Effectuer une recherche descendante vers des données détaillées au sujet des anomalies budget des budgets associés, des relations parent-enfant et des attributs des budgets particuliers. Effectuer une recherche descendante afin de consulter l'activité de vérification budgétaire. Effectuer une recherche descendante directement vers une transaction source de départ. Enregistrer les interrogations à utiliser de nouveau. Recherches dans l'aperçu des budgets Vous pouvez effectuer une recherche descendante directement ou indirectement dans l'aperçu budgets afin de consulter les détails budgétaires et des transactions dans les pages suivantes : grands livres de budget détaillé; sommaire des grands livres de budget; journal des activités; attributs des détails des budgets; budgets parent enfant; budgets de revenus associés; budget de dépenses associé; montants des prévisions budgétaires; montants des types de transactions budgétaires. La page des détails des budgets et les autres pages énumérées ici sont traitées dans la section portant sur la consultation des détails sur les activités budgétaires et les activités relatives transactions. L'interrogation des anomalies relatives aux écritures de budget est traitée dans la section portant sur l'entrée et le report des écritures de budget. Copyright 1992, 2011, Oracle et/ou ses sociétés affiliées. Tous droits réservés. 329

356 Interrogation sur les budgets et les activités relatives aux transactions Chapitre 10 Détails sur les budgets Pour consulter les données détaillées à propos d'un budget en particulier, utilisez la page Détails budget contrôlé, en effectuant des recherches par valeurs de champs de structure clés. Cette page est également disponible par l'intermédiaire du groupe de pages Aperçu budgets. Effectuez une recherche descendante à partir de la page Détails budget contrôlé pour consulter les lignes des activités de vérification budgétaire, les transactions sources réelles, les anomalies de budget, les budgets associés, les relations parent-enfant et les attributs pour un budget particulier. Analyses intégrées du module de contrôle des fonds Vous pouvez sélectionner l'aperçu des budgets ou l'interrogation des détails sur les budgets pour consulter les graphiques analytiques pour un budget avec tous les grands livres des activités combinés ou le graphique d'un budget qui affiche chaque activité du grand livre des budgets. Ces graphiques s'affichent comme : un graphique à barres subdivisé pour un montant de budget avec des dépenses; un graphique circulaire à deux dimensions pour les dépenses sans budget ou les cas où le montant de budget est nul; un graphique à barres subdivisé pour un budget avec des revenus; un graphique circulaire à deux dimensions pour les revenus sans budget ou dont le montant de budget est zéro; des données d'affichages comme pourcentage de budget. Journal des activités Lorsque vous effectuez la vérification budgétaire d'une transaction, le système crée des lignes d'activité et les stocke dans le journal des activités. Les lignes d'activité sont identifiées par un code de transaction contrôlée, une date de transaction contrôlée et un numéro de ligne de transaction contrôlée pour chaque ligne de transaction. Vous pouvez utiliser la page Journal activités pour consulter les lignes d'une transaction et les budgets concernés pour une transaction ou plusieurs transactions pour un seul type de transaction source. Le journal des activités est très utile pour effectuer le rapport des recherches et des rapprochements. Par exemple, si vous effectuez une recherche sur le type de transaction source AP_VOUCHER et que vous sélectionnez une pièce spécifique ou un intervalle de pièces à consulter, vous pourrez consulter les lignes des pièces au moyen d'une recherche descendante, puis accéder directement à la page sur l'entrée source ou à la page sur l'interrogation source pour une pièce donnée dans l'application Comptes fournisseurs. En plus des champs de critères statiques propres aux transactions, tels que le code et la date de la transaction, le système rendra également disponible dynamiquement les champs de début et de fin du document ainsi que les champs des dates de début et de fin pour un type de transaction source particulier si le code de document et la date associés à cette transaction source sont définis comme champ de premier en-tête source et comme champ de second en-tête source dans les critères de recherche du journal des activités, lesquels se trouvent dans l'onglet Événements pages de la transaction source. L'affichage de l'entité d'application, du premier en-tête source et du second en-tête source dans la page Journal activités contrôle fonds dépend des valeurs entrées pour la transaction source. Si seul le premier entête source est défini pour une transaction source, un seul champ de critère lié à l'en-tête source sera affiché. 330 Copyright 1992, 2011, Oracle et/ou ses sociétés affiliées. Tous droits réservés.

357 Chapitre 10 Interrogation sur les budgets et les activités relatives aux transactions Le filtre correspondant à l'entité d'application sera affiché si le champ d'entité fait partie des clés de la table d'en-tête source. Par exemple, si l'entité fait partie de la table JRNL_HEADER pour le type de transaction source GL_JOURNAL, le filtre correspondant à l'entité d'application sera affiché une fois la transaction source GL_JOURNAL sélectionnée. Chaque champ d'en-tête source autre que les champs de date ou de type date/heure est fourni avec une vue qui est utilisée comme table de valeurs valides pour le journal des activités du module de contrôle des fonds. Une liste des champs de critères des champs d'en-tête source fournis pour chaque transaction source est incluse dans le chapitre traitant de la configuration des types de transactions sources. Remarque : Si vous ajoutez de nouvelles définitions de transactions sources ou que vous modifiez de transactions sources existantes, vous devez également modifier les sous-tables de recherche KK_SHN_KEY_SBR2 et KK_SHN_KEY_SBR3 du journal des activités pour inclure la valeur dans le nom du champ de l'en-tête source. Configuration de l'interrogation des jeux de grands livres La présente traite de l'ajout de grands livres à une interrogation de jeux de grands livres. Page utilisée pour définir une interrogation de jeux de grands livres Titre de la page Nom de système Navigation Usage Interrogation jeu grands livres contrôlés LEDGER_INQUIRY_SET Contrôle fonds, Consultation activités budg., Interrogation jeux GL Sert à ajouter des grands livres à une interrogation de jeux de grands livres pour permettre l'interrogation de plusieurs groupes de grands livres. L'interrogation des jeux de grands livres est particulièrement utile pour interroger les budgets de dépenses et de revenus associés et les budgets définis avec un suivi de la source de financement. Définition de l'interrogation de jeux de grands livres Accédez à la page Interrogation jeu grands livres contrôlés (Contrôle fonds, Consultation activités budg., Interrogation jeux GL, Interrogation jeu grands livres contrôlés). Groupe gr. livres Sélectionnez le groupe de grands livres contrôlés contenant les grands livres à inclure dans l'interrogation. Cliquez sur ce bouton pour afficher les différents grands livres du groupe sélectionné que vous souhaitez ajouter à l'interrogation. Copyright 1992, 2011, Oracle et/ou ses sociétés affiliées. Tous droits réservés. 331

358 Interrogation sur les budgets et les activités relatives aux transactions Chapitre 10 Grands livres soumis Sélectionnez les grands livres que vous désirez inclure dans l'interrogation de jeux de grands livres. Cliquez sur ce bouton pour ajouter le grand livre désiré à la liste des grands livres sélectionnés. Gr. livres sélectionnés Vous pouvez afficher les montants figurant dans ces grands livres à l'aide de la page Résultats interr. du groupe Aperçu budgets. Vous pouvez également sélectionner un ou plusieurs grands livres que vous souhaitez retirer de la liste. Cliquez sur ce bouton pour retirer un ou plusieurs grands livres de la liste Grands livres sélectionnés et les déplacer vers la liste Grands livres soumis. Remarque : Pour être utiles comme outils d'interrogation, vos interrogations de jeux de grands livres doivent avoir des combinaisons de livres de fonction logique, tels que les grands livres relatifs aux revenus et aux dépenses pour des budgets de projets définis avec un suivi de la source de financement. De plus, notez que les grands livres détaillés avec des relations parent et enfant ne sont pas admis dans la même interrogation de jeux de grands livres. Création et consultation des interrogations de l'aperçu des budgets Le groupe de pages Aperçu budgets, utilisé aux fins d'interrogation, fournit des données sommaires et détaillées à propos des activés de différents budgets contrôlés. La présente section traite des sujets suivants : création des interrogations de l'aperçu des budgets; utilisation de la page d'interrogation des critères relatifs au montant; consultation des résultats de l'aperçu des budgets; sélection des options d'affichage des budgets. Pages utilisées pour créer et consulter les aperçus des budgets Titre de la page Nom de système Navigation Usage Aperçu budgets - Critères interrogation budget KK_INQ_LDGR_CRIT Contrôle fonds, Consultation activités budg., Aperçu budgets Sert à entrer des critères de budget pour extraire des articles budgétaires en vue de leur affichage dans la page Aperçu budgets. 332 Copyright 1992, 2011, Oracle et/ou ses sociétés affiliées. Tous droits réservés.

359 Chapitre 10 Interrogation sur les budgets et les activités relatives aux transactions Titre de la page Nom de système Navigation Usage Jeux valeurs CS CF_VALUE_SET Cliquez sur le lien Màj/ajout dans la page Aperçu budget - Critères interrogation budget. Sert à afficher la page Jeux valeurs CS correspondant aux jeux de valeurs pour le champ de structure sélectionné. Dans cette page, vous pouvez ajouter un nouvel enregistrement ou mettre à jour les enregistrements existants. Le champ deviendra accessible si vous utilisez les jeux de valeurs de champ de structure. Interrogation critères montant KK_INQ_LD_AMT_SEC Cliquez sur le lien Critères montant dans la page Aperçu budget - Critères interrogation budget. Si vous désirez préciser les données sélectionnées, vous pouvez indiquer les critères relatifs au montant pour la sélection des enregistrements à consulter dans la page Aperçu budget - Résultats interrogation (facultatif). Disponible si vous utilisez un groupe de grands livres. Résultats interr. KK_INQ_BD_OVW Cliquez sur le bouton Rechercher dans la page Aperçu budget, Critères interrogation budget. Options affichage budget KK_INQ_LD_DSP_SEC Cliquez sur le lien Options affichage dans la page Résultats interr. Sert à consulter les résultats correspondant aux critères de recherche que vous avez entrés dans la page Critères interrogation budget. Cette page permet de consulter les totaux des grands livres pour tous les budgets sélectionnés, ainsi que les montants détaillés des grands livres pour chaque budget, regroupés par période budgétaire ou en fonction des champs de structure que vous avez sélectionnés dans la page Options affichage budget. Sert à préciser le mode de regroupement des enregistrements de grands livres dans la page Résultats interr. ainsi que l'ordre de tri des enregistrements. Copyright 1992, 2011, Oracle et/ou ses sociétés affiliées. Tous droits réservés. 333

360 Interrogation sur les budgets et les activités relatives aux transactions Chapitre 10 Titre de la page Nom de système Navigation Usage Budgets particuliers KK_DRL_IND_BD_SEC Cliquez sur l'icône Afficher détails budgets dans la page Résultats interr. Sert à préciser, parmi les budgets composant un enregistrement sommaire dans la page Aperçu budgets, ceux qui doivent être affichés dans la page Détails budget. Cette page est affichée seulement lorsque vous consultez les grands livres sommaires dans la page Résultats interr. Types transactions budgétaires KK_BD_TRN_TYPE_SEC Cliquez sur l'icône Types transactions budget dans la page Résultats interr. Contient les données sur le montant total du budget qui correspondent aux critères précisés. Détails budget KK_DRL_BDTL_SEC Cliquez sur l'icône Afficher détails budgets correspondant à un enregistrement de grand livre dans la page Résultats interr. ou dans la page Budgets particuliers. Sert à consulter les détails du budget correspondant à un enregistrement de grand livre dans la page Résultats interr. Attributs détails budgets KK_INQ_BD_DTL_SEC Cliquez sur le lien Attributs dans la page Détails budget. Budgets parent et enfant KK_INQ_PR_CH_SEC Cliquez sur le lien Parent/enfant dans la page Détails budget. Sert à afficher les attributs du budget sélectionné, lesquels incluent la date de début et la date de fin de la période budgétaire, le statut du budget et le pourcentage de tolérance, et à préciser s'il s'agit ou non d'un budget contrôlé. Tous les budgets ne sont pas associés à une date de début et une date de fin; ces informations ne sont affichées que si elles ont été définies. Sert à afficher le type de monnaie, et à préciser si le budget est un budget parent ou un budget enfant, et s'il a d'autres parents ou enfants. 334 Copyright 1992, 2011, Oracle et/ou ses sociétés affiliées. Tous droits réservés.

361 Chapitre 10 Interrogation sur les budgets et les activités relatives aux transactions Titre de la page Nom de système Navigation Usage Types transactions budgétaires KK_BD_TRN_TYPE_SEC Cliquez sur l'icône Types transactions budget dans la page Résultats interr. Sert à afficher le groupe de grands livres, le compte, toutes les valeurs des champs de structures associés, la période budgétaire ainsi que les types et les montants des transactions qui touchent ce grand livre. Journ. activ. KK_DRL_ALOG_SEC Cliquez sur le lien Dépenses, Engagement, Préengagement ou Budget disponible correspondant à un enregistrement dans la zone Résultats aperçu budget de la page Résultats interr. Sert à afficher la page Journal activités contrôle fonds qui contient un onglet Champs structure budget et un onglet Montants affichant les champs de structure et les montants correspondant à chaque transaction. Création d'interrogations relatives à l'aperçu des budgets Accédez à la page Aperçu budgets - Critères interrogation budget (Contrôle fonds, Consultation activités budg., Aperçu budgets, Critères interrogation budget). Copyright 1992, 2011, Oracle et/ou ses sociétés affiliées. Tous droits réservés. 335

362 Interrogation sur les budgets et les activités relatives aux transactions Chapitre 10 Aperçu des budgets, critères d'interrogation de budget Critères montant Cliquez sur ce lien pour ouvrir la page Interrogation critères montantoù vous indiquez les critères relatifs au montant à utiliser lorsque le système sélectionne les enregistrements de grands livres (facultatif). Cliquez sur ce bouton pour ouvrir la page Aperçu budgets, Résultats interrogation, où vous pouvez consulter les résultats basés sur les critères que vous avez établis dans cette page. Cliquez sur ce bouton pour retirer les critères existants affichés dans cette page. Cliquez sur ce bouton pour alimenter correctement les champs dépendants si vous modifiez l'entité, le groupe de grands livres, l'interrogation de jeu de grands livres ou le type de calendrier lors de l'entrée des critères d'interrogation. Cliquez sur cette icône pour supprimer l'interrogation. Groupe/jeu gr. livres Sélectionnez soit le groupe de grands livres contrôlés, soit l'interrogation de jeu de grands livres correspondant aux budgets sur lesquels l'interrogation doit porter. Les noms de champs suivants changent selon votre sélection. Remarque : La configuration d'une interrogation d'un jeu de grands livres vous permet d'accéder à plus d'un groupe de grands livres et à des budgets contrôlés spécifiques dans l'interrogation. Groupe gr. livres Si vous avez choisi l'option correspondant au groupe de grands livres, précisez le groupe de grands livres à utiliser pour l'interrogation. 336 Copyright 1992, 2011, Oracle et/ou ses sociétés affiliées. Tous droits réservés.

363 Chapitre 10 Interrogation sur les budgets et les activités relatives aux transactions Interrogation jeu GL Budgets code VNP Aff. graphique Si vous avez choisi l'option correspondant à l'interrogation de jeu de grands livres, sélectionnez l'une des interrogations de jeu que vous avez créées. Cochez pour interroger les budgets de valeurs non pécuniaires. Tous les codes VNP ainsi que l'activité du module de contrôle de fonds correspondante pour les champs de structure que vous avez spécifiés dans la zone Critères champs structure apparaissent dans l'aperçu. Cochez cette case pour afficher un graphique analytique du budget contrôlé par rapport à l'activité total et du budget par rapport aux engagements dans la page des Aperçu budget, Résultats interrogation. Cliquez sur le bouton d'information pour consulter les descriptions du champ de critère de champs de structure. Remarque : Ce bouton sert toujours à afficher des renseignements sur le champ qui le précède. Type calendrier Sélectionnez le calendrier que vous souhaitez utiliser pour cette interrogation : Période comptable détaillée; Période budgétaire détaillée; Période comptable sommaire; Période budgétaire sommaire. Remarque : Vous pouvez interroger par n'importe quel type de calendrier. Les calendriers sommaires consolident les calendriers détaillés en plus grands intervalles de temps. Par exemple, si vous interrogez un groupe de grands livres qui utilise des périodes budgétaires mensuelles et que vous désirez consulter des données de grands livres consolidées par année, utilisez un calendrier de période budgétaire sommaire qui consolide des périodes budgétaires mensuelles dans des périodes annuelles. Période budg. début et Période budg. fin Entrez les périodes budgétaires que vous désirez appliquer à cette interrogation. Si l'interrogation porte sur un jeu de grands livres ou sur un groupe de grands livres associé à des jeux de règles utilisant différents calendriers, plusieurs enregistrements pourront être affichés : un correspondant à chaque groupe de grands livres dans l'interrogation de jeu de GL et un correspondant à chaque calendrier dans le groupe de grands livres. Cochez la case Sél. pour les combinaisons de groupe de grands livres et de calendrier sur lesquelles vous souhaitez que l'interrogation porte. Notez que vous devez sélectionner au moins un enregistrement. Les colonnes qui apparaissent varient selon le type de calendrier. Copyright 1992, 2011, Oracle et/ou ses sociétés affiliées. Tous droits réservés. 337

364 Interrogation sur les budgets et les activités relatives aux transactions Chapitre 10 Périodes régularisation Régularisations Critères champs structure Cochez la case pour inclure des écritures de régularisation de fermeture. Il ne s'agit pas des écritures de report et c'est l'équivalent d'inclure la période 999 du groupe de grands livres actuel. Cochez pour inclure les montants associés aux écritures de fermeture de budget générées par le traitement de fermeture de budget. Entrez un intervalle de valeurs de champs de structure pour chaque champ de structure pour les budgets que vous désirez consulter. Vous pouvez utiliser les champs Valeur champ structure source et Valeur CS cible pour entrer un intervalle de valeurs. Vous pouvez également utiliser le caractère générique %. Par exemple, entrez 2% dans le champ Valeur champ structure pour voir tous les comptes qui commencent par 2, tels que à Les types de combinaisons de caractères génériques suivants ne sont pas acceptés : De = %, à = 1%; De = 1%, à = 2%; De = , à = 2%; De = 1%, à = Les champs de structure affichés varient selon le groupe de grands livres ou l'interrogation de jeu de grands livres que vous sélectionnez. La page affiche seulement les champs de structure principaux partagés par tous les jeux de règles d'un groupe de grands livres ou par tous les groupes de grands livres d'une interrogation de jeu de grands livres. Les valeurs de champ de structure sont extraites aux niveaux des budgets convertis. Vous pouvez sélectionner un jeu de valeurs de champs de structure, c'est-àdire un jeu prédéfini de critères de sélection, pour n'importe quel champ de structure. Vous pouvez également cliquer sur le lien Màj/ajout pour modifier un jeu de valeurs de champ de structure ou en ajouter un nouveau. Statut budget Cochez l'une ou plusieurs des cases suivantes : Ouvert pour inclure des budgets ouverts dans votre interrogation. Fermé pour inclure des budgets fermés dans votre interrogation. Bloqué pour inclure des budgets bloqués dans votre interrogation. Utilisation de la page d'interrogation des critères de montant Accédez à la page Interrogation critères montant (cliquez sur le lien Critères montant dans la page Aperçu budget - Critères interrogation budget). 338 Copyright 1992, 2011, Oracle et/ou ses sociétés affiliées. Tous droits réservés.

365 Chapitre 10 Interrogation sur les budgets et les activités relatives aux transactions Interrogation des critères de montant Type montant Sélectionnez le type de montant à utiliser dans le calcul. Les valeurs valides sont les suivantes : Budget disponible; Budget; Engagement; Dépenses; Autre; Préengagement. Par exemple, pour un groupe de grands livres de dépenses, vous pourriez choisir de consulter seulement les budgets avec un Budget disponible inférieur à 20 pour cent du montant de Budget. Les types de montant qui sont disponibles pour la sélection varient selon le groupe de grands livres ou l'interrogation de jeu de grands livres et le type de calendrier que vous avez choisi dans la page Aperçu budgets - Critères interrogation budget. Opérateur Multiplicateur Entrez un opérateur de logique booléenne afin de créer une formule pour sélectionner des enregistrements de grands livres. Le multiplicateur peut être un chiffre par lequel multiplier le deuxième type de montant, ou il peut s'agir d'un montant réel. S'il s'agit d'un montant réel, entrez 1 dans le second champ Type montant. Par exemple, pour consulter seulement les budgets dont le Budget disponible est inférieur à 20 pour cent du montant de grands livres Budget, entrez 0,2 dans le champ Multiplicateur, le symbole < (inférieur à) dans le champ Opérateur et Budget dans le second champ Type montant. Pour consulter seulement les budgets dont le montant Budget disponible est inférieur à , entrez dans le champ Multiplicateur et 1 dans le second champ Type montant. Consultations des résultats de l'aperçu des budgets Accédez à la page Résultats interr. (cliquez sur le bouton Rechercher dans la page Aperçu budget - Critères interrogation budget). Copyright 1992, 2011, Oracle et/ou ses sociétés affiliées. Tous droits réservés. 339

366 Interrogation sur les budgets et les activités relatives aux transactions Chapitre 10 Aperçu des budgets, résultats d'interrogation (1 de 2) Aperçu des budgets, résultats d'interrogation (2 de 2) Revenus associés Max. enreg. Options affichage Sert à indiquer que le groupe de grands livres des dépenses sélectionné possède un groupe de grands livres de revenus associé. Ce champ ne peut pas être modifié. Entrez le nombre maximum d'enregistrements de grands livres de budget que vous souhaitez voir dans la zone de défilement Résultats aperçu budget. Cliquez sur ce lien pour ouvrir la page Options affichage budget, où vous pouvez spécifier comment résumer et trier les données de budget dans la zone de défilement Résultats aperçu budget. Cette option est disponible selon les critères de budget que vous entrez. 340 Copyright 1992, 2011, Oracle et/ou ses sociétés affiliées. Tous droits réservés.

367 Chapitre 10 Interrogation sur les budgets et les activités relatives aux transactions Cliquez pour garnir ou regarnir la page des résultats après avoir modifié les options d'affichage, les spécifications d'enregistrements maximum, ou les deux. Remarque : Les modifications apportées aux options d'affichage et aux enregistrements maximum peuvent modifier les totaux des grands livres. Totaux des grands livres Cette zone affiche les totaux des grands livres sommaires (type de montant) pour les enregistrements de grands livres répondant aux critères que vous avez définis dans la page Aperçu budget - Critères interrogation budget, ainsi que des montants, tels que celui du budget disponible, calculés à partir des totaux des grands livres. Le montant entre parenthèses dans l'en-tête de la zone correspond au nombre total d'enregistrements affichés dans la zone déroulante Résultats aperçu budget. Les grands livres et les types de montants calculés qui seront affichés varieront selon que vous consultez des budgets de dépenses, des budgets de revenus, ou les deux, et s'il existe des budgets associés pour le budget contrôlé. Budget Dépenses Engagement Préengagement Solde budgétaire Revenus associés Montant budgétisé total, incluant les transferts. Montant total des dépenses pour ce budget. Montant total des engagements (bons de commande ouverts) pour ce budget. Montant total des préengagements (demandes d'achat ouvertes) pour ce budget. Montant du budget moins montant des engagements, des préengagements et des dépenses (solde). Vous définissez les grands livres inclus à être inclus. Le montant total des revenus provenant des budgets des revenus associés disponibles pour les dépenses. Pour des budgets de revenus : estimation de revenus moins revenus comptabilisés. Budget disponible Transferts nets Revenus non recouvrés Pour des budgets de dépense, il s'agit du total du montant budgétisé, y compris les transferts nets, moins les dépenses et moins les engagements (préengagements et engagements) que vous avez définis comme affectant le solde disponible lorsque vous avez défini vos grands livres et que vous avez associé les grands livres à l'entité. Le montant total de tous les transferts entrants et sortants des budgets sélectionnés. Total du montant des revenus non recouvrés moins le montant recouvré. Ceci s'affiche s'il y a des revenus associés. Copyright 1992, 2011, Oracle et/ou ses sociétés affiliées. Tous droits réservés. 341

368 Interrogation sur les budgets et les activités relatives aux transactions Chapitre 10 Graphique Si vous avez coché la case Aff. graphique dans la page Aperçu budget - Critères interrogation budget, le graphique est affiché dans cette page. Lorsqu'un budget existe, un graphique à barres s'affiche et lorsqu'il n'y a aucun budget, un graphique circulaire à deux dimensions s'affiche. Graphique du budget dans la page des résultats d'interrogation Résultats de l'aperçu du budget Ce graphique affiche les résultats de vos critères de sélection et de vos options d'affichage. Il affiche l'une ou l'autre des enregistrements du grand livre ou des enregistrements du grand livre sommaire, selon vos critères de sélection et vos options d'affichage. Cliquez sur l'icône Afficher détails budgets pour ouvrir la page Détails budget, où vous pouvez consulter les détails du budget correspondant à l'enregistrement du grand livre. L'icône Afficher détails budgets ne sera pas disponible si vous sélectionnez la valeur Période comptable sommaire ou la valeur Période budgétaire sommaire dans le champ Type calendrier de la page Aperçu budget - Critères interrogation budget. Remarque : La colonne du solde disponible dans le tableau ne tient pas compte des revenus associés. Pour consulter le solde, y compris tous les revenus associés, effectuez une recherche descendante vers la page Détails budgets. Cliquez sur l'icône Types transactions budget pour accéder à la page Types transactions budgétaires. Vous pouvez consulter le montant du budget initial, le montant d'ajustement total, les montants de transferts initiaux et d'ajustements, le montant de fermeture du budget, et tous les montants reportés d'un exercice financier précédent. 342 Copyright 1992, 2011, Oracle et/ou ses sociétés affiliées. Tous droits réservés.

369 Chapitre 10 Interrogation sur les budgets et les activités relatives aux transactions Budget Dépenses, Engagement et Préengagement Pourcentage disponible Cliquez sur le lien de la valeur Budget correspondant à un enregistrement de grand livre afin d'accéder à la page Journ. activ. Cliquez sur n'importe quel lien correspondant à ces valeurs pour afficher la page Journ. activ. Cliquez sur cette icône pour afficher le mode de calcul du pourcentage. Sélection des options d'affichage du budget Accédez à la page Options affichage budget (cliquez sur le lien Options affichage dans la page Résultats interr.). Options d'affichage du budget Regr. par Cochez cette case pour les champs de structure que vous désirez utiliser pour résumer les enregistrements du grand livre dans la page Résultats interr. Par défaut, le système résume les montants par Période budgétaire. Par exemple, si vous sélectionnez uniquement le compte et la période, les résultats de recherche affichent un enregistrement de grand livre pour combinaison de compte et de période budgétaire. Cependant, si vous sélectionnez le compte, le service et la période, une rangée pour chaque compte, service et combinaison de période budgétaire apparaît. Nº tri Précisez l'ordre pour le triage des enregistrements de grands livres dans la page Résultats interr. Par exemple, si vous entrez 1 pour Période et 2 pour Cpte (compte), le système trie d'abord les enregistrements du grand livre par la période budgétaire et ensuite, par le numéro de compte dans la période. Copyright 1992, 2011, Oracle et/ou ses sociétés affiliées. Tous droits réservés. 343

370 Interrogation sur les budgets et les activités relatives aux transactions Chapitre 10 Montants cumulés sur pér. Choisissez cette option si vous désirez afficher les montants sommaires qui sont accumulés au cours des périodes au budget. À titre d'exemple, supposons que vous avez un budget qui comporte trois périodes. Si vous choisissez cette option, le système affiche un montant pour la période 1, un montant pour le total des périodes 1 et 2, et un montant pour le total des périodes 1, 2 et 3. Cliquez sur OK pour revenir à la page Résultats interr., puis cliquez sur le bouton Rechercher pour voir le sommaire des montants cumulés au cours des périodes que vous avez indiquées. Affichage des détails budgétaires et des activités relatives aux transactions Pour interroger un budget contrôlé spécifique, utilisez la page Détails budget contrôlé ou la page Aperçu budgets, Détails budgets. Ces pages vous permettent d'effectuer une recherche descendante pour consulter les lignes de l'écriture de budget, les entrées de grand livre, les activités de transaction source, les anomalies budgétaires, les budgets associés, les rapports parent-enfant et les attributs de budget. Certaines de ces pages sont également accessibles directement à partir de la page Résultats interr. La présente section traite des sujets suivants : consultation des détails sur le budget; consultation des relations budgétaires parents et enfants; consultation des prévisions budgétaires. Remarque : Vous pouvez également accéder à toutes ces données détaillées depuis la page Aperçu budgets. Pages utilisées pour consulter les détails de budget et les activités relatives aux transactions Titre de la page Nom de système Navigation Usage Détails budget contrôlé KK_INQ_BDT_STATUS Contrôle fonds, Consultation activités budg., Détails budgets, Détails budget contrôlé Sert à spécifier les critères de recherche des détails de budget et à sélectionner un enregistrement pour consulter les détails d'un budget spécifique pour un budget contrôlé. 344 Copyright 1992, 2011, Oracle et/ou ses sociétés affiliées. Tous droits réservés.

371 Chapitre 10 Interrogation sur les budgets et les activités relatives aux transactions Titre de la page Nom de système Navigation Usage Gr. livre KK_DRL_LDGR_SEC Cliquez sur l'icône Recherche grand livre dans la page Détails budget contrôlé. Sert à consulter les données de grand livre liées aux dépenses, au budget et aux grands livres d'engagements qui apparaissent dans la page Détails budget contrôlé. Journ. activ. KK_DRL_ALOG_SEC Cliquez sur l'icône Recherche journal activités dans la page Détails budget contrôlé. Sert à consulter toutes les lignes de transactions pour un grand livre contrôlé (à l'exception du grand livre des budgets) dans un budget. Depuis cette page, vous pouvez également effectuer une recherche descendante afin de consulter les détails de la ligne de transaction source et accéder à l'interrogation du journal des activités. Sachez que la page intitulée Journal activités contrôle fonds (KK_ACT_LOG_INQURY ) est différente de cette page en ce sens où elle offre une vue de tous les grands livres contrôlés correspondant à une transaction contrôlée donnée; en somme la page Journal activités contrôle fonds est l'inverse de la page Journ. activ. du groupe Détails budgets. Les valeurs des champs de structure s'affichent à la fois au niveau converti et non converti. Copyright 1992, 2011, Oracle et/ou ses sociétés affiliées. Tous droits réservés. 345

372 Interrogation sur les budgets et les activités relatives aux transactions Chapitre 10 Titre de la page Nom de système Navigation Usage Budgets revenus associés Budgets dépenses associés KK_INQ_ASC_BD_SEC Cliquez sur le lien Budgets associés pour accéder aux montants de revenus associés dans la page Détails budget contrôlé. Le nom de cette page varie selon que le budget dans la page Détails budgets est un budget de dépenses ou un budget de revenus. Utilisez la page Budgets revenus associés pour afficher des données sur les budgets de revenus qui sont associés à un budget de dépenses, y compris les champs de structure et le montant de budget. Utilisez la page Budgets dépenses associés pour afficher des données sur les budgets de dépenses qui sont associés à un budget de revenus, y compris les champs de structure et le montant de budget. Attributs détails budgets KK_INQ_BD_DTL_SEC Cliquez sur le lien Attributs dans la page Détails budget contrôlé. Budgets parent et enfant KK_INQ_PR_CH_SEC Cliquez sur le lien Parent/enfant dans la page Détails budget contrôlé. Prévisions KK_INQ_FORECST_SEC Cliquez sur le lien Prévisions dans la page Détails budget contrôlé. Sert à consulter l'option de contrôle, la tolérance, le statut du budget et l'intervalle de dates de budget pour le budget contrôlé que vous consultez dans la page Détails budget contrôlé. Sert à consulter les données de grand livre relatives aux budgets parent et enfant pour un budget contrôlé que vous consultez dans la page Détails budget contrôlé. Sert à consulter les montants des prévisions correspondant au budget sélectionné que vous consultez dans la page Détails budget contrôlé. Consultation des détails sur le budget Accédez à la page Détails budget contrôlé (cliquez sur l'icône Afficher détails budgets correspondant à un enregistrement de grand livre dans la page Résultats interr. ou dans la page Budgets particuliers). 346 Copyright 1992, 2011, Oracle et/ou ses sociétés affiliées. Tous droits réservés.

373 Chapitre 10 Interrogation sur les budgets et les activités relatives aux transactions Détails sur le budget contrôlé Cliquez sur ce bouton pour afficher un graphique à barres bidimensionnelles si le montant budgétisé n'est pas égal à zéro, ou un graphique circulaire si le montant budgétisé est égale à zéro ou qu'il n'existe aucun budget. Montants de grand livre Cliquez sur l'icône Recherche grand livre pour accéder à la page Gr. livre (KK_DRL_LDGR_SEC.) Si vous cliquez sur l'icône Recherche grand livre pour n'importe lequel des montants de grand livre, qu'il s'agisse du montant des dépenses, du montant des engagements ou du montant des préengagements, dans la page Détails budget contrôlé, vous accéderez à la page de grand livre correspondante. Cliquez sur l'icône Recherche journal activités dans la page Détails budget contrôlé pour afficher les lignes des activités budgétaires dans la page Journ. activ. Ces lignes sont constituées des montants et des champs de structure de budget pour chaque activité budgétaire. Copyright 1992, 2011, Oracle et/ou ses sociétés affiliées. Tous droits réservés. 347

374 Interrogation sur les budgets et les activités relatives aux transactions Chapitre 10 Cliquez sur l'icône de consultation des liens connexes dans la page de recherche descendante des écritures sources particulières (pièces justificatives, bons de commande ou demandes d'achat) pour accéder à la page des écritures sources réelles, comme la page Demande achat du groupe Ajout/màj demandes achat, ou à la page d'interrogation source, telle que la page d'interrogation sur les demandes d'achat. Remarque : La page Journ. activ. vous permet également d'interroger et d'effectuer une recherche descendante d'une activité de transaction budgétaire. Attributs Parent/enfant Budgets associés Max. enreg. Cliquez sur ce lien pour ouvrir la page Attributs détails budgets, où vous pouvez consulter le statut de budget, l'option de contrôle des fonds, les dates de début et de fin, et la tolérance budgétaire pour le budget contrôlé. Cliquez sur ce lien pour ouvrir la page sur les budgets parent et enfants, où vous pouvez consulter les données de grand livre pour les budgets parentenfant pour ce budget. Ce lien n'est pas disponible si le budget n'a aucun budget enfant ou parent défini. Cliquez sur ce lien pour ouvrir la page Budgets revenus associés ou la page Budget dépenses associés, où vous pouvez consulter les valeurs des champs de structure et les montants budgétaires pour les budgets de revenus ou de dépenses associés. Ce lien n'est pas disponible s'il n'y a aucun budget de revenus ou de dépenses associé avec ce budget. Entrez le nombre de lignes que vous préférez voir lorsque vous effectuez une recherche descendante au journal des grands livres ou au journal des activités. La valeur par défaut est 100. Pour résoudre les éventuels problèmes liés aux délais de traitement, respectez les instructions contenues dans les messages émis par le système et réglez le nombre maximum d'enregistrements en conséquence. Budget disponible Cette zone indique le montant du budget qui est toujours disponible, incluant les revenus associés. La définition du groupe de grands livres indique quels grands livres influencent les dépenses ou le budget disponible. Sans tolérance Le montant total disponible, à l'exclusion du pourcentage de tolérance. Par exemple, si le budget total s'élève à et que vous avez engagé ou dépensé 900, le montant disponible sera égal à 100. Lorsque vous cliquez sur l'icône de consultation des liens connexes, la méthode de calcul utilisée pour ce chiffre s'affiche. Le champ % affiche le pourcentage du budget disponible. Lorsque vous cliquez sur l'icône de consultation des liens connexes, la méthode de calcul utilisée pour ce pourcentage s'affiche. 348 Copyright 1992, 2011, Oracle et/ou ses sociétés affiliées. Tous droits réservés.

375 Chapitre 10 Interrogation sur les budgets et les activités relatives aux transactions Avec tolérance Le montant total disponible incluant le pourcentage de tolérance. Par exemple, si le budget total s'élève à 1 000, que vous avez engagé ou dépensé et que le pourcentage de tolérance est de 10 pour cent, le montant disponible sera égal à 90. Consultez la formule utilisée pour le calcul du système relatif aux montants des champs Sans tolérance et Avec tolérance ainsi que leurs pourcentages. Prévisions Cliquez sur ce lien pour ouvrir la page sur les montants des prévisions budgétaires, où vous pouvez consulter les montants des prévisions pour le budget. Ce champ n'est affiché que pour les budgets courants. Anomalies de budget Cette zone dresse la liste du nombre d'erreurs et d'avertissements qui existent pour le budget. Cliquez sur le lien Anomalies budget pour ouvrir la page Anomalie budget, où vous pouvez consulter les anomalies et forcer leur acceptation. Consultation des relations budgétaires parents et enfants Accédez à la page Budgets parent et enfant (cliquez sur le lien Parent/enfant dans la page Détails budget contrôlé). Éléments communs Budget parent Budget enfant Montants en monnaie d'exploitation Si cette case est cochée, le budget que vous interrogez est un budget parent. Si cette case est cochée, le budget que vous interrogez est un budget enfant. Correspond au code de devise utilisé pour tous les montants affichés dans cette page. Si le budget que vous consultez est un budget parent, la zone de défilement Enfant affichera des données sur les budgets enfants qui sont associés au budget contrôlé. Un budget parent peut avoir plusieurs budgets enfants. Si le budget n'a pas de budgets enfants, le champ Enfant sera suivi de la valeur Aucun. Si le budget que vous consultez est un budget enfant, la zone de défilement Parent affichera les données relatives au budget parent. Un budget enfant ne peut avoir qu'un seul budget parent. Si le budget n'est associé à aucun budget parent, le champ Parent sera suivi de la valeur Aucun. Si le budget que vous consultez est à la fois un budget enfant et un budget parent, les deux zones de défilement Parent et Enfant seront affichées. Zone de défilement Enfant L'onglet Champ structure budget affiche le groupe de grands livres contrôlés et les valeurs des champs de structures pour l'enregistrement de grand livre. Les champs de structure qui apparaissent varient selon la définition de budget. Copyright 1992, 2011, Oracle et/ou ses sociétés affiliées. Tous droits réservés. 349

376 Interrogation sur les budgets et les activités relatives aux transactions Chapitre 10 L'onglet Montants budget affiche les montants de grand livre et le budget disponible pour chaque budget enfant. Les grands livres qui apparaissent varient selon que vous consultez des budgets de dépenses ou des budgets de revenus, et s'il existe des budgets associés pour le budget contrôlé. Cliquez sur un lien correspondant à un montant pour accéder à la page de recherche descendante dans le grand livre ou à la page de recherche descendante dans le journal des activités, où vous pourrez consulter les lignes de transactions pour le grand livre. Cliquez sur Budget disponible ou sur % pour afficher la formule que le système utilise pour calculer le montant ou le pourcentage. Zone de défilement Parent La zone de défilement Parent affiche le groupe de grands livres et les valeurs des champs de structure de la même façon que la zone de défilement Enfant le fait pour les budgets enfants. Le défilement parent n'affiche pas les montants associés au budget parent. Consultation des prévisions budgétaires Accédez à la page sur les montants des prévisions budgétaires (cliquez sur le lien Prévisions dans la page Détails budget contrôlé). Budget projeté Réel projeté Écart projeté Le montant des prévisions budgétisées plus les revenus associés, en supposant que les revenus associés continuent au taux courant. La formule est (((jours dans période budgétaire/jours écoulés) x revenus associés) + montant budgétisé). La prévision des montants des dépenses au cours du budget, en supposant que les engagements et les dépenses continuent au taux courant. La formule est (jours dans budget/jours écoulés) x (montant du budget initial + revenus associés - montant disponible). La différence entre le budget projeté et le montant réel projeté. La page affiche le montant et le pourcentage. Affichage du journal des activités Cette section traite de la façon d'utiliser le groupe de page Journal activités lorsque vous désirez connaître quels budgets les transactions de la vérification budgétaire ont mis à jour, ainsi que la nature des lignes de la transaction source composant les transactions. 350 Copyright 1992, 2011, Oracle et/ou ses sociétés affiliées. Tous droits réservés.

377 Chapitre 10 Interrogation sur les budgets et les activités relatives aux transactions Page utilisée pour consulter le journal des activités Titre de la page Nom de système Navigation Usage Journal activités contrôle fonds KK_ACT_LOG_INQURY Contrôle fonds, Consultation activités budg., Journal activités Cliquez sur l'icône Rech. interr. journal activ. dans la page Journ. activ. accessible à partir de la page Aperçu budget ou de la page Détails budget contrôlé. Lorsqu'un utilisateur clique sur l'icône, une interrogation du journal des activités générée par le système, appelée PS_AUTO, est créée pour la ligne spécifique. Sert à créer une interrogation occasionnelle ou réutilisable pour consulter les lignes des transactions et les budgets concernés pour des transactions de vérification budgétaire d'un seul type de transaction source. Entrez des champs de critères en lien avec le document qui deviennent disponibles selon le type de transaction indiquée pour préciser les critères de recherche. Consultation de la page du journal des activités Accédez à la page Journal activités contrôle fonds (Contrôle fonds, Consultation activités budg., Journal activités, Journal activités contrôle fonds). Copyright 1992, 2011, Oracle et/ou ses sociétés affiliées. Tous droits réservés. 351

378 Interrogation sur les budgets et les activités relatives aux transactions Chapitre 10 Journal des activités du module de contrôle des fonds Remarque : Des écritures de fermeture distinctes seront affichées pour les bons de commande et les demandes d'achat si ces éléments sont soumis à la vérification budgétaire et font l'objet d'écritures de fermeture créées au moyen du traitement de fermeture de bons de commande. Type transaction Lorsque vous précisez le type de transaction source, qui est un champ obligatoire, des critères de recherche particuliers s'afficheront. À titre d'exemple, si vous indiquez AP_VOUCHER comme type de transaction, le champ De et le champ À s'afficheront ainsi que le champ Entité application. En revanche, si vous indiquez GL_JOURNAL comme type de transaction, l'étiquette des critères de recherche qui seront affichés sera différente. En plus des critères de recherche spécifique du document dynamique, vous pouvez entrer des critères de recherche de transaction spécifiques, tels que le code de transaction et l'instance de traitement, s'ils sont connus. Remarque : Vous utilisez la page de définition Transaction source pour configurer les champs spécifiques du document pour un type de transaction source afin de fournir la disponibilité des champs de critères de recherche d'un document dynamique pour la page Crit. interr. journ. activ. Les pages de définition de transactions sources contiennent des données système qui ne doivent pas être modifiées. La définition d'une transaction source sert à préciser les tables et les champs du système. Les documents sources (bons de commande, etc.) sont notamment indiqués dans la définition de transaction source. Les tables et les champs propres à ces documents, ainsi que leur description, sont précisés dans cette définition. 352 Copyright 1992, 2011, Oracle et/ou ses sociétés affiliées. Tous droits réservés.

379 Chapitre 10 Interrogation sur les budgets et les activités relatives aux transactions Max. enreg. Rechercher Entrez le nombre d'enregistrements qui doivent être renvoyés par cette interrogation. La valeur par défaut est 100. Si le nombre d'enregistrements générés par l'interrogation est supérieur au nombre que vous avez indiqué, vous recevrez un message vous informant que vous devez modifier les critères d'interrogation ou le nombre d'enregistrements à renvoyer avant d'exécuter une nouvelle recherche. Si vous réglez le nombre maximum d'enregistrements à renvoyer à 300 ou plus, vous augmenterez les risques d'un dépassement de délai de la base de données. Si vous sélectionnez 300 enregistrements ou plus, un message vous préviendra de la possibilité d'un dépassement de délai de la base de données. Vous aurez alors la possibilité de cliquer sur le bouton Annuler dans le message afin d'annuler la recherche et de revenir au champ Max. enreg. dans la page des critères, ce qui vous permettra d'entrer un nombre d'enregistrements plus petit. Vous pourrez également ne pas tenir compte de l'avertissement et cliquer sur le bouton OK dans le message d'avertissement afin de poursuivre l'opération. Cliquez sur ce bouton lorsque vous avez entré vos critères de recherche et après avoir apporté toutes les modifications aux critères de recherche pour une itération subséquente des critères de recherche enregistrés ou non enregistrés. En plus de lancer l'interrogation lorsque vous cliquez sur le bouton Rechercher : Le nombre maximum des enregistrements sélectionnés est vérifié par le système pour voir s'il est égal à ou s'il dépasse 300 lignes et si oui, l'avertissement des enregistrements maximum est émis, vous permettant de modifier le nombre d'enregistrements ou de continuer l'interrogation sans apporter de modification. Le système vous informe également s'il y a plus de lignes que vous avez indiqué pour être affiché que sont générés réellement par l'interrogation. Le système vérifie pour voir si la budgétisation des valeurs pécuniaires est activée pour l'une des entités ou l'un des groupes de grands livres pour les lignes renvoyées et, si oui, le système affiche les champs du code de valeur non pécuniaire et du montant. Le système vérifie également pour voir si des événements d'entrée ont été activés au niveau du système pour les produits et s'il y en a, le champ d'événement d'entrée est affiché. Supprimer Cliquez sur ce bouton pour supprimer des critères de recherche, peu importe s'ils ont été enregistrés ou non. Une fois que vous nommez et enregistrez un critère de recherche particulier, il est conservé par le système jusqu'à ce que vous le supprimiez. Copyright 1992, 2011, Oracle et/ou ses sociétés affiliées. Tous droits réservés. 353

380 Interrogation sur les budgets et les activités relatives aux transactions Chapitre 10 Champs de structure du budget Ligne Si vous voyez des enregistrements multiples avec le même numéro de ligne du module de contrôle des fonds, la ligne de transaction a touché plus d'un budget. Cliquez sur l'icône de recherche descendante pour accéder à la page de recherche descendante pour la ligne de la transaction source représentée par ce numéro de ligne de transaction du module de contrôle des fonds. Selon le type de transaction, dans la page de recherche descendante, vous pouvez cliquer sur l'icône de consultation de liens connexes correspondant à un document, tel qu'une pièce justificative, afin d'accéder à la transaction d'origine. Cliquez sur l'icône Détails budget pour accéder à la page Détails budget contrôlé, où vous pouvez consulter le budget qui est associé à cette ligne de transaction du module de contrôle des fonds. Remarque : Alors que vous ne pourriez pas avoir la sécurité pour interroger toutes les combinaisons de champs de structure de budgets qui sont impliquées dans une transaction, vous pouvez consulter les répercussions sur le budget liées à chaque ligne de cette transaction. Si vous essayez d'effectuer une recherche déroulante depuis n'importe laquelle des lignes d'activités à l'interrogation de budget, les fonctions de sécurité sont exécutées et vous êtes avisé par un message en ligne si vous n'avez pas le niveau de sécurité approprié pour consulter ce budget. Montants Le montant de transaction qui a des répercussions sur le grand livre de budget apparaît pour chaque enregistrement. Anomalies Si le lien est affiché, cliquez sur celui-ci pour accéder à la page des anomalies pour la transaction source particulière et le document de la transaction. À titre d'exemple, vous pouvez accéder à la page Anomalies pièces pour un type de transaction source AP_VOUCHER, s'il y a une anomalie associée et vous pouvez consulter le type et la description de cette anomalie. 354 Copyright 1992, 2011, Oracle et/ou ses sociétés affiliées. Tous droits réservés.

381 Chapitre 11 Fermeture et retrait des budgets contrôlés Le présent chapitre donne un aperçu de la fermeture et du retrait de budgets contrôlés, et traite des sujets suivants : définition des jeux de valeurs de champs de structure pour la fermeture de budgets; définition des règles de fermeture de budgets; définition des règles de période budgétaire; définition et validation des jeux de fermeture de budgets; génération de contreparties pour les budgets équilibrés; exécution et validation du traitement de fermeture des budgets pour fermer et rouvrir des budgets; interrogation et production de rapports sur les résultats de la fermeture de budgets; retrait ou réduction des budgets contrôlés sans fermeture. Présentation de la fermeture des budgets contrôlés et du retrait sans fermeture La fermeture de budgets dans le module Contrôle des fonds est indépendante de la fermeture de l'exercice financier. Tout comme vous pouvez créer des budgets couvrant plus ou moins un exercice financier, vous pouvez garder un budget ouvert au-delà d'un exercice ou le fermer à tout moment. Lorsque le traitement COBOL de fermeture de budgets (FSPYCLOS) ferme le grand livre des budgets, il contrepasse le budget disponible restant et définit le budget comme fermé; ainsi, aucune nouvelle transaction ne pourra être soumise au budget. Lorsque vous définissez une fermeture de budgets, vous pouvez choisir de fermer simplement ou de fermer et de reporter le solde budgétaire disponible restant sur la nouvelle période budgétaire ou le nouvel exercice financier. Si vous choisissez de reporter les soldes, vous pouvez également indiquer les montants du grand livre (préengagement, engagement, charges, revenus comptabilisés ou revenus collectés) qui réduisent le montant du budget dans le calcul du report. La fermeture de budgets et le retrait automatique, ou bien la réduction des budgets non engagés et disponibles, sont des fonctionnalités liées et partagent des pages communes. Sans fermer un budget, vous pouvez retirer ou réduire tous les montants budgétaires non engagés et disponibles à l'aide de la fonctionnalité de réduction ou de retrait de PeopleSoft et conserver le statut existant d'un budget. Bien que les traitements soient similaires, ils sont suffisamment distincts pour que la réduction des budgets sans fermeture ou le retrait des fonds non engagés soient présentés dans des rubriques distinctes à la fin du présent chapitre avec des liens et références concernant les pages et fonctionnalités communes. Copyright 1992, 2011, Oracle et/ou ses sociétés affiliées. Tous droits réservés. 355

382 Fermeture et retrait des budgets contrôlés Chapitre 11 Remarque : La fonction de source de financement n'est pas reconnue par celle de la fermeture de budgets. Les tâches suivantes doivent être exécutées pour qu'un budget soit fermé : définition des jeux de valeurs de champs de structure, des règles de fermeture de budgets, des jeux de périodes budgétaires et des jeux de fermeture de budgets; fermeture et rétablissement des préengagements, des engagements ou des revenus comptabilisés si vous le souhaitez, en annulant et en rétablissant les documents sources liés (comme les demandes d'achat et les bons de commande) dans leurs applications sources (comme Gestion des approvisionnements); validation du jeu de fermeture et demande d'exécution de la fermeture; exécution du traitement de fermeture des budgets; exécution de rapports et d'interrogations en ligne permettant de consulter les résultats de la fermeture. La présente section aborde la procédure globale de fermeture de budgets et traite des sujets suivants : fermeture de l'exercice financier par opposition à la fermeture de la période budgétaire; fermeture et report des écritures de budget; statut de fermeture de budgets; exemples de résultats de fermeture de budgets. Procédure de fermeture des budgets contrôlés Voici la marche à suivre pour fermer des budgets contrôlés : 1. Définissez des jeux de valeurs de champs de structure. Les jeux de valeurs de champs de structure sont des regroupements de combinaisons de champs de structure (budgets) auxquelles vous souhaitez appliquer les mêmes règles de fermeture. Par exemple, vous pouvez créer un jeu de valeurs de champs de structure permettant d'entrer les budgets du service des ventes financés par le fonds ABC, en indiquant dans la règle de fermeture que le jeu de valeurs doit être fermé et les montants disponibles restants reportés sur le même service et le même fonds pour la nouvelle période budgétaire. Vous pouvez créer un autre jeu de valeurs de champs de structure pour les budgets du service des ventes financés par le fonds DEF, en indiquant dans la règle de fermeture que le jeu de valeurs doit être fermé et les montants disponibles restants reportés sur le fonds GHK. Vous définissez les jeux de valeurs de champs de structure dans la page correspondante. et Chapitre 11, "Fermeture et retrait des budgets contrôlés," Définition des jeux de valeurs de champs de structure pour la fermeture de budgets, page Copyright 1992, 2011, Oracle et/ou ses sociétés affiliées. Tous droits réservés.

383 Chapitre 11 Fermeture et retrait des budgets contrôlés 2. Définissez des règles de fermeture de budgets. Remarque : Vous définissez les règles de fermeture dans le groupe de pages Définition règles fermeture. et Chapitre 11, "Fermeture et retrait des budgets contrôlés," Définition des règles de fermeture de budgets, page 364. Les règles de fermeture de budgets définissent un groupe de budgets à fermer et les options de fermeture de ces budgets. Une règle de fermeture de budgets précise les données suivantes : les jeux de valeurs de champs de structure à fermer (à partir du grand livre des budgets source); le masque de code d'écriture du budget et le code de l'événement comptable; si les soldes budgétaires restants doivent être reportés; si les montants budgétaires négatifs doivent être reportés (surplus budgétaires); les combinaisons de champs de structure sur lesquelles reporter les soldes restants (grand livre des budgets cible); les codes des événements comptables pour les écritures de fermeture de budgets (si les événements comptables sont activés). 3. Définissez des jeux de périodes budgétaires. Les jeux de périodes budgétaires définissent les périodes budgétaires à fermer. Ils peuvent également être utilisés pour mapper les périodes budgétaires de l'exercice en cours de fermeture aux périodes budgétaires de l'exercice à venir. Ils vous permettent de reporter les soldes budgétaires restants des périodes budgétaires en cours de fermeture sur les périodes budgétaires correspondantes du nouvel exercice. Vous définissez les jeux de périodes budgétaires dans la page correspondante. Vous annexez les jeux de périodes budgétaires aux règles de fermeture de budgets lorsque vous définissez vos jeux de fermeture de budgets. et Chapitre 11, "Fermeture et retrait des budgets contrôlés," Définition des jeux de périodes budgétaires, page Définissez des jeux de fermeture de budgets. Les jeux de fermeture de budgets associent des jeux de périodes budgétaires (ou exercice financier à fermer) et des règles de fermeture de budgets et les appliquent aux groupes de grands livres contrôlés (définition des budgets contrôlés) que vous souhaitez fermer. Vous indiquez également les types de montants de grand livre (préengagements, engagements, charges, etc.) que vous souhaitez appliquer pour le calcul du solde budgétaire restant à reporter. Vous sélectionnez les jeux de fermeture de budgets lorsque vous exécutez le traitement de fermeture des budgets. L'ensemble des jeux de fermeture de budgets dont vous avez besoin pour la fermeture de budgets doit couvrir tous les budgets que vous souhaitez fermer sans inclure un budget plus d'une fois dans une règle de fermeture. Vous définissez les jeux de fermeture de budgets dans la page correspondante. et Chapitre 11, "Fermeture et retrait des budgets contrôlés," Définition et validation des jeux de fermeture de budgets, page 371. Copyright 1992, 2011, Oracle et/ou ses sociétés affiliées. Tous droits réservés. 357

384 Fermeture et retrait des budgets contrôlés Chapitre Exécutez le rapport Validation des jeux de fermeture (GLS1210) pour chaque jeu de fermeture de budgets (facultatif). Ce rapport présente les messages d'erreur ou d'avertissement (selon vos exigences) lorsque les conditions suivantes sont remplies : Des budgets apparaissent dans plusieurs règles de fermeture. Les grands livres (types de montants) indiqués pour le calcul du solde restant ne correspondent pas à ceux inclus dans le calcul du solde disponible pour le groupe de grands livres contrôlés. Il existe des budgets parents dont les enfants ne sont pas tous inclus. Il existe des budgets enfants dont les parents ne sont pas inclus. Des événements comptables sont requis mais non entrés. et Chapitre 11, "Fermeture et retrait des budgets contrôlés," Exécution du rapport de validation des jeux de fermeture (GLS1210), page Annulez les documents source pour les préengagements, les engagements et les revenus comptabilisés si vous avez l'intention de les rétablir dans le budget reporté (facultatif). et Chapitre 11, "Fermeture et retrait des budgets contrôlés," Fermeture et report des préengagements, des engagements et des revenus comptabilisés, page Si les écritures de budget doivent être soldées, le processeur de budgets (FS_BP) créera les écritures de contrepartie à l'aide du compte de contrepartie indiqué dans la définition du budget. Voir dans le présent chapitre la rubrique «Génération des contreparties pour les budgets équilibrés», qui vous renvoie aux rubriques «Mise en équilibre des écritures» et «Définition des contreparties» du chapitre Définition des options de base du module de contrôle des fonds. 8. Créez un contrôle d'exécution de fermeture de budgets incluant tous les jeux de règles de fermeture pour tous les budgets que vous souhaitez fermer et enregistrez votre travail sans demander le traitement de fermeture des budgets (FSPYCLOS). Précisez les données suivantes : Jeux de fermeture de budgets. Entités à fermer. Date de référence de la fermeture. Options de sortie, comme l'exécution d'une fermeture provisoire ou réelle. Créez le contrôle d'exécution de fermeture de budgets dans la page Fermeture budgets. et Chapitre 11, "Fermeture et retrait des budgets contrôlés," Exécution et validation du traitement de fermeture des budgets pour fermer et rouvrir des budgets, page Copyright 1992, 2011, Oracle et/ou ses sociétés affiliées. Tous droits réservés.

385 Chapitre 11 Fermeture et retrait des budgets contrôlés 9. Exécutez le traitement de validation de la fermeture des budgets (GLS1211) pour vous assurer que les jeux de règles de fermeture d'un contrôle d'exécution du traitement de fermeture des budgets sont complets et ne se chevauchent pas. En particulier, ce traitement de validation génère un rapport contenant les messages d'erreur ou d'avertissement (selon vos exigences) lorsque les conditions suivantes sont remplies : Des budgets apparaissent dans plusieurs règles de fermeture. Des budgets dans le groupe de grands livres contrôlés ne sont inclus dans aucune des règles de budget. Les grands livres (types de montants) indiqués pour le calcul du solde restant ne correspondent pas à ceux inclus dans le calcul du solde disponible pour le groupe de grands livres contrôlés. Il existe des budgets parents dont les enfants ne sont pas tous inclus. Il existe des budgets enfants dont les parents ne sont pas inclus. Des parents sont paramétrés pour être reportés et pas leurs enfants, ou vice versa. Tous les budgets associés ne sont pas inclus dans le contrôle d'exécution. Certains budgets associés sont paramétrés pour être reportés et pas d'autres. Certains soldes budgétaires ne sont couverts par aucune règle de fermeture. Certaines périodes budgétaires antérieures à celles dont vous demandez la fermeture ne sont pas encore fermées. Un exercice financier antérieur à celui dont vous demandez la fermeture est encore ouvert. Des événements comptables sont requis mais non entrés. Le traitement met également à jour le statut de fermeture des budgets. Remarque : Vous ne pouvez pas exécuter le traitement de fermeture des budgets sans exécuter au préalable ce traitement sans erreur. et Chapitre 11, "Fermeture et retrait des budgets contrôlés," Validation de la fermeture des budgets, page 380. et Chapitre 11, "Fermeture et retrait des budgets contrôlés," Interrogation et production de rapports sur le statut de fermeture de budgets, page Consultez le statut de fermeture de budgets dans la page d'interrogation sur le statut de fermeture ou dans le rapport Statut de fermeture des budgets (GLS1220) pour confirmer que le traitement de validation de la fermeture des budgets a défini comme valides toutes les combinaisons d'entités, de groupes de grands livres et de jeux de règles dans le contrôle d'exécution (facultatif). 11. Exécutez le traitement de fermeture des budgets au moyen d'un contrôle d'exécution ne retournant aucune erreur pour le traitement de validation de la fermeture des budgets. Demandez l'exécution du traitement de fermeture des budgets à partir de la page correspondante. Copyright 1992, 2011, Oracle et/ou ses sociétés affiliées. Tous droits réservés. 359

386 Fermeture et retrait des budgets contrôlés Chapitre Vérifiez les résultats du traitement de fermeture des budgets dans la page de consultation du journal de calcul de fermeture de budgets ou dans le rapport Journal de calcul de fermeture des budgets (GLS1222) (facultatif). et Chapitre 11, "Fermeture et retrait des budgets contrôlés," Interrogation et production de rapports sur les résultats de la fermeture de budgets, page Rétablissez les préengagements et engagements (pour les groupes de grands livres de budget de frais) ou les revenus comptabilisés (pour les groupes de grands livres de budget de revenus) dans le budget reporté (facultatif). et Chapitre 11, "Fermeture et retrait des budgets contrôlés," Fermeture et report des préengagements, des engagements et des revenus comptabilisés, page 382. Remarque : Vous pouvez annuler une fermeture de budgets. Fermeture d'un exercice financier Si vous souhaitez fermer un exercice financier pour un budget couvrant plusieurs exercices sans fermer le budget en vue de futures transactions, vous pouvez réaliser une fermeture d'exercice financier en cochant la case Fermer exercice dans la page Jeu règles ferm. budgets. Vous réalisez ce type de fermeture pour activer les rapports de fin d'exercice tout en conservant le budget couvrant plusieurs exercices ouvert jusqu'à la fin de sa période d'affectation. Si vous souhaitez fermer des budgets et effectuer une fermeture d'exercice financier, sélectionnez les deux options lorsque vous définissez le jeu de règles de fermeture. Utilisez le solde d'ouverture pour fermer et reporter le solde dans la règle de fermeture de budgets. Le traitement de fermeture des budgets met à zéro le solde budgétaire pour l'exercice financier de fermeture et le reporte sur la période 0 du nouvel exercice financier. Écritures de budget relatives à la fermeture et au report Les écritures de fermeture et de report sont stockées dans la table des en-têtes d'écritures de budget (KK_BUDGET_HDR) et mettent à jour la table des données des grands livres contrôlés (LEDGER_KK). Les écritures de budget sont désignées par type d'écriture de budget, par date d'écriture (qui détermine l'exercice financier) et par période comptable. Ces valeurs varient selon que vous fermez des budgets, un exercice financier pour des budgets couvrant plusieurs exercices ou le budget et l'exercice financier. Fermeture de périodes budgétaires Les écritures de fermeture sont repérées comme suit : le type d'écriture de budget est Fermeture; la date de l'écriture est la date de référence de la demande de traitement de fermeture des budgets et elle détermine l'exercice financier et la période comptable de l'écriture. Les écritures de report sont repérées comme suit : le type d'écriture de budget est Report; la date de l'écriture est la date de référence de la demande de traitement de fermeture des budgets et elle détermine l'exercice financier et la période comptable de l'écriture. 360 Copyright 1992, 2011, Oracle et/ou ses sociétés affiliées. Tous droits réservés.

387 Chapitre 11 Fermeture et retrait des budgets contrôlés Fermeture d'un exercice financier, ou fermeture de budgets et d'un exercice financier Les écritures de fermeture sont repérées comme suit : le type d'écriture de budget est Fermeture; la date de l'écriture est la date de fin de l'exercice financier fermé; la période comptable est 999. Les écritures de report sont repérées comme suit : le type d'écriture de budget est Report; la date de l'écriture est la date de début du nouvel exercice financier, qui correspond à l'exercice financier fermé plus un; la période comptable est 0. Statut de fermeture des budgets Pour indiquer clairement si le budget a été fermé par le traitement de fermeture des budgets ou manuellement par l'utilisateur, le traitement de fermeture des budgets marque le statut de fermeture du budget comme étant Fermé tout en laissant le statut de budget inchangé. Par contraste avec le statut de fermeture de budgets, vous pouvez définir le statut de budget manuellement dans les pages Options contrôle budgétaire, Statut périodes budgétaires, Champs structure contrôle du groupe Budgets contrôlés ou dans la page Attributs budgets. Lorsque vous réglez manuellement le statut du budget à Fermé, vous bloquez le budget, empêchant ainsi toute transaction d'être traitée pour le budget, à moins de rétablir le statut du budget à non fermé. Le statut de fermeture de budgets, d'autre part, ne peut être fermé que par le traitement de fermeture des budgets et il ne peut être réinitialisé autrement que par le biais de l'annulation de la fermeture. Aucune transaction d'aucune sorte ne peut être traitée pour un budget ayant été fermé par le traitement de fermeture des budgets. Vous pouvez consulter le statut de fermeture de budgets dans la page Définition options du groupe Attributs budgets ou dans la page d'interrogation du statut de fermeture. Ne confondez pas le statut de fermeture de budgets de la page des attributs de budget avec le statut de fermeture du traitement de fermeture des budgets, qui assure le suivi du statut du traitement de fermeture des budgets. Le traitement de validation de la fermeture des budgets (GLS1211) et le traitement de fermeture des budgets mettent à jour ce statut. Vous pouvez consultez le statut par le biais de la page d'interrogation permettant de consulter le statut de fermeture ou au moyen du rapport Statut de fermeture des budgets (GLS1220). Remarque : Lorsque vous réglez le statut de budget à Bloqué, vous bloquez le budget à partir de ce moment et empêchez le traitement de toute transaction pour le budget, à l'exception des transactions avec documents précédents qui existent déjà dans le grand livre des budgets contrôlés, comme de nouvelles pièces justificatives pour les bons de commande existants. Copyright 1992, 2011, Oracle et/ou ses sociétés affiliées. Tous droits réservés. 361

388 Fermeture et retrait des budgets contrôlés Chapitre 11 Exemples de résultats de fermeture de budgets La façon dont le traitement de fermeture des budgets calcule le montant reporté dépend des points suivants : l'option de fermeture sélectionnée dans la règle de fermeture de budgets; les grands livres inclus dans le calcul du solde restant au niveau du jeu de fermeture de budgets. Pour comprendre comment cela fonctionne, prenons l'exemple d'un groupe de grands livres contrôlés pour les dépenses contenant les soldes suivants : budget, préengagements, engagements et dépenses. Avant la fermeture, les grands livres contiennent les valeurs suivantes : Période Entité Service Compte Grand livre des budgets Grand livre des préeng. Grand livre des engag. Grand livre des dép. Statut de ferm. des budgets 2002Q1 US Ouvert 2002Q2 US Ouvert 2002Q3 US Ouvert 2002Q4 US Ouvert Remarque : Cet exemple et les suivants illustrent le fonctionnement de la fermeture de budgets d'un point de vue fonctionnel. Ils ne sont pas représentatifs de la façon dont les données budgétaires sont réellement stockées dans les tables LEDGER_KK et KK_BUDGET_HDR. Chacun de ces exemples suppose que vous entriez les montants pour le budget, les dépenses, les engagements et les préengagements dans le calcul du solde restant au niveau du jeu de fermeture de budgets. Option de fermeture seulement Lorsque vous sélectionnez cette option, le traitement de fermeture des budgets ferme seulement le grand livre des budgets et retire du budget le solde budgétaire restant, le solde restant étant alors égal à zéro. Il ne calcule pas de solde d'ouverture. Si vous souhaitez fermer les grands livres des préengagements et des engagements, vous devez annuler les documents liés dans les applications sources avant d'exécuter le traitement de fermeture des budgets. Après avoir exécuté le traitement de fermeture des budgets sans reporter le solde et sans annuler les documents liés relatifs aux préengagements et aux engagements, les enregistrements du grand livre se présentent comme suit : 362 Copyright 1992, 2011, Oracle et/ou ses sociétés affiliées. Tous droits réservés.

389 Chapitre 11 Fermeture et retrait des budgets contrôlés Période Entité Service Compte Grand livre des budgets Grand livre des préeng. Grand livre des engag. Grand livre des dép. Statut de ferm. des budgets 2002Q1 US Fermé 2002Q2 US Fermé 2002Q3 US Fermé 2002Q4 US Fermé Fermeture, report du solde, absence d'annulation et rétablissement des préengagements ou des engagements Si la période budgétaire définie pour cette fermeture consolide les quatre trimestres de l'exercice à fermer avec le premier trimestre du nouvel exercice budgétaire, les grands livres se présentent comme suit après la fermeture : Période Entité Service Compte Grand livre des budgets Grand livre des préeng. Grand livre des engag. Grand livre des dép. Statut de ferm. des budgets 2002Q1 US Fermé 2002Q2 US Fermé 2002Q3 US Fermé 2002Q4 US Fermé 2003Q1 US Ouvert Le solde budgétaire restant de (500 de Q3 et 3000 de Q4) est reporté de 2002 sur 2003Q1. Fermeture, report du solde, annulation et rétablissement des préengagements ou des engagements Avant d'exécuter le traitement de fermeture des budgets, vous mettez à zéro les soldes des préengagements et des engagements pour 2002 dans l'application source. Après avoir exécuté le traitement de fermeture des budgets, vous rétablissez les soldes des préengagements et des engagements en 2003Q1. Les trimestres 2002Q4 et 2003Q1 se présentent alors comme suit : Copyright 1992, 2011, Oracle et/ou ses sociétés affiliées. Tous droits réservés. 363

390 Fermeture et retrait des budgets contrôlés Chapitre 11 Période Entité Service Compte Grand livre des budgets Grand livre des préeng. Grand livre des engag. Grand livre des dép. Statut de ferm. des budgets 2002Q4 US Fermé 2003Q1 US Ouvert Définition des jeux de valeurs de champs de structure pour la fermeture de budgets Lorsque vous définissez des jeux de valeurs de champs de structure, utilisez le modèle de grand livre COMMITMENT de manière à ce que les champs de structure contrôlés se trouvent dans la liste déroulante des noms de champs. Définition des règles de fermeture de budgets Pour définir des règles de fermeture de budgets, utilisez le groupe de pages Définition règles fermeture (KK_CLOSE_DEFN). Les règles de fermeture définissent un groupe de budgets à fermer et les options de fermeture de ces budgets. Vous pouvez définir un nombre illimité de règles de fermeture afin de parer à toute éventualité. La présente section traite des sujets suivants : définition des options de fermeture de budgets, y compris les règles de report des montants budgétaires disponibles; définition des valeurs de champs de structure à fermer et des valeurs de champs de structure sur lesquelles reporter les montants de solde disponibles. Pages utilisées pour définir les règles de fermeture Titre de la page Nom de système Navigation Usage Règles fermeture budgets KK_CLOSE_DEFN1 Contrôle fonds, Fermeture budgets, Définition règles fermeture Sert à indiquer les options de report pour la règle de fermeture. 364 Copyright 1992, 2011, Oracle et/ou ses sociétés affiliées. Tous droits réservés.

391 Chapitre 11 Fermeture et retrait des budgets contrôlés Titre de la page Nom de système Navigation Usage Intervalles fermeture KK_CLOSE_DEFN2 Contrôle fonds, Fermeture budgets, Définition règles fermeture, Intervalles fermeture Règles fermeture budgets RUN_GLS1200 Contrôle fonds, Fermeture budgets, Rapport règles fermeture Sert à spécifier les valeurs de champs de structure à fermer ainsi que les champs de structure et les valeurs sur lesquels les soldes sont reportés. Sert à demander une exécution du rapport Règles de fermeture (GLS1200). Ce rapport SQR présente tous les détails définissant une règle de fermeture. Définition des options des règles de fermeture de budgets Accédez à la page Règles fermeture budgets (Contrôle fonds, Fermeture budgets, Définition règles fermeture, Règles fermeture budgets). Règles de fermeture des budgets Groupe GL pour invite Sélectionnez le groupe de grands livres déterminant les valeurs de champs de structure pouvant être sélectionnées dans la page Intervalles fermeture. Remarque : Le groupe de grands livres par défaut ne détermine pas le type de budget à fermer. Les types de budgets à traiter sont spécifiés dans la page des jeux de fermeture de budgets. Copyright 1992, 2011, Oracle et/ou ses sociétés affiliées. Tous droits réservés. 365

392 Fermeture et retrait des budgets contrôlés Chapitre 11 Solde ouverture Sélectionnez l'option de fermeture de cette règle : Fermer et reporter solde sélectionnez cette option pour fermer le budget contrôlé et reporter le budget disponible restant sur le nouveau budget; Fermer seulement sélectionnez cette option pour simplement fermer le budget; le montant du budget disponible restant est alors abandonné. Ne pas reporter si statut Expiré ou Fermé Reporter soldes négatifs Masque code écriture Cochez cette case pour éviter de reporter des budgets sur une période budgétaire au-delà de l'intervalle de date de validité. Cette case à cocher n'est pas disponible si vous sélectionnez Fermer seulement dans la liste déroulante Solde ouverture. Si le solde disponible est négatif en raison de dépenses excédentaires ou d'écritures budgétaires négatives, vous pouvez décider de reporter le solde d'ouverture sur la nouvelle période budgétaire. Cette case à cocher n'est pas disponible si vous sélectionnez Fermer seulement dans la liste déroulante Solde ouverture. Constitue un préfixe pour les écritures de fermeture. Les écritures sont désignées par un code alphanumérique de dix caractères. Le système ajoute automatiquement le préfixe indiqué aux écritures. Par exemple, si vous indiquez le masque de code d'écriture BC, vos écritures de fermeture de budgets pourront être BC , BC , etc. Sans masque de code d'écriture, le grand livre attribue automatiquement le code d'écriture disponible suivant. Il peut alors être difficile de repérer les écritures de fermeture de budgets. Remarque : Réservez une valeur de masque unique à la fermeture de budgets afin qu'aucun autre traitement ne crée le même code d'écriture. Évén. comptable Entrez le code de l'événement comptable pour les écritures de fermeture de budgets créé à l'aide de cette règle de fermeture. Ce champ ne s'affiche que si vous avez activé les événements comptables. Si des événements comptables sont requis pour le groupe de grands livres contrôlés, vous devez les entrer. Vous pouvez désactiver ou demander des événements comptables pour le groupe de grands livres contrôlés dans la page Options contrôle fonds du groupe Grands livres pour entité. Définition des champs de structure de début et de fin de fermeture de budgets Accédez à la page Intervalles fermeture (Contrôle fonds, Fermeture budgets, Définition règles fermeture, Intervalles fermeture). 366 Copyright 1992, 2011, Oracle et/ou ses sociétés affiliées. Tous droits réservés.

393 Chapitre 11 Fermeture et retrait des budgets contrôlés Intervalles de fermeture Remarque : Aucun budget ne doit figurer dans plus d'un jeu de valeurs de champs de structure. Pour éviter les chevauchements de budgets, les jeux de valeurs de champs de structure que vous entrez dans la zone Valeurs à fermer doivent partager les mêmes champs de structure. Ils peuvent disposer de champs de structure en plus de ceux qu'ils partagent; par exemple, si un jeu de valeurs de champs de structure d'une règle de fermeture comprend les éléments Service et Projet, un autre peut inclure les éléments Service, Projet et Produit. Mais si un jeu de valeurs de champs de structure comprend les éléments Produit et Projet mais pas Service, les jeux peuvent se chevaucher. Cela vaut également pour les jeux de valeurs de champs de structure que vous entrez pour chaque numéro de groupe dans la zone de défilement Anomalies sources et cibles. Valeurs à fermer Toutes val. Cochez cette case pour fermer toutes les valeurs de champs de structure (à l'exception de la période budgétaire). Jeu valeurs champs structure Sélectionnez les jeux de valeurs de champs de structure à fermer. Remarque : N'incluez pas les périodes budgétaires dans vos jeux de valeurs de champs de structure pour la fermeture de budgets. Les critères de sélection de la période budgétaire à fermer de la page des jeux de périodes budgétaires déterminent les périodes budgétaires à fermer. Màj/création Cliquez sur ce lien pour accéder à la page Jeux valeurs champs structure, dans laquelle vous pouvez consulter, définir ou mettre à jour un jeu de valeurs de champs de structure. Remarque : Pour mettre à jour un jeu de valeurs de champs de structure en cliquant sur ce lien, vous devez être en mode historique pour le composant Définition règles fermeture. Copyright 1992, 2011, Oracle et/ou ses sociétés affiliées. Tous droits réservés. 367

394 Fermeture et retrait des budgets contrôlés Chapitre 11 Destinations des soldes Dans la page Règles fermeture budgets, si vous définissez l'option de solde d'ouverture à des fins de report des soldes, précisez comment vous souhaitez reporter les soldes de clôture : sur des budgets partageant les mêmes valeurs de champs de structure que les budgets fermés ou sur des budgets avec une ou plusieurs valeurs de champs de structure différentes. Remarque : Laissez cette section et les suivantes vides si vous avez sélectionné Fermer seulement dans le champ Solde ouverture de la page Règles fermeture budgets. Nom champ Entrez les champs de structure pour lesquels vous souhaitez spécifier des options de report. Remarque : Incluez tous les champs de structure clés pour les budgets que vous reportez, car tout champ de structure manquant peut entraîner l'échec du report de l'écriture de budget. Option Indiquez si les valeurs de champs de structure des budgets fermés doivent être conservées dans la période budgétaire cible ou si les soldes budgétaires doivent être reportés sur un budget cible avec une valeur de champ de structure constante. Si vous sélectionnez Constante, vous devez entrer une valeur dans le champ Nom champ. Par exemple, si vous fermez l'exercice budgétaire 2001 et que vous souhaitez que tous les soldes soient reportés sur les budgets de 2002 avec des comptes, des services et des fonds identiques à ceux que vous fermez, sélectionnez Conserver pour ces champs de structure dans le jeu de valeurs de champs de structure. Si, d'autre part, vous souhaitez que tous les soldes soient reportés sur des budgets pour un fonds général, vous devez conserver les valeurs des champs de structure Compte et Service; pour cela, sélectionnez une option de report de Constante pour le code de fonds et entrez ce code pour le fonds général. Remarque : N'indiquez pas les périodes budgétaires cibles ou reportées ici. Spécifiez les périodes budgétaires cibles dans le jeu de périodes budgétaires. Anomalies sources et cibles Entrez les jeux de valeurs de champs de structures pour les budgets dont les options de report (telles qu'entrées dans Destinations soldes) sont différentes de celles des jeux de valeurs de champs de structure de la zone Valeurs sources fermeture. Par exemple, dans la page Intervalles fermeture de notre exemple, toutes les valeurs de champs de structure et donc tous les budgets utilisant cette règle de fermeture voient leurs soldes reportés sur des budgets avec les mêmes valeurs de compte, de service et de fonds, à l'exception des budgets couverts par les jeux de valeurs de champs de structure DEPT_MANU_DIV, dont les soldes sont reportés sur des budgets avec le code de fonds F100,et DEPT_ADMIN_DIV, dont les soldes sont reportés sur le service Copyright 1992, 2011, Oracle et/ou ses sociétés affiliées. Tous droits réservés.

395 Chapitre 11 Fermeture et retrait des budgets contrôlés N groupe Chaque combinaison DE et À comprend un groupe de jeux de valeurs de champs de structure à fermer (dans la zone de défilement Valeurs sources fermeture) et le jeu spécifique de champs de structure et de valeurs sur lesquels les soldes sont reportés (dans la zone de défilement Destinations soldes). Ces zones de défilement contiennent les mêmes champs que la zone de défilement dans la zone Valeurs à fermer et la zone de défilement Destinations soldes et ils fonctionnent de la même manière. Remarque : Assurez-vous que vos règles de fermeture de budgets répondent à vos exigences parentsenfants. Généralement, si vous fermez un budget parent, vous devez fermer ses enfants. Et en règle générale, vous souhaitez que les mêmes règles de fermeture de budgets couvrent les parents et les enfants. Si, toutefois, vous souhaitez que les parents soient fermés et reportés et que les enfants soient seulement fermés, vous pouvez définir des règles de fermeture distinctes pour les parents et les enfants. Dans ce cas, vous souhaitez généralement que vos règles de fermeture couvrent tous les enfants de tous les parents. Génération des contreparties pour les budgets équilibrés Si les écritures de budget doivent être soldées, le processeur de budgets (FS_BP) crée les écritures de contrepartie à l'aide du compte de contrepartie spécifié dans la définition du budget. Vous devez choisir l'option Équilibre écrit. obligatoire dans la page Options contrôle budgétaire et entrer une valeur de compte par défaut pour au moins une clé de tables dans le tableau Écritures contrepartie budget. Entrez également un compte de contrepartie pour chaque type de transaction budgétaire concernant cette définition de budget. Les écritures de contrepartie peuvent être repérées dans la table du grand livre des budgets par la valeur du compte de contrepartie spécifiée et la valeur KK_BUDG_TRANS_TYPE. La valeur de type de transaction budgétaire égale à 4 indique des contreparties pour les écritures de fermeture; la valeur égale à 5 indique, quant à elle, des contreparties pour les écritures de report. Définition des jeux de périodes budgétaires Pour définir des jeux de périodes budgétaires, utilisez le groupe de pages Jeux périodes budgétaires (KK_BD_PERIOD_XFER). La présente section traite de la définition des jeux de périodes budgétaires. Les jeux de périodes budgétaires définissent les périodes budgétaires à traiter. Ils permettent également de mapper les périodes budgétaires de l'exercice en cours de fermeture aux périodes budgétaires de l'exercice à venir. Copyright 1992, 2011, Oracle et/ou ses sociétés affiliées. Tous droits réservés. 369

396 Fermeture et retrait des budgets contrôlés Chapitre 11 Page utilisée pour définir des jeux de périodes budgétaires Titre de la page Nom de système Navigation Usage Jeu périodes budgétaires KK_BP_XFER_SET Contrôle fonds, Fermeture budgets, Jeux périodes budgétaires Sert à sélectionner des périodes budgétaires à fermer, ainsi qu'à mapper à des nouvelles périodes les périodes budgétaires faisant l'objet de la fermeture. Définition des options des jeux de périodes budgétaires Accédez à la page Jeu périodes budgétaires (Contrôle fonds, Fermeture budgets, Jeux périodes budgétaires, Jeu périodes budgétaires). 370 Copyright 1992, 2011, Oracle et/ou ses sociétés affiliées. Tous droits réservés.

397 Chapitre 11 Fermeture et retrait des budgets contrôlés Jeu de périodes budgétaires Préciser périodes budg. cibles Vérifiez si les budgets restants doivent être reportés sur les nouvelles périodes budgétaires. Périodes budgétaires fin et Période budgétaire cible Entrez un seul enregistrement pour chaque période budgétaire à fermer pour laquelle vous disposez de montants budgétaires à fermer et si un report doit intervenir, mappez chaque période à une période budgétaire cible. Une période budgétaire source peut être mappée à une période budgétaire cible, mais une période budgétaire cible peut être mappée à un nombre illimité de périodes budgétaires sources. Les calendriers à périodes budgétaires doivent être ceux utilisés pour les types de budget à fermer. Définition et validation des jeux de fermeture de budgets Les jeux de fermeture de budgets lient les règles de fermeture de budgets aux groupes de grands livres contrôlés. Ils vous permettent également les actions suivantes : sélection des jeux de périodes budgétaires pour indiquer les périodes budgétaires de fermeture et de report, sélection de la fermeture de l'exercice financier ou sélection des deux; Copyright 1992, 2011, Oracle et/ou ses sociétés affiliées. Tous droits réservés. 371

398 Fermeture et retrait des budgets contrôlés Chapitre 11 spécification des montants de grand livre à appliquer pour le calcul du solde budgétaire restant à reporter. Pour définir et valider des jeux de fermeture de budgets, utilisez le groupe de pages Définition jeux fermeture (KK_CLOSING_SET). La présente section traite des sujets suivants : définition des jeux de fermeture de budgets; exécution du rapport Validation des jeux de fermeture (GLS1210), qui affiche toutes les erreurs du jeu de règles de fermeture. Pages utilisées pour définir et valider des jeux de fermeture de budgets Titre de la page Nom de système Navigation Usage Jeu règles ferm. budgets KK_CLOSING_SET Contrôle fonds, Fermeture budgets, Définition jeux fermeture Sert à lier les jeux de périodes budgétaires aux règles de fermeture de budgets et aux groupes de grands livres contrôlés. Permet de préciser les montants de grand livre à appliquer pour le calcul du solde budgétaire restant. Cette page est également utilisée pour réduire les budgets sans fermer les soldes disponibles. Validation jeu règles ferm. budgets RUN_GLS1210 Contrôle fonds, Fermeture budgets, Validation jeux fermeture Sert à demander le rapport SQR intitulé Validation des jeux de fermeture (GLS1210), qui valide le jeu de règles de fermeture, affichant les messages d'erreur ou d'avertissement pour des conditions pouvant générer des erreurs dans le traitement de fermeture ou de réduction de budget. Définition des jeux de fermeture de budgets Accédez à la page Jeu règles ferm. budgets (Contrôle fonds, Fermeture budgets, Définition jeux fermeture, Jeu règles ferm. budgets). 372 Copyright 1992, 2011, Oracle et/ou ses sociétés affiliées. Tous droits réservés.

399 Chapitre 11 Fermeture et retrait des budgets contrôlés Jeu de fermeture des budgets contrôlés Fermeture ou réduction de budgets Motif Traitement fermeture budgets sélectionnez cette valeur si vous fermez un budget; Réduct. budget sans fermeture sélectionnez cette valeur si vous réduisez ou retirez un financement disponible pour un budget. Périodes à traiter Vous pouvez cocher la case Fermer périodes budget ou la case Fermer exercice sans fermer de budget, ou les deux. Fermer périodes budget Cochez cette case pour fermer les budgets. Périodes budgétaires à traiter Si un ou plusieurs des grands livres des budgets à fermer contient une période budgétaire, vous devez indiquer un jeu de périodes budgétaires. La description de ce budget s'affiche et fonctionne comme un lien vers la page Jeu périodes budgétaires, dans laquelle vous pouvez consulter et mettre à jour les jeux de transfert des périodes budgétaires. Fermer exercice Cochez cette case si vous souhaitez exécuter une fermeture d'exercice financier pour un budget couvrant plusieurs exercices sans fermer le budget en vue de transactions futures. Copyright 1992, 2011, Oracle et/ou ses sociétés affiliées. Tous droits réservés. 373

400 Fermeture et retrait des budgets contrôlés Chapitre 11 Exercice à fermer Entrez un exercice financier. Vous réalisez ce type de fermeture pour activer les rapports de fin d'exercice tout en conservant un budget couvrant plusieurs exercices ouvert jusqu'à la fin de sa période d'affectation. Le traitement de fermeture des budgets met à zéro le solde budgétaire pour l'exercice financier de fermeture et le reporte sur la période 0 du nouvel exercice financier. Règles de fermeture à traiter Règle fermeture Entrez les règles de fermeture qui s'appliquent à ce jeu de règles de fermeture. La description des règles de fermeture fonctionne comme un lien vers le groupe de pages Règles fermeture, dans lequel vous pouvez consulter la définition des règles. Remarque : N'entrez pas de règles de fermeture avec des jeux de valeurs de champs de structure se chevauchant. Un budget ne doit pas être couvert par plus d'une règle de fermeture. Budgets à traiter Groupe gr. livres Calcul solde Entrez les groupes de grands livres contrôlés contenant les budgets que vous voulez fermer. La description du groupe de grands livres contrôlés fonctionne comme un lien vers le groupe de pages Budgets contrôlés pour le groupe de grands livres. Indiquez le Type GL qui s'applique pour le calcul du solde budgétaire restant pour l'écriture de régularisation budgétaire et l'écriture de report. Les types de grands livres disponibles pour la sélection sont ceux associés au groupe de grands livres entré. Seuls les types de grands livres que vous avez définis comme affectant le montant budgétaire disponible lorsque vous avez déterminé le groupe de grands livres sont disponibles. Par exemple, si vous sélectionnez Budgets, Dépenses et Engagement, le montant de régularisation budgétaire et le montant de report correspondront au montant budgétaire moins les montants des dépenses et des engagements. Remarque : Il est recommandé d'inclure tous les types de grands livres dans le groupe de grands livres dans votre solde budgétaire restant. Si toutefois vous décidez d'exclure les montants des préengagements dans le solde budgétaire disponible restant dans la page Options contrôle fonds du groupe Grands livres pour entité, vous devez également exclure le grand livre des préengagements ici. 374 Copyright 1992, 2011, Oracle et/ou ses sociétés affiliées. Tous droits réservés.

401 Chapitre 11 Fermeture et retrait des budgets contrôlés Remarque : Assurez-vous que vos jeux de fermeture de budgets répondent à vos exigences entre parents et enfants. Généralement, si vous fermez un budget parent, vous devez fermer ses enfants. Ainsi, vous devez vous assurer que les jeux de règles de fermeture que vous créez couvrent tous les parents et enfants. Bien que vous puissiez fermer et reporter un parent tout en fermant seulement ses enfants, vous devez reporter un parent si ses enfants sont configurés pour être reportés. Certains parents comprennent des enfants de plusieurs groupes de grands livres contrôlés (définition de budget contrôlé). Si vous souhaitez que tous les parents et enfants soient fermés ensemble, assurez-vous que vos jeux de règles de fermeture couvrent, individuellement ou ensemble, les groupes de grands livres contrôlés de tous les enfants pour tous les parents. Le rapport Validation de la fermeture des budgets (GLS1211) s'assure qu'aucun parent ou enfant ne manque à l'issue d'un traitement de fermeture, que les parents seront reportés si les enfants le sont et que les enfants seront reportés si les parents le sont. Vous pouvez choisir d'exiger ou non que ces conditions soient remplies. Exécution du rapport de validation des jeux de fermeture (GLS1210) Accédez à la page Validation jeu règles ferm. budgets (Contrôle fonds, Fermeture budgets, Validation jeux fermeture, Validation jeu règles ferm. budgets). Pour la plupart des conditions validées par le traitement, vous pouvez sélectionner les options de validation décrites ci-dessous. Échec validation Omettre Avertissement La condition entraîne l'échec de la validation du jeu de règles de fermeture. Il n'est pas tenu compte de la condition. Lorsque vous sélectionnez cette option, la condition n'apparaît pas dans le rapport. La condition est signalée par le biais d'un avertissement. Les conditions suivantes sont comparées aux jeux de règles de fermeture : Les GL de calcul de solde sont différents de ceux qui ont une incidence sur les dépenses autorisées Les grands livres inclus dans le calcul du solde restant ne correspondent pas à ceux configurés pour calculer le solde disponible pour la définition du grand livre contrôlé. Vous sélectionnez l'option d'incidence sur les dépenses autorisées dans la page de définition des groupes de grands livres. Budgets enfants non inclus dans jeu fermeture Budgets parents non inclus dans jeu fermeture Le jeu de règles de fermeture n'inclut pas tous les enfants des budgets parents fermés. Le jeu de règles de fermeture n'inclut pas tous les parents des budgets enfants fermés. Enregistrements budget visés par plusieurs règles fermeture Certains budgets apparaissent dans plus d'une règle de fermeture dans le jeu de règles de fermeture. Copyright 1992, 2011, Oracle et/ou ses sociétés affiliées. Tous droits réservés. 375

402 Fermeture et retrait des budgets contrôlés Chapitre 11 L'événement comptable est obligatoire pour le GL des budgets, mais n'est pas précisé dans la règle Des événements comptables sont requis pour le groupe de grands livres contrôlés, mais vous ne les avez pas entrés dans une règle de fermeture de budgets. Vous pouvez désactiver ou demander des événements comptables pour le groupe de grands livres contrôlés dans la page Options contrôle fonds du groupe Grands livres pour entité. Exécution et validation du traitement de fermeture des budgets pour fermer et rouvrir des budgets La présente section traite des sujets suivants : exécution du traitement de fermeture des budgets COBOL (FSPYCLOS) pour les jeux de règles de fermeture que vous avez définis; réouverture des budgets fermés; exécution du traitement de validation de la fermeture des budgets pour vous assurer que les jeux de règles de fermeture d'un contrôle d'exécution pour le traitement de fermeture des budgets sont complets et qu'ils ne se chevauchent pas. Pages utilisées pour exécuter et valider le traitement de fermeture des budgets Titre de la page Nom de système Navigation Usage Demande fermeture budgets KK_CLOSE_REQUEST Contrôle fonds, Fermeture budgets, Traitement fermeture budgets Sert à demander au traitement de fermeture des budgets COBOL (FSPYCLOS) de fermer ou d'annuler la fermeture des budgets. Définition annulation ferm. budgets KK_CLOSE_UNDO Contrôle fonds, Fermeture budgets, Définition annulation Sert à sélectionner les instances du traitement de fermeture des budgets (FSPYCLOS) que vous souhaitez annuler. 376 Copyright 1992, 2011, Oracle et/ou ses sociétés affiliées. Tous droits réservés.

403 Chapitre 11 Fermeture et retrait des budgets contrôlés Titre de la page Nom de système Navigation Usage Validation fermeture budgets RUN_GLS1211 Contrôle fonds, Fermeture budgets, Validation fermeture budgets Sert à demander le traitement de validation de la fermeture des budgets (GLS1211). Ce traitement SQR valide la fermeture de budgets ou le contrôle d'exécution de réduction en mettant à jour le statut de fermeture de budgets et en produisant un rapport qui contient les messages d'erreur et d'avertissement pour les conditions pouvant entraîner des erreurs dans les traitements de fermeture ou de réduction de budget. Le rapport présente des données similaires à celles contenues dans le rapport Validation des jeux de fermeture (GLS1210); toutefois, en validant un contrôle d'exécution de fermeture de budgets, le traitement de validation de la fermeture des budgets repère les erreurs à l'échelle des jeux de règles de fermeture. Important! Vous ne pouvez pas exécuter une fermeture de budgets ou une réduction (retrait) sans exécuter au préalable ce traitement sans erreur. Demande du traitement de fermeture des budgets Accédez à la page Demande fermeture budgets (Contrôle fonds, Fermeture budgets, Traitement fermeture budgets, Demande fermeture budgets). Copyright 1992, 2011, Oracle et/ou ses sociétés affiliées. Tous droits réservés. 377

404 Fermeture et retrait des budgets contrôlés Chapitre 11 Demande de fermeture de budgets Remarque : Vous ne pouvez pas exécuter le traitement de fermeture des budgets ou de réduction tant que vous n'avez pas exécuté le traitement de validation de la fermeture des budgets (GLS1211) sans erreurs pour le contrôle d'exécution. Le rapport GLS1211 s'assure qu'aucun parent ou enfant ne manque au niveau du contrôle d'exécution, que les parents seront reportés si les enfants le sont, et vice versa. Vous pouvez choisir d'exiger ou non que ces conditions soient remplies. Validation contrôle fermeture Cliquez sur ce lien pour ouvrir la page Validation fermeture budgets, dans laquelle vous pouvez demander l'exécution du traitement de validation de la fermeture des budgets. Entité défaut Sélectionnez une entité qui détermine le jeu de règles de fermeture que vous pouvez sélectionner sur la base de la configuration de votre contrôle de jeux de tables. 378 Copyright 1992, 2011, Oracle et/ou ses sociétés affiliées. Tous droits réservés.

405 Chapitre 11 Fermeture et retrait des budgets contrôlés Jeu fermeture Sélectionnez le jeu de fermeture de budgets que vous souhaitez traiter. La description du jeu de règles de fermeture fonctionne comme un lien vers la page Jeu règles fermeture budgets, dans laquelle vous pouvez consulter la définition des jeux de règles de fermeture. Remarque : Assurez-vous que vos jeux de fermeture de budgets répondent à vos exigences parents-enfants. Généralement, si vous fermez un budget parent, vous devez fermer ses enfants. Ainsi, vous devez vous assurer que les jeux de règles de fermeture que vous créez couvrent tous les parents et enfants. Bien que vous puissiez fermer et reporter un parent tout en fermant seulement ses enfants, vous devez reporter un parent si ses enfants sont configurés pour être reportés. Certains parents comprennent des enfants de plusieurs groupes de grands livres contrôlés (définition de budget contrôlé). Si vous souhaitez que tous les parents et enfants soient fermés ensemble, assurez-vous que vos jeux de règles de fermeture couvrent, individuellement ou ensemble, les groupes de grands livres contrôlés de tous les enfants pour tous les parents. Si les enfants sont configurés pour être reportés, assurez-vous que les parents le soient aussi. Type demande Indique si vous exécutez ou annulez une fermeture. Une annulation de fermeture permet de rouvrir les budgets fermés ou de rétablir des budgets réduits. Annuler liste Cliquez sur ce lien pour accéder à la page Définition annulation ferm. budgets, dans laquelle vous pouvez sélectionner l'instance de traitement à annuler, qu'il s'agisse d'une fermeture ou d'une réduction. Options sortie Faites votre choix parmi les valeurs valides suivantes : Créer journal - aucune sortie cette option sert à créer le journal de calcul, mais elle ne permet pas de fermer réellement le grand livre des budgets ni de créer d'écriture de fermeture. Utilisez cette option pour exécuter une fermeture provisoire vous permettant de découvrir ce que seraient les résultats de fermeture sans produire réellement ces résultats. Créer journal calcul et sortie cette option permet de créer le journal de calcul, de fermer le grand livre des budgets et de créer les écritures de fermeture. Les écritures créées dépendent également de votre choix de reporter ou non les montants budgétaires disponibles restants. Remarque : Accédez au journal de calcul de la page Consultation journal calcul. Valeurs détaillées sél. Sélectionnez cette option pour entrer des entités spécifiques de fermeture dans le champ Valeurs/nœuds. Copyright 1992, 2011, Oracle et/ou ses sociétés affiliées. Tous droits réservés. 379

406 Fermeture et retrait des budgets contrôlés Chapitre 11 Détails parents sélectionnés Sélectionnez cette option pour indiquer un arbre d'entités à partir duquel sélectionner les entités. La fermeture comprend toutes les entités de la clé de tables de l'arbre et le niveau que vous indiquez. Sélectionnez des nœuds d'arbre spécifiques dans le champ Valeurs/nœuds. Réouverture des budgets contrôlés fermés et rétablissement des budgets contrôlés réduits Voici la marche à suivre pour rouvrir des budgets fermés ou rétablir des budgets réduits : 1. Accédez à la page Demande fermeture budgets, sélectionnez Annuler dans le champ Type demande, puis cliquez sur Annuler liste. La page Définition annulation ferm. budgets s'affiche. Cette page affiche une liste des instances de traitement pour la fermeture ou la réduction de budgets. Vous pouvez également accéder à la page Définition annulation ferm. budgets directement à partir du menu Contrôle fonds. 2. Dans la page Définition annulation ferm. budgets, sélectionnez les instances de traitement de fermeture ou de réduction de budget que vous souhaitez annuler et enregistrez cette page. 3. Dans la page Demande fermeture budgets, terminez la demande d'exécution. Le système rouvre les enregistrements budgétaires fermés, rétablit le budget fermé et les montants reportés dans les enregistrements budgétaires, supprime tout montant reporté sur l'exercice budgétaire suivant, supprime les écritures de fermeture de budgets et supprime les journaux de calcul créés lors du traitement de fermeture. Le statut de fermeture de budgets N est rétabli. Si vous rétablissez des budgets réduits, le système annule les régularisations créées et rétablit les montants initiaux des soldes. Validation de la fermeture des budgets Accédez à la page Validation fermeture budgets (Contrôle fonds, Fermeture budgets, Validation fermeture budgets, Validation fermeture budgets). Le traitement de validation de la fermeture des budgets exécute des vérifications sur tous les jeux de règles de fermeture du contrôle d'exécution. Comme plusieurs jeux de règles de fermeture peuvent s'appliquer à un groupe de grands livres, il existe un risque d'erreurs telles que le chevauchement de règles dans les jeux, ce qui ne serait pas repéré par le rapport Validation des jeux de fermeture (GLS1210). Pour la plupart des conditions validées par le traitement, vous pouvez sélectionner les options de validation suivantes. Échec validation La condition entraîne l'échec de la validation du contrôle d'exécution. Le traitement de fermeture des budgets n'est pas exécuté tant que la condition n'est pas remplie. 380 Copyright 1992, 2011, Oracle et/ou ses sociétés affiliées. Tous droits réservés.

407 Chapitre 11 Fermeture et retrait des budgets contrôlés Omettre Avertissement Il n'est pas tenu compte de la condition. Lorsque vous sélectionnez cette option, la condition n'apparaît pas dans le rapport. La condition est signalée par le biais d'un avertissement. La condition est signalée mais n'empêche pas l'exécution du traitement de fermeture des budgets. Les conditions suivantes sont comparées au contrôle d'exécution. Les GL de calcul de solde sont différents de ceux qui ont une incidence sur les dépenses autorisées Les grands livres inclus dans le calcul du solde restant pour un jeu de règles de fermeture ne correspondent pas à ceux configurés pour calculer le solde disponible pour le groupe de grands livres contrôlés. Vous sélectionnez l'option d'incidence sur les dépenses autorisées dans la page de définition des groupes de grands livres. Budgets enfants non inclus dans jeu fermeture Budgets parents non inclus dans jeu fermeture Les soldes du budget enfant doivent être reportés, mais pas ceux du budget parent Les soldes du budget parent doivent être reportés, mais pas ceux du budget enfant Les budgets associés ne sont pas tous inclus dans le contrôle d'exécution Certains budgets associés servent au report des soldes, mais pas tous Certains soldes budgétaires ne sont pas couverts par les règles de fermeture Les soldes de certaines périodes budgétaires antérieures ne sont pas encore fermés Les soldes budgétaires de certains exercices antérieurs ne sont pas encore fermés Les jeux de règles de fermeture ne comprennent pas tous les enfants des budgets parents fermés. Des contrôles sont réalisés sur tous les jeux de règles de fermeture dans le contrôle d'exécution. Les jeux de règles de fermeture ne comprennent pas tous les parents des budgets enfants fermés. Des contrôles sont réalisés sur tous les jeux de règles de fermeture dans le contrôle d'exécution. Vous reportez les soldes du budget enfant sans reporter les soldes du budget parent. Cette validation n'est pas exécutée si le motif du jeu de règles de fermeture est Réduct. budget sans fermeture. Vous reportez les soldes du budget parent sans reporter tous les soldes du budget enfant. Cette validation n'est pas exécutée si le motif du jeu de règles de fermeture est Réduct. budget sans fermeture. Les budgets des revenus ou leurs budgets de dépenses associés ne sont pas inclus dans le traitement de fermeture. L'option de report n'est pas cohérente parmi les budgets de revenus et les budgets de dépenses associés. Certains budgets du groupe de grands livres contrôlés ne sont pas fermés. Les règles de fermeture de budgets du contrôle d'exécution ne comprennent pas tous les budgets du groupe de grands livres. Des périodes budgétaires antérieures à celles pour lesquelles vous demandez une fermeture ne sont pas encore fermées. Cette validation n'est pas exécutée si le motif du jeu de règles de fermeture est Réduct. budget sans fermeture. Un exercice financier antérieur à celui dont vous demandez la fermeture est encore ouvert. Cette validation n'est pas exécutée si le motif du jeu de règles de fermeture est Réduct. budget sans fermeture. Copyright 1992, 2011, Oracle et/ou ses sociétés affiliées. Tous droits réservés. 381

408 Fermeture et retrait des budgets contrôlés Chapitre 11 Enregistrements budget visés par plusieurs règles fermeture L'événement comptable est obligatoire pour le GL des budgets, mais n'est pas précisé dans la règle Certains budgets apparaissent dans plus d'une règle de fermeture incluses dans le contrôle d'exécution. Des événements comptables sont requis pour le groupe de grands livres contrôlés, mais vous ne les avez pas entrés dans une règle de fermeture de budgets. Vous pouvez désactiver ou demander des événements comptables pour le groupe de grands livres contrôlés dans la page Options contrôle fonds du groupe Grands livres pour entité. Fermeture et report des préengagements, des engagements et des revenus comptabilisés Le traitement de fermeture des budgets (FSPYCLOS) ferme uniquement le grand livre de budgets et pas les autres grands livres du groupe de grands livres contrôlés. Il ne reporte que le montant budgétaire disponible restant sur la nouvelle période budgétaire, si vous choisissez de le reporter. Il ne reporte pas les montants des autres grands livres, comme les engagements, les préengagements ou les revenus comptabilisés. Pour fermer et reporter des montants à partir de ces grands livres, vous devez annuler et rétablir leurs documents sources dans les applications sources. Fermeture des préengagements et des engagements Pour fermer les préengagements et engagements, vous devez régler les documents non réglés (comme les demandes d'achat et les bons de commande) dans l'application source (par exemple, l'application Gestion des approvisionnements) avant d'exécuter le traitement de fermeture des budgets. L'application Gestion des approvisionnements fournit les traitements de rapprochement des demandes d'achat et des bons de commande pour exécuter ce règlement. Rétablissement des préengagements et des engagements Utilisez l'application source pour rétablir les préengagements et engagements fermés dans le nouveau budget après avoir exécuté le traitement de fermeture des budgets. L'application Gestion des approvisionnements fournit un traitement de reconduction des bons de commande pour vous aider à rétablir les bons de commande. Vous devez rétablir les documents de préengagement manuellement. Fermeture et rétablissement des revenus comptabilisés Pour fermer et rétablir des revenus comptabilisés dans le nouvel exercice budgétaire, vous devez annuler les comptes clients ouverts dans l'application source (comme l'application Comptes clients ou l'application Facturation) et reporter un nouveau compte client ouvert pour le nouveau budget. 382 Copyright 1992, 2011, Oracle et/ou ses sociétés affiliées. Tous droits réservés.

409 Chapitre 11 Fermeture et retrait des budgets contrôlés Interrogation et production de rapports sur les résultats de la fermeture de budgets Après avoir exécuté le traitement de fermeture des budgets, vous pouvez consulter les résultats du traitement en réalisant l'une des tâches suivantes : interrogation et production de rapports sur le journal de calcul de fermeture de budgets; interrogation et production de rapports sur le statut de fermeture de budgets. Pages utilisées pour produire des interrogations et des rapports sur les résultats de fermeture de budgets Titre de la page Nom de système Navigation Usage Consultation journal calcul KK_INQ_CLOSE Contrôle fonds, Fermeture budgets, Consultation journal calcul Cible/Source KK_INQ_CLS_SEC Cliquez sur le bouton Cible ou sur le bouton Srce dans la page Consultation journal calcul. Sert à consulter le journal de calcul, qui enregistre les résultats du traitement de fermeture des budgets. La page Cible et la page Source sont identiques à l'exception de leur nom et de leur contenu. Utilisez la page Cible pour consulter l'écriture de solde d'ouverture directement associée à l'écriture source sélectionnée dans la page Consultation journal calcul. Utilisez la page Source pour consulter la transaction source associée à l'écriture cible sélectionnée dans la page Consultation journal calcul. Journal calcul fermeture budgets RUN_GLS1222 Contrôle fonds, Fermeture budgets, Rapport journal calcul ferm. Sert à demander une exécution du rapport Journal de calcul de fermeture des budgets (GLS1222). Ce rapport SQR présente les résultats du traitement de fermeture des budgets. Copyright 1992, 2011, Oracle et/ou ses sociétés affiliées. Tous droits réservés. 383

410 Fermeture et retrait des budgets contrôlés Chapitre 11 Titre de la page Nom de système Navigation Usage Statut fermeture budgets KK_CLOSING_STATUS Contrôle fonds, Fermeture budgets, Consultation statut fermeture Statut fermeture budgets RUN_GLS1220 Contrôle fonds, Fermeture budgets, Rapport statut fermeture, Statut fermeture budgets Sert à consulter le statut de fermeture des budgets que vous avez sélectionnés. Effectuez une recherche par entité, groupe de grands livres contrôlés, période budgétaire, exercice financier ou statut de fermeture de budgets. Le statut de fermeture de budgets est mis à jour à la fois par le traitement de validation de la fermeture des budgets (GLS1211) et par le traitement de fermeture des budgets (FSPYCLOS). Sert à demander l'exécution du rapport intitulé Statut de fermeture des budgets (GLS1220). Ce rapport SQR présente le statut de fermeture des budgets que vous sélectionnez. Le statut de fermeture de budgets est mis à jour à la fois par le traitement de validation de la fermeture des budgets (GLS1211) et par le traitement de fermeture des budgets (FSPYCLOS). Consultation du journal de calcul de fermeture des budgets Accédez à la page Consultation journal calcul (Contrôle fonds, Fermeture budgets, Consultation journal calcul, Consultation journal calcul). 384 Copyright 1992, 2011, Oracle et/ou ses sociétés affiliées. Tous droits réservés.

411 Chapitre 11 Fermeture et retrait des budgets contrôlés Consultation du journal de calcul Les options Source et Cible sont utilisées pour accéder aux enregistrements sources et cibles associés dans le journal de calcul. Par exemple, lorsque vous cliquez sur le bouton Extraire et que vous avez sélectionné la cible, la zone de défilement est alimentée avec les montants (cibles) reportés dans le journal de calcul. Vous pouvez alors cliquer sur l'un des boutons Srce qui s'affiche pour accéder à une page secondaire pour consulter les enregistrements du budget source associés stockés dans le journal de calcul et déterminer d'où vient le montant cible. Cela vaut également si vous décidez d'afficher d'abord les montants sources. Interrogation et production de rapports sur le statut de fermeture de budgets Accédez à la page Statut fermeture budgets pour une interrogation en ligne. Accédez à la page Statut fermeture budgets pour demander un rapport. Le statut de traitement de fermeture peut être l'une des valeurs suivantes : Tous Fermés Retourne tous les statuts. Le budget est validé pour le contrôle d'exécution et tous les budgets de l'entité, du groupe de grands livres contrôlés, de la période budgétaire et de l'exercice financier sont fermés correctement. Remarque : Ce statut est différent du statut de fermeture de budgets de la page Attributs budgets. Non valide Aucun statut Partiel Ferm. ann. Le traitement de validation de la fermeture des budgets a été exécuté avec des erreurs. Le traitement de fermeture des budgets n'a pas exécuté sur ce budget. Le groupe de grands livres contrôlés est partiellement fermé, c'est-à-dire que tous les budgets du grand livre des budgets n'ont pas été couverts par le traitement de fermeture des budgets. Le budget a été fermé et rouvert. Copyright 1992, 2011, Oracle et/ou ses sociétés affiliées. Tous droits réservés. 385