MycolienDoc : une aide à la gestion d une bibliothèque virtuelle

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1 MycolienDoc : une aide à la gestion d une bibliothèque virtuelle Depuis quelques années, nous disposons sur notre ordinateur de bureau d une bibliothèque virtuelle. Cette bibliothèque est composée de documents de diverses origines : - documents échangés via les forums mycologiques, comme Mycologia Europaea, - extraits numérisés à partir d ouvrages papier de notre bibliothèque personnelle, ce qui nous permet d alléger le poids de nos bagages lors de nos déplacements, bien qu il faille admettre que nous préférons tout de même la documentation papier d origine, - ouvrages complets, téléchargeables via certains serveurs (Google books, par exemple), - diverses clés dichotomiques, - pages web complètes( ex coprins de Uljé) - etc.. Compte tenu de leurs origines, ces documents sont disponibles dans des formats les plus variés ( Doc, Pdf, Djvu, Xls, Jpg, Html etc...) Un problème demeure qui est celui du rangement rationnel de cette bibliothèque virtuelle. Nous pourrions nous inspirer des méthodes de rangement des bibliothèques papier. Mais il est préférable de profiter des facilités que nous offre l outil informatique. De nombreux logiciels existent pour gérer cette masse de données. Nos citerons par exemple le logiciel gratuit Adobe Numerical Editions. Ce logiciel fort bien conçu a cependant un défaut rédhibitoire : il ne sait gérer que les documents au format Pdf. Fut un temps, nous avions pensé à programmer ou utiliser, pour ce rangement, un logiciel de gestion de base de données. Si la solution est séduisante pour l exploitation, elle est trop contraignante, à notre goût, pour la mise à jour et les éventuelles modifications. Nous avons donc choisi une technique de rangement qui soit la plus compatible possible avec la gestion des fichiers de Explorer de Windows, ceci d autant plus qu il existe de bons logiciels gratuits qui permettent facilement d inventorier l ensemble des fichiers disponibles. (voir plus loin) Que souhaitons nous? -Un stockage des documents dans un répertoire éventuellement unique pour simplifier la sauvegarde et la mise à jour des fichiers -Accès à ces fichiers selon divers critères de choix -Maintenance et mise à jour facile -Compatibilité totale avec Explorer (donc avec Mycoclé) - Facilité de déplacer les documents sans avoir à recomposer les liens Pour cette organisation, nous définissons deux zones de stockage sur le support informatique (disque, clé Usb etc..) - Zone «documents», pour le stockage des documents, sans rangement trop particulier.

2 - Zone «liens» dans laquelle on trouvera les liens aux divers documents et qui sera organisé ou modifié selon ses besoins. Les liens (= les «raccourcis» de windows) permettent l accès aux documents. Ils présentent un gros intérêt pour la consultation et la gestion de la documentation. Avantages : Il est possible de - Renommer les liens ou les déplacer dans une même machine (même vers un disque ou une clé USB) - Renommer ou déplacer les fichiers cibles dans une même machine ( même vers un disque ou une clé USB) - Possibilité de dupliquer les liens sur une autre machine (PC portable par ex) - Possibilité de commentaires - Compatibilité totale avec les liens créés par Explorer Les liens peuvent être dupliqués dans divers répertoires, déplacés ou effacés sans inconvénient. Evidemment il n y a aucun inconvénient à effectuer la mise à jour d un document ( le lien n est pas affecté)

3 exemple d organisation / exemple de noms de répertoires Cette organisation peut se faire simplement au «coup par coup» avec Explorer sous Windows, comme nous avions procédé dans un premier temps. Cependant il est rapidement apparu que cet outil manquait de «souplesse» et de possibilités pour cet usage.

4 MycoLienDoc est un simple outil complémentaire qui permet entre autre - de garder l extension de fichier dans le nom du lien (ainsi on sait immédiatement de quel type de document il s agit) - de choisit un préfixe et un suffixe Ainsi nous préférons «oublier» le préfixe «raccourci vers» proposé par windows et le remplacer par un seul suffixe «_L» (= lien), Il est possible de choisir le préfixe et suffixe de son choix. ainsi un raccourci habituellement proposé par Windows sous la forme «Raccourci vers agaricusxxx» pourra se présenter ainsi : agaricusxxx_l.txt.lnk (notre choix par défaut, modifiable au coup par coup,.lnk etant l extension des liens Windows) agaricusxxx.txt.lnk Cle_agaricusXXX.txt.lnk Cle_agaricusXXX_dupont.txt.lnk ad lib. - d effectuer très rapidement des créations de liens groupées ou individuelles enfin et surtout - d utiliser une propriété des raccourcis Windows (non utilisée par Explorer) : la possibilité d affecter un commentaire à chaque lien - rechercher l existence et la validité des liens Divers utilitaires sont déjà implantés et les options prévues seront ajoutées selon les besoins.

5 En pratique Il est souhaitable de ranger les documents (pas de doubles!) dans un même groupe de répertoire ( facilité de sauvegarde et mise à jour). Un second groupe de répertoire sous répertoires ne contiendra que des liens. On peut créer des liens vers - un répertoire - un fichier ou groupe de fichiers d un répertoire - un fichier ou groupe de fichiers obtenus par recherche Ecran d accueil unique :

6 Opération de base 1/ choisir les deux zones de choix de répertoire : Documents (à gauche) et liens (à droite) 2/ créer les sous répertoires utiles dans la zone «liens» entrer dans la zone d édition (au centre) le nom du répertoire à créer cliquer sur «nouveau» et valider. Créer des liens à partir d une liste de documents a/ choisir ou créer un répertoire de liens (par ex. habitats ) noter que les 2 lignes supérieures indiquent le répertoire et le lien actifs. b/ marquer le ou les documents pour lesquels on souhaite un lien (choix multiple possible : presser clic + CTRL pour marquer chaque fichier ou clic + Maj pour marquer un bloc) c/ presser «créer Lien» Nb : On peut créer autant de liens que souhaité du même document : par ex le mêm document peut être référencé dans espèce, dans auteur, dans habitat etc. -choix de préfixes et suffixes : Pour faire plus Par défaut il n y a pas de préfixe et le suffixe est «_L» Entrer dans les fenêtre d autres données si vous le souhaitez ( respecter les normes de noms de fichier, c est à dire pas de symboles spéciaux comme /, +, etc...) Nb : nous préférons ne pas utiliser le préfixe «raccourci vers» utilisé par windows. Ce préfixe est trop long et masque l essentiel du nom de fichier.

7 Création de sous répertoires «en bloc» Il est encore plus rapide d entrer directement une liste de répertoires : Si vous disposez d une liste d espèces au format texte Agaricus Amanita (Une espèce par ligne ) il suffit de faire un copier/coller dans la zone d édition pour créer tous les répertoires correspondants. Créer des liens à partir d un répertoire -marquer le répertoire de documents désiré (1 ère colonne à gauche) (vérifier qu il est bien validé : il s affiche alors en haut) -cocher l option «répertoire» - presser «créer Lien» Créer des liens à partir d une recherche On procède un peu comme ci-dessus a/ entrer la chaîne à rechercher (ex entoloma ) dans «paramètre recherche) b/ choisir le répertoire racine de la recherche ( par ex c:\mycodoc ou lmages etc ) c/ presser «Chercher» la liste des fichiers trouvés s affiche en vert dans la table déroulante d/ cocher l option : «trouvés» e/ marquer les fichiers pour lesquels on souhaite un lien (le nom de chaque fichier complet s affiche en entier en rouge dans la fenêtre inférieure) f/ presser «créer le lien» Cette dernière méthode est très rapide pour créer très rapidement les liens selon auteur, espèce, habitat etc Ajout de commentaires Une propriété des fichiers Lnk, non utilisée par Explorer, a été utilisée : il est possible d associer un commentaire à chaque lien ( individuellement ou en bloc). En pratique, écrire le commentaire dans la zone d édition centrale ( couper/coller possible) avant de presser sur «créer Lien». Les liens créés par MycolienDoc sont compatibles avec l explorateur de Windows et peuvent être déplacés ou copiés sans inconvénient dans un autre répertoire. Options de recherche Coupler l argument de recherche et la création d un sous répertoire La touche «txt => recherche» copie le contenu de la fenêtre d édition (au centre) dans le paramètre de recherche. Application : par exemple entrer un nom d auteur dans la zone d édition, presser création répertoire et valider, presser «txt => recherche» puis «Chercher». Il ne reste plus qu à créer les liens qui iront directement dans le répertoire de ce nouvel auteur.

8 Arrêt de la recherche - Le bouton stop permet d arrêter la recherche en cours. Le nombre de fichiers trouvés s affiche en fin de recherche Ignorer ou non la casse - Par défaut la casse des caractères (majuscule/minuscule) est ignorée. En décochant l option, la casse n est plus ignorée, ce qui permet d effectuer une recherche plus précise. Types exclus On peut exclure de la recherche certains types de fichiers Par exemple on peut souhaiter ne pas chercher les images (.jpg) ou autre.. Entrer la liste des extensions des fichiers à ignorer dans la fenêtre Types exclus A l opposé, si l on souhaite chercher toutes les images, il suffira d entrer.jpg dans l argument de recherche. Opérations sur les fichiers liens Affichage exclusif des fichiers de liens - Par défaut, seuls les liens sont affichés dans la zone «liens». Une option permet l affichage de tous les fichiers (cocher l option «*.*») Attention, pour raisons de sécurité, certaines fonctions ne seront pas accessibles dans ce cas («effacer», par exemple) Effacer un ou plusieurs liens Marquer puis presser sur «effacer le lien» Supprimer un répertoire : répertoire/supprimer ( par sécurité un répertoire doit être vide pour pouvoir être effacé ) Renommer un lien : Pour des raisons de sécurité, cette fonction n est possible que si seuls les fichiers LNK sont affichés (décocher l option *.*) Marquer le fichier à renommer : le nom de fichier apparaît dans la zone éditable supérieure Editer le nouveau nom Presser «renommer» Valider. Utilisation : on peut renommer par un nom plus explicite les liens des fichiers «index.html» de pages récupérées sur le WEB (par ex le coprins d Uljé) Attention : veiller à ne pas modifier l extension lors du changement de nom LNK! Note importante : pour des raisons de sécurité, on ne peut effacer que des fichiers liens («.LNK») on ne peut supprimer que des répertoires vides Si nécessaire on pourra effectuer (prudemment) ces opérations à l aide de Explorer

9 Propriété du lien marquer un lien et presser sur «propriétés». le nom du fichier lien, le chemin complet du document attaché et le commentaire éventuel sont affichés Exécution du fichier cible du lien : marquer le lien et presser «exécuter» Vérification des liens Une procédure permet de vérifier la validité des liens (ce que Windows ne sait pas faitre) Pointer la racine d un répertoire et presser Vérifier les liens Si un lien pointe sur un fichier inexistant, il vous est proposé d effacer le lien incorrect. Presser «annuler» pour ignorer. La liste des liens trouvés s affiche dans la fenêtre centrale. Affichage des commentaires : Si l option est cochée, en balayant la liste des liens (liste la plus à droite), les commentaires sont affichés ( s ils existent!). Portabilité des fichiers de liens Le problème était que les périphériques amovibles ( HD ou clés USB) ne se connectent pas physiquement sur la même lettre. Nous avons trouvé une solution très intéressante Attention : la procédure ci-dessous n a été testée ni sur Vista. ni sur W7 Déclaration des périphériques amovibles On utilise un lecteur virtuel pour chaque clé (pour autant de clé que l on souhaite) : 1/ insérer la clé ou le disque USB : une lettre est attribuée par ex «N» 2/ clic droit sur «poste de travail» 3/ «gérer» / «gestion des disques» 4/ clic droit sur la lettre du lecteur usb puis «modifier la lettre de lecteur» : N apparaît 5/ «ajouter» «parcourir» /..choisir C par ex /«nouveau dossier» 6/ entrer un nouveau nom de dossier,par ex «Maclé1» / OK /OK / fermer Retirer la clé La re-insérer : dans C :\ Maclé1 vous retrouvez le contenu de votre clé. On peut ainsi déclarer autant de clé que l on souhaite. Chaque clé sera reconnue automatiquement avec son nom de fichier. Bien entendu, si la clé est absente vous aurez un message d erreur. Dans MycolienDoc on choisira donc comme fichier source le lecteur virtuel ainsi déclaré.

10 Copier le fichier de liens sur une autre machine Dans notre application, nous avons stockés notre bibliothèque virtuelle sur un disque amovible usb. Le fichier de liens été mis en place sur notre machine de bureau il fallait faire de même sur notre machine portable. Nous avons opéré ainsi : - Création sur le portable d un disque virtuel portant le même nom que celui de la machi,ne fixe (insérer le disque USB sur le portable etc voir ci-dessus) - Copie du répertoire de liens de la machine fixe sur le portable via le réseau. Le disque USB est reconnu de la mêem manière sur les deux machines et on peut utiliser les liens de la même manière sans avoir à les reconstruire. Mise à jour de la documentation Il suffit de copier le nouveau document dans la zone «documents» et d ajouter les liens jugés utiles. La mise à jour d un document ne change pas les liens si le nom de fichier reste le même. Autres outils de navigation dans la bibliothèque virtuelle Nous n avons pas jugé utile de développer un logiciel spécifique de navigation. Nous utilisons : Explorer Windows, Dir2html, DirectoryLister (gratuits) Les deux derniers proposent l inventaire des fichiers sou différents formats ( en texte, en Html, en tableaux etc..). Dir2Html ( ) permet de créer (entre autres) un ensemble de pages html pointant vers les sous répertoires et documents. Le lancer à la racine du répertoire «liens. Je crois me rappeler que les liens crées ne dépendent pas de l adresse physique du support Directorylister ( ) crée (entre autres) un fichier html Unique qui contient les liens à tous les documents (Le lancer également à la racine du répertoire «liens.) Inconvénient : le fichier créé dépend de l adresse physique du support ( c est à dire que si votre clé USB est en E lors de la création et en F lors de la lecture, les appels n aboutiront pas). Il est un peu plus complexe à utiliser. Avantage : on obtient les liens Html de tous les fichiers que l on peut ensuite rééditer ou trier à sa guise ( sous Word par ex) Il peut être envisagé (selon disponibilité) d ajouter une fonction permettant d améliorer les fichiers crées par ces deux logiciels. Adobe Numerical Editions ne sait gérer que les documents au format Pdf MycolienDoc reste évidemment compatible avec Adobe Numerical Editions.

11 Vous pouvez aussi utiliser Mycoliendoc pour accéder à vos images, musique, video etc Prévisions Diverses autres fonctionnalités sont prévues et seront implantées selon les urgences et le temps disponible. Exemple d application Créez un (ou plusieurs) répertoire «Doc» contenant divers documents : images, fichiers doc, excel, Pdf etc Avec Windows, ou, plus facilement, avec MycolienDoc, créez un répertoire «Liens» ( y compris dans un autre disque) Utilisation : Avec MycolienDoc, créez les liens vers vos documents.(voir ci-dessus) Avec Windows Allez dans «LiensBis» : les fichiers s ouvrent en cliquant sur les liens que vous avez créés (normal) : Renommez le répertoire «liens» en «LiensBis». par exemple Allez dans «LiensBis» et cliquez sur les liens que vous avez créés : les fichiers s ouvrent encore Renommez ou déplacez avec Windows le répertoire «DOC» : Allez dans «LiensBis» et cliquez sur les liens que vous avez créés : les fichiers s ouvrent encore Le répertoire de liens peut être installé sur une disque fixe quelconque ou sur une clé ou un disque USB, ce qui permet de diversifier la documentation portable. NB : Dans la version beta, la clé USB doit porter la même lettre lors de la création et lors de l exploitation des liens ( cas le plus général d utilisation) La future version permettra d adapter la lettre du périphérique ad libitum. Ce problème a été réglé, voir ci-dessus.