DESCRIPTION DU POSTE. 14 Novembre 2017

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1 DESCRIPTION DU POSTE 14 Novembre 2017 Poste : Commodity Compliance Officer Département : Programme/AMASHIGA Superviseur direct :Internal Auditor Lieu d affectation : Muyinga Bande : 5-GEN CONTEXTE Le Catholic Relief Services (CRS) a été fondé en 1943 par la Conférence des Evêques Catholiques des États-Unis d Amérique pour apporter une assistance et du réconfort aux populations les plus pauvres et aux personnes défavorisées qui vivent en dehors des Etats-Unis d Amérique. La mission que s est donné l'organisation est de soulager la souffrance humaine, faire avancer le développement humain et promouvoir la charité et la justice dans le monde. CRS est l'une des plus grandes agences caritatives privées dans le monde, soutenant l'assistance internationale et les actions de développement dans plus de 100 pays et territoires à travers le monde. Ces activités sont conduites à partir des bureaux ouverts dans 70 pays. CRS est présent au Burundi depuis 1961, et met en œuvre actuellement des projets dans les domaines suivants : Nutrition, Agriculture, Microfinance, Paix et Justice, et Urgences/Réduction des Risques aux Désastres. Le programme au Burundi dispose d un bureau principal à Bujumbura et d un grand sous-bureau à Muyinga. Le programme de pays a plus de 160 employés, dont quatre expatriés. Le projet principal en cours d exécution est un programme d assistance alimentaire intitulé «AMASHIGA». Ce projet, financé par l USAID pour une période de cinq ans a une valeur de 50 millions de dollars américains et cible les zones à risque d insécurité alimentaire dans la province de Muyinga RESPONSABILITES PRINCIPALES Le Commodity Compliance Officer (CCO) des vivres du programme ASMASHIGA est chargé, sous la supervision de l Auditeur Interne, d organiser, superviser et contrôler les activités des agents de contrôle, s assurer que les politiques et les procédures de l agence et du bailleur du projet, (Title II regulation 11) sont bien respectées au niveau de tout le processus de gestion des vivres FFP-Titre II depuis leur arrivée dans les entrepôts de CRS Burundi jusqu à leur distribution aux bénéficiaires du programme. Il devra vérifier, par ses contrôles, que les vivres sont réceptionnés, stockés dans les entrepôts de CRS Burundi, et distribués aux bénéficiaires suivant les exigences de l agence et de l USAID. Il devra documenter méticuleusement les 1

2 mouvements des vivres et produire/soumettre les rapports règlementaires en temps requis. Toute documentation et rapports devront être classés et immédiatement disponibles à tout moment. Il veillera tout particulièrement à ce que des mesures dissuasives de sécurité soient mises en place par le personnel habilité de CRS afin d assurer que les ressources en vivres du programme atteignent intégralement ceux/celles pour qui elles sont destinées. Le CCO est responsable de la politique de Zéro Tolérance de l agence pour toute tentative ou situation de fraude dans le projet qu il s agisses d opérations aux entrepôts, sur les sites de distribution, ou autres. RESPONSABILITES SPECIFIQUES Etat des Entrepôts S assurer, par des contrôles réguliers, que l état des entrepôts et des environs répond en permanence aux exigences de l agence en matière de propreté, sécurité et équipements Operations de chargement/déchargement S assurer, lors de la réception des vivres dans les entrepôts de CRS Burundi, que des mesures appropriées ont été prises, par le chef magasinier de l entrepôt, pour éviter tout vol dans la zone de déchargement, entre le véhicule de transport et l entrepôt et au niveau de l entrepôt lui-même S assurer, lors du chargement des vivres, que des mesures appropriées ont été prises, par le chef magasinier de l entrepôt, pour éviter tout vol au niveau de l entrepôt, entre celuici et le véhicule de transport et dans la zone de chargement. Supervision des agents de contrôle Organiser, superviser et contrôler les activités des agents de contrôle S assurer que les agents de contrôle planifient leurs activités mensuelles et annuelles S assurer, par des contrôles réguliers, que les agents de contrôle vérifient que les bénéficiaires remplissent les conditions d éligibilité au programme Amashiga et exiger des rapports écrits Marques de visibilité Vérifier que les marques de visibilité sont mises en place, de façon permanente, au niveau de chaque entrepôt : logo bien visible de l USAID et CRS sur le portail d entrée de l entrepôt, logo bien visible de l USAID et CRS au portail d entrée principale de la clôture d enceinte de l entrepôt. Vérifier, lors des visites sur terrain et à travers les rapports des agents de contrôle, que les marques de visibilité telles que les banderoles avec le logo USAID, CRS et des ONGs membres du consortium, les posters de ration, sont posées au site de distribution par le personnel habilité avant de commencer les activités Séparation des tâches Vérifier, par un contrôle des Job descriptions, que la séparation des tâches soit bien assurée au niveau de la répartition des responsabilités du personnel de l entrepôt Gestion et Distribution des Vivres Vérifier que la documentation qui suit est disponible dans chaque entrepôt pour documenter les opérations faites en rapport avec la gestion des vivres : PV de réception/déchargement des vivres, fiches des tas, registres des vivres, rapport quotidien/mensuel du stock, rapports d inventaire 2 P a g e

3 Rapports S assurer, par des contrôles réguliers, que la documentation ci- avant en rapport avec le processus de la gestion des vivres est bien tenue et classée suivant les exigences de l agence S assurer, par des contrôles mensuels, que les vivres envoyés aux différents sites sont conformes aux quantités prévues par les job orders Organiser et superviser les inventaires physiques mensuels inopinés des vivres dans les entrepôts de CRS. Elaborer un plan annuel de visite des sites de distribution pendant les activités de distribution. Faire des visites mensuelles inopinées aux différents sites de distributions pour s assurer que les exigences de l agence et du bailleur sont respectées lors des distributions Contrôler, lors des visites sur terrain et à travers les rapports des agents de contrôle, que les sites de distribution sont bien aménagés conformément aux exigences de l agence : espace suffisante pour les bénéficiaires, latrines propres Contrôler et s assurer, lors des visites sur terrain/entrepôt et à travers les rapports des agents de contrôle, de la fiabilité des balances de pesage au niveau de chaque entrepôt et des sites de distribution S assurer que les agents de contrôle font les rapports requis régulièrement. Les vérifier et communiquer immédiatement au Superviseur toute situation trouvéeirrégulière, toute irrégularité et déficience Produire des rapports mensuels d activités, incluant les préoccupations des agents de contrôle, à soumettre au superviseur avec une copie pour le CoP et le DCoP. Produire un rapport mensuel sur les retours des vivres enregistrés après distributions site par site et faire des analyses pour trouver les causes en vue de prendre des mesures correctives appropriées. Rapport a soumettre au superviseur avec copie pour le CoP et DCoP OPS Faire en sorte que les faiblesses et lacunes identifiées dans le processus de gestion des vivres aient une suite appropriée sans délai et faire un rapport écrit au superviseur avec une copie pour le CoP Suivre les incidents majeurs et les cas d allégation de fraude en rapport avec la gestion des vivres et faire un rapport écrit au superviseur avec une copie pour le CoP et le DCoP OPS Compléter une fois par trimestre le questionnaire de contrôle interne en rapport avec la gestion des vivres pour s assurer de la conformité du CP aux exigences de l agence et du bailleur pour soumission au superviseur avec copie pour le CoP et DCoP. Accomplir toute autre tâche demandée par son superviseur et faire rapport I. RELATIONS PROFESSIONNELLES Internes CRS Burundi : Travailler étroitement avec l auditeur interne, les agents de contrôle, les agents de distribution et les mobilisateurs communautaires. Maintenir des rapports opérationnels et administratifs avec le DHoOPS (Muyinga) et les staffs des Operations et de l administration au besoin 3 P a g e

4 Externes : NA II. QUALIFICATIONS : Avoir au moins un diplôme de niveau A1 en gestion, comptabilité ou dans un autre domaine technique similaire avec une expérience équivalente. Avoir une expérience de 5 ans dans les programmes de distribution des denrées alimentaires. Avoir une bonne connaissance des principes généralement reconnus de la gestion des produits vivriers[gacap], de la règlementation USAID 211 constitue un avantage. Maîtriser l outil informatique : logiciels Word, Excel, Outlook, etc. Etre capable de travailler beaucoup avec un minimum de supervision. Etre capable des prester en dehors des heures de service, y compris les week-ends selon les besoins du moment. Avoir une bonne maitrise de la conduite des motos sur terrain et avoir un permis de conduire valable pour cette catégorie. Etre digne de confiance, honnête, dynamique, méthodique et rigoureux. Avoir la volonté d appliquer les valeurs et les principes de CRS. Etre capable de travailler sous pression et respecter des délais requis. Connaître le français, le kirundi : écrit et parler, Tout en étant mobile, accepter de travailler 50 % de son temps au moins sur terrain. Bien connaitre les différentes localités de Muyinga constitue un atout! Les compétences des gestionnaires de programmes de CRS: Celles-ci sont ancrées dans la mission, les valeurs, et les principes de CRS et chaque employé de CRS doit s y référer pour s acquitter pleinement de ses responsabilités et d atteindre les résultats souhaités. Fixe des buts clairs et gère pour les atteindre les objectifs Collabore efficacement avec les employés et les parties prenantes Gère les ressources financières avec intégrité Applique les normes de qualité des programmes à la conception des projets et à l apprentissage organisationnel Les Compétences communes à l agence (pour tout staff CRS): Celles-ci sont ancrées dans la mission, les valeurs, et les principes de CRS et chaque employé de CRS doit s y référer pour s acquitter pleinement de ses responsabilités et d atteindre les résultats souhaités. 4 P a g e

5 Servir avec intégrité Gestion rationnelle Entretenir des relations constructives Favoriser l apprentissage Avertissement : Cette description du poste ne constitue pas une liste exhaustive de compétences, de tâches et de responsabilités associées à cette position. Les procédures pour l acquisition des compétences de CRS reflètent l engagement dans la protection des enfants et adultes vulnérables contre les abus et exploitation. SIGNATURES: Employee Supervisor Country Manager 5 P a g e