Administration Provinciale de l'enseignement et de la Formation PRESENTATION DU SERVICE

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1 Administration Provinciale de l'enseignement et de la Formation IDENTIFICATION DE LA FONCTION Intitulé de la fonction Responsable d'un secrétariat étudiants à la HEPN (Haute Ecole de la ) IDENTITE DE L'AGENT Nom Prénom Date de naissance Grade Echelle barémique Statut Régime de travail Service HEPN PRESENTATION DU SERVICE Mission principale du service Dans le cadre du projet éducatif et pédagogique des établissements provinciaux de la province de Namur : 1. organiser un enseignement supérieur officiel subventionné 2. répondre aux missions des hautes écoles telles que reprises dans le décret du 05 août positionner l enseignement supérieur de la dans la perspective de la création de l espace européen de l enseignement et de la formation Position de l'agent dans l'organigramme du service N + 1 : Directeur de catégorie N + 2 : Directeur-Président de la Haute Ecole Page 1 de 5

2 LES MISSIONS Mission principale, raison d'être ou finalité Le responsable d un secrétariat «étudiants» est le collaborateur direct du Directeur de la catégorie concernée. Il exécute sa mission sous l autorité de celui-ci. Sa fonction est de contribuer activement à la gestion pédagogique et administrative de sa catégorie. À partir de consignes qui lui sont données, il doit être capable de préparer, saisir et actualiser les informations qui permettront à sa catégorie et plus largement à la HEPN de fonctionner correctement. Missions et activités MISSION 1 : COMMUNICATION - Assurer une permanence d accueil. - Réceptionner et répondre aux appels téléphoniques, aux fax et aux mails. - Gérer les courriers externes, internes et spécifiques : diffusion, classement,. - Collaborer d une manière directe et constructive avec les autres catégories et avec les services centraux de la HEPN. - Assurer les relations avec les services extérieurs SPMT (stagiaires étudiants), le PSE,. - Prendre contact avec les services adéquats (Province, FWB, ) en cas de problèmes ponctuels dans la gestion quotidienne de sa catégorie. - Valoriser l image de la HEPN et du pouvoir organisateur. MISSION 2 : GESTION - Gérer les inscriptions des étudiants, la confection et le suivi de leur dossier administratif et pédagogique. Encoder toutes ces données dans le programme interne de gestion des étudiants. - Assurer la mise à jour constante du programme de gestion des étudiants. - Tenir et encoder les données dans Ebac. - Gérer les documents administratifs FWB en collaboration avec les autres services de la HEPN. - Assurer l interface Direction - étudiants. - Assurer l interface Professeurs - étudiants. - Organiser les classes, groupes. - Confectionner et diffuser l horaire des examens. - Préparer les délibérations, en assurer le secrétariat et le suivi. - Gérer et commander l impression des syllabus. - Assurer la distribution des syllabus aux étudiants et la transmission des données pour la facturation. - Gérer les absences et retards des professeurs : information aux étudiants, communication au service du personnel et au gestionnaire des horaires de cours. - Aider à la préparation et/ou participer aux journées portes ouvertes. - Aider à la préparation de salons et activités extérieures diverses. - Participer à la gestion des archives (dossiers étudiants, copies d examens, ). - Etablir diverses statistiques à partir des applications informatiques. MISSION 3 : ORGANISATION - Assurer le fonctionnement optimal de sa catégorie. - Elaborer et/ou respecter un échéancier visant à assurer une planification adéquate de ses activités. MISSION 4 : ADMINISTRATION - Assurer le secrétariat de la direction. - Rédiger des courriers et des attestations diverses. - Participer aux réunions pédagogiques et rédiger le PV. - Adopter un système de classement efficient et accessible aux personnes concernées. Page 2 de 5

3 Contraintes du poste - Poste à responsabilités. - Avoir de la rigueur, de la précision. - Être autonome: en cas d absence de la Direction, le personnel administratif assure le suivi. - Horaire flexible. - Echéances à respecter. - Lourdeur des procédures. - Travail dans l urgence. Page 3 de 5

4 COMPETENCES REQUISES SUR LE POSTE Savoir - Maitriser la langue française (expression écrite et orale). - Disposer de connaissances en matière de réglementation et de normes en vigueur (FWB, PO, HEPN). - Disposer d'un sens de la rigueur. Savoir-faire - Utiliser le matériel bureautique requis (outil informatique : programmes spécifiques à l enseignement, téléphone, fax, photocopieuse, etc.). - Rédiger des rapports. - Planifier des tâches (souvent très variables). - Rechercher des informations dans une base de données. - Répondre d une manière aimable, fiable et responsable aux questions des autres membres du personnel. - Disposer d une certaine flexibilité dans l exécution des tâches (savoir rapidement changer de dossier et se concentrer sur de nouvelles données). - Prioriser les tâches. - Savoir travailler en équipe. Savoir-être - Être agréable et diplomate dans ses rapports avec les autres personnes (extérieurs ou collègues). - Faire preuve d ouverture. - Sens aisé de la communication. - Veiller à la bonne utilisation des ressources, au bénéfice de toute la communauté scolaire et des projets qui y sont développés. - Disposer de capacité de décision, d'autonomie dans le travail et de prise d'initiatives au service d'une équipe de direction avec laquelle il travaillera en étroite collaboration. - Être capable d une grande faculté d'adaptation et de créativité. - Faire preuve de motivation et de dynamisme. - Etre organisé, structuré, méthodique et ordonné. - Respecter le secret professionnel et appliquer le devoir de réserve. Page 4 de 5

5 LES OBJECTIFS ET CONTRIBUTIONS ATTENDUES Objectif individuel de travail Objectif collectif de contribution Objectif personnel de développement Signatures L'agent Le responsable hiérarchique: Date : Date : Nom : Nom : Grade : Grade : Le Greffier provincial: Date : Page 5 de 5