«SIRH, VOTRE OUTILS DE GESTION RH» MANUEL D UTILISATION. Profil «Collaborateur»

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1 «SIRH, VOTRE OUTILS DE GESTION RH» MANUEL D UTILISATION Profil «Collaborateur» MARS 2017

2 Page 2/16 1. Accéder à la plateforme SIRH Connexion depuis le domicile Connexion depuis un poste de travail (réseau de l entreprise) Utiliser le SIRH Ecran d accueil «Mes données personnelles» «Mon emploi» Demandes auprès des RH... 9 a) Demander une modification b) Déclaration accidents professionnels et non-professionnels Mes SEPI et périodes d essai a) Validation de vos SEPI «Mes documents» Notes personnelles Déconnexion du système Astuces Revenir sur la page d accueil Voyager dans les différents menus Changer mon mot de passe a) Collaborateurs utilisant un ordinateur de Groupe E Connect SA b) Collaborateurs n ayant pas d ordinateur de Groupe E Connect SA Changement du numéro de téléphone portable Contacts en cas de problèmes a) Problème de logins b) Questions ou problèmes d utilisation... 16

3 Page 3/16 1. Accéder à la plateforme SIRH 1.1. Connexion depuis le domicile Depuis la page Timemanagement cliquez sur SIRH Groupe E Connect. OU Depuis l adresse Entrez votre nom d utilisateur soit, vos initiales et votre mot de passe et cliquez sur «Se connecter»

4 Page 4/16 Entrez le numéro reçu par SMS sur votre téléphone portable. Vous serez directement reconduit sur le SIRH. Entrez votre nom d utilisateur et mot de passe réseau. Pour des raisons évidentes de confidentialité, chaque connexion au SIRH exige l identifiant et le mot de passe. Remarque : Pour des raisons de confidentialité, il est important que votre ordinateur ne retienne pas le mot de passe pour ce site internet. Le mot de passe doit être tapé à chaque connexion.

5 Page 5/ Connexion depuis un poste de travail (réseau de l entreprise) Depuis Intranet, se connecter à l outil SIRH grâce au lien ci-dessous ou via l adresse internet : Entrez votre nom d utilisateur et mot de passe réseau. Pour des raisons évidentes de confidentialité, chaque connexion au SIRH exige l identifiant et le mot de passe. Remarque : Pour des raisons de confidentialité, il est important que votre ordinateur ne retienne pas le mot de passe pour ce site internet. Le mot de passe doit être tapé à chaque connexion.

6 Page 6/16 2. Utiliser le SIRH 2.1. Ecran d accueil 2.2. «Mes données personnelles» Par cet onglet, vous pouvez visualiser toutes vos données personnelles (identité, adresse postale, numéro de téléphone et adresse mail, données de votre conjoint/e et enfants, contact d urgence, permis de travail et coordonnées bancaires). Dans les rubriques identité et contacts d urgence vous avez la possibilité d ajouter ou de modifier vos hobbies et votre contact en cas d urgence.

7 Page 7/16 Vous pouvez également effectuer des demandes de modification en cliquant directement sur «Demande de changement». Le type de demande dépend de votre emplacement sur vos données personnelles. Emplacement Type de changement via le bouton «demande de changement» Identité Changement d état-civil Coordonnées Changement d adresse Coordonnées bancaires Changement de vos coordonnées bancaires A l aide de la rubrique «Mon compte», vous avez la possibilité de gérer les paramètres de votre compte SIRH :

8 Page 8/ «Mon emploi» Dans la rubrique «Données professionnelles» vous trouvez les informations concernant votre contrat de travail, telles que l organisation, votre statut, responsable hiérarchique, fonction, centre de coûts ainsi que votre date d entrée et d ancienneté. Dans la rubrique «Contrat» vous retrouvez les informations sur votre type de contrat, votre catégorie de salarié ainsi que votre taux d occupation.

9 Page 9/16 La rubrique «Mes heures» vous permet de consulter votre solde vacances, solde d heures supplémentaires, absences maladies, absences accidents professionnels, absences accidents nonprofessionnels et heures de formations. Attention : les heures affichées sont celle jusqu au 30/31 du mois précédant. Pour avoir l état actuel, il faut attendre le 10 du mois (exemple : les heures du mois de novembre seront dans SAP et donc également dans SIRH le 10 décembre) Demandes auprès des RH Des demandes spécifiques peuvent également être effectuées directement par le biais de ce portail, avec la possibilité d envoyer ces informations aux RH pour exécution. Les demandes de bases pouvant être faites aux RH sont : Changement d état-civil Changement d adresse Changement de coordonnées bancaires Modification conjoints et enfants (situation familiale) Déclaration accidents professionnels et non-professionnels

10 Page 10/16 a) Demander une modification Pour effectuer une demande de modification auprès des RH, cliquez sur le type de demande à effectuer et ajoutez une ligne à l aide du bouton «+», afin de créer une nouvelle demande. Complétez les différents champs et cliquez sur le bouton «envoyer la demande» pour transmettre cette dernière aux RH. b) Déclaration accidents professionnels et non-professionnels Tous les champs munis d une étoile doivent obligatoirement être complétés. Lésions constatées : pour ajouter un type de lésion(s) ou une partie du corps touchée, cliquez sur «éditer».

11 Page 11/16 Activité au moment de l accident : pour ajouter une information complémentaire, cliquez sur «éditer». Circonstances et causes de l accident : soyez au plus juste lors de la description de l accident. Lorsque la déclaration est complétée, cliquez sur «Envoyer» afin que le département des ressources humaines la réceptionne et puisse faire le nécessaire auprès des assurances Mes SEPI et périodes d essai Dans cette rubrique vous avez accès à vos évaluations SEPI par année ainsi qu à l évaluation de votre temps d essai. Pour visualiser un de vos SEPI ou votre période d essai, cliquez sur la ligne correspondante : Vous pouvez visualiser les différents points d évaluation en naviguant sur les onglets en haut de page.

12 Page 12/16 a) Validation de vos SEPI Dorénavant, la validation de vos SEPI se fait de manière automatisée, à l aide votre compte SIRH. Si aucune objection ou validation n est effectuée dans les 5 jours, la validation est effectuée de manière automatique. Pour valider vos SEPI : Vous pouvez également ajouter un commentaire sous «Commentaire général de l évalué».

13 Page 13/ «Mes documents» Dans cette rubrique vous avez accès à vos documents de formation, vos décomptes de salaire ainsi qu aux différentes informations et règlements d entreprise. 3. Notes personnelles Lorsque vous êtes sur la page d accueil, vous avez la possibilité de vous mettre des annotations ou des tâches à effectuer sur le post-it «Notes personnelles». Ces notes seront visibles uniquement par vous-même.

14 Page 14/16 4. Déconnexion du système Pour des raisons de confidentialité, il est important de se déconnecter du système SIRH après chaque utilisation. Pour ceci, aller, dans la barre du menu sous le nom et choisir l option «Déconnexion». 5. Astuces 5.1. Revenir sur la page d accueil Pour revenir sur la page d accueil, il vous suffit de cliquer sur l un des logos : Ou sur «Accueil» : 5.2. Voyager dans les différents menus Lorsque vous êtes dans un emplacement du SIRH, vous avez la possibilité de voyager entre les menus à l aide du bouton ci-dessous et, ceci sans revenir sur l écran d accueil.

15 Page 15/16 6. Changer mon mot de passe a) Collaborateurs utilisant un ordinateur de Groupe E Connect SA Pressez les touches CTRL + ALT + DELETE pour modifier le mot de passe. b) Collaborateurs n ayant pas d ordinateur de Groupe E Connect SA Connectez-vous au VPN (point 1.1). Cliquez sur l icône Cliquez sur «Préférences» Cliquez sur l onglet «Général», vous pouvez modifier votre mot de passe. Il doit obligatoirement répondre aux critères suivants : - Minimum 8 caractères - Répondre aux 4 critères suivants : o Contenir au minimum une lettre minuscule o Contenir au minimum une lettre majuscule o Contenir au minimum un chiffre o Contenir au minimum un caractère spécial

16 Page 16/16 Le mot de passe est personnel et ne doit en aucun cas être divulgué à un(e) collègue ou une tierce personne. 7. Changement du numéro de téléphone portable En cas de changement de votre numéro de téléphone portable, veuillez aviser le support informatique par afin qu il puisse effectuer les adaptations nécessaires. 8. Contacts en cas de problèmes a) Problème de logins Le support informatique est à votre disposition au ou par b) Questions ou problèmes d utilisation Le département RH est à votre disposition au ou par sirh@geconnect.ch